© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
Inleiding
In een handelsbedrijf doen zich veel processen voor. Belangrijke processen zijn het inkoopproces, het opslagproces en het verkoopproces. Om deze processen te kunnen (doen) uitvoeren en te kunnen beheersen heeft een bedrijf informatie nodig. In deze casus gaat het om financiële informatie. Financiële informatie vloeit voort uit processen waaraan financiële gevolgen kleven. Er is informatie met betrekking tot de financiële middelen over de door verkoop binnenkomende geldstroom, die er vervolgens door inkoop weer uitstroomt. Om te kunnen investeren moet een bedrijf vermogen aantrekken. Dit kan van de eigenaar (= eigen vermogen) of door geld te lenen (= vreemd vermogen). Er is in een bedrijf dus ook een financieel proces. Het is uiteraard de bedoeling dat de ingaande geldstroom uiteindelijk hoger is dan de uitgaande uitstroom en dat het eigen vermogen van de eigenaar toeneemt. Het is daarom van belang om dit financiële proces te meten, te registreren, ofwel te administreren. Het doel van de bedrijfsadministratie is om dit financiële proces systematisch te registreren, zoals de verkopen, de inkopen, de inkomsten, de uitgaven, de schulden en de waarde van de investeringen. De belangrijkste overzichten in de bedrijfsadministratie zijn de Balans, de Winst- en Verliesrekening en het Kasstroomoverzicht. Om deze te kunnen opstellen moeten alle financiële gegevens worden verzameld, vastgelegd, verwerkt en als informatie worden verstrekt. Dit gebeurt in de boekhouding. Met behulp van onderstaande 'praktijk'casus wordt gevraagd dit vastleggingsproces vorm te geven. Hierbij wordt het kasstroomoverzicht buiten beschouwing gelaten. Succes!
Beginselen van de financiële administratie
1
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
De casus
ShowerPower Groothandel ShowerPower heeft via een importeur het alleenrecht bedongen voor de distributie van doe-het-zelfpakketten voor kunststof douchewanden. De eigenaar van ShowerPower is Gerard van Waallanden. ShowerPower staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als Handelsonderneming Van Waallanden/ShowerPower. ShowerPower heeft drie modellen in het assortiment. Deze pakketten zijn samengesteld uit speciaal ontwikkeld materiaal. Bij de ontwikkeling is aan het veiligheidsaspect veel aandacht gegeven. Het kunststof is voldoende hard en in principe onbreekbaar en de bevestigingsmaterialen zijn speciaal bedoeld voor vochtige ruimten. De wanden die gebouwd zijn met ShowerPower voldoen, bij een juiste toepassing en montage, aan de eisen en voorschriften voor veiligheid en kwaliteit omschreven in de Europese richtlijn voor woningbouw. In een geïllustreerde handleiding wordt het in elkaar zetten en de bevestiging van de douchewand stap voor stap beschreven.
Gegevens onderneming De handelsonderneming is gevestigd in Aalburg. Hieronder staan adres, bankgegevens van de huisbankier, inschrijvingsnummer bij de Kamer van koophandel en het btw-nummer vermeld. Handelsonderneming Van Waallanden ShowerPower Amstel 8 4262 EC Aalburg ABN AMRO Bank Markt 8 4261 DA Aalburg Rekeningnummer 52.47.70.379 Kamer van Koophandel 33002587 Btw-nr. NL.005.51.2007
2
Beginselen van de financiële administratie
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
Producten In het assortiment zijn drie soorten wanden opgenomen, de Cabin, de Lodge en de Villa. Voor 2010 zijn de volgende prijzen vastgesteld: Modellen
Prijs tussenhandel
Cabin Lodge Villa
€ € €
100 120 150
Prijs consument € € €
150 180 225
Genoemde prijzen zijn exclusief 20% omzetbelasting.
Leverancier Er is slechts één leverancier, de importeur. Dit is Badkamermarkt Verbruggen uit Utrecht. Importeur: Badkamermarkt Verbruggen Dr. Tombrocklaan 34 3457 HG Utrecht banknr. ABN AMRO 23.43.56.967
Klanten ShowerPower fungeert als tussenhandel voor drie grote klanten die op rekening kopen. Deze klanten zijn bouwmarkten. Daarnaast verkoopt zij incidenteel aan eindgebruikers. Deze leveringen vinden à contant plaats. De drie grote klanten zijn: Praxis Huygensweg 10 5151 DN Drunen banknr. ABN AMRO 46.47.48.500 (krediettermijn 60 dagen, bij betaling binnen 14 dagen, 1% korting) Hubo Botermarkt 10 3000 VB Rotterdam banknr. ABN AMRO 23.24.68.780 (krediettermijn 30 dagen, bij betaling binnen 7 dagen, 1% korting) Doe Land Berenkoog 77 1822 BN Alkmaar banknr. ABN AMRO 11.15.78.650 (krediettermijn 10 dagen)
Beginselen van de financiële administratie
3
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
Financiële gegevens Balans per 01.01.2010 Pand Inventaris Auto Voorraad goederen Te vorderen omzetbelasting Debiteuren Kas
€ -
300.000 50.000 15.000 154.000 12.430
-
55.800 20.020
€
607.250
Eigen vermogen 6% Hypothecaire lening Crediteuren Bank Te betalen omzetbelasting
€ -
250.000 150.000 144.000 55.490 7.760
€
607.250
Toelichting op de balans •
• •
• • • • • •
• •
Het pand betreft een woonhuis met aangrenzende grote opslagruimte. De opslagruimte wordt gebruikt voor de doe-het-zelfpakketten en de eigenaar woont in het woonhuis. De auto is een Volkswagen bestelbus, type Transporter, brandstof diesel. De voorraad goederen bestaat uit: − 350 pakketten model Cabin à €90; − 350 pakketten model Lodge à €110; − 600 pakketten model Villa à €140. Gerard van Waallanden onttrekt maandelijks €2.500 aan de zaak voor privédoeleinden. De post 'Debiteuren' bestaat uit de volgende onderdelen: Doe Land verkoop van 29.10.2009 factuurnummer 0020 voor een bedrag van €9.600. Praxis verkoop van 11.11.2009 factuurnummer 0021 voor een bedrag €16.200. Hubo verkoop van 30.11.2009 factuurnummer 0022 voor een bedrag €30.000. De post ‘Crediteuren’ bestaat uit de aankoop bij Handelsmaatschappij Verbruggen op 12.10.2009, factuurnummer 00024 voor een bedrag van €144.000 inclusief €44.000 omzetbelasting. Op de 6% hypothecaire lening wordt jaarlijks per 1 juli €10.000 afgelost. Met de belastingdienst is de afspraak gemaakt dat de omzetbelastingverrekening plaatsvindt voor het eerst op 01.01.11.
Hierna volgen (bijna) alle boekingsdocumenten van ShowerPower voor de periode 01.01.2010 tot en met 31.12.2010, uitgereikt in een schoenendoos. De bedoeling is dat je daarmee de administratie van ShowerPower voor 2010 gaat samenstellen, zodanig dat je straks aan de belastingdienst kunt laten zien wat de financiële situatie per 31 december 2010 is. Concreet: Wat is de winst over 2010? • Wat is de hoogte van het eigen vermogen per 31.12.2010? •
Voordat de administratie kan worden gevoerd moet het nodige voorwerk verricht worden. Zo zal onder meer eerst een grootboekrekeningschema moeten worden ingericht volgens de eisen voor een deugdelijke administratie. Vervolgens zullen de financiële feiten volgens de boekhoudcyclus moeten worden verwerkt. Uiteindelijk dienen dan de overzichten die relevant zijn voor de belastingdienst te worden opgesteld.
4
Beginselen van de financiële administratie
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
N.B. De administratie kan op verschillende manieren worden gedaan. • •
Eenvoudige versie: zonder toepassing van permanence. Minder eenvoudige versie: met toepassing van permanence toegepast op voorraden.
Toelichting Bij de eenvoudige versie worden de handelscrediteuren en handelsdebiteuren vastgelegd op het moment van factuurontvangst/factuurverzending. De overige facturen worden niet geboekt bij ontvangst (als crediteuren), maar rechtstreeks geboekt als de betaling per bank (of kas) heeft plaatsgevonden. Bij de minder eenvoudige versie wordt de factuurontvangst/verzending van de handelscrediteuren en handelsdebiteuren losgekoppeld van de goederenontvangst/verzending. De overige facturen worden geboekt als bij de eenvoudige versie.
Tip voor de uitwerking Maak in MS-Excel een overzicht van alle inkoopfacturen en maak daarvan één journaalpost, een overzicht van alle verkoopfacturen en maak daarvan één journaalpost (collectieve methode). Voor de verwerking van de kas- en bankstukken is het praktisch ook in MS-Excel een tabel te maken waarin verticaal de benodigde grootboekrekeningen staan en horizontaal de kas- en bankstukken. Maak vervolgens onderscheid tussen de stukken die leiden tot een debitering van de grootboekrekening Kas/Bank of creditering van de grootboekrekening Kas/Bank.
Voorbeeld 0010
0100
0500
…
totaal
totaal
totaal
…
4100
4150
…
K1 K2 … …
Grootboekrekeningenschema 0000 0100 0300 0500 0510 0700
Pand Inventaris Auto's Eigen vermogen Privé Hypothecaire lening
Beginselen van de financiële administratie
5
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
1000 1100 1200 1300 1400
Kas Bank Kruisposten (geld onderweg) Debiteuren Crediteuren
1800 1805 1810 1815 1850
Te vorderen btw hoog Te vorderen btw laag Te betalen btw hoog Te betalen btw laag Te verrekenen btw
4100 4150 4200 4300 4400 4420 4450 4500 4600 4700 4750 4800 4810 4820 4900
Huurkosten Energiekosten Intrestkosten Afschrijvingskosten Onderhoudskosten en belastingen auto's Brandstofkosten Boetes Kantoorkosten waaronder telefoon Algemeen onderhoud en belastingen vaste activa Verpakkings- en verzendkosten Promotiekosten Accountantskosten Assurantiekosten Kamer van Koophandel Voeding onderweg
7010 Voorraad Cabin 7020 Voorraad Lodge 7030 Voorraad Villa 8010 Inkoopwaarde Cabin 8020 Inkoopwaarde Lodge 8030 Inkoopwaarde Villa 8300 Kortingen 8410 Omzet Cabin 8420 Omzet Lodge 8430 Omzet Villa 9010 Verleende contantkortingen 9070 Verlies op debiteuren 9080 Voorraadverschillen
6
Beginselen van de financiële administratie
