Investeren in de toekomst van Wigo4it

Investeren in de toekomst van Wigo4it jaarverslag 2011 (exclusief jaarrekening)

Wigo4it | Fruitweg 17 | Postbus 64854 | 2506 CG Den Haag | T 088 WIGO4IT | F 088 944 65 99 | [email protected] | www.wigo4it.nl

2011: jaar van investeren in de toekomst 2011 was het eerste jaar van het nieuwe Wigo4it. Een Wigo4it waarbinnen voor iedereen de kernwaarden Resultaat, Klant, Vertrouwen, Open en Samen centraal staan. Als medewerkers en managers hebben we hard gewerkt om dat in de praktijk te brengen. We zijn er nog niet, wel zijn we trots op de resultaten die we bereikt hebben. Zowel wat betreft de verbeterslag die we op werkvoorraden, processen en infrastructuur hebben behaald, als de meerjarenvisie die we hebben opgesteld. We hebben geïnvesteerd in de toekomst van Wigo4it - als betrouwbare partner van de G4. In het jaarplan 2011 noemden we 5 speerpunten: • • • • •

Programma ‘Next level’ succesvol afgerond Investeren in medewerkers Prestaties conform afspraak Klantvertrouwen en waardering Innovatie

Vooraf konden we niet vermoeden dat onze inzet zo sterk bepaald zou worden door de omvang en harde deadlines van de Wet werken naar vermogen. Leveren van productie stond bovenaan het lijstje, en dat hebben we dan ook met volle energie gedaan. En we hebben het op de nieuwe Wigo4it-manier gedaan. Vroegtijdig initiatief nemen en niet afwachten, goed luisteren naar de G4-collega’s en open kaart spelen over tegenvallers. Met het programma Next Level hebben we het primaire productieproces van Wigo4it een kwalitatieve impuls gegeven. Werkvoorraden zijn onder controle, de rekencentra van Wigo4it zijn gestroomlijnd - met aanzienlijke besparing op kosten en we hebben een flinke stap vooruit gezet in beheersbaarheid. De SLAresultaten laten vrijwel het hele jaar een stijgende lijn zien, en staan overwegend op groen. Minder tastbaar nog voor medewerkers, des te meer voor onze bestuurders en partners in het management van de sociale diensten, was de strategische bezinning op de positionering van Wigo4it. Het getuigt van vertrouwen in Wigo4it, dat het bestuur ervoor koos Wigo4it neer te zetten als regieorganisatie voor de gezamenlijke ICT, en deze de komende jaren door te ontwikkelen naar een Service Georiënteerde Architectuur. We werken dagelijks aan een nieuw Wigo4it. Dit jaarverslag laat een aantal voorbeelden zien hoe we dat het afgelopen jaar gedaan hebben. Het laat ook zien waar we nog moeten leren. Dat wordt onderstreept door de uitkomsten van het uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek, dat een gemiddeld rapportcijfer van 4,6 gaf. Zo’n cijfer is een wake up call dat we er bepaald nog niet zijn. In 2012 gaan we daarmee aan de slag, en bouwen we voort op de investeringen in de toekomst die we in 2011 hebben gedaan.

Tom van Noort, Directeur Wigo4it

Jaarverslag Wigo4it 2011

pagina 4

In control op werkvoorraad en proces Vlak na zijn start bij Wigo4it medio 2010, vergeleek directeur Tom van Noort Wigo4it met een schip met een gat in de romp. Aan de kant staan de klanten te roepen waar het heen moet; binnenin werkt de bemanning keihard om de boel drijvende te houden en het schip ook nog wat te verplaatsen. Want wat aan de kant niet te zien was, werd duidelijk toen we in de machinekamer gingen kijken: onder de waterlijn stroomde het naar binnen… Om deze problemen het hoofd te bieden is het programma Next Level gestart op een drietal sporen: werkvoorraad, procesverbetering en infrastructuur. De planning ging uit van drie plateaus, waarbij het eerste zich voornamelijk richtte op het dichten van de gaten in de romp, en de volgende twee op structurele verbetering. We zijn trots op de resultaten die we met Next Level in 2011 hebben bereikt. Binnen begroting hebben we nagenoeg alle doelstellingen van plateau 1 gehaald. Het ‘schip’ is stabiel en is toegerust om de eisen van de komende jaren aan te kunnen. Ervaringen uit het eerste jaar Next Level programma zijn vastgelegd in een rapport met geleerde lessen. De belangrijkste acties worden verwerkt in de teamjaarplannen voor 2012. In 2011 deden zich geen ernstige beveiligingsincidenten voor; de dienstverlening van Wigo4it is niet onderbroken als gevolg van een beveiligingsincident.

Dichtmaken van de romp en aanbrengen structurele verbetering Binnen het Next Level programma zijn in plateau 1 in 2011 de vastgestelde voorraden wijzigingen en probleemkaarten weggewerkt, zijn de use cases bijgewerkt voor zover ze binnen het programma geraakt zijn, en voerden we een fors aantal concrete verbeteracties door. Parallel aan deze inhaalslag zijn stappen gezet op het gebied van het professionaliseren van zowel de beheerkant (ITIL-processen) als de ontwikkelkant (analyse, bouw en test) van Wigo4it. Ook levert het Next Level programma een bijdrage aan de beoogde cultuurverandering, waar inhoudelijke verantwoordelijkheden lager in de organisatie gelegd worden en meer op resultaat gestuurd wordt. Structureel verbeteren is één van de middelen om dat te bereiken. Medewerkers op de werkvloer zijn verantwoordelijk voor het meedenken in verbeteringen in hun werkomgeving. Daarnaast hebben we visueel management geïntroduceerd om inzicht te krijgen in beoogde resultaten en planning. De resultaatgerichtheid is daarmee duidelijk vergroot. Zo heeft het in plateau 1 geleid tot grotere voorspelbaarheid in de service supportketen en de wijzigingsketen; het aanpakken van de voorraden probleemkaarten en wijzigingsverzoeken heeft actieve sturing op de ketens bevorderd. Binnen het ontwikkelproces is het testteam in 2011 op oorlogssterkte gebracht en is een mastertestplan opgesteld. Er werd een start gemaakt om een nieuwe standaard te implementeren voor de functionele en technische documentatie. Dit is breder dan slechts het vaststellen van de op te leveren set van documenten. Hierbij hoort ook de competentieontwikkeling van de analisten, bouwers en testers. Kenmerkend voor de aanpak van het Next Level programma is dat alle programmaresultaten goed worden geborgd in de lijn, zodat continuïteit gegarandeerd is.


pagina 5

Infrastructuur gestroomlijnd De technische infrastructuur is de ruggengraat van de dagelijkse dienstverlening van Wigo4it aan de G4. We exploiteren twee rekencentra, waar de applicaties Socrates (voor alle vier gemeenten) en RMW en Allegro (voor drie van de vier) dagelijks draaien. De inrichting van de infrastructuur is met stoom en kokend water tot stand gekomen, in de jaren dat Wigo4it de G4 aansloten op de diensten van Wigo4it. Beheerbaarheid en beheersbaarheid waren echter het kind van de rekening. Met Next Level hebben we een gigantische verbeterslag doorgevoerd, die ook direct financieel voordeel opleverde. Het aantal omgevingen is fors teruggebracht, dure Unix-machines zijn uitgefaseerd. De redundantie binnen het datacenterconcept is afgeschaft, waarbij we nog steeds voldoen aan de afgesproken niveaus van continuïteit. Het rekencentrum in Rotterdam wordt alleen nog als uitwijkomgeving voor Productie benut, de Ontwikkel-, Test- en Acceptatieomgevingen zijn verhuisd naar Den Haag. Voor de langere termijn hebben we een high level design vastgesteld, die we in 2012 gaan implementeren. Het design voorziet in een infrastructuur die: • toegerust is voor de internetdienstverlening van de 4 diensten, • qua design en implementatie voldoet aan veiligheidseisen, • een basis biedt voor mogelijke beslissingen rond outsourcing, en • de termijn waarop besparingen worden gerealiseerd minimaliseert. De ontwerpen (high level designs) zijn zowel intern (door G4 architecten) als extern (architecten van Achmea) getoetst.


pagina 6

Bouwen aan systemen met toegevoegde waarde De G4 dagelijks de beschikking geven over systemen die de uitkeringsverstrekking en de reintegratie ondersteunen, is belangrijk. Minstens zo belangrijk is ervoor zorgen dat de systemen doen wat ze moeten doen, en voldoen aan de functionele eisen van de gebruikers en aan wet- en regelgeving. Door de omvang van de Wet werken naar vermogen (Wwnv) moest de reguliere wijzigingskalender grotendeels worden opgeschort, en werden alle resources op de eerste wetswijzigingen per 1 januari 2012 ingezet. Door alle zeilen bij te zetten is deze klus geklaard. Daarnaast losten we een aantal slepende kwesties uit het verleden op. De projectmatige vernieuwing van het ICTlandschap voor de langere termijn stond in 2011 op een laag pitje. Als onderdeel van het G4programma Eén in diensten is met name de ICT-ondersteuning van de samenwerking met UWV opgepakt. Andere initiatieven uit dit programma werden door de G4 on hold gezet.

Wet werken naar vermogen Bij aantreden van het kabinet-Rutte werd ingezet op ‘één regeling voor de onderkant van de arbeidsmarkt’. Geleidelijk werd duidelijk dat het geen enkele, overkoepelende wet zou worden, maar dat via de Wet werken naar vermogen bestaande regelingen werden aangepast of opgeheven. Pas op 20 december wisten we definitief dat de voor 1 januari 2012 beoogde wijzigingen ook allemaal door zouden gaan. Daar konden we natuurlijk in de voorbereidingen niet op wachten. Al in februari 2011 is Wigo4it gestart met het bepalen van de impact van de wetswijzigingen op Socrates en RMW. In de eerste maanden was de aandacht vooral gericht op het ondersteunen van de lobby in de G4. In mei 2011 hebben we het bestuur van Wigo4it geadviseerd een programma Wwnv in te richten om deze klus als G4 en Wigo4it samen te klaren. Binnen iedere organisatie is, onder aansturing van twee externe programmamanagers, een projectleider aangesteld om in nauwe samenwerking het resultaat neer te zetten. Zo konden we het werk goed verdelen en hoefde niet iedere gemeente alles zelf te doen. Binnen Wigo4it hebben we in het voorjaar een uitgebreide analyse op de wijzigingen in de wetgeving uitgevoerd en vanaf de zomer zijn we samen met beleidsmedewerkers en functioneel beheerders uit de G4 aan de slag gegaan om de aanpassingen in Socrates te ontwerpen. In redelijk korte tijd konden we zo een groot aantal wijzigingen uitwerken en in de volgende fase laten bouwen en testen. Ook het testen is een coproductie geworden tussen ons eigen testteam en het G4acceptatietestteam. Het resultaat van al dat werk mag er zijn. De Tweede Kamer maakte zich in november nog zorgen of Wigo4it wel op tijd klaar zou zijn met de ICT, maar die zorg bleek ongegrond. In december hebben we eerst succesvol via een batch alle WWIK-uitkeringen beëindigd (die we in januari door een rechtelijke uitspraak weer moesten openzetten) en begin januari hebben we een tijdelijke oplossing voor de huishoudtoets beschikbaar gesteld en functionaliteit om de gemeenten te ondersteunen bij het herbeoordelen van de klanten die onder het overgangsrecht vallen. De WIJ-uitkeringen zijn succesvol geconverteerd naar de WWB en ook alle andere wijzigingen zijn vanaf 9 januari 2012 op de werkpleinen beschikbaar. Hiermee is een voorlopig einde gekomen aan een traject van bijna een jaar waarin een groot aantal wijzigingen in de bijstandswetgeving is doorgevoerd. De uitvoering van de volgende tranches is inmiddels in volle gang.

Eén uniforme uitkeringsspecificatie voor 100.000 burgers ITP is de documentgenerator binnen Socrates. Verreweg het meest gebruikte document is de uitkeringsspecificatie, die alle klanten van de G4 maandelijks in de bus krijgen. Intensieve samenwerking met de G4 heeft in 2011 tot een overzichtelijk, nieuw product geleid. Eén gezamenlijk


pagina 7

model voor alle regelingen, was het uitgangspunt. Een mooi voorbeeld van een traject waarin de uitkeringsgerechtigde profiteert van onze samenwerking. Het hele traject van ontwerp tot realisatie is in een coproductie van de G4 en Wigo4it aangepakt. Het zichtbare gedeelte van de specificatie: de lay-out is veranderd, de blokken zijn eruit gehaald. In plaats daarvan zijn de bedragen in logische volgorde onder elkaar gezet. Een klant kan van boven naar beneden narekenen hoe het uit te betalen bedrag is opgebouwd. In de koptekst staat duidelijk om welke regeling het gaat en om welke maand. Boekhoudkundige informatie is verwijderd. Onderaan de specificatie wordt aangegeven welk rekeningnummer voor de betaling gebruikt is. Daarbij is vermeld op welke datum het bedrag is overgemaakt, en de eerstvolgende datum van betaling wordt ook alvast genoemd. ‘Onder water’ is geregeld dat het model zelf geen berekeningen meer bevat, wat in het oude model nog wel het geval was. In plaats daarvan wordt via een xml-bericht informatie uit Socrates gehaald en in het ITP-document neergezet. Naast het bouwtraject is eind 2010 het communicatietraject gestart. Het was belangrijk dat we klanten én medewerkers op tijd zouden informeren over de veranderingen. Ook dit onderdeel was een gezamenlijk traject van G4 en Wigo4it. Er is een set van voorbeelddocumenten gemaakt die de G4 naar wens in konden zetten. Elke gemeente heeft zijn eigen communicatiemiddelen gekozen: een begeleidende brief naar de klant, een artikel in de nieuwsbrief, een informatiebericht aan medewerkers, of een combinatie hiervan. In april kregen de klanten voor het eerst de nieuwe specificatie.

Jaarwerk en correctieberichten Belastingdienst De fiscale afhandeling in Socrates en het leveren van informatie aan de Belastingdienst was voor enkele van onze G4-partners een terugkerend hoofdpijndossier. Rond de jaarwisseling 2010/2011 waren er problemen bij de productie van het jaarwerk. Dit betrof zowel de productie van jaaropgaven voor uitkeringsgerechtigden als de (maandelijkse) loonaangifte aan de Belastingdienst. Ook correctieberichten op de loonaangifte waren er nog niet. Ter toelichting: de sociale diensten verzenden op maandelijkse basis een loonaangifte aan de Belastingdienst. Wanneer verzonden gegevens gecorrigeerd moeten worden (bijvoorbeeld omdat uitkeringsgegevens met terugwerkende kracht zijn aangepast en dus ook de voor de fiscus relevante gegevens wijzigen), kunnen deze correcties in een volgende (maand)aangifte worden gevoegd. Dat kan echter alleen als het om een correctie in hetzelfde kalenderjaar gaat. Correcties die op voorgaande kalenderjaren betrekking hebben, dienen in separate correctieberichten aan de Belastingdienst te worden aangeleverd. De functionaliteit voor de correctieberichten is met de nodige hobbels tot stand gekomen. Bij de eerste productieruns (in april) bleek dat de gebouwde functionaliteit niet overeen kwam met de eisen die de Belastingdienst stelt. Opnieuw waren aanpassingen in Socrates vereist. Deze zijn opgeleverd, zodat de G4 in staat zijn om vanaf de loonaangifte van november ook correctieberichten over maanden in voorgaande jaren in te sturen. De werkzaamheden rond het Jaarwerk 2011 werden (in navolging van o.a. het Vakantietoeslag traject) gecoördineerd als een project. De aanpak was een mooi voorbeeld van een integrale benadering: 74 incidenten werden onderhanden genomen (samengebracht op 13 probleemkaarten), onderverdeeld naar vier hoofdclusters (Loonaangifte, Jaaropgave, Brutering en Omzetten verrekening naar vordering). Dit maakte een efficiënte inzet van analisten en programmeurs voor het oplossen van de probleemkaarten mogelijk. Het jaarwerk 2011 is begin 2012 succesvol uitgevoerd. Het traject is in nauw overleg met het softwareondersteuningsteams van de Belastingdienst uitgevoerd, en heeft geleid tot wederzijds goed geteste implementatie van de correctieberichten.


pagina 8

Efficiëntere samenwerking met UWV op de Werkpleinen Begin juni 2010 hebben de algemeen directeuren G4 en de Raad van Bestuur UWV de opdracht gegeven om de ICT-ondersteuning voor de samenwerking tussen gemeenten en UWV op het Werkplein te verbeteren. De stuurgroep van het project stond onder leiding van de Rotterdamse uitvoeringsdirecteur Luc Severijnen. Koppeling e-WWB gegevens De papieren overdracht tussen UWV en G4 bij de WWB-intake is vervangen door een digitale koppeling, wat een efficiëntere gegevensoverdracht oplevert. Hiervoor bouwde Wigo4it functionaliteit om het e-WWB bericht te ontvangen en te ontsluiten via Socrates. De gegevens worden weggeschreven naar een document in ITP; een gedeelte van de gegevens wordt automatisch overgenomen in Socrates. Op persoonsgegevens wordt een GBA-controle uitgevoerd, en wanneer er een verschil bestaat tussen gegevens uit GBA en gegevens uit de aanvraag, wordt er automatisch een werkopdracht in Socrates aangemaakt. In juli 2011 zouden de producten van UWV en Wigo4it worden opgeleverd, helaas ontstond vertraging aan UWV-zijde. Een definitieve release is uitgesteld naar februari 2012. Vacaturematching met WBS, vergelijking RMW en Sonar/WBS In 2010 is een eerste mechanisme gebouwd waardoor een G4-medewerker in staat is om werkzoekende op vacatures met passende mogelijkheden, en vacatures op werkzoekenden met passende mogelijkheden te matchen (matchen en zoeken van klant-, werkgever-, vacature-, werk-, opleiding- competentie- en cv-gegevens uit de afzonderlijke bronsystemen). Beeld was dat aansluitend voor de langere termijn functionaliteit in het kader van volledige G4 procesharmonisatie ontwikkeld en gerealiseerd zouden worden. De stuurgroep heeft besloten dit deelproject on hold te zetten, in afwachting van een functie- en gegevensvergelijking tussen RMW en Sonar/WBS. Mogelijk dat voor de toekomst een keus voor één van deze systemen voor de hand zou liggen, in plaats van parallel gebruik van beide door UWV en gemeenten. Op basis van een uitgebreide analyse zijn verschillende scenario’s uitgewerkt voor de toekomst. Het rapport heeft geleid tot een nieuwe projectopdracht Koppeling Sonar/RMW, waarin de aanbevelingen uit het rapport effectief worden gemaakt. De uitvoering start in 2012.


pagina 9

Strategische koers Wigo4it 2015: meerwaarde op regie Medio 2010 onderkenden het bestuur en de directie van Wigo4it dat, om de volgende stap te zetten in de ontwikkeling van Wigo4it als ICT-partner van de G4, bezinning noodzakelijk was op de strategische kaders en voorwaarden voor Wigo4it en de G4. Ondersteund door Gartner werd een strategische bezinning gestart, die in december leidde tot voorlopige vaststelling van de meerjarenvisie Wigo4it 2012-2015. De koers die het bestuur heeft gekozen getuigt van vertrouwen in de onderlinge samenwerking, én in de toegevoegde waarde die Wigo4it daarvoor heeft. Uitgangspunten voor de strategische positionering van Wigo4it en voor de ontwikkeling van de ICT-ondersteuning voor de komende jaren: 1. Wigo4it wordt gepositioneerd als regieorganisatie; 2. de ICT ontwikkelt naar een Service Gerichte Architectuur (SGA); 3. niet-kernactiviteiten worden bij voldoende voordeel uitbesteed in de markt; 4. voor dit alles is de G4-visie op dienstverlening en organisatie van de G4 in 2015 (‘Perspectief 2015’) leidend. De meerjarenvisie is in nauwe betrokkenheid van tal van spelers in de G4 en de Adviesraad tot stand gekomen. De G4 zetten met deze strategische koers een stevige ambitie neer voor de samenwerking en de rol van Wigo4it.

Oriëntatie op doelstellingen Wigo4it De doelstellingen van de G4 samenwerking in de coöperatie Wigo4it waren en zijn: 1. lagere kosten, voor zowel ICT als uitvoering en zowel eenmalig als terugkerend; 2. hogere kwaliteit van ICT-ondersteuning, door betere ICT en door kennisdeling van uitvoering en ICT; 3. hogere implementatiesnelheid: snel kunnen inspelen op veranderingen; 4. vergroten invloed van de G4, landelijk en in de keten van Werk en Inkomen. Hoewel samenwerking op G4-niveau door Wigo4it zeker een goede impuls heeft gekregen, ervaren de diensten de resultaten van de samenwerking verschillend. Dit blijkt terug te voeren op meerdere oorzaken: • Er blijkt grote behoefte aan maatwerk om specifieke processen per stad te ondersteunen. Dat leidt tot een enorme hoeveelheid verzoeken om aanpassingen op Socrates en maatwerk. Het leidt ook tot allerlei workarounds bij de G4 waardoor de efficiency in het uitvoerende proces niet bereikt wordt. G4 harmonisatie van beleid en processen komt onvoldoende van de grond. • Diffuse besturing door de G4: de rollen van eigenaar van de coöperatie en opdrachtgever lopen door elkaar heen. Dat leidt tot onvoldoende prioriteitstelling bij het bepalen van o.a. de functionele eisen. De directeuren Uitvoering G4 zijn onvoldoende betrokken bij de sturing hierop. • Wigo4it is nog onvoldoende in de gewenste positie en beschikt over onvoldoende kennis van de vier steden om een goede rol te kunnen spelen in de samenwerking. De focus van Wigo4it heeft de laatste jaren gelegen op implementatietrajecten en de nazorg. Gaandeweg is Wigo4it in een reactieve leverancierrol terecht gekomen. De uitgangspunten voor de strategische positionering van Wigo4it komen tegemoet aan deze punten. De regieorganisatie krijgt de taak de vraag en het aanbod voor de ICT te verbinden. De regieorganisatie wordt een kleine, slagvaardige en hoogwaardige organisatie, die vanuit een visie actief stuurt op de ICT-oplossingen van de diensten. De regieorganisatie opereert als business-


pagina 10

partner van de G4. Het ICT-aanbod wordt zowel geleverd door interne deskundigen (denk aan Socrates) als door externe leveranciers (zoals Transfer Solutions), als door ketenpartners. Aan deze aanbodzijde voert Wigo4it regie over al deze ‘leveranciers’. Tenslotte voert de organisatie regie over de implementatie en operatie door goede serviceverlening aan de klant.

Onderzoeksresultaten waar de G4 en Wigo4it mee verder kunnen Het bestuur is bij de strategische oriëntatie niet over één nacht ijs gegaan. In de loop van het traject zijn twee onderzoeken uitgevoerd, om de realiteitswaarde en haalbaarheid van de beoogde koers te onderbouwen. 1. Is Socrates in te passen in een Service Gerichte Architectuur, en is het adviseerbaar om geleidelijk over te gaan van de huidige situatie naar een SGA? De Software Improvement Group (SIG) heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van Socrates. Zij gaven aan dat: • de technische kwaliteit van Socrates voor wat betreft onderhoudbaarheid van de software beneden gemiddeld is. Hierdoor is onderhoud aan Socrates momenteel 50 procent duurder dan industriegemiddeld; • het adviseerbaar is om de ambitie van een SGA-landschap met flexibele werkstroombesturing te realiseren door middel van een geleidelijke transitie op basis van het huidige Socrates; • een dergelijke transitie minder risicovol is dan volledige nieuwbouw (gezien de omvang, complexiteit en transitie-opgave verbonden met een green field-benadering). In dit kader heeft SIG een stappenplan geformuleerd dat uit drie stappen bestaat: 1. verbetering van het ontwikkelproces - noodzakelijk om Socrates en het ontwikkelteam gereed te maken voor aanzienlijke veranderingen aan de applicatie; 2. ontkoppeling van de werkstroombesturing – met als doel werkstromen flexibel aanpasbaar te maken per gemeente; 3. vervanging van de voorkant door een portalomgeving (optioneel, afhankelijk van stap 2). Deze aanpak is verwerkt in het jaarplan Wigo4it voor 2012. 2. In hoeverre zijn G4-beleid en processen gemeenschappelijk (te maken), als voorwaarde voor efficiënte en effectieve gezamenlijke ICT-ondersteuning? Welke mate van vrijheid is noodzakelijk c.q. mogelijk? Uit het door Atos uitgevoerde onderzoek blijkt dat de processen in de vier gemeenten wel van elkaar verschillen, maar voornamelijk op details. Het is daarom belangrijk om bij het inrichten van workflows het juiste niveau te vinden: bekijk bij het ontwerpen goed wat door het systeem wordt afgevangen en wat beter door in procesinrichting en –sturing kan worden opgevangen. Binnen het domein inkomen zorgt de landelijke wetgeving voor een belangrijk deel voor beperking in inrichting. Binnen de WMO is meer ruimte voor lokaal beleid, waardoor de processen daardoor potentieel sneller uiteen lopen. Atos stelt vast dat opleiding extra aandacht verdient, om zo de perceptie van het systeem te verbeteren. Gartner stelt dat als op alle onderwerpen gemeenten meer dan 50 procent afwijken, dat een gemeenschappelijk systeem dan geen zin heeft. Uit het onderzoek blijkt dat de gewenste en benodigde flexibiliteit binnen deze grenzen blijft, en samenwerking daardoor rendabel is. Het bestuur heeft opdracht gegeven voor een vervolgaanpak om de conclusies van Atos ten nutte te maken. Zowel voor de kortere als de lange termijn worden acties geformuleerd om door aanpassing/harmonisatie van G4-processen de synergie tussen proces en systeem te vergroten.


pagina 11

Bedrijfsvoering en organisatie Interne beheersing De administratieve organisatie en interne beheersing binnen Wigo4it heeft vanaf de start van Wigo4it aandacht gevraagd. De accountant rapporteerde in zijn management letter van november: “Uw interne beheersing is goed op orde.” We vatten dit als een compliment op na de inspanningen op dit terrein. Resterende aandachtspunten van de accountant zijn onder handen. Uitgangspunt binnen Wigo4it is dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. Eind 2011 is een volgende stap gezet in de verantwoordelijkheden rond beheer van budgetten, met vaststelling van een richtlijn voor mandatering en budgetbeheer. De managers, teammanagers en stafleden fungeren als budgetbeheerders; zij zijn voor de aan hen toegewezen budgetten verantwoordelijk voor rechtmatige en doelmatige inzet van deze middelen. De afdelingen Financiën & Control en Personeel & Organisatie ondersteunen de budgetbeheerders hierbij, en hebben een set procedures en afspraken ontwikkeld om het budgetbeheer in te vullen. In het voorjaar is een cursus Financiën voor niet-financiële managers georganiseerd. Aansluitend is de financiële stand van zaken maandelijks met de (team)managers en stafleden afgestemd, waar dat tot dan toe alleen met de managers gebeurde. Met de Belastingdienst is eind augustus een convenant horizontaal toezicht gesloten. Dit is een blijk van vertrouwen in de financiële bedrijfsvoering van Wigo4it en scheelt wellicht controledruk. Met de BNG werd een nieuwe financieringsovereenkomst afgesloten, gericht op een hogere rente op de rekening courant. Organisatie Naast het inrichten van een apart testteam binnen de afdeling Ontwikkeling, werd een beperkte organisatiewijziging doorgevoerd door de ‘kanteling’ van de teams binnen die afdeling. De verrijkings- en analysefase binnen de wijzigingsketen wordt voortaan vanuit het team Analyse & Ontwerp uitgevoerd. Wetsanalyse en informatieanalyse zijn hierdoor geïntegreerd. Dit was al heel zichtbaar, juist voor de G4, in de aanpak rond de wetswijzigingen per 1 januari 2012. Ook bouw en inrichting (ITP en Stuurdata) van het systeem en de daarop aansluitende test vinden nu integraler plaats vanuit het team Realisatie & Test. Om de regiefunctie in te vullen is een samenstel van rollen en competenties vereist. Voor de inrichting van de regiefunctie laat Wigo4it zich inspireren door het IS-lite model van Gartner. Het model beschrijft zowel de functies en relaties van de regieorganisatie binnen het geheel van de samenwerking, als de rollen die binnen de regieorganisatie worden onderscheiden. In organisatorische zin heeft het inrichten van een regiefunctie bij wigo4it in ieder geval gevolgen voor het huidige team Dienstverlening & Innovatie binnen de afdeling Klantservices. Communicatie Het extranet is in 2011 heringericht, om een eerste slag te maken in een effectievere informatieuitwisseling met de G4. Een eerste start is gemaakt met de oriëntatie op de doorontwikkeling van onze digitale media, die in 2012 zal worden doorgezet.


pagina 12

Investeren in de toekomst van Wigo4it

Recommend Documents