Inhoud
Voor wie is de handleiding?
Wat vindt u in de handleiding?
Achtergrond
Het concept Auditfile
Compressie en beveiliging
Heeft u nog vragen?
Bestandsformaat
Technische beschrijving van de Auditfile
HANDLEIDING AUDITFILE
Voor wie is de handleiding?
Deze handleiding is bestemd voor de makers van financiële software met fiscale raakvlakken die de Auditfile in hun pakket willen opnemen. De Auditfile bevat een standaardgegevensset uit het financiële grootboek. Bij een belastingcontrole zal een medewerker van de Belastingdienst een ondernemer vragen om dergelijke gegevens uit zijn administratie te verstrekken. Gegevens over bijvoorbeeld de projectadministratie en de loonadministratie staan niet in de Auditfile.
Wat vindt u in de handleiding?
Op de pagina’s tot en met vindt u algemene informatie over de Auditfile. De pagina’s tot en met bevatten een technische beschrijving van de Auditfile. Als u nog vragen heeft, kunt u eventueel meer informatie krijgen via de telefoonnummers op pagina .
Achtergrond
Ongeveer % van de ondernemers voert de administratie met behulp van een computer. Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf maken hierbij meestal gebruik van financiële standaardsoftware. Dit betekent dat bijna iedere ondernemer administratieve basisgegevens in digitale vorm bezit. Volgens de fiscale bewaarplicht moeten ondernemers deze gegevens in digitale vorm bewaren en aanleveren tenzij hun administratie zo gering is dat deze in uitgeprinte vorm gemakkelijk kan worden gecontroleerd. Fysieke verdichting van gegevens is alleen toegestaan als de achterliggende, gedetailleerde gegevens bewaard blijven en binnen redelijke tijd in te zien zijn.
HANDLEIDING AUDITFILE
Een controle door de Belastingdienst is nog vaak papiergeoriënteerd. Hierdoor worden de voordelen van het gebruik van digitale gegevens voor zowel de ondernemer als de Belastingdienst onvoldoende benut. Met de Auditfile kunnen die voordelen wél worden benut. Voordelen van de Auditfile voor de ondernemer zijn onder andere: – tijdsbesparing: bij een belastingcontrole zal een ondernemer minder uitleg hoeven te geven over de inrichting van zijn administratie; – vereenvoudiging: een ondernemer hoeft voor een belastingcontrole zijn gegevens niet meer te converteren naar een voor de Belastingdienst leesbare vorm. De Auditfile heeft een faciliterende functie; de Belastingdienst stimuleert ondernemers om voor een controle gebruik te maken van de Auditfile maar de Belastingdienst verplicht ondernemers daar niet toe.
Het concept Auditfile
Financiële pakketten beschikken doorgaans over een aantal standaardoverzichten die de gebruiker als bestand kan wegschrijven of via de printer kan laten afdrukken. De Auditfile is ook zo’n voorgedefinieerd overzicht. Het kan als bestand worden weggeschreven. De Auditfile bevat de basismutaties uit de grootboekadministratie. Het is de bedoeling dat de gebruiker de Auditfile kan aanmaken via een voorgedefinieerde output-keuze binnen het administratiepakket. Bij een belastingcontrole kan hij dan een digitaal uittreksel van de grootboekgegevens aan de controleur overhandigen zonder dat er technische conversies nodig zijn. Het is aan te bevelen het aanmaken van de Auditfile te documenteren. De Belastingdienst heeft een aantal financiële standaardsoftwarepakketten onderzocht. Op basis van dit onderzoek is een beschrijving gemaakt van de gegevens die van een mutatie worden vastgelegd. Dit is de technische beschrijving die u in deze handleiding vindt. Omdat mutaties meestal worden verwerkt via journaalboekingen, zijn de journaalboekingen bij deze beschrijving het uitgangspunt. Bij journaalboekingen is het totaal van de debetboekingen gelijk aan het totaal van de creditboekingen. Een boeking bestaat dus uit twee of meerdere mutatieregels. Iedere mutatieregel heeft betrekking op één grootboekrekening. In de Auditfile moeten de mutatieregels een volledige beschrijving van de mutatie bevatten, zodat alle
HANDLEIDING AUDITFILE
gegevens in te zien zijn die aan de boeking ten grondslag liggen. Elk financieel pakket heeft zo zijn eigen wijze om de mutaties te identificeren die tot een journaalboeking leiden. Zo kan iedere inkoopfactuur bijvoorbeeld een eigen boekstuknummer hebben. U wordt verzocht aan te geven op basis van welke gegevens een journaalpost kan worden samengesteld.
Compressie en beveiliging
Voor een veilige uitwisseling van Auditfile-gegevens tussen de gebruiker en de Belastingdienst, is een compressie- en beveiligingsapplicatie ontwikkeld. Aan het compressiealgoritme is een sleutel toegevoegd. U kunt deze applicatie gratis van het Internet downloaden via www.belastingdienst.nl\ccs of aanvragen bij het Centraal Coördinatiepunt voor Softwarehuizen van de Belastingdienst: - .
Heeft u nog vragen?
Het kan zijn dat u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft. Voor informatie over specifiek technische zaken kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met: Belastingdienst/Centraal Coördinatiepunt Softwarehuizen Postbus GW Utrecht Telefoon - , Telefax - . E-mail :
[email protected] Heeft u vragen met een fiscaal karakter dan kunt u bellen met de BelastingTelefoon voor ondernemers: - . Dit nummer is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van . tot . uur en op vrijdag van . tot . uur. U kunt hier ook de brochure voor ondernemers “Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht” bestellen.
HANDLEIDING AUDITFILE
Bestandsformaat
De opslag van de Auditfile moet plaatsvinden in een tekstbestand volgens DOS-formaat. De gebruikte tekens zijn ASCII-tekens. De hoofdregel en de mutatieregels en de mutatieregels onderling moeten van elkaar gescheiden worden door een Carriage Return (code ) én een Line feed (code ). Er zijn acht posities beschikbaar om het bestand een naam te geven. De extensie van het bestand is adf. De uitwisseling van de Auditfile gebeurt met , inch diskettes (,Mb).
Technische beschrijving van de Auditfile
De Auditfile begint met een header. Hierin staan velden. Het veld “Versie Auditfile” is standaard gevuld met “CLAIR..”. De velden “Jaar/periode” en “Naam van de onderneming” zijn verplicht. In de tabel hierna staan de specificaties van de velden.
HANDLEIDING AUDITFILE
Veld
Positie
Aantal
Verplicht Soort
Bijzondere eisen
........................................... .................... .................... .................... .................... ........................................................................
Versie Auditfile Boekhoudpakket + versie Administratiecode Jaar/periode Fiscaalnummer Naam van de onderneming Adres Plaats Aantal mutaties Datum aanmaak Telling debet Telling credit
1
12
ja
C
13 63 83 98
50 20 15 15
nee nee ja nee
C C C C
113 163 193 223 233 243
50 30 30 10 10 16
ja nee nee nee nee nee
C C C N 10,0 D N 16,2
259
16
nee
N 16,2
Altijd: CLAIR1.00.00
Zie de toelichting Zie de toelichting Zie de toelichting “Valutasoort”. Zie de toelichting “Valutasoort”.
C = character; N = numeriek; D = datum
Datumnotatie
In verband met de recente eeuwwisseling is het raadzaam het volledige jaartal in de datum op te nemen. Voor het formaat zijn twee opmaken beschikbaar: dd-mm-jjjj en ddmmjjjj. Gebruik bij het formaat ddmmjjjj alle posities. Als de lengte van dag of maand korter is dan posities, moet u dus voorloopnullen gebruiken. Bij het formaat dd-mm-jjjj zijn voorloopnullen niet nodig.
Decimale waarde
Het decimaalsymbool kan een komma of punt zijn of ontbreken. De cijfers achter het decimaalsymbool mogen niet ontbreken. In het getal kunnen punten of komma’s als cijfergroeperingssymbolen staan. Voor een negatief getal moet u een minteken plaatsen. Tussen het minteken en het getal mogen geen spaties staan. De aanduiding N , in de kolom “soort” wil zeggen dat van de totale lengte van posities er twee zijn gereserveerd voor de cijfers achter het decimaalsymbool. Voorbeelden: ) ., , . ) ., , . Valutasoort
Alle debet- en creditbedragen in de Auditfile moeten van dezelfde valutasoort zijn.
HANDLEIDING AUDITFILE
“Decimale waarde”. “Datumnotatie”. “Decimale waarde” en “Decimale waarde” en
Voorbeeld van een header:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789 CLAIR1.00.00Goed0Boekhouden02.5000000000000000000000000000000012500000000000000000199800000000000094643441000000Fietsenhandel0de0Waard
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234 00000000000000000000000Herculesplein02350000000000000Utrecht000000000000000000000001248000000290419990018474850000000001847485
Na de header komen de mutatieregels. Iedere mutatieregel bevat velden waarvan er zes verplicht zijn: – Grootboekrekeningcode; – Grootboekrekeningnaam; – Mutatiedatum; – Omschrijving (van de mutatie); – Debetbedrag; – Creditbedrag. Als bepaalde velden niet in het financiële pakket voorkomen, blijven ze in het bestand leeg. Wanneer velden niet verplicht zijn, maar wel voorkomen in het financiële pakket dienen ze wel opgenomen te worden. In de tabel hierna staan de velden met een omschrijving en specificaties. Veld
Omschrijving
Positie Aantal
Ver-
Soort Bijzondere eisen
posities plicht ............................
............................. ..................................................................................................... ................ .................. ......................
............ .........................................................................................
1
Dagboekcode
C
2
De code van het dagboek waarin de mutatie is
1
20
Nee
Bij nummers de lengte gelijk houden;
verwerkt. De code moet een unieke aanduiding
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte van
zijn voor een dagboek.
het langste nummer.
Dagboek-
Een meer leesbare vorm van een dagboekaan-
omschrijving
duiding. De meest voorkomende dagboeken
21
30
Zie “Bijzondere
zijn Inkoop, Verkoop, Kas, Bank, Giro en
eisen”.
C
Verplicht als een dagboekcode is ingevuld.
Memoriaal. 3
4
Periode
Volgnummer
De boekingsperiode (van het dagboek) zoals
51
5
Nee
C
Bij nummers de lengte gelijkhouden;
deze door het boekhoudprogramma wordt
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte van
gebruikt.
het langste nummer.
Het volgnummer van de invoer waardoor deze,
56
10
Nee
C
66
5
Nee
N 5,0
mogelijk in combinatie met periode en dagboekcode, uniek is binnen de verwerkte invoer. Alle mutaties van de journaalpost moeten dan dit nummer hebben. Het kan ook gebruikt worden voor het RUNnummer van de verwerking. 5
Regelnummer
Binnen de boeking kan elke regel een uniek regelnummer hebben waarmee de invoer weer is samen te stellen. Een transactie, bijvoorbeeld een verkoop, kan op meerdere goederen betrekking hebben. Alle mutatieregels hebben dan hetzelfde volgnummer.
HANDLEIDING AUDITFILE
Zie de toelichting “Decimale waarde”.
Veld
Omschrijving
Positie Aantal
Ver-
Soort Bijzondere eisen
posities plicht ............................
............................. ..................................................................................................... ................ .................. ......................
............ .........................................................................................
6
Identificatie
Een codering waarmee de mutaties waaruit de
C
journaalpost
journaalpost bestaat, te selecteren zijn.
71
20
Zie
Verplicht als uit combinaties van
“Bijzondere
dagboekcode, volgnummer, regelnummer
eisen”.
en boekstuknummer geen identificatie van de journaalpost is te realiseren.
7
Verwerkings-
De datum van verwerking in het grootboek.
91
10
Nee
D
Zie de toelichting "Datumnotatie".
Grootboek-
De code van de grootboekrekening waarop de
101
15
Ja
C
rekeningcode
mutatie naar aanleiding van een journaalboeking
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte
heeft plaatsgevonden.
van het langste nummer.
datum 8
9
Soort Groot-
De soort aanduiding van de grootboekrekening,
boekrekening
bijvoorbeeld Balanspost, W&V post of
116
5
Nee
C
121
15
Nee
C
Bij nummers de lengte gelijk houden;
Begrotingsrekening. 10
Cluster Groot- Een aanduiding van het cluster waartoe de boekrekening
Bij nummers de lengte gelijk houden;
grootboekrekening behoort. Een cluster is
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte van
hierbij de rubriek waaronder een totalisering
het langste nummer.
plaatsvindt ten behoeve van de jaarstukken, bijvoorbeeld Algemene kosten of Personeelskosten. 11
Grootboek-
Een omschrijving van de grootboekrekening
136
30
Ja
C
166
10
Ja
D
Zie de toelichting “Datumnotatie”.
176
15
Nee
C
Bij nummers de lengte gelijk houden;
rekeningnaam 12
Mutatiedatum De datum waarop de mutatie heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld de factuurdatum of de betaaldatum.
13
Boekstuk-
Het nummer waaronder het boekingsstuk wordt
nummer
geïdentificeerd in de boekhouding.
Soort mutatie
De soort aanduiding van de mutatie,
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte van het langste nummer.
14
191
5
Nee
C
196
15
Nee
C
bijvoorbeeld Investering of Begrotingsboeking. 15
Relatie andere Een aanduiding waarmee een relatie gelegd administraties
kan worden met de overige administraties waarvoor de mutatie van belang is. Bijvoorbeeld Projectbeheer, Voorraadadministratie.
16
Kostenplaats
De afdeling waar de kosten zijn gemaakt.
211
15
Nee
C
17
Kostensoort
Het soort kosten dat is gemaakt.
226
15
Nee
C
18
Kostendrager
Het product waarvoor de kosten zijn gemaakt.
241
15
Nee
C
19
Omschrijving
Een nadere aanduiding van de mutatie.
256
30
Ja
C
20
Debet bedrag
Het debet op de grootboekrekening geboekte
286
16
Ja
N 16,2 Zie de toelichting “Decimale waarde” en
bedrag. Dit kan inclusief of exclusief BTW zijn afhankelijk van de gevolgde werkwijze bij de verwerking van de BTW.
HANDLEIDING AUDITFILE
“Valutasoort”.
Veld
Omschrijving
Positie Aantal
Ver-
Soort Bijzondere eisen
posities plicht ............................
............................. ..................................................................................................... ................ .................. ......................
............ .........................................................................................
21
Credit bedrag
N 16,2 Zie de toelichting “Decimale waarde” en
Het credit op de grootboekrekening geboekte
302
16
Ja
bedrag. Dit kan inclusief of exclusief BTW zijn
”Valutasoort”.
afhankelijk van de gevolgde werkwijze bij de verwerking van de BTW. 22
BTW_code
De boekingscode die gebruikt is voor het auto-
318
5
Nee
C
323
10
Nee
C
333
13
Nee
N 13,6 Zie de toelichting “Decimale waarde”.
346
15
Nee
C
matisch berekenen van de BTW. De BTW-boeking is daarnaast een afzonderlijke journaalpost. 23
Valuta
De valutasoort waarin is gefactureerd of die is gebruikt bij de financiële afwikkeling, bijvoorbeeld HFL, DM, $.
24
Koers
De gebruikte omrekeningskoers voor de vreemde valuta.
25
26
27
Deb./cred.
Het nummer van de debiteur of crediteur.
Nummer
Meestal een aanduiding waarmee een relatie
opvullen met voorloopnullen, tot de lengte van
gelegd kan worden met de subadministratie.
het langste nummer.
Deb./cred.
De soort, bijvoorbeeld D(ebiteur),
Soort
C(rediteur), F(iliaal).
Deb./cred.
Het aan de debiteur of crediteur toegekende
361
5
Nee
C
366
16
Nee
C
382
30
Zie
C
Bij nummers de lengte gelijk houden;
Fiscaalnummer fiscale nummer. 28
Deb./cred.
De naam van de debiteur of crediteur.
Naam
“Bijzondere
Verplicht indien een nummer van een debiteur of crediteur is ingevuld.
eisen”. 29
Deb./cred.
Het adres van de debiteur of crediteur.
412
30
Adres
Zie
C
“Bijzondere
Verplicht indien een nummer van een debiteur of crediteur is ingevuld.
eisen”. 30
Deb./cred.
De postcode van de debiteur of crediteur.
442
10
Nee
C
Deb./cred.
De plaats waar de debiteur of crediteur is
452
30
Zie
C
Plaats
gevestigd.
Postcode 31
“Bijzondere
debiteur of crediteur is ingevuld.
eisen”. 32
Deb./cred.
Het land waarin de debiteur of crediteur is
Land
gevestigd.
482
HANDLEIDING AUDITFILE
15
Nee
Verplicht indien een nummer van een
C
Voorbeeld van drie mutatieregels:
00000000010000000002000000000300000000040000000005000000000600000000070000000008000000000900000000010000000001100000000120000000013 1234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789
30000000000000000000Memoriaal000000000000000000000000000000000000000000000000000000101199800
00 0100B
20000000000000000000Bankboek00000000000000000000000000050000000000000000000000000023051998000000
10000000000000000000Kasboek0000000000000000000000000000700000000000000000000000000110719980 0
01200B
004250VB 0
100000000
00Gebo
20000000000
00Debi
400000
000
0Benz
140000000015000000001600000000170000000018000000001900000000200000000021000000002200000000230000000024000000002500000000260000000027 0123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678
uwen0000000000000000
000015051998009800000100000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
Openingsbalans
teuren000000000000000000 02806199800980001230000000000000000000000000000000000000000000000000000000000
Factuur09804123
inekosten0000000000000000012071998009801268K00000000000000000000000000000000000000000000000000000000
Tankstation0centraal
0280000000029000000003000000000310000000032000000003300000000340000000035000000003600000000370000000038000000003900000000400000000041 9012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567
00000001854500,00000000000000000000000000000HFL0000000 1,00
0000000000000000000000021438,570000000000000HFL000000 01,00000000000120034000000000D00000000000000000000V.O.F. Bruggeman00000000000000Korte
0000000112,700000000000000000000000000020000HFL000000 01,00
00420000000043000000004400000000450000000046000000004700000000480000000049 8901234567890123456789012345678901234567890123456789012345678901234567890123456
Dwarskade 256000000000004829 PP000Hazerswoude
HANDLEIDING AUDITFILE
Dit is een uitgave van: Belastingdienst Directie ondernemingen zuid december
HANDLEIDING AUDITFILE
Belastingdienst
Erratum Handleiding Auditfile december 2001 Op bladzijde 7 van de Handleiding Auditfile (uitgave: december 2001), zijn de rubrieken ‘Compressie en beveiliging’ en ‘Heeft u nog vragen?’, als volgt gewijzigd: Compressie en beveiliging Voor een veilige uitwisseling van Auditfilegegevens tussen de gebruiker en de Belastingdienst, is een applicatie ontwikkeld die de Auditfile comprimeert en versleutelt. Deze applicatie is beschikbaar als: losstaande module; commandlinemodule; DLL-module. U kunt deze modules gratis downloaden van internet: www.softwarepakketten.nl
Heeft u nog vragen? Het kan zijn dat u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft. Voor informatie over specifiek technische zaken kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met: de afdeling Standaardisatie van ABZ – Branche Initiatieven. Telefoon: (030) 693 56 74. U kunt ook mailen:
[email protected]. Heeft u fiscale vragen, dan kunt u bellen met de BelastingTelefoon voor ondernemers: 0800 - 0443. Dit nummer is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. U kunt hier ook de brochure voor ondernemers “Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht ” bestellen.
Toevoegen bladzijde 9: Beginbalans De beginbalans is niet altijd als journaalpost beschikbaar. In verband met de controle van de aansluiting naar de saldibalans en de jaarrekening is het opnemen van deze gegevens in de Auditfile gewenst. Als de beginbalans niet voorkomt in het pakket dan opnemen met als periode 0. Alles opnemen Standaard geldt dat alles wat in een pakket zit, ook in de Auditfile moet worden opgenomen. Melden inbouw Als u de Auditfile heeft opgenomen in uw softwarepakket, wilt u dat dan melden aan: www.softwarepakketten.nl.
AL 42 – 1Z*2FD
Bladzijde 10: Voorbeeld van een header: De zin: “Als bepaalde velden niet in het financiële pakket voorkomen, blijven ze in het bestand leeg.” Vervangen door: “Voor de overige velden geldt dat u ze moet invullen voor zover ze in het pakket voorkomen.”
Belastingdienst februari 2003
