Pengantar “Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing” Bekerja bersama dalam satu tim yang kompak dan dengan pendelegasian tugas yang baik, akan menghasilkan efektivitas kerja yang maksimal. Seringkali kesuksesan kita sebagai pemimpin tergantung dari usaha tim kita dan bagaimana kita memberikan penugasan dan melakukan pendelegasian kepada bawahan kita untuk mencapai sasaran tim bersama. Setiap kali kita melakukan pekerjaan yang sebenarnya dapat dilakukan oleh orang lain, kita menghambat diri menyelesaikan pekerjaan yang hanya dapat diselesaikan oleh kita. Salah satu tugas kita sebagai pemimpin adalah melakukan aktivitas yang bersifat stratejik dan jangka panjang. Delegasi memungkinkan kita mengalihkan pekerjaan non‐stratejik kepada anak buah. Intinya, pemimpin melakukan delegasi untuk mendapatkan lebih banyak waktu guna mengerjakan tugas yang lebih kompleks dan stratejik. Pada ebook kali ini, akan dibahas kemampuan dasar apa saja yang perlu dimiliki seorang manajer dalam mengelola bawahan, apa saja kriteria seorang manajer yang baik/profesional dalam mengelola bawahan, bagaimana seharusnya seorang manajer memimpin bawahannya dengan efektif. Tak lupa juga, kami sertakan masalah‐masalah yang sering dihadapi seorang manajer dalam mengelola timnya berikut solusinya Selamat membaca….
1
Daftar Isi Pengantar Daftar Isi
I. WHAT IS A “MANAGER”? 1. 2.
Kemampuan Yang Mutlak Dimiliki seorang Manajer dalam Mengelola Bawahannya Rahasia Mencetak Manajer Yang Handal
II. HOW TO BE A PROFESSIONAL MANAGER? 1. 2. 3. 4.
Karakter Manajer Sebagai Pemimpin Yang Efektif Memimpin Dengan Hati Dan Pikiran Sukses Mengelola Tim Mengelola Diri Sendiri
III. THE FATAL ERRORS OF MANAGER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Tidak Mau Menerima Tanggung Gugat Pribadi Gagal Mengembangkan Orang Mencoba Mengendalikan Hasil Bergabung Dengan Kelompok Yang Keliru Seragam Mengatur Orang Lain Melupakan Pentingnya Laba Terpaku Pada Persoalan Lupa Akan Tujuan Bersikap Sebagai Sesama Bukan Pemimpin Gagal Menentukan Standar Gagal Melatih Orang Anda Mengampuni Ketidakbecusan Hanya Menghargai Karyawan Berprestasi Puncak Memanipulasi Orang
IV. THE PROBLEMS OF MANAGER 1. Menyelenggarakan Rapat Yang Efektif & Efisien 2. Pendengar Yang Baik 3. Bawahan Tidak Ko‐Operatif
2
BAB 1 What Is A “Manager”? Para Manajer adalah orang yang mengemban tugas untuk memimpin orang lain. Banyak upaya yang dapat dilakukan untuk menjadi seorang pemimpin, seperti membaca, belajar dari pengalaman pemimpin yang berhasil, mengikuti pelatihan dan sebagainya.
Karena sebagai manajer yang profesional haruslah memiliki karakter kepemimpinan yang
baik dan karakteristik seorang pemimpin yang efektif.
KEMAMPUAN DASAR YANG HARUS DIMILIKI SEORANG MANAJER
Para pengamat perkembangan manajemen sepakat bahwa seorang manajer harus
memiliki minimal tiga kemampuan, yaitu kemampuan konseptual, kemampuan human relation dan kemampuan teknis. Alasannya karena tugas manajer tidak lepas dari ketiga kemampuan tersebut. Agar dalam menjalankan tugas sehari‐hari manajer bisa lebih terarah dan memiliki pedoman kerja sehingga akan menyempurnakan kegiatan kerja sehari‐hari.
Ketiga kemampuan tersebut yang umumnya digunakan dalam tugas sehari‐hari adalah
untuk:
1.
MENGATUR
)
Mengatur pekerjaan perlu dikuasai agar manajer dapat menjabarkan / memahami dan mencapai sasaran perusahaan.
)
Menyusun program, yaitu mulai dari perencanaan sampai dengan pengendalian program dibutuhkan wawasan dan kemampuan konseptual. Kemampuan yang berhubungan dengan teknis pekerjaan dan memahami human relation agar susunan program dapat berjalan sesuai yang diharapkan (applicable).
3
)
Mengatur pendelegasian, yaitu memilih SDM yang tepat dalam mengatasi pekerjaan yang tidak mudah. Seorang manajer perlu membaca keahlian teknik, wawasan human relation agar SDM yang diberi delegasi sanggup menyelesaikan tugas dan tidak terjadi kebuntuan dalam melaksanakan tugasnya.
)
Petunjuk teknis, yaitu tidak semua bawahan memahami petunjuk teknis. Oleh sebab itu, manajer perlu menguasai petunjuk teknis seluruh pekerjaan di bidangnya dan manajer bisa menjadi solusi dalam setiap kesulitan kerja.
)
Kriteria SDM yaitu agak sulit mengenal persis kriteria bawahan bagi seorang manajer yang memiliki ratusan bawahan, namun seorang manajer perlu menentukan kriteria SDM yang tepat untuk suatu jabatan/pekerjaan.
2. MEMIMPIN )
Mentransfer konsep yang jelas. Bawahan dengan latar belakang yang bervariasi, tentunya memiliki talenta/wawasan dan pengetahuan yang bertingkat dan tidak semua konsep yang di luar perusahaan, regulasi atau undang‐undang/peraturan pemerintah dapat dipahami. Oleh sebab itu, seorang manajer yang tidak jelas untuk menghindari kesalahan kerja, salah pengertian atau hal‐hal yang dapat menimbulkan konflik.
4
)
Mendidik dan melatih. Teknis kerja, prosedur aturan disiplin, sistem manajerial, hak, tugas dan kewajiban pekerja secara merata dipahami oleh seluruh pekerja. Namun, tingkat pemahaman pekerja beragam. Jadi, manajer perlu menguasai cara, tujuan, manfaat pendidikan dan pelatihan mulai dari mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mendesain
pelatihan
sampai
mengimplementasikan. )
Profesionalisme. Keahlian, pengalaman, kebiasaan
melakukan
pekerjaan,
disiplin,
mental pekerja serta memahami etos kerja merupakan persyaratan tenaga profesional, manajer perlu memiliki persyaratan itu untuk menularkan
profesionalisme
kepada
bawahannya.
3. KETERAMPILAN ) Sistematis pekerjaan, alat dan cara pemasangan. Pengatahuan teknis dan konseptual merupakan keterampilan yang sangat dibutuhkan untuk bisa memaparkan sistematis pekerjaan, alat dan cara pemasangan kepada bawahan. ) Karakter pekerjaan. Bermacam‐macam karakter pekerjaan ada yang mudah, sulit, dan berbahaya/beresiko pada kesehatan. Ada pula perlu ketelitian dan kehati‐hatian dikuasai manajer agar dalam memberikan beban kerja tidak terjadi hal‐hal yang bisa menghambat pekerjaan atau kesulitan yang berarti. Dengan kata lain manajer menguasai aplikasi pekerjaan. ) Spesifikasi pekerjaan. Mutu material yang akan dipakai, mutu proses sampai dengan mutu hasil kerja harus sudah terencana dengan baik dan menghasilkan nilai‐nilai yang wajib disajikan manajer baik berupa barang/jasa yang berkualitas agar dapat memberikan kepuasan konsumen.
5
RAHASIA MENCETAK MANAJER YANG HANDAL 1. Pelatih Eksekutif
Pelatihan jangka pendek (3‐4 hari) bagi manajer tidak akan ‘merugikan’ perusahaan. Sebaliknya, dalam pelatihan manajer akan mendapat banyak masukan, baik dari pengajar maupun sesama rekan. Ada juga program jangka panjang (2‐3 thn), seperti program MM dan MBA yang sangat bermanfaat bagi manajer dan perusahaan.
2. Pelatihan di kantor
Setiap orang membutuhkan orang lain untuk bersandar. Manajer senior dapat bertindak sebagai mentor bagi manajer madya atau junior.
3. Pelatihan Teamwork
Dalam perusahaan yang membutuhkan banyak kerjasama, manajer sebaiknya lebih bertindak sebagai pelatih ketimbang bos.
4. Teknik‐teknik Time Management
Kalau anda tak dapat mengelola waktu anda, anda pun tak dapat mengelola diri sendiri. Kuasai teknik‐teknik time management dan dorong bawahan anda untuk mempraktekannya juga.
5. Career Planning
Kalau anda seorang ’kutu loncat’ yang gemar berpindah‐pindah kerja, mungkin kini saatnya menimbang : ” Apa yang ingin aku lakukan 5 tahun mendatang? Dalam posisi apa aku ingin berada? Bagaimana kalau 10 tahun mendatang ?” tak ada kata terlambat untuk memulai perencanaan karir.
6. Pelatihan Presentasi
Tak dapat disangkal, banyak orang menilai orang lain melalui apa yang tampak secara kasat mata. Bila pekerjaan anda ’memaksa’ anda jadi presenter yang andal, persiapkan diri anda. Ikuti kursus yang bisa mengubah diri anda menjadi eksekutif yang berpenampilan apik, bersuara mantap dan memiliki teknik presentasi yang baik.
6
7. Psikotes
Psikotes makin lama makin diandalkan untuk merekrut tenaga baru, mempromosikan karyawan lama dan meningkatkan kerjasama antar karyawan. Anda pun dapat menjalani psikotes untuk mengenali kekuatan dan kelemahan diri sendiri.
8. Kursus
Ikutilah kursus‐kursus pengembangan diri agar dapat mengetahui lebih lanjut tentang diri sendiri dan potensi yang selama ini terpendam.
9. Networking
Networking atau jejaring bukan ’barang baru’ dalam dunia bisnis, namun para manajer Asia melakukannya secara lebih terencana. Sekarang ini mereka tekun mencari kontak‐ kontak baru dan memelihara kontak‐kontak lama.
10. Menanggulangi Stres
Stres tak terelakkan dalam kehidupan seorang manajer. Perusahaan yang arif menyediakan sarana untuk berolahraga, agar para manajer bisa bersantai sambil mengusir stres. Konseling keahlinya juga bukan hal yang tabu dilakukan sekarang ini.
7
BAB 2 How To Be A Professional Manager? KARAKTER MANAJER SEBAGAI PEMIMPIN YANG EFEKTIF Yang paling menonjol dari kualitas kepemimpinan adalah tanggung jawab. Mengapa? Apa saja karakteristik yang harus dimiliki agar dapar menjadi seorang pemimpin yang efektif? 1. Memiliki Etika Pribadi
Etika adalah suatu studi benar dan salah. Di dalam setiap keputusan, biasanya akan dipertimbangkan secara vertikal sisi kebenaran dan kesalahan di samping perpektif horizontal dari dampak positif atau negatif keputusan tersebut. Etika di dalam bisnis adalah tolok ukur kesuksesan.
2. Berenergi Tinggi
Pemimpin efektif harus bijaksana dan mampu menunjukkan perbedaan antara yang penting untuk organisasi dan apa yang menarik belaka.
3. Menetapkan Prioritas
8
Pemimpin efektif selalu menetapkan prioritas. Pemimpin mempunyai tanggung jawab untuk memecahkan masalah dan keberanian mereka ditentukan oleh stabilitas diri.
4. Memiliki Keberanian dan Keteguhan
Kemauan untuk mengambil risiko dan menerima tanggung jawab adalah kualitas yang konsisten dari para pemimpin efektif.
5. Kerja keras, Komitmen dan Dedikasi
Orang yang mencintai pekerjaannya, akan terus memikirkan cara kerja yang lebih baik. Pekerja keras memprioritaskan kerjanya didukung keluarga yang bangga dengan prestasi profesionalnya.
6. Selalu Terdorong untuk Mencipta
Pemimpin efektif selalu terdorong untuk mencipta. Mereka tidak menghendaki sesuatu yang tetap. Jadi, pemimpin yang efektif adalah seorang inovator.
7. Berorientasi Sasaran
Pemimpin besar memiliki orientasi sasaran yang dibutuhkan untuk menghadapi keputusan sulit.
8. Menjaga Semangat yang Konstan
Pemimpin efektif memiliki entusiasme (semangat atau kegairahan). Mereka akan melihat semangat anda yang perangsang atau pembangkit semangat.
9. Berkepala Dingin dalam Segala Situasi
Pemimpin efektif adalah orang yang berkepala dingin dan memiliki kemampuan mengelola situasi. Pemimpin efektif tidak bereaksi terhadap masalah, namun tanggap. Tanggap berarti menyesuaikan diri berdasarkan akal sehat.
10. Mengembangkan Orang lain
Setiap pemimpin besar memiliki hasrat untuk mengembangkan orang lain dengan menampung ide‐ide untuk saling dipertukarkan secara terbuka dan hasilnya adalah sinergi. Dengan sinergi, organisasi akan berkembang dengan pesat.
9
MEMIMPIN DENGAN HATI DAN PIKIRAN Seorang Manajer yang baik, bukanlah seorang pemimpin yang bossy. Tetapi seorang dengan kemampuan untuk mengembangkan kepemimpinan pribadi, memimpin dengan komunikasi (communicate to lead), mengenali potensi manusia, membangun kerjasama, membuat keputusan, mengelola konflik dan perubahan. Hal‐hal tersebut adalah sisi leadership yang semestinya dikembangkan terus‐menerus oleh seorang manajer atau pemimpin. Banyak pemimpin hanya unggul dalam satu sisi saja. Ada yang unggul dalam proses (aspek manajerial) tetapi lemah dalam sisi manusia (aspek kemimpinan) atau sebaliknya, ada yang piawai dalam merumuskan management plan, performance result description, people development plan dan lain‐lain. Namun demikian belum tentu piawai berkomunikasi dengan (innerview) mengenali potensi karyawan, atau bahkan membangun kerjasama. Apa yang anda lakukan agar anda menuai sokongan dari orang‐orang di sekeliling anda? Silahkan Anda kaji satu persatu bahasan di bawah ini.
10
1.
Komunikasi (communicate to lead)
Ada dua bentuk komunikasi yang akan diterapkan oleh pemimpin yaitu
komunikasi linier—komunikasi dari atas ke bawah (top‐down) seperti: perintah, petunjuk, memo, surat. Sedang komunikasi interaktif seperti: rapat, pertemuan langsung, pembicaraan telepon. 2.
Mengenali potensi karyawan (recognize human potential) Menurut Herzberg ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi kerja karyawan, yaitu maintenance factor atau job context seperti: kebijakan perusahaan, sistem supervisi, sistem imbal jasa, iklim kerja. Faktor lain disebut motivation factor atau job content seperti: penghargaan, pekerjaan itu sendiri, pengakuan, diterima lingkungan, dilibatkan dalam pengambilan keputusan. Tugas seorang pemimpin adalah mengupayakan perbaikan job context sekaligus memperbaiki job content. Perbaiki sistem imbal jasa agar lebih adil, wajar dan mempunyai daya saing, perbaiki sistem kerja, ciptakan iklim kerja dan suasana harmonis.
3. Membangun kerjasama (build cooperation)
Salah satu parameter keberadaan seorang pemimpin adalah kemampuannya
menstimulir bawahannya untuk bekerjasama secara efektif. Pada dasarnya, setiap individu dalam kelompok kerja seyogianya memahami arti pentingnya untuk tim. 4. Membuat keputusan (make decisions)
Kemampuan memutuskan sesuatu dan kemampuan berpikir analitis dipandang
sangat krusial dimiliki oleh pimpinan terutama menyangkut lahirnya keputusan strategis. Tahap dan proses lahirnya keputusan selalu diawali dengan identifikasi masalah, diikuti tahap berikut yaitu menentukan apa saja penyebab masalah, apa saja kemungkinan solusinya dan apa solusi terbaik.
11
5. Mengelola konflik dan perubahan (manage conflict and change)
Konflik adalah hal wajar. Konflik adalah suatu situasi dimana dua atau lebih
individu/kelompok mempunyai perbedaan pendapat atas isu tertentu dan dinyatakan dengan cara tidak disukai oleh masing‐masing individu/kelompok.
Dampak konflik ini ditandai dengan adanya kecemasan, rasa permusuhan dan
ketegangan. Kemampuan menganalisis dan mengantisipasi sedini mungkin segala potensi perubahan yang bakal muncul di kemudian hari, sangat mutlak dimiliki oleh pemimpin melalui serangkaian prediksi tepat. 6. Merayakan keberhasilan (celebrate success)
Jika anda sadar bahwa salah satu kebutuhan diterima dan dihargai atas prestasi
kerja dan kontribusinya, maka sudah selayaknya anda memberikan penghargaan yang tulus atas keberhasilan yang telah dicapai, baik terhadap individu maupun kelompok yang anda pimpin.
Agar kualitas leadership anda semakin menunjukkan gaungnya, maka perlu
rencana pengembangan diri secara terus‐menerus melalui pembelajaran tiada henti (learning process). Ikuti leadership training bernutu atau pelatihan lain yang relevan, implementasikan dengan sungguh‐sungguh, kemudian lakukan evaluasi.
SUKSES MENGELOLA TIM Kita semua harus bekerja dengan orang. Orang‐orang ini secara bebas dikenal sebagai tim, departemen, pasukan, atau kru – atau bahkan pagar betis. Kesalahan yang dilakukan banyak manajer adalah berpikir bahwa mereka mengelola orang. Mereka mengira orang adalah alat atau komoditas mereka. Buatlah orang‐orang itu sukses dan anda menjadi manajer yang sukses. Setidaknya demikian teorinya. Sebagai manajer, tentu saja kita harus bekerja dengan manusia dan mengetahui apa yang memotivasi mereka, bagaimana mereka berpikir dan merasa, mengapa mereka bekerja, mengapa mereka melakukan pekerjaan terbaik (atau yang terburuk), apa yang mereka takutkan, apa harapan dan mimpi mereka.
12
Kita harus mendorong mereka, melatih mereka, memberi mereka sumber daya untuk melakukan tugas dan mengelola diri, mengawasi proses mereka dan menetapkan strategi untuk mereka. Kita akan mengkhawatirkan mereka, mengamati mereka, berada dipihak mereka dan memberi dukungan. Namun kita tidak akan mengelola mereka. Kita akan membiarkan mereka mengelola diri sendiri. Kita akan berkonsentrasi pada peran kita yang sebenarnyasebagai manajer. Berikut langkah‐langkah bijaksana dalam mengelola sebuah tim yang terdiri dari berbagai macam budaya, sifat, karakteristik, kebiasaan, dan yang pasti kemampuan dari masing‐masing anggota, al: Usahakan Mereka Terlibat Secara Emosional
Anda mengelola orang, yaitu orang yang dibayar untuk melakukan suatu
perkerjaan. Namun, jika pekerjaan itu hanya ”sekedar pekerjaan” bagi mereka, anda tidak akan pernah mendapatkan hasil terbaik mereka. Sebaliknya, jika mereka datang ke tempat kerja untuk bersenang‐senang, berharap untuk diraih, ditantang, diinspirasi, dan dilibatkan, maka anda memiliki kesempatan besar untuk mendapatkan hasil terbaik mereka.
Anda hanya harus membuat mereka
peduli pada apa yang mereka lakukan. Itu juga hal yang mudah. Anda harus membuat mereka melihat relevansi pekerjaan mereka, pengaruh pekerjaan mereka pada kehidupan orang, bagaimana
mereka
telah
memenuhi
kebutuhan manusia lain, bagaimana mereka bisa menjangkau dan menyentuh orang dengan pekerjaan mereka. Yakinkan mereka – karena hal ini memang benar—bahwa mereka membuat perbedaan, berkontribusi bagi masyarakat, dan bukan sekadar menghasilkan uang bagi pemilik atau pemegang saham.
13
Buatlah mereka peduli karena hal ini mudah. Hal ini adalah berkah. Setiap orang
sebenarnya ingin dihargai dan berguna. Orang yang sinis akan menyebutnya omong kosong, tetapi hal ini benar. Anda hanya harus menjangkau jauh ke dalam. Anda akan menemukan kepedulian, perasaan, perhatian, tanggung jawab, dan keterlibatan. Raihlah semua itu dan mereka akan mengikuti anda selamanya tanpa menyadari sebabnya. Tetapkan Target Yang Benar‐Benar Realistis
Realistis dapat berarti berat. Realistis dapat berarti membutuhkan perjuangan. Realistis
dapat berarti tim anda harus menggandakan usahanya, bekerja keras, lebih lama, lebih cerdas. Namun, realistis berarti dapat dicapai atau dalam jangkauan anda. Ya, anda mungkin harus berusaha sedikit lebih dari biasanya.
Realistis berarti memahami kemampuan tim anda dan apa yang diharapkan bos anda dari
kemampuan itu. Bagaimanapun caranya, anda harus menggabungkan keduanya agar kedua belah pihak senang. Anda tidak dapat menekan tim anda melebihi kemampuan mereka. Anda juga tidak bisa membiarkan bos anda menganggap anda lembek. Kurangi Beban Sebanyak Yang Anda Mampu Atau Tantanglah
Beri mereka tugas untuk dikerjakan dan biarkan mereka menyelesaikannya. Periksa sekali
atau dua kali untuk memastikan mereka mengerjakannya sebagaimana yang anda inginkan dan selanjutnya biarkanlah mereka menyelesaikannya. Secara bertahap, beri mereka lebih banyak tugas dan menjauhlah dari proses kerja mereka. Anda lebih baik berkonsentrasi pada proses perencanaan. Bangunlah tim anda dan beri mereka kepercayaan untuk bekerja. Biarkan Mereka Membuat Kesalahan
Sebuah pepatah Cina Kuno berbunyi: ” Katakan padaku dan aku akan mengingatnya satu
jam; tunjukkan padaku dan aku akan mengingatnya sehari; tetapi biarkan aku mengerjakannya dan aku akan mengingatnya selamanya.” Cukup jelas.
Jika anda memberi orang kesempatan untuk mengerjakannya, mereka akan
mengerjakannya dengan buruk di awal. Mereka akan membuat kesalahan. Anda harus membiarkannya.
14
Terimalah Keterbatasan Mereka
Sebagaimana yang kita perhatikan sebelumnya, menggabungkan tim secara efektif berarti
anda memerlukan beberapa bagian –atau anggota tim—yang berbeda. Beberapa dari kita bagus dalam hal‐hal tertentu dan orang lain tidak begitu bagus. Jika kita semua sama, kita akan dapat bekerja sebagai tim. Kita semua akan menjadi pemimpin atau pengikut. Anda memerlukan kombinasi, bukan salah satunya.
Jadi, jika beberapa anggota tim anda bukan pemimpin—atau pengikut—anda harus
menerimanya. Jika beberapa dari mereka bagus dalam pekerjaan dengan angka dan yang lain tidak, anda harus menerimanya. Jika beberapa dari mereka bisa bekerja tanpa pengawasan dan yang lain tidak, anda harus menerimanya. Pandai‐Pandailah Menemukan Orang Yang Tepat
Anda harus mampu menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, kemudian
memberi mereka keleluasaan untuk menyelesaikan tugasnya. Anda harus memiliki kepercayaan yang besar untuk dapat melakukan hal ini, yaitu kepercayaan terhadap kemampuan mereka dan juga terhadap anda sendiri.
Anda harus memahami dengan sangat jelas siapa yang anda cari untuk melakukan suatu
pekerjaan dan apa yang anda cari. Beri Pujian Pada Tim Saat Mereka Layak Menerimanya
Sebagaimana halnya anda harus selalu membela dan menanggung semua kesalahan,
anda juga harus selalu memberikan pujian dan penghargaan kepada tim anda saat pekerjaan berjalan lancar.
Bertanggung jawab atas kesalahan menumbuhkan loyalitas, demikian juga dengan
memberikan penghargaan pada tim. Ucapkan pujian anda dengan lantang dan tulus di depan umum. Dengan cara apa pun, pastikan anda mengatakannya. Jangan katakan ”Tim saya yang melakukannya” secara tidak tulus, seakan anda memuji sambil tetap memastikan semua orang tahu siapa yang sebenarnya bertanggung jawab.
Pernyataan bahwa tim tersebut di bawah pimpinan anda tidak perlu dinyatakan. Setiap
orang tahu tim andalah yang anda maksud. Anda boleh mengatakan, ”Mereka bekerja dengan
15
baik. Mereka adalah tim yang luar biasa. Saya beruntung memiliki mereka.” Pernyataan ini memang berarti anda tidak memiliki kaitan apa pun dengan keberhasilan tim, namun semua orang tahu anda pemimpinnya. Tim anda akan mencintai anda dan tiap orang akan menganggap anda dapat rendah hati dan tidak haus perhatian. Selamat untuk anda. Ciptakan Atmosfer Yang Baik
Menciptakan atmosfer yang baik bukan hanya mudah tetapi juga penting. Jika staf anda
cemberut, tertekan, dan bermuka masam—semua ini terlihat. Hal itu terlihat dalam pekerjaan mereka, cara mereka menangani konsumen dan rekan kerja, cara mereka saling berhubungan, dan yang paling penting, cara mereka bekerja dengan anda dan untuk anda. Tidak sulit untuk mengucapkan selamat pagi dengan tulus. Tiga aturan untuk di tempat kerja adalah: - kesopanan - keramahan - kebaikan Semua ini berasal dari atas ke bawah. Adalah tugas dan tanggung jawab anda untuk menjadi ceria, penuh perhatian, sopan dan suka menolong. Orang‐orang anda adalah salah satu sumber daya anda yang paling penting—alat anda, senjata anda untuk mendapatkan pencapaian besar. Tanpa mereka, anda tidak berarti. Dengan adanya mereka, anda adalah tim. Gunakan mereka dengan baik dan jangan memperlakukan mereka dengan kasar. Perhatikanlah mereka dan kehidupan mereka dengan tulus. Jika anda tidak punya waktu— sisihkanlah waktu untuk melakukannya. Bangkitkan Kesetiaan Dan Semangat Tim
Anda harus dihormati, disegani, dipercayai, dan diandalkan. Tuntutan yang sulit.
Persyaratan yang berat. Dapatkah anda melakukan semua ini? Tentu saja anda mampu. Yang harus anda lakukan hanyalah: - hargai mereka - puji mereka - berbaik‐hatilah pada mereka - percayai mereka 16
- beri mereka semangat - pimpin mereka - motivasi mereka - tumbuhkan mereka - pedulikan mereka dengan tulus
Miliki Dan Tunjukkan Kepercayaan Kepada Staf Anda
Jika anda memercayai staf anda, anda harus menunjukkan bahwa anda memang
memercayai mereka. Kepercayaan bukan hanya dilakukan, tetapi harus terlihat. Terkadang anda harus meninggalkan mereka sendiri untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Anda menunjukkan bahwa anda memercayai mereka dengan menarik diri dan
meninggalkan mereka sendiri untuk menyelesaikan tugasnya. Berhentilah mengintip apa yang mereka kerjakan, memeriksa setiap saat, memandang gugup setiap kali mereka bergerak, batuk, atau bangkit. Tenanglah dan biarkan mereka menyelesaikan pekerjaannya. Anda masih dapat meminta mereka memberi laporan pada akhir hari/minggu dan mendorong mereka menemui anda untuk membahas persoalan apa pun. Perjelas saja bahwa anda memercayai mereka untuk mengerjakannya, dan anda akan selalu siap jika mereka memerlukan dukungan atau petunjuk.
SUKSES MENGELOLA DIRI SENDIRI Menjadi manajer adalah pekerjaan berat karena selalu mengerjakan dua pekerjaan sekaligus. Anda harus menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri dan juga memperhatikan suatu tim. Berikut adalah hal‐hal yang harus Anda ingat dan praktekkan agar Anda juga dalam mengelola diri Anda dalam menyelesaikan tugas‐tugas pribadi Anda. Bertindaklah Proaktif, Bukan Reaktif
Ada pepatah lama, “Jika anda selalu mengerjakan apa yang biasa anda lakukan, maka
anda akan selalu mendapatkan hasil yang biasa anda dapatkan.” Dan demi Tuhan, hal ini benar. Jika anda tidak proaktif, anda akan mandek. Jika demikian, anda akan dapat
17
dikalahkan. Anda harus mengayuh atau bergerak. Teruslah bergerak ke depan. Karena jika anda tidak melakukannya, banyak orang lain yang bersedia melakukannya.
Luangkanlah waktu untuk menjadi proaktif, berpikir tentang masa depan, memikirkan
cara untuk selangkah di depan dalam kompetisi. Tetapkan Target Yang Benar‐Benar Realistis Untuk Diri Anda
”Tujuan anda harus realistis dan dapat dicapai. Jika anda menetapkan tujuan yang tidak
realistis, anda hanya akan membuat diri anda menghadapi kemungkinan kegagalan dan kekecewaan. Tugas yang besar sebaiknya dibagi‐bagi menjadi tugas‐tugas yang lebih kecil, tugas yang lebih dapat ditangani dengan baik. Cara ini menjadikan proyek besar tidak terlalu menakutkan. Juga akan membuat anda merasa dapat menyelesaikannya. Pada saat menghitung berapa lama yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas, beri waktu tambahan jikalau pekerjaan itu memerlukan waktu lebih lama dari perkiraan. Hal ini akan meringankan tekanan waktu. Belajarlah Dari Kesalahan Anda
Jika anda tidak belajar dari kesalahan anda, maka anda dikutuk untuk mengulangi,
kemungkinan besar pada pekerjaan anda berikutnya. Banyak sekali professional yang ingin keluar dari pekerjaan yang buruk atau takut menjadi pengangguran, sehingga mereka meloncat dari satu ketidakcocokan pekerjaan ketidakcocokan berikutnya. Tepat seperti yang dilakukan orang dalam hubungan personalnya. Jika anda telah dijatuhkan tetapi tidak melihat apa yang menjatuhkan anda, maka anda telah menetapkan diri untuk mengalami kejatuhan itu lagi.
Setelah anda melakukan kesalahan, hal terpenting yang perlu dilakukan selain semua hal
di atas adalah menemukan cara yang tepat untuk melakukannya lain kali.
Menjadi manajer adalah pengalaman belajar yang terus‐menerus. Anda tidak pernah
diam berhenti dan anda tidak pernah berpikir anda mengetahui semuanya—anda tidak pernah dan tidak bisa. Namun, anda bisa mendapatkan orang‐orang terpercaya untuk ditanya dan buku referensi yang bagus untuk membimbing anda—terutama jika buku itu singkat, tajam, cerdas, dan praktis.
18
Kesalahan adalah hal yang brilian karena tidak hanya mengajarkan di mana kesalahan kita
tetapi juga bagaimana memperbaikinya. Anda menjadi manajer yang lebih baik, lebih berpengalaman, memiliki pandangan yang lebih luas untuk membantu pada saat anda melakukan beberapa kesalahan. Kita semua melakukan kesalahan—akuilah, belajarlah darinya dan terus melangkah. Kurangi Hal Yang Tidak Berguna—Tetapkan Prioritas
Saya yakin jika anda duduk dan memikirkan semua yang anda lakukan, semua itu hanya
sekedar pengisi. Saatnya untuk menetapkan prioritas. Kurangi hal yang tidak perlu dan dedikasikan diri anda pada satu‐satunya hal—bagian yang paling mendasar. Dan itulah yang membedakan manajer yang benar‐benar tajam seperti anda dengan manajer yang lain. Fokus yang jelas, visi, dedikasi.
Untuk lebih memahami cara membagi waktu dengan bijaksana, sempatkan diri Anda
untuk membuka CD Software ”The Secret of Time Management for Success People” Buatlah Rencana Untuk Yang Terburuk, Tetapi Harapkan Yang Terbaik
Anda harus memiliki rencana darurat, rute keluar dari kepanikan, prosedur untuk
manajemen krisis, tindakan yang telah dipersiapkan, kru pengganti yang telah dipilih, sumber pendapatan alternatif yang telah dipersiapkan. Anda harus mempunyai rencana.
Kemungkinan anda tidak akan pernah melaksanakan rencana ini. Dengan campur tangan
keberuntungan dan kuasa Tuhan, rencana ini akan tetap tinggal rencana—tidak lebih. Tetapi ini rencana yang harus anda miliki. Jangan Menjelek‐Jelekkan Bos Anda
Anda tidak boleh menggosipkan keburukan bos anda dalam keadaan apa pun. Jika anda
tidak dapat menemukan hal baik untuk diucapkan, jangan ucapkan apa pun. Anda tidak boleh mengecam mereka sekalipun mereka layak mendapatkannya, atau anda merasa mereka layak mendapatkannya.
Bos anda adalah bos anda. Jika mereka payah, jangan bekerja bagi mereka. Carilah
tempat lain. Jika anda bekerja bagi mereka, itu adalah pilihan anda. Anda harus menepatinya, menjalaninya, mendukungnya, memercayai—atau anda akan menjadi gila.
19
Jika bos anda adalah mimpi buruk, tugas andalah untuk mengubahnya. Buat mereka
memercayai anda. Lalu usahakan mereka mendelegasikan tugas pada anda. Lalu usahakan mereka menyerahkan tanggung jawab pada anda. Lalu gantikan mereka. Sederhana, bukan? Tentu saja tidak, tetapi ini adalah langkah yang harus anda ambil jika anda serius dan berkomitmen.
Berhati‐hatilah dengan apa yang anda katakan tentang bos anda. Kata‐kata ini bisa saja
sampai ke bos mereka sendiri—yang bisa saja kebetulan merupakan pengagum bos anda dan tidak suka jika anda menggosipkan keburukannya. Bagaimanapun juga, mereka yang menempatkannya di sana, jika anda mempertanyakan keputusan tersebut secara terbuka, anda berada dalam situasi yang berbahaya. Jangan Mengecam Manajer Lain
Jika anda melakukannya, anda akan dipandang sebagai orang yang lemah dan berkinerja
buruk. Bagilah Apa Yang Anda Tahu ”Bagilah apa yang anda ketahui, dan lebih penting lagi, apa yang anda bayangkan, dengan orang lain. Pandu mereka menemukan kebenarannya sendiri. Cara anda menjalani hidup sama kuatnya dengan perkataan anda untuk mengajar orang lain.” Tom Cowan, praktisi shamanic Tunjukkan Anda Akan Berjuang Sampai Titik Darah Penghabisan Bagi Tim Anda
Tim anda adalah alat anda untuk menyelesaikan pekerjaan—apa pun yang terjadi. Tanpa
tim anda—dan itu bisa berarti satu orang atau ribuan orang—anda tidak berarti. Tanpa tim, anda adalah halaman kosong yang menunggu ditulisi—atau diketik. Anda harus mendukung tim anda, memujinya, berjuang untuknya—sampai titik darah penghabisan jika perlu. Manajer brilian—kita tidak perlu menyebut siapa ini, bukan?—memunculkan loyalitas dan hormat dengan menjadi penggembira tim—itu anda, itulah anda.
20
Jadilah Diplomat Bagi Perusahaan Anda Terimalah bahwa tiap perusahaan memiliki sisi baik dan buruk. Fokuslah pada bagian baiknya dan jadilah sangat bangga karena mereka berpikiran sehat untuk mempekerjakan salah satu manajer terbaik dalam bisnis—anda. Pujilah perusahaan anda kemana pun anda pergi dan apa pun yang anda lakukan.
21
BAB 3
The Fatal Errors of Manager
TIDAK MAU MENERIMA TANGGUNG GUGAT PRIBADI. Jika kita amati dalam kehidupan sehari‐hari di perusahaan, ada dua tindakan yang dilakukan. Pertama, tindakan berusaha untuk mencari dan mencapai prestasi. Kedua, tindakan untuk selalu berusaha mencari dalih. Orang yang selalu melakukan tindakan pertama disebut dengan orang internalis. Orang internalis selalu berorientasi pada prestasi, mau menerima tanggung gugat pribadi atas tindakan, keberhasilan ataupun kegagalan mereka. Mereka tahu bahwa kalau mereka tidak puas dengan hasil yang dicapai. Mereka akan melihat ke diri mereka sendiri apa penyebabnya. Berbeda dengan orang yang eksternalis (tindakan kedua), yaitu selalu mencoba untuk menolak tanggung gugat pribadi, bersembunyi di balik banyak dalih. Dari kesalahan fatal pertama ini bisa disimpulkan bahwa salah satu sifat terpenting bagi seorang manajer adalah mempunyai keberanian untuk mengakui kesalahnnya sendiri. Tahu bahwa mereka tidak menjatuhkan dirinya sendiri. Tes sejati adalah kemampuan untuk memahami kekeliruan tersebut sedini mungkin, kemudian membetulkannya.
GAGAL MENGEMBANGKAN ORANG Tujuan utama manajemen adalah kelangsungan bisnis, kendati ada perubahan waktu, dan orang. Seorang ahli manajemen, Thomas Huxley mengatakan, hasil terbesar dari semua pendidikan adalah mengembangkan kemampuan untuk melakukan apa yang harus dilakukan. Kapan itu harus dilaksanakan, tidak peduli apakah anda menyukai atau tidak. Manajer yang tidak efektif adalah manajer yang tidak mengakui kemampuan bawahannya untuk menyelesaikan masalah rutinnya sendiri. Berarti, anda menyangkal peluang bawahan untuk tumbuh dan berkembang. Artinya, anda gagal sebagi manajernya. Jangan pernah menganggap rendah bawahan anda.
22
Manajer yang baik adalah yang mampu bermain di luar lapangan tapi bawahannya berhasil menunjukkan diri sebagai pemenang. Manajer yang efektif adalah manajer yang meskipun tanpa kehadirannya, semua pekerjaan rutin dapat dilakukan dengan baik. Sebaliknya, pemimpin yang tidak efektif menganggap dirinya sebagai pamungkas. Dimana jika ada masalah harus diangkat ke atas dan diselesaikan sendiri oleh bawahannya. Tetapi jangan pula karena menganggap efektif lantas mengabaikan bawahan anda. Memperhatikan dan membantu memecahkan masalah yang memang mereka minta anda bantu pecahkan. Perlu diingat merupakan kesalahan fatal jika seorang manajer tidak mengembangkan bawahannya. Fatal untuk waktu anda dan fatal untuk prestasi mereka! Inilah kunci dari kesalahan fatal yang kedua.
MENCOBA MENGENDALIKAN HASIL, BUKAN CARA BERPIKIR Seorang pemimpin / manajer yang efektif adalah mampu membuat bawahannya merasa mudah mengerjakan sesuatu pekerjaan yang menurut anggapan orang lain sulit. Namun, perlu diketahui dan diingat bahwa setiap orang memiliki cara berpikir yang berbeda‐ beda. Jadi, penanganannya pun harus ditangani dengan cara berbeda pula. Cara penanganan terbaik adalah menambah perlengkapan ’mental’ seperti informasi‐informasi baru, pelatihan baru, membantu orang untuk mengembangkan keterampilan yang akan membuat yakin bahwa dirinya dapat berprestasi lebih tinggi lagi. Perlu juga diketahui oleh para pemimpin adalah semangat kerja karyawan (baca:bawahan) bukan semata karena gaji atau uang, tapi juga ’harga diri’. Jangan pernah menyepelekan bawahan dan beranggapan bahwa tanpa diapun, segalanya akan berjalan dengan baik. Perlu ditanamkan pada bawahan, bahwa pekerjaannya itu sangat penting dan bangga dengan apa yagn telah dan akan mereka kerjakan. Pengendalian cara berpikir seperti ini, niscaya hasilnya akan lebih baik lagi.
BERGABUNG DENGAN KELOMPOK YANG KELIRU Seorang pemimpin yang efektif akan dituntut untuk setia kepada perusahaannya. Setia bukan serarti harus selalu setuju dengan pendapat atau pandangan atasan dengan kadar yang lebih tinggi dibandingkan dengan persetujuan dari bawahan anda atas pandangan anda
23
sendiri. Namun satu hal juga yang harus jelas dan ada yaitu ’garis komando dan hormat struktur’ juga di dalam organisasi. Hal lain yang sering kali menjadi kesalahan umum di satu organisasi atau kelompok adalah penyakit fatal ’kata ganti orang’. Seorang pemimpin efektif yang merasa menyatu dengan perusahaan akan selalu menghindari kata ’saya’atau ’mereka’ dalam berkomunikasi. Kata‐kata tersebut dapat menyebabkan perbedaan di antara mereka dalam perusahaan, organisasi atau kelompok tersebut. ’kita’ dan ’kami’ merupakan kata‐kata yang lebih tepat. Kata kunci untuk menghindari kesalahan fatal keempat ini adalah memastikan bahwa anda dan orang‐orang anda bersikap benar serta menyesuaikan diri untuk menjalankan peran dan tanggung jawab manajemen.
SERAGAM MENGATUR ORANG LAIN Terkadang seorang manajer atau pemimpin mencoba untuk berurusan dengan semua orang sekaligus guna menghindari urusan yang bisa memperumit dirinya sendiri yaitu bawahannya. Kesalahan‐kesalahan umum yang terkadang tidak disadari oleh pemimpin antara lain, misalnya: -
Tidak menyadari dan mengabaikan perlunya pertemuan rutin dengan stafnya misalnya mingguan atau bulanan. Pertemuan sangat penting untuk berlatih, bertukar informasi, dan memecahkan berbagai macam masalah bahkan untuk memberikan inspirasi pada stafnya.
-
Tidak menyadari karena tidak ingin konfrontasi langsung dengan bawahannya sehingga atasan hanya menyebarkan memo yang keras atau malah menyalahkan setiap orang di dalam satu pertemuan. Yang benar maupun yang salah akan terkena imbasnya.
-
Hal lain juga yang sangat buruk dan seringkali tidak disadari oleh para pemimpin adalah menunjukkan kesalahan bawahannya atau kesalahan seseorang didepan umum. Ingatlah bahwa ini akan memperbesar jurang antara anda dengan bawahan anda.
MELUPAKAN PENTINGNYA LABA
Tugas utama manajemen adalah menjaga kelangsungan usaha dimana perusahaan
haruslah memiliki laba atau profit. Semakin besar laba, maka akan semakin besar dan kuat perusahaan. Tanpa laba, perusahaan akan segera terlibat dalam berbagai kesulitan kendati 24
produk/servisnya maupun citranya baik dengan sumber daya manusia yang bagus serta sumber keuangan yang kuat.
Harus diingat bahwa kesulitan yang satu ini mampu mengikis habis perusahaan sebesar
apapun hingga hanya menjadi ‘nama’. Setiap posisi manajerial selalu terkait dengan gambaran laba perusahaan. Jika pilihan atas dana yang diberikan mampu meningkatkan mutu dan citra perusahaan di mata pelanggan dan masyarakat. Maka artinya, kita sedang membangun kesetiaan pelanggan. Hal ini nantinya akan memberikan sumbangan terhadap laba.
Sebagai manajer kita harus bisa melihat keterkaitan antara kegiatan kita dengan laba
perusahaan, tidak peduli kita berada di divisi mana. Setiap manajer memiliki tanggung jawab untuk mengusahakan laba perusahaan tentu melalui kemampuan dan wewenangnya masing‐ masing. Sebagai manajer kita harus bisa memberitahukan kepada bawahan beserta staf‐staf lainnya tentang keterkaitan langsung antara mereka dengan laba. Hal ini akan membuat setiap orang di perusahaan akan semakin melihat jelas kerterkaitannya dan sebab akibat antara kegiatan sehari‐hari mereka dengan profit perusahaan, yang membuat mereka akan semakin kokoh dan efisien. Setiap orang di perusahaan pasti memiliki kontribusi terhadap laba perusahaan.
TERPAKU PADA PERSOALAN LUPA AKAN TUJUAN.
Oscar B Frebee mengatakan bahwa salah satu alasan mengapa para manajer tidak efektif
adalah karena mereka terlalu terpaku pada masalah‐masalah sepele. Maksudnya, masalah yang hanya memberikan pengaruh kurang lebih 10% terhadap produktivitas mereka. Untuk mengatasinya dibutuhkan kreativitas seorang manajer, yaitu kemampuan untuk memahami kekuatan‐kekuatan yang sedang mempengaruhi diri kita.
Langkah kita sebagai manajer adalah harus menghentikan penghamburan energi akibat
obsesi terhadap permasalahan dan berkutat pada situasi yang ada. Emila Certier mengatakan: hal yang paling berbahaya adalah jika anda hanya mempunyai satu gagasan saja dalam menghadapi satu permasalahan.
25
Berhadapan dengan suatu tantangan para manajer harus memiliki kreatifitas dan lebih
dari satu gagasan dalam memecahkannya dengan cara mengubah kata ’apa’ menjadi ’bagaimana’. Jika anda mengetahui bahwa bawahan tidak mampu melaksanakan tugasnya, hentikan dan pindahkan dia ke posisi lain yang lebih tepat. Jangan biarkan dia mengalami depresi berat karena terus menerus anda tekan.
BERSIKAP SEBAGAI SESAMA BUKAN PEMIMPIN.
Janganlah bersikap sebagai sesama setelah jam kerja dan kembali bersikap sebagai
pemimpin keesokan harinya, karena bawahan tidak akan mau menerimanya. Kita sebagai manajer harus memilih ’kita akan menjadi sesama mereka atau pemimpin mereka?’
Ingatlah bahwa kalau seorang manajer berada bersama karyawannya, hubungan yang
ada tidak bisa sepenuhnya hubungan sosial, tetap harus ada batasannya!
Bagi karyawan, gathering atau pesta lainnya mungkin merupakan kegiatan sosial, tetapi
bagi anda hal itu masih tetap bersifat bisnis. Bukan berarti anda tidak boleh santai, namun harus selalu kita ingat bahwa selama kita bersama dengan bawahan kita tersebut bersikaplah hubungan bisnis dan profesional.
Mungkin yang tersulit adalah memimpin rekan lama yang setingkat atau lebih senior dari
kita atau mungkin pernah di atas level kita. Di sini dituntut sikap yang benar‐benar fair dan profesional dari kita. Jangan pernah menganggap sepele karena bisa berakibat fatal di kemudian hari.
Yang terbaik adalah mengajak mereka berbicara sebagai pribadi, katakan bahwa
hubungan kita sudah berubah dan saya harap perubahan ini akan membawa kebaikan bagi kita bersama. Sebagai atasan anda, saya akan memberikan dukungan sepenuhnya pada anda dan sebaliknya saya ingin anda juga memberikan prestasi yang saya butuhkan. ” Saya ingin hubungan kita profesional, dan untuk itu kita perlu bekerja keras, setuju!”
Melalui cara demikian, kita telah memberikan uluran tangan dan tanpa kecuali sehingga
karyawan tersebut akan merasa puas. 26
GAGAL MENENTUKAN STANDAR
Seringkali seorang manajer tidak menyukai konsep menentukan standar. Mereka hanya
ingin menghindari pembicaraan tersebut. Mereka menilai bahwa standar merupakan cara menghukum mereka yang gagal untuk memproduksi atau yang tidak mau bersikap kompromis. Orang yang beranggapan demikian berarti tidak memahami salah satu kunci mengelola perusahaan yang baik. Memang, perusahaan tidak harus memaksa orang untuk tunduk pada deretan panjang peraturan. Namun, ia harus mempunyai sasaran untuk membangun kebanggaan pribadi perusahaan.
Standar seyogianya dipandang sebagai perjanjian antara perusahaan dengan karyawan.
Perjanjian berarti persetujuan yang berdasarkan sikap saling percaya, saling memahami dan keterkaitan dari kedua belah pihak. Dalam kesepakatan ini, perusahaan menjamin jika standar terpenuhi maka karyawan akan menikmati lingkungan kerja dan karir yang lebih baik lagi.
Setiap kali seorang manajer tergoda untuk melanggar aturan, ia harus sadar bahwa pada
dasarnya dia bukan melanggar aturan tapi membuat suatu aturan baru dan hal ini akan terus tersebar ke karyawan lainnya
Ada 4 bidang utama yang biasanya bisa diukur dan dijadikan standar yaitu: -
Kuantitas; standar dengan cara melihat hasil atau jumlah produksi.
-
Kualitas; standar dengan cara melihat mutunya misalnya dari catatan keselamatan kerja, keluhan pelanggan, cara menjawab telepon, penjelasan layanan pelanggan terhadap klien dan lain sebagainya.
-
Ketepatan waktu; standar yang dilihat adalah ketepatan dalam waktu. Biasanya digunakan di dalanm jasa transportasi, delivery services dan sebagainya.
-
Keuangan / biaya; seringkali biaya dikaitkan dengan 3M (Men, Money dan material). Apakah orang tersebut mampu berprestasi sekaligus mengendalikan cost untuk tenaga kerja, bahan materi dan jasa, dan sebagainya.
Sebenarnya mudah untuk menghindari kesalahan fatal tersebut, asalkan kita menetapkan dengan jelas dan mengkomunikasikan standar orang termasuk diri kita sendiri diwajibkan untuk menjaga dan menjunjung tinggi standar tersebut.
27
GAGAL MELATIH ORANG ANDA.
Tugas seorang manajer dapat diringkas dalam 2 bentuk tantangan yang mendasar yaitu:
mendorong karyawan agar prestasinya meningkat dari tataran pemula sampai PAR dan mempertahankan prestasi PAR yang dicapai!
PAR di sini adalah Precedent, Action and Result. Precedent artinya prestasi yang terjadi
sebelum karyawan bertindak. Gunanya adalah sebagai panduan atau standar dalam menilai perilaku mendatang dan menjadi basis untuk prestasi, misalnya uraian tugas atau job description, training, kebijakan dan sasaran. Tindakan atau prestasi inilah yang akan dilakukan dan di capai karyawan. Kita melihatnya dalam kegiatan kerja misalnya mengetik, melakukan presentasi, melakukan penjualan, mencairkan cek, membuat hitungan keuangan, menjalankan mesin, dan lain sebagainya. Result merupakan akibat dari tindakan yang membuat karyawan untuk mengulangi, memperbaiki atau dalam beberapa kasus tidak meneruskan tindakan. Pengakuan dari atasan, peningkatan gaji, promosi, pujian dari kllien dan sebagainya merupakan akibat yang positif. Akibat negatif yang menyebabkan karyawan memperbaiki atau menghentikan suatu tindakan misalnya ejekan dari reka kerja, kemunduran dalam jumlah penjualan, teguran dari atasan, keluhan dari pelanggan, hukuman dari perusahaan dan lain sebagainya. Unsur‐unsur ini akan bersama‐sama menentukan perilaku karyawan. Precedent akan memicu Action, Action akan menghasilkan Result dan hasil menetukan perilaku mendatang. Sebagai seorang manajer kita harus mengetahui tiga alasan mengapa orang tidak melaksanakan tugasnya yaitu: -
Tidak tahu apa pekerjaannya.
-
Tidak tahu harus bagaimana melaksanakan atau mengerjakan tugasnya.
-
Ada seorang atau sesuatu hal yang mengganggu keinginan atau kemampuannya dalam
melaksanakan tugasnya. Ingatlah, kalau anda membawa atau menerima orang baru di dalam kelompok anda, jangan harapkan dia berpikir. Pekerjakanlah dia untuk mengerjakan sesuatu dan anda yang berpikir untuk dia. Dengan cara demikian, anda telah mengajarkan bagaimana cara anda berpikir. Kalau dia sudah mempelajari pendekatan dan mengetahui bagaimana anda berpikir, 28
ia telah melakukan langkah pertama untuk menjadi karyawan yang baik, yaitu orang yang akan melakukan apa yang anda inginkan. Selanjutnya agar prestasi PAR (Precedent, Action, and Result) tercapai, adalah dengan pelatihan. Setinggi apapun prestasi seseorang yang diharapkan darinya akan sepadan dengan keterampilannya! Seorang manajer tidak boleh melalaikan tugasnya untuk melatih apalagi dengan alasan sebagai berikut: beranggapan bahwa sewaktu seseorang bergabung dengan kelompok kita, dia sudah memiliki keterampilan yang cukup dan berasumsi bahwa dia pasti berprestasi. Ingatlah keadaan, prosedur, teknologi selalu berubah dan berkembang. Keterampilan kemarin belum tentu memadai untuk yang sekarang, yang lainnya beranggapan bahwa orang lain itu mesti seperti dirinya. Dengan kata lain, jangan masukkan dan memaksakan ‘ukuran pakaian anda ke karyawan anda’. Selain itu, terkadang adanya asumsi bahwa kewajiban memberikan training adalah tugas dan kewajiban dari bagian training. Padahal, bagian training adalah hanya sebagai pendukung saja, tanggung jawab tetap di tangan atasan masing‐masing! MENGAMPUNI KETIDAKBECUSAN
Kalau kita tidak ingin berlawanan dengan bawahan, maka konfrontasi janganlah dianggap
sebagai suatu cara untuk menghukum tapi digunakan untuk lebih mendorong perilaku yang diinginkan yang akan bermanfaat bagi mereka dan kita. Jadi, konfrontasi adalah untuk mengoreksi dan bukan untuk menghukum. Trik yang bisa dipakai dalam melakukan konfrontasi ini antar lain: -
Jangan konfrontasi sambil marah.
-
Konfrontasi dengan segera karena jika menunda dapat memperburuk keadaan.
-
Konfrontasi secara pribadi, jangan pernah mencerca bawahan di depan umum.
-
Spesifik dalam menunjukkan kesalahan dan juga harus didukung data dan fakta.
-
Berikan arahan lagi karena jika kita tidak melakukan ini maka sebenarnya kita
menghukum mereka tanpa memberikan koreksi atau jalan keluarnya. -
Akhiri konfrontasi dan jangan diusik‐usik lagi kecuali untuk menekankan kembali perilaku
yang dikehendaki.
29
Jika karyawan gagal, sebagai manajer anda berkewajiban baik kepada karyawan, diri sendiri maupun perusahaan untuk bisa mengganti karir karyawan tersebut. Banyak manajer atau pemimpin yang menghindari hal ini, meskipun memang benar tidak seorangpun menginginkannya. Namun, harus diingat bahwa iklim kerja karyawan yang produktif harus dijaga. Mempertahankan seseorang yang tidak mau memperbaiki dirinya, berarti kita tidak mau adil terhadap kelompok!
HANYA MENGHARGAI KARYAWAN BERPRESTASI PUNCAK
Ingatlah, kita tidak akan mampu membangun satu departemen di satu perusahaan hanya
dengan mereka yang berprestasi puncak. Betapapun besarnya sumber daya keuangan atau kemampuan mempekerjakan orang ataupun koneksi anda, upaya tersebut akan berakhir kegagalan! Sebenarnya, para peraih prestasi menengahlah yang menjadi tulang punggung suksesnya suatu perusahana. Tantangan bagi kita di sini adalah mengakui setiap orang atas prestasi yang diraihnya dan tidak bisa main pukul rata saja. Tentu semua membutuhkan pendekatan pada masing‐masing pribadi. Perlu diingat, manajemen akan berfungsi penuh jika orang dibantu untuk mencapai sasarannya. Para staf perlu memiliki sasaran yang masuk akal namun masih menantang untuk mencapainya. Tugas manajemen untuk mengatur itu semua!
MEMANIPULASI ORANG
Sebagai seorang manajer kita dapat mengubah sikap orang kita, tetapi harus cara yang
tepat. Pengaruh yang baik akan meningkatkan harga diri mereka dan menjadikan mereka lebih produktif. Pengaruh yang buruk akan membuat mereka dimanipulasi dan produktivitas akan merosot.
Rahasia mengelola orang lain secara efektif tanpa memanipulasi adalah dengan
mengenal benar orang‐orang anda, yaitu melalui komunikasi. Komunikasi di sini adalah memahami bukan dipahami orang lain.
Ada beberapa cara pendekatan dan pemberian motivasi misalnya menebar ketakutan,
memberikan hadiah, dan membangun kepercayaan. Semua dapat anda lihat pada tabel mengenai perbedaan antara pembangun dan manipulator.
30
BAB 4 THE PROBLEMS OF MANAGER
MENYELENGGARAKAN RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN Peran seorang manajer sangat menonjol dalam setiap rapat yang diadakan. Manajer karena jabatannya maka selalu menjadi pimpinan rapat. Seorang manajer seharusnya mampu menampilkan dirinya sebagai pemimpin rapat yang handal. Mampu mengelola beragam pendapat yang muncul dan mengambil keputusan dengan tepat. Fungsi Manajer atau Pemimpin Untuk Meeting Seorang pemimpin yang bijaksana haruslah mempersiapkan dan menjalankan hal‐hal di bawah ini: 1.
Waktu
Meeting harus di‐set waktunya. Seorang pemimpin meeting yang baik seharusnya sudah memperkirakan lamanya waktu meeting. 2.
Agenda
31
Sang pemimpin meeting harus mempersiapkan agenda meeting agar masalah yang dibicarakan tidak melebar ke kiri dan ke kanan. Lalu, agenda ini harus diberitahukan kepada para peserta meeting melalui media tertulis. Seorang pemimpin merupakan salah satu key factors agar meeting yang dilakukan tidak menjadi ajang diplomasi dan buang‐buang waktu, tetapi menjadi wadah untuk menghasilkan suatu keputusan yang penting. 3.
FAQ ( Frequently Asked Question)
FAQ ini lebih baik dimasukkan ke dalam poin‐poin yang akan anda diskusikan, sehingga waktu untuk berdiskusi akan dapat dipersingkat karena anda sudah mengantisipasi dan juga mengarahkan poin‐poin diskusi. 4.
Hasil
Suksesnya suatu meeting dapat diukur dengan membandingkan antara hasil yang diharapkan dan hasil yang dicapai. 5.
Notulen
Pada setiap meeting, anda harus mempersiapkan seseorang untuk mencatat hal‐hal yang diliput dan dihasilkan. Langkah‐langkah Bijaksana dalam Memimpin Rapat 1.
Jangan bersaing dengan anggota grup. Bagikan ide lebih diutamakan daripada bekerjasama.
2.
Dengarkan setiap orang. Ungkapkan dengan kata‐kata sendiri, tetapi jangan mendakwa.
3.
Jangan biarkan setiap orang pada posisi bertahan. Anggap bahwa setiap ide adalah janji seseorang.
4.
Batasilah orang yang dominan tanpa harus mengasingkan dia.
5.
Nyatakan bahwa minat dan perhatian anda akan menular.
6.
Sembunyikan semua informasi tentang di mana mereka berada dan apa yang mereka harapakan. Simpan catatan pada flip chart atau papan tulis yang dapat dilihat semua.
7.
Cek apakah ada orang yang sedang menghadapi masalah pribadi, apakah menemukan gagasan berguna yang mendorong atau solusi yang memuaskan.
32
8.
Berikan kesempatan orang lain untuk memimpin rapat. Mereka yang belajar memimpin akan mempelajari juga bagaimana berpartisipasi.
PENDENGAR YANG BAIK Mendengarkan (Listening) adalah lebih kompleks dan berbelit dari pada proses mendengar (Hearing) secara fisik. Ketika kita mendengar, kita semata‐mata memperhatikan seseorang berpikir; ketika kita mendengarkan, kita berpikir bersama si pembicaranya. Mendengar adalah pasif; mendengarkan adalah aktif. Kita dapat mendengarkan pada 4 tingkatan yang berbeda: 1.
Tingkatan pertama melibatkan pembuatan suara dan perbedaan kata‐kata yang masuk akal. Ini adalah lebih pada ”kewaspadaan”
2.
Pendengar konsentrasi pada apa yang diucapkan—dan perbedaan dan pengertiannya menjadi penting.
3.
Melibatkan perbedaan fakta dari yang fantasi dengan yang membutuhkan analisis dari pendengar.
4.
Memerlukan keterampilan dan konsentrasi yang tinggi, melibatkan dimensi tambahan yaitu, empati, memampukan pendengar untuk mengerti apa yang dikatakan dari sudut pandang PEMBICARA.
Cara mendengarkan
Tidaklah cukup dengan hanya mendengarkan, anda harus mendemonstrasikan dengan
segala cara bahwa anda terlibat dan tertarik dengan diskusi tersebut. Penggunaan cara yang benar dalam menggunakan mata, tubuh, kepala dan suara. Mendengarkan yang baik memerlukan latihan dan ada empat aturan sederhana yang dapat kita terapkan. -
(Avoid) Hindari gangguan—visual, oral atau mental
-
(Look) Pandang—jagalah kontak mata
-
(Summarise) Ringkas—mempertunjukan pengertian
-
(Open mind) Pikiran terbuka—jangan mudah menghakimi
33
BAWAHAN TIDAK KOOPERATIF
Bagaimana pula menghadapi seorang bawahan yang kurang kooperatif dengan yang
lainnya? Untuk bawahan yang kurang kooperatif maka perlu dilihat dulu masa kerja dari karyawan tersebut, apakah dia seorang senior ataupun junior, karena penanganannya sangat berbeda. - Senior: ajak dia berdiskusi atau menggunakan pendekatan konseling. Karena karyawan yang senior kebanyakan sulit bekerjasama dengan rekan‐rekan yang baru, karena mereka lebih pintar dan lebih berpengalaman. - Junior: panggil dia secara empat mata dan tegaskan bila dia harus cepat beradaptasi dengan rekan‐rekan yang lain. Tegaskan pentingnya kerja sama di dalam satu tim. Evaluasi kembali kinerja dia selama sebulan, bila tidak ada perubahan karena dia tidak mau, maka sudah sepantasnya dia mendapatkan SP 1 untuk kondite buruk yang menghambat jalannya proses sebuah tim .
34
