Intranet LangemarkPoelkapelle Patrick Ligneel & Sabine De Wandel
Rode draad
De aanzet Het “spinnen” van het intranet Het “getouw” Tips met een knoop
De aanzet Een
nieuwe website voor LangemarkPoelkapelle Nood aan een notulensysteem – postregistratie Nood aan toegankelijke en actuele informatie binnen het bestuur Papierberg verminderen Veilige informatie
Het spinnen van het web Organisatorisch Inhoudelijk Het
ICT-kluwen
Het spinnen van het web Organisatorisch
Aanpassen huishoudelijk reglement gemeenteraad Verkennende gesprekken met de softwareleverancier Insteek vanuit de organisatie (werkgroep)
Uitwerken schematisch behoeftenplan
– – –
Waartoe het intranet gebruiken? Wat is prioritair? Hoe zien we dit?
– Door de functiehouders – Isw met ICT
Het spinnen van het web Organisatorisch Voortdurende
communicatie met softwareleverancier – 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en softwareleverancier
Testfase
met het college (4 maanden) Opleiding – Personeel – Mandatarissen – Gemeenteraad
Het spinnen van het web ICT Software
op maat voor LangemarkPoelkapelle – Website : voor iedereen – Extranet : voor gemeenteraad – Intranet : voor personeel gemeente en mandatarissen – OCMW : voor personeel en raadsleden OCMW
Het spinnen van het web ICT Het dynamisch intranet Interactieve documenten Werkmiddel ….
Het statisch intranet Informatie Formulieren …
Het spinnen van het web ICT Gebruik
van Content Management System
– Voor website en intranet – Iedereen (met rechten) kan schrijven Dedicated
Hosting
– Geen belasting van eigen server(s) – Geen investering – Minimum aan risico op verlies van data – Steeds laatste versie van software – Altijd goede performantie
Het spinnen van het WEB ICT Beveiliging
– De gebruikers indelen in groepen College Management Diensten …
– Toekennen van rechten Raadplegen Schrijven Beheren
Het spinnen van het web ICT Beveiliging
documenten
– Toekennen van rechten – Per gebruiker of groep gebruikers Keuze
voor openheid Beveiligde documenten
Het spinnen van het web ICT Gebruikers Doc 1 Doc 1
LEZEN ??
Doc 1 Doc 1
WIJZIGEN??
Doc 1 Doc 1 Doc 1
WISSEN??
Het spinnen van het web ICT :Voorbeeld Gebruikers Doc 1 Doc 1
Lezen en schrijven
Doc 1 Doc 1
Doc 1 Doc 1 Doc 1
Groep 1
ENKEL LEZEN
Lezen en schrijven
Groep 2
Het spinnen van het web ICT : Voorbeeld Gebruikers
Groepen van documenten
Postvak in
Lezen en schrijven
POST
Leze n
Postvak uit
Lezen en schrijven
Lez
Klachtenbehandeling
en e
Secretariaat
Le ze n n sc
hrij v en
Techn. dienst
verzekeringen
Het getouw – het resultaat Insteek Langemark-Poelkapelle Postregistratie Notulensysteem = Dynamisch gedeelte Informatie Formulieren
= Statisch gedeelte
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit
Postvak in – Postvak uit – Notulensysteem College – Notulensysteem Gemeenteraad – Postregistratie – Digitaal archief
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Werking college Opmaak van de agenda en de notulen – Secretariaat en technische dienst – Opmaak gebeurt rechtstreeks in het intranet – Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie) – Andere diensten : digitaal aanleveren Nota’s Bijlagen (pdf)
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit
Vrijdagmiddag: Weekend:
Maandag:
Zitting :
agenda online doornemen agenda door het college (opmerkingen) aanduiden te bespreken agendapunten digitaal en op rapport
Rapport agenda college
Dinsdagmorgen: Dinsdagmiddag:
beslissingen en intructies overleg diensten
Rapport opvolgingsdocument
Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Werking gemeenteraad Opmaak agenda, toelichting, beslissingen – Gecentraliseerd binnen secretariaat – Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken)
10 dagen voor de gemeenteraad – Extrapolatie van intranet naar extranet – Extra mail met rapport toelichting (pdf)
Online inzage van de gemeenteraad Voorlopig een “papieren” zitting
Het getouw Het dynamisch intranet Registratie
Controle
evaluatiesysteem/Interne
Het getouw Het dynamisch intranet Meerjarenplan,
budgetnota en rapportage
Het getouw Het dynamisch intranet Klachtenregistratiesysteem
Bijhouden
verzekeringsdossiers
Het getouw Het Statisch intranet Visie/Missie Deontologische Afsprakennota Meerjarenplan ….
code
Het getouw Het Statisch intranet
Per dienst – Reglementen – Formulieren (bv. nota aan het college) – Dienstverlening – Personeel Foto Functie-omschrijving Evaluatieformulier en formulier functioneringsgesprekken
Het getouw Het Statisch intranet
Projecten – Contactpersonen – Planning – Opvolging van de werken – Financiën
Tips
Kies voor een herkenbaar intranet op maat – Baseer de structuur op je bestuur (organogram, website,..) – Stem website en intranet op elkaar af voor de gebruikers
Het intranet is een werkinstrument – – –
Voor de administratie – dagdagelijks! Voor de mandatarissen Voor de raadsleden
Tips
Niet iedereen is een WEB-ster – Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van het bestuur – Kopies geven is uit den boze – Geef uitleg, opleiding, ondersteuning.. – Betrek iedereen van bij de start!
Praten helpt… – Doe niet alles digitaal – blijf met elkaar praten – Geef ook instructies in een overleg – het rapport is een hulpmiddel
Tips Kies
resoluut voor een open organisatie
– Maak duidelijke afspraken : Wie kan wat zien, wie doet wat? Wat is beveiligd, wat niet?
– Overweeg goed voor- en nadelen van “openheid” en “censuur” – Werk rond deontologie en blijf erover communiceren Investeer
in een dynamische en creatieve ICT-dienst
Vragen?
Yes, we can!
