Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
Programma van de persconferentie
Geschiedenis en concept gebouw Voorzitter Depondt
Een nieuwe stap in de integratie tussen Stad en OCMW Schepen Bouckenooghe
Klantgerichte dienstverlening Directeur Wim Roef
Bijlage: Lijst hoofdaannemers Flyer opendeurdag
1
15 september 2015
Programma Inleiding en geschiedenis en uitwerking van het gebouw Voorzitter Depondt
Inhoudelijk concept van het Welzijnshuis Schepen Bouckenooghe
Dienstverlening van het Welzijnshuis Directeur Mens Wim Roef
Toelichting opendeurdag Uitnodiging voor rondleiding Voorzitter Depondt
Rondleiding
2
15 september 2015
WELZIJNSHUIS HELPT Met de opening van het Welzijnshuis is er in Roeselare nu één centrale locatie waar burgers met al hun welzijnsvragen terecht kunnen. Het Welzijnshuis bundelt immers de diensten van het Sociaal Huis welwel en de Sociale Dienst van het OCMW.
GESCHIEDENIS EN CONCEPT GEBOUW Na heel wat plannen, schoten op 1 april 2012 de (ver)nieuwbouwwerken van het Welzijnshuis op de site Gasthuisstraat uit de startblokken. De boerderij werd afgebroken, de nodige fundamenten werden voorzien en op zaterdag 16 juni 2012 werd door OCMW-voorzitter Geert Depondt en burgemeester Luc Martens het officiële startschot gegeven van de bouwwerken door het leggen van de eerste steen. Het Masterplan voor de volledige site Reeds in het begin van de vorige legislatuur was er een gebrek aan voldoende ruimte voor alle opdrachten die het OCMW op zich neemt. Sommige diensten verdienden een betere huisvesting en het ontbrak ons aan een centraal onthaal en aan soms voldoende privacy voor bepaalde klanten. Daarnaast was er een nijpend tekort aan vergaderruimte en aan comfort in de oudere kantoren van onze medewerkers. Maar tegelijk werd ook de nood aangevoeld om voor de goed gelegen en bereikbare site, begrensd door de Bruggesteenweg, Drafstraat, Handelsstraat en Gasthuisstraat in zijn geheel en op lange termijn een visie te ontwikkelen. Dit leidde tot een masterplan van de infrastructuur en interne mobiliteit voor alle functies van het OCMW en het ziekenhuis. De Raad van 15 oktober 2008 keurde de aanstelling van ontwerper De Meyer en partners uit Ieper via een wedstrijdformule unaniem goed. Het ontwerp moest meermaals aangepast worden, mede omwille van de aanvankelijke weigering van de bouwvergunning. Onroerend erfgoed formuleerde immers een bezwaar tegen de afbraak van de oude stallen van de vroegere boerderij en van de kapel. Pas na veel overleg kon een akkoord met Stedenbouw van het Vlaams Gewest bereikt worden. De nieuwbouw vormt de eerste en belangrijkste fase van de uitvoering van het masterplan. Daarna volgen de grondige renovatie en verbouwing van het kinderdagverblijf De Speelboot, die zo goed als rond is en van het ambulant revalidatiecentrum Het Roer, dat nog moet opgestart worden. Voor deze beide projecten werd reeds een subsidiebelofte van het VIPA van ruim 2 mio euro ontvangen. De Raad werd geregeld van de evolutie van de werken en de budgetopvolging op de hoogte gehouden en keurde de onderscheidene aanbestedingen eenparig goed. Een open concept Tijdens het ontwerpen van het nieuwe gebouw, werd van bij het begin de nadruk gelegd op het belang van een open en luchtig concept. Blikvanger is alvast de realisatie van een duidelijk en klantvriendelijk onthaal, en de overgang van het principe van individuele werkruimtes naar landschapskantoren en gespreksruimtes. Het belang van een optimaal onthaal en een aangepaste publieksbegeleiding mag niet worden onderschat. Het draagt er in sterke mate tot bij of een potentiële bezoeker of klant al dan niet over de drempel wordt gehaald. Zo worden in het gebouw zoveel mogelijk scheidingen voorzien in glas en heel wat burelen worden aangename en ruime landschapsburelen. Deuren blijven tijdens de diensturen zoveel mogelijk open, waardoor ook in het gebouw een vrije en vlotte doorgang wordt verzekerd.
3
15 september 2015
Het nieuwe werken Per verdieping zijn verschillende soorten werkruimtes aanwezig. Hierdoor kan een medewerker, afhankelijk van de activiteiten/taken die hij uitvoert, de meest aangewezen werkruimte op zoeken en wordt samenwerking tussen de collega's gestimuleerd: • • •
•
Gespreksruimtes voor cliënten: In deze (akoestisch) afgeschermde ruimtes worden cliënten ontvangen. Landschapsburelen voor medewerkers: Op elke verdieping zijn er landschapsburelen voor de medewerkers. Cockpits: Per vier werkplekken wordt een ‘cockpit’ voorzien. Deze ruimte is (akoestisch) afgeschermd en wordt gebruikt door medewerkers die zich willen afzonderen om zeer geconcentreerd te kunnen werken. Informele ontmoetingsplaatsen: Dit zijn kleine gesprekszone voor max. 5 personen waar medewerkers kunnen samenkomen om een eerder informeel gesprek te voeren.
Door de organisatie wordt ook resoluut de kaart getrokken om zo papierarm mogelijk te werken. Er werd onder meer afgestapt van individuele printers. Kopietoestellen bevinden zich in de werkruimtes nu op een centrale plaats om afdrukken te ontmoedigen. Tevens de medewerkers uitgerust met de nodige werkinstrumenten zodat zij hun dossiers digitaal kunnen raadplegen. Dat schept de mogelijkheid om van op afstand te werken of tijdens huisbezoeken de nodige stukken te consulteren. Ook de kastruimtes werden beperkt om zo ook het papiergebruik te ontmoedigen en de digitale cultuur te versterken.
De stem van de medewerker In de uitwerking van het project werd heel veel aandacht besteed aan het betrekken van zoveel mogelijk medewerkers. De inkleding en werking van het nieuwe gebouw kreeg dan ook vorm aan de hand van verschillende werkgroepen. Medewerkers dachten in deze werkgroepen mee over de werking van het onthaal, de inrichting van de lounge, de keuze van het meubilair, de inrichting van de keukentjes, de binnensignalisatie, de integratie van kunst in het gebouw, enz. Op deze manier werd hun nieuwe werkplek ook echt HUN nieuwe werkplek.
Samen-werken in het Welzijnshuis Het grootste deel van het nieuwe gebouw zal worden ingenomen door de Welzijnsdiensten van de stad en het OCMW die zich zowel op het gelijkvloers, de eerste als de tweede verdieping zullen bevinden. De derde en hoogste verdieping is voorbehouden voor de burelen van de OCMW-voorzitter en een deel van de administratie van het Zorgbedrijf Roeselare. Daarnaast zullen ook verschillende partners zoals de FOD sociale zekerheid, Rijksdienst voor pensioenen, Ambulante drugzorg Kompas, Energiesnoeiers, Sociaal verhuurkantoor, Huurdersbond, Woonbuddies regelmatig in het nieuwe gebouw aanwezig zijn en een zitdag organiseren. In de toekomst hoopt het Welzijnshuis nog meer te kunnen inzetten op samenwerking met verschillende partners om zo de toegankelijk van dienst- en hulpverlening voor de burger verder te vergroten. De kapel van OCMW Roeselare kreeg door de (ver)nieuwbouwwerken een volledig nieuwe bestemming. De kapel is omgevormd tot 3 ruime vergaderzalen en kreeg op de verdieping een polyvalente ruimte. Deze polyvalente ruimte zal ook worden ingezet als personeelsrefter zodat het restaurant van AZ Delta, campus Stedelijk Ziekenhuis wordt ontlast.
4
15 september 2015
Mobiliteit en toegankelijkheid van de site Op en rond de site werd heel wat geïnvesteerd in een vlotte toegankelijkheid en circulatie. De hoofdingang van het centrale OCMW-gebouw werd verplaatst naar de Gasthuisstraat. Deze hoofdingang is de nieuwe ingang voor bezoekers van het Welzijnshuis. Achteraan het gebouw zijn 2 extra diensttoegangen voorzien, waar personeelsleden aan de hand van een badgesysteem het gebouw kunnen betreden. Op de site is er voldoende parkeergelegenheid voorzien voor bezoekers. Naast parkeerplaatsen voor wagens is er ook een aangename infrastructuur voor fietsers. Voor personeelsleden is er een ruime overdekte fietsenstalling met een capaciteit van 50 fietsen. Daarnaast zijn er op verschillende plaatsen overdekte fietsenstallingen voor bezoekers. Voor fietsende personeelsleden wordt buiten de diensturen de nodige infrastructuur beschikbaar gesteld om te douchen en zich om te kleden. Bezoekers moeten de site op een vlotte manier kunnen bereiken. Ook op vlak van de binnensignalisatie werd veel aandacht besteed aan toegankelijkheid en duidelijkheid voor verschillende doelgroepen aan de hand van een combinatie van visuele en tekstuele elementen. Een aantal klanten testten op voorhand de gekozen signalisatie en op basis van hun feedback werden de nodige aanpassingen uitgewerkt.
Veiligheid In het concept werd er aandacht geschonken aan de veiligheid van de klanten en medewerkers. De balie is voorzien van een breed werkblad met verhoogd glas die een scheiding vormt tussen bezoeker en baliemedewerker. Daarnaast werden afgescheiden circulatiepatronen gemaakt voor klanten en medewerkers, zijn er vluchtdeuren in de gesprekslokalen en een alarmsysteem voor de medewerkers, zijn de deuren badge-gecontroleerd, is er camerabewaking en voldoet het gebouw aan de eigentijdse veiligheidsnormen. Het gebouw is ook gebruiksvriendelijk voor rolstoelgebruikers.
Duurzaamheid en milieu Een goede zonnewering: Een klassiek kantoorgebouw wordt in de zomer vaak koel gehouden door middel van een luchtkoeling. In het nieuwe Welzijnshuis is gekozen voor een aanpak bij de bron. Er wordt aan de hand van zonnewering in de vorm van een gordijngevelwand voor gezorgd dat de zonnestraling het gebouw niet kan opwarmen. Verwarmen aan de hand van BEO (Bodem Energie Opslag): Om het gebouw te verwarmen wordt gewerkt met een warmtepomp. Warmte/koudeopslag in de bodem in combinatie met een warmtepomp bespaart ongeveer vijftig procent op de energie voor het verwarmen en koelen in vergelijking met een klassieke installatie. Koude en/of warmte wordt opgeslagen in de bodem. In de winter wordt de winterkoude opgeslagen en in de zomer wordt het koude grondwater uit de bodem opgepompt en gebruikt voor koeling van het gebouw. Het grondwater neemt de warmte uit het koelcircuit in het gebouw op en wordt vervolgens opnieuw in de grond opgeslagen. Op deze manier wordt heel wat bespaard op fossiele brandstoffen en wordt de uitstoot van schadelijke broeikasgassen beperkt.
5
15 september 2015
Een hoge isolatiegraad: De volledige buitenschil van het gebouw is voorzien van een dikke en performante isolatielaag. Deze isolatieschil werkt in 2 richtingen: in de winter wordt de warmte binnengehouden en in de zomer wordt de warmte buitengehouden.
Kunst op de campus Op de site van het Welzijnshuis werd ook extra aandacht besteed aan ruimte voor kunst, aan de hand van een wedstrijd voor een duurzaam kunstwerk. Voor deze kunst wordt financiële ondersteuning voorzien vanuit het VIPA (Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden). Kunstenaars die interesse hadden om deel te nemen, konden een voorstel indienen dat werd beoordeeld door een jury. Bij de keuze van het kunstwerk werd rekening gehouden met de historiek van de site, de integratie met de omgeving en/of de visie van de organisatie die de MENS centraal zet en de nadruk legt op 4 kernwoorden GASTVRIJ, JONG EN OUD, KRACHT, DYNAMISCH. Aan de ingang van het Welzijnshuis staat een eyecatcher, ‘The Human Cloud Catcher’ van Philippe Gouwy. Daarnaast is er ook een sculptuur van Isidoor Goddeeris en een muurschildering door kunstenaar Smates in de oude kapel.
Het nieuwe gebouw in cijfers: • • • • •
Oppervlakte: ± 4000 m² Aantal medewerkers: 90-tal medewerkers Aantal bezoekers per dag: 85-tal bezoekers Architect: Concept Demeyer en Behaegel - Uitwerking Behaegel Hoofdaannemers: zie bijlage
6
15 september 2015
HET WELZIJNSHUIS: EEN NIEUWE STAP IN DE INTEGRATIE STAD-OCMW
Afstand tussen OCMW en Stad valt weg
Sinds begin dit jaar maken alle openbare zorgdiensten deel uit van het Zorgbedrijf Roeselare. Met oprichting van het Zorgbedrijf sloegen de Stad en het OCMW de handen in elkaar om een kwaliteitsvolle publieke zorgverlening te blijven aanbieden. Zo is de Buitenschoolse Kinderopvang samengegaan met voorschoolse Kindzorg. De integratie gaat verder met de oprichting van het Welzijnshuis, een nieuwe stap die past het klantvriendelijk en dienstverleningsconcept dat de samensmelting beoogt.
Eén welzijnsloket voor iedere inwoner op een nieuwe locatie.
Het Sociaal Huis welwel werd opgericht in 2006 om tegemoet te komen aan enerzijds de wettelijke verplichtingen die een stad op zich moet nemen zoals de dienstverlening rond pensioenen, aanvragen voor mensen met een beperking, enz. Er is een brede toegankelijke dienstverlening voor alle mensen uit Roeselare en omgeving. Omdat de dienstverlening zo laagdrempelig is, kent de werking een groot succes.
In 2014 registreerde het Sociaal Huis 11 436 issues waarvan zo’n 84 % aan het loket. Er werden 3937 vragen over Rechten en plichten (toelagen, …) opgetekend en 3417 over Sociale Zekerheid (pensioenen, tegemoetkoming hulp aan bejaarden, …). Er werden 900 problemen van financiële aard (betalingsmoeilijkheden) geregistreerd.
De dienstverlening van het OCMW biedt ondersteuning of een antwoord bij een deel van de problemen van mensen die bij het Sociaal Huis terecht komen. Er wordt vanuit het Sociaal Huis dan ook vaak doorverwezen naar de Sociale Dienst of schuldhulpverlening van het OCMW. Voor andere problemen wordt naar andere welzijnsactoren doorverwezen.
De groeiende samenwerking en integratie van de diensten van de Stad en het kernOCMW en de gloednieuwe infrastructuur zijn aanleiding geweest voor het concept van één welzijnshuis. Een afgewogen beleidskeuze van het lokaal bestuur.
7
15 september 2015
Laagdrempelig loket en zitdagen van andere diensten
Voor een divers publiek met diverse problemen is een laagdrempelige dienstverlening belangrijk. In het Welzijnshuis kunnen mensen met al hun welzijnsvragen terecht. Er is een luisterend oor, men verstrekt er informatie en zoekt samen met de klant naar een oplossing. Een troef hierbij is het doorverwijzen binnen de muren van het Welzijnshuis. Klanten worden niet langer naar een andere locatie gestuurd omdat ook verschillende diensten een zitdag houden in het Welzijnshuis.
De burger wint altijd.
De samensmelting van de individuele sociale dienstverlening van het Sociaal Huis welwel en de basisdienstverlening van het OCMW op één locatie is voor de burger een goede zaak. Het Welzijnshuis helpt bij welzijnsvragen over en voor senioren, werkzoekenden, gezinnen, personen met een beperking, mantelzorgers, … Er is niet langer twijfel waar de burger naartoe moet met zijn vraag én de kans op dubbele bezoeken wordt gereduceerd. want ook andere welzijnsactoren hebben er hun zitdag.
8
15 september 2015
KLANTGERICHTE DIENSTVERLENING
Vlottere toegang tot dienst- en hulpverlening voor burgers met een welzijnsvraag
Het nieuwe gebouw is fysiek zeer toegankelijk met een gemakkelijk vindbaar onthaal en aangepaste infrastructuur. Er zijn aparte gesprekslokalen die de privacy van de cliënt garanderen. Het Welzijnshuis is open van maandag tot en met vrijdag van 8.30 u. tot 11.30 u. Een comfortabele troef is de mogelijkheid om een gesprek te plannen binnen erg ruime afspraakmomenten. Hierdoor worden wachttijden gereduceerd. Maandag van 8 u. tot 19 u. Dinsdag tot en met donderdag van 8 u. tot 17 u. Vrijdag van 8 u. tot 15 u.
Ook de uitbouw van een digitale toegangspoort biedt mogelijkheden voor een betere bereikbaarheid van de dienstverlening. De productencatalogus van het Welzijnshuis is raadpleegbaar op www.roeselare.be
Versterkte en meer kwalitatieve dienstverlening
Het onthaal, de basisdienstverlening en de intake vormen met de start van het Welzijnshujs één team, het Welzijnsloket. Verder wordt de helpdeskfunctie uitgebouwd met bvb wonen en energie. Zo versterkt een medewerker van de Woondienst het team. De expertise van de verschillende komt samen in een sterk team dat ook veel van elkaar kan leren. Samenwerken betekent ook leren van elkaar, wat dan weer een positieve weerslag geeft op de dienstverlening.
De klant wordt er ook zoveel als mogelijk door éénzelfde hulpverlener geholpen. Doorverwijzen naar een andere hulpverlener gebeurt enkel in het kader van de opstart van duidelijk omschreven trajecten (bv. Schuldhulpverlening, arbeidstrajectbegeleiding) of producten (studietoelagen, aanvraag pensioen, …)
9
15 september 2015
Nieuw is het afleveren van attesten Burgerlijke Stand waarvoor men vroeger doorverwezen werd naar site Botermarkt.
Versterkte en structurele samenwerking met partners in één huis
Huurdersbond, Sociaal Verhuurkantoor, pensioendiensten, Federale Overheid Sociale Zekerheid, … vonden in het Welzijnshuis een werkplek waar ze of een zitdag of een structureel onthaal organiseren. Zo wordt het onthaal van het Sociaal Verhuurkantoor Regio Roeselare volledig verplaatst van de Motestraat naar het Welzijnshuis.
10
15 september 2015
