Inleiding inventaris NV BBDS. Verantwoording archiefschema en inventarisering. De inventarisatie van het bedrijfsarchief van de NV Bonneterie Bosteels – De Smeth, is in twee fasen verlopen. Tijdens een eerste stadium werd een archiefschema opgesteld, in een tweede fase werd het archiefbestand van de voormalige kousenfabriek uitvoerig beschreven en ondergebracht in de structuur van het archiefschema. Een weergave van die eerste archiefbewerking is te vinden in de door mijzelf geschreven verhandeling ,,Een voorlopige bewerking van het bedrijfsarchief Bosteels. Ontwerp van een archiefschema en aanzet tot inventarisering’’.1 Het enige instrument waarmee de bewerking van het bedrijfsarchief in november 2005 aanving, was een ruwe depotlijst, opgemaakt door Kaat Knaepen tijdens de periode dat zij de nalatenschap van het familiebedrijf Bosteels bewerkte.2 Het archief zelf bevond zich echter nog in onontsloten en ongeordende staat. De oorzaken van dit archivistisch euvel zijn niet ver te zoeken:
een
jarenlange
verwaarlozing
door
de
archiefvormer
zelf,
een
wanordelijke
bestandsoverdracht en de onvolledigheid van het archief na enkele chaotische verhuizingen. Vermits er geen overdrachtslijst(en) of ordeningsplan is teruggevonden (zo die al bestaan zouden hebben), werd het zo goed als onmogelijk om de oorspronkelijke orde te handhaven.3 Het opstellen van een nieuw archiefschema was dan ook de enige optie voor het bedrijfsarchief Bosteels. De manier waarop dit schema tot stand kwam, wordt hierna bondig uiteengezet.
Wat bedrijfsarchieven betreft, kunnen de ordeningscriteria voor het opstellen van een toegang op meso – niveau doorgaans terugvallen op twee grote richtsnoeren: een indeling volgens organisatie of een indeling volgens functie. Omdat er in het geval van Bosteels verscheidene bedrijfsorganogrammen tussen de archiefbescheiden opdoken en vele mappen de naam van een bepaalde bedrijfsafdeling droegen, leek het verleidelijk om voor een indeling volgens organisatie te kiezen. Deze optie impliceert echter steeds een aantal problematische aspecten: de organogrammen weerspiegelen niet zelden een ideale organisatiestructuur die niet overeenstemt met de werkelijke situatie, afdelingen kunnen een naamsverandering of reorganisatie ondergaan, bevoegdheden over bepaalde taken verschuiven naar een andere dienst, enzovoort. Het valt niet mee om dergelijke veranderingen en 1
TROGH, P. ,,Een voorlopige bewerking van het bedrijfsarchief Bosteels. Ontwerp van een archiefschema en aanzet tot inventarisering’’, verhandeling voorgelegd tot het behalen van de graad Master in de Archivistiek: Erfgoed – en Hedendaags Documentbeheer, VUB, 2006. 2 Kaat Knaepen werkte gedurende een korte periode voor D.A.D.D. vzw (verbonden aan het Stadsarchief Aalst), en was betrokken bij de (tweede) overdracht van het archief (een deel van het archief was reeds vrij snel na het faillissement overgedragen aan het Stadsarchief Aalst). Zij verwezenlijkte de eerste toegang op het archief Bosteels: een ruwe depotlijst. 3 TROGH, P. ,,Een voorlopige bewerking van het bedrijfsarchief Bosteels. Ontwerp van een archiefschema en aanzet tot inventarisering’’, 2006, p. 38.
1
ongerijmdheden in een ongeordend en onontsloten archief uit te pluizen. Een indeling volgens functie was daarom meer gewenst, temeer omdat Bosteels in haar geschiedenis diverse malen van naam veranderde. Vancoppenolle stelt dat het erop aankomt te achterhalen hoe het bedrijf archief voortbrengt. Met andere woorden – in de context van een functionele indeling –, welke documenten door welke functionele bedrijfsprocessen werden gegenereerd.4 Het grote voordeel van deze ordeningsmethode is dat ze niet onder invloed staat van wijzigingen in de organisatiestructuur zoals hierboven reeds beschreven, en op die manier voorziet in een continuïteit. Ook Adam raadt iedere archivaris die te maken krijgt met bedrijfsarchief aan om in een eerste fase van bewerking op zoek te gaan naar de basisfuncties van het bedrijf. Want, ,,Zelfs als een formele organisatie of archiefordening niet of nauwelijks aanwezig is, dan kunnen de stukken over de bedrijfsvoering naar de uitgeoefende bedrijfsfuncties en taken ingedeeld worden.’’5 Hoewel deze functies en taken kunnen afwisselen naargelang de aard en de grootte van het bedrijf, worden steeds een aantal basisfuncties weerspiegeld: algemeen bestuur en management; het financiële proces; personeelsbeleid; research en ontwikkeling; inkoop; het technisch productieproces; marketing en verkoop.6 Een belangrijk aspect dat niet uit het oog mag worden verloren tijdens een indeling volgens functie, is de keuze van de titulatuur die aan de onderverdelingen en bestanddelen wordt toegekend. Het is namelijk duidelijker wanneer het doel van het bedrijfsproces gereflecteerd wordt in de beschrijving, bijvoorbeeld verkoop, of beheer, of productie. Zoals het niet altijd evident is om deze of gene functie te determineren,7 laat ook de geschikte beschrijvingstitel zich niet altijd raden, al is het wel aangewezen hier doelgericht naar te streven.
Het archiefschema van NV BBDS is dus op primair niveau gebaseerd op de functionele ordeningsmethode. Verscheidene voorbeeldschema’s leverden uiterst nuttige inspiratie voor het opstellen van dit schema. Ten eerste zijn dat de inventarissen van Vancoppenolle en Eeckelaert.8 Hoewel beide respectievelijk over een steenkoolmijn en een keramiekfabriek handelen, en zodoende enige verschillen vertonen met de bedrijfsprocessen in een kousenfabriek, vallen de overeenkomsten 4
VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, pp. 8990. 5 ADAM, H., ‘’Een kader voor de inventarisatie van bedrijfsarchieven’’, in: Nederlands Archievenblad (1984), 88, p. 6. 6 VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, pp. 8990. 7 DEN TEULING, A.J.M., ‘’Het inventariseren van bedrijfsarchieven, in het bijzonder productiebedrijven’’, in Nederlands Archievenblad (1984), pp. 25-26. 8 VANCOPPENOLLE, C. Inventaris van het archief van de maatschappelijke zetel en centrale directie van de N.V. Kempense Steenkolenmijnen KS (en N.V. Mijnen) (1967-1994) (Inventarisen, vol. 38, Brussel, 2000; EECKELAERT, J. Inventaris van het archief van de N.V. Sphinx-Hemiksem, voorheen Manufactures Céramiques d’Hemixem, Gilliot & Cie en N.V. Keramiekfabrieken van Hemiksem en van de Dijle (1900-1979), VUB (onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Archivisitiek), 2002.
2
wat betreft basisfuncties onmiddellijk op. De grote indelingen zijn dan ook min of meer gelijkaardig. Daarnaast gaf het schema dat Vancoppenolle heeft opgesteld enkele interessante inzichten betreffende de algemene processen en deelprocessen in een bedrijfsvoering.9 Ten derde kon het modelarchiefschema voor een bedrijfsarchief ontworpen door Coppens niet genegeerd worden bij een bewerking van het Bosteelsarchief.10 Voorts werden ideeën geput uit de vakliteratuur en uit discussies met professor Frank Scheelings (VUB) en Kaat Knaepen (VUB). Om de verschillende bedrijfsfuncties te reconstrueren bleken ook de bedrijfsorganogrammen hun nut te bewijzen. Ondanks een geïdealiseerde voorstelling van de situatie, vielen bepaalde functies af te leiden uit de organisatiestructuur. De samenstelling van dit archiefschema vormde een soort ,,huwelijk tussen de grootste gemene deler en het kleinste gemeen veelvoud’’, namelijk een selectie van elementen die het meest geschikt werden geacht voor het bedrijfsarchief van de NV BBDS. Met andere woorden: de ordeningsindelingen, titels en rubrieken werden met het oog op de inventarisering van het Bosteelsarchief ontleend aan de institutionele realiteit en de hierboven vermelde voorbeelden. Deze selectie werd zo ruim mogelijk opgevat zodat uiteindelijk zoveel mogelijk archiefbescheiden ondergebracht zouden kunnen worden. Op secundair niveau werden de archiefbescheiden grotendeels volgens deelfunctie en onderwerp gerangschikt. Op tertiair niveau werden overwegend chronologische en alfabetische ordeningscriteria gebruikt. Vanuit dit archiefschema werd vertrokken voor de aanvang van het tweede stadium, de eigenlijke inventarisatie. De meer gedetailleerde beschrijving tijdens het proces van inventarisatie, leidde tot enkele aanpassingen binnen het archiefschema, al blijft de oorspronkelijke structuur grotendeels behouden.11
Het eerste luik draagt de titel Algemeen Beheer en vormt een weerspiegeling van het functionele bedrijfsproces van algemeen bestuur en management. Het betreft hier documenten van het allerhoogste niveau in de bedrijfshiërarchie. In een eerste deel brengen we de archiefbescheiden samen die te maken hebben met de oprichting, de bedrijfsvorm, de wijzigingen in rechtsvorm en het faillissement, met andere woorden: documenten die de juridische structuur van het bedrijf bepalen. In 9
VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, p 90. 10 COPPENS, H. De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 21), Brussel, 1997, pp. 487-489. 11 De eerste bewerking van het Bosteelsarchief was er vooral op gericht de grote series op te sporen die werden voortgebracht door de belangrijkste bedrijfsprocessen. Tijdens de eigenlijke inventarisatie gebeurde echter ook een stuksgewijze beschrijving, waardoor enkele inzichten tot wijzigingen in het archiefschema aanzetten. De eerste versie van het archiefschema (en de verantwoording voor de toen gemaakte keuzes) kan echter nog geraadpleegd worden in: TROGH, P. ,,Een voorlopige bewerking van het bedrijfsarchief Bosteels. Ontwerp van een archiefschema en aanzet tot inventarisering’’, verhandeling voorgelegd tot het behalen van de graad Master in de Archivistiek: Erfgoed – en Hedendaags Documentbeheer, VUB, 2006.
3
een tweede deel ordenen we documenten die werden nagelaten door bestuur- en overlegorganen. Het merendeel daarvan bestaat uit verslagen van verschillende vergaderingen: van de Algemene Vergadering der Aandeelhouders (hét belangrijkste bestuursorgaan, waarin de jaarrekening uitgebreid geanalyseerd wordt), van de Raad van Bestuur (die voordien Raad van Beheer werd genoemd), van de Ondernemingsraad en van het Executief Comité. Dit laatste orgaan werd in het leven geroepen nadat de NV BBDS een naamsverandering naar NV The Bosteels Group had ondergaan, in 1998. Het Executief Comité vertoont de karakteristieken van een overlegorgaan op het hoogste niveau, en werd daarom onder de desbetreffende rubriek ingedeeld.12 Voor beide onderdelen geldt dat het om archiefbescheiden van Bosteels gaat: ofwel van de voorloper van de NV BBDS, ofwel van de rechtsopvolgers na naamsveranderingen (NV Bosmeth, The Bosteels Group).13 De Algemene Vergadering der Aandeelhouders en de Raad van Bestuur waren zuivere bestuursorganen, de Ondernemingsraad en het Executief Comité waren overlegorganen. De verslagen van de vergaderingen van die organen kunnen geïnterpreteerd worden als dossiers die beleidsbeslissingen behandelden en richtinggevend waren voor de evolutie van het bedrijf. Naargelang de aard van de vergadering kwamen ze een verschillend aantal keer per jaar samen. Van een indeling ,,Algemeen Bestuur / Dagelijks Bestuur’’ werd afgezien omdat we onvoldoende inzicht kregen in het onderscheid tussen beide. Dit valt deels te wijten aan het feit dat verschillende leden van de Raad van Bestuur eveneens aan het hoofd stonden van een afdeling die verantwoordelijk was voor een bepaalde bedrijfsfunctie (bijvoorbeeld Marc Bosteels en Marie De Bruyn respectievelijk voor Productie en voor Commercieel Beheer). Het werd tijdens onze speurtocht door het archief niet altijd even duidelijk of bepaalde archiefbescheiden van en voor deze personen nu bij hun functie als kaderlid of bij hun functie als directeur van een afdeling hoorden. De oorzaak hiervan ligt hoogst waarschijnlijk bij het feit dat de documenten bij overdrachten of verhuis door elkaar zijn geraakt, óf dat ze zelfs al door elkaar werden bewaard toen ze nog van het dynamisch archief deel uitmaakten. Deze kwestie vormde eveneens een storing bij het ordenen van de briefwisseling van de toplui bij de NV BBDS: in welke hoedanigheid stuurden of ontvingen deze personen deze of gene documenten? Om deze problematiek te behandelen, kan de richtlijn van een indeling volgens functie soelaas bieden. Alvorens hier iets verder op in te gaan, nog een korte toelichting bij de rubriek Bijlagen bij vergaderingen van bestuur- en overlegorganen (1.2.3). Onder deze vlag werden stukken geschaard die vaak gebruikt werden als documentatie bij de vergaderingen van de eerder vermelde bestuur – en overlegorganen. Het gaat om voorbereidende nota’s, lijsten met zakencijfers, studies die door bedrijfsrevisoren werden gemaakt met het oog op bepaalde vergaderingen, organogrammen,
12
Uit de documenten die het Executief Comité naliet kon niet worden opgemaakt welke de exacte taken of verantwoordelijkheden waren. Als we de agenda’s van de vergaderingen bekijken, dan blijkt dat ze vooral handelen over besparingen, de concurrentiepositie van Bosteels, de uitgavencontrole, diverse interne aangelegenheden, enzovoort. 13 Er is dus geen sprake van verschillende archiefvormers. Deze documenten werden samen (en door elkaar) bewaard en als één bedrijf beschouwd.
4
enzovoort. Tussen deze stukken bevinden zich interessante documenten (bijvoorbeeld alternatieve denkpistes voor een bepaalde beleidsbeslissing), die een voorname aanvulling vormen op de verslagen.14 Vervolgens komen we bij de Briefwisseling (1.3.). Er werd gekozen voor een onderverdeling Algemeen en Personen. Onder de eerste indeling vallen de correspondentie en de dossiers (die veelal enkel uit briefwisseling bestaan) tussen het bedrijf als maatschappelijke zetel en ,,externen’’, zoals advocaten, andere bedrijven, werkgeversverenigingen en belangengroepen, maar ook dienstnota’s (interne berichtgeving van de Raad van Bestuur aan zaaloversten). Met Personen bedoelen we de kaderleden van de Raad van Bestuur, en de briefwisseling die zij er met betrekking tot deze functie op na hielden. Meestal gaat het om handelsbetrekkingen op hoog niveau of om persoonlijke stukken. We merkten reeds op dat het niet altijd even evident was om te achterhalen vanuit welke hoedanigheid een bepaald kaderlid correspondeerde. Het feit dat sommige dossiers door meerdere kaderleden werden behandeld (aangegeven door de initialen, meestal rechtsboven op de eerste bladzijde), maakte een onderverdeling er niet eenvoudiger op. Tijdens het ordeningsproces trachtten we naar het beste vermogen de briefwisseling die zich situeerde in de sfeer van een kaderfunctie ook hierin te plaatsen. Maar wegens de omvang van het Bosteelsarchief, de wanordelijke staat waarin het verkeerde vóór de bewerking en het gegeven dat een archivaris niet mag verzeilen in een historisch onderzoek tijdens een inventarisering van een archief, is het dus best mogelijk dat er in deze context een aantal dubbels aanwezig zijn. Voorts stippen we aan dat de lijst met ,,personen’’, - voornamelijk telgen van het geslacht Bosteels – niet pretendeert exhaustief te zijn. Enkel de namen van diegenen van wie de briefwisseling werd teruggevonden zijn erin opgenomen. Tot slot van dit luik nog een laatste opmerking in verband met de briefwisseling. Verschillende leden van het directiecomité zetelden eveneens in andere organisaties, zoals bijvoorbeeld in voetbalclub Eendracht Aalst of in een comité van het Onze-Lieve-Vrouw-Ziekenhuis te Aalst. Hun correspondentie met betrekking tot die activiteiten bevonden zich in het overgedragen archiefbestand, maar werden niet opgenomen in de inventaris van de NV BBDS, omdat zij niets te maken hebben met de bedrijfsprocessen van de NV. De correspondentie en dossiers in kwestie kunnen beschouwd worden als ,,individuele dossiers van de bestuurders’’ zoals Vancoppenolle stelt,15, en kunnen een bijdrage leveren tot hun profielvorming. Binnen het tijdsbestek van een jaar en het kader van dit project was het echter vrijwel onmogelijk om die (niet zelden chaotische) deelbestanden te verwerken.
14
Het gaat om documenten die in aparte mappen werden gevonden onder varianten van de titel ,,Bijlage bij de verslagen van de Raad van Bestuur’’. We willen voorts wel opmerken dat ook tussen de verslagen zelf verschillende bijlagen werden aangetroffen. Omdat deze gerelateerd waren aan de inhoud van de desbetreffende vergaderingen, hebben we gekozen om deze bij elkaar te laten zitten. 15 VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, pp. 95.
5
Een tweede luik brengt de documenten in kaart die te maken hebben met het onderhoud van de eigen instelling als physical plant, namelijk de archiefbescheiden die vallen onder het Financieel en Administratief Beheer. Een ruim omvattende beschrijving, die daarom werd onderverdeeld in vier grote delen die sterk op zichzelf staan: Financiën en Boekhouding, Personeelsbeheer, Sociale verplichtingen en regelingen en Secretariaat.
Financiën en Boekhouding. Dit onderdeel wordt ingeleid door de rubriek, Financieel Beheer, waar de bestanddelen werden ondergebracht die te maken hebben met financiën in de ruime betekenis: het gaat zowel om het patrimonium als om budgetten. Met dit laatste bedoelen we voornamelijk dossiers inzake investeringen, afschrijvingen en financiële rekeningen. De volgende onderdelen beslaan de boekhouding. Alvorens over te schakelen naar de duiding van de structuur, enkele bedenkingen met betrekking tot de manier waarop die structuur tot stand is gekomen. In een archiefschema van een bedrijfsarchief dat steunt op een functionele ordeningsmethode, vormt de boekhouding doorgaans een zeer apart, sterk op zichzelf staand onderdeel. De stukken ervan vertonen vaak een nauwe samenhang met elkaar, in chronologisch of systematisch verband, waardoor ze niet zomaar van elkaar kunnen worden gescheiden. Den Teuling geeft reeds aan dat de boekhouding daarom ,,tevens het beletsel bij uitstek is om tot een ordening zuiver per onderwerp over te gaan. Dan zou men namelijk alle chronologische (hulp-)boeken over de overige rubrieken moeten verdelen, dus het inkoopboek onder de rubriek ‘Inkoop’, etc. Aangezien in ieder geval de boekhouding een onmiskenbare en onverbrekelijke onderlinge samenhang vertoont, is het spreiden van dergelijke registers enkel en alleen op grond van de benaming een inbreuk op de eerste archivistische grondregel: het respecteren van de administratieve ordening.’’16 Den Teuling stipt derhalve een aspect aan waarmee men rekening dient te houden bij het inventariseren van een bedrijfsarchief als dat van Bosteels. De vraag drong zich echter op of deze stelling hanteerbaar blijft in een realiteit waar het herkomstbeginsel en de oorspronkelijke administratieve ordening reeds meermaals met de voeten getreden werd. De redenen hierom zijn uiteenlopend en werden al eerder aangegeven: een chaotische overdracht; onvolledigheid van het archief in het algemeen en van de boekhouding in het bijzonder (cf. documenten van het boekjaar 1985 ontbreken nagenoeg helemaal); onduidelijkheid betreffende het feit of de boekhouding werd opgemaakt als één geheel, of dat er ook nog een ,,geheime’’ boekhouding bestond naast de ,,officiële’’; laksheid en slecht beheer tijdens de dynamische fase van het archief, etcetera.. Kortom: in grotere bedrijven vormt de boekhouding niet zelden een complex kluwen. Een ander aspect dat we in acht moesten nemen, was de mogelijkheid dat het echtpaar Bosteels – De Smeth tijdens de eerste decennia van hun zaak een vorm van enkel boekhouden gebruikten om hun financiële handelingen te registreren en te controleren, maar tot zover troffen we hier geen sporen van aan. De oudste stukken dateren van 1921 (,,Livre d’effets à reçevoir’’ en ,,Livre d’achats’’, zie 16
DEN TEULING, A.J.M., ‘’Het inventariseren van bedrijfsarchieven, in het bijzonder productiebedrijven’’, in Nederlands Archievenblad (1984), pp. 25-26.
6
Bijboekhouding, 2.1.4.), en deze deden het vermoeden rijzen dat ze verbonden waren aan andere boeken uit de Hoofdboekhouding. Vanaf 1925 werd duidelijk dat deze boeken verbonden waren met andere stukken uit de overeenstemmende periode (kasboeken en diverse postenboeken).17 We konden dus aannemen dat het bedrijf vanaf 1927, het jaar waarin de firma Bosteels een vennootschap werd, zo goed als zeker een systeem van dubbel boekhouden hanteerde. De archiefbescheiden uit de jaren 1921 – 1926, zijn ofwel documenten die de groei naar dit systeem illustreren, of er reeds onderdeel van waren. Dit laatste kan pas bevestigd worden indien de boeken van de Hoofdboekhouding uit diezelfde periode boven water komen (als ze al niet verloren zijn gegaan). Na overleg kozen we voor een indeling ,,Hoofdboekhouding’’, ,,Hulpboekhouding’’ en ,,Bijboekhouding’’, zoals ze staan beschreven in volgorde van belangrijkheid voor de bedrijfsvoering én in functie van het onderzoek naar de bedrijfsgeschiedenis. Deze indeling doet nog het meest denken aan de volgorde die H.J.M. Mijland ons in 1978 voorschotelde in zijn artikel ,,Documentkennis der financiële administratie, in hoofdzaak van 19de en vroeg 20ste eeuwse bedrijfsadministraties’’.18 Mijland pleit met betrekking tot een systeem van dubbele boekhouding (door één afdeling gevormd) om volgende volgorde aan te houden: balans en jaarrekening; synthetische boeken (grootboek en journaal); chronologische boeken (in de volgorde die in het journaal wordt gehanteerd) en analytische boeken (vooral debiteuren – en crediteurenboeken). In onze indeling zijn de jaarstukken en synthetische boeken samengevoegd in de Hoofdboekhouding, omdat ze de ruggengraat van de boekhouding vormen. De chronologische boeken stemmen, ruim opgevat, overeen met wat we gerangschikt hebben onder de Hulpboekhouding. De analytische boeken tenslotte, vinden we terug in de Bijboekhouding. Zij bieden extra gegevens over bijzondere aspecten van de bedrijfsvoering.19 Na de boekhouding creëerden we een apart deeltje, Fiscale aangiften, waaronder alle stukken en dossiers die gerelateerd zijn aan belastingen en fiscaliteit op eender welk niveau kunnen worden geordend. De voornaamste series die hier ondergebracht zijn, (Dossiers inzake fiscale aangiften en belastingscontrole betreffende het boekjaar ,,X’’) bevatten bijzondere, aanvullende informatie inzake diverse aangelegenheden (waarvoor hiaten bestaan): de boekhouding, de exploitatierekening, de inventaris van de grondstoffen, uitkeringen van het personeel, enzovoort. In de dossiers die dateren uit
17
De Bosteelsen leken reeds duidelijk de weg van het dubbel boekhouden te zijn in geslagen. Dit was niet zo ongebruikelijk: ,,de Italiaanse methode’’ of het dubbel boekhouden groeide reeds in de 18de eeuw uit tot de standaardmethode in de geïndustrialiseerde wereld. Vanaf de 19de eeuw voerden bijna alle bedrijven hun boekhouding via de techniek van het dubbel boekhouden. DE BEELDE, I. en JORISSEN, A. ‘’Boekhouding en jaarrekening van de onderneming’’, in: VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, pp. 189-190. 18 DEN TEULING, A.J.M., ‘’Het inventariseren van bedrijfsarchieven, in het bijzonder productiebedrijven’’, in Nederlands Archievenblad (1984), pp. 28-29. 19 EECKELAERT, J. Inventaris van het archief van de N.V. Sphinx-Hemiksem, voorheen Manufactures Céramiques d’Hemixem, Gilliot & Cie en N.V. Keramiekfabrieken van Hemiksem en van de Dijle (1900-1979), VUB (onuitgegeven licentiaatsverhandeling, Archivisitiek), 2002, p. 25.
7
de oorlogsperiode zitten zelfs briefwisseling met de Ortskommandatur, stukken over de tewerkstelling in Duitsland, en stukken over op te hoesten belastingen aan de Duitse overheid. Als slot van dit luik maakten we de rubriek Statistisch materiaal en documentatie, waaronder – in navolging van de rubriek Bijlagen bij de verslagen van de bestuur- en overlegorganen – allerlei bijlagen verzameld werden met betrekking tot Financiën en Boekhouding. Ook hier zitten belangrijke documenten ter aanvulling van andere series.
De volgende twee delen behandelen ,,Personeelsbeheer’’ en ,,Sociale verplichtingen en regelingen’’. Samen belichamen zij in feite het personeelsbeheer in de brede betekenis. Het personeelsdomein beslaat normaliter een ruime waaier aan archiefstukken. Over elk personeelslid wordt uitgebreide informatie bijgehouden zodat zijn verlof, loon en pensioen kunnen worden georganiseerd.20 Hoewel de onderdelen Personeelsbeheer en Sociale verplichtingen en regelingen feitelijk nauw met elkaar in verband staan, werd toch bewust gekozen om ze te splitsen. Ook in de organogrammen van NV BBDS bestond trouwens een afzonderlijke sociale dienst. Het onderdeel ,,Personeelsbeheer’’ heeft tot doel feitelijke informatie te verstrekken betreffende de identiteit, de afkomst, gezinssituatie, kwalificatie, loopbaan, bezoldiging en vorming van ieder personeelslid. Vereenvoudigd komt dit neer op een interne en externe identificatiefunctie voor het bedrijf. Daarom sorteren we hieronder sollicitatiedossiers, personeelsfiches en –registers, loonstaten, etcetera. Voor dit onderdeel geldt dat bepaalde stukken en dossiers (bijvoorbeeld redenen van ontslag, gevoelige informatie betreffende een geschil) de komende 30 jaar nog niet toegankelijk zullen zijn omwille van privacygevoelige redenen. Dit is de regel, maar het zal afhankelijk zijn van de archivaris in functie of hier al dan niet een uitzondering gemaakt kan worden. Als eerste puntje merken we de algemene ,,Briefwisseling’’ van de personeelsdienst. Deze houdt de correspondentie in betreffende allerlei personeelsaangelegenheden. Vervolgens plaatsten we alle stukken die te maken hebben met aanwerving en ontslag van personeel onder een gelijknamige hoofding. Voor Stagiairs werd een apart subrubriekje ingericht. Wat de Aanwerving betreft, vonden we interessante, lijvige dossiers inzake de aanstelling van een nieuwe financiële en commerciële directeur in 1994. Zij bevatten evaluaties die door de juryleden van persoonlijke, handgeschreven commentaar werden voorzien. Zodoende vormen zij bronnen waaruit men onder andere het gewenste profiel voor een directiepost bij NV BBDS kan afleiden. Onder de titel Personeelsregisters zijn alle dossiers en documenten samengebracht die te maken hebben met de identificatie van het personeel: personeelsfiches, personeelsregisters, inlichtingen over het personeel en aanwezigheidslijsten. Daarna vergaarden we de archiefbescheiden die te maken hebben met de lonen van het personeel onder Bezoldiging. We vatten dit opnieuw vrij ruim op: het 20
VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, pp. 101-102.
8
gaat niet enkel om loonstaten, maar eveneens om berekeningen, evaluaties, balansen en statistieken betreffende de bezoldiging, alsook om extra vergoedingen zoals reisonkosten en premies. Dossiers en stukken waarin men inzicht krijgt over de vorming van het personeel werden verenigd onder de rubriek Vorming personeel. Documenten die handelen over de exacte taken en functies die personeelsleden binnen het bedrijf moesten vervullen, werden ondergebracht bij Taakomschrijvingen. Onder deze rubriek legden we extra subrubrieken aan betreffende stagiairs, omdat de verslagen van hun stageverblijf in de kousenfabriek doorgaans heel wat informatie leveren over het takenpalet binnen het bedrijf. De rubrieken Eretekens en Interne geschillen sluiten het onderdeel Personeelsbeheer af.
Een volgend onderdeel betreft de Sociale verplichtingen en regelingen ten opzichte van het personeel. Hieronder valt zowat alles waarmee de sociale dienst van de NV BBDS zich bezighield. Op de eerste plaats rangschikten we de algemene archiefbescheiden van die dienst: stukken betreffende de werking van de sociale dienst en documenten met betrekking tot de tewerkstelling en het arbeidsreglement. Beide puntjes worden voorafgegaan door de Briefwisseling. Deze beslaat de correspondentie met arbeidersverenigingen, sociale inspectie, verzekeringsmaatschappijen, bedrijfsorganisaties, etcetera. De lijvige dossiers inzake de Sociale verkiezingen plaatsten we eveneens bij Sociale verplichtingen en regelingen want, zo redeneerden we, tijdens deze verkiezingen werden personeelsleden gekozen om de (sociale) belangen te gaan verdedigen in de Ondernemingsraad en via de vakbonden. Bovendien was de organisatie van die verkiezingen in handen van de Sociale Dienst. De inkomende stukken van overkoepelende of private instanties die verantwoordelijk zijn voor materies als collectieve arbeidsovereenkomsten of sociale zekerheid, vonden onderdak bij de rubriek Sociale Zekerheid. De circulaires van Patroonsverbond der Textielnijverheid van Noord – België en van FEBELTEX geven veelal algemene richtlijnen en uitleg over allerlei thema’s uit de sfeer van de sociale zekerheid, zoals sociale lasten, educatief verlof, lonen en wedden, de werkgelegenheid in de sector, C.A.O.’s, werkloosheidsuitkeringen, enzovoort. De circulaires werden chronologisch geordend. De archiefbescheiden die afkomstig waren van of te maken hadden met de Rijksdienst voor Maatschappelijke Zekerheid, educatief verlof, kinderbijslag en kredieturen, zijn dan weer veel individueler gericht. Stukken die opgemaakt werden met het doel te waken over de veiligheid en gezondheid van het personeel, werden verzameld onder de rubriek Veiligheid en Gezondheid. De stukken betreffende arbeidsongevallen bevatten informatie over de aard van de ongevallen. Tot slot werd de kleine hoeveelheid aangetroffen archiefbescheiden die te maken hebben met werkloosheid, brugpensioen en verlofregeling ondergebracht onder een gelijknamige rubriek.
Met het onderdeel Secretariaat komen we bij de laatste en meest administratieve functie van het deel Financieel en Administratief Beheer. Het secretariaat was verantwoordelijk voor de bewaring van het
9
archief en de dossiers van het bedrijf. Documenten die tot het dynamisch archief behoorden, werden bewaard in kasten en ,,hangrekken’’. Het secretariaat liet slechts weinig relevante archiefbescheiden achter uit eigen functie of bevoegdheid. Veelal ging het om stukken betreffende de aankoop van kopieermachines, bureelaccessoires, ondersteunende technologie, of stukken betreffende het transport van de geproduceerde goederen.
Het derde luik van deze inventaris behelst de ,,Productie’’, dé kernfunctie van ieder productiebedrijf. Het moet gezegd: het productieproces laat gewoonlijk niet veel geschreven of gedrukte ,,sporen’’ na. De bulk van het archiefmateriaal vloeit veelal voort uit het herhaaldelijk registreren van fasen in het productieproces. Veel informatie leveren deze routineuze verrichtingen niet op.21 Toch vonden we ook een aantal interessante dossiers terug die een licht werpen op bepaalde productieprocédés, op de samenstelling van de artikels zelf, op de technologie. Dat komt omdat binnen de productieafdeling een researchdienst aanwezig was die technische dossiers ,,produceerde’’. De NV BBDS kende tijdens zijn geschiedenis (en voorgeschiedenis) verschillende productielocaties, waarvan de hoofdzetel in de Erembodegemstraat en de LABOR-site in de Bergemeersestraat de belangrijkste waren. Aanvankelijk leefde de idee om deze twee aparte productieafdelingen ook in de inventaris afzonderlijk te organiseren, maar praktisch bleek dit niet evident te zijn, omdat het voor de meeste archiefbescheiden onduidelijk was tot welke productieafdeling ze precies behoorden en omdat de documenten ,,fysiek’’ ontstonden en bewaard werden in de Erembodegemstraat. Daarom werd gekozen voor een ordening volgens een aantal deelfuncties van het productieproces. De hoofdindeling bestaat uit een onderdeel waaronder de algemene en belangrijkste stukken in verband met de productie gerangschikt werden, en een onderdeel waarin archiefstukken met betrekking tot de technische ondersteuning van de productieprocédés onderdak vonden. Het eerste deeltje wordt gevormd door de Briefwisseling (3.1.1.), opgesplitst tussen Algemeen (3.1.1.1.) en Roger Selhorst (3.1.1.2.), die lange tijd Research & Quality Manager was binnen de productie - afdeling. Daarna werden de bescheiden betreffende de planning en de aard van de productie geordend onder de rubriek Productieplanning. We krijgen hier zicht op wat en hoe er geproduceerd werd, hoeveel dat moest kosten en welke grondstoffen er voor nodig waren. Getuige hiervan de lijsten en fiches met gedetailleerde (technische) artikelbeschrijvingen (afmeting, maat, kleur, breisteek, patronen, enzovoort). Deze stukken vormen de ,,binnenkant’’ van de producten die uiteindelijk in collectiebrochures worden gepresenteerd (zie Commercieel Beheer). Bij Kostprijskaarten artikels en Rendementen: productie en kwaliteit, posteerden we archiefbescheiden die een licht werpen op de kostprijs. Niet zelden werden zij gekoppeld aan verkoopcijfers en informatie over de verbruikte grondstoffen. In dat opzicht vormen zijn een aanvulling bij de reeksen van omzetcijfers en 21
VANCOPPENOLLE, C., ed. Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, studia 95), Brussel, 2002, p. 103
10
verkoopcijfers die we terugvinden bij de rubriek van het statistisch materiaal (2.1.6., nrs. 1000 – 1025) en bij Verkoopsrapporten (4.3.2.5.) van het hoofdstuk Commercieel beheer. In een laatste subrubriek voegden we de weinige stukken die te maken hebben het grondstoffenverbruik. Bij een tweede rubriek, Research, plaatsten we alle stukken die te maken hebben met types onderzoek die erop gericht zijn het productieproces in al zijn geledingen te verbeteren. Het gaat zowel om research op technisch vlak, als om berekeningen om de omzet maximaal en zo voordelig mogelijk te benutten. De derde rubriek is gericht op de kwaliteitscontrole van de productieprocessen en de producten. Naast rapporten van kwaliteitsvergaderingen, werden ook technische dossiers inzake de procédés en machines hier onder gebracht, alsook de documenten die te maken hebben met het voorraadbeheer. Met het onderdeel Technische Ondersteuning ordenen we, zoals de titel aangeeft, de archiefbescheiden die te maken hebben met de technical backing van de productieprocessen. Het betreft hier vooral stukken die te maken hebben met machines en het onderhoud daarvan, grondstoffen en de dossiers inzake de geautomatiseerde processen vanuit het Rekencentrum. Wij willen er nog op wijzen dat er, gezien de inhoudelijk tegen elkaar leunende dossiers, vermoedelijk een nauwe samenwerking bestond tussen het secretariaat en het rekencentrum.
Een vierde luik beslaat het ,,Commercieel Beheer’’. We denken hierbij meteen aan de functies verkoop, marketing en publiciteit. Het commercieel proces liet zonder twijfel de meeste papieren sporen na binnen de activiteiten van de NV BBDS. Maar deze werden tegelijk ook in de meest chaotische vormen aangetroffen. Zo omsluit het Bosteelsarchief duizenden klanten – en leveranciersdossiers. Deze dossiers bestaan voornamelijk uit briefwisseling waarvan het fundamentele doel ,,handel met de NV BBDS drijven’’ is. Het overgrote deel van deze briefwisseling bevat echter niet meer dan bestellingen, maar soms duiken ook stukken op die overeenkomsten, discussies of geschillen tussen beide handelspartners behelzen. Bovendien viel het in dit kluwen van paperassen niet altijd mee om de effectieve verhouding tussen Bosteels en ,,de andere’’ te achterhalen. Meestal gold de NV BBDS als leverancier van producten, en de correspondent als koper van die producten. Maar soms waren de rollen ook omgedraaid of zijn beide handelspartners én leverancier én klant voor elkaar. Een voorbeeld van dubbelzinnigheid in dergelijke documenten, betrof de stukken in verband met ,,Nina Ricci’’. Nina Ricci (Maria Nielli) was een modeontwerpster, haar ontwerpactiviteiten groeiden later uit tot een gerenommeerd modehuis (,,The Nina Ricci Company’’) én de naam gold ook als een (gelijknamig) merk. The Nina Ricci Company leverde Nina Ricci - producten (vermoedelijk halfafgewerkt en afgewerkt) aan Bosteels, die Bosteels op zijn beurt verkocht (in bewerkte of oorspronkelijke vorm) aan andere handelspartners. Theoretisch gezien lijken deze handelstrafieken weinig dubbelzinnig, maar in de praktijk (in de massa dossiers) zorgde dit voor heel wat verwarring, niet enkel door – opnieuw – de wanordelijke staat waarin het archief zich bevond, maar ook door de
11
troebele inhoud van de stukken zelf. Eenzelfde complexe relatie bestond ook met een aantal andere handelspartners, die in de meeste gevallen ook textielbedrijven waren.
Omdat de functie Verkoop centraal stond in het commercieel proces, richtten we een eerste onderdeel Verkoop in. Deze functie werd vrij ruim opgevat, om zowel massa als chaos het hoofd te bieden. Aanvankelijk voorzagen we een indeling binnenland/buitenland, waarbinnen we vervolgens nog een specifieke indeling klant/leverancier zouden doorvoeren. Een nadere studie van het archiefbestand deed ons echter opteren voor de (licht gewijzigde) indeling Briefwisseling, Klanten en Leveranciers. Onder de titel Briefwisseling (4.1.1.) maakten we onderscheid tussen algemene correspondentie en de persoonlijke correspondentie van aantal kaderleden van wie we briefwisseling terugvonden, namelijk Juul Adriaenssens en Marie De Bruyn. De correspondentie die we bij beiden terugvonden (Algemeen en Commercieel kader) had te maken met verkoop en handelsrelaties. Een tweede puntje betreft de Klanten. We stipten reeds aan voor welke verrassingen men in een klantendossier kan komen te staan, maar in de regel gaat het wel om bestellingen. Daarom voegden we deze lichte nuancering in de titulatuur door. Het is geenszins de bedoeling om alle dossiers bij te houden waarin bestellingen het onderwerp vormen, omdat deze inhoudelijk weinig relevant zijn. Het volstaat ons inziens om enkele specimen bij te houden, waardoor men zich een idee kan vormen van zo’n handelsrelatie.22 De subrubriek Algemeen beslaat die stukken die te maken hebben met klanten (klantenbestanden, algemene klassementen, enzovoort), maar geen specifiek klantendossier vormen. Een volledig, standaard klantendossier zag er doorgaans als volgt uit: een map of classeur waarop de naam van de klant staat genoteerd, en die opgedeeld is in een aantal met kleurkarton van elkaar gescheiden rubrieken: Fax & Lettres, Collections, Prix, Echantillons, Emballages.23 Gezien de overdracht van het archief werd deze orde echter zelden behouden. Maar deze type dossiers werden geordend onder Binnenland en Buitenland, chronologisch of alfabetisch per land wat de subrubrieken betreft. Naarmate de marktpositie van Bosteels ofwel markanter werd ofwel andere vormen aannam door enkele herstructureringen, gingen zij zelf ook textielproducten verdelen of verkopen die niet van eigen makelij waren (bijvoorbeeld van Calzificio ARIS of lingerie afkomstig van Poolse fabrikanten). Door deze activiteiten ontstond er ook een ,,leveranciersbestand’’ bij de Commerciële afdeling van NV BBDS. Deze leveranciers voerden vooral afgewerkte en soms halfafgewerkte producten aan, waardoor
22
Tot zover werden al een kleine 3000 klantendossiers beschreven – waarvan het merendeel door Kaat Knaepen. Het is de bedoeling om de oudste dossiers te bewaren, omwille van de iconografische waarde van die stukken. We zijn er echter nog niet volledig uit wat er met al die dossiers moet gebeuren. Het gaat om een deelbestand van 51,6 strekkende meter, dat (nog) niet in de inventaris is opgenomen. We denken eraan, indien de tijd het nog toelaat of op termijn, om een klantenbestand te maken dat als addendum aan de inventaris kan worden toegevoegd. We moeten echter beseffen dat het niet de bedoeling kan zijn om uitsluitend bestelformulieren van deze en gene klant te bewaren. 23 Het aantal aangetroffen, geordende dossiers geeft aan dat er dus toch een zeker systematisch dossierstelsel bestond.
12
zij verschillen van de type leverancier van grondstoffen, zoals die terug te vinden zijn in het stukje Aankoop machines en grondstoffen van de productieafdeling.
Het volgende onderdeel, Reclame en Verkoopspromotie, is gericht op de belangrijke publiciteitsfunctie die een productiebedrijf heeft. Bij de rubriek Publiciteit plaatsten we vooreerst de dossiers die te maken hebben met ontwerp en budgettering van pers- en publiciteitscampagnes (de subrubriek Algemeen). De neerslag van die campagnes vormen de volgende subrubrieken: Promotiebrochures, Affiches, Publiciteitsfoto’s en Pancartes (die gebruikt werden op beurzen en in winkels). De stukken die beschreven staan als ,,promotiepakket’’, bestaat doorgaans uit foto’s, artikelbeschrijvingen, tarieven en publiciteitsmateriaal. De archiefbescheiden en dossiers waarin sprake is van contacten met pers- en publiciteitsbureaus, dit met het oog op het promoten van du Parc- en Minouche- producten, werden geordend onder de hoofding Correspondentie met pers – en publiciteitsbureaus. Dit onderdeel beslaat tevens de perscommuniqués van de NV BBDS. Prijslijsten, catalogi en overzichten van de collecties werden ondergebracht bij Prijzen en Tarieven. We willen hier een belangrijk gegeven aanstippen. Zoals bij de meeste kledingsproducten het geval is, waren ook de producten van Bosteels seizoensgebonden. De collecties verschenen in de zomer en de winter (soms ook aangegeven als ,,lente – zomer’’, of ,,herfst – winter’’). Ten gevolge van hiaten en opdat de nummering van de inventaris niet buiten de perken zou lopen, werd afgezien van een indeling du Parc / Minouche en daaronder de indeling zomer – en wintercollectie. We kozen daarom voor een louter chronologische ordening, waarbinnen de du Parc – en Minouche – collecties per beschreven tijdsperiode zijn ondergebracht. Wanneer in de inventaris het jaar ,,1974’’ staat aangegeven, dan betekent dit dat het om de zomercollectie van 1974 gaat. Voor de tijdsperiode ,,1965 – 1966’’, mag men er vanuit gaan dat het de du Parc – en Minouche – collecties betreft van de winter van 1965 – 1966. Voor een iets ruimere periode, zoals bijvoorbeeld ,,1966 – 1968’’, kan het zijn dat de wintercollecties van 1966 – 1967 en van 1967 – 1968 bewaard zijn, maar dat de zomercollecties van pakweg 1966 en 1967 ontbreken. De laatste rubriek van dit onderdeel slaat op de stukken en dossiers die te maken hebben met modebeurzen waarop Bosteels zijn producten ging voorstellen en promoten.
Om de marktpositie van het bedrijf en het product optimaal te ontwikkelen, beschikken ondernemingen over een dienst die zich uitsluitend met deze marketing taken bezighoudt. We hebben dit functieproces ruim opgevat en de stukken die eruit voortvloeiden geordend bij Product Management. Archiefbescheiden die we kunnen beschouwen als de papieren neerslag van discussies en vergaderingen met betrekking tot het bestendigen van de marktpositie van NV BBDS, hebben we bijeengebracht onder de rubriek Commerciële Vergaderingen. Ook de verslagen van vergaderingen met de grossiers van du Parc en Minouche vonden hier een onderkomen.
13
De volgende rubriek herbergt een hele resem documenten die uitmonden in de cluster Marktonderzoek. Zo onderscheiden we algemene studies over binnenlandse en buitenlandse markten, bijvoorbeeld over de toestand van de nylonkousindustrie, enquêtes met betrekking tot het dragen van dameskousen, analyses over de concurrentiestrijd binnen de breigoedsector, of onderzoek naar het koopgedrag. Deze documenten bevatten interessante informatie. Waardevol is onder andere de ,,Carte de la Belgique Textile’’ uit 1950, waarop de inplanting van de textielnijverheid op dat moment is weergegeven en waarop alle ondernemingen in de sector staan genoteerd, ingedeeld per grootte (klein, middelgroot, groot). Daarna volgen de studies die specifiek zijn toegespitst op de producten en de positie van NV BBDS. Voor het verwezenlijken van dergelijke studies deden de zaakvoerders vaak beroep op gerenommeerde studiebureaus, zoals Publi-Synthese & R.L. Dupuy S.A., N.V. Benton & Bowles, King Advertising Benelux en ASPEMAR. De chronologie van de stukken vormde opnieuw het belangrijkste ordeningscriterium op dit subniveau. Voorts ontdekten we enkele series die uitgroeiden tot de rubrieken Verslagen studiedagen en prospectieonderzoeken, Rapporten van vertegenwoordigers (waarin verslag werd gedaan over de bezoeken aan klanten) en Verkoopsrapporten. Deze laatste documenten weerspiegelen de verkoopcijfers van de eigen merken, en bevatten tevens verschillende vergelijkingen van die zakencijfers (zowel onderling als met de concurrentie). De laatste rubriek verzamelt onder zich informatie en analyses over de breigoedmarkt in het algemeen en de concurrenten in die sector in het bijzonder. Deze archiefbescheiden belichamen voornamelijk persknipsels en studierapporten over de concurrentie.
Een volgende onderdeel is gericht op de (modieuze) productontwikkeling van de collecties van du Parc en Minouche. Omdat de naam van de afdeling binnen het bedrijf evenzeer de functie behelst, werd deze behouden, namelijk Fashion & Styling. Archiefbescheiden die voortvloeiden uit de activiteiten van deze afdeling hebben voornamelijk betrekking tot het ontwerp en de vormgeving van producten en verpakkingen. De gangmaker van dit functieproces was gedurende lange tijd Piet Leus. Zijn briefwisseling vormt dan ook een aparte subrubriek binnen de eerste rubriek Briefwisseling van de Fashion & Styling – afdeling. De rubriek die daarop aansluit, wordt gevuld met Stukken met betrekking tot beursbezoeken. Het verschil met de rubriek Beurzen (bij Reclame en Verkoopspromotie) is dat het hier gaat om beurzen waar de BBDS – producten niet op werden gepresenteerd. Men (naar alle waarschijnlijkheid was dat meestal Piet Leus) bezocht deze beurzen om te zien wat de concurrentie presenteerde en wat de nieuwste trends in het vakgebied waren. De volgende rubriek betreft de afgesloten licentiecontracten (Royalties) en herbergt stukken die te maken hebben met het recht op gebruik van een logo of ander merk. De onderhandelingen en de overeenkomsten werden zo goed als altijd – zo laten de stukken althans uitschijnen – afgesloten door Piet Leus. Het gaat om licentiecontracten met bijvoorbeeld mediamagnaten als The Walt Disney
14
Company, om pakweg het figuurtje van Mickey Mouse of Donald Duck op een kous van BBDS te mogen zetten. De core business van de Fashion & Styling – afdeling, het ontwerpen van de collecties, slaat op de volgende rubriek. De belangrijkste series die hieronder vallen, zijn de verslagen van de zogenaamde ,,Collectievergaderingen’’ en de lijvige werkdossiers inzake het ontwerp van de du Parc – en Minouche – collecties. Via deze stukken kan men enig zicht krijgen op de totstandkoming van de producten. Tot slot nog een rubriek waaronder de stalen van de NV BBDS én van de concurrentie werden ondergebracht. Het onderdeel Commercieel Beheer wordt afgesloten door de stukken die te maken hebben met de praktische functie, Verzending. De papieren neerslag van dit proces bestaat hoofdzakelijk uit klassementen van verpakkingen en van leveringen.
Het laatste – grote - ordeningsonderdeel in de inventaris omvat de Documentatie en bibliotheek van het bedrijf. De stukken die hiertoe behoren, vallen eigenlijk buiten het bedrijfsarchief, maar vormen er wel een praktische aanvulling op. Het begrip Documentatie hebben we opgevat als de stukken (van eender welke materiële vorm) die in de eerste plaats informatief van aard zijn, en die bovendien niet meteen onder de rubriek van een functioneel proces kon geplaatst worden, omdat het aan het doel van die functie voorbijgaat. Een goed voorbeeld hiervan zijn de promotiebrochures van concurrerende bedrijven, die geen bruikbare informatie bevatten omtrent de marktpositie van het bedrijf, en aldus volgens ons inziens niet thuishoort bij de rubriek ,,Stukken betreffende de breigoedmarkt en de concurrentie’’ (Commercieel Beheer). De eerste twee onderdelen behelzen documentatie over het eigen bedrijf en over de concurrentie. Het derde hoofdstuk herbergt documenten die te maken hebben met het International Textiles Clothing Bureau (ITCB), waarvan vele stukken werden aangetroffen in het Bosteelsarchief. De NV BBDS was niet de archiefvormer van deze archiefbescheiden, maar had blijkbaar toch belang bij de activiteiten van de organisatie, of nam er misschien ook aan deel.24 Omdat deze stukken interessante informatie opleveren over de situatie van de textielsector toen deze in crisis verkeerde (cf. ,,het Textielplan’’), richtten we een onderdeel over het ITCB in. Onder Bibliotheek rangschikten we de boeken, tijdschriften en persknipsels betreffende uiteenlopende thema’s die het bedrijf door de jaren heen vergaarde. We verdeelden deze documenten onder de rubrieken Niet-periodieke publicaties, Periodieke publicaties en Persmappen.
24
Het ITCB bestaat nog steeds, en op de website lezen we: ,,[the ITCB] is an intergovernmental organisation of developing countries, exporters of textiles and clothing. It is unique in the sense that it is the only international organisation exclusively of developing countries; managed and financed solely by them. The ITCB was founded in 1984, arose in response to the long-running restrictions imposed by major developed countries. In the face of the unhappy experience with these restrictions, developing countries decided to join hands and work together to secure their eliminiation.’’ http://www.itcb.org/
15
Tenslotte wordt de inventaris afgesloten door het deel ,,Beeldend materiaal’’. Zoals de titel zegt, ligt de klemtoon op het beeldende en ,,het in beeld gebrachte’’ aspect van Bosteels: het betreft hier voornamelijk fotoreportages over het bedrijf. Daarnaast troffen we ook een doos aan met video’s over het eigen bedrijf en over de concurrentie.
16
