Inkoop- en aanbestedingsbeleid Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard 2015 Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard besluit, gelet op artikel 18 van de Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard, vast te stellen:
Inkoop- en aanbestedingsbeleid Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard 2015. Inleiding Artikel 18 van de “Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard” bepaalt dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor het vastleggen van interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, diensten en werken. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese unie. Deze regeling beoogt hieraan uitvoering te geven. Voor een goede naleving van de regels die bij uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocessen van toepassing zijn, is het van belang dat de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de inkoopprocedure, naast deze regeling kennis nemen van het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures beoogt de uitvoering van de inkoopprocessen binnen de inkoopfunctie te vergemakkelijken en bevat per fase in het inkoopproces handvatten, instructies en (model-)formulieren. Artikel 1 Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a) Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat; b) Aanbesteden: de uitnodiging aan een of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht; c) Enkelvoudig onderhands aanbesteden: het Samenwerkingsorgaan kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers; d) Meervoudig onderhands aanbesteden: het Samenwerkingsorgaan kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie; e) Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: het Samenwerkingsorgaan plaatst nationaal in de vakbladen en op de nationale Aanbestedingskalender een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen; f) Europees (openbaar) aanbesteden: het Samenwerkingsorgaan plaatst op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing; g) Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; h) Samenwerkingsorgaan: de GR Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard;
Titel 1: Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid 1. Het Samenwerkingsorgaan wil de volgende beleidsdoelstellingen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid realiseren: a. Een doelmatig en doeltreffend inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarbij een efficiënte en effectieve inzet van geldelijke middelen bereikt wordt; b. Een duurzame en maatschappelijk verantwoorde uitvoering van de inkoopfunctie, waarbij in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten rekening gehouden wordt met duurzame, sociale en economische aspecten. Deze aspecten worden verder uitgewerkt in de artikelen 3, 4, 5 en 6, en integere uitvoering van de inkoopfunctie, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Nondiscriminatie, transparantie en objectiviteit en proportionaliteit zijn hierbij de basisbeginselen.; c. Beheersing van juridische risico’s in verband met de rechtmatigheid van inkoop- en aanbestedingstrajecten door strikte naleving van externe (Europese) wet- en regelgeving en interne beleidsregelgeving op het gebied van inkoop- en aanbestedingen, alsmede juridische risico’s voortvloeiende uit overeenkomsten met leveranciers door het hanteren van algemene inkoopvoorwaarden. Artikel 3: Beleidsmaatregel toepassing van duurzaamheidscriteria 1. Het Samenwerkingsorgaan sluit aan bij het ambitieniveau van het Ministerie van VROM om minimaal in 2015 100% van het inkoopjaarvolume duurzaam in te inkopen. Het inkoopjaarvolume betreft de totale opdrachtwaarde van de inkoopverplichtingen die in een jaar aangegaan worden (eenmalige opdrachten én nieuwe contracten) waarvoor duurzaamheidscriteria zijn vastgesteld. 2.
Het Samenwerkingsorgaan streeft ernaar om voor de inkooppakketten die zij inkoopt de geldende duurzaamheidscriteria toe te passen conform de uitgangspunten van AgentschapNL/SenterNovem.
Artikel 4: Beleidsmaatregel toepassing van sociale criteria 1. Het Samenwerkingsorgaan streeft ernaar arbeidsgehandicapten en werklozen te betrekken bij de uitvoering van haar inkoopopdrachten. 2.
Voor het betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen kan het samenwerkingsorgaan de volgende maatregelen conform de participatiewet toepassen: a. Het één-op-één gunnen van een opdracht aan een sociale werkvoorziening of organisaties met vergelijkbare sociaal-maatschappelijke doelstellingen met betrekking tot arbeidsgehandicapten en/of werklozen. Één-op-één gunning kan onder voorwaarden plaats vinden door middel van de principes van inbesteden, quasi-inbesteden en alleenrecht; b. Het voorbehouden van een opdracht aan sociale werkvoorzieningen, op grond van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet 2014. Voorwaarde voor de toepassing van dit artikel is dat de opdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd door werknemers waarvan de meerderheid een arbeidshandicap heeft. Indien een opdracht boven het Europese drempelbedrag uitkomt, dient deze opdracht Europees aanbesteed te worden om concurrentie tussen de verschillende sociale werkvoorzieningen te bevorderen; c. Het toepassen van aanvullende voorwaarden op basis van artikel 2.80 van de Aanbestedingswet 2012. Aanvullende voorwaarden kunnen zijn: i. Ter beschikking stelling van lokale arbeidsgehandicapten en werklozen door het Samenwerkingsorgaan en verplicht gebruik van deze door de opdrachtnemer als sociale eis; ii. Inzet van arbeidsgehandicapten of werklozen, primair lokaal en/of regionaal, door de opdrachtnemer als sociale eis of criterium; d. Het uitvoeren van een normale aanbestedingsprocedure zonder aanvullende voorwaarden, maar wel een expliciete aanmoediging van de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen.
3.
Ten aanzien van de toepassing van sociale criteria bij inkoop- en aanbestedingstrajecten geldt met betrekking tot beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid: a. De Regiosecretaris geeft aan voor welke inkoop- en aanbestedingstrajecten de maatregelen in lid 2 van dit artikel worden toegepast.
Artikel 5: Beleidsmaatregel stimuleren van lokale bedrijvigheid en werkgelegenheid 1. Op basis van het beginsel van non-discriminatie kunnen aan regionale of lokale aanbieders evenveel kansen en mogelijkheden worden geboden als aan elke andere willekeurige aanbieder. Er bestaat daardoor geen voorkeursbeleid bij het inkopen. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Vaak hebben regionale of lokale aanbieders wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de lokale situatie en de geringere reisafstanden. In de aanbestedingsprocedures wordt tevens de mogelijkheid geboden om in combinatie of in onderaanneming in te schrijven. 2.
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het verplicht om minimaal één regionale partij (gevestigd in de Hoeksche Waard) uit te nodigen, tenzij er binnen deze regio geen ondernemer is die het gevraagde kan leveren. Het niet kunnen uitnodigen van een regionale partij moet worden onderbouwd.
Artikel 6: Beleidsmaatregel borgen van integriteit 1. Het Samenwerkingsorgaan draagt zorg voor de (continue) toepassing van de gedragscode voor de medewerkers van Samenwerkingsorgaan. 2.
De budgethouder/projectleider past bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten samen met zijn leidinggevende/ambtelijk opdrachtgever het vier-ogen principe toe op de volgende momenten: a. Bij het kiezen van de uit te nodigen leveranciers is er altijd minimaal een tweede persoon betrokken; b. Bij de beoordeling van de ingediende offertes en de beslissing aan welke partij (voorlopig) gegund wordt, is altijd een tweede persoon betrokken.
Artikel 7: Beleidsmaatregel algemene inkoopvoorwaarden en aanbestedingsreglementen 1. Het Samenwerkingsorgaan hanteert de Algemene Inkoopvoorwaarden van gemeente Oud-Beijerland. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn als bijlage opgenomen in het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. 2.
De algemene inkoopvoorwaarden worden van toepassing verklaard op iedere door het Samenwerkingsorgaan uit te voeren inkoopprocedure (precontractuele fase) en aangegane overeenkomst (contractuele fase).
3.
De algemene (verkoop)voorwaarden die opdrachtnemers gebruiken worden uitdrukkelijk (= schriftelijk en specifiek) van de hand gewezen.
4.
Het Samenwerkingsorgaan staat toe dat er gebruik gemaakt wordt van (standaard) algemene voorwaarden en aanbestedingsreglementen die bij de uitvoering van inkoopprocedures in specifieke branches, voor specifieke opdrachten (monopolistische markten) of bij specifieke specificatievormen gemeengoed zijn, binnen de randvoorwaarden zoals gesteld in het Handboek Inkoop- en aanbestedingsprocedures. Het gebruik van aanbestedingsreglementen mag niet leiden tot afbreuk van doelstellingen en uitgangspunten in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, waaronder de borging van juridische risico’s.
Artikel 8: Bepaling en uitvoering van de aanbestedingsprocedure 1. De bepaling en de uitvoering van de aanbestedingsprocedure vindt plaats op basis van de in dit artikel vermelde regels en uitgangspunten. 2.
Bij het vaststellen van de behoeftebepaling wordt zoveel mogelijk inkoopsynergie gecreëerd door:
a. b. c.
Bundeling van inkoop binnen het Samenwerkingsorgaan; Bundeling van inkoop buiten het Samenwerkingsorgaan; Bundeling van inkoop in de tijd door middel van meerjaren raam- en mantelcontracten.
3.
Voor elke opdracht (levering, dienst of werk), met uitzondering van rechtstreekse opdrachtverstrekking zoals opgenomen in tabel 1, wordt een specificatie van de behoefte opgesteld, inclusief een reële (marktconforme) raming (exclusief BTW).
4.
Het Samenwerkingsorgaan bevordert de doelmatigheid van de inzet van financiële middelen door een voldoende mate van concurrentiestelling tussen leveranciers te borgen. De te hanteren aanbestedingsprocedure wordt voorgeschreven zoals in onderstaande tabel 1 weergegeven en is gebaseerd op de geraamde opdrachtwaarde (exclusief BTW).
Tabel 1: Te hanteren aanbestedingsprocedure voor leveringen en diensten: Categorie Geraamde opdrachtwaarde Te hanteren Minimaal aantal uit te (exclusief BTW) aanbestedingsprocedure nodigen ondernemers 1 Europese drempel of hoger Europese aanbesteding n.v.t.* 2 Van € 100.000 tot Europese Openbaar of Meervoudig Openbaar of 4 offertes drempel onderhands 3 Van € 10.000 tot € 100.000 Meervoudig onderhands 3 offertes 4 Van € 1.500 tot € 10.000 Enkelvoudig onderhands 1 offerte 5 Van 0 tot € 1.500 Rechtstreekse 1 opdrachtverstrekking opdrachtverstrekking (zonder offerte) * Indien er geen openbare Europese procedure gevolgd wordt, zoals bijvoorbeeld bij 2B diensten, dient men meervoudig onderhands aan te besteden waarbij minimaal 3 ondernemers uitgenodigd moeten worden. b. Te hanteren aanbestedingsprocedure voor werken: Categorie Geraamde opdrachtwaarde Te hanteren Minimaal aantal uit te (exclusief BTW) aanbestedingsprocedure nodigen ondernemers 1 Europese drempel of hoger Europese aanbesteding n.v.t. 2 Van € 1.000.000 tot Europese Nationaal aanbesteden n.v.t. drempel 3 Van € 250.000 tot € 1.000.000 Openbaar of Meervoudig Openbaar of 4 offertes onderhands 4 Van € 50.000 tot € 250.000 Meervoudig onderhands 3 offertes 5 Van € 1.500 tot € 50.000 Enkelvoudig onderhands 1 offerte 6 Van 0 tot € 1.500 Rechtstreekse 1 opdrachtverstrekking opdrachtverstrekking (zonder offerte) Het is toegestaan om de aanbestedingsprocedure van een hogere (lees: zwaardere) categorie toe te passen dan voorgeschreven wordt in dit artikel. 5. 6.
Het Samenwerkingsorgaan borgt in de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten een optimale beheersing van kosten en kwaliteit door het hanteren van passende selectie- en gunningscriteria. Het beïnvloeden van de opdrachtgrootte (zowel splitsen in grootte en knippen in tijd als samenvoegen in grootte en/of tijd) om gebruik te kunnen maken van een afwijkende aanbestedingsprocedure is niet toegestaan.
7.
Voor alle ramingen van opdrachten boven de € 50.000,- dient overleg plaats te vinden met een ter zake kundig bureau over de in te zetten aanbestedingsprocedure.
8.
Uitzonderingen waarbij een enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gestart kan worden zijn: a. De inkoopprocedure voor de inhuur van extern personeel. In de praktijk geldt hierbij vaak dat een specifiek specialisme extern gezocht wordt en de klik tussen de kandidaat en werkomgeving het belangrijkste criteria is; b. De inkoopprocedure van opleidingen. Het Samenwerkingsorgaan heeft het standpunt, dat het eigen personeel mag kiezen bij welk opleidingsinstituut zij zijn/haar opleiding wil volgen. Voor de bovenstaande genoemde uitzonderingen geldt overigens wel dat er toestemming van de Regiosecretaris moet zijn. Tevens geldt expliciet, dat deze inkooptrajecten onder de Europese drempelbedragen dienen
Artikel 9: Mandaatregeling De bevoegdheid om de aanbesteding en gunning van een opdracht uit te voeren is vastgelegd in de Mandaatregeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard 2010. Titel 2: Administratieve organisatie en interne controle van de inkoopfunctie Artikel 10: Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures 1. Het Samenwerkingsorgaan hanteert het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures van gemeente Oud-Beijerland. In geval van strijdigheid tussen dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures, prevaleren de bepalingen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2.
De budgetbeheerder/projectleider is verantwoordelijk voor een juiste toepassing van het handboek met betrekking tot de inkoop- en aanbestedingstrajecten die onder zijn of haar verantwoordelijkheid worden uitgevoerd, op een zodanige wijze dat zij invulling geven aan de beleidsdoelstellingen ten aanzien van inkoop zoals vermeld in artikel 2 van deze regeling.
Artikel 11: Aanbestedingsdossier De budgetbeheerder/projectleider houdt voor inkoop- en aanbestedingsprocedures een aanbestedingsdossier bij volgens de voorschriften in het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures en draagt zorg voor archivering conform de archiveringsregels van het samenwerkingsorgaan. Artikel 12: Interne controle en evaluatie 1. De medewerker interne controle toetst achteraf en steekproefsgewijs of de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de kaders van deze regeling zijn uitgevoerd en of de (relevante) in het Handboek inkoop- en aanbestedingsprocedures voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. 2. Het resultaat van de toets wordt voorzien van conclusies en aanbevelingen, zoals beschreven in het Interne Controleplan, periodiek vastgelegd in een rapportage. Deze rapportage wordt voorgelegd aan de Regiosecretaris. 3. Bij gebleken noodzaak zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid door het Samenwerkingsorgaan op een dan te bepalen frequentie worden geëvalueerd. Artikel 13: Hardheidsclausule 1. Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan kan artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor situaties waarbij toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
2.
In beginsel zijn het gebrek aan tijd, gebrek aan geld of gebrek aan kennis geen redenen om van dit artikel gebruik te maken.
Titel 5: Slotbepaling Artikel 14 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard 2015’. Artikel 15 Publicatie De bekendmaking van dit besluit geschiedt in overeenstemming met de wijze die is voorgeschreven in artikel 3:42 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 16: Inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking op de dag nadat de publicatie als bedoeld in artikel 15 van deze verordening heeft plaatsgevonden; 2. Op het moment van de inwerkingtreding als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 ingetrokken. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard 25 juni 2015.
G.J. Metselaar regiosecretaris
mr. drs. A.J. Borgdorff voorzitter
