PROSEDUR AUDIT INTERNAL

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman

: PT-KITSBS-03 : 00 : April : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No

Nama

Jabatan

1.

RM. Yasin Effendi

PLT DM ADM Umum & Fas

2.

Abdan Syakuro

PLT DM Akuntansi

3.

Bambang SA

PLT DM Pemeliharaan

4.

Nursalim

PLT DM Enjiniring

Tanda Tangan

DIPERIKSA OLEH No

Nama

Jabatan

1.

Andi Aziz

Wakil Manajemen

2.

Hendra Noviar

Manajer Enjiniring

3.

Ikram

Manajer Produksi

4.

Tosni Karo Karo

Manajer Keuangan

5.

Muhammad Syafrudin

Manajer SDM & Umum

Tanda Tangan

MENGESAHKAN No

Nama

Jabatan

1.

Ruly Firmansyah

General Manager

Tanda Tangan



: PT-KITSBS-03 : 00 : April : ii dari iv

DAFTAR ISI Uraian

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................

ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ..................................................

iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv 1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI .................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 4



: PT-KITSBS-03 : 00 : April : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No

Unit Kerja

Salinan Dokumen

1.

Wakil Manajemen/Sekretariat SMT

MASTER

2.

Seluruh Karyawan

Softcopy



: PT-KITSBS-03 : 00 : April : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No

Tgl

Hlm

Uraian yang diubah

Uraian Perubahan

Disahkan oleh


No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman

: : : :

PT-KITSBS-03 00 April 1 dari 4

1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara baik dan terencana. 2. LINGKUP Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan audit. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal. 3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal. 3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3. 3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal. 4. DEFINISI 4.1. Audit Internal Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. 4.2. Program Audit Internal Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu. 4.3. Rencana Audit Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit. 4.4. Auditor Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011. 4.5. Auditee Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit. 4.6. Temuan Audit Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan.



: : : :


4.7. Ketidaksesuaian Hasil

audit

yang

menunjukkan

bahwa

pelaksanaan

kegiatan

tidak

sesuai

dengan

persyaratan/prosedur yang berlaku. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB 5.1.

Pembuatan Program Audit Internal

5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh General Manager. 5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan, tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya, dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya. 5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun. 5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit. 5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu. 5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal 5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan. 5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan. 5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit 5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana Pelaksanaan Audit Internal. 5.3.

Pelaksanaan Audit Internal

5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal audit.



: : : :


5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan. 5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-0306) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-0401). 5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan audit yang ditemukan kepada auditee. 5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal 5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS03-05). 5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen. 5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS- 04-01) yang dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT. 5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan 5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen. 5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor. 5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PTKITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai selanjutnya. 5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang baru dan disampaikan kepada Auditor.



: : : :


5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PTKITSBS-03-05). 6. LAMPIRAN 6.1. Proses Audit Internal

(PT-KITSBS-03)

6.2. Formulir Program Audit Internal

(FR-PT-KITSBS-03-01)

6.3. Formulir Jadwal Audit Internal


6.4. Formulir Checklist Audit Internal


6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal


6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan / Ketidaksesuaiaan 6.7. Formulir Temuan Audit Internal

(FR-PT-KITSBS-03-05) (FR-PT-KITSBS-03-06)

6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) 6.9. Formulir Daftar Hadir


PROGRAM AUDIT INTERNAL PERIODE :

No.Dokumen Tanggal Terbit

: FR-PT-KITSBS-03-01 : April

Revisi

: 00

Halaman

:

TAHUN 2014 No.

Bulan

LOKASI AUDIT I

II

Bulan ................. III

IV

I

II

III

KETERANGAN IV

KETERANGAN :

Disetujui Oleh = RENCANA AUDIT

= TINJAUAN MANAJEMEN

= TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN

= CLOSE OUT Tanggal

Diperiksa Oleh

Tanggal

KETERANGAN

Dibuat Oleh

Tanggal

No. formulir No. revisi Tanggal Halaman

JADWAL AUDIT INTERNAL

: FR-PT-KITSBS-03-02 : 00 : April :

Hari / Tanggal

No.

Bidang

Auditee

Auditor Internal

Lokasi

Waktu


FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL Tanggal : No.


Lokasi : Item Cek/ Verifikasi

Catatan : *) beri tanda NC : No Conformity Obs : Observation

√

Ref

Auditee

Hasil *

Ket

bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai

Auditor

(

)

LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE…….. TAHUN……….



1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d _____________________________ 2. Susunan Tim Auditor : Ketua : _______________________________________ Anggota : _______________________________________ Anggota : _______________________________________ 3. Hasil Audit Aktivitas yang diaudit

4.

: Klausul *) / Dok Ref.

Hasil Audit Tidak Sesuai Sesuai

Keterangan

Saran untuk Perbaikan : ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ Dibuat oleh,

___________________


FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN

Status per tanggal :

No.

Uraian Ketidaksesuaian /Permasalahan


Sumber* : ....................................

Rencana Tindaklanjut

*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya

Target Waktu Selesai

Penanggung Jawab

Status

Dibuat oleh, ..................

Keterangan


TEMUAN AUDIT INTERNAL

Lokasi Audit : No.

Area/ Bagian


Tanggal : Uraian Temuan

Kategori Temuan NC

Ref. klausul/ elemen/ dokumen

Ket

Obs

Ket: NC : No Conformity Obs : Observation Auditor,

(

)

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Recommend Documents