INTEGRASI FMEA DAN ANALISIS SWOT UNTUK PEMILIHAN TINDAKAN KOREKSI PROSES DISTRIBUSI GAS ( STUDI KASUS DI PT. ANEKA GAS INDUSTRI BITUNG ) Hasjim Pakudu
1)
, Agung Sutrisno 2), Johan C Neyland 3)
Teknik Mesin Universitas Sam Ratulangi ABSTRACT
In gas industry , gas is distributed to customer in the form of gas tube. Empty gas tube from customer will be refilled in filling plant. In its operation, gas distribution is consisting of two activities, namely, delivering gas and picking up empty tube. Based on its historical data, PT. Aneka Gas Industri once in a while facing an operational failures. One of the solution proposed is applying FMEA (Failure Mode and Effect Analisys) method. From its application it is observable some critical and some potential corrective measures. In order to consider internal and external aspects of company operation, SWOT Analisys is integrated into the FMEA method. Results of integrating SWOT Analisys into FMEA Method used to determine Correctional measures taken. Key word : Gas Distribution, FMEA method, SWOT Analisys, correctional measure Dalam proses distribusi gas banyak
PENDAHULUAN Latar Belakang
terjadi kegagalan – kegagalan sehingga
Pada perusahaan yang bergerak di
mengganggu proses pada bidang yang
sektor industri gas, distribusi adalah bidang
lainnya. Kegagalan – kegagalan tersebut
yang
belum
1.1.
sangat strategis dimana kinerjanya
terdokumentasi
dengan
baik
dapat mempengaruhi kinerja perusahaan
menyangkut frekuensi kejadiannya, tingkat
secara keseluruhan. Penanganan distribusi
keparahannya
gas sangat kompleks karena mencakup dua
mendeteksinya.
kegiatan yaitu pengiriman produk gas ke
kegagalan – kegagalan tersebut terjadi
pelanggan dalam kemasan tabung sekaligus
secara berulang ulang.
pengambilan tabung kosong tersebut dari
Untuk
serta Hal
kemampuan
ini
mengatasi
menyebabkan
kegagalan
–
pelanggan. Tersedianya
kegagalan tersebut, telah dilakukan usaha
tabung kosong di pabrik sangat penting
tindakan perbaikan akan tetapi masih tanpa
untuk memperlancar pengisian kembali
perencanaan,
produk gas.
kegagalan , maka langsung diambil tindakan perbaikan
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
dimana
secara
apabila
darurat
agar
terjadi
proses
1
distribusi
dapat
berjalan
tanpa
2.1.1.
memperhatikan efektifitas dan efisiensi. Tindakan
perbaikan
yang
Pengertian Di dalam Lean Six Sigma oleh Ford
telah
Motor
Company
di
tahun
1992,
dilakukan tersebut juga belum sepenuhnya
didefinisikan bahwa Failure Mode and
mempertimbangkan potensi perusahaan baik
Effect Analysis (FMEA) adalah pendekatan
internal
sistematik yang menerapkan suatu metode
maupun
menyebabkan
eksternal.
Hal
pelaksanaan
ini
tindakan
pentabelan
untuk
membantu
proses
perbaikan tidak memenuhi skala prioritas
pemikiran yang digunakan oleh engineers
sehingga berpengaruh pada perencanaan
untuk mengidentifikasi modus keagalan
kegiatan pada bidang lain.
potensial dan efeknya. FMEA merupakan
Berdasarkan alasan – alasan diatas,
teknik evaluasi tingkat keandalan dari
penulis menganggap perlu diterapkan suatu
sebuah sistem untuk menentukan efek
metode analisis yang dapat memberikan
kegagalan dari sistem tersebut. Kegagalan
solusi yang terbaik sehingga kegagalan –
digolongkan
kegagalan tersebut dapat diminimalisisir dan
diberikan terhadap kesuksesan suatu misi
tidak terjadi berulang – ulang. Juga metode
dari sebuah sistem.
analisis tersebut harus digabungkan dengan motode
analisis
potensi
dampak
Secara umum, FMEA
yang
(Failure
dan
Modes and Effect Analysis) didefinisikan
eksternal perusahaan sehingga tindakan
sebagai sebuah teknik yang mengidentifikasi
perbaikan yang dilakukan benar – benar
tiga hal, yaitu :
mempertimbangkan perusahaan.
internal
berdasarkan
kemampuan
Terkait dengan permasaahan
Penyebab kegagalan yang potensial dari sistem, desain produk, dan proses
menggunakan
Efek dari kegagalan tersebut,
integrasi metode SWOT dalam pemilihan
Tingkat
tersebut,
penelitian
ini
tindakan koreksi berbasis FMEA.
kekritisan
efek
kegagalan
terhadap fungsi sistem, desain produk, dan proses.
2.2.
Analisis SWOT adalah metode
`BAB II 2.1.
Analisis SWOT
Failure Mode and Effect
Analysis (FMEA) Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi
kekuatan
(strengths), 2
kelemahan
(weaknesses),
(opportunities),
dan
ancaman
peluang
banyak dipakai di dunia bisnis dalam
(threats)
menetapkan
suatu
perencanaan
strategi
dalam suatu proyek atau suatu spekulasi
perusahaan sehinggan literature mengenai
bisnis.
metode ini banyak berkaitan dengan aspek
Keempat
faktor
itulah
yang
membentuk akronim SWOT (strengths,
penerapan
di
weaknesses, opportunities, dan threats).
beberapa
analisa
Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang
penggunaan
spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek
public policy.
dan mengidentifikasi faktor internal dan
Pada saat pertama kali digunakan terdapat
eksternal yang mendukung dan yang tidak
beberapa kelemahan
dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis
analisa yang dibuat masih bersifat deskriftif
SWOT
dan belum / tidak menghubungkan dengan
dapat
diterapkan
dengan
cara
SWOT
menganalisis dan memilah berbagai hal yang
strategi-strategi
mempengaruhi
dikembangkan
keempat
faktornya,
dunia
yang dari
bisnis
meskipun
ditemukan untuk
pula
kepentingan
utama diantaranya
mungkin analisa
bisa
kekuatan
kemudian menerapkannya dalam gambar
kekuatan yang telah dilakukan. Akan tetapi
matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah
kini Analisis SWOT sudah mengalami
bagaimana kekuatan (strengths) mampu
perkembangan dan perluasan aplikasi.
mengambil keuntungan (advantage) dari peluang
(opportunities)
ada,
dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari
kelemahan
strategi yang akan dilakukan. Analisis
(weaknesses) yang mencegah keuntungan
SWOT hanya menggambarkan situasi yang
(advantage)
peluang
terjadi bukan sebagai pemecah masalah.
selanjutnya
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor,
bagaimana
cara
yang
Metode ini paling sering digunakan
mengatasi
dari
(opportunities)yang
ada,
bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada,
yaitu:
\Strenghs (Kekuatan) :
dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi
Merupakan kondisi kekuatan yang
kelemahan
terdapat dalam organisasi, proyek
(weaknesses)
yang
mampu
membuat ancaman (threats) menjadi nyata
atau
atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Kekuatan yang dianalisis merupakan
Dilihat penggunaannya
dari saat
sejarahnya ini,
metode
dan
konsep
bisnis
yang
ada.
faktor yang terdapat dalam tubuh
swot
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
3
organisasi , proyek atau konsep
secara
bisnis itu sendiri.
kekurangan dan ancaman. Kuadran I :
Weakness ( Kelemahan) :
Merupakan
Merupakan kondisi kelemahan yang
menguntungkan
terdapat dalam organisasi, proyek
peluang dan kekuatan. Dalam kondisi ini
atau
strategi yang tepat adalah mendukung
konsep
Kelemahan merupakan
bisnis
yang
yang faktor
ada.
dianalisis
yang terdapat
bersamaan
dapat
situasi .
meminimalkan
yang
sangat
Perusahaan
memiliki
kebijakan pertumbuhan yang agresif
Kuadran II : Meskipun menghadapi
dalam tubuh organisasi, proyek atau
berbagai ancaman , perusahan masih
konsep bisnis itu sendiri.
memiliki kekuatan internal, Dalam kondisi ini strategi yang tepat adalah
Opportunities ( Peluang) : Merupakan
menggunakan
kondisi
peluang
peluang
berkembang di masa datang yang terjadi.
Kondisi
merupakan
yang
peluang
dari
terjadi
kekuatan
jangka
panjang
untuk dengan
diversifikasi usaha.
luar
Kuadran III : Perusahaan punya peluang
yang
besar
tetapi
organisasi, proyek atau konsep bisnis
menghadapi
beberapa
kendala
itu sendiri.misalnya competitor ,
kelemahan
internal
Fokus
kebijakan
perusahaan
pemerintah,kondisi
lingkungan sekitar.
adalah
meminimalisir
kelemahan internal sehingga dapat merebut peluang yang lebih baik.
Threats (Ancaman) :
Kuadran IV : Ini adalah situasi yang
Merupakan kondisi yang mengancam
serba
yang datang dari luar. Ancaman ini
ancaman dan adanya kelemahan
dapat
internal.Dalam
mengganggu
organisasi,
proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
sulit
karena
menghadapi
kondisi
ini
perusahaan harus dapat bertahan dan
Menurut Freddy Rangkuti (2012),
meminimalisir kelemahan yang ada.
SWOT adalah identitas berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi
2.2.2.
pelayanan. Analisis ini berdasarkan logika
Analisis SWOT
Faktor
Lingkungan
Dalam
yang dapat memaksimalkan peluang namun Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
4
Walaupun
terdapat
beberapa
dipaksa untuk dikembangkan., karena
metode penetuan faktor SWOT, secara
adakalanya kekuatan itu tidak terlalu
umum
bahwa
penting jika dilihat dari lingkungan yang
penetuan tersebut akan tergantung dari
lebih luas. Hal-hal yang menjadi lawan
faktor lingkungan yang berada di luar
dari kekuatan adalah kelemahan dari
institusi.
eksternal
institusi harus dipaksa untuk diperbaiki
dalam
terutama hal-hal yang tidak berpengaruh
terdapat
keseragaman
Faktor
mendapatkan
lingkungan
prioritas
lebih
penentuan strategi, karena pada umumnya faktor-faktor ini berada di luar kendali institusi (exogen) sementara faktor internal merupakan
faktor
yang
lebih
pada lingkungan sekitar. 2. Peluang
Peluang didapatkan
Faktor-faktor
dari
Kekuatan,
dan
Ancaman(Thereats).
bisa
dikendalikan.
(opportunities)
adalah dengan
faktor
yang
membandingkan
analisa internal yang dilakukan di suatu
Kelemahan, Peluang dan Ancaman.
institusi dengan analisa internal dari
1. Kekuatan (strength) dan kelemahan
competitor lain.
(weaknesses) .
Sebagaimana
Kekuatan adalah faktor internal
juga
harus
kekuatan,
dirangking
berdasarkan
yang ada di dalam institusi yang bisa
success
menggerakkan institusi kedepan. Suatu
semua peluang harus dicapai dalam
kekuatan/(strength) hanya akan menjadi
target dan strategi institusi. Peluang
competitive
dapat dikategorikan dalam tiga tingkatan
adventage
bagi
suatu
institusi apabila kekuatan tersebut terkait
probability,
peluang
sehingga
tidak
:
dengan lingkungan sekitarnya. Jika pada
a. Low, jika memiliki daya tarik dan
institusi lain juga terdapat kekuatan dan
manfaat yang kecil dan peluang
institusi
pencapaiannya juga kecil.
tersebut
memiliki
core
competence yang sama, maka kekuatan
b. Moderat, jika memiliki daya tarik
harus diukur dari bagaimana kekuatan
dan manfaat yang besar namun
relative suatu institusi dibandingkan
peluang pencapaian kecil atau
dengan institusi lain. Sehingga dapat
sebaliknya.
disimpulkan
bahwa
tidak
semua
kekuatan yang dimiliki institusi harus Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
5
c. Best, jika memiliki daya tarik dan
yang
dianggap
paling
dominan
kita
manfaat yang tinggi serta peluang
menentukan paling sedikit dua alternatif
tercapainya besar.
tindakan perbaikan (corrective action). Analisis SWOT akan diintegrasikan dengan setiap corrective action setelah diberi bobot pada setiap item dalam
2.2.3.
Manfaat Analisis SWOT.
Strength, Weaknesses, Opportunities, dan
Untuk
perencanaan
Threats (SWOT). Hasil integrasi bobot
dalam upaya mengantisipasi masa
setiap item SWOT dengan corrective action
depan
melakukan
menghasilkan nilai koefisien korelasi. Dari
pengkajian berdasarkan pengalaman
nilai koefisien korelasi ini kita dapat
masa lampau, ditopang sumber daya
menghitung Preference Score dari setiap
dan kemampuan yang dimiliki saat
corrective action. Preference score yang
ini yang akan diproyeksikan ke
tertinggi menunjukan corrective action yang
masa depan.
harus dipilih.
melakukan
dengan
Untuk menganalisis kesempatan / peluang
dan
kekuatan
dalam
membuat rencana jangka panjang. 2.3.
Integrasi FMEA dengan Analisis SWOT ini lebih jelas dapat dilihat pada gambar diagram berikut:
Integrasi FMEA dan Analisis
SWOT. Di dalam Failure Mode And Effect Analisys (FMEA), yang pertama perlu diidentifikasi yaitu modus kegagalan, efek yang
ditimbulkan
serta
mekanisme
terjadinya kegagalan tersebut. Setelah itu ditentukan rating kejadiannya (Occurrence), rating keseriusannya (Severity) serta rating kemampuan deteksinya (Detection). Hasil perkalian
dari
ketiga
rating
tersebut
diperoleh Risk Priority Number (RPN). Dari modus kegagalan yang telah dipilih dimana Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
6
BAB. III.
pada proses distribusi.Data permasalahan
METODE PENELITIAN
kegagalan dalam proses distribusi ini diolah
3.1.
Tempat dan Waktu Penelitian
dalam bentuk tabulasi sehingga lebih mudah
Lokasi penelitian yang dilakukan
dipahami.
yaitu di PT. Aneka Gas Industri Bitung. Selama Oktober dan November 2012.
4.1.1. Identifikasi Failure Mode. Dalam
3.2.
yang
digunakan
failure
mode
ini,
ditentukan lima item kegagalan pada proses
Bahan dan Peralatan Bahan
indentifikasi
dalam
distribusi
gas.Selanjutnya
diidentifikasi
penelitian ini berupa hasil pengalaman kerja
akibat (effect) yang ditimbulkan oleh failure
penulis sendiri, wawancara dengan petugas
mode tersebut serta bagaimana mekanisme
pada setiap unit di bagian distribusi,
sebab
dokumen-dokumen
dan
menimbulkan akibatnya. Tabel identifikasi
pemasaran, alur proses distribusi serta
failure mode tersebut adalah sebagai berikut
laporan diastribusi triwulan III tahun 2012.
:
distribusi
terjadinya
kegagalan
sampai
Peralatan yang digunakan yaitu seperangkat computer. BAB. IV PEMBAHASAN 4. 1.
Pengolahan Data. Permasalahan pada proses distribusi
gas sangatlah kompleks karena terkait dengan
banyak
bagian
produksi, marketing,
seperti
bagian
panggung (stock),
administrasi botol dan finance sehingga lebih banyak potensi terjadinya kegagalan (failure). Berdasarkan pengalaman penulis serta pegamatan langsung di lapangan maka dalam pembahasan ini penulis mengambil lima
item
kegagalan
yang
dianggap
mewakili permasalahan yang sering terjadi Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
4.1.2. Menentukan
Peringkat
Nilai
Kejadian (Rating Occurrence). Peringkat kejadian yaitu menentukan peringkat dari frekuensi kejadian yang terjadi dari masing-masing failure mode. 7
Disini
telah
ditentukan
ada
sepuluh
peringkat kejadian yang menunjukkan laju kejadian
yang
mungkin
serta
kriteria
kemungkinan dari failure mode tersebut . Sepuluh peringkat ini dapat dilihat pada table 2.3. Adapun peringkat kejadian dari lima item failure mode yang telah ditentukan adalah sebagai berikut:
4.1 4.
Menentukan
Peringkat
Nilai
Kemampuan Deteksi (Rating Detection). Kemampuan mendeteksi terjadinya failure mode berbeda-beda pada setiap kejadian. Rating Detection yaitu nilai dari kemampuan mendeteksi failure mode yang terjadi . Disini ditentukan peringkat nilai 4.1.3. Menentukan
Peringkat
Nilai
failure mode dari sepuluh peringkat seperti
Keseriusan (Rating Severity). Tingkat keseriusan dari setiap failure mode adalah berbeda-beda .Disini kita menentukan
peringkat
dari
kemampuan deteksi dari masing-masing
pada tabel 2.5. Peringkat disajikan pada tabel berikut ini :
tingkat
keseriusan failure mode. Ada sepuluh peringkat seperti pada tabel.2.4.Masingmasing failure mode ditentukan peringkat efeknya
sesuai
kriteria
dari
tingkat
keseriusan efek tersebut. Peringkat severity ini disajikan dalam tabel berikut :
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
8
4.1.5. Risk Priority Number (RPN) Setelah ditentukan nilai-nilai dari Occurence, Severity dan Detection, maka langkah selanjutnya adalah menghitung Risk Priority Number (Angka Prioritas Resiko) Risk Priority Number (RPN) adalah hasil kali dari rating Occ, Sev dan Det. Setiap failure mode akan memiliki satu RPN. Hasil perhitungan ini kemudian disajikan dalam
4.1.7.
Menentukan Nilai Bobot SWOT
(Skala Likert).
bentuk tabel berikut :
Sesuai dengan tujuan penelitian yaitu mengintegrasikan FMEA dengan analiss SWOT , maka setiap unsur di dalam SWOT diberi nilai bobot berdasarkan skala Likert seperti tabel berikut : Skala
Likert
Untuk
Strenght
Dan
Opportunities : 4.1.6. Menentukan Corrective Action. Setelah kita mendapatkan Nilai RPN untuk setiap failure mode, maka selanjutnya adalah
menentukan
corrective
action
(tindakan koreksi) terhadap masing-masing failure mode. Di sini diambil dua tindakan koreksi
untuk
setiap
failure
mode.
Berdasarkan perhitungan nanti akan dipilih tindakan koreksi yang paling tepat diantara dua pilihan tindakan. Tindakan koreksi ini disajikan dalam tabel berikut :
Dalam penelitian ini kami mengambil lima item saja dari setiap unsur SWOT yang dianggap
paling
dominan
di
dalam
perusahaan. Setiap unsur dari SWOT akan diberi nilai bobot sesuai Skala Likert di atas. Nilai bobot SWOT ini disajikan dalam tabel berikut:
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
9
4.1.8. Menentukan
Nilai
Koefisien
Korelasi SWOT dan Corrective Action. Koefisien korelasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah nilai besaran dari
4.1.9. Menghitung Preference Score (Ps)
hubungan antara unsur-unsur di dalam SWOT
dengan
Corrective
Action.
Secara matematik, persamaan untuk menghitung preference score CA dapat
CorrectiveAction yang telah ditentukan di
ditulis dalam bentuk persamaan berikut :
atas akan dikorelasikan dengan setiap unsur
PsCA
di
T)}..................................................................
dalam
SWOT
dengan
suatu
nilai
=
koefisien. Nilai dari koefisien korelasi
(2)
(coefficient Of corelation)
dimana ,
ini ditentukan
CC
{(S
–
W)
+
(O
–
berdasarkan kriteria seperti pada tabel
Ps C A= Preference score tiap corrective
berikut :
action CC
= Nilai koefisien korelasi antara
corrective action dengan unsur SWOT S
= Nilai bobot unsur Strenght
Setiap unsur di dalam SWOT diberi nilai
W
= Nilai bobot unsur Weaknesses
koefisien
tiap-tiap
O
= Nilai bobot unsur Opportunityes
corrective action yang dipilih untuk setiap
T
= Nilai bobot unsur Threats.
failure
4. 2. Hasil.
korelasi
mode.
Nilai
terhadap
koefisien
korelasi
tersebut disajikan dalam tabel berikut :
Dari hasil perhitungan, dihasilkan Preference score dari corrective action untuk
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
10
setiap failure mode. Hasil tersebut disajikan
Dengan
demikian
maka
dari
hasil
dalam bentuk tabel berikut :
perhitungan bobot corrective action diatas, kita dapat menentukan pilihan dari dua corrective action yang ada untuk masingmasing failure mode yaitu corrective action dengan nilai bobot tertinggi.Lebih jelas dapat dilihat pada tabel berikut :
Setelah didapatkan angka-angka preference score, langkah selanjutnya adalah menghitung Bobot dari setiap corrective action (W) . Nilai Bobot corrective action tersebut didapat dari persamaan berikut : WCA = Ps.CA * RPN,............................................................... .................................(3) dimana : W
= Bobot corrective action
Ps.CA = Preference score Corrective Action RPN
= Risk Priority Number
Hasil perhitungan di atas disajikan dalam tabel berikut :
DAFTAR PUSTAKA 1. Freddy
Rangkuti,
Balanced
2011,
Scorecard,
SWOT
Gramedia
Pustaka Utama 2. Tim Riesner, 2010, History Of SWOT Analisys. 3. Diktat
Kuliah,
2012,
Analisis
SWOT, Universitas Guna Dharma. 4. Ford Motor Company,1992, Lean Six Sigma Tools : Mengenal Metode FMEA (Failure Mode And Effect Analisis ).
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
11
5. Rudy Wawolumaja, Dan Rudiyanto Muis, 2012, Diktat Kuliah Rekayasa Kualitas, Universitas Maranatha. 6. PT
Aneka
Gas
Industri,
1971,
Manual Book, 7. Samator Grup,2011, Prosedur Proses Pengiriman Produk Gas,
Jurnal Online Poros Teknik Mesin Volume 3 Nomor 1
12
