Instituut voor Bedrijfswetenschappen( IBW)

Instituut voor Bedrijfswetenschappen( IBW)

De opzet van de administratieve organisatie van de financiële administratie bij Parsasco N.V. Een case studie van Parsasco N.V.

Student: Randhier Naipal Begeleider: S.Brunings

1

Samenvatting Deze scriptie beschrijft de Administratieve Organisatie van de processen, te weten: kasboek, bankboek, debiteurenadministratie en de boekhouding van de afdeling Financiële Administratie bij Parsasco Schadeverzekering N.V. (‘Parsasco’). Dit onderzoek is in het kader van een afstudeerproject aan het Instituut voor Bedrijfswetenschappen, Studierichting Financieel Management uitgevoerd. Het resultaat van dit onderzoek kan door de leiding van Parsasco N.V. gebruikt worden om gesignaleerde tekortkomingen in de Administratieve Organisatie van de Financiële Administratie op te heffen of tot een aanvaardbaar niveau te brengen. De probleemstelling van deze scriptie kan als volgt worden verwoord: “Voldoet de administratieve organisatie van de afdeling Financiële Administratie voor wat betreft de processen Kas, Boekhouding en Debiteurenbeheer, van Parsasco Schadeverzekering N.V. aan de in de theorie van Starreveld gestelde eisen?” Binnen het besturingsproces is het belangrijk om te weten om welke informatie het gaat, wat de processen zijn, hoe de Interne Controle en het betrouwbaarheidssysteem in elkaar zitten en of er sprake is van functiescheiding. Parsasco N.V is de jongste schade verzekeringsmaatschappij op de Surinaamse markt. De voornaamste doelen van dit bedrijf zijn onder andere het garanderen van de continuïteit van het bedrijf en het aangaan van verzekeringsovereenkomsten. De doelstellingen van Parsasco N.V. die worden belicht zijn onder andere: het garanderen van de continuïteit van het bedrijf en het aangaan van verzekeringsovereenkomsten enz. Verder worden het dienstenpakket en de organisatiestructuur van Parsasco weergegeven. De analyse van de administratie van Parsasco N.V. heeft betrekking op de boekhouding, Bankadministratie, Kasadministratie en de Debiteurenadminstratie. Deze administraties worden getoetst op basis van de theorieën van Starreveld. Dit alles resulteert in de uitkomsten van de financiële analyse gedaan door toetsing van ratio’s. Uiteindelijk volgt de toetsing van de theorieën met de praktijk. Verder worden de resultaten van de analysen en de onderzoeksmethode weergegeven. Deze scriptie wordt afgesloten met de desbetreffende conclusies en aanbevelingen.

2

Bevindingen De kascontrole wordt niet conform de theorie gedaan. Er wordt niet op dag- en weekbasis gecontroleerd bij afsluiting van de kas, is de boekhouding niet aanwezig. Ook blijkt uit het onderzoek dat de kassiers hun eigen kas altijd beheren, terwijl de theorie ervan uitgaat dat de kassiers van tijd tot tijd van kas moeten verwisselen om frauduleuze handelingen te voorkomen. Hieruit wordt geconcludeerd dat binnen het bedrijf de controle niet optimaal is. Parsasco Schade verzekering N.V. maakt gebruik van 2 systemen bij het uitoefenen van de controle werkzaamheden nl. Lotus Notes en Account View. Door het gebruik van twee systemen, is de tijdigheid van de informatie tegenstrijdig, want door twee systemen duurt het langer voordat de beschikbare informatie geproduceerd wordt. Aanbevelingen Er wordt, ten aanzien van de kascontrole, aanbevolen om de kassiers van tijd tot tijd van kas te verwisselen en een controle te introduceren die gebaseerd is op dagof weekbasis, waarbij de interne controle aanwezig dient te zijn.Wat betreft de interne controle is aan te bevelen om te werken op één systeem om zodoende de efficiency te vergroten en voor een accurate Management informatie.

3

Lijst met afkortingen 1) AO

Administratieve organisatie

2) BIV

Bestuurlijke informatieverzorging

3) SURVAM 4) RvC

Surinaamse Vereniging Assurantie Maatschappij

Raad van Commissarissen

4

Inhoudsopgave Samenvatting

2

Voorwoord

8

Inleiding

9

Hoofdstuk 1 Enkele aspecten van de Administratieve Organisatie

12

Algemeen

12

1.1

De Administratieve Organisatie

12

1.2

Informatie

13

1.3

Processen

13

1.4

Interne Controle

14

Hoofdstuk 2 Opbouw en uitgangspunten van de financiële administratie

18

Algemeen

18

2.1

De Financiële Administratie

18

2.2

De Boekhouding

19

2.3

De Kasadministratie

20

2.4

De Debiteurenadministratie

20

Hoofdstuk 3 Parsasco Schadeverzekering N.V.

24

Algemeen

24

3.1

Historisch overzicht van 1994 tot heden

24

3.2

Organisatiestructuur van Parsasco N.V.

26

3.3

Overzicht van de jaaromzet/winst van Parsasco N.V.

27

5

3.3.1 Personeel

27

Hoofdstuk 4 AO (soll) en AO (Ist) De Financiële Administratie bij Parsasco N.V. Algemeen

29

4.1

De financiële administratie bij Parsasco N.V.

29

4.1.1

Afdeling Boekhouding

30

4.1.2 Debiteuren Administratie

33

4.2

Nog te toetsen aspecten van de processen aan de theorie

35

4.3

De financiële analyse bij Parsasco N.V.

40

4.3.1 Ratio analyse

40

4.3.2 Liquiditeitsbeoordeling

41

4.3.3

Solvabiliteitsbeoordeling

42

4.4

Rol van de interne controle

43

Hoofdstuk 5 Vergelijking van de “soll-” met de “ist-positie” ten aanzien van de Financiële Administratie. 45 Algemeen

45

5.1

Resultaten van de analysen

45

5.2

Vergelijking afdelingen met de vijf aspecten

47

Hoofdstuk 6 Conclusie en Aanbevelingen

49

Algemeen

49

6.1

Conclusie

49

6.2

Aanbevelingen

50

6

Bijlagen

52

7

Voorwoord Ter afronding van de studie Financieel Management aan het Instituut voor Bedrijfswetenschappen van Suriname, dient iedere student een afstudeerscriptie te schrijven. Deze scriptie is het resultaat van een onderzoek op de Financiële Administratie van Parsasco Schadeverzekering N.V. Middels deze scriptie, welke gaat over een onderzoek op de Financiële Administratie, wordt aangegeven hoe met behulp van theoretische inzichten, aangaande processen, beslissingen genomen kunnen worden ter verbetering van de bestaande organisatie. Een speciaal woord van dank gaat uit naar mijn begeleider, dhr. S. Brunings, die mij op zeer kritische wijze heeft begeleid gedurende het samenstellen van dit onderzoek. Verder wil ik ook bedanken de directie van Parsasco schadeverzekering N.V., voor de gelegenheid mij geboden, om mijn afstudeerscriptie bij voornoemd bedrijf te schrijven. Tevens gaat mijn dank ook uit naar de dhr. A. Randjitsing en dhr. R. Rambalie, en mevr. A. Doebri en het overige personeel van Parsasco Schadeverzekering N.V., familieleden, vrienden en kennissen die mij op welke wijze dan ook ondersteund hebben.

R. Naipal ( handtekening)

8

Inleiding De aanleiding tot het schrijven van deze scriptie is dat Parsasco Schadeverzekering N.V. onlangs ISO gecertificeerd is en de directie een aanvullend onderzoek wilde hebben betreffende het functioneren van enkele processen van de Financiële Administratie. De Financiële Administratie houdt zich in het algemeen voornamelijk bezig met de cijfermatige voorstellingen van het gehele bedrijfsgebeuren. De Financiële Administratie stelt de organisatie in staat om te voldoen aan haar verplichtingen betreffende zowel de interne als externe verslaggeving. (Jans, deel A, 2000). In de Financiële Administratie worden financiële gegevens van een huishouding geregistreerd om te komen tot een rekening en verantwoording over het beheer van het vermogen en het inkomen.

Aanleiding tot probleemstelling Het certificeringproces heeft bij de directie het bewustzijn doen ontstaan dat de Financiële Administratie een belangrijke afdeling is die voor betrouwbare informatie/verslagen moet zorgen (tweede verdedigingslijn). In het bijzonder de kas, debiteurenadministratie en de boekhouding zijn voor de directie van groot belang in het kader van het nemen van beslissingen. Omdat thans het inzicht en het overzicht ontbreekt omtrent de aanwezigheid van een adequate administratieve organisatie ten aanzien van de genoemde afdelingen, heeft de directie het nodig gevonden nader te onderzoeken of de bestaande administratieve organisatie adequaat is voor wat betreft het bestaan en de werking er van. Tevens is de zorg van de directie dat op de Financiële Afdeling de interne controle op hoofdlijnen geschiedt. Starreveld stelt het volgende: Het doel van de administratieve organisatie (AO) of de bestuurlijke informatieverzorging (BIV) betreft alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, in engere zin ( het kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Binnen het kader van de administratieve organisatie is besloten (slechts) de bestaande (in werking zijnde) processen met betrekking tot het kasboek, de debiteurenadministratie en de boekhouding (allen onderliggende afdelingen van de afdeling Financiële administratie), te evalueren/toetsen aan de hand van de

9

gangbare normen uit de theorie (Starreveld). Dit houdt in het toetsen van de informatiestroom voortvloeiende uit de processen. Probleemstelling Doelstelling Met dit onderzoek zal aan de directie de zekerheid worden verschaft omtrent de aanwezigheid en adequate werking van de ondersteunende (secundaire) processen op de afdelingen Kas, boekhouding en debiteuren. Centrale vraag Op grond van het bovenstaande luidt de centrale vraag: “Voldoet de administratieve organisatie van de afdeling Financiële Administratie voor wat betreft de processen Kas, Boekhouding en Debiteurenbeheer, van Parsasco Schadeverzekering N.V. aan de in de theorie van Starreveld gestelde eisen?” Deelvragen De centrale vraag wordt beantwoord aan de hand van de volgende deelvragen: 1.

Wat is de betekenis van de Administratieve Organisatie (‘AO’)voor een organisatie?

2.

Wat geeft de theorie van Starreveld aan ten aanzien van processen die zich voltrekken op een Financiële Administratie met betrekking tot betrouwbare informatiestromen?

3.

Hoe verlopen de huidige processen voor de afdelingen Kas, Boekhouding en Debiteuren?

4.

Wat zijn de risico’s die zich in relatie tot de theorie voordoen?

5.

Welke correctie maatregelen kunnen doorgevoerd worden?

10

Maatschappelijke Relevantie De maatschappelijke relevantie van deze studie ligt in de mogelijkheid om de financieel administratieve processen binnen Parsasco schade verzekering N.V. en eventueel bij andere verzekeringsmaatschappijen te vergemakkelijken, zodat verzoeken van cliënten, agenten en andere daarbij betrokken instanties zoals, de Centrale Bank van Suriname en de accountant sneller en effectiever worden afgehandeld.

Methode van onderzoek: Bij dit onderzoek zal gebruik gemaakt worden van twee methoden, te weten : Literatuurstudie en een empirisch onderzoek. Het doel van de literatuur studie is het vastleggen van de theoretische eisen, aan de hand waarvan de probleemstelling van de scriptie kan worden getoetst aan de praktische bevindingen. Hierna zullen er op grond van getrokken conclusies, aanbevelingen worden gedaan, wat het doel van het empirisch onderzoek is.

Opbouw van deze scriptie Deze scriptie vangt aan met een inleiding,waarin het te onderzoeken probleem wordt vermeld. Hierna komen 5 hoofdstukken aan de orde. In hoofdstuk 1 komen enkele aspecten van de administratieve organisatie aan de orde. In hoofdstuk 2 worden de opbouw en uitgangspunten van de Financiële Administratie beschreven. In hoofdstuk 3 volgt een beschrijving van Parsasco Schadeverzekering N.V., waarna in hoofdstuk 4 de Financiële Administratie bij Parsasco N.V. wordt beschreven. In hoofdstuk 5 wordt er een vergelijking gemaakt tussen de “soll-” met de “ist-positie” ten aanzien van de Financiële Administratie. Tot slot wordt in hoofdstuk 6 de conclusies en aanbevelingen beschreven.

11

Hoofdstuk 1

Enkele aspecten van de Administratieve Organisatie

Algemeen In elke organisatie is het de bedoeling dat door samenwerking van mensen en middelen doelen worden bereikt. De doelen, evenals te volgen strategieën., zijn het resultaat van het strategisch managementproces. Dit betekent dat doelrealisatie slechts kan geschieden indien de leiding van de organisatie er in slaagt de bedrijfsprocessen te beheersen en daardoor de juiste beslissingen kan nemen. Dit besturingsproces bestaat uit de regelkring “Planning Organizing and Control”, waarbij in Control (beheersing) de administratieve organisatie een belangrijk “instrument” is. In paragraaf 1.1 wordt de plaats die de Administratieve Organisatie in het besturingsproces inneemt behandeld; paragraaf 1.2 zal betrekking hebben op informatie; in het besturingsproces neemt het begrip informatie een belangrijke plaats in. In paragraaf 1.3 komen aan de orde bedrijfsprocessen waarover de leiding geïnformeerd moet worden. Het verschil tussen gegevens en informatie wordt tevens aan de orde gesteld. Paragraaf 1.4 gaat over Interne Controle, ook wel genoemd Interne Betrouwbaarheid. In elke organisatie moet aanwezig zijn een goed werkend intern betrouwbaarheidssyteem. De betrouwbaarheidsdoelen zullen hierbij aan de orde komen. 1.1 De Administratieve Organisatie Zoals uit onderstaande definitie van Administratieve Organisatie blijkt, zal een organisatie beter in staat zijn haar doelen te bereiken. Immers, een goed werkend stelsel van administratieve organisatorische maatregelen maakt het mogelijk dat indien nodig tijdig corrigerende maatregelen genomen kunnen worden. Volgens Starrenveld (2014) is de definitie van Administratieve Organisatie als volgt: “Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin( kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd (Starreveld, 2014)”. Uit de definitie blijkt tevens dat het informatieverzorgingsproces bestaat uit het systematisch omzetten van gegevens in informatie. Duidelijk wordt nu dat het begrip informatie een centrale plaats inneemt binnen het besturingsproces in het algemeen, maar meer in het bijzonder in het beheersen van processen.

12

1.2 Informatie Informatie maakt dat het kennisniveau wordt vergroot. Informatie ontstaat indien de gegevens voor een gebruiker worden verzameld, vastegeld en bewerkt. Gegevens betekent dus niet veel voor een gebruiker. Informatie is nodig op alle niveaus in de organisatie. Er zijn vier niveau’s in een organisatie: • Strategisch niveau • Management niveau • Operationeel niveau • Uitvoerend niveau De kwaliteitsaspecten zijn betrouwbaarheid, doelmatigheid en doelgerichtheid. Het moet de juiste weergave inhouden van de te beheersen processen. 1.3 Processen Het proces kan worden gedefinieerd als: • Een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren welke toegevoegde waarde biedt aan de klant • Een keten van activiteiten, gekoppeld en gestuurd door beslissingen Volgens Teun en Bakker(2006, p.148) bestaan processen uit: • primaire processen (of productieprocessen, operationele processen); Alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie. • sturende processen (of managementprocessen); Alle activiteiten die benodigd zijn om de organisatie en de processen te kunnen besturen. • ondersteunende processen; Alle activiteiten die benodigd zijn om het primaire proces te faciliteren Het primaire proces is het hoofdproces, waaraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Alle ondersteunende processen ten opzichte van het hoofdproces zijn secundaire processen. Primaire processen houden in alle activiteiten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het tot stand komen van het product en/of de dienst, waarbij gelet kan worden op inkopen, produceren en verkopen. Secundaire processen zijn alle activiteiten die worden uitgevoerd om bepaalde productiefactoren in stand te houden, te weten 13

onder andere het beheren van personeel, financiën en informatiesystemen. Deze processen dienen te leiden tot een optimale interne controle binnen een bedrijf. En omgekeerd moet de interne controle ook goed toegepast worden op de processen.

1.4 Interne Controle Goede interne beheersingsmaatregelen zijn van belang voor het realiseren van de doelstellingen, omdat met deze maatregelen de bedrijfsprocessen beter verlopen. Interne controle kan worden gedefinieerd als: ‘ Een samenstel van controlemaatregelen ten behoeve van de leiding en uitgevoerd door of namens de leiding op alle bestuurlijke en operationele activiteiten van een organisatie en gericht op het optimaal realiseren van de doelstellingen van de organisatie.’ Als objectieven van het interne controleproces zijn te noemen: - de effectiviteit en de efficiency van de operationele activiteiten, zoals de bewaring van activa, de naleving van bevoegdheidsbeperkingen; - de betrouwbaarheid van de financiële rapportering, zowel intern als extern; - de naleving van de wettelijke bepalingen en de regelgeving waaraan een organisatie is onderworpen( Starreveld, 1997, pp.262-270). Interne controle binnen een organisatie vindt plaats door het ontwerpen en uitvoeren van een passend stelsel van interne controlemaatregelen, afgestemd op de onderkende betrouwbaarheidsrisico’s. Het stelsel van interne controlemaatregelen kan worden onderverdeeld in preventieve en repressieve maatregelen. (Starreveld e.a.,2002, Bestuurlijke informatieverzorging Deel 2: algemene grondslagen) Het interne betrouwbaarheidssysteem omvat de volgende elementen: Controleomgeving de basis van het interne betrouwbaarheidssysteem wordt gevormd door de controleomgeving. De controleomgeving omvat zaken als cultuur, waarden en normen, organisatiecultuur, houding van de directie ten opzichte van interne controle en het soort en de kwaliteit van toezicht op de leiding van de organisatie Risicoanalyse het uitvoeren van een risicoanalyse is nodig om te inventariseren welke betrouwbaarheidsrisico’s zich voordoen en wat het belang hiervan is. Maatregelen van Interne Controle de maatregelen van Interne Controle moeten de gesignaleerde betrouwbaarheidsrisico’s afdekken. Informatie en communicatie informatie en communicatie maken onderdeel uit van het interne betrouwbaarheidssysteem. De 14

informatiebehoefte ten aanzien van het interne betrouwbaarheidssysteem hangt samen met de doelstellingen op het gebied van betrouwbaarheid. Monitoring en beheer om de goede werking en naleving van de maatregelen van Interne Controle te kunnen borgen zijn monitoringsactiviteiten nodig. (Starreveld et al, 2002, 365) Maatregelen van Interne Controle Preventieve maatregelen zijn die maatregelen die de opzet van de organisatie betreffen en vooraf door of namens de leiding of toezichthouders zijn getroffen. Er zijn vijf categorieën van preventieve maatregelen van interne controle: (Starreveld et al, 2002, 397): • Oordeelsvorming ex ante in de vorm van begrotingen, normen en tarieven. • Controletechnische functiescheidingen • Het uitvaardigen van procedures • Beveiligen van zaken • Preventieve IT-controls Repressieve maatregelen daarentegen zijn activiteiten die achteraf door of namens de leiding worden genomen om vast te stellen dat de preventieve maatregelen hebben gewerkt. Er zijn vijf categorieën van repressieve maatregelen van interne controle: • Oordeelsvorming ex-post door middel van cijferbeoordeling • Materiële verbandcontrole • Detailcontroles gericht op de naleving van procedures, richtlijnen en weten regelgeving • Waarneming ter plaatse • Repressieve controles gericht op de werking van het geautomatiseerde systeem en de naleving van de daarbij van toepassing zijnde voorschriften. De interne controle kent een paar inherente beperkingen, te weten (Starreveld et al, 1997, 266): • Interne controle kan doorbroken worden door de leiding; een zeer belangrijke maatregel om betrouwbaarheid te waarborgen is het aanbrengen van controletechnische functiescheidingen. De leiding van een bedrijf kan een dergelijke zelf aangebrachte functiescheiding echter altijd doorbreken. • Samenspanning ; Medewerkers kunnen onderling besluiten om samen te spannen om daarmee aan het bedrijf goederen of geld te onttrekken. Samenspanning kan ook geschieden met een derde buiten de organisatie.

15

• Menselijke fouten Door onopzettelijke fouten, zoals slordigheid kunnen de maatregelen van interne controle zelf niet goed werken. Er is daarom veelal sprake van gecombineerde maatregelen. • Kosten- batenafweging Er zal steeds een overweging gemaakt moeten worden tussen de baten van interne controlemaatregelen en de kosten van interne controle maatregelen. Dit zorgt ervoor dat er altijd risico’s zijn die niet afgedekt zijn door maatregelen van de interne controle. Functiescheiding Een van de belangrijkste preventieve organisatorische maatregelen is het creëren van controletechnische functiescheidingen. Controletechnische functiescheidingen bestaan uit een complex van organisatorische maatregelen die erop gericht zijn de juistheid van de verantwoordingsverslagen van de ene schakel in het waardenkringloopproces vast te stellen aan de hand van de verantwoordingsverslagen van een andere schakel in dat proces. Aldus wordt de mogelijkheid gecreëerd verantwoordingsverslagen aan elkaar te toetsen. Dit heeft mede tot gevolg dat het niet mogelijk zal zijn om, tenzij in het geval van samenspanning van twee of meer functionarissen, een deel van de waardekringloop buiten de verslaglegging te houden. De door de leiding te nemen maatregelen dienen te bewerkstelligen dat de functies van beschikken, bewaren, registreren en controleren over verschillende functionarissen worden verdeeld. Verder moeten niet alle, ten aanzien van beschikken, beschikkingsbevoegdheden aan een en dezelfde functionaris worden toevertrouwd. Tevens is het zo dat interne controle geen garantie is voor het succes van een onderneming of voor haar voortbestaan. Een effectieve en efficiënte interne controle kan alleen meehelpen om deze doelstellingen te realiseren. Een goede interne controle is niet voldoende om van een slechte manager een goede manager te maken, of om een commerciële actie van de concurrentie te pareren. Gesteld kan worden dat het interne controlesysteem een proces is en dat de effectiviteit ervan een momentopname is (Starreveld et al, 1997, 270).

Samenvatting In dit hoofdstuk werden achtereenvolgens de organisatie over het algemeen met de noodzaak van een goede Administratieve Organisatie besproken. Ook is aandacht 16

besteed aan een adequate interne beheersingsprogramma binnen een organisatie om zo veel mogelijk te voldoen aan de doelrealisatie met de optimale uitoefening van processen. De essentie van de informatie binnen een organisatie betreffende de Financiële Administratie en de processen werden ook besproken en daarmee afsluitend het belang van interne controle in de organisatie.

17

Hoofdstuk 2 Opbouw en uitgangspunten van de Financiële Administratie Algemeen Het financieel administratie proces is het ‘sluit’ proces van een onderneming. Alle activiteiten die binnen een onderneming worden uitgevoerd, vinden hun neerslag in de administratie. Dit betekent dat het financieel-administratieve proces dus een link heeft met alle andere processen binnen de onderneming. Financiële administratie is het hart van de administratieve verwerking van ieder bedrijf. In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens behandeld in paragraaf 2.1 de plaats die de Financiële Administratie in het besturingsproces inneemt; in paragraaf 2.2 zal de afdeling Boekhouding aan de orde komen; in het besturingsproces neemt deze afdeling een belangrijke plaats in. In paragraaf 2.3 komen aan de orde de Kasadministratie, waarbij de nadruk wordt gelegd op de functies en instructies van de kas. Paragraaf 2.4 gaat over de Debiteurenadministratie oftewel de beschikkende functies. In elke organisatie moet aanwezig zijn een goed werkende Financiële administratie die optimaal de nodige informatie verstrekt aan de leiding van de organisatie. 2.1

Financiële Administratie

De Financiële Administratie houdt zich voornamelijk bezig met de cijfermatige voorstelling van het gehele bedrijfsgebeuren. In de Financiële Administratie worden financiële gegevens van een huishouding geregistreerd om te komen tot een rekening en verantwoording over het beheer van een vermogen of een inkomen. De afdeling Boekhouding is de plaats waar de Financiële Administratie wordt gevoerd. Het grootboek is het informatiesysteem van de Financiële Administratie. Alle feiten die zich binnen het bedrijfsgebeuren voordoen worden systematisch vastgelegd in het grootboek. De Financiële Administratie stelt de organisatie in staat om te voldoen aan haar verplichtingen betreffende zowel de interne als externe verslaggeving. Volgens Starreveld kunnen er drie karakteristieke componenten van het administratief management worden onderkend : • De registratieve component: door de boekhouding worden gegevens omtrent de primaire en ondersteunende processen zodanig verwerkt dat zowel geaggregeerde als detailinformatie kunnen worden verkregen. • De bedrijfseconomische component: het analyseren van budgetverschillen en het maken van bedrijfseconomische analyses aan de hand van interne en externe informatie.

18

• De financiële component: deze heeft als doelstelling besturing, beheer en beheersing van financiële posities, financiële stromen en de hieraan verbonden risico’s. Bij de registratieve component zijn er drie aspecten die van belang zijn (Jans, 2000. Deel A:161): • het informatieve aspect • het verantwoordingsaspect • het controle aspect Het informatieve aspect heeft ondermeer betrekking op • het verstrekken van samengevatte en geanalyseerde informatie ten behoeve van het afleggen van verantwoording. • Het verplicht verstrekken van gegevens aan de belastingdienst en anderen. • Het op ad-hoc basis verstrekken van detailinformatie. Bij het verantwoordingsaspect gaat het om informatieverstrekking ten behoeve van het afleggen van verantwoording. Het controle aspect heeft betrekking op het verkrijgen van zekerheid dat de verstrekte informatie juist en volledig is. Het financieel administratie proces is het ‘sluit’ proces van een onderneming. Alle activiteiten die binnen een onderneming worden uitgevoerd, vinden hun neerslag in de administratie. Dit betekent dat het financieel-administratieve proces dus een link heeft met alle andere processen binnen de onderneming.

2.2

De Boekhouding ( registrerende functie)

De Boekhouding heeft tot taak de registratie van het geïnvesteerde vermogen, van de gemaakte kosten en de behaalde opbrengsten, evenals het uitoefenen van controle op de efficiency van het bedrijfsgebeuren. De door de Boekhouding verwerkte gegevens zijn afkomstig van de verschillende afdelingen binnen de onderneming. De werkzaamheden van de afdeling Administratie bestaan uit: 1. Ophalen, inboeken en inlezen van gegevens; 2. Controleren en corrigeren van gegevens; 3. Afsluiten van de boekhouding; 4. Verzorgen van de aangiften; 5. Rapporteren van financiële gegevens. 19

2.3

De Kasadministratie (bewarende functie)

De functie van de kassier omvat het bewaren van geldmiddelen in relatie tot het ontvangen van geldmiddelen en het verrichten van betalingen in contant geld. Zowel voor het ontvangen van gelden als voor het doen van betalingen heeft de kassier een schriftelijke opdracht nodig van functionarissen die daartoe een bevoegdheid bezitten. (Jans , 2000. Deel B:265): De kassier is degene die belast is met (Jans, 2000. Deel B:265): 1. Het bewaren van geldmiddelen 2. Het ontvangen van geldmiddelen 3. En het verrichten van betalingen in contant geld Voor zowel het ontvangen van gelden als voor het doen van betalingen, heeft de kassier een schriftelijke opdracht nodig van een daartoe bevoegde functionaris. Deze functionaris wordt een procuratiehouder genoemd en oefent beschikkingsmacht uit over het kasgeld. Om de functie van een kassier adequaat uit te oefenen zijn schriftelijke regels vastgelegd in een kasinstructie. In de kasinstructie staat ondermeer dat de kassier: ( Jans, 2000. Deel B:265) 1. Nooit ontvangsten of betalingen mag verrichten zonder schriftelijke opdracht van een procuratiehouder 2. Geen kwijting mag verlenen van de door hem ontvangen bedragen. 3. Bij ontvangst van cheques zich moet overtuigen van de rechtmatigheid. 4. Bij overschrijding van een vastgesteld maximum kassaldo, het meerdere direct afstort. 5. De kasbewijzen direct boekt in zijn hulpkasboek en de bewijzen van een stempelafdruk voorziet. 6. Regelmatig zelf zijn kas opneemt.

2.4

Debiteuren Administratie (beschikkende functie)

De Debiteuren Administratie is een subadministratie van de Financiële Administratie. Op de Debiteuren Administratie vindt de verwerking van vorderingen plaats. Vorderingen ontstaan door het leveren van goederen en/of verrichten van diensten op rekening. De debiteuren worden door middel van facturen in kennis gesteld van het ontstaan van de vordering. De vorderingen worden per debiteur geregistreerd in de Debiteuren Administratie. Op het moment dat een Financiële vergoeding is ontvangen, gaat de vordering teniet.

20

Een belangrijk kenmerk van een vordering is, dat dit bezit alleen bestaat in de vorm van aantekeningen uit registraties. Vorderingen dienen daarom zorgvuldig bewaard en bewaakt te worden.

Uit het bovenstaande kan opgemerkt worden dat de Debiteuren Administratie twee hoofdfuncties heeft namelijk: 1. 2.

de registratie van vorderingen (registrerende functie) de bewaring van deze vorderingen (bewarende functie)

De bewaarfunctie houdt toezicht op de tijdige en volledige betalingen van uitgezonden facturen. Een combinatie van hierboven genoemde twee functies is niet toelaatbaar in een goede organisatie. De mogelijkheid bestaat dan dat er gesleept kan worden. Bij slepen worden gelden niet direct verantwoord, maar ten eigen bate aangewend. Latere ontvangsten worden dan gebruikt om een eerder ontvangen bedrag alsnog te verantwoorden. Er dienen daarom zodanige maatregelen getroffen te worden dat voldoende controle kan worden uitgeoefend. Een van de maatregelen die getroffen kan worden is een functiescheiding binnen de Boekhouding tussen degenen die de grootboekadministratie bijhouden en degenen die de Debiteuren Administratie bijhouden. De vorderingen kunnen geregistreerd worden naar twee groeperingscriteria namelijk: (Starreveld, 1997. Deel 2A:160): 1. 2.

per debiteur op basis van een ander indelingscriterium zoals datum, factuurnummer.

Ad.1 Registratie per debiteur Een registratie per debiteur is gewenst indien: 1.1 informatie nodig is omtrent het totaal per debiteur te vorderen bedrag, gespecificeerd naar bedragen per ontstaan-casu quo vervaldatum; 1.2 specifieke informatie omtrent debiteuren snel en efficiënt dient te zijn; 1.3 door de debiteur gebruik wordt gemaakt van een afbetalingsregeling. Ad.2 overige vormen van Debiteuren Administratie Van een administratie op rekening per debiteur kan worden afgezien wanneer: 1.

de verschillende vorderingen op eenzelfde debiteur gewoonlijk post voor post worden vereffend; 21

2.

bij betalingen die op meer dan één post betrekking hebben, nagegaan kan worden welke posten die zijn.

De voordelen van een geautomatiseerde administratie zijn ondermeer (Starreveld et al, Deel 2A, 1997:160): 1. 2.

er kan automatisch een doorlopende nummering van facturen plaatsvinden controletotalen worden door het systeem automatisch gegenereerd en bijgewerkt 3. automatische controles binnen het systeem zijn mogelijk 4. bestaanbaarheidscontroles zijn mogelijk 5. inzicht in specifieke informatie kan snel en betrouwbaar worden verkregen 6. specifieke overzichten zoals historische overzichten, aanmaanadvieslijsten, alsook het automatisch vervaardigen van aanmaningen, maken een doelmatige debiteurenbewaking mogelijk. Een aanmerkelijk deel van het bedrijfsvermogen is in het activum debiteuren vastgelegd. Een goed systeem van debiteuren bewaking is om een aantal redenen van belang (Starreveld et al, 1997. Deel 2A: 163): 1. 2. 3.

Het leidt tot verlaging van de financieringskosten van debiteuren Het is een belangrijk element van het cashmanagement; het bevordert namelijk de liquiditeit van het bedrijf. Het bevordert de handhaving van de waarde van de debiteuren. Naarmate vorderingen ouder worden, groeit het gevaar dat de debiteur niet aan zijn verplichtingen kan voldoen

Bij de debiteuren bewaking is informatie nodig omtrent het werkelijke totaal bedrag en de vorderingen per afnemer. De debiteuren bewaking en het aanmanen van slecht betalende debiteuren geschiedt aan de hand van de individuele debiteuren administratie De controle op de debiteuren administratie wordt uitgeoefend door een onafhankelijke functionaris. Er wordt zowel positieve- als negatieve controle uitgeoefend. Bij positieve controle wordt nagegaan of alle verrichte boekingen op zichzelf juist zijn. Bij negatieve controle wordt nagegaan of dat wat geregistreerd had moeten worden ook heeft plaatsgevonden.

22

Samenvatting: In hoofdstuk 2 worden de afdelingen, systemen en processen weergegeven van de Financiële Administratie, die vervolgens getoetst wordt aan de theoriën van Starreveld. De Financiële Administratie houdt zich voornamelijk bezig met de cijfermatige voorstelling van het gehele bedrijfsgebeuren, waaronder registratie van financiële gegevens van een huishouding en verantwoording over het beheer van een vermogen of een inkomen. De afdeling Boekhouding is de plaats waar de Financiële Administratie systematisch wordt gevoerd. Er kunnen drie karakteristieke componenten van de financieel administratieve functie worden onderkend (Jans, deel A 2000:161): 1. De registratieve component 2. De bedrijfseconomische component 3. De financiële component De Financiële Administratie bestaat uit belangrijke administraties die de gehele Administratieve Organisatie vormen, namelijk: • Boekhouding • Kasadministratie Debiteurenadministratie Deze aspecten zijn heel belangrijk als er een uitspraak gedaan of onderzoek verricht moet worden naar de administratieve organisatie van een bedrijf. Lettend op deze punten worden de volgende hoofdstukken samengesteld.

23

Hoofdstuk 3 Parsasco N.V. Algemeen Parsasco N.V is de jongste schade verzekeringsmaatschappij op de Surinaamse markt. Parsasco Schadeverzekering N.V. is opgericht op 11 oktober 1994, maar officieel geopend in november 1995 en is gevestigd aan de Henck Arronstraat 119 te Paramaribo. In Nieuw Nickerie is er een filiaal aan de Annastraat 26a. Het bedrijf is laatst verhuisd naar het pand naast het toenmalige gebouw. In paragraaf 3.2 wordt de historische achtergrond verteld, vervolgd met paragraaf 3.3 waarbij de ontwikkelingen en de organisatiestructuur van N.V. Parsasco worden beschreven. Tevens worden de missie en visie van het bedrijf belicht. 31

Historisch overzicht van 1994 tot heden

De aanleiding tot het oprichten van Parsasco N.V. is kartelvormig geweest van de bij de SURVAM (Surinaamse Vereniging Assurantie Maatschappij) aangesloten verzekeringsmaatschappijen: Fatum N.V., Assuria N.V. en Self Reliance N.V. Zij zouden onderling afspraken hebben gemaakt betreffende de prijs en dit zou hebben geleid tot “te hoge W.A.M. premies” die jaarlijks worden uitbetaald. Ook heeft dit geleid tot ontevredenheid bij een aantal houders van motorrijtuigen, die verzekerd waren bij één van deze verzekeringsmaatschappijen, en samen hebben zij hun krachten gebundeld en het initiatief genomen tot het oprichten van Parsasco N.V. Parsasco N.V. is een dynamisch bedrijf, dat voortdurend met kwaliteitsverbetering bezig is om zodoende de dienstverlening naar haar cliënten toe te optimaliseren. Dit blijkt uit de volgende punten (Lee, C., 2006: 12): 1. Er is een filiaal in Nickerie aan de Annastraat 26a; 2. De eerste bedrijfsactiviteiten vonden plaats in een gehuurd pand. Thans beschikt Parsasco N.V. over een eigen bedrijfspand; 3. Parsasco N.V. is voortdurend bezig om haar personeel op te leiden tot kwalitatief hoogwaardige medewerkers in de verzekeringsbranche en 4. het dienstverleningsproces wordt op regelmatige basis getoetst aan strenge normen en eisen. Doelstellingen Zoals alle andere bedrijven heeft ook N.V Parsasco doelstellingen, die zij willen realiseren. De voornaamste doelen van dit bedrijf zijn (Statuten N.V Parsasco): • •

Het garanderen van de continuïteit van het bedrijf; Het aangaan van overeenkomsten van verzekeringen; 24

• • •

Een positief onderscheid vormen in de Surinaamse verzekeringsbranche; Groter marktaandeel te behalen en Klanttevredenheid.

Het dienstenpakket van Parsasco N.V. Parsasco N.V. houdt zich bezig met de verkoop van verzekeringen aan natuurlijkeen rechtspersonen. Het huidige assortiment verzekeringen dat door Parsasco Schadeverzekering N.V. wordt aangeboden bestaat onder andere uit de volgende producten ( interne Documentatie Parsasco Schadeverzekering): 1. Motorrijtuigen verzekering (W.A.M- verzekeringen, Cascoverzekeringen) 2. Brandverzekering 3. Particuliere ziektekostenverzekering Self Reliance(P.Z.S&AZPAS) 4. Levensverzekeringen; 5. Surinaamse ongevallen regeling (S.O.R)-verzekeringen; 6. Transportverzekeringen; 7. Reisverzekeringen; 8. Buitenlandse verzekeringen (Frans-Guyana en Guyana); 9. Storm- en rukwinden verzekering; Het is van belang dat elk bedrijf een organisatiestructuur heeft ter realisering van hun doelstellingen. In de navolgende paragraaf wordt de organisatiestructuur van Parsasco N.V. nader beschreven.

25

3.2

Organisatiestructuur van N.V Parsasco R.V.C

Directie Algemeen directeur: A. Ranjitsing Commercieel directeur: L. Khedoe

Onderdirecteur R. Bardan

Interne controle R. Rambali

Secretariaat Hoofd Secretariaat: G. Gaurishankar

ICT R. Mahatam

QM R. Koelfat

HRM R. Bardan

Paramaribo

Brand, SOR, Transport Hoofd Brand, Transport en SOR verzekering R. Koelfat

Acceptatie Hoofd Acceptatie C. Legiman

Fil. Nickerie

Fil.Tamansarie

A.Kalidien

R. Tjaris

Schade

Boekhouding

Incasso

Hoofdschade afdeling E. Mowlabaks

Hoofdboekhouding A. Doebrie

M. Cooper

Debiteuren

26

Kassa

De missie en visie van N.V.Parsasco N.V Parsasco heeft als missie om samen met haar tussenpersonen (agenten en banken), de juiste producten tegen betaalbare premies aan de gemeenschap aan te bieden, waarbij een vlotte, klantgerichte dienstverlening centraal staat bij haar financiële keuzes voor de toekomst (A.J. Randjitsingh, 2000). Het bedrijf hanteert de volgende visie: “ We will keep serving our clients’’. De bijbehorende business definitie luidt als volgt: “ Het zo goed en efficiënt mogelijk bedienen van de verzekeringsmarkt in Suriname, waarbij er sprake is van een winstgevende situatie” (A.J. Randjitsingh, Jaarverslag Parsasco N.V., 2008: 8). In het volgende hoofdstuk worden de vier aspecten, die belangrijk zijn voor de opzet en werking van de administratieve organisatie van de financiële administratie bij Parsasco N.V., uiteengezet. 3.3

Overzicht van de jaaromzet/winst van Parsasco N.V.

Onderstaande tabel geeft de groei van het bedrijfsresultaat voor aftrek van Inkomstenbelasting over de periode 2006-2012. jaar Premie inkomen Schade last Overige baten Bedrijfskosten Bedrijfsresultaat 2006 5.045.000 3.464.000 492.000 1.823.000 250.000 2007 5.617.000 3.669.000 698.000 2.343.000 303.000 2008 8.144.000 5.664.000 681.000 2.849.000 312.000 2009 10.402.000 7.766.000 956.000 2.869.000 723.000 2010 11.787.000 7.683.000 1.265.000 3.539.000 1.830.000 2011 13.950.000 9.783.000 1.533.000 3.654.000 2.046.000 2012 12.800.000 7.295.000 1.181.000 4.253.000 2.647.000 (A.J. Randjitsingh, Jaarverslag Parsasco N.V., 2012: 9)

3.4.1 Personeel Parsasco N.V. biedt werkgelegenheid aan 75 personen en veel meer individuele vertegenwoordigers over het hele land. Essentieel binnen de nieuwe strategie is het verankeren van een prestatiegerichte cultuur. In 2012 zijn er verdere stappen gezet om een dergelijke cultuur verder te bevorderen, zodat deze een integraal deel gaat uitmaken van wie de organisatie is en wat de organisatie doet. In een prestatiegerichte cultuur draagt iedereen bij aan het realiseren van duurzame en winstgevende groei. Maar om dit te realiseren moeten alle medewerkers dezelfde koers volgen en weten wat hun rol is bij het realiseren van de doelen. Ook moeten 27

zij over de juiste vaardigheden beschikken, goede feedback krijgen en een passende beloning ontvangen. Vakbekwame en gemotiveerde medewerkers zijn een voorwaarde voor het leveren van topprestaties (A.J. Randjitsingh, Jaarverslag Parsasco N.V., 2012: 8).

28

Hoofdstuk 4 De Financiële Administratie bij Parsasco N.V.

Algemeen Parsasco N.V. is een organisatie en streeft, zoals elke organisatie, naar zelfhandhaving in een voortdurende wisselwerking met haar omgeving. Organisaties kunnen onderling verschillen wat betreft de mate waarin en de wijze waarop ze open zijn (Keuning, D., et al, 1996: 21). In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de werkwijze die op de Financiële Administratie wordt gevolgd (“ist-positie)zie bijlage )). Op deze afdeling van Parsasco N.V. worden financiële gegevens ingevoerd en verwerkt tot informatie, die verstrekt wordt aan belanghebbenden zowel intern als extern. In paragraaf 4.2 wordt behandeld de verschillende afdelingen die vallen onder de Financiële Administratie; in paragraaf 4.3 wordt aangegeven de betekenis van deze (onderliggende) afdelingen middels het kunnen uitvoeren van financiële analyses (ratio-analyses). Vervolgens wordt beschreven de rol van de interne controle in paragraaf 4.4. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met een samenvatting. De methodische aanpak bestaat uit interviews van medewerkers bij Parsasco N.V. en literatuurstudie van verschillende theorieën. De interviews zijn afgenomen van:

1. Dhr.A. Ranjitsing, Algemeen directeur van Parsasco N.V. 2. Dhr R. Ramhali, Hoofd Interne Controle van Parsasco N.V. 3. Mevr A.Doebri, Hoofd Financiële afdeling van Parsasco N.V. 4.1

Afdeling financiële Administratie

De financiële administratie bij Parsasco N.V. wordt door de Financiële Afdeling uitgevoerd. Tot de kernactiviteiten van deze afdeling worden gerekend het voeren van: • een grootboekadministratie; • een subadministratiedebiteuren; • een kasadministratie. Bovengenoemde werkzaamheden zij ondergebracht in de volgende (sub) afdelingen: 1. de Boekhouding; 2. de Debiteurenadministratie (sub-afdeling); 3. de Kasadministratie (sub-afdeling); 4. de Bankadministratie (sub-afdeling).

29

4.1.1 Afdeling Boekhouding Op deze afdeling vinden alle registrerende beherende handelingen plaats. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de financiële verslaggeving bij Parsasco N.V. De afdeling Boekhouding heeft de afdeling debiteuren, afdeling kassa en bank als sub-afdelingen onder zich. De afdeling Boekhouding houdt zich verder bezig met de cijfermatige voorstelling van het totale bedrijfsgebeuren. De verwerking van alle financiële data geschiedt dus op deze afdeling, waarbij gebruik wordt gemaakt van het financieel pakket Account View. De werkzaamheden waarmee de afdeling Boekhouding zich bezig houdt, zijn als volgt te noemen ( bron: eigen onderzoek) 1. 2.

Het verwerken (inboeken) van kasstaten. Het verwerken van bankafschriften en het bijhouden van de banksaldi. Het verwerken van transacties middels cheques. Het overmaken van premieopbrengsten (PZS, AZPAS- en Reisverzekeringen) via banken naar diverse verzekeraars en het uitdraaien van een specificatielijst daarvan. Het opmaken van overeenkomsten, aflossingsplannen en het berekenen van de interest met betrekking tot leningen. Indien er debiteuren zijn die achter zijn met betalingen, wordt dit hen telefonisch verteld. Tenslotte worden ook zaken met betrekking tot beleggingen en de interest, middels kwartaal rapportages voorgehouden aan de Centrale Bank van Suriname. Het invoeren van de gehele administratie van het filiaal in Nickerie, waarbij de gegevens per mail en/of per fax worden ontvangen. Het in orde maken van belastingaangiftes betreffende AOV, loon- en Omzetbelasting. Het controleren van de balans en verlies- en winstrekening (alle grootboekkaarten en tussenrekeningen) Het verschaffen van financiële informatie aan de directie en de overige afdelingen.

3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

De bovengenoemde werkzaamheden zijn als volgt uitgewerkt:

1.

Kas Administratie ( eigen onderzoek) 30

De kassa ressorteert onder de afdeling boekhouding. Bij de kassa vinden alle contante betalingen (uitgaven) en ontvangsten plaats. Bij de kasadministratie wordt er gebruikt gemaakt van de volgende kassen, nl: • Hoofdkas • Reserve kas Er zijn drie soorten kassen, nl: SRD-, Euro-, en US$ kas. Aan het eind van elke werkdag wordt er een kasblad opgemaakt waarop alle mutaties worden geregistreerd. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van een doorschrijfkasboek. Verder wordt er een specificatie gemaakt van het aanwezige kasgeld. Deze handelingen worden gepleegd door de kassier en wel dagelijks voor de SRD-kas en twee keer per week voor de vreemde valutakassen. De kasstaten worden elke volgende dag afgegeven aan de Afdeling Boekhouding, die de onderliggende stukken controleert met het kasblad. Vervolgens worden deze gestuurd naar de afdeling Boekhouding alwaar ze worden ingevoerd en op datumvolgorde worden opgelegd in dossiers. Als er een kasverschil is, dient deze verklaard en uitgezocht te worden door de kassier.Er wordt een kwitantie opgemaakt van het kasverschil, mits het te verwaarlozen is, en vervolgens geaccordeerd door een directielid, nl: 1. de Algemeen Directeur 2. de onderdirecteur 3. de afdelingshoofden van de verschillende afdelingen Bewaring van geldmiddelen Na de kassluiting worden door de kassiers, alle geldmiddelen in daartoe bestemde geldtrommels bewaard. De geldtrommels worden daarna door de kassiers in de kluis opgeborgen, aangezien de medewerkers van de afdeling Boekhouding niet aanwezig zijn op het moment van bewaring. Kascontrole Wekelijks wordt er een kascontrole uitgevoerd op de kas van het bedrijf door de daartoe bevoegde medewerkers van de Afdeling Boekhouding. Bij de kascontrole wordt het geld dat aanwezig is geteld en vergeleken met het kassaldo. Het doel van de kascontrole is om te controleren of er geen frauduleuze handelingen gepleegd worden met kasgelden en het voorkomen ervan. Overvalcontrole 31

Overvalcontrole is een controle van de afdeling Interne Controle op de kas. Eén keer per kwartaal of maandelijks wordt een overvalcontrole uitgevoerd door de afdeling Interne Controle, waarbij controle plaatsvindt van opgenomen fysieke gelden en het matchen van aanwezige gelden met kassaldo. Bankafschriften worden door de lopers gehaald en door de directiesecretaresse ontvangen. Vervolgens worden de bankafschriften afgegeven aan de afdeling Boekhouding alwaar ze worden verwerkt. De bankadministratie wordt bijgehouden door gebruikmaking van Excel files waarin de banksaldi terug te vinden zijn. Deze Excel files worden bijgewerkt indien er een cheque wordt uitgeschreven, een kwitantie of factuur wordt ontvangen. De bankafschriften worden gesorteerd naar de verschillende bankinstellingen en naar muntsoort. Vervolgens wordt er een controlelijst uitgeprint en samen met de bankafschriften gecontroleerd op de volgende punten: het beginsaldo, de gepleegde stortingen en het eindsaldo. De afdeling Boekhouding voorziet elke mutatie vervolgens van een code en voert deze in het systeem in. Alle stukken worden tenslotte opgeslagen in een dossier. Ook wordt er informatie over de banksaldi twee keer per week gemaild naar de afdeling boekhouding en naar de algemeen directeur. 4.

De meeste cheques worden door de afdeling Boekhouding opgemaakt ten behoeve van diverse verplichtingen en betalingen. De blanco cheques zijn te verkrijgen bij de directiesecretaresse. Alvorens de cheques worden opgemaakt , wordt op de afdeling Boekhouding geïnformeerd via welke bank er uitbetaald kan worden. Vervolgens worden de transacties verwerkt en wordt een kwitantie ten name van de desbetreffende bank opgemaakt en opgeslagen in een ordner.

5.

Maandelijks vinden er bankovermakingen plaats betreffende netto-premie opbrengsten van PZS-, AZPAS- en Reisverzekeringen. Alvorens dit geschiedt wordt er een opbrengstenlijst uit Account View gemaild naar de desbetreffende productieafdeling, alwaar een aansluitingscontrole plaatsvindt. Tenslotte wordt van de overmakingen een specificatielijst opgemaakt en opgeslagen in een ordner.

6.

Bij een leningaanvraag wordt een verzoekbrief (inclusief aflossingsplan) opgemaakt en verstuurd naar de Raad van Commissarissen (RvC) voor het al dan niet goedkeuren van de aangevraagde lening. Indien het om een groot bedrag gaat, is er een dekking vereist en dient een onroerend goed veelal als onderpand. Hiervoor dient er een notariële akte opgemaakt te worden. De aflossingen kunnen per bank of per kas geschieden. Tenslotte worden er aanmaningsbrieven opgemaakt en verstuurd naar wanbetalers. 32

7.

Administratieve gegevens van het filiaal Nickerie worden gefaxt en/ of per mail verzonden en verwerkt in Account View. Er wordt verder veel telefonisch gecommuniceerd en indien er stukken en/of dossiers nodig zijn worden ze opgevraagd door het hoofdkantoor.

8.

Maandelijks vindt er een aangifte plaats van AOV, Loon- en Omzetbelasting over de betaalde provisie en de ontvangen premieopbrengsten. Deze bedragen worden allemaal gespecificeerd verwerkt in de daarvoor bestemde tussenrekeningen. Tussen de 4de en 15de van elke maand wordt een bedrag van aangifte van de tussenrekeningen geplaatst op de crediteurenkaart.

9.

De balans en winst- en verliesrekening (grootboekkaarten en tussenrekeningen) worden regelmatig gecontroleerd op bijvoorbeeld de juistheid en volledigheid van de data en het kunnen verklaren van de saldi. Ook komen er bedragen voor die niet door de afdeling Boekhouding, maar door de afdeling Debiteuren zijn ingevoerd, en dus ook gecontroleerd moeten worden.

10.

De afdeling Boekhouding verschaft informatie aan de directie en overige afdelingen. Deze informatie kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de bedrijfskosten, onduidelijkheden betreffende gepleegde of te plegen boekingen, opgenomen voorschotten etc.

Jaarlijks vindt een complete controle (Financial Audit en Operational Audit) plaats door een externe accountant. De nodige financiële informatie wordt door de afdeling Boekhouding voorbereid en in dossiers opgelegd. Indien er onduidelijkheden en/of vragen zijn, zal door de afdeling Boekhouding en ook door de afdeling Interne Controle om antwoorden gevraagd worden. De functieverdeling binnen de afdeling Boekhouding is als volgt: de afdeling telt drie functionarissen, een hoofd en twee medewerkers. Zowel het hoofd als de medewerkers zijn belast met de bovengenoemde taken. De verdeling van de taken vindt onderling plaats. De complete controle van alle verwerkte data geschiedt door het hoofd en deze persoon is tevens de eindverantwoordelijke voor alle handelingen gepleegd op de afdeling. Deze informatie is ontleent aan een interview met het hoofd van de afdeling Boekhouding.

4.1.2 Afdeling Debiteurenadministratie De afdeling Debiteuren Administratie valt onder de Financiële afdeling en heeft als belangrijke taken, de registratie van vorderingen en het bewaken van het 33

debiteurenbestand. Een vordering komt tot stand als gevolg van een gesloten verzekeringsovereenkomst tussen de verzekeringnemer en verzekeringsagent. De vordering gaat teniet op het moment dat de verzekeringsagent de verschuldigde premie betaalt. Bij het bewaken van het debiteurenbestand worden een aantal werkzaamheden verricht, zoals: • De administratie van betalingsstukken • De administratie van retourstukken • De registratie van retour ontvangen verzekeringsbewijzen Na het afsluiten van de verzekeringsovereenkomst wordt door Parsasco Schadeverzekering N.V een verzekeringsbewijs afgegeven. Deze informatie is ontleent aan een interview met het hoofd van de afdeling Boekhouding. Op de afdeling Debiteuren Administratie vindt de retourontvangst van zowel uitgeschreven als niet uitgeschreven VB- boekjes plaats. Het treffen van betalingsregelingen geschiedt op de afdeling Debiteuren Administratie. Een agent of een cliënt kan om een betalingsregeling vragen, waarbij de betaling uiterlijk binnen twee maanden plaatsvindt. De taken en toetsing van de gestelde theoretische eisen van de debiteurenadministratie binnen Parsasco N.V. De debiteurenadministratie is belast met de volgende taken: - het monitoren van agenten - het innen van achterstallige gelden van agenten die verzekeringen op rekening hebben afgesloten; - het uitbetalen en afboeken van provisies aan agenten. De journaalpost, die hier wordt gemaakt, is bij de opboeking ‘provisie WAM aan crediteuren agenten’ en bij de uitbetaling is dat ‘ crediteuren agenten aan kas/bank’. De debiteuren administratie heeft vaak contact met de boekhouding. Behalve het periodiek rapporteren van de debiteurenadministratie aan de boekhouding, mogen deze ook bij het ontstaan van eventuele problemen om assistentie te vragen. Ook heeft de debiteurenadministratie veel contact met de afdeling incasso die ervoor zorgt dat de gelden worden geïnd. De toetsing van de theoretische eisen van de debiteurenadministratie binnen Parsasco N.V. 1.

De functiescheiding binnen de debiteurenadministratie; op de debiteurenafdeling werken 4 personen onder leiding van een afdelingshoofd, dat het reilen en zeilen van de afdeling in de gaten 34

2.

3.

houdt. Hij is verantwoordelijk voor alle handelingen, die door zijn medewerkers worden verricht op het gebied van verzekeringsagenten. De bewarende functie geschiedt op de boekhouding. Deze afdeling bewaakt het financiële gebeuren en de registrerende functie geschiedt op de debiteurenafdeling. Facturering; Hier wordt er een kwitantie opgemaakt, waarop er wordt aangegeven dat het gaat om een aflossing voor WAM, met een bijbehorende specificatie van alle WAM-polissen, waar de agent voor betaalt. Het beheren van de debiteuren; Het debiteurenbeheer (agenten) valt geheel onder de debiteurenafdeling, die onder leiding staat van een afdelingshoofd. Alle overige debiteuren vallen onder het beheer van de boekhouding.

4.2 Nog te toetsen aspecten van de processen aan de theorie Onderstaande aspecten worden specifiek onderzocht. Afdeling boekhouding Procedures - Zijn de procedures goed vastgelegd? Procedures worden op een adequate wijze vastgelegd op de afdeling Boekhouding, dat is te zien aan de functies die de afdeling uitvoert. - Worden deze procedures nageleefd? De procedures worden niet nageleefd zoals het moet, aangezien de taken van de afdeling veel meer zijn dan wat in de theorie voorkomt. Hierdoor zijn er meer procedures in de werkelijkheid en deze wijken ook veel af. - Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? Er wordt deels getest op de naleving, omdat de afdeling veel meer verantwoordelijkheden heeft dan wat het eigenlijk zou moeten hebben. Indien er naleving op de procedures zou plaatsvinden, dan zouden de taken die extra zijn voor de afdeling Boekhouding, gedelegeerd kunnen worden naar andere ‘desbetreffende’ afdelingen. Informatiesysteem (kwaliteitsaspect) - Is er sprake van doelmatigheid? Over het algemeen is er wel sprake van doelmatigheid, maar binnen de afdeling is er niet echt sprake daarvan aangezien Parsasco N.V. gebruik maakt van 2 systemen nl. Lotus Notes en Account View. Door het gebruik van twee systemen, is de tijdigheid van de informatie niet echt relevant, want door twee systemen te gebruiken 35

duurt het langer voordat de beschikbare informatie geproduceerd wordt. -

Is het informatiesysteem betrouwbaar (volledigheid)? De juistheid en volledigheid van de informatie zijn wel conform de theorie, maar door meer verantwoordelijkheden en taken, verschilt de informatie die doorgegeven wordt, ook met hetgeen eigenlijk doorgegeven moet worden.

Interne Controle - Is betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? De betrouwbaarheid van de informatie is tot op zekere mate wel gegarandeerd, aangezien er jaarlijks een complete controle (Financial Audit en Operational Audit) plaatsvindt door een externe accountant. De nodige financiële informatie wordt door de afdeling Boekhouding voorbereid en in dossiers opgelegd. Indien er onduidelijkheden en/of vragen zijn, zal door de afdeling Boekhouding en ook door de afdeling Interne Controle om antwoorden gevraagd worden. -

Wat wordt er getoetst? Het hele pakket van financiële data, waaronder de Kas- , Debiteurenen Bankadministratie vallen, wordt getoetst.

-

Wat gebeurt er met de resultaten? De resultaten worden gecontroleerd door een externe accountant en vervolgens door medewerkers van de afdeling Boekhouding voorbereid en in dossiers opgelegd. Is er sprake van functiescheiding? De functieverdeling binnen de afdeling Boekhouding is als volgt: de afdeling telt drie functionarissen, een hoofd en twee medewerkers. Zowel het hoofd als de medewerkers zijn belast met de bovengenoemde taken. De verdeling van de taken vindt onderling plaats. De complete controle van alle verwerkte data geschiedt door het hoofd en deze persoon is tevens de eindverantwoordelijke voor alle handelingen gepleegd op de afdeling (interview met hoofd van de afdeling Boekhouding). Er is geen sprake van functiescheiding aangezien zowel de controle van als de verantwoordelijkheid voor alle handelingen bij één functionaris liggen. Verder is dit ook te merken aan het feit dat het voorbereiden en opleggen van de resultaten door elke medewerker van de afdeling Boekhouding gedaan kan worden.

-

36

Voortgangswerkzaamheden - Zijn er maatregelen die de voortgang van de werkzaamheden garanderen? Tot voor zover is het niet bekend hoe de werkzaamheden gecontinueerd zullen worden.

Kasadministratie Procedures - Zijn de procedures goed vastgelegd? De vastlegging van de procedures bij de Kasadministratie vindt op een degelijke manier plaats. De functies van de kassiers zijn deels niet conform de theorie, gelet op de stortingen. - Worden deze procedures nageleefd? De procedures worden niet nageleefd zoals het moet, omdat er geen sprake is van functiescheiding bij de kassiers - Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? De naleving van de procedures wordt hoogstwaarschijnlijk niet getest, anders zouden de procedures die afwijken, aangepast worden. Informatiesyteem (kwaliteitsaspect) - Is er sprake van doelmatigheid? Er is geen sprake van doelmatigheid, omdat er niet op dagbasis door de Boekhouding controle wordt uitegoefend op de kassiers. - Is het informatiesysteem betrouwbaar (volledigheid)? Het informatiesysteem is niet volledig aangezien de kassiers zelf de kasstaten opmaken en daarover geen controle plaatsvindt door de Boekhouding.

Interne Controle - Is de betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? - Na de kassluiting worden door de kassiers, alle geldmiddelen in daartoe bestemde geldtrommels bewaard. De geldtrommels worden daarna door de kassiers in de kluis opgeborgen, aangezien de afdeling Boekhouding niet aanwezig is op het moment van bewaring. - Wat wordt er getoetst? De opgemaakte kasstaten worden gecontroleerd met het werkelijke kassaldo op dat moment. - Wat gebeurt er met de resultaten?

37

-

De geldmiddelen worden door de kassier, na de afsluiting, bewaard in geldtrommels en opgeborgen aangezien de Boekhouding op dat moment niet aanwezig is. Is er sprake van functiescheiding? Er is geen sprake van functiescheiding, omdat de kassa’s niet gescheiden worden gehouden.

Voortgangwerkzaamheden - Zijn er maatregelen die de voortgang van de werkzaamheden garandeert? Tot voor zover is het niet bekend hoe de werkzaamheden gecontinueerd zullen worden.

Bankadministratie Procedures - Zijn de procedures goed vastgelegd? De procedures van de data van de Bankadministratie zijn niet echt uitgebreid vastgelegd. De praktijk verschilt veel. - Worden deze procedures nageleefd De procedures worden nageleefd tot een zekere mate, waarbij de afdeling Boekhouding erbij wordt gehaald. - Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? Door de afdeling Boekhouding wordt er wel deels getest op naleving. Informatiesyteem (kwaliteitsaspect) - Is er sprake van doelmatigheid? De doelmatigheid van de Bankadministratie vindt niet optimaal plaats, omdat de afstand van de lijn van de informatie van verzender tot gebruiker groot is - Is het informatiesysteem betrouwbaar (volledigheid)? Gezien de afstand op de informatiestroom, kan er altijd storing plaatsvinden, die leidt tot ontbreken van informatie. Hierdoor kan de betrouwbaarheid van de informatie verminderen. Interne Controle - Is de betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? De betrouwbaarheid van de informatie is wel gegarandeerd, maar tot op zekere mate. - Wat wordt er getoetst? De bankafschriften worden getoetst op basis van de mutaties en transacties. - Wat gebeurt er met de resultaten? 38

-

De resultaten van de bankafschriften worden gesorteerd en gecontroleerd op beginsaldo, gepleegde sortingen en eindsaldo. Is er sprake van functiescheiding? Er is wel sprake van functiescheiding bij de Bankadministratie aangezien de bankafschriften door verschillende groepen worden ontvangen en verwerkt. Het wordt gehaald door de lopers, ontvangen door de directiesectretaresse en verwerkt door de afdeling Boekhouding.

Voortgangswerkzaamheden - Zijn er maatregelen die de voortgang van de werkzaamheden garanderen? - Tot zover is het niet bekend hoe de werkzaamheden gecontinueerd zullen worden.

Debiteurenadministratie Procedures - Zijn de procedures goed vastgelegd? - De procedures worden op een adequate wijze vastgelegd, maar het wordt niet geautomatiseerd. - Worden deze procedures nageleefd? Deze procedures worden nageleefd - Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? De naleving door de administratie vindt wel plaats door de afdeling zelf. Informatiesysteem (kwaliteitsaspect) - Is er sprake van doelmatigheid? De doelmatigheid van de administratie is tot op zekere mate wel aanwezig. - Is het informatiesysteem betrouwbaar (volledigheid)? Het informatiesysteem kan niet echt betrouwbaar genoemd worden, omdat de naleving van de procedures niet getest wordt op betrouwbaarheid. Interne Controle - Is er een betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? De betrouwbaarheid van de informatie is niet gegarandeerd omdat controle hiervan binnen de afdeling plaatsvindt en niet door een aparte afdeling. - Wat wordt er getoetst? 39

-

De geregistreerde vorderingen worden getoetst. Wat gebeurt er met de resultaten? De resultaten worden in het debiteurenbestand verwerkt. Is er sprake van functiescheiding? Ja, er is wel sprake van functiescheiding.

Voortgangwerkzaamheden - Zijn er maatregelen die de voortgang van de werkzaamheden garanderen? Tot zover is het niet bekend hoe de werkzaamheden gecontinueerd zullen worden. Interne controle Procedures -

Zijn de procedures goed vastgelegd? De procedures zijn deels goed vastgelegd. - Worden deze procedures nageleefd? Tot een zekere mate worden de procedures wel nageleefd, dat is te merken aan de handelingen en werkzaamheden die deze afdeling uitvoert. - Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? Er is geen speciaal orgaan die test of de procedures daadwerkelijk worden nageleefd. Informatiesysteem (kwaliteitsaspect) - Is er sprake van doelmatigheid? De tijdigheid van de informatie is niet erg doelmatig, want de flexibiliteit van de beschikbare informatie wordt belemmerd door door twee systemen. Verder is de onderhoudbaarheid en integreerbaarheid matig. - Is het informatiesysteem betrouwbaar (volledigheid)? Gelet op de niet optimale doelmatigheid van de informatie, kan het niet als volledige informatie gezien worden. Hierdoor geschiedt de controleerbaarheid van de informatie niet op een adequate manier. Interne Controle - Is de betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? De betrouwbaarheid van de informatie wordt gegarandeerd doordat er steeds per kwartaal een analyse wordt gemaakt. - Wat wordt er getoetst? De juistheid en volledigheid van de bedragen wordt mede gecontroleerd per kwartaal. - Wat gebeurt er met de resultaten? 40

-

De resultaten worden mede gecontroleerd middels een verbandcontrole tussen de verzekeringsadministratie Lotus Notes en Account View. Is er sprake van functiescheiding? Er is wel sprake van functiescheiding gezien het feit dat de medewerkers aparte taken uitvoeren.

Voortgangswerkzaamheden - Zijn er maatregelen die de voortgang van de werkzaamheden garanderen? Tot zover is het niet bekend hoe de werkzaamheden gecontinueerd zullen worden. 4.3

De financiële analyse

Uit het literatuuronderzoek is gebleken dat de financiële analyse omschreven kan worden als het meten en beoordelen van alle voor financiële besturing relevante gegevens in het verleden, het heden en de toekomst (Beek e.a., 1992: 95). Naast de administratieve organisatorische punten wordt ook de financiële positie van Parsasco N.V. gemeten en beoordeeld met behulp van financiële kengetallen die betrekking hebben op onder andere de liquiditeit en solvabiliteit van de onderneming. De informatie die nodig is voor het uitvoeren van een financiële analyse kan worden verkregen uit de jaarrekening of uit een reeks van jaarrekeningen van de onderneming of uit andere rapportages van de Financiële Afdeling. De jaarrekening van Parsasco N.V. is een onderdeel van het jaarverslag. Het jaarverslag van Parsasco N.V. bevat de volgende onderdelen (Jaarverslag Parsasco N.V., 2008): 1. Het jaarrapport (directie verslag). 2. De jaarrekening. 3. De overige gegevens.

4.3.1 Ratio analyse Er zijn verschillende analysetechnieken voor het meten en beoordelen van de financiële positie van een onderneming. Uit de verschillende analysetechnieken, wordt in dit onderzoek de ratio analyse gelicht. Door het vergelijken van ratio’s( kengetallen) met de door de leiding van de onderneming gestelde eisen en externe normen zal een oordeel worden gevormd over de mate waarin aan de financiële doelstellingen is voldaan. 41

4.3.2 Liquiditeitsbeoordeling Een indicatie van de liquiditeit vanuit de balans wordt verkregen met behulp van de kengetallen currentratio en nettowerkkapitaal en de liquiditeitsratio volgens de CBvS. Currentratio (vlottende activa / kortlopende schulden) Deze ratio geeft de mate aan waarin Parsasco N.V. de schuld aan verschaffers van het kort vreemd vermogen (vlottende schulden) uit vlottende activa kan voldoen. In de volgende tabel wordt een analyse gegeven van de jaren 2006 tot en met 2010.

Tabel 1: de ontwikkeling van de currentratio van 2006 tot en met 2010 (bedragen in srd) 2006 2007 2008 2009 2010 Vlottende 4.494.571 5.292.051 6.217.266 7.193.432 8.363.333 activa Kortlopende 2.040.085 2.889.720 3.589.441 4.583.506 6.118.541 schulden Current 2,2 1,8 1,7 1,6 1,4 ratio (bron: eigen onderzoek) Voor de current ratio wordt een minimumnorm van 1.5 tot 2 gehanteerd (Beek e.a., 1992: 100). In deze analyse had de currentratio een gemiddelde van 1.7. Hieruit is gebleken dat Parsasco N.V. voldoende liquide was gedurende de onderzoeksperiode.

Liquiditeitspositie volgens de CBvS (Netto werkkapitaal- (50% van schadereserve) + Korte termijn beleggingen) De liquiditeitspositie volgens de CBvS moet te allen tijde positief zijn, dan is de onderneming liquide. Een onderneming is liquide als zij het evenwicht weet te bewaren tussen haar ontvangsten en uitgaven, zodat zij aan haar betalingsverplichtingen steeds op tijd kan voldoen.

42

Tabel 2: De ontwikkeling van de liquiditeitspositie van 2006 t/m 2010 (bedragen in SRD) 2006 Vlottende 4.394.471 activa Kortlopende 2.050.087 activa NWK 2.344.384 (bron: eigen onderzoek)

2007 5.392.054

2008 6.417.266

2009 7.193.432

2010 8.463.334

2.989.724

3.489.442

4.583.506

6.119.545

2.402.330

2.927.824

2.609.926

2.343.789

(Bedragen in SRD) 2006 2007 2008 2009 2010 2.344.384 2.402.330 2.927.824 2.609.926 2.343.789 224.851 347.838 527.955 459.244 771.880

NWK 50*% Schadereserve Liquiditeitspositie 2.119.533

2.054.492

2.399.869

2.150.682

1.571.909

De liquiditeitspositie is in het jaar 2007 ten opzichte van 2006 toegenomen en in het jaar 2008 gestegen. In 2008 was de liquiditeitspositie van Parsasco N.V. het hoogst. Daarna is het gedaald in het jaar 2009 en 2010. Ondanks de dalingen van de liquiditeitspositie waren de bedragen, tijdens de onderzoeken , positief. Dit wil zeggen dat het nettowerkkapitaal, inclusief korte termijn beleggingen, ruim voldoende zijn geweest om 50% van de schadereserve te dekken.

4.3.3 Solvabiliteitsbeoordeling Bij de beoordeling van de solvabiliteit zal aangegeven worden of Parsasco N.V. in staat is om aan al haar verplichtingen te voldoen bij liquidatie. De solvabiliteit zal beoordeeld worden aan de hand van de debt ratio en de solvabiliteitsratio volgens de normen van de Centrale Bank van Suriname.

Debtratio (Vreemd vermogen / Totaal vermogen) In de literatuur wordt voor de bepaling van de solvabiliteit vaak ook de debt ratio gehanteerd. Middels deze ratio kan de schuldgraad van Parsasco N.V. weergegeven worden. Hoe lager deze ratio uitvalt, des te beter de 43

solvabiliteitspositie van de onderneming. De schuldgraad is gemiddeld 85%. Dit wil zeggen dat het totaal vermogen voor 85% wordt gefinancierd met het vreemd vermogen en voor 15% met eigen vermogen. Tabel 3: De ontwikkeling van de debt ratio van 2006 tot en met 2010 (bedragen in Srd) 2006 2007 2008 2009 2010 Vreemd 4.716.354 6.155.234 7.064.038 8.430.965 11.265.064 vermogen Totaal 5.802.450 7.284.476 8.270.873 9.749.130 12.700.197 vermogen 0.84 0.85 0.86 0.89 Debt ratio 0.81 (Bron: eigen onderzoek) Volgens de norm mag het vreemd vermogen maximaal 2/3 van het totaal vermogen beslaan (Duffheus:2002: 234). Getoetst aan de norm van maximaal 67%, blijkt dat de debt ratio’s over de jaren 2006 tot en met 2010 boven de norm lagen. In het jaar 2006 was de debt ratio 81%, daarna bleef de ratio stijgen. Het hoogtepunt was in het jaar 2010 (zie tabel 3). De reden van de hoge debt ratio in het jaar 2010 zit in de stijging van de kortlopende schulden. Dit kan ook liggen aan de postvoorzieningen die ertoe geleid hebben dat het vreemd vermogen is blijven toenemen.

4.4

Rol van de interne controle

De juistheid en volledigheid van de bedragen wordt mede gecontroleerd middels een verbandcontrole tussen de verzekeringsadministratie Lotus Notes en Account View. De toetsing wordt per kwartaal door de Interne Controle gedaan. Bij de consolidatie bijvoorbeeld is het belangrijk dat de juiste en volledige bedragen van de desbetreffende posten worden meegenomen. Daarom worden er maandelijks ontvangsten en uitgaven gecontroleerd middels aansluitingscontrole. De aansluiting vindt plaats door de ontvangsten en uitgaven van de betreffende maand volgens verzekeringsadministratie Lotus Notes, te vergelijken met het financiële programma Account View. Het totaal bedrag volgens het schadebestand moet dan overeenkomen met het totaal bedrag volgens de Financiële Administratie. Eventuele verschillen worden nader onderzocht en verklaard (interview met hoofd van de afdeling Interne Controle). De administraties kunnen verschillen als de theorie met praktijkonderzoek wordt vergeleken. In de volgende paragraaf wordt een vergelijking weergegeven van theorie en praktijk. 44

Samenvatting ( en bevindingen) Hoofdstuk 4 bevat de Financiële Administratie van Parsasco N.V., waaronder de afdeling Boekhouding, de Debiteurenadministratie en de Kasadministratie vallen. Hierbij worden de administraties in de praktijk bekeken, waarbij de werkzaamheden van de afdelingen naar voren komen. De werkelijke Financiële Administratie wordt nader uitgelegd met behulp van verschillende ratio’s, te weten: liquiditeitsbeoordeling en solvabiliteitsbeoordeling. Ten slotte wordt de Interne Controle van Parsasco N.V. aan de orde gebracht en worden de administraties getoetst op basis van theorie en praktijk vergelijking. Tabel 4.1 Beoordelingsschema 1. Functiescheiding 2. Continuïteit van de werkzaamheden 3. Informatiesysteembeheersing 4. Kwaliteitsinformatiesysteem - Doelmatigheid - Betrouwbaarheid 5. Interne Controle

Boekhouding Kas Nee Nee Ja Niet bekend Nee Nee Nee Nee

Bank Ja Ja

Debiteuren Nee nee

Ja Nee

Ja Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Functiescheiding Op de afdeling Boekhoudig, Kasadministratie en Debiteurenadministratie is de functiescheiding beperkt aanwezig. Er vindt geen goede functiescheiding plaats, aangezien op deze afdelingen een aantal constateringen zijn gedaan: • Er vindt overlap van werkzaamheden plaats • Meer dan één bevoegdheid toevertrouwd is aan een functionaris • Kassiers wisselen niet van plaats zoals aangegeven De continuïniteit van de werkzaamheden wordt gegarandeerd door de goede programma’s op de afdelingen boekhouding en bank.

45

Hoofdstuk 5 Vergelijking van de “soll-” met de “ist-positie” ten aanzien van de Financiële Administratie

Algemeen In dit hoofdstuk worden de resultaten van paragraaf 4.3 getoetst op de theorie van Starreveld op basis van de vijf aspecten aangehaald in hoofdstuk 4. Op basis van de vergelijking wordt aangegeven waarin dit onderzoek resulteert. 5.1

Resultaten van de analysen

Onder de afdeling Financiële Administratie van Parsasco N.V. vallen de volgende afdelingen: 1. De Boekhouding 2. De Debiteurenadministratie 3. De Kasadministratie 4. De Bankadministratie 5. De Beleggingsadministratie

Analyse kasadministratie theorie en praktijk De kascontrole wordt niet conform de theorie gedaan. Er wordt niet op dag- en weekbasis gecontroleerd. Er wordt i.p.v. deze controles, gewoon op maandbasis gecontroleerd. Ook blijkt uit het onderzoek dat de kassiers hun eigen kas altijd beheren, terwijl de theorie ervan uitgaat dat de kassiers van tijd tot tijd van kas moeten verwisselen om frauduleuze handelingen te voorkomen. Hieruit wordt geconcludeerd dat binnen het bedrijf in principe de controle niet optimaal is.

Analyse debiteurenadministratie De taken van de Debiteurenadministratie zijn onder andere het registreren van de vorderingen en bewaken van het debiteurenbestand. Gelet op deze taken, wordt dit in de werkelijkheid ook uitgevoerd bij Parsasco N.V. Dus in de praktijk vindt de administratie conform de theorie plaats. Analyse Bankadministratie Zoals aangegeven in de theorie wordt de bankadministratie bijgehouden door vastlegging van het saldo van de afschriften. Aan de hand van de ontvangen bankafschriften worden de transacties/mutaties in de grootboekrekening bankboek bijgewerkt. De bankadministratie op zijn beurt wordt bijgehouden bij Parsasco 46

N.V. door vastlegging in Excel files. De bankafschriften worden gesorteerd en gecontroleerd op beginsaldo, gepleegde sortingen en eindsaldo. De controle en vastlegginging van de bankadministratie bij Parsasco N.V. vindt op een degelijke wijze plaats. Interne controle Om een organisatie adequaat te kunnen besturen behoort een organisatie zelf goed te functioneren. Met goed functioneren wordt bedoeld dat (Jans, deel A, 2000:143): 1. 2. 3.

4.

Van de verleende bevoegdheden een juist gebruik wordt gemaakt. De te verrichten handelingen tijdig en op de juiste wijze worden uitgevoerd. De ter beschikking staande middelen zoals gebouwen,machines en voorraden in voldoende mate zijn beveiligd en naar behoren worden onderhouden. De ter beschikking staande middelen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn bestemd.

Interne controle bij Parsasco N.V. De juistheid en volledigheid van de bedragen wordt mede gecontroleerd middels een verbandcontrole tussen de verzekeringsadministratie Lotus Notes en Account View. De toetsing wordt per kwartaal door de Interne Controle gedaan. Bij de consolidatie bijvoorbeeld is het belangrijk dat de juiste en volledige bedragen van de desbetreffende posten worden meegenomen. Daarom worden er maandelijks ontvangsten en uitgaven gecontroleerd middels aansluitingscontrole. De aansluiting vindt plaats door de ontvangsten en uitgaven van de betreffende maand volgens verzekeringsadministratie Lotus Notes, te vergelijken met het financiële programma Account View. Het totaal bedrag volgens het schadebestand moet dan overeenkomen met het totaal bedrag volgens de Financiële Administratie. Eventuele verschillen worden nader onderzocht en verklaard (interview met hoofd van de afdeling Interne Controle). Analyse Interne controle Parsasco Schade verzekering N.V. maakt gebruik van 2 systemen nl. Lotus notes en Account View. Door het gebruik van twee systemen, is de tijdigheid van de informatie niet echt relevant, want door twee systemen duurt het langer voordat de beschikbare informatie geproduceerd wordt. Aan de ander kant zijn de juistheid en volledigheid van de informatie wel conform de theorie. 47

5.2

Vergelijking afdelingen met de vijf aspecten (theorie Starreveld

Functiescheiding • Afdeling Boekhouding op de afdeling boekhouding vindt er geen functiescheiding plaats • Debiteurenadministratie op de debiteurenadministratie is er geen sprake van functiescheiding • Bankadministratie op de bankadministratie is er wel sprake van functiescheiding • Kasadministratie op de kasadministratie is er geen sprake van functiescheiding Kwaliteitsinformatiesysteem • Afdeling Boekhouding op de afdeling boekhouding is er geen sprake van betrouwbare informatie • Debiteurenadministratie op de debiteurenadministratie is er geen sprake van betrouwbare informatie • Bankadministratie op de bankadministratie is er geen sprake van betrouwbare informatie • Kasadministratie op de kasadministratie is er geen sprake van betrouwbare informatie Continuïteit • Afdeling Boekhouding op de afdeling boekhouding is er wel sprake van continuïteit van de systemen • Debiteurenadministratie op de debiteurenadministratie is er geen sprake van continuïteit van de systemen • Bankadministratie op de bankadministratie is er wel sprake van continuïteit van de systemen • Kasadministratie op de kasadministratie is er geen sprake van continuïteit van de systemen Interne Controle • Afdeling Boekhouding er is geen sprake van adequate Interne Controle op de afdeling boekhouding • Debiteurenadministratie er is geen sprake van adequate Interne Controle op de debiteurenadministratie • Bankadministratie er is geen sprake van adequate Interne Controle op de bankadministratie • Kasadministratie er is geen sprake van adequate Interne Controle op de kasadministratie 48

Informatiesysteembeheersing • Afdeling Boekhouding op de afdeling boekhoudeing is er geen sprake van informatiebeheersing • Debiteurenadministratie op de debiteurenadmnistratie is er wel sprake van informatiebeheersing • Bankadministratie op de bankadministratie is er wel sprake van informatiebeheersing • Kasadministratie op de kasadministratie is er geen sprake van informatiebeheersing

49

Hoofdstuk 6 Conclusie en aanbeveling Algemeen In dit hoofdstuk worden de conclusies en de administratieve aanbevelingen van dit onderzoek weergegeven, in het bijzonder van de administratieve afdelingen. Hierbij worden de afwijkingen van de administraties behandeld en worden de centrale vraag en subvragen beantwoord. 6.1

Conclusie

Deelvragen De centrale vraag wordt in beantwoord aan de hand van de volgende deelvragen: 1. Wat is de betekenis van Administratieve Organisatie (‘AO’)voor een organisatie?; Een goed georganiseerde organisatie met de juiste en optimale fungerende Administratieve Organistie is beter in staat haar doelen te bereiken. Immers, een goed werkend stelsel van administratieve organisatorische maatregelen maakt het mogelijk dat tijdig corrigerende maatregelen genomen kunnen worden. 2. Wat geeft de theorie aan ten aanzien van processen die zich voltrekken op een Financiële Administratie met betrekking tot betrouwbare informatiestromen? Volgens de theorieën van Starreveld dienen bij de processen, die zich voltrekken op de Financiële Administratie mbt betrouwbare informatie, moet er sprake zijn van een aantal eisen waaraan de informatiestromen gesteld moeten worden. De eisen zijn onder andere: goede vastlegging van de procedures, optimaal fungerende informatiesystemen, een Interne Controle die volgens de normen werkt en dat er steeds sprake is van functiescheiding. 3. Wat zijn de thans in werking zijnde administratief organisatorische maatregelen op de afdelingen Kas, Boekhouding en debiteuren? De in werking zijnde adminstratief organisatische maatregelen op de afdelingen wijken veel af van de normen of van de theorieën. Gelet op de bovenstaande eisen: goede vastlegging van de procedures, optimaal fungerende informatiesystemen, een Interne Controle die volgens de normen werkt en dat er steeds sprake is van functiescheiding, is er een groot verschil tussen theorie en praktijk. Het debiteurenbeheer voldoet niet aan de theoretische eisen, omdat de aspecten niet volledig worden uitgevoerd.

50

4. Wat zijn de afwijkingen die op de afdelingen Kas, Boekhouding en Debiteuren die correctie behoeven, in verband met de betrouwbaarheid van informatiestromen? De afwijkingen die correctie behoeven op de afdelingen zijn onder andere: • Functiescheiding: in het gehanteerde systeem is er weinig tot geringe sprake van functiescheiding • Informatiestromen: geen goede vastlegging van procedures, dus onvoldoende input leidt tot onvoldoende output • Lange informatiestromen waarbij storingen in de kanaal vaker voorkomen. Door twee verzekeringsadministraties de informatie naar de gebruiker toe niet tijdig komt. • Betrouwbaarheid van de informatie wordt niet gegarandeerd door gebruikmaking van niet-efficiënte programma’s( Lotes Notes en Account view). • Door nauwe scheiding tussen functies wordt de betrouwbaarheid van de informatie ook geschaad. De probleemstelling van deze scriptie luidt: “Voldoet de administratieve organisatie van de afdeling Financiële Administratie voor wat betreft de processen Kas, Boekhouding en Debiteurenbeheer, van Parsasco Schadeverzekering N.V. aan de in de theorie van Starreveld gestelde eisen?” Uit het onderzoek bij Parsasco N.V. is gebleken dat er afwijkingen voorkomen in de in werking zijnde processen van de administraties op de Financiële Administratie. Deze afwijkingen zijn op basis van de toetsing van de theorieën van Starreveld en de praktijk geconstateerd. De afwijkingen zijn ondermeer: geringe of geen functiescheiding, betrouwbaarheid van de informatie die afkomstig is van de afdelingen voldoet niet aan de eisen( tijdigheid, volledigheid en juistheid), de informatiestroom die ruisend wordt, vanwege zijn afstand, voordat hij naar de gebruiker komt. 6.2

Aanbeveling

afdeling Boekhouding De uitvoerende- en bewarende functies zouden door deze afdeling uitgeoefend moeten worden. Op deze manier wordt een primaire controle-technischefunctiescheiding gerealiseerd, die nu in de huidige situatie ontbreekt. Het is van

51

belang dat de administratie beter gecontroleerd wordt op de juistheid, volledigheid en tijdigheid, alvorens het ingevoerd wordt in het systeem. Kasadministratie Het is aan te bevelen dat op de Kasadministratie de kassiers ten eerste apart gehouden worden, ten tweede niet altijd hun eigen kas beheren. Daarnaast dient er een goede beheersing te zijn en hoe het dient te zijn volgens de theorie, de kascontrole op dagbasis en niet op weekbasis wordt gedaan. Interne Controle Door het gebruik van twee systemen, is de tijdigheid van de informatie niet echt relevant, want door twee systemen duurt het langer voordat de beschikbare informatie geproduceerd wordt. Aan de ander kant zijn de juistheid en volledigheid van de informatie redelijk betrouwbaar.

Samenvatting In dit hoofdstuk wordt de vergelijking gemaakt tussen de theorie en praktijksituatie binnen Parsasco N.V. De theorieën van Starreveld worden toegepast op de verschillende administraties en vergeleken met de praktijksituatie binnen Parsasco N.V. Hierbij is er sprake van de afdeling Boekhouding, de Debiteurenadministratie en de Kasadministratie. Er wordt per administratie een analyse gemaakt en weergegeven.

52

Bijlage 1 Vragen Procedures • Zijn de procedures goed vastgelegd? • Worden deze procedures nageleefd? • Wordt er getest of deze naleving plaatsvindt? Informatiesysteem (kwaliteitsaspect)? • Is er sprake van doelmatigheid? • Is het informatiesysteem betrouwbaar? Interne Controle • Is de betrouwbaarheid van de informatie gegarandeerd? • Wat wordt er getoetst? • Wat gebeurt er met resultaten? • Is er sprake van functiescheiding? Voortgang werkzaamheden • Zijn er maatregelen die de voortgang van werkzaamheden garanderen?

53

Bijlage: 2

Vragen van Parsasco N.V. in matrixvorm Wat houdt Administratieve Organisatie in?

Wat de flexibiliteit van de Financiële Administratie betreft, zijn er namelijk mogelijkheden voor de medewerkers om verscheidene werkzaamheden te doen als gekeken wordt naar de afdeling boekhouding. Wordt er voldaan aan deze eis en welke zijn de verschillende werkzaamheden?

De AO van de Financiële Administratie voldoet in zekere mate wel aan de gestelde eisen als er gelet wordt op het verband tussen theorie en praktijk. Hierbij kan onder andere gelet worden op hoe het systeem binnen de afdeling Boekhouding is en hoe het werkelijk wordt gedaan Er zijn namelijk mogelijkheden voor de medewerkers om verscheidene werkzaamheden te doen als gekeken wordt naar de afdeling Boekhouding. Dit kan bijvoorbeeld op het Secretariaat, bij het opstellen van brieven, HRM loonadministratie. Hiernaast kunnen de medewerkers behalve hun functie ook ingezet worden op de verkoopafdeling, de kasafdeling of de debiteurenafdeling. Als er bijvoorbeeld een onderbezetting ontstaat op de debiteurenafdeling vanwege verlof of ziekte, dan kunnen medewerkers van de kasafdeling in zo’n situatie invallen. Er kan ook hulp geboden worden met medewerking van de directie

Deze systemen( Lotus Ntoes en Account View)zijn controleerbaar en simpel mee te werken en ze voldoen aan de gestelde eisen van het bedrijf. De medewerkers bij kunnen elkaar bijvoorbeeld mailen en er bestaat mogelijkheid om gegevens te importeren uit LN naar AV. Dit leidt tot doelmatigheid in de organisatie waarbij de kosten zoveel mogelijk geminimaliseerd worden. Verricht de afdeling Boekhouding ook Uit het praktijk onderzoek is gebleken dat werkzaamheden met betrekking tot het de afdeling Boekhouding ook de technische gedeelte van de werkzaamheden met betrekking tot het beleggingsadministratie? technische deel van de beleggingsadministratie verricht. In de Hoe efficiënt zijn de financiële administraties Lotus Notes en Account View, waarbij er inderdaad sprake is van doelmatigheid binnen het bedrijf. Kan dit nader uitgelegd worden met een voorbeeld.

54

Wordt bij Parsasco N.V. door de directie de beschikkende functie uitgeoefend? Hoe vindt de administratie van de Treasury functie binnen Parsasco N.V. plaats?

Hoe worden financiële transacties verwerkt en hoe verloopt het proces van de volgende administraties: Kasadministratie

huidige situatie heeft de afdeling Boekhouding dus naast de registrerende, ook nog een bewarende- en uitvoerende functie. De beschikkende functie wordt uitgeoefend door de directie. Dit is niet betrouwbaar, want er is sprake van functievermenging hier en dat kan leiden tot frauduleuze handelingen. Was er sprake van functiescheiding, dus zoals het in theorie is vastgesteld, dan zou dat wel betrouwbaar kunnen zijn. De afdeling Boekhouding zou dus uit hoofde van bovenstaande werkzaamheden niet belast mogen worden met de administratie van het technische deel van de beleggingsadministratie Door het ontbreken van de Treasury functie wordt in de huidige situatie niet volgens de vastgestelde theoretische regels gewerkt; het wordt uitgeoefend door de afdeling Boekhouding. De afdeling Boekhouding rapporteert wekelijks aan de Algemeen Directeur. Door het ontbreken van een Treasury functie bij Parsasco Schadeverzekering N.V., is niet bekend in hoeverre er rekening gehouden moet worden met het systematische risico dat bij de beleggingen wordt gelopen. Door Parsasco Schadeverzekering N.V. wordt wel getracht om door middel van diversificatie het niet-systematische weg te werken. Aangezien de Treasury functie door de Boekhouding wordt uitgeoefend zou bij ontstentenis van de boekhouding de Treasury functie geheel kunnen wegvallen. De kassa ressorteert onder de afdeling Boekhouding. Bij de kassa vinden alle contante betalingen (uitgaven) en ontvangsten ( inkomsten) plaats. Bij de kasadministratie wordt er gebruikt gemaakt van de hoofdkas en de reserve kas. Aan het eind van elke werkdag wordt er een kasblad opgemaakt waarop alle mutaties worden geregistreerd. Verder wordt een specificatie gemaakt van het aanwezige kasgeld. Deze handelingen

55

Bankadministratie

Debiteurenadministratie

worden dagelijks gepleegd door de kassier voor de SRD-kas en 2 keer per week voor de Vreemde Valutakassen. De kasstaten worden elke volgende dag afgegeven aan de Afdeling Boekhouding, waar het kasblad wordt gecontroleerd met de onderliggende stukken. Vervolgens worden deze gestuurd naar de afdeling Boekhouding alwaar ze worden ingevoerd en op datumvolgorde opgelegd in dossiers en verschillen dienen uitgezocht te worden door de kassier. Tenslotte wordt er een kwitantie opgemaakt van het kasverschil. Bankafschriften worden door de directiesecretaresse ontvangen. Vervolgens worden de bankafschriften afgegeven aan de afdeling Boekhouding alwaar ze worden verwerkt. De bankadministratie wordt bijgehouden door gebruikmaking van Excel files waarin de banksaldi terug te vinden zijn. De bankafschriften worden gesorteerd naar de verschillende bankinstellingen en naar muntsoort. De controle vindt plaats op de volgende punten: het beginsaldo, de gepleegde stortingen en het eindsaldo. De afdeling Boekhouding voorziet elke mutatie vervolgens van een code en voert deze in het systeem in. Alle stukken worden tenslotte opgeslagen in een dossier. Ook wordt er informatie over de banksaldi twee keer per week gemaild naar de afdeling Boekhouding en naar de algemeen directeur.

De afdeling Debiteuren Administratie heeft taken als de registratie van vorderingen en het bewaken van het debiteurenbestand. Een vordering komt tot stand als gevolg van een gesloten verzekeringsovereenkomst tussen de verzekeringnemer en een verzekeringsagent. De vordering gaat teniet op het moment dat de verzekeringsagent de verschuldigde premie betaalt. 56

Na het afsluiten van de verzekeringsovereenkomst wordt door Parsasco Schadeverzekering N.V een verzekeringsbewijs afgegeven. Bron: Interview met het hoofd van de afdeling Interne Controle, dhr. R. Ramhali Interview met het hoof d van de afdeling Financiële Administratie, mevr. A. Doebri

57

Bijlage 3 Geraadpleegde bronnen Primaire bronnen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

10. 11.

Beek van, T.H.A. (1992). Financieel Management, analyse en beheer (2e ed.). Houten, Nederland: Educatieve Partners Duffheus, P. J. W. (2002). Ondernemingsfinanciering en e Vermogensmarkten; (3 ed.). Noordhoff: Wolters Jans, E.O.J.(2000), Grondslagen van de Administratieve Organisatie, Alphen aan den Rijn, Diegem. Jans, E.O.J.(2007), Grondslagen Administratieve Organisatie, WoltersNoord-hoff, Groningen. Jans, E.O.J., van Nimwegen H.(2000),Grondslagen van de Administratieve Organisatie Deel B: Processen en Systemen, Alphen aan den Rijn, Diegem. Keuning, D., et al, (1996). Leijse.W, hoofdlijnen van de administratieve organisatie, WolthersNoordhoff, Groningen, vijfde druk; Starreveld R. W., O. C. van Leeuwen & van Nimwegen H.(2002),Bestuurlijke Informatieverzorging: Algemene grondslagen, Wolters-Noordhoff, Groningen Starreveld R. W., O. C. van Leeuwen & van Nimwegen H.(2004), Bestuurlijke informatieverzorging: Fasen van de waardekringloop, Houten, Groningen. Starreveld, R. W. (1997). Typologie van de Bedrijfshuishouding (4e ed.). Diegem: Samson Alphen aan den Rijn. Teun, W., & Bakker, R. (2006). Management van Processen, Kluwer.

Secundaire bronnen 1. Jaarverslag N.V. Parsasco van 2006 tot en met 2010 2. Jaarverslag N.V. Parsasco van 2012 58

3.

Statuten van Paramaribo Schade Assurantie Company N.V.

Interviews 1. Dhr.A. Ranjitsing, Algemeen directeur van Parsasco N.V. 2. Dhr R. Ramhali, Hoofd Interne Controle van Parsasco N.V. 3. Mevr A.Doebri, Hoofd Financiële afdeling van Parsasco N.V.

59