Over Veiligheidsbeleid en Veiligheidszorg bij
J. Masschelein versie 24-02-11 Status: concept
1
Veel deelnemers beschouwen de leeromgeving als een deel van hun leefomgeving. Zij leven en leren graag in een voor hen inspirerende omgeving (…). Het is belangrijk dat zowel de deelnemers als de medewerkers van het mbo zich fysiek en psychisch veilig voelen in de leer- en werkomgeving. Als dit het geval is, kan deze omgeving voor hen ook inspirerend werken. (Uit ‘Learning@work’, pagina 14)
Inleiding Gilde Opleidingen beschouwt veiligheid als een belangrijke waarde. Volgens sociologen en pedagogen heeft een als veilig ervaren leefomgeving immers een belangrijke en positieve invloed op de leerprestaties van de deelnemers en de arbeidsprestaties van de medewerkers.
Zelfontplooing
In de piramide van Maslow staat zekerheid en veiligheid bij de lagere behoeften. Deze behoeften moeten als eerste worden ingevuld om hogere behoeften te kunnen realiseren.
Behoefte aan waardering en erkenning Behoefte aan Sociaal contact Behoefte aan veiligheid en zekerheid Lichamelijke behoeften
Om de veiligheid van deelnemers en medewerkers binnen Gilde Opleidingen te kunnen waarborgen heeft Gilde Opleidingen een veiligheidsbeleid geformuleerd. Dit veiligheidsbeleid berust op drie belangrijke peilers:
1. Het nemen van verantwoordelijkheid Deelnemers en medewerkers dragen binnen Gilde Opleidingen verantwoordelijkheid voor hun omgeving. Hiermee wordt niet alleen de plek bedoeld waar zij zich toevallig bevinden, maar ook de mensen waarmee zij die omgeving delen: het schoolgebouw, het lokaal, het schoolplein, de mededeelnemer en de collega’s. Dit impliceert dat: 1. men handelt als er iets onrechtmatigs gebeurt, helpt als iemand in nood is, of meldt als er een risicovolle situatie ontstaat of iets defect is. 2. medewerkers, zowel leidinggevenden als docenten en ondersteunend personeel, vertonen voorbeeldgedrag en leven de afgesproken normen zelf na.
2
Veiligheid is niet de zaak van anderen, maar van iedereen!
2. Bevorderen van sociale cohesie Deelnemers en medewerkers respecteren elkaar en hun omgeving. Ze zijn aanspreekbaar op hun gedrag en spreken elkaar ook aan op ongewenst gedrag. Ze erkennen elkaars verschillende positie en verantwoordelijkheid. Ze onderschrijven de gedeelde waarden en normen zoals beschreven in de gedragscodes van Gilde Opleidingen. Ze accepteren ook elkaars verschillen. Ze doen al wat nodig is om de sociale cohesie te bevorderen, en laten na te doen wat schadelijk is voor de sociale cohesie. 3. Regisseren en controleren De regie voor de gang van zaken binnen de locaties, gebouwen en terreinen van Gilde Opleidingen ligt bij de directies en de medewerkers. Zij bepalen wat er gebeurt, wat er toestaan is, en wat er niet toegestaan is. Het schoolgebouw en de bijhorende terreinen zijn geen openbare ruimte. Wie binnen de gebouwen en terreinen verblijft dient de gestelde regels na te leven, en te accepteren dat daarop controle uitgeoefend wordt. Gilde Opleidingen probeert een veilige situatie te bereiken door: • De anonimiteit te bestrijden. De invoering van pasjes bijvoorbeeld draagt hiertoe bij. • Veiligheidsmaatregelen af te stemmen op de specifieke situatie van een locatie (buurt, grootte van een locatie, overzichtelijkheid,…). • Handhaven van de regels • Samenwerken met externe instanties zoals politie en justitie. Een voorbeeld hiervan zijn de convenanten ‘Veilige School’
(Veiligheids-)incidenten Incidenten zijn gebeurtenissen die de veiligheid aantasten en het onveiligheidsgevoel doen toenemen. Kleine diefstallen in een garderobe bijvoorbeeld vormen een inbreuk op de veiligheid van de persoonlijke eigendommen, en geven aanleiding tot het ontstaan van een onveiligheidsgevoel. Het veiligheidsbeleid van Gilde Opleidingen is in eerste instantie gericht op het voorkomen van veiligheidsincidenten door proactie en preventie. Als er zich een veiligheidsincident heeft voorgedaan zal Gilde Opleidingen door het treffen van maatregelen de gevolgen van het incident zoveel als mogelijk proberen te beperken, en zo snel mogelijk naar de oorspronkelijk beoogde veiligheidssituatie proberen terug te keren. Dit heet repressie. Afhankelijk van de aard van het incident en de omvang van de gevolgen zal het niveau van repressie anders zijn. Ook zal Gilde Opleidingen door het registreren en analyseren van incidenten lering trekken uit de gebeurtenissen en waar nodig zijn veiligheidsbeleid bijstellen. In bijlage 1 is deze veiligheidsketen uitgebreid beschreven.
3
Over veiligheid en onveiligheid Veiligheid wordt over het algemeen gezien als de mate van afwezigheid van potentiële oorzaken van gevaarlijke situaties of de mate van aanwezigheid van beschermende maatregelen tegen deze potentiële oorzaken. Veiligheid en onveiligheid zijn complementaire begrippen. Een situatie is veiliger naarmate er minder onveiligheid voorkomt. Met veiligheid wordt het ontbreken van onveiligheid bedoeld, en wordt daardoor vaak beschreven in termen van onveiligheid. Veiligheid is in zekere zin een containerbegrip. Je kunt veiligheid kun je op verschillende manieren benaderen, en kent verschillende facetten van waaruit je het begrip kunt benaderen.
Objectieve en subjectieve veiligheid. Een leefomgeving is veilig als die zowel objectief veilig is als subjectief veilig ervaren wordt. Objectieve veiligheid, of beter de objectieve onveiligheid, kan worden gemeten in termen van het aantal incidenten en de aard van de incidenten die zich daadwerkelijk voordoen. De subjectieve veiligheid heeft betrekking op de beleving van de objectieve (on-)veiligheid door een persoon. Dit (on-)veiligheidsgevoel is uit de aard van de zaak vaak irrationeel en ongrijpbaar, maar daardoor is het niet minder reëel en niet minder ernstig. Een objectief veilige situatie kan door allerlei omstandigheden als subjectief onveilig ervaren worden (en omgekeerd). Objectief gemeten, aan de hand van de frequentie en aard van de veiligheidsincidenten, is een school een veilige omgeving. Toch kan de beleving anders zijn, bijvoorbeeld naar aanleiding van incidenten die zich ooit hebben voorgedaan op een school. Gilde Opleidingen streeft een zo groot mogelijke objectieve veiligheid na en probeert ook bij zoveel mogelijk deelnemers en medewerkers een zo hoog mogelijk veiligheidsgevoel te bereiken.
Sociale en instrumentele (on-)veiligheid In de literatuur maakt men vaak onderscheid tussen sociale en instrumentele onveiligheid. Instrumentele onveiligheid komt voort uit de fysieke omgeving. Een gebouw kan bijvoorbeeld heel erg brandonveilig zijn. Of constructief onveilig. Denk aan de aanwezigheid van gladde vloeren, het ontbreken van balustrades, enz.… Een leslokaal kan instrumenteel onveilig zijn door het ontbreken van voldoende ventilatie, het aanwezig zijn van gevaarlijke stoffen, enz… Sociale onveiligheid vindt zijn oorzaak in de sociale sfeer of in het gedrag van mensen en van groepen. Te denken valt aan bedreiging, fysieke en verbale agressie, seksuele intimidatie, fraude, e.d. . In bijlage 3 is een landelijk gebruikte classificatie van sociale
4
veiligheidsincidenten opgenomen die zich (voornamelijk) in een schoolse omgeving voordoen.
Coördinatie van het veiligheidsbeleid Een school is wettelijk verplicht om een veiligheidsbeleid te voeren. Deze verplichting vloeit m.b.t. de medewerkers en de leerlingen voort uit de Arbowet (bijlage 4). Bij niet naleving kan de school, in casu het schoolbestuur, strafrechtelijk of bestuursrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. Daarnaast kan het schoolbestuur civielrechtelijk aansprakelijk gesteld worden bij een veiligheidsincident voor de geleden schade op basis van het Burgerlijk Wetboek (in geval van nalatigheid meestal op basis van een onrechtmatige daad). Aan de verplichting tot het voeren van een veiligheidsbeleid kan uitvoering gegeven worden door het opstellen van een (integraal) veiligheidsplan (zie bijlage 5). In een dergelijk veiligheidsplan staan o.a. afspraken over preventieve maatregelen, (school)regels m.b.t. veiligheid, protocollen bij incidenten, voorlichting en scholing. en in uitvoering te brengen maatregelen. Met uitzondering van scholing van medewerkers zijn de bepalingen van belang voor zowel de medewerkers als de studenten. Veiligheidsbeleid beslaat een breed terrein dat alle onderdelen van de organisatie raakt. In de literatuur onderscheidt men een aantal veiligheidsdomeinen. Bijlage 6 geeft een overzicht van de domeinen waarop binnen Gilde Opleidingen een veiligheidsbeleid dient te voeren. Omdat de verschillende veiligheidsdomeinen vaak één of meer organisatieonderdelen overstijgen, en het wenselijk is om een samenhangend beleid te voeren, en ook omdat de organisatie als geheel grote risico’s kan lopen, zal de ontwikkeling en de uitvoering van een veiligheidsplan onder de directe aandacht van het College van Bestuur dienen te vallen. Dit impliceert o.a. dat er coördinatie van het veiligheidsbeleid dient plaats te vinden, waarbij de dienst Bestuursbureau een centrale rol speelt als regievoerder voor de verschillende hieronder genoemde actoren. Het is daarom wenselijk om binnen het bestuursbureau een medewerker met de taak van veiligheidscoördinator te belasten . Een dergelijke medewerker draagt zorg voor het tot stand komen van een (integraal) veiligheidsplan, en het onderhoud hiervan. Hij coördineert en bewaakt de uitvoering door de verschillende bedrijfsonderdelen. De uitvoering van het veiligheidsbeleid, zoals beschreven in het veiligheidsplan, is grosso modo verdeeld over een aantal organisatie-onderdelen: -
het facilitair bedrijf als het gaat om de fysieke veiligheid m.b.t. de gebouwen en de installaties, het binnenmilieu, de beveiliging van de gebouwen, terreinen, en de roerende eigendommen, de veiligheid van de informatie en informatievoorzieningen, de voedselveiligheid (catering en automaten), en de verkeersveiligheid op de terreinen. (Hiermee wordt zowel de fysieke veiligheidscomponent en als de fysieke gezondheidscomponent in de zin van
5
de Arbowet bedoeld). -
het servicecentrum en de onderwijssectoren als het gaat om de sociale veiligheid van de deelnemers. Het servicecentrum is hierbij de regievoerder. [Opmerking: Enkele sectoren zijn ook verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid met name m.b.t. domein 3.2, Machines, gereedschappen en installaties]
-
de afdeling P&O als het gaat om de sociale veiligheid van de medewerkers (en bezoekers). Hiermee wordt de psychosociale component in de zin van de Arbowet bedoeld.
-
De afdeling F als het gaat om het ‘risk management ‘ (verzekering van de gebouwen en van de wettelijke aansprakelijkheid, fraudepreventie en fraudebestrijding, e.d.).
Proactief versus reactief veiligheidsbeleid Voor een organisatie is het managen van veiligheid erg belangrijk. Hierbij gaat het in feite om het sturen op twee aspecten, enerzijds risicobeheersing en anderzijds incidentbestrijding. Naarmate het accent meer op risicobeheersing gelegd wordt en in mindere mate op incidentbeheersing spreken we van een proactief veiligheidsbeleid. Bij een reactief veiligheidsbeleid ligt het accent meer op incidentbestrijding dan op risicobeheersing. Proactief veiligheidsbeleid is gericht op nadenken en handelen voordat incidenten zich voordoen met het doel ze te voorkomen. Reactief veiligheidsbeleid is gericht op nadenken en handelen tijdens en na het optreden van incidenten. Reactief veiligheidsbeleid kan gezien worden als gericht op het minimaal noodzakelijke. Een incident heeft zich voorgedaan, en een reactie erop is de enige mogelijkheid. Dit beleid vergt nauwelijks investeringen, maar kan voor grote onverwachte kosten zorgen. Een proactief beleid vergt investeringen in mensen en middelen, maar zorgt ervoor dat het aantal incidenten gereduceerd wordt waardoor ook de kosten beperkt blijven. Een proactief beleid vergt ook het betrekken van alle medewerkers, zodat binnen de organisatie een veiligheidscultuur ontstaat. Reactief veiligheidsbeleid daarentegen legt de uitvoering van het veiligheidsbeleid bij enkele, meestal leidinggevende, medewerkers die alleen handelen bij het optreden van een incident.
Tabel
Verschillen tussen proactieve en reactieve benadering van veiligheid
Reactieve benadering Veel initiatieven na een incident Veiligheid is verantwoordelijkheid van het
Proactieve benadering Continue aandacht voor veiligheid Veiligheid is verantwoordelijkheid van elke
6
management Incidenten zijn gewoon pech Na een incident worden de directe oorzaken onderzocht Veiligheid is lastig en belastend Veiligheid is de taak van de veiligheidsmedewerker(s)
medewerker/deelnemer Incidenten zijn te voorkomen Er vindt een continue analyse van mogelijke risico’s plaats Veiligheid is inherent aan de schoolactiviteiten Veiligheid is de taak van iedereen
Gilde Opleidingen kiest nadrukkelijk voor een proactieve benadering van veiligheid.
Veiligheidsbeleid als cyclisch proces Een goed veiligheidsbeleid, gericht op het voorkómen van veiligheidsincidenten, omvat de volgende elementen: 1. een inventarisatie en beschrijving van de risico’s 2. een plan van aanpak waarin maatregelen beschreven staan hoe deze risico’s geminimaliseerd kunnen worden en hoe ermee omgegaan moet worden (veiligheidsplan of veiligheidshandboek) 3. aanwijzen van mensen binnen Gilde Opleidingen die verantwoordelijk zijn voor het aanpakken van de risico’s, waaronder een medewerker met de taak van veiligheidscoördinator 4. een regelmatige evaluatie van de veiligheidsituatie, waaronder het controleren van de uitvoering van het veiligheidsplan, het (jaarlijks) rapporteren aan management en OR, en het analyseren van incidenten en het actualiseren van het veiligheidsplan 5. Bekendmaken en regelmatig onder de aandacht brengen van het veiligheidsbeleid, en het bewaken van de naleving van de afspraken (taak van het management) Het hele proces kan, analoog aan kwaliteitsbeleid, gevisualiseerd en beschreven worden met een ‘Deming-cirkel’. In de PLAN-fase worden de risico’s geinventariseerd, en wordt een plan van aanpak (veiligheidsplan) geformuleerd met prioriteiten en termijnen.
In de DO-fase wordt het veiligheidsplan uitgevoerd. Procedures en regels worden uitgeschreven, incidenten worden geregistreerd, risicovolle situaties worden aangepakt, het management bewaakt de naleving van de procedures en regels. Het veiligheidsplan wordt aan
7
iedereen bekend gemaakt, en onder de aandacht gehouden. In de CHECK-fase wordt de uitvoering gecontroleerd, wordt de veiligheidssituatie geëvalueerd, en vinden rapportages plaats (aan management en OR) In de ACT-fase wordt het veiligheidsplan onderhouden en bijgesteld op basis van de evaluatie en de ontwikkelingen. Bovenstaande beschouwing maakt duidelijk dat veiligheid in feite beschouwd kan worden als een bijzondere kwaliteitseis.
Wat Gilde Opleidingen al heeft - Wat er nog dient te gebeuren In het verleden zijn vanuit de sectoren en de diensten heel wat initiatieven gekomen die bruikbaar materiaal opleveren voor een coherente integrale veiligheidsaanpak. Op gevaar af dat de onderstaande opsomming niet volledig is noemen we: -
-
-
-
een arbo-afdeling met een arbomedewerker, voorheen gepositioneerd bij de dienst P&O, thans bij het Facilitaire bedrijf een Gildebrede RIE (Risico-Inventarisatie en Evalutie), conform de Arbowet, die alle locaties bestrijkt calamiteitenplannen per locatie. De plannen zijn gepubliceerd op Fronter en zijn te vinden onder ‘’Archief Facilitair Bedrijf’ afspraken omtrent wie intervenieert bij calamiteiten, afhankelijk van de omvang en het impact (de ‘GRIP’-afspraken) verschillende beschreven gedragscodes en procedures, zoals een procedure bij calamiteiten tijdens excursies, een gedragscode voorkomen pesten, een gedragscode voorkomen agressie en geweld e.d. regionale convenanten ‘Veilige School’ voor de vier subregio’s (Weert, Roermond, Venlo, Venray) met Gemeenten. Politie en Justitie. De uitvoering van de afspraken in het kader van de convenanten laat soms te wensen over. Een deelnemersreglement (dat varieert van locatie tot locatie) registratie van incidenten (voor arbozaken bij de arbomedewerker; voor ander incidenten ondergebracht bij het ServiceCentrum). Het gaat om een papieren registratie. Onduidelijk is of incidenten geanalyseerd worden en of er periodieke rapportages plaats vinden). medewerker(s) die zich in mindere of meerdere mate inzetten voor (sociale) veiligheid. incidentele deelname aan de Veiligheidsmonitor van de MBO-raad
Hoewel er al heel wat regels zijn die tot een veiliger schoolsituatie moeten leiden, kan nog niet gesproken worden van een coherent integraal veiligheidsbeleid. De meest essentiële opstap daartoe ontbreekt, met name de coördinatie.
8
Onder regie van een veiligheidscoördinator kunnen de afzonderlijk tot stand gekomen bouwstenen van een veiligheidsbeleid samengebracht worden tot één geheel. Omdat veiligheid (vrijwel) alle onderdelen van de organisatie betreft, kan de veiligheidscoördinator het beste gepositioneerd worden bij het College van Bestuur c.q. het bestuursbureau. Tot de taken van de veiligheidscoördinator behoren de volgende activiteiten: 1. de coördinatie van alle activiteiten die nu afzonderlijk c.q. in de afzonderlijke onderdelen van Gilde Opleidingen op het terrein van veiligheid worden uitgevoerd; 2. het (laten) schrijven van een veiligheidsplan op basis van een brede risicoanalyse; 3. het (laten) schrijven van een samenhangend geheel van gedragscodes en procedures; 4. het opzetten van een uniform registratiesysteem waarin alle veiligheidsincidenten en andere klachten worden opgenomen; 5. het analyseren van de incidentregistratie, en hierover rapporteren aan het management; 6. communiceren van het veiligheidsplan met het management, de medewerkers, en de OR. Regelmatig publiceren/rapporteren van vorderingen. De veiligheidscoördinator laat zich bijstaan een veiligheidscomité dat bestaat uit de medewerkers die nu al afzonderlijke taken op gebied van de veiligheid uitvoeren, aangevuld met vertegenwoordigers van de sectoren (eventueel ook een vertegenwoordiger vanuit de OR). Om een snelle en efficiënte transitie te maken van de huidige situatie naar de gewenste situatie kan het best gestart worden met een projectgroep die daarna overgaat in het Veiligheidscomité. In de voorbereidende fase dient de beoogde veiligheidscoördinator (toekomstig voorzitter) een projectplan te schrijven waarbij de huidige situatie, de uitgangspunten, het doel van het project (projectdefinitie), de fasering en de verdeling van de werkzaamheden beschreven worden. De verschillende projectelementen kunnen simultaan opgepakt worden. Afronding van het project moet binnen drie kwart jaar haalbaar zijn.
9
