Interview met Sofie Ruysseveldt (Argos) en Björn Scherlippens (Mu.ZEE) Argos, Brussel, 22 juni 2012 Argos (Brussel) en Mu.ZEE (Oostende) zijn twee belangrijke spelers in de sector van de hedendaagse kunst in België. Argos bezit als centrum voor kunst en media een omvangrijke en belangrijke collectie mediakunst die werk omvat van kunstenaars als bijvoorbeeld Hans Op de Beeck, Michel François, Anne-mie Van Kerckhoven, Peter Downsbrough, Johan Grimonprez, Aglaia Konrad, Sarah Vanagt, Ursula Biemann en Nicolas Provost. Mu.ZEE is het kunstmuseum aan de Belgische Noordzeekunst. Het bezit een rijke collectie Belgische kunst van 1850 tot nu die is ontstaan uit de samenwerking tussen de Provincie WestVlaanderen en Stad Oostende. De hoogtepunten zijn werken van James Ensor, Léon Spilliaert en Constant Permeke, maar ook recentere werken van bijvoorbeeld Luc Tuymans, Panamarenko, Roger Raveel en Raoul De Keyser zijn onderdeel van de collectie. Met Digitising Contemporary Art (DCA) nemen beide organisaties voor de eerste keer deel aan een grootschalig internationaal digitaliseringsproject. Barbara Dierickx en Rony Vissers van PACKED vzw (Brussel), het expertisecentrum digitaal erfgoed dat DCA coördineert, spraken met Sofie Ruysseveldt (collectiebeheerder, Argos) en Björn Scherlippens,(stafmedewerker voor DCA, Mu.ZEE) over het verloop van het project in hun instellingen.
Inhoud 1. Doelstellingen van de deelname aan DCA 2. Institutionele veranderingen 3. De uitvoering van de digitalisering 4. Het online toegankelijk maken van de gedigitaliseerde kunstwerken 5. De geboden ondersteuning (1) 6. De disseminatie van het project 7. De geboden ondersteuning (2) 8. Het klaren van de auteursrechten 9. Slotbemerkingen
1. Doelstellingen van de deelname aan DCA
PACKED: Jullie zijn allebei pas bij het DCA-project gekomen nadat het is opgestart. Hebben jullie enig idee wat jullie instellingen bij aanvang hoopten te bereiken met hun deelname? Sofie Ruysseveldt: Ik ben pas in het DCA-project gestapt toen het al een jaar liep. Voor Argos is DCA een unieke kans om een groot deel van haar kunstwerken voor preservering te digitaliseren die nu zijn opgeslagen op verouderde analoge dragers, alsook om samen te werken met andere instellingen die met dezelfde problemen worden geconfronteerd. Die uitwisseling van kennis en ervaring is interessant.
PACKED: Beantwoordt het DCA-project ook voor Mu.ZEE aan een reële nood? Björn Scherlippens: Jazeker. Zoals vele andere musea hebben wij een zekere achterstand in bijvoorbeeld het inventariseren van onze collectie en ze online toegankelijk te maken met behulp van een beeldbank. We zien het DCA-project als een kans om deze achterstand te verkleinen en om het werk hieraan te integreren in zoveel mogelijk afdelingen van ons museum. De afdeling communicatie zal dankzij het DCA-project goede beelden krijgen die ze kan gebruiken voor eigen doeleinden. De afdeling behoud en beheer zal niet alleen kunnen beschikken over goede beelden, maar ook over een gedetailleerde beschrijving van de kunstwerken. Op het moment dat er iets fout loopt met een kunstwerk, is het belangrijk om te weten in welke staat het kunstwerk door het museum verworven is, hoe het eruit zag en wat de stand van zaken was op een gegeven moment.
Het audiovisuele archief van Argos. © Argos
PACKED: Jullie beklemtonen zelf vooral het inventariseren, het documenteren en het preserveren. Het DCA-project wordt door de Europese Commissie financieel ondersteund in het kader van de doelstelling ‘digitaliseren voor Europeana’. In hoeverre is voor jullie het toegankelijk maken van de kunstwerken via de eigen website en de portaalsite Europeana belangrijk?
Björn Scherlippens: Wij vertrekken van een concrete nood: het wegwerken van een achterstand. Het DCA-project is hiertoe een goede kans, maar het biedt ons tegelijkertijd ook de kans om nog iets verder te gaan, om op een goede manier zichtbaar te maken wat er in onze collectie zit. Sofie Ruysseveldt: Bij Argos is dit ook zo. Van zodra iets in een digitale vorm bestaat, kan je het makkelijker voor een publiek ontsluiten. Voor ons is het bovendien interessant om de collectie van Argos in andere contexten te presenteren en in dialoog te laten treden met andere collecties. Europeana brengt collecties uit heel Europa met elkaar in verband en dit schept ook nieuwe mogelijkheden voor sectoroverschrijdend en interdisciplinair onderzoek. Björn Scherlippens: Als openbare instelling werk je voor de gemeenschap. Het is belangrijk dat de gemeenschap kan zien wat er met publieke middelen wordt aangekocht en wat er vervolgens met de collectieaanwinsten gebeurt. Zij moet op een gemakkelijke manier toegang hebben tot de collectie.
2. Institutionele veranderingen PACKED: Hebben jullie enige verandering gemerkt in jullie organisatie dankzij het project? Björn Scherlippens: Absoluut. Er wordt meer aandacht besteed aan digitalisering, inclusief aspecten zoals auteursrechten. Aan het klaren van rechten werd voorheen ook wel aandacht besteed, maar niet op een structurele manier. Diegene die het nodig had, probeerde zelf de rechtensituatie uit te klaren. Er bestonden dus altijd al eilandjes die ermee bezig waren, maar die hun expertise niet samenlegden. Nu doen ze dat wel. DCA heeft hieraan bijgedragen. Een dergelijk project kan fungeren als katalysator om dergelijke dingen op een structurele manier aan te pakken. Vroeger gebeurden de dingen meer ad hoc.
PACKED: Denk je dat de veranderingen waarover je nu spreekt een duurzaam karakter hebben? Blijven ze bestaan nadat de looptijd van dertig maanden is verstreken? Björn Scherlippens: Het is moeilijk om zoiets in te schatten, maar ik heb de indruk dat er in elk geval iets in gang is gezet. De nieuwe collectieaanwinsten uit 2012, die niet meer in de lijst zitten van te digitaliseren kunstwerken voor DCA, behandelen wij bijvoorbeeld op dezelfde manier als de kunstwerken die wel voor het project worden gedigitaliseerd. Er is eenzelfde manier van inventariseren, evenals eenzelfde manier van digitaliseren. Wij gebruiken hiervoor de DCA-standaard. Ik veronderstel dat de werkwijze die is ontwikkeld voor DCA in de toekomst verder zal worden toegepast. PACKED: Dringen deze veranderingen door op de verschillende niveau’s in jullie instellingen? Is er een brede betrokkenheid van het personeel bij het DCA-project? Björn Scherlippens: Wij proberen om het werk dat we doen voor DCA te integreren in andere taken van het museum, bijvoorbeeld in het tentoonstellen en het conserveren van de collectie. Zeker bij de meer complexe multimediale kunstwerken die we digitaliseren, overleggen we met onze directeur en het hoofd behoud en beheer of er een mogelijkheid bestaat om deze kunstwerken te integreren in tentoonstellingen.
PACKED: Is de reden hiervoor dat wanneer dergelijke kunstwerken zijn geïnstalleerd in een tentoonstelling, je ze makkelijker kunt digitaliseren? Björn Scherlippens: Absoluut. Een voorbeeld is ‘Oostende’ van Lili Dujourie. Het is een werk uit 1974 dat bestaat uit negen diaprojecties. De originele dia’s dateren nog uit 1974 en zijn verkleurd. Om het werk te kunnen digitaliseren, moest het eerst worden gerestaureerd en vervolgens geïnstalleerd. Dit betekende dat de dia’s moesten worden gedupliceerd en dat hun kleuren moesten gecorrigeerd worden. Vervolgens moesten er negen goede diaprojectoren met bijhorende lenzen worden gezocht. DCA speelt een rol in het op gang trekken van een dergelijk proces dat zowel belangrijk is om het werk te preserveren als om het opnieuw publiek toegankelijk maken in een tentoonstelling.
Kleurcorrectie van de dia’s uit Oostende (1974), in bijzijn van de kunstenares Lili Dujourie). © Mu.ZEE
PACKED: Het was onze hoop bij het opstarten van DCA dat het project ook gunstige effecten zou hebben op het behoud en beheer van de te digitaliseren collecties. Björn Scherlippens: Het is fantastisch dat naar aanleiding van de digitalisering bepaalde kunstwerken kunnen tentoongesteld worden. Dankzij het project kunnen we hierin meer tijd investeren en beschikken we over grotere budgetten. Zonder een aanleiding als DCA is het soms moeilijk om bepaalde kunstwerken tentoon te stellen. Nu moeten we ze installeren om ze te kunnen fotograferen. Het digitaliseren en tentoonstellen gebeurt in één beweging. DCA geeft ons de mogelijkheid om het installeren van ‘moeilijke’ kunstwerken degelijk aan te pakken en ermee naar buiten te treden. PACKED: Terwijl Mu.ZEE een erkend museum is, is Argos vooral een kunstencentrum dat zich nu echter ook meer als een cultureel-erfgoedinstelling wil profileren. Draagt DCA hiertoe bij?
Sofie Ruysseveldt: Het DCA-project draagt hier zeker toe bij. Doordat we een groot aantal kunstwerken binnen een beperkt tijdsbestek moeten digitaliseren, worden we verplicht om intern de zaken op een meer gestructureerde manier aan te pakken. Het dwingt ons om workflows te ontwikkelen die vastleggen wat de verschillende te volgen stappen zijn en in welke volgorde dit dient te gebeuren. De verschillende medewerkers hebben in die workflows een bepaalde rol en taak te vervullen. Als projectcoördinator en collectiebeheerder werk ik bijvoorbeeld nauw samen met onze ICT-manager aan de digitalisering, aggregatie en andere technische zaken. Onze curator/communicatieverantwoordelijke ontfermt zich over de inhoudelijke beschrijving van de kunstwerken. We proberen samen meer gestructureerd te werken, bijvoorbeeld aan de hand van lijsten waarin is vastgelegd wanneer we welke kunstwerken aanpakken. 3. De uitvoering van de digitalisering PACKED: Heeft onze vraag om eerst een digitaliseringsplan te maken hiertoe bijgedragen? Sofie Ruysseveldt: Argos heeft de voorbije jaren reeds werk gemaakt van het opbouwen van expertise in het digitaliseren van haar audiovisuele collectie, maar alles verloopt nu op een meer gestructureerde manier, via bepaalde stappen en workflows. Het helpt ook dat we bepaalde deadlines moeten halen. Om de drie weken hebben we een werkgroepvergadering rond de collectie en een vast agendapunt op die bijeenkomsten is DCA. Het betreft dan vooral het geven van een huidige stand van zaken en de bespreking van punten waarover de directie een beslissing moet nemen. Zo proberen we systematisch te zorgen dat beslissingen tijdig worden genomen en dat er voortgang is.
PACKED: Raakt DCA op deze manier echt ingebed in het geheel van de werking van de instelling? Björn Scherlippens: Op onze tweewekelijkse stafvergaderingen is DCA altijd een agendapunt. Er wordt aan de volledige staf een stand van zaken gepresenteerd en hen verteld waaraan we de komende tijd werken. Iedereen is dus continu op de hoogte van het project. Sofie Ruysseveldt: In dergelijke vergaderingen bespreken we waar we een tandje moeten bijsteken, waar er zich problemen voordoen en waaraan meer aandacht moet worden besteed.
PACKED: Zijn er in de eerste projecthelft moeilijkheden opgedoken? Hoe ben je ermee omgegaan en welke stappen wil je nemen om ze in de tweede helft te vermijden? Sofie Ruysseveldt: Ik ben pas na één jaar bij het project gekomen. Er waren toen een aantal dingen die niet liepen zoals ze hoorden te lopen. Tijdens de eerste maanden dat ik op het DCA-project heb gewerkt, heb ik geprobeerd om een aantal zaken te verbeteren. We hebben een nieuwe versie van het digitaliseringsplan opgesteld en onze lijst van te digitaliseren kunstwerken definitief vastgelegd. Wat het digitaliseringsproces voor Argos bemoeilijkt, is het feit dat we niet steeds de moederkopieën in onze collectie hebben. We contacteren altijd eerst de kunstenaars om te vragen of zij de moederkopieën nog bezitten van de kunstwerken die we willen digitaliseren. Soms gebeurt het dat deze moederkopieën kwijt zijn of in het bezit zijn van een producent. Wij moeten dan heel veel stappen doorlopen vooraleer we over een moederband kunnen beschikken. De verkregen moederbanden
moeten vervolgens worden vergeleken met de kopieën die we in ons eigen archief hebben. We verifiëren dan welke tape de beste kwaliteit heeft. Daar kruipt heel veel tijd in. Vaak veranderen ook de formaten van de tapes. Het kan bijvoorbeeld zijn dat we in ons eigen archief een MiniDV hebben, terwijl de kunstenaar zelf een heel ander formaat heeft. Hierdoor moet de tape mogelijk buitenshuis worden gedigitaliseerd in plaats van binnenshuis. Dergelijke zaken bemoeilijken voor ons de vooruitgang van het project. We zijn altijd afhankelijk van de kunstenaars. Soms moeten we zelfs andere organisaties contacteren omdat de tape met de moederkopie bij hen ligt en het gebeurt wel eens dat die niet akkoord gaan met de digitalisering terwijl de kunstenaar zelf wel akkoord is. Björn Scherlippens: Ons grootste probleem is dat het project gelijktijdig loopt met de herinrichting van ons depot. Dat is volledig leeggehaald en wordt heringericht om te voldoen aan de conditievereisten voor een depot. Dit betekent dat momenteel delen van de tentoonstellingsruimtes als tijdelijk depot ingericht zijn. Vroeger moesten we gewoon naar beneden gaan, de standplaatsregistratie checken en het werk uit het depot halen. Nu is alles veel minder toegankelijk. Sommige kunstwerken zijn moeilijk bereikbaar. Zeker met sculpturen die enige omvang hebben, is er een probleem. Ze staan nu achteraan in een tijdelijk depot op een plek waar je niet meteen bij kan. We hebben dit probleem opgelost door de digitaliseringvolgorde aan te passen, zonder echter sterk af te wijken van het originele digitaliseringsplan. We hebben eerst de schilderijen genomen, want die kunnen gemakkelijker uit de depots worden gehaald. Dankzij de plaats die zo vrijkomt, kunnen de grotere beelden naar voren worden gebracht. Zij worden nu stapsgewijs gedigitaliseerd in reeksen van een twintigtal beelden.
Verschillende formaten van werken die gedigitaliseerd worden. © Argos
PACKED: Is dit een probleem waarmee je ook in tweede projecthelft dient rekening te houden? Björn Scherlippens: Ik schat dat ons depot pas zal klaar zijn tegen begin januari 2013. We hebben dit ingecalculeerd. Wij proberen ons te redden door oplossingen zoals “dit werk gaat er nu uit, dan kunnen we dat werk naar voren schuiven en hierdoor kan een ander werk er weer terug in.” Het blijft problematisch omdat het zo onhandig is, maar tegelijkertijd hebben we een manier gevonden om ermee om te gaan. PACKED: Jullie doen allebei beroep op onderaannemers voor de digitalisering. Wat is jullie ervaring hierbij? Björn Scherlippens: Bij Mu.ZEE is de onderaannemer een fotograaf. Wij hebben de gebruikelijke stappen doorlopen voor we de opdracht hebben toegekend. Zo hebben we onder andere de noodzakelijke drie offertes opgevraagd. Een drietal weken geleden hebben we de eerste foto’s in hoge resolutie ontvangen. Ik ben erg tevreden met het resultaat. De kwaliteit is uitzonderlijk. Als opdrachtgever vraag je op voorhand wel proeven op, maar je bent toch altijd wel een beetje ongerust over wat het resultaat zal zijn. Wij laten alles in onderaanneming digitaliseren.
PACKED: Laat Argos ook alles in onderaanneming digitaliseren? Sofie Ruysseveldt: Wij kunnen bepaalde formaten intern digitaliseren, bijvoorbeeld DVCAM en MiniDV. We behouden dan gewoon de DV-codec. Voor andere formaten als U-matic, Betacam SP, Digital Betacam, DVCPRO, Video8, Digital8 en Hi8 moeten we beroep doen op de diensten van onderaannemers. We komen met vrij veel verschillende formaten in contact. Met sommige onderaannemers werken we al jarenlang samen. We zijn heel tevreden over de resultaten. In het kader van het DCA-project hebben we ook een aantal Super 8 en 16 mm films gedigitaliseerd. Dit is iets waarmee Argos nog maar weinig ervaring had. We hebben offertes opgevraagd, ze vergeleken, referenties gevraagd, enzovoort. Op basis hiervan hebben we dan een labo gekozen. We hebben onlangs bij hen de colorgrading gedaan. Zowel de kunstenaar als wijzelf zijn heel tevreden over de samenwerking. Dit is een labo waarmee we in de toekomst nog kunnen samenwerken. Het DCA-project heeft dan bijgedragen aan het opbouwen van een dergelijke nieuwe werkrelatie.
PACKED: Nu we het over onderaanneming hebben, is een model voor een lastenboek iets dat jullie zou kunnen helpen? Björn Scherlippens: Enerzijds is alle begeleiding welkom, maar anderzijds moeten jullie vermijden om een overdaad aan informatie ter beschikking te gaan stellen. Als er geen evenwicht is, dreigen wij als projectpartner door de bomen het bos ook niet meer te zien. Sofie Ruysseveldt: Een dergelijk document hoeft niet enkel voor de DCA-partners bestemd te zijn, maar kan ook door anderen worden gebruikt. eDAVID heeft iets gelijkaardigs ontwikkeld voor het scannen van documenten. Het is ook belangrijk te weten wat we juridisch kunnen ondernemen wanneer er iets misloopt bij onderaanneming, wanneer de digitaliseringsresultaten bijvoorbeeld niet beantwoorden aan de vooropgestelde verwachtingen. Hoe los je een dergelijke situatie op? Wat kunnen we eisen als het fout gaat?
PACKED: Hebben jullie al een ervaring gehad waarbij het fout liep? Sofie Ruysseveldt: Neen. Echte problemen hebben we nog niet gehad, maar ik heb al verhalen van anderen gehoord. Wij werken al jaren samen met labo’s die we kennen en waarover we tevreden zijn. Omdat er altijd iets kan mislopen, controleren we alle bestanden die we ontvangen van de labo’s. Het gebeurt wel eens dat een kunstwerk verkeerd wordt gedigitaliseerd. We sturen dan gewoon alles terug zodat het werk wordt herdaan. Björn Scherlippens: Bij ons is de onderaannemer een fotograaf. We hebben alle beelden bekeken. Er waren twee foto’s met een onscherpe hoek. We hebben gevraagd om die foto’s opnieuw te maken. Wij hebben het voordeel dat onze fotograaf slechts een paar straten van het museum woont. Dat is een gelukkig toeval. Als hij bijvoorbeeld uit Brussel zou moeten komen, zou het herdoen ongetwijfeld minder vlot gaan.
PACKED: Merk je dat je kennis over digitalisering vergroot dankzij het werk aan het DCA-project? Of is het opbouwen van kennis iets waar je niet echt mee bezig bent? Sofie Ruysseveldt: Als coördinator van het DCA-project bij Argos, probeer ik toch om zo nauw mogelijk betrokken te zijn, alle te ondernemen stappen op de voet te volgen en hiervan dingen op te steken. Als ik over bepaalde zaken vragen heb, probeer ik om hierop een antwoord te vinden zodat ik met kennis van zaken het project kan begeleiden.
Fotograaf Steven Decroos en Sara Huycke tijdens de voorbereiding van het fotograferen van Perspectieven I (Philippe Van Snick, 2004). © Mu.ZEE
PACKED: Wat vinden jullie van het digitaliseringsplan en bijhorende segmentering van het digitaliseringsproces? Björn Scherlippens: Ik ben dankbaar om het digitaliseringsplan als tool omdat het een strakke structuur heeft. DCA is een project van dertig maanden en het is goed om het werk te kunnen indelen in verschillende segmenten met bijhorende deadlines. Het plan is als een raderwerk. Alhoewel je het min of meer zelf kunt invullen, zorgt de implementatie ervan dat je progressie boekt en dat je die vooruitgang ook daadwerkelijk zelf merkt. Sofie Ruysseveldt: Ik vind die indeling in segmenten ook heel goed. Hierdoor moeten we onszelf wat onder druk zetten. De segmentering helpt ook om intern de ploeg een beetje bewust te maken dat we niet te veel kunnen treuzelen. Deadlines lijken soms bedrieglijk ver weg, maar door de aard van het werk moeten we eigenlijk toch wel een flink tempo aanhouden. Het digitaliseringsplan helpt hierbij.
PACKED: Hebben jullie al veel moeten bijsturen? Sofie Ruysseveldt: Toen ik bij Argos begon, bestond er reeds een eerste digitaliseringsplan. Dit plan was ingedeeld op basis van de formaten van de dragers. Gezien de werkwijze die wij hebben, was het plan niet realistisch. Omdat ik vind dat je een realistisch plan moet hebben, heb ik een nieuw digitaliseringsplan opgesteld dat is ingedeeld op basis van aantallen. Ik kan niet plannen op basis van formaten, omdat deze kunnen wijzigen. Ons digitaliseringsplan bepaalt nu hoeveel kunstwerken we moeten digitaliseren en tegen wanneer. De interne en externe digitalisering lopen door elkaar. Het is nu tenminste een bruikbaar instrument waarmee de geleverde prestaties kunnen worden gemeten.
4. Het online toegankelijk maken van de gedigitaliseerde kunstwerken PACKED: Centraal in de tweede projecthelft staat het toegankelijk maken van de kunstwerken die je hebt gedigitaliseerd. Ben je hier klaar voor? Björn Scherlippens: Tijdens de DCA-workshop in Berlijn over het uitwisselingformaat LIDO, leek het me allemaal nog een beetje vreemd. Ondertussen hebben mijn collega Sara en ik LIDO rustig bekeken, en hebben we er al wat affiniteit mee. Ik denk dat technische problemen onvermijdelijk zijn, maar ik verwacht niet dat ze onoverkomelijk zullen zijn. PACKED: Hoe zit het met de voorbereidingen om de kunstwerken op jullie eigen website te plaatsen? Is dit iets dat je met vertrouwen tegemoet kijkt? Björn Scherlippens: We hebben hierover al een aantal contacten gehad met de bouwers van onze website. Onze website wordt niet rechtstreeks op ons collectiebeheersysteem Adlib geënt, maar er bestaat een mogelijkheid om de metadata vanuit Adlib te exporteren naar de website. Aangezien we toch al een export maken voor de mapping naar LIDO met behulp van de MINT-tool, zou dit voor ons geen zware problemen mogen stellen.
PACKED: Wordt bij Argos de website wel rechtstreeks op de databank gebouwd? Sofie Ruysseveldt: Momenteel zijn wij een nieuwe databank en metadatamodel aan het ontwikkelen, maar dit zal niet klaar zijn voor het einde van het DCA-project. De ontsluiting van de gedigitaliseerde werken zal dus nog via ons huidige systeem gebeuren. Voor de
beschrijving van de audiovisuele werken willen we in de toekomst gebruik maken van de EN 15907 standaard. Deze Europese standaard is recent ontwikkeld voor film- en videoproducties in erfgoedorganisaties volgens de principes van FRBR. Het biedt een schema voor het beschrijven van de inhoudelijke en technische kenmerken. Het metadatamodel is daardoor zeer geschikt voor producties waarvan meerdere kopieën worden bewaard. We zullen er dus wel rekening mee moeten houden dat, indien er in de toekomst iets aan onze databank wijzigt, dit ook technisch moet worden afgestemd met GAMA, onze aggregator.
5. De geboden ondersteuning (1) PACKED: We hebben reeds gesproken over verschillende tools: het digitaliseringsplan, de MINT-tool voor mapping naar LIDO, … . Zijn er nog andere tools die jullie graag aangereikt zouden krijgen door het DCA-project of PACKED als expertisecentrum digitaal erfgoed? Sofie Ruysseveldt: Ik vind dat er in elk werkpakket van het DCA-project voldoende informatie wordt gegeven. Ook de workshops en het interne communicatieplatform MyBBT zijn een hulp. Ze bieden de mogelijkheid om vragen te stellen. PACKED: Is het interne communicatieplatform MyBBT iets waar je frequent gebruik van maakt? Sofie Ruysseveldt: Ik gebruik het communicatieplatform om werkdocumenten te raadplegen die door de werkpakketleiders ter beschikking worden gesteld.
PACKED: Maak je ook gebruik van de deliverables die in het kader van het DCAproject worden geschreven? Björn Scherlippens: Jazeker. Ze worden wel degelijk gebruikt, bijvoorbeeld in functie van de reprofotografie. Sara en ik hebben weinig technische praktijkervaring. Dankzij de deliverables beschikken we over informatie om aan de fotograaf de juiste vragen te kunnen stellen. De deliverables zijn nuttig, maar misschien missen ze wat schwüng… De inhoud ervan blijft taaie materie. Sofie Ruysseveldt: Ik denk dat één van de problemen is dat we met verschillende organisaties zitten die zich elk in een verschillend ontwikkelingsstadium bevinden. Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld al een goede database en website, maar anderen nog niet. Het lijkt mij niet gemakkelijk voor de projectleider en de werkpakketleiders om rekening te houden met deze verschillende niveaus. Bovendien gaat het hier om de digitalisering van hedendaagse kunst. Dit is een divers werkterrein met zeer uiteenlopende types kunstwerken: schilderijen, sculpturen, video’s, … De verschillende types kunstwerken vergen een verschillende digitaliseringsaanpak en kunnen resulteren in het gebruik van andere standaarden en bestandsformaten. Het is ongetwijfeld niet altijd eenvoudig om rekening te houden met al deze verschillende facetten en met de verschillende niveaus van de DCApartners. Björn Scherlippens: Je zult nooit echt à la tête du client kunnen werken. De beschikbare informatie is trouwens perfect te begrijpen, maar de raadpleging ervan vereist enige inspanning.
Sofie Ruysseveldt: Voor de organisaties die nog in hun kinderschoenen staan met betrekking tot bepaalde zaken, is het ongetwijfeld beter om een stukje persoonlijke begeleiding te voorzien. Een helpdesk waar ze terecht kunnen met specifieke vragen of problemen zou nuttig kunnen zijn.
Voorbereiding van het fotograferen van Theoretical Length (Koenraad Dedobbeleer, 2011). © Mu.ZEE
PACKED: Wat vinden jullie van het niveau van de ondersteuning binnen het DCAproject? Kunnen jullie in voldoende mate met jullie vragen terecht bij de werkpakketleiders? Björn Scherlippens: Zeker. Sofie Ruysseveldt: Argos heeft het voordeel al redelijk lang met digitalisering bezig te zijn. Wij hebben niet vaak echt specifieke technische ondersteuning nodig. Momenteel zijn we in contact met GAMA om de aggregatie technisch voor te bereiden en dit verloopt zeer vlot. Björn Scherlippens: Tot nu toe zijn alle vragen die we gesteld hebben, altijd zeer netjes beantwoord geweest. Wij bestuderen nu LIDO. Binnenkort kloppen we bij Sam Coppens en Erik Mannens van IBBT aan met onze eventuele vragen. Sofie Ruysseveldt: De lijst met veel gestelde vragen over metadata was ook interessant om te lezen. 6. De disseminatie van het project PACKED: Hebben jullie ook een publiek aspect voorzien in jullie digitaliseringswerk? Sommige partners hebben het digitaliseren geïntegreerd in hun publieksruimte. Björn Scherlippens: Wij digitaliseren momenteel met behulp van reprofotografie achter gesloten deuren. Omdat wij een depotprobleem hebben, is onze totale tentoonstellingsoppervlakte beperkt. Een aantal tentoonstellingsruimtes worden nu als depot
gebruikt. Als we tentoonstellingsruimte zouden inpalmen voor digitalisering, dan zou er weinig plaats overblijven voor het publiek om kunstwerken te zien. Omdat digitaliseren geen echte vorm van tentoonstellen is, doen we het achter gesloten deuren. Interactie met het publiek is slechts in één specifiek geval gebeurd. Het werk vroeg erom. Het ging om ‘1000 Beats’, een werk uit 2008 van Pieterjan Ginckels dat in 2011 werd aangekocht. De aankoop zelf betrof een vijftiental platenspelers, versterkers, luidsprekers, mengpanelen en een driehonderdtal platen, maar bij iedere installatie van het werk moet aan sympathisanten van het museum gevraagd om geluidsapparatuur voor de duur van de tentoonstelling uit te lenen. Wij konden dus het werk eigenlijk niet digitaliseren zonder een oproep te doen de vrienden van het museum. We zijn met een oproep naar de radio en de geschreven pers gestapt. Dat heeft veel respons opgeleverd. We hebben het werk natuurlijk achteraf ook publiek tentoongesteld. Het zou een beetje gek zijn om deze moeite enkel te doen om het werk achter gesloten deuren te installeren voor digitalisering. Het is een specifiek geval. Het publiek aspect ontstond door het werk zelf. Niet alleen het werk is trouwens gefotografeerd, ook het proces van de opbouw hebben we geregistreerd.
Opstelling in Mu.Zee in 2012 van 1000 Beats (Pieterjan Ginckels, 2008). Foto: Steven Decroos. © Mu.ZEE
PACKED: Argos communiceert via een eigen magazine over het DCA-project. Sofie Ruysseveldt: Voor ons is het moeilijk om mensen tijdens de digitalisering in de studio binnen te laten. Wat ik wel regelmatig doe, is DCA vermelden wanneer ik rondleidingen voor studenten geef en hierbij de problematiek behandel van archivering en conservering van video en film. Naar het bredere publiek toe vonden we het een goed idee om in het Argos Mag een artikel te plaatsen over DCA. In het artikel gaan we specifiek in op drie kunstwerken die in het kader van DCA zijn gedigitaliseerd. Het is de bedoeling om in de loop van dit jaar nog één of twee andere artikels te publiceren over de digitalisering van een aantal andere kunstwerken. Hiermee maken we duidelijk dat Argos met de archivering en conservering van haar collectie bezig is.
PACKED: Bereiken we een brede groep van geïnteresseerden met het DCA-project? Björn Scherlippens: Ik denk dat het daar nog wat te vroeg voor is. Ik ben er tot op heden nog niet echt over aangesproken. Ik veronderstel dat dit zal veranderen op het moment dat de resultaten zichtbaar worden en we naar buiten treden met het werk dat is verricht in het kader van DCA.
PACKED: Hebben jullie zelf nog zo voorstellen om de bekendmaking van het DCAproject te verbeteren? Björn Scherlippens: Wij zijn van plan om op onze website een stand van zaken te geven van onze activiteiten in het project: hoe ver we staan en wat er nog moet gebeuren. Toen we in het project stapten, hebben we het project aangekondigd. Het lijkt mij logisch dat daar een vervolg op komt. We willen die informatie met ons publiek delen. PACKED: Er worden kunstwerken gedigitaliseerd met als doel ze veilig te stellen voor de toekomst, bijvoorbeeld analoge video’s. Biedt dit nieuwe mogelijkheden? Sofie Ruysseveldt: Om de resultaten van DCA kenbaar te maken, denken wij eraan om op het einde van het project een aantal gedigitaliseerde video’s in onze ‘Black Box’-ruimte te vertonen. De video’s groeperen in een tentoonstelling is moeilijker, omdat het gaat om kunstwerken die niet thematisch met elkaar verwant zijn.
De Argos-studio. © Argos
7. De geboden ondersteuning (2) PACKED: Naast de technische ondersteuning is er ook de meer administratieve ondersteuning van het projectmanagement. Zijn jullie hierover tevreden? Björn Scherlippens: Ik ben daar heel tevreden over. Het projectmanagment verzorgt de controle van de administratieve gegevens die we moeten indienen. Er wordt ons meteen gezegd waarop we moeten letten, wat niet goed is … Het zijn soms details, maar het helpt ons erg vooruit. Het lijkt me overigens moeilijk om nog meer te ondersteuning te geven zonder dat men zelf het werk daadwerkelijk van ons gaat overnemen. Sofie Ruysseveldt: Ook bij de voorbereiding van het tussentijdse financiële rapport voor de Europese Commissie kregen we van PACKED de nodige ondersteuning. We kunnen niet meer verwachten dan dit.
PACKED: Moeten jullie de financiële rapportering zelf doen of kunnen jullie hiervoor samenwerken met de financiële of boekhoudkundige dienst van jullie instelling? Björn Scherlippens: De rapportering doen we ze zelf, in nauwe samenspraak met de financiële dienst. Sofie Ruysseveldt: Bij ons wordt de financiële rapportering van het project door de boekhoudkundige dienst gedaan. PACKED: Mu.ZEE zit in een aparte situatie omdat het voorschot op de subsidie van de Europese Commissie in een vijftal schijven wordt betaald met een bepaalde resultaatsverbintenis. Bemoeilijkt dit jullie werk? Björn Scherlippens: Niet echt. Het zorgt alleen voor wat meer administratie. We hebben nog nooit een cashflowprobleem gekend. We ontvangen de financiële middelen steeds op tijd. We hebben ons geschikt naar de situatie. De verschillende schijven zijn groot genoeg om niet in de problemen te raken, vooral omdat we via PACKED ook kunnen rekenen op matching funds van de Vlaamse overheid.
Fotograaf Steven Decroos tijdens het fotograferen van werken van Jan Carsau. © Mu.ZEE
PACKED: We hebben pas een positieve tussentijdse evaluatie van het DCA-project door de Europese Commissie achter te rug. Zijn jullie zelf ook tevreden over de eigen voortgang? Björn Scherlippens: Ja. We zitten op schema, zowel op het vlak van werkdistributie als financiën. Sofie Ruysseveldt: Wij zitten ook op schema. Alhoewel het project nog duurt tot juni 2013, hebben we zelf onze deadline veel vroeger gelegd om een marge te hebben voor het geval dat er dingen mis zouden lopen.
8. Het klaren van de auteursrechten PACKED: Wat zou er eventueel nog mis kunnen lopen? Sofie Ruysseveldt: Het is mogelijk dat we de auteursrechten op bepaalde kunstwerken niet krijgen geklaard, dat we werken uit onze lijst niet kunnen digitaliseren en dus extra content moeten zoeken. Dit is iets dat kan gebeuren. We moeten er dus zeker rekening mee houden. PACKED: Wanneer je nu auteursrechten klaart, doe je dat dan enkel in functie van ontsluiting via Europeana en je eigen website of ook meteen voor een ruim gamma van mogelijke toekomstige doeleinden? Sofie Ruysseveldt: Wij doen dit voor een ruim gamma van doeleinden. Als we dan toch in contact zijn met de kunstenaar, proberen we niet alleen de rechten te klaren voor de kunstwerken die we digitaliseren in het kader van DCA, maar voor al hun kunstwerken in onze collectie. Wij proberen dus zoveel mogelijk auteursrechten in één keer te klaren. Björn Scherlippens: Wij doen eigenlijk hetzelfde, voor alle kunstwerken in de collectie en alle kunstwerken die we langdurig in bruikleen hebben. Wij proberen met de rechthebbenden een zo breed mogelijk gesprek te voeren en de rechten tegelijkertijd te klaren voor
boekpublicaties, voor onze website, voor Europeana en eventueel zelfs om aan derden door te geven in geval van een bruikleen.
PACKED: Hebben jullie de auteursrechten rechtstreeks met de kunstenaars kunnen klaren of heb je met collectieve beheersvennootschappen moeten onderhandelen? Björn Scherlippens: Voorlopig hebben we nog niet met collectieve beheersvennootschappen onderhandeld, maar het zit er wel aan te komen. En, we zien er eerlijk gezegd een beetje tegenop.
PACKED: Is het klaren van rechten via collectieve beheersvennootschappen een mogelijk obstakel? Björn Scherlippens: Zeker, vooral op financieel vlak, omdat je voor het betalen van de licentievergoedingen niet uit het projectbudget kan putten. Sofie Ruysseveldt: Wat bij ons soms een obstakel is, is dat wanneer we de kunstenaar contacteren zijn kunstwerken al gedigitaliseerd zijn in een ander project of op kosten van de kunstenaar zelf. Er is dan geen noodzaak om het digitaliseringswerk te herhalen. Als wij de digitale bestanden krijgen van de kunstenaar, moeten wij de titels uit onze DCA-lijst verwijderen omdat er geen digitaliseringsactie meer aan te pas komt. We moeten dan extra content ter vervanging zoeken. Zelfs wanneer de rechthebbenden de auteursrechten willen klaren, kunnen wij dus ook kunstwerken op onze DCA-lijst verliezen.
PACKED: Wil dit zeggen dat er extra kunstwerken worden toegevoegd? Sofie Ruysseveldt: Ja. Het is ook al vaak gebeurd dat wanneer we kunstenaars contacteerden in het kader van DCA, ze ons ook andere kunstwerken aanboden. We kennen dus via DCA een grote instroom van andere kunstwerken, vaak recente digital born kunstwerken. Zij worden niet noodzakelijk in het DCA-project opgenomen.
PACKED: Jullie werken allebei met onderaannemers. Regelt Mu.ZEE ook dat de fotograaf verzaakt aan zijn auteursrechten? Björn Scherlippens: We hebben een overeenkomst in functie hiervan opgemaakt. Het verzaken aan de auteursrechten was een voorwaarde bij de offertevraag. Het is juridisch niet mogelijk dat de fotograaf zijn rechten afstaat, maar hij kan er wel aan verzaken.
Fotograaf Steven Decroos tijdens het fotograferen van werken van Jan Carsau. © Mu.ZEE
9. Slotbemerkingen PACKED: Zien jullie buiten de digitalisering van de kunstwerken nog effecten op jullie organisatie van de participatie in een project als DCA? Björn Scherlippens: Ik denk dat bij ons de participatie in een project als DCA vooral resulteert in het intern orde op zaken stellen. Hierna kan je tenminste met je collectie naar buiten komen, biivoorbeeld omdat dingen in verband met auteursrecht zijn geregeld. Waarschijnlijk is dit het geval bij vele instellingen. Verder is ook de deelname aan het netwerk belangrijk, al ik vraag me af of de opgebouwde contacten voldoende zijn om iets duurzaam op gang te kunnen brengen. Het is zoals samen in de klas zitten. Iedereen gaat achteraf zijn eigen weg. Ik heb niet de indruk dat er nagedacht wordt over hoe we de handen in elkaar kunnen slaan voor nieuwe dingen.
PACKED: Zou je dit belangrijk vinden? Björn Scherlippens: Het zou zeker een relevantie kunnen hebben. Het is misschien een idee om voor te stellen op een volgende plenaire bijeenkomst van het DCA-consortium. Je zou er een rondetafelgesprek over moeten houden, want het is iets waarvoor iedereen input moet geven.
PACKED: Zou het jullie interesseren om hierover na te denken? Sofie Ruysseveldt: Jazeker. Björn Scherlippens: Ik denk dat op dit moment iedere partner voor deelname zou tekenen als je een project als DCA op een ander domein zou opstarten en hij evenveel resultaat zou kunnen boeken.
PACKED: Stel dat je opnieuw aan het DCA-project zou mogen beginnen, wat zou je dan anders aanpakken? Björn Scherlippens: Ik ben nieuw binnengekomen in een bestaande organisatie. In een dergelijke situatie moet je altijd eerst je weg wat zoeken, een beetje acclimatiseren. Het is dan moeilijk om vanaf de eerste week te zeggen wat er moet gebeuren en hoe. Je probeert eerder het lopende proces wat bij te sturen. Hoewel het werkproces nog nauwelijks op poten stond toen ik begon bij Mu.ZEE, had ik de indruk dat het project toch al goed verankerd was. De structuur voor het werk aan DCA was er reeds. Ik ben tevreden met de situatie waarin ik terechtgekomen ben. Sofie Ruysseveldt: Ik ben ook tevreden met hoe alles nu verloopt. Wat ik wel zou veranderen als ik vanaf het begin bij het project was betrokken geweest, is meer aandacht besteden aan de fase selectie van de te digitaliseren kunstwerken. De reden hiervoor is dat we problemen hebben gehad met de lijst van de te digitaliseren kunstwerken en titels hebben moeten vervangen. Een goede selectie is heel belangrijk. Meer informatie over argos, Mu.ZEE en PACKED: www.argosarts.org www.muzee.be www.packed.be
