Jaarverslag en jaarrekening 2010 Versie 2.0, d.d. 14 maart 2011
Inhoudsopgave 1 2
3
4
5 6
Brief aan college.......................................................................................................................3 Beleidsmatige bijdrage aan de jaarrekening ...........................................................................5 2.1 Kerncijfers..........................................................................................................................5 2.2 Doelstellingen, activiteiten en financiën ..............................................................................7 2.2.1 Hoe hebben we het maatschappelijk effect bereikt? ...................................................7 2.2.2 Wat hebben we ervoor gedaan?...............................................................................12 2.2.3 Wat heeft het gekost? ..............................................................................................13 2.3 Reserves, voorzieningen en investeringen........................................................................14 2.3.1 Reserves .................................................................................................................14 2.3.2 Voorzieningen..........................................................................................................14 2.3.3 Investeringen ...........................................................................................................16 2.4 Prioriteiten 2010 ...............................................................................................................16 2.4.1 Overige prioriteiten...................................................................................................16 Bijdrage aan verplichte paragrafen........................................................................................17 3.1 Lokale heffingen...............................................................................................................17 3.2 Risicoparagraaf ................................................................................................................17 3.3 Onderhoud gemeentelijke kapitaalgoederen .....................................................................17 3.4 Verbonden partijen...........................................................................................................18 3.5 Bedrijfsvoering .................................................................................................................18 3.5.1 Invoering SHP..........................................................................................................18 3.5.2 Integratie BMA.........................................................................................................18 3.5.3 Grote ICT-projecten .................................................................................................18 3.5.4 Resultaatafspraken directeur....................................................................................19 3.5.5 Directies naar de werkvloer......................................................................................19 Bijdrage aan de jaarrekening .................................................................................................20 Format I Kerngegevens ...............................................................................................................20 Format II Overzicht van baten en lasten.......................................................................................21 Format III Balans.........................................................................................................................27 Format IV Bruto verloop vaste activa ...........................................................................................28 Format V Reserves en voorzieningen – hoofdlijnen .....................................................................30 Format VI Bruto verloop reserves en voorzieningen.....................................................................31 Format VII Vooruitontvangen doeluitkeringen (VODU) van Rijk en EU .........................................32 Format VIII Restant gehouden bedragen .....................................................................................32 Format IX Specificatie balanspost rekening-courant met de gemeente.........................................32 Format X Bruto verloop balanspost kapitaalschuld aan de gemeente...........................................33 Format XI Kredieten ....................................................................................................................33 Format XII Niet uit de balans blijkende verplichtingen ..................................................................34 Format XIII Europese aanbestedingen.........................................................................................34 Format XIV Door de gemeente verstrekte subsidies ....................................................................34 Format XV Specifieke uitkeringen en Europese subsidies............................................................34 Format XVI Openbaarmaking topinkomens (en vertrekregeling)...................................................35 Format XVII Resterende risico’s ..................................................................................................35 Format XVIII Grote ICT-projecten ................................................................................................35 Format XIX Kengetallen P&O ......................................................................................................36 Format XX Personeelskosten en externe inhuur ..........................................................................38 Format XXI Apparaatskosten en ondersteunende processen .......................................................39 Format XXII Leges en lokale heffingen ........................................................................................39 Format XXIII Prestatie-indicatoren duurzaamheid ........................................................................40 Bedrijfsvoeringverklaring.......................................................................................................43 Overzicht specifieke kosten...................................................................................................43
2
2 Beleidsmatige bijdrage aan de jaarrekening 2.1 Kerncijfers Het Stadsarchief Amsterdam (SAA) is het historische documentatiecentrum van de stad Amsterdam met ruim 40 kilometer archieven, de historisch-topografische collectie met miljoenen kaarten, tekeningen en prenten, en omvangrijke geluids-, film- en fotoarchieven. Het SAA wil een toonaangevend dienstverlener zijn die een samenhangend pakket van innovatieve producten en diensten met informatie over Amsterdam aanbiedt. Dit doet het SAA door archieven en collecties te verwerven, te bewaren, toegankelijk te maken en aan een zo groot mogelijk publiek te presenteren De maatschappelijke relevantie van het SAA is: • controleerbaarheid van de overheid; • rechtsvinding; • rechtszekerheid; • toegankelijkheid van cultuurhistorisch erfgoed; • kennis van de geschiedenis van Amsterdam als maatschappelijk bindmiddel. Het SAA bestaat meer dan 150 jaar. De dienst heeft een formatie van 116,29 fte. Per ultimo 2010 werken bij het SAA 130 ambtenaren en ruim 20 medewerkers op detacheringbasis. Hieronder is de tabel met kerncijfers weergegeven. Kerncijfer Totale lasten
Rekening 2009
Begroting incl. wijziging 2010
Actualisatie 2010
Rekening 2010
14.706
14.659
14.685
16.336
Personeel (inclusief personeel van derden)
7.370
6.644
6.730
7.810
Materiële uitgaven
2.686
2.642
2.715
3.283
1
-
-
1
4.272
4.532
4.400
4.400
377
842
842
842
-
-
3.364
2.405
2.692
4.295
3.364
2.405
2.692
4.295
Waarvan:
Subsidies (inclusief uitkeringen) Kapitaallasten Toevoeging voorzieningen Overig Totale baten
(2)
-
Waarvan: Directe baten (opbrengsten) Indirecte baten (doorbelastingen) Saldo van baten en lasten exclusief mutaties in reserves Mutaties in reserves Saldo inclusief mutaties in de reserves
-
-
-
-
11.342
12.253
11.993
12.041
(35)
(14)
(228)
(221)
11.307
12.240
11.764
11.820
Reserves per 31-12
234
221
220
12
Voorzieningen per 31-12
577
30
1.068
1.136
a) routinematige investeringen (investeringsstaat)
532
688
688
820
b) niet routinematige investeringen
232
200
756
35
Boekwaarde vaste activa per 31-12
44.483
43.458
43.096
42.717
Formatie per 31-12 (FTE's)
121,85
114,00
115,49
116,29
a) korter dan 1 jaar (%)
4,0
4,0
4,0
3,7
b) totaal incl. > 1 jaar (%)
4,0
5,0
5,0
3,8
Investeringen:
Ziekteverzuim
5
Gewijzigde begroting 2010
€ 12.240.000
Rekening 2010
€ 11.820.000
Resultaat t.o.v. gewijzigde begroting
€ 420.000
Verlaging actualisatie 2010
-/- € 475.000
Aanpassing nominaal (9-maands)
+ € 66.000
Resultaat t.o.v. geactualiseerde begroting
€ 11.000
Het SAA heeft ten opzichte van de gewijzigde begroting 2010 een positief resultaat gerealiseerd van € 420.000. De geactualiseerde begroting 2010 van het SAA is € 475.000 lager dan de gewijzigde begroting in verband met de nominale aanpassing, verlaging van de kapitaallasten en de vrijval van het vakantiegeld. Ten opzichte van de geactualiseerde begroting (inclusief aanpassing nominale verlaging personeelsbudgetten) realiseert het SAA in 2010 een positief resultaat. • Het SAA heeft € 1,6 miljoen extra opbrengsten gerealiseerd met de verkoop van legesproducten, de ondersteuning op DIV-gebied aan gemeentelijke organisatieonderdelen en het verhuren van ruimten in gebouw De Bazel. • De personeelslasten zijn met € 1,1 miljoen overschreden door extra personele inzet om aan de vraag naar DIV-ondersteuning te kunnen voldoen (hier staan opbrengsten tegenover) en door de dubbele directeurslasten. • Het SAA heeft € 0,1 miljoen doorbelast gekregen voor een bijdrage aan concern Inkoop. Hiermee is in de begroting geen rekening gehouden. • De budgetten presentatie, verwerving, digitalisering archiefbescheiden en onderhoud gebouw en installaties zijn overschreden met in totaal € 0,38 miljoen.
NB. In het CRB-bestand is de reserve WW van BMA onterecht bij het SAA opgenomen. In de jaarrekening van het SAA is deze buiten beschouwing gelaten. De reserve wordt toegelicht in de jaarrekening van DMB.
6
2.2
Doelstellingen, activiteiten en financiën
Subresultaatgebied Archief 2.2.1 2.2.1.1
Hoe hebben we het maatschappelijk effect bereikt? Programakkoord 2006-2011
Digitaliteit: Het Stadsarchief is voor het concern een digitale beheerder van formaat (project Stadsarchief Digitaal) Indicator
Nulmeting
Rekening 2009
Begroting 2010
Bereikt 2010
Geïntegreerd beheer van te bewaren digitale informatie
Analoog
Gedigitaliseerde persoonskaarten en metadata zijn opgenomen en beschikbaar voor publiek. Door de Stadsdelen Centrum, OostWatergraafsmeer, Zuideramstel en Osdorp wordt gewerkt aan digitalisering van de BWT -dossiers.
Opname van 3Tb digitale informatie in het E-depot waaronder digitale BWTarchieven van de stadsdelen De Baarsjes en OostWatergraafsmeer.
In 2010 zijn de besprekingen begonnen met het stadsdeel Oost om te komen tot overbrenging van het digitale BWT archief van het voormalige stadsdeel OostWatergraafsmeer.
Richtlijnen en standaarden op het gebied van digitaal informatiebeheer voor alle gemeentelijke organisaties
Richtlijnen en standaarden voor analoog informatiebeheer
De richtlijnen en standaarden zijn in 2008 en begin 2009 ontwikkeld.
Vaststellen Concernbreed Documentair Structuurplan
Een concernbreed Documentair Structuurplan (DSP) wordt vooralsnog niet ontwikkeld. Met de stadsdelen wordt overlegd over het ontwikkelen van een stadsbrede DSP/Zaaktypecatalogus.
Mede-uitvoering van het programmamanagement.
Deelname aan de voorziene pilots. Onderzoek naar aansluiting DMS en E-depot. Onderzoek naar ontwikkeling centraal DSP in relatie tot de landelijke zaaktypencatalogus.
Het IZI-project bestaat niet meer. Zie de toelichting hierboven.
Het vormgeven van de rol van het SAA in het project Centraal DMS/IZI.
Behaald resultaat 20062010 De gedigitaliseerde persoonskaarten en metadata zijn opgenomen en beschikbaar voor publiek. Door de Stadsdelen Centrum, OostWatergraafsmeer, Zuideramstel en Osdorp wordt gewerkt aan digitalisering van de BWTdossiers. De overbrenging van de BWT-dossiers van stadsdeel Oost is voorbereid. De richtlijnen e n standaarden zijn ontwikkeld. Een concernbreed DSP wordt vooralsnog niet ontwikkeld. Met de stadsdelen wordt overlegd over het ontwikkelen van een stadsbrede DSP/zaaktypecatalogus. Het IZI-project bestaat niet meer. Zie de toelichting hierboven.
7
Digitaliteit: Het Stadsarchief is voor het concern een digitale beheerder van formaat (project Stadsarchief Digitaal) Indicator
Nulmeting
Rekening 2009
Begroting 2010
Bereikt 2010
Samenwerken met DPG.
Analoge archiefbestanden persoonskaarten.
Deels gedigitaliseerde bestanden.
Opname gedigitaliseerde bestanden in E-depot. Formele vervanging van de fysieke bestanden.
De formele vervanging van de overgebrachte en reeds gedigitaliseerde bestanden met archief-, persoons- en gezinskaarten is afhankelijk van de verwachte goedkeuring van het E-depot in 2011 en de voor vervanging benodigde machtiging van Gedeputeerde Staten.
Tweedelijns inspecties bij alle gemeentelijke organisaties
Analoge inspecties
Inspecties voor het toetsen van digitaal informatiebeheer zijn ontwikkeld.
Ontwikkelen tweedelijns inspecties.
De tweedelijns inspectiemethodiek moet nog worden ontwikkeld. In 2010 zijn de eerste twee ‘Beheerplannen Informatiehuishouding’ door diensten aangeboden aan het SAA.
Informatiebesluit.
Gemeentelijk informatiebesluit vrijwel geheel gebaseerd op analoge informatie Gefragmenteerde systemen
Het besluit Informatiebeheer zal naar verwachting in februari 2010 aan ons College worden aangeboden.
De digitale infrastructuur is goed geoutilleerd en ondersteunt het totale functioneren van het SAA als archiefbewaarplaats door o.a. de bouw van een digitaal bewaardepot en de integratie van de systemen voor beheer van metadata.
Het digitaal bewaardepot is gerealiseerd en in gebruik. De inname van de persoonskaarten is succesvol afgerond. Het E-depot, bestaande uit een ontvangst-, bewaar- en raadpleegdepot is gerealiseerd. De integratie wordt gerealiseerd door een combinatie van meerdere software pakketten. Ontwikkelen concept voor digitale dienstverlening aan de gemeentelijke beheerseenheden.
Het Besluit Informatiebeheer 2010 is in februari vastgesteld. Regelmatig worden diensten en stadsdelen geadviseerd over het ontwikkelen van ‘Beheerplannen Informatiehuishouding’. Implementatie van veiligheidskopieën voor het E-depot. Ontwikkelen preserveringsbeleid.
Er is preserveringsbeleid opgesteld. De implementatie van de veiligheidskopieën voor het E-depot is gerealiseerd. In 2010 is overleg gestart met bureau Andreas, stadsdeel Oost, PMB, DRO en Projectbureau Zuidas om te komen tot koppeling van het E-depot op respectievelijk Documentum (Andreas), een procesapplicatie voor bouwvergunningen (stadsdeel Oost) en Sharepoint (overige genoemde organisaties). Hierdoor wordt digitale overbrenging van gedigitaliseerde en digitaal gevormde archieven mogelijk.
Behaald resultaat 20062010 Deels gedigitaliseerde bestanden. De formele vervanging van de overgebrachte en reeds gedigitaliseerde bestanden is afhankelijk van de verwachte goedkeuring van het E-depot. Inspecties voor het toetsen van digitaal informatiebeheer zijn ontwikkeld. De tweedelijns inspectiemethodiek is nog niet ontwikkeld, in afwachting van de ‘Beheerplannen Informatiehuishouding’ volgens het Informatiebesluit 2010. De eerste twee ‘Beheerplannen Informatiehuishouding’ zijn aangeboden aan het SAA. Regelmatig worden diensten en stadsdelen geadviseerd over het ontwikkelen van ‘Beheerplannen Informatiehuishouding’. Het digitaal bewaardepot is gerealiseerd en in gebruik. De inname van de persoonskaarten is succesvol afgerond. Het E-depot, bestaande uit een ontvangst-, bewaar- en raadpleegdepot is gerealiseerd. Er is preserveringsbeleid opgesteld. De implementatie van de veiligheidskopieën voor het E-depot is gerealiseerd.
8
Goede dienstverlening en presentatie in De Bazel Indicator
Nulmeting
Rekening 2009
Begroting 2010
De archieven en collecties zijn wereldwijd toegankelijk.
30.000 bezoekers en 500.000 webbezoekers.
106.173 bezoekers en 648.939 webbezoekers.
108.000 bezoekers en 600.000 webbezoekers. Productie 1.000.000 scans; ‘Digital born’ tekst in Archiefbank.
Het gebouw De Bazel wordt optimaal benut
Tentoonstellingen , evenementen en rondleidingen.
Tentoonstellingen Martin Monnikendam en New York Perspectives.
Tentoonstellingen: Kapitaal Amsterdam, Vroege Fotografie, Nieuwe schatten, Politie en Pers. Onderzoek naar het beheer van gebouw De Bazel. Opstellen collectiebeleidsplan.
Samenwerken met Bureau Monumenten & Archeologie en Kunst & Cultuur
Besluit Culturele Alliantie is genomen 120.000 bezoekers
40.000 bezoekers. Plan van aanpak Culturele Alliantie is opgesteld.
Implementatie. 150.000 bezoekers.
Bereikt 2010
Behaald resultaat 20062010 In 2009: 106.173 bezoekers 125.854 bezoekers en 710.453 en 648.939 webbezoekers. webbezoekers. In 2010: 125.854 bezoekers De persoonsgegevens 1991-1994, uit de en 710.453 webbezoekers. voorloper van de Gemeentelijke Basis Administratie, zijn opgenomen in de De persoonsgegevens Archiefbank. 1991-1994, uit de voorloper van de Gemeentelijke Basis Administratie, zijn opgenomen in de Archiefbank. Alle tentoonstellingen zijn gerealiseerd Alle tentoonstellingen zijn conform planning. Daarnaast is er een gerealiseerd conform tentoonstelling georganiseerd met foto’s van planning. Daarnaast is er Dolf Tousain (De Jordaan), een side-event een tentoonstelling voor de Giro d’Italia op verzoek van georganiseerd met foto’s wethouder Gehrels en een divers van Dolf Tousain (De zondagprogramma met boekpresentaties, Jordaan), een side-event weekendbrunches, archievendag en voor de Giro d’Italia op museumnacht. verzoek van wethouder In 2010 is opdracht verleend voor een Gehrels en een divers gebruiksanalyse van het gebouw. zondagprogramma met Vanwege een tekort aan depotcapaciteit in boekpresentaties, gebouw De Bazel, is circa 500 strekkende weekendbrunches, meter archieven in gehuurde depotruimte van archievendag en het Noord-Hollands Archief geplaatst. museumnacht. Het plan van aanpak 125.854 bezoekers voor het SAA (exclusief Culturele Alliantie is de bezoekers van BMA en K&C). De afdeling K&C heeft per 1 februari 2010 zijn opgesteld. De afdeling K&C heeft per 1 intrek genomen in gebouw De Bazel. februari 2010 zijn intrek De integratie van BMA is voorbereid. De Culturele Alliantie is met de voorbereiding genomen in het gebouw De Bazel. van drie projecten bezig. Er is overlegd met MAI over een intensievere De integratie van BMA is voorbereid. samenwerking. De Culturele Alliantie is met de voorbereidingen van drie projecten bezig. Er is overlegd met MAI over een intensievere samenwerking.
9
Het aanboren van nieuwe doelgroepen Indicator
Nulmeting
Rekening 2009
Begroting 2010
Leerlingen van Amsterdamse basisscholen kennis laten maken met de authentieke historische bronnen van de geschiedenis van Amsterdam.
Pilot met een klein aantal basisscholen.
De website Buurt en Stad met informatie over de geschiedenis van alle 40 buurten van de stad is in het najaar aangeboden aan het Basisonderwijs door bekende Amsterdammers, waaronder de burgemeester die daartoe een schoolklas in de ambtswoning heeft ontvangen.
Aanbieden informatie over de geschiedenis van Amsterdam aan alle Amsterdamse basisscholen.
Toeristen informeren over de geschiedenis van Amsterdam door rondleidingen en tentoonstellingen in meer talen aan te bieden en door de thema’s van evenementen en tentoonstellingen hierbij aan te laten sluiten.
Weinig buitenlandse bezoekers.
Vanaf juni 2009 wordt de halfjaarlijkse programmafolder ook in het Engels geproduceerd. Rondleidingen en tentoonstellingen zijn tweetalig. De films die in de filmzaal vertoond worden zijn Engels ondertiteld.
Opnemen SAA in reisgidsen en overige buitenlandse communicatiekanalen. Uitbreiden tweetalige producten.
Contacten met migrantenorganisaties leiden tot een groter aandeel van bezoek en collecties van nieuwe Amsterdammers.
Contacten met migrantenorganisaties via buurten.
In 2009 zijn contacten gelegd met Surinaamse Vrouwen Bijlmermeer over hun archief. De verwachting is dat in 2010 tot een overdracht van het archief kan leiden. Het SAA ontving een reeks personeelskaarten van de eerste gastarbeiders en instructiemateriaal voor buitenlandse werknemers als onderdeel van het archief van de DSM/ADM. In 2009 is bij de SAA een ambassadeur diversiteit benoemd.
Contacten met migrantenorganisaties via buurten.
Bereikt 2010
Te behalen resultaat 20062010 Het programma Buurt en Alle basisscholen in Amsterdam hebben het Stad is aan alle programma Buurt en Stad aangeboden Amsterdamse basisscholen gekregen. Er waren meer dan 84.000 unieke bezoekers met meer dan 200.000 pageviews. aangeboden. Er zijn presentaties gehouden over het project Er zijn presentaties gehouden over het project Buurt en Stad op een landelijk congres voor Buurt en Stad op een vakgenoten. landelijk congres voor vakgenoten. Tweetalige folders en brochures zijn Rondleidingen en uitgebreid. tentoonstellingen zijn De opname van het SAA in buitenlandse tweetalig. communicatiekanalen is nog niet optimaal. De films die in de filmzaal worden vertoond zijn Engels ondertiteld. Tweetalige folders en brochures zijn uitgebreid. De opname van het SAA in buitenlandse communicatiekanalen is nog niet optimaal. Er zijn contacten met migrantenorganisaties Er is een ambassadeur ontstaan via het project maatschappelijke diversiteit bij het SAA stage: ‘fotorally’. Dit project is beloond met benoemd. extra subsidie op initiatief en kosten van Er zijn verschillende Stichting Doen. contacten gelegd met migrantenorganisaties, welke in sommige gevallen tot een overdracht van archief hebben geleid. Er zijn contacten met migrantenorganisaties ontstaan via het project maatschappelijke stage: ‘fotorally’.
10
De integratie van het SAA in de digitale wereld en de uitbreiding van de producten en diensten in gebouw De Bazel vragen om een aanpassing of verandering van de organisatiestructuur Indicator
Nulmeting
Rekening 2009
Begroting 2010
Strategienota met de ambities van het SAA is aan het bestuur voorgelegd.
De strategienota 2006-2010 is in ontwikkeling.
De productie van de strategienota 2011- Strategienota 2011-2015 aan het bestuur voorleggen. 2015 is gestart. Er zijn bijeenkomsten met interne en externe stakeholders geweest voor evaluatie van de afgelopen beleidsperiode en brainstorm voor de nieuwe beleidsperiode. De strategienota wordt bij de Begroting 2010 voorgelegd.
Bereikt 2010 In 2010 is een conceptversie van de strategienota 2011-2015 voorbereid. In verband met het opstellen van de strategienota zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd waarbij collega’s van andere diensten zijn uitgenodigd voor het geven van feedback. De strategienota wordt bij de begroting 2011 aangeboden aan het bestuur.
Te behalen resultaat 20062010 De strategienota 2011-2015 is in concept opgesteld en wordt aan de gemeenteraad voorgelegd.
11
2.2.2 Wat hebben we ervoor gedaan? Digitaliteit: Het SAA is voor het concern een digitale beheerder van formaat (project SAA Digitaal) Het E-depot bedient zowel de burgers van Amsterdam als de onderdelen van het Concern Amsterdam door het opnemen, beheren en beschikbaar stellen van digitale bestanden en metadata. Het E-depot bestaat uit een digitaal ontvangstdepot, een digitaal bewaardepot en een digitaal raadpleegdepot. Sinds 2010 worden veiligheidskopieën van het bewaar- en het raadpleegdepot gemaakt en is gestart met de overzetting van de raadpleegsystemen naar de Ajax-webtechnologie. De voorbereidingen van de overbrenging van het digitale BWT-archief van het voormalige stadsdeel Oost-Watergraafsmeer zijn gestart. In het kader daarvan is het papieren archiefbestand door het SAA in beheer overgenomen van het stadsdeel Oost. Dit gebeurt in afwachting van de goedkeuring van het E-depot door de provincie, waarna na verkregen machtiging door Gedeputeerde Staten, formele vervanging kan plaatsvinden. Het SAA overlegt, adviseert over en voert projecten uit in het kader van de digitalisering van de BWT-archieven van de (voormalige) stadsdelen Osdorp, Zuideramstel, West en Zeeburg. Het SAA heeft samen met het Nationaal Archief, het Gemeentearchief Rotterdam en belangenorganisaties in het Archiefveld, de handen ineen geslagen om te komen tot gemeenschappelijke E-depotvoorzieningen in Nederland. Hiertoe is een onderbouwd voorstel opgesteld met daarbij als bijlage een rapport. Dit voorstel is gestuurd aan de ministeries van Buitenlandse Zaken, van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en aan het bestuur van het Interprovinciaal Overleg, aan de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en aan de Unie van Waterschappen. Vooralsnog heeft deze acitiviteit nog niet geleid tot het beschikbaar komen van middelen om te komen tot deze gemeenschappelijke E-depotvoorzieningen. Het SAA heeft zitting in de stuurgroep van de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD) die is opgericht ten behoeve van dit initiatief. Binnen deze coalitie wordt samengewerkt aan de ontwikkeling van generieke onderdelen van het E-depot. Door samen te werken wordt verwacht dat de kosten voor de ontwikkeling van deze generieke onderdelen door de partijen kunnen worden gedeeld. In samenwerking met de Dienst Persoons- en Geoinformatie (DPG) heeft het SAA omvangrijke fysieke archiefbestanden met persoonskaarten gedigitaliseerd en via de Archiefbank beschikbaar gesteld voor gebruik door zowel de archiefvormende dienst zelf als het geïnteresseerde publiek. De formele vervanging van deze gedigitaliseerde bestanden is afhankelijk van de verwachte goedkeuring van het E-depot in 2011 en de voor vervanging benodigde machtiging van Gedeputeerde Staten. De organisaties die vallen onder de ‘Regeling Risicovolle Projecten’ zijn alle aangeschreven voor een inspectie van het informatiebeheer. De eindrapportage van deze inspectie is eind 2010 aan de gemeentesecretaris aangeboden. Het inspectie-instrumentarium is uitgebreid met de vaststelling van het Besluit Informatiebeheer 2010. Het daarin verplicht gestelde Beheerplan Informatiehuishouding is onderdeel van het nieuwe instrumentarium. Inmiddels zijn er twee pilots opgestart voor de implementatie van het Beheerplan Informatiehuishouding bij het stadsdeel Noord en bij DPG. In het derde kwartaal is er een digitale inspectie bij Andreas uitgevoerd ter voorbereiding op overbrenging naar het E-depot. Na de afronding van de fusies van de stadsdelen is een archiefinspectieronde uitgevoerd. Het SAA participeert in de landelijke ontwikkeling van een gemeentelijke ‘baseline informatiebeheer’. Hiervoor wordt contact onderhouden met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Goede dienstverlening en presentatie in De Bazel Het SAA bevordert het wereldwijde gebruik van archieven en collecties door deze beschikbaar te stellen via de Archiefbank en de Beeldbank. De burger wordt in toenemende mate bediend via het digitale loket; op aanvraag van klanten worden wekelijks 10.000 à 15.000 scans geproduceerd. De hoeveelheid aanvragen voor het digitaliseren van archivalia blijft toenemen evenals de bestellingen van het aantal scans. Het aantal vragen voor de historische helpdesk nemen toe. Het aantal bezoekers die gebruik maken van de studiezalen vertoont een lichte daling, maar het aantal aangevraagde stukken per bezoeker stijgt licht. Vanwege een tekort aan depotcapaciteit in gebouw De Bazel, is circa 500 strekkende meter archieven in gehuurde depotruimte van het Noord-Hollands Archief geplaatst. Voor de Archiefbank bestaat internationale belangstelling. Dit is de reden waarom in 2010 de Archiefbank op regelmatige basis werd gepresenteerd op internationale congressen. 12
Het gebouw De Bazel wordt gebruikt om de geschiedenis van Amsterdam voor een breed publiek toegankelijk te maken. In 2010 is er een drietal tentoonstellingen verzorgd. De thema’s waren: Vroege fotografie, De Jordaan (foto’s van Dolf Tousain) en Politie & Pers. Daarnaast heeft het SAA op verzoek van wethouder Gehrels aandacht besteedt aan de Giro d’Italia. Het SAA heeft een side-event georganiseerd met de volgende drie aspecten; de geschiedenis van de Giro d’Italia, wielrennen in Amsterdam en de fiets als vervoermiddel in Amsterdam. Door het organiseren van een divers zondagprogramma, boekpresentaties, weekendbrunches, archievendag en museumnacht worden de evenementen in gebouw De Bazel uitgebreid. De bezoekersaantallen zijn boven verwachting. Dit betekent een grotere druk op de studie- en publieksvoorzieningen. De Culturele Alliantie heeft in 2010 verder vorm gekregen door de inhuizing van de afdeling Kunst & Cultuur in gebouw De Bazel. Alle drie de partners zijn nu in dit monument gehuisvest. Naast de drie projecten uit de erfgoedkalender • kunst in de openbare ruimte; • Amsterdam 400 jaar grachtengordel; • publieksbalie en podium centrale hal De Bazel; is in het verslagjaar uitgebreid gesproken met het Maria Austria Instituut over intensivering van de bestaande samenwerking met als doel dat de fameuze collectie van Amsterdams grootste fotografen voor de stad behouden blijft. In 2010 zijn alle voorbereidende maatregelen getroffen om de integratie van BMA bij het SAA mogelijk te maken. De voorbereiding geschiedde in uitstekend overleg met alle betrokken partijen (BMA, Dienst Milieu en Bouwtoezicht en SAA). De feitelijke integratie vond op geruisloze wijze plaats op 1 januari 2011. De jaarrekening van BMA, die eveneens binnen het begrotingskader sluit, maakt in 2010 nog deel uit van de jaarrekening van de Dienst Milieu en Bouwtoezicht. Het aanboren van nieuwe doelgroepen In 2010 is het succesvolle project Buurt & Stad voortgezet en hebben alle basisscholen in Amsterdam het programma aangeboden gekregen. De website van Buurt & Stad is gevuld met informatie over alle buurten van Amsterdamse basisscholen, zodat de leerlingen historische achtergrondinformatie over hun eigen buurt kunnen vinden. Meer dan 84.000 unieke bezoekers hebben ruim 200.000 pageviews gedaan. Er zijn inmiddels al voorbereidingen getroffen voor een onderzoek naar een VMBO-versie van Buurt & Stad. Het SAA is, door het kenniscentrum ECABO, erkend als leerbedrijf voor het middelbaar beroepsonderwijs (MBO) voor de richting administratief/secretarieel. In 2010 hebben twee stagiaires van allochtone afkomst bij het SAA stage gelopen. De maatschappelijke stages in het kader van het project ‘Fotorally’ zijn nog niet afgerond. Voor dit project zijn allochtone scholieren naar bejaarden- en verzorgingstehuizen gegaan om foto’s van Amsterdam te verzamelen voor de website van dit project; www.fotorally.eu. De integratie van het SAA in de digitale wereld en de uitbreiding van de producten en diensten in gebouw de Bazel vragen om een aanpassing of verandering van de organisatiestructuur Om te komen tot de strategienota, genaamd “Stadsarchief voor Amsterdammers wereldwijd” zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd waarbij ook collega’s van andere diensten zijn uitgenodigd voor het geven van input en feedback. De strategienota 2011-2015 is in 2010 in concept afgerond. Zij wordt na bespreking met de portefeuillehouder en de Ondernemingsraad bij de begroting 2011 aangeboden aan het bestuur. De nieuwe strategienota is de kapstok voor andere beleidsdocumenten, zoals het ICT-beleidsplan, een productencatalogus, jaarplannen en afdelingsplannen. Daarnaast is de strategienota het kader voor de meerjarenbegroting en voor de investeringen. 2.2.3
Wat heeft het gekost?
Bedragen x € 1.000 Lasten + Baten Mutaties in reserves Saldo
Rekening 2009
Begroting 2010
Actualisatie 2010
Rekening 2010
14.706
14.659
14.685
16.336
3.364
2.405
2.692
4.295
35
14
228
221
11.307
12.240
11.765
11.820
13
2.3 2.3.1
Reserves, voorzieningen en investeringen Reserves
VolgReserve of voorziening nummer
Bedragen x € 1.000 Toevoeging Onttrekking Ultimo Begrote eindstand
Ultimo 2009
2010
4003 Toekomstige WW-uitkeringen (Stadsarchief) 4004 Vakantiegeld (Stadsarchief)
2010
Korte toelichting op toevoegingen en onttrekkingen Korte toelichting op afwijking ten opzichte begrote eindstand
Reserve of voorziening
2010
26
13
13
9 WW-uitkeringen.
Er is minder WW uitgekeerd dan begroot.
Reserve.
208
208
0
212 Vrijval vakantiegeld.
Conform concernrichtlijnen vrijval reserve vakantiegeld.
Reserve.
Reserve Toekomstige WW-uitkeringen Sinds 1 januari 2009 is de pseudo-WW premie vervallen en daarmee de voeding van de reserve Toekomstige WW-uitkeringen. De onttrekking is ter dekking van WW-uitkeringen. De verwachting is dat de reserve ultimo 2011 volledig besteed is. Reserve Vakantiegeld Conform de concernrichtlijnen mag geen reserve vakantiegeld meer gevormd worden. Als gevolg hiervan is de reserve vakantiegeld in 2010 vrijgevallen.
2.3.2
Voorzieningen
VolgReserve of voorziening nummer
Bedragen x € 1.000 Toevoeging Onttrekking Ultimo Begrote eindstand
Ultimo 2009
4001 Legaat van Eck 4014 Groot onderhoud (Stadsarchief)
2010
2010
24
0
552
842
Korte toelichting op toevoegingen en onttrekkingen Korte toelichting op afwijking ten opzichte begrote eindstand
Reserve of voorziening
2010 24 282
1.112
25 Rente. 5 Eenmalige hogere toevoeging i.v.m. werkzaamheden volgens het meerjaren groot onderhoudprogramma. De onttrekking uit de voorziening is lager dan begroot doordat het zwaartepunt van de uitvoering van de werkzaamheden in 2011 ligt.
Rentepercentage is lager dan verwacht.
Voorziening.
De uitvoering van de geplande werkzaamheden zijn in 2010 gestart en worden in 2011 voortgezet.
Voorziening.
14
Voorziening legaat Van Eck Deze voorziening staat tegenover de belegde voorziening van dezelfde grootte aan de actiefzijde van de balans. Het oorspronkelijke legaat Van Eck was € 18.151,21. De opbrengst van het legaat bestaat uit rente-inkomsten, die jaarlijks aan de voorziening worden gedoteerd. Het vruchtgebruik is bedoeld voor aankopen. In 2010 hebben geen aankopen ten laste van het legaat plaatsgevonden. Voorziening groot onderhoud Sinds 2009 heeft het Stadsarchief een meerjaren onderhoudsprogramma voor het onderhoud aan gebouw De Bazel. In dit plan zijn de te verwachten kosten voor onderhoud voor de komende 30 jaar weergegeven. In 2010 is een eenmalige hogere toevoeging aan de voorziening gedaan in verband met werkzaamheden volgens het meerjaren groot onderhoudprogramma. De uitvoering van de geplande werkzaamheden zijn in 2010 gestart en worden in 2011 voortgezet en afgerekend.
15
2.3.3 Investeringen Op basis van het Tienjarenprogramma voor vervangingsinvesteringen (TIP) is in 2010 € 654.045 aan vervangingsinvesteringen uitgegeven. TIP
Investering
2010 Werkelijk
Restant
1 Apparatuur automatisering (2009)
57.600
57.600
0
1 Apparatuur automatisering (2010)
114.510
69.866
44.644
2 Duplicatie diefstalgevoelige stukken
47.900
47.900
0
4 Apparatuur beeld en geluid (2009)
21.970
0
21.970
6 Stelling materiaal c.a.
20.840
0
20.840
8 ABS-Archeion (2009)
89.560
89.560
0
9 Scope (2009)
59.066
55.899
3.167
10 Digitaal depot
156.340
145.514
10.826
73.000
0
73.000
11 Vervanging zoeksystemen 13 Apparatuur educatieve projecten
79.530
44.521
35.009
110.740
110.740
0
30.310
10.921
19.389
16 Werkstations publieksruimten
23.230
0
23.230
22 Brandpreventie
32.080
0
32.080
23 Meubilair (2009)
21.527
21.524
3
938.203
654.045
284.158
14 Website SAA 15 Bezoekersregistratie
jaartotaal
Met uitzondering van TIP 9 en TIP 23 is er een restant bedrag van € 280.990. Dit bedrag zal in 2011 besteedt worden. De investeringen zijn niet volledig in 2010 besteedt door een gebrek aan capaciteit bij de ICT-afdeling in verband met de migratie van de ICT van BMA naar het SAA. Het restant van TIP 10 digitaal depot is nodig voor een aanvullende risicoanalyse op het E-depot en een ED3 audit, zodat het SAA voldoet aan de wettelijke eisen voor een E-depot. De opdracht voor brandpreventie is nog niet aanbesteed, dit bedrag zal in 2011 worden uitgegeven. In 2010 is een bedrag van € 35.000,- uitgegeven ten laste van het krediet De Bazel.
2.4
Prioriteiten 2010
Niet van toepassing.
2.4.1
Overige prioriteiten
Niet van toepassing.
16
3 Bijdrage aan verplichte paragrafen 3.1 Lokale heffingen In 2010 bedroegen de legesopbrengsten € 271.903 (begroot was € 200.000). De opbrengsten zijn ten opzichte van de rekening 2009 met 3% toegenomen. De opbrengsten worden gerealiseerd door het verstrekken van informatie uit de archieven en collecties. De vraag naar digitale producten blijft groeien, terwijl de vraag naar analoge producten afneemt. Klanten willen bijvoorbeeld graag een digitaal bestand van een bouwtekening in plaats van een analoge afdruk. De digitale archiefstukken in de Archiefbank zijn wekelijks met 10.000 tot 15.000 scans uitgebreid door het principe scanning-ondemand. Een klant vraagt een archiefstuk aan, daarna wordt het gedigitaliseerd. En vervolgens kan de klant het digitale archiefstuk tegen betaling downloaden. Door de digitalisering is de snelheid van levering zodanig toegenomen, dat het spoedtarief nog maar zelden wordt gebruikt. In 2010 zijn er geen wijzigingen in de tarieven doorgevoerd. Uit analyse blijkt dat de legestarieven van het SAA nagenoeg kostendekkend zijn. De vraag naar maatwerkfotografie en onderzoek is teruggelopen ten opzichte van voorgaande jaren. Voorbeelden van op verzoek gedigitaliseerde archieven in 2010 zijn de meldingsrapporten van de politie van 1940-1945 en de woningkaarten over de periode 1922-1989.
3.2 Risicoparagraaf Niet in deze versie opgenomen.
3.3 Onderhoud gemeentelijke kapitaalgoederen Het gebouw de Bazel werd in 2007, na een uitgebreide inwendige renovatie, betrokken. Bij de oplevering vertoonde het gebouw aan de buitenzijde echter nog een aanzienlijke mate van achterstallig onderhoud. In 2009 zijn onderhoudswerkzaamheden aan het dak binnen de begroting uitgevoerd. Om de onderhoudskosten structureel te kunnen beheersen heeft het SAA Monumentenwacht Noord Holland opgedragen een inspectierapport inclusief een 30-jaren onderhoudsprogramma op te stellen. Uit het rapport blijkt dat de constructieve toestand van het gebouw goed is en de onderhoudstoestand redelijk goed. Op grond van dit rapport is de begroting van het SAA aangepast waardoor jaarlijks de nodig geachte werkzaamheden kunnen plaatsvinden. In 2010 is begonnen met groot onderhoud aan de Noord en Zuidgevel van gebouw De Bazel. Dit betreft vooral schilderwerk, voegwerk en onderhoud/reparatie van zonweringen e.d. In 2011 worden de lengtegevels onder handen genomen als ook de uitvoering van schilderwerk c.a. van het interieur. Bedragen x € 1.000 Categorie Gebouwen Installaties Machines en Apparaten
Rekening 2009
Begroting 2010
Rekening 2010
379
495
392
262
127
288
17
3.4 Verbonden partijen Het SAA heeft een financieel en een bestuurlijk belang in het Amsterdams Archieffonds. Het Archieffonds is in 1984 opgericht en heeft als doel om gelden bijeen te brengen en te beheren, waaruit ten behoeve van het SAA in het algemeen en ten behoeve van de aldaar beheerde archieven en verzamelingen in het bijzonder, aankopen kunnen worden gedaan en waarmee aan de rijke inhoud van deze archieven en verzamelingen grotere bekendheid kan worden gegeven. Het Archieffonds wordt met name gevoed uit door het SAA geheven gebruiksvergoedingen. Het bestuur van het Archieffonds bepaalt de besteding van de gebruiksvergoedingen. Naam VP
Rechtsvorm
Vestigingsplaats
Publiek belang behartigd met VP
Wijze van behartiging
Te bereiken resultaten
Gemeentelijke risico’s vanwege de relatie met de VP
Amsterdams Archieffonds
Stichting
Amsterdam
De rijke inhoud van de archieven en verzamelingen van het Stadsarchief uit te breiden en er een grotere bekendheid aan te geven.
College van B&W
Gelden bijeen brengen en Geen te beheren om aankopen te doen waarmee de rijke inhoud van de archieven en verzamelingen van het SAA worden uitgebreid en er een grotere bekendheid aangegeven kan worden.
3.5 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoeringinformatie van het SAA is opgenomen in de Bedrijfsvoeringsverklaring. Hieronder wordt verder ingegaan op een aantal specifiek gevraagde onderwerpen.
3.5.1 Invoering SHP Per 16 juni 2010 is SAA ingestapt in het Servicehuis Personeel (SHP). Een Werkgroep Implementatie Nieuwe E-HRM Dienstverlening, bestaande uit medewerkers van het Stadsarchief en van het SHP, heeft de invoering begeleid en geëvalueerd.
3.5.2 Integratie BMA Op 29 juni 2010 heeft het College van B&W besloten Bureau Monumenten & Archeologie per 1 januari 2011 onder te brengen bij het Stadsarchief. In 2010 zijn de voorbereidingen voor de integratie getroffen: • de ICT van BMA is ondergebracht bij de ICT-afdeling van het SAA; • alle medewerkers van BMA hebben een ‘Wijziging tewerkstelling’ ontvangen; • het Instellingsbesluit van het SAA is geactualiseerd; • het ondermandaatbesluit van het SAA is geactualiseerd. 3.5.3 Grote ICT-projecten Het SAA heeft in 2010 het ICT-beleidsplan afgerond, waarin de ambities en financiering voor het E-depot voor de komende jaren staat beschreven. Om te voldoen aan de eisen van de provinciale archiefinspectie, met name op het gebied van het waarborgen van de authenciteit van de data, is in 2010 de back-up en uitwijk van het E-depot gerealiseerd. Dit houdt in dat er van alle digitale archiefobjecten een gecontroleerde replica op de uitwijklocatie aanwezig is. Dit project is afgerond in 2010.
18
3.5.4
Resultaatafspraken directeur
De voortgang en de realisatie van de resultaatafspraken worden toegelicht in de ‘Verantwoordingstabel resultaatafspraken directeur’. De verantwoordingstabel wordt als los document ingediend.
3.5.5
Directies naar de werkvloer
Sjabloon ‘directies naar de werkvloer’
Dienst: Stadsarchief
Onze vragen 1. Welke afspraken heeft u voor 2010 gemaakt met de Ondernemingsraad van uw dienst met betrekking tot het aantal dagen dat u teruggaat naar de werkvloer?
Uw antwoorden Afspraken zijn gemaakt met afdelingshoofden en sectiehoofden over het meewerken op de werkvloer op dagen dat de publieksdruk groot is.
2. Welke afspraken heeft u voor 2010 gemaakt met de Ondernemingsraad van uw dienst met betrekking tot de te verrichten werkzaamheden tijdens deze dagen?
De te verrichten werkzaamheden hebben betrekking op het geven van rondleidingen, inlichtingen en schoonmaken.
3. In hoeverre bent u deze afspraken in 2010 nagekomen?
Werkzaamheden zijn uitgevoerd ten tijde van het monumentenweekend, de museumnacht en speciale evenementen van het SAA.
19
4 Bijdrage aan de jaarrekening Format I Kerngegevens
Kerncijfer Totale lasten
Rekening 2009
Begroting incl. wijziging 2010
14.706
14.659
Actualisatie 2010 14.685
Rekening 2010 16.336
Waarvan: Personeel (inclusief personeel van derden)
7.370
6.644
6.730
7.810
Materiële uitgaven
2.686
2.642
2.715
3.283
Subsidies (inclusief uitkeringen) Kapitaallasten Toevoeging voorzieningen Overig Totale baten
1
-
-
1
4.272
4.532
4.400
4.400
377
842
842
842
-
-
3.364
2.405
2.692
4.295
3.364
2.405
2.692
4.295
-
-
-
-
11.342
12.253
11.993
12.041
(2)
-
Waarvan: Directe baten (opbrengsten) Indirecte baten (doorbelastingen) Saldo van baten en lasten exclusief mutaties in reserves Mutaties in reserves Saldo inclusief mutaties in de reserves
(35)
(14)
(228) 11.764
(221)
11.307
12.240
11.820
Reserves per 31-12
234
221
220
12
Voorzieningen per 31-12
577
30
1.068
1.136
a) routinematige investeringen (investeringsstaat)
532
688
688
820
b) niet routinematige investeringen
232
200
756
35
Boekwaarde vaste activa per 31-12
44.483
43.458
43.096
42.717
Formatie per 31-12 (FTE's)
121,85
114,00
115,49
116,29
a) korter dan 1 jaar (%)
4,0
4,0
4,0
3,7
b) totaal incl. > 1 jaar (%)
4,0
5,0
5,0
3,8
Investeringen:
Ziekteverzuim
Gewijzigde begroting 2010
€ 12.240.000
Rekening 2010
€ 11.820.000
Resultaat t.o.v. gewijzigde begroting
€ 420.000
Verlaging actualisatie 2010
-/- € 475.000
Aanpassing nominaal (9-maands)
+ € 66.000
Resultaat t.o.v. geactualiseerde begroting
€ 11.000
Het SAA heeft ten opzichte van de gewijzigde begroting 2010 een positief resultaat gerealiseerd van € 420.000. De geactualiseerde begroting 2010 van het SAA is € 475.000 lager dan de gewijzigde begroting in verband met de nominale aanpassing, verlaging van de kapitaallasten en de vrijval van het vakantiegeld.
20
Ten opzichte van de geactualiseerde begroting (inclusief aanpassing nominale verlaging personeelsbudgetten) realiseert het SAA in 2010 een positief resultaat. • Het SAA heeft € 1,6 miljoen extra opbrengsten gerealiseerd met de verkoop van legesproducten, de ondersteuning op DIV-gebied aan gemeentelijke organisatieonderdelen en het verhuren van ruimten in gebouw De Bazel. • De personeelslasten zijn met € 1,1 miljoen overschreden door extra personele inzet om aan de vraag naar DIV-ondersteuning te kunnen voldoen (hier staan opbrengsten tegenover) en door de dubbele directeurslasten. • Het SAA heeft € 0,1 miljoen doorbelast gekregen voor een bijdrage aan concern Inkoop. Hiermee is in de begroting geen rekening gehouden. • De budgetten presentatie, verwerving, digitalisering archiefbescheiden en onderhoud gebouw en installaties zijn overschreden met in totaal € 0,38 miljoen. NB. In het CRB-bestand is de reserve WW van BMA onterecht bij het SAA opgenomen. In de jaarrekening van het SAA is deze buiten beschouwing gelaten. De reserve wordt toegelicht in de jaarrekening van DMB.
Format II Overzicht van baten en lasten Baten Volgnummer
Rekeningnummer
Omschrijving
Rekening 2009
Begroting incl. wijziging 2010
Actualisatie 2010
Rekening 2010
5410301
830000
Vergoeding voor personeel binnengemeentelijk
5410301
37.118,00
0
0,00
166.584
830010
Vergoeding voor personeel buitengemeentelijk
90.423,00
0
0,00
53.565
5410301
832120
Huren van zalen binnengemeentelijk
292.226,00
282.480
310.360,00
349.727
5410301
832130
Huren van zalen buitengemeentelijk
194.178,00
129.190
128.220,00
164.721
5410301
834040
Entreegelden
30.536,00
49.390
49.020,00
113.307
5410301
834075
Leges, heffingen en administratiekosten
263.720,00
201.250
199.740,00
272.822
5410301
834110
Doorberekende materiële kosten binnengemeentelijk
139.707,00
129.410
128.440,00
151.776
5410301
834115
Doorberekende materiële kosten buitengemeentelijk
55.391,00
55.160
44.750,00
52.192
5410301
834130
Opbrengst automatisering binnengemeentelijk
0,00
0
77.000,00
171.387
5410301
834140
Buitengewone baten
65.992,00
0
0,00
16.729
5410301
834190
Overige opbrengsten binnengemeentelijk
2.109,00
0
0,00
4.096
5410301
834199
Overige opbrengsten buitengemeentelijk
9.794,00
0
0,00
5.689
5410301
834902
Verhaalde salariskosten
37.339,00
77.850
31.390,00
26.626
5410301
834910
Opbrengst cursussen
41.033,00
50.990
50.610,00
19.760
5410301
834911
Behandelingskosten
1.271,00
2.220
2.200,00
1.292
5410301
834912
Opbrengst bruiklenen
2.100,00
2.010
1.990,00
1.840
5410301
834913
Diverse opbrengsten
44.249,00
45.670
15.330,00
83.115
5410301
834914
Opbrengst dozen
5410301
834920
Inventarisatiewerkzaamheden
5410301
834921
A&O projecten
5410301
834930
Opbrengsten rondleidingen
5410301
834940
5410301
5410301
Stadsarchief Amsterdam
8.537,00
0
0,00
38.491
165.896,00
118.000
117.110,00
167.221
1.574.968,00
1.151.990
1.417.350,00
2.144.152
47.626,00
0
0,00
39.022
Opbrengsten fotografie
59.953,00
0
0,00
57.997
834950
Opbrengsten STAP
20.230,00
0
0,00
28.140
5410301
834960
Huren van depotruimten
118.460,00
92.130
101.440,00
114.085
5410301
834970
Huren van antennes
19.528,00
2.440
2.420,00
2.704
5410301
842100
Terugvordering, boete- en verhaalsontvangsten sociale uitkeringen
22.131,00
0
0,00
27.352
5410301
842300
Geoormerkte exploitatiebijdragen van niet-overheden TOTAAL
19.900,00 3.364.415,00
15.000 2.405.180
15.000,00 2.692.370
20.500 4.294.889
860000
Onttrekkingen aan reserves TOTAAL
24.063,00 24.063,00
20.450 20.450
20.450,00 20.450
13.378 13.378
860000
Onttrekkingen aan reserves TOTAAL
354.351,00 354.351,00
328.150 328.150
208.010,00 208.010
208.010 208.010
3.763.028,00
2.753.780
2.970.830
4.516.277
9800403 9800403
Onttrekking reserve Toekomstige WW-uitkeringen (Stadsarchief)
9800404 9800404
Onttrekking reserve vakantiegeld (Stadsarchief)
Totaal generaal
21
Toelichting baten Rekeningnummer 830000 830010
Omschrijving
Toelichting
Vergoeding voor personeel binnengemeentelijk Vergoeding voor personeel buitengemeentelijk
Dit betreft niet begrote, aan derden doorbelaste salariskosten voor grootstedelijke projecten.
832120 832130
Huren van zalen binnengemeentelijk Huren van zalen buitengemeentelijk
834040
Entreegelden
834075
Leges, heffingen en administratiekosten
834110
834130
Doorberekende materiële kosten binnengemeentelijk Doorberekende materiële kosten buitengemeentelijk Opbrengst automatisering binnengemeentelijk
834140 834910
Buitengewone baten Opbrengst cursussen
834913
Diverse opbrengsten
834914
Opbrengst dozen
834920
Inventarisatiewerkzaamheden
834921
A&O-projecten
834930
Opbrengsten rondleidingen
834940
Opbrengsten fotografie
834950
Opbrengsten STAP
834960
Huren van depotruimten
842100
Verhaal sociale uitkeringen
De huuropbrengsten zijn hoger door extra verhuur van vierkante meters en incidentele verhuur aan zowel binnengemeentelijke als buitengemeentelijke partners. Zie ook de overschrijding op de personeelskosten. De overschrijding betreft voornamelijk de geslaagde tentoonstellingen over de Jordaan en de eerste foto’s van Amsterdam. De overschrijding heeft effect op de lasten op 434980. De opbrengsten zijn hoger wegens toenemende omzet uit E-commerce. Deze opbrengsten zijn hoger door extra verhuur van vierkante meters, waar servicekosten voor in rekening worden gebracht, en incidentele verhuur aan zowel binnengemeentelijke als buitengemeentelijk partners. De incidentele kosten voor de overgang van de ICT van BMA naar de ICT van het SAA zijn doorbelast aan BMA (€ 64.000). De incidentele kosten voor de aanschaf van nieuwe telefoontoestellen in verband met VOIP zijn doorbelast aan DICT (€ 30.000). Dit betreft een correctie van 2009. Er zijn minder cursussen gegeven in 2010. Zie ook lasten 434931. Deze opbrengsten betreffen onder meer een bijdrage van het fonds ANWB voor een bord aan de gevel en een plattegrond in de centrale hal, het uitvoeren van 40.000 scans voor de Bijenkorf en de opbrengsten van de barter met AT5. De opbrengst dozen was niet begroot. De uitgaven zijn verantwoord op lasten 434940 en 434960. De opbrengsten voor inventarisatiewerkzaamheden zijn hoger dan begroot. Hiertegenover staan extra personeelskosten. De opbrengsten voor A&O projecten zijn hoger dan begroot. Tegenover deze opbrengsten staan extra personeelskosten. In de begroting is geen rekening gehouden met opbrengsten van rondleidingen. Tegenover deze opbrengsten staan niet begrote uitgaven voor uitzendkrachten op 430000. Dit betreft niet begrote, doorbelaste kosten van fotografieopdrachten. Hier staan personeelskosten tegenover. In de begroting is geen rekening gehouden met de incidentele opbrengsten STAP. STAP is een stichting die archiefinstellingen in Nederland en België faciliteert met behulp van specifieke programmatuur. Een medewerker van het SAA voert het functioneel beheer uit van deze programmatuur, waarvoor het SAA een vergoeding ontvangt. De hogere dan begrote opbrengst houdt verband met een groter volume verhuur depotruimte aan de gemeentes Amstelveen en Ouder-Amstel. Dit betreft zwangerschapsvergoedingen.
834115
22
Lasten Volgnummer
Rekeningnummer
Omschrijving
5410301
411000
Salaris
5410301
411010
Vakantietoeslag
354.351,00
-6.560
-6.420,00
363.916
5410301
411020
Eindejaaruitkering
239.653,00
0
0,00
270.224
5410301
411030
Roostertoeslag
34.056,00
0
0,00
34.301
5410301
411040
Overwerktoeslag
2.648,00
0
0,00
12.285
5410301
411050
Waarnemingstoeslag
4.958,00
0
0,00
11.459
5410301
411060
Gratificatie en persoonlijke toelage
53.187,00
0
0,00
63.953
5410301
411070
Ziektekostenvergoeding
81.279,00
0
0,00
80.194
5410301
411080
Cafetariamodel
5.236,00
0
0,00
8.246
5410301
411090
Reiskosten woon-werk
47.023,00
0
0,00
45.812
5410301
411100
Heffingen loonbelasting
5410301
411199
Overige betalingen
5410301
411200
Kinderopvang
5410301
411300
Premies sociale verzekeringen
5410301
411400
Premies pensioen
5410301
411900
Verhaal pensioenpremies
5410301
411940
Verhaal overig
5410301
412000
Uitkeringen voormalig personeel
5410301
412010
WW en wachtgeld
5410301
422000
Rente kapitaalverstrekking
1.734.604,00
5410301
423000
Afschrijvingen
2.537.161,00
2.720.210 2.620.580,00
2.506.682
5410301
423005
Afschrijving Hardware
5410301
430000
Uitzendkrachten
5410301
430010
Externen binnengemeentelijk
5410301
430030
Inzet externe ICT FTE's
5410301
431000
Gas
5410301
431010
Elektriciteit
5410301
433360
Kantoorinventaris
5410301
433375
Aanschaf hardware - werkplekautomatisering
5410301
433380
Aanschaf hardware - overig
5410301
433385
Aanschaf software
16.890,00
77.510
76.930,00
0
5410301
434100
Belastingen en heffingen gemeente
113.512,00
108.430
107.620,00
121.405
5410301
434300
Studie-, cursus- en opleidingskosten
75.515,00
79.130
78.540,00
107.164
5410301
434305
Kosten van binnenlandse dienstreizen
5.123,00
12.460
12.370,00
6.469
5410301
434310
Kosten van buitenlandse dienstreizen
11.814,00
0
0,00
5.593
5410301
434315
Werving en selectie personeel
0,00
6.300
6.250,00
1.332
5410301
434320
Kledingtoelagen en -verstrekkingen
12.635,00
24.310
24.130,00
11.069
5410301
434325
Overige vergoedingen, toelagen en verstrekkingen personeel 15.448,00
15.100
14.990,00
19.910
5410301
434330
Gezondheidszorg
38.785,00
22.170
22.000,00
22.871
5410301
434335
Re-integratiekosten
0,00
4.040
4.010,00
11.800
5410301
434340
Representatiekosten
5410301
434355
Verstrekkingen bedrijfsrestaurant, koffie en thee
5410301
434399
Overige personeelskosten
5410301
434435
Onderhoud gebouwen
5410301
434440
5410301
434450
5410301
434455
5410301
5410301
Rekening 2009
Begroting incl. wijziging 2010
Actualisatie 2010
Rekening 2010
5.103.620 5.222.610,00
4.501.421
Stadsarchief Amsterdam 4.456.135,00
9.142,00
0
0,00
8.786
95.833,00
190.360
186.310,00
91.372
249,00
0
0,00
0
446.438,00
475.030
464.910,00
519.572
1.054.977,00
972.070
951.360,00
1.023.714
-386.331,00
0
0,00
-373.480
0,00
-352.370
-344.860,00
0
36.265,00
23.130
22.640,00
16.425
110.310
107.960,00
169.872
1.811.580 1.779.340,00
1.779.336
61.057,00
0,00
0
0,00
773.967,00
128.000
125.270,00
113.899 765.435
0,00
0
0,00
142.111 54.621
0,00
0
0,00
33.560,00
37.720
37.440,00
4.369
311.224,00
306.860
304.560,00
293.822
3.769,00
12.880
12.780,00
1.272
549,00
0
0,00
0
9.306,00
59.000
58.560,00
5.977
7.029,00
4.720
4.680,00
14.123
63.688,00
36.360
36.090,00
73.703
2.039,00
150
150,00
3.889
19.593,00
80.480
79.880,00
58.100
Onderhoud en huur installaties
262.129,00
127.460
126.500,00
288.395
Schoonmaak
177.832,00
238.010
236.220,00
172.725
Beveiliging en bewaking
6.536,00
24.890
24.700,00
5.429
434465
Water
5.646,00
8.760
8.690,00
24.940
5410301
434470
Verzekeringen
76.198,00
71.570
71.030,00
77.382
5410301
434485
Bedrijfshulpverlening en -zelfbescherming
10.008,00
11.480
11.390,00
9.793
5410301
434500
Licenties software - werkplekautomatisering
2.642,00
0
0,00
0
5410301
434505
Licenties software - overig
32.699,00
0
0,00
0
23
Volgnummer
Rekeningnummer
Omschrijving
5410301
434510
Onderhoud hardware - werkplekautomatisering
12.489,00
0
0,00
0
5410301
434515
Onderhoud hardware
29.326,00
0
0,00
70.927
5410301
434516
Onderhoud software
0,00
0
0,00
91.079
5410301
434520
Telecommunicatie
87.968,00
57.930
57.500,00
0
5410301
434525
Uitbestede administratie binnengemeentelijk
28.337,00
26.550
64.230,00
91.340
5410301
434540
Uitbestede automatisering binnengemeentelijk
19.115,00
0
0,00
129.780
5410301
434545
Uitbestede automatisering buitengemeentelijk
33.290,00
0
0,00
32.031
5410301
434550
Overige automatiseringskosten
32.863,00
101.010
132.250,00
3.281
5410301
434555
Kantoorartikelen
1.592,00
5.300
5.260,00
3.067
5410301
434560
Onderhoud en huur kantoorinrichting
1.003,00
1.720
1.710,00
425
5410301
434570
Onderhoud en huur reproductieapparatuur
10.111,00
15.920
15.800,00
11.998
5410301
434575
Druk- en bindwerk
19.622,00
21.570
21.410,00
38.901
5410301
434580
Vakliteratuur en abonnementen
2.818,00
7.940
7.880,00
9.051
5410301
434590
Contributies en bijdragen
10.894,00
10.700
10.620,00
7.915
5410301
434595
Bank- en girokosten
12.529,00
2.140
2.120,00
14.232
5410301
434600
Huur en lease personenauto's
2.484,00
2.930
2.910,00
3.549
5410301
434635
Porti, vracht en verzendkosten
5.191,00
14.200
14.090,00
16.465
5410301
434699
Overige vervoerskosten
0,00
6.910
6.860,00
0
5410301
434700
Accountantskosten ACAM
51.170,00
45.870
45.530,00
44.495
5410301
434715
Overige juridische kosten binnengemeentelijk
16.340,00
0
0,00
0
5410301
434720
Overige juridische kosten buitengemeentelijk
8.717,00
25.680
25.490,00
26.114 31.150
Rekening 2009
Begroting incl. wijziging 2010
Actualisatie 2010
Rekening 2010
5410301
434790
Overige onderzoeken en adviezen binnengemeentelijk
0,00
0
0,00
5410301
434799
Overige onderzoeken en adviezen buitengemeentelijk
2.289,00
2.030
2.010,00
12.500
5410301
434810
Overige kosten marketing, PR en communicatie
20.676,00
5.940
5.900,00
17.600
5410301
434835
Overige kosten binnengemeentelijk
79.857,00
0
0,00
0
5410301
434890
Buitengewone lasten
4.875,00
0
0,00
839
5410301
434896
Betaalde BTW extern
127,00
0
0,00
7
5410301
434900
Incidentele taakstelling
0,00
0
0,00
107.648
5410301
434901
Uitgaven ten laste van reserves
20.199,00
0
0,00
0
5410301
434902
Dagelijks onderhoud gebouwen
49.484,00
65.320
64.830,00
51.293
5410301
434910
Verwerving
5410301
434920
Digitalisering archiefbescheiden
5410301
434930
5410301
77.372,00
113.240
112.390,00
142.079
162.577,00
159.830
158.630,00
290.444
Kosten inventarisatie en registratuurwerkzaamheden
23.933,00
15.380
15.260,00
30.965
434931
Kosten geven cursussen
28.431,00
32.870
32.620,00
2.544
5410301
434940
Onderhoud archivalia
147.914,00
74.650
74.090,00
98.886
5410301
434941
Digitaal depot
34.950,00
30.630
54.400,00
208.430
5410301
434942
Digitale balie
70.231,00
30.830
30.600,00
0
5410301
434943
Onderhoud Informatiecentrum
630,00
0
0,00
0
5410301
434950
Audiovisuele documentatie
2.000,00
11.470
11.380,00
0
5410301
434960
Verpakkingsmateriaal
27.078,00
26.400
26.200,00
35.513
5410301
434970
Films en dia's
22.763,00
24.760
24.570,00
31.205
5410301
434971
Beeldbank
43.637,00
57.050
56.620,00
0
5410301
434972
Archiefbank
0,00
78.000
77.410,00
0
5410301
434980
Presentatie / tentoonstellingen
154.603,00
182.720
181.350,00
277.539
5410301
434981
Educatie
12.752,00
14.290
14.180,00
7.816
5410301
442500
Structurele subsidies aan overige ontvangers
1.190,00
0
0,00
1.190
5410301
460010
Dotaties aan voorzieningen
376.916,00
841.700
841.700,00
841.833
5410301
499000
Niet in te delen lasten TOTAAL
9800404 9800404
0,00
0
-2.000,00
0
14.706.400,00
14.658.650
14.685.010
16.335.816
Dotatie reserve vakantiegeld (Stadsarchief) 460000
Dotaties aan reserves
363.314,00
334.740
0,00
0
TOTAAL
363.314,00
334.740
0
0
15.069.714,00
14.993.390
14.685.010
16.335.816
Totaal generaal
24
Toelichting lasten Rekeningnummer 411000 t/m 412010 430000 430010 430030
Omschrijving
Toelichting
Personeelskosten
De overschrijding betreft vooral extra personeelskosten voor A&O-projecten en inventarisatiewerkzaamheden. Hiertegenover staan diverse opbrengsten. Extra uitgaven zijn gemaakt door het meer dan gebudgetteerd uitvoeren van betaalde A&O werkzaamheden en ingehuurd personeel voor rondleidingen. Hiertegenover staan diverse opbrengsten. Verrekening 2009. Na aanpassingen in de inrichting die na de ingebruikneming nodig waren, en in het TIP zijn verantwoord, bleek onderuitputting mogelijk. De ICT kosten zijn herverdeeld volgens het URS. De overschrijding betreft de overgang van de ICT van BMA op de ICT van het SAA, de doorberekende kosten aan DICT voor de aanschaf van nieuwe telefoontoestellen voor VOIP en de verplichte bijdrage aan het CCA. Hiertegenover staan de opbrengsten op 834130.
Uitzendkrachten Externen binnengemeentelijk Inzet externe ICT fte’s
431000 433360
Gas Kantoorinventaris
433375 433380 433385 434500 434505 434510 434515 434516 434520 434540 434545 434550 434100
Aanschaf hardware – werkplekautomatisering Aanschaf hardware – overig Aanschaf software Licenties software – werkplekautomatisering Licenties software – overig Onderhoud hardware – werkplekautomatisering Onderhoud hardware Onderhoud software Telecommunicatie Uitbestede automatisering binnengemeentelijk Uitbestede automatisering buitengemeentelijk Overige automatiseringskosten Belastingen en heffingen gemeente
434300
Studie-, cursus- en opleidingskosten
434320
Kledingtoelagen en –verstrekkingen
434335 434340 434355
Re-integratiekosten Representatiekosten Verstrekkingen bedrijfsrestaurant, koffie en thee
434435 434440 434902
Onderhoud gebouwen Onderhoud en huur installaties Dagelijks onderhoud gebouwen
434450
Schoonmaak
434455
Beveiliging en bewaking
434465 434525
Water Uitbestede administratie binnengemeentelijk
434575
Druk- en bindwerk
434595
Bank- en girokosten
434790
Overige onderzoeken en adviezen binnengemeentelijk
434799
Overige onderzoeken en adviezen buitengemeentelijk Overige kosten marketing, PR en communicatie Incidentele taakstelling
434810 434900
De OZB en de riolerings- en reinigingsheffing vielen in 2010 hoger uit dan begroot. In het kader van duurzaam personeelsbeleid is in 2010 extra inspanning geleverd op het gebied van opleidingen en organisatieontwikkeling. Er is minder uitgegeven dan begroot. Er is geen rekening gehouden met twee re-integratietrajecten. Het budget is niet toereikend voor normale bedrijfsvoering. De overschrijding betreft de bijdrage aan het nadelig saldo van de uitbater van de bedrijfskantine en kosten van catering bij de verhuur van zalen. Hiertegenover staan diverse opbrengsten. Het budget onderhoud als geheel is niet voldoende om de kosten te dekken. De overschrijding betreft vooral het onderhoud en de huur van de installaties. Het SAA is in 2010 geconfronteerd met kosten die nog op 2009 betrekking hebben (53k) en diverse storingen (30k). Daarnaast traden veel incidentele defecten op en moesten sprinklerkleppen en luchtfilters worden vervangen. De schoonmaakkosten konden structureel op een lager niveau gebracht worden door onderhandelingen met het schoonmaakbedrijf. Incidenteel is er onderuitputting op dit budget doordat de glasbewassing minder frequent is uitgevoerd door een defecte gondel. In 2010 zijn relatief weinig directe kosten gemaakt voor beveiliging en bewaking. De inhuur van beveiliging is verantwoord op de rekening uitzendkrachten. Naheffing waterschapsbelasting 2007, 2008 en 2009. De bijdrage aan DICT voor de IAM-inlogservice en de factuur van het SHP voor het bureau van-werk-naar-werk waren niet begroot. In verband met het nieuwe publieksconcept moesten in 2010 meer (tweetalige) folders worden gedrukt. De overschrijding is veroorzaakt door een toename van de financiële internettransacties bij de levering van reproducties. Deze uitgaven betreffen een reservering voor een huisvestingsonderzoek door PMB en een reservering voor het MTO welke is uitgevoerd door O&S. Deze uitgaven betreffen de kosten voor een onafhankelijk onderzoek door de firma Hoffmann bedrijfsrecherche. Voor het nieuwe publieksconcept zijn evenals in 2008 en 2009 extra kosten voor marketing en PR gemaakt. Deze kosten betreffen de teruggave van het inkoopvoordeel voor de deelname aan raamcontracten en de taakstelling uit de 10% operatie.
25
Rekeningnummer 434910
Omschrijving
Toelichting
Verwerving
434920
Digitalisering archiefbescheiden
434931
Kosten geven cursussen
434940 434960
Onderhoud archivalia Verpakkingsmateriaal
434980
Presentatie/tentoonstellingen
De overschrijding betreft een aankoop van Jozef Israël in november 2010. Deze unieke kans kon binnen het totaal van de rekening worden opgevangen. De overschrijding betreft de uitgaven voor het digitaliseren van de ondertrouwregisters om dienstverlening op afstand mogelijk te maken. Er zijn minder cursussen gegeven in 2010. Zie ook baten 834910 ‘Opbrengsten geven cursussen’. De overschrijding betreft de kosten voor het verhuizen van archief naar Haarlem, het beheer van het papieren CTA archief door Iron Mountain, de vernietiging van het papieren CTA archief en de aanschaf van stellingen. Deze uitgaven zijn het gevolg van een tekort aan depotruimte in het gebouw De Bazel. Daarnaast betreft de overschrijding de kosten van dozen. Hiertegenover staan de opbrengsten dozen op 834914. In 2010 is één tentoonstelling meer gerealiseerd. Hier staan extra entreegelden tegenover.
26
Format III Balans Activa
2010
1 0 0 Vaste activa 1 1 0 Immateriële vaste activa Kosten verbonden aan het sluiten van geld1 1 1 leningen en het saldo van agio en disagio Kosten van onderzoek en ontwikkeling van 1 1 2 activa 1 2 0 Materiële vaste activa 1 2 1 Investeringen met een economisch nut Investeringen in de openbare ruimte met een 1 2 2 maatschappelijk nut 1 3 0 Financiële vaste activa 1 3 1 Deelnemingen Gemeenschappelijke regelingen 1 3 2 Overige verbonden partijen 1 3 3 Leningen aan woningbouwcorporaties 1 3 4
2009 Passiva
42.576.095,78 44.507.626,76 0,00
0,00
1
0
1
1
0,00
0,00
1
2
0,00
0,00
1
3
42.551.737,88 44.483.402,09
1
4
42.551.737,88 44.483.402,09
2
0
0,00
0,00
3
0
0,00
0,00
3
1
0,00
0,00
3
2
0,00
0,00
3
2
0,00
0,00
3
2
0,00
0,00
3
2
1 3 5 Leningen aan deelnemingen Leningen aan overige verbonden partijen
0,00
0,00
3
2
1 3 6
0,00
0,00
3
2
1 3 7 Overige langlopende leningen Overige uitzettingen met een rentetypische 1 3 8 looptijd van één jaar of langer Bijdragen aan activa in eigendom van derden 1 3 9 Belegde algemene reserves 1 4 0 1 5 0 Belegde bestemmingsreserves 1 6 0 Belegde voorzieningen 1 7 0 Kapitaalverstrekking 2 0 0 Vlottende activa 2 1 0 Voorraden 2 1 1 Niet in exploitatie genomen bouwgronden
0 Eigen vermogen 0 Algemene reserves Bestemmingsreserves bedoeld om ongewenste 0 schommelingen in tarieven op te vangen Overige bestemmingsreserves 0 0 Resultaat na bestemming 0 Voorzieningen Vaste schulden 0 0 Obligatieleningen 0 Onderhandse leningen van binnenlandse pensioenfondsen en 1 verzekeringsmaatschappijen van binnenlandse banken en overige financiële 2 instellingen van binnenlandse bedrijven 3
0,00
0,00
3
3
4 van overige binnenlandse sectoren van buitenlandse instellingen, 5 fondsen,banken,bedrijven etc. Door derden belegde gelden 0
0,00
0,00
3
4
0
0,00
0,00
3
5
0
0,00
0,00
3
6
0
0,00
0,00
4
0
24.357,90
24.224,67
4
1
0 Vlottende passiva 0 Kortlopende schulden
0,00
0,00
4
1
386.270,55
619.955,37
4
1
-484.340,22
-311.762,45
4
1
0,00
0,00
4
2
3 Overige schulden 0 Overlopende passiva
0,00
0,00
4
2
1
Onderhanden werk (inclusief bouwgronden in 2 1 3 exploitatie) 2 1 4 Gereed product en handelsgoederen 2 1 5 Vooruitbetalingen op voorraden 2 2 0 Vorderingen 2 2 1 Vorderingen op openbare lichamen 2 2 2 Verstrekte kasgeldleningen Rekening-courantverhoudingen met niet2 2 3 financiële instellingen 2 2 4 Overige vorderingen (inclusief stadsdelen) 2 2 5 Overige uitzettingen 2 3 0 Liquide middelen 2 4 0 Overlopende activa 3 0 0 Overige vlottende activa 3 1 0 Binnengemeentelijke vorderingen 3 1 1 Gemeentelijke diensten en bedrijven 3 1 2 GBR in verband met BCF 3 2 0 Rekening-courantsaldi 3 2 1 Jaarafrekening met de gemeente 3 2 2 Het Stadsvernieuwingsfonds Totaal activa
2009 233.592,63
0,00
0,00
0,00
0,00
12.204,80
233.592,63
0,00
0,00
1.136.112,42
576.709,80
42.551.737,88
44.483.402,09
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
42.551.737,88
44.483.402,09
Waarborgsommen Kapitaalschuld Door diensten belegde reserves en voorzieningen
1 Kasgeldleningen 2 Bank- en girosaldi
Overige grond- en hulpstoffen 2 1 2
2010 12.204,80
0,00
0,00
4.894.634,13
5.027.453,97
4.477.849,75
4.759.302,03
0,00
0,00
2.732.364,87
3.503.356,21
1.745.484,88
1.255.945,82
416.784,38
268.151,94
0,00
0,00
416.784,38
268.151,94
Vooruitontvangen bijdragen Rijk en Europese Unie Overige overlopende passiva -484.340,22
-311.762,45
4
2
2
0,00
0,00
5
0
0,00
0,00
5
1
0 Overige vlottende passiva 0 Binnengemeentelijke schulden
575.016,82
714.076,06
5
1
91.505,15
90.483,70
5
1
0,00
0,00
5
2
1 Gemeentelijke diensten en bedrijven 2 Diensten en bedrijven in verband met BCF 0 Rekening-courantsaldi
12.589,88
53.113,65
5
2
1
0,00
0,00
470.921,79
570.478,71
5
2
2 Het Stadsvernieuwingsfonds
0,00
0,00
48.594.689,23
50.340.776,82
0,00
0,00
0,00
19.618,33
0,00
19.618,33
0,00
19.618,33
0,00
0,00
0,00
0,00
Jaarafrekening met de gemeente
0,00
0,00
9.344,29
6.357,03
286.249,66
211.284,73
5.632.322,90
5.213.194,69
744.448,20
679.209,55
177.609,18
78.402,03
566.839,02
600.807,52
4.887.874,70
4.533.985,14
4.887.874,70
4.533.985,14
0,00
0,00
48.594.689,23 50.340.776,82
Totaal passiva Totaalbedrag garantieverplichtingen
Waarderingsgrondslagen De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs minus lineaire afschrijvingen, waarbij wordt opgemerkt dat op gronden en terreinen niet wordt afgeschreven. De afschrijvingstermijnen die worden gehanteerd zijn conform de gemeentelijke richtlijn afschrijvingstermijnen vaste activa. De liquide middelen en de bank- en girosaldi zijn tegen nominale waarde opgenomen. Activa • Voorraden/Onderhanden werk Onder de balanspost ‘Onderhanden werk’ worden in opdracht van derden uit te voeren projecten verantwoord. Het negatieve bedrag van deze post aan de debetzijde van de balans wordt veroorzaakt door het feit dat de meeste projecten vooruit worden gefactureerd.
27
•
Rekening-courant met niet-financiële instellingen Het betreft hier een vordering op het Archieffonds. Dit fonds heeft ten doel gelden bijeen te brengen en te beheren, waaruit ten behoeve van het SAA in het algemeen en ten behoeve van de aldaar beheerde archieven en verzamelingen in het bijzonder aankopen kunnen worden gedaan en waarmee aan de rijke inhoud van deze archieven en verzamelingen grotere bekendheid kan worden gegeven.
Passiva • Overige bestemmingsreserves Reserve vakantiegeld: De reserve vakantiegeld groot € 208.010 is conform de concernrichtlijnen in 2010 in zijn geheel vrijgevallen. •
Voorzieningen Voorziening legaat Van Eck Deze voorziening staat tegenover de belegde voorziening van dezelfde grootte aan de activazijde van de balans. Het oorspronkelijke legaat Van Eck was groot € 18.151,21. De opbrengst van het legaat bestaat uit rente-inkomsten, die jaarlijks aan de voorziening gedoteerd worden. Het vruchtgebruik is bedoeld voor aankopen. In 2010 hebben geen aankopen ten laste van het legaat plaatsgevonden. Voorziening groot onderhoud Conform het meerjaren onderhoudsprogramma is in 2010 is een eenmalige hogere toevoeging van € 841.700 aan de voorziening gedaan in verband met werkzaamheden aan de buitengevel. Deze werkzaamheden zijn in 2010 gestart en worden in 2011 voortgezet.
•
Overige schulden De toename van het saldo per ultimo 2010 in vergelijking met het saldo per ultimo 2009 met bijna € 500.000 is te verklaren uit nog niet betaalde investeringen in het E-depot en overige automatisering, een overschot uit de post doorgeschoven BTW en reeds bestelde maar nog niet geleverde investeringen uit het Tienjarig Investeringen Programma 2010.
Format IV Bruto verloop vaste activa Kapitaalschuld volgens de balans per 31 december 2009
44.483.402,09
Vermeerderingen Investeringen Overgedragen door andere gemeentelijke organisatie-onderdelen (specificeren)
688.917,00 0,00
Totaal vermeerderingen
688.917,00
Verminderingen Desinvesteringen Afschrijvingen Overgedragen aan andere gemeentelijke organisatieonderdelen (specificeren in toelichtende tekst, niet in format)
Totaal verminderingen
Kapitaalschuld volgens de balans per 31 december 2010
0,00 2.620.581,21 0,00
2.620.581,21
42.551.737,88
28
De uitbreidingen in het begrotingsjaar die uit het Tienjarig Investeringenprogramma komen, zijn als volgt te specificeren: TIP
Investering
2010 Werkelijk
Restant
1 Apparatuur automatisering (2009)
57.600
57.600
0
1 Apparatuur automatisering (2010)
114.510
69.866
44.644
2 Duplicatie diefstalgevoelige stukken
47.900
47.900
0
4 Apparatuur beeld en geluid (2009)
21.970
0
21.970
6 Stelling materiaal c.a.
20.840
0
20.840
8 ABS-Archeion (2009)
89.560
89.560
0
9 Scope (2009)
59.066
55.899
3.167
10 Digitaal depot
156.340
145.514
10.826
11 Vervanging zoeksystemen
73.000
0
73.000
13 Apparatuur educatieve projecten
79.530
44.521
35.009
14 Website SAA
110.740
110.740
0
15 Bezoekersregistratie
30.310
10.921
19.389
16 Werkstations publieksruimten
23.230
0
23.230
22 Brandpreventie
32.080
0
32.080
23 Meubilair (2009)
21.527
21.524
3
938.203
654.045
284.158
jaartotaal
Met uitzondering van TIP 9 en TIP 23 is er een restant bedrag van € 280.990. Dit bedrag zal in 2011 besteedt worden. De investeringen zijn niet volledig in 2010 besteedt door een gebrek aan capaciteit bij de ICT-afdeling in verband met de migratie van de ICT van BMA naar het SAA. Het restant van TIP 10 digitaal depot is nodig voor een aanvullende risicoanalyse op het E-depot en een ED3 audit, zodat het SAA voldoet aan de wettelijke eisen voor een E-depot. De opdracht voor brandpreventie is nog niet aanbesteed, dit bedrag zal in 2011 worden uitgegeven. In 2010 is een bedrag van € 35.000,- uitgegeven ten laste van het krediet De Bazel.
29
Format V Reserves en voorzieningen – hoofdlijnen
VolgReserve of voorziening nummer
Bedragen x € 1.000 Toevoeging Onttrekking Ultimo Begrote eindstand
Ultimo 2009
2010
4003 Toekomstige WW-uitkeringen (Stadsarchief) 4004 Vakantiegeld (Stadsarchief)
2010
Korte toelichting op toevoegingen en onttrekkingen Korte toelichting op afwijking ten opzichte begrote eindstand
Reserve of voorziening
2010
26
13
13
9 WW-uitkeringen.
Er is minder WW uitgekeerd dan begroot.
Reserve.
208
208
0
212 Vrijval vakantiegeld.
Conform concernrichtlijnen vrijval reserve vakantiegeld.
Reserve.
Reserve Toekomstige WW-uitkeringen Sinds 1 januari 2009 is de pseudo-WW premie vervallen en daarmee de voeding van de reserve Toekomstige WW-uitkeringen. De onttrekking is ter dekking van WW-uitkeringen. De verwachting is dat de reserve ultimo 2011 volledig besteed is. Reserve Vakantiegeld Conform de concernrichtlijnen mag geen reserve vakantiegeld meer gevormd worden. Als gevolg hiervan is de reserve vakantiegeld in 2010 vrijgevallen. VolgReserve of voorziening nummer
Bedragen x € 1.000 Toevoeging Onttrekking Ultimo Begrote eindstand
Ultimo 2009
4001 Legaat van Eck 4014 Groot onderhoud (Stadsarchief)
2010
2010
24
0
552
842
Korte toelichting op toevoegingen en onttrekkingen Korte toelichting op afwijking ten opzichte begrote eindstand
Reserve of voorziening
2010 24 282
1.112
25 Rente.
Rentepercentage is lager dan verwacht.
Voorziening.
5 Eenmalige hogere toevoeging i.v.m. De uitvoering van de geplande werkzaamheden volgens het meerjaren groot werkzaamheden zijn in 2010 gestart en onderhoudprogramma. worden in 2011 voortgezet. De onttrekking uit de voorziening is lager dan begroot doordat het zwaartepunt van de uitvoering van de werkzaamheden in 2011 ligt.
Voorziening.
Voorziening legaat Van Eck Deze voorziening staat tegenover de belegde voorziening van dezelfde grootte aan de actiefzijde van de balans. Het oorspronkelijke legaat Van Eck was € 18.151,21. De opbrengst van het legaat bestaat uit rente-inkomsten, die jaarlijks aan de voorziening worden gedoteerd. Het vruchtgebruik is bedoeld voor aankopen. In 2010 hebben geen aankopen ten laste van het legaat plaatsgevonden. Voorziening groot onderhoud Sinds 2009 heeft het Stadsarchief een meerjaren onderhoudsprogramma voor het onderhoud aan gebouw De Bazel. In dit plan zijn de te verwachten kosten voor onderhoud voor de komende 30 jaar weergegeven. In 2010 is een eenmalige hogere toevoeging aan de voorziening gedaan in verband met werkzaamheden volgens het meerjaren groot onderhoudprogramma. De uitvoering van de geplande werkzaamheden zijn in 2010 gestart en worden in 2011 voortgezet en afgerekend.
30
Format VI Bruto verloop reserves en voorzieningen Resultaatgebied
#
Naam
Boekwaarde begin van het dienstjaar 2010
Toevoeging exploitatie
Onttrekking exploitatie
Waarvan vrijval
Boekwaarde einde van het dienstjaar 2010
Bedrag belegd met verplichtingen
- Soort : Overige bestemmingsreserves Bestuur en concern
4003 Toekomstige WW-uitkeringen (Stadsarchief)
Bestuur en concern
4004 Vakantiegeld (Stadsarchief) €
€ 25.582,57
€ 0,00
€ 13.377,77
€ 0,00
€ 12.204,80
€ 208.010,06
€ 0,00
€ 208.010,06
€ 208.010,06
€ 0,00
233.592,63
€
-
€
221.387,83
€
208.010,06
€
12.204,80
0
- Soort : Voorzieningen Bestuur en concern
4001 Legaat van Eck
Bestuur en concern
4014 Groot onderhoud (Stadsarchief)
€ 24.224,67
€ 133,23
€ 0,00
€ 0,00
€ 24.357,90
€ 552.485,13
€ 841.700,00
€ 282.430,61
€ 0,00
€ 1.111.754,52
€
576.709,80
€
841.833,23
€
282.430,61
€
810.302,43
€
841.833,23
€
503.818,44
€ €
- €
1.136.112,42
0
208.010,06 €
1.148.317,22
0
Zie toelichting bij format V Reserves en voorzieningen – hoofdlijnen.
31
Format VII Vooruitontvangen doeluitkeringen (VODU) van Rijk en EU Niet van toepassing.
Format VIII Restant gehouden bedragen 1
2
3
4
Omschrijving
Begrotings- Openstaand saldo volgnumme per 31-12-2009 r
Uitgaven
5
67
Vrijval Openstaand saldo Besteding per 31-12-2010 openstaand saldo in jaar
2009 Investeringen
200
65581
62276
Personeel van derden
300
39367
39367
Energie
310
23200
23200
Overige materiële uitgaven 343
99622
72467
27155
0 2010
227770
197310
30460
0
Subtotaal 2009
3305
0 2010 0 2010 0 2010
2010 Investeringen
200
0
41348 2011
Personeel van derden
300
0
33644 2011
Energie
310
0
22700 2011
Overige materiële uitgaven 343
0
251097 2011
Subtotaal 2010 Totaal
0
0
0
348789
227770
197310
30460
348789
Toelichting restantgehouden bedragen De restantgehouden bedragen zijn geclusterd opgenomen. Geen van de individuele bedragen overschrijdt de € 50.000, waardoor reservevorming achterwege heeft kunnen blijven.
Format IX Specificatie balanspost rekening-courant met de gemeente - Lasten Lasten
16335815,79
Investeringen
688917
Afname bij concernfinancien belegde reserves en voorzieningen
133,23
Overig - Baten Baten Desinvesteringen Afschrijvingen Toename bij concernfinancien belegde reserves en voorzieningen
0 4516276,88 0 2620581,21 133,23
BCF ISV
0
BCF Mobiliteitsfonds
0
BCF Overig Overige posten
0 5000000
- Overige Baten voorschot Cofin
5000000
32
Format X Bruto verloop balanspost kapitaalschuld aan de gemeente 44.483.402,09
Kapitaalschuld volgens de balans per 31 december 2009
Vermeerderingen Investeringen
688.917,00
Overgedragen door andere gemeentelijke organisatie-onderdelen (specificeren)
0,00
Totaal vermeerderingen
688.917,00
Verminderingen Desinvesteringen
0,00
Afschrijvingen
2.620.581,21
Overgedragen aan andere gemeentelijke organisatieonderdelen (specificeren in toelichtende tekst, niet in format)
0,00
Totaal verminderingen
2.620.581,21
Kapitaalschuld volgens de balans per 31 december 2010
42.551.737,88
Format XI Kredieten 1
2
3
4
Kredietbesluit
Korte omschrijving
Totaalbedrag excl. BTW
Looptijd Uitgaven t/m Uitgaven 2009 2010
mei 2004
De Bazel
jan 2007
Aanvulling De Bazel
5
6
60.846.550
60.846.550
3.832.000
3.076.167
7
8
9
10
11
12
Afsluiten j/n
Budget nog benodigd voor afronding project
verwachte uitgaven 2011
Risico op overschrijding j/n
Resterende looptijd
Risico op Fase van langere uitvoering looptijd j/n
1
n
34.872 n
720.961
720.961 n
13
afronding
Toelichting kredieten Na de ingebruikneming van gebouw De Bazel moest een aantal zaken in eigen beheer worden afgerond. Dat betreft bouwkundige aanpassingen, aanpassingen in het klimaat, akoestiek enzovoort. In het verslagjaar is een verwarmingssysteem bij de draaideur in de centrale hal aangelegd en zijn wat kleinere aanpassingen doorgevoerd. In 2010 is hard gewerkt aan een ontwerp voor een gevelaanpassing, waardoor dit publieksgebouw nog toegankelijk zal worden. In 2011 zal de planvorming gereed moeten zijn en zullen de nodige vergunningen door het stadsdeel moeten zijn afgegeven. In 2012 zal de laatste grote verbouwing dan kunnen worden uitgevoerd, waarvoor subsidie bij de provincie wordt aangevraagd (TwinH-regeling). In verband met de rechtszaak die thans in hoger beroep fase is aanbeland, zijn in 2010 eveneens kosten uit het krediet betaald.
33
Format XII Niet uit de balans blijkende verplichtingen 1. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Categorie/omschrijving a) Verplichtingen uit hoofde van personeelslasten: uitstaande verloftegoeden. b) inkoop-, afname- en leveringsverplichtingen
Informatie Verlofdagen Gaslevering: Nuon. Water: Waternet. Elektriciteit: AEB. Licenties: t.b.v. kantoorautomatisering, Oracle database, Scope Archiv, ABS/Archeion en het Gebouwbeheersysteem. Bewerking en opslag archieven: Iron Mountain. Onderhoud digitaal depot: Data Matters. Onderhoud website: Toutatis. Inzameling en verwerking papier en restafval: Van der Elst. Postverwerking en bezorging: Bestuursdienst. Schoonmaak: Hectas. Verstrekkingen bedrijfsrestaurant: De Bazel BV. Onderhoud elektrotechnische installaties: Croon. Onderhoud liftinstallaties: Mohringer. Onderhoud gevelinstallatie: Manntech. Technische installatie: Cofely. Sprinklerinstallatie: VDS. Brandmeldinstallatie: Homij. Audiovisuele apparatuur: Avex. Diverse verzekeringen: VGA.
c) Lease- en huurverplichtingen
Copiërs printers Ricoh € 11.000 per jaar tot medio 2011.
d) Subsidieverplichtingen
Duyvisfonds € 1.190 in 2010.
e) Creditcards
Th.A. de Groot € 3.500
f) Alle overige verplichtingen
Niet van toepassing.
2. Garantieverplichtingen Categorie/omschrijving
Informatie
Geen.
Format XIII Europese aanbestedingen Niet van toepassing.
Format XIV Door de gemeente verstrekte subsidies Niet van toepassing.
Format XV Specifieke uitkeringen en Europese subsidies Niet van toepassing.
34
Format XVI Openbaarmaking topinkomens (en vertrekregeling)
A. Openbaarm aking topinkom ens Normbedrag 2009
188.000
Normbedrag 2010
188.000
Overschrijding normbedrag? Ja/ Nee
Nee
B. Vertrekregeling Zijn er in uw organisatie in 2010 (na 1 april) vertrekrege lingen afgesproken? Ja/ Ne e
Nee
Format XVII Resterende risico’s Bruto risico voor de gemeente Korte omschrijving van het risico
Getroffen beheersmaatregelen om het risico te beperken
(1)
Meest waarschijnlijke (te verwachten) schade in miljoenen € (2)
Kans op schade voor de gemeente (0-100%) (3)
Claims van één hoofdaannemer De Bazel
Variërend van € 0,5 tot € 1,5 miljoen
Op basis van taxatie SAA 90%
Voorzieningen (4)
Overige (5) Juridische positiebepaling i.o.m. gemeente-advocaat en dossiervorming. Opgenomen in de gemeentelijke risicoparagraaf.
Format XVIII Grote ICT-projecten Diensttak
Naam project > 193.000
Omschrijving
Fase
Aard project
Externe leverancier
Oorspronkelijk budget
Stadsarchief
E-depot
Het vervangen van het bewaardepot om te voldoen aan de Archiefwet. Het realiseren van een uitwijkvoorziening voor de digitale bestanden. Het vervangen van de website.
2
Vervangen hardware en waarborgen veiligheid digitale archieven en collecties.
Data Matters (en anderen).
€ 483.110
Uitputting budget
Prognose budget t/m einde
Standaard/maatwerk
Softwarepakket(ten)
Database
Loopt volgens planning
Huidige risico's
Laatste audit
483.110
€0
Standaard (een klein deel is maatwerk). De website is voornamelijk maatwerk.
HCAP en replication. Voor de website is dit nog niet bekend.
N.v.t.
Ja, het project is afgerond in 2010.
Data kunnen niet met In 2010. zekerheid en binnen de De volgende audit vindt plaats in april 2011. gestelde termijn hersteld worden.
Toelichting grote ICT-projecten Om te voldoen aan de eisen van de provinciale archiefinspectie, met name op het gebied van het waarborgen van de authenciteit van de data, is in 2010 de back-up en uitwijk van het E-depot gerealiseerd. Dit houdt in dat er van alle digitale archiefobjecten een gecontroleerde replica op de uitwijklocatie aanwezig is. Dit project is afgerond in 2010.
35
Format XIX Kengetallen P&O Rekening 2009
Jaarplan 2010
Rekening 2010
Absoluut aantal medewerkers Bezetting in Fte's
135,00
130,00
130,00
121,85
116,29
120,41
Aantal fte’s volgens formatie (totaal) - Formatie ten laste van algemene middelen - Formatie 100% facilitair doorberekend - Formatie t.l.v. rijksbijdragen - Formatie t.l.v. overige externe financieringsbronnen
113,80
115,49
116,29
101,80
103,49
104,29
12,00
12,00
12,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
4,70
4,70
3,59
4,00
4,70 % 3,70 %
4,41
5,00
3,80 %
1 Bezetting en Formatie
2 Ziekteverzuim exclusief zwangerschap- en bevallingsverlof
Verbaannorm (indicatie norm 2008) Percentage excl. > 1 jaar Percentage incl. > 1 jaar 3 Leeftijdsopbouw
Absoluut aantal medewerkers Absoluut aantal medewerkers Absoluut aantal medewerkers Absoluut aantal medewerkers Absoluut aantal medewerkers Absoluut aantal medewerkers
< 25 jaar 25 - 35 jaar 35 - 45 jaar 45 - 55 jaar 55 - 60 jaar 60 jaar en ouder
2
3
4
18
25
17
29
31
31
48
36
41
19
15
19
19
20
18
54
57
55
19
18
16
13
13
2
11
11
11
2
2
2
0
0
0
0
0
0
5
4
4
2
2
2
0
0
0
12
10
7
6
5
2
0
0
0
1
5
0
5
4
0
3
3
0
0
0
0
7
10
11
4
0
1
0
0
0
559
607
604
1
1
1,1 %
0
0
0
1
0
1
4 Diversiteit
Absoluut aantal vrouwen Absoluut aantal allochtonen Absoluut aantal arbeidsgehandicapten 4a Diversiteit op managementniveau
Absoluut aantal leidinggevenden Absoluut aantal leidinggevende vrouwen in schaal 13 en hoger Absoluut aantal leidinggevende allochtonen Absoluut aantal leidinggevende allochtonen in schaal 13 en hoger Absoluut aantal MT-leden waarvan: absoluut aantal leidinggevende vrouwen als MT-lid waarvan: absoluut aantal leidinggevende allochtonen als MT-lid 5 Instroom / nieuwe medewerkers
Absoluut aantal medewerkers waarvan: absoluut aantal vrouwen waarvan: absoluut aantal arbeidsgehandicapten waarvan: absoluut aantal allochtonen 6 Doorstroom
Absoluut aantal medewerkers waarvan : absoluut aantal vrouwen waarvan: absoluut aantal allochtonen 7 Uitstroom
Absoluut aantal medewerkers waarvan: absoluut aantal vrouwen waarvan: absoluut aantal allochtonen 8 Opleidingsbudget
Gemiddeld opleidingsbudget per medewerker Opleidingsbudget als percentage van de loonsom 9 RAP/(B)WW
Absoluut aantal RAP ultimo jaar Absoluut aantal (B)WW ultimo jaar
36
10 Stagiaires
Absoluut aantal met opleidingsniveau WO Absoluut aantal met opleidingsniveau HBO Absoluut aantal met opleidingsniveau MBO Absoluut aantal met opleidingsniveau VMBO Absoluut aantal t.b.v. maatschappelijke doelgroepen
0
1
6
2
3 3
23
1
23
2
3
1
0
0
0
102
102
108,41
12
12
12
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5
0
0
1,7
0
0
1,4
0
0
5
0
0
3,3
0
0
0
0
0
0,5
0
0
1,6
0
0
19
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
11 Bezetting in FTE:
Ten laste van Algemene Middelen 100% facilitair doorberekend Ten laste van Rijksbijdragen Ten laste van overige financieringsbronnen 12 Arbeidsgehandicapten
Absoluut aantal arbeidsgehandicapten Instroom absoluut aantal arbeidsgehandicapten Uitstroom absoluut aantal arbeidsgehandicapten 13 Wachtgelders
Absoluut aantal wachtgelders 14 Overhead: bezetting in Fte's
Directie en management Secretariële ondersteuning Personeel en Organisatie Informatie en Automatisering Financiën en Control Juridische zaken Communicatie, PR en marketing Facilitaire Zaken Totaal 15 Externe inhuur op Overhead
Directie en management Secretariële ondersteuning Personeel en Organisatie Informatie en Automatisering Financiën en Control Juridische zaken Communicatie, PR en marketing Facilitaire Zaken Totaal
37
Format XX Personeelskosten en externe inhuur Personeelskosten a
Rekening 2009 Begroting 2010
Rekening 2010
Personeelskosten 1.0.01 Salarissen en sociale lasten (m.u.v. kosten onder 1.0.20 en 1.0.21) 1.0.20 Uitkeringen voormalig personeel (kosten ZKV-gepensioneerden, decentrale pré FPU en FLO) 1.0.21 WW-uitkeringen en de kosten wachtgelders Totaal
€ 6.498.834
€ 6.473.910
€ 6.661.774
€ 36.265
€ 22.640
€ 16.425
€ 61.057
€ 107.960
€ 169.872
€ 6.596.156
€ 6.604.510
€ 6.848.071
aantal personen vallende onder 1.0.21 per peildatum 31 december jaar t Externe inhuur
Rekening 2009 Begroting 2010
Rekening 2010 Inhuur t.l.v. Inhuur t.l.v. apparaats- beleidsbudget budget
1
Inhuur gefinancierd door externe bronnen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Organisatie- en formatieadvies
€ 26.765
€0
€ 5.000
€0
€0
€ 5.000
€0
Subtotaal
€ 26.765
€0
€ 5.000
€0
€0
€ 5.000
€0
1.2 Beleidsadvies Beleidsonderbouwend onderzoek Beleidsondersteuning Specifieke beleidsexpertise Communicatieadvies Subtotaal 1.3 Ondersteunende inhuur Juridisch advies Advisering automatiseringsvraagstukken Advisering accountancy, financiën en administratieve organisatie Subtotaal 1.4 Inhuur ter ondersteuning bedrijfsprocessen Uitzendkrachten Totaal externe inhuur
€ 21.796
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 9.600
€0
€0
€ 9.600
€0
€ 8.840
€0
€ 3.045
€0
€0
€ 3.045
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 30.636
€0
€ 12.645
€0
€0
€ 12.645
€0
€ 47.622
€0
€ 18.086
€0
€0
€ 18.086
€0
€ 5.145
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 52.767
€0
€ 18.086
€0
€0
€ 18.086
€0
€ 688.272
€ 148.000
€ 107.351
€0
€ 659.875
€ 767.226
€0
€ 798.440
€ 148.000
€ 143.082
€0
€ 659.875
€ 802.957
€0
Inhuur, niet vallend onder de definitie externe inhuur* 2.1 Inbesteding Inhuur binnen de gemeente
€ 75.221
€ 38.000
€ 107.548
€0
€ 34.563
€ 142.111
€0
Inhuur binnen de publieke sector
€ 19.161
€0
€ 18.410
€0
€0
€ 18.410
€0
Totaal inbesteding
€ 94.382
€ 38.000
€ 125.958
€0
€ 34.563
€ 160.521
€0
2.2 Uitbesteding Facilitaire dienstverlening
3
Totale inhuur exclusief externe financiering
Inhuur, vallend onder de definitie externe inhuur* 1.1 Beleidsgevoelige inhuur Interim management
2
Rekening 2010
Inhuur die facilitair is doorberekend
€ 356.912
€ 200.000
€ 321.928
€0
€ 21.899
€ 343.827
€0
Infrastructurele werken (inclusief ICT)
€ 508.417
€ 25.000
€ 432.577
€0
€ 30.000
€ 462.577
€0
Totaal uitbesteding
€ 865.329
€ 225.000
€ 754.505
€0
€ 51.899
€ 806.404
Externe inhuur als percentage van de loonsom (1.0.01)
€0 12%
38
Format XXI Apparaatskosten en ondersteunende processen Dit format is vervallen als gevolg van een rationalisatieslag.
Format XXII Leges en lokale heffingen
Soort leges 3.1 Onderzoek 3.2 Reproducties 3.3 Bijzondere bepalingen
Totaal lasten
Totaal baten
Dekkingspercentage
€ 14.487,00
€ 13.473,00
93%
€ 260.509,00
€ 257.644,00
99%
€ 2.590,00
€ 855,00
33%
39
Format XXIII Prestatie-indicatoren duurzaamheid Organisatiegegevens Dienst of bedrijf
Stadsarchief Amsterdam
Adres
Herengracht 482
Postcode
1017 CB Amsterdam
Planet Energie, water en afval
aantal/hoeveelheid
Aantal werknemers (formatie) Bruto vloeroppervlak
1 aantal
Elektriciteitsverbruik/jaar
3.508.875 kWh/jaar ja
Indien ja: geef percentage groene stroom van totale stroomgebruik Indien nee: geef aan waarom niet
ja/nee 100 %
n.v.t.
Aantal gebouwen waarvoor elektriciteitsgegevens beschikbaar zijn Waarom zijn voor deze gebouwen geen elektriciteitsgebouwen beschikbaar?
1 aantal n.v.t.
Gasverbruik in m³/jaar
14.908 m³/jaar
Aantal gebouwen waarvoor geen energiegegevens beschikbaar zijn
0 aantal
Waarom zijn voor deze gebouwen geen energiegegevens beschikbaar?
n.v.t.
Warmteverbruik in GJ/jaar
n.v.t.
GJ/jaar
Aantal gebouwen waarvoor geen warmtegegevens beschikbaar zijn Waarom zijn voor deze gebouwen geen warmtegegevens beschikbaar?
1 aantal Er is gasverbruik ingevuld.
Waterverbruik
4.500 m³/jaar
Afval in ton/jaar of
ton/jaar
Afval in m³/jaar Neemt uw organisatie deel aan het programma energiemonitoring?
kosten
24.597 m²
Totaal aantal gebouwen Wordt er 'groene' stroom gebruikt?
eenheid/antwoord
120 fte
187 m³/jaar ja
ja/nee
Komt het energielabel van uw gebouw voor op de kaart die in het kader van 'Nieuw Amsterdams Klimaat' is gemaakt?
ja
ja/nee
Servicekosten
aantal/hoeveelheid
Indien nee: geef aan waarom dat niet het geval is
Servicekosten per vierkante meter gehuurd vloeroppervlak per jaar. Transport
aantal/hoeveelheid
Auto: verplaatsingen/jaar
eenheid
kosten n.v.t. kosten
4 aantal
Autokilometers/jaar
791 km/jaar
Fiets: verplaatsingen/jaar
346 aantal
Fietskilometers/jaar Is de dienst deelnemer aan het Mobility Card Project?*
eenheid m2
1.730 km/jaar nee
ja/nee
Zo ja: wat zijn de resultaten? Zo nee: waarom niet?
Dit project is onbekend bij het SAA.
Woon-werkverkeer
aantal/hoeveelheid
eenheid
Lopen
2%
Fiets
44 %
Openbaar vervoer
54 %
Carpoolen
kosten
0%
Auto
0%
Stuurt u op de keuze voor de vervoerswijze d.m.v. een bijdrage in de kosten?
ja
ja/nee
Geeft u de medewerkers de mogelijkheid thuis te werken?
ja
ja/nee
Wagenpark
aantal/hoeveelheid
eenheid
Gehele wagenpark
n.v.t.
aantal
Percentage personenvoertuigen
n.v.t.
%
Voertuigkilometers gehele wagenpark
n.v.t.
km/jaar
Hoeveelheid verbruikte benzine (gehele wagenpark)
n.v.t.
liter/jaar
Hoeveelheid verbruikte diesel (gehele wagenpark)
n.v.t.
liter/jaar
Ingehuurde bedrijfsauto's: hoeveelheid verbruikte benzine
n.v.t.
liter/jaar
Ingehuurde bedrijfsauto's: Hoeveelheid verbruikte diesel
n.v.t.
liter/jaar
Ingehuurde bedrijfsauto's: voertuigkilometers
n.v.t.
km/jaar
Wordt bij deze inhuur rekening gehouden met duurzaamheidsaspecten?
n.v.t.
ja/nee
Elektrische auto's
n.v.t.
aantal
Elektrische auto's: verplaatsingen/jaar
n.v.t.
aantal
Elektrische auto's: voertuigkilometers
n.v.t.
km/jaar
kosten
40
Verbruiksartikelen
aantal/hoeveelheid
Aantal vellen A4 papier/jaar
eenheid/antwoord
450.000 aantal
Is dubbelzijdig printen standaard?
ja
ja/nee
Hanteert u het principe 'printing on demand'?
nee
ja/nee
Gebruikt u e-readers (bijv. Irex)?
nee
Indien ja, kunt u een indicatie geven van de besparing in papier?
kosten € 2.712,00
ja/nee aantal
Milieuzorgsysteem
aantal/hoeveelheid
eenheid/antwoord
Is er een gecertificeerd milieuzorgsysteem aanwezig?*
nee
ja/nee
aantal/hoeveelheid
eenheid/antwoord
kosten
Indien ja, welk systeem? Profit Kosten
kosten
Het aandeel van energie, water, papier, afvalverwerking, en reizen als percentage van de totale kosten* Energie
%
n.b.
Water
%
n.b.
Papier
%
n.b.
Afvalverwerking
%
n.b.
Reizen
%
n.b.
De kosten voor energie, water, papier, afvalverwerking en reizen in geld Energie
€ 252.685,68
Water
€ 5.756,05
Papier
€ 2.712,00
Afvalverwerking
€ 15.543,99
Reizen Is er beleid om bovengenoemde kosten terug te dringen?*
€ 6.469,20 ja
ja/nee
Indien ja, geef per kostensoort aan welke methode van kostenreductie u toepast? Energie
Het Stadsarchief neemt deel aan het project gemeentebrede online energiemonitoring en bevindt zich in fase 2.
Water
Alle spoelautomaten in het gebouw De Bazel staan op minimaal gebruik van water.
Papier
Dubbelzijdig printen is op de grotere printers standaard, maar wel te wijzigen door de medewerker.
Afvalverwerking
Al het afval wordt gescheiden (papier, karton, chemisch afval en restafval).
Reizen
Er wordt in principe geen gebruik gemaakt van auto's. Het gebruik van de fiets en het OV wordt gestimuleerd door het beschikbaar stellen van dienstfietsen en door het verstrekken van een vergoeding voor een OV-abonnement.
Inkopen en aanbesteden Voor welke diensten, werken of leveringen ter waarde van € 50.000 of meer, heeft uw organisatie het afgelopen jaar een inkoop- of aanbestedingstraject doorlopen?
Een aanbestedingsproject is gevolgd voor de Scan on Demand service, waarbij de visie op duurzaam en sociaal produceren van de inschrijvers zoals omschreven in hun plan van aanpak voor 5% heeft meegewogen bij de beoordeling van de offertes.
Voor welke trajecten bent u nagegaan of er duurzaamheidsaspecten meegewogen kunnen worden? (De doelstelling uit het MilieuBeleidsPlan is 100%)
Zie de toelichting hierboven.
Bij welke van deze trajecten heeft u duurzaamheidscriteria kunnen toepassen en wat is de oorsprong van die criteria (bijvoorbeeld Senter Novem)?
n.v.t.
Indien geen duurzaamheidscriteria zijn toegepast, leg dan per traject kort uit waarom niet.
n.v.t.
People Social return
eenheid/antwoord
Voor welke diensten, werken of leveringen ter waarde van € 206.000 of meer, heeft uw organisatie het afgelopen jaar een inkoop (of Europees) aanbestedingstraject doorlopen?
n.v.t.
Bij welke van deze trajecten heeft u eisen aan de leveranciers gesteld ten aanzien van de invulling van social return?
n.v.t.
kosten
41
Welke van de hieronder genoemde soorten sociale voorw aarden heeft u opgenomen? · 5%
n.v.t.
ja/nee
· sociale paragraaf
n.v.t.
ja/nee
· verzoek om ideeën
n.v.t.
ja/nee
· anders
n.v.t.
ja/nee
Indien geen eisen zijn gesteld ten aanzien van social return, leg dan per traject kort n.v.t. uit w aarom niet. Heeft u zich voor de invulling van social return in uw aankoop- of aanbstedingstraject aan- of af gemeld bij het Projectbureau Social Return?
n.v.t.
Personeel eigen organisatie
ja/nee
eenheid/antw oord
Verhouding mannen en vrouw en binnen het totale personeelsbestand
58% / 42%
%m / % v
Verhouding mannen en vrouw en vanaf schaal 12
60% / 40%
%m / % v
Opleidingsbudget per fte?
kosten
652,27
Arbo beleid: doelen en voortgang
De ARBO commissie is in 2010 tien keer bij elkaar gew eest. Voorts is een Medew erkertevredenheidonderzoek gestart.
Integriteitsbeleid: doelen en voortgang
De ambtseed is afgenomen bij alle medew erkers die in het jaar 2010 in dienst zijn gekomen.
Maatschappelijk Verantw oord Ondernemen
eenheid/antw oord
kosten
Wet en regelgeving: Bedrag in 2010 betaald aan verkeers- en parkeerboetes
n.v..t
Bedrag in 2010 betaald aan boetes of schikkingen i.v.m. overtreding milieuregels
n.v.t.
Bedrag in 2010 betaald aan overige boetes en schikkingen
n.v.t.
Bevorderen duurzaamheid Korte beschrijving van een activiteit, project of gebeurtenis in 2010, die door de dienst w ordt gezien als een positieve bijdrage aan het bevorderen van de duurzaamheid.
Het vermelden w aard is het onttrekken van 3091,4 mWh en het terugw innen van 981,9 mWh uit de w armtekoudeopslag installatie dit jaar.
42
5
Bedrijfsvoeringverklaring
De bedrijfsvoeringverklaring wordt als los document ingediend.
6
Overzicht specifieke kosten
Het overzicht specifieke kosten wordt als los document ingediend, maar maakt wel deel uit van de jaarrekening.
43
