INKOOPNOTA INKOOPNOTA GEMEENTE BRUMMEN. BR Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 10 april 2007

INKOOPNOTA

INKOOPNOTA GEMEENTE BRUMMEN 2007

.

BR07.0017

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 10 april 2007

INHOUDSOPGAVE

blz.

1.

Voorwoord.................................................................................................................................. 1

2.

Samenvatting ............................................................................................................................. 2

3.

Inleiding ...................................................................................................................................... 3

4.

Het inkoopbeleid van Brummen .............................................................................................. 4 4.1 Inkoopdoelstellingen........................................................................................................... 4 4.2 Uitgangspunten van het inkoopbeleid ................................................................................ 4 4.3 Ontwikkeling van de inkoop................................................................................................ 5 4.4 Invoering van het inkoopbeleid........................................................................................... 5

5.

Organisatorische uitgangspunten........................................................................................... 6 5.1 Inkoopverantwoordelijkheid................................................................................................ 6 5.2 Contractbeheer................................................................................................................... 7 5.3 Inkoopsynergie ................................................................................................................... 7

6.

Juridische uitgangspunten ...................................................................................................... 9 6.1 Europese weten regelgeving............................................................................................ 9 6.2 Opdrachten betreffende werken......................................................................................... 9 6.3 Opdrachten betreffende leveringen en diensten .............................................................. 10 6.4 Inkoopvoorwaarden .......................................................................................................... 10 6.5 Uitsluitingsgronden en minimumeisen.............................................................................. 10 6.6 Alcatel-termijn................................................................................................................... 11 6.7 Inschakelen van de NMa .................................................................................................. 11 6.8 Afwijken van het inkoopbeleid .......................................................................................... 11 6.9 Juridische risico’s ............................................................................................................. 12

7.

Economische uitgangspunten ............................................................................................... 13 7.1 Afhankelijkheid van leveranciers ...................................................................................... 13 7.2 Beoordeling offertes ......................................................................................................... 13 7.3 Uitsluitingsgronden en minimumeisen.............................................................................. 13 7.4 Financiële draagkracht van aanbieders ........................................................................... 14 7.5 Technische en/of vakinhoudelijke eisen........................................................................... 14 7.6 Lokale aanbieders ............................................................................................................ 15

8.

Ethische en ideële uitgangspunten ....................................................................................... 16 8.1 Integriteit........................................................................................................................... 16 8.2 Duurzaamheid .................................................................................................................. 17 8.3 Bedrijfsvoering leveranciers ............................................................................................. 17 8.4 Werkgelegenheid bij organisaties voor sociale werkvoorziening..................................... 17

BIJLAGEN

Inkoopnota 2007 BR07.0017

A B C D E F G H I

Rolverdeling bij inkoopproces Algemene inkoopvoorwaarden Begripsbepalingen inkoop Drempelbedragen, procedure en volmacht Achtergrondinformatie ARW Handreiking inkoop Besluit opdrachtverlening aan sociale werkvoorziening Ontwikkeling Aanleg aanbestedingsdossier

Gemeente Brummen

Inhoudsopgave

1.

VOORWOORD

Van publieke organen wordt verwacht dat zij op een efficiënte wijze opdrachten verlenen voor werken, leveringen en diensten. Daarbij gelden de uitgangspunten en voorschriften die de nationale en Europese wetgeving stelt aan het privaatrechtelijk handelen van overheden. Overheden moeten rechtmatig optreden met een doelgerichte en integere instelling. Om over de besteding van publieke gelden verantwoording af te kunnen leggen is een transparante en kostenbewuste benadering van markpartijen nodig. Hoewel lokale overheden zorg hebben voor hun omgeving, met inbegrip van de lokale economie, staan bovenstaande principes aan de basis van de gemeentelijke inkoop. Het bovenstaande onderstreept de noodzaak voor een overheidsorganisatie als de gemeente Brummen om de inkoopfunctie te professionaliseren. Professionele inkoop vraagt om heldere uitgangspunten waarbinnen medewerkers opereren en om voldoende aandacht voor opleiding, adequate inkooptools, effectieve inkoopprocessen en tijdige evaluaties. Professionaliteit is daarnaast vooral ook een kwestie van houding. Wij zijn rechtmatig en doelgericht in onze bestedingen. We letten op de kosten en zijn ons bewust van de omgeving waarin we opereren. We handelen transparant en integriteit staat bij ons hoog in het vaandel. Met deze inkoopnota beogen wij dat de gemeente Brummen in toenemende mate zal beschikken over een professionele inkoop. Daarbij hebben wij een duidelijk doel voor ogen: de beste kwaliteit voor ons geld!

Brummen, april 2007 burgemeester en wethouders van Brummen

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

1

2.

SAMENVATTING

Deze inkoopnota is gebaseerd op de nieuwe (wettelijke)ontwikkelingen in het aanbestedingsbeleid en ter vervanging van de in de Nota Aanbesteding en inkoop Gemeente Brummen 2003 geformuleerde uitgangspunten. Gemeente Brummen hanteert voor inkoop de volgende algemene doelstelling: professioneel inkopen en aanbesteden moet ons de beste kwaliteit voor ons geld opleveren. Met het oog op deze doelstelling streeft Brummen naar een inkoop die rechtmatig, doelmatig, verantwoord, transparant, kostenbewust en integer is. Dit inkoopbeleid (hoofdstuk 4) treedt met ingang van 1 ……………..2007 in werking. De in deze inkoopnota beschreven uitgangspunten worden nader uitgewerkt, onder meer via een nog op te stellen groeiplan inkoop. Deze inkoopnota beschrijft onze keuzes ten aanzien van inkoop en heeft in principe betrekking op alle opdrachten voor leveringen, werken en diensten van de gemeente Brummen. De organisatorische uitgangspunten (hoofdstuk 5) beschrijven hoe de verantwoordelijkheid voor inkoop belegd is bij de diverse afdelingen. Dit geldt de verantwoordelijkheid voor zowel beleid en ontwikkeling als de operationele inkoop. Ook staat beschreven hoe juridische toetsing en inkoopcontrol plaatsvinden. Ten aanzien van contractbeheer staat beschreven waarom en hoe de organisatie dit ter hand zal nemen. Als organisatorisch uitgangspunt geldt ook het optimale gebruik maken van inkoopsynergie. Inkoopsynergie kan behaald worden door samenwerking binnen de organisatie tussen afdelingen onderling en buiten de organisatie door bijvoorbeeld in regioverband te opereren. Tot de juridische uitgangspunten (hoofdstuk 6) behoort de Europese en nationale weten regelgeving die op dat moment van kracht is en verplichtend voor Brummen. Aanvullend zijn keuzes opgenomen ten aanzien van het publiceren van voorgenomen opdrachten voor leveringen en diensten onder de Europese drempel. Ook staat omschreven hoe Brummen omgaat met uitsluitingsgronden, minimumeisen, de Alcatel-termijn en de NMa. Verder staat aangegeven op welke wijze met afwijkingen op het inkoopbeleid wordt omgegaan. Brummen heeft eigen Algemene Inkoopvoorwaarden. Als economische uitgangspunt (hoofdstuk 7) is in de nota opgenomen de wijze waarop de organisatie omgaat met afhankelijkheid van leveranciers enerzijds en de beoordeling van de financiële draagkracht van potentiële aanbieders anderzijds. Economische uitgangspunten worden ook gevormd door (financiële) uitsluitingsgronden en minimumeisen en door technische en/of vakinhoudelijke eisen. Ook de wijze van offertebeoordeling is een economisch uitgangspunt. Dat geldt tevens voor de manier waarop lokale aanbieders bij de Brummense inkoop betrokken zijn (niet op basis van een bevoorrechte positie, wel op basis van een faire kans). De ethische en ideële uitgangspunten (hoofdstuk 8) betreffen de integriteit van de gehele interne organisatie in het inkoopproces en de bedrijfsvoering van leveranciers. Ook staan keuzes beschreven ten aanzien van duurzaamheid en werkgelegenheid bij organisaties voor sociale werkvoorziening.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

2

3.

INLEIDING

In 2002 is het aanbestedingsbeleid van de overheid uitvoering aan de orde geweest naar aanleiding van de bouwfraude. Daarbij zijn gemeenten ook regelmatig geconfronteerd met een disfunctionerend aanbestedingsbeleid. De VNG heeft vervolgens een aantal notities geschreven en daarbij aanbevelingen gedaan om het aanbestedingsproces te versterken en rechtmatig te laten verlopen. De gemeenteraad van Brummen heeft in de raadsvergadering van 20 februari 2003 nr.7 met de Nota Aanbesteding en inkoop deze uitgangspunten vorm gegeven. Burgemeester en wethouders besloten op 12 mei 2004 dat Brummen op inkoopgebied nauwer zal samenwerken met de andere gemeenten binnen de regio Stedendriehoek. In november 2000 werd ook reeds een intentieverklaring tot samenwerking bij gemeentelijke inkoop getekend met de gemeenten Rheden, Doesburg, Renkum en Rozendaal. Inkopen en aanbesteden vormen een privaatrechtelijke activiteit van de organisatie die tot conflicten en meningsverschillen kan leiden. De markt is scherp en juridiseert in straf tempo. Deze stand van zaken in de aanbestedingspraktijk vormen een uitdaging voor de gemeente Brummen Juridische en financiële risico’s kunnen worden beperkt door optimaal gebruik te maken van interne kennis en ervaring, mogelijkheden tot (regionale) samenwerking en externe advisering. Deze inkoopnota draagt bij aan het minimaliseren van die risico’s. Verantwoording Voor dit inkoopbeleid is gebruik gemaakt van de Handreiking voor een collegebesluit inzake Inkoop en Aanbesteding. Die handreiking is uitgegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Interprovinciaal Overleg (IPO), Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Europa Decentraal (kenniscentrum Europees recht en beleid voor decentrale overheden). De nota die voor u ligt is tevens geïnspireerd door het inkoopbeleid van de provincie Gelderland en een aantal andere gemeenten binnen de regio. Definities Voor het begrip van deze inkoopnota is het goed te weten waar de begrippen inkoop en aanbesteden voor staan. Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Inkoop is een paraplubegrip waaronder alle regels, activiteiten en maatregelen worden verstaan die betrekking hebben op uitgaven van de organisatie. Met aanbesteden wordt het proces van opdrachtverstrekking bedoeld: specificeren, selecteren en contracteren. Vaak wordt bij aanbesteding vooral aan werken gedacht, maar feitelijk heeft aanbesteding net zo goed betrekking op diensten en leveringen. Het begrip aanbesteding is dus een deel van het begrip inkoop. In bijlage C vindt u een uitgebreide begrippenlijst.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

3

4.

HET INKOOPBELEID VAN BRUMMEN

Dit inkoopbeleid is geformuleerd met de intentie om de doelstellingen van Brummen als gemeentelijke organisatie te helpen bereiken. Het inkoopbeleid is een afgeleide van het algehele organisatiebeleid; de inkoopfunctie van Brummen is ingebed in de totale organisatie. Dit inkoopbeleid helpt sturing te geven aan de inkoopfunctie. Met inkoopfunctie wordt hier bedoeld: mensen, middelen, processen en andere aspecten in de organisatie die direct of indirect met inkoop te maken hebben. Het inkoopbeleid geeft een kader aan waarbinnen medewerkers opereren en helpt de organisatie bij het bereiken van de diverse beleidsdoelstellingen. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op verantwoorde wijze worden uitgevoerd.

4.1

Inkoopdoelstellingen

De Rijksoverheid heeft voor het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) de volgende doelstelling opgesteld die door alle ministeries wordt onderschreven. Deze definitie luidt als volgt: professioneel inkopen en aanbesteden moet ons de beste kwaliteit voor ons geld opleveren. Met professionele inkoop beoogt Brummen diezelfde doelstelling, namelijk werken met een meerwaarde voor de gemeente en voor de belastingbetaler: de beste kwaliteit voor ons geld. Deze formulering dient als ‘leitmotiv’ voor de opstelling van deze nota. Als gemeentelijke organisatie wil Brummen met het inkoop- en aanbestedingsbeleid bepaalde doelstellingen nastreven. Deze doelstellingen kunnen als volgt worden gedefinieerd. • De naleving van relevante weten regelgeving bevorderen. • Een doelmatig aanbestedingsbeleid realiseren. • Verantwoording afleggen over de besteding van publieke gelden. • Naar openbaarheid en transparantie streven opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van inkoop en aanbestedingen. • Kostenbeheersing en kwaliteit optimaliseren, onder meer door opdrachtnemers te stimuleren tot de economisch meest voordelige aanbieding. • De integriteit van het inkoop- en aanbestedingsproces waarborgen op alle organisatorische niveaus. Deze doelstellingen zijn de leidraad voor dit inkoopbeleid en voor de verdere ontwikkeling van de Brummense inkoopfunctie. Ze staan dan ook in steekwoorden vermeld op de voorzijde van deze nota.

4.2

Uitgangspunten van het inkoopbeleid

Om de doelstelling voor professionele inkoop te bewerkstelligen en om de hierboven genoemde zaken daadwerkelijk te bereiken, moet de organisatie duidelijke keuzes maken. Deze nota legt de belangrijkste keuzes ten aanzien van inkoop vast. Die keuzes gelden voor de gehele organisatie. Dat betekent dat elke inkoop en aanbesteding van de gemeente Brummen uitgevoerd wordt volgens de uitgangspunten van dit beleid. De belangrijkste uitgangspunten ten aanzien van inkoop zijn: • organisatorische (hoofdstuk 5) • juridische (hoofdstuk 6) • economische (hoofdstuk 7) • ethische en ideële (hoofdstuk 8)

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

4

4.3

Ontwikkeling van de inkoop

Het management neemt de verdere professionalisering van de Brummense inkoopbeleid ter hand op grond van een groeimodel (zie bijlage H) dat op een nader te bepalen moment zal worden opgesteld binnen de uitgangspunten van deze inkoopnota, waarbij rekening wordt gehouden met de ontwikkelingen van inkoopsamenwerking binnen de Stedendriehoek.

4.4

Invoering van het inkoopbeleid

Deze inkoopnota geeft op hoofdlijnen het raamwerk weer voor de ontwikkeling van inkoop in de gemeente Brummen. De implementatie van de organisatorische, juridische, economische, ethische en ideële uitgangspunten uit deze nota worden meteen na vaststellling op 1 ………..2007 van kracht. Nadere uitwerking ervan (zie bijlage H) krijgt met inachtneming van beschikbare tijd en organisatorische overeenstemming zijn beslag. Om de organisatie te helpen bij het toepassen van dit nieuwe inkoopbeleid, is in bijlage F een handreiking inkoop opgenomen.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

5

5.

ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN

Voor een goed begin van verdere inkoopprofessionalisering is het belangrijk vast te stellen op welke wijze de inkoop binnen de organisatie verankerd wordt. Dit betekent dat organisatorische keuzes moeten worden gemaakt en deze staan in dit hoofdstuk uitgewerkt. Aan de orde komen achtereenvolgens inkoopverantwoordelijkheid, contractbeheer en inkoopsynergie. Daarbij gaat deze nota er vanuit dat al bestaande bedrijfsprocessen zoals archivering en mandaatbesluiten op juiste wijze bij inkoop worden toegepast.

5.1

Inkoopverantwoordelijkheid

Brummen kiest ervoor dat afdelingen zelf integraal verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop. De inkoopverantwoordelijkheid van een afdeling berust bij de betreffende materiedeskundigen en productverantwoordelijken op basis van functieomschrijvingen en het geldende mandaatbesluit. Afdelingen worden ondersteund door inkoopadvies van de inkoopcoördinator bij verschillende onderdelen van meer complexe inkoopprocessen, zoals nationale en Europese (openbare) aanbestedingen. Deze ondersteuning wordt aangevuld door een extern bureau als dat nodig en haalbaar is. Met andere woorden: Brummen kiest voor een gecoördineerde inkoopfunctie en niet voor een gedecentraliseerde inkoopfunctie noch voor een gecentraliseerde inkoopfunctie. In bijlage A staat de rolverdeling bij operationele inkoop binnen de organisatie beknopt weergegeven. Specialistische inkopers en productverantwoordelijken Binnen de organisatie van de gemeente Brummen werken in feite meerdere specialistische inkopers. Dit zijn materiedeskundige medewerkers van een afdeling die regelmatig bij inkoop en aanbestedingen betrokken zijn. Primair is hun betrokkenheid vakinhoudelijk, maar daarnaast hebben ze door ervaring en aanvullende opleiding ook kennis en inzicht op het gebied van inkoop opgedaan. De productverantwoordelijke met het grootste aandeel in de inkoop of aanbesteding is verantwoordelijk voor het bestellen van de goederen of diensten of gunt het werk (is opdrachtgever). Waar in de organisatie sprake is van een interne relatie met een opdrachtgevende afdeling en een opdrachtnemende afdeling, zal in werkafspraken nader worden vastgelegd hoe de productverantwoordelijkheid onderling verdeeld is. Rol van de inkoopcoördinator De inkoopcoördinator is de spil in de organisatie van de gemeente Brummen waar het gaat om het proces van inkoop. De inkoopcoördinator werkt voor het realiseren van de doelstellingen van inkoop samen met o.a. specialistische inkopers bij afdelingen, financiën, control en juridische zaken. De rol van de inkoopcoördinator kan als volgt worden omschreven: • is deskundige op het gebied van het proces van inkoop en aanbesteding • ontwikkelt beleid, procedures, instrumenten en andere randvoorwaarden voor een professionele inkoop • stimuleert en enthousiasmeert anderen om efficiënt en effectief in te kopen • bevordert inkoopsamenwerking, zowel intern als extern • adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd met betrekking tot inkoop • wordt betrokken(adviseert) bij alle aankopen van gebruiks-en verbruiksgoederen, leveringen, diensten en werken boven de € 5000,--(meldingsplicht). • investeringen worden bij hem gemeld voor aanvang begrotingsjaar. • jaarlijks wordt aan hem verstrekt een overzicht van afspraken en contracten met leveranciers • is verantwoordelijk voor contractbeheer

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

6

Verantwoordelijkheid voor het inkoopbeleid Met het vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid alleen heeft de verdere professionalisering van de Brummense inkoopfunctie nog niet plaatsgevonden, want: • het beleid moet geïmplementeerd worden • nieuwe ontwikkelingen moeten gevolgd en beoordeeld worden • kansen moeten opgespoord en benut worden • het beleid moet regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd worden De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het inkoopbeleid wordt belegd bij de manager Staf. Bij de ontwikkeling van het beleid speelt ook de samenwerking binnen de Stedendriehoek een belangrijke rol. De afspraken en inzichten die daaruit ontstaan worden meegenomen bij het Brummense beleid. De verantwoordelijkheid voor de inkoop zelf ligt integraal bij de vakafdelingen. Juridische toetsing Bij het aangaan van alle (contractuele) verplichtingen wordt altijd de juridisch medewerker geconsulteerd, indien nodig ondersteund door een extern juridisch advies. De juridische kant van inkoop is structureel een punt van aandacht in het organisatiebrede overleg in het juridisch platform. Inkoopcontrol Vanuit de invalshoek van inkoopcontrol moet worden nagegaan of en in welke mate de organisatie zich aan de regelgeving (interne procedures en Europese regelgeving) houdt. In het kader van de integrale verantwoordelijkheid van afdelingen zijn deze zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van hun inkopen. De inkoopcoördinator is hierbij vooral voorwaardenscheppend. Het team planning en control toetst steekproefsgewijs de financiële rechtmatigheid van inkopen.

5.2

Contractbeheer

Contractbeheer valt onder de verantwoordelijkheid van de inkoopcoördinator. De contracten zelf zijn de verantwoordelijkheid van de betreffende afdeling. Regelmatig worden inkooptrajecten gestart ter vervanging van het huidige contract. Dat moet tijdig gebeuren door de betreffende productverantwoordelijke. Kennis van het bestaande contract is daarbij nodig. Contracten moeten dus toegankelijk zijn. Maar niet alleen voor de contractbezitters, ook voor andere medewerkers. Dat is vooral van belang indien meerdere afdelingen contracten afsluiten met één leverancier. Ook maken analyses van contracten zichtbaar of er meerdere leveranciers zijn voor de zelfde leveringen of diensten. Dat kan aanleiding zijn om opdrachten te bundelen. Contractbeheer omvat het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten. Productverantwoordelijken kunnen dan eenvoudig de expiratiedatums van hun overeenkomsten bewaken en snel beschikken over de kerngegevens van hun contracten. Contractbeheer biedt de inkoopfunctie de mogelijkheid inkooppakketten te optimaliseren. Vanaf 1 januari 2006 worden contracten en overeenkomsten geregistreerd en gedigitaliseerd bij documentaire informatievoorziening van de afd.Services. De afdelingen (medewerkers) zijn zelf verantwoordelijk voor het laten registreren en digitaliseren van deze contracten. Tevens dienen deze contracten te worden gemeld bij de inkoopcöordinator. Op deze wijze kan in de nabije toekomst een goed overzicht van contracten en overeenkomsten bij de gemeente Brummen in beeld worden gebracht, zodat financiële en juridische risico’s beter kunnen worden uitgesloten.

5.3

Inkoopsynergie

Door het bundelen van volumes kunnen inkoopvoordelen worden behaald, zowel kwantitatief als kwalitatief. Dat geldt niet alleen binnen de eigen organisatie, maar ook daarbuiten. Daar waar het mogelijk en lonend is om gezamenlijk in te kopen met andere gemeenten of organisaties, zal

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

7

Brummen dat niet nalaten. Samenwerking bij inkoop leidt bovendien tot toename van expertise (zowel vakinhoudelijk als qua inkoop), verlaging van inkoopkosten en verbetering van inkoopprocessen. Externe inkoopsynergie De gemeente Brummen speelt een actieve rol op het gebied van inkoopsamenwerking, vooral binnen de Regio Stedendriehoek. Dit betekent niet alleen dat Brummen in de persoon van de inkoopcoördinator deelneemt aan het regiobrede inkoopplatform. De actieve houding van Brummen ten aanzien van samenwerking wordt ondersteund door alle afdelingen daar waar zich kansen op inkoopvoordeel voordoen. In principe doet Brummen mee aan trajecten die vanuit het inkoopplatform Stedendriehoek worden geïnitieerd, tenzij de bedrijfsvoering dit niet toelaat. De inkoopcoördinator stimuleert en begeleidt de inkoopsamenwerking in procesmatige zin. Interne inkoopsynergie Bij afdelingsoverschrijdende inkopen worden inkoopteams gevormd. Daarbij wordt het inkoopleider (lead buyer)principe gehanteerd: inkoopteams werken onder leiding van een inkoopleider. De inkoopleider is afkomstig van de afdeling met het grootste inkoopvolume van een specifiek inkooppakket. Deze afdeling is, na het uitvoeren van het tactische inkoopproces, contracteigenaar en daarmee verantwoordelijk voor het uitvoeren van het contracten leveranciersmanagement. Een inkoopteam selecteert geschikte leveranciers en beoordeelt offertes. Ook voert het team de (periodieke) leveranciersevaluatie uit. Ten aanzien van inkoopteams gelden de volgende uitgangspunten: • bestaan uit (materie)deskundigen van de betrokken (vak)afdelingen • inkoopcoördinator • werken projectmatig • zijn tijdelijk van aard • begeleiden als team de drie fasen uit de tactische inkoop (specificeren, selecteren en contracteren) • worden per inkooppakket of inkoopproject (bijvoorbeeld bij werken) samengesteld De inkoopleider is in een inkoopteam verantwoordelijk voor de inhoudelijke kennis van de materie, projectleiding en het opstellen van projectdocumenten.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

8

6.

JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

Naast de invoering van een professionele inkoop dat zijn weerslag heeft op goed aanbesteden, zijn er ook juridische keuzes waaraan een inkoop- en aanbestedingsbeleid moet worden getoetst: • Europese weten regelgeving • nationale weten regelgeving • aanbestedingsreglementen • inkoopvoorwaarden Deze juridische keuzes worden hieronder uitgewerkt.

6.1

Europese weten regelgeving

Het EG-verdrag heeft als belangrijke doelstelling dat een gemeenschappelijke markt tot stand komt tussen de lidstaten van de EU, waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal kan plaatsvinden. Als gevolg van dit verdrag moet de gemeente haar opdrachten op transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk maken. Om de EG-doelstelling van een gemeenschappelijke markt te bewerkstelligen, zijn Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten opgesteld die te volgen procedures reguleren, waaronder: 2004/17/EG voor de zogenaamde klassieke sectoren (werken, leveringen, diensten) 2004/18/EG voor de nutssectoren water, energie, vervoer en post Deze Europese richtlijnen zijn in Nederland geïmplementeerd middels de op 16 juli 2005 vastgestelde Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) en Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren). Bao en Bass bevatten regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals rijk, provincies, gemeenten) en door bepaalde bedrijven in de nutssectoren (bijvoorbeeld een bedrijf dat een elektriciteitsnetwerk beheert). De besluiten zijn op 1 december 2005 in werking, en vervangen het Besluit overheidsaanbestedingen en het Besluit aanbestedingen nutssector.

6.2

Opdrachten betreffende werken

De gemeente Brummen moet als aanbestedende dienst zelf zorg dragen voor de juiste toepassing van de besluiten Bao en Bass in hun dagelijkse aanbestedingspraktijk. De rijksoverheid hanteert daartoe bij opdrachten betreffende werken verplicht het Aanbestedingsreglement Werken (ARW). Een gemeente kan het ARW op vrijwillige basis toepassen. De Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) was kritisch ten aanzien van de toepassing van het ARW 2004 door de lokale overheden, vooral omdat al langer duidelijk was dat deze zou worden opgevolgd door een ARW 2005. In het ARW 2005 zijn de nodige veranderingen aangebracht die het gevolg zijn van het nieuwe besluit Bao. Het ARW 2005 is tegelijkertijd met Bao in werking getreden, namelijk op 1 december 2005. Welke typen criteria kunnen worden toepast bij selectie van aanbieders en gunning van opdrachten wordt bepaald in het ARW. Welke criteria bij een specifieke opdracht worden gehanteerd en hoe zwaar die zijn kan de aanbestedende dienst zelf bepalen. Zie ook sectie 6.5 hierover. Voor- en nadelen van het ARW Het ARW is qua structuur en procedurele regels zoveel mogelijk in lijn gemaakt gebracht met de Europese richtlijn voor werken. Hierdoor ontstaat zowel bij de opdrachtgever (overheid) als bij de markt (bouwsector) meer duidelijkheid over de te volgen procedures. Deze zijn behoorlijk éénduidig geworden, waardoor het qua procedure en werkwijze niet veel meer uitmaakt of een opdracht Europees dan wel nationaal wordt aanbesteed. De kennis over aanbesteden raakt op die wijze meer geconcentreerd, zowel in de markt als bij de overheid. In deze tijden heeft de overheid de behoefte om in aanbestedingen een stevigere positie te hebben, zodat misstanden beter kunnen worden voorkomen. Het ARW is beter toegerust dan

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

9

oudere richtlijnen als het Uniform Aanbestedingsreglement (UAR) 1986/2001 om die positie te borgen. De (regionale) bouwwereld is wel vertrouwd met de UAR’s maar (nog) onvoldoende met het ARW; dat kost wellicht enige tijd. Verder is het ARW ‘juridischer’ van aard dan de oude UAR’s. De drempel om in te schrijven op werken waarbij het ARW van toepassing is, is hoger dan wanneer het UAR van toepassing is. Deze nadelen gelden des te sterker voor aanneembedrijven met geringere omvang. Daarnaast moet de gemeente Brummen ervoor zorgen om zelf ook (intern of extern) voldoende kennis en kunde in te zetten bij aanbestedingen van werken; dat geldt des te sterker bij toepassing van het ARW 2005 Zie bijlage E voor nadere informatie over de ARW versus de UAR. Keuze van gemeente Brummen De gemeente Brummen heeft gekozen voor toepassing van het ARW 2005 voor alle openbare aanbestedingen van werken onder de Europese drempel.

6.3

Opdrachten betreffende leveringen en diensten

Er is nationale wetgeving in voorbereiding aangaande aanbestedingen van leveringen en diensten onder de Europese drempel. Vooruitlopend daarop en gezien de eisen ten aanzien van transparantie publiceert de gemeente Brummen aanbestedingen van leveringen en diensten boven een bepaald bedrag via de eigen website. Dit principe is in lijn met recente jurisprudentie. In bijlage D staat een drempelwaarde voor deze aanbestedingen opgenomen, waarboven wij onszelf een publicatieplicht opleggen.

6.4

Inkoopvoorwaarden

Bij het inkopen van goederen en diensten wordt normaal gesproken gewerkt met algemene voorwaarden. Veel leveranciers hebben hun eigen algemene voorwaarden. Het werken met algemene voorwaarden van diverse leveranciers leidt voor de gemeente tot een veelvoud aan bepalingen, wat de eenduidigheid niet ten goede komt. Bovendien is de situatie voor diverse leveranciers dan ook niet gelijkwaardig en zijn de voorwaarden vaak ongunstig voor de gemeente. Gelet hierop is het beter te werken met eigen gemeentelijke inkoopvoorwaarden. De gemeente Brummen verklaart in principe bij het inkopen alleen de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing. Bij werken gelden de inkoopvoorwaarden van het aanbestedingsreglement dat van toepassing is en/of eventuele aanvullende voorwaarden zoals die staan aangegeven in de aanbestedingsdocumenten. Alleen onder bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld in verband met de te volgen inkoopstrategie of een specifieke marktsituatie) kan het college van burgemeester en wethouders op basis van een gemotiveerd besluit afwijken van de eis dat deze voorwaarden van toepassing zijn. Leveranciers dienen de gemeentelijke inkoopvoorwaarden te accepteren om een opdracht te kunnen krijgen. De algemene voorwaarden van een leverancier worden door de gemeente Brummen in principe structureel afgewezen, tenzij de inkoopstrategie of marktsituatie een andere koers nodig maakt. Bij gezamenlijke aanbestedingen met gemeenten in de Stedendriehoek zijn specifiek de Algemene Inkoopvoorwaarden 2006 (van enige samenwerkende Gelderse en Overijsselse gemeenten) van toepassing.

6.5

Uitsluitingsgronden en minimumeisen

De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding of inkooptraject ervoor te zorgen dat alleen geschikte aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Bij openbare en Europese aanbestedingen worden daartoe uitsluitingsgronden en minimumeisen opgesteld.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

10

Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden zijn factoren op grond waarvan een aanbieder kan afvallen als gegadigde voor een opdracht. Die uitsluitingsgronden moeten bewerkstelligen dat geen opdracht wordt verstrekt aan aanbieders die: • veroordeeld zijn geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de gegadigde in het gedrang brengt • in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan • in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen Minimumeisen De minimumeisen zijn eisen waaraan een aanbieder moet voldoen om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze minimumeisen hebben bijvoorbeeld betrekking op: • inschrijving in het handels- of beroepsregister van het land van herkomst • wettelijke aansprakelijkheids- en/of beroepsaansprakelijkheidsverzekering • acceptatie van Brummense inkoopvoorwaarden Richtsnoer juridische uitsluitingsgronden en minimumeisen Een richtsnoer voor het formuleren van minimumeisen en uitsluitingsgronden op juridisch gebied kan worden ontwikkeld na vaststelling van deze inkoopnota.

6.6

Alcatel-termijn

Een speciaal aandachtspunt bij (Europees) aanbesteden is er met betrekking tot het gunnen van de opdracht. Gezien de recente jurisprudentie en de inhoud van de nieuwe richtlijn moet eerst voorlopig worden gegund. Aan de basis van dit principe ligt het zogenaamde Alcatel-arrest. Het Hof van Justitie van de Europese gemeenschap heeft in 1999 uitspraak gedaan in de Alcatelzaak. De uitspraak houdt kort gezegd in dat iedere gegadigde aan wie de opdracht niet zal worden gegund, de mogelijkheid moet hebben om tegen de voorgenomen gunning van de aanbestedende dienst in rechte op te komen. Bij een aanbesteding wordt meegedeeld aan wie men voornemens is te gunnen en wordt de Alcatel-termijn van vijftien dagen gehanteerd. Hierbij kan tevens worden bepaald dat de gemeente Brummen als aanbestedende dienst de gunning als definitief beschouwt wanneer vijftien dagen na het bericht over de voorgenomen gunning nog steeds geen bezwaar is aangetekend.

6.7

Inschakelen van de NMa

Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel voorleggen om de Nederlandse Mededingingsauthoriteit (NMa) in te schakelen.

6.8

Afwijken van het inkoopbeleid

Van het inkoopbeleid kan alleen worden afgeweken als daar gegronde redenen voor zijn. Bevoegdheid tot afwijken van het inkoopbeleid Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd af te wijken van het inkoopbeleid van de gemeente Brummen. Van de regelgeving met betrekking tot Europees aanbesteden kan niet worden afgeweken.

Afhandeling van een afwijkende inkoopbeslissing Hiervoor moet de inkopende afdeling een gemotiveerd afwijkingsvoorstel voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

11

Afwijkingen van het inkoopbeleid moeten worden geregistreerd. Bij kredietaanvragen die leiden tot opdrachten in afwijking van het inkoopbeleid wordt expliciet in het raadsvoorstel vermeld op welke manier de opdracht afwijkt en welke geronde redenen daarvoor zijn.

6.9

Juridische risico’s

Aanbesteden brengt risico’s met zich mee. Inkopen en aanbesteden vormen een privaatrechtelijke activiteit van de organisatie die tot conflicten en meningsverschillen kan leiden. De mate van juridisch risico wordt onder meer bepaald door de situatie in het betreffende marktsegment, de complexiteit van de opdracht en de zorgvuldigheid in de voorbereiding en afhandeling. Het financiële risico wordt bepaald door de omvang van de beoogde opdracht en de uitkomst van een eventuele juridische, gerechtelijke of arbitrale afhandeling. Juridische en financiële risico’s kunnen worden beperkt door optimaal gebruik te maken van interne kennis en ervaring, mogelijkheden tot (regionale) samenwerking en externe advisering. De keuzes ten aanzien van aanbestedingsrisico’s worden voor operationele activiteiten genomen en verantwoord door de inkopende afdeling. In het kader van de rechtmatigheid en ter voorkoming van juridische risico’s moet van elke aanbesteding ook een aanbestedingsdossier worden aangelegd ( zie bijlage I)

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

12

7.

ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

Uit de economische keuzes moet blijken hoe de gemeente Brummen als economische factor en speler op de ‘markt’ met zijn omgeving (leveranciers, andere organisaties) omgaat.

7.1

Afhankelijkheid van leveranciers(leveranciersmanagement)

De continuïteit van leveranciers mag niet te zeer afhankelijk zijn van de gemeente. Daarom mag het totale jaarlijkse inkoopvolume van Brummen bij een leverancier niet een onevenredig aandeel van de jaaromzet zijn. De gemeente Brummen wenst niet te veel risico te lopen doordat zij te afhankelijk is van specifieke leveranciers. Hiervoor is het nodig regelmatig te verifiëren of Brummen gebruik maakt van de economisch meest voordelige mogelijkheid (is het beoordelen op zowel prijs- als kwaliteitscriteria) in de markt. Waar van toepassing wordt gewisseld tussen leveranciers. Na een aaneengesloten periode van drie jaar dient de toetsing te geschieden via nieuwe offertes bij meerdere leveranciers. Jaarlijks dient een overzicht van actuele gegevens over afspraken en contracten met leveranciers aan de inkoopcoördinator te worden overgelegd.

7.2

Beoordeling offertes

De gunningcriteria zijn de eisen aan de hand waarvan een aanbieding beoordeeld wordt om te bepalen aan welke marktpartij de opdracht wordt verstrekt. Offertes van leveranciers worden beoordeeld op basis van prijs of van de economisch meest voordelige aanbieding. Er is een duidelijk onderscheid tussen gunning op prijs en gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Bij gunning op basis van prijs geldt maar één criterium en dat is de laagste prijs. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding gelden naast de prijs nog andere criteria zoals kwaliteit, levertijd, service en milieuvriendelijkheid. Bij opdrachten die een hoge mate van standaardisatie kennen wordt in beginsel gegund op basis van de laagste prijs. Bij de overige aanbestedingen moet een keuze worden gemaakt tussen gunning op prijs en gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Het integrale beleid van de gemeente komt daarbij tot uitdrukking. Als een opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige aanbieding, dan moet een eenduidige beoordelingsmethodiek gehanteerd worden. Deze beschrijft hoe het belang van de verschillende criteria tegen elkaar wordt afgewogen.

7.3

Uitsluitingsgronden en minimumeisen

De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding of inkooptraject ervoor te zorgen dat alleen betrouwbare aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Bij aanbestedingen kunnen daartoe uitsluitingsgronden en minimumeisen worden opgesteld. Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden kunnen worden geformuleerd om ervoor te zorgen dat geen opdracht wordt verstrekt aan aanbieders: • die in staat van faillissement of surséance van betaling zijn • waarvoor faillissement of surséance van betaling is aangevraagd • die niet aan hun verplichtingen hebben voldaan wat betreft de afdracht van belastingen en sociale verzekeringsbijdragen. Minimumeisen Minimumeisen zijn eisen waaraan een aanbieder moet voldoen om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze minimumeisen hebben bijvoorbeeld betrekking op:

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

13

• • •

de garantie dat de aanbieder ook kan leveren op de gevraagde plaats en tijd kennis van de Nederlandse taal waar van toepassing vestigingsplaats voor zover relevant voor de aanbesteding

Richtsnoer voor financiële uitsluitingsgronden en minimumeisen De mogelijkheden voor het opvoeren van uitsluitingsgronden en minimumeisen bij aanbestedingen kunnen worden vastgelegd in een op nadere datum vast te stellen richtsnoer.

7.4

Financiële draagkracht van aanbieders

De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding of inkooptraject ervoor te zorgen dat alleen financieel draagkrachtige aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. De continuïteit moet over een langere periode gewaarborgd zijn. Financiële eisen betreffende draagkracht Om de continuïteit te waarborgen, kunnen bij aanbestedingen of bij inkooptrajecten financiële eisen worden opgenomen die voor een dergelijk traject als selectiecriteria gelden. Mogelijke eisen op financieel gebied betreffen bijvoorbeeld liquiditeitsratio’s, solvabiliteit, gemiddelde omzet over voorgaande boekjaren op de gevraagde activiteit en positief eigen vermogen. Hiervoor zijn verschillende soorten van financiële verklaringen te gebruiken (registeraccountant, accountant, administratiekantoor, eigen verklaring, etcetera). Uitgangspunt bij het stellen van financiële en economische eisen bij aanbestedingen is dat deze reëel moeten zijn in relatie tot de opdracht (zie bijlage H). Keten- en inleenaansprakelijkheid De gemeente Brummen loopt in het kader van keten- en inleenaansprakelijkheid bij bepaalde opdrachten risico op naheffing van verschuldigde loonheffing, sociale premies en omzetbelasting. Dit risico kan ontstaan bij opdrachten aan aannemers of onderaannemers van werk en bij opdrachten aan uitzend- en detacheringbureaus voor het uitlenen van tijdelijke arbeidskrachten, adviseurs en consultancy. Brummen kan aansprakelijk zijn bij faillissement van of misbruik door de opdrachtnemer. Om dit risico in te kunnen schatten is een accountantsverklaring van belang, maar daarnaast is het mogelijk het risico te beperken door gebruik te maken Stichting Financiële Toetsing. Ook kan een zogenaamde G-rekening worden ingesteld, waarop gemeente Brummen de in rekening gebrachte omzetbelasting stort plus (een deel van) het in het factuurbedrag begrepen loonsomgedeelte voor de verschuldigde loonheffing en sociale premies. Richtsnoer financiële betreffende draagkracht De financiële eisen en vereiste waarborgen tegen keten- en inleenaansprakelijkheid kunnen worden vastgelegd in een richtsnoer (zie bijlage H).

7.5

Technische en/of vakinhoudelijke eisen

De gemeente Brummen is erbij gebaat om bij een aanbesteding of inkooptraject ervoor te zorgen dat alleen technisch en/of vakinhoudelijk bekwame aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen. Daarom kunnen bij openbare en Europese aanbestedingen technische en/of vakinhoudelijke eisen worden opgenomen die voor een dergelijk traject als selectiecriteria gelden, zoals: • relevante werkervaring, aan te tonen door referenties van vergelijkbare trajecten • voldoende vakbekwaamheid, zowel kwantitatief als kwalitatief • adequate uitrusting (machines, gereedschap, infrastructuur etc.) • voldoende personeel beschikbaar voor de opdracht • lidmaatschap van relevante beroepsvereniging, vakgenootschap etc. • certificering volgens ISO, NEN, VCA enzovoort Deze eisen kunnen onderdeel zijn van de aanbestedingsdocumenten.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

14

7.6

Lokale aanbieders

De gemeente Brummen acht het van groot belang voor de bedrijvigheid en voor de werkgelegenheid op haar grondgebied dat lokale aanbieders zoveel mogelijk in de gelegenheid worden gesteld mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Hiertoe zal bij inschrijvingsprocedures gelden dat geen inschrijving zal plaatsvinden zonder uitnodiging van minimaal één bedrijf/organisatie uit Brummen. Hierop bestaan drie uitzonderingen • het gevraagde kan niet door een Brummense aanbieder kan worden geleverd • het betreft een Europese aanbesteding • het betreft een gezamenlijke aanbesteding met andere aanbestedende diensten die zodanig is opgezet dat de eis tot uitnodiging van minimaal één bedrijf of organisatie uit Brummen niet opportuun is De selectie- en gunningcriteria bepalen vervolgens welke aanbieder de opdracht krijgt. Lokale aanbieders kunnen hierbij niet worden voorgetrokken, want de eisen die aan Brummen worden gesteld staan niet toe dat opdrachten anders dan op transparante, niet-discriminerende en objectieve wijze voor alle marktpartijen toegankelijk gemaakt worden. In zijn algemeenheid geldt dat uitsluitingsgronden en minimumeisen alsmede selectie- en gunningcriteria proportioneel moeten zijn, d.w.z. in verhouding moeten staan tot de omvang de opdracht.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

15

8.

ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

Uit de ethische en ideële keuzes moet blijken hoe Brummen als aanbestedende dienst invulling geeft aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, hoe met leveranciers wordt omgegaan en wat van leveranciers verwacht wordt.

8.1

Integriteit

Bestuurders en medewerkers van de gemeente Brummen houden zich aan de integriteitcodes(nota Gewetenswerk bij raadsbesluit. d.d. 21 december 2000 vastgesteld) die voor hen gelden. In het kader van inkoop omvatten deze in elk geval de volgende kenmerken: • loyaal zijn ten opzichte van de organisatie • leveranciers rechtvaardig behandelen • eerlijke concurrentie bevorderen • de reputatie van de organisatie als medewerker(inkoper) en aanbestedende dienst hoog houden • weigeren van geschenken of andere voordelen die beslissingen ten aanzien van inkoop kunnen beïnvloeden en melden wanneer deze worden aangeboden Maatregelen ten aanzien van integriteitbewaking op het gebied van inkoop moeten conform het gemeentelijk integriteitbeleid zijn. Relaties De relaties tussen medewerkers en bestuurders van gemeente Brummen enerzijds en leveranciers en opdrachtnemers anderzijds moeten puur zakelijk zijn. Medewerkers en bestuurders moet privé en zakelijk gescheiden houden. Een medewerker die bij een inkooptraject betrokken is, meldt onmiddellijk bij de manager van de afdeling als er sprake is van een familierelatie of vriendschappelijke relatie bij een potentiële opdrachtnemer die zodanig is dat er een schijn van belangenverstrengeling zou kunnen ontstaan. De medewerker kan dan zo nodig tijdelijk ontheven worden van inkooptaken in relatie tot dat inkooptraject. Een bestuurder met een dergelijke relatie meldt deze in het college. Vertrouwelijkheid van informatie Informatie over de gemeentelijke raming van een opdracht zou van invloed kunnen zijn op de prijsstelling waar Brummen mee te maken krijgt bij die opdracht. Om het risico van dit prijsopdrijvende effect te minimaliseren geldt ten aanzien van gemeentelijke ramingen het volgende: • een door de gemeente opgestelde raming wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie; in het kader van de Wet Openbaar Bestuur zullen de financiële gegevens voor zover mogelijk niet eerder dan na gunning van de opdracht bekend worden gemaakt • voor behandelende ambtenaren en bestuurders geldt de plicht tot vertrouwelijke omgang met informatie over de raming van een opdracht; deze plicht geldt evenzeer voor derden die bij de (voorbereiding van) de opdracht betrokken zijn • het aantal personen dat op de hoogte is van de raming van een opdracht dient zo beperkt mogelijk te zijn; een raming zal alleen en uitsluitend aan medewerkers worden verstrekt als dat voor de uitvoering van hun taken vereist is en in alle andere gevallen is goedkeuring door de secretaris/directeur nodig Het bovenstaande geldt voor diensten, leveringen en werken. Bij het openbaar maken van financiële gegevens moet een balans worden gevonden tussen de eisen voor transparantie van bestuur enerzijds en het veiligstellen van het commerciële belang van Brummen als aanbestedende dienst anderzijds. Naast de integriteit van het gemeentebestuur en het ambtelijk apparaat is het ook van belang zeker te zijn van de opdrachtnemer. In het kader van een aanbesteding kan gevraagd worden een

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

16

Verklaring Omtrent het Gedrag(VOG-verklaring) over te leggen. Het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag(COVOG), geeft deze verklaringen af namens de minister van Justitie.

8.2

Duurzaamheid

In toenemende mate is er bij overheidsopdrachten in den lande aandacht voor de aspecten van duurzaamheid. Brummen zal bij de inkoop kiezen voor duurzame oplossingen daar waar die bekend zijn en geen onevenredige (financiële) belasting van de organisatie vormen. De gemeente Brummen streeft er op termijn naar: • dat bij aanbestedingen betrouwbare en in de praktijk bruikbare milieu-informatie beschikbaar wordt gesteld • dat de informatie zodanig wordt geordend dat milieucriteria worden gegeven waarmee functioneel goed, concurrerend en met voldoende mogelijkheden kan worden ingekocht • deze informatie te betrekken bij inkoop en aanbestedingen De manier waarop dit streven zijn beslag krijgt in concrete beslissingsgronden is onderdeel van het door directie en management op te stellen groeiplan inkoop, maar is evenzeer afhankelijk van het Brummense integrale duurzaamheidbeleid en wettelijke verplichtingen.

8.3

Bedrijfsvoering leveranciers

Brummen verleent geen opdrachten aan organisaties met een bedrijfsvoering die maatschappelijk gezien onaanvaardbaar is. Met organisaties die werknemers of leveranciers discrimineren of die er ontoereikende arbeidsomstandigheden op na houden, wenst de gemeente Brummen geen zaken te doen. In het programma van eisen en in de bestekken zal van dit principe blijk worden gegeven. Genoemde aspecten worden getoetst bij de beoordeling van offertes. In het bijzonder geldt dat de gemeente Brummen geen producten wil inkopen en/of gebruiken die gemaakt zijn met behulp van kinderarbeid. Het is Brummense intentie eerlijke handel (in de zin van “fair trade”) te ondersteunen, o.a. door zelf waar mogelijk producten te gebruiken die uit eerlijke handel verkregen worden.

8.4

Werkgelegenheid bij organisaties voor sociale werkvoorziening

De gemeente Brummen wil bijdragen aan de orderportefeuilles van organisaties voor sociale werkvoorziening. Binnen de grenzen van weten regelgeving (zowel nationaal als Europees) zal Brummen opdrachten bij voorkeur verlenen aan organisaties voor sociale werkvoorziening. Voorwaarden hierbij zijn dat: • de Brummense bedrijfsvoering dit toelaat(juridisch, efficiency, capaciteit) • prijzen en kwaliteit marktconform zijn. • gehandeld wordt conform de eisen die aan een gemeente gesteld worden op het gebied van transparantie, objectiviteit en niet-discriminerende opdrachtverlening Besluitvorming over opdrachtverlening aan organisaties voor sociale werkvoorziening vindt op een nader te bepalen moment plaats via één of meer afzonderlijk te nemen collegebesluiten. Zie bijlage G over opdrachtverlening aan sociale werkvoorziening.

Inkoopnota 2007

Gemeente Brummen

17

ROLVERDELING INKOOPPROCES

Identificeren

Behoeftebepaling Begroten

Budgetaanvraag keuze inkoopprocedure Specificeren

Opstellen eisen, wensen, bestek Selecteren

Voorselectie leverancier Offertes vragen Evaluatie offertes Onderhandelen Selectie leverancier Contracteren

Opstellen overeenkomst Bestellen/afroepen

Bestellen/afroepen binnen het contract Bewaken

Levertijd- en kwaliteitsbewaking Aanbestedingsdossier Nazorg

Contractbeheer

Contractmanagement Evaluatie

1.

a. b.

c. d. 2.

a. 3.

a. b. c. d. e. 4.

a. 5.

a. 6.

a. b. 7.

a.

b. c.

Fase inkoopproces

Uitvoer / besluit Uitvoer / besluit

Uitvoer / besluit

Uitvoer / besluit Uitvoer/aanleg

Uitvoer / besluit

Uitvoer / besluit

Uitvoer / besluit Uitvoer / besluit Uitvoer / besluit Uitvoer / besluit Uitvoer / besluit

Uitvoer / besluit



Inkopende afdeling

Adviserend Advies / ondersteunend

Uitvoer

Geen Ondersteunend

Geen

Advies / ondersteunend

Advies / ondersteunend Advies / ondersteunend Advies / ondersteunend Advies / ondersteunend Advies / ondersteunend


Geen Toetsend

Advies Geen

Inkoopcoördinator

Geen Geen

Geen

Geen Geen

Geen

Geen

Geen Geen Geen Geen Geen

Geen

Advies / toetsend

Geen Advies / toetsend

Financiën

Geen Geen


Geen Geen

Geen


Geen Geen Geen Geen Geen

Geen

Geen

Geen Geen

Juridische control

Het inkoopproces kan in 7 onderdelen worden onderverdeeld. Binnen deze onderdelen zijn ook subonderdelen te onderkennen. Per subonderdeel wordt hieronder kort aangegeven wat de rol en/of verantwoordelijkheid is voor de inkopende afdeling, inkoopadviseur, financiën en juridische control.

Bijlage bij de Inkoopnota Brummen 2006

BIJLAGE A

Inkoopnota 2007 - Bijlage A

Inkoopnota 2007 - Bijlage B

Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen

h:\inkoopnota2007\bijlage b - inkoopvoorwaarden gem brummen.docversie 26-4-07


INHOUDSOPGAVE Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. Artikel 4. Artikel 5. Artikel 6. Artikel 7. Artikel 8. Artikel 9. Artikel 10. Artikel 11. Artikel 12. Artikel 13. Artikel 14. Artikel 15. Artikel 16. Artikel 17. Artikel 18. Artikel 19. Artikel 20. Artikel 21. Artikel 22. Artikel 23. Artikel 24. Artikel 25. Artikel 26. Artikel 27. Artikel 28. Artikel 29. Artikel 30. Artikel 31. Artikel 32. Artikel 33.

Blz.

Definities .........................................................................................................................................1 Toepasselijkheid .............................................................................................................................1 Inhoud van de overeenkomst .........................................................................................................2 Totstandkoming van de overeenkomst ..........................................................................................2 Wijzigingen .....................................................................................................................................2 Algemene verplichtingen Gemeente Brummen..............................................................................3 Algemene verplichtingen opdrachtnemer.......................................................................................3 Optreden van de opdrachtnemer als gemachtigde ........................................................................4 Samenwerking met derden.............................................................................................................4 Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle .......................................................................4 Vergoeding .....................................................................................................................................5 Facturering en Betaling ..................................................................................................................6 Voorschot........................................................................................................................................7 Eigendom van zaken en informatiedragers....................................................................................7 Levering en verpakking van producten ..........................................................................................8 Tijdstip van aflevering van producten.............................................................................................8 Garantie ..........................................................................................................................................8 Tussentijdse beëindiging van de opdracht door de Gemeente Brummen .....................................9 Tussentijdse beëindiging van de opdracht door de opdrachtnemer ............................................10 Ontbinding ondermeer wegens faillissement of surséance van betaling .....................................10 Dreigende vertraging ....................................................................................................................11 Onderbreking van de overeenkomst ............................................................................................11 Aansprakelijkheid .........................................................................................................................11 Boete ............................................................................................................................................12 Overmacht ....................................................................................................................................12 Vervolgopdracht............................................................................................................................13 Verzekering...................................................................................................................................13 Intellectuele eigendommen en gebruiksrechten...........................................................................13 Overdracht rechten en plichten ....................................................................................................15 Geheimhouding ............................................................................................................................15 Toepasselijk recht.........................................................................................................................15 Bevoegde rechter .........................................................................................................................16 Slotbepaling ..................................................................................................................................16


Inhoudsopgave


Artikel 1.

Definities

In deze Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen wordt verstaan onder: 1. Algemene Voorwaarden: deze algemene inkoopvoorwaarden die van toepassing zijn op en deel uitmaken van de overeenkomst 2. Bijlage: komst

het aanhangsel bij de overeenkomst, dat deel uitmaakt van de overeen-

3. Derden:

niet zijnde partijen bij de opdracht

4. Diensten: de door opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de Gemeente Brummen te verrichten werkzaamheden 5. Gemeente Brummen:

alle tot de Gemeente Brummen behorende organisatieonderdelen

6. Informatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes, waarop de prestaties/resultaten van de opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen ter beschikking worden gesteld 7. Leveringen: de door opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de Gemeente Brummen te leveren producten 8. Opdrachtnemer:

de contractuele wederpartij van de Gemeente Brummen

9. Overeenkomst: de overeenkomst onder bezwarende titel tussen de Gemeente Brummen en de opdrachtnemer, tot het leveren van producten en/of diensten waarop de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn 10. Persoonlijkheidsrechten: de persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912 11. Prestatie:

de te verrichten leveringen van producten en/of diensten

12. Werkdag: feestdag

een dag niet zijnde een zaterdag of een zondag of een wettelijk erkende

13. Werken: het product van bouw- dan wel civieltechnische werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economisch of technische functie te vervullen

Artikel 2.

Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, waarbij de opdrachtnemers prestaties leveren aan de Gemeente Brummen. 2. Afwijkingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts rechtsgeldig indien deze uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. 3. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de opdrachtnemer en/of derden, wordt uitdrukkelijk verworpen. 4. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de Gemeente Brummen en opdrachtnemer in overleg treden ten einde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.


1


5. Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden is de hiërarchie als volgt, tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden.

Artikel 3.

Inhoud van de overeenkomst

De overeenkomst omvat al hetgeen tussen de Gemeente Brummen en de opdrachtnemer is overeengekomen. In de overeenkomst worden de volgende zaken aangegeven, indien van toepassing, tenzij door partijen anders is overeengekomen: de projectbenaming en/of het projectnummer; dat op de overeenkomst van toepassing zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen; de aard en de omvang van de verrichten prestaties die aan de opdrachtnemer zijn opgedragen; de vergoeding zoals bedoeld in artikel 11; eventuele prijsindexatie; de exacte factuurgegevens zoals bedoeld in artikel 12, tweede lid; de termijn waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd en/of de duur van de overeenkomst; de plaats en het tijdstip van aflevering; montage en/of installatie en/of opleiding, indien van toepassing; de overeengekomen rapportagemethode en frequentie zoals bedoeld in artikel 10, derde lid; de prestaties/resultaten die opdrachtnemer moet leveren, alsmede eventuele informatiedragers waarop de prestaties/resultaten van de opdracht dienen te worden vastgelegd en ter beschikking worden gesteld aan de Gemeente Brummen. de wijze waarop de Gemeente Brummen aan de opdrachtnemer meedeelt dat het zijn/haar te verrichten prestaties, zoals overeengekomen, als voltooid beschouwt; opzegtermijn van de overeenkomst; de contactpersonen van zowel de Gemeente Brummen als de opdrachtnemer; de coördinatie binnen en de aansprakelijkheid van partijen, indien deze bestaat uit afzonderlijke (rechts)personen die voor de aanvaarding van de opdracht gezamenlijk optreden.

Artikel 4.

Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst is tot stand gekomen indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de opdrachtnemer door de Gemeente Brummen schriftelijk is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd. 2. Het in het eerste lid van dit artikel en artikel 5, eerste lid, bepaalde laat onverlet de bevoegdheid van partijen het bestaan van de overeenkomst en/of van de daarin aangebrachte wijziging met andere middelen te bewijzen. 3. De Gemeente Brummen is gehouden voor de totstandkoming van de overeenkomst de opdrachtnemer in het bezit te stellen van een exemplaar van de Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen, behoudens in die gevallen waarin de Gemeente Brummen reeds bij vorige opdrachten een exemplaar van de Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen heeft gegeven aan de opdrachtnemer.

Artikel 5.

Wijzigingen

1. Wijziging in de opdracht, daaronder begrepen uitbreiding of inkrimping van de reeds opgedragen prestaties, komt tot stand, zodra de Gemeente Brummen dit schriftelijk aan de opdrachtnemer kenbaar maakt en de opdrachtnemer dit schriftelijk bevestigt. 2. Opdrachtnemer is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente Brummen niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De Gemeente Brummen zal haar toestemming niet op onredelijke gronden weigeren en is gerechtigd aan deze toetsing voorwaarden te


verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet worden verhoogd. 3. Als de Gemeente Brummen andere personen wenst voor de uitoefening van de opdracht, omdat zij meent dat dit van belang is voor de goede uitvoering van de opdracht, deelt zij dit schriftelijk mee aan de opdrachtnemer, onder opgave van redenen. Opdrachtnemer zal voor vervanging zorgdragen. 4. Bij een vervanging van de personen, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, dienen personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring op zijn minst gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

Artikel 6.

Algemene verplichtingen Gemeente Brummen

1. De Gemeente Brummen moet de opdrachtnemer tijdig de inlichtingen, gegevens en beslissingen verstrekken, die nodig zijn om de opdracht naar behoren te vervullen en te voltooien. 2. De Gemeente Brummen moet de door haar aan de opdrachtnemer verschuldigde bedragen uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de haar toegezonden niet betwiste factuur aan de opdrachtnemer voldoen, mits in goede orde ontvangen, tenzij in een betalingsregeling anders is overeengekomen.

Artikel 7.

Algemene verplichtingen opdrachtnemer

1. Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem/haar te verrichten prestaties zullen voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd. 2. Opdrachtnemer zal de prestaties in nauwe samenwerking met de Gemeente Brummen verrichten, onverminderd het bepaalde in het eerste lid van dit artikel. 3. De opdrachtnemer zal de opdracht goed en zorgvuldig uitvoeren, behartigt de belangen van de Gemeente Brummen naar zijn/haar beste weten en verricht zijn/haar prestaties naar beste kunnen en wetenschap. De opdrachtnemer zal alles vermijden wat uitvoering van de prestaties kan schaden. De opdrachtnemer zal bij het vervullen van de overeenkomst aan de toepassing van eigen vindingen geen voordelen ontlenen die niet bekend zijn bij de Gemeente Brummen. 4. De opdrachtnemer staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene die namens de opdrachtnemer belast is met de uitvoering van de overeenkomst. 5. De opdrachtnemer zal de Gemeente Brummen op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgevraagd en op eerste verzoek inlichtingen hierover geven. 6. De prestaties moeten worden uitgevoerd binnen de ingevolge artikel 3 bedoelde termijn, behoudens omstandigheden zoals bedoeld in artikel 25. Tenzij door partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen betreft de in artikel 3 bedoelde termijn een fatale termijn, zodat bij overschrijding van die termijn verzuim direct intreedt en geen voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling nodig is. Op de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer wegens overschrijding van deze termijn is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. 7. Indien in de overeenkomst uitdrukkelijk een vast of maximaal bedrag is overeengekomen voor de vervulling van de opdracht, zal de aanbieding van de opdrachtnemer en opdrachtbevestiging van de Gemeente Brummen, alsmede eventueel de onderliggende ontwerpen en/of bestekken aldus dienen te worden vervaardigd dat de opdracht zal kunnen worden vervuld voor maximaal het bedrag dat bij de bepaling van de inhoud van de opdracht voor die uitvoering is vastgelegd of laatstelijk is bijgesteld. De opdrachtnemer stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de Gemeente Brummen. Ingeval van overschrijding van dit bedrag is de opdrachtnemer verplicht zijn opdracht zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 25, of van een verzoek tot verdergaande


prestatie dan in de opdrachtbevestiging vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van werkelijk gemaakte kosten en/of uren. 8. Ter vervulling van zijn/haar inlichtingenplicht zal de opdrachtnemer de Gemeente Brummen tijdig inlichten over de financiële gevolgen en risico’s verbonden aan het stellen van andere of meer eisen, het uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de opdracht en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst/verlenen van de opdracht, rekening is gehouden. 9. De opdrachtnemer zal de Gemeente Brummen bij de totstandkoming van de opdracht een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de opdracht zal de opdrachtnemer aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatstverstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de opdrachtnemer de gemeente Brummen daarover schriftelijk informeren.

Artikel 8.

Optreden van de opdrachtnemer als gemachtigde

De opdrachtnemer treedt slechts op als gemachtigde van de Gemeente Brummen indien en voor zover de Gemeente Brummen de opdrachtnemer daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen. Indien en voor zover de opdrachtnemer in strijd handelt met het in het eerste lid van dit artikel bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn/haar rekening en risico, behoudens voor zover de Gemeente Brummen deze handelwijze bekrachtigd heeft.

Artikel 9.

Samenwerking met derden

1. Indien de overeenkomst met zich mee brengt, dat de opdrachtgever voor de vervulling ervan zijn uit te voeren prestaties moet afstemmen op die van andere door de Gemeente Brummen ingeschakelde derden, zal de Gemeente Brummen na overleg met alle betrokkenen vaststellen wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in deze is. 2. De in het eerste lid van dit artikel bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig in overleg met de Gemeente Brummen en de andere opdrachtnemers een tijdschema voor de uitvoering van de in het eerste lid van dit artikel bedoelde overeenkomst vaststelt en dat hij/zij – ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden – onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de Gemeente Brummen schriftelijk verslag daarvan doet toekomen. 3. Indien de opdrachtnemer een opdracht krijgt te vervullen die ook prestaties op een ander dan zijn/haar eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de opdrachtnemer met toestemming van de Gemeente Brummen voor eigen rekening en risico, daarvoor andere deskundigen inschakelen. 4. Bij het uitvoeren van de overeenkomst kan de opdrachtnemer slechts na schriftelijke toestemming van de Gemeente Brummen gebruik maken van de diensten van derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door de Gemeente Brummen voorwaarden worden verbonden. De door de Gemeente Brummen verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de overeenkomst op hem/haar rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

Artikel 10.

Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle

1. Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhouden.


2. De overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep. De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuurgroep worden in de overeenkomst nader bepaald. 3. Opdrachtnemer rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de Gemeente Brummen zo vaak als in de overeenkomst is bepaald dan wel zo vaak als de Gemeente Brummen nodig acht. 4. Indien de Gemeente Brummen niet binnen twee weken vanaf het moment van levering van de prestatie anderszins kenbaar heeft gemaakt, kan de prestatie als geaccepteerd worden beschouwd, tenzij anders is overeengekomen. 5. De Gemeente Brummen heeft het recht de resultaten van de geleverde prestaties te (laten) toetsen. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de opdrachtnemer. De Gemeente Brummen heeft het recht om op kosten van de opdrachtnemer aanvullende c.q. uitgebreidere kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. uitgebreidere controles en de kosten van de daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de Gemeente Brummen. 6. Indien de Gemeente Brummen de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de opdrachtnemer schriftelijk verzoeken om binnen redelijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is. 7. Afgekeurde zaken worden door de opdrachtnemer op eerste aanzegging verwijderd en onverwijld uitsluitend voor zijn/haar rekening, vervangen. De aan verwijdering en vervanging alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de opdrachtnemer. 8. Gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst is de Gemeente Brummen gerechtigd te allen tijde en zonder vooraankondiging toezicht ter zake van de uitvoering van kwaliteitszorg, zoals op het moment van aangaan van de overeenkomst door opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen kenbaar was gemaakt, uit te oefenen bij de opdrachtnemers, bij onderaannemers, bij de toeleveranciers en op locaties waar, naar het oordeel van de Gemeente Brummen, belangrijke prestaties worden verricht.

Artikel 11.

Vergoeding

1. De vergoeding voor te leveren prestaties kan bestaan uit: a. de honorering van de werkzaamheden van de opdrachtnemer b. de gemaakte kosten c. de te betalen prijs voor het geleverde product 2. De in het eerste lid van dit artikel genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven: a. de honorering van de werkzaamheden van de opdrachtnemer b. de gemaakte kosten 3. Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in het tweede lid, sub a, van dit artikel, wordt de honorering berekend door de aan de opdracht bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de opdracht en de reistijd die voor de vervulling van de opdracht noodzakelijk is, tenzij anders is overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de overeenkomst met de Gemeente Brummen bepaald of omschreven. 4. De in het eerste lid genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende maatstaven: a. op basis van de werkelijk gemaakte kosten b. op basis van andere enig adequate maatstaf


5. Indien partijen overeenkomen dat de opdrachtnemer ten behoeve van de opdracht gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in het vierde lid, sub a, van dit artikel, zijn de volgende kosten declarabel: - de reiskosten - de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten bestekken, tekeningen, berekeningen rapporten e.d. - de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere voorschotten Omvang en hoogte van te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de overeenkomst. 6. In de overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in het eerste lid van dit artikel bedoelde vergoeding zal worden berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens het bepaalde in het tweede lid, sub a van dit artikel. 7. De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel 9, derde lid zijn slechts declarabel indien dit met de Gemeente Brummen vooraf overeengekomen is. 8. De opdrachtnemer is verplicht de Gemeente Brummen periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten die de Gemeente Brummen op grond van dit artikel aan de opdrachtnemer verschuldigd is. 9. Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 5, eerste lid, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor het geleverde product afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst. 10. De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de opdracht voortvloeiende prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de opdracht, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst. 11. De door de opdrachtnemer volgens de overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting. 12. In de overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe de tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast. 13. De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de opdrachtnemer: bij levering van producten levert de opdrachtnemer de producten DDP (Delivered Duty Paid), volgens de “Incoterms” editie 2000 uitgegeven door de Internatonale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 12.

Facturering en betaling

1. Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling na acceptatie van de resultaten van de verrichte prestaties. 2. Opdrachtnemer zendt de factu(u)r(en) in tweevoud toe aan de Gemeente Brummen onder vermelding van datum en nummer van de overeenkomst, BTW-bedrag en andere door de Gemeente Brummen verlangde gegevens. 3. Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt gespecificeerd en in door de Gemeente Brummen eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven. 4. Een overschrijding van de in de overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd.


5. De Gemeente Brummen betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de haar toegezonden niet betwiste factuur aan opdrachtnemer, mits in goede orde ontvangen, tenzij in een betalingsregeling anders is overeengekomen. 6. Indien de Gemeente Brummen een factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in het vijfde lid van dit artikel bedoelde termijn heeft voldaan, heeft de opdrachtnemer, met ingang van de dag volgend op de dag dat de betaling uiterlijk had moeten geschieden, aanspraak op vergoeding van rente tegen het wettelijke rentepercentage, na ontvangst van een ingebrekestelling. Op de rentevergoeding kan opdrachtnemer geen aanspraak maken indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in de leden twee tot en met vier van dit artikel voldoet. 7. Indien de Gemeente Brummen de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De Gemeente Brummen is te allen tijde gerechtigd de door opdrachtnemer verzonden facturen door een door de Gemeente Brummen aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren. Opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem/haar alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de fact(u)r(en) is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de Gemeente Brummen, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van opdrachtnemer komen. 8. De Gemeente Brummen is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan waarover tussen partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de Gemeente Brummen uitsluitend gebruik, indien bij haar redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur. 9. Overschrijding van de betalingstermijn door de Gemeente Brummen of niet-betaling door de Gemeente Brummen van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde diensten, geeft opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

Artikel 13.

Voorschot

1. Indien de Gemeente Brummen ter uitvoering van de overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor prestaties die nog niet zijn geleverd, wordt door opdrachtnemer voorafgaande aan die betaling een onvoorwaardelijke kredietstellingsgarantie “on demand” zonder einddatum aan de Gemeente Brummen afgegeven ter waarde van het (de) betaalde bedrag(en) Aan de garantie zijn voor de Gemeente Brummen geen kosten verbonden. Worden vanwege enige tekortkoming aan de zijde van opdrachtnemer diensten niet binnen de overeengekomen termijn geaccepteerd, dan is opdrachtnemer de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt. 2. De kredietstellingsgarantie ”on demand” wordt afgegeven door een erkende kredietinstelling. De kredietstelling verklaart daarin desverzocht onverwijld over te gaan tot betaling aan de Gemeente Brummen van het in de garantie genoemde bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente over dat bedrag, berekend vanaf de dag van de door de Gemeente Brummen gestelde tekortkoming van opdrachtnemer.

Artikel 14.

Eigendom van zaken en informatiedragers

1. Bij het verrichten van de prestaties kan opdrachtnemer gebruik maken van zaken, die eigendom zijn van de Gemeente Brummen en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. 2. De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers zoals bedoeld in


artikel 3 door de opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom overgedragen aan de Gemeente Brummen.

Artikel 15.

Levering en verpakking van producten

1. De opdrachtnemer zal de producten leveren DDP (Delivered Duty Paid), volgens de “Incoterms” editie 2000, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen. 2. De te leveren producten zullen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen. 3. Indien bij het uitvoeren van de overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan het bepaalde in het tweede lid kan worden voldaan en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkingen, zal de opdrachtnemer dit aan de Gemeente Brummen melden. De Gemeente Brummen heeft alsdan, het recht deze verpakkingen voor rekening van de opdrachtnemer te retourneren of deze op zijn/haar kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet voldoen aan het in het tweede lid van dit artikel bepaalde en de opdrachtnemer dit niet heeft gemeld. 4. Te leveren producten dienen te worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om de zaken naar behoren te kunnen gebruiken alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of – certificaten. 5. De opdrachtnemer zal de producten die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening herstellen of vervangen, één en ander ter keuze van de Gemeente Brummen.

Artikel 16.

Tijdstip van aflevering van producten

1. Aflevering vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het in de overeenkomst bepaalde tijdstip. 2. Zodra de opdrachtnemer weet of verwacht dat de producten niet, of niet tijdig afgeleverd kunnen worden, zal de opdrachtnemer de Gemeente Brummen daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen, aangeven wat de oorzaak en de omstandigheden zijn die hem/haar hiertoe dwingen en aangeven welke maatregelen noodzakelijk zijn om een oplossing te vinden voor de daaruit voortvloeiende problemen. Onverlet het bepaalde in artikel 23 draagt de opdrachtnemer alle daaruit voortvloeiende schade voor de Gemeente Brummen, tenzij de opdrachtnemer aantoont dat de gemeente Brummen de veroorzaker is van deze omstandigheden. 3. Indien de Gemeente Brummen tijdig aan de opdrachtnemer kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de producten in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de opdrachtnemer op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, tenzij dit in redelijkheid niet van de opdrachtnemer kan worden gevergd. De Gemeente Brummen komt niet in schuldverzuim door uitstel van aflevering. 4. Uitstel van aflevering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de opdrachtnemer nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De opdrachtnemer kan bij een uitstel van aflevering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de Gemeente Brummen sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.

Artikel 17.

Garantie

1. De opdrachtnemer garandeert dat gedurende een periode van minimaal 12 maanden na acceptatie het geleverd product ongestoord – zonder gebreken en/of andere (functionele) belemmeringen – kan worden gebruikt voor die doeleinden waarvoor het product bestemd is.


2. Bij producten die niet tijdig in gebruik worden genomen, wordt de garantieperiode verlengd met de periode gedurende welke de producten maximaal niet in gebruik zijn genomen, één en ander met een maximum garantietermijn van 18 maanden. 3. Indien tijdens de garantieperiode een gebrek ontstaat is de opdrachtnemer, ongeacht de oorzaak van het ontstaan van dat gebrek, verplicht betrokken producten binnen een door de gemeente Brummen te bepalen redelijke termijn te vervangen, te herstellen ofwel mits de redelijkheid hieraan niet in de weg staat, om de producten terug te nemen en de voor die producten gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, een en ander ter keuze van de Gemeente Brummen. Alle ingevolge dit lid te maken kosten zijn voor rekening van de de opdrachtnemer, tenzij de opdrachtnemer aantoont dat het tijdens de garantieperiode ontstane gebrek niet voor zijn/haar rekening en risico komt. 4. Naast de verplichtingen ingevolge het derde lid van dit artikel is de opdrachtnemer voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, een en ander met in achtneming van de redelijkheid en billijkheid. 5. De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke de producten niet zijn gebruikt of niet volledig konden worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig het bepaalde in het eerste lid van dit artikel zal van toepassing zijn op producten die ter vervanging zijn verstrekt en op vervangen of gerepareerde delen van die producten. 6. In aanvulling op het bepaalde in het eerste lid van dit artikel geldt dat indien de Gemeente Brummen kan aantonen dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds voor de acceptatie aanwezig was, de opdrachtnemer gedurende 5 jaar na acceptatie daarvoor aansprakelijk blijft. Het in de vorige zin vermelde is ook van toepassing indien zich gedurende die periode een gebrek voordoet ten gevolge waarvan het leverde product onbruikbaar wordt voor het doel waarvoor het is bestemd, geldt op hetgeen in de overeenkomst is aangegeven dat wel redelijkerwijs te verwachten gebruik van de geleverde producten. Indien een situatie als in dit lid zich voordoet is het bepaalde in het derde lid van dit artikel, voor zover mogelijk van toepassing.

Artikel 18.

Tussentijdse beëindiging van de opdracht door de Gemeente Brummen

1. De gemeente Brummen is gerechtigd de overeenkomst buiten rechte te ontbinden dan wel deze tegen een bepaalde tijd op te zeggen onder opgave van redenen. Daaronder is begrepen de omstandigheid dat de ter financiering van de overeenkomst in de ontwerpbegroting opgenomen gelden, niet door de begrotingswetgever worden gevoteerd. 2. In geval van opzegging van de opdracht als in het eerste lid van dit artikel bedoeld, is de Gemeente Brummen verplicht de opdrachtnemer te vergoeden: - de honorering naar de stand van werkzaamheden - de gemaakte kosten - kosten voortvloeiende uit de eventueel door de opdrachtnemer voor de vervulling van de opdracht reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Eventueel reeds betaalde voorschotten worden hiermee verrekend. Indien en voor zover de te leveren prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers geldt deze verplichting op de voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept)informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de Gemeente Brummen, in eigendom overdraagt. 3. Nakoming van het in het tweede lid van dit artikel bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse beëindiging is gelegen in het feit dat de opdrachtnemer in verzuim is, dan wel de opdrachtnemer in gebreke is gesteld op grond van het tekortschieten in de nakoming van zijn/haar verplichting(en), zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid. In dat geval zal hetgeen verplicht is op grond van het tweede lid van dit artikel worden verrekend met de door de Gemeente Brummen geleden schade zoals bedoeld in artikel 23. 4. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de opdrachtnemer.


5. Informatiedragers van de Gemeente Brummen die in het kader van de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande aan de Gemeente Brummen worden geretourneerd. Het in artikel 29 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door opdrachtnemer geleverde prestaties tot het moment van tussentijdse beëindiging 6. De opdrachtnemer is gehouden om alle informatie die hem/haar tijdens de duur van de opdracht is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 30, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen. 7. Indien blijkt dat door de opdrachtnemer of een van zijn/haar ondergeschikten enig voordeel is behaald of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de Gemeente Brummen of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de Gemeente Brummen het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de Gemeente Brummen om vergoeding van kosten en/of schade in welke vorm dan ook, te eisen.

Artikel 19.

Tussentijdse beëindiging van de opdracht door de opdrachtnemer

1. De opdrachtnemer kan de overeenkomst tussentijds beëindigen ingeval van overmacht zoals bedoeld in artikel 25 en ingeval van niet-nakoming van verplichtingen van de Gemeente Brummen, zulks na behoorlijk gedane waarschuwing, zoals bedoeld in artikel 6. 2. De opdrachtnemer is niettemin gehouden de schade voor de Gemeente Brummen als gevolg van die tussentijdse beëindiging te beperken, dan wel toereikende maatregelen te nemen ter voorkoming daarvan. 3. Het in artikel 18, tweede lid bepaalde is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de opdrachtnemer. 4. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de Gemeente Brummen. 5. Informatiedagers van de Gemeente Brummen die in het kader van de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld zullen in ieder geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, aan de Gemeente Brummen worden geretourneerd. Het in artikel 28 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door opdrachtnemer geleverde prestaties tot het moment van tussentijdse beëindiging. 6. De opdrachtnemer is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 30, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 20.

Ontbinding ondermeer wegens faillissement of surséance van betaling

1. Indien de opdrachtnemer, in staat van faillissement geraakt, besluit tot ontbinding van de onderneming of een onderdeel daarvan, surseance van betaling aanvraagt, dan wel indien er beslag, gevolgd door vanwaardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer die een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en nakoming van deze opdracht, of de rechtspersoon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen plaatsvindt heeft de Gemeente Brummen het recht de opdrachtnemer aan te zeggen, dat zij de opdracht onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de Gemeente Brummen om vergoeding van kosten en/of schade, in welke vorm dan ook, te eisen. 2. Indien en voor zover de te leveren prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept)informatiedagers tot aan het moment van ontbinding


van de overeenkomst aan de Gemeente Brummen in eigendom overdraagt. Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de Gemeente Brummen het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke, maatregelen te nemen om de realisering van het project verder veilig te stellen en daarbij derden in te schakelen.

Artikel 21.

Dreigende vertraging

1. Indien de verrichting van de diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt opdrachtnemer zulks direct schriftelijk aan de Gemeente Brummen en geeft daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt opdrachtnemer maatregelen voor om vertraging – ook in de toekomst – te voorkomen. 2. Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid van dit artikel bedoelde melding, bericht de Gemeente Brummen of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat de Gemeente Brummen de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de Gemeente Brummen op grond van deze overeenkomst toekomen, onverlet.

Artikel 22.

Onderbreking van de overeenkomst

1. De Gemeente Brummen kan de opdrachtgever gelasten de verrichting van de prestatie te onderbreken. De Gemeente Brummen is verplicht de opdrachtnemer dit schriftelijk kenbaar te maken. 2. Ingeval van onderbreking van de opdracht is de Gemeente Brummen verplicht opdrachtnemer te vergoeden: - de honorering naar de stand van de werkzaamheden - de gemaakte kosten - kosten voortvloeiende uit de eventueel door de opdrachtnemer voor de vervulling van de opdracht reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Indien en voor zover de te leveren prestatie dan wel een onderdeel daarvan bestaat uit te leveren informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept)informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de Gemeente Brummen in eigendom overdraagt. Daarnaast is de opdrachtnemer gerechtigd vergoeding van zijn/haar schade, die hij/zij door de onderbreking lijdt, van de Gemeente Brummen te vorderen, onverminderd de verplichting van de opdrachtnemer om de schade voor de Gemeente Brummen zoveel mogelijk te beperken. 3. Indien de opdracht later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de opdrachtnemer voortvloeien, door de Gemeente Brummen worden vergoed op basis van bestede tijd en eventueel de gemaakte kosten. Partijen zullen overleggen of de bepalingen van de opdracht aan de nieuwe situatie moet worden aangepast. 4. Ingeval van een onderbreking langer dan 2 jaar zijn partijen verplicht met elkaar in overleg te treden met het oog op een beëindiging van de overeenkomst, overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 en 19.

Artikel 23.

Aansprakelijkheid

1. Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn/haar verplichtingen uit de overeenkomst, kan de andere partij hem/haar in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in gebreke als nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt per aangetekend schrijven, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn/haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim.


De wederpartij is naar keuze bevoegd: a. tot beëindiging van de overeenkomst over te gaan b. nakoming van de overeenkomst te vorderen, tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd. 2. De in het vorige lid van dit artikel genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel 16, tweede lid, is verlengd. Indien de in het vorige lid van dit artikel bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim. 3. De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn/haar verplichtingen, is tegenover de ander partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade. Hij/zij vrijwaart de andere partij voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van bedoeld tekortschieten. 4. De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet-nakoming en/of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van de wederpartij, met uitzondering van de ingevolge een rechtelijke beslissing door de wederpartij te betalen proceskosten. 5. Indien opdrachtnemer voor het verrichten van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van de Gemeente Brummen, als bedoeld in artikel 14, eerste lid, en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven, is de opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de Gemeente Brummen bij opdrachtnemer ter uitvoering van de overeenkomst schade aan opdrachtnemer en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal de opdrachtnemer de Gemeente Brummen vrijwaren voor aanspraken van derden.

Artikel 24.

Boete

1. Indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichtingen van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, minimaal € 2500,-- (ƒ 5.509,--), vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. 2. De boete komt de Gemeente Brummen toe onverminderd alle rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: - haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de diensten - haar recht op schadevergoeding 3. De boete wordt verrekend met de door de Gemeente Brummen verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

Artikel 25.

Overmacht

1. Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de opdrachtnemer verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de Gemeente Brummen. De Gemeente Brummen heeft gedurende 5 werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 18, dan wel in overleg met de opdrachtnemer een periode – maximaal 15 werkdagen – af te spreken waarin partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie.


2. Indien de opdrachtgever na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn/haar verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de Gemeente Brummen het recht de opdracht door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daarvoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 3. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet nakomen dan wel tekortschieten van door opdrachtnemer ingeschakelde derden en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de opdrachtnemer of de door hem/haar ingeschakelde derden.

Artikel 26.

Vervolgopdracht

Opdrachtnemer kan aan de overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht. De opdrachtnemer is verplicht er zorg voor te dragen dat de rechten van de Gemeente Brummen ten aanzien van het verlenen van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de opdrachtnemer of derden bijvoorbeeld – niet zijnde limitatief bedoeld – octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen kenbaar is gemaakt.

Artikel 27.

Verzekering

1. De opdrachtnemer verklaart dat hij/zij afdoende is verzekerd en zich verzekerd houdt voor de uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn. 2. Opdrachtnemer overlegt op verzoek van de Gemeente Brummen terstond inzage in de polis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. Opdrachtnemer beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente Brummen de verzekeringsovereenkomsten dan wel wijzigt de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt opdrachtnemer het verzekerd bedrag ten nadele van de Gemeente Brummen zonder bedoelde toestemming. De door opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen. 3. Opdrachtnemer cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in het eerste lid van dit artikel en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst jegens de Gemeente Brummen aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de Gemeente Brummen worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door opdrachtnemer voor het verzekerde voorval aan de Gemeente Brummen te betalen schadevergoeding.

Artikel 28.

Intellectuele eigendommen en gebruiksrechten

1. Alle intellectuele eigendomsrechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – zowel ten behoeve van gebruik als ten behoeve van exploitatie door de Gemeente Brummen en/of van alle door de opdrachtnemer op grond van de opdracht geleverde prestaties, berusten bij de Gemeente Brummen, tenzij anders is overeengekomen. De rechten van de opdrachtnemer worden op grond van deze bepalingen door de opdrachtnemer aan de Gemeente Brummen overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de Gemeente Brummen wordt aanvaard. 2. Voor zover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt opdrachtnemer de Gemeente Brummen onherroepelijk om een zodanige akte op te maken en namens de opdrachtnemer te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de opdrachtnemer om op eer-


ste verzoek van de Gemeente Brummen aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele (eigendoms)rechten komen voor rekening van de Gemeente Brummen. De opdrachtnemer machtigt de Gemeente Brummen hiervoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele (eigendoms)rechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven. 3. Onder de in het eerste lid van dit artikel bedoelde rechten zijn – zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat – mede begrepen: a. alle handelingen, waaronder begrepen de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van informatieresultaten, prestaties en informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe deze beoogd en/of geschikt is of blijkt of kan zijn; b. het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omgeving, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere hardware en systeemprogrammatuur en andere programmatuur het wijzigen van parameters, het aanbrengen, het wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen opslaan, wijzigen van (reserve)kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager. 4. De opdrachtnemer doet hierbij afstand jegens de Gemeente Brummen van alle eventueel aan hem/haar, toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. Opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn/haar zijnde betrokken personeel, afstand jegens de Gemeente Brummen van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende zgn. persoonlijkheidrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. 5. Indien tussen partijen een verschil van mening zal bestaan over eigendom van informatiedragers respectievelijk de intellectuele (eigendoms)rechten daarvan, wordt ervan uitgegaan dat die eigendom bij de Gemeente Brummen berust tot op tegenbewijs te leveren door de opdrachtnemer. 6. De opdrachtnemer verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichtingen te verschaffen, tenzij de Gemeente Brummen schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend, zulks op verbeurte van een boete van 0,1% van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, minimaal € 2.500,-- (f 5.509,--), vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan welke zonder rechterlijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling dadelijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar, is. De Gemeente Brummen is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de opdrachtnemer van een door de Gemeente Brummen na onderling overleg vast te stellen royality-vergoeding. Onverminderd het hiervoor bepaalde, is de Gemeente Brummen gerechtigd, indien derden de Gemeente Brummen ter zake van schending van intellectuele (eigendoms)rechten aansprakelijk stellen, de overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van haar recht tot ontbinding van de overeenkomst zal de Gemeente Brummen geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met opdrachtnemer. 7. Opdrachtnemer vrijwaart de Gemeente Brummen voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten van derden, zgn. persoonlijkheidsrechten alsmede aanspraken met betrekking tot knowhow, ongeoorloofde mededinging e.d. daaronder begrepen. Opdrachtnemer en de Gemeente Brummen vrijwaren elkaar over en weer voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen. Opdrachtnemer en Gemeente Brummen verplichten zich tot het op hun kosten treffen van maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten en/of te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken.


Artikel 29.

Overdracht rechten en plichten

1. Partijen zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, zulks met uitzondering van het recht op honorarium. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. Partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden. 2. Met toestemming van de Gemeente Brummen is de opdrachtnemer gerechtigd om rechten met betrekking tot de overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname van de onderneming of een onderdeel daarvan of bij een overdracht van de aandelen. Indien de opdrachtnemer het voornemen heeft een dergelijke situatie te creëren of een dergelijke situatie voorziet meldt hij/zij dit terstond aan de Gemeente Brummen.

Artikel 30.

Geheimhouding

1. Opdrachtnemer heeft kennis genomen van het bepaalde in artikel 2, vijfde lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Opdrachtnemer zal er voor zorgdragen dat de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken. 2. Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan derden zullen verstrekken, niet zullen kopiëren anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst, alsmede dat zij geen commercieel gebruik zullen maken van de informatie. 3. Partijen zullen er voor zorgdragen dat de in het voorgaande lid van dit artikel omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn. 4. De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden van dit artikel gelden niet voor zover de betreffende informatie: - aantoonbaar reeds in het bezit was van één van de partijen op het moment dat die informatie aan die partij werd vertrekt - van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de nietnakomen door één der partijen van de verplichting zoals omschreven in dit artikel - zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken - op grond van de Wet openbaarheid van bestuur dient te worden verstrekt - die met toestemming van de wederpartij aan derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden. 5. Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen, van de prestaties/resultaten of uitvoering van de overeenkomst – al dan niet met gebruikmaking van informatiedragers – melding maken, zulks op verbeurte van een boete van 0,1% van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst gemoeid is, minimaal € 2.500,-- (f 5.509,--) vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan, welke zonder rechtelijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling dadelijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar, is.

Artikel 31.

Toepasselijk recht

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.


Artikel 32.

Bevoegde rechter

1. Verschillen van mening tussen de Gemeente Brummen en de opdrachtnemer zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is op gelost, wordt geacht een geschil te bestaan. 2. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Arnhem, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

Artikel 33.

Slotbepaling

1. De Gemeente Brummen kan nadere voorwaarden geven voor de uitvoering van de overeenkomst. 2. Partijen realiseren zich dat de Gemeente Brummen ook als overheid optreedt. De opdrachtnemer aanvaardt deze bijzondere positie van de Gemeente Brummen als overheid. De Gemeente Brummen behoudt bij de nakoming van het in de overeenkomst bepaalde volledig haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheden. 3. Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de overeenkomst, ongeacht de vorm, in het Nederlands. 4. Deze standaardvoorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Brummen. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd ter griffie van de Arrondissementsrechtbank te Arnhem .

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Brummen d.d. 2 maart 2004.

Inkoopnota 2007 - Bijlage C

BIJLAGE C

BEGRIPSBEPALINGEN INKOOP

Bij de formulering van dit inkoopbeleid worden bepaalde begrippen veelvuldig toegepast. Deze inkoopgerelateerde begrippen worden in dit hoofdstuk uitgelegd c.q. toegelicht, in alfabetische volgorde. Aanbestedingsvormen De volgende aanbestedingsvormen worden onderscheiden: enkelvoudig of één-op-één aanbesteden onderhands aanbesteden openbaar aanbesteden Europees aanbesteden Afroepcontract Een contract, waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer voor een bepaalde periode een afspraak maken voor het leveren van goederen en/of diensten tegen een vastgesteld tarief, zoals kantoorartikelen, juridische ondersteuning, adviesdiensten. Contract Overeenkomst waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer schriftelijk afspreken een werk tot stand te brengen, een goed of dienst te leveren binnen een bepaalde periode, met een omschrijving van de kwaliteit en kwantiteit en onder welke voorwaarden en voor een vastgesteld bedrag. Contractmanagement Contractmanagement is het fysiek en elektronisch beheren van de inkoopcontracten en het beschikbaar stellen van contractinformatie aan de organisatie. Contractvormen Voor het aangaan van een overeenkomst met een leverancier kunnen verschillende typen (raam)contracten worden opgesteld, zoals: opdracht contract afroep contract onderhouds- of service contract regiecontract turnkeycontract Dienst Activiteit die door derden op contractbasis wordt verricht zonder eigendomsoverdracht van goederen. Enkelvoudig of één-op-één aanbesteden Eén leverancier wordt uitgenodigd om offerte uit te brengen. Europees aanbesteden Opdrachten worden conform de Europese Richtlijn aanbesteed. Inkoop Inkoop wordt gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Deze brede definitie houdt in, dat zowel de leveringen als de diensten als de werken die worden aangeschaft of ingekocht, vallen onder het begrip inkoop.


Inkoper(materiedeskundige) Een medewerker van een afdeling die werken, leveringen of diensten aanbesteedt. Te beschouwen als specialistische inkoper c.q. inkoper van specifieke producten. Inkoopbeleid Het inkoopbeleid geeft de kaders aan, waarbinnen medewerkers, betrokken bij de inkoopactiviteiten worden geacht te opereren. Inkoopcontrol De functie van inkoopcontrol verzamelt periodiek kwantitatieve informatie om met deze informatie de inkoopfunctie te kunnen besturen en de inkoopfunctie voortdurend te kunnen verbeteren. Inkoopfunctie De inkoopfunctie bestaat uit meer dan alleen het inkoopproces. In hoofdstuk 5 staan de elementen en hun onderlinge samenhang van de inkoop functie weergegeven. Het inkoopproces is daarbij het hart van de inkoopfunctie. Inkoopcoördinator Adviseur en deskundige in de organisatie waar het gaat om het proces van de inkoop en aanbesteding Inkooporganisatie: Onder inkooporganisatie wordt verstaan de organisatorische verdeling van de aan inkoop gerelateerde activiteiten binnen de organisatie. In de beschrijving van de inkooporganisatie staat dus aangegeven welke functionaris welke activiteiten binnen de inkoopfunctie uitvoert en op welke wijze de bij inkoop betrokken functionarissen onderling zorgen voor afstemming en/of samenwerking. Bij de inkooporganisatie zijn o.a. de volgende inkoopfuncties betrokken: materiedeskundigen, budgethouders, , inkoopcoördinator, juridische controller. Inkooppakket Een inkooppakket bestaat uit die werken, diensten of leveringen, die in principe bij één leverancier ingekocht kunnen worden. Het inkooppakket hoeft niet persé bij één leverancier te worden ingekocht. Twee verschillende soorten inkooppakketten worden onderscheiden: afdelingsoverschrijdende inkooppakketten: meerdere afdelingen kopen (onderdelen) van het inkooppakket in (bijvoorbeeld juridische adviezen, uitzendkrachten) afdelingsspecifieke inkooppakketten: dit inkooppakket wordt alleen door één afdeling ingekocht (bijvoorbeeld de aanleg van een weg) Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit zeven fasen: identificeren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Inkoopprocessen worden ondersteund door: organisatie en personeel methoden en procedures informatievoorziening De wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd, loopt conform het inkoopproces. Klantenmanagement Onder klantenmanagement wordt verstaan het organiseren van het proces van het leveren van werken, leveringen en diensten en het stroomlijnen van de relaties met de klanten, zodat effectieve ondersteuning van de klanten mogelijk wordt en een optimale afstemming plaats vindt tussen de klanten leveranciers behoeften.


Leveranciersmanagement Onder leveranciersmanagement wordt verstaan: het stroomlijnen van de relaties met de leverancier, met als doel: optimale afstemming van de performance van de leveranciers op de behoefte van de klant het onderhouden van een kenniscentrum met leveranciersinformatie het optimaliseren van het gehele leveranciersbestand Levering Het bezit van een roerende zaak gaat over van een vervreemder naar een verkrijger. Onderhands aanbesteden Met behulp van een systeem (bijvoorbeeld een selectief systeem) wordt een aantal (minimaal 2 of 3) leveranciers uitgenodigd een aanbieding te doen op het programma van eisen of het bestek. Onderhouds- of servicecontract Contract, waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer voor een bepaalde periode een afspraak maken voor het onderhouden van installaties. In het contract zijn de werkzaamheden, tarieven en eventuele responstijden vastgelegd. Opdracht Overeenkomst waarbij de opdrachtgever een opdrachtnemer opdraagt een werk uit te voeren, een goed of een dienst te leveren voor een bepaalde datum met een globale omschrijving van de te leveren kwantiteit en kwaliteit onder bepaalde voorwaarden en voor een vastgesteld bedrag. Openbaar aanbesteden Iedereen wordt in de gelegenheid gesteld een aanbieding uit te brengen op het programma van eisen of bestek. Portfoliomanagement Portfoliomanagement: de vaststelling of voor inkooppakketten (een pakket bestaat uit een verzameling producten en diensten die in theorie bij één leverancier ondergebracht kunnen worden) een (mantel)contract wordt afgesloten en of dit een gezamenlijk contract voor de gehele gemeente zal betreffen dan wel een contract voor één afdeling binnen de organisatie. Regiecontract Contracten, waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken maken voor uurtarieven voor op afroep uitvoeren van werkzaamheden op uur basis. Turnkeycontract Contractvorm waarbij duidelijk is aangegeven waaraan de te leveren prestaties moeten voldoen. Bij een turnkeycontract zal de leverancier een bepaald werk of een bepaalde levering of dienst binnen een overeengekomen tijd voor een vaste prijs moeten hebben opgeleverd. Hij zal daarvoor alle werkzaamheden verrichten, inclusief de inbreng van de benodigde kennis. Concreet betekent het dat de verantwoordelijkheid voor de wijze van uitvoering bij de leverancier komt te liggen. Vooraankondiging Overheden - dus ook de gemeente Brummen- zijn verplicht zo spoedig mogelijk na het begin van een begrotingsjaar alle voorgenomen opdrachten die de drempelbedragen voor Europees aanbesteden overschrijden bij elkaar op te tellen. Als die optelsom boven een in de Europese richtlijn vastgelegde drempelwaarde uitkomt, moet een vooraankondiging plaatsvinden.


Werk Een werk is het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Inkoopnota 2007 - Bijlage D

BIJLAGE D DREMPELBEDRAGEN, PROCEDURE EN VOLMACHT Voor Europese aanbestedingen worden de drempelbedragen op Europees niveau vastgesteld en daar is Brummen dus aan gebonden. Voor overige aanbestedingen moet de gemeente Brummen zelf als onderdeel van haar inkoopbeleid de drempelbedragen vaststellen. Bij het vaststellen van drempelbedragen is het beleid van andere gemeenten( van bijna gelijke omvang in inwonertal) meegewogen, evenals dat van de provincie Gelderland. Brummen zal de onderstaande drempelbedragen hanteren. Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen en diensten

boven € 5.278.000

boven € 211.000

van € 250.000 tot € 5.278.000

van € 100.000 tot € 211.000

Meervoudig onderhands met publicatieplicht

van € 70.000 tot € 250.000

van € 70.000 tot € 100.000

Meervoudig onderhands 1

van € 30.000 tot € 70.000

van € 15.000 tot € 70.000

van € 5.000 tot € 30.000

van € 5.000 tot € 15.000

Europees Openbaar (al dan niet met voorselectie)

Enkelvoudig op basis van offerte 2

NB 1 NB 2 NB 3 NB 4 NB 5 NB 6 NB 7

De bedragen zijn exclusief BTW De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks gecontroleerd en eventueel herzien Opdrachten mogen niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsvorm te ontwijken Onder de genoemde grenzen kan worden aanbesteed met de bovenliggende aanbestedingsvormen Europese en openbare aanbestedingen worden naar keuze met of zonder voorselectie uitgevoerd Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt een minimum van drie offertes Bij enkelvoudige aanbestedingen is variatie onder potentiële aanbieders verplicht (één keer per 3 jaar nieuwe offertes vragen en minimum 2 offertes) NB 8 Inkopen/aanbestedingen boven de € 5000,-- moeten worden gemeld aan de inkoopcoördinator. NB 9 De inkoopcoördinator heeft een adviesgevende functie en kan gevraagd en ongevraagd advies geven. NB 10 In de aanbestedingsvorm Europees, Openbaar (al dan niet met voorselectie) en meervoudig onderhands met publicatieplicht(boven de € 70.000,-- minimaal publicatie via de Brummense website) geldt het verstrekte volmacht in mandaatbesluit 2006, pagina I-3, niet en blijft het college van B&W bevoegd tot het besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Waardebepaling opdracht Voor de waardebepaling van een opdracht gelden de in de Europese richtlijnen vastgestelde aanwijzingen. Diezelfde aanwijzingen zal Brummen toepassen op inkopen en aanbestedingen die niet volgens de Europese richtlijn worden uitgevoerd.

1

Het volmacht voor het aangaan van overeenkomsten waaronder uitbesteden van werkzaamheden, aanbesteden, plaatsen van orders en gunnen van opdrachten (mandaatbesluit 2006, pagina I-3, het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten) is in deze situatie voorbehouden aan de gemeentesecretaris. 2 Het volmacht voor het aangaan van overeenkomsten waaronder uitbesteden van werkzaamheden, aanbesteden, plaatsen van orders en gunnen van opdrachten (mandaatbesluit 2006, pagina I-3, het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten) is in deze situatie voorbehouden aan de managers, behoudens de bijzondere overeenkomsten benoemd in het mandaatbesluit 2006 en voor het inhuren van derden(pers.zaken).

Inkoopnota 2007 - Bijlage D

Splitsen niet toegestaan Opdrachten mogen niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsvorm te ontwijken. Het doel mag niet zijn de Europese richtlijnen te omzeilen. Er mag geen sprake zijn van ontduiking van een aanbestedingsverplichting of het bewust verstoren of beperken van de mededinging. Voorbeelden van ongeoorloofd splitsen zijn: organisatorisch: gelijksoortige opdrachten per afdeling of organisatie met opzet apart aanbesteden( waarbij b.v. gaat om hetzelfde project/eindproduct) inhoudelijk: een opdracht voor een systeem uitvaardigen en daarna(ast) een opdracht voor de installatie ervan in tijd: een opdracht definiëren op grond van een periode die korter is dan waarvoor de inkoopbehoefte al expliciet is vastgesteld of een opdracht opzettelijk in stukken opdelen en kort na elkaar aanbesteden Publicatieplicht Voor opdrachten boven de € 70.000 geldt een publicatieplicht. Dit principe is in lijn met de eisen aangaande transparantie in de Europese regelgeving. Onder publicatie wordt hier verstaan: publicatie via de eigen website van de gemeente Brummen.

Inkoopnota 2007 - Bijlage E

BIJLAGE E

ACHTERGRONDINFORMATIE ARW

Het ARW (Aanbestedingsreglement Werken) zal de positie van de overheid als opdrachtgever versterken. Dat is een belangrijke leidraad bij de inhoudelijke veranderingen ten opzichte van het UAR 2001. Dat is ook de reden waarom bouwcentrales deze keer niet betrokken zijn bij de wijzigingen en waarom zij nu kritisch staan tegenover enkele bepalingen van het ARW. Het doel is tevens om de huidige lappendeken van regelgeving voor aanbesteden van werken tegen te gaan. Daarom zijn de decentrale overheden lid geweest van de projectgroep die het ARW 2004 heeft opgesteld. Indien de decentrale overheden besluiten om het ARW van toepassing te verklaren dan zal er inderdaad meer uniformiteit bestaan. Het IPO en de Unie van Waterschappen hebben zich hierachter geschaard. De VNG had voornamelijk bezwaren van procedurele aard tegen invoering van het ARW 2004, maar heeft deze bezwaren laten varen nu het ARW 2005 beschikbaar is. Er is in het ARW gekozen voor het naast elkaar opnemen van de regels voor Europees aanbesteden (het UAR-EG 1991) en nationaal aanbesteden (het UAR 2001). De overeenkomsten en de verschillen tussen beide regelingen vallen daardoor direct op. Daarmee wordt Europees aanbesteden vereenvoudigd, hetgeen de naleving ten goede komt. Gevolg hiervan is wel dat het ARW in omvang circa 300 bladzijden beslaat. Het ARW bevordert de bruikbaarheid door uitbreiding van de mogelijkheden, betere aansluiting op de Europese richtlijn werken en het minimaliseren van verschillen tussen boven en beneden drempelbedragen. Van groot belang is dat de transparantie van de aanbestedingen wordt vergroot. Voor het bekend maken van aanbestedingen kan tegenwoordig gebruik gemaakt worden van de Aanbestedingskalender (www.aanbestedingskalender.nl). Dit is eenvoudig en goedkoop. De verplichting van bekendmaking door een advertentie waarin de vindplaats wordt vermeld, blijft overigens bestaan. Inhoudelijke veranderingen van het ARW 2004 Een opsomming van de inhoudelijke veranderingen ten opzichte van het UAR: er worden geen onkosten vergoed voor het opstellen van een offerte (alleen een ontwerpvergoeding kan worden toegekend); bij aanbestedingsgeschillen is de burgerlijke rechter in plaats van de Raad van Arbitrage bevoegd; het omkeren van de bewijslast ten aanzien van een niet passende aanbieding conform het UAR 2001; alle enveloppen worden voortaan geopend (en dus niet alleen van de winnende partij); elektronische berichtgeving van aanbestedingen is voldoende. In plaats van grote (kostbare) advertenties is een kleine berichtgeving met de vindplaats voldoende; praktische wijzigingen betreffen het ineenschuiven van de twee reglementen; het conformeren van enkele definities en termen aan de Europese betekenis (niet passend en onaanvaardbaar); het toestaan van inlichtingen over een alternatieve aanbesteding in specifieke gevallen; het toestaan van eigen verklaringen; prestatiemeting aannemer als gunningcriterium;

Inkoopnota 2007 - Bijlage E

het vermijden van gelegenheid voor marktafspraken; het verwerken van het Alcatel-arrest. Dat betekent dat inschrijvers die niet voor de gunning in aanmerking komen, de mogelijkheid moeten hebben om de beslissing tot gunning voorafgaand aan de overeenkomst opzij te laten zetten c.q. nietig te laten verklaren. Er dient dus een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht te worden genomen. Een termijn van 14 dagen wordt redelijk geacht (advies van de Landsadvocaat); experimenten, zoals elektronisch aanbesteden en veilen, worden onder voorwaarden toegestaan; de betrokkenheid van het bestuur is vastgelegd; het reglement is zo opgezet dat het in het bijzonder geschikt is voor elektronisch gebruik; alle procedures zijn volledig uitgeschreven en lopen synchroon met Europese regelgeving; in de toelichting staat een uitleg van de juridische context; er is rekening gehouden met Bibob (Bevordering integriteitbeoordelingen door openbaar bestuur) /uitsluiting.

Bij enkele bijeenkomsten (COBOUW, Euroform) kwamen verschillende beelden over het ARW 2004 naar voren. Positief beoordeeld werden: de degelijkheid, het doel om de regelgeving te uniformeren, de uitgeschreven procedures, het experimenteerartikel dat is te gebruiken voor innovatief aanbesteden, de scheiding van geschiktheidseisen en selectiecriteria en gunningscriteria, het openen van de enveloppen, het gebruik van eigen verklaringen, de praktische invulling van Alcatel, de burgerlijke rechter omdat aanbestedingsgeschillen merendeel juridisch en niet technisch van aard zijn, de individuele inlichtingen bij alternatieven, de inzage voor inschrijvers in de begroting van de aanbestedende dienst. Kritiekpunten die naar voren kwamen (soms dezelfde wijziging maar anders beleefd): geen inspraak van de bouwcentrales, het geeft koplopers geen ruimte, het is teveel een inkoopinstrument geworden, de bewijslast voor de inschrijver dat de begroting van de aanbestedende dienst onzorgvuldig is samengesteld, gevaar van leuren bij openen van alle enveloppen, veilen is ook leuren, geschillen bij de rechter zullen meer tijd kosten, door ondertekening van bestuurder wordt overtreding van de mededingingswet in de strafrechtelijke sfeer getrokken, opvragen bewijzen van eigen verklaring, de termijn bij Alcatel is te kort (drie weken in de plaats van twee weken). Voorgesteld wordt een protocol o.i.d. voor het veilen op te stellen en de mogelijkheid van een wettelijke regeling voor een scheidsgerecht voor aanbestedingsgeschillen (zo’n rechterlijke instantie is bevoegd voor het stellen van prejudiciële vragen). Inhoudelijke veranderingen van het ARW 2005 t.o.v. het ARW 2004 Het ARW 2005 lijkt sterk op de voorgaande versie uit 2004. In de versie 2005 is het ARW aangepast naar de wijzigingen in de nieuwe richtlijnen voor Europese aanbesteding die per 1 december van kracht zijn geworden in Nederland.

Inkoopnota 2007 - Bijlage F

BIJLAGE F

HANDREIKING INKOOP

Deze bijlage is toegevoegd als compact en werkbaar hulpmiddel voor de organisatie om snel inzicht te verkrijgen in de vereiste stappen bij inkopen en aanbesteden. 1.

Wat is inkoop? Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Inkoop betreft opdrachten voor werken, leveringen en diensten in alle voorkomende contractvormen voor zowel primaire processen als secundaire (facilitaire) processen. Ook een min of meer onbewuste voortzetting van bestaande activiteiten, zoals stilzwijgende verlengingen van bestaande contracten, valt onder inkoop.

2.

Drempelbedragen, procedure en volmacht Brummen hanteert de onderstaande drempelbedragen. Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen en diensten

boven € 5.278.000

boven € 211.000

van € 250.000 tot € 5.278.000

van € 100.000 tot € 211.000

Meervoudig onderhands met publicatieplicht

van € 70.000 tot € 250.000

van € 70.000 tot € 100.000

Meervoudig onderhands¹

van € 30.000 tot € 70.000

van € 15.000 tot € 70.000

van € 5.000 tot € 30.000

van € 5.000 tot € 15.000

Europees Openbaar (al dan niet met voorselectie)

Enkelvoudig op basis van offerte²

NB 1 NB 2 NB 3 NB 4 NB 5 NB 6 NB 7

De bedragen zijn exclusief BTW De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks gecontroleerd en eventueel herzien Opdrachten mogen niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsvorm te ontwijken Onder de genoemde grenzen kan worden aanbesteed met de bovenliggende aanbestedingsvormen Europese en openbare aanbestedingen worden naar keuze met of zonder voorselectie uitgevoerd Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt een minimum van drie offertes Bij enkelvoudige aanbestedingen is variatie onder potentiële aanbieders verplicht (één keer per 3 jaar nieuwe offertes vragen en minimum 2 offertes) NB 8 Inkopen/aanbestedingen boven de € 5000,-- moeten worden gemeld bij de inkoopcoördinator. NB 9 De inkoopcoördinator heeft een adviesgevende functie en kan gevraagd en ongevraagd advies geven. NB 10 In de aanbestedingsvorm Europees, openbaar(al dan niet met voorselectie) en meervoudig onderhands met publicatieplicht (boven de € 70.000,-- minimaal publicatie via de Brummense website) geldt het verstrekte volmacht in mandaatbesluit 2006, pagina I-3 niet en blijft het college van B & W bevoegd tot het besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

¹ Het volmacht voor het aangaan van overeenkomsten waaronder uitbesteden van werkzaamheden, aanbesteden, plaatsen van orders en gunnen van opdrachten ( mandaatbesluit 2006, pag. I-3, het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten) is in deze situatie voorbehouden aan de gemeentesecretaris) ² Het volmacht voor het aangaan van werkzaamheden, aanbesteden, plaatsen van orders en gunnen van opdrachten (mandaatbesluit 2006, pagina I-3, het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten) is in deze situatie voorbehouden aan de managers , behoudens de bijzondere overeenkomsten benoemd in het mandaatbesluit 2006 en voor het inhuren van derden (pers.zaken)


Waardebepaling opdracht Voor de waardebepaling van een opdracht gelden de in de Europese richtlijnen vastgestelde aanwijzingen. Diezelfde aanwijzingen zal Brummen toepassen op inkopen en aanbestedingen die niet volgens de Europese richtlijn worden uitgevoerd. Splitsen niet toegestaan Opdrachten mogen niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsvorm te ontwijken. Voorbeelden van ongeoorloofd splitsen zijn: organisatorisch: gelijksoortige opdrachten per afdeling of organisatie met opzet apart aanbesteden inhoudelijk: een opdracht voor een systeem uitvaardigen en daarna(ast) een opdracht voor de installatie ervan in tijd: een opdracht definiëren op grond van een periode die korter is dan waarvoor de inkoopbehoefte al expliciet is vastgesteld of een opdracht opzettelijk in stukken opdelen en kort na elkaar aanbesteden 4.

Checklist Onderstaande checklist is bedoeld om snel te kunnen bepalen of bij een aanbesteding alle principes uit het inkoopbeleid worden meegenomen. Deze checklist is mede basis voor het opstellen van werkprocesbeschrijvingen. Vraag voor bijzondere aanbestedingssituaties altijd een akkoord van B&W! Afwijken van het inkoopbeleid kan alleen via een gemotiveerd B&W-besluit. Bepaal of je gebruik kunt maken van inkoopsynergie: inkoopsynergie kan intern zijn (andere opdrachten, andere afdelingen) of extern (b.v. regio Stedendriehoek). Bepaal de opdrachtwaarde en stel aan de hand van de Brummense drempelbedragen de aanbestedingsvorm vast. Behandel informatie over ramingen en budgetten zoveel mogelijk vertrouwelijk en vraag die vertrouwelijke omgang ook van andere betrokkenen in de aanbesteding. Stel vast of de beoogde opdracht geschikt is voor gunning aan een SW-bedrijf en handel in de aanbesteding aan de hand van je conclusie. Bij niet-Europese en niet-openbare aanbestedingen waarvoor publicatie geldt: bereid de publicatie op de Brummense website voor. Bij leveringen en diensten: hanteer de Brummense inkoopvoorwaarden en verklaar deze van toepassing in je verzoek om offertes (en voeg ze als bijlage toe). Stel vast welke rol duurzaamheid in de betreffende aanbesteding kan spelen en verwerk de conclusies in de aanpak van de aanbesteding (bijvoorbeeld bij het opstellen van selectie- en gunningcriteria). Bepaal uitsluitingsgronden en minimumeisen. Bepaal selectie- en gunningcriteria. Bepaal overige eisen en wensen. Leg het geheel vast in een aanbestedingsdocument. Vraag waar mogelijk ook offerte aan een Brummense aanbieder. Maak een keuze tussen beoordeling op basis van prijs of beoordeling op basis van economische meest voordelige aanbieding (waarbij kwaliteit ook een rol speelt) en


communiceer die keuze naar de potentiële opdrachtgevers. Bepaal vooraf hoe je de leveranciers en de offertes zult beoordelen en hoe je tot opdrachtverlening zult overgaan. Zorg ervoor dat je eisen t.a.v. leverancier en je specificatie van de behoefte zodanig zijn opgesteld dat je weet hoe je de offertes moet beoordelen. Schakel de Nma in bij (veel) te hoge inschrijfbedragen en een reëel vermoeden. Pas bij gunning de Alcatel-termijn van 15 dagen toe: d.w.z. gun eerst slechts voorlopig. Betrek juridische zaken altijd bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen. Stuur een schriftelijke en/of digitale kopie van het ondertekende contract naar DIV en inkoopcoördinator voor registratie t..b.v. contractbeheer.

3.

Het inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit 6 fasen, verdeeld in: (a) tactische inkoop (specificeren, selecteren, contracteren) (b) operationele inkoop (bestellen, bewaken, nazorg) Opmerking: de tactische inkoop wordt ook wel aangeduid als aanbesteden, ofwel een offertetraject en is het proces dat begint met het beschrijven (specificeren) van het in te kopen product, dienst of werk en eindigt in een contract met een aanbieder. Tactische inkoop De tactische inkoop bevat de fasen specificeren, selecteren en contracteren. Specificeren Selecteren

Contracteren

Inventariseren inkoopbehoefte door het opstellen van functionele-, technische-, logistieke- en onderhoudsspecificaties Stel vast welke leveranciers offerte uit mogen brengen en aan welk eisen deze leveranciers moeten voldoen. Eisen kunnen betrekking hebben op specifieke ervaring, continuïteit, waarborg van kwaliteit, mogelijkheden voor service etc. Bepaal vooraf hoe je de leveranciers en de offertes zult beoordelen en hoe je tot opdrachtverlening zult overgaan. Zorg ervoor dat je eisen t.a.v. leverancier en je specificatie van de behoefte zodanig zijn opgesteld dat je weet hoe je de offertes moet beoordelen en hoe je de keuze desgevraagd kunt verantwoorden. Regel de laatste details en leg wederzijdse verplichtingen vast in een contract. Leg dit ter beoordeling voor aan juridische control. De (inkopende)afdeling is verantwoordelijk voor het contract.

Operationele inkoop De operationele inkoop bevat de fasen bestellen, bewaken en nazorg. Bestellen

Bestel op basis van het contract of basis van opdrachtbeschrijving, offerte en opdrachtbevestiging. Is de besteller gemachtigd om te bestellen?


4.

Bewaken

Bewaking geschiedt op twee niveaus, op het niveau van individuele bestellingen en op contractniveau (bewaking van de afspraken die zijn overeengekomen). Bewaking op bestellingenniveau geschiedt op de inkopende afdeling. Bewaking op contractniveau geschiedt in overleg met de inkoopcoördinator. Zorg waar mogelijk voor voldoende functiescheiding.

Nazorg

In geval van problemen volgt er nog een fase. Gericht op enerzijds het oplossen van het probleem, anderzijds het voorkomen van soortgelijke problemen in de toekomst. Klachten en problemen worden in eerste instantie opgelost door de inkopende afdeling zelf. Waar nodig volgt ondersteuning door inkoopcoördinator en/of juridische zaken.

Beschikbare informatiebronnen Beschikbare bronnen voor actuele informatie over aanbestedingen zijn: http://ted.publications.eu.int/official www.aanbestedingskalender.nl www.tenderned.nl Beschikbare bronnen voor actuele informatie over regelgeving met betrekking tot aanbestedingen zijn: http://simap.eu.int http://europa.eu.int/eur-lex www.europadecentraal.nl www.justitie.nl/bibob Beschikbare bronnen voor informatie over inkoop zijn: www.nevi.nl www.ovia.nl http://inkoop-overheid.pagina.nl http://inkoop.pagina.nl http://inkoop-bedrijven.pagina.nl Beschikbare bronnen voor informatie over wetgeving en jurisprudentie zijn: www.wetten.nl www.rechtspraak.nl Beschikbare bronnen voor informatie over duurzaamheid: www.la21.nl www.senternovem.nl Beschikbare bronnen voor overige relevante informatie zijn: www.netwerk-stedendriehoek.nl www.overheid.nl www.minez.nl www.nmanet.nl

Inkoopnota 2007 - Bijlage G

BIJLAGE G

BESLUIT OPDRACHTVERLENING AAN SOCIALE WERKVOORZIENING

Deze bijlage beschrijft de positie van Brummen ten aanzien van opdrachtverlening aan organisaties voor sociale werkvoorziening. Mogelijkheden toepassing artikelen 17 en 19 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten 1. Positieve grondhouding aannemen met betrekking tot verlenen van opdrachten aan sociale werkplaatsen. 2. De mogelijkheden toepassen om bepaalde werkzaamheden, waaronder schoonmaak openbare gebouwen, voor te behouden aan sociale werkvoorziening en begeleid werken.

Inkoopnota 2007 - Bijlage H

BIJLAGE H

ONTWIKKELING

Deze bijlage schetst een beeld van de manier waarop het inkoopbeleid na vaststelling van de inkoopnota zijn beslag krijgt. Brummen staat aan het begin van een verdere professionalisering van de inkoop. Professionele inkoop is een manier van werken: een kwestie van organisatie, randvoorwaarden, doelstellingen en attitude. Het is ook een factor in het groeiproces van de gehele organisatie; er is een noodzaak om te groeien naar een hogere mate van inkoopprofessionaliteit en die groei zal vervolgens bijdragen aan een verdere ontwikkeling van de organisatie, ook op andere gebieden. Hieronder staan maatregelen genoemd om de Brummense inkoopfunctie verder te professionaliseren, met het inkoopbeleid als basis. Maatregelen voor de korte termijn verdere (digitale)ontwikkeling van inkoop- en aanbestedingsprocedures starten met contractbeheer uitbouw van een netwerk – zowel binnen de organisatie als daarbuiten met andere aanbestedende diensten – om samen te werken op het gebied van inkoop (bijvoorbeeld zoals binnen de regio-organisatie) voorlichting over het onderhouden van relaties in kader van het integriteitbeleid opstellen van een richtsnoer voor uitsluitingsgronden, selectie- en gunningcriteria, waarborgen tegen keten- en inleenaansprakelijkheid en kwalitatieve eisen opnemen van inkoop- en aanbestedingsrisico’s in de risicoparagraaf van de jaarlijkse financiële stukken verdere uitwerking van rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie verdere ontwikkeling van werkprocessen gericht op inkoop (met aandacht voor functiescheiding waar dat nog niet is geregeld) instellen van inkoopnetwerk(inkoopteam) binnen de organisatie Maatregelen voor de middellange termijn op peil brengen van de juridische expertise ten aanzien van aanbestedingen (door ontwikkeling van interne kennis en/of gebruikmaking van externe kennis) beschikbaarheid markt- en inkoopkennis bevorderen (over regelgevingen, jurisprudentie, contractvormen, best practices, leveranciers, enz.) verdere ontwikkeling(professionalisering) van inkoop- en aanbestedingsprocedures verhogen van inkoopkennis (ook met name decentraal) ICT-ondersteuning van inkoop: benutten van mogelijkheden voor automatisering van processen (zoals elektronisch bestellen en factureren, digitaal aankondigen van aanbestedingen en aanbieden van programma’s van eisen, uitwisseling van kennis enz.) optimalisering van het leveranciersbestand ontwikkelen van mogelijkheden voor periodieke en objectieve leveranciersevaluatie stimulering van duurzaamheid bij inkoop, in overeenstemming met het te ontwikkelen integrale Brummense duurzaamheidbeleid (mogelijke keuzes zijn o.a. duurzaamheid als verplicht gunningcriterium, keuze van duurzaamheid boven kostprijs) Maatregelen voor de lange termijn(samenwerking) strategieontwikkeling per inkooppakket

Inkoopnota 2007 - Bijlage H

innovatie en ontwikkeling van producten en processen managen van leveranciersrelaties en –prestaties toename in het gebruik van de kennis en innovatieve kracht van marktpartijen

Inkoopnota 2007 - Bijlage I

BIJLAGE I: AANLEG AANBESTEDINGSDOSSIER(checklist) Van elke aanbesteding wordt een dossier bijgehouden, waarin ten minste de volgende onderdelen worden opgenomen: 1. algemene administratieve gegevens; interne/externe projectopdracht van opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën e.d.) 2. behoeftestelling aanbesteding(beschrijving gewenst(e) product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3. (bedrijfseconomische) kostenraming. 4. proceduregegevens: aanbesteding boven de € 5000,-- is gemeld bij inkoopcoördinator advies gevraagd aan inkoopcoördinator t.a.v. Europese regelgeving aanbesteding c.q. de wijze van aanbesteding(wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd. resultaat van de aanbesteding c.q. gunningsadvies bij afwijking inkoopbeleid/ advies inkoopcoördinator procedure naar college keuze aanbestedingsprocedure 5. aanbestedingsbescheiden: programma van eisen/bestek en tekeningen reglement van aanbesteding(procedurevoorwaarden) concept-overeenkomst/juridische randvoorwaarden te hanteren gunnings- en selectiecriteria: bij keuze voor criterium de economisch voordeligste aanbieding: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen (voor) aankondiging/publicatie van aanbesteding ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat, eventueel inclusief BIBOBadviezen) ontvangen inschrijvingen/offertes nota van inlichtingen uitslag gunning/proces verbaal van aanbesteding(verslag beoordelingscommissie en resultaat, keuze opdrachtnemer aankondiging van gunning ( in voorkomende gevallen rekening houden met Alcatel termijn(15 dagen)

6. opdrachtverstrekking: (concept) opdrachtbrief dan het totstandgekomen contract ontwerpgegevens(indien aanwezig) overige gegevens 7. vertrouwelijke gegevens (deze gegevens bevinden zich veelal in de door de inschrijvers ingediende stukken: financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s) persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen. ondernemingsgebonden gegevens (naam en handelsnaam van de onderneming, nummer Kamer van Koophandel of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres, rechtvorm etc.) 8. evaluatieformulier 9. overige gegevens N.B. In het kader van de rechtmatigheid is de beleidsmedewerker/materiedeskundige verplicht een aanbestedingsdossier aan te leggen c.q. te laten aanleggen. In Brummen hebben we er voor gekozen de registratie en archivering centraal te laten geschieden door het team Documentaire Informatie Voorziening van de afd.Services. Voor enkelvoudige aanbestedingen dienen minimaal twee offertes in het dossier te worden opgenomen en voor meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal drie offertes.

INKOOPNOTA INKOOPNOTA GEMEENTE BRUMMEN. BR Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 10 april 2007

Recommend Documents