Internal Quality Audit
Teknik Audit dengan Pendekatan Performa
Fungsi Internal Quality Audit yang baik !
BUKAN sekedar memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur atau persyaratan ISO 9001)
TETAPI dapat membantu melihat kelemahan dari sistem manajemen mutu 2
Perbandingan Audit Compliance vs Audit Performance COMPLIANCE audit
PERFORMANCE audit
Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001 ?
Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001 ?
Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten ?
Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten ?
plus Apakah objectives/ tujuan proses pembelian tercapai ? Barang yang dibeli bagus sesuai standar mutu dan datang tepat waktu ? Proses pembelian sudah meliputi masalah pembelian urgent? Jika proses pembelian sudah mengikuti prosedur pembelian, maka dinyatakan TIDAK TERJADI PENYIMPANGAN (Proses dinyatakan Compliance) Jika proses pembelian tidak dijalankan sesuai prosedur berarti TERJADI PENYIMPANGAN (nonconformity)
Jika realisasi produk/jasa sering terganggu karena adanya keterlambatan dalam proses pembelian Walaupun proses pembelian sudah mengikuti prosedur, akan tetapi objectives/ tujuannya tidak tercapai, maka dinyatakan “Ada kelemahan dari prosedur pembelian”. Auditor mencoba mengidentifikasi letak kelemahan pada prosedur tersebut. (Apakah sistem seleksi masih kurang baik ? Dst)
3
Audit COMPLIANCE Mengecek Kesesuaian Pada 4 Kriteria 1. Dokumen vs Persyaratan 2. Dokumen vs Dokumen 3. Dokumen vs Pelaksanaan 4. Produk vs Spesifikasi tertentu atau persyaratan customer
4
Kriteria Audit 2 “Dokumen VS Dokumen” (keterkaitan antar dokumen Compliance) Kriteria Audit 1 “SMM VS Persyaratan” (prosedur sesuai persyaratan, Compliance)
PROSEDUR VS FORM SISTEM SELEKSI Mempunyai kebijakan
9
Mempunyai kebijakan
5
Sistem werehouse
7
Rata-rata
7
Lulus
5
Tidak lulus
Standard Kelulusan
>6
SISTEM MANAJEMEN MUTU Persyaratan ISO 9001 7.4.1 Memilih supplier berdasarkan kemampuan
Aktual
Kriteria Audit 3 Dokumen VS Pelaksanaan (penerapan dilakukan sesuai prosedur, Compliance)
Tidak ada supplier yang nilai seleksinya dibawah 6 Aktual pelaksanaan dijalankan sesuai prosedur
Kriteria Audit 4 “Produk vs Spesifikasi (standard diikuti, Compliance)
5
COMPLIANCE = EFEKTIF ??? Sistem sudah compliance, tetapi apakah pasti efektif ? Mungkinkah masih terdapat beberapa kendala sebagai berikut : • Banyak ganguan di internal perusahaan, atau • Complain dari pelanggan akibat supplier Bagaimana jika perusahaan sudah mempunyai punya sistem seleksi, tetapi sistem seleksinya terlalu mudah, sehingga semua supplier pasti lulus ?? 6
Audit berdasarkan PERFORMA Mengecek Kesesuaian Pada 4 Kriteria
plus
Pencapaian Objectives/Tujuan dari Prosedur PROSES Pembelian
Audit berdasarkan PERFORMA Bukan sekedar melihat prosedur dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu: Mendapatkan supplier yang dapat memasok produk/jasa sesuai standar mutu perusahaan, dapat mengirim barang tepat waktu, dan dengan yang harga kompetitif
Pengendalian dokumen
Bukan sekedar melihat prosedur pengendalian dokumen dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu: Menjamin dokumen dan data perusahaan terkontrol dengan baik, sehingga hanya dokumen resmi dan terbaru yang beredar dan berada di lokasi dokumen tersebut digunakan.
Objectives terukur (ukuran keefektifan proses) Ukuran keefektifan proses pembelian Reject supplier (yang ditemukan di incoming dan/atau realisasi produk/jasa) < 2% Ketepatan pengiriman supplier 100% Harga < cost book
Ukuran keefektifan proses pengendalian dokumen : -Hanya dokumen resmi (yang sudah diapprove oleh orang yang berwewenang) yang beredar -Dokumen berada di lokasi dokumen tersebut digunakan -Tidak ada dokumen kadaluarsa yang beredar
7
Penyusunan Checklist Audit Dasar dalam pembuatan check list audit : 1. Aktual permasalahan untuk melihat indikasi adanya kelemahan pada SMM 2. Prosedur untuk memeriksa apakah prosedur dijalankan dengan konsisten atau tidak 3. Persyaratan ISO 9001 untuk memeriksa apakah terjadi pelanggaran terhadap persyaratan ISO 9001 • Ketidaksesuaian pada SMM (Manual, Prosedur, IK, dokumen lain) • Ketidaksesuaian pada implementasi SMM
8
Studi Kasus : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Pada saat audit customer claim di perusahaan asuransi kendaraan PT ABC, Pak Kala (auditor) menemukan bahwa dalam waktu 3 bulan terakhir, terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari rata-rata 1 kasus/ minggu, menjadi 3 -4 kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran Kompas, Media Indonesia dan Tempo. Setelah melihat rincian data claim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada: • Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk A (produk baru), yang baru saja dipasarkan oleh PT ABC, yaitu asuransi mobil plus jaminan derek gratis • Dalam 3 bulan terakhir, terdapat • 3 kasus yang terulang sampai 4 kali, • 4 kasus terulang 3 kali, • 3 kasus terulang 2 kali 9
Studi Kasus : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Performa perusahaan Customer claim tinggi
Dipengaruhi oleh proses
Kelemahan proses yang mungkin terkait dengan performa perusahaan
Customer claim
Penanganan claim lambat, tidak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat ??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar
Design produk
Tidak dilakukan atau terdapat kelemahan pada proses evaluasi/review/validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. Tidak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis. Akibatnya muncul banyak masalah dari produk baru.
Corrective action
Analisis kurang detil sampai ke akar masalah. Sehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai 4 kali 10
Penulisan Temuan • Kejelasan temuan akan mempermudah orang memahami permasalahannya. • Pastikan temuan Anda sudah menggunakan prinsip PLOR (Problem, Location, Objectives Evidence, Reference) Contoh :
Evaluasi Subcont Plating belum konsisten dilakukan, misal pada dept. Purchasing
P
subcont plating PT ABC, form evaluasinya, masih belum diisi,
L
O
tidak sesuai yang diminta oleh Instruksi Kerja Evaluasi Supplier
R
11
Workshop : Penulisan Temuan Audit No
Temuan
1
CPA belum close 100%
2
Review performa indikator : Hasil pelaksanaan tidak mencapai target tetapi tidak ada rencana tindakan perbaikan
3
Prosedur baru belum dilaporkan ke komite ISO
Penulisan dengan sistem PLOR
12
Corrective Action Temuan Audit Corrective Action : • Action to eliminate the causes of detected n onconformity or other undesirable situation • Note 2 : Corrective action is taken to
recurrence
prevent
Oleh karena itu jangan membuat corrective action sebelum mengetahui penyebabnya Karena penyebab yang berbeda akan menghasilkan corrective action yang juga berbeda 13
Workshop : Corrective Action No
Temuan
Corrective action
1
1 alat rusak sehingga tidak bisa dikalibrasi
Untuk alat yang rusak sebetulnya sudah jarang dipergunakan untuk pengukuran tetapi akan diajukan untuk penggantian alat yang baru
2
CPA belum closed 100%, sebagian CPA yang belum closed due datenya masih lama
Follow up ke auditee/ auditor terkait dengan CPA yang masih Open
3
Prosedur baru belum dilaporkan ke komite ISO 9001
Prosedur baru akan dilaporkan ke komite ISO 9001
Apakah Corrective Actionnya sudah tepat ?
14
Verifikasi Temuan Audit •
Tujuan Verifikasi 1. Memastikan tindakan perbaikan sudah dilakukan 2. Memastikan tindakan perbaikan sudah tepat
sasaran
•
Teknik Verifikasi ¾ Lihat aktual/bukti pelaksanaan
¾ Monitor efektifitas tindakan perbaikan. Setelah tindakan perbaikan dilakukan apakah masalah masih terjadi ??
15
Summary Tahapan Analisa Masalah 1. Mempelajari Fakta, olah TKP (Tempat Kejadian Problem), Datang dan Lihat 2. Menganalisa penyebab masalah 3. Melakukan tindakan perbaikan • •
Tindakan sementara Tindakan permanen
4. Evaluasi efektifitas tindakan perbaikan 5. Standarisasi 16
Workshop Analisa CPA Audit Internal • Masing-masing kelompok menganalisa 5 laporan internal audit • Periksa efektifitas dari 1. Penulisan temuan ¾ Temuan mengarah pada efektifitas sistem manajemen mutu ¾ Penulisan temuan menggunakan prinsip PLOR
2. Efektifitas dari Corrective Action yang telah dibuat 3. Efektifitas dari verifikasi yang telah dilakukan
• Presentasikan temuan anda untuk dibahas bersama
17
