INSTRUCTIEBOEK EERSTE VISITATIE

INSTRUCTIEBOEK EERSTE VISITATIE Versie maart 2015

Kwaliteitsbureau NVAB Postbus 2113 3500 GC Utrecht T 030-2040630 E [email protected]

Inhoudsopgave INLEIDING....................................................................................................................................................2 1. STAPPENPLAN VISITATIE IN HET KORT: WAT, WANNEER, HOEVEEL?.....................................................3 2. ALGEMENE INTRODUCTIE .....................................................................................................................5 2.1 Wat houdt de visitatie in? .................................................................................................. 5 2.2 Uitgangspunten .................................................................................................................. 5 3. HET SAMENWERKEN IN DE VISITATIEGROEP ........................................................................................7 3.1 Adviezen ............................................................................................................................. 7 3.2 Aandachtspunten ............................................................................................................... 8 4. TOELICHTING INDIVIDUEEL VERBETERPLAN (IVP) .................................................................................9 4.1 Eisen aan het IVP ................................................................................................................ 9 4.2 Instrumentarium................................................................................................................. 9 4.3 Verbeterpunten voor korte en (middel)lange termijn ..................................................... 11 4.4 Beoordeling IVP en termijnen voor afronding.................................................................. 11 4.5 Over ‘SMART’ formuleren................................................................................................. 12 5. DE FORMELE VISITATIEBIJEENKOMST ................................................................................................. 14 5.1 Voorbeeldprogramma Visitatie ........................................................................................ 15 6. TOELICHTING GEBRUIK FEEDBACKVRAGENLIJSTEN DERDEN (CLIËNTEN, COLLEGA’S EN OPDRACHTGEVERS/KLANTEN)............................................................................................................ 16 6.1 Instructie feedbackvragenlijst 6A cliënten ....................................................................... 16 6.2 Instructie feedbackvragenlijsten 6B collega’s en 6C opdrachtgevers/klanten ................ 16 7. VERVOLGVISITATIE ............................................................................................................................. 18 8. HANDLEIDING ADAS ........................................................................................................................... 20 8.1 Inloggen in ADAS .............................................................................................................. 20 8.2 Menu’s voor gevisiteerde(n) ............................................................................................ 21 8.2.1 Hoofdmenu ....................................................................................................................... 21 8.2.2 Vragenlijstmenu................................................................................................................ 23 8.2.3 Overzicht vragenlijst ......................................................................................................... 24 8.3 Vragenlijsten invullen ....................................................................................................... 24 8.3.1 Vragenlijst openen ............................................................................................................ 25 8.3.2 Relevantie van en commentaar bij een vraag .................................................................. 25 8.3.3 Navigeren in de vragenlijst ............................................................................................... 25 8.4 Anderen uitnodigen om een vragenlijst te beantwoorden .............................................. 26 8.4.1 Derden uitnodigen ............................................................................................................ 26 8.4.1.1 Nieuwe derde uitnodigen ................................................................................................. 26 8.4.1.2 Bestaande derde uitnodigen ............................................................................................ 28 8.4.2 Derdenoverzicht ............................................................................................................... 29 8.4.3 Vragenlijsten voor derde uitprinten ................................................................................. 29 8.4.4 Gegevens papieren vragenlijst overnemen ...................................................................... 30 8.4.5 Antwoordenoverzicht ....................................................................................................... 32 8.4.6 Statusoverzicht derden ..................................................................................................... 32 8.5 Na het invullen .................................................................................................................. 33 8.5.1 De vragenlijst afsluiten en IVP maken .............................................................................. 33 8.5.2 Quickscangrafiek bekijken ................................................................................................ 34 8.6 Het Individuele Verbeterplan (IVP)................................................................................... 36 8.6.1 Het IVP openen ................................................................................................................. 36 8.6.2 IVP bewerken en indienen ................................................................................................ 36 8.6.3 Editor functies voor het verslag ........................................................................................ 38 8.6.4 Feedback op het IVP ......................................................................................................... 39

© Kwaliteitsbureau NVAB

e

Instructieboek 1 visitatie – versie februari 2015

Pagina 1

Inleiding Dit instructieboek is bedoeld als handleiding voor degenen die voor de eerste keer het visitatietraject gaan doorlopen. Geadviseerd wordt om hoofdstuk 1 en 2 voorafgaand aan de start van het traject door te nemen. De verdere hoofdstukken vormen een nadere toelichting en kunnen tijdens de verschillende fasen van voorbereiding in het visitatietraject op onderdelen geraadpleegd worden. Bij twijfelgevallen over de juiste voorschriften, eisen en procedures, is het Visitatiereglement, vastgesteld door het bestuur van de NVAB, in alle gevallen doorslaggevend. De laatste versie van dit Reglement is altijd te vinden op de website van de NVAB: www.nvab-online.nl/visitatie.htm

Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft in vogelvlucht weer wat er verwacht wordt van de gevisiteerde, in welke volgorde en hoeveel tijd daarvoor uitgetrokken dient te worden: het stappenplan. Hoofdstuk 2 beschrijft wat visitatie is en geeft beperkte informatie over achtergrond en uitgangspunten. Hoofdstuk 3 handelt over wat van de samenwerking in de visitatiegroep verwacht wordt, en welke valkuilen daarbij vermeden kunnen worden. Hoofdstuk 4 is de handleiding voor het IVP: het belangrijkste resultaat na afloop van het visitatietraject is dat ieder afzonderlijk een Individueel Verbeterplan heeft opgesteld, een weloverwogen persoonlijke kwaliteitsagenda. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe de formele visitatie (met visitatoren) verloopt. In hoofdstuk 7 wordt een korte schets van de Vervolgvisitatie (tweede visitatieronde) gegeven. In hoofdstuk 6 staan instructies voor het verkrijgen van feedback van collega’s, opdrachtgevers en cliënten/patiënten. Hoofdstuk 8 is de handleiding voor het werken met het Algemeen Digitaal Audit Systeem (ADAS).

© NVAB 2015 Niets uit deze opgave mag vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de copyright houder.


e


Pagina 2

1.

STAPPENPLAN VISITATIE IN HET KORT: WAT, WANNEER, HOEVEEL?

1.

18 maanden (minimaal) voor herregistratie: aanmelding  Vorm een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten.  Wijs een contactpersoon aan die de groep aanmeldt via de NVAB-website.  Hierna wordt iedere deelnemer afzonderlijk via de mail gevraagd zijn/haar aanmelding online te completeren.  Als alle deelnemers hun aanmeldingsgegevens hebben gecompleteerd, ontvangt iedere deelnemer een bevestiging van aanmelding en een inloggegevens voor ADAS.  Maak nader kennis met elkaar en maak onderlinge werkafspraken.

2.

12 – 9 maanden voor de formele visitatie: planning traject in visitatiegroep  Neem globaal kennis van de vragenlijsten en opdrachten in ADAS.  Kom met uw groep bijeen om de vragenlijsten en opdrachten te bespreken.  Maak een planning voor het uitvoeren van de diverse opdrachten.  Leg een aantal data vast voor groepsbijeenkomsten en spreek af wat wanneer besproken wordt.  In deze periode ontvangt de contactpersoon via de mail het verzoek om twee voorkeursdata voor de visitatie op te geven.

3.

9 – 4 maanden voor de formele visitatie: verzameling persoonlijke gegevens  Maak een begin met het uitvoeren van de 360-graden feedback door anderen te verzoeken feedback te geven aan de hand van een vragenlijst. o (min.) 30 vragenlijsten uitzetten bij cliënten (en minimaal 20 verzamelen) o 5 vragenlijsten uitzetten bij collega’s, waaronder minimaal twee bedrijfsartsen (en minimaal 5 verzamelen)5 vragenlijsten uitzetten bij klanten/opdrachtgevers (minimaal 5 verzamelen)  Vul de diverse vragenlijsten in en reflecteer naar aanleiding daarvan op uw professioneel functioneren.  Formuleer globaal uw voornemens en verbeterpunten.  Bespreek de resultaten van uw individuele reflecties met de leden van uw visitatiegroep.

4.

4 – 3 maanden voor de formele visitatie: opstellen concept IVP  Maak een eerste concept van het Individueel Verbeterplan (IVP).  Verzend deze versie nog niet naar de visitatoren; maak een kopie in Word en stuur dat aan uw groepsleden.  Bespreek tijdens een of enkele groepsbijeenkomst(en) de concept IVP’s en vraag collega’s advies over hoe deze meer ‘SMART’ te maken.  Vraag om opbouwend maar kritisch commentaar van uw groepsgenoten.  Eisen aan het IVP: a. Er dienen minimaal twaalf verbeterpunten te worden geformuleerd, gespreid over de korte en de lange termijn: dus zes voor de korte en zes voor de lange termijn. b. Vier verbeterpunten moeten betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen (twee op korte termijn en twee op lange termijn). De resterende verbeterpunten moeten over vier andere competentiegebieden worden verdeeld. c. De verbeterpunten dienen evalueerbaar te zijn op basis van een door de gevisiteerde zelf geformuleerd criterium. Een ‘SMART’-formulering is daarbij het richtsnoer dat de visitator hanteert: zijn de verbeterpunten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden geformuleerd?  Check of het Kwaliteitsbureau u heeft bericht over de visitatiedatum en de ingeplande visitatoren (via de mail).


e


Pagina 3

5.

3 – 1,5 maanden (6 weken) voor de formele visitatie: indienen concept IVP  Check of de factuur voor de visitatie al voldaan is; zonder betaling blokkeert ADAS.  Pas uw IVP aan naar aanleiding van commentaren uit de groep.  Verzend dit (tweede concept) IVP uiterlijk 6 weken voor de visitatie plaatsvindt naar de visitatoren via ADAS met de knop ‘indienen IVP’.

6.

Visitatiedag: de uitvoering van de formele visitatie  Ontvang de beide visitatoren op de vastgestelde datum.  Zorg dat de benodigde aanvullende documenten ter beschikking zijn van de visitatoren.  Maak aantekeningen van de opmerkingen van de visitatoren over de IVP’s.

7.

Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie  Visitatoren geven binnen een maand hun commentaar op het IVP via ADAS aan u door.  Pas binnen uiterlijk zes weken na ontvangst van het commentaar het IVP aan conform de afspraken met de visitatoren en dien dit aangepaste IVP opnieuw via ADAS in.  Drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond.  Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via ADAS bericht.  Vul de ‘evaluatievragenlijst Kwaliteitsvisitatie NVAB’ in, waarvoor u via de mail (direct na de goedkeuring door de visitatoren wordt uitgenodigd.  Na het invullen van de evaluatievragenlijst worden 25 accreditatiepunten ingevoerd in GAIA.  De visitatie in engere zin is nu afgerond.  Vul de ‘evaluatievragenlijst Kwaliteitsvisitatie NVAB’ in, waarvoor u via de mail bij afronding van uw IVP wordt uitgenodigd.  Twee weken na de goedkeuring van uw IVP worden de accreditatiepunten voor visitatie automatisch bijgeschreven in GAIA. Houd er rekening mee dat idealiter uw visitatie 2,5 maanden voor uw herregistratiedatum is afgerond, omdat de herregistratieprocedure van de RGS (voorheen SGRC) ook de nodige tijd vergt.

8.

Uitvoeren van het Verbeterplan: de komende maanden en jaren  Ga aan de slag met het plannen en realiseren van uw verbeterpunten.  Maak periodiek (bijvoorbeeld eens per half jaar) tijd vrij om na te gaan of en hoe u bezig bent met het realiseren van uw verbeterpunten.  Documenteer uw inspanningen en resultaten door het bijhouden van een visitatieportfolio.  Maak aantekening van waarom en hoe u uw IVP aanpast door veranderende omstandigheden en inzichten: van groot belang voor de volgende visitatie.  Het is aan te bevelen om de bijeenkomsten met uw visitatiegroep door te zetten, om periodiek uit te wisselen hoe eenieder bezig is, óf om (onderdelen van) uw IVP tijdens de bijeenkomsten van de eigen ICT-groep te bespreken.


e


Pagina 4

2. 2.1

Algemene introductie Wat houdt de visitatie in?

De officiële definitie van NVAB-visitatie luidt: Visitatie…  is het toetsmoment tijdens  het permanent proces van zelfevaluatie  en het realiseren van zelfgekozen Verbeterplannen  in de vorm van feedback door beroepsgenoten  aan de hand van normen zoals door beroepsgenoten binnen de NVAB zijn overeengekomen  gebaseerd op de competenties zoals vastgelegd voor de medisch specialist arbeid en gezondheid bedrijfsarts, hierna te noemen: bedrijfsarts  met behulp van NVAB-hulpmiddelen (of daarmee geheel vergelijkbare hulpmiddelen)  dat als doel heeft kwaliteitsverbetering  en vanaf 2011 een verplicht onderdeel is van de reguliere herregistratie-eisen als bedrijfsarts. Visitatie is dus een gestructureerde manier om te komen tot kwaliteitsverbeteringen in het individueel professioneel functioneren. Visitatie staat voor een continu proces van zelfreflectie en van inspanningen ter verbetering van de eigen professionele bekwaamheid. Vijfjaarlijks wordt hierover verantwoording afgelegd tegenover beroepsgenoten (‘peer-to-peer-assessment’) in NVAB-verband. Tijdens het visitatietraject wordt de gevisiteerde gesteund door beroepsgenoten in een vertrouwde omgeving. Visitatie is nadrukkelijk méér dan een incidentele verantwoording tegenover visitatoren. De visitatie-instrumenten zijn gebaseerd op het ‘competentieprofiel bedrijfsartsen’, de beroepsbekwaamheden (competenties) zoals vastgesteld door het CSG met instemming van de NVAB. Visitatie, als onderdeel van het kwaliteitsbeleid, is daarmee primair een zaak van beroepsgenoten onder elkaar, waarvan de uitkomst zowel de bedrijfsarts zelf, als diens werkgever, opdrachtgever en cliënten ten goede komt. De gevisiteerde bedrijfsarts analyseert het eigen professioneel functioneren met behulp van alle visitatieinstrumenten en bespreekt de resultaten van deze analyse met medegevisiteerden (in de visitatiegroep). Op basis van dit onderzoek formuleert de gevisiteerde een aantal verbeterpunten voor de korte en lange termijn in het zgn. Individuele Verbeterplan (IVP). Het IVP is in feite de persoonlijke kwaliteitsagenda voor de komende vijf jaren. Naarmate deze concreter en specifieker is, lijkt deze meer op het plan van aanpak voor de eigen kwaliteitsverbetering. Bespreking van het IVP tijdens de visitatie en eventuele aanpassing daarna, leidt tot een definitief IVP. Als de visitatoren akkoord zijn met de laatste versie is het formele eindpunt van de visitatie bereikt. (Voor de beoordelingscriteria: zie hoofdstuk 4 Instructie IVP.) Na het succesvol doorlopen en afsluiten van de visitatie ontvangt de gevisiteerde daarvoor 25 accreditatiepunten in GAIA. Deze punten vertegenwoordigen 25 uur ‘overige deskundigheidsbevorderende activiteiten’ in het kader van herregistratie als bedrijfsarts, en compenseert op grond van artikel D.20.2 Kader-besluit CSG 25 uur geaccrediteerde bij- en nascholing. De eerste visitatie is een ‘nulmeting’: het IVP wordt voor het eerst vastgesteld en de visitatoren zullen nog geen oordeel uit kunnen spreken over de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Zij zullen wél de kwaliteit van het IVP beoordelen op basis van de formele criteria zoals genoemd in § 4.1.

2.2

Uitgangspunten


e


Pagina 5

Het College Sociale Geneeskunde heeft op 16 oktober 2009 besloten dat deelname aan visitatie volgens het model van de NVAB (of op basis van een alternatief model dat door de NVAB is goedgekeurd), vanaf 1 januari 2011 een verplicht onderdeel is van de herregistratievoorwaarden voor alle bedrijfsartsen.Er is sprake van expliciet gescheiden verantwoordelijkheden voor wat betreft het bevorderen en bewaken van kwaliteit in de arbodienstverlening:  de arbodienst is verantwoordelijk voor proceskwaliteit en totaalprestatie;  de individuele arts is persoonlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn of haar professioneel functioneren (wet BIG, Arbowet). De individuele arts wordt daarin ondersteund door de wetenschappelijke beroepsvereniging die: o langs democratische weg standpunten heeft vastgelegd, o op wetenschappelijke grondslag instrumenten heeft ontwikkeld, o zich gehouden weet aan standpunten van de KNMG. Visitatie, als onderdeel van het kwaliteitsbeleid, is daarmee primair een zaak van beroepsgenoten onder elkaar, waarvan de uitkomst zowel de bedrijfsarts zelf, als diens werkgever, opdrachtgever en cliënten ten goede komt. Arbodiensten hebben belang bij ondersteuning van dit proces en bij de afstemming hiervan op het eigen kwaliteitsbeleid.


e


Pagina 6

3.

Het samenwerken in de visitatiegroep

Het doorlopen van de visitatie is in feite een ‘individuele groepsreis’: er is van alles georganiseerd maar ieder is zelf verantwoordelijk voor lusten en lasten. De visitatiegroep is een hulpmiddel om de reis aangenaam, sociaal en verdiepend te laten verlopen. De groep kan ook een belangrijke rol spelen in de continuïteit van de individuele kwaliteitsverbetering tussen de visitaties.

3.1

Adviezen

Hieronder een aantal adviezen om de groepssamenwerking te faciliteren. 1.

Organiseer een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten die voldoende vertrouwen in elkaar hebben om persoonlijke professionele aangelegenheden die aan de orde komen tijdens de visitatie met elkaar te bespreken.  De groep kán een (deel van een) bestaande ICT-groep zijn, maar het staat iedereen vrij om een nieuwe groep te vormen ter voorbereiding op de visitatie met collega-bedrijfsartsen van binnen of buiten de directe werkkring.  Per groep mag één arts die niet geregistreerd is als bedrijfsarts zonder kosten deelnemen aan (de voorbereiding op) de formele visitatie; diens IVP wordt niet formeel beoordeeld, aan deelname mogen geen rechten worden ontleend.

2.

Plan minimaal drie à vier bijeenkomsten voorafgaand aan de formele visitatie met als doel elkaar te helpen met de voorbereiding, maar óók om elkaar te leren kennen en te leren vertrouwen. Spreek af wie de groepscoördinator is; hij/zij is verantwoordelijk voor onderlinge berichtgeving en onderhoudt contact met de visitatoren en het Kwaliteitsbureau NVAB.

3.

Bespreek hoe ieder zich individueel kan voorbereiden, maar ook wat er gezamenlijk gedaan kan worden aan de voorbereiding op de visitatie. Groepsleden kunnen elkaar vóór de visitatie behulpzaam zijn bij het wegwijs worden in het digitaal audit systeem (ADAS) en met het formuleren van het concept IVP. Ná de visitatie kan men als groep doorgaan om elkaar bij de uitvoering van het Individueel Verbeterplan kritisch te volgen, suggesties te doen en van elkaar te leren.

4.

Maak werkafspraken over hoe elkaar tussentijds te consulteren bij de voorbereiding (bijvoorbeeld (mail-) contact met één maatje uit de groep).

5.

Maak afspraken over hoe ver u wilt gaan in het openlijk bespreken, onderling en met de visitatoren, van ieders Individuele Verbeterplan. Maak afspraken over privacybescherming: wat wordt in de groep besproken en wat zou eventueel in aanmerking komen voor een kort individueel gesprek (of mailwisseling) met een visitator. Maak afspraken met elkaar over procesmatige en inhoudelijke aspecten die van belang kunnen blijken bij het bezoek van de visitatoren. Leg die afspraken vast.

6.

Houd rekening met het volgende: visitatoren kunnen tijdens de formele visitatie van de groep gedurende één dagdeel geen feedback geven op en aandacht besteden aan álle individuele informatie die middels de visitatie-instrumenten gegenereerd is. Onderling, dus binnen de visitatiegroep, kan dat wél georganiseerd worden, dus is dat zeer aan te bevelen.


e


Pagina 7

3.2

Aandachtspunten

Groepsleden kunnen elkaar behulpzaam zijn, maar groepsprocessen zijn soms complex en kunnen dan blokkerend werken. De volgende aanwijzingen zijn wellicht nuttig om groepen optimaal te benutten:

1.

Help elkaar door niet té behulpzaam te zijn. Er ontstaat in groepen soms een sfeer van: hoe kunnen we samen zo'n visitator snel tevreden stellen. Wij tegen zij. Dat kan onder andere door met elkaar slimme, maar enigszins ontwijkende formuleringen te bedenken. Dus: Bedenk dat het ‘SMART’ formuleren van een IVP vooral behulpzaam voor is voor de betrokkene zelf, niet voor de visitator. Beter is elkaar te helpen door juist heel kritisch te zijn, kritischer nog dan een visitator waarschijnlijk zal zijn. Dat helpt de betrokkene bij het scherp formuleren van zijn of haar IVP.

2.

Ga niet voor consensus, beslis zélf over je verbeterdoelen. Het is bekend dat groepen spanningen liever uit de weg gaan en neigen naar consensus. Je probeert het allemaal eens te zijn met de formulering van het IVP van een ander groepslid. In Nederland polderland vergeten we wel eens dat je soms helemaal alleen voor jezelf moet kiezen. Dat is bij het vaststellen van individuele verbeterdoelen beslist het geval, want niemand lijdt eronder als je een verbeterdoel kiest dat ingaat tegen adviezen van (een deel van) de groepsleden. Dus: laat u uitgebreid bevragen en adviseren, maar kies uiteindelijk zélf en wees niet te benauwd om af te wijken van wat de groep vindt. Het is uw IVP, u moet er mee verder.

3.

Hoed u voor al te snelle probleemoplossing. Stel dat iemand in zijn/haar werkpraktijk kritische opmerkingen heeft gekregen op zijn of haar professioneel functioneren en de betrokkene meldt dit ‘werkprobleem’ in de visitatiegroep, omdat hij of zij deze kwestie op wil nemen in het IVP. Wat er dan vaak gebeurt is:  men gaat het probleem uit het hoofd van de betrokkene praten: "welnee, zo ben jij helemaal niet, dat was een uitzonderlijke situatie".  iemand wordt overladen met even snelle als goedbedoelde oplossingen waar de betrokkene niets aan heeft. Deze ongevraagde reddingspogingen helpen vaak niet, want ze zijn al eerder uitgeprobeerd en verworpen. De houding die beter past, is die van ‘probleemverhelderaar’: geef geen snelle oordelen of oplossingen maar vraag dóór, waardoor de betrokkene scherp krijgt waar de schoen precies wringt. Tijdens de voorbereiding op de visitatie hoeft u eigenlijk niet verder te komen dan dat de verbeterpunten (en de wegen die daar naartoe leiden), scherp worden geformuleerd. Daarmee kan iemand de komende jaren verder.


e


Pagina 8

4.

Toelichting Individueel Verbeterplan (IVP)

Het IVP kan beschouwd worden als kristallisatiepunt van alle voorbereidende inspanningen in het kader van de visitatie: daarin staan uw eigen conclusies op basis van: a. onderzoek met behulp van alle visitatie-instrumenten, b. zelfanalyse, mede op grond van feedback van anderen, c. commentaar van groepsgenoten (of anderen, zoals ICT-groep).

4.1

Eisen aan het IVP

Het IVP dient aan de volgende eisen te voldoen: a. Er dienen minimaal twaalf verbeterpunten te worden geformuleerd, gespreid over de korte en de lange termijn: dus zes voor de korte en zes voor de lange termijn (zie ook de Toelichting hieronder). b. Vier verbeterpunten moeten betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen (twee korte termijn en twee lange termijn). De resterende verbeterpunten moeten over vier andere competentiegebieden worden verdeeld. c. De verbeterpunten dienen evalueerbaar te zijn op basis van een door de gevisiteerde zelf geformuleerd criterium. Een ‘SMART’ formulering is daarbij het richtsnoer dat de visitator hanteert: zijn de verbeterpunten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden geformuleerd? Toelichting: In het IVP komen onder ‘korte termijn’ minimaal zes verbeterpunten, en onder ‘lange termijn’ eveneens zes verbeterpunten. Deze verbeterpunten kunnen qua onderwerp overeen komen, waarbij het lange termijn verbeterpunt dan een ‘verdieping’ vormt van het korte termijn verbeterpunt. Er mag voor de lange termijn ook een ander onderwerp worden gekozen. De spreiding van de verbeterpunten over de korte en lange termijn kan dus op de volgende manieren worden ingevuld:  Verbeterpunt A wordt zowel uitgewerkt in een korte termijn doel (A1: realisatie binnen één jaar) als in een doel voor de lange termijn (A2: realisatie binnen twee tot drie jaar).  Verbeterpunt A wordt uitgewerkt in een korte termijn doel (realisatie binnen één jaar), voor het lange termijn doel wordt een ander verbeterpunt B gekozen. In dit geval zijn er meer onderwerpen waarover verbeterpunten worden geformuleerd. Overige aandachtspunten bij de bespreking van het IVP zijn:  Inhoud: past het verbeterpunt bij de inhoudelijke analyse;  Ambitie: is het verbeterpunt voldoende ambitieus op korte en op langere termijn;  Persoonsgebonden: volgen de verbeterpunten uit de persoonlijke analyse en passen ze bij de betreffende persoon qua capaciteit en affiniteit;  Totstandkoming: zijn alle instrumenten gebruikt conform de instructies;  Bij beoordeling van het IVP wordt, indien van toepassing, expliciet aangegeven door de visitator welk deel van het beroepsmatig functioneren niet kon worden beoordeeld vanwege een beperkt takenpakket van de gevisiteerde. Door de visitator zal in dergelijke gevallen geadviseerd worden om in het IVP op te nemen dat de gevisiteerde zal streven naar een takenpakket dat zoveel mogelijk aspecten van het vakgebied bestrijkt.

4.2

Instrumentarium

Het opstellen van uw IVP begint bij uzelf. Hiermee bedoelen we dat u het visitatietraject het best kunt beginnen door ‘achterover te leunen’ en bij uzelf na te gaan aan welke aspecten van uw functioneren als bedrijfsarts u iets zou willen veranderen c.q. verbeteren. Op welke gebieden wilt u zichzelf verder ontwikkelen, hetzij door het verder uitbouwen van uw sterke punten, hetzij door verbetering van uw zwakke punten. Vervolgens gaat u aan de slag met de instrumenten in ADAS. Deze instrumenten kunnen enerzijds een © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 9

bevestiging geven van wat u zelf al bedacht had; anderzijds komt u wellicht nog andere verbetermogelijkheden op het spoor. De volgende instrumenten zijn beschikbaar:  De vragenlijst Professioneel functioneren van bedrijfsartsen (niet meer dan zes maanden voorafgaand aan de visitatie ingevuld);  Minimaal twee medical audit instrumenten zoals aangeleverd door de NVAB (niet meer dan zes maanden voorafgaand aan de visitatie ingevuld);  Cliëntonderzoek dan wel daarvoor gelijkwaardig en traceerbaar vervangend materiaal gericht op inbreng van de individuele werknemer (van minder dan twee jaar oud);  Feedbackinstrumenten of daaraan gelijkwaardige vervangers (van minder dan twee jaar oud en vervangers alleen na uitdrukkelijk overleg met de Commissie Visitatie Bedrijfsartsen);  Samenvatting vragenlijsten derden;  Een reflectieverslag over een ethisch dilemma, gebaseerd op een gebeurtenis van minder dan twee jaar voorafgaand aan de visitatie;  Een beschrijving van een adviestraject op organisatieniveau dat u heeft uitgevoerd;  Optioneel: uw herregistratiedossier van de laatste herregistratie, dan wel indien u meer recent bent geregistreerd opmerkingen vanuit de specialistenopleiding. U wordt geacht om alle instrumenten te gebruiken bij het maken van uw IVP. Indien de verbeterpunten op andere informatie zijn gebaseerd, bijvoorbeeld een klantevaluatie of een beoordelingsgesprek, kunt u dat aangeven. Ieder instrument ‘onderzoekt’ een bepaald deel van uw functioneren en heeft betrekking op één of meerdere competenties uit het beroepsprofiel van de bedrijfsarts. Door uw eigen handelen zelf te evalueren krijgt u zicht op die competenties, waarop u zich zou willen verbeteren. De feedback die u van derden ontvangt levert nog aanvullende informatie. Het schema hieronder is een illustratie van het visitatieproces, in de vorm van een matrix. Ieder instrument leidt tot de formulering van een aantal mogelijke verbeterpunten (a t/m z). Sommige punten zult u op basis van slechts één instrument op het spoor komen, andere punten komen wellicht meerdere keren terug. Aan het einde van iedere vragenlijst wordt u gevraagd om één of meerdere voorlopige verbeterpunten te formuleren. Als u alle vragenlijsten hebt ingevuld (inclusief de conclusies die u trekt op basis van de feedback die u heeft ontvangen van derden), kunt u de vragenlijsten afsluiten. Bij het afsluiten van de vragenlijsten wordt door ADAS automatisch het concept IVP gegenereerd. In dit concept IVP staan alle voorlopige verbeterpunten bij elkaar, en u kunt deze groeperen per competentiedomein (de zgn. verzamellijst). Let op: dit is nog geen definitief IVP en moet door u nog intensief bewerkt worden! Vervolgens bewerkt u uw concept IVP naar de versie die u voor de formele visitatie wilt indienen. Dit houdt in dat u: 1. kiest welke 6 verbeterpunten u op de korte termijn wilt realiseren en welke 6 verbeterpunten u op de middellange termijn wilt uitwerken; 2. de gekozen verbeterpunten zo SMART mogelijk uitwerkt (zie hieronder voor een nadere toelichting). Het IVP heeft in ADAS een specifieke vormgeving. In het eerste deel staan alle competentiegebieden na elkaar genoemd, met per domein de volledige inventarisatie van alle potentiele verbeterpunten die in uw voorbereidingen naar voren zijn gekomen. In het tweede deel ‘Eindconclusies IVP” staan de verbeterpunten die u definitief kiest voor de komende periode.


e


Pagina 10

In uw definitieve IVP moet de nadruk liggen op dit tweede deel. In de Eindconclusies IVP moeten alle gekozen verbeterpunten SMART zijn uitgewerkt. Zo is voor uzelf en voor de visitatoren in één oogopslag duidelijk wat uw kwaliteitsagenda voor de komende jaren is.

4.3

Verbeterpunten voor korte en (middel)lange termijn

Tussen twee visitaties/herregistraties ligt in de regel een termijn van vijf jaar. Het verbeteren van de eigen kwaliteit is echter een proces, dat continu aandacht behoeft. Het formuleren van verbeterpunten in een IVP vormt het startpunt van dat proces, dat zich idealiter uitstrekt over de volgende 4-5 jaar. Het IVP heeft als doel om gericht na te denken over zowel de korte als de langere termijn. Verbeterpunten op korte termijn zijn redelijk gemakkelijk te vinden, al of niet op basis van het materiaal uit de visitatie. Niet zelden zijn dat onderwerpen die men al veel langer in het achterhoofd had, al voor het visitatie-traject begon. Het zijn de rijpe vruchten die meteen te plukken zijn. Zeker opnemen in het IVP dus, maar kijk ook verder: zoals elk bedrijf zich op gezette tijden afvraagt: ‘Waar willen we over vijf jaar zijn?’, zo kan ook de professional zich afvragen: ‘Wat voor bedrijfsarts in wat voor soort omgeving zou ik over vijf jaar willen zijn?’. Dus: ga de uitdaging aan om te overdenken waar u als professional over vijf jaar wilt zijn. Het ligt voor de hand dat dit soort voornemens aanmerkelijk minder SMART geformuleerd kunnen worden dan de korte termijn doelen, maar ze zijn niettemin heel belangrijk voor de richting van de kwaliteitsinspanningen die verricht gaan worden.

4.4

Beoordeling IVP en termijnen voor afronding

Tijdens de formele visitatie ontvangt u mondelinge feedback op uw concept IVP. Voor de finale afronding gelden de volgende termijnen: • de visitatoren geven aan iedere gevisiteerde bedrijfsarts (indien van toepassing) binnen een maand na de visitatie commentaar op het eerste concept van het Verbeterplan in ADAS. • Het is de bedoeling dat u deze feedback na afloop van de visitatie verwerkt in uw definitieve IVP. Hiervoor heeft u na ontvangst van het commentaar van de visitator nog maximaal zes weken de tijd. • De visitatoren hebben dan nog twee weken de gelegenheid om het definitieve IVP nog een keer te beoordelen. Daarna geven de visitatoren de visitatieverklaring af, al of niet met kanttekeningen daarbij. • Binnen drie maanden na de visitatiedatum dient de visitatie te zijn afgerond. Indien de visitatoren kanttekeningen maken bij de eindversie van het IVP, dan zijn die voor de betrokken bedrijfsarts niet vrijblijvend: in de komende cyclus zal moeten worden gewerkt aan de door de visitatoren als wenselijk aangegeven verbeterpunten, en daarover zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het geaccordeerde IVP, dat door gevisiteerde en visitatoren wordt overeengekomen, is het formele eindpunt van de visitatie. Indien één of beide visitatoren ook na aanpassing van mening zijn dat het IVP niet aan de eisen (zie hierboven) voldoet, dan wordt de visitatie niet geaccordeerd en derhalve niet als ‘succesvol afgerond’ gekwalificeerd. Kosten van een nieuw op te starten visitatie zijn voor rekening van de gevisiteerde. De eerste visitatie is een ‘nulmeting’: het IVP wordt voor het eerst vastgesteld en de visitatoren zullen nog geen oordeel uit kunnen spreken over de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Zij zullen wél de kwaliteit van het IVP beoordelen op basis van de formele criteria zoals genoemd in § 4.1. Bij de tweede visitatieronde zal aan het voorgaande IVP worden gerefereerd bij de beantwoording van de vraag hoe de gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Het IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door het Kwaliteitsbureau NVAB en komt voorafgaand aan de volgende visitatie ter beschikking van de dan fungerende visitatoren. Zie verder ook hoofdstuk 6. De visitatoren hebben vanaf de afronding van de visitatie geen toegang meer tot de gegevens van de gevisiteerde in ADAS. Het IVP blijft alleen digitaal beschikbaar voor de betreffende bedrijfsarts tot aan het moment dat voor de volgende visitatie, vijf jaar later, twee nieuwe visitatoren worden toegewezen. © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 11

Het IVP blijft voor de gevisiteerde op de persoonlijke pagina in ADAS (onder de tab ‘gesloten’) bewaard. Wij raden u aan ook een hardcopy van het IVP te bewaren. Na het succesvol afronden van de visitatie kent het Kwaliteitsbureau NVAB de 25 accreditatiepunten in GAIA toe.

4.5

Over ‘SMART’ formuleren

Doelstellingen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat u wilt bereiken en stuurt het gedrag. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terechtkomt. Een droom wordt een doel wanneer actie wordt ondernomen om het te realiseren. De letters SMART staan voor: S specifiek: is het concreet genoeg? M meetbaar: is het uitgedrukt in maat en getal? A acceptabel: is er draagvlak voor? Maar ook: is het voldoende ambitieus? R realistisch: is het mogelijk/haalbaar? T tijdgebonden: wanneer wordt gemeten en wanneer is het resultaat behaald? Verder toegelicht: Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. Er moet een duidelijk verband zijn tussen de doelstelling en de activiteiten die van u en eventuele andere betrokkenen gevraagd worden. Naarmate de doelstelling preciezer geformuleerd is, wordt het makkelijker er invulling aan te geven. Een hulpmiddel om een doelstelling nader te specificeren is het antwoord geven op de zes w-vragen:  Wat wil ik bereiken?  Wie zijn erbij betrokken?  Waar ga ik het doen?  Wanneer gebeurt het?  Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?  Waarom wil ik dit doel bereiken? Meetbaar Hoeveel gaat u doen? Hoe kunt u dat meten? Er moet een systeem, methode of procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen. Acceptabel Is er draagvlak voor wat u wilt doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn eventuele andere betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Is de ambitie voor u en uw organisatie passend? Realistisch Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunt u de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebt u voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert niet. Een te makkelijk doel is ook niet interessant, omdat het niet uitdaagt en geen bevrediging oplevert. Het beste is doelen te stellen die net boven uw niveau liggen en die een behoorlijke kans van slagen hebben. Als mensen het gevoel hebben dat ze iets extra’s moeten doen om het doel te realiseren dan voelen ze zich trots © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 12

en dat geeft energie voor nieuwe doelen. Een SMART-doel moet gezien worden als een project, niet als een taak. Durf een uitdaging aan te gaan! Een realistische doelstelling moet rekening houden met de praktijk. In geen enkele organisatie kunnen mensen 100% aan één doel werken. Er zijn altijd andere activiteiten, onverwachte gebeurtenissen en afleidingen. Moeilijk bereikbare of omvangrijke doelstellingen kunt u opsplitsen in kleinere haalbare subdoelstellingen. De tussentijdse resultaten geven telkens nieuwe energie. Tijdgebonden Wanneer begint u met de activiteiten? Wanneer is het klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMARTdoelstelling heeft een duidelijke starten einddatum. Met name korte termijn doelen moeten SMART zijn. Bij lange termijn doelen is dat niet altijd mogelijk. Toch wordt in het Verbeterplan gevraagd naar doelen op korte termijn en doelen op (middel-)lange termijn. Op de korte termijn kunnen rijpe vruchten geplukt worden, dingen die u al langer van plan was aan te pakken/te regelen. Op de langere termijn spelen ‘strategische’ doelen, doelen die soms alleen via tussenstappen te realiseren zijn: waar wil ik over vijf jaar zijn, wat wil ik dan kunnen of doen en onder welke omstandigheden. Dat heeft ook te maken met uw ambitieniveau. Slechte voorbeelden 1. Ik wil een leuke baan (niet specifiek, niet meetbaar, niet tijdgebonden). 2. We worden de beste in onze markt (niet meetbaar, niet tijdgebonden). 3. Ik ga me inzetten voor een cultuurverandering binnen de instelling (geen enkel SMART-kenmerk). Goede voorbeelden 1. Binnen zes maanden heb ik de wachttijd voor nieuwe patiënten teruggebracht tot één week. 2. Op 1 juli 2009 heb ik in alle dossiers van mijn nieuwe cliënten opgeschreven of de prognose is besproken met de betreffende cliënt. 3. Over zes maanden heb ik een gesprek over onderwerp X gehad met de voorzitter van de OR van bedrijf Y. Tenslotte: het SMART formuleren van verbeterpunten is een middel, geen doel op zich. Het is niet de bedoeling dat dit acroniem tot dogma wordt verheven. Sommige doelstellingen of ambities zijn van tevoren niet Specifiek te maken; soms wilt u juist het onbekende verkennen. U hebt nog geen idee hoe ver u kunt komen, maar u wilt het wel proberen. Het zou jammer zijn als een verbeterpunt verloren zou gaan voor het IVP, alleen omdat u het niet SMART weet te formuleren. Waar gaat het dan wel om? Dat de verbeterpunten die u formuleert uitdagend en inspirerend zijn, dat het verbeteringen betreft die u echt aan het hart gaan. Alleen dan zult u voldoende motivatie eraan ontlenen en zich (blijven) inspannen om het verbeterpunt daadwerkelijk te realiseren.


e


Pagina 13

5.

De formele visitatiebijeenkomst

Het Kwaliteitsbureau NVAB benadert u om een datum te kiezen voor de formele visitatie. Bij de aanmelding heeft u aangegeven in welk kwartaal u gevisiteerd wilt worden. Circa een half jaar voor dit kwartaal wordt u verzocht om twee data door te geven waarop de voltallige groep gedurende een dagdeel aanwezig kan zijn. Visitatoren krijgen vervolgens de gelegenheid om in te tekenen op die beschikbare data. Als de ‘match’ lukt, ontvangt u een bevestiging van de definitieve datum en de namen van de ingeplande visitatoren. Het kan zijn dat de groep opnieuw twee data moet voorstellen als het Kwaliteitsbureau er niet in slaagt twee visitatoren te vinden. Reserveer een vergaderruimte die geschikt is voor een intensieve bespreking van minimaal acht personen gedurende een dagdeel (meestal tussen 10.00 en 14.30 uur of tussen 13.30 en 18.00 uur). De groep is verantwoordelijk voor het organiseren van deze faciliteit. Spreek als groep de wensen en verwachtingen door t.a.v. het gesprek met de visitatoren. Geef specifieke wensen tevoren door aan de visitatoren minimaal twee weken voor de visitatiedatum. Mochten er speciale omstandigheden spelen rond een bepaald groepslid, dan is het raadzaam om de visitatoren daar ook van op de hoogte te stellen. Visitatoren geven tijdens de formele visitatie van de groep in ieder geval feedback op het Individuele Verbeterplan (IVP). Visitatoren kunnen gezien de beperkte tijdsduur van de visitatie geen feedback geven op en aandacht besteden aan álle individuele informatie die middels de visitatie-instrumenten gegenereerd is. Het is aan te bevelen om zelf aantekeningen van de bespreking van uw IVP te maken (of een collega te vragen om dit te doen). Zorg dat eventueel aanvullend materiaal aanwezig is en door visitatoren kan worden ingezien. Het is echter niet nodig om de medische dossiers, die u heeft gebruikt voor uw Medical Audit, geanonimiseerd mee te nemen naar de visitatie. Visitatoren zijn wel bevoegd inzage te vragen als zij daar aanleiding toe zien. Inzage kan dan na de formele visitatie verstrekt worden. Het is belangrijk te beseffen dat de visitatoren:  ‘gewone’ collega’s zijn, die zelf ook gevisiteerd zijn of gaan worden,  u niet de maat komen nemen, omdat die maat niet bestaat,  zich geen inhoudelijk oordeel aanmatigen maar vooral procesgericht zijn,  een soort van externe spiegel zijn waardoor u wat andere dingen ziet van uzelf dan gewoonlijk,  niet moeilijk doen als er redelijke argumenten zijn, ook als die erg persoonsgebonden zijn. Dus: gebruik de visitatoren als ‘buitenstaanders met verstand van zaken’ die u kunnen helpen uw IVP verder aan te scherpen en zo de beroepsgroep, zowel individueel als collectief, verder te helpen. Op de volgende pagina treft u op hoofdlijnen een programma voor de formele visitatie: de eenmalige bijeenkomst van de visitatiegroep met twee visitatoren. De visitatoren leiden de bijeenkomst en bepalen de agenda in overleg.


e


Pagina 14

5.1

Voorbeeldprogramma Visitatie

1.

Introductie  Kennismaking: visitatoren lichten toe wie ze zijn en hoe hun professionele loopbaan er uitziet.  Toelichting op doel en werkwijze bij het visiteren.  Programma uiteenzetten en aanvullende agendapunten invoegen.

[15 min]

2.

Visitatie-ervaringen van gevisiteerden  Bevindingen en gevoelens van gevisiteerden bij het visitatieproces: - wat zijn vondsten, nieuwe inzichten, potentiële ontwikkelingen? - wat zijn leerpunten en wat behoeft meer aandacht? - lusten en lasten van de voorbereidingsfase?  Beschouwing op visitatieproces als geheel dat de groep heeft doorgemaakt.  Aandacht voor de ontwikkelcomponent van het visitatiemodel, inhoudelijk, methodisch, technisch.

[30 min]

3.

Algemene beschouwing van visitatoren op basis van IVP’s  Vorm: in hoeverre is het gelukt om SMART te zijn in de voornemens?  Inhoud: wat zijn grote gemene delers, wat valt op, wat ontbreekt?  Wat is de relatie van de inhoud van de IVP’s met het overig materiaal?

[30 min]

4.

Bespreking per persoon van visitatiegegevens (gemiddeld 15 min. p.p. met tussentijds pauze van 15 min.) Visitatoren gaan op basis van het individuele materiaal in detail o.a. in op:  De medical audit: eventueel check op een dossier en de gescoorde items.  Bevindingen van collega’s, klanten en patiënten.  Het Individueel Verbeterplan, inclusief bespreekpunten aangegeven door betreffende gevisiteerde voor zover niet expliciet aangegeven als privé. (De gevisiteerde of een collega maakt aantekening van de opmerkingen tijdens de visitatie ter aanpassing van het Verbeterplan.)

5.

Bespreking van reflectie-instrument en beschrijving adviesfunctie  Dit onderdeel kan ook deel uitmaken van de individuele bespreking onder 4.  Enkele thema’s/dilemma’s/ kwesties worden, voor zover niet individueel besproken, plenair en beschouwend besproken.

[30 min]

6.

Evaluatie en vooruitblik  Terugblik op het verloop van de formele visitatie en optreden visitatoren.  Vooruitblik op het realiseren/de realiseerbaarheid van verbeterdoelen.  Signalen aan de NVAB en de beroepsgroep: - waar behoeft het visitatiemodel aanpassing? - wat zeggen de Verbeterplannen over het beleid van de NVAB?

[30 min]


e


[max. 90 min]

Pagina 15

6.

Toelichting gebruik feedbackvragenlijsten derden (cliënten, collega’s en opdrachtgevers/klanten)

Er zijn drie feedbackvragenlijsten beschikbaar: 6A Feedbackvragenlijst voor cliënten 6B Feedbackvragenlijst voor collega’s (intern) 6C Feedbackvragenlijst voor opdrachtgevers & klanten (extern) De vragenlijsten kunnen digitaal worden ingevuld, maar u kunt ook papieren versies ter invulling aanbieden. Voor elke vragenlijst is een voorbeeld aanbiedingsbrief beschikbaar. Deze is opgenomen in ADAS en kan als Word-bestand worden gedownload van de website van de NVAB, zodat u deze eventueel naar eigen inzicht kunt aanpassen. Let op: er zijn verschillende versies van de vragenlijsten beschikbaar; check alvorens u een vragenlijst downloadt over welke versie u beschikt in ADAS, 2010 of 2011.

6.1

Instructie feedbackvragenlijst 6A cliënten

6.2

Instructie feedbackvragenlijsten 6B collega’s en 6C opdrachtgevers/klanten

De vragenlijst is ter beoordeling voorgelegd aan Welder (voorheen: het Breed Platform Verzekerden en Werk), met als oogmerk het cliëntenperspectief optimaal tot uitdrukking te laten komen. Op basis van de bevindingen van het Platform zijn aanpassingen in deze lijst aangebracht. 1. Het is de bedoeling dat u dertig vragenlijsten onder uw cliënten/patiënten/werknemers ter beantwoording uitzet: schriftelijk en/of digitaal. Voor uw analyse heeft u minimaal twintig ingevulde vragenlijsten nodig. 2. Het is van belang om niet alle cliënten van één spreekuur te enquêteren, maar om de enquêtes te verdelen over minstens drie spreekuren op verschillende dagen. Op deze wijze kan voorkomen worden dat de uitslag wordt beïnvloed door een te specifieke situatie. 3. Zorg dat er een systeem zit in welke cliënten u laat meedoen. Neem bijvoorbeeld de eerste drie cliënten van het spreekuur, of de laatste vijf. 4. Het is belangrijk dat cliënten het ingevulde formulier anoniem ergens kunnen deponeren in een bus of doos, om te voorkomen dat cliënten beïnvloed worden, omdat zij het formulier persoonlijk aan iemand moeten overhandigen. 5. Door de gegevens zelf in te vullen in ADAS of door de werknemer/patiënt dit zelf te laten doen, worden de gegevens overzichtelijk gepresenteerd en kunt u conclusies trekken voor uw Verbeterplan: wat gaat goed en wat kan beter vanuit de optiek van uw cliënten.

Met behulp van deze vragenlijsten kunt u informatie verzamelen over hoe personen uit uw werkomgeving aankijken tegen uw functioneren als bedrijfsarts. De lijsten zijn bestemd voor mensen uit uw omgeving die zicht hebben op en zich een oordeel kunnen vormen over (een deel van) uw functioneren. Lijst 6B is gericht op collega’s waarmee u in een team samenwerkt, lijst 6C op opdrachtgevers en klanten. Het is de bedoeling dat u in totaal tenminste vijf vragenlijsten ter beantwoording uitzet bij collega’s (dit kan zowel schriftelijk als digitaal), waarvan minimaal twee aan collega bedrijfsartsen. Verder valt te denken aan:  uw eigen leidinggevende,  een vertegenwoordiger van een andere kerndiscipline,  een professional waarnaar u regelmatig verwijst binnen uw werksetting, zoals een arbeidsdeskundige of een psycholoog,  een assistente of secretaresse,  een huisarts,  een verzekeringsgeneeskundige. Daarnaast verzamelt u van minimaal vijf klanten/opdrachtgevers eveneens feedback. U kunt hierbij denken aan:  een leidinggevende waarmee u direct samenwerkt  een vertegenwoordiger van het management van een klant, © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 16

 een vertegenwoordiger van een medezeggenschapsorgaan van een klant,  een vertegenwoordiger van de afdeling P&O van één van uw opdrachtgevers Afhankelijk van uw persoonlijke werksituatie kan het voor de hand liggen om anderen dan de hierboven genoemde personen te vragen de lijst in te vullen. Het is aan u om te kiezen welke personen de meest zinvolle informatie kunnen geven. Als u alle vragenlijsten retour hebt ontvangen, formuleert u in de ‘Samenvatting vragenlijsten derden’ welke verbeterpunten u op basis van de ontvangen feedback zou willen opnemen in uw IVP. Zie voor de instructies in ADAS: hoofdstuk 8.4 Anderen uitnodigen om een vragenlijst te beantwoorden.


e


Pagina 17

7.

Vervolgvisitatie

In de eerste visitatieronde gaat het om een ‘nulmeting’: u maakt uw eerste IVP en de visitatoren kunnen nog niet ingaan op de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Iedere vijf jaar herhaalt de visitatie zich;; we spreken daarom over de vervolgvisitatie. In deze vervolgvisitatie houdt u zich bezig met twee zaken: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar

Bij de tweede visitatieronde zal dus wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Dit IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door uzelf en het Kwaliteitsbureau NVAB en komt (inclusief het commentaar van de visitatoren) voorafgaand aan de volgende visitatie ter beschikking van de dan fungerende visitatoren. We adviseren u om ter voorbereiding van de vervolgvisitatie vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden. Het bijhouden van een portfolio helpt u om uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier te documenteren. Het bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word-document of Excel-bestand, dat periodiek wordt bijgewerkt. In dit document beschrijft u per verbeterpunt periodiek welke acties u rond dit verbeterpunt hebt ingezet en welke effecten die hebben gehad. Het verdient aanbeveling om het verslag ieder half of heel jaar bij te werken: u weet dan nog goed wat u hebt gedaan en waarom u het zo hebt aangepakt. Als aan een bepaald verbeterpunt niets is gedaan, noteert u dit eveneens, met een korte toelichting, als monitor voor uzelf. Ook noteert u wanneer een verbeterpunt is afgerond en eventueel of er een nieuw (vervolg)punt aan wordt gekoppeld. Het kan voorkomen dat u een verbeterpunt bij nader inzien niet meer zinvol of relevant vindt; in dat geval beschrijft u ook dit inzicht kort. Zo mogelijk kiest u ter vervanging van dit vervallen verbeterpunt een nieuw verbeterpunt en beschrijft wat hiermee is gebeurd. Op deze manier laat het verslag duidelijk zien hoe de verbeterpunten zijn gerealiseerd en hoe uw ontwikkeling is verlopen. Ons advies is om in uw portfolio ook te noteren welke achterliggende documenten de realisatie van een bepaald verbeterpunt kunnen onderbouwen en dit document ook gelijk aan het portfolio toe te voegen. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Samenvatting visitatieportfolio: hierin zet u per verbeterpunt kort op een rijtje: • Welke inspanningen zijn verricht om het verbeterpunt te realiseren? • Wat zijn de belangrijkste leerervaringen geweest? • Hebt u door het verwerkelijken van dit verbeterpunt de eigen competenties als bedrijfsarts verder ontwikkeld? Kortom: waaruit blijkt dat u een betere dokter bent geworden? Deze Samenvatting visitatieportfolio wordt beoordeeld door de visitatoren. Daarnaast formuleert u een zestal verbetertrajecten voor de volgende periode van vijf jaar; De Samenvattting visitatieportfolio en de Verbetertrajecten vormen samen het nieuwe IVP, dat weer door de visitatoren wordt beoordeeld. Tenslotte: het groepsproces in de visitatiegroep blijft van belang. Groepsleden kunnen elkaar ondersteunen bij het realiseren van de verbeterpunten en het vormgeven van het visitatiedossier. U bent allemaal in uw eigen beroepspraktijk individueel bezig met de eigen verbeterpunten en houdt uw visitatieportfolio bij. Tijdens de groepsbijeenkomsten kunt u elkaar informeren hoe u bezig bent geweest met het IVP in de periode daarvoor. Dat is over het algemeen leuk en zinvol; u pikt op die manier ook weer ideeën van elkaar op. Bovendien werkt de wetenschap dat er weer een groepsbijeenkomst aankomt vaak als een positieve © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 18

‘stok achter de deur’ om weer actief met het IVP aan de gang te gaan. En last but not least: u kunt elkaar scherp houden door opbouwende kritische vragen te stellen. In de voorbereiding van de vervolgvisitatie wordt ook aan u gevraagd om, ter ondersteuning van uw medegevisiteerden, feedback te geven op de Samenvatting visitatieportfolio en de verbetertrajecten van twee van leden van uw visitatiegroep. Voor meer gedetailleerde informatie over de vervolgvisitatie verwijzen we u naar de Handleiding vervolgvisitatie (zie website NVAB)


e


Pagina 19

8.

Handleiding ADAS

Inleiding ADAS (Algemeen Digitaal Auditsysteem) is ontwikkeld door het CBO. Het CBO streeft ernaar de kwaliteit voortdurend te verbeteren. Indien u verbetermogelijkheden ziet in dit systeem, schroom dan niet om deze verbeteringen door te geven aan de NVAB. Dit kan via de mail [email protected] of telefonisch 0302040630.

8.1

Inloggen in ADAS

U heeft een uitnodiging ontvangen per e-mail, zie onderstaand voorbeeld. Om direct naar de vragenlijst te gaan, klikt u op de link ‘Via deze link kunt u direct inloggen op ADAS.’ U wordt dan automatisch onder de juiste gebruikersnaam beveiligd ingelogd in ADAS.

Figuur 1

Ook kunt u via het internetadres https://adas2.adas-net.nl naar de applicatie gaan. Vervolgens kunt u inloggen met behulp van uw gebruikersnaam en wachtwoord.


e


Pagina 20

Figuur 2

Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u via de link wachtwoord vergeten op de startpagina uw wachtwoord achterhalen. Vul daarvoor uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens een e-mail met uw wachtwoord.

8.2

Menu’s voor gevisiteerde(n)

8.2.1 Hoofdmenu

ADAS bevat een aantal functies die via het hoofdmenu continu benaderbaar zijn. Deze worden in de onderstaande figuur weergegeven.

Figuur 3

Hiermee keert u terug naar het hoofdscherm. Gebruik deze functionaliteit om weer naar de eerste pagina van ADAS te gaan. Hiermee sluit u ADAS af. Gegevens zijn automatisch opgeslagen. Helptekst. Door op het vraagteken te klikken, krijgt u specifieke uitleg over de betreffende pagina. Wanneer u hierop klikt, heeft u de mogelijkheid om als gebruiker van ADAS een systeemfout te melden of gewenste wijziging van functionaliteit aan te geven. Fouten worden zo spoedig mogelijk verholpen. Wensen worden eventueel meegenomen in een volgende versie. Hiermee wijzigt u de grootte van het lettertype. Door het lettertype te wijzigen, kunt u uw scherm leesbaarder maken. © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 21

Dit venster toont uw gebruikersnaam. Door op uw naam te klikken, kunt u uw persoonsgegevens aanvullen en/of wijzigen, en uw wachtwoord wijzigen. Deze zogenaamde broodkruimel geeft de route aan die u heeft afgelegd vanaf de homepage.


e


Pagina 22

8.2.2 Vragenlijstmenu

Bij het beantwoorden van de vragenlijst(en) ziet u een aantal functies staan. Ze worden in de tabel nader toegelicht. Dit menu is alleen zichtbaar bij een geopende vragenlijst.

Figuur 4

Wordt gebruikt voor het uitnodigen van bijvoorbeeld patiënten of collega’s voor het beantwoorden van de feedbackvragenlijst (uitleg hoofdstuk 6). Geeft overzicht van de opbouw van de vragenlijst en mogelijkheid om door te klikken naar specifiek hoofdstuk en/of vraag. Mogelijkheid om vragenlijst af te drukken. Mogelijkheid om vragenlijst in pdf formaat op te slaan. Geeft totaaloverzicht van status huidige vragenlijst. Geeft extra informatie en instructies over het betreffende onderdeel.


e


Pagina 23

8.2.3 Overzicht vragenlijst Via de button in het menu kunt u zien hoeveel en welke vragen de vragenlijst in petto heeft. Daarnaast wordt per vraag aangegeven of deze wel (groen bolletje) of niet (rood bolletje) is beantwoord. Tot slot bieden een aantal iconen aanvullende informatie.

Figuur 5

Deze vraag is door u beantwoord. Verplichte vraag en deze is nog niet door u beantwoord. U kunt de vragenlijst niet afsluiten. Geen verplichte vraag en ook niet door u beantwoord. U heeft aangegeven deze vraag niet relevant te vinden. Er is door u tekstuele toelichting gegeven op deze vraag. Er is door u een extern bestand gekoppeld aan betreffende vraag. Vragen met het symbool (in de vragenlijst, dus niet in het overzicht) zijn verplicht en moeten dus in ieder geval worden beantwoord vandaar het icoon achter de vraag. Zolang er nog verplichte vragen niet zijn ingevuld, zult u onderaan het vragenoverzicht de volgende tekst aantreffen:

Figuur 6

8.3

Vragenlijsten invullen

Bij het doornemen van de vragenlijsten zult u op allerlei mogelijkheden en functionaliteiten stuiten. De belangrijkste komen in dit hoofdstuk ter sprake.


e


Pagina 24

8.3.1 Vragenlijst openen

Als u via de link in de e-mail of op de homepagina inlogt, verschijnt er een scherm met de door u in te vullen vragenlijsten, het tijdspad van de visitatie en uw rol in de visitatie. Onder de button Gesloten treft u eerdere, reeds afgesloten visitaties aan. U heeft vanzelfsprekend alleen toegang tot die visitaties waar u (als gevisiteerde) bij betrokken bent (geweest). Door op Vragenoverzicht te klikken, opent u de vragenlijst. U kunt nu beginnen met het beantwoorden van de vragen. Het systeem slaat uw antwoorden steeds automatisch op. U heeft dus de keuze om op een ander moment met het invullen van de vragenlijst(en) verder te gaan, u hoeft daarvoor geen extra handelingen verrichten. Door middel van Uitloggen sluit u ADAS af. De volgende keer gaat u gewoon weer verder waar u gebleven bent.

Figuur 7

8.3.2 Relevantie van en commentaar bij een vraag Naast het beantwoorden van de vragen heeft u de mogelijkheid om bij bepaalde vragen te geven en een vraag en/of uw antwoord van vraag vermeld.

aan

te voorzien. Deze opties worden onder een

Figuur 8

Relevantie betekent hier: in welke mate vindt u de betreffende vraag belangrijk voor deze visitatie. Uw vereniging zou naderhand van deze informatie gebruik kunnen maken wanneer de vragenlijst wordt herzien. Om de relevantie van een vraag te beoordelen klikt u op

en maakt u een keuze tussen: Nee,

Maakt niet uit of Ja. Om een vraag of antwoord te becommentariëren klikt u op . Er verschijnt een tekstblok waar u uw commentaar kunt intypen. Let wel: deze opties zijn niet op alle vragen van toepassing.

8.3.3 Navigeren in de vragenlijst De buttons Volgende en Vorige maken het u mogelijk door een vragenlijst heen te lopen. © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 25

Figuur 9

Wanneer alle (verplichte) vragen zijn beantwoord, kunt u de lijst middels Overzicht afsluiten. Figuur 10

8.4

Anderen uitnodigen om een vragenlijst te beantwoorden

Er zijn vragenlijsten beschikbaar die u zelf kunt uitzetten aan derden. Derden zijn bijvoorbeeld patiënten, klanten of collega’s. In dit hoofdstuk wordt aan u uitgelegd hoe u vragenlijsten voor hen kunt uitzetten.

8.4.1 Derden uitnodigen

Klik op DERDEN in het menu van uw vragenlijst. Automatisch verschijnen de opties Toon/Print vragenlijst(en), Uitnodigen/Invoeren, Statusoverzicht, Antwoordenoverzicht en Derden overzicht. Kies de tweede optie. U belandt dan bij het volgende venster, daar wordt u de keuze geboden om een bestaande of nieuwe derde uit te nodigen.

Figuur 11

8.4.1.1

Nieuwe derde uitnodigen

Om een nieuwe derde via ADAS uit te nodigen, gebruikt u de optie Voeg een nieuwe derde gebruiker toe.


e


Pagina 26

Figuur 12

Voer vervolgens de gegevens in het kader in, selecteer de vragenlijst waarvoor u de derde wilt uitnodigen, en klik tot slot op de knop Uitnodiging aan deze derde nu versturen. Let hierbij op het volgende:  De gebruikersnaam en het wachtwoord kunt u zelf verzinnen. Deze zijn voor eenmalig gebruik door de derde. (Vul hier dus niet uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord in!) Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord dienen uit minimaal zes tekens te bestaan. Hierbij kunt u geen gebruik maken van spaties.  Klopt het e-mailadres?  Heeft u de juiste vragenlijst aangevinkt? heeft geklikt, ontvangt de derde via de mail een Nadat u op uitnodiging om de vragenlijst digitaal voor u in te vullen. De uitnodiging die derden ontvangen, ziet er als volgt uit:


e


Pagina 27

Figuur 13

8.4.1.2

Bestaande derde uitnodigen

U heeft ook de keuze om een derde die al eens eerder op uw verzoek een vragenlijst heeft ingevuld, uit te nodigen. Deze functie kan ook worden gebruikt om bestaande derden die nog niet op uw verzoek hebben gereageerd opnieuw uit te nodigen. U kunt bestaande derden aan wie al een verzoek tot het invullen van een vragenlijst uitstaat niet rechtstreeks een herinnering sturen. (Zo zit het systeem in elkaar.) De bestaande derden kunt u opnieuw een uitnodiging mailen door ze eerst uit het Statusoverzicht (niet uit het Derdenoverzicht) te verwijderen. U kunt de uitgezette vragenlijst verwijderen door op de verwijderknop

te klikken in de laatste kolom, zie onderstaande afbeelding.

Als u de niet ingevulde vragenlijsten in het Statusoverzicht verwijdert, verschijnen de bijbehorende namen in het menuutje Bestaande derden en kunt u ze opnieuw een uitnodiging toesturen. NB: In het Statusoverzicht is niet duidelijk welke naam bij welke derde hoort (i.v.m. de anonimiteit). U weet dus niet welke/wie u verwijdert.

Figuur 14

Om een bestaande derde opnieuw uit te nodigen, klikt u op zijn/haar naam in het uitvouwmenu achter de tekst Bestaande of nieuwe aan, zie figuur 17.


e


Pagina 28

Onder het kopje Beschikbare vragenlijsten vinkt u de juiste vragenlijst aan en vervolgens gaat u tot uitnodigen over door op de knop Uitnodiging aan deze derde nu versturen te klikken. Hij/zij ontvangt nu automatisch een uitnodiging in zijn/haar mailbox, met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als eerder door u is opgegeven.

8.4.2 Derdenoverzicht

Deze menuoptie biedt u een overzicht van alle derden die u ooit heeft benaderd een vragenlijst in te vullen.

Figuur 15

Hiermee wordt het geslacht van de patiënt weergegeven. Rood is vrouwelijk, blauw is mannelijk. Door deze knop te gebruiken, kunt u de gegevens van de desbetreffende patiënt aanpassen. Hiermee wordt de derde verwijderd uit ADAS. Hiermee kunt u een nieuwe patiënt, collega of verwijzer invoeren. Om een nieuwe patiënt, collega of verwijzer in te voeren kunt u ook gebruik maken van de optie “Uitnodigen/invoeren”. Let bij het invoeren op dat het wachtwoord uit minimaal 6 karakters bestaat.

8.4.3 Vragenlijsten voor derde uitprinten

Omdat niet iedereen over internet beschikt, is het ook mogelijk om derden een papieren vragenlijst voor te leggen. Dit verloopt via de optie Toon/Print vragenlijsten. Vink de lijst aan die u wenst af te drukken, klik op Print vragenlijsten en daarna in het nieuw geopende venster op Print. Druk vervolgens op de gebruikelijke manier het document af en geef deze vragenlijst aan de betreffende persoon. NB: bij deze versie is de begeleidende brief niet door uzelf aan te passen. De aanbiedingsbrief is wel aan te passen in de Wordversies van de vragenlijsten voor derden welke zijn te downloaden op de website van de NVAB. Let op: er zijn verschillende versies van de vragenlijsten beschikbaar; check alvorens u een vragenlijst downloadt over welke versie u beschikt in ADAS, 2010 of 2011. Zie hoofdstuk 6 voor een toelichting op het gebruik van feedbackvragenlijsten voor derden.


e


Pagina 29

Figuur 16

8.4.4 Gegevens papieren vragenlijst overnemen

U kunt de antwoorden uit een papieren vragenlijst wanneer u deze retour heeft gekregen, handmatig in ADAS overnemen via Uitnodigen/Invoeren, Bestaande of nieuwe en Papieren invoer.

Figuur 17

Nadat u deze optie heeft geselecteerd, worden automatisch de velden Gebruikersnaam, Wachtwoord, Naam en Emailadres van het scherm verwijderd. Vervolgens selecteert u de gewenste vragenlijst en klikt u op Invoeren. Neem de antwoorden over totdat u aan het einde van de lijst komt.


e


Pagina 30

Figuur 18

Sluit tot slot de lijst af door rechts onderaan het einde van de vragenlijst te klikken op de knop Naar het overzicht (Antwoordenoverzicht), zie bovenstaande afbeelding. In het daaropvolgende scherm kunt u de vragenlijst definitief afsluiten door helemaal onderaan op de knop Vragenlijst afsluiten (uw antwoorden opslaan) te klikken, zie onderstaande afbeelding. U zult nu automatisch in het antwoordenoverzicht voor derden belanden. Herhaal deze handelingen voor elke papieren vragenlijst.

Figuur 19


e


Pagina 31

8.4.5 Antwoordenoverzicht

Voor een blik op alle gegeven antwoorden, gaat u naar de optie Antwoordoverzicht in het menu. Er verschijnt dan een geaggregeerd overzicht van de antwoorden van alle personen behorende tot deze derdencategorie, zie figuur 20. Indien dit een optie was, kunt u in dit scherm tevens kennisnemen van aanvullend commentaar van derden door te klikken op .

Figuur 20

8.4.6 Statusoverzicht derden

Het is met behulp van ADAS eveneens mogelijk om te monitoren hoe ver derden met het beantwoorden van de vragen in hun vragenlijst zijn. Daarvoor gaat u naar in het statusoverzicht, zie figuur 21. Zodra een derde zijn/haar vragenlijst afsluit, ontvangt u daar automatisch een e-mailbericht over. Zie voor een voorbeeld hiervan figuur 22. Soms komt het voor dat een derde geen gevolg aan de uitnodiging om een lijst in te vullen, geeft. Omdat er bijvoorbeeld een fout is gemaakt of hij/zij niet op de uitnodiging ingaat. U kunt de gegevens van hem/haar dan via Statusoverzicht verwijderen. De gegevens van de betreffende persoon zullen vervolgens niet meer in Derdenoverzicht worden getoond.


e


Pagina 32

Figuur 21

Tot twee weken voor de visitatie kunt u derden uitnodigen. Wij willen u verzoeken bij het afronden van de visitatie openstaande derden te verwijderen. Openstaande lijsten verhinderen namelijk het definitieve afsluiten van de visitatie in ADAS.

Figuur 22

8.5

Na het invullen

Eenmaal uitgekomen op de laatste pagina van de vragenlijst(en) heeft u de keuze om de vragenlijst via Overzicht af te sluiten. Daarvoor dient u dan wel alle verplichte vragen te hebben beantwoord. Is dit niet het geval dan wordt dit door middel van een rood icoontje achter de vraag kenbaar gemaakt. In deze paragraaf komen een aantal functionaliteiten aan de orde, die ADAS na het invullen van een vragenlijst biedt.

8.5.1 De vragenlijst afsluiten en IVP maken

Nadat u bij de laatste pagina van de vragenlijst bent uitgekomen op het Vragenoverzicht, heeft u de mogelijkheid om de vragenlijst af te sluiten en het IVP te maken. Klik hiervoor op de knop Afsluiten en ivp maken. U kunt de vragenlijst alleen afsluiten als u alle verplichte vragen heeft ingevuld.


e


Pagina 33

Bij het afsluiten van de vragenlijsten wordt door ADAS automatisch het concept IVP gegenereerd. In dit concept IVP staan alle voorlopige verbeterpunten bij elkaar, gegroepeerd naar elk competentiedomein (de zgn. verzamellijst). Let op: dit is nog geen definitief IVP en moet door u nog intensief bewerkt worden! Let op: U kunt wel weer inloggen met uw gegevens maar geen antwoorden meer wijzigen in afgesloten vragenlijsten! Het kan makkelijk zijn om de vragenlijsten af te drukken en/of als pdf op te slaan, voordat u met het IVP begint. Vervolgens bewerkt u uw concept IVP naar de versie die u voor de formele visitatie wilt indienen. Voor een inhoudelijke toelichting op het IPV, zie hoofdstuk 4 Toelichting Individueel Verbeterplan

Figuur 23

8.5.2 Quickscangrafiek bekijken

Vragenlijst 2 met betrekking tot het professioneel functioneren is een Quickscan vragenlijst. Als de vragenlijst volledig is ingevuld, ziet u in het vragenoverzicht direct achter de naam van de vragenlijst ook een staan, zie onderstaand figuur. Met de knop daarnaast krijgt u een grafiek waarin de antwoorden van alle groepsleden verwerkt zijn. Zo kunt u uw score spiegelen aan de totaalscore van de groep.

Figuur 24

De grafiek is ook te zien via de knop Eigen quickscan grafiek bekijken die te vinden is op elke pagina van vragenlijst 2 onderin het scherm, zie onderstaand figuur.


e


Pagina 34

Figuur 25

Door dit staafdiagram

aan te klikken krijgt u bijvoorbeeld een representatie als hieronder te zien:

Figuur 26 © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 35

8.6

Het Individuele Verbeterplan (IVP)

Nadat de vragenlijst is afgesloten, wordt door ADAS automatisch een ruwe versie van het IVP gegenereerd. Hierbij worden de door u ingevulde verbeterpunten uit de vragenlijsten automatisch in het concept IVP opgenomen. U kunt deze per competentiedomein groeperen in een verzamellijst. Het is de bedoeling dat u het IVP bewerkt naar de versie die u voor de formele visitatie wilt indienen. Zie hoofdstuk 4 voor een toelichting op het IVP. Uiteraard wordt u hierbij ondersteund door ADAS. In deze paragraaf worden alle stappen beschreven om uiteindelijk tot een volledig IVP te komen.

8.6.1 Het IVP openen

Om het IVP aan te vullen, opent u het door in het hoofdmenu op

te klikken, zie figuur 27.

Figuur 27

8.6.2 IVP bewerken en indienen

Als u het IVP heeft geopend, kunt u het plan verder bewerken. Klik hiervoor op Verslag bewerken. Het IVP wordt dan geopend in een online editor, zie figuren 28 en 29. De gevisiteerde heeft hier de mogelijkheid om vóór de visitatie en/of naar aanleiding van het commentaar van de visitatoren het IVP aan te passen. Als u klaar bent met het bewerken van het (concept) IVP, kunt u dit ter inzage voor de visitatoren indienen met behulp van de button IVP aanbieden. In dit geval wordt het IVP (weer) in de Feedbackfase gezet en worden de visitatoren middels een e-mail op de hoogte gesteld van het feit dat het Individueel Verbeterplan in Feedbackfase staat. Let op: na het indienen van het IVP kunt u dit niet meer bewerken, maar nog wel inzien. Wij adviseren u het IVP af te drukken en/of als pdf op te slaan alvorens u het ter inzage aanbiedt aan de visitatoren.


e


Pagina 36

Figuur 28

Hiermee keert u terug naar het startscherm. Hiermee kunt u het verslag printen. Als u hierop klikt, wordt het IVP geopend in een online editor. Dit ziet u aan het editormenu dat boven het IVP verschijnt, zie figuur 29. U kunt nu uw IVP bewerken. Hiermee ‘reset’ u het IVP. Dit betekent dat alle door u aangebrachte wijzigingen verloren gaan. Let dus op dat u hier niet per ongeluk op klikt! Hiermee kunt u het IVP indienen. Dit betekent dat het wordt voorgelegd aan de visitatoren. Nadat u het IVP heeft ingediend, kunt u het niet meer aanpassen. Meer informatie hierover vindt u in de volgende paragraaf.

Figuur 29

Om een nieuwe afbeelding in uw document te kunnen plaatsen, gebruikt u bestandsbeheer. U browst naar het bestand, en selecteert vervolgens ‘openen’. Vervolgens klikt u op de knop ‘toevoegen’ om het bestand in ADAS beschikbaar te krijgen. Deze functie is niet actief bij de NVAB. © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 37

8.6.3 Editor functies voor het verslag

Ook de editor kent diverse specifieke functies. Deze worden hieronder bijna allemaal kort uitgelegd. Als u met de muis op een knop gaat staan, verschijnt een beschrijving van de betreffende functie. Wij adviseren u niet te veel direct tekst te knippen/kopiëren en plakken in het IVP. De ervaring leert dat als dit veelvuldig gebeurt, de online editor op een gegeven moment kan gaan haperen. Dit wordt veroorzaakt door alle verborgen (HTML-)codes die zo ongemerkt worden overgenomen in het IVP. Dit kan ervoor zorgen dat de tekst niet meer goed is te bewerken, of er zelfs tekst verdwijnt. Om deze problemen te voorkomen, raden wij u aan gebruik te maken van Wordpad (te vinden onder bureauaccessoires), of tekst en . De laatste is specifiek voor tekst vanuit Word. in het IVP te plakken met behulp van de knoppen Ga met de cursor op de plaats staan waar u de tekst wilt invoegen en klik op de betreffende knop. Er verschijnt een invoerscherm. U kunt hierin de gewenste tekst plakken. Vervolgens klikt u onderin het schermpje op invoegen. De tekst wordt u in het IVP geplakt. De onderliggende verstorende codes zijn nu grotendeels verwijderd. Hiermee maakt u de geselecteerde tekst vetgedrukt.

Hiermee maakt u de geselecteerde tekst schuingedrukt. Hiermee onderstreept u de geselecteerde tekst. Hiermee streept u de geselecteerde tekst door. Hiermee kunt u de tekst uitlijnen. Met deze knop kunt u opsommingstekens in uw tekst plaatsen. Met deze knop kunt u een nummering opnemen in uw tekst. Met deze knop kunt u uw laatste bewerking ongedaan maken. Met deze knop kunt u het ongedaan maken weer herstellen. Met deze knop kunt u tekst zonder opmaak in het IVP plakken. Met deze knop kunt u tekst vanuit Word in het IVP plakken. Deze knop verwijdert bijna alle codes die Word aan haar tekst toevoegt en zorgt ervoor dat de tekst goed te bewerken is. Wij bevelen ten zeerste aan van deze functie gebruik te maken als u knipt en plakt vanuit Word. Het verrekijkertje is om te zoeken, de knop daarnaast om woorden te zoeken en direct te vervangen. Hiermee plaatst u een pagina-einde in de tekst. Het verslag zal nu op de volgende pagina verder gaan. Hiermee kunt u een afbeelding plaatsen in uw verslag. Deze moet wel eerst via bestandsbeheer in ADAS beschikbaar zijn gemaakt. Door middel van deze knop kunt u een tabel plaatsen in uw verslag. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u een rij in een tabel geselecteerd heeft. Hiermee kunt u uitlijning, kleurgebruik etc. voor een rij regelen. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u een cel in een tabel geselecteerd heeft. Hiermee kunt u uitlijning, kleurgebruik etc. van de cel regelen. Middels deze knoppen kunt u rijen en cellen toevoegen en verwijderen. Met deze knop kunt u cellen van een tabel splitsen. Met deze knop kunt u cellen van een tabel samenvoegen. Selecteer hiervoor twee nabijgelegen cellen, en klik op deze knop.

Door middel van dit uitklapvenster kunt u eenvoudig de stijl van de tekst aanpassen. Alinea is de “normale” tekst, Kop 1 is de grootste kop, kop 2 een iets kleinere, en kop 3 is de kleinste kop.


e


Pagina 38

Hiermee kunt u de tekstkleur aanpassen. Hiermee kunt u de tekst markeren. Subscript en superscript. Hiermee kunt u een symbool invoegen.

8.6.4 Feedback op het IVP

Wanneer u het IVP heeft ingediend, krijgen de visitatoren de mogelijkheid uw ingezonden IVP te bekijken. Zij worden hiervan via de mail op de hoogte gesteld. Indien gewenst zullen de visitatoren het concept IVP voorzien van commentaar en opnieuw ter verdere bewerking aanbieden aan u. U wordt hiervan via de mail op de hoogte gesteld. Nadat u het IVP heeft ingediend, krijgt u het volgende scherm te zien:

Figuur 30

Wanneer u op deze tekst klikt, opent u de ingevulde vragenlijsten. Onder het kopje “Mijn rol” ziet u de rol die aan u is toegekend. Dit is de status van het verslag. Het IVP ligt nu ter becommentariëring bij de visitatoren. Nadat de visitatoren het IVP van commentaar hebben voorzien, wordt het IVP weer aan u aangeboden. Hiervan wordt u via de mail op de hoogte gesteld. Zie figuur 31 voor een voorbeeldmail.


e


Pagina 39

Figuur 31

Het Individueel verbeterplan is teruggezet in de conceptfase, omdat de visitatoren commentaar op het verslag hebben gegeven, zie figuur 33.

Figuur 32

Als u het IVP opent, is het commentaar van de visitatoren direct te zien boven het IVP en/of gemarkeerd weergegeven in het verslag. Zo’n melding kan er als volgt uitzien:

Figuur 33

Als het IVP definitief akkoord wordt bevonden door de visitatoren, ontvangt u hiervan op dezelfde wijze melding. Het commentaar van de visitatoren luidt dan akkoord met het verslag. Zij kunnen hierbij eventueel nog wat kanttekeningen plaatsen; deze zijn dan te lezen in het commentaarveld. Het © Kwaliteitsbureau NVAB

e


Pagina 40

toegevoegde commentaar van de visitatoren blijft behouden. In dit geval zal het IVP na het opslaan de status Afgehandeld krijgen. De visitatoren en gevisiteerde worden middels een e-mail op de hoogte gesteld van het feit dat het IVP is afgerond. Het afgeronde IVP wordt in uw scherm bovenaan in de linkerkolom geplaatst, waar u het nog kunt inzien, maar niet meer kunt wijzigen. Zodra alle leden van uw visitatiegroep hun IVP hebben afgerond, wordt de visitatie afgesloten. Hiermee wordt uw IVP onder de tab Gesloten geplaatst. Het IVP blijft hier voor u in te zien. De visitatoren hebben er nu geen toegang meer toe.


e


Pagina 41

INSTRUCTIEBOEK EERSTE VISITATIE

Recommend Documents