HANDLEIDING voor werkgevers in de Metalektro Deze handleiding loodst u stap voor stap door de bediening van het portaal heen.
1
1. Inloggen op Inzendportaal.nl.................................................................................................................................................................. 3 2. Werknemer zoeken...................................................................................................................................................................................................... 4 3. Dienstverband bekijken.................................................................................................................................................................................... 5 4. Werknemer aanmelden...................................................................................................................................................................................... 6 5. Werknemer wijzigen................................................................................................................................................................................................. 9 6. Verlof doorgeven.......................................................................................................................................................................................................... 10 7. Werknemer afmelden......................................................................................................................................................................................... 10 8. Salarisopgave........................................................................................................................................................................................................................ 11 9. Collectieve meldingen en wijzigingen (bamatool)................................................................................................................................................................................................................................... 14 10. Nevengebruiker toevoegen.................................................................................................................................................................... 16 11. Raadplegen of wijzigen van uw werkgeversgegevens...................................................................17 12. Verzendbakje......................................................................................................................................................................................................................... 18 13. Inzendhistorie...................................................................................................................................................................................................................... 19 14. Uitloggen....................................................................................................................................................................................................................................... 19 15. Video ................................................................................................................................................................................................................................................. 20 16. Contact ............................................................................................................................................................................................................................................ 20
2
1. Inloggen op Inzendportaal.nl Om gebruik te kunnen maken van Inzendportaal.nl logt u in met de gebruikersgegevens die u ook gebruikt voor PME Online. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op inloggen
Bent u gemachtigd om voor meerdere werkgevers gegevens door te geven, vul dan in dit scherm het nummer in van de betreffende werkgever. Als u gegevens doorgeeft voor één werkgever, komt dit scherm niet in beeld maar komt u direct in het overzichtscherm.
3
2. Werknemer zoeken Als u een dienstverband wilt bekijken, wijzigen of afmelden zoekt u eerst de desbetreffende werknemer op. Klik bovenin op Werknemers > Zoeken of onder Mijn werknemers op Werknemer zoeken of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+Z
U kunt een werknemer zoeken op verschillende manieren: • BSN-nummer • Achternaam • Persoonsnummer Als u het wildcard-teken % plaatst achter uw zoekwaarde, dan kunt u zoeken op een gedeelte van het nummer of de naam. Bijvoorbeeld: u typt berg% als u op zoek bent naar de naam Bergkamp. Alle werknemers van wie de achternaam met Berg begint worden dan getoond. Vroegere dienstverbanden zien? U kunt ook werknemers zoeken die ooit bij u in dienst zijn geweest. Selecteer hiervoor: Wilt u alle werknemers zien? Vul niks in en klik op dan u krijgt een lijst met alle actuele of historische dienstverbanden. LET OP: Er worden maximaal 100 zoekresultaten getoond. Heeft u meer dan 100 werknemers in dienst? Dan moet u uw zoekvraag verder specificeren.
4
3. Dienstverband bekijken Heeft u de werknemer gevonden die u zoekt? Klik dan achter de werknemer onder Opties op > Bekijken
U ziet nu een overzicht van het dienstverband van uw werknemer. U kunt per jaar zien op welke basis er een dienstverband is, wat het geregistreerde parttime percentage is en met welk salaris voor welke periode uw werknemer geregistreerd staat. Ook het SV-loon en variabel loon worden getoond.
5
4. Werknemer aanmelden U heeft de volgende gegevens nodig om via Inzendportaal.nl een werknemer aan te melden: • Naam • Adres • Geboortedatum • BSN-nummer • Ingangsdatum arbeidsverhouding • Parttime percentage • Pensioengevend loon
Stap 1 Klik bovenin op Werknemers > Aanmelden of onder Nieuw Dienstverband op Nieuwe werknemer aanmelden of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+A
Stap 2 Vul bij Persoonsgegevens alle gevraagde persoonsgegevens in en klik op
Stap 3 Vul bij Adresgegevens alle gevraagde adresgegevens in en klik op
6
Stap 4 Vul bij Dienstverband de datum in dienst in. Geef aan of het een Directeur Grootaandeelhouder betreft. Klik op
Stap 5 Vul bij Salarisspecificatie alle gevraagde salarisgegevens in. • Het parttime percentage heeft maximaal twee cijfers achter de komma. • Rond het pensioengevend loon altijd af naar beneden op hele euro’s. • Vul het SV-loon alleen in als de onderneming een WIA Metalektroverzekering heeft afgesloten. • Vul het (vast of incidenteel) variabel loon alleen in als de onderneming de variabele loonregeling bij PME heeft afgesloten. Stap 6 Controleer de gegevens die u heeft doorgegeven. Zijn ze niet juist?
Klik dan op U kunt vervolgens de aanpassing verwerken.
Is alles juist?
Klik dan op De aanmelding wordt nu opgeslagen in het verzendbakje.
LET OP: • Meldt u iemand aan in het vorige jaar? Dan moet u ook de salarisgegevens van het vorige jaar doorgeven. • U geeft het pensioengevend loon altijd door op fulltime basis, ook al werkt de werknemer parttime. • U geeft een werknemer met ouderschapsverlof altijd door alsof de werknemer geen ouderschapsverlof heeft.
7
5. Werknemer wijzigen Zoek de werknemer op voor wie u een wijziging wilt doorgeven. Klik dan achter de werknemer onder Opties op > Wijzigen
U komt nu in een overzicht van de arbeidsverhoudingen per 1 januari van het lopende jaar. Aan de linkerkant kunt u de huidige gegevens zien, aan de rechterkant kunt u de wijziging doorvoeren. U kunt de begindatum van de wijziging aanpassen naar elke gewenste datum van het lopende jaar. Als u de wijziging heeft doorgevoerd klikt u op U kunt hier de ingevoerde wijziging controleren. Is de wijziging correct, klik dan op > Een wijziging doorgeven die betrekking heeft op een ander jaar dan het huidige jaar Zoek de werknemer op in het beginscherm en klik op > Bekijken.
Selecteer het gewenste jaar en klik achter het betreffende jaar onder Opties op > Wijzigen
LET OP: • Een tussentijdse salarisverhoging (na 1 januari van het huidige jaar) is niet toegestaan en wordt niet verwerkt. Inzendportaal.nl gaat voor het loon uit van de peildatum 1 januari van het lopende jaar. • Wilt u een wijziging over meerdere jaren doorgeven? Dan voert u die wijziging apart door voor ieder betreffend jaar. • Variabel loon geeft u op in het jaar waarin het is verdiend. 8
6. Verlof doorgeven Zoek de werknemer op voor wie u een wijziging wilt doorgeven en klik achter de desbetreffende werknemer onder het kopje Opties op > Verlof aanmelden.
- Vink aan om welke verlofsoort het gaat. - Geef met een percentage aan voor welk deel van de arbeidstijd het verlof geldt. - Geef de begin- en einddatum van het verlof door. Als u alle gegevens heeft ingevuld, klikt u op >
U ziet nu een overzicht van alle gegevens die u heeft ingevoerd. Zijn ze niet juist?
Klik dan op U kunt vervolgens de aanpassing verwerken.
Is alles juist?
Klik dan op De verlofaanmelding wordt nu opgeslagen in het verzendbakje.
LET OP: Intrekken of wijzigen van een verlofmelding is niet mogelijk. Een intrekking of wijziging graag per e-mail doorgeven aan uw accountbeheerder.
9
7. Een werknemer afmelden Klik in het overzicht achter de betreffende werknemer onder opties op > Afmelden
Vul allereerst de datum uit dienst in. Selecteer de reden van uitdiensttreding en klik op
Controleer vervolgens de door u ingevoerde informatie. Zijn de gegevens juist, klik op > Afmelding toevoegen. De afmelding wordt toegevoegd aan het verzendbakje. LET OP: • U kunt een werknemer vooraf afmelden tot maximaal 31 december van het jaar waarin het dienstverband wordt beëindigd. Bijvoorbeeld: een afmelding die u op 04-01-2015 wilt doorvoeren, heeft een uiterste afmeldingsdatum van 31-12-2015. • Afmeldingen voorbij het lopende jaar kunt u niet via Inzendportaal.nl doorgeven. • Een afmelding met terugwerkende kracht is mogelijk tot uiterlijk 1 januari 2006.
10
8. Salarisopgave U kunt op Inzendportaal.nl op twee manieren de salarissen doorgeven:
Tab 1. Via een bestand Tab 2. Handmatig opgaven (online invoeren) Klik hiervoor links bovenin op Mijn bedrijf > Salarisopgave 2015. of onder Salarisopgave op Naar salarisopgave of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+S
Tab 1. Via een bestand = Salarisopgave via bestand opgeven
Stap 1 Klik op Via een bestand. Stap 2 Klik op
Stap 3 Klik in het Excelbestand op Start en dubbel klik vervolgens op □ ✓ Jaarloonopgavetool 2015. De relevante kolommen worden nu getoond. Er verschijnt een menu waarmee u het bestand kunt opslaan. U kunt de bestandsnaam en bestandslocatie aanpassen.
11
Stap 4 In het Excelbestand kunt u de salarisgegevens voor het nieuwe jaar invullen. Stap 5 Als u klaar bent met invullen controleert u met de keuze Valideren of alle gegevens juist zijn ingevuld. U slaat het bestand op. Het bestand krijgt automatisch de extensie .csv. Stap 6 Klik op Stap 7 Selecteer het .csv-bestand dat u heeft opgeslagen. Klik op > Nu plaatsen. De wijzigingen worden toegevoegd aan het verzendbakje. U kunt deze van daaruit verzenden.
Tab 2. Salarissen online invoeren
Stap 1 U klikt op > Handmatig opgeven. Stap 2 Selecteer de werknemer voor wie u het salaris per 1 januari wilt doorgeven en klik op > Aanpassen of Klik op > Alle werknemers handmatig verwerken als u voor iedereen een wijziging wil doorgeven. Stap 3 Wijzig de salarisgegevens voor een werknemer en klik op > Stap 4 Klikt u op > Opslaan en volgende werknemer, dan gaat u automatisch naar de volgende persoon in de lijst. of Klikt u op Opslaan en terug, dan komt u weer in de lijst met werknemers.
12
Stap 5 Controleer of u voor iedere werknemer de wijziging heeft verwerkt. U ziet dit aan de aantallen achter Niet aangepast/Wel aangepast. LET OP: • Afhankelijk van het aantal werknemers kan het enige tijd duren voordat de upload gemaakt is naar het verzendbakje. U kunt ondertussen gewoon verder met uw andere werkzaamheden. • Als u de bestandextensie .csv wijzigt, kan het bestand daarna niet meer door ons worden ingelezen. • In de jaarloonopgavetool kunt u maximaal 4998 deelnemers opgeven.
13
9. Collectieve meldingen en wijzigingen (BAMA-tool) U kunt op Inzendportaal.nl voor meerdere werknemers wijzigingen doorgeven via de BAMA-tool. Klik hiervoor links bovenin op Mijn bedrijf > Collectieve meldingen. of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+S
Stap 1 Kies voor Download de BAMA-tool.
Stap 2 Kies welke wijziging u wilt doen > Aanmelden, Wijzigen of Afmelden. Selecteer (d.m.v. dubbelklik) Inzendportaal. De benodigde kolommen worden ingeladen en u krijgt een Opslaan als scherm. Sla de BAMA-tool nu op. Stap 3 Boven iedere kolom staat in het Excelbestand staat een naam. Vul alle kolommen in die van toespassing zijn. Klik éénmaal op de kolomkop om te lezen welke waarde er in de betreffende kolom ingevuld moet worden. Er verschijnt een opmerkingenveld waarin: - mogelijke waarden of notatiewijze staat beschreven - of een invoerveld verplicht is U kunt ook een export maken van de gegevens uit uw eigen (salaris)administratie software. (naar Excel of het .txt formaat). Selecteer in de gemaakte export de gegevens die in een bepaalde kolom horen. Kopieer de gegevens (CTRL + C) en plak ze met plakken speciaal (^ + CTRL + V) in het Excel-bestand in de betreffende kolom. Vul evt. lege kolommen in met de hand. Tussentijds kunt u het bestand opslaan door te klikken op > Bewaar Invoer. Stap 4 Als alle gegevens zijn ingevuld, klikt u op Valideer. Alle ingevulde waarden worden nu gecontroleerd. Wanneer er fouten zijn, wordt er een venster getoond.De velden waar de fouten zijn gevonden zijn “rood”. Door te klikken op een rode veld, verschijnt er een instructie voor de verbetering. Voer de verbetering door en klik opnieuw op > Valideer. Herhaal dit totdat alle fouten zijn opgelost.
14
Stap 5 Als alle fouten opgelost zijn, ziet u een venster met: “Het valideren is goed gegaan. Wilt u nu een csv-bestand aanmaken?” Bij ‘Ja’ wordt een .csv-bestand aangemaakt. U kunt de bestandsnaam en bestandslocatie aanpassen. Bij ‘Nee’ kunt u de huidige invoer bewaren of aanvullen. Na aanvullen > ga verder vanaf Stap 4 Stap 6 Kies bij Mijn bedrijf > Collectieve meldingen en onder Import bestand uploaden voor Bestand kiezen. Druk vervolgens op de button Plaats in verzendbakje.
De wijzigingen worden toegevoegd aan het verzendbakje. U kunt deze vandaar uit verzenden. LET OP: • Afhankelijk van het aantal werknemers kan het enige tijd duren voordat de upload gemaakt is naar het verzendbakje. U kunt ondertussen gewoon verder met uw andere werkzaamheden. • U mag geen veranderingen aanbrengen aan de extensie csv.
15
10. Nevengebruikers 10.1 Nevengebruiker aanmelden De hoofdgebruiker kan ook nevengebruikers aanmelden. Klik rechts bovenin op het knopje > en op > Beheer gebruikers en rechten. In het venster Gebruikersbeheer klikt u op > Nieuwe gebruiker Voeg daar in drie stappen een nieuwe gebruiker toe: Stap 1 Persoonlijke gegevens Begin met het invoeren van de persoonlijke gegevens van de nevengebruiker en klik op > Stap 2 Bepaal via Raadpleegportaal PME Online welke rechten de nevengebruiker krijgt. en klik op > Stap 3 Accountgegevens Voer de gewenste gegevens in. en klik op > Opslaan.
LET OP Het op te geven wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: • minimaal acht karakters • minimaal 1 cijfer • minimaal 1 speciaal karakter (bijvoorbeeld !@#) • Een combinatie van hoofd- en kleine letters • Eerdere wachtwoorden mogen niet weer gebruikt worden, tot 15 wachtwoorden terug • Wachtwoord mag niet gelijk zijn aan de gebruikersnaam. 10.2 Gegevens van de nevengebruiker wijzigen Klik in het venster Gebruikersbeheer onder Opties op > Bekijken/wijzigen om de gegevens van de nevengebruiker(s) aan te passen. Klik op > Opslaan om wijzigingen te bewaren. 10.3 Nevengebruiker verwijderen Klik onder Opties > Verwijderen om een nevengebruiker te verwijderen. LET OP Als u een nevengebruiker hebt verwijderd, bestaat het account niet meer.
16
11. Het raadplegen of wijzigen van uw werkgeversgegevens Om te zien hoe uw werkgeversgegevens geregistreerd zijn kunt uw ook gebruik maken van Inzendportaal.nl. Klik bovenin op > Bedrijf > Bedrijfsgegevens. of onder Bedrijfsgegevens op > Naar bedrijfsgegevens of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+B. U kunt nu uw bedrijfsgegevens bekijken.
Wilt u een wijziging in de gegevens van het bedrijf doorvoeren? U kunt wijzigingen doorgeven bij de volgende gegevens: • Handelsnaam • Zakenadres (conform KvK) • Correspondentieadres Klik op
achter het gegeven waar u een wijziging wilt doorvoeren.
Voer de wijzigingen door Hierna kunt u de wijziging toevoegen aan het verzendbakje.
LET OP • U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw statutaire naam. • U kunt geen wijzigingen doorgeven in uw KvK-nummer. • Wijzigingen kunnen alleen vanaf heden of in de toekomst gemeld worden.
17
12. Verzendbakje Ingevoerde wijzigingen worden niet direct verzonden maar opgeslagen in het Verzendbakje. Deze staat rechtsboven in de balk In het verzendbakje ziet u de wijzigingen die u zojuist heeft aangemaakt.
U kunt de wijzigingen nogmaals bekijken en deze eventueel aanpassen. Wilt u geen wijziging doorvoeren? Dan kunt u deze in het Verzendbakje ook verwijderen. Zijn de wijzigingen juist? Klik dan op > Wilt u alle wijzigingen annuleren? Klik dan op > Uw wijzigingen worden verwijderd.
18
13. Inzendhistorie Klik bovenin op Mijn Bedrijf > Inzendhistorie
of onder Inzendhisotrie op Naar Inzendhistorie of gebruik de toetsencombinatie CTRL+SHIFT+I
Hier vindt u een overzicht van alle wijzigingen die gedaan zijn. U kunt hier op BSN-nummer zoeken of op bestandstype van de melding. De wijzigingen blijven gedurende 2 jaar zichtbaar bij Inzendhistorie
14. Uitloggen Als u klaar bent met het inzenden van gegevens logt u uit. Klik op > Uitloggen rechtsboven in onder >
19
15. Video Meer hulp vind u op de website. U vind hier de instructies ook in de vorm van een korte videohandleidingen per activiteit onder help.
16. Contact Heeft u vragen neemt u dan contact op met de accountbeheerders van uw regio. Zij zijn bereikbaar van maandag t/m donderdag van 08.00 - 18.00 uur en op vrijdag van 08.00 - 17.00 uur. Regio Noord en Oost 020 - 607 26 35 / Regio West en Rijndelta 020-607 26 36 / Regio Zuid 020 - 607 26 37
20
STAG Postbus 30025 2500 ga Den Haag Prinses Beatrixlaan 15 2595 ak De Haag t +31 (0)88 007 98 05 f +31 (0)70 316 04 75 www.inzendportaal.nl
MS 775_1 07.15
21
