Intentieovereenkomst samenwerking gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. De raden van de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.; OVERWEGENDE: - dat naar de toekomst toe voor de instandhouding van de gemeentelijke bestuurskracht is gekozen voor een opschaling van de wijze van werken; - dat deze algemeen geldende noodzaak tevens bijzondere urgentie heeft gekregen door de decentralisatietaken die per 1 januari 2015 tot het gemeentelijke takenpakket gaan behoren en die om een gezamenlijke (functionele en juridische) uitvoeringsorganisatie vragen; - dat de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. reeds op vele terreinen nauw samenwerken -een samenwerking die zich de afgelopen jaren gestaag uitbreidt- en dat deze gemeenten elkaar beschouwen als duurzame toekomstpartners en dit ook jegens elkaar hebben uitgesproken; - dat het derhalve voor de hand ligt dat de vier gemeenten naar de toekomst toe de handen verder ineen slaan en in een nog nader te bepalen vorm de samenwerking verder intensiveren; - dat voor opschaling meerdere vormen voorhanden zijn, waarbij met name twee vormen voor de raden overweging verdienen, te weten een ambtelijke fusie (met behoud van bestuurlijke zelfstandigheid) en gemeentelijke herindeling; - dat de primaire voorkeuren van de raden voor de meest wenselijke vorm niet gelijkluidend zijn, maar dat de raden elkaar in een meningsvormend proces tussen de vier gemeenteraden gevonden hebben in een constructie waarbij de vier gemeenten in 2015 allereerst een ambtelijke fusie vormgegeven, waaronder als juridische basis een nog nader op te stellen zware gemeenschappelijke regeling wordt gelegd; - dat in deze ambtelijke fusie en gemeenschappelijke regeling ook met voorrang de gezamenlijke uitvoering van de nieuwe decentralisatietaken per 1 januari 2015 zal worden ondergebracht; - dat de constructie waarop de raden elkaar hebben gevonden er voorts in voorziet dat de gemeenten die dat willen de ambtelijke fusie laten opvolgen door
een gemeentelijke herindeling per 2018 en dat de gemeenten die daartoe (na een tussentijdse evaluatie) niet willen overgaan, met behoud van bestuurlijke zelfstandigheid op basis van een dienstverleningsovereenkomst vanaf dat moment diensten zullen gaan van afnemen van de gefuseerde ambtelijke organisatie; KOMEN IN DEZE INTENTIEOVEREENKOMST OVEREEN: 1. elkaar naar de toekomst toe als duurzame toekomstpartners te beschouwen; 2. een nader door de colleges van burgemeester en wethouders en directies van de vier gemeenten voor te bereiden ambtelijke fusie tussen de vier gemeenten na te streven in 2015 en de bereidheid te hebben daartoe een nader voor te bereiden zware gemeenschappelijke regeling aan te gaan, waarin ook de gezamenlijke uitvoering van de nieuwe decentralisatietaken per 1 januari 2015 wordt ondergebracht; 3. de samenwerking vóór 1 april 2016 te evalueren en op basis van de evaluatieresultaten vervolgens een definitieve keuze te zullen maken tussen hetzij een gemeentelijke herindeling, te realiseren per 1 januari 2018, dan wel met behoud van bestuurlijke zelfstandigheid op basis van een dienstverleningsovereenkomst diensten te zullen gaan afnemen van de dan gefuseerde ambtelijke organisatie; een en ander met dien verstande dat indien zich feiten en omstandigheden voordoen die buiten de invloedssfeer van de gemeenten liggen en die een bestuurlijke fusie per 1 januari 2018 onmogelijk maken, als herindelingsdatum uitgegaan wordt van 1 januari 2019; 4. de colleges van burgemeester en wethouders van de vier gemeenten bij deze te verzoeken hetgeen is verwoord in deze intentieovereenkomst in gezamenlijkheid en met voortvarendheid op te pakken, in het najaar van 2014 aan de raden een stappenplan met tijdpad te presenteren en de raden vervolgens op gezette tijden, nader te concretiseren in het stappenplan, te betrekken bij het proces. De raad van de gemeente Dantumadiel, ... , voorzitter ... , griffier De raad van de gemeente Dongeradeel, ... , voorzitter ... , griffier
De raad van de gemeente Ferwerderadiel, ... , voorzitter ... , griffier De raad van de gemeente Kollumerland c.a., ... , voorzitter ... , griffier
De raad van de gemeente Ferwerderadiel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 augustus 2014, BESLUIT: 1. de bij dit besluit behorende "Intentieovereenkomst samenwerking gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a." vast te stellen en te ondertekenen; 2. als eerste budget voor uitvoeringskosten een bedrag beschikbaar te stellen van € 50.000,--; 3. het onder 2 bedoelde budget ten laste te brengen van de algemene reserve.
De raad van de gemeente Ferwerderadiel, ... , voorzitter ... , griffier
Concept-tekst raadsvoorstel Inleiding Al een aantal jaren is in onze regio de discussie gaande over de bestuurlijke toekomst van onze gemeente, in samenhang met die van onze buurgemeenten. Het vergroten van de schaal van werken is nodig om de bestuurskracht van de gemeenten te behouden gezien het zich gestaag uitbreidende gemeentelijke takenpakket en de tegelijkertijd teruglopende gemeentelijke middelen. In de verschillende betrokken gemeenten zijn over het onderwerp van de bestuurskracht op raads- en collegeniveau de afgelopen jaren per gemeente bestuurlijke standpunten ingenomen. De afgelopen periode is uitgekristalliseerd dat de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. elkaar als duurzame toekomstpartners beschouwen. De mening van de verschillende gemeenteraden over de meest wenselijke vorm van schaalvergroting liepen (en vooralsnog lopen) echter uiteen. Twee varianten zijn daarbij met name relevant, ambtelijke fusie van de vier organisaties, dan wel gemeentelijke herindeling van de vier gemeenten. Het vinden van een gezamenlijke koers heeft grote urgentie gekregen door onder andere de decentralisatietaken die per 2015 aan de gemeenten toebedeeld worden en die om een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie vragen. Mede vanwege die urgentie is er dit jaar een proces vormgegeven waarbij in een tweetal bijeenkomsten eerst de gemeenteraden (4 juni 2014) en nadien de fractievoorzitters (25 juni 2014) van de vier gemeenten zich onder begeleiding van een externe deskundige, Prof. Dr. W. Lemstra, hebben gebogen over de vraag hoe een gezamenlijk traject naar de toekomst toe vorm kan worden gegeven. De uitkomst van deze bijeenkomsten leggen wij bij deze aan u voor. Hierna zal allereerst ingegaan worden op de uitkomst van het traject van de raden en fractievoorzitters en het voorgestelde besluit dat daar uit voortvloeit. Daarna zal ingegaan worden op onze lokale voorgeschiedenis en hoe dat voorgestelde besluit zich daarmee verhoudt. Uitkomst traject raden/fractievoorzitters De raden hebben in de eerste bijeenkomst feitelijk herbevestigd dat de vier betrokken gemeenten elkaars toekomstpartners zijn. Daarbij gaat het in beginsel om het gehele grondgebied van de huidige vier gemeenten. Deze herbevestiging heeft zich onder andere gemanifesteerd in de omarming van een gebiedsvisie die het gebied van de vier gemeenten bestrijkt en die tevens een doorkijk geeft naar de bestuurlijke opgaven van de gemeenten in de komende jaren. Tevens is de urgentie onderkend om op het organisatorische vlak met voortvarendheid stappen te zetten daar waar het gaat om schaalvergroting. Dit
heeft er in de tweede bijeenkomst in geresulteerd dat de fractievoorzitters elkaar hebben kunnen vinden in een ambtelijke fusie van de vier gemeenten, vorm te geven in 2015, met als juridische basis een zware gemeenschappelijke regeling. Omdat een tweetal gemeenten een uitdrukkelijke voorkeur heeft voor een gemeentelijke herindeling boven een ambtelijke fusie en een tweetal andere gemeenten een ambtelijke fusie verkiest boven een herindeling, is voorts overeenstemming bereikt over een evaluatie van de samenwerking in 2016 en een daaruit voortvloeiende keuze om hetzij per 2018 een gemeentelijke herindeling vorm te geven (voor de gemeenten die dat verkiezen), dan wel te kiezen voor de mogelijkheid om bestuurlijk zelfstandig te blijven, waarbij in dat geval via een aan te gane dienstverleningsovereenkomst diensten zullen worden afgenomen van de dan gefuseerde ambtelijke organisatie. Uitgaande van een herindelingsdatum van 1 januari 2018 (voor de gemeenten die willen herindelen) zal de evaluatie van de samenwerking met het oog op de verdere proceduretijd moeten zijn afgerond vóór 1 april 2016. Dit is in de intentieovereenkomst verwerkt. Mede gelet op de korte tijdsspanne gelegen tussen de ambtelijke fusie en het evaluatiemoment, zal de evaluatie zich niet zozeer richten op de gefuseerde ambtelijke organisatie, maar meer op evaluatie van de bestuurlijke samenwerking tot op dat moment (daar ligt ook vooral het primaat van de raad). Een concretisering van de uit te voeren evaluatie (wat te evalueren en hoe), zal meegenomen worden in het op te stellen stappenplan. De fractievoorzitters van de vier gemeenten hebben uitgesproken het voorgaande graag verwoord te zien in een intentieovereenkomst tussen de vier gemeenteraden, die in september 2014 aan de raden zou dienen te worden voorgelegd. Die intentieovereenkomst ligt nu ter besluitvorming voor. De intentieovereenkomst gaat (voor die gemeenten die dat willen) uit van een gemeentelijke herindeling per 1 januari 2018. De voorbereidingstijd daarvoor is echter krap en er moet rekening gehouden worden met het scenario dat deze datum vanwege zorgvuldigheidseisen of op procedurele gronden niet haalbaar blijkt. Om die reden is in de intentieovereenkomst opgenomen dat indien zich feiten en omstandigheden voordoen die buiten de invloedssfeer van de gemeenten liggen en die een bestuurlijke fusie per 1 januari 2018 onmogelijk maken, als herindelingsdatum uitgegaan wordt van 1 januari 2019. Voorgeschiedenis Na het stopzetten van de Middelsee samenwerking heeft het bureau Partners + Pröpper in 2012 met instemming van de raad een toekomstverkenning gedaan waarbij de volgende scenario’s moesten worden onderzocht: I Zelfstandig blijven en doorontwikkelen tot regiegemeente. II Ambtelijke samenwerking met de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel en Kollumerland c.a. (meest verstrekkende variant binnen dit scenario is een ambtelijke fusie). III Herindeling met de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel en Kollumerland c.a. Op 20 december 2012 heeft uw raad besloten de inwoners door middel van een referendum te raadplegen over de bestuurlijke toekomst van Ferwerderadiel. In een proces waarbij de
referendumcommissie toezicht heeft gehouden op het objectieve verloop van de gehouden stemming is er uiteindelijk een teleurstellende opkomst geconstateerd van 34,2%. Met dit opkomstpercentage was er op basis van de door de raad vastgestelde Referendumverordening helaas sprake van een ongeldig referendum. In de raadsvergadering van 17 januari 2013 is duidelijk geworden dat er verschillend wordt gedacht over een mogelijke herindeling. Wel was er voldoende draagvlak voor scenario II: een stevige ambtelijke samenwerking met de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel en Kollumerland c.a., welke kan leiden tot een ambtelijke fusie en waarbij een herindeling op termijn af te wegen is (voorlopig standpunt). De raad heeft uiteindelijk op 20 juni 2013 een definitief standpunt ingenomen en besloten: 1) tot een ambtelijke fusie met de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel en Kollumerland c.a. per 1 januari 2015 (streefdatum!) onder nader vast te stellen randvoorwaarden; 2) in 2016 nader te bezien of een eventuele bestuurlijke fusie al dan niet wenselijk is. De in de te sluiten intentieovereenkomst vast te leggen afspraken komen (nagenoeg) overeen met het raadsbesluit van 20 juni 2013. Startbudget uitvoeringskosten Hoezeer wij er ook naar zullen streven zoveel mogelijk met eigen menskracht te doen, het voorbereiden en implementeren van een ambtelijke fusie brengt onvermijdelijk kosten met zich mee. Het is noodzakelijk dat daarvoor een voorbereidingsbudget ter beschikking wordt gesteld. In eerste instantie wordt gedacht aan een voorbereidingsbudget van € 200.000,--. Dit bedrag is niet nader onderbouwd (en in dit stadium ook niet te onderbouwen) met een gespecificeerde kostenraming, maar voorziet in de behoefte van een noodzakelijk werkbudget. Mocht in de praktijk blijken dat dit budget ontoereikend is, dan zal een voorstel voor beschikbaarstelling van aanvullende middelen volgen. Wij achten het raadzaam dat elke gemeente 1/4 deel van deze kosten voor haar rekening neemt, om juist in deze voorbereidingsfase de gelijke inbreng en positie van de verschillende gemeenten in het proces te benadrukken. In het bijgevoegde concept-raadsbesluit is daarvan uitgegaan. De wijze van dekking is eveneens in het concept-raadsbesluit opgenomen. Dit voorstel voor gelijke verdeling van de voorbereidingskosten staat overigens los van de kostenverdeelsleutel met betrekking tot de op te zetten gemeenschappelijke organisatie; daar gaat dit principe niet op en zal een kostenverdeelsleutel moeten worden bepaald die recht doet aan de afname van diensten uit de gemeenschappelijke organisatie. In de op te stellen gemeenschappelijke regeling zullen hierover uitgangspunten moeten worden vastgelegd. Vervolgstappen Als alle vier gemeenteraden hebben besloten tot ondertekening van de intentieovereenkomst, zal voor de ondertekening een apart moment worden gekozen. Dit moment verdient het gemarkeerd te worden als start van de verdere gezamenlijke toekomst van onze vier gemeenten.
Om de uitvoering van de raadsbesluiten en intentieovereenkomst gericht en voortvarend op te pakken is vanuit de vier colleges inmiddels een Stuurgroep gevormd, die in nauwe samenspraak met het directie-overleg (DO) van de vier gemeenten de ambtelijke fusie en het verdere traject zal aansturen. Uiteraard zullen de colleges de raden op gezette tijden betrekken bij de voortgang van het algehele proces. Als eerste zal in het najaar van dit jaar aan de raden een stappenplan met tijdpad worden gepresenteerd, dat als leidraad voor het verdere proces dienst zal doen. Resumé Gelet op het voorgaande stellen wij u voor de bij dit besluit behorende "Intentieovereenkomst samenwerking gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a." vast te stellen, in te stemmen met ondertekening daarvan en als eerste budget voor uitvoeringskosten een bedrag beschikbaar te stellen van € 50.000,--. Burgemeester en wethouders van de gemeente Ferwerderadiel, ... , burgemeester ... , secretaris
