Interkerkelijk ontmoetingscentrum Delft "iedereen telt mee"
PROJECTPLAN
Werkgroep interkerkelijk ontmoetingscentrum oktober 2011
Interkerkelijke ontmoetingscentrum Delft Burgwal 50 2613 CJ Delft Interkerkelijk Ontmoetingscentrum Delft is voor haar voortbestaan afhankelijk van schenkingen van fondsen, organisaties en particulieren. Mocht u ons werk willen steunen, dan kan dat door een gift over te maken op banknummer 620.389.141 t.n.v. RKSD ovv ontmoetingscentrum
De kern* We wachten op een vraag De vraag: hoe gaat het nou? Een welgemeende vraag, waarin het draait om jou. Niet iets dat zomaar wordt gezegd, een opmerking als groet. Een vraag die echt is en oprecht en niet omdat het moet. Geen vraag als start voor hen verhaal. Geen vraag als hinderlaag. Een vraag alleen voor jou speciaal. We wachten op zo'n vraag. We wachten op een blik. Een blik die alles zegt. Ik zie het, zegt die blijk, je kunt bij mij terecht. Vertel maar wat er is gebeurd. Zeg op, ik zie het wel.
Ik vraag me af waar jij om treurt. Hoe gaat het? Kom, vertel! Geen blik die vluchtig is en koel, vervuld van eigen ik. Een blik met aandacht en gevoel. We wachten op zo'n blik We wachten op een mens. Een mens die jou ziet staan. Een hartverwarmende mens, die met je is begaan. Die aandacht heeft voor hoe het gaat. Die aandacht heeft voor jou. Die over jouw problemen praat en vraagt: Hoe is het nou? Een mens die met jou huilt en lacht. Die luistert. Heel intens. Een mens vol liefde, moed en kracht. We wachten op zo’n mens * gedicht geschreven door een van de gasten van het ontmoetingscentrum in Dordrecht
INHOUDSOPGAVE
1.
Inleiding 1.1 aanleiding tot het ontmoetingscentrum 1.2 behoefte-onderzoek 1.3 totstandkoming projectplan 1.4 leeswijzer
2.
Projectdoel 2.1 probleemstelling 2.2 verwachtte resultaten 2.3 uitgangspunten 2.4 projectafbakening 2.5 samenwerking met andere organisaties
3.
Projectinrichting: activiteiten 3.1 inloopfunctie 3.2 thematische activiteiten 3.3 diaconale activiteiten 3.4 vrijwilligers: goud van de organisatie
4.
Projectorganisatie
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5.
financiële organisatie bestuurlijke structuur projectrisico's communicatie en media relatie met kerken en organisaties
Projectplanning en begroting 5.1 meerjaren planning 5.2 meerjaren begroting
1.
Inleiding
In dit projectplan schetsen we de agenda voor de komende periode voor de opbouw van het interkerkelijke ontmoetingscentrum in Delft. In het projectplan zijn de afspraken vastgelegd over de uitvoering van het project, de projectorganisatie, de projectplanning, projectbeheersing en communicatie. 1.1 Aanleiding tot ontmoetingscentrum Al langere tijd wordt er in Delft gesproken over de behoefte aan een diaconaal aandachtcentrum waar iedereen welkom is voor een kop koffie en een gesprek. Dit diaconaal aandachtscentrum is een interkerkelijk initiatief. De christelijke spiritualiteit is de kracht die het diaconaal centrum/ inloophuis en de werkgroep drijft. De bemensing van het centrum gebeurt door vrijwilligers, diverse pastores die ‘diensten’ draaien, en mogelijk op spreekuurbasis door andere organisaties. Begin 2010 is een Initiatiefgroep ‘inloophuis/diaconaal ontmoetingscentrum gestart bestaande uit een aantal personen die elk een kerk of geloofsgemeenschap vertegenwoordigden: - De Rooms-katholieke Parochie Delft - de stichting Rooms-katholiek Stadsdiaconaat Delft e.o. - De Hervormde Diaconie - Hervormde Centrale Missionaire Commissie - De Evangelische gemeente in Delft ‘Levend Water’ - De Christelijke Gereformeerde Kerk - Delftse Raad van Kerken - Youth for Christ Delft - Johanniter hulpverlening - Interkerkelijk Stadsdiakonaat De deelnemers van de Initiatiefgroep ‘Inloophuis /diaconaal centrum’ zagen los van elkaar reeds langer de behoefte aan laagdrempelige diaconale en pastorale hulp. Zij kwamen elkaar tegen in het netwerk van kerken en erkenden het belang van samenwerken door op één plek in de stad Delft vanuit de kerken de krachten te bundelen. Hierop voortbouwend is een groepje mensen uit diverse kerkelijke geledingen nu concreet bezig met het idee voor een interkerkelijk diaconaal centrum. De eerste fase betrof de uitvoering van een behoefteonderzoek naar de haalbaarheid van een dergelijk initiatief. 1.2 Behoefte-onderzoek Een diaconaal aandachtscentrum wordt meestal bezocht door mensen uit de samenleving die behoefte hebben om zich ergens welkom te voelen en als mens gezien te worden. Ze hebben behoefte aan een plek waar ze even niets hoeven en waar ze rustig een koffie of thee kunnen drinken. In het behoefte-onderzoek keken wij of er behoefte is aan een dergelijke plaats in Delft. Een behoefte-onderzoek biedt inzicht in de te verwachten vraag naar een dienst of product. Ook de waardering van de dienst/het product door de potentiële klant wordt getoetst.. Tevens geeft het inzicht in de omvang van de risico’s en het soort risico’s die de initiatiefnemers
lopen. Een behoefte-onderzoek is primair een kwalitatief onderzoek: het polst de meningen en intenties. Het geeft geen garanties voor de toekomst. De centrale vraag van dit behoefte-onderzoek was: "bestaat er in Delft behoefte aan een interkerkelijk diaconaal ontmoetingscentrumen is dit haalbaar" Aan alle geïnterviewden is gevraagd welke mensen de meeste behoeften aan een ontmoetingscentrum zouden kunnen hebben in Delft. Het was opvallend dat veel mensen in eerste instantie aan gaven dat het voor iedereen belangrijk zou kunnen zijn. Veel mensen vallen tussen wal en schip en voelen zich eenzaam en nutteloos. Er zijn veel mensen die het gevoel hebben dat ze geen plek hebben in de samenleving. Bij wat verder praten over eenzaamheid en sociale uitsluiting, kwamen de volgende categorieën mensen als potentiële gasten naar voren; ouderen, alleenstaande moeders, studenten, mensen met psychiatrisch verleden, mensen met sociale problematiek etc. Uit het onderzoek bleek verder dat ruim 90% van de deskundigen en potentiële gasten de vraag naar de behoefte aan een ontmoetingscentrum positief beantwoordden. Hierdoor kunnen we stellen dat die behoefte er daadwerkelijk in aanleg is. Dat 73% van de potentiële gasten zegt dat zij zelf naar binnen zouden stappen, is hoopvol. Een kleine meerderheid ziet de locatie het liefst in het centrum van Delft. Het aanbod dat men wenst is in eerste instantie vooral een plek voor een gesprek met een kop koffie. Veel maatschappelijke instellingen in Delft staan sympathiek tegenover dit initiatief, willen op de hoogte gehouden worden en, indien mogelijk, samenwerken. 1.3 Totstandkoming projectplan Het concept rapport van het behoefte-onderzoek is eerst besproken in de werkgroep en daarna breed voorgelegd aan alle kerken in Delft in een vergadering waar zowel de plannen van de werkgroep, de resultaten van het behoefte-onderzoek alsmede de relaties tussen de reguliere kerken en het ontmoetingscentrum is besproken. Uit deze bijeenkomst bleek dat de meeste kerken wel geïnteresseerd zijn in een inloophuis maar dat er meer aandacht moet komen aan bredere informatie verspreiding hierover, dat er een goed plan moet komen voor de bijdrage en deelneming van de kerken. Enkele voorgangers zijn bereid af en toe in het inloophuis te komen werken.
1.4 Leeswijzer De projectplan is als volgt opgebouwd. Na deze inleiding die vooral ingaat op de aanleiding en de totstandkoming van het projectplan, zal het volgende deel gewijd zijn aan de projectbeschrijving: het doel en de randvoorwaarden (hoofdstuk 2), activiteiten en vrijwilligersbeleid (hoofdstuk 3) , projectbeheersing (tijd, geld, kwaliteit) en communicatie (hoofdstuk 4). Het laatste hoofdstuk gaat in op de meerjaren planning en begroting. Dit projectplan werd niet in een keer geschreven; het is een onderdeel van de ontwikkeling van idee, initiatief naar verwezenlijking. Verschillende personen en commissies vullen elke keer weer stukjes tekst toe aan het plan; het is een levend instrument.
2.
Projectdoel
In dit hoofdstuk gaan we in op de doelstelling van het aandachtcentrum, de doelgroep, de verwachtte resultaten, de uitgangspunten, afbakening en de relaties met andere maatschappelijke instellingen in Delft. 2.1 Doelstelling Het interkerkelijk diaconaal ontmoetingscentrum is een interkerkelijk (geen interreligieus) initiatief. Het centrum wordt al genoemd in het beleidsplan 2009-2014 van de Delftse Kontactraad van de Kerken. De christelijke spiritualiteit is de kracht die het diaconaal centrum/ inloophuis en de werkgroep drijft. De bemensing van het centrum gebeurt door diverse pastores die ‘diensten’ draaien, vrijwilligers en op spreekuurbasis door andere organisaties (ISF, huisartsenpost, AMW etc.). Vanuit het brainstormen van de werkgroep interkerkelijke diaconaal centrum is op basis van discussie, literatuur en bezoek aan diverse inloopcentra in Nederland, de volgende doelstelling geformuleerd: Het interkerkelijk diaconaal centrum wil een centrale plek in de stad zijn waar iedereen meer dan welkom is, waar je jezelf kunt zijn en anderen kunt ontmoeten. Samen koffie drinken, samen eten of een fijn gesprek voeren is voor velen immers geen dagelijkse vanzelfsprekendheid. Door een luisterend oor te bieden, willen we vanuit een christelijke levensvisie een deel van de leegte opvullen die veel mensen iedere dag in hun leven ervaren. De vrijwilligers creëren met elkaar een warme ontmoetingsplek zodat minder mensen in een isolement geraken. Het centrum wil een plek zijn waar mensen even hun toevlucht kunnen zoeken, waar ze even kunnen bijkomen of uitblazen van de drukke en snelle wereld om hen heen. Het centrum is echter ook met nadruk bedoeld voor hen die te maken hebben met materiële en/of sociale armoede of andere sociale of geestelijke nood. Het centrum is een plek waar de Delftse kerken diaconaal en pastoraal present willen zijn in de stad. Het centrum zal op een gemakkelijk te vinden en te bereiken centrale plek in de stad Delft zijn gesitueerd. Het centrum zal een duidelijke plaats zijn waar mensen naast rust, stilte en een luisterend oor, effectief hulp kunnen ontvangen. Dat betekent dat er naast directe hulp ook doorverwezen zal worden naar andere organisaties die passende hulp bieden. De verwachting is dat er in de praktijk zelfs meer doorverwijzing zal zijn dan het bieden van ‘eigen’ hulp. Het centrum zal een centraal diaconaal loket zijn, maar ook een plek voor gesprek, gebed, stilte, zingeving en cursussen, een plek dus met een diaconaal-missionair karakter. Er wordt naar gestreefd om voor de (pastorale) opvang zoveel mogelijk in Delft werkzame pastorale beroepskrachten in te zetten en deze volgens een rooster in te plannen. De inroostering van pastorale beroepskrachten in het centrum zorgt er bovendien voor dat deze pastorale beroepskrachten ook meer zichtbaar worden voor de mensen van Delft en dat ze elkaar tegenkomen in het gezamenlijke project, waardoor weer meer synergie in de werkzaamheden zal ontstaan. Samenvattend wil het interkerkelijk ontmoetingscentrum een vaste en laagdrempelige plaats bieden aan wie dit nodig heeft en deze bezoekers warme, aandacht, rust en eventueel ondersteuning bieden. Het gaat niet om professionele hulpverlening zoals deze al binnen Zorg en Welzijnsector bestaat. We proberen een zo breed mogelijke groep mensen te
bereiken. We doen dit vanuit een kerkelijke achtergrond maar zijn duidelijk niet evangeliserend.
2.2 De doelgroep De doelgroep van het centrum zijn in principe de inwoners van Delft, alle inwoners van Delft. Er zijn meer specifiek twee groepen waarop het inloopcentrum zich in eerste instantie wil richten: mensen die lijden onder sociale of emotionele uitsluiting. Sociale uitsluiting treedt op als mensen langere tijd in armoede leven. Wij gaan hierbij uit van mensen die een bijstanduitkering ontvangen (tot 130% van de bijstandsnorm). Deze mensen hebben behoefte aan financiële ondersteuning maar dreigen door materiële tekorten ook in sociaal opzicht vast te lopen doordat zij geen geld hebben voor clubs, vakanties, recreatie etc. Sommige mensen zeggen dat ze vooral thuis blijven want "zodra we naar buiten gaan, kost alles geld" Emotionele uitsluiting treedt op bij mensen die zich eenzaam voelen; ouderen die hun vrienden verloren hebben, mensen die niet sociaal vaardig zijn, psychisch zwakkeren, internationale studenten etc. In Delft zijn er veel mensen die zich eenzaam voelen en die een plaats waar ze zomaar zonder vragen binnen kunnen komen voor koffie of gesprek, goed kunnen gebruiken. Uit het behoefteonderzoek kwamen de volgende categorieën mensen als potentiële gasten naar voren; Ouderen in de leeftijd van 50+ -60+ Een specifieke doelgroep zijn mensen van 50+, 60+ jaar. Mensen die al een groot deel van hun leven achter zich hebben, vaak teleurgesteld zijn en geen hoop meer hebben op verbeteringen. Zij hebben vaak weinig familie, zijn vaak sociaal gestrand maar nog wel mobiel. Oudste ouderen (70+ - 80+) Zij lijden aan eenzaamheid, ze hebben een beperkte actieradius, minder sociale contacten door verlies van partner en vrienden. Zij vormen een stille groep, en zijn vaak gelovig. Ze lijden aan depressies en voelen zich buitengesloten van de samenleving. Vaak hebben zij lang voor partner gezorgd en als deze dan wegvalt, vallen ze in een gat. Deze groep ouderen is moeilijk te bereiken omdat ze niet makkelijk om hulp vragen, ze willen niet afhankelijk zijn van anderen. Mogelijk contact zou kunnen lopen via thuiszorg, bezoekgroep stadsdiaconaat, DIVA, huisartsen. Voor deze oudere ouderen zou je eens in de zoveel tijd hele specifieke activiteiten kunnen organiseren rond bepaald thema. Je kan ze dan misschien ook ophalen. Alleenstaande of gescheiden ouders met jonge kinderen Hier is sprake van veel stress omdat men de verantwoordelijkheid voor een jong gezin niet kan delen. Men is niet mobiel en heeft weinig kans om zelf er even uit te gaan. Gebrek aan geld en vaak ook oude en nieuwe relaties vragen veel energie van de alleenstaanden. Door deze situatie ontstaan er vaak ook problemen rond de kinderen. Mensen met lichte psychische problematiek
Het gaat hier om (licht) psychiatrische patiënten die ambulant zijn maar zich niet makkelijk in de samenleving handhaven en op wie de samenleving soms raar/angstig reageert. Zij zoeken een plek waar ze zichzelf kunnen zijn en anderen kunnen ontmoeten. • (jonge) allochtone vrouwen Speciale groep zijn jonge allochtone vrouwen. Zij verkeren oorspronkelijk veel in eigen cultuur en familiegroep maar als je daar uit valt, hebben ze niemand meer bijv. door scheiding, relatie met iemand van andere cultuur. Heel veel zaken zoals opvoeding van kinderen zijn thuis niet bespreekbaar. Mensen met sociale problematiek Voor de dak- en thuislozen in Delft zijn al veel faciliteiten, zoals een dagopvang, een sociaal pension, een nachtopvang etc. Daarom richt het Ontmoetingscentrumhaar activiteiten niet specifiek op daklozen om dit beleid niet te doorkruisen.. In overleg meet Perspektief wordt bekeken in hoeverre er speciale voorzieningen voor hen, bijv. maaltijd op zondag mogelijk zijn. Ook voor mensen van Stoed die al uit de schulden zijn, zou het een optie zijn. Zij hebben weer rust maar, hebben geen werk en zijn in isolement geraakt, zij zouden hier ook baat bij hebben. Hetzelfde geldt voor veel mensen die aangewezen zijn op de voedselbanken. Studenten Nederlandse en buitenlandse studenten in Delft die ver van huis zijn. Technische studenten hebben vaak moeite met het aangaan van sociale contacten. Zeker de studenten met neiging tot autisme vinden weinig aansluiting bij het gewone studenten leven. Naast deze groepen die door meerdere respondenten werden genoemd, is er nog een groep die waar we nog minder zicht op hebben: volwassenen met een lichamelijke handicap die zelfstandig of beschermd wonen. Door hun beperking is hun kans op werk en sociale contacten buiten de eigen groep beperkt. Velen voelen zich eenzaam. Hoe groot deze groep in Delft is, is nog onbekend.
2.3 Verwachtte resultaten Wanneer je met iets nieuws begint, is het moeilijk aan te geven wat precies de resultaten zullen zijn na een jaar of 2-3. Het mooiste zou zijn dat je na een paar jaar niet meer nodig bent omdat mensen in staat zijn zelf contacten te leggen maar dat is waarschijnlijk geen haalbaar feit. Dagdromend kunnen we zeggen dat ons ontmoetingscentrum en succes is als: • mensen van verschillende achtergronden er graag komen en er zich thuis voelen • er gemiddeld 40-50 mensen per dag binnen komen • medewerkers in centrum zijn geen hulpverleners maar medemensen; mensen willen benaderd worden vanuit hun mens-zijn niet vanuit de problemen die ze hebben. • er een goede werkrelatie is tussen de verschillende maatschappelijk en kerkelijke instellingen en het aandachtcentrum • sommige mensen die aarzelend binnenkwamen, na een tijdje mee gaan draaien als vrijwilligers en groeien door deze activiteiten • vrijwilligers zich voor langere tijd binden en leren van elkaar en de gasten • gasten en vrijwilligers zelf activiteiten opzetten en hun talenten ontwikkelen 2.4 Uitgangspunten Dit diaconaal aandachtscentrum is een interkerkelijk initiatief. De christelijke spiritualiteit is de kracht die het diaconaal centrum/ inloophuis en de werkgroep drijft en die de uitgangspunten van het project bepalen. Het ontmoetingscentrum is grotendeels een vrijwilligersorganisaties: de bemensing van het centrum gebeurt door vrijwilligers, diverse pastores die ‘diensten’ draaien, en mogelijk in samenwerking met andere organisaties. Binnen de werkgroep was al snel duidelijk dat we niet de financiële middelen hadden om iedereen in Delft ondersteuning aan te kunnen bieden. Daar zijn we ook niet voor. Wat we wel te bieden hadden was onze presentie of bewuste aanwezigheid. Andries Baart (2001) heeft de presentietheorie geformuleerd als theologische reflectie op zijn werk met buurtbewoners in oude wijken. Het uitgangspunt van deze theorie is dat eerst een verbinding wordt aangegaan tussen twee mensen waarbij aandacht en toewijding centraal staan. Het probleemoplossende handelen wordt voor langere tijd opgeschort. Het gaat dus niet om het oplossen van een hulpvraag maar om de relatie waarin de rol van beide personen nog niet vaststaat maar zich moet vormen. Een manier van doen, die slechts verwezenlijkt kan worden met, met praktische wijsheid en liefdevolle trouw. Het lijkt een simpele methode maar het gaat in tegen de gangbare zorgstructuren. Deze presentietheorie vertrekt vanuit de menselijke waardigheid en het belang om sociaal opgenomen te zijn. In praktijk betekent dit dat alle gasten welkom zijn en dat er niet aan hen getrokken wordt om over hun problemen of hun leven te vertellen. We bieden een luisterend oor als ze dat zelf willen en vooral aandacht en vriendschap. Als mensen zich thuis voelen, gaan ze vanzelf meer van zichzelf laten zien. In sommige gevallen kunnen wij dat advies geven of vertellen hoe wij iets mogelijk zelf zouden aanpakken. Als mensen niets willen vertellen en alleen een kopje koffie willen drinken is dat ook goed. Het ontmoetingscentrum wordt georganiseerd vanuit de kerken. Veel mensen komen om aandacht en niet om evangelisatie. Medewerkers dringen niets op maar mogen zichzelf wel laten zien. Bij een ontmoeting en een gesprek hoeft geloof niet verborgen te blijven. Het aanbod van een stiltecentrum wordt door maar een minderheid van de potentiële gasten als een behoefte gezien. Anderzijds is de interkerkelijk identiteit van het centrum wel belangrijk. Met het opzetten van een ontmoetingscentrummoet duidelijk en transparant zijn dat we enerzijds naast alle mensen gaan staan en dienstbaar zijn ongeacht afkomst, geloof of
levensvisie maar dat we anderzijds, voor wie dat wil, kerkelijk ook iets aan te bieden hebben op het gebied van hulp bij geloofsvragen. 2.5 Afbakening Het is belangrijk uit te dragen en vast te houden dat het ontmoetingscentrum geen buurthuis is waar allerlei activiteiten worden ontplooid om mensen bezig te houden, noch een vorm van hulpverlening. Hoewel iedereen in principe welkom is, proberen we sommige groepen in Delft die in een duidelijk omschreven traject zitten, zoals bijvoorbeeld dak- en thuislozen, niet te stimuleren vaak langs te komen. Enerzijds hebben zij hun eigen hulpverlening zoals dagopvang, anderzijds kan het andere gasten afschrikken. Dit zijn afspraken die met de maatschappelijk opvang Perspektief zijn besproken. Een kopje koffie kan natuurlijk altijd; we willen niemand uitsluiten. Verder is het strikt verboden om in het centrum drugs en alcohol mee te brengen en te gebruiken. Drugsdealers worden direct verwijderd en doorgegeven aan de politie. 2.6 Relaties met andere maatschappelijke organisaties Structurele samenwerking met andere locale partners kan op twee manieren plaatsvinden; in netwerken en in ketens. Bij netwerken heeft men regelmatig overleg en stemt men het werk op elkaar af. Met vele maatschappelijke instellingen zoals Diva, Meldpunt bezorgd, Stoed, voedselbank etc. kan actief contact ongehouden worden zodat mensen (warm) heen en weer verwezen kunnen worden. Bovengenoemde instellingen verzorgen specifieke diensten maar weten dat hun cliënten daarnaast ook zeer geholpen zouden zijn met meer sociale contacten. Belangrijk hierbij is het de wederkerigheid en het goed onderhouden van deze netwerken. Bij ketens stemt men de werkwijze en de methode verdergaand op elkaar af. Hoewel het ontmoetingscentrumformeel geen onderdeel wordt van een zorgketen, kan het door sommige instellingen wel gezien worden als eerste keten, de eerste mogelijkheid tot signalering van problematiek. Het kan ook een vorm van preventie zijn: als huisartsen of agenten een persoon tegenkomen die verloren rond loopt, kan men deze verwijzen naar het aandachtcentrum. Dit is laagdrempeliger dan de formele zorg. Samenwerking in ketens vraag goede afstemming en ook een overeenkomstige visie. Wat het ontmoetingscentrum betreft zullen de relaties zeker in het begin vooral liggen op het goed onderhouden van netwerken en minder op het deel uitmaken van de zorgketen.
3.
Projectinrichting: activiteiten
3.1 Inloopfunctie De inloop als laagdrempelige ontmoetingsplek vormt het hart van het Aandachtcentrum. Hier komen mensen als eerste binnen om te bezien of het centrum 'iets voor hen is". Het volgende gedicht van het ontmoetingscentrum in Dordrecht geeft goed aan waar het om hier om draait; de interactie tussen gasten en vrijwilligers. Het uiteindelijk doel is dat er alle dagen, inclusief het weekend een inloopochtend is waar mensen tussen 10.00 en 13.00 welkom zijn voor koffie en/of een gesprek. In de opstartfase van het project zullen we nog niet alle ochtend open zijn maar wel in het weekend, op maandag- en donderdagochtend. Drie vrijwilligers zullen minimaal aanwezig zijn waarbij er een zorgt voor koffie, afwas etc. en de twee andere als gastvrouwen en -heren ingezet worden. In de selectie van vrijwilligers proberen we een balans te vinden tussen zowel mannen als vrouwen, oudere als jongere, autochtone als allochtone vrijwilligers. We proberen ervoor te zorgen dat dezelfde vrijwilligers op dezelfde dagen werken zodat gasten vertrouwde gezichten zien. Behalve koffie drinken en praten, kunnen de gasten de kranten of tijdschriften lezen, hun mail bekijken op een computer en evt. een spelletje doen. Kinderen zijn welkom met een ouder en kunnen spelen in de kinderhoek. Indien gewenst is het mogelijk dat een gast een gesprek houdt met een van de vrijwilligers of een voorganger in een aparte spreekkamer. Als een gast informatie of doorverwijzing wil, wordt dit door gegeven aan de projectcoördinator via het logboek dat elke dienst bijgehouden wordt. Het Stiltecentrum is altijd open voor diegene die een kaarsje willen branden of even rust zoeken. 3.2 Thematische activiteiten Uit het behoefteonderzoek bleek dat de belangrijkste voorziening voor de meeste mensen gewoon een kopje koffie drinken is en met mensen praten. Het is wel leuk als er ook andere voorzieningen zijn. Al pratende en dromende zijn er nog wat voorzieningen genoemd die in onderstaande tabel gerangschikt zijn:
Tabel 3.1
Gewenst aanbod aandachtcentrum
ontspanning
voorziening
spelletjes/kaarten computers tv; tour, voetbal krant/tijdschriften tentoonstellingen
maaltijden wc voor rollator tuintje kinderhoek speel-o-theek
ondersteuning maatschappelijk werker Juridisch adviseur uitleg regelgeving rouwverwerking
activiteiten
diaconaal
iets creatiefs zingen/koor gitaarles trommelles moedergroep
chr. Meditatie stiltecentrum gesprekken Pastoraal café Spiritueel
centrum lezingen De meest genoemde voorzieningen lagen op het terrein van ontspanning en activiteiten daarbij verschillen de antwoorden naar leeftijd en situatie. Oudere vrouwen zijn op zoek naar gezelligheid; een spelletje, zingen, kletsen, maaltijden. Mannen noemen vooral een krant, computer of lezing. Jonge alleenstaande moeders vragen naar een moedergroep, iets creatiefs, cursus met kinderhoek etc. Meestal waren de wensen heel bescheiden. Sommige voorzieningen kunnen goed gecombineerd worden met de inloop in de ochtenden. Meer thematische activiteiten of bijeenkomsten voor specifieke groepen zoals een moedergroep, muziekgroepje, lezingen zullen na verloop van tijd in de middagen of avonden georganiseerd kunnen worden. De wensen van de gasten zijn hierbij leidend. Ondersteunende gesprekken zullen op afspraak plaats vinden. 3.3 Diaconale activiteiten Omdat het hier een interkerkelijk diaconaal ontmoetingscentrum betreft, is er ook specifiek gevraagd naar de behoefte aan een stiltecentrum, kapel etc. Ongeveer 20% van de mensen is hier positief over: een plek waar je rustig kunt zitten en bidden, waar je kunt rouwen om mensen die zijn overleden maar ook om ziekte, familieproblemen. Sommigen gaven het advies om hiervoor niet specifiek een ruimte in te richten maar er een thematische activiteit van maken; eenmaal per week of per maand een oecumenische viering die laagdrempelig is. Je mag het wel benoemen dat je kerkelijk bent maar je kan de ruimte multifunctioneel houden. Andere mensen vonden een stiltecentrum niet echt nodig. "Als mensen echt naar een kerk willen, dat weten ze die wel te vinden". Het kan ook een blokkade vormen voor anderen (niet- of andersgelovigen). Het aanbod van een stiltecentrum wordt door maar een minderheid van de potentiële gasten als een behoefte gezien. Anderzijds is de interkerkelijk identiteit van het centrum voor ons belangrijk en willen we hierbij als uitzondering aanbodgericht werken.. Met het opzetten van een ontmoetingscentrummoet duidelijk en transparant zijn dat we enerzijds naast alle mensen gaan staan en dienstbaar zijn ongeacht afkomst, geloof of levensvisie maar dat we anderzijds, voor wie dat wil, kerkelijk ook iets aan te bieden hebben op het gebied van hulp bij geloofsvragen. Een stiltecentrum waar mensen altijd terecht kunnen voor rust, bidden of tot zichzelf komen is een faciliteit die een ontmoetingscentrum onderscheidt van andere instellingen. Voor de inrichting van een dergelijk centrum nemen we contact op met de diverse kerken om er een interkerkelijk spiritueel centrum van te maken. Stilte schept ruimte voor mensen om bij de bron te komen van waaruit men leeft en kracht opdoet (Holsappel 2007). 3.4 Vrijwilligers: het goud van de organisatie Voor het functioneren van het Diaconaal Aandachtscentrum zijn veel vrijwilligers nodig. Mensen, die zonder daarvoor betaald te worden vrijwillig maar niet vrijblijvend wil meewerken in het ontmoetingscentrum. Zijn of haar inzet behoeft niet gekoppeld te zijn aan een beroepsmatige opleiding of aan specifieke deskundigheid. Een vrijwilliger stelt zichzelf beschikbaar met zijn of haar persoonlijke mogelijkheden, ervaring, vaardigheden en beperkingen. Het Diaconaal ontmoetingscentrum heeft mensen nodig, die: als gastheer of gastvrouw de bezoekers ontvangen met een open geest en houding de bezoekers tegemoet treden in staat zijn eigen normen en waarden van die van een ander te onderscheiden en niet aan de ander op te leggen
bereid zijn een vast aantal uren per week aanwezig te zijn bereid zijn om in teamverband te werken emotioneel tegen een stootje kunnen, teleurstellingen kunnen incasseren en flexibel zijn hetgeen hen in vertrouwen is verteld kunnen bewaren, als waarborg voor de anonimiteit bereid zijn een basistraining te volgen en later aan begeleidingsbijeenkomsten deel te nemen zich ervan bewust zijn, dat zijzelf soms ook een ander nodig hebben
Training voor vrijwilligers Nieuwe medewerkers bieden wij een toerustingtraining aan. De training wordt verzorgd door twee ervaren trainers, die verschillende werkvormen gebruiken. De training voor gastvrouwen en –mannen bestaat uit acht dagdelen, die veelal in de avonduren gegeven worden in een periode van een half jaar. Vrijwilligers die zich voornamelijk bezighouden met catering en onderhoud, kunnen een kortere training volgen. Het doel van deze training is om nieuwe vrijwillige medewerkers toe te rusten voor oor hun rol als gastvrouw en gastheer in het Ontmoetingscentrum door het ontwikkelen van onderlinge samenwerking; het overdragen en uitwisselen van kennis, kunde en vaardigheden op het gebied van gespreksvoering en omgaan met elkaar; het werken aan een zelfbewuste en open houding zodat iedere gast met respect en eerbied tegemoet wordt getreden; en het leren hanteren en respecteren van grenzen en mogelijkheden, zowel van hen zelf als van het Ontmoetingscentrum. De trainingen worden gegeven door deskundigen uit het netwerk van bestuur en de vriendenkring. De Commissie Vrijwilligers zal zowel het vrijwilligerbeleid als de trainingen verder uitwerken. Hiervoor komen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: • Leren consequent omgaan met de huisregels. • Kennis van diaconaat • gastvrijheid en ontmoeting • eigen grenzen van de medewerkers • grenzen aan/van het Ontmoetingscentrum • samenwerking in een groep/team • communicatie • geven en ontvangen van feedback • omgaan met agressie/agressief gedrag Alle vrijwilligers zijn tijdens hun werk verzekerd door het ontmoetingscentrum. Driemaal per jaar is er een algemene bijeenkomst voor vrijwilligers waarbij ervaringen, ontwikkelingen etc. worden besproken. Eenmaal per jaar is er een feestelijke bbq als afsluiting van het zomerseizoen. Voor de vrijwilligers ligt er in het ontmoetingscentrum een logboek waarin dagelijks gebeurtenissen en nieuws wordt geschreven. Indien vrijwilligers door hun werk problemen krijgen, kunnen zij altijd bij een van de voorgangers terecht. De projectcoördinator fungeert als contactpersoon voor de vrijwilligers op de werkvloer. De vrijwilligers hebben ook een gekozen vertegenwoordiger in het dagelijks bestuur.
4.
Projectorganisatie
4.1 Financiële organisatie De inkomsten van een ontmoetingscentrum kunnen uit diverse categorieën van bronnen komen: 1. Structurele bronnen: de bijdrage van de kerken en kerkelijke instellingen. Dit moet zeker 20-30% van het budget vormen. 2. Subsidies van grote fondsen; SKAN, Fonds 1818, VSB fonds, RABO bank etc.(ook 30% minimaal van het budget) 3. Subsidies van gemeentelijke en maatschappelijke instellingen 4. Kortingen of in natura giften van leveranciers, grote bedrijven 5. Particuliere fondsen en sponsoren 6. Vriendenstichting van ontmoetingscentrum(liefst 10% van budget van vaste donateurs die zich verbonden voelen met wel en wee van de stichting 7. Geld uit evenement en campagnes (gericht op draagvlak Delftse samenleving) Vriendenkring van het ontmoetingscentrum Delft Het doel van de vriendenkring is vooral betrokkenheid en belangenbehartiging door het financieel ondersteunen van het centrum. De Vrienden houden zich bezig met extra 'aandacht' door het aantrekken van vrienden en vriendinnen als donateurs en het verwerven van financiële middelen . Sommige van de vrienden leveren diensten in natura door het verrichten van hand en spandiensten. De vrienden ontvangen een regelmatige nieuwsbrief en zijn welkom op de informatie avonden en feesten. 4.2 Bestuurlijke structuur Een stichting is een rechtspersoon en wordt opgericht bij notariële akte. Dit betekent dat de bestuurders in principe niet aansprakelijk zijn voor de schulden. Een stichting kent geen leden en is opgericht om met behulp van een bepaald vermogen een doel te realiseren. Een stichting wordt meestal gebruikt bij een ideëel of sociaal doel. Het bestuur is het enige verplichte orgaan van een stichting. Meestal bestaat dat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur kan andere organen instellen, zoals commissies. Het voordeel van een stichting is dat er kan worden gesponsord, en men ook aanvragen kan indienen voor subsidies. naast het bestuur, wordt er een Stichtingsraad opgericht waarin de vertegenwoordigers van de kerken zitting hebben en een comité van aanbeveling. Het dagelijks bestuur is het uitvoerende bestuur en houdt zich bezig met de : bepaling en uitvoering van beleid, contacten, processen etc. Het dagelijks bestuur vergadert eenmaal per maand. Binnen het dagelijks bestuur verdelen de leden de taken. De voorzitter is belast met .het leiden van alle vergaderingen, het coördineren van het bestuursbeleid, het zorgen voor een goed verloop van de, noodzakelijke werkzaamheden en .het samenstellen van het jaarverslag. De secretaris is belast met de administratie en correspondentie,de voorbereiding en het beleggen van alle vergaderingen en .het notuleren van alle vergaderingen; De penningmeester zorgt voor .het beheer, de invordering en uitbetaling van de gelden van de stichting en de boekhouding daarvan; de verslaglegging daarvan en het opstellen van de begroting.
Naast deze basisfuncties binnen het bestuur, is er ook nog de functie van overig bestuurslid voor de projectcoördinator, de gekozen vertegenwoordiger van de vrijwilligers en een vertegenwoordiger van het diaconale veld. Dagelijks Bestuur zou kunnen bestaan uit: - Voorzitter - Secretaris - Penningmeester - Coördinator Coördinator van vrijwilligers - Vertegenwoordiger diaconaal team
Jan Lamberts Renee Strengholt Peter Beumen Anita van Velzen Joke Tummers Johan Groot Nibbelink
De Stichtingsraad is een voorwaardenscheppende bestuur. Dit bestuur werkt vooral aan het mogelijk maken van het werk. Aandachtspunten zijn oa. financieel beheer, huisvesting, vrijwilligersbeleid en continuïteit van de organisatie. Dit bestuur houdt zich naast de voorwaardenscheppende activiteiten ook bezig met het toetsen het van inhoudelijk beleid. Het Stichtingsbestuur viermaal per jaar. Comité van Aanbeveling Het ontmoetingscentrumwil en zo breed mogelijk draagvlak in de Delftse samenleving bereiken. Daartoe wil het ontmoetingscentrum Delft een Comité van Aanbeveling samengesteld met als doel laten zien dat er een breed draagvlak aanwezig is in Delft voor ons werk. De volgende personen kunnen deel uitmaken van ons Comité van Aanbeveling: Burgemeester Verkerk Wethouder Saskia Bolten Directeur Rabo Bank Rector Magnificus TU Delft Directeur Gist Brocades Directeur Reinier de Graafziekenhuis Directeur GGZ Commissies Om het dagelijks bestuur een aantal taken uit de handen te nemen, zijn er ook commissies nodig die een specifieke taak op zich nemen zowel bij de oprichting als de draaien van het aandachtcentrum:
Commissie exploitatie en beheer • Beheren van gebouw • Verhuur van de ruimte • Inkoop materialen Commissie pr en voorlichting • schrijven van communicatie- pr-plan • maken van posters/folder • schrijven van persberichten • vergroten van draagvlak Commissie Fondsenwerving
• • • • •
maken fondsenwervingplan aanschrijven van sponsoren bijhouden kosten/baten organiseren van inzamelingsevenement opzetten van vriendenkring
Commissie Stichting • regelen statuten • inschrijven kvk • regelen email adres, bankrekening etc Commissie werving en training vrijwilligers • werven en selecteren van vrijwilligers • trainen van vrijwilligers • schrijven vrijwilligersbeleid • opzetten begeleiding Commissie Bezinning • contacten onderhouden met de kerken • stiltecentrum opzetten • diaconale activiteiten opzetten • vieringen organiseren • pastorale team organiseren
4.3
projectrisico's
Projecten lopen, zeker in het begin, vele risico’s. Dit is niet altijd te voorkomen. Wij zien op dit moment drie soorten risico’s, geclusterd rond de inzet van vrijwilligers, het verwerven van voldoende middelen en een goede uitvoering van de activiteiten: vrijwilligers • te weinig mankracht • ondermaatse kwaliteit medewerkers • gebrekkige samenwerking teamleden • wegvallen kernmedewerkers • botsende persoonlijkheden in projectteam financiën • te weinig budget • te grote uitgaven • te weinig toegevoegde waarde • niet kunnen verwerven van voldoende financiële middelen uitvoering • te weinig aanloop • te dominante doelgroepen • botsende opvattingen diverse kerken • onduidelijke doelstelling (hulpverlening/buurthuis) • te weinig of teveel betrokkenheid stichtingsraad • slechte samenwerking andere instellingen Door voortdurend alert te zijn en in gesprek te blijven met alle vrijwilligers, verwachten wij dat deze risico’s hanteerbaar zullen zijn. 4.4 communicatie en media Als het centrum een plek voor alle Delftenaren wil zijn, zal er veel energie gestoken moeten worden in het uitdragen van de visie en de activiteiten. Kernwoorden in deze campagne kunnen zijn: ontmoeten, verbinden, gastvrijheid, dienstbaarheid en transparantie. Goede contacten met de media, met alle kerken en maatschappelijke instellingen is van groot belang. Het zoeken naar een vrijwilliger met speciale aandacht voor communicatie is een pre. Het project zal een eigen website lanceren maar voorlichting zal ook plaats vinden via een pagina op de website van de Raad van Kerken, de deelnemende kerken etc. Folders kunnen geplaatst worden bij huisartsen, bibliotheken, kerken en instellingen. De te vormen Commissie Voorlichting zal een pr-beleid opstellen en diverse voorlichtingsmodellen opzetten. Het onderhouden van de netwerken zal ook continue aandacht van het dagelijks bestuur en de coördinator vragen. 4.5 relatie met kerken en organisaties Er zijn in Delft veel sociale voorzieningen maar deze zijn veelal gericht op hulpverlening. Bij ons komen mensen als persoon en niet als probleem. De meerwaarde voor de gasten is juist dat je in een ontmoetingscentrum niets hoeft. In het centrum kunnen wel behoeften
gesignaleerd worden die door maatschappelijke instellingen geboden worden. Er wordt gericht informatie verstrekt maar zeer beperkt doorverwezen omdat mensen vaak al in hulpcircuits zitten. Er wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande voorzieningen; als er bijv. behoefte is aan een moedergroep voor jonge moeders, kan daar ook een lezing aan geplakt worden van een arts, een gezinscoach van CJG etc.
5.
Meerjarenplanning en –begroting
Het ontmoetingscentrum zal in januari 2012 zijn deuren openen voor het publiek. Om ervaring op te doen en vrijwilligers inwerken, beginnen we met een beperkt aantal activiteiten en bouwen de programmering langzaam in de eerste jaren op. We kiezer ervoor eerst te Beginnen met de weekenden omdat dit de momenten zijn die voor mensen met een klein netwerk de meest saaie en eenzame tijden zijn. De kosten van de activiteiten zijn doorgerekend en met de vaste koste en opbrengsten (verhuur van ruimte) in de meerjarenbegroting op de volgende pagina weergegeven. Tabel 5.1 meerjaren planning jaar 1
jaar 2
jaar 3
jaar 4
jaar 5
kosten
inloop
3 ochtenden
4 ochtenden
5 ochtenden
6 ochtenden
7 ochtenden
10 euro per ochtend
thema
1 thema
2 thema's
3 thema's
4 thema's
5 thema's
10 euro per middag
maaltijd
1 per maand
1 per maand
2 per maand
2 per maand
2 per maand
100 euro per maaltijd
avond
2 per maand
2 per maand
4 per maand
4 per maand
8 per maand
15 euro per avond
activiteit
Tabel. 5.2 Meerjare nbegrotin g jaar 0
jaar 1
jaar 2
jaar 3
jaar 4
jaar 5
Inkomsten Fondsen
20000
Verhuur Bijdrage kerken
29100
26000
24900
23500
23100
200
1000
1500
2000
2000
2000
1600
20000
20000
20000
20000
20000
Bijdrage particulieren / bedrijven
0
0
2500
5000
7500
10000
Bijdragen maaltijden
0
800
800
1600
1600
1600
21800
51400
50800
53500
54600
56700
0
16000
16000
16000
16000
16000
600
2500
2500
2500
2500
2500
0
1200
1200
1200
1200
1200
10000
0
0
0
0
0
2000
1000
500
500
500
500
6700
20000
20000
20000
20000
20000
0
3600
4500
7000
8000
9600
2000
2000
1500
1500
1500
1800
21300
46300
46200
48700
49700
51600
500
0
0
0
0
0
Totaal
Uitgaven Huisvesting Huur Gas/licht/water Onderhoud Materiaalkosten verbouwing Personeelskosten verbouw Inrichting Personeelskosten Activiteiten Kantoor en PR Subtotaal
p.m.
Overig / onvoorzien Notariskosten Overig & Onvoorzien 10% Totaal
0
4600
4600
4800
4900
5100
21800
51400
50800
53500
54600
56700
