SAMENVATTING Via het Intermediair Online Systeem (IOS) van Coface kunt u alle gegevens van uw kredietverzekerings-portefeuille raadplegen en desgewenst downloaden. Deze handleiding wijst u de weg en neemt u stap-voor-stap mee in de mogelijkheden die IOS u biedt. Mocht u nog informatie in deze handleiding missen, of de uitleig onduidelijk vinden, laat u ons dat vooral weten!
1/26
INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING................................................................................................................... 1 INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................... 2 VOORWOORD ...................................................................................................................... 5 TECHNISCHE VEREISTEN EN BESCHIKBAARHEID.......................................................... 6 Voorwaarden ................................................................................................................ 6 Helpdesk ...................................................................................................................... 6 AAN DE SLAG ...................................................................................................................... 7 Registreren als gebruiker ............................................................................................. 7 Inloggen als gebruiker .................................................................................................. 7 Wachtwoord vergeten? ................................................................................................ 7 Meerdere gebruikers achteraf toevoegen of toegangsrechten wijzigen ........................ 7 Het beginscherm .......................................................................................................... 7 Tabellen ....................................................................................................................... 8 Sorteerfunctie ............................................................................................................... 8 Kolomselectie ............................................................................................................... 8 Exporteren ................................................................................................................... 8 Aantal te tonen posities ................................................................................................ 8 TABBLAD INTERMEDIAIR ................................................................................................... 9 TABBLAD CONTRACTEN .................................................................................................... 9 Contractdetails .................................................................................................................10 Statistiek I ........................................................................................................................10 Statistieken naar Groepstypen ....................................................................................11 Contractoverzicht .............................................................................................................11 Correspondentie ..............................................................................................................11 Voorwaarden ...................................................................................................................11 De basisgegevens van het contract .............................................................................12 Verzekeringsdekking (basisgegevens) ........................................................................12 Vermoedelijke insolventie ............................................................................................12 ZG-GROEPEN (ZELF GEDEFINIEERDE GROEPEN)......................................................... 12 Een nieuwe ZG-groep maken......................................................................................12
2/26
Openbare en niet openbare groepen ...........................................................................13 Toevoegen van contracten aan een bestaande groep .................................................13 Verwijderen van contracten uit een groep ...................................................................13 Kopiëren van een ZG-groep ........................................................................................13 Verwijderen van een groep..........................................................................................13 Een groep tot een bepaalde datum oproepen..............................................................14 Wijzigen van de groepsvertegenwoordiger of de groepenbeschrijving ........................14 ZG-groepenlijst............................................................................................................14 Statistieken voor ZG-groepen ......................................................................................14 TABBLAD FACTURATIE .................................................................................................... 15 premies en tarieven .........................................................................................................15 Rekeningoverzicht ...........................................................................................................15 Omzet-/ saldodeclaratie ...................................................................................................16 TABBLAD KREDIETLIMIETEN ........................................................................................... 17 Kredietlimietenoverzicht ...................................................................................................17 Kredietlimietenoverzicht per e-mail..............................................................................17 Inhoud en opbouw van de kredietlimietenoverzichten in HTML formaat ......................18 Risicoanalyse (kengetallen krediet / Portefeuille analyse) ................................................18 Portefeuille analsyse opvragen....................................................................................19 Portefeuille analyse per e-mail ....................................................................................19 Inhoud en opbouw van de statistische gegevens ........................................................19 TABBLAD SCHADE ............................................................................................................ 21 Schades verzekeringsnemer............................................................................................21 Schadedetails ..................................................................................................................22 Schadehistorie .................................................................................................................22 Valuta m.b.t. actie .......................................................................................................22 Schadedocumenten ....................................................................................................22 Limieten tonen .................................................................................................................22 TABBLAD PROVISIE .......................................................................................................... 23 Provisie – overzicht afrekening ........................................................................................23 TABBLAD INFORMATIE ..................................................................................................... 23 Bericht verwijderen ......................................................................................................24
3/26
Herinneringen ..................................................................................................................24 Nieuwe herinneringen invoeren ...................................................................................24 Download centrum ...........................................................................................................24 TABBLAD UW GEGEVENS ................................................................................................ 25 Gebruikersgegevens ........................................................................................................25 Overzicht gebruikers ........................................................................................................25 Melding portefeuille wijzigingen .......................................................................................25 E-mail bericht update portefeuille .....................................................................................25 AFMELDEN ......................................................................................................................... 26
4/26
VOORWOORD IOS is ontwikkeld om u als intermediair te ondersteunen bij uw relatiebeheer en bij de communicatie met uw klanten en Coface. Via IOS krijgt u een beveiligde toegang tot het systeem van Coface en kunt u op elk gewenst moment op de hoogte zijn van het verloop van uw kredietverzekeringsportefeuille en actuele schadezaken. Ook kunt u uw povisie-afrekeningen inzien, gegevens exporteren naar Excel en in het downloadcenter alle brochures, formulieren, nieuwsbrieven en overige relevante contractinformatie downloaden. Wij wensen u veel succes met IOS!
5/26
TECHNISCHE VEREISTEN EN BESCHIKBAARHEID IOS is een online tool en het is daarom niet nodig om speciale software te installeren. Het enige dat u nodig hebt is een computer met toegang tot internet. Documenten zijn veelal in pdf-formaat opgeslagen en u kunt deze met Adobe Acrobat Reader openen. Contract- en schadelijsten kunt u als Excel-exportdocument openen. Wij raden u aan om uw internetbrowser in fullscreen in te stellen en de volgende beeldschermresolutie in te stellen: 1024 x 768. IOS is gekoppeld aan het centrale IT systeem van Coface en biedt u 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot uw gegevens. Alleen in geval van periodieke onderhoudswerkzaamheden (in de meeste gevallen gedurende de nacht of tijdens het weekend) kan de beschikbaarheid niet worden gegarandeerd. Voor het beveiligen van de gegevens in IOS maken wij gebruik van het veiligheidsprotocol SSL. Dit SSL protocol maakt gebruik van certificaten om de verstuurde data te beveiligen en de identiteit van de eigenaar van het certificaat te garanderen. Als het SSL certificaat geldig is, het adres van de website begint met ‘https’ en de domeinnaam overeenkomt met de naam in het certificaat, dan zal het bekende gesloten hangslotje zichtbaar zijn in uw browser. Voorwaarden Voor het gebruik van IOS kunt u te allen tijde de online hulpfunctie raadplegen of de volledige handleiding downloaden in het downloadcenter. Voor het overige gelden de Voorwaarden voor het gebruik van IOS . Helpdesk Mocht u vragen hebben over de tool, dan ondersteunt deze handleiding u bij het gebruik. U kunt ook terecht bij onze helpdesk. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 08.30 – 17.00 uur. Telefoon: 076 – 530 53 16 E-mail:
[email protected]
6/26
AAN DE SLAG IOS is niet alleen praktisch, maar ook eenvoudig te gebruiken. De online tool (u hoeft dus zelf geen software te installeren) staat 24 uur per dag, 7 dagen per week tot uw beschikking. Registreren als gebruiker Via onze website www.coface.nl kunt u het aanmeldformulier IOS downloaden. Het ingevulde aanmeldformulier kunt u, bij voorkeur, mailen
[email protected] of per fax sturen aan: 076 – 587 38 52.
aan
helpdesk-
Na ontvangst van het ondertekende aanmeldformulier sturen wij u uw toegangscode en wachtwoord per e-mail toe. Inloggen als gebruiker 1. Nadat u het aanmeldingsformulier volledig hebt ingevuld en ondertekend en u zich akkoord hebt verklaard met de Voorwaarden voor het gebruik van de Intermediair Online Service, ontvangt u uw toegangscode. 2. Uw toegangscode bestaat uit 8 cijfers en begint met de letter ‘B’. 3. Vervolgens ontvangt u een wachtwoord. 4. Ga naar www.coface.nl 5. Klik op de knop ‘Intermediair Online Systeem’ rechts in het venster. 6. U komt nu op de inlogpagina, waarop u kunt inloggen voor IOS. Wanneer u de eerste keer bent ingelogd wordt u automatisch gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Opmerking: Een wachtwoord moet uit minstens 8 tekens bestaan. Gebruik daarvoor zowel getallen als letters. Ook bijzondere tekens zijn toegestaan. In verband met de gegevensbescherming verzoeken wij u uw toegangscode en wachtwoord strikt vertrouwelijk te behandelen en niet beschikbaar te stellen aan derden. Wachtwoord vergeten? Indien u het wachtwoord bent vergeten, dan kunt u een nieuw wachtwoord opvragen bij onze Helpdesk. Meerdere gebruikers achteraf toevoegen of toegangsrechten wijzigen Indien er voor uw intermediairskantoor reeds een gebruiker is geregistreerd, dan is het niet nodig nogmaals een aanmeldingsformulier in te vullen. Een e-mail aan
[email protected] met de naam en de gewenste toegangsrechten voor de nieuwe gebruiker is voldoende. Ook uitbreiding van toegangsrechten of beperking van toegangsrechten kunt u per e-mail aanvragen. Het beginscherm Eenmaal ingelogd in het systeem komt u automatisch terecht in het beginscherm van IOS. Op deze startpagina ziet u 8 tabs: Intermediair | Contracten | Facturatie | Kredietlimieten | Schade | Provisie | Informatie | Uw Gegevens
7/26
Deze 8 tabs vormen de kern van IOS en geven toegang tot alle functies. In de volgende hoofdstukken beschrijven we alle mogelijkheden van het systeem per tabblad, maar hieronder vindt u alvast een kort overzicht: 1. Intermediair: hier kunt u het intermediairsnummer kiezen met de daarbij behorende portefeuille. Het is mogelijk dat u met meedere intermediairsnummers in onze administratie bekend bent. 2. Contracten: hier vindt u een totaaloverzicht van alle contracten waarop u bent aangesteld als intermediair, maar u kunt ook zelf selecties maken van bepaalde contracten. 3. Facturatie: hier vindt u per verzekeringsnemer een overzicht van alle premienota’s, omzetdeclaraties en overige kostennota’s. 4. Kredietlimieten: hier kunt u kredietlimietenlijsten van een door u geselecteerde verzekeringsnemer inzien of downloaden. Ook kunt u hier een portefeuille-analyse maken. 5. Schade: hier kunt u alle schadezaken op een door u geselecteerde polis inzien. 6. Provisie: hier kunt u uw provisie-afrekeningen raadplegen. 7. Informatie: hier ziet u berichten voor u. U kunt hier herinneringen maken en alle voor u relevante formulieren en andere informatie van Coface downloaden. 8. Uw gegevens: hier kunt u uw bedrijfsgegevens inzien en wijzigen, ook uw gebruikersvoorkeuren kunt u hier wijzigen. Daarnaast ziet u ook welke gebruikers toegang hebben tot IOS. Tabellen Veel pagina’s in IOS maken gebruik van tabellen. De detailpagina Contracten van het tabblad Contracten bijvoorbeeld, of een overzichtstabel van de Facturatie nadat u een contractnummer hebt geselecteerd. Deze tabellen bevatten gegevens zoals polisnummers en bedrijfsnamen, welke zijn georganiseerd in kolommen. Wat u kunt doen met deze tabellen beschrijven we hierna. Sorteerfunctie De meeste kolommen in tabellen kunt u sorteren. Klik op de kolomtitel om op- of aflopend te sorteren. Kolomselectie Standaard worden een aantal vooraf gedefinieerde kolommen per tabel getoond. U kunt echter door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, zelf nog kolommen toevoegen of verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Exporteren Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie uit een tabel te exporteren naar een Exceldocument. Het Exceldocument is in platte tekst opgemaakt, waardoor u het vervolgens geheel naar uw eigen wensen kunt aanpassen. Aantal te tonen posities Standaard staat het aantal te tonen posities in tabellen ingesteld op 25. Het maximaal zichtbare posities is 50. Wanneer een overzicht uit meer posities bestaat dan kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken om naar een voorgaande of volgende pagina te gaan.
8/26
TABBLAD INTERMEDIAIR Zoals u hierboven hebt kunnen lezen komt u na uw aanmelding in het tabblad Intermediair. Wanneer u met meerdere intermediairsnummers in onze administratie bekend bent, dan zult u in een tabel een overzicht krijgen van deze intermediairsnummers. Deze intermediairsnummers zijn gekoppeld aan de contractnummers die door u worden beheerd. In dit overzicht kunt u zowel lopende contracten als reeds beëindigde contracten inzien. Wanneer u klikt op een intermediairsnummer, dan zal het tabblad Contracten worden geopend en zal de lijst met alle contractnummers die zijn gekoppeld aan dit intermediairsnummer worden weergegeven.
TABBLAD CONTRACTEN Wanneer u in het tabblad Intermediair in de tabel klikt op Alle in de kolom intermediairsnummer, dan zult u in het venster Contractdetails in het tabblad Contracten een totaaloverzicht krijgen van alle polisnummers voor de aan u toegekende intermediairsnummers. Dit kunnen dus ook beëindigde contracten zijn, al zijn deze in de standaardweergave verborgen. Hoe u de beëindigde contracten zichtbaar kunt maken leggen wij u verderop uit. De contracttabel toont een overzicht van de bijbehorende contractnummers en bij de eerste keer openen ziet u standaard de volgende kolommen: - Contractnummer - Verzekeringsnemer - Plaats - Product - Groepscontracten - Status Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u zelf nog kolommen toevoegen of verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Naast het selecteren van een contract of meerdere contracten in de tabel, kunt u ook in het afgebeelde kader Contractselectie in de bovenste helft van het scherm zelf contracten selecteren aan de hand van verschillende criteria. U kunt selecties maken op: - Naam (verzekeringsnemer); - Contractnummer; - Plaats; - Contract met bijlage; - Contract met vermoedelijke insolventie; - Categorie; - Contracttype; - Beëindigde contracten; - Groepscontracten; - Referentie. Ook combinaties van de hierboven genoemde selectiecriteria zijn mogelijk. Na het ingeven van de selectiecriteria klikt u op OK en er zal een nieuwe tabel zichtbaar worden met de door u gekozen criteria.
9/26
Voor iedere rij in de tabel ziet u een selectievakje. De contracten die u hier aanvinkt kunt u toevoegen aan een nieuwe groep of een bestaande groep. Uitleg hierover volgt verderop in de handleiding. De contractnummers in de tabel bevatten een hyperlink. Als u op een contractnummer klikt zal het venster Contractdetails worden geopend. CONTRACTDETAILS Het venster Contractdetails is in twee delen verdeeld: in het bovenste deel ziet u de basisgegevens van het contract (o.a. contractnummer, NAW-gegevens verzekeringsnemer, status, product, begindatum en - indien van toepassing - einddatum. Het onderste deel van het venster geeft de contractstatistieken weer. STATISTIEK I De contractstatistiek (Statistiek I) geeft de volgende kerngegevens van het geselecteerde contract weer: - Premie (Brutopremie); - Malus; - Korting; - Totaalpremie (Nettopremie); - Schade-uitkering minus provenu; - Schadequote I (Schade-uitkering -/- Provenu’s / (Premie + Malus)); - Klassieke reserve (Reserveringen waarop nog geen uitkering is gedaan en die – als de omstandigheden gelijk blijven – in de volgende maand worden uitgekeerd.); - Schadequote II (Schade-uitkering -/- Provenu’s + Klassieke reserves / (Premie + Malus)); - Schade-uitkering (SQIII); - Schadequote III (Betaalde Schade-uitkeringen / Premie (pro rata)); - Grijze reserve (Reserveringen waarop nog geen uitkering is gedaan en nog geen klassieke reserve is aangemaakt.); - Provenu (Ontvangsten na schade-uitkering toekomend aan Coface, toegerekend aan risk attaching datum.); - ERPV (eigen risico per verzekeringsperiode); - Omzet / Saldi; - Aantal kredietlimieten; - Kosten ((voor kredietonderzoek); - Overige kosten; - Premie (pro rata); - Voorschotpremie (pro rata). Alle genoemde bedragen in de contractstatistiek zijn in EUR, met uitzondering van de rij Omzet / saldi. Deze is weergegeven in KEUR. De verzekeringsperiodes worden aflopend van links naar rechts weergegeven. Gecumuleerde bedragen vanaf begindatum van het contract zijn zichtbaar in de tweede kolom van de tabel Contractstatistiek. Er worden steeds maximaal 5 verzekeringsperiodes getoond. Wanneer er meerdere verzekeringsperiodes beschikbaar zijn, dan kunt u deze zichtbaar maken door voor- en achteruit bladeren. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken.
10/26
Statistieken naar Groepstypen Ter aanvulling op de statistieken van een enkel contract (CN staat voor Contractnummer) kunt u Statistiek I ook voor bepaalde Groepstypen zichtbaar maken. Deze groepen zijn in IOS voorgedefinieert, zodat u voor contracten die deel uitmaken van een groep (zoals medeverzekerden op een hoofdcontract) statistische gegevens kunt oproepen, mits die voldoen aan bepaalde criteria. De data van de contracten die voldoen aan de door u geselecteerde criteria wordt in dat geval samengevoegd en als groepsstatistiek weergegeven. De Groepstypen die standaard zijn opgenomen in IOS zijn: - CN dit betreft de gegevens voor een enkel contract - 99 hier zullen de gegevens van alle contracten die deel uitmaken van een groepscontract en waarvan de eerste 9 cijfers van het contractnummer met elkaar overeenkomen. - ERPV Eigen risico per verzekeringsperiode, oftewel een overzicht van de contracten met een gelijk eigen risico per verzekeringsperiode. - GK Groep kredietlimietkosten - MS Maximum schade-uitkering - MP Minimumpremie - ZG Een door de IOS gebruiker zelf gedefinieerde groep. Zie hiervoor verderop in deze handleiding Zelf Gedefinieerde Groepen. Halverwege het venster in de Contractdetails ziet u de optie Selecteer groepstype met daarachter een dropdown keuzemenu, waar de hierboven genoemde groepstypen zichtbaar worden. Door het selecteren van de keuze 99, zal de Groepsstatistiek voor alle contracten die deel uitmaken van een groepscontract en waarvan de eerste 9 cijfers van het contractnummer met elkaar overeenkomen, zichtbaar worden. De weergave van de Groepsstatistieken is gelijk aan de contractstatistieken. CONTRACTOVERZICHT Met de knop Contractoverzicht links in het venster gaat u naar een overzicht van alle versies van het geselecteerde contract. Om een bepaalde versie van een contract in te zien kunt u op het pdf icoontje in de eerste kolom van de tabel te klikken. Contractdocumenten zijn uitsluitend voor hoofdcontracten of zelfstandige medeverzekerden, d.w.z. medeverzekerden met een eigen contractnummer, beschikbaar. Opgezegde contracten worden hier niet weergegeven. CORRESPONDENTIE Met de knop Correspondentie komt u in een nieuw venster, waar u alle relevante brieven die betrekking hebben op een contract in pdf-formaat kunt downloaden. Eerst krijgt u een overzicht met alle beschikbare documenten waaruit u dan zelf een keuze kunt maken door op pdf icoontje te klikken. Er worden uitsluitend documenten weergegeven die deel uitmaken van het contract. VOORWAARDEN
11/26
De knop Voorwaarden geeft u een overzicht van de verzekeringsdekking voor een door u gekozen contract. Het venster is verdeeld in vier onderwerpen: De basisgegevens van het contract Ìn het bovenste gedeelte van het venster hier ziet u het contractnummer, naam verzekeringsnemer, product, soort contract, het land, de valuta van het contract, maximum schade-uitkering, eigen risico per verzekeringsperiode en het eigen risico per debiteur. Verzekeringsdekking (basisgegevens) Hier ziet u de zelfbeoordeling, het eigen risico benoemd en onbenoemd, krediettermijn in dagen en de meldingsgrens achterstalligheid. Vermoedelijke insolventie Wanneer in het contract vermoedelijke insolventie is opgenomen, dan zal hier o.a. de meldingstermijnen, het minimum bedrag incasso-overdracht, de wachttermijn in maanden en de naam van het incassobureau zichtbaar zijn. Wanner in het veld Meldingstermijn incasso-overdracht “999” wordt vermeld, dan zijn er afwijkende afspraken in het contract vastgelegd voor de meldingstermijn. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke account manager. Klik op het icoontje Excel export (boven in het venster naast de titel Voorwaarden) om de informatie te exporteren naar een Exceldocument.
ZG-GROEPEN (ZELF GEDEFINIEERDE GROEPEN) Met de functie ‘ZG-groepen’ kunt u zelf groepen creëren van individuele contractnummers en voor deze groepen de Contractstatistiek I genereren. In iedere ZG-groep dient één contractnummer als groepsvertegenwoordiger te worden gemarkeerd. Dit is het leidende contract voor de groep. Ieder contract in uw portefeuille (ongeacht de status van het contract) kan aan één of meerdere groepen worden toegewezen. U kunt hierbij denken aan een groep met eenzelfde maximum schadevergoeding, schadedrempel, enz. Ook kunt u groepen maken op basis van beheersaspecten van contracten. Een nieuwe ZG-groep maken Ga naar het Tabblad Contracten en vervolgens naar het overzicht van uw contracten. Middels de selectievakjes in de eerste kolom van de tabel kunt u de contracten selecteren waarvoor u een nieuwe groep wilt maken. Onder de tabel klikt u vervolgens op de link Geselecteerde contracten aan een nieuwe groep toewijzen. In het volgende scherm ziet u alle door u geselecteerde contracten in het veld Geselecteerde contracten staan. Om een contract definitief toe te wijzen aan de groep klikt u eerst op het contractnummer en bevestigt u uw keuze met de pijlsymbolen . Kies hierna een groepsvertegenwoordiger (het contractnummer dat leidend is voor de hele groep) en geef de groep een naam. Ook kunt u – indien gewenst – ook nog een beschrijving of opmerking aan de groep toevoegen. Sla de groep op met de knop Opslaan.
12/26
Openbare en niet openbare groepen Een groep kan als ‘openbaar’ worden weergegeven, waardoor de groep zichtbaar is voor alle gebruikers onder uw intermediairsnummer. De andere gebruikers kunnen deze groep en de bijbehorende statistieken raadplegen. Wanneer een groep alleen zichtbaar moet zijn voor een enkele gebruiker, dan kan het selectievakje achter De groep is openbaar worden uitgevinkt. Opmerking: Wanneer aan een ‘openbare’ groep (gecreëerd door een gebruiker onder uw intermediairsnummer) één of meerdere contracten zijn toegewezen die niet in uw contractoverzicht zijn opgenomen, dan zullen de gegevens van deze contracten wel in de groepsstatistiek worden opgenomen, maar de contracten zelf kunt u niet oproepen. Deze contracten worden in de ZG-groep in grijs weergegeven. Toevoegen van contracten aan een bestaande groep Om aan een bestaande groep nieuwe contracten toe te voegen, roept u uw contractoverzicht op en selecteert u de toe te voegen contracten door op het selectievakje te klikken. Vervolgens klikt u onder de tabel op de link Geselecteerde contracten aan een bestaande groep toewijzen. U komt in het overzicht met de gecreëerde ZG-groepen en hier kunt u de groep selecteren waaraan u het nieuwe contract wilt toevoegen. In het volgende scherm ziet u het geselecteerde contract weer in het veld Geselecteerde contracten staan. Om het contract definitief toe te wijzen aan de groep klikt u eerst op het contractnummer en bevestigt u uw keuze met de pijlsymbolen . Tenslotte bevestigt u uw wijziging met de knop Opslaan. Wanneer u het toe te voegen contractnummer kent, dan kunt u dit ook in het vrije invulveld ingeven. Wijs daarna eerst het contract toe aan de groep met de knop ‘Toewijzen’ en bevestig het daarna met de knop Opslaan. Verwijderen van contracten uit een groep Om een contract uit een groep te verwijderen, selecteert u eerst de groep in het overzicht met de gecreëerde ZG-groepen. U gaat verder naar het bewerkingsscherm. Markeer in het veld met de Toegewezen contracten het desbetreffende contractnummer en bevestig uw keuze door op de pijlsymbolen te klikken. Bevestig uw wijziging met de knop Opslaan. Opmerking: Het verwijderen van een groepsvertegenwoordiger is niet mogelijk. In dat geval moet u eerst een nieuw contract als groepsvertegenwoordiger aanwijzen. Kopiëren van een ZG-groep Om een bestaande ZG-groep te kopiëren en deze vervolgens verder te bewerken, selecteert u eerst de te kopiëren groep in het overzicht met de gecreëerde ZG-groepen. U gaat verder naar het bewerkingsscherm. Klik op de knop kopiëren en geef de nieuwe groep een naam. Vervolgens kunt u de groep verder bewerken (toevoegen of verwijderen van contracten, veranderen van de beschrijving, etc). Bevestig uw keuze met de knop Opslaan. Verwijderen van een groep
13/26
Om een bestaande groep definitief te verwijderen, selecteert u eerst de groep in het overzicht met de gecreëerde ZG-groepen. U gaat verder naar het bewerkingsscherm. Klik op de knop Verwijderen. De groep wordt definitief verwijderd. Opmerking: Nadat u een ‘openbare’ groep hebt verwijderd is deze ook niet meer zichtbaar voor andere IOS-gebruikers onder uw intermediairsnummer. Een groep tot een bepaalde datum oproepen De ZG-groepen worden op datum opgeslagen. U kunt een groep tot en met een bepaalde datum raadplegen en de groep op deze datum kopiëren. U kunt zelf de door u gewenste datum ingeven. Geeft u geen datum in, dan wordt de groep automatisch op dagdatum weergegeven. Wijzigen van de groepsvertegenwoordiger of de groepenbeschrijving Om een nieuwe groepsvertegenwoordiger voor een groep toe te wijzen, selecteert u eerst de groep in het overzicht met de gecreëerde ZG-groepen. U gaat verder naar het bewerkingsscherm. Boven het keuzevenster kunt u een contract dat aan de groep is toegewezen als groepsvertegenwoordiger selecteren. De beschrijving van een groep kunt u te allen tijde wijzigen, door in het tekstveld een nieuwe of andere beschrijving in te geven. Bevestig uw keuze met de knop Opslaan. ZG-groepenlijst In de ZG-groepenlijst ziet u een overzicht van alle – voor u zichtbare – groepen. U ziet alle groepen die u zelf hebt gemaakt, maar ook alle groepen die andere gebruikers onder hetzelfde intermediairsnummer hebben gemaakt en die ‘openbaar’ zijn. U kunt het overzicht sorteren door op de kolomtitel te klikken. Deze zal op- of aflopend worden gesorteerd. De beeldschermweergave van de ZG-groepenlijst kunt u beperken door op het ‘Bewerken’ icoon boven de tabel te klikken. Door het selectievakje uit te vinken, verdwijnt de gekozen informatie. Om de informatie weer zichtbaar te maken, kunt u wederom het ‘Bewerken’ icoon aanklikken. De kolom wordt weer zichtbaar. Een overzicht van uw ZG-groepen kunt u als Excel export downloaden. Klik hiervoor op het Excel icoon
boven de tabel.
Statistieken voor ZG-groepen Kies in het tabblad Contracten in het menu links de optie Groepscontracten. In het volgende scherm ziet u de ZG-groepenlijst. Nadat u de gewenste groep hebt aangeklikt, kunt u middels de knoppen links op het scherm de door u gewenste statistiek weergeven. Opmerking: Wanneer een contract door een intermediairswijziging niet langer deel uitmaakt van uw portefeuille, dan zal het desbetreffende contract uit een bestaande ZG-groep worden verwijderd. Ook zal bij het weergeven van de statistieken de gegevens van het desbetreffende contract niet meer worden meegenomen. Wanneer een dergelijk contract is aangemerkt als groepsvertegenwoordiger, dan zult u een nieuw contract als groepsvertegenwoordiger moeten toewijzen.
14/26
TABBLAD FACTURATIE PREMIES EN TARIEVEN Nadat u een contract hebt geselecteerd en klikt op het tabblad Facturatie komt u in het venster Premie- en tarievenoverzicht waar u een overzicht ziet van de gefactureerde premie en kosten voor kredietonderzoek over een bepaalde periode (bijv. verzekeringsjaar). Ook ziet u aanvullende informatie over de basisgegevens van de facturatie aan de verzekeringsnemer. zoals bijvoorbeeld het aantal effectieve afrekeningen per jaar. Midden in het venster ziet u nog een aantal filteropties waarmee u aan de hand van uw eigen criteria een overzicht kunt opvragen van premies en tarieven. U kunt filteren op: - Facturatie door (premie wordt gefactureerd door Coface, branch office in Nederland en kosten door Coface Nederland Services BV); - Betreft (premie, voorschotpremie of kosten); - Verzekeringsperiode (jjjj/mm); - Afrekeningsperiode (dd-mm-jjjj tot dd-mm-jjjj); - Land; - Dekking (kredietlimiet of zelfbeoordeling); - Valuta (standaard valuta in EUR of de contractvaluta); - Groepstype; - Zelf gedefinieerde groepen. Nadat u op de knop Zoeken hebt geklikt zullen twee tabellen met de Premie / tarieven zichtbaar worden. De eerste tabel geeft een totaaloverzicht van de gecumuleerde premie / tarieven. De tweede tabel geeft de details van de afrekeningsperioden weer. Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u zelf nog kolommen toevoegen of verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie te exporteren naar een Exceldocument. Er worden steeds maximaal 10 afrekeningsperiodes getoond. Wanneer er meerdere afrekeningsperiodes beschikbaar zijn, dan kunt u deze zichtbaar maken door voor- en achteruit bladeren. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken. REKENINGOVERZICHT Met de menukeuze Rekeningoverzicht krijgt u inzage in de facturen over een bepaalde periode (bijvoorbeeld verzekeringsjaar). Ook ziet u aanvullende informatie over de basisgegevens van de facturatie aan de verzekeringsnemer zoals bij voorbeeld aantal effectieve afrekeningen per jaar. Midden in het venster ziet u nog een aantal filteropties waarmee u aan de hand van uw eigen criteria een overzicht kunt opvragen van de facturen. U kunt filteren op:
15/26
-
Facturatie door (premie wordt gefactureerd door Coface, branch office in Nederland en kosten door Coface Nederland Services BV); Betreft (premie, voorschotpremie of kosten); Verzekeringsperiode (jjjj/mm); Afrekeningsperiode (dd-mm-jjjj tot dd-mm-jjjj); Land; Dekking (kredietlimiet of zelfbeoordeling); Valuta (standaard valuta in EUR of de contractvaluta); Groepstype; Zelf gedefinieerde groepen.
Nadat u op de knop Zoeken hebt geklikt zal de tabel Facturen zichtbaar worden. In de laatste kolom van de tabel ziet u het pdf-icoontje versie van de factuur.
. Dit icoontje is een link naar de pdf-
Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u zelf nog kolommen toevoegen of verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie te exporteren naar een Exceldocument. Er worden steeds maximaal 10 afrekeningsperiodes getoond. Wanneer er meerdere afrekeningsperiodes beschikbaar zijn, dan kunt u deze zichtbaar maken door voor- en achteruit bladeren. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken. Opmerking: Facturen voor kredietlimieten zijn per factuurdatum 01-05-2008 beschikbaar. Documenten voor premieafrekeningen zijn vanaf september 2009 beschikbaar. OMZET-/ SALDODECLARATIE Met de menukeuze Omzet-/saldodeclaratie kunt u een overzicht opvragen van de door de verzekeringsnemer gemelde saldo- of omzetdeclaraties, die als basis voor de premieberekening dienen. U kunt zelf bepalen over welke periode u de omzet- / saldodeclaraties wilt inzien, door in de velden van en tot de datum (dd-mm-jjjj) in te geven. Periode van…tot is de termijn wanneer een melding moet zijn ingediend. Melding ontvangen van….tot is de daadwerkelijke ontvangst van de melding bij Coface. Zover u geen specifieke periode ingevuld hebt, worden alle voor het contract geregistreerde meldingen weergegeven (de velden worden automatisch met de datum 01.01.1900 tot 31.12.2999 gevuld). Er is ook een combinatie van selecties mogelijk (bijvoorbeeld meldingstermijn van 01.01.2009 en melding ontvangen tot 01.01.2010). Nadat u op de knop Zoeken hebt geklikt zal de tabel Omzet-/Saldodeclaratie zichtbaar worden. Deze tabel bevat de volgende kolommen: - Facturatie door (hier kunt u zien welke Coface entiteit de declaratie heeft ontvangen); CDE = Coface, Niederlassung in Deutschland CDK = Coface, filial i Danmark Denemarken CNL = Coface, branch office in Nederland CSV = Coface, filial i Sverige
16/26
-
-
Status (afgerekend/gestorneerd); Meldingstermijn; Ontvangen op (daadwerkelijke ingang van melding); Meldingsperiode (periode waarop de melding van toepassing is); Afrekeningperiode (periode waarop de premieberekening is gebaseerd; deze is in de regel gelijk aan de meldingsperiode, tenzij hierover afwijkende afspraken zijn gemaakt). Details (door op het icoontje te klikken kunt u de details van de meldingen weergeven).
Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u zelf nog kolommen verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie te exporteren naar een Exceldocument. Er worden steeds maximaal 25 omzet- / saldodeclaraties getoond. Wanneer er meerdere afrekeningsperiodes beschikbaar zijn, dan kunt u deze zichtbaar maken door voor- en achteruit bladeren. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken.
TABBLAD KREDIETLIMIETEN In IOS kunt u voor uw contracten kredietlimietenoverzichten opvragen. Opmerking: Voor het opvragen van kredietlimietenoverzichten hebt u vooraf toestemming nodig van de verzekeringsnemer. Wanneer u geen toestemming hebt zult u een melding krijgen op het scherm. In het Download centrum, onder het tabblad Informatie, kunt u het formulier “Machtiging opvragen kredietlimietenoverzichten” downloaden. Wanneer u in het bezit bent van een ondertekende volmacht door de verzekeringsnemer en geen toegang hebt tot de kredietlimietenoverzichten, dan kunt u contact opnemen met onze IOS Helpdesk. KREDIETLIMIETENOVERZICHT Om een kredietlimietenlijst aan te vragen geeft u in het tekstveld het 12-cijferige contractnummer (alleen de cijfers, geen bijzondere tekens) in en klikt u vervolgens op OK. Wanneer u in een ander tabblad reeds met het desbetreffende contractnummer hebt gewerkt, dan zal het contractnummer automatisch worden overgenomen in het tekstveld wanneer u op het tabblad Kredietlimieten klikt. Zodra de kredietlimietenlijst is geladen kunt u met de twee knoppen kiezen in welk formaat u deze wenst te openen / downloaden: - HTML; dit is een schermweergave in HTML formaat waarmee u ook zoek- en filtermogelijkheden hebt. - Excel; hiermee kunt u de kredietlimietenlijst als Excel document downloaden. U kunt ook kredietlimietenoverzichten opvragen voor meerdere contracten. Hier is echter wel een maximum aan verbonden van 5 lijsten tegelijkertijd. Kredietlimietenoverzicht per e-mail Ter aanvulling op de beeldschermweergave van de kredietlimietenoverzichten kunt u de opgevraagde lijsten ook per e-mail met Excel bijlage laten verzenden. Vóórdat u op OK drukt
17/26
dient u in dat geval eerst het selectievakje onder het tekstveld aan te vinken. Om zeker te zijn dat u het kredietlimietenoverzicht per e-mail ontvangt, controleert u in het tabblad Uw Gegevens dan eerst of uw e-mailadres is ingevuld. Opmerking: Nadat u een lijst, of meerdere lijsten hebt aangevraagd, kunt u het tabblad Kredietlimieten verlaten om elders in IOS verder te werken. Het laden van de lijst(en) zal op de achtergrond verder gaan. Wanneer u echter de IOS toepassing verlaat, dan zullen alle aangevraagde en reeds weergegeven lijsten worden verwijderd. Lijsten die per e-mail zijn verzonden zullen hierdoor niet worden beïnvloed. Inhoud en opbouw van de kredietlimietenoverzichten in HTML formaat De schermweergave van het kredietlimietenoverzicht geeft standaard de volgende kolommen weer: - Risico (NAW-gegevens van de debiteur); - Product (kredietlimiet, @rating kredietlimiet, ECL); - Datum aanvraag; - Aangevraagd bedrag; - @rating score; - Afgegeven bedrag; - Status; - Datum beslissing; - Afwijkende betalingsconditie. Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u zelf nog kolommen toevoegen of verwijderen door de selectievakjes voor de genoemde kolomnamen aan of uit te vinken. Opmerking: De in het kredietlimietenoverzicht weergegeven kredietlimieten zijn geen basis voor de verzekeringsdekking van de verzekeringsnemers. Bindend zijn de uitsluitend de individuele kredietlimietaanhangsels die onze verzekeringsnemers hebben ontvangen. Er worden steeds maximaal 25 posities getoond. Wanneer er meerdere posities beschikbaar zijn, dan kunt u deze zichtbaar maken door voor- en achteruit bladeren. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken. U kunt de weergave van het kredietlimietenoverzicht beperken door Selecties te maken. U kunt selecteren op: - Firmanaam - Cofacenummer - EASY nummer - Product - Status Ook combinaties van deze selectiecriteria zijn mogelijk. RISICOANALYSE (KENGETALLEN KREDIET / PORTEFEUILLE ANALYSE) Met de knop Risicoanalyse kunt u een portefeuille analyse maken voor een contract of een groep van contracten. Opmerking: De gegevens van de portefeuille analyse worden dagelijks bijgewerkt. Bijgewerkte gegevens zullen in de regel dus altijd een dag later in de statistieken zichtbaar zijn.
18/26
Portefeuille analsyse opvragen Om een portefeuille analyse te maken van een contract of een groep van contracten geeft u in het tekstveld het 12-cijferige contractnummer (alleen de cijfers, geen bijzondere tekens) in. Vervolgens kunt u de gewenste groep ingeven. Hier kunt u kiezen uit CN (Contractnummer), 99 (Een opsomming van all contracten waarvan de eerste 9 cijfers gelijk zijn) en ZG (Zelf gedefinieerd, de door u zelf gedefinieerde groepen). Als u bij Peildatum geen datum (dd.mm.jjjj) invult dan zal de huidige datum automatisch als peildatum worden genomen. U kunt echter ook zelf een Peildatum ingeven. Deze datum dient dan wel in het verleden te liggen. U kunt ook een analyse maken voor een specifiek land of voor meerdere landen. In het kader onder Landen kunt u de gewenste landen selecteren door ze aan te klikken en daarna uw selectie te bevestigen door op het pijlsymbool < te klikken. Wanneer u alle risicolanden in de analyse wilt opnemen dan hoeft u de landenselectie niet toe te passen. Met de knop Portefeuille analyse opvragen bevestigt u uw opdracht, waarna deze zal worden geladen. Zodra de Portefeuille analyse is geladen kunt u met de twee knoppen kiezen in welk formaat u deze wenst te openen / downloaden: - HTML; dit is een schermweergave in HTML formaat. - PDF; hiermee kunt u de portefeuille-analyse als PDF document downloaden. U kunt een Portefeuille analyse voor meerdere contracten opvragen. Hier is echter wel een maximum aan verbonden van 5 analyses tegelijkertijd. Portefeuille analyse per e-mail Ter aanvulling op de beeldschermweergave in HTML en de downloadmogelijkheid in PDFformaat kunt u de opgevraagde Portefeuille analyse ook per e-mail met PDF bijlage laten verzenden. Vóórdat u op Portefeuille analyse opvragen klikt dient u in dat geval eerst het selectievakje onder het landenveld aan te vinken. Om zeker te zijn dat u de portefeuille analyse per e-mail ontvangt, controleert u in het tabblad Uw Gegevens dan eerst of uw emailadres is ingevuld. Opmerking: Nadat u de analyse(s) hebt aangevraagd, kunt u het tabblad Kredietlimieten verlaten om elders in IOS verder te werken. Het laden van de lijst(en) zal op de achtergrond verder gaan. Inhoud en opbouw van de statistische gegevens Kengetallen krediet bevat de volgende informatie: - Algemene informatie voor de statistiek (Contractnummer, Peildatum, Risicolanden, Groepstype, Evaluatieperiode); - Tekeningsquote en tekeningsvolume (Aantal en som van de aangevraagde en afgegeven kredietlimieten); - Beslissingsvorm (Automatisch, handmatig, aantal conform aanvraag, aantal afwijzingen, aantal lager vastgestellde kredietlimieten); - Manier van aanvragen (aantal aanvragen via Cofanet en aantal handmatige aanvragen); - Verplichtingen van verzekeringsnemer (Aantal achterstalligheidsmeldingen); De Portefeuille-analyse bevat de volgende informatie: - Aantal debiteuren naar risicocategorie; - Volume van het Risk Exposure naar risicocategorie:
19/26
-
Volume van het Risk Weighted Exposure naar risicocategorie; Aantal ondernemingen (de som van het Risk Exposure en het Risk Weighted Exposure voor het gehele contract, dan wel de groep.
Opmerking: Het risk weighted exposure is de som van de kredietlimieten, gewogen met een wegingsfactor. Deze wegingsfactor komt voort uit de risicocategorie (Score 1 t/m 10) waarin een onderneming is ingedeeld. Ondernemingen met een score tussen 6 en 10 (laag risico) worden met een wegingsfactor 1 vermenigvuldigd. Ondernemingen in de risicocategorie gemiddeld risico (Score 4 en 5) hebben een wegingsfactor 3, hetgeen betekent dat het risico 3x zo hoog is als op een onderneming met de wegingsfactor 1. De wegingsfactor op een onderneming in de riscocategorie Zeer hoog risico (Score 0 t/m 3) is 9.
20/26
TABBLAD SCHADE Nadat u een contract hebt geselecteerd kunt u in het tabblad Schade de lopende schadedossiers en schadehistorie van het desbetreffende contract inzien. SCHADES VERZEKERINGSNEMER Het venster is weer in twee delen verdeeld. In het bovenste deel kunt u de schades filteren op basis van verschillende criteria, zoals: - status (open of gesloten dossier); - substatus (dossier gesloten zonder betaling, afwijzing, betaling, ERPV afgesloten, heropend, ERPV open); - dekking (o.b.v. zelfbeoordeling of o.b.v. kredietlimiet) - verzekeringsperiode - type (effectief of dreigend); - reden (faillissementsprocedure of dreigende insolventie); - land; - groepstype. Het onderste deel van het scherm geeft een tabel weer met de resultaten gebaseerd op de door u geselecteerde criteria of als u in het bovenste gedeelte niets invult en klikt op de knop ‘Toon alle’ alle openstaande schadezaken. U kunt de inhoud per kolom veranderen dankzij de sorteerfunctie. Hiervoor klikt u op de kolomnaam en de gegevens worden oplopend (beginnend met de kleinste waarde) gesorteerd, met de pijl naar boven aflopend (beginnend met de grootste waarde), alfabetisch dan wel naar de hoogte van de getallen. De lijst met schadegevallen bevat als voorselectie: - Schadenummer; - Naam debiteur; - Verzekeringsperiode; - Brutoschade; - Status. Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u nog kolommen toevoegen of verwijderen door deze aan- of uit te vinken. Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie uit de tabel te exporteren naar een Exceldocument. Wanneer de lijst met schadegevallen uit meer dan 25 posities bestaat, kunt u vooruit- of terugbladeren om verdere schadegevallen te tonen. U gebruikt daarvoor de pijlsymbolen bovenaan de tabel. Het aantal te tonen resultaten is standaard 25 en wanneer u meer posities wenst,kunt u het aantal te tonen resultaten reduceren of uitbreiden naar 10, 20, 25, 30, 40 of 50. U kunt ook meerdere selecties met elkaar vergelijken en doorvoeren. Dat wil zeggen: schadegevallen met bepaalde kenmerken selecteren. Bijvoorbeeld: - Status (Open of gesloten dossiers); - Substatus; - Dekking; - Verzekeringsperiode;
21/26
-
Type; Verzekerde zaak; Land; Groepstype (definities van groepstype kunt u nalezen in hoofdstuk Statistiek I).
SCHADEDETAILS Wanneer op een schadenummer in de tabel in het voorgaande scherm klikt zult in een nieuw venster komen waar u de details van het desbetrefffende schadedossier kunt inzien. U ziet de kenmerkende schadedetails, zoals: datum oudst meldingsdatum, reserveringen, kredietlimiet en/of de uitbetaling.
verzekerde
factuur.
SCHADEHISTORIE In de menulijst links kunt u het met de knop Historie tonen het hierboven genoemde venster met de schadedetails uitbreiden met de historie van het desbetreffende schadedossier. De historie van een schadedossier wordt weergegeven in een tabel en geeft een chronologische inzage in de data van de gedane acties, een korte beschrijving en de naam van de schadecorrespondent. In historie wordt steeds de laatste actie bovenaan getoond. Wanneer de actielijst uit meer dan 25 posities bestaat, kunt u vooruit- of terugbladeren om verdere handelingen te zien. Hiervoor kunt u de pijlsymbolen rechts boven de tabel gebruiken. Valuta m.b.t. actie Wanneer er sprake is van een vordering op een buitenlandse debiteur met vreemde valuta is het mogelijk om met de knop Valuta m.b.t. actie boven de tabel te schakelen tussen eigen valuta en vreemde valuta. De eigen valuta is altijd EUR, de actievaluta is afhankelijk van het land van de debiteur. Schadedocumenten U hebt de mogelijkheid de beschikbare correspondentie in te zien in het desbetreffende schadedossier. Om documenten in te zien klikt u op de gewenste link in de kolom Actie in de tabel en het document wordt geopend in .pdf formaat. Om de historie uit te schakelen klikt u op de knop Historie verbergen in de menulijst aan de linkerkant van het scherm. Opmerking: De optie documenten is alleen mogelijk voor schadegevallen vanaf het jaar 2007. Wanneer er sprake is van een ouder dossier dan wordt deze optie niet getoond. LIMIETEN TONEN In de menulijst links kunt u met de knop Limieten tonen een overzicht opvragen van de kredietlimiethistorie met betrekking tot het geselecteerde schadegeval. De historie geeft een overzicht over afgegeven kredietlimieten met o.a. geldigheidstermijn, hoogte van de kredietlimieten, beslissingsdatum en/of een afwijkend zelfbehoud. Om de limieten te verbergen klikt u op de knop Limieten verbergen in de menulijst links. U kunt sorteren door te klikken op de desbetreffende kolom en de inhoud wordt op- of aflopend gesorteerd. Door op het icoontje Kolomselectie (rechts boven de tabel) te klikken, kunt u nog kolommen toevoegen of verwijderen door deze aan- of uit te vinken.
22/26
Klik op het icoontje Excel export (rechts boven de tabel) om de informatie uit een tabel te exporteren naar een Exceldocument.
TABBLAD PROVISIE Opmerking: Om inzage te krijgen in uw provisie afrekeningen hebt u speciale Toegangsrechten nodig. Het uitbreiden van toegangsrechten geschiedt via de hoofdgebruiker van uw account en deze kunnen per e-mail worden aangevraagd door deze hoofdgebruiker. PROVISIE – OVERZICHT AFREKENING Wanneer u klikt op het tabblad Provisie, opent het venster Provisie – overzicht afrekening, en biedt u een overzicht van alle provisie-afrekeningen in de laatste 12 maanden, geteld vanaf de dagdatum, behorende bij uw intermediairsnummer. Door de data te wijzigen kunt u de geselecteerde periode uitbreiden, dan wel inkorten. De tabel met de zichtbare provisie-afrekeningen bevat als voorselectie de volgende kolommen: - Afrekeningsnummer; - Intermediairsnummer; - Afrekeningsperiode; - Datum; - Soort (E=provisieafrekening, N=aanvullung, V=Voorlopig); - Premie; - Provisie verschuldigd; - Provisie onverschuldigd; - Maatschappij (CNL = Coface, branch office in Nederland). Door te klikken op de kolomtitels kunt u de kolommen in op- of aflopende volgorde sorteren. U kunt de voorselectie via het icoon getoonde opties aan- of uit te vinken.
Kolomselectie verder aanvullen of wijzigen door de
Wanneer de lijst met provisieafrekeningen uit meer dan 15 posities bestaat, kunt u vooruit- of terugbladeren om verdere schadegevallen te tonen. U gebruikt daarvoor de pijlsymbolen bovenaan de tabel. Het aantal te tonen resultaten is standaard 15 en wanneer u meer posities wenst,kunt u het aantal te tonen resultaten reduceren of uitbreiden naar 10, 15, 20, 25, 30, 40 of 50. Om een individuele afrekening in te zien klikt u op de gewenste link in de kolom Afrekening in de tabel en het document wordt geopend in .pdf formaat.
TABBLAD INFORMATIE Wanneer u klikt op het tabblad Informatie dan wordt uw mailbox met berichten zichtbaar. Het overzicht – indien beschikbaar – kan de volgende soorten berichten weergeven: - Herinnering en, welke u zelf kunt aanmaken; - Systeemberichten: berichten van de IOS-administratie gericht aan alle gebruikers; - Portefeuille-updates: berichten die automatisch worden verzonden naar aanleiding van een nieuwe schadetransactie die sinds uw laatste inlog heeft plaatsgevonden. 23/26
In de betreft kolom kunt u direct zien wat het onderwerp van de update is, het dossiernummer en of er een bijlage bij het bericht zit. Nieuwe, ongelezen berichten worden in rood weergegeven. Na het openen van een bericht zal dit als ‘gelezen’ worden gemarkeerd in de kleur blauw. Berichten kunt u op-, of aflopend sorteren door te klikken op de desbetreffende kolomtitel. Wanneer de lijst met berichten uit meer dan 25 posities bestaat, kunt u vooruit- of terugbladeren om meer berichten te tonen. U gebruikt daarvoor de pijlsymbolen boven de tabel. Het aantal te tonen resultaten is standaard 25 en wanneer u meer posities wenst,kunt u het aantal te tonen resultaten reduceren of uitbreiden naar 10, 20, 25, 30, 40 of 50. Bericht verwijderen U kunt berichten verwijderen uit de mailbox door het selectievakje voor het desbetreffende bericht aan te klikken en vervolgens met een druk op de knop Geselecteerd bericht verwijderen uw opdracht te bevestigen. HERINNERINGEN Met de knop Herinneringen in de menulijst links in het scherm komt u in het overzichts/zoekscherm. Hier ziet u een overzicht van alle door u gemaakte herinneringen. Herinneringen kunt u op- of aflopend sorteren door te klikken op de kolomtitel. U kunt herinneringen verwijderen door het selectievakje voor de desbetreffende rij te selecteren door erop te klikken en vervolgens met een druk op de knop Geselecteerde herinnering verwijderen uw opdracht te bevestigen. Nieuwe herinneringen invoeren Om een nieuwe herinnering in te voeren klikt u op de knop Nieuwe herinnering invoeren. In het nieuwe venster dat zich opent zijn de volgende velden verplicht in te vullen: - Na te streven datum (datumnotering dd-mm-jjjj); - Betreft. De velden Frequentie, Reden en Inhoud zijn optioneel. U kunt ook één of meerdere personen informeren over de nieuwe herinnering. Hiervoor vult u in het veld Aanvullende e-mail ontvangers het e-mailadres van de desbetrefffende persoon in en klikt op Toevoegen. Indien gewenst kunt u hierna nog een e-mailadres ingeven en wederom op Toevoegen klikken. Opmerking: Alleen wanneer u uw e-mailadres hebt ingevuld onder het tabblad Uw gegevens kunt u de functie Herinnering gebruiken. Door te klikken op de knop Opslaan en activeren kunt u de herinnering opslaan en verzenden. DOWNLOAD CENTRUM Met de knop Download centrum in de menulijst links in het scherm komt u in het scherm waar u alle belangrijke documenten, formulieren en informatie kunt downloaden. De downloads zijn ingedeeld in de volgende categorieën: - Aanvraagformulieren; - Algemene voorwaarden; - Brochures;
24/26
-
Formulieren; Handleidingen; Overige; Tarieven.
Afhankelijk van de door u geselecteerde categorie krijgt u een overzicht van alle beschikbare documenten. Om een document te openen of te downloaden, klikt u op het icoontje voor het gewenste document.
TABBLAD UW GEGEVENS GEBRUIKERSGEGEVENS Wanneer u op het tabblad Uw gegevens klikt, verschijnt het venster met uw Gebruikersgegevens. Wij adviseren u direct bij de eerste keer inloggen deze gegevens te controleren en aan te vullen. OVERZICHT GEBRUIKERS Met de knop Overzicht gebruikers in de menulijst links in het scherm komt u in het venster waar u een overzicht krijgt van alle geregistreerde gebruikers die onder uw intermediairsnummer(s) vallen. MELDING PORTEFEUILLE WIJZIGINGEN Om over wijzigingen in de status van de schadedossiers geïnformeerd te worden, biedt IOS u de mogelijkheid om hierover meldingen in IOS te ontvangen. U kunt deze functie activeren door bij uw Gebruikersgegevens het selectievakje Melding portefeuille wijzigingen aan te vinken. Daarnaast kunt u nog specifiek aangeven of u bericht wilt ontvangen voor: - Openstaande vordering - Ontvangen betaling - Uitkering - Correspondentie Middels aan- of uitvinken van de opties ontvangt u de door u gewenste berichten. Tenslotte kunt u aangeven of u berichten wilt ontvangen voor de hele portefeuille of slechts voor bepaalde schadenummers. U geeft in het daarvoor bestemde veld de schadenummers achter elkaar in, gescheiden door een komma. E-MAIL BERICHT UPDATE PORTEFEUILLE Om per e-mail over wijzigingen in uw portefeuille geïnformeerd te worden, kunt u bij Uw gebruikersgegevens uw e-mailadres invullen.
25/26
AFMELDEN Om het programma te verlaten klikt u op Afmelden in het veld rechtsboven in uw scherm, onder de weergave van uw gebruikersnaam. U komt in het venster Authorized Applications List. Hier klikt rechtsboven in het scherm op Disconnect om uit te loggen. Instellingen in de tabbladen Contracten, Schade en Provisie kunnen helaas niet worden opgeslagen. Bij uw volgende aanmelding verschijnt het tabblad Contracten weer als standaardinstelling.
26/26
