AFGESTEMD REGIONAAL INKOOPBELEID

AFGESTEMD REGIONAAL INKOOPBELEID

Versie: Datum:

7.0 14 mei 2009

vaststelling projectgroep: 6 april 2009 regiegroep: 14 mei 2009

Inhoudsopgave 1

Inleiding..............................................................................................1 1.1 Waarom een beleid voor inkoop en aanbesteding.................................2 1.2 Afbakening.....................................................................................3 1.3 Samenhang regionaal inkoopbeleid en lokaal inkoopbeleid ....................4

2

Rechtmatig inkopen (uitgangspunten) .....................................................6 2.1 Basisbeginselen aanbestedingsrecht ..................................................6 2.2 Regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten ..........................7

3

Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten) .................................9 3.1 Bepalen aard en omvang van de opdracht ..........................................9 3.2 Te hanteren (regionale) aanbestedingsprocedures ............................. 10 3.3 Mededinging................................................................................. 10

4

Duurzaam en maatschappelijk inkopen (uitgangspunten) ......................... 12 4.1 Duurzaamheid (milieu criteria) ........................................................ 12 4.2 Duurzaamheid (sociale criteria) ....................................................... 13 4.3 Stimuleren lokaal ondernemerschap ................................................ 13 4.4 Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap ................................ 15 BIJLAGE 1 regionale drempelbedragen en procedures ................................ 16 BIJLAGE 2 organogram inkoopsamenwerking tot 2009............................... 17 BIJLAGE 3 Regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten...................1

Regionaal inkoopbeleid iSGV versie 7 d.d. 14-05-09

1 Inleiding

In het voorjaar van 2005 hebben de besturen van de gemeenten Bussum, Huizen, Hilversum, Naarden, Weesp, Wijdemeren en het Gewest Gooi en Vechtstreek opdracht gegeven om een haalbaarheidsstudie uit te voeren naar de pro’s en contra’s van regionale inkoopsamenwerking. Uit deze studie is gebleken dat er in het algemeen veel kansen voor verbetering en besparing blijven liggen. Bij alle partners bestaat behoefte aan de professionalisering van beleid, beheer, ondersteuning (functionaliteit) op het taakgebied ‘inkopen’. In september 2006 is daarom de regionale inkoopsamenwerking vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst (convenant) met een looptijd van 3,5 jaar. Het betreft in eerste instantie de inkoopsamenwerking op het gebied van (facilitaire) leveringen en diensten. Bij gebleken succes kan de samenwerking zich uitbreiden naar inkoopsamenwerking op het gebied van werken. De inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (verder te noemen de iSGV) wordt in deze 3,5 jaar pragmatisch opgebouwd vanuit gezamenlijke inkoop en beleidsprojecten waarbij draagvlak wordt verworven op basis van geboekte resultaten. Deze projecten staan benoemd in een meerjarenplan.

De iSGV heeft in dit meerjarenplan vastgelegd dat de deelnemende organisaties binnen deze samenwerking willen streven naar gezamenlijk regionaal (afgestemd) inkoopbeleid. Concreet is daarvoor in 2008 besloten, aan de hand van een beleidsmodel dat bestaat uit een drietal onderdelen, dit inkoopbeleid verder uit te werken. De onderdelen betreffen: - een regionaal afgestemd (algemeen) gedeelte - specifiek per organisatie een lokaal deel voor aanbesteding van leveringen en diensten - specifiek per organisatie een lokaal deel voor aanbestedingen van werken

In het algemene gedeelte – dat nu voor u ligt - worden de beleidsonderdelen en doelstellingen benoemd die gezamenlijk door de regio-organisaties zijn overeengekomen binnen de grenzen van het aanbestedingsrecht en daarmee beschouwd mogen worden als het regionaal afgestemd inkoopbeleid dat wordt toegepast bij inkoop -en aanbestedingsprojecten die regionaal worden opgepakt.

Pagina 1 Regionaal inkoopbeleid iSGV versie 7 d.d. 14-05-09

1.1

Waarom een beleid voor inkoop en aanbesteding

Inkoop en aanbesteden zijn belangrijke en risicovolle processen voor een gemeente en het gewest. De gemeenten en het gewest dienen daarbij niet alleen rekening te houden met financiële, maar ook met politieke, juridische en kwalitatieve aspecten. Bij inkoop en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld aangewend. De gemeenten en het gewest hebben de verantwoordelijkheid dit op een rechtmatige, integere en doelmatige wijze uit te voeren. Dit vereist een zorgvuldige aanpak. Teneinde de risico's zoveel mogelijk te beperken is het noodzakelijk om te beschikken over heldere en eenduidige kaders en een daarvan afgeleide werkwijze. Door het vaststellen van een inzichtelijk beleid kan er voor gezorgd worden dat bewust omgegaan wordt met Europese regelgeving en er extra aandacht wordt geschonken aan integer, doelmatig en doeltreffend inkopen en aanbesteden. De gemeenten en het gewest hebben uiteraard zelf voordeel bij een doordacht inkoop- en aanbestedingsbeleid. Een efficiënt ingerichte en uitgevoerde inkoop- en aanbestedingsorganisatie kan door de verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en bestekken, enerzijds leiden tot het – zeker voor overheden - algemeen wenselijk geacht sociaal en maatschappelijk verantwoord inkopen. Anderzijds leidt het tot een professionele inkoop en daarmee tot het verkrijgen van optimale prijs/kwaliteit verhouding.

Op basis van bovenstaande kunnen de volgende doelstellingen voor het regionaal afgestemde inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd: 1.

Rechtmatig inkopen: het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden, zodat risico's van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk worden beperkt.

2.

Doelmatig en doeltreffend inkopen: kopen tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding waarbij het inkoopproces en/of aanbestedingsproces op een transparante, objectieve en integere wijze heeft plaatsgevonden

3.

Binnen de gestelde beleidskaders duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen en stimuleren van lokaal ondernemerschap.

Deze 3 doelstellingen worden in respectievelijk hoofdstuk 2 ; 3 en 4 nader uitgewerkt


1.2

Afbakening

Leveringen en diensten De regionale inkoopsamenwerking betreft in eerste instantie de inkoopsamenwerking op het gebied van (facilitaire) leveringen en diensten. Naar analogie geldt dit regionaal afgestemde beleid – en al haar onderdelen - dus op dit moment voor de regionale aanbesteding en inkoopprocedures op het gebied van leveringen en diensten.

Werken De aanbesteding van werken wordt vooralsnog buiten de regionale inkoopsamenwerking gelaten maar zal bij gebleken succes eveneens hiervan onderdeel uit gaan maken.

Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005), dat op 1 december 2005 in werking is getreden, is alleen verplicht voor de vier bouwdepartementen. Voor overige decentrale overheden, waaronder ook gemeentelijke overheden is het toepassen van het ARW 2005 niet verplicht. De VNG adviseert haar leden om bij de aanbesteding van werken voor het Europese gedeelte en voor het nationale gedeelte bij openbare, niet-openbare en onderhandse aanbesteding uit te gaan van het ARW 2005. Bij de overige procedures adviseert de VNG per geval te overwegen in hoeverre het ARW 2005 als maatstaf wordt gebruikt. Tegen deze achtergrond hebben op dit moment alle deelnemende organisaties binnen de iSGV voor het lokale beleid het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) van toepassing verklaard op haar lokale aanbestedingen voor werken.

Regionaal inkoophandboek Inkoopbeleid is geen inkoophandboek. Afgeleid van dit algemeen regionaal afgestemd inkoopbeleid zal daarom een regionaal inkoophandboek worden uitgewerkt en onderhouden, waarin het verloop van de inkoopprocedures en het gebruik van standaarddocumenten wordt voorgeschreven bij regionale inkoopprojecten.

Regionale inkoopvoorwaarden Een specifiek onderdeel van inkoop en aanbestedingsbeleid is het vastleggen van inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden vormen een juridisch document dat de relatie regelt tussen de aanbestedende dienst(en) en betrokken partij(en). Bij voorkeur legt de inkopende partij eenzijdig inkoopvoorwaarden op door deze dwingend voor te schrijven, met uitsluiting van de voorwaarden van de leverancier.


In dit afgestemde regionale inkoopbeleid zijn de algemene regionale afgestemde inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten bijgevoegd om ze bestuurlijk vast te kunnen laten stellen zodat zij van toepassing kunnen worden verklaard op regionale inkoop- en aanbestedingsprojecten.

1.3

Samenhang regionaal inkoopbeleid en lokaal inkoopbeleid

Het ligt voor de hand om ook bij specifiek lokale inkoop- en aanbestedingsprojecten dit regionale afgestemde inkoopbeleid (inclusief het regionaal inkoophandboek en de regionale inkoopvoorwaarden) van toepassing te verklaren. Vooraf is echter – aan de hand van het goedgekeurd beleidsmodel - bepaald dat het opstellen en implementeren van dit algemene gedeelte (in casu het regionaal afgestemde inkoopbeleid) alleen het kader oplevert voor de uitvoering van regionale inkoop- en aanbestedingsprojecten. In de twee andere onderdelen van het beleidsmodel- respectievelijk de lokale aanbesteding van leveringen en diensten of de lokale aanbestedingen van werken – worden de beleidskeuzes opgenomen die specifiek afwijken op deze typen van lokale overheidsopdrachten. Die onderdelen hebben dus betrekking op lokale inkoop- en aanbestedingsprojecten.

De flexibele opzet van dit beleidsmodel biedt echter aan elke deelnemende organisatie de mogelijkheid om bij bestuurlijke vaststelling er voor te kiezen dit algemene regionaal afgestemde inkoopbeleid eveneens integraal van toepassing te verklaren en te hanteren als ware het lokaal inkoopbeleid. In die situatie hoeft de betreffende deelnemende organisatie niet over te gaan tot het beschrijven van specifieke onderdelen van het inkoopbeleid die betrekking hebben op beleidskeuzes op het gebied van leveringen, diensten en/of werken die afwijken van dit algemene regionale gedeelte.

Regionale drempelbedragen en lokale drempelbedragen In de bijlage ‘regionale drempelbedragen en procedures’ van dit document is een verwijzing gemaakt naar de verplicht te hanteren drempelbedragen voor de regionale aanbesteding van leveringen, diensten en werken. Het betreft hier enerzijds de drempelbedragen die in de Europese aanbestedingswetgeving staan opgenomen en die bepalen wanneer een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd.


Anderzijds betreft het hier afgestemde ‘regionale drempelbedragen’ die van toepassing zijn bij nationale procedures en onderhandse procedures indien sprake is van gezamenlijk regionaal aanbesteden onder de Europese drempelbedragen.

Als een deelnemende organisatie er niet voor kiest het algemene regionaal afgestemde inkoopbeleid van toepassing te verklaren als ware het lokaal inkoopbeleid, dan spreekt het voor zich dat de bijlage ‘regionale drempelbedragen en procedures’ niet van toepassing is op de eigen lokale inkoop –en aanbestedingsprojecten. Hiervoor zal deze organisatie een eigen bijlage met ‘lokale drempelbedragen’ voor nationale en onderhandse procedures moeten vaststellen.

Indien door een deelnemende organisatie gekozen wordt om dit regionaal afgestemde inkoopbeleid wel van toepassing te verklaren als ware het lokaal inkoopbeleid, dan kunnen voor de lokale nationale en onderhandse procedures de ‘regionale drempelbedragen’ toegepast worden. Het spreekt echter voor zich dat iedere organisatie voor haar eigen lokale inkoopbeleid – ook al is dit overeenkomstig het regionaal afgestemde beleid – ook een eigen bijlage met ‘lokale drempelbedragen’ voor nationale en onderhandse procedures vast kan stellen. De aanleiding hiertoe kan liggen in het feit dat lokale aanbestedingen qua omvang van de opdracht in de regel binnen deze organisatie lager liggen dan een gezamenlijke regionale opdracht.

Regionale inkoopvoorwaarden voor werken Dit regionaal afgestemd inkoopbeleid voorziet (nog) niet in de ‘inkoopvoorwaarden voor werken’. Op het moment dat deze typen aanbestedingen binnen de inkoopsamenwerking zullen worden opgenomen, worden deze ‘inkoopvoorwaarden voor werken’ uitgewerkt en als bijlage bij dit regionaal afgestemd inkoopbeleid opgenomen. Indien door een deelnemende organisatie gekozen wordt om dit algemene regionaal afgestemde inkoopbeleid van toepassing te verklaren als ware het lokaal inkoopbeleid, dan zullen vooralsnog eigen ‘inkoopvoorwaarden voor werken’ moeten worden geschreven en daarna van toepassing moeten worden verklaard op alle lokale aanbestedingen van werken.


2 Rechtmatig inkopen (uitgangspunten)

2.1

Basisbeginselen aanbestedingsrecht

Europees aanbesteden is een vorm van inkopen volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee Richtlijnen: • Richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen in de nutssectoren (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren) • Richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten voor overheden die geen nutssector zijn (algemene richtlijn). Deze Richtlijnen zijn in Nederland omgezet in nationale aanbestedingswetgeving: het Besluit aanbesteding speciale sectoren (Bass) voor de nutssectoren en het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (Bao) voor alle andere overheden. Deze Nederlandse aanbestedingswetgeving is van toepassing zodra drempelbedragen voor werken, leveringen of diensten worden overschreden. Voor inkopen boven dit drempelbedrag moeten de gemeenten en het gewest één van de in het regionaal inkoophandboek beschreven inkoopprocedures hanteren.

Aan de aanbestedingsrichtlijnen en het nationaal aanbestedingsrecht liggen de bepalingen van het EG-verdrag inzake het vrije verkeer van goederen en diensten, de vrijheid van vestiging en de daarvan afgeleide algemene beginselen van non-discriminatie, objectiviteit (gelijke behandeling) en transparantie ten grondslag. De hieronder vermelde algemene beginselen van het aanbestedingsrecht gelden niet alleen op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zij hebben een zelfstandige betekenis omdat ze zijn afgeleid van uit de beginselen van het EG-verdrag. Zij dienen in elke fase van aanbestedingen inkoopprocedures te worden nageleefd, ongeacht welke type aanbestedingsprocedure wordt toegepast. Deze algemene beginselen gelden daarom ook voor inkoopprocedures met een waarde onder de drempelbedragen die zijn genoemd in de aanbestedingswetgeving.

Non-discriminatie en objectiviteit Het beginsel van gelijke behandeling waarborgt dat deelnemers aan een aanbestedingsprocedure niet bevoordeeld of benadeeld mogen worden ten opzichte van elkaar of van derden.


Transparantie Het beginsel van transparantie is erop gericht dat alle inschrijvers bij het formuleren van hun aanbieding (offerte) dezelfde kansen hebben. Alle relevante zaken dienen voorafgaand aan de inschrijving aan de inschrijvers bekendgemaakt te worden. Het transparantiebeginsel leidt tot controleerbaarheid en de verplichting tot openbaarheid van aanbestedingsdocumenten.

Proportionaliteit In de beginselen van gelijke behandeling en transparantie komt tevens de doelstelling van het Europees aanbestedingsrecht tot uitdrukking om aanbestedingen zoveel mogelijk voor mededinging open te stellen (Beginsel van mededinging). Overheidsopdrachten moeten op passende wijze bekend gemaakt worden en mogen geen criteria bevatten die de kring van in aanmerking komende inschrijvers beperken of die geen verband houden met de (strekking) van de overheidopdracht. (proportionaliteit)

De deelnemende organisaties binnen de iSGV hanteren de basisbeginselen van het EGverdrag voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden.

2.2

Regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten

Het voordeel van het toepassen van algemene voorwaarden is dat (juridische) risico’s zo veel mogelijk worden beperkt. Het is daarnaast efficiënt omdat alleen nog een beperkt aantal op de situatie toegespitste contractsvoorwaarden opgesteld hoeven te worden. Ook bij het vergelijken van verschillende offertes hoeft geen vergelijking meer gemaakt te worden tussen leveringsvoorwaarden. Deze worden immers door de inkoopvoorwaarden uitgesloten. Via het vaststellen van deze beleidsnotitie worden tevens de ‘regionale inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten’ (zie bijlage 2) vastgesteld.

Deze Algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het afsluiten van overeenkomsten voor leveringen en diensten. Het is van belang deze Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten uitdrukkelijk in de beginfase van de inkoopprocedure aan de leverancier(s) bekend te maken en als uitgangspunt van de regionale aanbesteding te hanteren.


De ‘regionale inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten’ dienen een vast onderdeel van het offerte aanvraagdocument te zijn. De algemene voorwaarden van een potentiële leverancier moeten door de iSGV altijd schriftelijk buiten toepassing worden verklaard in het offerte aanvraagdocument.

Het uitgangspunt is dat bij iedere regionale inkoop de ‘regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten‘ van toepassing worden verklaard en eventuele aanvullende contractsvoorwaarden worden opgesteld. In voorkomende gevallen kan er door de deelnemende organisaties binnen de iSGV vooraf aan de regionale inkoop een specifiek op de situatie toespitst (concept)contract worden opgesteld dat integraal onderdeel uitmaakt van het offerte aanvraagdocument.


3 Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten)

3.1

Bepalen aard en omvang van de opdracht

De specificaties van het in te kopen werk, de levering of de dienst bepalen voor een groot deel de hoogte van de prijs. Het is belangrijk om in de eerste fase van het inkoopproces op een juiste wijze de omvang en de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst vast te stellen. Een offerte aanvraagdocument omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. Ook is het belangrijk te bepalen hoe de wensen inhoudelijk worden beoordeeld. Bij beoordeling van de offertes wordt vervolgens de prijs afgezet tegen de kwaliteit. Het is daarnaast ook mogelijk op laagste prijs te gunnen. Dit kan alleen indien de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst precies en ondubbelzinnig is gespecificeerd.

Bij een aanbesteding die innovatie stimuleert laat het programma van eisen ruimte voor de inbreng van kennis en kunde door de aanbieder. Het programma van eisen schrijft in dat geval dan niet exact voor hoe de levering of dienst moet worden uitgevoerd. Het vraagt hoe de aanbieder de levering of dienst zou uitvoeren om de gewenste situatie te bereiken. Er wordt dus in het programma van eisen een ideaal situatie geschetst. Deze wijze van aanbesteden heeft veel voordelen omdat de mogelijkheden in de markt ten volle worden benut. Het vraagt echter wel om een gedegen beoordelingsmethodiek en vergt meer aandacht voor het functioneel specificeren.

Indien onvoldoende kennis en ervaring voorhanden is bij de voorbereiding van aanbestedingen zullen de deelnemende organisaties binnen de iSGV de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen benutten door voorafgaand aan een mogelijke (regionale) aanbesteding een vrijblijvende marktconsultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een marktconsultatie heeft geen invloed op de positie van deze marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. De deelnemende organisaties binnen de iSGV stellen de resultaten van de markconsultatie indien gewenst beschikbaar aan de kandidaatinschrijvers en gebruiken ze bij het opstellen van het offerte aanvraagdocument.


In alle situaties is een gedegen kennis vóóraf van de markt waarop ingekocht gaat worden van groot belang om de aard en omvang van de opdracht vast te kunnen stellen en daarmee een goed offerte aanvraagdocument op te kunnen stellen. Om dit te bevorderen zal door de deelnemende organisaties binnen de iSGV bij elke aanbesteding een gedegen marktstudie worden gedaan.

3.2

Te hanteren (regionale) aanbestedingsprocedures

De Nederlandse aanbestedingswetgeving (Bao) is van toepassing zodra Europese drempelbedragen voor werken, leveringen of diensten die hierin vermeld staan worden overschreden. Voor zowel regionale inkoopprojecten boven als onder deze drempelbedragen moeten de gemeenten en het gewest één van de in het regionaal inkoophandboek beschreven inkoopprocedures hanteren.

Voor regionale inkoopprojecten met een waarde onder deze Europese drempelbedragen heeft de iSGV regionaal afgestemd beleid geformuleerd. Rekening houdend met de Europese, nationale wet- en regelgeving en de in deze notitie geformuleerde overige beleidsuitgangspunten, worden daarvoor in de bijlage “regionale drempelbedragen en procedures” drempelbedragen genoemd die regelen welke regionale inkoopprocedures worden gevolgd voor overheidopdrachten onder de (Europese) drempelbedragen. Het doel van het inrichten van deze inkoopprocedures is het verkrijgen van een doelmatige inkoop en daarmee een goede prijs/kwaliteitverhouding (doeltreffende) inkoop.

Mede uit het oogpunt van doelmatige inkoop hanteren de deelnemende organisaties binnen de iSGV de drempelbedragen en wijzen van aanbesteden van regionale inkoopprojecten onder de Europese drempelbedragen, zoals die opgenomen staan in de bijlage “regionale drempelbedragen en procedures”.

3.3

Mededinging

Gerichte mededinging aan een overheidsopdracht is een belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van doelmatige inkoop. Mededinging kan worden gewaarborgd door, onder andere, publicatie van een (voor)aankondiging op de aanbestedingskalender, in dagbladen of gespecialiseerde kranten/vakbladen of door publicatie op de eigen website. De exact vereiste omvang en vorm van de transparantie hangt af van het voorwerp van de opdracht en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale, of ook


Europese inschrijvers gewekt kan zijn. Rekening houdend met de Europese, nationale wet- en regelgeving en de in deze notitie geformuleerde overige beleidsuitgangspunten worden in de bijlage “regionale drempelbedragen en procedures” hiervoor enkele minimale publicatievereisten genoemd.

Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen hanteren de deelnemende organisaties van de iSGV het mededingingsbeginsel bij alle regionale inkoopprojecten. Om deze reden moeten één of meerdere vormen van publiciteit worden gewaarborgd (zoals opgenomen in de bijlage “regionale drempelbedragen en procedures”) bij aanbestedingen van regionale inkoopprojecten boven en onder de Europese drempelbedragen.

Verhoging van de mededinging kan eveneens worden bereikt door geen onnodige drempels op te werpen voor het inschrijven op aanbestedingen. In het algemeen door: -

Geen disproportionele eisen stellen aan ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

-

Realiseren van een zo eenvoudige mogelijke en voor marktpartijen zo goedkoop mogelijke aanbestedingsprocedure.

-

Afzien van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio’s en een bankgarantie. In plaats daarvan verzoeken om een eigen verklaring inzake financiële draagkracht. Bij voorlopige gunning van de opdracht kunnen deze gegevens alsnog gevraagd worden aan de gegunde partij.

Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen wordt door de deelnemende organisaties binnen de iSGV een zo eenvoudig mogelijke aanbestedingsprocedure gerealiseerd waarbij de daarvoor in deze beleidsnotitie beschreven maatregelen worden toegepast.


4 Duurzaam en maatschappelijk inkopen (uitgangspunten)

4.1

Duurzaamheid (milieu criteria)

Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten, diensten of werken geleverd worden die aan deze criteria voldoen. Dit kan door: -

Bij marktverkenning of -consultatie te inventariseren wat de markt te bieden heeft op dit gebied en welke kosten daar aan zijn verbonden.

-

Het opnemen van duurzaamheidscriteria in het offerte aanvraagdocument en het selecteren van leveranciers of dienstverleners die voldoen aan de gestelde duurzaamheidscriteria.

-

Duurzaamheidscriteria specifiek op te nemen in het contract.

-

Controleren of de leverancier of dienstverlener de gemaakte duurzaamheid afspraken ook daadwerkelijk nakomt.

Het uiteindelijke doel van duurzaam inkopen is het stimuleren van duurzame productie en bijdragen aan een betere wereld. De Rijksoverheid heeft als ambitie om in 2010 bij 100% van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen; voor provincies en waterschappen is dit 50%. Gemeenten streven naar 75% in 2010 en 100% in 2015. Het programma Duurzaam Inkopen van SenterNovem stimuleert overheden om milieu- en sociale aspecten mee te nemen bij het inkopen van producten en diensten. Onder leiding van het ministerie van VROM stellen de gezamenlijke overheden momenteel duurzaamheidscriteria vast voor alle productgroepen die de overheid inkoopt.

De deelnemende organisaties binnen de iSGV streven er naar dat haar inkopen in 2010 voor 75% te voldoen aan duurzaamheidscriteria. Zij hanteert daarbij de het programma Duurzaam inkopen van SenterNovem (ministerie van EZ).


4.2

Duurzaamheid (sociale criteria)

Sociale criteria zijn een onderdeel van duurzaam inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van kwetsbare groepen ( sociale werkplaatsen en inschakelen van werklozen en/of gehandicapten) of productspecifieke onderwerpen (zoals bijvoorbeeld gezondheid bij catering). De criteria worden opgenomen in de technische specificatie, selectie en/of gunningscriteria bij het aanbesteden van een levering, dienst of werk. Inschrijvers dienen bij de inschrijving te verklaren dat zij aan de verplichting zullen voldoen indien de opdracht aan hen wordt gegund. Indien een inschrijver de voorwaarde niet aanvaardt, is de inschrijving niet overeenkomstig het offerte aanvraagdocument en kan deze om die reden worden afgewezen. Voorbeelden van verplichtingen die contractueel kunnen worden overeengekomen zijn: -

de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werklozen aan te werven;

-

de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap te werven of een sociale werkplaats in te schakelen;

-

de verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen.

Het Bao biedt voor het toepassen van sociaal beleid een mogelijkheid in artikel 19. De aanbestedende dienst kan bij het gunnen van overheidsopdrachten voorkeur verlenen aan sociale werkplaatsen indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn. Dit betekent niet dat de gemeente of het gewest vooraf mag onderhandelen met één sociale werkplaats. De opdracht zal binnen de specifieke doelgroep van sociale werkplaatsen in concurrentie moeten worden aanbesteed.

De deelnemende organisaties binnen de iSGV zullen, wanneer dit mogelijk is, per aanbesteding onderzoeken of van de mogelijkheid van artikel 19 Bao gebruik gemaakt kan worden. Om de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen verder te bevorderen zal door de deelnemende organisaties binnen de iSGV bij elke aanbesteding nagegaan worden waar het mogelijk is de inzet van een percentage uit een kwetsbare groep voor te schrijven.

4.3

Stimuleren lokaal ondernemerschap

Uit de grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vloeit voort dat de overheid geen enkele inschrijver, dus ook geen lokale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten. (zie daarvoor ook paragraaf 2.1) Ondanks dit spanningsveld


worden onderstaand de mogelijkheden aangegeven die enerzijds recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en anderzijds het plaatselijke bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de deelnemende organisaties binnen de iSGV.

Specifiek bij Europese en (openbare) nationale aanbestedingen: -

Wijze van publiceren: Naast de verplichte publicatie binnen een Europese aanbestedingsprocedure en een (openbare) nationale aanbestedingsprocedure wordt de aankondiging ook geplaatst op de gemeentelijke website en/of in een regionaal of plaatselijk huis-aan-huis blad.

-

Percelenregeling: Om de kansen van het plaatselijk bedrijfsleven te vergroten kan bij elke Europese aanbesteding en nationale (openbare) aanbestedingsprocedure op basis van bedrijfseconomische aspecten, bekeken worden of, en zo ja op welke wijze, gebruik gemaakt zal worden van de percelenregeling. Hierbij wordt een opdracht opgesplitst in een aantal percelen. De voorwaarden waaronder dit mag en de wijze waarop percelen aanbesteed moeten worden staat beschreven in de Europese richtlijnen en de Bao.

Specifiek bij onderhandse aanbestedingen -

Binnen het uitnodigingsbeleid kan bij meervoudige onderhandse aanbestedingen op beperkte schaal rekening gehouden worden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) lokale en/of regionale ondernemers. In deze situatie gaat de voorkeur uit bij het uitnodigen van potentiële leveranciers (mede gezien de afweging van een evenwichtige prijskwaliteitverhouding in relatie tot de omvang van de opdracht) naar minimaal één inschrijver die uit de regio komt en één die van buiten de regio komt. Hierbij is noodzakelijk dat voor alle deelnemers aan de procedure de geschiktheid op gelijke wijze is vastgesteld en zij eveneens onder dezelfde voorwaarden meedingen.

-

Bij een enkelvoudige uitnodiging voor het plaatsen van een opdracht kan, mede als gevolg van de prijs-kwaliteitverhouding alsmede de benodigde flexibiliteit en snelheid in uitvoering, een plaatselijk bedrijf de voorkeur genieten.

De deelnemende organisaties binnen de iSGV zullen bij elke aanbesteding de in deze beleidsnotitie beschreven mogelijkheden, uitgaande van het principe “kansen zonder voorrang”, toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn.


4.4

Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap

De gemeenten en het gewest eisen van de eigen organisaties een zakelijke professionele opstelling in de wijze waarop zij omgaan met haar (mogelijke) leveranciers bij inkoop- en aanbestedingen.

Arbeidsvoorwaardelijke aspecten Leveranciers worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen worden niet getolereerd.

Integriteiteisen aan leveranciers De gemeenten en het gewest wensen alleen zaken te doen met leveranciers die betrouwbaar en niet crimineel zijn. Zodra feitelijk geconstateerd wordt dat een leverancier hier aan niet voldoet wordt deze (verder) uitgesloten als (mogelijke) leverancier.

Voorkomen van afhankelijkheid De gemeenten en het gewest wensen dat leveranciers niet in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien het contract van (een van) de gemeente(n) en/of gewest (deels) wordt beëindigd of van rechtswege afloopt. Indirect wordt een leverancier ook hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en aantrekkelijk te blijven voor potentiële opdrachtgevers anders dan de iSGV.

Communicatie Door ondernemers actief te informeren zijn ze beter voorbereid op aanbestedingen. De gemeenten en het gewest informeert de ondernemers telkens bijvoorbeeld via de eigen internetsite en themabijeenkomsten waarin het aanbesteden als fenomeen centraal staat.

Vanuit het oogpunt van maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap hanteren de deelnemende organisaties binnen de iSGV in de omgang met haar (potentiële) leveranciers de in deze beleidsnotitie opgenomen eisen en omgangsvormen.


BIJLAGE 1 regionale drempelbedragen en procedures Overzicht te hanteren drempelbedragen in euro’s (excl.BTW) en de bijbehorende aanbestedingsprocedure en publicatieplicht. Procedure Type opdracht Leveringen en diensten Werken

Europese Aanbestedingsprocedures > 193.000 > 4.845.000

Nationale Procedures (= openbaar)

Onderhands meervoudig minimaal 3 offertes (= niet openbaar)

> 100.000 – 193.000 > 250.000 – 4.845.000

Onderhands enkelvoudig minimaal 1 offerte (= niet openbaar)

> 50.000 – 100.000

< 50.000

> 100.000 – 250.000

< 100.000

Overzicht bijbehorende te hanteren regelgeving en richtlijnen ingeval bovenstaande procedure van toepassing is. Leveringen en diensten Werken Minimumeis aan publicatie

Surpluseis aan de publicatie ivm stimulering MKB

Bao en de procedures uit regionaal inkoophandboek

Procedure uit regionaal inkoophandboek

Procedure uit regionaal inkoophandboek

Inkoopopdracht voorafgegaan door offerteaanvraag

Bao; ARW; STABU; RAW

ARW; STABU; RAW

ARW; STABU; RAW

Offerteaanvraag (STABU; RAW)

Publicatie op TED (via aanbestedings kalender.nl) en

Publicatie op aanbestedings kalender.nl en

Uitnodiging van minimaal 1 inschrijver buiten regio

geen

Publicatie daarna* op eigen website en/of plaatselijk dagblad

Publicatie op eigen website / plaatselijk dagblad

Uitnodiging van minimaal 1 inschrijver binnen de regio

I.v.m. snelheid en flexibiliteit voorkeur gaat uit naar lokaal bedrijf

* Bij Europese aanbestedingsprocedures mag pas na publicatie van de opdracht in Europees verband (in casu de bekendmaking in het publicatieblad van EG) de eigen lokale publicatie van de opdracht op de eigen website of plaatselijk dagblad plaatsvinden.


BIJLAGE 2 organogram inkoopsamenwerking tot 2009

S tu u rt h ië ra rc h is c h in k o o p te a m s e n in k o o p c o ö rd in a to re n a a n S tu u rt f u n c t io n e e l a a n b in n e n k a d e rs s a m e n w e rk in g s o v e re e n k o m s t (re g io n a le s p o o r)

VZ R E G IE G R O E P (p o rte fe u ille h o u d e rs )

C O LLE G E B&W D A G E L IJ K S B E S T U U R

A lle o rg a n is a t ie s le v e re n va k d e s k u n d ig h e id , (tre k k e n d e o rg a n is a t ie le v e rt j u r id is c h e n f in a n c ië le e xp e rt is e ) T re k k e n d e o rg a n is a t ie ve r zo rg t p ro je c tle id in g e n in k o o p - e xp e rt is e

VZ P R O JE C TG R O E P

K a d e r vo o r u it v o e re n re g io n a le in k o o p p ro je c te n e n /o f k a d e r v o o r u it vo e re n lo k a le in k o o p p ro je c te n

R E G IN K O O P C O O R D IN A T O R

PL G EW EST

R E G IO N A A L IN K O O P T E A M

PL G EM EEN TE 1 R E G IO N A A L IN K O O P T E A M

PL G EM EEN TE 2 R E G IO N A A L IN K O O P T E A M

L O K A A L IN K O O P B E L E ID

AFG ESTEM D R E G IO N A A L IN K O O P B E L E ID


IN K O O P C O Ö R D IN A T O R G EW EST

IN K O O P C O Ö R D IN A T O R G EM EENTE 1

IN K O O P C O Ö R D IN A T O R G EM EEN TE 2

BIJLAGE 3 Regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten. Inhoudsopgave Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Definities Toepasselijke bepalingen Totstandkoming overeenkomst Wijzigingen Prijzen Betaling en facturering Levertijd en aflevering van zaken/goederen Verpakking Kwaliteit en Garantie Keuring van leveringen en klachten ten aanzien van diensten Overgang eigendom en risico Intellectuele eigendom Overdracht rechten en plichten Aansprakelijkheid en vrijwaring Verzekering Geheimhouding Orde, veiligheid en milieu Duurzaam inkopen Ontbinding vertraging Overmacht Overname personeel Geschillenbeslechting Toepasselijk recht Slotbepaling

Pagina 1 Bijlage 3 ‘Regionale inkoopvoorwaarden leveringen en diensten’ Regionaal inkoopbeleid iSGV versie 7 d.d. 14-05-09

2 2 2 3 3 4 4 5 5 6 7 7 8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11

Artikel 1

Definities

In deze inkoopvoorwaarden hebben de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen de volgende betekenis: − − − − −

opdrachtgever: de gemeenten en het gewest Gooi- en Vechtstreek die deel uitmaken van de inkoopsamenwerking Gooi- en Vechtstreek zowel gezamenlijk als individueel optredend; leverancier: de wederpartij van de opdrachtgever die leveringen en/of diensten aanbiedt en/of levert; overeenkomst: elke overeenkomst onder bezwarende titel tussen opdrachtgever en leverancier; partijen: de opdrachtgever en de leverancier; leveringen: te leveren zaken/goederen, inclusief de montage of installatie daarvan, zulks met inbegrip van of louter bestaande uit (deel)ontwerpen en eventueel ondersteunende documentatie

−

diensten: te verrichten werkzaamheden, zulks met inbegrip van (deel)ontwerpen en eventueel ondersteunende documentatie die daaraan ten grondslag ligt.

− −

inkoopvoorwaarden: deze inkoopvoorwaarden. derde: een rechtspersoon of een natuurlijke persoon, niet zijnde partij bij de overeenkomst

Artikel 2 1. 2. 3. 4.

5. 6.

Toepasselijke bepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten inclusief eventuele vervolgovereenkomsten met betrekking tot de leveringen en/of diensten aan de opdrachtgever door de leverancier. De algemene inkoopvoorwaarden opdrachtgever zijn volledig van toepassing, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de leverancier, onder welke benaming dan ook, wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen Waar in deze algemene voorwaarden wordt gesproken over “schriftelijk” bevestigen, verwerpen of anderszins reageren, wordt daaronder ook het gebruik van de fax verstaan. Het gebruik van e-mail en andere communicatiemiddelen valt hier slechts onder indien dit uitdrukkelijk, schriftelijk, door de opdrachtgever is toegestaan. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van kracht blijven. In geval van strijdigheid prevaleren bijzonder overeengekomen verbintenissen boven deze inkoopvoorwaarden.

Artikel 3

Totstandkoming overeenkomst

1.

Aanvragen voor een offerte binden de opdrachtgever niet en gelden als een uitnodiging tot het doen van een aanbod. 2. Een overeenkomst komt slechts tot stand indien en zodra de opdrachtgever een schriftelijke opdrachtbevestiging zendt aan de leverancier. 3. Leverancier die een aanvang maakt met de uitvoering zonder daartoe een schriftelijke order of instructie als bedoeld in het tweede lid te hebben ontvangen, doet dat voor eigen rekening en risico. Bij fouten en/of onduidelijkheden in de contractdocumenten die aan de sluiting van de overeenkomst voorafgaan, is de Leverancier gehouden opdrachtgever terstond te informeren.


Artikel 4 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7.

8. 9.

Wijzigingen

De opdrachtgever is te allen tijde bevoegd in overleg met de leverancier de omvang en/of hoedanigheid van de leveringen en/of diensten te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk overeengekomen. Indien een wijziging naar het oordeel van de leverancier gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van de levering, is hij verplicht alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 8 werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de opdrachtgever onredelijk zijn, zullen partijen hierover in overleg treden. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt kan de leverancier daaraan geen rechten ontlenen en neemt de opdrachtgever daardoor geen plichten op zich anders dan voortvloeien uit de bestaande overeenkomst. Indien de leverancier van mening is dat er meer uren en/of kosten moeten worden gemaakt dan is overeengekomen, is deze gehouden dit de opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 weken, via een schriftelijk verzoek te melden. Alleen na schriftelijke instemming door de opdrachtgever op het schriftelijke verzoek als bedoeld in het vorige lid, is er sprake van meerwerk dat voor betaling in aanmerking komt. De leverancier is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de Overeenkomst, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de Overeenkomst. De leverancier zal een vervanging van personen als bedoeld in het vorige lid via een schriftelijk verzoek melden bij opdrachtgever. De opdrachtgever zal haar schriftelijke toestemming op het verzoek als bedoeld in lid 5 en 6 niet op onredelijke gronden weigeren, en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet verhoogd worden. De inwerkkosten zijn voor rekening van de leverancier. Bij een vervanging van de personen als bedoeld in lid 5, dienen personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen. Als de opdrachtgever andere personen wenst voor de uitvoering van de Overeenkomst, omdat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de Overeenkomst, deelt zij dit schriftelijk mee aan de Leverancier, onder opgave van redenen. De Leverancier zal voor vervanging zorg dragen. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet verhoogd worden.

Artikel 5

Prijzen

1.

De prijzen zijn exclusief BTW, in euro’s en omvatten alle kosten in verband met nakoming van de verplichting van Leverancier, waaronder de kosten van vervoer, belastingen, heffingen en assurantie. Indien geleverde zaken/goederen montage of installatie behoeven, zijn de kosten hiervoor in de overeengekomen prijs inbegrepen.

2.

De door partijen overeengekomen prijs is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt.


Artikel 6 1. 2.

3.

4.

5. 6. 7.

8.

Betaling en facturering

Betaling van de factuur van de leverancier zal plaatsvinden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. De opdrachtgever is gerechtigd om de betaling op te schorten indien hij een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst heeft geconstateerd, en de overeenkomst, ondanks het bezwaar dat is ingediend bij de leverancier, (nog) niet correct is uitgevoerd. Overschrijding van betalingstermijnen door de opdrachtgever van een factuur op grond van inhoudelijke onjuistheid van de factuur of ondeugdelijkheid van de geleverde prestaties, geeft leverancier niet het recht zijn prestaties op te schorten dan wel te beëindigen, mits de opdrachtgever de leverancier, binnen een termijn van 10 werkdagen na ontvangst van de factuur, schriftelijk op de hoogte stelt van de inhoudelijke onjuistheid of ondeugdelijkheid. Tevens is de Opdrachtgever als dan verplicht binnen 10 werkdagen, nadat daartoe contact is geweest met Leverancier, de inhoudelijke onjuistheid van de factuur of ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties schriftelijk aan te tonen. De leverancier dient er voor zorg te dragen dat facturen aan de opdrachtgever betreffende levering van zaken en goederen het nummer en de dagtekening vermelden van de opdrachtbevestiging of de overeenkomst en de naam van de contactpersoon bij de opdrachtgever, alsmede alle overige overeengekomen gegevens. De leverancier dient zoveel exemplaren van facturen als overeengekomen bij de opdrachtgever in te dienen, vergezeld van de bescheiden als overeengekomen. Betaling van de leverantie ontslaat de leverancier niet van enige garantie en/of aansprakelijkheid zoals deze voortvloeit uit de tussen partijen gesloten overeenkomst Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd bedragen die Opdrachtgever te eniger tijd van Leverancier kan vorderen, te verrekenen met bedragen die Opdrachtgever te eniger tijd aan Leverancier zal zijn verschuldigd. Indien de opdrachtgever, anders dan door één van de redenen genoemd in de leden 2 en 3 de overeengekomen betalingstermijn overschrijdt, heeft de leverancier, met ingang van de dag volgend op de dag dat de betaling uiterlijk had moeten geschieden, aanspraak op vergoeding van rente tegen het wettelijke rentepercentage. Op de rentevergoeding kan de leverancier geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan de eisen zoals gesteld in dit artikel, voldoet. Betaling door opdrachtgever houdt geen goedkeuring van de geleverde zaken/goederen en/of diensten in.

Artikel 7

Levertijd en aflevering van zaken/goederen

1.

De Levering vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het overeengekomen tijdstip. Indien geen plaats van bestemming is overeengekomen wordt geleverd op een door de opdrachtgever op eerste verzoek van de leverancier te noemen plaats op het grondgebied van de opdrachtgever. Indien geen tijd is overeengekomen wordt geleverd op een door de opdrachtgever op eerste verzoek van de leverancier te noemen tijdstip dat is gelegen op een Werkdag tussen 08.00 uur en 17.00 uur. 2. De overeengekomen levertijden zijn vast. Indien de leverancier de overeengekomen levertijden overschrijdt, is hij in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist. 3. Indien een overeengekomen levertijd dreigt te worden overschreden, dient de Leverancier de opdrachtgever hiervan onverwijld met opgave van oorzaken, omstandigheden etc. in kennis te stellen. 4. Eerdere Levering van de zaken/goederen dan overeengekomen geschiedt slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever en leidt niet tot wijzing van het overeengekomen tijdstip van betaling.


5.

De opdrachtgever is bevoegd de leveringen uit te stellen. In dat geval is de Leverancier verplicht om de zaken/goederen, zonder meerkosten, deugdelijk verpakt, herkenbaar en separaat voor de opdrachtgever op te slaan tot het moment van Levering. 6. De Leverancier kan bij uitstel van de leveringen alleen aanspraak maken op een vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de opdrachtgever sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid. 7. Indien de overeenkomst bepaalt dat de zaken/goederen in meer dan één levering aan de opdrachtgever zullen worden geleverd of ingeval van een raamovereenkomst, is de Leverancier gehouden voldoende voorraad aan te houden om telkens aan zijn verplichtingen tegenover opdrachtgever te kunnen voldoen. Artikel 8 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7.

Verpakking

De leveringen dienen behoorlijk te zijn verpakt en conform de voorschriften van de opdrachtgever en de bevoegde autoriteiten te worden gekenmerkt. De te leveren zaken/goederen mogen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn, of gezondheid kunnen vormen. Indien niet aan de vereisten als genoemd in de leden 1 en 2 wordt voldaan zal de Leverancier dit aan opdrachtgever melden. Verpakkingsmaterialen dienen hetzij direct, hetzij op afroep door de leverancier en/of een derde, echter wel voor rekening en risico van de Leverancier, te worden afgevoerd. De Leverancier is gehouden om alle bij de zaken/goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten, in het Nederlands of Engels bij levering van de zaken/goederen, zonder additionele kosten, aan opdrachtgever ter beschikking te stellen. De opdrachtgever is gerechtigd de documentatie voor gebruik in de eigen organisatie geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen. De zaken /goederen zijn op zodanige wijze beveiligd dat zij bij normaal vervoer de plaats van bestemming in goede staat bereiken. De leverancier zal zich ten genoegen van de opdrachtgever voldoende verzekeren tegen redelijkerwijze aanwezig te achten risico’s gedurende het transport.

Artikel 9

Kwaliteit en Garantie

De Leverancier garandeert dat de leveringen en/of diensten aan de Overeenkomst beantwoorden, vrij zijn van gebreken en geschikt zijn voor het doel waarvoor deze zijn bestemd. 2. Voor zover de opdrachtgever geen nadere eisen betreffende de leveringen en/of diensten stelt, dienen de leveringen en/of diensten in ieder geval van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid en aan alle wettelijke eisen en gebruikelijke branchevoorschriften betreffende kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu te voldoen. 3. De Leverancier garandeert dat de zaken/goederen na aflevering gedurende een periode van tenminste twaalf (12) maanden onderdelen voor de geleverde zaken/goederen aan de opdrachtgever zal kunnen leveren. 4. De Leverancier staat ervoor in dat de leveringen en/of diensten geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder begrepen intellectuele eigendomsrechten en knowhow, en vrijwaart de opdrachtgever volledig van aanspraken van derden in dit verband.

1.


Artikel 10 1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

8. 9.

Keuring van leveringen en klachten ten aanzien van diensten

Ingeval bij leveringen is opdrachtgever gerechtigd te allen tijde zaken zowel tijdens de productie, bewerking en opslag als op het moment van aflevering te keuren. De leverancier stelt opdrachtgever tijdig van te voren op de hoogte van het tijdstip waarop keuring, controle en/of beproeving kan plaatsvinden. De kosten van keuring, controle of beproeving zijn voor rekening van de Leverancier. Ditzelfde geldt voor herkeuring respectievelijk herhaalde controle en beproeving. Ingeval bij leveringen bij de keuring, controle of beproeving de zaken/goederen geheel of gedeeltelijk worden afgekeurd, zal Opdrachtgever dit aan leverancier schriftelijk meedelen. In geval van afkeuring van de geleverde zaken/goederen, zal de leverancier binnen een door de opdrachtgever te bepalen termijn zorg dragen voor herstel of vervanging van de geleverde zaken/goederen. Indien de leverancier niet aan deze verplichting voldoet binnen de door de leverancier gestelde termijn is de opdrachtgever gerechtigd de benodigde zaken/goederen van een derde af te nemen of maatregelen door een derde te laten nemen voor rekening en risico van de leverancier. Ingeval van geleverde diensten die niet aan de in Artikel 9 gegeven garanties voldoen, dient de Leverancier binnen redelijke termijn alle noodzakelijke maatregelen te treffen en werkzaamheden te verrichten en voor alternatieven te zorgen, waardoor de desbetreffende diensten wèl aan de Overeenkomst beantwoorden. Indien de Leverancier zijn verplichting daartoe niet nakomt, is de opdrachtgever gerechtigd, ongeacht alle andere aan haar toekomende rechten, om voor rekening van de Leverancier alle noodzakelijke maatregelen te (laten) treffen en werkzaamheden te (laten) verrichten waardoor de desbetreffende diensten aan de Overeenkomst beantwoorden. Indien de kwaliteit van het werk of het gedrag van een werknemer van de leverancier en/of een door de leverancier ingezette derde naar gemotiveerd oordeel van de opdrachtgever niet voldoet, zal de leverancier de werknemer of derde op het eerste verzoek van de opdrachtgever vervangen. Bij tijdelijke of permanente afwezigheid van, door de leverancier, ingezette werknemers of derden dienen door de leverancier zo spoedig mogelijk vervangende personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring minimaal gelijk zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen. Wanneer sprake is van het verrichten van diensten die bij uitstek afhankelijk zijn van de kwaliteiten van de ingezette werknemer of derde wordt deze werknemer of derde eerst ter goedkeuring voorgesteld aan de opdrachtgever. Keuring, controle of beproeving door of namens de opdrachtgever zal niet kunnen worden uitgelegd als een verklaring van afstand van enig recht en evenmin als erkenning van de deugdelijkheid van geleverde zaken/goederen en/of verrichte diensten en zal de leverancier niet ontheffen van enige aansprakelijkheid ter zake. Indien de leverancier tekortschiet in het verrichten van een handeling waarmee hij aan een keuring of controle moet meewerken, komen de kosten die daarvan het gevolg zijn voor zijn rekening. Indien de leverancier niet binnen twee weken na de melding van de afkeuring de afgekeurde leveringen en/of activiteiten aangaande de dienstverlening op eigen kosten terughaalt respectievelijk stopt, heeft de opdrachtgever het recht de betreffende zaken/goederen aan de leverancier voor diens rekening en risico te retourneren of de (medewerkers van) dienstverlener de toegang tot de organisatie van opdrachtgever te weigeren.


Artikel 11 1.

2.

3.

4.

5.

Overgang eigendom en risico

Het risico van de leveringen (inclusief nieuwe zaken als vermeld in lid 2) gaat over op de opdrachtgever op het moment dat de levering (en indien van toepassing montage/installatie) en vervolgens de goedkeuring van de leveringen overeenkomstig artikel 10 van deze inkoopvoorwaarden heeft plaatsgevonden. Indien de opdrachtgever zaken aan de Leverancier in handen geeft ter uitvoering van de Overeenkomst, waaronder begrepen grondstoffen, halffabricaten, materialen en onderdelen, modellen, specificaties, tekeningen, software en informatiedragers, dan wel de middelen voor de aanschaf van deze zaken, zal de Leverancier voornoemde zaken in bruikleen krijgen voor de duur van de Overeenkomst. Bedoelde zaken blijven eigendom van de opdrachtgever. Aan voornoemde bruikleen kunnen door de opdrachtgever nadere voorwaarden worden verbonden. Indien de Leverancier een nieuwe zaak vormt met de zaken en middelen die overeenkomstig het tweede lid in handen van de Leverancier zijn gegeven, zijn dit zaken die de opdrachtgever voor zichzelf doet vormen en houdt de Leverancier deze voor de opdrachtgever als eigenaresse. De leverancier is aansprakelijk voor de schade die aan de ter beschikking gestelde materialen wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van de ter beschikking gestelde materialen bij de leverancier ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan de leverancier en/of derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de leverancier. In voorkomende gevallen zal de leverancier de opdrachtgever vrijwaren voor aanspraken van Derden. De eigendom van Informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij een partij (de Leverancier) op basis van de Overeenkomst verplicht is zijn Informatiedragers door bezitverschaffing aan de opdrachtgever in eigendom over te dragen.

Artikel 12

Intellectuele eigendom

1.

De IE-rechten berusten bij de opdrachtgever. De Leverancier draagt, voor zover nodig, deze IE-rechten over aan de opdrachtgever. De Leverancier zal, op eerste verzoek, steeds meewerken aan een nadere effectuering van de genoemde overdracht. 2. De Leverancier erkent dat door de in het eerste lid genoemde overdracht, de opdrachtgever uitsluitend en volledig rechthebbende is geworden c.q. zal worden op de onbezwaarde IE-rechten. Voor zover (enig deel van) de IE-rechten niet zouden kunnen worden overgedragen, doet de Leverancier hierbij afstand van het recht deze in te roepen jegens de opdrachtgever. De Leverancier is niet gerechtigd om zelfstandig gebruik te maken van de IE-rechten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. 3. De Leverancier is niet gerechtigd waar dan ook ter wereld ten aanzien van de leveringen en/of diensten bescherming onder enige (intellectuele eigendoms)wet aan te vragen of te verkrijgen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. 4. De Leverancier verklaart en staat er jegens de opdrachtgever voor in dat de uitvoering van de Overeenkomst en het redelijkerwijs te verwachten gebruik van de leveringen en/of diensten door de opdrachtgever, geen inbreuk (zullen) maken op de (intellectuele eigendoms)rechten en daaraan verbonden of gerelateerde rechten zoals persoonlijkheidsrechten van derden of anderszins onrechtmatig zijn jegens derden. Dit houdt mede in dat derde(n), die de Leverancier inschakelt bij de totstandbrenging van de Overeenkomst, ter zake geen aanspraak kunnen maken op enige rechten en/of financiële vergoedingen. De Leverancier vrijwaart opdrachtgever ter zake voor alle schade (inclusief alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten), die voor de opdrachtgever dientengevolge op enig moment mocht ontstaan.


5.

Naast de overeengekomen prijs komt de Leverancier niet in aanmerking voor enige andere betaling (hoe ook genaamd), ook niet ingeval van herdrukken of actualisatie of hergebruik van (enigerlei elementen van) de leveringen en/of diensten. 6. De opdrachtgever is gerechtigd de wijzigingen c.q. aanvullingen in de leveringen en/of de diensten aan te (laten) brengen die zij nuttig en/of wenselijk acht. Zij behoeft daartoe niet de toestemming van de Leverancier en de Leverancier doet hierbij afstand van zijn recht een beroep te doen op zijn eventuele (intellectuele eigendoms)rechten ter zake en daaraan verbonden of gerelateerde rechten zoals persoonlijkheidsrechten. De Leverancier zal desgevraagd adviseren bij het aanbrengen van die wijzigingen c.q. aanvullingen in de Zaken/goederen en/of de diensten. De opdrachtgever is echter nimmer gehouden het advies van de Leverancier op te volgen. Artikel 13

Overdracht rechten en plichten

1. Leverancier en opdrachtgever zijn niet gerechtigd de uit een overeenkomst voortvloeiende rechten en plichten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, zulks met uitzondering van het recht op honorarium. 2. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. Leverancier en/of opdrachtgever kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden. Artikel 14

Aansprakelijkheid en vrijwaring

1.

De Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die de opdrachtgever, haar ondergeschikten of derden mochten lijden door of in verband met (de koop, levering en het gebruik van) de leveringen en/of diensten. 2. Leverancier vrijwaart opdrachtgever tegen alle financiële gevolgen van aanspraken van derden in enig verband staande met de uitvoering van zijn verplichtingen die voortvloeien uit of verband houdende met uitvoering van de overeenkomst. Artikel 15

Verzekering

1.

De leverancier zal marktconforme en adequate producten beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen afsluiten bij gerenommeerde verzekeringsmaatschappijen en verzekerd blijven ten behoeve van de nakoming van zijn verplichtingen onder de overeenkomst en de opdrachtgever op diens eerste verzoek een kopie van de desbetreffende polissen en bijbehorende polisvoorwaarden verstrekken. 2. De leverancier cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in lid 1, voor zover deze betrekking hebben op schade, waarvoor de leverancier op grond van de Overeenkomst jegens de opdrachtgever aansprakelijk is Artikel 16

Geheimhouding

De leverancier zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst en eventueel daaraan voorafgaande rechtshandelingen en rechtsbetrekkingen evenals overige bedrijfsinformatie geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. De leverancier zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden.


Artikel 17

Orde, veiligheid en milieu

Leverancier en zijn werknemers evenals door hem ingeschakelde derden zijn bij het uitvoeren van de overeenkomst gehouden wettelijke veiligheid, gezondheid- en milieuvoorschriften in acht te nemen. Ook eventuele bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu van opdrachtgever dienen te worden opgevolgd. Artikel 18

Duurzaam inkopen

1.

De leverancier dient te voldoen aan de landelijke en Europese wet- en regelgeving op het gebied van milieu voor wat betreft energie, verpakkingen, afval en emissies. De leverancier dient op verzoek van opdrachtgever aan te kunnen geven wat de milieubelasting is van de leveringen en diensten. 2. De leverancier dient op verzoek van opdrachtgever aan te geven wat de inspanningen zijn om de milieubelasting van de leveringen en diensten te verminderen. 3. Bij de totstandkoming van de zaken/goederen is de leverancier gehouden om geen kinderen te werk te stellen, niet te discrimineren en te voldoen aan de eisen die in de Arbeidsomstandighedenwet worden gesteld. Dit is ook van toepassing op de leveringen en diensten die door de leverancier worden afgenomen bij derden. Artikel 19 1.

Ontbinding

Buiten hetgeen elders in deze inkoopvoorwaarden en de overeenkomst is bepaald is: a. ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere partij ook na schriftelijke aanmaning, waarbij een redelijk termijn tot nakoming is gesteld, in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit de overeenkomst te voldoen; b. de opdrachtgever gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de overeenkomst te ontbinden door middel van een aangetekend schrijven indien: ∗ Leverancier surséance van betaling wordt verleend; ∗ Leverancier faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; ∗ de onderneming van Leverancier wordt geliquideerd; ∗ de zeggenschap wijzigt door fusie of overname van de Leverancier; ∗ Leverancier zijn huidige onderneming staakt; ∗ door Leverancier of een van zijn werknemers of door hem ingeschakelde derden enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van opdrachtgever of aan een van zijn werknemers of vertegenwoordigers. ∗ Leverancier zelf, of een door hem ingeschakelde derde, anderszins niet meer in staat moet worden geacht zijn verplichtingen uit deze overeenkomst naar behoren te zullen of te kunnen nakomen. ∗ er beslag, gevolgd door van waardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de leverancier (welk beslag een belemmering kan vormen voor de uitvoering en de nakoming van de Overeenkomst).

2.

Indien er naar het oordeel van de opdrachtgever gegronde reden bestaat om te vrezen dat de Leverancier zijn verplichtingen jegens de opdrachtgever niet behoorlijk of niet tijdig zal nakomen, is de Leverancier verplicht om, op eerste verzoek van de opdrachtgever, terstond genoegzame en in de door de opdrachtgever gewenste vorm, zekerheid te stellen voor de volledige nakoming van al zijn verplichtingen. 3. Alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten van de opdrachtgever als gevolg van de niet-nakoming door de Leverancier komen ten laste van de Leverancier.


Artikel 20

Vertraging

1.

Zodra er vertraging dreigt te ontstaan in de nakoming van zijn verplichtingen onder de Overeenkomst (anders dan een vertraging in de levering als bedoeld in Artikel 7.3), zal de Leverancier de opdrachtgever direct schriftelijk daarover informeren, onder vermelding van de oorzaak en mogelijke gevolgen van de vertraging alsmede de termijn, waarop de Leverancier denkt wél aan zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst te kunnen voldoen. Tevens stelt de Leverancier redelijke maatregelen voor om een dergelijke vertraging te verhelpen en in de toekomst te voorkomen. 2. Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de Leverancier of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat de opdrachtgever de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de opdrachtgever op grond van de Overeenkomst toekomen, onverlet. Indien de opdrachtgever geen instemming verleent, is zij gerechtigd de Overeenkomst te ontbinden, zonder tot enige vorm van schadevergoeding gehouden te zijn. Artikel 21

Overmacht

1.

Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de leverancier verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de opdrachtgever. 2. Indien één der partijen gedurende een periode van meer dan 30 dagen of zoveel eerder als gezien de omstandigheden redelijk te achten is ten gevolge van overmacht niet kan nakomen dan wel te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van de overeenkomst, heeft de ander partij het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 3. Van een geval van overmacht zal onder overlegging van bewijsstukken schriftelijk mededeling worden gedaan aan de leverancier. 4. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, toerekenbare tekortkoming in de nakoming van door Leverancier ingeschakelde derden en/of liquiditeit- dan wel solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier of door Leverancier ingeschakelde derden en stakingen. Artikel 22

Overname personeel

De partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de andere partij tijdens de uitvoering van de Overeenkomst en/of binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de andere partij in dienst te nemen, noch met dat personeel over indiensttreding te onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden Artikel 23

Geschillenbeslechting

1.

Verschillen van mening tussen de opdrachtgever en de leverancier zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan. 2. Elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van de overeenkomst of hiermee verband houdende zal bij uitsluiting worden beslecht door de bevoegde rechter binnen het Arrondissement Amsterdam, tenzij partijen alsnog arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen.


Artikel 24

Toepasselijk recht

Op de overeenkomst, waarvan deze inkoopvoorwaarden deel uitmaken, is Nederlands recht van toepassing. Artikel 25

Slotbepaling

1.

De Leverancier is op de hoogte van het feit dat de opdrachtgever ook als overheid optreedt en aanvaardt de mogelijke gevolgen van de uitoefening van de publiekrechtelijke taken en bevoegdheden door de opdrachtgever in voornoemde hoedanigheid voor de uitvoering van de Overeenkomst. 2. Indien en voor zover op grond van redelijkheid en billijkheid of het onredelijk bezwarend karakter op enige bepaling in deze Algemene Voorwaarden geen beroep kan worden gedaan, dan komt aan die bepaling qua inhoud en strekking een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, zodat daarop wel een beroep kan worden gedaan. De nietigheid van een bepaling leidt niet tot nietigheid van de gehele overeenkomst en/of de Algemene Voorwaarden.


AFGESTEMD REGIONAAL INKOOPBELEID

Recommend Documents