Inkoopbeleid Provincie Noord-Brabant

Inkoopbeleid Provincie Noord-Brabant

Versie: Vastgesteld Datum: 31 mei 2006 Dit inkoopbeleid is opgesteld door het Kernteam inkoop en aanbesteden en vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant op 30 mei 2006.

Inhoudsopgave 1

Samenvatting

4

2

Inleiding

7

2.1

Leeswijzer

8

3

Uitgangspunten

9

3.1

Inkoop

9

3.2

Organisatie visie

9

3.3

Inkoop visie

9

3.4

Inkoop doelen

10

4

Inkoopfunctie

11

4.1

Inkoop strategie

11

4.2

Inkoopproces

13

4.3

Inkoop control

14

5

Inkooporganisatie

15

5.1

Inkooporganisatie

15

5.2

Inkoopkwaliteit en -competenties

16

5.3

Gecoördineerde inkoop

16

5.4

Inkoopbevoegdheid en mandaat

17

6

Aanbestedingsbeleid

18

6.1

Bepaling waarde opdracht

18

6.2

Aanbestedingsvormen

18

6.3

Drempelbedragen

19

6.4

Afwijking van drempelbedragen

20

6.5

Aanbestedingsreglementen

20

6.6

Meerwerk/extra werk

20

6.7

Aanbestedingsdossier

21

6.8

Evaluatie

21

7

Inkoopbeleidsaspecten

22

7.1

Economische uitgangspunten

22

7.2

Inkoopethiek

23

7.3

Leveranciersbeleid

23

7.4

Samenwerking

24

7.5

Duurzaam inkopen

25

Bijlage 1: Begrippenlijst

26

Bijlage 2: Strategische inkooptaken

28

Bijlage 3: Tactische inkooptaken

29

Bijlage 4: Operationele inkooptaken

30

Bijlage 5: Inkoop control

31

Bijlage 6: Inkooppakketten (86)

32

Inkoopbeleid provincie Noord-Brabant

3/36

1

Samenvatting

In haar inkoopbeleid legt de Provincie Noord-Brabant de belangrijkste keuzes vast die gelden voor alle inkopen in de gehele organisatie. Het geeft een kader aan waarbinnen de inkopen worden uitgevoerd. De algemene uitgangspunten voor het inkoopbeleid zijn transparantie, nondiscriminatie en objectiviteit. Dit sluit aan bij de Europese richtlijn aanbesteden en het standpunt dat de Europese Commissie inneemt ten aanzien van aanbesteden onder de Europese drempel. Tevens wordt er van de provincie verwacht dat zij rechtmatig inkoopt en de gemeenschapsgelden doelmatig besteedt. Inkoop

Onder inkoop verstaat de provincie Noord-Brabant: Alles waar een externe factuur tegenover staat. De provincie Noord-Brabant kent 3 “soorten” inkopen, te weten: - Leveringen: dit is de inkoop van producten. - Diensten: hiermee wordt de dienstverlening bedoeld, zoals inhuur externen en schoonmaak. - Werken: o.a. uitvoering bodemsanering en het aanleggen van wegen en fietspaden. Daarbij wordt de inkoop verdeeld in: Directe inkoop: inkoop t.b.v. producten, diensten en werken die deel uitmaken van het primaire proces (core business) Indirecte inkoop: inkoop ten behoeve van alle activiteiten die het primaire proces ondersteunen. Inkoopproces

Het inkoopproces wordt verdeeld in 4 onderdelen, te weten: Strategische inkoop: Het bepalen van de inkoopdoelstellingen, het ontwikkelen van inkoopprocedures en het inrichten van de inkooporganisatie en inkoopsystemen. Tactische inkoop: Het identificeren van de inkoopbehoefte, het specificeren van de eisen en wensen die de Provincie Noord-Brabant aan de inkoop en de ondernemer stelt, het selecteren en contracteren van de ondernemer(s). Operationele inkoop: Het proces van daadwerkelijk bestellen, facturen betalen en de contracten kwalitatief en kwantitatief beheren. Inkoop control: Vanwege de toetsing op rechtmatig inkopen door de accountant wordt beoordeeld of bestaande regels en processen zijn nageleefd. Inkooporganisatie

Tot vóór de totstandkoming van dit inkoopbeleid was het min of meer zo dat elke directie afzonderlijk haar strategische inkoop bepaalde en iedere medewerker, na goedkeuring, kon inkopen en bestellen. Controle op toepassing van regels en processen was minimaal ingevoerd. Het gevolg was dat er zeer versnipperd werd ingekocht, waardoor de (Europese) wetgeving niet voldoende werd nageleefd. De provincie kreeg niet altijd de beste prijs/kwaliteit verhouding voor haar inkopen en de interne kosten waren hoog door de betrokkenheid van veel beleidsmedewerkers, het contracteren van tal van ondernemers en het ontvangen van een groot aantal facturen. Daarom is er gekozen voor een gecoördineerde inkoopstructuur. Dit houdt in, dat alle directie over-stijgende inkopen worden samengevoegd en gezamenlijk worden aanbesteed. Om dit optimaal uit te voeren is de totale inkoop ingedeeld in inkooppakketten.


4/36

Doordat inkoop echt een vak is geworden, rechtmatigheid en doelmatigheid van het grootste belang zijn en de (Europese) inkoop ontwikkelingen zich in een snel tempo opvolgen, is ervoor gekozen om twee inkoopcentra bij de provincie in te richten. Eén voor leveringen en diensten bij de directie MID en één voor werken bij de directie E&M. De medewerkers uit de centra adviseren de overige directies bij inkoopvraagstukken en ondersteunen de directies bij het uitvoeren van aanbestedingen. De kennis tussen deze twee centra wordt gedeeld in een vakberaad inkoop. Raamovereenkomsten

De provincie werkt in de toekomst meer met provinciebrede, langdurige doch flexibele raamovereenkomsten. Dit heeft tot voordeel dat de provinciale medewerkers slagvaardiger kunnen handelen en dat de provincie de administratieve lasten verlaagt. Het gelijktijdig inkopen van grotere volumes zorgt voor het doelmatig besteden van gemeenschapsgelden. Daarnaast optimaliseert de provincie het aantal leveranciers en facturen wat een positieve invloed heeft op vermindering van de interne provinciale kosten. Aanbestedingsbeleid

Aanbesteden is een onderdeel van inkopen. Het is een vorm die de inkoper gebruikt om de markt te benaderen. Aanbesteden behelst de stappen specificeren, selecteren, en contracteren. De provincie Noord-Brabant hanteert in beginsel zes verschillende aanbestedingsvormen, te weten: - Europese openbare aanbesteding zonder voorafgaande selectie, - Europese openbare aanbesteding met voorafgaande selectie, - nationaal openbare aanbesteding zonder voorafgaande selectie, - nationaal openbare aanbesteding met voorafgaande selectie, - meervoudige aanbesteding en - enkelvoudige aanbesteding. Bij een enkelvoudige aanbesteding benadert de provincie Noord-Brabant minimaal één marktpartij. Bij een meervoudige aanbesteding nodigt de provincie Noord-Brabant minimaal drie marktpartijen uit om een offerte uit te brengen. Bij de overige vier vormen biedt de provincie Noord-Brabant de totale markt de mogelijkheid om mee te dingen naar een opdracht. Welke vorm de provincie kiest, is afhankelijk van de waarde van de totale opdracht. Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen en diensten

Enkelvoudige uitnodiging

≤ € 50.000,--

≤ € 25.000,--

Meervoudig onderhands

> € 50.000,-- en ≤ € EU-drempel leveringen/diensten

> € 25.000,-- en ≤€ 100.000,--

Nationaal openbaar

> EU-drempel leveringen/diensten ≤ EU-drempel werken

> € 100.000,-- ≤ EU-drempel leveringen/diensten

Europees

> EU-drempel werken

> EU-drempel leveringen/diensten

Bij het hanteren van deze vormen zijn diverse procedure regels die nageleefd dienen te worden.


5/36

Inkoopbeleids aspecten

De provincie Noord-Brabant streeft er naar opdrachten te gunnen op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. Duurzaamheid is één van de aspecten die de provincie veel-al meeneemt in de offerteaanvragen. Daarnaast stuurt de provincie Noord-Brabant op verlaging van bedrijfskosten en administratieve lasten. De “leidraad integer handelen” en de “beroepscode voor de inkoper” worden bij elke inkoop in acht genomen. Om de marktwerking te bevorderen beoordeelt de provincie ondernemers op vooraf vastgestelde selectiecriteria met inachtneming van het proportiona-liteitsbeginsel. Tot slot

De beschrijving van dit inkoopbeleid, het inkoopproces, standaard inkoopdocumenten, inkoopreglementen en de bijbehorende mandaatregeling inkoop zijn te vinden op het intranet onder werkwijze. Met vragen kunt u altijd terecht bij de inkoopdeskundigen.


6/36

2

Inleiding

Inkoop en aanbesteden staat in de 21ste eeuw volop in de politieke belangstelling. Sedert 2002 volgen zowel Europees (nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie) als nationaal (rapport Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid) de ontwikkelingen op het gebied van inkoop door aanbestedende diensten en aanbesteden in het bijzonder, elkaar snel op. Een nationale Raamwet Aanbesteden welke medio 2007 van kracht zal worden, vormt hierbij, vooralsnog, het sluitstuk. Door artikel 217 van de Provinciewet, alsmede de komst van het Besluit accountantscontrole provin-cies en gemeenten, richt de controle van de accountant zich niet alleen meer op de vraag naar de getrouwheid van de lasten en baten als opgenomen in de jaarrekening van de provincie. Vanaf 2004 beoordelen de accountants eveneens of de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening op recht-matige wijze tot stand zijn gekomen. Met andere woorden: de accountant gaat, alvorens een oordeel te geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening na, of bij het handelen met financiële gevolgen de geldende weten regelgeving in acht is genomen. Dit geldt dus ook voor alle inkoopen aanbestedings-activiteiten. Naast deze extern gestuurde ontwikkelingen hebben Gedeputeerde Staten in 2002 een start gemaakt met de organisatiebrede professionalisering van inkoop en aanbesteden. Daarbij is opgericht het kern-team inkoop en aanbesteden. Dit team heeft de opdracht gekregen “het aanbesteden en inkopen door de provincie te verbeteren teneinde de juiste prestatie te verkrijgen tegen de voor de provincie meest gunstige voorwaarden. Dit met inachtneming van de daarvoor geldende en/of te ontwikkelen spel-regels”. In een eerste fase zijn de randvoorwaarden hiervoor ingevuld door onder meer uniformering van de aanbestedingsprocessen en het tot stand brengen van algemene voorwaarden. In vervolg daarop is nu het provinciebrede inkoopbeleid ontwikkeld. Het inkoopbeleid geeft sturing aan de organisatie en zorgt voor een kader waarbinnen de provincie Noord-Brabant inkoopt. Met het oog op een transparante en controleerbare uitvoering van het beleid is een beschrijving van het ‘inkoopproces’ opgesteld, waarin de gerelateerde beschrijvingen van detail-processen en activiteiten zijn opgenomen. De ‘mandaatregeling inkoop’ beschrijft de bevoegdheden van de diverse medewerkers in het inkoopproces. De documenten ‘inkoopbeleid’, ‘inkoopproces’ en de ‘mandaatregeling inkoop’ vormen samen de spelregels die in acht moeten worden genomen bij inkopen en aanbesteden door de provincie Noord-Brabant. De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van het inkoopbeleid ligt bij de strategisch inkoper. Deze functionaris doet in de toekomst voorstellen ter verbetering van het beleid naar aanleiding van interne en externe inkoop ontwikkelingen. Eind 2007, of zoveel eerder als noodzakelijk, wordt het inkoopbeleid geëvalueerd en waar nodig bij gesteld.


7/36

2.1

Leeswijzer

Het inkoopbeleid is opgebouwd uit verschillende hoofdstukken. In hoofdstuk 3 staan de uitgangspunten van inkoop. Vervolgens beschrijft het de verschillende inkoopactiviteiten, waarna in hoofdstuk 5 de gekozen inkoop organisatiestructuur is benoemd. Het hoofdstuk aanbestedingsbeleid geeft aan welke richtlijnen en drempelbedragen de provincie Noord-Brabant hanteert bij het in de markt zetten van een aanbesteding. Het laatste hoofdstuk vermeldt de diverse inkoopbeleidaspecten die de provincie nastreeft. In de bijlage vindt u een begrippenlijst, de diverse inkooptaken en de indeling van de inkooppakketten.


8/36

3

Uitgangspunten

Het inkoopbeleid is ontstaan uit de behoefte om inkoop binnen de provincie verder te professionaliseren. In 2003 heeft er een inkoopdiagnose plaatsgevonden, waaruit diverse verbeterpunten voor provincie Noord-Brabant naar voren zijn gekomen. Ook het bestuursakkoord 2003-2007 heeft aanleiding gegeven voor dit inkoopbeleid. De noodzaak voor het realiseren van een inkoop taakstelling op externe inhuur maakt een inkoopbeleid noodzakelijk. Voor het rechtmatig en doelmatig inkopen is het van het grootste belang dat er kaders worden aangegeven waarbinnen de inkopen kunnen plaatsvinden. In het inkoopbeleid legt de provincie daarom de belangrijkste keuzes vast die gelden voor alle inkopen en voor de gehele organisatie. Dit houdt in dat elke inkoop en aanbesteding van de provincie Noord-Brabant conform dit inkoopbeleid wordt uitgevoerd. De algemene uitgangspunten voor het inkoopbeleid Provincie Noord-Brabant zijn transparantie, nondiscriminatie en objectiviteit. Deze uitgangspunten komen overeen met de Europese richtlijn aanbesteden en het standpunt dat de Europese Commissie inneemt ten aanzien van aanbesteden onder de Europese drempel. 3.1

Inkoop

De provincie Noord-Brabant verstaat onder inkoop: Alles waar een externe factuur tegenover staat. Deze brede definitie houdt in dat alle leveringen, diensten en werken hier onder vallen. Inkoop wordt daarbij verdeeld in: - Directe inkoop: inkoop t.b.v. producten, diensten en werken die deel uitmaken van het primaire proces (core business) - Indirecte inkoop: inkoop ten behoeve van alle activiteiten die het primaire proces ondersteunen. 3.2

Organisatie visie

De provincie Noord-Brabant heeft in januari 2006 haar organisatie visie als volgt geformuleerd: Wij stáán voor Brabant: kleurrijk, ondernemend en sociaal. De kernwaarden die daarbij horen zijn: Verbindend, doortastend, vernieuwend en betrouwbaar. 3.3

Inkoop visie

De inkoop visie sluit aan bij de organisatie visie: De provincie Noord-Brabant is een professioneel opdrachtgever die vernieuwing nastreeft en handelt als betrouwbare partner voor de markt. Bovendien koopt de provincie Noord-Brabant maatschappelijk verantwoord en duurzaam in, tegen een optimale prijs-kwaliteit verhouding.


9/36

3.4

Inkoop doelen

De inkoop visie leidt tot de volgende inkoop doelen: - Rechtmatig inkopen. - Doelmatig besteden van gemeenschapsgelden. - Het bieden van gelijke kansen aan en het gelijk behandelen van gegadigden. - Optimalisatie van de verhouding tussen kosten en opbrengsten in het inkoopproces. - Het nastreven van innovatie. - Het waarborgen van de integere uitvoering van het vastgestelde inkoopbeleid. Jaarlijks worden de inkoopdoelstellingen bepaald in een provinciaal inkoop jaarplan.


10/36

4

Inkoopfunctie

De inkoopfunctie beslaat alle activiteiten die bij dragen aan professioneel inkopen. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op een rechtmatige en doelmatige wijze worden uitgevoerd. De inkoopfunctie levert hiermee een substantiële bijdrage aan het terugdringen van de totale bedrijfskosten van de Provincie. Een professionele inkoopfunctie is visueel weer te geven in het zogenaamde racewagenmodel.

Inkoopbeleid Inkoopdoelstellingen en planning

Opdrachtgevers en interne klanten

Methoden & procedures

Organisatie & personeel

OntvanIdenti- SpeciSelec- Contrac- BestelNazorg gen & len ficeren ficeren teren teren betalen Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces

Ondernemers

Informatievoorziening

Inkoop control De elementen uit het racewagenmodel zijn te verdelen in inkoopstrategie, het inkoopproces, bestaande uit tactische inkoop en operationele inkoop en de inkoopcontrol.

4.1

Inkoop strategie

Strategische inkoop

De strategische inkoop activiteiten bestaan uit het bepalen van het inkoopbeleid, de inkoopdoelstellingen en inkoopstrategieën, het inrichten van de inkoopfunctie en het ontwikkelen van inkoopprocedures, -documenten en -systemen. De inkoop informatie dient als basis voor strategische keuzes. De directeur van de directie middelen is Coördinerend Directeur Inkoop en om die reden verantwoordelijk voor de strategische inkoop. De strategische inkooptaken zijn vastgelegd in bijlage 2.


11/36

Inkoopplanning

Planning: het organiseren en inrichten (borgen en normeren) van maatregelen vooraf om richting te geven aan de uitvoering van de activiteiten in het kader van het inkoopbeleid. Jaarlijks maakt de strategisch inkoper een provinciaal inkoopjaarplan, met daarin de doelstellingen voor inkoop voor dat jaar. Daarbij opgenomen is een jaarplanning van de verwachte aanbestedingen voor dat jaar. Hiervoor leveren de afzonderlijke directies de gevraagde inkoopinformatie aan. Met behulp van dit plan is het mogelijk gebruik te maken van vooraankondigingen van aanbestedingen, waardoor de provincie Noord-Brabant de proceduretijd voor de feitelijke aanbesteding verkort. Inkooppakketten

De totale inkoop van de provincie Noord-Brabant is ingedeeld in inkooppakketten (zie bijlage 6). Deze inkooppakket indeling is gekozen naar aanleiding van een in 2004 uitgevoerde inkoopdiagnose en sluit aan bij de interprovinciale afspraken. Met deze indeling kan de provincie Noord-Brabant gerichter sturen op het verbeteren van de inkoopresultaten. Tevens dienen de inkooppakketten als basis voor het inkoopjaarplan. Voordat een aanbesteding binnen een inkooppakket wordt gestart, bepaalt de medewerker die de aanbesteding uitvoert de aanbestedingsstrategie. Deze strategie wordt vastgelegd in een projectplan of in een inkoopopdrachtformulier en goedgekeurd door de budgethouder. De aanbestedingsstrategie vormt de basis voor meer doelmatig en rechtmatig inkopen. Na het vaststellen van de strategie start het tactisch inkoopproces. Raamovereenkomsten

De provincie streeft er naar om voor alle herhalings- en routinematige aankopen raamovereenkomsten af te sluiten bij geschikte ondernemers. Deze raamovereenkomsten zorgen voor schaalvoordelen en dus voor doelmatig inkopen. Daarbij waarborgen ze enerzijds de rechtmatigheid voor de organisatie en bieden anderzijds de medewerkers flexibiliteit en snelheid in het uitvoeren van de provinciale taken, doordat herhalingsaanbestedingen niet uitgevoerd hoeven te worden. Bij een raamovereenkomst worden de specifieke wensen en eisen van alle betrokken directies meegenomen. Informatievoorziening

Belangrijk voor het monitoren, verantwoorden en bijsturen van de inkoopprestaties is het vastleggen van de juiste inkoopgegevens. Hierdoor ontstaat er een inkoopinformatiebron die als raadgever dienst doet en waaruit (management) rapportages gemaakt worden. De provincie legt inkoopinformatie vast in SAP (crediteuren gegevens, inkoopen bestelgegevens en contractgegevens) en op intranet (inkoopbeleid, -procedures en standaard documenten). De informatievoorziening over de inkoopprestatie per directie volgt de reguliere P&C cyclus. De directies rapporteren hierover in de MARAP’s. De strategisch inkoper rapporteert over de realisering van de doelstellingen in een inkoopjaarverslag. De strategisch inkoper verzorgt de algemene communicatie over provinciebrede inkoopontwikkelingen richting management en medewerkers. Deze functionaris neemt deel aan overleggen met externen (andere overheden en koepelorganisaties) als het gaat over strategische inkoopaspecten.


12/36

4.2

Inkoopproces

Het inkoopproces is een procedure die vanuit de vaststelling van een bepaalde behoefte, volgens een aantal fasen, leidt tot het aanschaffen van een werk, levering of dienst en het beheer van het contract. Dit proces is in zeven stappen onderverdeeld en in de uitvoering wordt strikte functiescheiding toegepast om rechtmatig en integer handelen te bevorderen.

Operationele inkoop

Tactische inkoop

Inventariseren Identificeren

Specificeren

1

2

Selecteren 3

Contacteren Contracteren 4

Bestellen 5

Bewaken 6

Nazorg 7

Aanbesteden Tactisch inkoopproces

Fasen 1 tot en met 4 behoren tot de zogenaamde tactische inkoop. Deze omvat de volgende activiteiten: 1. Identificeren: het bepalen van de behoefte binnen de eigen organisatie en het aanbod in de markt; 2. Specificeren: het opstellen van een programma van eisen en een offerteaanvraag; 3. Selecteren: het selecteren van ondernemers en het beoordelen van de offertes; 4. Contracteren: het onderhandelen met ondernemers en het afsluiten van (raam)contracten. Het tactische inkoopproces is vastgelegd in een beschrijving “inkoopproces”, welke via intranet toegankelijk is voor alle medewerkers binnen de provincie. Aan de beschrijving tactisch inkoopproces zijn standaard documenten gekoppeld die iedere medewerker gebruikt bij het uitvoeren van dat proces. Hiermee borgt de provincie wederom de rechtmatigheid en de juridische kwaliteitszorg en toont de provincie Noord-Brabant één gezicht naar buiten, binnen de vastgestelde huisstijl. De verantwoordelijkheid voor de tactische inkoop ligt bij de aanbestedende directie. In het tactische inkoopproces wordt er vaak een inkoopsamenwerking tot stand gebracht tussen verschillende deskundigen uit de organisatie, om rechtmatigheid, doelmatigheid en politieke beleidsaspecten in de aanbesteding te borgen. Daarbij wordt er strikte functiescheiding toegepast tussen uitvoering en besluitvorming. De tactische inkoop taken zijn vastgelegd in bijlage 3. Operationeel inkoopproces

Zodra de provincie Noord-Brabant een overeenkomst heeft met de ondernemer(s), begint de operationele inkoop. Deze bestaat uit: 1. Bestellen: het plaatsen van orders; 2. Bewaken: ontvangen van uit te leveren orders, verifiëren en afhandelen facturering; 3. Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren ondernemers en beheren en managen van contracten. SAP ondersteunt het operationele proces digitaal. Op basis van (management) rapportages uit SAP vindt sturing en controle plaats op rechtmatig en doelmatig inkopen en het gebruik van raamovereenkomsten. De operationele inkooptaken zijn vastgelegd in bijlage 4.


13/36

4.3

Inkoop control

Control: het organiseren en inrichten van maatregelen achteraf gericht op het beoordelen of bestaande regels en processen zijn nageleefd. Vanwege het gebruik van SAP is een groot deel van de control geborgd in het gebruik van het systeem. De provincie Noord-Brabant sluit voor de inkoop control aan bij de bestaande P&C-cyclus. De bedrijfsbureaus zijn verantwoordelijk voor de controle op het rechtmatig uitvoeren van het inkoopproces binnen hun directie. De concern controller ziet toe op naleving van het inkoopbeleid en de inkoopkaderstelling. De inkoop control taken zijn vastgelegd in bijlage 5.


14/36

5

Inkooporganisatie

De inkooporganisatie van de provincie Noord-Brabant is als volgt weer te geven:

Directie Raad Inkoop coördinatie CDI ECL

E&M

MID

ROH

SCO

Inkoop control Inkoopcentrum Leveringen en Diensten vakberaad inkoop Inkoopcentrum Werken

Binnen elke directie worden aanbestedingen uitgevoerd, waarvoor de directies ook zelf verantwoordelijk zijn. 5.1

Inkooporganisatie

Inkoopdeskundigheid wordt in de provinciale organisatie op twee plaatsen geconcentreerd. Zo zal de inkooporganisatie bestaan uit inkoopdeskundigheid “leveringen en diensten” bij de directie MID en uit inkoopdeskundigheid “werken” bij de directie E&M. Deze inkoopdeskundigen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het borgen van de kennis aangaande het aanbesteden van leveringen, diensten en werken voor de provincie. De inkoopdeskundigen adviseren de organisatie bij aanbestedingen en informeren de organisatie over ontwikkelingen op het vakgebied. Tevens ondersteunen deze functionarissen de directies bij het uitvoeren van aanbestedingen. Inkoopdeskundigheid Leveringen en Diensten

Bij de directie Middelen zijn de inkoopfuncties “leveringen en diensten” ondergebracht binnen het bureau Inkoop & Logistieke Dienstverlening. Binnen deze organisatorische eenheid zijn strategisch, tactisch en operationele inkopers ondergebracht die een coördinerende rol hebben bij het uitvoeren van de strategische, tactische en operationele inkooptaken. De strategisch inkoper heeft een coördinerende inkooprol en voert strategische inkooptaken uit. De tactisch inkopers voeren, in een inkoopteam en onder verantwoordelijkheid van een leadbuyer, directie overstijgende (gecoördineerde) aanbestedingen uit. Tevens ondersteunen en begeleiden zij directies bij het aanbesteden van directie specifieke inkopen. Deze gewenste


15/36

ondersteuning wordt jaarlijks vastgelegd in het inkoopjaarplan, om kwaliteit en kwantiteit te waarborgen. De operationele inkopers coördineren het SAP inkoopsysteem om zorg te dragen voor eenduidige vastlegging van bestellingen en contracten. Inkoopdeskundigheid Werken

Bij de directie E&M is inkoopdeskundigheid “werken” ondergebracht. Vakberaad inkoop

Er wordt een vakberaad inkoop opgericht waaraan de inkoopdeskundigen deelnemen. Het vakberaad inkoop deelt kennis en borgt de gelijkheid in uitvoering van aanbestedingen en levert bijdragen aan de professionalisering van de inkooporganisatie. Hiermee zorgt zij er voor dat de provincie eenduidig in de markt opereert. Naast deze verantwoordelijkheid zijn de volgende taken eveneens belegd bij het vakberaad inkoop: - Het adviseren en ondersteunen van de strategisch inkoopfunctionaris bij het ontwikkelen, implementeren en beheren van inkoopbeleid en inkoopkaderstelling en het coördineren van de directie overstijgende inkopen. - Het signaleren van kansen en bedreigingen aangaande inkoop en het ondernemen van gecoördineerde actie. - Het communiceren van de ontwikkelingen op inkoopgebied binnen de provincie. - Het verzorgen van input voor het inkoopjaarplan. De strategisch inkoper is voorzitter van het vakberaad inkoop. 5.2

Inkoopkwaliteit en -competenties

De strategisch, tactisch en operationele inkopers worden geselecteerd op vakinhoudelijke inkoopen aanbestedingskennis, bezitten specifieke inkoop competenties en worden gestuurd in hun persoonlijke ontwikkeling op het verbeteren van hun inkoopkwaliteiten. Overige medewerkers die aanbestedingen uitvoeren, moeten eveneens voldoen aan bepaalde inkoopkwaliteitseisen en inkoopcompetenties, zodat de uitgangspunten van dit inkoopbeleid geborgd worden. 5.3

Gecoördineerde inkoop

De (Europese) aanbestedingsregels stellen eisen aan het handelen van de provinciale overheid. De provincie is één entiteit en dient homogene diensten, werken of leveringen gezamenlijk te ramen en aan te besteden. Om deze Europese richtlijn na te leven en om scherper in te kopen kiest de provincie Noord-Brabant voor gecoördineerde inkoop. Gecoördineerde inkoop wil zeggen: In die gevallen waarin verschillende budgethouders verantwoordelijk zijn voor de inkoop van gelijksoortige diensten, werken of leveringen, bundelt de provincie Noord-Brabant deze. Voor elke directie overstijgende aanbesteding wordt één directie verantwoordelijk gemaakt en wordt daarmee ‘lead-buyer’. De lead-buyer wijst een opdrachtgever en een opdrachtnemer uit de eigen directie aan als verantwoordelijken voor de uitvoering van de aanbesteding. Na het afsluiten van het contract wordt er door de lead-buyer een contractbeheerder aangewezen voor de duur van het contract. De verantwoordelijke directie is in principe de directie met het grootste inkoopvolume van het inkooppakket. Er kunnen zich situaties voordoen dat de Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) een andere directie als lead-buyer aanwijst. Elke gecoördineerde aanbesteding wordt begeleid door een tactisch inkoper.


16/36

Coördinerend Directeur Inkoop

Vanwege de gekozen organisatiestructuur is er binnen de provincie een Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) aangesteld. Dit is de Directeur van de directie Middelen. De CDI is verantwoordelijk voor het coördineren van de directie overstijgende aanbestedingen en het bepalen van de kaders en richtlijnen aangaande inkoop. De CDI wordt ondersteund door de strategisch inkoper en geadviseerd door de Directie Raad. 5.4

Inkoopbevoegdheid en mandaat

De bevoegdheden die behoren bij de uitvoer van inkooptaken zijn vastgelegd in de ‘mandaatregeling inkoop’. Deze mandaatregeling is van toepassing op alle inkopen binnen de provincie. Vanuit de professionele inkoopbasis die binnen de provincie is gelegd met het inkoopbeleid, de processen en organisatie inrichting, is rechtmatig en integer handelen optimaal geborgd. Hierdoor is het mogelijk de mandaatregeling praktisch in te vullen en is er verantwoord gekozen om het mandaat daar te leggen waar dit het meest wenselijk is.


17/36

6

Aanbestedingsbeleid

Aanbesteden kan worden omschreven als: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de externe markt benadert.1 In het proces van inkopen behelst aanbesteden een drietal stappen, namelijk de stappen specificeren, selecteren, en contracteren van het tactische inkoopproces. Aanbesteden is dus qua inhoud een beperkter begrip dan inkopen. 6.1 -

-

-

Bepaling waarde opdracht Aan de hand van een kostenraming bepaalt de provincie Noord-Brabant de waarde van een aan te besteden opdracht. Dit dient wel een realistische kostenraming te zijn, dat wil zeggen: rekening houden met het geraamde totaalbedrag (excl. BTW), met inbegrip van eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract. Dit houdt tevens in, dat: Ook service, onderhoud e.d. moet worden meegeraamd. Indien een opdracht zich over meerdere jaren uitstrekt de rekenregels uit de van kracht zijnde regelgeving (Besluit aanbestedingen overheidsopdrachten) gehanteerd dienen te worden. Deze rekenregels helpen de waarde van opdrachten te bepalen die met een zekere regelmaat voorkomen. Ook voor opdrachten die de provincie Noord-Brabant aangaat met een vaste looptijd of voor onbepaalde duur en voor situaties waarbij de looptijd niet kan worden bepaald zijn rekenregels opgenomen om de waarde te bepalen. Indien voorzien is in een prijzengeld of betaling aan gegadigden of inschrijvers, worden deze in de geraamde waarde van de overheidsopdracht doorberekend. Bij werken dient naast de waarde van de werken tevens rekening gehouden te worden met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die de aanbestedende dienst ter beschikking stelt van de aannemer.

De opdracht mag niet in onderdelen worden opgesplitst (“geknipt”) met de bedoeling om onder een grensbedrag te blijven. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet, zoals hiervoor ook al aangegeven, in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden. 6.2

Aanbestedingsvormen

Provincie Noord-Brabant hanteert in beginsel zes verschillende aanbestedingsvormen. Twee vormen voor boven de Europese drempel en vier vormen onder de Europese drempel. Boven de Europese drempels

De keuze voor een Europese vorm van aanbesteden wordt bepaald door het Besluit aanbestedingen overheidsopdrachten werken, leveringen en diensten (Bao) wanneer de geschatte waarde van de opdracht de door de Europese Commissie vastgestelde grensbedragen overschrijdt. Voor werken is het Bao verder uitgewerkt in het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2005. Dit reglement bevat procedureregels voor het aanbesteden van werken voor zowel boven als onder de Europese drempel. 1

Hoewel de enkelvoudige uitnodiging strikt gezien niet onder deze definitie van aanbesteden valt, wordt deze vorm van marktbenadering ten behoeve van deze nota wel als aanbestedingsvorm beschouwd.


18/36

Er bestaat in beginsel keuzevrijheid tussen de openbare procedure en de niet-openbare procedure, de laatste wordt ook wel genoemd de procedure met voorafgaande selectie. Het verschil tussen beide procedures is, dat bij de openbare procedure na publicatie belangstellenden direct een offerte in dienen, terwijl bij de niet-openbare procedure eerst een selectiefase plaatsvindt (beoordeling van gegadigden) en vervolgens een gunningsfase (beoordeling van de aanbieding), waaraan alleen de geselecteerden deelnemen. In en onder specifieke omstandigheden kan voor aanbestedingen boven de drempels gekozen worden voor de onderhandelingsprocedure (met of zonder voorafgaande bekendmaking), prijsvraag of de concurrentie gerichte dialoog. Onder de Europese drempels

Indien de kostenraming van een voorgenomen opdracht onder de Europese drempelwaarden blijft, zijn vier marktbenaderingvormen beschikbaar, te weten: de openbare aanbesteding, met of zonder voorafgaande selectie, de meervoudig onderhandse aanbesteding en de enkelvoudige uitnodiging. Voor openbare en onderhands meervoudige werken onder de Europese drempel hanteert de provincie Noord-Brabant de ARW 2005 als reglement . Voor leveringen en diensten gebruikt de provincie Noord-Brabant geen reglement, maar volgt de provincie de beschrijving “tactisch inkoopproces” van de provincie Noord-Brabant . Openbaar aanbesteden Ook hier bestaat in beginsel keuzevrijheid tussen de openbare procedure en de openbare procedure met voorafgaande selectie. Meervoudig onderhands aanbesteden Bij de meervoudige aanbestedingsprocedure worden ten minste drie gegadigden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. Enkelvoudige uitnodiging Bij een enkelvoudige uitnodiging volstaat het benaderen van één marktpartij voor het doen van een geschikte aanbieding. De enkelvoudige uitnodiging is vormvrij, dat wil zeggen, er is geen specifiek aanbestedingsreglement van toepassing. Wel dient te zijn voldaan aan het algemeen uitgangspunt van het inkoopbeleid; transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. 6.3

Drempelbedragen

De Europese Commissie heeft grensbedragen vastgesteld2 waarboven aanbestedende diensten volgens de Europese procedures dienen aan te besteden. In tegenstelling tot boven de drempel biedt het aanbesteden onder de drempel de provincie als aanbestedende dienst ruimte tot het voeren van beleid. Bij de totstandkoming van dit beleid is een aantal uitgangspunten gehanteerd: - het door de Europese Commissie ingenomen standpunt dat ook aanbestedingen onder de drempels een passende mate van openbaarheid moeten kennen en dat daarbij de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie onverkort van toepassing zijn; - administratieve lasten dienen in verhouding te staan tot de omvang van de opdracht;

2

Van 1 januari 2006 t/m 31 december 2007 gelden de volgende Europese drempelbedragen; Werken: € 5.278.000, leveringen/diensten: € 211.000


19/36

De provincie hanteert de volgende drempelbedragen exclusief BTW: Aanbestedingsvorm

Werken

Leveringen en diensten

Enkelvoudige uitnodiging

≤ € 50.000,--

≤ € 25.000,--

Meervoudig onderhands

> € 50.000,-- en ≤ € EU-drempel leveringen/diensten

> € 25.000,-- en ≤ € 100.000,--

Nationaal openbaar

> EU-drempel leveringen/diensten ≤ EU-drempel werken

> € 100.000,-- ≤ EU-drempel leveringen/diensten

Europees

> EU-drempel werken

> EU-drempel leveringen/diensten

6.4

Afwijking van drempelbedragen

Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, kan men gemotiveerd afwijken van de provinciale drempelbedragen. Het toepassen van een andere procedure moet i.v.m. het rechtmatigheidbeginsel ter besluitvorming worden voorgelegd aan Gedeputeerde Staten. Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen, tot op grond van de in de mandaatregeling opgenomen bedragen, onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden verstaat de provincie NoordBrabant: ‘omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat’. 6.5

Aanbestedingsreglementen

Voor alle Europese aanbestedingen is de richtlijn Bao (Besluit aanbestedingen overheidsopdrachten werken, leveringen en diensten) van toepassing. Daarbij maakt de provincie NoordBrabant voor de uitvoering van werken voor zowel boven als onder de Europese drempel gebruik van de ARW 2005. Voor leveringen en diensten onder de drempel gebruikt de provincie de beschrijving “tactisch inkoopproces” van de provincie Noord-Brabant. Op alle traditionele opdrachten (alleen uitvoering) van werken zijn de ‘UAV 1989’ van toepassing. Ten behoeve van meer innovatieve contracten (bijvoorbeeld ontwerp en uitvoering) wordt gebruik gemaakt van de UAV-gc 2005. Voor leveringen en diensten gelden de ‘Algemene voorwaarden voor leveringen en diensten van de provincie Noord-Brabant’, met uitzondering van opdrachten met ingenieursdiensten. Hiervoor zijn de ‘RVOI 2001’ plus ‘de uitzonderingen’ van toepassing verklaard. Daar waar noodzakelijk kan de provincie Noord-Brabant de voorwaarden aanvullen met contract specifieke bepalingen. Hierbij is altijd een juridisch medewerker betrokken. 6.6

Meerwerk/extra werk

Onder meerwerk verstaat de provincie Noord-Brabant (besteks-)afwijkingen welke noodzakelijk zijn om de opdracht (werk, dienst of levering) volgens de aard van de opdracht te kunnen uitvoeren (eigenlijk of onvermijdbaar meerwerk). Met andere woorden, het moet gaan om afwijkingen zonder welke het gewenste resultaat niet naar behoren in kwalitatieve zin tot stand kan worden gebracht.


20/36

Onder extra werk (oneigenlijk meerwerk) verstaat de provincie Noord-Brabant bijkomend werk (leveringen, werkzaamheden) dat voor een goede uitvoering van het contract niet noodzakelijk is, maar om een andere reden aan een opdracht wordt toegevoegd. Opdrachten geven voor extra werk kan alleen met inachtneming van het aanbestedingenbeleid. 6.7

Aanbestedingsdossier

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern) maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden nagegaan hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom dient de medewerker die de aanbesteding uitvoert een aanbestedingsdossier op te bouwen. 6.8

Evaluatie

De provincie evalueert elke aanbesteding aan de hand van een standaard evaluatie formulier. Daarbij is nacalculatie een zeer gewenst, doch arbeidsintensief onderdeel. Gezien de beperkt beschikbare capaciteit en de onbekendheid met sommige vormen van nacalculatie, zet de provincie Noord-Brabant dit instrument vooralsnog voornamelijk in bij werken. Indien na evaluatie blijkt dat voldoende kennis en ervaring is opgedaan met de nieuwe vormen van nacalculatie, beziet de strategisch inkoper of deze ook op leveringen en diensten kunnen worden toegepast.


21/36

7

Inkoopbeleidsaspecten

7.1

Economische uitgangspunten

Gunningscriterium

Er zijn twee mogelijke gunningscriteria die bij een aanbesteding gehanteerd kunnen worden. 1. Laagste prijs 2. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) Bij EMVI vindt de beoordeling plaats op zowel prijs- als kwaliteitscriteria, zoals leveringstermijn, gebruikskosten, rentabiliteit, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld duurzaamheidsaspecten. Vanwege het provinciale uitgangspunt voor inkopen streeft provincie Noord-Brabant naar gunning van haar opdrachten op basis van het gunningscriterium EMVI. Bij standaard werken, leveringen of diensten met een duidelijk omschreven kwaliteit, kan de laagste prijs in beginsel het maatgevende gunningscriterium zijn. Verlaging bedrijfskosten

Het beleid van de provincie Noord-Brabant richt zich op het beheersen en zo mogelijk verlagen van de integrale kosten (total costs of ownership). Het gaat hierbij om zowel directe kosten (inkoopprijs) als indirecte kosten (bijv. administratiekosten, voorraadkosten, onderhoudskosten). Vergoeding inschrijvingskosten

De provincie Noord-Brabant hanteert het beleid om in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen. Slechts in bijzondere situaties kan een dergelijke vergoeding worden gehanteerd. Verlaging administratieve lasten

Voor het uitschrijven van en het inschrijven op aanbestedingen worden veel administratieve handelingen verricht. In het kader van het inkoopbeleid wil de provincie Noord-Brabant deze lasten minimaliseren. Enerzijds realiseert de provincie dit door middel van elektronisch aanbesteden. De ontwikkelingen in dit kader zijn landelijk in volle gang. Daar waar mogelijk zoekt de provincie Noord-Brabant aansluiting bij beschikbare systemen. De provincie verlaagt de lasten anderzijds door bij een aanbesteding met een groot aantal potentieel gegadigden een aanbestedingsvorm met voorselectie te hanteren. Dit zorgt ervoor dat slechts een beperkt aantal gegadigden een complete offerte hoeft in te dienen, wat eveneens de administratieve lasten voor het bedrijfsleven verlaagt. Innovatie

De provincie Noord-Brabant ziet innovatie als de sleutel om de economie uit het slop te trekken en voor de toekomst veerkrachtiger te maken. De provincie beseft dat innoveren primair door het bedrijfsleven zelf moet gebeuren, in nauwe samenwerking met de kennisinstellingen. Als provincie wil Noord-Brabant daarbij vooral fungeren als inspirator, stimulator en coördinator en binnen de mogelijkheden zorgen voor een zo gunstig mogelijk innovatieklimaat. Enerzijds werkt zij hier zelf aan mee middels het toepassen van innovatieve aanbestedingsvormen welke de nieuwe BAO mogelijk maakt en het gebruik van innovatieve toepassingen voor elektronisch aanbesteden.


22/36

Anderzijds stimuleert de provincie innovatieve oplossingen door in aanbestedingen, daar waar gewenst, gegadigden de mogelijkheid te geven alternatieven aan te bieden. 7.2

Inkoopethiek

Bovenal hebben we als overheid te maken met de algemene beginselen van Europees aanbestedingsrecht, transparant, non-discriminatoir en objectief. Beginselen die ook terug te vinden zijn in het EG-verdrag. Intern

Bestuurders en ambtenaren dienen zich te houden aan de opgestelde gedragsregels met betrekking tot integriteit zoals opgenomen in de ‘leidraad integer handelen’. Inkopers en medewerkers die met inkopen te maken hebben, dienen zich tevens te houden aan de “beroepscode voor de inkoper” van de NEVI. De relatie tussen medewerkers en ondernemers moet puur zakelijk zijn. Iedere medewerker moet zakelijk en privé gescheiden houden. Medewerkers, betrokken bij inkooptrajecten, melden daarom onmiddellijk bij hun leidinggevende indien de bij aanbestedingen betrokken of te contracteren ondernemer een familielid is, dan wel indien er sprake is van een vriendschappelijke relatie. De betrokken medewerker kan dan voor deze specifieke gevallen tijdelijk ontheven worden van de uit te voeren inkooptaken. Voor het waarborgen van de integriteit zijn in de uit te voeren inkoopprocessen strikte functiescheidingen toegepast tussen uitvoerenden en beslissers. Extern

De provincie Noord-Brabant wenst alleen zaken te doen met bedrijven met een integere bedrijfsvoering. Discriminatie, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden bij ondernemers of diens toeleveranciers wijst de provincie nadrukkelijk af. Eigen verklaring

Bij aanbestedingen eist de provincie Noord-Brabant van inschrijvers een "verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving" . In deze modelverklaring verklaart een bestuurder die de betreffende inschrijver ter zake van de inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt dat "de inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht". 7.3

Leveranciersbeleid

Uitgangspunten van het leveranciersbeleid van de provincie zijn: wederzijds respect, betrouwbaarheid, openbaarheid en doelmatigheid. De keuze voor het organisatiebreed zoveel mogelijk bundelen van inkopen in inkooppakketten leidt tot een vermindering van het aantal inkopen en daarmee ook tot vermindering van het aantal gecontracteerde partijen. De toegenomen omvang per inkoop leidt mogelijkerwijs tot het stellen van hogere eisen aan deze partijen. De provincie streeft ernaar om zo min mogelijk blokkades op te werpen voor potentiële ondernemers. Dit wil zij bereiken door geen hogere eisen aan deze potentiële ondernemers te stellen dan noodzakelijk zijn ter waarborging van een goede uitvoering van de opdracht (proportionaliteitsbeginsel). Dit strookt ook met het algemene beginsel bij aanbestedingen, dat bovendien een goede marktwerking bevordert.


23/36

Selectiecriteria

De provincie Noord-Brabant selecteert ondernemers aan de hand van vooraf vastgestelde selectiecriteria. Deze criteria omvatten uitsluitinggronden en criteria met betrekking tot beroepsbekwaamheid, financiële en economische geschiktheid en technische geschiktheid. Afwijzing

De provincie informeert niet geselecteerde of niet gegunde ondernemers over de reden van afwijzing. Contractmanagement

In de afspraakdocumenten (contracten en opdrachtbrieven) wordt de door de ondernemers te leveren kwaliteit uitgedrukt in prestatie-eisen. Elke opdrachtgever van een aanbesteding zorgt ervoor dat elk contract een beheerder kent die verantwoordelijk is voor het nakomen van de afgesproken prestaties. De actieve contractbeheerder voert periodiek een gesprek met de ondernemer(s) waarmee meerjarige contracten zijn afgesloten, of waar herhaaldelijk zaken mee wordt gedaan. Doel van deze gesprekken is tweeledig. Enerzijds het bespreken van de voortgang en uitvoering van de gemaakte afspraken en anderzijds het kennis nemen van vernieuwingen en ontwikkelingen voor de toekomst. Betrokken medewerkers kunnen hierin natuurlijk adviseren en de inkopers kunnen hierbij desgevraagd assisteren. De performance van deze ondernemers wordt vastgelegd in het SAP systeem. Deze informatie dient als input voor het selecteren van ondernemers bij meervoudige aanbestedingen in de toekomst. Regionaal leveranciersbeleid

Bevoordeling van regionale ondernemers is in strijd met het beginsel van non-discriminatie dat volgens wettelijke kaders door aanbestedende diensten nageleefd moet worden. Regionale ondernemers kunnen ook worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding bij een meervoudige procedure. De selectie van de ondernemer en beoordeling van de aanbieding vindt alleen plaats op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie- en gunningscriteria. Er geldt dus geen regionaal voorkeursbeleid. 7.4

Samenwerking

Op het gebied van inkoop biedt samenwerking vele mogelijkheden. Door krachten te bundelen kunnen zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen behaald worden. De provincie Noord-Brabant probeert daar waar mogelijk initiatieven te ontplooien om voor daarvoor in aanmerking komende inkooppakketten samen te werken met andere provincies, gemeenten of overheidsinstellingen. Voor het verder ontwikkelen van de inkoopfunctie streeft de provincie Noord-Brabant naar aansluiting bij (bestaande) samenwerkingsverbanden op het inkoopvakgebied binnen de overheid. IAPP

Noord-Brabant werkt met de overige 11 provincies samen op het gebied van inkoop. In het Interprovinciaal Aanbestedings Platform Provincies (IAPP) zijn inkopers uit de 12 provincies samengebracht met als doel het bevorderen van een professionele inkoop binnen de provinciale overheid. Het IAPP brengt periodiek verslag uit aan de kring van Provincie Secretarissen over de voortgang van de ontwikkelingen.


24/36

7.5

Duurzaam inkopen

De provincie Noord-Brabant ontwikkelt zich als een toekomstgerichte en contrastrijke provincie, met een optimale verhouding tussen economische, ecologische en sociaal-culturele doelen. De provincie staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook de landelijke doelstelling van het ministerie van VROM om als gezamenlijke overheden te streven naar 50% duurzaam inkopen in 2010. Om dit streven te realiseren sluit de provincie Noord-Brabant zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam Inkopen. Dit betekent dat zij de binnen het programma vastgestelde adviezen betrekt bij haar inkoopactiviteiten en dat zij de menukaart duurzaam inkopen toepast. Menukaart duurzaam inkopen

De menukaart duurzaam inkopen wordt gehanteerd als hulpmiddel om milieu- en sociale criteria mee te nemen in het inkoopproces. De menukaart beschrijft ambitieniveaus voor inkooppakketten waarbij duurzaamheidscriteria worden opgenomen. Er zijn drie oplopende ambitieniveaus: actief, voorlopend en innovatief. Er wordt gestreefd naar duurzaam inkopen op het innovatief niveau. Hierbij wordt een stapsgewijze aanpak gevolgd. Voor de inkooppakketten die zijn opgenomen in de menukaart wordt het ambitieniveau ‘actief’ en de daarbij horende criteria als eis meegenomen in de aanbesteding. De ambitieniveaus ‘voorlopend’ en ‘innovatief’ worden zoveel mogelijk als wens opgenomen. Deze wensen wegen dan via het gunningscriterium duurzaamheid mee in de beoordeling. Bij het maken van de aanbestedingsstrategie is het opnemen van duurzaamheidsaspecten uit de menukaart geborgd. Indien duurzaamheidscriteria bij een aanbesteding worden opgenomen, wordt een duurzaamheids deskundige betrokken bij de aanbesteding.


25/36

Bijlage 1: Begrippenlijst Aannemer:

Een ieder die de uitvoering van werken op de markt aanbiedt. Dienst:

Een overeenkomst op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten etc. Ook het uitschrijven van aanvragen voor ontwerpen wordt als “ dienst”geregeld. Dienstverlener:

Een ieder die diensten op de markt aanbiedt. Gegadigde:

Degene die heeft verzocht om een uitnodiging tot deelneming aan een niet-openbare procedure of aan een procedure van gunning door onderhandelingen of aan een concurrentiegerichte dialoog, wordt “gegadigde” genoemd. Inkoopdiagnose:

Onderzoek naar de kwalitatieve en kwantitatieve prestaties op het gebied van inkoop. Inschrijver:

De ondernemer die een inschrijving heeft ingediend, wordt “inschrijver” genoemd. Leverancier:

Een ieder die producten op de markt aanbiedt. Levering:

Een contract voor de aankoop, het leasen, huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. NEVI:

Nederlandse vereniging voor inkopers. Ondernemer:

De term “ondernemer” dekt zowel de termen “aannemer”, “leverancier” als “dienstverlener”. De term “ondernemer” wordt louter gebruikt als verzamelbegrip. Overheidsopdracht:

Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen of een overheidsopdracht voor diensten.


26/36

Overheidsopdracht voor diensten:

Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer dienstverleners en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op het verrichten van diensten, of het leveren van producten en het verrichten van de diensten, waarvan de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de overheidsopdracht opgenomen producten, of het verrichten van diensten en van werkzaamheden waarbij de werkzaamheden bijkomstig zijn ten opzichte van het verrichten van de diensten. Overheidsopdracht voor leveringen:

Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: de aankoop leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering. Overheidsopdrachten voor werken:

Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer aannemers en één of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op: de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van een van de werkzaamheden, genoemd in bijlage 1 van het Bao, of van een werk, of het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Raamovereenkomst:

Onder een raamovereenkomst wordt verstaan elke vorm van overeenkomst of contract, waarin voor een langere periode met een ondernemer is overeengekomen dat bepaalde zaken tegen van te voren overeengekomen condities worden ingekocht. Er worden twee soorten raamovereenkomsten onderscheiden: Raamovereenkomsten met afnameverplichting: Bij deze overeenkomsten wordt de afnemer verplicht voor een vooraf vastgestelde periode een bepaalde hoeveelheid gespecificeerde zaken af te nemen tegen in de raamovereenkomst vastgelegde condities. Raamovereenkomsten zonder afnameverplichting: Hierbij is de afnemer niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken voor een bepaalde afname, maar is de ondernemer verplicht te leveren tegen de overeengekomen condities. De beste prestaties tegen het beste kostenniveau worden verkregen met raamovereenkomsten voor een langere periode en met een minimale vaste afnameverplichting. Werk:

Het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.


27/36

Bijlage 2: Strategische inkooptaken De strategische inkooptaken vallen onder de verantwoordelijkheid van de Coördinerend Directeur Inkoop. De strategische inkooptaken worden grotendeels uitgevoerd door de strategisch inkoper. Deze functionaris wordt daarin geadviseerd en ondersteund door het vakberaad inkoop. Taken van resultaatgebied Strategie en Beleid:

-

Organisatiebreed inkoopbeleid opstellen Opstellen concern inkoop jaarplan Inkoopstrategieën bepalen Inkoopactieplannen ontwikkelen Adviseren over zelf doen of uitbesteden Adviseren over inkoopsamenwerking

Taken van resultaatgebied Inrichting Inkoop (organisatie, procedures, instrumenten, systemen):

-

Inrichten organisatiestructuur, samenstellen van inkoopfuncties Ontwikkelen personeelsbeleid voor inkopers Plannen inkoopcapaciteit, bepalen taak- en rolverdeling Ontwikkelen van inkoopprocedures, -instrumenten, -documenten en -systemen Implementeren van inkoopprocedure, -instrumenten, -documenten en -systemen Toegankelijk maken van inkoopinformatie

Communicatie en informatievoorziening

-

Interen communicatie over inkoopontwikkelingen Externe communicatie over strategische inkoopaspecten Verzorgen inkoop jaarverslag

Overig

-

Evalueren van de strategische inkooptaken Bijsturing van de strategische inkooptaken door het treffen van verbetermaatregelen


28/36

Bijlage 3: Tactische inkooptaken De verantwoordelijkheid voor de tactische inkooptaken ligt bij de aanbestedende directie. Het tactische inkoopproces is vaak een samenwerking tussen diverse deskundigen uit de organisatie, die ieder één of meerdere taken uitvoeren Het tactische inkoopproces is in detail beschreven in de inkoopprocesbeschrijving welke te raadplegen is via intranet. Identificeren

Definiëren inkoopbehoefte Bekijken of de behoefte aansluit bij een bestaand contract Verder onderzoeken inkoopbehoefte Opstellen inkoopvoorstel / projectplan Goedkeuren/afkeuren inkoopvoorstel/projectplan Specificeren

Opstellen vraag specificatie (pakket van wensen en eisen) Opstellen selectie- en gunningscriteria Samenstellen aanbestedingsdocumenten Goedkeuren aanbestedingsdocumenten Selecteren

Publiceren aankondiging Verzenden selectieleidraad en opstellen proces verbaal Ontvangen selectiedocumenten en opstellen proces verbaal Beoordelen selectiedocumenten Informeren partijen en evt. voeren van gesprekken met afgewezen gegadigden Uitvoeren leveranciersonderzoek Verzenden offerte aanvraag en opstellen proces verbaal Houden van informatieronde en beantwoorden van vragen Ontvangen en openen offertes en opstellen proces-verbaal Beoordelen offertes Opstellen gunningsvoorstel en afwijzingsbrieven Vaststellen voornemen tot gunning Informeren partijen en evt. voeren van gesprekken met afgewezen gegadigden Contracteren

Afstemmen van de opdracht Verlenen van de opdracht Publiceren gunning Evalueren aanbestedingsproces


29/36

Bijlage 4: Operationele inkooptaken Het operationele inkoopproces wordt ondersteund door SAP. Bestellen

Aanmaken inkooporder/afroepen uit raamovereenkomst Goedkeuren inkooporder/afroeporder uit raamovereenkomst Versturen inkooporder/afroeporder uit raamovereenkomst Bewaken

Bewaken bestelprocedure, voortgang en levering Betaalbaar stellen factuur Betalen factuur Nazorg

Afhandelen klachten en claims Administratief contractenbeheer (monitoren expiratiedata) Inhoudelijk contractenbeheer (monitoren inhoudelijke contractafspraken) Uitvoeren van verbeteracties op het contract Vastleggen verbeteracties in contractensysteem Evalueren leveranciersprestaties Vastleggen leveranciersevaluaties Bewaken juiste werking van inkoopsystemen Vastleggen van algemene inkoopinformatie


30/36

Bijlage 5: Inkoop control De controle op de inkoopactiviteiten wordt uitgevoerd door de bedrijfsbureaus van de directies. Control

Inkoopcontrol gegevens bewerken, analyseren en conclusies trekken Bepalen inkoopprestatie indicatoren Meten van inkoopprestaties van de organisatie


31/36

Bijlage 6: Inkooppakketten (86) Inkooppakket nr.

Inkooppakket omschrijving

Soort inkopen die ertoe behoren

101

Studie en opleiding

Alle kosten die met opleiding en studie gemaakt worden als studie/les materiaal, seminars, congressen, docentkosten, coachingskosten, loopbaanbegeleiding, niet zijnde accommodatiekosten of reiskosten

103

Werving en aanstelling personeel

Wervingsbureaus, outplacement, assessments, keuringen, antecedentenonderzoek, onkosten sollicitanten, niet zijnde advertentiekosten

104

Bedrijfskleding

Bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM)

105

Medische kosten

Kosten voor ARBO onderzoek en diensten; persoonlijke arbo aanpassingen, kosten bedrijfsarts; reïntegratiebegeleiding, fitness

107

Representatiekosten

O.a. diners, lunches, recepties; jubilea niet zijnde "eigen" catering; cadeautjes, kerstpakketten en bloemen

109

Overige personeelskosten

Alleen in uiterste nood, als verhuisvergoedingen

190

Externe vergader- en verblijffaciliteiten

Accommodatiekosten voor externe vergaderingen, workshops, recepties, hotels,

191

Dienstuitjes

Kosten gemaakt voor dienstelijke contactdagen (uitjes), niet zijnde huurauto's, huurbussen of OV.

201

Kantoorartikelen

Bureau/bureel benodigdheden, archiefdozen en IT supplies (floppy’s, CD’s, toners)

202

Kantoorinrichting

Inrichtingskosten kantoorruimtes, archiefkasten, vergaderzalen, restaurant, ontvangstruimtes, meubilair en stoffering

203

Audiovisuele voorzieningen

Aanschaf/huur audiovisuele middelen, onderhoud en onderdelen apparatuur, incl. bijbehorende software

204

Papier

Onbedrukt en gekleurd papier

209

Vracht- / porti- / verzendkosten

Bulkpost, porti, antwoordnr. kosten, verzendkosten; (binnen/buitenland)

207

Extern druk, kopieer en bindwerk

Niet in eigen beheer kopieer, druk- en bindwerk tbv promoties, incidentele uitgaven van bladen/flyers/posters tbv evenementen/marketing/pr en drukken van enveloppen en papier

208

Vakliteratuur en abonnementen

Abonnementen, boeken, tijdschriften, dag/weekbladen, naslagwerken, Cd-rom’s, elektronische documenten en alle lidmaatschappen en contributies van verenigingen, (koepel) organisaties en stichtingen.

Personeels gerelateerde zaken

Kantoorinrichting en benodigdheden

Marketing / PR


32/36

Inkooppakket nr.



210

Media bestedingen

Plaatsingskosten advertenties (openbare aanbestedingen, personeel, allerlei aankondigingen/bekendmakingen), radio en televisie reclames/bekendmakingen

290

Drukkerij benodigdheden

Kosten tbv intern produceren van drukwerk, inclusief reproductierechten

291

Grafische vormgeving

Vormgeving en opmaak van folders/flyers/posters etc.

292

Evenementen

Alle kosten mbt eigen georganiseerde evenementen, congressen, workshops, tentoonstellingen, niet zijnde (extern) geproduceerd drukwerk tbv deze activiteiten

301

Hardware/IT (rand)apparatuur

Alle kosten aangaande aanschaf en onderhoud van laptops, palmtops, computermuizen, cd-branders en overige IT-onderdelen, niet zijnde werkplek pc's

302

Software

Aanschaf en onderhoud van software, licenties en intraen internetkosten, niet zijnde kosten voor inhuur van derden voor onderhoud en inrichting.

304

Werkplek pc's

Alle kosten aangaande aanschaf en onderhoud van werkplek pc's, toetsenborden en beeldschermen

305

Print/kopieermachines

Aanschaf, huur, onderhoud van print/kopieermachines

307

Telecom

Aanschaf/huur telefooncentrales, inclusief aanleg, onderhoud van de telecom netwerken en infrastructuur

308

Telefoonkosten vast

Abonnement- en gesprekskosten van vaste telefonie en aanschaf en onderhoud vaste telefoons

309

Telefoonkosten mobiel

Abonnement- en gesprekskosten van mobiele telefonie en aanschaf en onderhoud mobiele telefoons

401

Interim management

Tijdelijke vervanging op lijnmanagement niveau, vanaf schaal 12

402

Uitzendkrachten

Tijdelijke vervanging voor reguliere arbeid niet op management niveau, via uitzendorganisaties, t/m schaal 11, niet zijnde advies bureaus

403

Organisatie en formatie advies en projectmanagement

Advieswerkzaamheden door derden en project management op het gebied van organisatieontwikkeling en HRM

404

Beleidsondersteunend onderzoek

Diensten door derden op het gebied van wetenschappelijk onderzoek, statistisch onderzoek, evaluatieonderzoek, monitoring, research (verkenning, vooronderzoek) en laboratoria.

405

ICT onderzoek, advies en project management

Diensten door derden op het gebied van ICT advies, project management, implementatie en software ontwikkeling niet zijnde structurele onderhoudswerkzaamheden

406

Juridische dienstverlening

Proces-, advies-, deurwaarderskosten, (lands)advocaatkosten, griffierechten, notariskosten, taxaties

Automatisering en telecommunicatie

Externe inhuur


33/36

Inkooppakket nr.



407

Communicatie advies

Tekstschrijvers, fotografen, vertaalkosten, communicatieadvisering/onderzoek

408

Accountancy

Accountancy diensten

410

Inkoopadvies en begeleiding

Advieswerkzaamheden op het gebied van inkoop zoals de inbreng van kennis van Europese aanbestedingen

411

Overige kosten inhuur externe adviseurs

Alleen in uiterste nood!!

490

Ingenieursdiensten akoestiek, bouwfysica, brandveiligheid

Bouw- en elektro-akoestiek, lawaai, trillingen, bouwfysica, brandveiligheid

491

Ingenieursdiensten en advies op gebied van milieu

Water en luchtzuivering, bodemsanering, afvalopslag, MER, milieumanagement

492

Ingenieursdiensten ruimtelijke inrichting, weg-en waterbouw

Constructies, verkeerstechniek, weg-en waterbouwkunde, planologie, Geo, rioleringen, landmeetkunde

493

Ingenieursdiensten management projecten

Aansturing bouwproces en management processen

494

Ingenieursdiensten technische installaties

Adviseurs op het gebied technische installaties

495

Financiële adviseurs

Adviseurs op het gebied van financiële vraagstukken, niet zijnde accountancy

102

Reiskosten openbaar vervoer

Alle openbaar vervoer kosten (trein, bus, tram) tbv dienstreizen en woon-werk

502

Dienstreiskosten

Alle kosten voor huurauto's, benzine, gehuurde bussen, taxi kosten, vliegtickets tbv dienstreizen, niet zijnde openbaar vervoer.

601

Aanschaf vaar-en voertuigen

Aankoop en lease van personenauto's, gespecialiseerde voertuigen, vaartuigen en (dienst)fietsen

603

Onderhoud vaar-en voertuigen

Onderhoud personenauto's, gespecialiseerde voertuigen, vaartuigen en fietsen

605

Concessie verleningen

Gelden voor concessieverlening aan ov-bedrijven.

701

Elektriciteit

Gebruik en transport van elektriciteit

702

Gas

Gebruik en transport van gas

703

Water

Gebruik en transport van water

802

Huur gebouwen en terreinen

Huur van gebouwen en terreinen

803

Onderhoud gebouwen

Onderhoud van gebouwen (dakdekkers, schilders, loodgieters, timmerbedrijven, etc) en onderhoud riolering van gebouwen

804

Aankoop technische installaties

Aanschaf, huur, lease van technische installaties voor gebouwen als koel- en klimaattechnische installaties

Vervoer

Energie

Gebouwen, terreinen en installaties


34/36

Inkooppakket nr.



806

Onderhoud technische installaties

Onderhoud van technische installaties voor gebouwen zoals koel- en klimaattechnische installaties

890

Onderhoudsmaterialen gebouwen

Kleinmateriaal voor het onderhoud en exploitatie van de gebouwen

901

Schoonmaakkosten

Schoonmaakkosten interieur, sanitair en glasbewassing, reinigingsmiddelen, materialen en sanitaire middelen zoals toiletpapier, handdoekjes

902

Beveiliging

Alle kosten voor de inhuur van beveiligingspersoneel voor de panden

903

Cateringkosten

Bedrijfscatering; aanschaf inrichting, keukenmachines, koffie-thee apparatuur en watercoolers en onderhoud ervan

904

Drankenautomaten en watercoolers

Aanschaf, onderhoud en instantie voor drankenautomaten en watercoolers

906

Groenvoorziening

Groenvoorziening rondom de provinciale gebouwen

907

Afvalverwerking

Kosten voor afvalcontainers, afvalverzameling, en verwerking

908

Bedrijfshulpverlening

Alle kosten aangaande bedrijfshulpverlening, brandblusvoorzieningen en BHV artikelen

909

Verhuiskosten

Alle kosten voor verhuizingen tussen of binnen kantoorgebouwen

910

Overige kosten exploitatie/beheer gebouwen

Alleen in uiterste nood

1001

Bank- en incassokosten

Bankdiensten, te betalen rente

1002

Verzekeringen

Premies voor verzekeringen, verhaal van schade

1101

Aanleg wegen

Aanleg van wegen en veiligheidsrail

1102

Onderhoud van (water)-wegen

Onderhoud van (water) wegen, veiligheidsrail, inspectiewerkzaamheden, verhardingen, (bijv. met ARAN)

1103

Realisatie verkeers(regel)installaties

Realisatie DVM-voorzieningen (dynamisch verkeersmanagement) en andere verkeers(regel)installaties zoals elektronische communicatie-borden, stoplichten, flitspalen

1104

Onderhoud verkeers(regel)installaties

Onderhoud DVM-voorzieningen (dynamisch verkeersmanagement) en andere verkeers(regel)installaties zoals elektronische communicatie-borden, stoplichten, openbare verlichting, flitspalen

1107

Realisatie groenvoorzieningen

Realisatie groenvoorzieningen langs (water) wegen

Exploitatie en beheer gebouwen

Bank en verzekeringen

Grond-, wegen waterbouw


35/36

Inkooppakket nr.



1108

Onderhoud groenvoorzieningen

Onderhoud groenvoorzieningen langs (water) wegen, inspecties groen

1109

Realisatie (water)bouwkundige werken

Realisatie kunstwerken (viaducten, tunnels en bruggen)

1110

Onderhoud (water)bouwkundige werken

Onderhoud kunstwerken (viaducten, tunnels en bruggen)

1111

Elektrotechnische materialen

Hydrolische en elektrotechnische materialen als bijv. hoogwerkers

1112

Realisatie openbare verlichting

Realisatie openbare verlichting

1192

Onderhoud openbare verlichting

Onderhoud openbare verlichting

1113

Chemicaliën en zout

Chemicaliën en zout voor onder andere gladheidsbestrijding

1114

Gladheidsbestrijding

Uitvoering gladheidsbestrijding door (hoofd)aannemer en aankoop en onderhoud materieel

1115

Aanschaf klein materiaal

Gereedschappen en klein materiaal

1117

Milieumetingen

Uitgevoerde metingen

1118

Bodemsanering

Bodemsaneringen

1190

Aankoop grond

Grondaankopen, niet zijnde notariskosten

1191

Verkeersborden en wegbebakening

Aankoop en onderhoud van borden voor wegbebakening en bewegwijzering, (verkeersborden, hectometerpaaltjes etc.)

1193

Vergunningen, leges,

Alle vergunningen, kadaster en legeskosten voor de grond- weg- en waterbouw en gebouwen

Subsidieverlening

Opdrachten t.b.v. subsidieverlening

Subsidieverlening

1201

De hoofdgroep subsidieverlening kan in de toekomst verder worden onderverdeeld.


36/36

Inkoopbeleid Provincie Noord-Brabant

Recommend Documents