Inhoud Standaard lay-outs... 1

Standaard lay-outs

Inhoud 1.

Standaard lay-outs ................................................................................................................................................... 1 Standaard documenten in Administrator ........................................................................................................................ 1 Werkingsprincipe van de lay-outs .................................................................................................................................. 2 Ingebouwde functionaliteit ............................................................................................................................................. 3 Standaard lay-outs in detail ........................................................................................................................................... 5 Naamgeving .............................................................................................................................................................. 5 Functionaliteit in de vaste lay-outdelen ...................................................................................................................... 6 Een standaard lay-out aanpassen.............................................................................................................................. 8 Beschikbare standaard lay-outs..................................................................................................................................... 9 Offerte ....................................................................................................................................................................... 9 Orderbevestiging ..................................................................................................................................................... 11 Aflevernota .............................................................................................................................................................. 13 Factuur .................................................................................................................................................................... 15 Brief ......................................................................................................................................................................... 16 Tips voor verzorgde correspondentie........................................................................................................................... 17 Normen en conventies ............................................................................................................................................. 17 Firmanamen ............................................................................................................................................................ 18 Persoonsnamen en aansprekingen.......................................................................................................................... 19 Adressen ................................................................................................................................................................. 21 Documenthoofding................................................................................................................................................... 22 Overige notaties....................................................................................................................................................... 23 Slotbedenking .......................................................................................................................................................... 25

ii

Standaard lay-outs Standaard documenten in Administrator Briljant Administrator is voorzien van een groot aantal standaard document lay-outs voor het afdrukken van offertes, orders, aflevernota's, facturen, bestel- en leverbonnen, productiebonnen, brieven, e-mails, ... Hoewel de functionaliteit van deze lay-outs ruimschoots volstaat voor de meeste gebruikers, kunnen ze door onze ITTmedewerkers worden aangepast aan de specifieke noden van het bedrijf.

De BIN-norm Voor het samenstellen van deze documenten werd de BIN-norm als leidraad gehanteerd. Deze Belgische norm voor briefwisseling is uitgewerkt door het BIN, het Belgisch Instituut voor Normalisatie. De uniformiteit in de adressering (volgens de internationale postnorm), datering, kenmerken/referenties, aanspreking en ondertekening wordt doorheen alle documenten aangehouden. De toepassing van deze norm levert professionele, vlot lees- en klasseerbare documenten op en draagt daardoor bij aan het dynamische en zakelijke imago van uw organisatie.

De Administrator-documenten worden niet door een tekstverwerkingsprogramma gegenereerd. Ze worden daarentegen opgebouwd door een set instructies (programmacode) die gegevens in een database leest en ze vervolgens op een bepaalde manier weergeeft en/of afdrukt. Daardoor kunnen bepaalde opmaakkenmerken iets minder soepel worden toegepast dan hetgeen we gewoon zijn in een tekstverwerkingsprogramma. Dit document geeft een overzicht van de gestandaardiseerde elementen (lay-out delen) in deze lay-outs, evenals de functionaliteit die is ingebouwd.

1

Standaard lay-outs

Werkingsprincipe van de lay-outs Een document lay-out bestaat uit verschillende onderdelen (lay-outdelen) zoals:



briefhoofd (firmagegevens)



adressering (verzendadres klant/leverancier/prospect)



documenthoofd (bonnummer, klantnummer, btw-nummer klant, referentie of kenmerk, plaats en datum, ...)



aanspreking



begintekst



hoofding van de artikeldetails



weergave artikeldetails



berekening totalen, btw-uitsplitsing



slottekst



ondertekening

(Niet alle lay-outs gebruiken alle lay-outdelen!) Sommige onderdelen komen ongewijzigd op meerdere documenten voor, b.v. het briefhoofd met firmanaam, adres- en contactgegevens, btw- en banknummers. Dergelijk onderdeel van een lay-out wordt als apart lay-outdeel gedefinieerd en bewaard. Deze werkwijze heeft als voordeel dat dit deel op ieder willekeurig document kan worden opgeroepen met de instructie het op een bepaalde positie op de pagina weer te geven.

Voorbeeld Als we het tekstblok met de firmagegevens VASTEGEGEVENS heten, dan volstaat het om op een nieuwe document layout in te stellen dat het tekstblok VASTEGEGEVENS op 2 cm van de bovenrand en op 3 cm van de linkerzijrand moet worden weergegeven. Met deze simpele instructie wordt het briefhoofd van dit document volledig aangemaakt, bovendien identiek aan alle andere documenten die hetzelfde lay-outdeel VASTEGEGEVENS gebruiken.

Maar deze werkwijze levert nog een veel groter voordeel op! Het lay-outdeel VASTEGEVENS in ons voorbeeld bevat immers niet de ingetikte (of hard coded) firmanaam en adresgegevens, maar wel de instructies om deze gegevens op te halen uit het gegevensbestand waarin de gegevens van het scherm Instellingen, Algemeen, tab Vaste gegevens zijn opgeslagen. Uw vennootschap wordt van bvba omgevormd naar nv? Uw adres wijzigt? U verandert van bank? U start een eigen website op? Welnu, het volstaat om deze wijzigingen aan te brengen in het scherm Vaste gegevens. Het lay-outdeel VASTEGEGEVENS leest vanaf nu deze gewijzigde gegevens in en geeft ze automatisch weer op alle documenten waarin dit lay-outdeel is opgenomen.

2

Standaard lay-outs

Ingebouwde functionaliteit Standaard lay-outdelen (en bij uitbreiding alle lay-outdelen) bevatten instructies die de weergave van het lay-outdeel automatisch aanpassen aan de omstandigheden en de beschikbare data. Voorbeeld: vermelding van telefoon- en faxnummers in het documenthoofd U wilt een offerte afdrukken. - Op deze offerte is géén contactpersoon ingevuld: het document zal het algemene telefoon- en faxnummer van de klant weergeven (indien ingevuld natuurlijk). - Er is een contactpersoon ingevuld, maar deze heeft géén individueel telefoon- of faxnummer: de algemene nummers worden weergegeven; - De contactpersoon heeft een individueel telefoonnummer, maar géén faxnummer: het individuele telefoonnummer wordt weergegeven, samen met het algemene faxnummer. - De contactpersoon heeft géén individueel telefoonnummer, maar wel een GSM-nummer en een faxnummer: het GSM-nummer en het individuele faxnummer worden weergegeven.

Onder deze functionaliteit vallen ondermeer:

    

de taalgevoeligheid. De vaste delen van de documenten worden automatische afgedrukt in de taal van de klant. Als de artikelomschrijvingen in meerdere talen zijn ingebracht, dan worden ze automatisch in de klanttaal afgedrukt; wettelijke verplichte vermeldingen i.v.m. btw-regime. B.v. de vermelding btw te voldoen door medecontractant, volgens KB 1, art. 20 als het btw-regime van de klant ingesteld is als medecontractant; korting contant en globale korting. Automatische aangepaste weergaven van de totaalbedragen, met vermelding welke kortingen zijn toegepast; aanspreektitels. De heer, mevrouw, Geachte heer, Geachte mevrouw, ... bij gebruik van contactpersonen (indien ingevuld bij de contactpersoon natuurlijk); adressering binnen- en buitenland. Aanpassing van de adresweergave van klant/prospect/leverancier volgens de postnormen (door toevoeging van de ISO-landcode en landnaam bij buitenlandse adressen);



formatering van datums, getallen en valuta-eenheden;



aangepaste hoofding en/of slot op vervolg- en slotpagina's;



vermelding IBAN en BIC gegevens op verkoopdocumenten bij een buitenlandse prospect/klant;

 

teksten die aan een voorwaarde zijn gebonden. V.b. het titeltje uw referentie wordt enkel weergegeven als er een referentietekst is ingevuld op de bon; ...

Document lay-outs wijzigingen? Het voorgaande maakt duidelijk dat het wijzigen van elementen en instructies in lay-outs en lay-outdelen door personen met onvoldoende kennis van de tabel- en veldnamen, de functies en de syntaxis, verstrekkende gevolgen kan hebben. Het ondeskundig toevoegen of verwijderen van één spatie, één accolade, ... in de lay-outscripts - die in feite programmacode zijn - volstaat om deze lay-out onklaar te maken. Niet alleen het document dat wordt aangepast kan drastisch wijzigen of zelfs niet meer functioneren, maar ook de werking van andere documenten kan hierdoor worden gewijzigd en/of ontregeld!

3

Standaard lay-outs

4

Standaard lay-outs

Standaard lay-outs in detail Naamgeving Standaard lay-outs De standaard lay-outs worden automatisch bij een nieuwe installatie van Briljant Administrator geactiveerd. De namen van alle standaard lay-outs en de lay-outdelen waarmee ze zijn opgebouwd zijn voorafgegaan door een ^, b.v. offerte

order

aflevernota

factuur

grijze vlakken

brief

^FC1

kaders

ÔF2

briefvorm

ÔF3

ÂF2

^FC2

ÔR3 ^BR1

Bij de verkoopdocumenten duidt het cijfer in de naam op de vormgeving:



1 = lay-out met grijze vlakken



2 = lay-out met kaderlijnen



3 = lay-out in briefvorm

Standaard lay-outdelen Alle lay-outdelen waarmee een standaard lay-out is opgebouwd beginnen met dezelfde code. B.v. ÔF2HE00, ÔF2D000 en ÔF2SL00 zijn de hoofding, resp. het deel met de artikeldetails en het slot van offerte layout ÔF2.

De standaard lay-outdelen die in meerdere documenten zijn opgenomen beginnen met ^^. ^^FAXKLA (stuurt het faxnummer van de klant/leverancier/prospect naar het faxprogramma Zetafax) ^^VSTHFD (bevat het volledige briefhoofd met de firmagegevens) ^ÂLADR (bevat het volledige verzendadres van de klant/leverancier/prospect)

In standaard lay-outs en standaard lay-outdelen mogen géén wijzigingen worden aangebracht. De enige uitzondering hierop is het deel ^^VSTHFD (het briefhoofd), dat met een logo kan worden aangevuld. Alle documenten die dit deel bevatten zullen dan het bedrijfslogo weergeven.

5

Standaard lay-outs

Functionaliteit in de vaste lay-outdelen De vaste lay-outdelen ^^VSTHFD en ^ÂLADR zorgen er voor dat uw firmagegevens en de adressering van de bestemmeling volledig en correct weergegeven worden op alle documenten.

^^VSTHFD (gebruikte gegevensvelden uit het scherm Instellingen, Algemeen, tab Vaste gegevens) Naam Straat - postcode GEMEENTE URL (http:// wordt niet weergegeven, https:// wordt wel weergegeven) Telefoon Telefax E-mail BTW-nr RPR Banknummer IBAN BIC (indien buitenlandse klant/leverancier/prospect én indien BIC ingevuld is) Banknummer 2 IBAN BIC2 (indien buitenlandse klant/leverancier/prospect én indien BIC ingevuld is)

- Voor een Belgisch adres wordt geen landcode geplaatst. - De URL of website adres wordt beschouwd als een adresgegeven en hoort bij het adres. - Het e-mailadres (niet meer voorafgegaan door e-mail:) is een contactgegeven en hoort bij de telefoon- en faxnummers. - Geef de URL altijd in als http://www.mydomain.be, zoniet zal de link naar uw website in de e-mail lay-outs niet functioneren. Als een bepaald gegeven niet beschikbaar is (b.v. URL), dan zal dit geen onnodige witruimte veroorzaken. De volgende tekstlijnen sluiten automatisch aan.

6

Standaard lay-outs

^ÂLADR (gebruikte gegevens uit klant-, prospect-, leverancierscherm, aanspreking, ISO-landcodes en landentabel) Aanspreking contactpersoon Naam contactpersoon of Aanspreking Naam (uit klantenscherm als klant een particulier is waarvoor geen contactpersonen bestaan) Adres1 Adres2 Adres3 ISO-landcode (indien niet-Belgisch adres) postcode GEMEENTE LANDNAAM (indien niet Belgisch adres - in de gebruikerstaal d.i. één van de 3 officiële talen in België of in het Engels en niét in de taal van de bestemmeling zoals b.v. Spaans, Pools,... Het adres moet immers kunnen worden gelezen door de Belgische postdiensten.)

- Als een bepaald gegeven niet beschikbaar is (b.v. Adres2 en Adres3), dan zal dit geen onnodige witruimte veroorzaken. De volgende tekstlijnen sluiten automatisch aan. - Geef bij het ingeven van een nieuwe contactpersoon ALTIJD de aanspreekcode in. Zo niet zal er in het adres enkel een naam zonder aanspreking worden weergegeven. Ook de aanspreking in een brief (Geachte mevrouw, Geachte heer) zullen niet correct worden weergegeven.

Vensteromslagen ^^VSTHFD en ^ÂLADR zijn gepositioneerd voor het gebruik van gestandaardiseerde vensteromslagen. Volgens de post mag er behalve het verzendadres geen enkele tekst of afbeelding zichtbaar zijn in het venster.

7

Standaard lay-outs

Een standaard lay-out aanpassen Standaard lay-outs en -delen (dus alles dat met een ^ of ^^ begint) mogen niet worden gewijzigd, omdat ze de basis zijn en blijven voor aangepaste lay-outs. Enige uitzondering hierop is het toevoegen van een logo aan het briefhoofd ^^VSTHFD. Wijzigingen worden bijgevolg enkel aangebracht in een kopie van de standaard lay-out.

Werkwijze om wijzigingen aan te brengen in een standaard lay-out 1.

Exporteer de standaard lay-out naar een XML-bestand (CTRL+SHIFT+X).

2.

Open het XML-bestand in een editor zoals Notepad.

3.

Zoek en vervang de lay-outnaam door een nieuwe naam zonder begin^. B.v. zoek naar ÔF3 en vervang dit door OFBR (voor Offertebrief). Zowel de naam van het document als van alle delen worden hierdoor aangepast. Gebruik 4 vervangkarakters, omdat aan de namen van de lay-outdelen nog 4 extra karakters worden toegevoegd (HE00, D000, SL00, ...)

4.

Bewaar het aangepaste XML-bestand.

5.

Importeer dit aangepaste XML-bestand in het lay-outvenster (CTRL+SHIFT+INS) en geef deze lay-out een nieuwe naam en omschrijving. In het voorbeeld zou dit OFBR worden met als omschrijving Offerte (brief).

6.

Breng in deze nieuwe lay-out de nodige wijzigingen aan volgens de wensen en noden van de klant.

Wijzig de vaste lay-outdelen in de aangepaste lay-out niet! Wijzigingen in deze vaste lay-outdelen (die met ^^ beginnen) zijn sterk af te raden omdat twee redenen: 1. de wijziging zal - gewild of niet - ook worden toegepast in alle lay-outs die dit deel gebruiken; 2. iedere wijziging hierin zal de weergave van dit lay-outdeel doen afwijken van de BIN-norm voor firma- en adresgegevens.

8

Standaard lay-outs

Beschikbare standaard lay-outs Offerte Beschikbaar ÔF2 (met kaders) ÔF3 (in briefvorm) Beide offertes beschikken over dezelfde functionaliteit.

Instelmogelijkheden Mogelijkheid om de lay-out in te stellen voor de volgende weergaven:



toon enkel eenheidsprijzen



toon enkel totaal



toon eenheidsprijzen en totaal

Het lay-outdeel Hoofding eerste pagina (ÔF2HE00, resp. ÔF3HE00) bevat een ander lay-outdeel ÔF2INST, resp. ÔF3INST. In dit deel is met setstring een switch voorzien: {ss;MET EP;0} {ss;MET EP EN TOTAAL;0} {ss;MET TOTAAL;1} In de lay-outdelen die hierna worden uitgevoerd wordt getest op deze tekststring teneinde bepaalde delen van een layoutdeel te verbergen of varianten van het lay-outdeel te tonen. Geef in één lijn de waarde 1 en voor de twee andere lijnen de waarde 0 om de weergave van de lay-out te wijzigen. Bij foutieve ingave (2x 1 of 3x 0) krijgt u een message box met de vraag de juiste waarden in te vullen.

Functionaliteit



Voor de vaste delen ^^VSTHFD, ^ÂLADR en ^^FAXKLA: zie Functionaliteit in de vaste lay-outdelen.



De lay-outs genereren offertes voor klanten en voor prospects.



Met de hoger beschreven instelmogelijkheden kunt u de gegevensweergave bepalen.



Documenthoofd bevat:



documentnaam en volgnummer



paginanummer/totaal aantal pagina's



het klantnummer



het btw-nummer van de klant



de plaats en de datum

 

de referentie van de klant (het titeltje uw referentie wordt niet afgedrukt als er geen referentietekst in ingegeven) telefoon- en faxnummer van de klant. Worden als volgt weergegeven (voor uw eigen gebruik)



indien geen contactpersoon: algemene telefoon en fax van de klant

9

Standaard lay-outs

    

      

10

indien contactpersoon, maar zonder individuele telefoon- en faxnummers: algemene telefoon en fax van de klant indien contactpersoon met individuele telefoon, maar zonder individuele fax: individuele telefoon, maar fax van de klant indien contactpersoon met individuele telefoon en individuele fax: individuele telefoon en individuele fax indien contactpersoon zonder individule telefoon, maar met GSM-nummer: GSM-nummer en fax volgens bovenstaande logica

Klantkorting/korting contant: als de klant een globale bonkorting (d.i. klantkorting en/of korting contant) geniet, dan worden de artikels waarop deze korting van toepassing is, gemarkeerd met #. Voor de artikels waarvan de bonkorting ofwel op artikelniveau is uitgeschakeld (b.v. Recupelbijdrag) ofwel op lijnniveau in de offerte is uitgeschakeld, wordt deze markering niet getoond. In het deel dat de totalen weergeeft, worden de bedragen zonder korting, de totale korting en de nettobedragen getoond. Bij korting contant wordt de formulering getoond die het te betalen bedrag uitrekent. Deze tekst varieert naargelang de gekozen weergave. Indien er geen globale korting op deze offerte is, dan wordt de lay-out automatisch aangepast zodat deze vakken (kaders en titeltjes) niet worden getoond. Als de offerte samengestelde artikels bevat, dan wordt het hoofdartikel getoond en - met insprong - de onderdelen en hun aantal. Er zijn editeerbare (of te verwijderen) tekststrings voorzien voor het ingeven van betalings- en plaatsingsmodaliteiten en een eventuele slottekst voor de briefvorm. btw medecontractant: indien het btw-regime van de klant ingesteld is als medecontractant, dan wordt de wettelijk verplichte vermelding btw te voldoen door medecontractant, volgens KB 1, art. 20 afgedrukt. De ondertekening gebruikt de naam van de persoon die de offerte heeft opgesteld gevolgd door zijn functie, en bij ontbreken van de functie, de afdeling. Vervolledig hiervoor de personeelsgegevens in Instellingen, Basisbestanden, tab Personeel, kolommen Titel en Afdeling. Na de ondertekening wordt de tekst uit het scherm Print bonnen afgedrukt. Er wordt eveneens een bevestigingstekst afgedrukt om de offerte voor akkoord getekend te kunnen terug faxen. Het algemene faxnummer van klant wordt hierin gebruikt. Als de offerte meer dan één pagina beslaat, dan worden er op de 1ste pagina meer detaillijnen getoond. Op de tweede pagina wordt het klantadres niet meer getoond en schuift het documenthoofd naar boven. Op de slotpagina worden de totalen berekend en de slotteksten weergegeven.

Standaard lay-outs

Orderbevestiging Beschikbaar ÔF3 (in briefvorm)

Functionaliteit






Documenthoofd, bevat:









het klantnummer







 


     

   

indien geen contactpersoon: algemene telefoon en fax van de klant indien contactpersoon, maar zonder individuele telefoon- en faxnummers: algemene telefoon en fax van de klant indien contactpersoon met individuele telefoon, maar zonder individuele fax: individuele telefoon, maar fax van de klant indien contactpersoon met individuele telefoon en individuele fax: individuele telefoon en individuele fax indien contactpersoon zonder individule telefoon, maar met GSM-nummer: GSM-nummer en fax volgens bovenstaande logica

Klantkorting/korting contant: als de klant een globale bonkorting (d.i. klantkorting en/of korting contant) geniet, dan worden de artikels waarop deze korting van toepassing is, gemarkeerd met #. Voor de artikels waarvan de bonkorting ofwel op artikelniveau is uitgeschakeld (b.v. Recupelbijdrag) ofwel op lijnniveau in de offerte is uitgeschakeld, wordt deze markering niet getoond. In het deel dat de totalen weergeeft, worden de bedragen zonder korting, de totale korting en de nettobedragen getoond. Indien er geen globale korting op dit order is, dan wordt de lay-out automatisch aangepast zodat deze vakken (titeltjes) niet worden getoond. Als het order samengestelde artikels bevat, dan wordt het hoofdartikel getoond en - met insprong - de onderdelen en hun aantal. btw medecontractant: indien het btw-regime van de klant ingesteld is als medecontractant, dan wordt de wettelijk verplichte vermelding btw te voldoen door medecontractant, volgens KB 1, art. 20 afgedrukt. Er zijn editeerbare (of te verwijderen) tekststrings voorzien voor het ingeven van betalings- en plaatsingsmodaliteiten en een eventuele slottekst voor de briefvorm. De ondertekening gebruikt de naam van de persoon die de offerte heeft opgesteld gevolgd door zijn functie, en bij ontbreken van de functie, de afdeling. Vervolledig hiervoor de personeelsgegevens in Instellingen, Basisbestanden, tab Personeel, kolommen Titel en Afdeling.

11

Standaard lay-outs

  

12

Na de ondertekening wordt de tekst uit het scherm Print bonnen afgedrukt. Er wordt eveneens een bevestigingstekst afgedrukt om de orderbevestiging voor akkoord getekend te kunnen terug faxen. Het algemene faxnummer van klant wordt hierin gebruikt. Als de orderbevestiging meer dan één pagina beslaat, dan worden er op de 1ste pagina meer detaillijnen getoond. Op de tweede pagina wordt het klantadres niet meer getoond en schuift het documenthoofd naar boven. Op de slotpagina worden de totalen berekend en de slotteksten weergegeven.

Standaard lay-outs

Aflevernota Beschikbaar ÂF2 (met kaders)

Pro forma factuur Kies een factuur lay-out om een aflevernota in de vorm van een pro forma factuur te drukken.

Instelmogelijkheden Mogelijkheid om de lay-out in te stellen voor de volgende weergaven:



toon enkel aantal en omschrijving



toon artikelnummer, omschrijving en aantal



toon artikelnummer, omschrijving, eenheidsprijzen en totaal

Het lay-outdeel Hoofding eerste pagina (ÂF2HE00) bevat een ander lay-outdeel ÂF2INST. In dit deel is met setstring een switch voorzien: {ss;MET AANTAL;0} {ss;MET AANTAL EN ARTNR;0} {ss;MET AANTAL EN ARTNR EN PRIJZEN;1} In de lay-outdelen die hierna worden uitgevoerd wordt getest op deze tekststring teneinde bepaalde delen van een layoutdeel te verbergen of varianten van het lay-outdeel te tonen. Geef in één lijn de waarde 1 en voor de twee andere lijnen de waarde 0 om de weergave van de lay-out te wijzigen. Bij foutieve ingave (2x 1 of 3x 0) krijgt u een message box met de vraag de juiste waarden in te vullen.

Functionaliteit















het klantnummer







 


  

indien geen contactpersoon: algemene telefoon en fax van de klant indien contactpersoon, maar zonder individuele telefoon- en faxnummers: algemene telefoon en fax van de klant indien contactpersoon met individuele telefoon, maar zonder individuele fax: individuele telefoon, maar fax van de klant

13

Standaard lay-outs

  



indien contactpersoon zonder individule telefoon, maar met GSM-nummer: GSM-nummer en fax volgens bovenstaande logica

Klantkorting/korting contant: als de klant een globale bonkorting (d.i. klantkorting en/of korting contant) geniet, dan worden de artikels waarop deze korting van toepassing is, gemarkeerd met #. Voor de artikels waarvan de bonkorting ofwel op artikelniveau is uitgeschakeld (b.v. Recupelbijdrag) ofwel op lijnniveau in de afleverbon is uitgeschakeld, wordt deze markering niet getoond. In het deel dat de totalen weergeeft, worden de bedragen zonder korting, de totale korting en de nettobedragen getoond. Indien er geen globale korting is op deze afleverbon, dan wordt de lay-out automatisch aangepast zodat deze vakken (titeltjes) niet worden getoond. Als de aflevering samengestelde artikels bevat, dan wordt het hoofdartikel getoond en - met insprong - de onderdelen en hun aantal.



Als er één of meerdere orders zijn overgehaald, dan wordt bij de detailgegevens de orderreferentie getoond.



Voor de artikels met serienummers worden de serienummers weergegeven.



Onder detaildeel wordt de tekst uit het scherm Print bonnen afgedrukt.

 

14

indien contactpersoon met individuele telefoon en individuele fax: individuele telefoon en individuele fax

Bij gebruik van de velden Transporteur, Colli's en Paletten worden deze gegevens links naast de totaalvelden weergegeven. Als de aflevernota meer dan één pagina beslaat, dan worden er op de 1ste pagina meer detaillijnen getoond. Op de tweede pagina wordt het klantadres niet meer getoond en schuift het documenthoofd naar boven. Op de slotpagina worden de totalen berekend en de slotteksten weergegeven.

Standaard lay-outs

Factuur Beschikbaar ^FC1 (met grijze vlakken) ^FC2 (met kaders) Beide factuur lay-outs beschikken over dezelfde functionaliteit.

Pro forma factuur Kies een factuur lay-out om een aflevernota in de vorm van een pro forma factuur te drukken.

Functionaliteit

















de vervaldatum



het klantnummer







Klantkorting/korting contant: als de klant een globale bonkorting (d.i. klantkorting en/of korting contant) geniet, dan worden de artikels waarop deze korting van toepassing is, gemarkeerd met #. Voor de artikels waarvan de bonkorting ofwel op artikelniveau is uitgeschakeld (b.v. Recupelbijdrag) ofwel op lijnniveau in de afleverbon is uitgeschakeld, wordt deze markering niet getoond. In het deel dat de totalen weergeeft, worden de bedragen zonder korting, de totale korting en de nettobedragen getoond. Indien er geen globale korting is op deze afleverbon, dan wordt de lay-out automatisch aangepast zodat deze vakken (titeltjes) niet worden getoond.



In het detaildeel wordt als onze ref. het nummer en de datum van de afleverbon getoond.



Als uw ref. wordt de omschrijving op de afleverbon getoond (indien ingevuld).



Als er één +of meerdere orders zijn overgehaald, dan wordt bij de detailgegevens de orderreferentie getoond.



Voor de artikels met serienummers worden de serienummers weergegeven.



Onder detaildeel wordt de tekst uit het scherm Print bonnen afgedrukt.



Als de factuur meer dan één pagina beslaat, dan worden er op de 1ste pagina meer detaillijnen getoond. Op de tweede pagina wordt het klantadres niet meer getoond en schuift het documenthoofd naar boven. Op de slotpagina worden de totalen berekend en de slotteksten weergegeven.

15

Standaard lay-outs

Brief Beschikbaar ^BR1 (Brief standaard BIN-norm)

Functionaliteit











uw klantnummer/uw referentie



het klantnummer wordt altijd vermeld



de toevoeging uw referentie wordt enkel getoond als er een referentietekst is ingevuld

onze referentie



 

16

klantnummer/code persoon/referentietekst (indien ingevuld)



pagina



plaats en datum

De aanspreking is altijd Geachte mevrouw Geachte heer De ondertekening gebruikt de naam van de ingelogde gebruiker gevolgd door zijn functie, en bij ontbreken van de functie, de afdeling. Vervolledig hiervoor de personeelsgegevens in Instellingen, Basisbestanden, tab Personeel, kolommen Titel en Afdeling.

Standaard lay-outs

Tips voor verzorgde correspondentie Normen en conventies Een ijzeren regel in de informatica zegt dat een computer weergeeft wat de gebruiker er heeft ingestopt, ofwel Garbage in, garbage out. Vrij vertaald Geef uw gegevens slordig in en er ze zullen er ook slordig uitkomen. Dit geldt in zeer hoge mate voor namen en adressen. Daarom voorzien de BIN-norm in een aantal regels om u te helpen namen en adressen correct in te geven, zodat automatische gegenereerde briefwisseling correct wordt geadresseerd. Vooral voor namen van contactpersonen is dit erg belangrijk. Vrijwel iedereen ergert zich eraan als zijn of haar naam foutief geschreven is of voorafgegaan wordt door een foutieve aanspreking.

Maak u deze eenvoudige regels eigen en motiveer uw medewerkers/collega's om hetzelfde doen (beter is nog te eisen dat iedereen deze richtlijnen toepast...) Als slechts één gebruiker van een groep deze regels toepast, dan is dat lovenswaardig voor die persoon, maar verder volkomen zinloos. Uw bestanden met klanten, leveranciers en prospects blijven zich immers vullen met slordig ingegeven namen en adressen... Het resultaat is dat af en toe een document wordt afgedrukt met correcte aansprekingen. De overige zullen voldoen aan de regel in de 1ste paragraaf van deze pagina...

17

Standaard lay-outs

Firmanamen Voorbeelden Suikerbuyck nv Antwerpse Verzekeringen bvba Geef de firmanamen in de schermen Klanten, Leveranciers, Prospects in als volgt:



in kleine letters



met beginhoofdletter



gevolgd door de vennootschapsvorm in kleine letters en zonder punten. Dus niet NV, n.v, ... De vennootschapsvorm is een wezenlijk onderdeel van een firmanaam en hoort altijd samen met de firmanaam te worden ingegeven.

Dit geldt uiteraard ook voor uw eigen firmanaam in de vaste gegevens van Administrator.

Is uw klant/prospect een particuliere persoon, geef zijn naam dan in volgens de richtlijnen op de volgende pagina.

Als u een particuliere klant ingeeft als Voornaam Familienaam (b.v. Carla Dumoulin), houdt er dan rekening mee dat u deze klant in het zoekscherm Klanten niet zult terugvinden door als zoekkarakters één of meerdere beginletters van de familienaam in te tikken (b.v. Du). Tik ofwel de eerste letters van de voornaam in of - als u deze niet kent - de eerste letters van de familienaam, voorafgegaan door een sterretje. In het voorbeeld: tik ofwel Ca in ofwel *Du.

18

Standaard lay-outs

Persoonsnamen en aansprekingen Voorbeelden Piet Paaltjes Katrien Vandenbergh

   

  

eerst de voornaam voluit, dan de familienaam De vastgeroeste Belgische gewoonte om dit steevast omgekeerd te doen wekt bij onze noorderburen algemene hilariteit op... Schrijf de voornaam altijd voluit, zodat de bestemmeling weet welke aanspreking hij in zijn antwoord moet gebruiken. Duid in Briljant de overeenstemmende aanspreekcode aan, zo niet kan de automatische adressering nooit het correcte resultaat geven. Helaas ondertekenen veel mensen nog met hun voornaaminitiaal en familienaam (liefst in omgekeerde volgorde dan nog...). Als van de voornaam enkel een initiaal bekend is, dan is het nog belangrijker om de overeenstemmende aanspreekcode aan te duiden (gesteld dat u weet of u met een man of een vrouw te maken heeft...). Beter is het om te trachten de volledige voornaam van uw contactpersonen te achterhalen. Als het niet duidelijk is welke naam de voornaam is en welke de familienaam, schrijf dan de familienaam in hoofdletters, zoals Dries FRANK. Help uw zakenrelaties door in uw correspondentie altijd uw volledige voornaam en naam op te nemen, zodat ze correcte aansprekingen kunnen toepassen in hun antwoorden en in hun contact met uw receptiemedewerkers/sters. Sommige voornamen zoals Chris, Kris, ... worden gebruikt voor mannen én vrouwen. Ook de honderden nieuwe voornamen en allochtone voornamen laten er vaak twijfel over bestaan of ze aan een man of aan een vrouw toehoren. De conventie is

 

als er geen verdere aanduiding is, dan is het een man; een vrouw ondertekent in dat geval ofwel met Mevrouw Voornaam + Familienaam of laat uit haar functie blijken dat ze met mevrouw wenst aangesproken te worden (b.v. medewerkster verkoopdienst)

Voor de medewerkers van uw bedrijf hoeven de namen en functies slecht éénmaal correct ingegeven te worden om er voor te zorgen dat vanaf nu alle documenten correct ondertekend worden.

Aansprekingen In een adres:



De heer Voornaam Familienaam



Mevrouw Voornaam Familienaam

Het ouderwetse Mijnheer, Meneer, De Heer, Jongeheer, Mejuffrouw is volledig in onbruik geraakt.

Als briefaanspreking:



Geachte mevrouw Familienaam



Geachte heer Familienaam

19

Standaard lay-outs



en als er geen contactpersoon is, dan wordt de algemene aanspreking over 2 lijnen gebruikt: Geachte mevrouw Geachte heer



na de aanspreking komt geen komma omdat we de op de volgende lijn met een hoofdletter beginnen



heer en mevrouw beginnen niet met een hoofdletter

In de huidige versie van Briljant Administrator worden de voornaam en de familienaam in één veld Naam ingegeven. Het programma weet bijgevolg niet wat de voornaam en wat de achternaam van een persoon is... Hierdoor wijkt in de document lay-outs de briefaanspreking noodgedwongen af van de BIN-norm. In plaats van Geachte mevrouw Familienaam en Geachte heer Familienaam wordt Geachte mevrouw Naam of Geachte heer Naam afgedrukt. Als Naam wordt dan afgedrukt wat u als naam heeft ingevuld: Carla Dumoulin, Dumoulin Carla, C. Dumoulin, Dumoulin C., Dumoulin, Carla, Carla (is die blonde), ... Als u voor de contactpersoon geen aanspreekcode heeft ingevuld, dan wordt Geachte mevrouw Geachte heer afgedrukt zonder naam.

20

Standaard lay-outs

Adressen Waar de schrijfwijze van personen- en firmanamen vastgelegd wordt in normen die per land of taalgroep kunnen afwijken, ligt dit voor verzendadressen duidelijk anders. Een verzendadres hoort geschreven te worden volgens de internationaal geldende postnorm. Deze conventie is door alle landen ondertekend en wordt ook verondersteld in alle landen te worden opgevolgd. Dit heeft een voor de hand liggende consequentie: er is slechts één correcte schrijfwijze voor een verzendadres! Of met andere woorden: alle hiervan afwijkende schrijfwijzen voldoen niet aan de internationale postnorm. Poststukken met een afwijkende adresnotering kunnen in principe door de postdiensten als onbestelbaar worden geweigerd (waarmee niet gezegd is dat ze dat ook doen...). Maar hoe meer verzendadressen bij de verwerking door machines in plaats van door mensen worden gelezen, hoe groter de kans wordt dat een niet-correct geadresseerd stuk niet of met een grote vertraging wordt bezorgd. In dat geval: don't shoot the pianist.

Voorbeeld Belgisch adres Mevrouw Carla Dumoulin Dumoulin nv Kortestraat 32 c bus 14 9220 HAMME

Voorbeeld niet-Belgisch adres Herr Hanz Schmidt Internationales Handelszentrum AG Ringstrasse 34 AT - 1040 WIEN OOSTENRIJK

Dus in deze volgorde: 1.

geadresseerde persoon

2.

eventueel functie en/of afdeling

3.

organisatie of bedrijf

4.

straat + nummer + bus (bus voluit) ofwel enkel het postbusnummer

5.

postcode GEMEENTE Enkel voor een niet-Belgisch adres wordt de postcode voorafgegaan door de tweeletterige ISO-landcode, gevolgd door spatie streepje spatie ; (dus FR en niet F voor Frankrijk) Voor een geadresseerde in België mag volgens de post géén landcode worden geplaats!

6.

7.

LANDNAAM in één van de 3 landstalen of in het Engels, als het een buitenlandse geadresseerde betreft. Vermits de Belgische postdiensten dit adres moeten lezen, mag dit niet in de taal van de geadresseerde (b.v. Spaans, Pools, Lets, Roemeens, ...) In Franssprekende regio's en landen wordt vaak het huisnummer voor de straatnaam geplaatst. Dit is dus manifest fout.

In de standaard lay-outs van Administrator wordt deze adresnotatie gevolgd. Een wijziging in dit lay-outdeel doet het adres dus afwijken van de postnorm.

21

Standaard lay-outs

Documenthoofding De documenthoofding kan de volgende elementen bevatten (maar hoeft ze niet allemaal te bevatten): 1.

documentnaam: offerte, order, bestelling, ... gevolgd door een volgnummer

2.

pagina-aanduiding

3.

klantnummer

4.

btw-nummer van de klant (wettelijke verplicht)

5.

telefoonnummer van de klant

6.

faxnummer van de klant

7.

plaats en datum

8.

ons kenmerk/referentie

9.

uw referentie/kenmerk

Het telefoon- en faxnummer van de klant zijn niet voor de klant bestemd, maar wel voor u zelf ingeval u deze klant wilt opbellen over dit document c.q. hem dit document wil faxen. Is het niet bij de hand hebben van het telefoonnummer niet vaak aanleiding om het telefoontje dan maar uit te stellen tot later ... Zie de volgende pagina voor de notatie van telefoonnummers, datums, referenties, getallen, ...

Volgens de BIN-norm worden deze gegevens bij voorkeur gestructureerd in één tekstbalk afgedrukt. Zo nemen ze het minste ruimte in en zijn ze makkelijk terug te vinden op het document. De Briljant standaard lay-outs volgen deze norm. Naargelang het type document kunnen er andere gegevens in de documenthoofding zijn opgenomen.

22

Standaard lay-outs

Overige notaties Telefoonnummers Telefoon-, faxen GSM-nummers schrijft u zonder schuin streepje of punten, op deze manier:



053 25 68 92



09 216 61 16



0498 998 98 98

U kunt ook de internationale code gebruiken, waar de gebruikelijke nummers worden voorafgegaan door



een plusteken dat het internationale toegangsnummer voorstelt;



het landnummer (32 voor België)

 

de nul van het netnummer vervalt in dat geval. Ook hier plaatst u telkens een spatie tussen de getallen of tekens. + 32 3 224 40 32

Vaak wordt het netnummer met een schuin streepje gescheiden van het telefoonnummer om de leesbaarheid te bevorderen (03/224 40 32). Dit wordt niet als een zware overtreding beschouwd... Of een firma wenst als volgt de nadruk te leggen op een gemakkelijk telefoonnummer: 03/300.300

Geef telefoonnummers in uw GSM-geheugen altijd in de internationale notatie in, maar zonder de spaties (+3232244032). Zo kunt u van waar ook ter wereld uw contactpersonen opbellen zonder u te bekommeren om het internationale toegangsnummer (meestal 00, maar lang niet altijd...) of het landnummer.

Datums De datumweergave is internationaal genormeerd als volgt: jaartal/maand/dag zoals in 2006/09/15 (dus met voorloopnullen voor maand en dag). Deze schrijfwijze is voor ons verwarrend omdat we van kindsbeen af gewoon zijn dag/maand/jaar te lezen. Is 2007/06/05 nu zes mei of vijf juni? Zonder even nadenken komen we er niet uit... Aanleiding tot verwarring dus. De tweede genormeerde schrijfwijze is gewoon de datum voluit schrijven, dus 15 september 2007. Perfect leesbaar, geen verwarring mogelijk, maar neemt enkele karakters meer plaats in. In de Briljant lay-outs geven we de voorkeur aan deze twee vorm.

Getallen Internationaal genormeerde notatie met



een spatie als scheidingsteken voor de duizendtallen



een komma als scheidingsteken voor de decimalen

De enige juiste schrijfwijze is dus 1 000 000,000 Al de overige zijn manifest fout:



het Angelsaksische 1,000,000.000 Ook UK, USA, Japan, Australië, ... hebben deze internationale conventie ondertekend. Om ze vervolgens klakkeloos naast zich neer te leggen... Dit is o.i. geen reden om in onze documenten aan engelssprekenden deze foutieve getalnotatie dan ook maar toe te passen.

23

Standaard lay-outs

 

het in België nog veel gebruikte 1.000.000,000 Dit is een mengelmoes van notaties en op geen enkele manier verdedigbaar. Engelsprekenden hebben geen idee hoe ze dit moeten lezen... het foeilelijke 1000K.000 dat steeds vaker opduikt en waarin de letter K (kilo) het duizendtal vervangt. Kan hooguit gedoogd worden in tabellen omwille van de beperkte kolombreedte, maar is in teksten absoluut te mijden.

Gebruik van hoofdletters en tekstaccentuering Om een woord of een titeltje te accentueren wordt het in het vet gedrukt. Woorden in HOOFDLETTERS of onderlijnd of BEIDE zijn een overblijfsel uit de tijd van de mechanische tikmachines, die geen andere mogelijkheid tot accentuering boden.

Volgens de internet-etiquette krijgen woorden en zinnen in e-mails, forums, ... die volledig in hoofdletters zijn getikt een hele speciale accentuering, namelijk SHOUTING of SCHREEUWEN. Dit wordt als onbeleefd ervaren en is dus te mijden... Hoofdletters worden gebruikt om firmanamen, eigennamen en zinnen mee te beginnen. Een zin is een opeenvolging van woorden mét een werkwoord erin. Bijgevolg zijn titeltjes als uw referentie, uw klantnummer, ... en kolomhoofdingen zoals aantal, omschrijving, prijs, te betalen, ... geen zinnen en hoeven ze ook niet met een hoofdletter te beginnen.

Titels in de ondertekening Gebruik alleen een beginhoofdletter voor het eerste woord. Al de rest wordt in kleine letters getikt. Voorbeelden Commercieel directeur Sales support Boekhoudster Medewerker financiële dienst

In de Briljant standaard lay-outs worden deze genormeerde notaties gebruikt.

24

Standaard lay-outs

Slotbedenking Als slot van iedere voorgaande pagina staat vermeld dat deze genormeerde notaties in de Briljant standaard lay-outs worden gebruikt. Dus getallen en datums zullen altijd juist worden afgedrukt. Maar sommige gegevens zoals namen, telefoonnummers, vennootschapsvormen, aansprekingen, ... leest het programma in uit een tekstveld en zullen bijgevolg worden weergegeven zoals ze oorspronkelijk door u en uw medewerkers zijn ingetikt. Zo worden soms alle namen en adressen van klanten, leveranciers, contactpersonen, ... volledig in hoofdletters ingetikt. Of erger nog, volledig in kleine letters... Volgens het principe garbage in, garbage out kunt u in dergelijk geval uiteraard geen professioneel opgemaakte documenten verwachten uit uw Briljant Administrator. Het is natuurlijk niet onze taak u spellingsonderricht te verstrekken, maar het is wel onze doelstelling uw bedrijf in staat te stellen om met Briljant Administrator verzorgde en professioneel ogende documenten te produceren. Daarom bieden wij u vrijblijvend deze richtlijnen als hulpmiddel aan...

Voor het opstellen van deze pagina's raadpleegden wij Briefconventies: BIN-norm van In L. Van Waes en L. Opdenacker. U kunt dit volledige document raadplegen en downloaden op http://webh02.ua.ac.be/calliope/process.asp?lang=nl&query=//module[@code='BIN']&screen=print

25

Inhoud Standaard lay-outs... 1

Recommend Documents