coördineren en samenwerken.fm Page 3 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
Inhoud Inleiding...............................................................................................
9
Hoofdstuk 1: Managen versus leidinggeven ...................................... 1.1 Management ........................................................................... 1.2 Leiding geven .......................................................................... 1.3 Competenties en taakaspecten van de leidinggevende............. 1.4 Samenvattend..........................................................................
13 13 13 16 16
Hoofdstuk 2: Positie van de leidinggevenden op middenkaderniveau ................................................................................................. 2.1 Middenkader tussen management en uitvoerende medewerkers ........................................................................... 2.1.1 Operationele aansturing............................................... 2.1.2 Kruispunt in de organisatie .......................................... 2.1.3 Competenties van de leidinggevende .........................
19 19 19 20 22
Hoofdstuk 3: Besluitvorming en beslissingsbevoegdheid ................. 3.1 Besluitvorming binnen de organisatie ...................................... 3.2 Niveaus van beslissingsbevoegdheid ....................................... 3.2.1 Strategische beslissingen ............................................. 3.2.2 Dirigerende beslissingen .............................................. 3.2.3 Verhouding beleid organisatie (voorziening) en beleid van de dienst/afdeling ...................................... 3.2.4 Wie neemt welke beslissingen? .................................... 3.2.5 Proces van besluitvorming ........................................... 3.2.6 Kwaliteit van besluitvorming ...................................... 3.2.7 Samenvattend .............................................................
25 25 26 26 26
Hoofdstuk 4: Coördineren .................................................................. 4.1. Begripsafbakening ................................................................... 4.1.1 Coördinatie van zorg ................................................... 4.1.2 Integratie en afstemming ............................................ 4.2. Onderliggende processen ....................................................... 4.3. Elementen van de coördinatiefunctie ....................................... 4.3.1 Leidinggevende functie ............................................... 4.3.2 Organiserende functie ................................................. 4.3.3 Planningfunctie ........................................................... 4.3.4 Regulerende functie .................................................... 4.4 De leidinggevende als coördinator ..........................................
33 33 34 34 35 36 36 37 37 38 38
INHOUD
27 28 28 30 31
3
coördineren en samenwerken.fm Page 4 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
4.5 Coördinatiemiddelen en -voorzieningen ................................ 4.6 Samenvattend ........................................................................
39 39
Hoofdstuk 5: Plannen, ordenen en structureren ............................... 5.1 Plannen maken ....................................................................... 5.2 Doel ...................................................................................... 5.3 Noodzaak van een afdelingsbeleidsplan .................................. 5.3.1 Doel en functies van een afdelingsbeleidsplan ............ 5.3.2 Aandachtsgebieden ....................................................
41 41 43 43 43 46
Hoofdstuk 6: Delegeren van werkzaamheden .................................. 6.1 Een begripsafbakening ........................................................... 6.2 Wanneer delegeren ................................................................ 6. 3 Welke taken moeten gedelegeerd worden .............................. 6.4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheid ................................. 6.4.1 Verantwoordelijkheid ................................................. 6.5 Voorwaarden om te delegeren ................................................ 6.6 Hoe delegeren ........................................................................ 6.6.1. Delegatieoverzicht ...................................................... 6.7 De controle ............................................................................ 6.8 Fouten worden overal gemaakt ............................................... 6.9 Moeilijkheden die bij het delegeren kunnen ontstaan ............. 6.9.1 Overbelasting ............................................................ 6.9.2 Onenigheid over de uitvoering ................................... 6.9.3 Stagnatie in taakuitvoering ......................................... 6.9.4 Onvoldoende vakbekwaamheid bij de leidinggevende ........................................................... 6.10 Oorzaken om niet te delegeren ...............................................
47 47 48 49 50 50 51 52 52 53 54 55 55 55 56
Hoofdstuk 7: Samenwerken ............................................................... 7.1 Samenwerken en samenwerkingsgedrag ................................ 7.2 Visie op samenwerken ............................................................ 7.2.1 Voorbeeld van visie op samenwerking ........................ 7.3 Indicatoren m.b.t. samenwerken ............................................ 7.3.1 Rollen en procedures .................................................. 7.3.2 Communicatieve vaardigheden en adequate communicatie ............................................................ 7.3.3 Machtsgelijkheid zonder arrogantie en territoriumdrift ............................................................................ 7.3.4 Leren onderhandelen .................................................. 7.4 Definities en kenmerken van samenwerken ............................. 7.4.1 Effectieve communicatie .............................................
59 59 60 61 63 63
4
56 57
64 65 66 66 66
INHOUD
coördineren en samenwerken.fm Page 5 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
7.4.2 Wederzijdse beïnvloeding ........................................... 7.4.3 Gemeenschappelijke waarden en doelen ..................... 7.4.4 Evenredige werk- en taakverdeling .............................. 7.4.5 Context van de samenwerking .................................... 7.5 Samenwerking in teamverband ............................................... 7.5.1 Effectiviteit van teams ................................................. 7.6 Samenwerking tussen professionele werkers van verschillende teams ................................................................. 7.6.1 Interdisciplinaire samenwerking .................................. 7.6.2 Condities voor interdisciplinaire samenwerking ........... 7.7. Basale, genuanceerde communicatie- en samenwerkingsvaardigheden .......................................................................... 7.8. Stapsgewijs bevorderen van de kwaliteit van de samenwerking en de communicatie ........................................ 7.8.1. Voorbeeldgedrag van de leidinggevende .................... 7.8.2 Bestaand overleg verbeteren door aparte aandacht voor de kwaliteit van het overleg ................................. 7.8.3 Ontwikkeling van sociaal-communicatieve samenwerkingsvaardigheden ..................................... 7.8.4 Efficiënte en effectieve besluitvorming ......................... 7.9 Conflicthantering .................................................................... 7.9.1 Wanneer is er sprake van een conflict? ....................... 7.9.2 De verantwoordelijkheid voor het oplossen van een conflict ................................................................. 7.9.3 Modellen om conflicten op te lossen ........................... 7.9.4 Aandachtspunten bij het oplossen van conflicten ........ 7.9.5 Onderhandelen ........................................................... 7.9.6 Groepsconflicten ......................................................... 7.9.7 Niet-partij zijn in een conflict ...................................... 7.9.8 Partij zijn in een conflict .............................................. 7.9.10 Minder effectieve reacties ............................................ 7.9.11 Het voorkomen van conflicten .................................... 7.10 Leren onderhandelen .............................................................. 7.10.1 De praktijk .................................................................. 7.10.2 Werkkader voor onderhandelingssituaties .................... 7.10.3 Onderhandelingsregels ............................................... 7.11 Samenvattend ......................................................................... Bibliografie ...................................................................................... Top 20: verrijkingsliteratuur m.b.t. coördineren en samenwerken ...
INHOUD
67 67 67 67 68 68 73 74 75 78 81 82 82 83 86 92 92 93 93 95 97 98 100 101 102 103 105 105 106 107 108 110 117
5
coördineren en samenwerken.fm Page 6 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
Bijlage 1: Praktijkcasus ....................................................................... Systematische verbetering van de kwaliteit van overleg- en communicatievormen: Ontwikkeling methodiek training on the job (deel 1) .......................... 1. Inleiding ................................................................................. 2. Training on the job ................................................................. 3. Methodiek en werkwijze ......................................................... 3.1. Methodiek training on the job .................................... 3.2. Integratie van leren en werken .................................... 3.3. Werkwijze training on the job ..................................... 3.4. Didactische aanpak ..................................................... 4. De praktijk .............................................................................. 4.1. Kader van de training ................................................. 5. Rol van de leidinggevende ...................................................... 5.1. Begeleiding en ondersteuning .................................... 6. Algemene reflecties ................................................................. 6.1. Instrument training on the job .................................... 6.2. Vertrouwensrelatie ...................................................... 6.3. Verantwoordelijkheden ............................................... 6.4. Opmaak van de balans ............................................... 6.5. Ontwikkelings- en resultaatgericht traject ................... 7. Enkele conclusies .................................................................... Bijlage 2: Praktijkcasus ....................................................................... Systematische verbetering van de kwaliteit van overleg- en communicatievormen: Ontwikkeling methodiek training on the job (deel 2) .......................... 1. Inleiding ................................................................................ 2. Opvolgen en onderhouden ................................................... 3. Resultaten ............................................................................... 3.1 Meten is weten ........................................................... 3.2 Ervaringsgegevens ...................................................... 3.3. Hertekening overlegstructuur ..................................... 4 Discussie ................................................................................. 5. Ter afsluiting ........................................................................... 6. Bronnen en verrijkingsliteratuur .............................................. Bijlage: ........................................................................................... 1. Didactische aanpak ................................................................. 2. Didactische principes ..............................................................
6
119
119 119 120 120 120 121 122 123 123 123 125 125 126 126 126 126 127 127 128 131
131 131 131 132 132 132 134 134 137 138 140 140 140
INHOUD
coördineren en samenwerken.fm Page 7 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
Bijlage 3: Efficiënt en effectief overleg voeren .................................. 1. Minder is méér: zo kunt u effectief vergaderen ........................ 2. Efficiënter vergaderen .............................................................. 3. Het rendement vergroten ........................................................ 3.1. Effectief voorzitten van vergaderingen .........................
143 143 143 144 144
Bijlage 4: Teamontwikkeling .............................................................. 1. Definitie van een team ............................................................ 2. Kenmerken van een team ........................................................ 3. Samenstellen van een team ..................................................... 4. Ontwikkeling van teams in vier stappen .................................. 5. Teamrollen .............................................................................. 5.1. Belbin onderscheidt negen teamrollen ........................
151 151 151 151 152 152 153
Bijlage 5: Zelfsturende teams ............................................................ 1. Wat zijn zelfsturende teams? ................................................... 2. Waarom zelfsturende teams? ................................................... 3. Doelstellingen ......................................................................... 4. Wat betekent zelfsturing voor een medewerker? ..................... 5. Wat betekent zelfsturing voor een team? ................................. 6. Wat betekenen zelfsturende teams voor het afdelingsof diensthoofd? ....................................................................... 7. Aandachtspunten bij de ontwikkeling en invoering van zelfsturende teams .................................................................. 7.1 Weerstand tegen veranderingen ................................. 7.2 Angst voor fouten ....................................................... 7.3 Beperkte vaardigheden en mogelijkheden ................... 7.4 Teamleden moeten de bereidheid hebben ..................
163 163 164 164 165 165
166 166 166 166 167
Bijlage 5.1: Stappenplan van team naar zelfsturend team ............... Stap 1: Een team als een verzameling individuen ............................ Stap 2: Er begint een groep te ontstaan .......................................... Stap 3: Een team met eigen normen en waarden ............................ Stap 4: Het zelfsturende team ......................................................... Hoe te gebruiken ............................................................................
169 169 171 174 175 176
Bijlage 6: Leren onderhandelen ......................................................... 1. Inleiding .................................................................................. 2 Werkkader voor onderhandelingssituaties ................................ 2.1. Voorbereiding ............................................................. 2.2. De onderhandelingen ................................................. 3. Onderhandelingsregels ...........................................................
177 177 178 178 179 184
INHOUD
166
7
coördineren en samenwerken.fm Page 8 Friday, November 10, 2006 2:25 PM
Bijlage 7: Overzicht kaders en oefendocumenten ............................ 187 Kaders ............................................................................................. 187 Oefendocumenten ......................................................................... 188
8
INHOUD
