Inlichtingenbureau Ontwikkeling en Beheer 2015

Inlichtingenbureau Ontwikkeling en Beheer 2015 Aanbesteding KA Werkplekbeheer

Utrecht, april 2015 Versie 1.0

1 1.1 1.2

2 2.1

3 3.1 3.2 3.3

4 4.1

INLEIDING.................................................................................................................. 3 PROCES ....................................................................................................................................... 3 GUNNINGSCRITERIA ........................................................................................................................ 3

PERCEEL .................................................................................................................... 4 ALGEMEEN ................................................................................................................................... 4

GEVRAAGDE KA SOFTWARE VOORZIENINGEN ........................................................... 5 BASIS SOFTWARE PORTFOLIO ............................................................................................................ 5 SELECTIEVE SOFTWAREPORTFOLIO ...................................................................................................... 5 GENERIEK SYSTEEM SOFTWAREPORTFOLIO ............................................................................................ 5

GEVRAAGDE BEHEER EN ONDERSTEUNING ............................................................... 6 WAAR ZORGT HET INLICHTINGENBUREAU ZELF VOOR ........................................................................ 6 4.1.1 4.1.2 4.1.3

4.2 4.3

Beveiliging ................................................................................................................................................. 6 Gebruikersbeheer...................................................................................................................................... 6 Printerbeheer ............................................................................................................................................ 6

GEVRAAGD BEHEER ........................................................................................................................ 6 GEVRAAGDE “SERVICE OP VERZOEK” ................................................................................................... 7

5

HARDWARE ............................................................................................................... 7

6

NETWERKVOORZIENING ............................................................................................ 7

7

DIENSTENNIVEAUS .................................................................................................... 8

8

KOSTEN ..................................................................................................................... 8

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

ALGEMEEN ................................................................................................................................... 8 LOOPTIJD VAN DE OVEREENKOMST ...................................................................................................... 8 REKENMETHODE ............................................................................................................................ 8 INDEXERING.................................................................................................................................. 8 ADMINISTRATIEVE VOORWAARDEN ..................................................................................................... 8 OVERIGE VOORWAARDEN ................................................................................................................. 9

1 Inleiding Het Inlichtingenbureau heeft een deel van haar KA voorziening uitbesteed. Het huidige contract loopt ten einde per juli 2015. Derhalve zal de KA werkplekvoorziening “onderhands” worden aanbesteed. Dit document vormt de basis voor de offerte uitvraag die middels de geldende aanbestedingsregel aan “de markt” zal worden aangeboden. “Partijen” kunnen na publicatie kenbaar maken dat zij mee zullen dingen naar de uitbestedingsaanvraag

1.1 Proces Publicatie zal plaatsvinden op de website van het Inlichtingenbureau en doormiddel van het attenderen van partijen op de aanbesteding uitvraag. Het aanbestedingsproces zal er in als proces en in tijd als volgt uitzien: 1. 2 april 17:00 uur tot 13 april 17:00 uur 2015 -> publicatie aanbesteding uitvraag. 2. 14 april van 9:00 tot 17 april 15:00 -> stellen van vragen door “partijen” per mail/brief of mondeling bij het Inlichtingenbureau op afspraak. 3. 20 april 00:00 tot 24 april 17:00 2015 -> indienen aanbiedingen door “partijen” zowel op papier als bijlage via mailbericht. 4. 27 april 09:00 tot 1 mei 12:00 2015 -> beoordeling aanbiedingen en gunningsbesluit. 5. 6 mei tussen 09:00 en 12:00 -> communiceren gunningsbesluit aan partijen. 6. 11 mei - 30 juni 2015 -> transitie en overdracht.

1.2 Gunningscriteria   

Aantoonbare ervaring bij MKB organisaties; Aantoonbare flexibiliteit in het verlenen van ad-hoc serviceverzoeken; Economisch meest gunstige aanbieding.

Aanbesteding KA Werkplekbeheer Inlichtingenbureau 2015

3

2 Perceel 2.1 Algemeen De aanbesteding bestaat uit twee onderdelen namelijk, de KA Software voorzieningen en een Beheer en Ondersteuning van de KA Software voorzieningen. Gezien de betrekkelijke omvang (70 FTE / werkplekken) van de gewenste voorziening heeft het Inlichtingenbureau gekozen om beide delen in één perceel bij één leverancier onder te brengen. Derhalve kan er alleen op het geheel van KA Software voorzieningen en een Beheer en Ondersteuning worden ingeschreven. Het aantal werkplekken wordt gedurende de contractperiode gesteld op structureel maximaal 70. Incidenteel kan, in verband met projecten, het aantal van 70 gebruikers overschreden worden.


4

3 Gevraagde KA Software voorzieningen 3.1 Basis Software portfolio Het Inlichtingenbureau wenst voor al haar medewerkers gebruikt te maken van de basis office softwareportfolio bestaande uit:  MS Word 2013.  MS Excel 2013.  MS PowerPoint 2013.  MS Outlook 2013.  MS Internet Explorer 11.  7zip (meest recente versie).  MS Visio viewer (meest recente versie).  Google Chrome (meest recente versie).  Adobe PDF Reader.  Notepad++.  Flash, Shockwave, Silverlight.

3.2 Selectieve Softwareportfolio Selectief wenst het Inlichtingenbureau ook gebruik te maken van aanvullende KA software, welke op verzoek aan medewerkers kan worden toegekend Deze bestaat uit de softwarecomponenten:  MS Project 2013 NL.  MS Visio 2013 NL.  MS Access 2013 NL.  MS office connector NL.  MS CRM systeem.  KeePass.

3.3 Generiek systeem Softwareportfolio Vervolgens zijn er nog een aantal Softwarevoorzieningen welke generiek voor de gehele omgeving beschikbaar moeten zijn:  Antivirus / anti spam software op Citrix Server niveau.  Exclaimer (generiek e-mailhandtekening software op exchange waarvan de licenties al in bezit zijn van het Inlichtingenbureau).  De KA applicaties dienen te worden aangeboden via een Citrix Remote Desktop omgeving waarin gebruikt wordt gemaakt van MS Windows 7 NL als desktop cliënt.  MS Exchange 2010 NL.  Toegang van buiten de kantooromgeving op de KA werkplek middels tokenbeveiliging. Hiervoor gaat het IB gebruik maken van Teletoken Passcode.


5

4 Gevraagde Beheer en Ondersteuning 4.1 Waar zorgt het INLICHTINGENBUREAU zelf voor Het Inlichtingenbureau heeft een hoge verantwoordelijkheid naar haar opdrachtgevers en begunstigden om een zeer veilige dienstverlening te bieden. Daaruit komt voort dat het Inlichtingenbureau ook de beveiliging van de KA voorziening zoveel als mogelijk in eigen beheer wil doen. Daarmee is het Inlichtingenbureau maximaal in controle over de beveiligingsaspecten van de KA voorziening.

4.1.1 Beveiliging Het Inlichtingenbureau zal zelf zorgdragen voor een Firewall voorziening voor de KA omgeving naar het Internet doormiddel van een hardware oplossing (Watchguard XTM5 515, redundant). Ook het (remote) beheer van deze Firewalls zal door het Inlichtingenbureau zelf worden uitgevoerd. Dit impliceert dat het Inlichtingenbureau ook de netwerk voorziening van en naar de KA voorziening zelf zal beheren. Tot slot zal het Inlichtingenbureau zelf zorgdragen voor het Teletoken Passcode beheer.

4.1.2 Gebruikersbeheer Het Inlichtingenbureau zal zelf zorgdragen voor een deel van het gebruikersbeheer. Daaronder verstaat het Inlichtingenbureau:  Aanmaken/Verwijderen gebruikers op de Active Directory / Exchange omgeving;  Beheren van Exchange voorziening op gebruiksniveau;  Aanmaken/Verwijderen gebruikers op de Citrix omgeving;  Starten/Stoppen/Resetten Citrix gebruiker sessies.

4.1.3 Printerbeheer

 

Het Inlichtingenbureau zal lokaal zelf een printserver installeren en beheren. Printerbeheer wordt volledig door het Inlichtingenbureau zelf uitgevoerd.

4.2 Gevraagd Beheer Onder beheer wordt door het Inlichtingenbureau verstaan het in de lucht houden van de fysieke hard- en software KA voorziening. Noodzakelijke werkafspraken over beheertaken en werkafspraken worden vastgelegd in een gezamenlijk dossier afspraken en procedures (DAP). Meer concreet de gewenste taken uit te voeren door “partij”: 1. Actueel houden van software versies (met uitzondering van de Firewall oplossing); 2. Installeren van noodzakelijk en/of kritische patches (met uitzondering van de Firewall oplossing); 3. Installeren van noodzakelijke en/of kritische fixes (met uitzondering van de Firewall oplossing); 4. Actueel houden van noodzakelijke beveiligingscertificaten (met uitzondering van de Firewall oplossing); 5. Bewaken van af te spreken bovengrenzen van capaciteit CPU, Intern geheugen en opslagcapaciteit van het machinepark waarop de KA software draait; 6. Signaleren van afgesproken bovengrenzen (zie punt 5) en attenderen van het Inlichtingenbureau op naderen van deze bovengrenzen; 7. Signaleren van (mogelijk aanstaande) hardware fouten en proactief attenderen van het Inlichtingenbureau hierover; Aanbesteding KA Werkplekbeheer Inlichtingenbureau 2015

6

8. Herstellen of vervangen van hardware na opdracht van het Inlichtingenbureau (met uitzondering van de Firewall oplossing); 9. Dagelijkse back-up van de data- en e-mail bestanden conform nader af te stemmen back-up-strategie; 10. Dagelijkse back-up van systeem configuratiebestanden; 11. Bewaken van de juistheid van het aantal licenties. 12. Maandelijkse Rapportage betreffende: o Back-up succesvol of niet succesvol o Opstaande en gesloten incidenten met doorlooptijd o Openstaande en afgeronde serviceverzoeken met doorlooptijd

4.3 Gevraagde “Service op verzoek” Ondersteuning op verzoek zijn ad-hoc verzoeken van het Inlichtingenbureau aan “partij” welke middels een serviceverzoek aan “partij” worden gedaan. Noodzakelijke werkafspraken over indienen van een Serviceverzoek worden vastgelegd in een gezamenlijk dossier afspraken en procedures. Het Inlichtingenbureau verstaat onder Service op verzoek het volgende: 1. Toevoegen van applicaties aan de Basis Softwareportfolio; 2. Toevoegen van applicaties aan de Selectieve Softwareportfolio; 3. Toevoegen van applicaties aan de Generieke Systeem Softwareportfolio; 4. Toekennen van een software component uit de Selectieve Softwareportfolio aan een werkplek; 5. Toekennen van Basis of Generiek software component aan alle werkplekken ineens; 6. Uitbreiden/vervangen van hardwarecomponenten op verzoek van het Inlichtingenbureau; 7. Periodiek opschonen van bestanden, mappen e.d.; 8. Leveren van nieuwe software componenten / licenties.

5 Hardware Vanuit een hoge beveiligingsbehoefte zal het Inlichtingenbureau zelf de hardware (servers en schijven cabinet) leveren waarop de KA Software voorzieningen zullen gaan functioneren. Zo ook voor de hardware ter beveiliging van de KA omgeving naar het Internet (firewall Hard en software). Uitgangspunt is dat de huidige hardware initieel zal worden uitgebreid waarna de bestaande “oude” hardware stapsgewijs in 2016, 2017 en verder zullen worden vervangen. Tevens zal het Inlichtingenbureau lokaal een back-up-AD server installeren die volledig door het Inlichtingenbureau zelf zal worden beheerd. De partij moet zorgen voor een hosting locatie.

6 Netwerkvoorziening Het Inlichtingenbureau zal zelf voorzien in een adequate netwerkvoorziening. Zowel van het Inlichtingenbureau naar het Rekencentrum als van het rekencentrum naar het openbare internet.


7

7 Dienstenniveaus   

Het Inlichtingenbureau verwacht KA ondersteuning van “partij”, van maandag t/m vrijdag van 07:30 uur tot 17:30 uur; De beschikbaarheid van de KA voorziening (voor het deel geleverd door “partij”) wordt gesteld op 99,5% op maandag t/m vrijdag van 07:30 uur tot 17:30 uur; Toevoeging van softwarecomponenten aan de Basis- en Selectieve softwareportfolios binnen 22 uren tussen 07:30 uur en 17:30 uur van maandag tot en met vrijdag na het verstrekken van de getekende opdracht;

8 Kosten 8.1 Algemeen Uitgangspunt voor de gewenste voorzieningen is dat het als een oplossing met een prijs per werkplek per maand dient te worden aangeboden. Uitgangspunt is dat als werkplek gerekend wordt een actieve Medewerker account. Medewerkers van “partij” worden niet meegeteld als werkplek.

8.2 Looptijd van de overeenkomst Het contract zal initieel worden aangegaan voor een periode van 2 jaar en 6 maanden gerekend van af 1 juli 2015. In de definitieve overeenkomst wordt opgenomen een optie tot verlening voor eenzelfde periode.

8.3 Rekenmethode   

Een vaste prijst per maand per werkplek voor de basis software en generieke software met daarbij inbegrepen de kosten voor het beheer, licenties en kosten rekencentrum; Een aanvullende prijs per softwarecomponent per werkplek per maand van het gebruik uit de Selectieve Softwareprotfolio, alleen te berekenen voor die werkplekken waaraan een selectief component is toegevoegd; Een vaste prijs per opdracht o.b.v. een serviceverzoek;

8.4 Indexering Indexering van de prijzen mag conform de Inlichtingenbureau inkoopvoorwaarden eens per jaar in januari plaatsvinden met dien verstande dat de eerste indexering pas kan plaatsvinden na het eerste volle kalender jaar. In dit geval kan de eerste indexering plaatsvinden per 1-1-2017. De wens om te indexeren dient minimaal 2 maanden voor 1 januari van het nieuwe jaar schriftelijk aan het Inlichtingenbureau kenbaar gemaakt te worden. Inkoop voorwaarden van het Inlichtingenbureau zij als bijlage beschikbaar.

8.5 Administratieve voorwaarden De kosten worden maandelijks gefactureerd o.b.v. het aantal werkplekken, aantal specifieke in gebruik zijnde software componenten. Doorbelasten van serviceverzoeken dienen separaat per serviceverzoek op de factuur vermeld te worden.


8

8.6 Overige voorwaarden Het Inlichtingenbureau zal samen met “partij” de formele overeenkomt en een dossier afspraken en procedures opstellen waarin alle operationele werkafspraken zijn verwoord. “partij” verleend alle medewerking die redelijkerwijs kan en mag worden verwacht. Gemaakte kosten of inspanningen door “partij” ten behoeve van de aanbestedingsprocedure zijn voor rekening van “partij”.


9

Inlichtingenbureau Ontwikkeling en Beheer 2015

Recommend Documents