Inspiratiegids voor samenwerkingen UiTgemeenten voor de zomeractie
Inspirerende ideeën Goede voorbeelden Sterke samenwerkingen
Inhoud Schatten van Vlieg 2016 Wat is de zomeractie Het thema: Zie jij wat ik zie? Goede redenen om als UiTgemeente mee te doen
Hoe kan je als UiTgemeente meedoen? Losse tips Een schattentocht Een schattentocht op maat van het jeugdwerk Extra wedstrijd Workshops voor families Samenwerken met… schatlocaties, de academie, het jeugdwerk, plaatselijke verenigingen, blinden & slechtzienden, handelaars Praktijkvoorbeeld Lede Praktijkvoorbeeld Scherpenheuvel-Zichem
Hoe communiceer je over de zomeractie? Losse tips Schatkaart Stempelkaart Praktijkvoorbeeld Wuustwezel
Vragen en info
1
Schatten van Vlieg 2016 Niet iedereen vertrekt op vakantie in de zomer. Wist je dat bijna de helft (45%) van de Belgen hun zomerverlof regelmatig thuis doorbrengt?1 Thuis… dat is dus in jouw gemeente. Kinderen hebben tijdens de zomermaanden keuze uit tal van activiteiten – kampen, speelpleinen, stages,… . Het aanbod in gezinsverband is daarentegen minder rijk. Veel families zien de zomervakantie nochtans als de uitgelezen periode om tijd samen door te brengen. De Zomeractie van Vlieg is er voor gezinnen met kinderen. Dankzij honderden organisaties die ieder jaar een originele schattenzoektocht opzetten, kunnen gezinnen op ontdekkingstocht in hun gemeente. De Zomeractie moedigt families aan om erop uit te trekken en het vrijetijdsaanbod in hun eigen buurt te ontdekken.
Wat is de zomeractie? In heel Vlaanderen verstoppen honderden culturele organisaties schatkisten. Deze kistjes zitten verstopt tussen de boeken in een bibliotheek, in de museumshop, in een hoekje van een openbaar monument,... . Gezinnen die op zoek gaan naar de schat in het museumcafé bezoeken misschien ineens de tentoonstelling en wie de schat zoekt in een kunstenhuis neemt misschien meteen ook een seizoensbrochure mee. Families kunnen hun schattenjacht op voorhand plannen en op UiTmetVlieg.be opzoeken waar er in hun buurt schatkistjes verstopt liggen.
Het thema: Zie jij wat ik zie? Elke jaar is de actie gebaseerd op een thema. Uit evaluaties van deelnemers bleek dat dit locaties de kans geeft om hun zoektocht elk jaar in een nieuw jasje te steken of om het concept anders te bekijken. Sinds 2015 zoemen we elk jaar in op één zintuig. Vorig jaar lieten we ons onderdompelen in klankprikkels onder de noemer ‘Hoor jij wat ik hoor?’. Dit jaar zijn beeldprikkels aan de beurt. Elke dag ontvangen we een veelheid aan visuele prikkels en boodschappen. Er zijn 1001 manieren van kijken en ieder kijkt met een andere bril. Verwonderd kijken, zoals kinderen vaak doen, leidt tot een open blik. Deze kinderlijke verwondering helpt ons het functioneel en logisch ordenen van beeldprikkels te doorbreken. Dankzij verwondering worden we bewust van de filters en oogkleppen die we soms opzetten. Kijken door de ogen van kinderen prikkelt onze fantasie en verruimt onze horizon. Wat als kinderen onze visuele gidsen zouden zijn? Wat als we van bril konden wisselen? Wat leren kinderen ons over de wereld? Je kan kijken met het blote oog of met een kijkinstrument en zelfs in combinatie met een ander zintuig. Wat met voelend of ruikend een visuele werkelijkheid vormen? We kijken op allerlei manieren naar de werkelijkheid: soms lerend met een grote dosis nieuwsgierigheid, dan weer oordelend waarbij we onze smaakvoorkeuren uiten en soms ook vragend of onderzoekend. We kijken soms samen en delen onze ervaring en gaan op zoek naar betekenis. Kijken naar de wereld en kijken naar kunst zet aan tot filosofische reflectie. Zie jij wat ik zie? Het thema ‘Zie jij wat ik zie’?’ zit boordevol interessante insteken voor zoektochten op maat van jouw gemeente.
1
Onderzoek ILIV, te raadplegen via www.iliv.be.
2
Goede redenen om als UiTgemeente mee te doen
•
Met de zomeractie bied je als UiTgemeente aan je gezinnen iets extra leuks aan, dicht bij hun thuis.
•
Dankzij de zomeractie ontdekken ze een andere kant van hun gemeente: plekken waar ze voordien gewoon voorbij liepen, organisaties die ze nog niet kenden, locaties waar ze nog niet eerder kwamen. Of misschien kennen ze het museum of park in hun buurt wel, maar willen ze gewoon de schat vinden. Dat is op zich ook al spannend!
•
Wie de schat gaat zoeken, is wellicht ook geïnteresseerd in andere activiteiten. Ideaal dus om ook het andere familieaanbod in je gemeente onder de aandacht te brengen.
•
Door mee te doen met de zomeractie, krijgt je gemeente een kindvriendelijk imago. Dat is mooi meegenomen, toch?
•
Wie naar aanleiding van de schattenzoektochten samenwerkt met verschillende actoren in de gemeente (jeugddienst, bib, museum, vereniging, academie, (amateur-)kunstenaars…), smeedt banden die ook daarna nuttig kunnen zijn. Je leert elkaars werking beter kennen en legt kiemen voor toekomstige initiatieven.
3
Hoe kan je als UiTgemeente meedoen? Losse tips Op ontdekking gaan in je eigen gemeente… hoe vaak doen mensen dat eigenlijk? Hoe goed kennen bewoners hun eigen gemeente? Gebruik de zomeractie om ervoor te zorgen dat inwoners plekjes in hun eigen buurt ontdekken waar ze misschien nog nooit eerder kwamen. Zijn er plekken die verscholen blijven voor het oog, maar erg de moeite zijn? Gebouwen die anders gesloten blijven? Kunstwerken of boeken die het archief nooit verlaten? Je kan deelnemende gezinnen een blik gunnen achter de schermen van je bibliotheek of festival, of ongekende plekken exclusief openstellen. Misschien valt er wel iets onverwachts te zien. Jij kent je gemeente misschien door en door, maar nieuwkomers kunnen een heel ander beeld hebben. Vraag nieuwkomers naar wat hen in het begin opviel. Wat hadden ze niet verwacht? Dit schenkt je misschien een frisse blik op je UiTgemeente. Benoem je minderjarige gemeentebewoners tot kijkexperts. Wat vinden zij de mooiste dingen uit jullie gemeente? Welke bucketlist met niet te missen bezienswaardigheden stellen zij samen? Laat hen de objecten en plekken kiezen van een ontdekkingsroute in je gemeente.
Een schattentocht Je kan als UiTpartner zelf een toffe schattenzoektocht verzinnen en zo op een speelse manier gezinnen naar verrassende plekken in je gemeenten leiden. Een schattentocht aanbieden, betekent dat je een schatkist en campagnemateriaal bestelt bij Vlieg en de zoektocht ineensteekt. Je wordt daarbij ondersteund door het Vliegteam. Het materiaal dat Vlieg ter beschikking stelt voor in de schatkisten kan je bestellen tot eind maart 2016. Je hebt al een schatkist met basiscampagnemateriaal voor 50 kinderen voor €25. Als je een schattenzoektocht opzet, ga dan zeker door de ‘Inspiratiegids voor deelnemende locaties’ (een andere dan deze inspiratiegids voor UiTgemeenten). Je vindt er tips over hoe je de schattentocht kan koppelen aan het thema, voorbeelden van spannende speurneusvragen, hulp om geschikte verstoplocaties te kiezen, voorbeelden van opdrachten voor de kinderen, enz. Vlieg voorziet voor ieder kind KIJKboekjes in de schatkist. De KIJKboekjes zijn een reeks van maskers waarmee je anders kan kijken. De bijbehorende educatieve opdrachten zetten aan tot actie, denkwerk en een gesprek. In de ‘Inspiratiegids voor deelnemende schatlocaties’ vind je eveneens een spin off van de maskers die je als methodiek voor je zoektocht kan gebruiken. Normaal gezien worden de kinderen naar de verstopte schat geleid door vragen en raadsels op te lossen, die dan telkens een tip naar de verstopplaats geven. In de inspiratiegids vind je heel wat 4
inspiratie om een toffe zoektocht op poten te zetten, met tips voor toffe vragen en raadsel. Je kan deze keer misschien een zoektocht opzetten met foto’s. Foto’s uit het verleden, heden én de toekomst bijvoorbeeld. Hoe ziet je gemeenteplein er over 50 jaar uit volgens de jongste bewoners? Vraag klassen tijdens het schooljaar om tekeningen in te sturen en gebruik de tekeningen als tip in de fotozoektocht. Zoek je nog naar een leuk kijkgadget om cadeau te geven, uit te lenen of om kinderen mee te laten experimenteren rond kijken? Je kan eventueel Vliegogen van Vlieg bestellen. Deelnemende locaties kunnen het gewenste aantal Vliegogen invullen in hun inschrijvingsformulier. Dankzij een groepsaankoop kan Vlieg je deze gadgets tegen een verlaagd tarief aanbieden. Bijbestellen is dus helaas niet mogelijk. Ook viewmasters, caleidoscopen en verrekijkers zijn leuke instrumenten. Maak de schattenzoektocht zo actief. Laat families tijdens hun ontdekkingstocht spelen met perspectief, belichting en kleur. Wedden dat ze nog nooit een foto trokken in vogelperspectief vanop het hoogste gebouw in de buurt? Hoe ziet een muisje jullie gemeente? Wat doet het zonlicht met de vijver in het park? Vallen je andere dingen op in een donker museum met een zaklamp? Met een bril met kleurglazen ziet de schouwburg er plots anders uit, niet?
-> Download Vliegs ‘Inspiratiegids voor schatlocaties’ voor nog veel meer inspiratie (online eind januari) -> Schrijf je in als schatlocatie en bestel materiaal voor in de schatkist
Een stapje verder De basis van een zoektocht is eenvoudig, goedkoop en niet al te tijdsintensief. Maar ga gerust een stapje verder en organiseer…
…een extra wedstrijd Je kan een extra wedstrijd voorzien voor alle schatjagers. Of een wedstrijd voor de ‘superschattenjagers’: kinderen die op alle plaatsen in je UiTgemeente op schattenjacht zijn gegaan. Enkele suggesties: -
-
-
-
Verstop Vliegjes in je gemeente, bv. aan een boom in het park of aan een verkeersbord. Je vindt hiervoor stickers en ballonnen in de winkel van Vlieg, maar je kan ook zelf vliegjes in elkaar knutselen. Kinderen die ze vinden, beloon je om hun arendsoog. In ruil voor een gevonden Vliegje, krijgen ze bijvoorbeeld een Vliegoog. Zet een ‘ik zie, ik zie wat jij niet ziet’-spel op. Voorzie een plek vol beelden (bv. een reuzegrote tekening gemaakt door kinderen van de academie) en laat gezinnen dit eeuwenoud spelletje spelen, waarbij je moet raden wat de ander beschrijft. Maak het nóg spannender met een grootschalig verstoppertjesspel in een onverwachte ruimte. Stel één dag het gemeentehuis open of vraag het museum om zondagnamiddag de verstoppers te ontvangen. Het kind dat als laatste overschiet, mag misschien wel eens figureren bij het amateurtoneel of krijgt de titel ‘verstopheld van het jaar’, mét artikel in het gemeenteblad. Daag gezinnen uit om een filmpje te maken van hun favoriete plekje in de buurt. Deel dit op de gemeentewebsite zodat een lokale tripadvisor ontstaat. Voor wedstrijdprijzen kan je een partnerschap aangaan met het cafetaria aan de bib of het museum, zodat gezinnen er een gratis ijsje/drankje kunnen nuttigen of gratis binnen mogen. Een grote prijs voor dé beste schattenjager van het dorp kan je eventueel uitreiken op een heuse ‘Familiedag’, waarvoor je natuurlijk promotie voert bij alle schattenjagers. 5
…workshops voor families Organiseer workshops upcycling zodat oude materialen een nieuwe functie krijgen. De Kringloopwinkel of het containerpark is hier je ideale ‘partner in crime’. Kan de Kringwinkel een aantal brillen schenken waarmee kinderen een grappig kijkinstrument maken? Je krijgt meteen een ander idee over afgedankte spullen. Stimuleer kinderen om na te denken over wat mooi, bruikbaar of uniek is. Zie jij wat ik zie? Ziet Sinem een massagetoestel in de afgedankte mixer? Kan Arthur de schilderijen van de Kringloopwinkel nieuw leven inblazen? Ga samen met de kinderen na welke spullen hun verbeelding prikkelen. Kunnen de kinderen een beeld uit hun hoofd ook tot werkelijkheid maken? Er zijn veel workshops mogelijk waarin beeldprikkels centraal staan. Na een workshopreeks kan een kinderjury de strafste werken selecteren voor een expositie. De kleine kunstenaars krijgen bijvoorbeeld een jaar lang gratis toegang tot het museum. Op zoek naar workshops op maat? Op Cultuurkuur.be staat een lijst van cultuureducatieve bemiddelaars die helemaal mee zijn met de zomeractie van Vlieg. Misschien willen zij wel een workshop voor je uitdenken? Het is aan jou om contact op te nemen, prijsafspraken te maken en je verwachtingen uit te spreken.
6
Samenwerken… Voor we je aan potentiële samenwerkingpartners voorstellen, alvast drie goede redenen om binnen je gemeente samen te werken:
De inbreng van verschillende betrokkenen maakt de actie rijker. Samen kom je op meer ideeën en is er meer mogelijk dan alleen.
Je deelt de kosten, het werk, de promotie.
Je kan rekenen op meer bezoekers: elke partner bereikt zijn publiek.
Je kan samenwerken rond promotie, realisatie of je kan doorverwijzen. In je gemeente zijn er bekende gezichten met wie je al vaker samenwerkte, maar er zijn zeker ook diensten of verenigingen binnen of buiten het gemeentebestuur met wie je nog niet eerder samenwerkte. Het schema hieronder helpt je om potentiële partners in kaart te brengen. Noteer zowel gekende als ongekende spelers, zowel externe verenigingen, organisaties of bedrijven als interne diensten.
…met de schatlocaties Als UiTgemeente kan je zelf een schattentocht uitstippelen, zie pagina 5 maar je kan ook de rode draad zijn doorheen bestaande zoektochten op verschillende locaties. Als UiTgemeente ben je de lijm tussen alle initiatieven rond de zomeractie van Vlieg. Je bedenkt samen een verhaal waarin alle speurtochten samenvallen. Of je helpt elkaar aan ideeën, bij de uitvoering of de promotie van acties. Denk aan een samenwerking tussen de bib, het cc en het museum. Verwondering is de motor om op schattentocht te gaan. Kunnen jullie samen verwondering oproepen bij gezinnen, zodat ze staan te popelen om te ontdekken wat jullie in petto hebben? Organiseer bijvoorbeeld een gezamenlijke brainstorm om elkaar nieuwe ideeën te geven of elkaar te helpen. Misschien heeft de jeugddienst een technisch medewerker die kan helpen borden te maken met kijkgaatjes. Of misschien kent de bibliothecaris dé geniale verstopplek voor de schatkist.
7
Wil de dienst erfgoed een standbeeld in bruikleen geven aan het jeugdhuis? Of zijn winkeliers bereid om etalagepoppen te ruilen met boeken van de bib? Leen elkaar iets uit, zodat voorbijgangers twee keer kijken omdat ze ergens een object zien dat ze daar niet verwachten. Wat dacht je ervan om tekeningen van de tekenacademie als cd-hoezen te gebruiken in de bib? Of schakel een standbeeld in als collega van de baliemedewerker. Of misschien heeft de erfgoedcel portretfoto’s uit de oude doos en kunnen deze opduiken op bijzondere plaatsen in je gemeente? Bedenk jij een visuele verrassingsactie die nog meer in het oog springt? Maak van deze visuele verrassingen een onderdeel van je schattentochten.
…met de academie voor beeldende kunsten (DKO) In de academie om de hoek verdiepen kinderen, jongeren en volwassenen zich ieder jaar vol overgave in cursussen tekenen, schilderen, grafiek, media, e.a. De docenten en leerlingen bruisen wellicht van ideeën en visueel prikkelend materiaal hebben zij in overvloed. De academies zijn gesloten in de zomermaanden, maar laat dat je vooral niet tegenhouden. Ook tijdens het academiejaar kan je met hen rond de zomeractie werken. Ga het gesprek aan en zet in mei en juni samen een ludieke communicatieactie op touw, waardoor het nieuws van je zoektocht zich als een lopend vuurtje zal verspreiden. Of beter nog: engageer docenten en leerlingen om actief mee te werken. Stel hen voor om doorheen het jaar aan de slag te gaan met opdrachten rond het thema ‘Zie jij wat ik zie?’. Laat de blik van kinderen los op kunst en cultuur uit je gemeente. Ziet Louis wat Imade ziet? Je kan de kunstwerken van de leerlingen tentoonstellen op schatlocaties. Wedden dat kinderen apetrots zijn en hun ouders meesleuren naar hun kunstwerk? In de academie krioelt het van de kleine curatoren en minderjarige gidsen. Benoem hen tot ‘gids ad interim’. Samen met de docenten stoom je hen doorheen het academiejaar klaar voor de baan. In juli en augustus kunnen ze hun blik op kunst en cultuur delen met de families en kinderen die op schattenjacht gaan. Ben jij ook benieuwd wat hun interpretatie is van jouw monument? Wil jij weten wat hen opvalt in dat historisch schilderij? Zij vertellen het jou én de andere gemeentebewoners waarschijnlijk graag zelf tijdens een exclusieve rondleiding voor en vooral door kinderen.
…met het jeugdwerk Stadspiraten is een inclusief zijtraject bij de Schatten van Vlieg. Het bestaat uit een Stadspiratenspel (zoektocht in de eigen wijk) aangevuld met een bezoek aan een cultuurhuis. Het is een speelse manier om kinderen tussen 6 en 12 jaar in contact te brengen met cultuur en de kunsten in hun buurt. Dit project brengt de culturele en de jeugdsector bij elkaar. Opzet is om kinderen die tijdens de vakantie niet zo gauw aan cultuur doen in familieverband, toch een cultuurverrijkende ervaring aan te bieden in een niet-schoolse context. In 2016 nodigen we de cultuurhuizen en jeugdwerkingen uit om de handen in elkaar te slaan en een samenwerking uit de grond te stampen. Vlieg ondersteunt hierbij met een inspiratiedag op 18 maart 2016, een DIY-handleiding en een kaartenset. Meer info over de Stadspiraten vind je hier.
…met erfgoedverenigingen Erfgoedverenigingen beschikken over een schat aan beeldmateriaal. Van foto’s of postkaarten uit een vervlogen tijdperk tot filmmateriaal waarvan je geen idee had dat het bestaat. Het straatbeeld is vast enorm veranderd. Ontwerp een fotozoektocht met foto’s van vroeger en nu. Samen met hun (groot)ouders vinden kinderen misschien de plek waar vijftig jaar geleden die ene foto getrokken werd. Hun (groot)ouders kunnen vertellen wat dat rare gebruiksvoorwerp is uit het archief dat kinderen nog nooit eerder zagen. Wat denken kinderen dat het is? Vraag hen naar de gebruikswijze die zij erbij bedenken. Zouden ze het voorwerp vandaag nog kunnen gebruiken, eventueel voor iets heel anders? Ook kinderen kunnen beslissen wat zíj willen bewaren voor later. Want weten hun achterachterkleinkinderen straks nog wat een slijper is? Met een camera in de hand leggen zij vast 8
wat over honderd jaar misschien niet meer gebruikt wordt. Een actief documentatieparcours dat naadloos aansluit bij een schattentocht in het historisch museum of in het lokaal van de erfgoedvereniging.
…met het verenigingsleven Een aantal verenigingen uit je buurt werken ook rond kijken en beelden. Denk maar aan de fotografieclub, een decorbouwer of kostuummaker bij het amateurtoneel, enz. De zomer van Vlieg is het ideale moment om het talent van deze buurtbewoners in de kijker te zetten. Misschien wil de fotograaf wel een workshop geven voor jongeren op het speelplein of is de decorbouwer bereid om een handje toe te steken bij een kijkinstallatie op het marktplein. Ongetwijfeld hebben de lokale verenigingen zelf ideeën over wat hun bijdrage kan zijn. Misschien is het jouw droom dat bewoners ongeacht hun etnisch-religieuze achtergrond blikken met elkaar uitwisselen? Nodig via multiculturele verenigingen mensen met verschillende culturele achtergronden uit om deel te nemen. Misschien kan je op bepaalde ‘tandemmomenten’ bewoners met diverse achtergronden aan elkaar koppelen en hen vragen voorschotelen die aanzetten tot een gesprek. Samen op de fiets op verkenningstocht, of de ene geblinddoekt en de andere als visuele gids in het museum of…
…met blinden en slechtzienden Ga op zoek naar het aanspreekpunt of vereniging voor blinden of slechtzienden in je streek, of contacteer Blindenzorg Licht en Liefde. Zij kunnen je tips geven over de toegankelijkheid voor deze doelgroep van je initiatief. Uiteraard zal niet ieder aspect of elke opdracht mogelijk zijn voor blinden of slechtzienden, maar met een dosis creativiteit is veel mogelijk. Bovendien kunnen ook deze kinderen zo eens deelnemen aan de schatten van Vlieg. Niet zeker of je ideeën echt inclusief zijn? Neem de proef op de som en nodig blinde of slechtziende kinderen uit als inspectiecomité. Via verenigingen kan je contact leggen met kinderen met een visuele beperking. Wat dacht je van slechtziende kinderen als zintuiglijke gidsen? Leiden zij binnenkort groepen rond langs culturele plekken met vragen als ‘hoe ruikt de bib?’ of ‘hoe voelt het standbeeld’? Of laat het ene kind objecten op de schattentocht voelen en ze omschrijven aan een ander kind. Laat ze vervolgens de omschrijving omzetten in een tekening. Kan papa een geur ook natekenen? Gebruik je voor vieze geurtjes altijd bruin? Welke kleur heeft de geur van je lievelingseten?
…met handelaars Veel winkeliers richten hun etalage doordacht in en weten de blik van de voorbijganger als geen ander te vangen. Een gedroomd bondgenootschap dus. Zetten jullie straks hun commerciële blikvangers in jullie museum en andersom? Boeken naast een paspop en blikken fruit voor een schilderij? Of mag Vlieg tijdelijk winkeletalages kapen met promomateriaal voor de gezinsdag in jullie gemeente? Staan kunstwerken van kinderen binnenkort te pronken in de vitrine? Liggen er aanwijzingen in de etalages van de fotograaf en de optieker over de vindplaats van de schat? Deze samenwerking levert je een zichtbaarheidsbonus op én een nieuwe bondgenoot tijdens de zomer. Nodig de zelfstandigen van je gemeente uit op een brainstorm en laat de ideeën maar vloeien.
9
Praktijkvoorbeelden We verzamelden twee praktijkvoorbeelden met telkens een andere aanpak. Lede doet al jaren mee, maar in 2015 had de zomeractie plots opvallend meer slagkracht én een groter bereik. Dat kwam niet zomaar uit de lucht gevallen. Wat was er anders dit jaar waardoor de actie zoveel meer succes had? Je leest het hieronder. Het praktijkvoorbeeld van Scherpenheuvel-Zichem toont dat overleg over een globale vrijetijdscommunicatie en de afstemming met de verschillende schatlocaties leidt tot een optimaal bereik van het familiepubliek.
Lede Context Vlieg is in de bib uitgegroeid tot een vaste waarde bij de leners in de zomervakantie. Oorspronkelijk was Vlieg uitsluitend een initiatief van de bib. Stilaan raakten de Vliegactiviteiten ook bekend bij de niet-bibliotheekbezoekers, maar in beperkte mate. Om het project meer bekendheid te geven zochten de bibliotheekmedewerkers partners in hun gemeente. Dit bleek een succesformule. Doel Het doel was om bewoners uit deelgemeenten te laten proeven van cultuur op een speelse en sportieve manier. Daarnaast wilden de partners de bekendheid van de academie, bibliotheek en de jeugddienst promoten. Doelgroep Het project richtte zich op een heel breed publiek: jonge gezinnen met kleine kinderen, grootouders die een uitje willen met de kleinkinderen, kortom iedereen van 12 tot 102 kon de fietstocht doen. Partners Bibliotheek Lede, Academie Muziek en Woord, Jeugddienst, Technische Dienst, Gezinsbond Lede, Academie Beeldende Kunst Aalst, Kringloopwinkel Budget De kosten werden verdeeld onder de bib, de jeugddienst en de academie. Een detail van de uitgaven vind je op UiTnetwerk.be. Tijdsinvestering De allereerste contacten met de partners vonden al plaats in september 2014. Het is een project waar je over verschillende maanden heen tussendoor aan werkt. Werkwijze Er was een stuurgroep en een werkgroep. De stuurgroep bestond uit het hoofd van de Academie, de bibliothecaris en het hoofd van de Jeugddienst. De stuurgroep beheerde het budget, hield algemeen toezicht op het project en verzorgde contacten met het College van Burgemeester en Schepenen. De werkgroep bestond uit drie bibliotheekmedewerkers, één medewerker van de jeugddienst en de directeur van de Academie. De werkgroep stond in voor de praktische uitwerking, de contacten met externe medewerkers en volgde afspraken met de Technische Dienst. De taken werden verdeeld onder de leden van de werkgroep. Om het overzicht op alle taken te behouden maakten de betrokkenen een Trello aan waar iedereen aan kon. Voor de promotie werd een aparte Trello aangemaakt. (Trello is een gratis software tool die op een handige visuele manier het proces van een project weergeeft, zie www.trello.com) De werkgroep kwam vijfmaal bij elkaar voor overleg. De Gezinsbond woonde twee vergaderingen bij. Met de Technische Dienst vond eenmaal een vergadering plaats. De bibliotheek was de algemene coördinator van het project. Ze volgde de vorderingen op en stuurde bij waar nodig.
10
Tools van Vlieg We maakten gebruik van de klankdoosjes van CultuurNet als geschenk voor de deelnemers en vulden deze aan met een kazoo. Resultaat Het project slaagde erin om Vlieg op de kaart te zetten in Lede. Succesfactoren Om te beginnen, enthousiasme en doorzettingsvermogen. Daarnaast benoemt de bib volgende succesingrediënten: oog voor detail, probleemoplossend werken, een goed uitgedachte promotiecampagne en een goede kop koffie doet ook wel wonderen. Opvolging Dit project vraagt zeker opvolging. Denk maar aan het bijhouden van gegevens van deelnemers voor prijsuitreiking, controle op de staat het parcours, het aanvullen van het drukwerk, bijkomende promotiecampagne op sociale media, enz. Evaluatie De projectpartners willen dit project zeker verder zetten in de huidige formule. Het betrekken van externe partners is zeker een meerwaarde en zelfs een must, vindt de bibliotheek van Lede. Het zorgde voor een grotere slagkracht en een groter bereik. Ze geven aan dat goede communicatie nodig is als je met zoveel partners samenwerkt. Alleen als iedereen op dezelfde golflengte zit, verloopt het werk vlot. De betrokkenen vertellen dat een goede voorbereiding zeker noodzakelijk is en dat daar het meeste tijd en energie in kruipt. Bereik & effecten Lede kon het bereik van de actie meten omdat de deelnemers een ingevuld Vliegboekje moesten binnenbrengen om deel te nemen aan de wedstrijd. Deelnemers vulden in met hoeveel kinderen en volwassenen ze de fietstocht hadden afgelegd, hun leeftijd en hun contactgegevens. Ze konden ook hun mening en suggesties geven in het boekje. Extra informatie & links De budgetplanning, vliegboekje, foto- en promotiemateriaal zijn allemaal verkrijgbaar op aanvraag. Je kan hiervoor contact opnemen met bibliotheekmedewerker Hilde Melckenbeeck via
[email protected]. Je vindt het praktijkvoorbeeld ook online op UiTnetwerk.be
11
Praktijkvoorbeeld Scherpenheuvel-Zichem Context Ook de gemeente Scherpenheuvel-Zichem doet al vele jaren mee aan de schattenzoektochten en maakte in 2015 echt werk van een globale samenwerking tussen de bib, de dienst cultuur, de dienst communicatie, het Ernest Claesmuseum en de dienst Toerisme. Van al deze diensten werden de sterke punten ingezet: de Bibliotheek/Dienst Cultuur kon de samenwerking trekken, want de nodige ervaring was aanwezig; Zij bogen zich vooral over de inhoudelijke invulling van de schattenjachten. het Ernest Claesmuseum kreeg weinig bezoekers over de vloer tijdens de zomermaanden, dus een kinderactiviteit was een opportuniteit; Het Ernest Claesmuseum bleek een ideale verstoplocatie voor een schat te zijn. de Dienst Communicatie stelde haar knowhow ter beschikking om de promotie van de schattenjacht in goede banen te leiden. De dienst bracht alles samen in een mooie promocampagne die de schattenjagers moest lokken. De Dienst Toerisme was 7 dagen op 7 open en kon dus de hele zomer lang als centraal info/startpunt dienen voor de schattenjacht. De Dienst Toerisme had ook al de nodige ervaring op het vlak van fietstochten: het aanduiden van gevaarlijke punten, maar ook de kleine en wat weggestoken weggetjes en bezienswaardigheden in de omgeving bv. Doel Een samenwerking opzetten waar alle betrokken partijen voordeel bij haalden. Kennis samenbrengen om een schattenjacht op poten te zetten die verschillende doelgroepen aansprak. Elkaar versterken bij de het communiceren en praktisch uitwerken van de schattenjacht. Bijkomend pluspunt was de collega’s van de andere gemeentediensten beter te leren kennen, net als hun eigen aanbod voor families. Doelgroep Het project richtte zich op een heel breed publiek. Zowel de eigen inwoners als de toeristen tijdens de zomervakantie stimuleren om de gemeente te verkennen samen met de kinderen. Door drie soorten schattenjachten uit te werken konden er verschillende doelgroepen worden aangesproken: de Dienst Toerisme had reeds een fietstocht doorheen de deelgemeenten uitgewerkt die nu kon ‘vervliegt’ worden en zo bewoners en toeristen kon bekoren. een schattenjacht in het centrum van Scherpenheuvel was ideaal om toeristen te verleiden. een zoektocht in de cultuurhuizen van verschillende deelgemeenten was dan ideaal voor de bewoners van Scherpenheuvel en omgeving. Budget campagnemateriaal: 135 euro drukwerk zoals stempelkaart/flyer en vliegstickers: 100 euro 10 doeboeken als cadeau: 125 euro extra cadeautjes: 150 euro Totaal: 500 euro Tijdsinvestering 2 vergadermomenten volstonden om eerst af te toetsen wie wat kon doen en vervolgens de nodige afspraken te maken voor de praktische uitwerking. opmaak 3 zoektochten: 4 dagen alles klaarzetten: 1 dag overleg andere diensten: 1/2 dag Werkwijze Er is eerst nagedacht welke culturele instellingen de gemeente heeft, waar ze zijn gelegen en welke openingsmomenten er zijn tijdens de zomermaanden. De drie deelgemeenten werden dan met elkaar verbonden via een fietszoektocht. Er waren verder 3 aparte zoektochten in Scherpenheuvel centrum, in Huize Ernest en in de bibliotheek. Om schattenjagers aan te zetten om de verschillende zoektochten te doen, werd een wedstrijd opgezet. Deelnemers kregen een spaarkaart. Wie drie stickers verzamelde, kon een mooie prijs winnen. 12
Tools van Vlieg De initiatiefnemers maakten gebruik van het campagnemateriaal van de Schatten van Vlieg (schatkist, klakdoosjes, campagnemateriaal) en vulden ook aan met extra cadeautjes. Resultaat Een gevarieerd publiek van jonge gezinnen ontdekte de culturele eigenschappen van de gemeente op een speelse manier. Succesfactoren Een goede coördinator is essentieel omdat je met verschillende diensten samenwerkt, net als regelmatige controle van de tochten en het verstopte materiaal. Daarnaast werkt de combinatie goed van promotie naar de eigen inwoners en de nationale promotie. Opvolging De schatkist was verstopt op een openbare plaats en dit vraagt geregeld controle. Evaluatie Het project werd zeker positief geëvalueerd. Het vraagt een goede voorbereiding, maar je hebt er plezier van heel de zomer lang. Bereik & effecten De effecten konden nauwkeurig worden gemeten, naargelang het aantal zoektochten dat werd verdeeld. Er werden 89 zoektochten verdeeld in de bibliotheek, 56 fietszoektochten, 69 zoektochten in Scherpenheuvel en 76 zoektochten in Huize Ernest Claes. Het bezoekersaantal in Huize Ernest Claes is gestegen. Er zijn 25 stickerkaarten ingediend met 3 stickers en 23 stickerkaarten met 4 stickers (in totaal 48 stickerkaarten). 11 van de 48 kinderen die een stickerkaart hebben ingediend waren niet van Scherpenheuvel-Zichem, dus het doel om ook toeristen te bereiken werd eveneens bereikt. Over heel de lijn waren de partners positief over Schatten van Vlieg 2015: Er waren meer deelnemers dan andere jaren. het Ernest Claesmuseum was bijvoorbeeld heel tevreden over de opkomst. De zoektocht in het centrum van Scherpenheuvel-Zichem is tot een permanent aanbod uitgegroeid en loopt nu nog steeds. De Dienst Toerisme heeft reeds te kennen gegeven dat ze volgend jaar opnieuw willen meedoen. De schattenjachten zijn ook anderen mensen in de gemeente niet ontgaan: nu komen er al aanvragen binnen om volgende zomer in aanmerking te komen als verstop-locatie. Mooi meegenomen voor 2016: Via de spaarkaart werden e-mailadressen verzameld van schattenjagers. Zij kunnen alvast warm gemaakt worden voor de editie van 2016. Kleine minpuntjes die om verbetering vragen: Door het steeds wisselen van de baliemedewerkers bij de Dienst Toerisme stroomde de informatie over de schattenjachten niet altijd even goed door naar de schattenjagers. Het exacte aantal bezoekers lag in realiteit nog hoger dan gemeten. Nu werden enkel de schattenjagers die een spaarkaart indienden, dus drie keer op schattenjacht gingen, geteld. Extra informatie & links Presentatie ‘Gericht communiceren naar families – Scherpenheuvel-Zichem’, UiTforum, 20-10-2015 U vindt dit praktijkvoorbeeld ook online op UiTnetwerk.be.
Meer praktijkvoorbeelden vind je op deze pagina op Uitnetwerk.be. 13
Hoe communiceer je over de zomeractie? Losse tips Maak de actie zichtbaar voor je inwoners, in je eigen communicatiekanalen, via de lokale pers en natuurlijk rechtstreeks naar de gezinnen toe. Neem de zomer van Vlieg op in een waaier aan communicatiekanalen, zeker de publicaties waarin je informeert over het vakantieaanbod. Denk daarbij aan verspreiding online, in print of op doelgerichte locaties. Online: de digitale nieuwsbrief, de gemeentelijke website Print: het gemeentelijk magazine of infoblad, een brochure met een overzicht van de zomerkampen of zomeractiviteiten Locaties: de plekken waar een schat verstopt is, op scholen, de jeugdwerkingen en vakantiepleinen, bij andere partners (winkeliers, amateurkunstenaars, enz.), verstuur een postkaart naar families of bedeel huis aan huis, hang affiches of leg flyers in folderrekken aan de toeristische balie, enz. Plekken waar families geregeld passeren zijn jouw actieterrein. Besteed uitgebreid aandacht aan de zomeractie in je UiTmagazine (de editie vlak voor de zomer). Wie weet kan Vlieg het hele nummer zelfs ‘kapen’? - Pas de zomereditie lay-outmatig aan, helemaal in Vliegstijl! - Zet de deelnemende locaties in de kijker - Besteed ook aandacht aan je gemeentelijke speelpleinwerking, vakantiekampen,… - Publiceer een spelletjespagina voor de kinderen, met een Vlieg-kruiswoordraadsel, doolhof… Verspreid een persbericht. Je kan een algemeen persbericht van Vlieg vanaf april downloaden en aanpassen. Stuur het door naar de lokale pers en alle betrokkenen bij de zomeractie, eventueel aangevuld met een zelfgenomen foto van schatzoekende kinderen. Of nodig de pers uit om samen met een groepje kinderen de schattentocht te volgen. Dat wordt meteen een leuke reportage. Pak het extra origineel aan door je persbericht, schatkaart of het artikel in je UiTmagazine een visuele look mee te geven: in de vorm van een puzzel, trompe l’oeil, zoekplaat of als een klassiek schilderij of schets. Als kers op de taart voeg je een vraag toe die de kijker doet nadenken over wat hij ziet. ‘Zie jij wat ik zie?’ Zo springt je communicatie nog meer in het oog en dat helemaal passend in het jaarthema. Gebruik het campagnemateriaal van Vlieg. De afbeeldingen, campagnebeelden en het tekstmateriaal kan je vanaf april downloaden. Besteed extra aandacht aan je communicatie naar kinderen of ouders met een visuele beperking. Via intermediaire organisaties kunnen je daarbij helpen. Ook Blindenzorg Licht en Liefde reikt je hulpmiddelen aan. Via AnySufer kan je de toegankelijkheid van je website en digitale documenten doorlichten. Je vindt er zeer concrete suggesties en instellingsaanpassingen in word, pdf, nieuwsbrieven, enz. Er bestaat ook een handige tool om tekstjes in braille om te zetten zonder reliëf. Op deze pagina kan je je tekst zonder leestekens of hoofdletters ingeven (text to convert). Je kiest best voor optie ‘standard’ en de tekst verschijnt in braille. In samenwerking met Faro maakten ze een brochure ‘Ongeziene rijkdom: blinde en slechtziende bezoekers openen de blik op kunst en erfgoed’ . Download hier de gratis online gids boordevol tips. Maak je samenwerkingspartners warm om mee over de actie mee te communiceren en om samen promotie te voeren. Elke betrokkene kan via zijn eigen kanalen en op zijn eigen locatie de actie zichtbaar maken. Het krijtbord van de slager, de etalage van de optieker, een poster aan het raam van de fotografieclub, in de nieuwsbrief van de academie, op de website van het amateurtheater, … Het thema ‘zie jij wat ik zie’ leent zich heel goed om door te trekken in je promotie. Samenwerkingen rond het jaarthema leveren vast en zeker ideeën op die je kan gebruiken in je communicatie.
14
Schattenkaart Je wil als UiTgemeente de verbindende factor zijn tussen alle zoektochten op je grondgebied? Verspreid een schatkaart met een overzicht van alle locaties waar families op schattenjacht kunnen gaan. Als je zo’n schatkaart op maat wenst, kan je contact opnemen met de vormgever die dit de afgelopen jaren al deed voor verschillende gemeenten: The Barbarians Michaël Blommaert Dendermondestraat 32 1785 Merchtem 0478 38 96 05
[email protected] www.thebarbarians.be
- Zorg ook dat je je schattenjagers nà de zomer nog kan warm houden, want er zijn natuurlijk het hele jaar door heel wat cultuur- en vrijetijdsactiviteiten voor families in jouw UiTgemeente. Vraag de deelnemers hun e-mailadres achter te laten bij de start van de zoektocht en stuur hen achteraf een mailing met enkele niet te missen gezinsactiviteiten later op het jaar. Leg aan iedere balie en bij alle samenwerkingspartners (handelaars, verenigingen, amateurkunstenaars, …) seizoensbrochures en promomateriaal van het familieaanbod van je vrijetijdshuizen. Vergeet natuurlijk niet iedereen te informeren wanneer er volgende zomer (2017) weer een schattenactie start.
Stempelkaart Gezinnen die tijdens alle of meerdere schatten bezoeken, beloon je met een leuke attentie. Maak een spaarkaart of stempelkaart waar alle locaties op vermeld staan waar een schat ligt. In ruil voor een volle stempelkaart, krijgen de enthousiaste schattenjagers een extraatje (bijvoorbeeld korting op een gezinsuitje) of maken ze kans op een extra prijzenpot (zie ook pagina 6). Stel een gezamenlijk opdrachtenboekje samen. In plaats van dat elke schattentocht een apart opdrachtenblaadje heeft, kan je ze ook bundelen. Dit drukt niet alleen de kosten, maar zo maak je families ook benieuwd naar de verschillende schattentochten en belanden ze misschien op plekken in gemeente die ze nog niet kenden.
15
Praktijkvoorbeeld van de communicatie rond de zomeractie in Wuustwezel Context Wuustwezel deed al enkele jaren mee met de Zomeractie, maar er was tot 2014 nooit een samenwerking tussen verschillende locaties. In 2014 was er opnieuw een zoektocht in de bib, maar de schatkist lag verstopt in het gemeentehuis op de jeugddienst. Dit bleek niet de perfecte manier van (samen)werken. Daarom bekeken de gemeentelijke partners in 2015 hoe ze het anders en beter konden aanpakken. De focus van dit praktijkvoorbeeld ligt op een verspreide en geïntegreerde communicatie. Doel * Een toegankelijke zomeractie, waarbij deelnemers Wuustwezel en het aanbod beter leren kennen. * In de zomer valt er heel wat te beleven in Wuustwezel, maar ook in de andere seizoenen is er een aantrekkelijk aanbod. Het doel was om het aanbod tijdens, voor en na de zomer bekend te maken. Doelgroep Families met kinderen tot 12 jaar uit Wuustwezel. Budget * Er werd een klein budget voorzien voor de aankoop van fijne gadgets voor in de schatkist. * De communicatie werd geïntegreerd aangepakt, er was dus geen extra budget voorzien voor extra’s buiten de bestaande kanalen (website, infoblad, zomeraanbodbrochure,...) en het promomateriaal aangereikt door Vlieg. Tijdsinvestering * 3 vergaderingen om het concept (fietstocht buiten en zoektocht in de bib in kaart brengen) te maken en de communicatie daarrond * 1 vergadering om de communicatie te integreren Doel verspreide en geïntegreerde communicatieplan * Communicatie is herhaling, in zowel tijd als in ruimte. Daarom moesten de projectpartners op voorhand goed inplannen wat ze wanneer communiceerden over de zomeractie. Slechts 1 artikel in het infoblad volstaat immers niet. * Gebruik daarom wat je hebt. Welke communicatiekanalen heb je ter beschikking? Met welke organisaties heb je een goede band? Wie ken je? * Maak een kruistabel op met op rijniveau de verschillende kanalen en in de kolommen zet je de maanden van april tot september. Zo zie je in het voorbeeld van Wuustwezel hieronder dat zij bijna 30 keer over de zomeractie communiceerden! * Heb je dan geen volledige communicatiedienst nodig voor al die berichten? Bijlange niet. Je kan namelijk heel veel materiaal recupereren. Met een kleine ingreep kan je vaak boodschappen aanpassen en hergebruiken naargelang het medium.
16
De kruistabel van Wuustwezel Medium
April
Mei
Juni
Juli
Augustus
September
Prikkel Artikel
INFO artikel
/
Tussenstand ARTIKEL
Afsluitend artikel
INFO ARTIKEL
/
FOTO
Terugblik
Wuustwezel.be
Aankondiging
BANNER
BANNER
Terugblik
Website bib
Aankondiging
BANNER
BANNER
Terugblik
Facebookpagina
FOTO TEST – aftellen
« al 100 deelnemers »
Foto
Informatieblad Spiegel Joepie! Zomervakantie
Artikel zomeractie
Nieuwsbrief
Aankondiging
Aankondiging
Collega’s
Ambtenaren in Actie: TEST!
Herinneringsmail
Vlaanderen Feest
Reclame + zomeractie
BRIEFING
Bedankmail
Reclame op event zelf!
We overlopen graag nog eens de verschillende kanalen
Het gemeentelijk informatieblad. o Vanaf mei kan je al een inspirerend artikel publiceren o In juni publiceer je een artikel met concrete informatie over de zoektocht o Als je in de zomer een editie hebt, kan je nog eens een kleine herinnering publiceren of een tussenstand (‘Er namen al X aantal kinderen deel’) o TIP: organiseer een wedstrijd bij de zoektocht, zodat je de winnaar bekend kan maken in het infoblad
Website o Uiteraard zet je de activiteit in de UiTdatabank o Zet een kort nieuwsbericht online in juni o In de zomer publiceer je een foto met tussenstand of bv een speciaal bezoek van een groep o Permanent in de kijker met een banner op de homepage o Denk ook aan aparte websites voor vrijetijdsdiensten, zoals bv de bib, en aan locaties die niet deelnemen o Heb je een nieuwsbrief? Neem een artikel op en verwijs naar de webpagina over de actie.
Spiegel (lokaal reclamekrantje) o In externe publicaties moet je er uiteraard voor zorgen dat mensen op de juiste pagina op jouw website belanden o Verder ook hier een foto van tussendoor opnemen, een prikkel-artikel, een informatief artikel en een terugblik,…
JOEPIE! Zomervakantie!
17
o
o
In april (!) wordt de brochure met het zomeraanbod uitgedeeld in de scholen. Vergeet er dus zeker niet een uitgebreid artikel over de zomeractie in op te nemen. Je kan hier zelfs een kaartje met de uitgewerkte zoektocht aan linken. Verder wordt de JOEPIE! Zomervakantie! ook op andere locaties verspreid (bib, cc,…)
Mondelinge communicatie o Zorg dat je collega’s weten wat er aan de hand is… Als er opeens een roedel kinderen in het gemeentehuis komt rondlopen, dan kan dit nogal verwarrend zijn voor de collega’s. Breng hen op de hoogte van wat er gaande is (mondeling én een reminder per mail net voor het begin), zodat zij de zoekende kinderen liefdevol kunnen ontvangen. o Je kan zelfs met de collega’s een testzoektocht doen. In de maand mei vraag je aan collega’s met kinderen om de zoektocht al eens te testen. Dit levert niet alleen veel goodwill bij de collega’s op, maar ook ideaal voer voor een klein artikel of een facebook-post.
Samenwerkingen o Misschien kan je de speelpleinwerking officieel de zoektocht laten openen, op een feestelijke manier? o Of zorg dat de openingsactiviteit iets extra heeft, een fanfare die bv op een van de plekken speelt,… Dat geeft dan weer meteen relevante nieuwswaarde voor de lokale pers. o Ken je een organisatie die zelf ook uitstappen organiseert met kinderen? Schrijf ze aan, bel ze op... Laat ze iets weten. Dan kunnen ook zij genieten van een zoektocht in eigen streek en het voortvertellen aan hun kennissen.
Waarom volstaat één artikel nu niet, vraag je je af? Omdat niet alle ouders planners zijn. 1 ouder op 2 is zelfs een impulsbeslisser. Dat wil zeggen dat ze de dag zelf of een dag op voorhand op zoek gaan naar fijne activiteit, liefst in eigen streek. Je moet er dus voor zorgen dat je op elk moment vindbaar bent.
Meer praktijkvoorbeelden vind je op deze pagina op Uitnetwerk.be.
mogelijk dan alleen.
18
Vragen en info Voor UiTgemeenten Op de Vliegpagina op UiTnetwerk.be vinden de UiTgemeenten de nieuwste weetjes, inspiratie, downloads en updates over de zomeractie
Voor iedere organisatie of gemeente die een schattenzoektocht opzet Lees alles wat je nodig hebt op de infopagina van Vlieg over de zomeractie
Voor je vragen en wensen: Vera Carlier medewerker Vlieg & UiT
[email protected] 02/55 11 88 7
We wensen je veel succes!
19
