Introductie. Verjaardagssymposium

Introductie Verjaardagssymposium Dit whitepaper wordt u aangeboden door Ensink & Van Gool. Wij helpen ICTorganisaties bij het verbeteren en versoepelen van project-, service- en procesmanagement. In februari 2013 bestond ons bedrijf vijf jaar en dat hebben we gevierd met een verjaardagssymposium voor onze relaties. Het thema luidde: "Project management, zo kan het ook!" Wij geloven er namelijk in dat je op verschillende manieren naar project management kunt kijken. We geloven er bovendien in dat project management een vak is. Een vak dat je kunt leren en waarin je je kunt ontwikkelen. Het thema van ons symposium past uitstekend in deze filosofie, en hopelijk ook in die van u. U vindt in dit whitepaper een beknopt verslag van het symposium, gelardeerd met citaten en beelden. Wij wensen u veel leesplezier en een hoop inspiratie.

Joost Ensink en Karel van Gool

Project management, zo kan het ook!

ii

Project management, zo kan het ook! Wellicht kent u het probleem: projecten lopen niet goed, leveren niet het gewenste resultaat op, duren te lang of zijn te duur. Statistieken wijzen uit dat veel meer dan de helft van de projecten niet naar wens verloopt of niet naar tevredenheid wordt afgerond. U kunt op verschillende manieren naar project management kijken. Traditioneel zijn we gewend te denken in termen van afbakening, kwantificeerbare afspraken en strakke controle. Wat levert dat op? De eerste presentatie van het symposium komt voor rekening van dr. ir. Nicoline Mulder.

Value Based Project Management Nicoline Mulder neemt de deelnemers mee in de wereld van Value Based Project Management (VBP) en ze begint haar verhaal met een citaat van Dan Pink: "There is a mismatch between what social science knows and what business does." In de wereld van project management zien we hier talloze voorbeelden van. We beoordelen heel veel dingen in de wereld om ons heen bijvoorbeeld op basis van waarden als klanttevredenheid, vertrouwen of creativiteit. Binnen het vakgebied van het project management gelden nog vrijwel altijd 'meetbare' waarden zoals vooraf vastgestelde doelen, een vaste doorlooptijd, en een instelling die zich uitstekend laat omschrijven door: "Vertrouwen is goed, controle is beter".


iii

Bovendien gaan we er voor het gemak vanuit dat een project een lineair proces is en dat we het eindresultaat in deelresultaten kunnen uitsplitsen. Toch wijzen de statistieken uit dat ruim driekwart van de projecten niet slaagt. Doordat het duurder werd dan voorzien, doordat het langer duurde dan we dachten of gewoon omdat de klant niet tevreden is het het resultaat. Alles wijst erop dat de traditionele manier om projecten aan te sturen niet -altijd- voldoet.

Chaos Een veelvoorkomend verschijnsel in grote projecten is dat inzichten tijdens het project kunnen veranderen. Een project is geen op zichzelf staand lichaam, maar wordt beïnvloed door een groot aantal factoren. Sommige daarvan zijn voorspelbaar, een groot aantal niet. Sommige hebben direct grote invloed, andere vormen de kiem voor een sluipende verandering die pas een probleem wordt als het te laat is om er iets aan te doen. Het project krijgt stap voor stap meer vorm en daardoor ontstaan inzichten die we vooraf niet hadden voorzien. Deze chaos doet zich op ieder aspect van het project voor en daar moet je als project manager mee omgaan, of je wilt of niet. Het is een verschijnsel waar traditioneel project management moeilijk mee kan omgaan en waardoor zoveel projecten mislukken. "Opdracht is opdracht", maar voor wie eigenlijk?


iv

Chaordisch Projecten die op basis van VBP worden uitgevoerd kennen een heel andere dynamiek dan traditioneel aangestuurde projecten. Projecten waarin we erkennen dat we het

eindresultaat niet goed kennen, waarin creativiteit een rol mag spelen, of waarin we voortschrijdend inzicht zien als een gegeven binnen het project, leveren vaak verrassende resultaten op. Mulder noemt deze manier van werken ook wel 'chaordisch', een samenspel tussen chaos en orde.


v

Project's Eleven Analoog aan de verschillende functies die de 'partners in crime' in de film Ocean's Eleven hebben, geeft Mulder voor VBP een lijst van Project's Eleven: 1.

Baseer de aanpak op gedeelde waarden

2.

Richt de aandacht op het hogere doel

3.

Werk op basis van vertrouwen

4.

Ontwikkel een projectvisie en draag die uit

5.

Stimuleer creativiteit

6.

Hanteer een ontwikkelbenadering

7.

Houd een dialoog met de belanghebbende gaande

8.

Hanteer transformationeel leiderschap

9.

Realiseer de voorwaarden voor zelforganisatie

10.

Laat gebruikers van begin af aan participeren

11.

Werk resultaatgericht waar het past Het blijft voor iedere project manager belangrijk om zich te realiseren dat een project nooit op zichzelf staat, maar altijd onderdeel is van een context en een buitenwereld. Een inzicht dat je ertoe dwingt een flexibele en naar buiten gerichte blik te behouden die is gericht op het hogere doel van het project. "Het gaat niet om het antwoord dat je geeft, maar om de vraag die je stelt".


vi

The Challenge of Egypt Stelt u zich het volgende eens voor: u bevindt zich in het oude Egypte en de Farao heeft een plan. Een groots plan. Hij wil een park met piramides. Het mooiste park van het land. Hij roept de beste project managers bijeen en vraagt ze allemaal één van de piramides voor hun rekening te nemen. Bovendien stelt hij een stuurgroep aan, zodat hij slechts met één groep mensen hoeft te communiceren. Ook de overige functies die bij een project horen worden zorgvuldig ingericht. Er kan niets misgaan, de Farao heeft zijn project goed voorbereid en alles is onder controle.

Alle groepen gaan vol goede moed aan de slag en verdelen onderling de taken die ze nodig hebben om een piramide te kunnen bouwen: grondstoffen delven, aanvoer, financiën, en personeelsmanagement. Het is al snel duidelijk dat iedere groep zijn uiterste best doet de allermooiste piramide te bouwen.


vii

Nieuwe inzichten Al snel komt de Farao langs. Hij heeft een nieuw inzicht en vraagt of de projectgroepen dat voor hem kunnen realiseren. De eerste discussie ontstaat: "Hoe kunnen we deze vraag honoreren en toch de gestelde deadline halen? Waar moeten we deze wijziging in het project van betalen? We hebben zojuist al ons geld uitgegeven om het gespecificeerde aantal stenen te kunnen laten aanvoeren!" Wanneer de Farao nogmaals langskomt en aangeeft dat hij wenst dat de projecten worden afgerond zonder dat er lijfstraffen worden uitgedeeld slaat de paniek bij de projectgroepen toe: nu is het werkelijk onmogelijk geworden om alles volgens de gestelde specificaties af te ronden! Wat vind ik eigenlijk mooi? De Farao roept zijn stuurgroep bij elkaar om de situatie te bespreken. Hij is ontevreden over het verloop van zijn project: als zijn onderdanen op deze manier blijven doorwerken krijgt hij vast en zeker niet waar hij om had gevraagd: het mooiste park van het land. Bovendien heeft hij het gevoel dat hij buiten spel wordt gezet: hij krijgt voortdurend signalen die erop wijzen dat zijn bemoeienis niet op prijs wordt gesteld. En dat terwijl hij de opdrachtgever is! In een uiterst moment van frustratie roept hij uit: "Iedereen is bezig met mijn geld de allermooiste piramide te bouwen. Ze lijken zelfs tegen elkaar op te boksen in plaats van samen te werken. Sommige projecten zijn zelfs zonder mijn medeweten stilgelegd. En het ergste vind ik nog wel dat niemand mij heeft gevraagd wat ik mooi vind!"


viii

Nieuwe waarden en oude gewoontes Het spel duurde slechts een paar uur en daarin hebben de deelnemers in recordtempo geleerd hoe eenvoudig het is om in 'oud' project management te vervallen. Om alleen te denken in termen van controle en meetbaarheid. Om je alleen af te vragen hoe je de gestelde doelen kunt halen, binnen de tijd, volgens de gestelde kwaliteit, met de juiste scope en binnen het budget. De waarden waarop Value Base Project Management is gebaseerd waren snel vergeten en de nieuwe inzichten van de Farao werden vooral als lastig ervaren in plaats van kansen om gezamenlijk tot een prachtig park te komen. In de wrap up werd het nogmaals duidelijk dat veel projectgroepen voor aanvang van het project een goed beeld hadden van de waarden van de Farao: flexibiliteit, snelheid, klantgerichtheid, vertrouwen en creativiteit. Toch was hiervan in de uitvoering weinig te merken: de meeste piramides hadden de vorm zoals de Farao die bij aanvang van het project had gevraagd, nieuwe inzichten werden ervaren als 'vervelende ruis' en de focus lag vooral op de eigen piramide in plaats van op het bijdragen aan een mooi park…


ix

Citaten

“Nee joh, als je zo goed organiseert als wij, heb je dat chaordisch project management helemaal niet nodig”

"Ik ben tevreden, want we hebben precies afgeleverd wat er is gevraagd" "We moeten alleen de administratie nog op orde krijgen."

"Ik vind het tijd worden voor de eerste lijfstraf" "Wij moeten een ernstig gesprek met de farao hebben: hij bypassed iedereen!"

"Wat is lage kwaliteit eigenlijk?"

Stuurgroep: "we twijfelen ernstig aan de betrouwbaarheid van de

"Hoe ziet het park er eigenlijk uit?"

informatie die we krijgen"

"Waar zijn die project managers gebleven?"


x

"De farao moet volgens mij in zijn mummiekist: dan kan hij het project niet meer verstoren"

"Alles wat je onder controle probeert te houden loopt uit de hand"

"Planning is niet heilig"

"Onze teamleider was meer aan het lobbyen dan zijn team aan het helpen. Dat had overigens wel succes, want daardoor konden we iets extra's maken"

"Van wie waren de kernwaarden?" "Van de Stuurgroep…" Farao: "Wat waren mijn waarden eigenlijk?" "Uhhh"


xi

Ten slotte

Samenvatting & conclusie Ensink & Van Gool helpt ICT-organisaties bij het verbeteren en versoepelen van project-, service- en procesmanagement. Tijdens ons symposium hebben we laten zien dat u op verschillende manieren naar project management kunt kijken en welke lering u daaruit kunt trekken. Een project is zelden een op zichzelf staand proces: het maakt onderdeel uit van een omgeving, is onderhevig aan voortschrijdende inzichten en verloopt nooit zoals je van tevoren had bedacht. Dat is niet erg, zolang u uw projectorganisatie daarop inricht. Wat het symposium ons heeft geleerd is dat het lastig is om oude patronen en oude methodieken los te laten. Om de controle los te laten. Om op een vernieuwende manier naar een project te kijken en om de onzekerheid toe te laten. Om een project chaordisch te begeleiden. Project management is meer dan lijstjes afstrepen die je aan het begin hebt opgesteld. Je kunt een project alleen succesvol afronden door zelf na te denken. Theorieën zijn leuk, maar je moet vooral je hoofd blijven gebruiken.


xii

Wij zijn ervan overtuigd dat project management een vak is. Een vak dat je kunt leren en waar u zich in kunt verbeteren. Ensink & Van Gool helpt u daar graag mee: neemt u contact met ons op? Joost Ensink & Karel van Gool


xiii

Maak kennis met onze diensten

Ensink & Van Gool biedt de volgende diensten: Project- en servicemanagers Onze projecten servicemanagers zijn uniek. Ze hebben uiteenlopende achtergronden, opleidingsrichtingen en ervaringen. Ze zijn ook een beetje hetzelfde: ze zijn hoog opgeleid, hebben een pragmatische insteek en kunnen goed communiceren. En bovenal, ze beschikken over gezond verstand. Gezond verstand dat ze gebruiken om resultaatgerichte oplossingen te vinden. En uit te voeren. Onze mensen zijn goede luisteraars, zijn prettig in de omgang en hebben oprecht belangstelling voor de ander. Ze zijn sociaal vaardig en voelen verhoudingen binnen de organisatie snel aan. Hun communicatie is helder, ook als het een keertje tegenzit. Want dat draagt bij aan een beter resultaat. En daar gaat het om.

Proces- en organisatieadviseurs Onze adviseurs zijn ervaren professionals. Ze hebben allemaal minimaal vijftien jaar ervaring, in verschillende rollen in verschillende organisaties. Als project manager, procesmanager, servicemanager of interim manager. Het zijn hoogopgeleide, door de wol geverfde, praktijkgerichte doeners. Onze opdrachtgevers zijn blij als we komen, en ook als we weer vertrekken. Dat betekent namelijk dat de gewenste veranderingen zijn doorgevoerd, dat ze goed doordacht zijn, door de medewerkers worden gedragen en zijn geborgd in de organisatie. We horen dan ook vaak: “Door jullie inspanningen is onze organisatie echt een stap verder gekomen.”


xiv

Trainers en coaches Bij ons bedrijf werken zeer ervaren trainers en coaches. De best practices die ze met u delen hebben ze aan den lijve ondervonden, in informatie-, service- en project management. Ze hebben namelijk allemaal een groot aantal jaren praktijkervaring in ICT-organisaties. Wij maken in onze trainingstrajecten gebruik van bedrijfssimulaties: de ideale combinatie van leren en doen. De deelnemers doen echte ervaringen op, maken fouten, reflecteren en krijgen feedback op hun handelen. Ons werk is pas klaar als uw medewerkers aantoonbaar op het gewenste niveau presteren. Onze trainingen zijn daarom vaak onderdeel van een integraal verbetertraject. U krijgt dus zowel een procesverbetering als een op maat gemaakte training. Zijn er nog vragen?

EVG Start EVG Start levert vandaag de ICT managers van morgen. Jonge, goed opgeleide professionals. Die direct als project-, proces- of servicemanager aan de slag kunnen. En die we samen doorontwikkelen tot een stabiele waarde voor uw organisatie. Een EVG Starter is snel up & running. Geen weken, maar dagen inwerktijd. Ze gaan namelijk pas bij u aan de slag als wij ze voldoende bagage hebben meegegeven. We blijven bovendien verantwoordelijk voor hun ontwikkeling en we begeleiden ze dan ook zeer intensief. U bespaart opleidingsbudget en managementtijd. Dat scheelt een hoop. Bent u tevreden? Dan dragen we onze trainee uiteindelijk graag aan u over voor een vast dienstverband binnen uw organisatie: de ICT manager van morgen.


xv

Achterklap

Inspirerende bronnen •

Mulder Project management: http://www.mulderproject management.nl

•

Proefschrift Nicoline Mulder: http://alexandria.tue.nl/extra2/740171.pdf

•

GamingWorks: http://www.gamingworks.nl

•

The Challenge of Egypt: http://www.gamingworks.nl/business-simulations/challengeof-egypt-project-management/

•

De Moppies: http://www.demoppies.nl

Ensink & Van Gool Hogehilweg 19 1101 CB Amsterdam Zuidoost +316 3983 9008 [email protected] www.ensinkenvangool.nl

EVG Start Hogehilweg 19 1101 CB Amsterdam Zuidoost +316 1460 1470 [email protected] www.evgstart.nl


xvi

Introductie. Verjaardagssymposium

Recommend Documents