INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE

INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE GEMEENTE DRIMMELEN

INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE Leveringen – Diensten – Werken Gemeente Drimmelen

Versie: 15 december 2004

2004

1


Inhoudsopgave:

1.

Inleiding

---------

3

2.

Doelstelling Inkoop- en Aanbestedingsprocedure

---------

3

3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Inkoopproces Inkoopstrategie Ethische en economische beleidsuitgangspunten Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure

-----------------------------------------

4 4 5 8 9

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Procedure leveringen Procedure Specificatie product Selectie leverancier Evaluatie inkoopprocedure

-----------------------------------------

10 10 10 11 12

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Procedure diensten Procedure Specificatie diensten Selectie dienstverlener Evaluatie inkoopprocedure

-----------------------------------------

13 13 14 14 15

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

Procedure werken Procedure Specificatie werk Selectie aannemer Evaluatie inkoopprocedure

-----------------------------------------

16 16 17 18 19

7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7.

Algemeen Behoeftebepaling Taakverdeling en inkoopteams Inkoopvoorwaarden Contracteren Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure Dossiervorming Praktisch toepassing procedure

-----------------------------------------------------------------

20 20 20 21 21 22 22 23

Bijlagen: Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4

Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7

2004

Taakverdeling bij inkoop- en aanbestedingsprocessen Inkoopvoorwaarden Gemeente Drimmelen Traditionele aanbestedingsvormen bij Werken Innovatieve aanbestedingsvormen bij Werken (geïntegreerde samenwerking) Handleiding inkoopbeleid Overzicht indeling typen inkooptrajecten Evaluatieformulier inkoop

--------- 24 --------- 26 --------- 50 ---------------------------------

54 57 60 65

2


1.

INLEIDING De gemeente is zich steeds meer bewust van de waarde van een goed uitgevoerde inkoopfunctie voor het functioneren van de gehele organisatie. Dit is duidelijk wanneer beseft wordt dat de gemeente Drimmelen een zeer groot deel van de totale begroting inkoopt bij, en dus afhankelijk is van, externe partijen. Jaarlijks koopt de gemeente voor ongeveer € 16.500.000,- (exclusief BTW) in aan goederen, diensten en werken. Het is begrijpelijk dat een gemeente aan haar burgers, maar ook aan zichzelf, verplicht is de besteding van deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk uit te voeren. De inkoop- en aanbestedingsprocessen zullen professioneel uitgevoerd moeten worden. Het zijn echter niet alleen de mogelijke financiële voordelen waarom de inkoopprocessen goed moeten worden ingericht, maar zeer zeker ook de kwalitatieve aspecten van de inkoop. De kwaliteit van de inkoop vertaalt zich uiteraard in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van doorloop- en levertijden, het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, het voorkomen van toekomstige problemen en de integriteit van de gemeentelijke organisatie met haar betrokken functionarissen. Inkopen gebeurt meestal in teamverband in de organisatie, hetgeen interactieve besluitvorming en gezamenlijke verantwoording oplevert. Het heeft daarom ook grote invloed op de organisatorische werkprocessen. De uitstraling van goed ingerichte gemeentelijke inkoopprocessen, als voorbeeldfunctie, naar de eigen organisatie, het bedrijfsleven en de burgers speelt een essentiële rol in het ontwikkelen en vasthouden van vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed. Deze procedure voorziet in de werkwijze en de borging van inkoop- en aanbestedingsprocessen binnen de gemeente.

2.

DOELSTELLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Openheid houdt in dat inkoopprocessen transparant moeten zijn (doch niet altijd openbaar) en derhalve verantwoord moeten kunnen worden. Objectiviteit wil zeggen dat inkoopprocessen gebaseerd worden op feiten, zij zijn niet gebaseerd op het eigen gevoel en vooroordelen. Zo worden er bijvoorbeeld op voorhand geen potentiële externe partijen, producten, diensten of werken uitgesloten. Wel kan een leverancier na een slechte prestatie voor een korte periode (van bijv. 1 jaar) niet meer worden uitgenodigd voor onderhandse aanbestedingen. Zorgvuldigheid betekent hier een inkooptechnisch verantwoorde wijze van werken. De doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsprocedure is het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn, op basis van de eigen verantwoordelijkheid van de budgethouders. Binnen het inkoopproces zijn ook andere regelingen van toepassing, zoals de mandaatregeling en de budgethoudersregeling. Kwalitatief gewenst wil zeggen: optimaal geschikt voor de functionele behoefte, niet meer en niet minder. De juiste kwaliteit, in de ruimste zin van het woord, is altijd het uitgangspunt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden etc. Lage integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus die direct verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk meegenomen worden in de financiële afweging (tco = total cost of ownership). Samen wordt derhalve gestreefd naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding.

2004

3


3.

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden “inkoop” en “aanbesteding” kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord “inkoop” wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord “aanbesteding” wordt vaker gebruikt bij werken.

3.1.

Inkoopproces Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd. Voor het inkoopproces kan het onderstaande model worden opgebouwd. Ieder van de 7 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. De 7 fasen van het inkoopproces zijn: Specificeren Hier wordt vastgesteld wat de werkelijke inkoopbehoefte is en vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen.

Selecteren Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. Contracteren Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. Bestellen Op basis van de (raam-)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. Bewaken Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. Nazorg Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk en archivering.

Evaluatie Het achteraf beoordelen van zowel het geleverde als de doorlopen procedure, waarbij de fouten geregistreerd worden, om die bij een volgende procedure te voorkomen.

2004

4


Deze inkoop- en aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten, dat zijn de fasen 1 t/m 3 (specificeren, selecteren en contracteren). Juist in deze 3 fasen is veel financieel en kwalitatief voordeel te behalen. De toegevoegde waarde van professionele inkoop op de operationele activiteiten, de fasen 4 t/m 6 (bestellen, bewaken en nazorg) is op termijn zeker aanwezig, maar in eerste instantie minder groot. Om deze reden richt deze procedure zich alleen op de tactische inkoopactiviteiten. Fase 7 is wel direct van belang. Iedere procedure op zich is een leermoment. De kennis die daarbij op wordt gedaan dient te worden vastgelegd om van de verbetering van het inkoopproces een continue proces te maken. 3.2.

Inkoopstrategie Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt en goed is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De als beste toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie. De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren: a b

de geschatte waarde van de opdracht het inkooprisico (zijn er alternatieven of is de gemeente, om welke reden dan ook strikt gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers).

Elk inkoopsegment heeft haar eigen toe te passen inkoopstrategie.

HEFBOOM

STRATEGISCH

inkoopstrategie is gericht op:


MAXIMALE CONCURRENTIE

SAMENWERKING

(bijv. grasmaaien en computers)

(bijv. software sociale zaken en exploitatie zwembad)

ROUTINE

KNELPUNT



EFFICIËNTE PROCESSEN

ZEKERSTELLEN

(bijv. kantoorartikelen)

(bijv. reserve-onderdelen)

HOOG

?

inkoop waarde

?

LAAG

LAAG

2004

?

inkooprisico

?

HOOG

5


De inkoopwaarde van de opdracht is belangrijk om dat het evident is dat we bij de aanschaf van een balpen ons anders dienen te gedragen dan bij de het afsluiten van bijvoorbeeld een meerjarige raamovereenkomst voor rolstoelen. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan of wil bewegen op de markt. Zijn er veel leveranciers die de producten kunnen leveren dan kunnen we de concurrentie op de markt volledig uitbuiten. Zijn er slechts heel weinig potentiële leveranciers, dan is, door het ontbreken van alternatieven, samenwerking en veiligstellen noodzakelijk. Om de positie in de matrix te kunnen bepalen dienen de volgende vragen beantwoord te worden: -Is het inkooprisico hoog? Hiermee wordt met name bedoeld of er veel of weinig geschikte kandidaat-leveranciers of opdrachtnemers zijn voor de opdracht. Onder veel leveranciers wordt een aantal van minimaal 3 leveranciers bedoeld. Als er veel geschikte leveranciers zijn, is het inkooprisico voor de gemeente laag, want er zijn voldoende alternatieven. De opdracht zal dan in het hefboom- of het routinekwadrant gepositioneerd worden. Als er weinig geschikte leveranciers zijn, is het inkooprisico voor de gemeente hoog, want er zijn weinig alternatieven. De opdracht zal dan in het strategisch of knelpuntkwadrant gepositioneerd worden. -Is de inkoopwaarde van de opdracht voor de gemeente hoog? Onder een hoge inkoopwaarde worden bedragen hoger dan € 10.000,- verstaan. De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) = *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract = *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging = TOTALE WAARDE OPDRACHT =

€………..,€………..,€………..,€………..,-

Als de inkoopwaarde hoog is en het inkooprisico is laag, dan betekent dit dat het een routineproduct betreft. Is de inkoopwaarde hoog bij een laag inkooprisico, dan betreft het een hefboomproduct. Als de inkoopwaarde laag en het inkooprisico is hoog, dan betekent dat het een knelpuntproduct betreft. Is de inkoopwaarde laag bij een hoog inkooprisico, dan betreft het een strategisch product. -Is de waarde van de opdracht voor de leveranciers van voldoende omvang? Voor uitzendkrachten zijn jaarlijkse uitgaven voor de gemeente wellicht hoog, maar voor de grote uitzendbureaus niet bijzonder interessant. Er zijn voldoende uitzendbureaus, dus inkooprisico zou daarop gebaseerd laag moeten zijn, waardoor het een hefboomproduct is. Maar aangezien inkooprisico stijgt doordat het naar begrippen van de uitzendbureaus niet bijzonder interessant is , stijgt het inkooprisico. Het uitgangspunt voor dit product zal zijn dat het een hefboomproduct is, maar het is, gezien de houding van de markt verstandig om een meerjarig contract af te sluiten (strategische strategie) en massa te bundelen door een eventuele combinatie met andere gemeenten. Indien het inkoopsegment met de bijhorende inkoopstrategie niet bepaald kan worden, wordt de inkoopstrategie van routine- of van hefboomproducten toegepast. °

a b c d

2004

Hefboom producten - inkoopstrategie: maximale concurrentie De benodigde producten, diensten en werken in deze categorie kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. Het wisselen van leverancier is relatief eenvoudig. Door maximale concurrentie te bewerkstelligen ontstaat de meest aantrekkelijke aanbieding. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. Voorbeelden van dit type producten zijn: Grasmaaien Computers (desktop PC’s) Bedrijfswagens (bijv. een pick-up busje voor de buitendienst) Aannemerij / bouw (bijv. wel het aanbrengen bestrating en het bouwen van woningen, maar niet het bouwen van een brug)

6


°

a b c d °

a b c °

a b

Routine producten - inkoopstrategie: efficiënte processen De benodigde producten en diensten in deze categorie kunnen door heel veel verschillende aanbieders geleverd worden. De relatief lage inkoopwaarden, vergen vaak veel tijd en aandacht door de gemeente. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie hierbij moet gericht zijn op vermindering van de logistieke en administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van logistieke en administratieve processen, vermindering aantal facturen, het bundelen in raamovereenkomsten. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. Voorbeelden van deze categorie zijn: Kantoorartikelen Schoonmaak en schoonmaakmiddelen Abonnementen Technisch materiaal (tape, kabels, batterijen, verf e.d.) Strategische producten - inkoopstrategie: samenwerking De producten, diensten en werken in deze categorie zijn van grote waarde voor de gemeente, terwijl de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders. Vaak wordt deze situatie veroorzaakt door monopolies in de markt, maar vaak ook door gemaakte keuzes in het verleden (zelf gecreëerde monopolies). Gezien het grote belang en risico moet de inkoopstrategie gericht worden op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Indien dit niet mogelijk is dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking (partnership-relaties), waarbij op basis van openheid, argumenten en feitelijkheden via onderhandeling het belang van de gemeente veilig gesteld moet worden. Voorbeelden van deze categorie zijn: Software sociale zaken (hiervoor zijn in Nederland maar 2 geschikte leveranciers) Exploitatie zwembad (voor de uitbesteding van deze exploitatie zijn zeer weinig geschikte kandidaten) Architect voor een verbouwing van een bestaand gebouw (de architect heeft het auteursrecht over het door hem ontworpen gebouw) Knelpunt producten - inkoopstrategie: zekerstellen De producten en diensten van deze categorie vertegenwoordigen een geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Ook hier is de toegevoegde waarde van concurrentie gering. De strategie moet gericht zijn op: ontwikkelen alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers / dienstverleners / aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico. Voorbeelden van deze categorie zijn: Reserveonderdelen en onderhoud van kopieermachines Reserveonderdelen en onderhoud van hogedruk rioolreiniger

Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het beste afdwingbaar (de inkoopmacht ligt bij de gemeente). Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment. De inkoopstrategie dient er ook zoveel mogelijk op gericht te zijn om toekomstige knelpuntproducten te voorkomen. De kosten van reserveonderdelen en onderhoud dienen zoveel mogelijk al bij de initiële investering te worden meegenomen. Het op basis van een bestaande schriftelijke raamovereenkomst bestellen van goederen en diensten alsmede het uit laten voeren van werken op basis van een raamovereenkomst valt niet onder deze inkoop- en aanbestedingsprocedure (is immers alleen bestellen). Het aangaan van de raamovereenkomst uiteraard wel.

2004

7


3.3.

Ethische en economische beleidsuitgangspunten Ethische en economische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van de gemeente is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes van de gemeente. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang.

2004

°

Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Hier wordt direct verwezen naar het integriteitbeleid van de gemeente Drimmelen. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- of aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces is daarom zeer belangrijk.

°

Naleven van wet en regelgeving Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen om nauwgezetter te willen toezien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hierbij is vooral het onderscheid tussen leveringen, diensten en werken erg belangrijk, aangezien de drempelbedragen voor leveringen en diensten duidelijk lager liggen dan voor werken. Onder werken wordt verstaan het realiseren of grootschalig renoveren van projecten / objecten van civieltechnische of bouwkundige aard. Onder diensten wordt bijvoorbeeld het aanbrengen van wegmarkeringen, het schilderen van kozijnen en het plaatsen van brand- of inbraakpreventie-installaties in gebouwen verstaan. Indien het een combinatie van leveringen, diensten en werken betreft, valt het onder de categorie waaraan de hoogste kosten zijn verbonden. Het leveren en plaatsen van nieuwe kozijnen valt bijvoorbeeld onder leveringen, als het kozijnen als product meer kosten dan het plaatsen hiervan.

°

Ethische eisen aan de leveranciers Aan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.). In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheidcriteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsysteem of het hebben van een milieukeurmerk). Op initiatief van de Ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en Economische Zaken (EZ) is in 1999 het programmabureau ‘Duurzaam Inkopen’ hiervoor opgezet.

°

Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit Bij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is) of de economische meest voordelige aanbieding (naast de prijs zijn een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid etc.).

°

Regionale of locale aanbieders Er bestaat geen voorkeursbeleid voor het inkopen bij regionale of locale aanbieders. Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben zij evenveel kansen en mogelijkheden als elke andere willekeurige aanbieder. Vaak hebben zij wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de locale situatie en de geringere reisafstanden. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert.

8


Voor wat betreft de categorie werken wordt gewerkt met een voorkeurslijst een dynamische shortlist. Deze shortlist kan wordt aan de hand van de inschrijvende leveranciers bij openbare aanbestedingen en op basis van de geleverde prestaties van de opdrachtnemers dynamisch gehouden. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen. Het evaluatieformulier zal worden gebruikt om de prestaties van de opdrachtnemers te beoordelen. Een slechte prestatie kan ertoe leiden dat een leverancier van de shortlist verwijderd wordt. 3.4.

Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op de verwerving door de gemeentelijke organisatie van alle goederen, diensten en werken. De procedure treedt in werking per 1 januari 2005 en is geldig voor onbepaalde tijd. De eventueel noodzakelijke toepassing van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is geïntegreerd in deze inkoop- en aanbestedingsprocedure. De inkoop- en aanbestedingsprocedure dient tenminste eenmaal per 3 jaar geëvalueerd te worden. Door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie dient de procedure zo nodig geactualiseerd te worden.

2004

9


4.

PROCEDURE LEVERINGEN Definitie levering:

een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.

De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de levering en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. 4.1.

Procedure De te kiezen inkoopprocedure bij leveringen wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Categorie A B C D

Raming (excl BTW) €0– € 10.000 € 10.000 – 100.000 € 100.000 – € 236.945 > € 236.945

Hefboom producten Concurrentie

Routine producten Efficiency

Strategische producten Samenwerken

Knelpunt producten Zekerstellen

Selectie door

Selectie in overleg met

1 offerte

1 offerte

1 offerte (x2)

1 offerte (x2)

budgethouder

afdelingshoofd

minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding


budgethouder

afdelingshoofd

budgethouder

afdelingshoofd & portefeuillehouder

X

X

minimaal 3 minimaal 3 offertes offertes minimaal 4 minimaal 4 offertes offertes Europese Europese aanbesteding aanbesteding

x1) indien mogelijk

x2) meer indien mogelijk

De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging TOTALE WAARDE OPDRACHT

= = = =

€………..,€………..,€………..,€………..,-

Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. 4.2.

Specificatie product Een specificatie voor een product is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.

2004

10


De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol inkooptraject en is zeker geen zaak om aan de leverancier over te laten! Voor leveringen van categorie A is minimaal een volledige productbeschrijving noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor leveringen van categorie B, C en D is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk. 4.3.

Selectie leverancier Het selectieproces selecteert de leverancier, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële leveranciers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen leveranciers), uitdagend (nieuwe en bestaande leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Productkennis, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. De selectie van de leverancier vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante leveranciers uit de shortlist. Indien een potentiële leverancier geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere leverancier uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle leveranciers in alle opzichten gelijkwaardig. De offerteaanvraag bevat: ° de opgestelde specificatie ° een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier) ° een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren ° een verwijzing naar het van toepassing zijn van de inkoopvoorwaarden voor leveringen ° een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen.

2004

11


Bij voorkeur krijgen de potentiële leveranciers de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ geanonimiseerd opgestuurd aan alle potentiële leveranciers, op een dusdanige wijze dat iedere leverancier over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurleverancier uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste leveranciers tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten. 4.4.

Evaluatie inkoopprocedure Na het doorlopen van de inkoopprocedure wordt de gevolgde procedure geëvalueerd. De voor verbetering vatbare punten die hieruit naar voren komen of andere nieuwe kennis worden centraal geregistreerd, zodat deze zaken bij een volgende procedure verbeterd kunnen worden.

2004

12


5.

PROCEDURE DIENSTEN Definitie diensten:

een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten, zijnde alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en).

De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). 5.1.

Procedure De te kiezen inkoopprocedure voor diensten wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Categorie A B C D

Raming (excl BTW) €0– € 10.000 € 10.000 – 100.000 € 100.000 – € 236.945 > € 236.945





Selectie door


1 offerte

1 offerte

1 offerte (x2)

1 offerte (x2)

budgethouder

afdelingshoofd



budgethouder

afdelingshoofd

minimaal 3 minimaal 3 offertes offertes minimaal 4 minimaal 4 offertes offertes Europese Europese aanbesteding aanbesteding

x1) indien mogelijk

afdelingshoofd & budgethouder portefeuillehouder X

X


De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging TOTALE WAARDE OPDRACHT

= = = =

€………..,€………..,€………..,€………..,-

Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang / hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde dienstverlener worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een dienstverlener, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (ook hier waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure worden aanbesteed.

2004

13


5.2.

Specificatie diensten Een specificatie voor een dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren dienstverlener dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. De specificatie dient objectief zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel specificeren wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet, waar mogelijk, vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een veel grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat. De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke dienstverleners uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Indien een toelichting of een presentatie van de dienstverleners noodzakelijk geacht wordt in het selectieproces, zal dit inhoudelijk beschreven toegevoegd moeten worden in het programma van eisen. Om controle en grip te houden over de dienstverlening die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Het opstellen hiervan is geen taak voor de dienstverlener! Voor diensten van categorie A is minimaal een volledige beschrijving van de gewenste dienstverlening noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten van categorie B, C en D is een functioneel opgesteld programma van Eisen noodzakelijk.

5.3.

Selectie dienstverlener Het selectieproces selecteert de dienstverlener, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële dienstverleners, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat dienstverleners, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen dienstverleners), uitdagend (nieuwe en bestaande) en kwalitatief voldoende (dienstverlener moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagde diensten te kunnen leveren). Kennis over de gewenste dienstverlening, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen.

2004

14


Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. De selectie van de dienstverlener vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante dienstverleners uit de shortlist. Indien een potentiële dienstverlener geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle dienstverleners in alle opzichten gelijkwaardig. De offerteaanvraag bevat: ° de opgestelde specificatie ° een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of dienstverlener) ° een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren ° een verwijzing naar het van toepassing zijn van de inkoopvoorwaarden voor diensten ° een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen. Bij voorkeur krijgen de potentiële dienstverleners de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ opgestuurd aan alle potentiële dienstverleners, op een dusdanige wijze dat iedere dienstverlener over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurdienstverlener uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste dienstverleners tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten. 5.4


2004

15


6.

PROCEDURE WERKEN Definitie werken:

het realiseren van producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen.

Onder werken wordt derhalve verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen) bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen) bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken maar onder diensten. 6.1.

Procedure De te kiezen aanbestedingsprocedure voor werken wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Categorie A B C D

Raming (excl BTW) €0– € 25.000 € 25.000 – 250.000 € 250.000 – € 5.923.624 > € 5.923.624





Selectie door


1 offerte

1 offerte

1 offerte (x2

1 offerte (x2)

budgethouder

afdelingshoofd



budgethouder

afdelingshoofd & portefeuillehouder

X

X

X

X

minimaal 3 minimaal 3 offertes offertes Openbare Openbare aanbesteding aanbesteding Europese Europese aanbesteding aanbesteding

x1) indien mogelijk


De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging / meerwerk TOTALE WAARDE OPDRACHT

= = = =

€………..,€………..,€………..,€………..,-

Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Indien ervoor gekozen wordt om een bijzondere aanbestedingsvorm toe te passen, dan dient hiervoor formele toestemming van het college verkregen te worden. Aanbestedingsvormen voor geïntegreerde samenwerking, zoals bijvoorbeeld het bouwteam en de innovatieve vormen Design & Construct en Turnkey kunnen toegepast worden voor categorie C en D. Door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, wordt aan de marktpartijen meer ruimte gegeven, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessantere aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijke risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico’s daar neer te leggen daar waar ze best kunnen worden beheerst. Deze aanpak stelt wel hogere eisen aan zowel de marktpartijen als aan de gemeente.

2004

16


Bij de innovatieve aanbestedingsvormen wordt de aanbestedingsprocedure in principe normaal gevolgd. Bij het bouwteam-model, komt de prijsstelling niet bij de selectie van partijen tot stand, maar pas in de loop van het (ontwerp)proces. Bij selectie van partijen is dan ook niet bekend welke verplichting er uiteindelijk wordt aangegaan. Het bouwteam-model kan zinvol zijn bij knelpunt- en strategische werken (werken waarbij de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders). De selectie van partijen zal plaats moeten vinden op voornamelijk kwalitatieve gunningcriteria van de te contracteren partijen en minder op de inhoudelijke kant van het werk. De procedure voor het inkopen van diensten is daarom hierop van toepassing. Naast de beschreven aanbestedingsvormen zijn er nog de volgende procedures: -General Contracting; de opdrachtnemer sluit hierbij een contract met de verschillende ontwerp- en uitvoeringspartners. De opdrachtgever heeft alleen een contract met de general contractor, maar heeft wel inspraak op de keuze van de partners. -BOT-constructie; de opdrachtgever sluit een contract met een marktpartij die voor een bepaalde periode een concessie krijgt om een werk te ontwikkelen, te financieren, te beheren en te exploiteren. -PPS-constructie; de opdrachtgever sluit een contract met een marktpartij die de opdracht krijgt om een werk te ontwikkelen, te financieren, te beheren en te verhuren aan de opdrachtgever. Deze vormen komen beperkt voor bij de gemeente Drimmelen. De reden hiervoor is dat deze vormen inkooptechnisch meestal niet interessant zijn, omdat er teveel macht / controle op de situatie in een vroegtijdig stadium door de gemeente uit handen wordt gegeven. Wel kan het, met name bij bouwprojecten, voorkomen dat het idee van general contracting deels wordt toegepast, door een bouwmanagementbureau als general contractor op te laten treden voor alle betrokken ontwerpende partijen (architecten en adviseurs). Als vast onderdeel van de aanbestedingsprocedure wordt elk gerealiseerd werk direct na afloop geëvalueerd. Deze evaluatie wordt uitgevoerd door de opdrachtgever en schriftelijk vastgelegd. 6.2.

Specificatie werken Een specificatie wordt opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek: het standaardbestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk alleen hoeft uit te voeren. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast bij de categorie D en, of in combinatie met, een innovatieve aanbestedingsvorm. Indien zowel een functionele als een technische omschrijving wordt gebruikt, het technische deel leidend voor de onderdelen waarvoor het is uitgewerkt. Voor de aanbesteding van werken met een beperkte omvang (categorie A) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor aanbestedingen uit de categorie B t/m D dient bij civiel- en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAW-systematiek en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek te worden opgesteld. Voor toepassen van (delen van) standaardregelingen kan gebruikt gemaakt worden van de SR (architecten), de RVOI (adviseurs) en de UAV (uitvoering).

2004

17


Om controle en grip te houden op de werken die uitgevoerd worden, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van het bestek bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject. 6.3.

Selectie aannemer Het selectieproces selecteert de aannemer, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan het opgestelde bestek, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële aannemers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat aannemers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen aannemers), uitdagend (nieuwe en bestaande aannemers) en kwalitatief voldoende (aannemer moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om het werk te kunnen realiseren). Kennis over het werk, marktkennis, eigen ervaringen en ervaringen van anderen met betrekking tot gebleken geschiktheid, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij openbare aanbestedingen is er uiteraard geen sprake van een shortlist. Voor wat betreft de categorie werken kan de shortlist worden samengesteld aan de hand van de inschrijvende leveranciers bij openbare aanbestedingen. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier of proces verbaal van aanbesteding vast te leggen. Partijen (of partijen die hieraan gelieerd zijn) die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van het bestek) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht voor realisatie. De selectie van de aannemer vindt, met uitzondering van enkelvoudige aanbestedingen, plaats volgens de voorschriften van de, conform het advies van de VNG aangepaste versie van het ‘Uniform Aanbestedingsreglement, versie 2001’ (UAR 2001). Het is toegestaan bepaalde artikelen van de UAR 2001 voor een aanbesteding niet van toepassing te verklaren (bijvoorbeeld artikel 42 en 43: het niet vergoeden van de inschrijvingskosten). De vragen en antwoorden via de ‘ Nota van Inlichtingen’ dienen in principe geheel schriftelijk plaats te vinden. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de UAR 2001. Enkelvoudige aanbestedingen vinden plaats conform de selectiemethode bij leveringen. Bij het traditioneel aanbesteden liggen de kwalitatieve aspecten van het uit te voeren werk gedetailleerd verankerd in het bestek en is de prijs de voornaamste of de enige gunningfactor. Bij innovatieve aanbestedingsvormen echter vormen kwalitatieve aspecten een zeer belangrijke rol bij de gunningfactoren. Alle in behandeling genomen geldige aanbiedingen worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Voor aanbestedingen waarbij de UAR niet van toepassing wordt verklaard, zoals bij enkelvoudige aanbestedingen is onderhandeling na inschrijving over het algemeen nuttig en noodzakelijk. Onderhandelingen in de UAR procedure zijn alleen toegestaan en noodzakelijk indien de waarde van de laagste inschrijving hoger is dan de begroting. Bij een Europese procedure zijn onderhandelingen over het algemeen niet toegestaan.

2004

18


6.4.


2004

19


7. 7.1.

ALGEMEEN Behoeftebepaling Om de door de gemeente vastgestelde programma- en productdoelen te realiseren ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen ingevuld worden door werkzaamheden zelf uit te voeren of door producten, diensten van externe partijen te betrekken of werken door externe partijen uit te laten voeren. Een inkooptraject is dan het directe gevolg van de behoefte van de gemeente. De budgethouder dient telkens kritisch te kijken naar de vertaling van een behoefte naar een inkooptraject. Een goede probleemanalyse is van groot belang. Er dient een afweging gemaakt te worden tussen het zelf uitvoeren en het uitbesteden aan derden (make or buy). Deze afweging is gebaseerd op beleidsmatige, strategische, productinhoudelijke, organisatorische, risicomatige en financiële overwegingen. Dit is een dynamisch proces waarbij de afwegingen in de loop van de tijd kunnen wijzigen door bijvoorbeeld destijds de invoering van het BTW compensatie fonds (inkoop wordt relatief goedkoper dan zelf uitvoeren) of door gewijzigd beleid of veranderde marktomstandigheden. Bij het besluit voor het van derden betrekken of het door derden uit te laten voeren van zaken moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders als gedetailleerd) mogelijk ingevuld worden. De behoeftebepaling moet daarom vooral functioneel en eindresultaatgericht zijn. Het is hier niet van belang welke oplossing gekozen wordt, maar vooral aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject.

7.2.

Taakverdeling en inkoopteams De inkoop van producten, diensten en werken zijn primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouders. Zij hebben een taakstelling voor de realisatie van het product. Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, kunnen budgethouders specialistisch ondersteund worden. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning. Voor het realiseren van resultaatgerichte inkoop- en aanbestedingtrajecten is de taakverdeling bij de inkoop- en aanbestedingsprocessen van de verschillende disciplines in de organisatie uitdrukkelijk bepaald. In grote lijnen is het de primaire taak voor de betreffende budgethouder om conform de gemeentelijke regelingen te bepalen wat er ingekocht wordt en is het de primaire taak van team inkoop te bepalen bij wie en hoe er ingekocht wordt. Het team inkoop wordt minimaal gevormd door een vakinhoudelijk deskundige van de gemeente zelf en een controlerende persoon. Deze kunnen indien nodig ondersteund worden door een extern vakinhoudelijk deskundige en/of een inkoopadviseur. Bij een groot gedeelte van het totale proces ondersteunen zij elkaar echter over en weer, waardoor de kwaliteit van het inkoopproces op een hoger plan komt en de integriteit beter gewaarborgd wordt. De taakverdeling tussen de budgethouder enerzijds en team inkoop anderzijds bij de verschillende fasen van de inkoop- en aanbestedingsprocessen is vastgelegd in de bijlage. Bij de inkoop van de grotere leveringen, diensten en werken (categorie D) wordt sterk aanbevolen de verschillende disciplines in de vorm van een multidisciplinair, projectmatig werkend, inkoopteam het inkoopproces te laten doorlopen. De verschillende disciplines voegen in het inkoopteam ieder hun eigen deskundigheid toe. Het is van belang het inkoopteam al te laten functioneren in de specificatiefase. Na het afsluiten van het contract kan het betreffende inkoopteam opgeheven worden. Voor de regeling van bevoegdheden van functionarissen wordt hier verwezen naar de geldende mandaatregeling en/of budgetregeling van de gemeente.

2004

20


7.3.

Inkoopvoorwaarden Producten, diensten en werken worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de gemeente. In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende gemeente. De gemeente bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities. Hiervoor zijn speciaal voor de gemeente per categorie (leveringen, diensten en werken) ‘Inkoopvoorwaarden Gemeente Drimmelen’ ontwikkeld. Deze zijn in de bijlage opgenomen. Bij hefboom- en routineproducten is het relatief eenvoudig om er voor te zorgen dat de eigen inkoopvoorwaarden toegepast worden. De gemeente zorgt er voor dat de inkoopvoorwaarden bij de eerste officiële stap naar de externe partijen (dat is de schriftelijke offerteaanvraag) van toepassing worden verklaard en eventuele voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Het is dan zeer moeilijk voor de externe partij om de inkoopvoorwaarden van de gemeente te verwerpen. Het meest doeltreffend is om de bovenstaande bepaling op te nemen in de specificatie, het bestek of het programma van eisen en een kopie van de inkoopvoorwaarden mee te sturen bij de offerteaanvraag. Bij strategische en knelpuntproducten is het vaak moeilijk tot onmogelijk om de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing te laten zijn, de macht tijdens het inkoopproces ligt immers vooral bij de externe partij. De externe partij levert vaak alleen onder zijn verkoopcondities of anders niet. Vooral bij strategische producten zal via onderhandeling en overleg een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verkoopvoorwaarden van de externe partij en de inkoopvoorwaarden van de gemeente (maatwerk). Bij knelpuntproducten is acceptatie van verkoopvoorwaarden meestal onontkoombaar, toch altijd trachten te onderhandelen. Indien bij het opstellen van de specificatie van werken de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden.

7.4.

Contracteren Na de officiële gunning door de daartoe bevoegde functionaris (zie geldende mandaatregeling en/of budgetregeling) wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd. Voor leveringen, diensten en werken van categorie A is een schriftelijke bevestiging van de opdracht per brief of opdrachtbon met verwijzing naar de specificatie of het bestek, de inkoopvoorwaarden en de offerte voldoende. Voor leveringen, diensten en werken van categorie B, C en D is door beide partijen ondertekend contract noodzakelijk. Een contract is niets meer en niets minder dan een schriftelijk vastlegging van een overeenkomst, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. Het grootste en verreweg het belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat reeds op schrift in de vorm van de specificatie of het bestek, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de inkoopvoorwaarden. In het contract moeten derhalve deze zaken van toepassing verklaard worden. Op basis van artikel 171 gemeentewet is hiertoe slechts de burgemeesterr bevoegd contracten te ondertekenen; tenzij anders is bepaald (mandaatregeling).

2004

21


De volgende zaken moeten in elk geval in het contract geregeld worden indien zij ontbreken in bovenstaande documenten: ° ° ° ° ° ° ° ° ° 7.5.

Product-, dienst-, of werkbeschrijving, kwaliteitseisen, eigenschappen, eindresultaten, normen etc. Garantievoorwaarden Prijsstelling, kortingen, methode van eventuele toekomstige prijsaanpassingen Wijze van bestellen (ook bevoegdheden), leveren, eigendomsoverdracht, goedkeuring, acceptatie, reclamaties Wijze van facturatie, betaaltermijnen, eventueel te overleggen bankgaranties Boete- en of premieregeling Looptijd van het contract, wijze van beëindiging Geldende (inkoop)voorwaarden Geschillenregeling

Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De toe te passen inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald door de gestelde procedures bij leveringen, diensten en werken. De interpretatie hiervan wordt uitgevoerd door het team inkoop. Het is toegestaan een meer uitgebreide procedure (hogere categorie) toe te passen dan is voorgeschreven. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure (lagere categorie) of het toepassen bij werken van een aanbestedingsvorm voor geïntegreerde samenwerking (bouwteam, design & construct en turnkey) kan uitsluitend na toestemming van het college. Deze toestemming dient vooraf duidelijk gemotiveerd aangevraagd te worden bij het college door de budgethouder samen met het team inkoop. Er dient voldoende tijd en budget gereserveerd te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en / of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van de procedure. Wanneer het om dringende spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal dit ook vooraf gemotiveerd aangevraagd moeten worden bij het college door de budgethouder samen met het team inkoop.

7.6.

Dossiervorming De budgethouder is verantwoordelijk voor de juiste dossiervorming bij een inkooptraject. De documenten die minimaal bewaard moeten worden zijn: • Opdrachtomschrijving (programma van eisen / bestek / aanbestedingsadvertentie); • Collegebesluit; (indien van toepassing) • Nota van inlichtingen met antwoorden; (indien van toepassing) • Ingediende offertes / inschrijfbiljetten openbare aanbestedingen; • Beoordelingsmatrix offertevergelijk / beargumentering keuze; (indien van toepassing) • Opdrachtverstrekking (overeenkomst / schriftelijke opdrachtbevestiging); • Correspondentie met kandidaten tijdens inkoopprocedure; • Financieel overzicht; • Financiële eindverantwoording; • Evaluatieformulier geleverde prestatie leverancier(s) met daarin: o Budgettering; o Lijst aangeschreven kandidaten; o Proces verbaal (Overzicht van kandidaten die offerte hebben ingediend met inschrijfsommen);

2004

22


7.7.

Praktische toepassing procedure Voor de juiste praktische toepassing van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure is een aantal instrumenten ontwikkeld: • Handleiding inkoopbeleid (zie bijlage 5) In deze handleiding is in samengevatte vorm de hoofdpunten van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure puntsgewijs weergegeven. • Overzicht indeling typen inkooptrajecten (zie bijlage 6) In dit overzicht is per afdeling een aantal mogelijke inkooptrajecten opgesomd, waarbij is aangegeven of het een levering, dienst of werk betreft. • Evaluatieformulier (zie bijlage 7) Middels dit formulier kan het op juiste wijze doorlopen van het inkooptraject inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast kan dit formulier worden gebruikt als dossiervoorblad en om de beoordeling van de inkoopprocedure en de uitvoering van de opdracht vast te leggen.

2004

23


BIJLAGE 1 Taakverdeling bij inkoop- en aanbestedingsprocessen

2004

24


BIJLAGE 1. Taakverdeling bij inkoop- en aanbestedingsprocessen Fasen in het inkoop- en aanbestedingsproces

Mogelijke adviserende taak

Opmerkingen

Budgethouder

Inkoopadviseur

Volgens richtlijnen

Bepaling inkoopwaarde

Budgethouder

Inkoopadviseur

Zo nodig oriëntatie offerte/raming

Budgetaanvraag Specificatie Opstellen specificatie, bestek of Programma van Eisen Opstellen productomschrijving Opstellen omschrijving diensten Opstellen werkomschrijving Selectie

Budgethouder

Voortraject inkoopproces Behoeftebepaling Bepaling inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure

Bepaling gegadigde(n) (shortlist)

Uitvoerende taak

Budgethouder

Budgethouder Budgethouder Budgethouder Budgethouder

Budgethouder

Publicatie / offerteaanvraag Beoordeling voorselectie Nota van inlichtingen Aanbestedingsbijeenkomst Controle stukken Offerteanalyse en beoordeling Onderhandelingen Europese procedure Contracteren

Budgethouder Budgethouder Budgethouder Budgethouder Budgethouder Budgethouder Budgethouder Inkoopadviseur

Opstellen concept contract

Budgethouder

Gunningprocedure Opdrachtverstrekking Bestellen – Bewaken - Nazorg Alle werkzaamheden Evaluatie Evaluatie inkoopprocedure Dossiervorming

Budgethouder Budgethouder

2004

Inkoopadviseur Bij leveringen categorie A Bij diensten categorie A Bij werken categorie A Afdelingshoofd, Portefeuillehouder, Inkoopadviseur Inkoopadviseur Inkoopadviseur Inkoopadviseur Wethouder, Inkoopadviseur Inkoopadviseur Inkoopadviseur Inkoopadviseur

Bij onderhandse aanbestedingen

Mits toegestaan Indien wettelijk verplicht

Inkoopadviseur, Juridisch Adviseur

Budgethouder Budgethouder

Inkoopadviseur

25


BIJLAGE 2 Inkoopvoorwaarden gemeente Drimmelen

2004

26


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot leveringen

Gemeente Drimmelen

vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders, in samenwerking met Inkoopbureau West-Brabant.

2004

27


Inhoudsopgave leveringen Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid Artikel 3 Uitnodiging en offerte Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht Artikel 5 Relevante informatie Artikel 6 Leiding en toezicht Artikel 7 Hoedanigheid producten Artikel 8 Garanties Artikel 9 Verzekering Artikel 10 Keuring en controle Artikel 11 Aflevering Artikel 12 Eigendom en risico Artikel 13 De Prijs Artikel 14 Betalingen Artikel 15 Overdracht rechten en verplichtingen Artikel 16 Geheimhouding Artikel 17 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan Artikel 18 Onmiddellijke einde en ontbinding van de overeenkomst Artikel 19 Publiekrechtelijke verplichting

2004

1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 5 5

28


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot leveringen Artikel 1 Definities In deze inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: Gemeente: De gemeente Drimmelen, de gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. Inkoopvoorwaarden: Onderhavige Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot leveringen. Leverancier: De wederpartij van de gemeente bij de overeenkomst. Leveringen: De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Offerte: Een door de leverancier schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6: 217 Burgerlijk Wetboek (BW). Opdrachtverlening: Een door de gemeente in de zin van artikel 6: 217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de offerte. Overeenkomst: De - met betrekking tot de leveringen - schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente en de leverancier waar onderhavige inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken. Partijen: Partijen bij de overeenkomst, gemeente en leverancier gezamenlijk. Producten: Alle door een leverancier aan de gemeente af te leveren producten, daaronder te verstaan zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Uitnodiging: Een schriftelijk verzoek van de gemeente aan de leverancier om een offerte uit te brengen. Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op elke door de gemeente aangegane overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (pré-contractuele) relatie tussen de gemeente en de leverancier voorafgaande aan het totstandkomen van de overeenkomst. 2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden die de leverancier gebruikt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. 3. Afwijking van deze inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien en voorzover schriftelijk tussen partijen is overeengekomen, danwel indien de gemeente voorafgaande aan de uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de inkoopvoorwaarden over te (zullen) gaan. 4. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen c.q. verbintenissen uit de overeenkomst boven de inkoopvoorwaarden. Artikel 3 Uitnodiging en offerte 1. Een uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de gemeente is gedaan. 2. Een offerte is slechts geldig als zij schriftelijk is gedaan. 3. Een offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste dertig (30) dagen nadat de offerte de gemeente heeft bereikt. 4. Een offerte is steeds deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de uitnodiging.

2004

29


Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht 1. Een overeenkomst komt slechts tot stand doordat de gemeente de offerte aanvaardt door middel van een schriftelijke opdrachtverlening. 2. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het recht van een ander land op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Geschillen omtrent de overeenkomst worden - nadat partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de gemeente is gelegen. 4. Toepasselijkheid van het ‘Weens Koopverdrag’ op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. Artikel 5 Relevante informatie 1. De leverancier geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante informatie en/of gegevens hij van de gemeente verlangt met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst. 2. In geval de leverancier - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/of verweer gegrond op informatieplicht schending door de gemeente toe. Artikel 6 Leiding en toezicht 1. De in het kader van de (uitvoering van de) overeenkomst c.q. leveringen in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van de leverancier. De gemeente draagt terzake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid. 2. De leverancier vrijwaart de gemeente voor eventuele jegens de gemeente ingestelde ‘werknemers-aanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) overeenkomst c.q. de leveringen in te schakelen - natuurlijke personen. Artikel 7 Hoedanigheid producten 1. De afgeleverde c.q. af te leveren producten (goederen) moeten aan de overeenkomst beantwoorden. Zulks wordt gegarandeerd door de leverancier. 2. De producten beantwoorden niet aan de overeenkomst, indien zij niet de eigenschappen en kenmerken bezitten die de gemeente op grond van de overeenkomst mocht verwachten. 3. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de producten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en afwerking te voldoen. Voorts dienen de producten te allen tijde aan de wettelijke voorschriften terzake te voldoen. Artikel 8 (Overige) Garanties 1. Leverancier garandeert dat de door hem te leveren producten geheel compleet en voor gebruik gereed zijn. Alle voor het gebruik van de producten door de gemeente benodigde onderdelen, hulpmaterialen, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken worden door de leverancier meegeleverd. 2. Leverancier garandeert dat de producten voldoen aan de wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid. 3. De leverancier garandeert het vrije en ongestoorde genot en gebruik door de gemeente van de producten. De leverancier vrijwaart de gemeente tegen financiële gevolgen van aanspraken van derden op de producten, bijvoorbeeld wegens inbreuk op hun intellectuele en/of industriële eigendomsrechten.

2004

30


4. De leverancier garandeert dat hij en zijn personeelsleden te allen tijde alle door de centrale overheid en de gemeente vastgestelde relevante wet- en regelgeving - bijvoorbeeld betreffende kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid - zullen naleven bij de uitvoering van de overeenkomst. 5. De leverancier garandeert dat hij en zijn personeelsleden de door de gemeente vastgestelde bedrijfsvoorschriften en -reglementen strikt zullen naleven. Artikel 9 Verzekering De gemeente heeft het recht van de leverancier te verlangen een verzekering af te sluiten en gesloten te houden ter dekking van eventuele risico’s verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 10 Keuring en controle De leverancier zal de gemeente op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om de producten te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren. Artikel 11 Aflevering 1. De leverancier zal de producten binnen de in de overeenkomst vastgelegde termijn, op de overeengekomen plaats en wijze afleveren. 2. Het moment van feitelijke aflevering van de producten door de leverancier dan wel daarmee gepaard gaande handelingen zoals bijvoorbeeld de aftekening van (pak-)bonnen en/of werkbriefjes houdt niet zondermeer acceptatie c.q. goedkeuring van de producten door de gemeente in. De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk te allen tijde het recht voor om na datum feitelijke aflevering de producten te keuren en te controleren, de producten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomend geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst. 3. Indien de gemeente de producten na aflevering afkeurt of bij controle niet akkoord bevindt, zal de leverancier ze binnen twee weken nadat de gemeente hem dit heeft meegedeeld op eigen kosten bij de gemeente afhalen. Artikel 12 Eigendom en risico 1. De eigendom van de producten gaat over op de gemeente nadat deze zijn afgeleverd aan de gemeente en zonodig gemonteerd en/of geïnstalleerd. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel, zijn de producten voor risico van de gemeente vanaf het tijdstip van aflevering. 3. Indien de gemeente de producten afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede gronden het recht op ontbinding van de overeenkomst of op vervanging van de producten inroept, blijven zij voor risico van de leverancier. Artikel 13 De prijs 1. De prijs voor de producten zoals vermeld in de overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/of indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, die door de leverancier in verband met de producten zijn of worden gemaakt. 2. De prijs is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. 3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan haar schriftelijke goedkeuring heeft gegeven.

2004

31


Artikel 14 Betalingen 1. Betalingen door de gemeente van de prijs vinden slechts plaats op basis van een door de leverancier deugdelijk gespecificeerde - d.w.z. een naar aard en hoeveelheid van de afgeleverde producten gespecificeerde - factuur. Niet-gespecificeerde facturen worden niet in behandeling genomen. 2. De gemeente betaalt de in lid 1 genoemde factuur binnen dertig (30) dagen nadat zij voornoemde factuur heeft ontvangen, eventueel de producten heeft gekeurd en gecontroleerd èn geconstateerd heeft dat de producten naar haar genoegen zijn afgeleverd. Artikel 15 Overdracht rechten en verplichtingen De leverancier is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 16 Geheimhouding De leverancier zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst alsmede overige bedrijfsinformatie van en/of omtrent de gemeente geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken dan na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeente. Artikel 17 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan 1. Ingeval de producten niet beantwoorden aan de overeenkomst en/of indien aflevering van de producten niet binnen de overeengekomen termijn en/of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/of in geval de leverancier anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de overeenkomst door de leverancier. 2. In geval van niet-nakoming van de overeenkomst door de leverancier, zal de gemeente behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is - de leverancier door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat de leverancier de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van de leverancier. Indien de leverancier niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim. 3. In geval de leverancier - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de leverancier kan ontlenen waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd: a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de levering van de producten en/of het herstel van de niet-nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de leverancier te verhalen. b. De overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan de leverancier geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden. 4. De leverancier vrijwaart de gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door de leverancier en/of verband houdend met onrechtmatige handelingen c.q. fouten van de leverancier in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 18 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst 1. De overeenkomst eindigt zonder dat een opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of wat voor (rechts-) handeling dan ook door de gemeente nodig zal zijn: a. In het geval van faillissement van de leverancier. b. In het geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van de leverancier. c. Wanneer de leverancier feitelijk zijn onderneming staakt c.q. zijn ondernemersactiviteiten feitelijk beëindigt en/of heeft beëindigd.

2004

32


2. De gemeente heeft het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden: a. Wanneer door de leverancier in het kader van een aanbestedingsprocedure prijsafspraken zijn gemaakt met collega-leveranciers c.q. concurrenten. b. In geval van surséance van betaling van de leverancier. c. Door de leverancier of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de gemeente. Artikel 19 Publiekrechtelijke verplichtingen Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de gemeente rustende verplichtingen.

2004

33


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten

Gemeente Drimmelen


2004

34


Inhoudsopgave diensten Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid Artikel 3 Uitnodiging en offerte Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht Artikel 5 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en –regelingen Artikel 6 Opdracht Artikel 7 Relevante informatie Artikel 8 Leiding en toezicht Artikel 9 Ketenaansprakelijkheid Artikel 10 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming Artikel 11 State of the art Artikel 12 Garanties Artikel 13 Verzekering Artikel 14 Keuring en controle Artikel 15 Uitvoering en oplevering Artikel 16 De Prijs Artikel 17 Betalingen Artikel 18 Overdracht rechten en verplichtingen Artikel 19 Geheimhouding en rechthebbende op goederen Artikel 20 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan Artikel 21 Onmiddellijke einde en ontbinding van de overeenkomst Artikel 22 Publiekrechtelijke verplichting

2004

1 1 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6

35


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten Artikel 1 Definities In deze inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: Acceptatie:

Diensten:

Dienstverlener: Gemeente: Inkoopvoorwaarden: Leveringen:

Offerte: Opdrachtverlening: Overeenkomst:

Partijen: Uitnodiging: Werk:

Een in het voorkomend geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen door de gemeente aan de dienstverlener schriftelijk gedane mededeling dat de diensten naar het oordeel van de gemeente naar behoren zijn opgeleverd. Alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en). De wederpartij van de gemeente bij de overeenkomst. De gemeente Drimmelen, de gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. Onderhavige Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten. De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van produkten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Een door de dienstverlener schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6: 217 Burgerlijk Wetboek (BW). Een door de gemeente in de zin van artikel 6: 217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de offerte. De - met betrekking tot de diensten - schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente en de dienstverlener waar onderhavige inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken. Partijen bij de overeenkomst, gemeente en dienstverlener gezamenlijk. Een schriftelijk verzoek van de gemeente aan de dienstverlener om een offerte uit te brengen. Het produkt van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op elke door de gemeente aangegane overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (pré-contractuele) relatie tussen de gemeente en de dienstverlener voorafgaande aan het totstandkomen van de overeenkomst. 2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden die de dienstverlener gebruikt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. 3. Afwijking van deze inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien en voorzover schriftelijk tussen partijen is overeengekomen, danwel indien de gemeente voorafgaande aan de uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de inkoopvoorwaarden over te (zullen) gaan. 4. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen c.q. verbintenissen uit de overeenkomst boven de inkoopvoorwaarden.

2004

36


Artikel 3 Uitnodiging en offerte 1. Een uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de gemeente is gedaan. 2. Een offerte is slechts geldig als zij schriftelijk is gedaan. 3. Een offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste dertig (30) dagen nadat de offerte de gemeente heeft bereikt. 4. Een offerte is steeds deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de uitnodiging. Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht 1. Een overeenkomst komt slechts tot stand doordat de gemeente de offerte aanvaardt door middel van een schriftelijke opdrachtverlening. 2. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het recht van een ander land op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Geschillen omtrent de overeenkomst worden - nadat partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de gemeente is gelegen. Artikel 5 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en -regelingen Markt- en branchespecifieke standaardvoorwaarden en -regelingen zoals bijvoorbeeld de UAV1989 en/of de RVOI 2001 vinden slechts toepassing wanneer daarnaar verwezen wordt in de overeenkomst. Artikel 6 Opdracht Diensten worden verricht op basis van (een overeenkomst van) ‘opdracht’ in de zin van Afdeling 1, Titel 7, Boek 7 BW. Artikel 7 Relevante informatie 1. De dienstverlener geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante informatie en/of gegevens hij van de gemeente verlangt met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst. 2. In geval de dienstverlener - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/of verweer gegrond op informatieplicht schending door de gemeente toe. Artikel 8 Leiding en toezicht 1. De in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van de dienstverlener. De gemeente draagt terzake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid. 2. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor eventuele jegens de gemeente ingestelde ‘werknemers-aanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen - natuurlijke personen. Artikel 9 Ketenaansprakelijkheid 1. De dienstverlener vrijwaart de gemeente in het voorkomende geval voor aanspraken van het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) of de Ontvanger der Rijksbelastingen in verband met de betaling door de dienstverlener of diens onderaannemers van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen die verschuldigd worden in verband met de diensten. De gemeente is te allen tijde bevoegd voornoemde loonbelasting en premies van de aanneemsom in te houden en rechtstreeks aan het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) en/of de Ontvanger der Rijksbelastingen te voldoen.

2004

37


2. De dienstverlener zal in het voorkomende geval het daarmee verband houdende gedeelte van facturen van zijn onderaannemers uitsluitend storten op geblokkeerde (G-) rekeningen van zijn onderaannemers, dan wel - indien zulks tussen hen is overeengekomen - direct aan de betreffende Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen dan wel de Ontvanger en de dienstverlener zal er op toezien dat de onderaannemers hun onderaannemers op een zelfde wijze zullen betalen. 3. De gemeente heeft in het voorkomende geval te allen tijde het recht de door de dienstverlener terzake van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen waarvoor de gemeente als eigenbouwer ingevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is, aan de dienstverlener te betalen door storting op diens geblokkeerde (G-) rekening. Artikel 10 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming 1. De door de dienstverlener te verrichten diensten moeten aan de overeenkomst beantwoorden. Zulks wordt gegarandeerd door de dienstverlener. 2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de diensten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De gemeente krijgt te allen tijde diensten geleverd welke van een professionele dienstverlener verwacht mogen worden. Artikel 11 ‘State of the art’ 1. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de gehele duur van de overeenkomst beschikken over voldoende expertise en professionaliteit als nodig is om op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. 2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de duur van de overeenkomst over voldoende actuele kennis van vaktechniek(-en) bezitten teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. Artikel 12 (Overige) Garanties 1. De dienstverlener garandeert dat de diensten worden uitgevoerd met inachtneming van alle relevante wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid. 2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden te allen tijde alle door de centrale overheid en de gemeente vastgestelde relevante wet- en regelgeving - bijvoorbeeld betreffende kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid - zullen naleven bij de uitvoering van de overeenkomst. 3. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden de door de gemeente vastgestelde bedrijfsvoorschriften en -reglementen strikt zullen naleven. Artikel 13 Verzekering De gemeente heeft het recht van de dienstverlener te verlangen een verzekering af te sluiten en gesloten te houden ter dekking van eventuele risico’s verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 14 Keuring en controle De dienstverlener zal de gemeente op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om de diensten te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren.

2004

38


Artikel 15 Uitvoering en oplevering 1. De dienstverlener zal de diensten binnen de in de overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren. 2. Feitelijke uitvoering van de diensten door de dienstverlener dan wel daarmee gepaard gaande handelingen zoals bijvoorbeeld de aftekening van werkbriefjes behoudt niet zondermeer goedkeuring van de diensten door de gemeente in. De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk te allen tijde het recht voor om na feitelijke uitvoering de verrichte diensten te keuren en te controleren, de diensten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomend geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst. 3. Onverminderd de rechten van de gemeente verband houdend met ondermeer onderhoudstermijnen en/of garanties en/of de bevoegdheid van de gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst, geschiedt oplevering van de diensten in het voorkomend geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen - door middel van acceptatie van de diensten door de gemeente na melding van de dienstverlener dat de diensten voltooid en voor oplevering gereed zijn. Artikel 16 De prijs 1. De prijs voor de diensten zoals vermeld in de overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/of indirecte kosten zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, die door de dienstverlener in verband met de diensten zijn of worden gemaakt. 2. De prijs is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. 3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. Artikel 17 Betalingen 1. Betalingen door de gemeente van de prijs vinden slechts plaats op basis van een door de dienstverlener deugdelijk gespecificeerde - d.w.z. tenminste naar aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden gespecificeerde - factuur. Niet-gespecificeerde (deel-)facturen worden niet in behandeling genomen. 2. De gemeente betaalt de in lid 1 genoemde (deel-)facturen binnen dertig (30) dagen nadat zij voornoemde facturen heeft ontvangen, eventueel de geleverde diensten heeft gekeurd en/of gecontroleerd èn geconstateerd heeft dat de diensten naar haar genoegen zijn verricht danwel een deel van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden naar haar genoegen is verricht. In het voorkomend geval geschiedt betaling (evenwel) binnen dertig (30) dagen na acceptatie. Artikel 18 Overdracht rechten en verplichtingen De dienstverlener is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 19 Geheimhouding en rechthebbende op goederen 1. De dienstverlener zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst alsmede overige bedrijfsinformatie van en/of omtrent de gemeente geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken dan na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeente. 2. De dienstverlener zal voorts eventuele in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen (zaken en/of vermogensrechten) geheimhouden en de resultaten van zijn werkzaamheden niet openbaar maken dan na verkregen schriftelijke toestemming van de gemeente.

2004

39


3. De gemeente is de exclusieve rechthebbende op alle in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen. Artikel 20 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan 1. Ingeval de diensten niet beantwoorden aan de overeenkomst en/of indien uitvoering en/of oplevering van de diensten niet binnen de overeengekomen termijn en/of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/of in geval de dienstverlener anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener. 2. In geval van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener, zal de gemeente behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is - de dienstverlener door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat de dienstverlener de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van de dienstverlener. Indien de dienstverlener niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim. 3. In geval de dienstverlener - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de dienstverlener kan ontlenen - waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd: a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de diensten en/of het herstel van de nietnakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de dienstverlener te verhalen. b. De overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan de dienstverlener geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden. 4. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door de dienstverlener en/of verband houdend met onrechtmatige handelingen c.q. fouten van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 21 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst 1. De overeenkomst eindigt zonder dat een opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of wat voor (rechts-) handeling dan ook door de gemeente nodig zal zijn: a. In het geval van faillissement van de dienstverlener. b. In het geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van de dienstverlener. c. Wanneer de dienstverlener feitelijk zijn onderneming staakt c.q. zijn ondernemersactiviteiten feitelijk beëindigt en/of heeft beëindigd. 2. De gemeente heeft het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden: a. Wanneer door de dienstverlener in het kader van een aanbestedingsprocedure prijsafspraken zijn gemaakt met collega-dienstverleners c.q. concurrenten. b. In geval van surséance van betaling van de dienstverlener. c. Door de dienstverlener of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de gemeente.

2004

40


Artikel 22 Publiekrechtelijke verplichtingen Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de gemeente rustende verplichtingen.

2004

41


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot werken

Gemeente Drimmelen


2004

42


Inhoudsopgave werken Artikel 1 Definities Artikel 2 Toepasselijkheid Artikel 3 Uitnodiging en offerte Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht Artikel 5 UAV-1989 Artikel 6 Onderaannemers Artikel 7 Relevante informatie Artikel 8 Leiding en toezicht Artikel 9 Directievoering voor derde(n) Artikel 10 Waarschuwingsplicht aannemer Artikel 11 Ketenaansprakelijkheid Artikel 12 Bankgarantie Artikel 13 Verzekeringsplicht aannemer Artikel 14 Kabels en leidingen Artikel 15 Kwaliteit van het werk en de materialen Artikel 16 State of the art Artikel 17 (overige)Garanties Artikel 18 Keuring en controle werk en materialen Artikel 19 Oplevering en acceptatie Artikel 20 De aanneemsom Artikel 21 Betalingen Artikel 22 Overdracht rechten en plichten Artikel 23 Geheimhouding Artikel 24 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan Artikel 25 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst Artikel 26 Publiekrechtelijke verplichtingen

2004

1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7

43


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot (de aanneming van) werken Artikel 1 Definities In deze inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: Aannemer: Acceptatie:

Diensten:

Gemeente: Inkoopvoorwaarden: Leveringen:

Materialen:

Offerte: Opdrachtverlening: Overeenkomst:

Partijen: Uitnodiging: Werk:

De wederpartij van de gemeente bij de overeenkomst. Een door de gemeente aan de aannemer schriftelijk gedane mededeling dat het werk naar het oordeel van de gemeente naar behoren is opgeleverd. Alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en). De gemeente Drimmelen, de gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. Onderhavige Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot (de aanneming van) werken. De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van produkten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. De zaken (stoffelijke objecten) die door de aannemer worden mee- en afgeleverd, geïnstalleerd en/of gemonteerd in het kader van de uitvoering van het werk en/of in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Een door de aannemer schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6: 217 Burgerlijk Wetboek (BW). Een door de gemeente in de zin van artikel 6: 217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de offerte. De schriftelijke aannemingsovereenkomst tussen de gemeente en de aannemer waar onderhavige inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken. Partijen bij de overeenkomst, gemeente en aannemer gezamenlijk. Een schriftelijk verzoek van de gemeente aan de aannemer om een offerte uit te brengen. Het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel - niet zijnde leveringen of diensten - dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op elke door de gemeente aangegane overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (pré-contractuele) relatie tussen de gemeente en de aannemer voorafgaande aan het totstandkomen van de overeenkomst. 2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden die de aannemer gebruikt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. 3. Afwijking van deze inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien en voorzover schriftelijk tussen partijen is overeengekomen, danwel indien de gemeente voorafgaande aan de uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de inkoopvoorwaarden over te (zullen) gaan. 4. Voor de toepasselijkheid van deze inkoopvoorwaarden dient onder personeel van de aannemer tevens te worden verstaan, derden die door de aannemer bij de uitvoering van de overeenkomst zijn of worden betrokken.

2004

44


5. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen c.q. verbintenissen uit de overeenkomst boven de inkoopvoorwaarden. Artikel 3 Uitnodiging en offerte 1. Een uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de gemeente is gedaan. 2. Een offerte is slechts geldig als zij schriftelijk is gedaan. 3. Een offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste dertig (30) dagen nadat de offerte de gemeente heeft bereikt. 4. Een offerte is steeds deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de uitnodiging. Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht 1. Een overeenkomst komt slechts tot stand doordat de gemeente de offerte aanvaardt door middel van een schriftelijke opdrachtverlening. 2. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het recht van een ander land op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Geschillen omtrent de overeenkomst worden - nadat partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de gemeente is gelegen. Artikel 5 UAV-1989 De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van bouwwerken (UAV-1989) of daarmee vergelijkbare voorwaarden vinden slechts (gedeeltelijk) toepassing wanneer daarnaar verwezen wordt in de overeenkomst. Artikel 6 Onderaannemers 1. Door de aannemer in te schakelen onderaannemers behoeven de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de gemeente. 2. De gemeente is te allen tijde bevoegd om haar goedkeuring met betrekking tot onderaannemers in te trekken indien tijdens de door hen uit te voeren werkzaamheden aan de gemeente blijkt dat zij niet in staat zijn het werk of een deel van het werk volgens de overeenkomst uit te voeren. Artikel 7 Relevante informatie 1. De aannemer geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante informatie en/of gegevens hij van de gemeente verlangt met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst. 2. In geval de aannemer - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/of verweer gegrond op informatieplicht schending door de gemeente toe. Artikel 8 Leiding en toezicht 1. De in het kader van de (uitvoering van de) overeenkomst c.q. het werk in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van de aannemer. De gemeente draagt terzake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid. 2. De aannemer vrijwaart de gemeente voor eventuele jegens de gemeente ingestelde ‘werknemers-aanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) overeenkomst c.q. het werk in te schakelen - natuurlijke personen.

2004

45


Artikel 9 Directievoering door derde(n) De gemeente is te allen tijde bevoegd een of meerdere door haar in te schakelen derde(n) te benoemen als degene(n) die belast is/zijn met de directievoering over het werk. Artikel 10 Waarschuwingsplicht aannemer 1. Het werk is nader omschreven in een door of in opdracht van de gemeente vervaardigd(e) bestek, programma van eisen, of opdrachtomschrijving. 2. Op de aannemer rust een waarschuwingsplicht voor alle hem - vanwege zijn deskundigheid op te vallen tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten in het bestek/programma van eisen/opdrachtomschrijving als bedoeld in lid 1 van dit artikel. Voorts rust op de aannemer een waarschuwingsplicht voor alle tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten in door de gemeente aan de aannemer verstrekte aanwijzingen en goedkeuringen die de aannemer mede gelet op de door de gemeente van de aannemer en zijn (eventuele) onderaannemers verlangde deskundigheid hadden dienen op te vallen. 3. Bij het negeren van de in lid 2 van dit artikel bedoelde waarschuwingsplicht(-en) is de aannemer zelf aansprakelijk voor de betreffende tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten. Artikel 11 Ketenaansprakelijkheid 1. De aannemer vrijwaart de gemeente voor aanspraken van het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) of de Ontvanger der Rijksbelastingen in verband met de betaling door de aannemer of diens onderaannemers van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen die verschuldigd worden in verband met het werk. De gemeente is te allen tijde bevoegd voornoemde loonbelasting en premies van de aanneemsom in te houden en rechtstreeks aan het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) en/of de Ontvanger der Rijksbelastingen te voldoen. 2. De aannemer zal het daarmee verband houdende gedeelte van facturen van zijn onderaannemers uitsluitend storten op geblokkeerde (G-) rekeningen van zijn onderaannemers, dan wel - indien zulks tussen hen is overeengekomen - direct aan de betreffende Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen dan wel de Ontvanger en de aannemer zal er op toezien dat de onderaannemers hun onderaannemers op een zelfde wijze zullen betalen. 3. De gemeente heeft te allen tijde het recht de door de aannemer terzake van het werk verrichte werkzaamheden verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen waarvoor de gemeente als eigenbouwer ingevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is, aan de aannemer te betalen door storting op diens geblokkeerde (G-) rekening. Artikel 12 Bankgarantie Tot meerdere zekerheid voor de nakoming van de verplichtingen van de aannemer uit de overeenkomst, kan de gemeente een bankgarantie van de aannemer verlangen. Artikel 13 Verzekeringsplicht aannemer Het werk c.q. de uitvoering van de overeenkomst dient verzekerd te worden onder de (doorlopende) CAR-verzekering van de aannemer. De aannemer verschaft de gemeente een kopie van de betreffende verzekering/polis.

2004

46


Artikel 14 Kabels en leidingen 1. De aannemer dient zich voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt op de hoogte te stellen van alle relevante feiten en omstandigheden - derhalve ook de ligging van kabels en leidingen - op het terrein en/of in de gebouwen waar het werk zal worden uitgevoerd. 2. De aannemer zal voor zijn rekening en risico en in overleg met zowel de bevoegde bestuursorganen als de beheerders en vergunninghouders van de kabels en leidingen, alle maatregelen treffen, inclusief het verleggen van kabels en leidingen en het verkrijgen van de vereiste publiekrechtelijke en privaatrechtelijke medewerking(-en) en goedkeuring(en), die nodig zijn om het werk ongestoord te kunnen uitvoeren. De aannemer zal tijdig zorg dragen voor de noodzakelijke meldingen bij het Kabel- en Leidingen informatie Centrum (KLIC) in de regio waar het werk wordt uitgevoerd. Artikel 15 Kwaliteit van het werk en de materialen 1. Het door de aannemer op te leveren werk moet aan de overeenkomst beantwoorden. Zulks wordt gegarandeerd door de aannemer. 2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de materialen te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, veiligheid, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De gemeente krijgt te allen tijde materialen en werken geleverd welke van een professionele aannemer verwacht mogen worden. 3. De aannemer garandeert dat de materialen geheel compleet en voor gebruik gereed zijn. Eventuele door de gemeente benodigde onderdelen, hulpmaterialen, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken worden door de aannemer mee- en afgeleverd. Artikel 16 ‘State of the art’ 1. De aannemer garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de gehele duur van de overeenkomst beschikken over voldoende expertise en professionaliteit als nodig is om op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. 2. De aannemer garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de duur van de overeenkomst over voldoende actuele kennis van vaktechniek(-en) bezitten teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. Artikel 17 (Overige) Garanties 1. De aannemer garandeert dat het werk wordt uitgevoerd met inachtneming van alle relevante wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere arbeidsomstandigheden, kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid. 2. De aannemer garandeert en ziet daar uitdrukkelijk op toe dat hij en zijn personeel te allen tijde alle door de centrale overheid en de gemeente vastgestelde relevante wet- en regelgeving bijvoorbeeld betreffende arbeidsomstandigheden, kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid zullen naleven bij de uitvoering van de overeenkomst. 3. De aannemer garandeert dat hij en zijn personeel de door de gemeente vastgestelde bedrijfsvoorschriften en -reglementen strikt zullen naleven. Artikel 18 Keuring en controle werk en materialen De aannemer zal de gemeente of door de gemeente ingeschakelde deskundigen op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om het werk en de materialen te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren.

2004

47


Artikel 19 Oplevering en acceptatie 1. De aannemer zal het werk binnen de in de overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren. 2. Feitelijke uitvoering van het werk door de aannemer dan wel daarmee gepaard gaande handelingen zoals bijvoorbeeld de aftekening van werkbriefjes behoudt nimmer acceptatie van het werk door de gemeente in. 3. Onverminderd de rechten van de gemeente verband houdend met ondermeer onderhoudstermijnen en/of garanties en/of de bevoegdheid van de gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst, geschiedt oplevering van het werk door middel van acceptatie van het werk door de gemeente na melding van de aannemer dat het werk voltooid en voor oplevering gereed is. Artikel 20 De aanneemsom 1. De aanneemsom zoals vermeld in de overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/of indirecte kosten zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfskosten die door de aannemer in verband met het werk en/of de materialen zijn of worden gemaakt. 2. De aanneemsom is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot aanpassing van de aanneemsom kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing en/of de verrekening van meer en minder werk plaatsvindt. 3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan haar schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. Artikel 21 Betalingen 1. Betalingen door de gemeente van (delen van) de aanneemsom vinden slechts plaats op basis van een door de aannemer deugdelijk - d.w.z. tenminste naar aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden en geleverde materialen - gespecificeerde factuur. Nietgespecificeerde (deel-)facturen worden niet in behandeling genomen. 2. De gemeente betaalt een deelfactuur binnen dertig (30) dagen nadat zij de deelfactuur heeft ontvangen, eventueel het werk heeft gecontroleerd èn geconstateerd heeft dat het deel van het werk naar haar genoegen is verricht. 3. De gemeente betaalt een eindfactuur binnen dertig (30) dagen nadat zij de eindfactuur heeft ontvangen en acceptatie heeft plaatsgevonden. Artikel 22 Overdracht rechten en verplichtingen De aannemer is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 23 Geheimhouding De aannemer zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst alsmede overige bedrijfsinformatie van en/of omtrent de gemeente geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken dan na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeente. Artikel 24 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan 1. Ingeval het werk niet beantwoordt aan de overeenkomst en/of indien uitvoering en/of oplevering van het werk niet binnen de overeengekomen termijn en/of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/of in geval de aannemer anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de overeenkomst door de aannemer.

2004

48


2. In geval van niet-nakoming van de overeenkomst door de aannemer, zal de gemeente behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is - de aannemer door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat de aannemer de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van de aannemer. Indien de aannemer niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim. 3. In geval de aannemer - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de aannemer kan ontlenen waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd: a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging het werk en/of het herstel van de niet-nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de aannemer te verhalen. b. De overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan de aannemer geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden. 4. De aannemer vrijwaart de gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door de aannemer en/of verband houdend met onrechtmatige handelingen c.q. fouten van de aannemer in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 25 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst 1. De overeenkomst eindigt zonder dat een opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of wat voor (rechts-) handeling dan ook door de gemeente nodig zal zijn: a. In het geval van faillissement van de aannemer. b. In het geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van de aannemer. c. Wanneer de aannemer feitelijk zijn onderneming staakt c.q. zijn ondernemersactiviteiten feitelijk beëindigt en/of heeft beëindigd. 2. De gemeente heeft het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden: a. Wanneer door de aannemer in het kader van een aanbestedingsprocedure prijsafspraken zijn gemaakt met collega-aannemers c.q. concurrenten. b. In geval van surséance van betaling van de aannemer. c. Door de aannemer of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de gemeente. Artikel 26 Publiekrechtelijke verplichtingen Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de gemeente rustende verplichtingen.

2004

49


BIJLAGE 3 Traditionele aanbestedingsvormen bij werken

2004

50


BIJLAGE 3. Traditionele aanbestedingsvormen bij werken. Aanbesteding van werken kunnen plaats vinden volgens de volgende gangbare traditionele aanbestedingsvormen: Openbare aanbesteding De aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij eenieder kan inschrijven. Aanbesteding met voorafgaande selectie De aanbesteding die vooraf bekend wordt gemaakt en waarbij via een openbare procedure een ieder zich als gegadigde kan aanmelden, doch voor welke tenminste één en ten hoogste het in de publicatie vermelde maximale aantal gegadigden tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Meervoudig onderhandse aanbesteding De aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd. Meervoudig onderhandse aanbesteding na selectie De aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding Een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon wordt uitgenodigd tot het doen van een prijsaanbieding. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding kan ook uitgevoerd worden op basis van open begroting, waarbij de gemeente gedetailleerd inzicht krijgt in de kosten van de aannemer. Voor- en nadelen van de verschillende aanbestedingsvormen Het spreekt voor zich dat iedere vorm van aanbesteden zijn voor- en nadelen kent, afhankelijk van de omvang van het werk, de moeilijkheidsgraad of het specialistische karakter van een werk, het repeterend karakter van een werk en dergelijke. 1.

Openbare aanbesteding Voordelen: ° Iedere aannemer kan van de aanbesteding kennis nemen (wordt gepubliceerd in landelijke vakbladen) en kan meedingen naar de gunning van het werk. ° In beginsel grotere concurrentie en daardoor vooral in perioden van weinig werk op de markt kans op een scherpe prijs. ° Mogelijkheid voor de gemeente tot oriëntatie welke bedrijven op de markt werkzaam zijn. ° Verkrijgen van inzicht in de marktsituatie en -verhoudingen. Nadelen: ° De kans bestaat altijd dat de laagste inschrijver (en soms ook nog de opvolger) niet over voldoende kwaliteit beschikt om het werk tot een goed einde te brengen. Iedereen kan namelijk inschrijven dus ook financieel zwakkere en incapabele bedrijven. De procedure vergt in zo’n geval meer tijd. Het stellen van geschiktheideisen en gunningcriteria in de publicatie en/of bestek kunnen dit probleem beperken. ° Het bestek moet duidelijk, eenduidig en zeer gedetailleerd worden opgesteld. Bijkomend werk en bestekswijzigingen zullen over het algemeen duur zijn. Er zal daarom extra tijd (lees kosten) moeten worden besteed aan directievoering en toezicht om de kwaliteit van het werk te bewaken en te waarborgen ° De langere aanbestedingsprocedure kan vertragend zijn op het werkproces. ° Geen directe invloed op de prijsvorming, bij een te hoge prijs zal een aanvullend krediet nodig zijn of dient het werk in eigen beheer te worden uitgevoerd. Voor het werk kan niet zondermeer aan een ander bedrijf prijs worden opgevraagd; het werk is “besmet”. Het werk in andere vorm terugbrengen op de markt zal niet eenvoudig zijn en kost bovendien extra tijd en geld. De kans op schadeclaim door de laagste inschrijver is in een dergelijk geval niet

2004

51


ondenkbaar. 2.

Aanbesteding met voorafgaande selectie Voordelen: ° Door toepassing van de selectiemethodiek kan een keuze gemaakt worden uit gegadigden die zich hebben gemeld; dus ook onbekende bedrijven die goede referenties hebben. ° Minder geschikt geachte bedrijven worden geweerd, dus kwaliteit kan tot zekere hoogte beter veilig worden gesteld. ° Het concurrentie-element blijft aanwezig ° De besteder verkrijgt inzicht in de marktsituatie en –verhoudingen. Nadelen: ° Bij selectie waarbij gestreefd wordt naar een beperkt aantal inschrijvers, bijvoorbeeld door loting of door zware selectie-eisen kan een potentiële voordelige aanbieder al afvallen. ° De voorselectie vraagt extra inspanning en tijd. ° De aanbestedingsprocedure duurt lang en kost relatief meer geld. ° Ook hier geen directe invloed op de prijsvorming. Bij een tegenvallende prijs kan niet zondermeer aan een ander bedrijf prijs worden gevraagd. Het werk is “besmet”.

3.

Meervoudig onderhandse aanbesteding Voordelen: ° Mogelijkheid om alleen deskundige bedrijven uit te nodigen. Kwaliteit is beter verzekerd. ° Korte aanbestedingsprocedure en relatief geringe kosten. ° De uit te nodigen bedrijven zullen trachten door goed werk tegen redelijke prijzen te leveren een goede relatie op te bouwen met de opdrachtgever. Nadelen: ° Door beperkte concurrentie staan aannemers minder op scherp. ° Minder inzicht op de marktsituatie en de –verhoudingen. ° Bij een tegenvallende prijs kan niet zondermeer aan een andere aannemer prijs worden gevraagd, vanwege “besmet” werk.

4.

Onderhandse aanbesteding na selectie Voordelen: ° Mogelijkheid om alleen deskundige bedrijven uit te nodigen. Door voorselectie is kwaliteit nog beter verzekerd. ° De uit te nodigen bedrijven zullen trachten door goed werk tegen redelijke prijzen te leveren een goede relatie op te bouwen met de opdrachtgever. Nadelen: ° Door beperkte concurrentie staan aannemers minder op scherp. ° Minder inzicht op de marktsituatie en de –verhoudingen. ° Bij een tegenvallende prijs kan niet zondermeer aan een andere aannemer prijs worden gevraagd, vanwege “besmet” werk. ° De selectieprocedure kost echter meer tijd en dus meer geld.

5.

2004

Enkelvoudige onderhandse aanbesteding Voordelen: ° De procedure is kort en kost relatief weinig geld ° Maximale mogelijkheid om rekening te houden met specifieke deskundigheid van bedrijven. ° Door het (vaak) bestaan van een vertrouwensrelatie met de aannemer is minder toezicht nodig. Aannemer is bekend met werkwijze gemeente. ° Bij open begroting kunnen prijsconsequenties van eventuele wijzigingen duidelijk worden vastgesteld en overeengekomen. Hierdoor minder kans op meerwerk.

52


Nadelen: ° Geen concurrerende prijsvorming, wel onderhandeling mogelijk (ook op basis van open begroting). Gerealiseerd moet worden dat de aannemer beschikt over een door de gemeente gecreëerd monopolie voor het werk. ° Vaak een beperkt aantal bedrijven waaruit gekozen wordt, gevaar voor verslapping van waakzaamheid. ° Bij het werken met een open begroting is grote kostendeskundigheid van de gemeente noodzakelijk.

2004

53


BIJLAGE 4 Innovatieve aanbestedingsvormen bij werken (geïntegreerde samenwerking)

2004

54


BIJLAGE 4. Innovatieve aanbestedingsvormen bij werken (geïntegreerde samenwerking) Bij deze aanbestedingsvormen komt de voorbereiding, de uitvoering en de eventuele latere fasen van het werk tot stand, in de vorm van een samenwerking tussen opdrachtgever en aannemer. De verantwoordelijkheden van de partijen binnen deze vormen van aanbesteden worden per project nader beschreven in een gezamenlijk op te stellen overeenkomst tussen op de gemeente en de aannemer.

1.

Design & Construct(D&C) Een design & construct contract is een overeenkomst op grond waarvan de aannemer zich tegenover de opdrachtgever verbindt. Om op basis van een door de opdrachtgever geformuleerd programma van eisen en een ((voor) ontwerp), waarin een keuze is gemaakt voor tenminste een oplossingsprincipe, dit object tot stand brengt. Volgens een door de aannemer, of in opdracht van hem te vervaardigen ontwerp, waarbij tussenresultaten aan de opdrachtgever ter fiattering worden voorgelegd. Wanneer de opdrachtgever de tussenresultaten afkeurt en het contract verbreekt, kan de leverancier de gemaakte ontwerpkosten in rekening brengen. Het Design & Construct contract kan in elke fase van de projectvoorbereiding(van onderzoek tot en met uitwerking) worden afgesloten, met dien verstande dat de opdrachtgever het ontwerp nog niet besteksgereed heeft uitgewerkt. Daarnaast kan het ook op elk moment ontbonden worden gedurende de ontwerpfase. In verband met de beheersing van het contract dient de opdrachtgever de volgende stappen in ieder geval voor de contractvorming te hebben afgerond: ° ° ° ° °

diverse onderzoeken(waaronder haalbaarheid, gronden bodemonderzoeken) eenduidige en complete specificatie van eisen en wensen (functioneel / technisch voor de ontwikkeling van het programma van eisen) en omschrijving van randvoorwaarden voor de uitvoering voorontwerp met inbegrip van de gecompliceerde ontwerpkeuzes (eventueel in samenwerking met de gegadigden bij de aanbesteding) de verkrijging van vergunningen en doorlopen van bestuurlijke (goedkeurings) procedures een zo concreet mogelijke risicoanalyse.

Overeen te komen uitgangspunten voor de verdere procesafhandeling zijn: ° ° ° ° ° ° °

de overeenkomst met de beschrijving van de acceptatieprocedure de door de opdrachtgever verstrekte projectgegevens(waaronder PvE en eventueel VO) de door de aannemer gehanteerde en expliciet omschreven uitgangspunten voor zijn aanbieding (waaronder ontwerpvoorstel) de door de aannemer uit te werken aanvulling op de risicoanalyse het door de aannemer opgestelde kwaliteitsplan het door de aannemer opgestelde tijdschema het betalingsschema met betaalmomenten.

Met de acceptatie van de opdracht aanvaardt de aannemer de verantwoordelijkheid voor het (complete) ontwerp, binnen de overeengekomen en vastgestelde verdeling van risico's. Na de opdrachtverstrekking werkt de aannemer, of namens hem een extern adviesbureau, het ontwerp uit. De aannemer legt de tussenresultaten ter fiattering voor aan de opdrachtgever, volgens de overeengekomen acceptatieprocedure. Deze contractvorm is interessant voor werken(civiel en bouwkundig) met een zeer concreet PvE waarbij besparingen kunnen plaatsvinden in de vorm van een beter en efficiënter ontwerp (doelgerichter en goedkoper), snellere doorlooptijd en legere advieskosten.

2004

55


2.

Turnkey Een turnkey-contract is een overeenkomst op grond waarvan de aannemer zich tegenover de opdrachtgever verbindt om op basis van een door de opdrachtgever geformuleerd pve, het bouwproject tegen een lumpsum vergoeding tot stand te brengen volgens een door de aannemer te vervaardigen ontwerp. De aanbesteding van het werk geschiedt op basis van het door de opdrachtgever vervaardigde PvE. Ook kan het voorkomen dat de aannemer het initiatief voor het project neemt en dit aan de opdrachtgever aanbiedt. Ook in dat geval verbindt de opdrachtgever zich aan het PvE als uitgangspunt voor het contract. De aannemer is vervolgens verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het ontwerp en de realisering ervan. De opdrachtgever wordt in beginsel pas bij de oplevering van het object weer actief bij het werk betrokken. In tegenstelling tot bij de D & C methodiek, worden tussenresultaten van het ontwerp en uitvoeringsproces niet ter acceptatie maar slechts ter informatie aan de opdrachtgever verstrekt. Als de opdrachtgever naar aanleiding van hem verstrekte informatie besluit tot bijstelling op precisering van het PvE, of tot ingrijpen in het ontwerp, zal dat in vele gevallen leiden tot hogere kosten (meerwerk). Naast de beschrijving van de uitgangspunten voor het beoogde object omvat het contract tevens: ° de vooronderstellingen en de uitgangspunten voor de aanbieding van de aannemer ° het door de aannemer opgestelde kwaliteitsplan ° uitgangspunten voor planning en informatieoverdracht ° het betaalschema met betaalmomenten. De aannemer accepteert de consequenties van de inhoud van het door de opdrachtgever opgestelde PvE, binnen de overeengekomen en vastgestelde verdeling van de risico's. De aannemer is volledig verantwoordelijk voor de verdere inrichting en uitvoering van het (geïntegreerde) ontwerp en uitvoeringsproces. Afhankelijk van de contractvoorwaarden, zal de aannemer tijdens de realisering de opdrachtgever informeren over de inhoud en voortgang van het project. De status hiervan in informatief. Deze contractvorm is interessant voor werken(civiel en bouwkundig) met een standaard karakter waarvan het PvE duidelijk is en waarbij besparing kunnen plaatsvinden in de vorm van tijd en advieskosten.

3.

Het bouwteam Het bouwteam kan men omschrijven als een samenwerkingsverband waarin de teamleden met behoud van ieders zelfstandigheid en verantwoordelijkheid gecoördineerd samenwerken aan de voorbereiding van het bouwproject. In het bouwteam kunnen deelnemen: de opdrachtgever(of gedelegeerde), de architect, adviseur, aannemer, constructief ontwerper, en eventuele vertegenwoordigers van aanverwante of andere disciplines. Kenmerkend voor het bouwteam is dat daarbij al in de ontwerpfase wordt meegedacht en meegesproken door aannemer als uitvoeringsdeskundige. De samenwerking tussen de bouwpartners om het ontwerp en de uitvoering op elkaar af te stemmen vormt daarbij de basis van het bouwteam-model. De voordelen van een bouwteam constructie zijn hoofdzakelijk te vinden in tijdswinst en mogelijke besparingen op de uitvoeringskosten. Daarentegen moet de opdrachtgever meerdere contracten aangaan, geen duidelijke afbakening van aansprakelijkheden, monopoliepositie van de bouwteam-aannemer (kan weer kostenverhogend werken) en de opdrachtgever moet al in een vroeg stadium meerdere contracten en allerlei verplichtingen aangaan.

2004

56


BIJLAGE 5 Handleiding inkoopbeleid

2004

57


- Handleiding inkoopbeleid Doelstelling inkoopbeleid: Het inkopen van producten, diensten en werken van voldoende kwaliteit tegen lage integrale kosten op langere termijn, waarbij transparantheid, gelijkheid en zorgvuldigheid tijdens de inkoopprocedure centraal staan. Het inkoopbeleid is van toepassing op alles wat de gemeente inkoopt. Bepalen inkoopwaarde: De totale waarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: -Eenmalige kosten (aanschaf) -Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud en licenties) x aantal jaren contract -Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging TOTALE WAARDE OPDRACHT

= = = =

€………..,€………..,€………..,€………..,-

Bepalen type opdracht: Voor de keuze van de toe te passen inkoopprocedure dient bepaald te worden wat voor type opdracht het betreft. Hiervoor dienen de volgende definities gebruikt worden: -Leveringen: de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten. -Diensten: het laten verrichten van werkzaamheden door derden (o.a. regulier onderhoud). -Werken: de aanleg of renovatie van bouwkundige, civieltechnische of cultuurtechnische werken. Indien de opdracht bestaat uit een combinatie van bovenstaande typen, dan valt de opdracht onder het type waar de meeste kosten aan verbonden zijn. Zie bijlage 1 voor een indeling naar type opdracht voor een aantal opdrachten. Bepalen inkoopprocedure: Voor de keuze van de toe te passen inkoopprocedure dienen de onderstaande overzichten gebruikt worden:

Leveringen en diensten

Werken Selectie door

€ 0 - € 10.000

Aantal offertes 1

Waarde (excl. BTW)

budgethouder

Selectie in overleg met afdelingshoofd

Waarde (excl. BTW)

Aantal offertes

Selectie door

€ 0 - € 25.000

1

budgethouder

Selectie in overleg met afdelingshoofd afdelingshoofd en portefeuillehouder

€ 10.000 - € 100.000

minimaal 3

budgethouder

afdelingshoofd

€ 25.000 - € 250.000

minimaal 3

budgethouder

€ 100.000 - € 236.945

minimaal 4

budgethouder

afdelingshoofd en portefeuillehouder

€ 250.000 - € 5.923.624

X

X

> € 236.945

Europese aanbesteding

X

X

> € 5.923.624

Openbare aanbesteding Europese aanbesteding

X

X

* De genoemde aantallen benodigde offertes gelden voor zover deze mogelijk zijn. Er moeten wel voldoende geschikte leveranciers zijn. * Zie ook de geldende mandaatregeling en/of budgetregeling. Bij de formulering van de opdracht dient rekening gehouden te worden met het type product dat ingekocht moet worden. Hierbij kan de onderstaande indeling gehanteerd worden: -Hefboom producten (veel geschikte leveranciers, grote opdrachten): creëren maximale concurrentie. -Routine producten (veel geschikte leveranciers, kleine opdrachten): bundelen inkoop. -Strategische producten (weinig geschikte leveranciers, grote opdrachten): zoeken naar alternatieven. -Knelpunt producten (weinig geschikte leveranciers, kleine opdrachten): veiligstellen toelevering. Bij alle opdrachten die niet openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert. Voor wat betreft de categorie werken kan de voorkeurslijst worden samengesteld aan de hand van de inschrijvende leveranciers bij openbare aanbestedingen. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen. --- Bepalen of gezamenlijke inkoop met de (buur)gemeenten mogelijk is en tot een beter resultaat kan leiden ---

Inschakeling externen: Bij inkooptrajecten dienen in de onderstaande gevallen externen te worden ingeschakeld: -Indien een opdracht Europees aanbesteed moet worden. -Indien een opdracht dusdanig complex is dat de vakinhoudelijke kennis binnen de eigen organisatie ontbreekt. (-Indien ongewenst is dat de personen / organisaties die na het gunnen van de opdracht een uitvoerende relatie krijgen dezelfde zijn als degene die de inkoopprocedure begeleiden).

2004

58


Specificatie & procedure: In de specificatie van de opdracht dient in ieder geval altijd aangegeven te worden wat het doel is van de opdracht, oftewel dient een functionele omschrijving te worden gegeven (wat, waarom, wanneer, hoeveel?). Daarnaast kan dit uitgewerkt worden in een oplossingsrichting, oftewel een technische omschrijving (hoe?). Het is daarbij niet toegestaan om een bepaald merk product te eisen.

Leveringen

Diensten

Vorm van specificatie

Programma van Eisen

Programma van Eisen (voor enkele diensten is een RAW bestek mogelijk)

Vorm van inkoopprocedure

Eigen procedure

Eigen procedure

Voorwaarden voor uitvoering / levering

Inkoopvoorwaarden voor leveringen

Inkoopvoorwaarden voor diensten

Werken RAW of STABU bestek (bij complexe of zeer kleine opdrachten Programma van Eisen mogelijk) UAR 2001 (bij complexe of zeer kleine opdrachten eigen procedure mogelijk) UAV 1989 (bij complexe of zeer kleine opdrachten inkoopvoorwaarden voor werken mogelijk)

Selectie: Onder andere de onderstaande selectiecriteria oftewel minimumeisen kunnen van toepassing worden verklaard en door de inschrijvende leverancier aangetoond moeten worden: • financiële bekwaamheid (voldoende omzet, financieel gezond, voldoende verzekerd, goed betalingsgedrag). • technische en vakbekwaamheid (vergelijkbare referenties, voldoende opgeleid en ervaren personeel, kwaliteitszorgsysteem). Gunning: Gunning kan plaatsvinden op basis van een van de onderstaande 2 criteria: • Op basis van laagste prijs, oftewel alleen prijsaspecten (…% aanschaf, …% onderhoud) • Op basis van economisch meest voordelige aanbieding, oftewel een combinatie tussen prijs en kwaliteit (…% presentatie, …% comfort, …% ontwerp, …% voorwaarden, …% aanschaf, …% onderhoud). Dossiervorming: De budgethouder is verantwoordelijk voor de juiste dossiervorming bij een inkooptraject. De documenten die minimaal bewaard moeten worden zijn: • Opdrachtomschrijving (programma van eisen / bestek / aanbestedingsadvertentie); • Collegebesluit; (indien van toepassing) • Nota van inlichtingen met antwoorden; (indien van toepassing) • Ingediende offertes / inschrijfbiljetten openbare aanbestedingen; • Beoordelingsmatrix offertevergelijk / beargumentering keuze; (indien van toepassing) • Opdrachtverstrekking (overeenkomst / schriftelijke opdrachtbevestiging); • Correspondentie met kandidaten tijdens inkoopprocedure; • Financieel overzicht; • Financiële eindverantwoording; • Evaluatieformulier geleverde prestatie leverancier(s) met daarin: o Budgettering; o Lijst aangeschreven kandidaten; o Proces verbaal (Overzicht van kandidaten die offerte hebben ingediend met inschrijfsommen);

2004

59


BIJLAGE 6 Overzicht indeling typen inkooptrajecten

2004

60


Beheer & Onderhoud / Civiel Techniek / Cultuurtechniek:

2004

Opdracht

Werk

Aanleg rotonde

X

Vervanging bestrating

X

Opnieuw asfalteren weg

X

Aanleg geluidswal

X

Vervanging brug

X

Levering

Pick-up busje

X

Maaiveegboot

X

Hogedruk Rioolreiniger

X

Actiewagen

X

Vrachtwagen

X

Tractor

X

Veegmachine

X

Strooizout

X

Verkeersborden

X

Straatmeubilair

X

Materiaal & gereedschap

X

Verlichtingsarmaturen

X

Brandstof

X

Telemetrie

X

Rioolwaterstandmeters

X

Neerslagmeters

X

Hondenpoepzuigmachine

X

Zoutstrooier

X

Flitspalen / Verkeersinstallaties

X

Straatkolken

X

I-bas

X

Stenen, trottoirbanden, tegels

X

Meststoffen, diervoeders & zaden

X

Werkkleding

X

Huur materieel (hoogwerker e.d.)

X

Bomen & heesters

X

Dienst

Onderhoud tractiemiddelen

X

Onderhoud sportvelden

X

Onderhoud watergangen

X

Verkeerskundige advisering

X

Gladheidsbestrijding

X

Onderhoud wegmarkeringen

X

Rioolinspectie en -reiniging

X

Onderhoud openbare verlichting

X

Onderhoud groen

X

Bermen maaien

X

Aanbestedingsadvertentie

X

Inzameling bedrijfsafval

X

Afvaltransport

X

Kolken reinigen

X

Straatvegen

X

61


Bouwen / Milieu / Ruimtelijke Ordening:

2004

Opdracht

Werk

Nieuwbouw brandweerkazerne

X

Renovatie sporthal

X

Bouw multifunctioneel centrum

X

Sloop kassencomplex

X

Aan- / uitbouw school

X

Bouwrijp maken

X

Levering

Vervanging kozijnen

X

Brandmeldinstallaties

X

Inbraakpreventie installaties

X

Airco / CV -ketel

X

Units (tijdelijke huisvesting)

X

Elektriciteit, Aardgas en water

X

Ondergrondse afvalcontainer

X

Hekwerk

X

Hondenpoepzakjesdispensers

X

Afvalcontainers

X

A0 kleurenplotter

X

Tekeningophangkasten

X

Dienst

Klein bouwkundig onderhoud

X

Glazenwassen

X

Vervanging vloerbedekking

X

Groepsremplace lampen

X

Vervanging tegelwerken

X

Vervanging wand- en plafondafwerking

X

Vervanging armaturen

X

Vervanging dakbedekking

X

Elektrotechnisch onderhoud

X

Parkeerbeheer

X

Bouwkundige advisering

X

Actualisering bestemmingsplannen

X

Welstands-, milieu, geluidsadvisering

X

Schilderwerk kozijnen

X

Asbestsanering

X

Legionellabestrijding

X

Inzameling afval

X

Luchtfoto's

X

Loodgieterswerk

X

Architect

X

Bouwmanagement

X

Stedenbouwkundig advies

X

Exploitatie zwembad

X

CV onderhoud

X

Reinigen gevels

X

Aanbestedingsadvertentie

X

Inzameling oud papier

X

Inzameling glas

X

Bodemonderzoek

X

62


P & O / Communicatie / Belastingen / Financiën / FZ / ICT: Opdracht

2004

Werk

Levering

Kantoorartikelen

X

Papier

X

Kopieerapparatuur & printers

X

Unix server

X

Computers

X

Telefooncentrale

X

Meubilair

X

Werkkleding

X

Financieel softwarepakket

X

Beamer

X

Internetverbinding

X

Koffieautomaten

X

Watercoolers

X

Telefoon abonnementen

X

Verzekeringen

X

Kassasysteem

X

Drukwerk

X

Dienst

ARBO dienstverlening

X

Uitzendkrachten

X

Verhuizing

X

Archiefvernietiging

X

Ontwikkeling & beheer website

X

Klanttevredenheidsonderzoek

X

Communicatieadvisering

X

Opleidingen

X

Personeelsadvertenties

X

Infopagina

X

Automatiseringsadvisering

X

Abonnementenbeheer & boeken

X

Interim management

X

Salaris administratie

X

Huisstijlontwikkeling

X

Juridische dienstverlening

X

Accountantscontrole

X

WOZ taxaties

X

Controle hondenbelasting

X

Postbezorging

X

Catering

X

Beveiliging

X

Schoonmaak

X

63


Welzijn / Sociale Zaken: Opdracht

Werk

Levering

Sociale Zaken softwarepakket

X

WVG hulpmiddelen (rolstoelen e.d.)

X

Sporttoestellen

X

Speeltoestellen

X

Skatebaan

X

2004

Dienst

Reintegratie

X

ESF subsidies

X

Leerlingenvervoer

X

Deeltaxi

X

Treintaxi

X

Gymvervoer

X

64


BIJLAGE 7 Evaluatieformulier inkoop

2004

65


EVALUATIEFORMULIER INKOOP

PROJECT: projectnummer: Budget: Projecteam:

Budgethouder:

Startdatum: Datum concept PVE : Datum uitnodigingen / advertentie: Datum deadline aanbesteding: Periode realisatie / deadline levering:

1 Bepalen inkoopwaarde:

Inkoopwaarde (ex. BTW)

Eenmalige kosten (aanschaf)

€

Jaarlijkse kosten x aantal jaren contract

€

Jaarlijkse kosten opties verlenging x aantal jaren contract

€

TOTALE WAARDE OPDRACHT

€

2 Bepalen type opdracht:

Opmerkingen

Juiste aankruisen (1x)

Opmerkingen

Juiste aankruisen (1x)

Opmerkingen

Levering (aankoop, lease, huur van producten) Dienst (laten verrichten van werkzaamheden door derden, inclusief onderhoud) Werk (aanleg of renovatie van bouwkundige, civieltechnische of cultuurtechnische aard)

3 Bepalen inkoopprocedure:

2004

Leveringen en diensten:

Aantal offertes:

€ 0 - € 10.000

1

€ 10.000 - € 100.000

minimaal 3

€ 100.000 - € 236.945

minimaal 4

> € 236.945


Werken:

Aantal offertes:

€ 0 - € 25.000

1

€ 25.000 - € 250.000

minimaal 3

€ 250.000 - € 5.923.624

Openbare aanbesteding

> € 5.923.624


66


4 Bepalen of samenwerking nuttig is:

Ja / nee

Opmerkingen

Kan gezamenlijke inkoop met buurgemeenten tot een voordeel leiden? Is de inschakeling van externen nuttig / noodzakelijk? (Europese aanbesteding / vakinhoudelijke kennis)

5

Specificeren:

Datum afgewerkt

Opmerkingen

Datum afgewerkt

Opmerkingen

Functionele omschrijving behoefte: Wat? Waarom? Wanneer? Hoeveel?

Technische omschrijving behoefte: Hoe?

Uitwerking: Programma van Eisen (bij leveringen en diensten) RAW / STABU bestek (bij werken)

!! LET OP: GEEN MERKNAMEN !!

6

Bepalen gunningcriteria: Onderdelen:

Weging:

Eenmalige kosten (aanschaf)

%

Jaarlijkse kosten (onderhoud, e.d.)

%

Kwaliteit product

%

Kwaliteit dienstverlening

%

Ontwerpvisie / werkwijze

% % %

2004

67


7

Selecteren:

A

Uit te nodigen kandidaten:

Datum afgewerkt

Opmerkingen

Inschrijfsom (ex. BTW)

Opmerkingen

Naam kandidaat:

Kandidaat 1: Kandidaat 2: Kandidaat 3: Kandidaat 4: Kandidaat 5: Kandidaat 6:

B

Offerteaanvragen: Specificatie / Programma van Eisen / bestek Selectiecriteria Gunningcriteria Inkoopvoorwaarden (bij werken UAV 1989) Termijnen inkoopprocedure

C

Nota van inlichtingen

D

Evaluatie offertes

E

Onderhandelen (niet bij openbare / Europese aanbesteding)

F

Keuze leverancier

G

Opstellen (raam)contract

8

Proces verbaal: Naam inschrijver:

1

€

2

€

3

€

4

€

5

€

6

€

7

€

8

€

9

€

10

€

11

€

12

€

13

€

14

€

15

€

2004

68


9

Dossiervorming:

Datum afgewerkt

Opmerkingen

Score (+ = zeer goed) (0 = conform afspraak) (- = slecht)

Opmerkingen

Programma van Eisen / Bestek Aanbestedingsadvertentie (indien van toepassing) Collegebesluit (indien van toepassing) Nota van inlichtingen (indien van toepassing) Offertes / inschrijfbiljetten Beoordelingsmatrix (indien van toepassing) Contract / opdrachtverstrekking Correspondentie met kandidaten tijdens inkoopprocedure Financieel overzicht Financiele eindverantwoording

10 Evaluatie: Inkoopprocedure: Programma van Eisen / bestek Uitvoering procedure

Uitvoering opdracht: Levertijd Communicatie Service Kw aliteit product(en) Kwaliteit dienstverlening Facturatie

Inschrijfsom: Hoogte inschrijfsom Bij negatieve score plaats op shortlist mogelijk ter discussie!

ONDERTEKENING:

naam:

handtekening:

Uitvoerend ambtenaar:

Budgethouder:

2004

69

INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE

Recommend Documents