Inspectie integrale veiligheidszorg bij rijksgesubsidieerde collectiebeherende instellingen in Nederland
Inhoud
1. Inleiding
3
2. Onderzoekresultaten
4
3. Conclusies
12
Bijlagen Vragenlijst inspectie integrale veiligheidszorg
13
Lijst benaderde instellingen Colofon
16
2
1. Inleiding In dit rapport presenteert de Erfgoedinspectie de geanonimiseerde resultaten van het onderzoek uit 2011 naar integrale veiligheidszorg bij rijksgesubsidieerde collectiebeherende instellingen. De inspectie werd uitgevoerd op verzoek van de Directie Cultureel Erfgoed (DCE) van het ministerie OCW. Op basis van de prestatieafspraken met DCE moeten de verzelfstandigde rijksmusea per 1 januari 2011 de beschikking hebben over een integraal veiligheidsplan. De resultaten van de inspectie zijn in september 2011 gedeeld met DCE. Als daartoe aanleiding was heeft DCE contact opgenomen met de betreffende instelling. Achtergrond De veiligheidszorg maakt binnen collectiebeherende instellingen een belangrijk deel uit van hun beheersverantwoordelijkheden. De ontwikkelingen op dit terrein staan dan ook niet stil sinds in 2000 het inspectierapport Het risicobeheer in twintig verzelfstandigde musea: een inventarisatie verscheen. In 2002 werd de aanwezigheid van een calamiteitenplan voor de collectie subsidievoorwaarde voor rijkscollectiebeherende instellingen. 2002 was ook het jaar van de ‘Haagse Pilot’, een preventienetwerk waarin erfgoedbeherende instellingen samen met politie en brandweer werkten aan het tot stand komen van bedrijfnoodplannen. Tevens werden afspraken gemaakt over het beschikbaar stellen van expertise en faciliteiten in geval van calamiteiten. In 2005 stelde toenmalige staatssecretaris Medy van der Laan financiële middelen beschikbaar om de netwerkaanpak verder te ontwikkelen. Niet alleen werden meer preventienetwerken ingericht, ook kwam een landelijk Kenniscentrum Veiligheid voor Cultureel Erfgoed (KVCE) tot stand, dat onder meer een landelijke database voor incidenten (DICE) beheerde. Het KVCE is inmiddels opgenomen als programma Veiligheid Erfgoed bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Ten slotte stelde de staatssecretaris subsidiegelden beschikbaar voor het verder ontwikkelen van de veiligheidszorg. Deze regeling is verlengd tot 2013 en is uitgebreid voor instellingen die religieus erfgoed beheren en instellingen op de Nederlandse Cariben. In de afgelopen jaren heeft de Erfgoedinspectie regelmatig de veiligheidszorg in musea geïnspecteerd. Ook in de Monitor Erfgoedinspectie 2009-2010 en 2011-2012 werd aandacht besteed aan aspecten op het gebied van veiligheidszorg. Onderzoek: opzet en methode De inspectie integrale veiligheidszorg is uitgevoerd door middel van een digitale vragenlijst (web based survey). De vragenlijst werd opgesteld met technische en methodologische ondersteuning van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. De Erfgoedinspectie heeft in april 2011 38 instellingen (zie bijlage) per e-mail uitgenodigd de vragenlijst in te vullen. Bij het sluiten van de inzendtermijn hadden 35 instellingen de vragenlijst ingevuld. Twee instellingen bleken onder één organisatie te vallen en hebben daarom één vragenlijst ingevuld. De instellingen werden bevraagd op een aantal gebieden: het integraal veiligheidsplan, collectiehulpverlening, calamiteitenoefeningen, risicoanalyse, maatregelen naar aanleiding van de risicoanalyse, incidentenregister en de veiligheidsregio. Alle respondenten hebben de eigen ingevulde vragenlijst per mail ontvangen.
3
2. Onderzoekresultaten In dit onderzoek is aandacht besteed aan zeven onderdelen van integrale veiligheidszorg: het integraal veiligheidsplan, collectiehulpverlening, calamiteitenoefeningen, risicoanalyse, preventieve maatregelen, incidentenregisters en veiligheidsregio’s. Over elk van deze aspecten was in de vragenlijst een aantal (deel)vragen opgenomen (zie bijlage). In dit hoofdstuk worden de antwoorden van de digitale vragenlijst per onderdeel besproken. Steeds wordt eerst een definitie van het onderdeel gegeven, gevolgd door de hoofdvraag en een weergave van de bevindingen met een kwantitatief overzicht in tabel- en diagramvorm.
2.1. Integraal veiligheidsplan Definitie Integraal veiligheidsplan: Het geheel van plannen voor de integrale veiligheidszorg zoals bedrijfhulpverlening, collectiehulpverlening, informatiehulpverlening, bewaking en beveiliging. Vraag: Beschikt u over een compleet integraal veiligheidsplan per 1 januari 2011? Cijfers Antwoord
Aantal
Ja Nee Totaal
24 11 35
Intergraal veiligheidsplan Wel IV-plan (69%) Geen IV-plan (31%)
Bevindingen: plan niet altijd aanwezig of compleet! Van de bevraagde instellingen had meer dan de helft een compleet integraal veiligheidsplan per 1 januari 2011. De meeste van deze plannen zijn actueel (uit 2010 of 2011). Enkele instellingen noemden knelpunten bij de totstandkoming van het integraal veiligheidsplan, zoals veranderingen in het gebouw, het samenvoegen van diverse deelplannen tot één integraal stuk en beperkte structurele middelen bij de beveiligingsafdeling. De instellingen die niet over een integraal veiligheidsplan of over een onvolledig plan beschikken, geven daarvoor als voornaamste redenen: gebrek aan personele middelen, gebrek aan tijd, gebrek aan financiële middelen en gebrek aan kennis. 4
Twee van deze instellingen hadden op grond van prestatieafspraken met DCE per 1 januari 2011 over een integraal veiligheidsplan moeten beschikken.
2.2. Collectiehulpverlening (CHV) Definitie Collectiehulpverlening: het in veiligheid brengen van (onderdelen van) erfgoedcollecties in geval van (dreiging van) een incident of calamiteit, met het doel schade te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Vraag: Doet u aan collectiehulpverlening? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 29 6 35
Collectiehulpverlening Wel CHV (83%) Geen CHV (17%)
Bevindingen: veel CHV! Van de bevraagde instellingen doet ruim driekwart aan collectiehulpverlening. Dat is als volgt georganiseerd: door vorming van een crisisteam of calamiteitenteam (samenwerking afdeling beveiliging en afdeling collectiebeheer), procedures opgenomen in een CHV-plan of calamiteitenplan, de aanschaf van een noodkit of een contract met een calamiteitenservice. Door de instellingen die niet aan CHV doen wordt gebrek aan tijd als voornaamste reden genoemd. Verder worden genoemd: gebrek aan personele middelen, gebrek aan financiële middelen en gebrek aan kennis. Opvallend is dat deze instellingen ook geen calamiteitenoefeningen houden.
2.3. Calamiteitenoefeningen met betrekking tot collectie Definitie Calamiteitenoefening: het feitelijk buiten de gebouwen brengen en in veiligheid stellen van de aanwezige collectie of dummies (evacuatieoefening) óf het inzicht krijgen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse betrokken organisaties. De verschillende partners bestuderen samen de situatie en gaan na wat de consequenties voor hun optreden zou zijn (table top oefening).
5
Vraag: Houdt u calamiteitenoefeningen met betrekking tot de collectie? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 12 23 35
Calamiteitenoefening m.b.t. de collectie
Wel calamiteitenoefening (34%) Geen calamiteitenoefening (66%)
Bevindingen: weinig oefeningen! De meerderheid van de instellingen houdt geen calamiteitenoefeningen met betrekking tot de collectie. Als voornaamste redenen hiervoor worden genoemd: gebrek aan tijd, gebrek aan personele middelen, gebrek aan financiële middelen en gebrek aan kennis. Verder worden genoemd: verbouwing of renovatie en verhuizing. Slechts een minderheid van de bevraagde instellingen houdt calamiteitenoefeningen met betrekking tot de collectie. De meesten daarvan hebben recent een calamiteitenoefening uitgevoerd (in 2010 of begin 2011). De calamiteitenoefeningen zijn meestal table top oefeningen of evacuatieoefeningen met dummies in samenwerking met de brandweer en andere hulpdiensten.
2.4. Risicoanalyse Definitie Risicoanalyse: het identificeren en vervolgens analyseren van risico’s die een bedreiging vormen voor mens, gebouw, collectie en informatie. Vraag: Beschikt u over een algemene risicoanalyse? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 31 4 35
6
Algemene risicoanalyse
Wel algemene risicoanalyse (86%) Geen algemene risicoanalyse (14%)
Bevindingen: veel risicoanalyses! Een zeer ruime meerderheid van de bevraagde instellingen beschikt over een algemene risicoanalyse. Echter slechts iets meer dan de helft daarvan heeft een recente of tamelijk recente risicoanalyse (uit 2009, 2010 of 2011). Van de overige organisaties is de risicoanalyse uit 2007 of ouder. Van de instellingen met een risicoanalyse maakt meer dan de helft ook een risicoanalyse per tentoonstelling. De instellingen die niet over een algemene risicoanalyse beschikken, noemen als voornaamste redenen hiervoor: gebrek aan personele middelen, gebrek aan tijd en gebrek aan kennis.
2.5. Maatregelen naar aanleiding van de risicoanalyse Definitie OBE-maatregelen: preventieve maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektronisch gebied. Vraag: Heeft u maatregelen moeten nemen naar aanleiding van de laatst uitgevoerde algemene risicoanalyse? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 21 14 35
7
Maatregelen n.a.v. RA
Wel maatregelen n.a.v. RA (60%) Geen maatregelen n.a.v. RA (40%)
Bevindingen Een kleine meerderheid van de instellingen die een risicoanalyse heeft uitgevoerd, heeft naar aanleiding daarvan maatregelen getroffen. Het gaat hierbij om organisatorische, bouwkundige en/of elektronische maatregelen. De overige instellingen hebben geen maatregelen hoeven nemen naar aanleiding van de laatst uitgevoerde risicoanalyse. Bij organisatorische maatregelen gaat het vooral om beveiliging en veiligheid, om het opstellen van instructies en om het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie van beide aspecten. Bouwkundige maatregelen betreffen vooral inbraakbeveiliging (hang en sluitwerk) en brandveiligheid (compartimentering). Bij elektronische maatregelen gaat het vooral om camerabeveiliging, inbraak- en brandmelders, detectieapparatuur en de meldkamer.
2.6. Incidentenregister Definitie Incidentenregister: een plek, digitaal of op papier waar de incidenten die zijn voorgevallen worden genoteerd. Vraag: Beschikt u over een incidentenregister? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 30 5 35
8
Eigen incidentenregister
Wel eigen incidentenregister (85%) Geen eigen incidentenregister (15%)
Vraag: Meldt u incidenten in DICE? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 15 20 35
Meldingen in DICE
Wel melden in DICE (42%) Niet melden in DICE (58%)
Vraag: Meldt u incidenten met betrekking tot rijkscollectie bij de Erfgoedinspectie? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 25 10 35
9
Melding bij de Erfgoedinspectie
Wel melden bij Egi (71%) Niet melden bij Egi (29%)
Bevindingen: veel eigen incidentregisters, maar weinig gebruik van DICE! Een zeer ruime meerderheid van de bevraagde instellingen beschikt over een eigen incidentenregister. Minder dan helft van de organisaties meldt een incident ook in DICE. Instellingen die incidenten niet in DICE melden doen dit met de volgende redenen: onbekendheid met DICE, men heeft al een eigen register of men betwijfelt het nut van DICE. De meerderheid van de bevraagde instellingen meldt incidenten met betrekking tot rijkscollectie bij de Erfgoedinspectie. Melding bij de EGI is verplicht als het incident rijkscollectie betreft. Van deze verplichting blijkt een aantal van de instellingen niet op de hoogte te zijn.
2.7. Veiligheidsregio Definitie Veiligheidsregio: een gebied waarin door verschillende besturen en diensten wordt samengewerkt ten aanzien van taken op het terrein van brandweerzorg, rampenbestrijding, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening en handhaving van openbare orde en veiligheid. Vraag: Bent u bekend met uw veiligheidsregio? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 30 5 35
10
Veiligheidsregio
Wel bekend met veiligheidsregio (86%) Niet bekend met veiligheidsregio (14%)
Vraag: Heeft u afspraken gemaakt over rampenbestrijding en crisisbeheersing met uw veiligheidsregio? Cijfers Antwoord Ja Nee Totaal
Aantal 18 17 35
Afspraken met veiligheidsregio
Wel afspraken met veiligheidsregio (51%) Geen afspraken met veiligheidsregio (49%)
Bevindingen: veel bekendheid met veiligheidsregio! Van de bevraagde instellingen is ruim driekwart bekend met hun veiligheidsregio. De helft van deze instellingen heeft daadwerkelijk afspraken gemaakt over rampenbestrijding en crisisbeheersing. De instellingen die de veiligheidsregio wel kennen maar (nog) geen afspraken hebben gemaakt, geven als redenen daarvoor op: gebrek aan tijd en gebrek aan personele middelen. Uit de antwoorden blijkt dat sommige instellingen de veiligheidsregio hebben verward met een preventienetwerk van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM).
11
3. Conclusies De inspectie integrale veiligheidszorg 2011 kende een hoge respons waardoor een compleet beeld van de stand van zaken over het onderwerp integrale veiligheidszorg bij collectiebeherende instellingen gegeven kan worden. De afgelopen jaren zijn veel inspanningen verricht om veiligheidszorg in musea verder te ontwikkelen en uit te breiden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de preventienetwerken met diverse collectiebeheerders zoals musea, archieven en kerken. Er is tussen instellingen die onder het ministerie OCW ressorteren en onder andere departementen geen aanzienlijk verschil in niveau van veiligheidszorg. Uit de resultaten van de inspectie 2011 bleek dat twee instellingen die prestatieafspraken met ministerie OCW hebben niet voldeden aan de eis van een integraal veiligheidsplan per 1 januari 2011. De beleiddirectie van OCW heeft daar actie op ondernomen. Kijkend naar de resultaten van de verschillende onderdelen van de inspectie zien we twee onderwerpen waarop over het geheel genomen niet goed gescoord wordt: het houden van calamiteitenoefeningen en het melden van incidenten in DICE. Door het organiseren van calamiteitenoefeningen kan de situatie in de eigen instelling actueel worden gehouden. Daardoor weet iedere medewerker wat hij/zij moet doen tijdens een calamiteit. Door het invoeren van incidenten in de landelijke database DICE kunnen kengetallen worden verzameld en de kennis over incidenten en te nemen maatregelen worden verspreid. Het actueel houden van afspraken tussen het ministerie en de Erfgoedinspectie enerzijds en de collectiebeherende instellingen anderzijds is van belang. De Erfgoedinspectie ziet de meerwaarde in het uitwisselen van informatie, ervaringen en kennis op het gebied van integrale veiligheidszorg. Deze taak wordt onder meer uitgevoerd in het programma veilig erfgoed (RCE) en verdient voortgezet te worden. De Erfgoedinspectie zal de ontwikkelingen op het gebied van integrale veiligheidszorg ook de komende jaren nauwlettend blijven volgen.
12
Bijlagen Vragenlijst inspectie integrale veiligheidszorg voorjaar 2011
Naam museum: Naam invuller: Functie invuller: 1. Het integrale veiligheidsplan (Integraal veiligheidsplan: Het geheel van plannen voor de integale veiligheidszorg zoals bedrijfshulpverlening, collectiehulpverlening, informatiehulpverlening, bewaking en beveiliging.) 1.1. Beschikt u over een compleet integraal veiligheidsplan per 1-1-2011? 1.2. Wat is de datum van de laatste versie van het integraal veiligheidsplan? 1.3. Indien u geen integraal veiligheidsplan heeft, wat is daar de reden voor? Gebrek aan tijd; gebrek aan financiële middelen; gebrek aan personele middelen; gebrek aan kennis; anders, namelijk…. 1.4. Heeft u inhoudelijke knelpunten ervaren bij de totstandkoming van het integrale veiligheidsplan? 1.5. Zo ja, welke? 1.6. Als bijlage bij de ingevulde vragenlijst ontvangen wij graag de inhoudsopgave van het integrale veiligheidsplan. Voeg hier het attachement in pdf of Word in! 2. De collectiehulpverlening (CHV) (Collectiehulpverlening: het in veiligheid brengen van (onderdelen van) erfgoedcollecties in geval van (dreiging van) een incident of calamiteit, met het doel schade te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken) 2.1. Doet u aan collectiehulpverlening? 2.2. Zo ja, hoe heeft u CHV georganiseerd? 2.3. Zo nee, waarom niet? Gebrek aan tijd; gebrek aan financiële middelen; gebrek aan personele middelen; gebrek aan kennis; anders, namelijk…. 3. De calamiteitenoefeningen (Calamiteitenoefening: het feitelijk buiten de gebouwen brengen en in veiligheid stellen van de aanwezige collectie of dummies (evacuatieoefening) óf het inzicht krijgen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse betrokken organisaties. De verschillende partners bestuderen samen de situatie en gaan na wat de consequenties voor hun optreden zou zijn (table top oefening) 3.1. Houdt u calamiteitenoefeningen met betrekking tot de collectie? 3.2. Zo ja, wanneer was de laatste calamiteitenoefening? 3.3. Geef een korte omschrijving van de laatste oefening (bv. table top, met dummies, met collectie). 3.4. Zo ja, wanneer is de eerst volgende calamiteitenoefening? 3.5. Geef een korte omschrijving van de volgende oefening (bv. table top, met dummies, met collectie). 3.6. Zo nee, waarom niet? Gebrek aan tijd; gebrek aan financiële middelen; gebrek aan personele middelen; gebrek aan kennis; anders, namelijk….
13
4. De risicoanalyse (Risicoanalyse: het identificeren en vervolgens analyseren van risico’s die een bedreiging vormen voor mens, gebouw, collectie en informatie) 4.1. Beschikt u over een algemene risicoanalyse? 4.2. Zo ja, wanneer is de laatste algemene risicoanalyse uitgevoerd? 4.3. Zo nee, waarom niet? Gebrek aan tijd; gebrek aan financiële middelen; gebrek aan personele middelen; gebrek aan kennis; anders, namelijk…. 4.4. Maakt u ook per tentoonstelling een risicoanalyse? 5. De maatregelen (OBE-maatregelen: preventieve maatregelen op organisatorisch, bouwkundig en elektronisch gebied) 5.1. Heeft u maatregelen moeten nemen naar aanleiding van de laatst uitgevoerde algemene risicoanalyse? 5.2. Zo ja, welke organisatorische maatregelen zijn al genomen? 5.3. Zo ja, welke organisatorische maatregelen zijn nog te nemen? 5.4. Zo ja, welke bouwkundige maatregelen zijn al genomen? 5.5. Zo ja, welke bouwkundige maatregelen zijn nog te nemen? 5.6. Zo ja, welke elektronische maatregelen zijn al genomen? 5.7. Zo ja, welke elektronische maatregelen zijn nog te nemen? 6. Het incidentenregister (Incidentenregister: een plek, digitaal of op papier waar de incidenten die voorgevallen zijn worden genoteerd) 6.1. Beschikt u over een incidentenregister? 6.2. Meldt u incidenten in DICE (www.erfgoedincidenten.nl)? 6.3. Zo ja, altijd (100%), bijna altijd (>95%); meestal (50-95%); soms (5-50%); zelden (<5%) 6.4. Zo nee, waarom niet? 6.5. Meldt u incidenten met betrekking tot rijkscollectie bij de Erfgoedinspectie? 6.6. Zo ja, altijd (100%), bijna altijd (>95%); meestal (50-95%); soms (5-50%); zelden (<5%) 6.7. Zo nee, waarom niet? 7. De veiligheidsregio (Veiligheidsregio: een gebied waarin wordt samengewerkt door verschillende besturen en diensten ten aanzien van taken op het terrein van brandweerzorg, rampenbestrijding, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening en handhaving van openbare orde en veiligheid) 7.1. Bent u bekend met uw veiligheidsregio? 7.2. Zo ja, heeft u afspraken gemaakt over rampenbestrijding en crisisbeheersing met uw veiligheidsregio? 7.3. Zo ja, welke? 7.4. Zo nee, waarom niet? 8. Uw aanvullingen 8.1. Heeft u aanvullende opmerkingen? 8.2. Zo ja, welke?
14
Lijst benaderde instellingen Lijst benaderde instellingen
Rijksmuseum Amsterdam NCB Naturalis Van Gogh Museum Nederlands Openluchtmuseum Paleis het Loo Mauritshuis Museum Meermanno Rijksbureau voor kunsthistorische documentatie Museum De Gevangenpoort Huis Doorn Zuiderzeemuseum Rijksmuseum Twenthe Museum Boerhaave Museum Het Catharijneconvent Geldmuseum Het Scheepvaartmuseum Rijksmuseum van Oudheden Museum Volkenkunde Muiderslot Museum Mesdag/ Van Gogh Museum Kröller-Müller Museum Slot Loevestein Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE Rijswijk) Nationaal scheepsarcheologisch depot (RCE Lelystad) Rijksacademie van Beeldende Kunsten Nederlands Architectuur Instituut Tropenmuseum KTOMM Bronbeek Kasteel Groeneveld Legermuseum Marinemuseum Belasting & Douanemuseum Militaire Luchtvaartmuseum Mariniersmuseum Afrikamuseum Keramiekmuseum Princessehof Joods Historisch Museum Teylers Museum
Prestatieafspraak met DCE X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X
15
Colofon Erfgoedinspectie Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Algemeen telefoonnummer +31 (0)70 – 412 4012 Fax +31 (0)70 – 412 4014 E-mail
[email protected] Website www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, augustus 2012
Over de Erfgoedinspectie De Erfgoedinspectie waakt op nationaal niveau over een belangrijk deel van het Nederlands erfgoed. Het toezicht is gericht op archeologische opgravingen, archieven bij de centrale overheid, het roerend cultureel erfgoed en onroerende monumenten. De Erfgoedinspectie ziet erop toe dat de regels worden nageleefd en stimuleert verbeteringen in het behoud en beheer en een goede omgang met het erfgoed. Waar nodig treedt zij op bij incidenten en calamiteiten. De Erfgoedinspectie valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De inspectie werkt onafhankelijk en stelt objectief haar bevindingen vast en rapporteert daarover. Daarnaast adviseert zij de verantwoordelijke bewindspersoon over de kwaliteit en effectiviteit van de regelgeving.
16
