Inhoud. Inhoudstafel. Inhoud - 1

Inhoud Inhoudstafel ECOCAMPUS: INLEIDING

5

1 ECOCAMPUS: milieuzorg in het hoger onderwijs 2 Milieuzorg(&)systeem

5 7

2.1 Systematische kwaliteitsverbetering 2.2 Stimulansen voor het invoeren van een milieuzorgsysteem 2.3 Voordelen, valkuilen en risico’s verbonden aan een milieuzorgsysteem

7 8 11

3 Samen op weg binnen ECOCAMPUS 4 Een milieuzorgsysteem gericht op internationale standaarden 5 Milieuzorg als opstap naar duurzaam ondernemen en duurzaam onderwijs

11 12 13

5.1 Duurzaam ondernemen en “People” 5.2 Duurzaam ondernemen en “Planet” 5.3 Duurzaam ondernemen en “Prosperity” 5.4 Duurzaam hoger onderwijs

13 14 14 14

STAPPENPLAN

17

Stap 1: Engagement van de top van de organisatie

19

Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Controlelijst Bijlage 1: Motivaties en Hinderpalen voor de invoering van een milieuzorgsysteem Stap 2: Analyse van de huidige situatie Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? (1) voorbereiding (2) uitvoering (a) zicht krijgen op de huidige milieupraktijken (b) zicht krijgen op de significante milieuaspecten en –effecten van de organisatie (c) zicht krijgen op de conformiteitssituatie in de instelling (3) rapportering Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst

19 19 20 20 21 22 22 23 23 25 27 27 28 28 29 29 30 30 32 37 40 40 41 42 42 42 43 Inhoud - 1

Bijlage 2 – Matrix voor inventaris van milieupraktijken 45 Bijlage 3 – Matrix voor inventaris van bewustzijn en organisatie 47 Bijlage 4 – Initiële milieuanalyse – Milieuaspecten en –effectenmatrix: eerste benadering 49 Bijlage 5 – Initiële milieuanalyse – Milieuaspecten en –effectenmatrix: tweede benadering 51 Bijlage 6 – Conformiteitsaudit Milieu: Controlelijst 53 Bijlage 7 – Milieuaspectenmatrix 69 Bijlage 8 – Milieuaspectenmatrix voorbeeld 70 Bijlage 9 – Stappenplan milieuvergunningsaanvraag Vlaams Gewest 71 Bijlage 10 – Stappenplan milieuvergunningsaanvraag Brussels Hoofstedelijk Gewest 73 Stap 3: Opstellen van een milieubeleidsverklaring Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst

75 75 75 76 76 77 77 78 78 79 79

Stap 4: Het formuleren van strategische en operationele doelstellingen

81

Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst Bijlage 11 - Overzichtstabel van strategische en operationele doelstellingen Stap 5: Opstellen van een milieuzorgprogramma Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst Bijlage 12 – Koppeling van acties aan doelstellingen

2 - Inhoud

81 81 82 82 87 87 88 88 88 88 91 91 93 93 94 94 99 99 100 100 101 101 103

Stap 6: Monitoring en bijsturing Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst Stap 7: Audit van het milieuzorgprogramma Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst Stap 8: Rapportering en evaluatie Omschrijving Waarom? Wie? Hoe? Resultaat Aandachtspunt(en) Tip(s) Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Hulpmiddelen Controlelijst Aandachtspunten stappenplan Documentatie en procedures Externe verslaggeving Training, vorming en opleiding Rollen en verantwoordelijkheden COMMUNICATIE- EN PARTICIPATIESTRATEGIE

105 105 105 106 107 107 108 108 109 109 111 111 111 112 112 113 113 113 114 114 114 115 115 115 116 116 117 117 117 117 118 118 119 119 119 120 120 123

1 Stappenplan voor communicatie en participatie 123 2 Planning van communicatie en participatie: een noodzaak 123 3 Communicatie- en participatieplan: WIE zegt WAT aan WIE via WELK KANAAL met WELK EFFECT? 3.1 AAN WIE? - Doelgroepen bepalen 125 3.1.1 Identificeren van de belanghebbenden 126 3.1.2 Classificeren van de belanghebbenden 128 3.2 MET WELKE EFFECT? - Doelstellingen bepalen 131 3.3 HOE? - Middelen en methoden bepalen 134 Inhoud - 3

3.3.1 Analyse van de bestaande relatie met de belanghebbenden 134 3.3.2 Analyse van de bestaande communicatie 135 3.3.3 Keuze van kanalen en technieken 136 3.4 WAT? - De boodschap 139 4 Het communicatie- en participatieplan 140 Bijlage 13 – Tabel voor classificatie van de belanghebbenden a.d.h.v. belang 141 Bijlage 14 – Tabel voor classificatie van de belanghebbenden a.d.h.v. invloed 143 Bijlage 15 – Bepalen van communicatiedoelstellingen 145 Bijlage 16 – Analyse van de bestaande relatie met de belanghebbenden 147 Bijlage 17 – Analyse van de bestaande communicatie 149 Bijlage 18 – Schema ter ondersteuning voor de structurering van de boodschap Bijlage 19 – Communicatie- en participatieplan REFERENTIES

4 - Inhoud

151 153 157

Inleiding 1 ECOCAMPUS: milieuzorg in het hoger onderwijs “…universities bear profound responsibilities to increase the awareness, knowledge, technologies, and tools to create an environmentally sustainable future.” - The Talloires Declaration1 “Universities and equivalent institutions of higher education train the coming generations of citizens and have expertise in all fields of research, both in technology as well as in the natural, human and social sciences. It is consequently their duty to propagate environmental literacy and to promote the practice of environmental ethics in society…” – COPERNICUS Charter2 Instellingen van het hoger onderwijs voelen een toenemende behoefte én druk om een werking rond milieuzorg op te starten of verder uit te breiden. Het hoger onderwijs draagt dan ook een grote verantwoordelijkheid. Zij vormt immers de burgers, professionelen en leidinggevenden van de toekomst. En juist om die toekomst vorm te geven, moet het hoger onderwijs een voorbeeldfunctie vervullen, ook op milieuvlak. Die verantwoordelijkheid kan je als hogeschool of universiteit op twee vlakken opnemen. Curricula moeten aangepast worden om de studenten de juiste waarden, kennis en vaardigheden mee te geven om te helpen bouwen aan een duurzame samenleving. Naast deze educatieve en toekomstgerichte verantwoordelijkheid, moet je ook in het hier en nu een maatschappelijke voorbeeldfunctie vervullen. Binnen de bedrijfsvoering, het onderzoek en de maatschappelijke dienstverlening moet milieuzorg centraal staan. Instellingen van het hoger onderwijs moeten immers op een correcte manier hun grote milieudruk verlagen en correct omgaan met bronnen, afvalverwerking en milieuwetgeving, maar ook nieuwe technologieën en middelen ontwikkelen voor de ondersteuning van een duurzame toekomst. De Vlaamse overheid wil deze verantwoordelijkheden mee helpen invullen. Zij biedt een milieuzorgsysteem aan op maat van het hoger onderwijs: ECOCAMPUS. En maatwerk is ook nodig. Het

1 De Talloires Verklaring is samengesteld in 1990 op een internationale conferentie in Talloires, Frankrijk. Het is de eerste officiële verbintenis die werd aangegaan door universiteiten en hogescholen om duurzame ontwikkeling op te nemen binnen alle activiteiten van het hoger onderwijs. Het is getekend door 320 instellingen van het hoger onderwijs in meer dan 40 landen (www.ulsf.org). 2 Dit charter is een instrument ontwikkeld door COPERNICUS-CAMPUS (“COoperation Programme in Europe for Research on Nature and Industry through Coordinated University Studies”), een Europees netwerk van universiteiten en hogescholen, in het leven geroepen door de voormalige European Rectors Conference (CRE). Het “COPERNICUS University Charter for Sustainable Development” werd in 1993 door de eerste Europese instellingen hoger onderwijs getekend als antwoord op de Conferentie van de Verenigde Naties over Milieu en Ontwikkeling van 1992 in Rio de Janeiro. Momenteel hebben reeds meer dan 320 universiteiten en hogescholen van 38 Europese landen het COPERNICUS Charter getekend. Hiermee geven zij een belangrijk signaal dat zij duurzame ontwikkeling een belangrijke plaats willen geven in al hun activiteiten. milieuzorg in het hoger onderwijs

- Inleiding - 5

hoger onderwijs laat zich kenmerken door grootschalige organisaties met een vaak complexe organisatiestructuur. ECOCAMPUS sluit als flexibel toe te passen pakket aan bij die specifieke structuur en houdt rekening met de diverse opdrachten en taken van het hoger onderwijs – onderwijs, onderzoek, maatschappelijke dienstverlening en bedrijfsvoering. Het sluit ook volledig aan bij de aanwezigheid van een milieucoördinator of preventieadviseur en geeft hem/haar een belangrijke rol in de opzet en uitvoering. Met behulp van ECOCAMPUS worden ook de talrijke en diverse belanghebbenden van het hoger onderwijs in kaart gebracht en kan de volledige communicatie rond milieuzorg en de genomen maatregelen op elk van hen afgestemd worden. Personeel staat daarbij centraal. Studenten vormen uiteraard ook belangrijke belanghebbenden, maar hun grotere verloop – slechts beperkte tijd verbonden aan het hoger onderwijs – beperkt hun potentiële betrokkenheid en engagement. Het personeel vormt nu eenmaal een stabielere groep binnen de organisatie en bovendien hebben zij in eerste instantie ook een voorbeeldrol te vervullen t.o.v. studenten en andere belanghebbenden. Met deze voorbeeldrol staat of valt het milieuzorgsysteem. ECOCAMPUS moedigt het hoger onderwijs aan om milieuzorg binnen hun instellingen systematisch te benaderen en op structurele wijze in te passen in de organisatie. ECOCAMPUS stelt voor de invoer van een milieuzorgsysteem de juiste instrumenten ter beschikking. ECOCAMPUS valt te kaderen binnen het geheel van duurzame ontwikkeling. Een groeiende zorg voor milieumanagement kan een opstap voor de instelling betekenen tot een duurzame onderneming en tot duurzaam hoger onderwijs. ECOCAMPUS staat daarbij niet los van bestaande Europese (EMAS – “Eco-Management and Audit Scheme”) en internationale (ISO 14001) normen om een milieumanagementsysteem op te zetten. Hun logica wordt binnen het milieuzorgsysteem meegenomen en ECOCAMPUS kan een opstap naar hun certificering betekenen.

6 - Inleiding - milieuzorg in het hoger onderwijs

2 Milieuzorg(&)systeem 2.1 Systematische kwaliteitsverbetering Milieuzorg laat zich omschrijven als het nemen van maatregelen om de milieubelasting van activiteiten te beheersen en zo mogelijk te verminderen. Daar waar milieuzorg vaak nog ad-hoc wordt benaderd, kiest ECOCAMPUS voor het systematisch en controleerbar nemen van milieumaatregelen binnen een milieuzorgsysteem, tegenwoordig veelal ook afgekort tot milieusysteem. Milieuzorg wordt zo op een structurele manier ingepast in de organisatie, met een integrale en procesgerichte benadering. Een milieuzorgsysteem is namelijk dat gedeelte van het algemene beheersysteem dat de organisatiestructuur, planning, verantwoordelijkheden, praktijken, procedures, processen en middelen omvat die nodig zijn voor het ontwikkelen, uitvoeren, bereiken, herzien en behouden van het milieubeleid3. In zorgsysteem van ECOCAMPUS wordt het principe van plannen, uitvoeren, zelfcontrole en de hierop volgende bijsturing door het management ingevoerd. Hiermee wordt de zogenaamde Demingcyclus gevolgd, met de stappen Plan – Do – Check – Act (PDCA-cyclus). Deze stappen worden continue doorlopen, waarbij kwaliteitsverbetering voorop staat: PLANNEN: Plan vooruit voor verandering. Analyseer en voorspel de resultaten. ¾ DOEN: Voer het plan uit, kleine stapjes nemend onder gecontroleerde omstandigheden. ¾ (ZELF)CONTROLE: Bestudeer en analyseer de resultaten. ¾ BIJSTUREN: Neem actie om het proces te standaardiseren of te verbeteren. ¾

Plan Act

Do

Deze cyclus is volledig geïntegreerd in het stappenplan van ECOCAMPUS. Zo moet een dynamisch proces op gang gebracht worden dat leidt tot een continue verbetering van de eigen milieuprestaties.

Check

Fig: cirkel van Deming (plan-do-check –act) als basis voor het milieuzorgsysteem van ECOCAMPUS

Verordening EG nr. 761/2001 van het Europese parlement en de Raad van 19 maart 2001 inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer en milieuauditsysteem (EMAS). 3

milieuzorg(&)systeem

- Inleiding -7

2.2 Stimulansen voor het invoeren van een milieuzorgsysteem “De toekomst van de volgende generatie stelt ons voor een aantal plichten. Dit plant je binnen je instelling best structureel in. Meer studenten zullen we niet aantrekken omdat we een ‘groen imago’ hebben. Als je ernaar vraagt, zal men het wel goed vinden dat een hogeschool hieraan werkt, maar een echt beslissende factor is dit niet. Onze hogeschool neemt gewoon een maatschappelijke verantwoordelijkheid, kan een stukje sensibilisering teweeg brengen. Later in het werkveld zullen studenten ook met milieuzorg te maken hebben.” Verscheidene stimulansen kunnen aangebracht worden om als universiteit of hogeschool in een milieuzorgsysteem in te stappen. Deze motivatoren zullen afhankelijk van persoon en functie anders geprioriteerd of ingevuld worden. Mogelijke motivatoren voor het gebruik van ECOCAMPUS als milieuzorgsysteem zijn conformiteit, imago, benchmarking, vereenvoudiging van interne en externe gegevensuitwisseling en communicatie, milieuwinst, educatieve winst, financiële winst, eco-efficiëntie, duurzaam ondernemen, toepassing als management- en planningsinstrument en garanderen van een continue werking rond milieuzorg. “Alle opgesomde doelstellingen zijn erg belangrijk. Maar de invalshoek kan verschillen. Als ik puur denk vanuit milieu, dan is milieuwinst het belangrijkste en komt al de rest er gewoon bij, zoals conformiteit en financiële winst. Maar een beheerder zal vooral kijken naar de financiële winst en de conformiteit. Vanuit het standpunt van een milieucoördinator zou de milieuwinst en de educatieve winst het belangrijkste moeten zijn. Vanuit het educatieve standpunt, vanuit de universiteit als onderwijswereld, is in eerste instantie de educatieve winst en dan de milieuwinst het belangrijkste.”. Conformiteit: Instellingen van het hoger onderwijs moeten voldoen aan het wettelijk kader. Vooral vanuit de top van de organisatie is dit een belangrijke motivator; de sancties van de wetgever worden immers gevreesd. Bovendien kan je door aandacht te besteden aan wettelijke aspecten anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Naast het spoor van de uitbouw van een milieuzorgsysteem, vormt conformiteit daarom binnen ECOCAMPUS een tweede, parallel spoor. Voor de initiële analyse en de opvolging van de wetgeving en overkoepelend regelgeving werd hiertoe een apart instrument ontwikkeld. Conformiteit is een van de doorslaggevende factoren voor het behalen van het eerste ECOCAMPUS-certificaat. Conformiteit vormt immers een conditio sine qua non voor een goed uitgebouwd milieuzorgsysteem.

¾

Imago: Alle hogescholen en universiteiten vinden hun imago zeer belangrijk. Aangezien een groen imago ook maatschappelijk steeds meer op prijs gesteld wordt, kan dit een belangrijke motivator

¾

8 - Inleiding - milieuzorg(&)systeem

zijn. Het milieuzorgsysteem – of beter: de inspanningen die men wenst te leveren op milieuvlak – kan een deel van de identiteit van de instelling uitmaken. Dit geldt niet enkel voor instellingen van het hoger onderwijs met opleidingen in de milieusector, maar evenzeer voor alle andere opleidingen, de bedrijfsvoering, het wetenschappelijk onderzoek en de maatschappelijke dienstverlening. Benchmarking:

¾

“In internationale context wordt het thema milieuzorg steeds belangrijker. Dit zal meer en meer in het kader van benchmarking en in alle mogelijke vergelijkingen meegenomen en mee gewogen worden.” Het meten van de eigen milieuprestaties en de uniforme vergelijkbaarheid met deze van andere instellingen vormt een motivator om het milieuzorgsysteem ECOCAMPUS op te starten. Als belangrijkste doelstelling moet daarbij het lerend effect voorop staan. Een vergelijking met een andere instelling levert aanknopingspunten op om de bedrijfsvoering beter te organiseren. Daarnaast kan je met benchmarking de milieuprestaties transparant maken voor studenten, personeel, andere instellingen, media en in het algemeen de maatschappij. Dit sluit aan bij het imago en toont duidelijk dat je als instelling de wil aan de dag legt om de eigen prestaties, activiteiten en dienstverlening verder te optimaliseren. Vereenvoudiging van interne en externe gegevensuitwisseling en communicatie: Gegevens en bevindingen die verzameld en gerapporteerd worden binnen een milieuzorgsysteem kunnen ook gebruikt worden binnen de interne communicatie en communicatie met derden. Die gegevensuitwisseling kan zowel puur gebruiksmatig en toepassingsgericht gebeuren – bijv. communicatie met de architect van een te renoveren gebouw – of de communicatie kan wervend en informerend zijn. Die laatste vorm wordt door een aangepast communicatie-instrument sterk ondersteund binnen ECOCAMPUS. Aangepaste en open communicatie over de milieumaatregelen en –initiatieven met de diverse belanghebbenden van jouw hogeschool of universiteit creëert een breed draagvlak voor het milieuzorgsysteem. Het kan en wil ook de houding en het gedrag van de belanghebbenden op vlak van milieuzorg wijzigen.

¾

Milieuwinst: Milieuwinst vormt eigenlijk de primaire stimulans om in een milieuzorgsysteem in te stappen. Andere doelstellingen sluiten logischerwijs ook aan bij de overkoepelende doelstelling van milieuwinst.

¾

Educatieve winst:

¾

“We zitten in een hogeschool en dan is het goed dat studenten opgroeien in een omgeving waar men belang hecht aan het milieu. Het is goed dat studenten zich levenslang bewust blijven van het belang van ons milieu.” Educatie vormt nog steeds een van de initiële doelstellingen van het hoger onderwijs. Wanneer je

milieuzorg(&)systeem -

Inleiding -9

als hogeschool of universiteit instapt in een milieuzorgsysteem, dan spreekt het voor zich dat milieuzorg – en bij uitbreiding duurzame ontwikkeling – geïntegreerd wordt in de algemene vorming. Daarbij wordt een milieuvriendelijke houding en gedrag van de studenten nagestreefd, waarbij studentenparticipatie centraal staat. Als je wijzigingen in de curricula op een goede manier wenst door te voeren, dan zal elk lid van de hogeschool of universiteit binnen zijn/haar discipline veranderingen moeten aanbrengen in onderzoeksvoering en het lesgeven. Bij het streven naar educatieve winst moet je je echter realiseren dat de mate waarin educatieve winst gerealiseerd is, moeilijk meetbaar is. Bovendien lenen sommige opleidingen zich beter tot de integratie van milieuzorg in de curricula dan andere. Desalniettemin vormt educatieve winst binnen het hoger onderwijs een belangrijk motief en is het binnen elke opleiding na te streven. Financiële winst: Hoe meer informatie opgevolgd en geïnterpreteerd wordt door het management, hoe beter economische belangen – zoals besparingen, subsidieaanvragen en beter te beheersen kosten – gerealiseerd kunnen worden. Een milieuzorgsysteem geeft immers aanleiding tot een bewustwording van kosten en het zoeken naar oplossingen die zichzelf terugbetalen. Dit terugverdieneffect kan een overtuigingsargument zijn. Maar als universiteit of hogeschool moet je je ook realiseren dat financiële winst niet bij elke maatregel heiligmakend of haalbaar is. Basisinvesteringen zijn bijvoorbeeld nodig. Milieuwinst kan primeren, zonder dat daarbij steeds financiële winst gemaakt wordt. Dit is volledig afhankelijk van de keuzes die tijdens het proces gemaakt worden.

¾

Eco-efficiëntie: Eco-efficiënte combineert de financiële winst en de milieuwinst bij het vervaardigen van producten; het is namelijk het streven om hetzelfde product tegelijk goedkoper en milieuvriendelijker te maken. De meeste instellingen van het hoger onderwijs krijgen enkel via onderzoek en spin-offs met deze mogelijkheid te maken, waar het wel een belangrijke motivator kan zijn.

¾

Duurzaam ondernemen: Een systematische werking rond milieuzorg mondt uiteindelijk uit in een duurzaam beleid, waarbinnen duurzame keuzes gemaakt worden. Streven naar duurzaam ondernemen vormt voor veel instellingen een instapargument. De maatschappij en bijgevolg ook het management staan hier steeds meer voor open. Duurzaam ondernemen wordt uitgebreid tot duurzaam onderwijs, waarbij niet enkel milieu-aspecten centraal staan, maar de volledige thematiek van duurzame ontwikkeling.

¾

Management- en planningsinstrument: De rapportering binnen een milieuzorgsysteem vormt de basis voor het management om milieuproblemen te identificeren. Doelstellingen worden vooropgesteld en verwerkt binnen het milieuzorgprogramma. De inspanningen voor het milieu worden dus naar prioriteit gerangschikt en gespreid in de tijd naargelang bijv. de financiële mogelijkheden van de organisatie. Een milieuzorgsysteem en de gerelateerde documenten kunnen een ondersteuning vormen voor deze complexe beslissingsprocessen.

¾

Garanderen van continuïteit: Door de uitbouw van een gestandaardiseerd milieuzorgsysteem wordt continuïteit in het volledige milieuzorgproces gewaarborgd. Het wegvallen van een van de dragende personen zou dan weinig problemen mogen geven. Alle informatie is binnen de hogeschool of universiteit aanwezig.

¾

4

www.gimnet.nl (17/01/2007)

10 - Inleiding - milieuzorg(&)systeem

2.3 Voordelen, valkuilen en risico’s verbonden aan een milieuzorgsysteem De voordelen van een milieuzorgsysteem zijn legio, o.a.4 : Stimuleren tot het stellen van prioriteiten zodat de acties worden ondernomen die het meest zin vol zijn. Eenvoudiger voldoen aan wettelijke verplichtingen. ¾ Vervullen van een voorbeeldfunctie. ¾ De inspanningen omtrent milieuzorg zichtbaar maken en communiceren. ¾ De efficiëntie in de organisatie verbeteren doordat je veel leert over de organisatie en veranderingen makkelijker door te voeren zijn. ¾ Zorgen voor continuïteit. ¾ Basis voor continue verbetering. ¾ Middel om na te gaan of de acties goed zijn uitgevoerd. ¾ ¾

Ondanks de duidelijke voordelen die verbonden zijn aan een milieuzorgsysteem, moet je je ook van bij het begin bewust zijn van bestaande valkuilen en risico’s bij het invoeren van een milieuzorgsysteem: Werkt alleen goed als het voldoende prioriteit krijgt, serieus genomen wordt en gezien wordt als een kans om de organisatie te verbeteren. ¾ Moet onderhouden worden. ¾ Goede milieuzorg kost investeringen in tijd (en dus geld). Dat kan wel worden terugverdiend met bijv. besparingen, efficiënter werken en minder ongelukken, maar er zal eerst geïnvesteerd moeten worden. ¾

3 Samen op weg binnen ECOCAMPUS ECOCAMPUS reikt de deelnemende hogescholen en universiteiten verschillende ondersteunende documenten, instrumenten en maatregelen aan voor de invoer van een milieuzorgsysteem. ECOCAMPUS reikt in de handleiding een stappenplan aan voor de implementatie van een milieuzorgsysteem in het hoger onderwijs. De redenering van het stappenplan richt zich op een systematische aanpak gebaseerd op de Deming-cyclus. Het stappenplan onderscheidt acht stappen om te komen tot de volledige invoering van een milieuzorgsysteem. Elke stap wordt in deze handleiding uitvoerig beschreven aan de hand van een aantal vaste rubrieken, die je stap voor stap begeleiden naar de implementatie van het ECOCAMPUS-milieuzorgsysteem. Gekoppeld aan het stappenplan worden in de handleiding ook een aantal instrumenten aangeboden Die het eenvoudiger maken onderdelen van het stappenplan tot uitvoering te brengen: Communicatie- en participatiestrategie: Bij de invoering van een milieuzorgsysteem vormen interne

¾

4

www.gimnet.nl (17/01/2007)

11 7

samen op -weg - Inleiding -Evaluatie van het Belgische Milieubeleid Milieubeheer

en externe communicatie en de betrokkenheid van de belanghebbenden kritische succesfactoren. Dit geldt ook voor het systematisch verbeteren van de milieuprestaties van de instelling. Met dit instrument worden een aantal kaders en methodes aangereikt voor goede communicatie en participatie. Je kan ze als hogeschool of universiteit gebruiken, rekening houdend met de eigen specificiteit. ¾ Conformiteitsanalyse: Conformiteit slaat op de mate mate waarin de hogeschool of universiteit in overeenstemming is (conform is) met de vigerende milieuwet- en -regelgeving. Conformiteit neemt binnen een goed functionerend milieuzorgsysteem een bijzondere plaats in. Het in orde zijn met de milieuwet- en –regelgeving vormt voor veel bestuurders de belangrijkste motivator om een milieuzorgsysteem op te starten. Het volledig conform blijven vormt echter geen gemakkelijke opgave. Daarom zijn binnen ECOCAMPUS twee instrumenten ontwikkeld om een conformiteitsaudit uit te voeren: Een controlelijst, waarbij aan de hand van een honderdtal vragen wordt nagegaan of aan alle voorwaarden wordt voldaan. £ Een milieuaspectenmatrix om eenvoudige rapportage over de situatie mogelijk te maken. £

Meetinstrument: Dit instrument richt zich op de processen die opgestart zijn naar aanleiding van het milieuzorgsysteem, niet zozeer op de resultaten. Aan de hand van een aantal criteria kan je als hogeschool of universiteit meten hoe goed je bezig bent. Het instrument kan toegepast worden als een interne audit waarbij een representatieve vertegenwoordiging van de instelling tot een consensus over de quotering van de criteria komt.

¾

Naast voorgaande middelen, zal de Vlaamse overheid ook een aantal ECOCAMPUS-begeleiders ter beschikking stellen voor de ondersteuning van het gehele ECOCAMPUS-project binnen het hoger onderwijs. Elke deelnemende hogeschool of universiteit kan op deze begeleiders beroep doen. Ook de webstek www.ecocampus.lne.be zal een ondersteunings- en communicatiemiddel vormen voor de deelnemers.

¾

4 Een milieuzorgsysteem gericht op internationale standaarden Op vraag van de bedrijfswereld zijn in de loop der jaren een aantal internationale standaarden ontwikkeld voor milieuzorgsystemen. Daarvan vormen ISO 14001 en het communautair milieubeheeren auditsysteem – of EMAS (Eco Management and Audit Scheme) – de meest bekende en toegepaste milieumanagementsystemen. De voornaamste verschillen tussen beide milieuzorgsystemen is dat ISO 14001 een internationale standaard is, terwijl EMAS enkel voor Europese organisaties geldt. EMAS vereist ook additioneel een jaarlijkse publieke milieuverklaring. Wel dient opgemerkt dat met het publiceren van de nieuwe EMAS-vordering nr. 76/2001 een enorme toenadering is gebeurd naar ISO 140015. ECOCAMPUS is volledig geënt op die internationale standaarden en het toepassen van het ECOCAMPUS-milieuzorgsysteem vormt dan ook een opstap naar een van beide standaarden voor zij die

5

Merckx, K. (ed.). 2004. Milieuzorg in de onderneming. Gids voor de milieucoördinator. Standaard Uitgeverij, Antwerpen.

12 - Inleiding - Milieuzorgsysteem gericht op internationale standaarden

dit wensen. Net als bij beide standaarden is de invoering van ECOCAMPUS ook vrijwillig en helpt het instellingen van het hoger onderwijs bij het beheersen van milieurisico’s, het minimaliseren van de milieu-impact, het voldoen aan regel- en wetgeving en het streven naar een permanente verbetering van de milieuprestaties. De logica van ECOCAMPUS – het stappenplan en ontwikkelde instrumenten – volgt ook volledig deze van ISO 14001 en EMAS. Binnen ECOCAMPUS zijn de voorbereidende stappen richting ISO 14001 en EMAS reeds gezet: o.a. milieubeleidsverklaring, milieu- en conformiteitsanalyse, opmaak van een milieuzorgprogramma en interne audit.

5 Milieuzorg als opstap naar duurzaam ondernemen en duurzaam onderwijs “Corporate social responsibility is the continuing commitment by business to behave ethically and contribute to economic development while improving the quality of life of the workforce and their families as well as of the local community and society at large” – World Business Council for Sustainable Development Wanneer je als instelling maatregelen neemt met het oog op milieuzorg, dan zet je ook de eerste stappen om jouw instelling te profileren als duurzame onderneming. Duurzaam – of maatschappelijk verantwoord – ondernemen streeft naar een evenwicht tussen ecologische, economische en sociaal-ethische belangen en een afstemming daarvan op de verwachting van de diverse belanghebbenden van de onderneming6 . Duurzaam ondernemen vormt het ondernemen van de toekomst. Ook hier heeft het hoger onderwijs een belangrijke verantwoordelijkheid als voorbeeldfunctie op te nemen. Milieuzorgsystemen vormen essentiële bouwstenen voor het proces van duurzaam ondernemen. Ze brengen immers een bezinningsproces op gang vanuit de drie basisassen (sociaal-ethisch, economisch en milieu) met aandacht voor het engagement van de belanghebbenden7. De drie basisassen van duurzame ontwikkeling worden ook wel weergegeven als de drie P’s: People (mensen), Planet (planeet) en Profit (winst), die staan voor respectievelijk de sociale, ecologische, economische dimensies. Omdat het bij duurzame ontwikkeling wat betreft de economische dimensie niet alleen om winst gaat, maar om een maatschappijbrede welvaart, spreekt men tegenwoordig meer over People, Planet en Prosperity (welvaart). Met het oog op milieubeleid, worden de drie P’s ook vaak omschreven als het ‘Polluter Pays Principle’ (‘Vervuiler betaalt principe’) of nog ‘Prevention Pays Principle’ (‘Preventie loont principe’). De geest van ECOCAMPUS sluit volledig aan bij het laatste principe.

5.1 Duurzaam ondernemen en People Onder het domein People vallen alle prestaties op sociaal-ethisch gebied. People slaat op alle belanghebbenden van jouw instelling, in eerste instantie studenten en personeel. Hoe gaat jouw hogeschool of universiteit om met haar personeel en studenten en hoe presteert zij bijvoorbeeld op het gebied van sociale cohesie? Maar duurzaam ondernemen doorbreekt de muren en omvat ook de mensen ver buiten de zichtbaarheid van het instellingsniveau. Het gaat ook over inkoopbeleid met aandacht voor sociaal-ethische labels (bijv. Fairtrade keurmerken zoals Max Havelaar) of over de impact van 5 Merckx, K. (ed.). 2004. Milieuzorg in de onderneming. Gids voor de milieucoördinator. Standaard Uitgeverij, Antwerpen. 6 Kenniscentrum duurzaam ondernemen (www.duurzaam-ondernemen.nl) 6 Kenniscentrum (www.duurzaam-ondernemen.nl) 7 Deweerdt, H. duurzaam 2004. Gidsondernemen voor een efficiënt milieuzorgsysteem. Kluwer, Mechelen. 299p. 7 Deweerdt, H. 2004. Gids voor een efficiënt milieuzorgsysteem. Kluwer, Mechelen. 299p.

9 13

Evaluatie van het Belgische Milieubeleid - Milieubeheer duurzaam ondernemen - Inleiding --

resultaten van onderzoek en ontwikkeling in bijv. kansarme landen. Thema’s die onder People centraal staan met het oog op duurzaam ondernemen zijn mensenrechten, omkoping en fraude, kinderarbeid, man-vrouw verhoudingen, diversiteit en discriminatie, medezeggenschap, gedragscodes etc.

5.2 Duurzaam ondernemen en “Planet” Binnen “Planet” zijn alle maatregelen binnen het milieuzorgsysteem onder te brengen. Tot het domein “Planet” worden immers de prestaties van de hogeschool of universiteit gerekend op het gebied van milieu in ruime zin. Hoe pakt jouw hogeschool of universiteit haar verantwoordelijkheid op ten aanzien van het belasten van het milieu, de natuur en het landschap? Milieuzorg, eco-efficiëntie, schonere diensten, schoner produceren, duurzame technologie-ontwikkeling, duurzame hogeschool- of universiteitsterreinen, ecodesign etc. zijn voorbeelden van actuele thema’s die behoren tot het domein “Planet”. Opnieuw moet dit domein op globale schaal bekeken worden en moeten bijv. dus ook het aankoopbeleid en afvalverwerking op dit domein afgestemd worden.

5.3 Duurzaam ondernemen en “Prosperity” “Prosperity” streeft naar een algemene welvaart, zowel lokaal als globaal. Hieronder vallen thema’s als werkgelegenheid, investeringen in infrastructuur, locatiebeleid, politieke betrokkenheid, uitbesteding, economische effecten van diensten en producten. Ook bijvoorbeeld sponsoring hoort hier thuis.

5.4 Duurzaam hoger onderwijs Uit voorgaand is duidelijk geworden dat ECOCAMPUS aansluit bij het internationale proces van duurzame ontwikkeling. Op internationaal en Europees vlak zijn sinds het Brundtland-rapport (1987)8 verschillende initiatieven genomen waarbij het onderwijs als belangrijke schakel binnen de bewustmaking van duurzame ontwikkeling centraal stond. Hiervan getuigen diverse internationale charters waarmee universiteiten en hogescholen zich konden engageren om binnen hun beleid duurzame ontwikkeling hoog in het vaandel te dragen (bijv. het Copernicus Charter of The Talloires Declaration). De periode 2005-2014 werd door de Verenigde Naties uitgeroepen tot ‘Decennium van Educatie voor Duurzame Ontwikkeling’. Dit heeft als voornaamst objectief de principes, waarden en praktijken van

Dit internationale rapport heeft de definitie voor duurzame ontwikkeling vastgelegd: “Duurzame ontwikkeling beantwoordt aan de behoeften van vandaag zonder de capaciteiten van de toekomstige generaties om hun eigen behoeften in te vullen, in gevaar te brengen.” 8

10 - Duurzame 14 Inleiding - duurzaam Ontwikkeling ondernemen - Evaluatie van het Belgische Milieubeleid

duurzame ontwikkeling in alle aspecten van educatie en leren te integreren. Educatie voor duurzame ontwikkeling is geen statisch of welomlijnd gegeven, maar veeleer een evoluerend denkkader, een richting waarin een vorming of opleiding zich beweegt en waarbij in mindere of meerdere mate de drie pijlers van duurzame ontwikkeling (economisch, sociaal, ecologisch) en de twee dimensies (lange termijn en mondiaal) aan bod komen. ECOCAMPUS vormt alvast de opstap om vanuit milieuzorg de gehele filosofie van duurzame ontwikkeling in het hoger onderwijs op te nemen en toe te passen.

8

Dit internationale rapport heeft de definitie voor duurzame ontwikkeling vastgelegd: “Duurzame ontwikkeling beantwoordt aan de behoeften van vandaag zonder de capaciteiten van de toekomstige generaties om hun eigen behoeften in te vullen, in gevaar te brengen.”

duurzaam ondernemen - Inleiding -8 stappen - Stappenplan

15 11

16

Stappenplan In dit deel van de handleiding wordt een stappenplan aangereikt voor de implementatie van een milieuzorgsysteem in het Vlaams Hoger Onderwijs. Dit stappenplan voor een systematische invoering van een milieuzorgsysteem werd gebaseerd op de Deming-cirkel voor kwaliteitszorg “Plan-Do-Check-Act”. Het stappenplan onderscheidt acht stappen:

1. Engagement van de top van de organisatie 2. Analyse van de huidige situatie 3. Opstellen van een milieubeleidsverklaring 4. Het formuleren van strategische en operationele doelstellingen 5. Opstellen van een milieuzorgprogramma è Uitvoeren van het milieuzorgprogramma ç

6. Monitoring en bijsturen 7. Audit van het milieuzorgprogramma 8. Rapportering en evaluatie Elke stap wordt beschreven aan de hand van een aantal vaste rubrieken:

Omschrijving

Korte samenvatting van de stap

Waarom?

Wat is de achtergrond van deze stap? Waarom maakt deze stap deel uit van een milieuzorgsysteem?

Wie?

Wie is het meest geschikt om deze stap uit te voeren?

Hoe?

Hoe pak je het aan?

Resultaat

Wat is het resultaat of eindproduct van deze stap?

Aandachtspunt(en)

Zaken waar je best rekening mee houdt bij het uitvoeren van deze stap

Tip(s)

Suggesties die bij de uitvoering handig van pas kunnen komen

Relatie met de communicatie- en participatiestrategie

Communicatie, participatie en betrokkenheid zijn belangrijke elementen voor een succesvolle invoering van een milieuzorgsysteem. Hierover is een afzonderlijk hoofdstuk voorzien, maar bij elke stap wordt hiernaar verwezen.

Hulpmiddelen

Verwijzingen, handige hulpmiddelen… voor elke stap worden hier opgesomd

Controlelijst

Enkele vragen als controle voor elke stap.

Stap 1 -

Stappenplan--13 17 Stappenplan

12 - Organisatie 18 Duurzame ontwikkeling - Situering van MI- duurzaam ondernemen

Stap 1: Engagement van de top van de organisatie “Als comité hebben wij een verklaring goedgekeurd voor het beleid van onze instelling en daarin staat als doelstelling dat we binnen vijf jaar een volledig en goed uitgewerkt milieuzorgsysteem operationeel willen hebben. Wij hebben dus duidelijk iets om naar te verwijzen.”

Omschrijving Het formele en expliciete engagement van de top van de organisatie (niveau Raad van Bestuur) is een belangrijke voorwaarde om te starten met de invoering van een milieuzorgsysteem. Dit wordt namelijk als één van de belangrijkste succesfactoren genoemd bij meerdere studies over de invoering van een milieuzorgsysteem. Een milieuzorgsysteem heeft immers gevolgen voor alle aspecten van de organisatie. Het mag bijgevolg niet beschouwd worden als een geïsoleerde activiteit of als de verantwoordelijkheid van één persoon of dienst. Het is belangrijk om zicht te krijgen op de drijfveren van de instelling bij de invoering van een milieuzorgsysteem. Het engagement van de instelling kan versterkt worden door milieuzorg als waarde in de opdrachtverklaring van de hogeschool of universiteit op te nemen. Samen met het nemen van dit formele engagement wordt een stuurgroep voor de invoering geïnstalleerd en een verantwoordelijke (coördinator) aangeduid (zie onderdeel ‘Aandachtspunten stappenplan’).

Waarom? De invoering van een milieuzorgsysteem grijpt in op alle processen in de organisatie: Bedrijfsvoering: aankoopbeleid, gebouwenbeheer, gezondheidsbeleid, veiligheidsbeleid, financieel beleid… Onderwijs, onderzoek en dienstverlening zijn de kernactiviteiten van een hogeschool of universiteit. De aandacht voor milieuzorg overstijgt de bedrijfsvoering en heeft een duidelijke relatie met de kernactiviteiten. Milieuzorg gaat verder dan een strikte naleving van de milieuwetgeving- en regelgeving. Het omvat ook meer dan infrastructurele of technische ingrepen. Het vraagt bovendien een doorgedreven en

19 13

engagement van deSituering top van de - Stap 1 vanorganisatie MI - Organisatie

volgehouden inzet van zowel het personeel als van de studenten om tot op het niveau van individueel gedrag fundamentele veranderingen teweeg te brengen. Wil een hogeschool of universiteit een milieuzorgsysteem invoeren, dan is dit dus geen eenvoudige opdracht. De beslissing om dit in te voeren, moet expliciet door het hele bestuur genomen én gemotiveerd worden. Hiervoor moet het bestuur een goed inzicht hebben in het concept van milieuzorgsystemen en weten welke gevolgen de invoering ervan met zich meebrengt. Expliciet engagement van het bestuur is dan ook belangrijk om verschillende redenen: Het is een eerste belangrijke stap in de interne communicatie en het opbouwen van interne betrokkenheid. Medewerkers van de instelling weten hierdoor dat milieuzorg voor de organisatie belangrijk is en dat er voor een systeembenadering wordt gekozen. Deze beslissing wordt best (intern) gecommuniceerd. ¾ Het veronderstelt dat het bestuur zich engageert om hiervoor de nodige mensen en middelen vrij te maken. Anders riskeert dit engagement een dode letter te blijven. Het verwoordt dan ook de bereidheid om de gevolgen van deze keuze te dragen. ¾ Een milieuzorgsysteem veronderstelt een betrokkenheid op alle niveaus, ook van het hoogste niveau in de universiteit of hogeschool. ¾

Zonder een dergelijk engagement bestaat het risico dat milieuzorg beschouwd wordt als de verantwoordelijkheid van een milieucoördinator (of gelijkgestelde) en niet als een verantwoordelijkheid van iedereen.

Wie? In theorie kan elke belanghebbende dit engagement van het hogeschool- en universiteitsbestuur vragen. Dit kan vanuit de studenten komen, van personeelsleden, vanuit de bevoegde diensten… ¾ Het (de) bestuursniveau(s) waar een dergelijke beslissing kan worden aangekaart, voorbereid, besproken, geadviseerd… hangt af van de voorgeschiedenis, cultuur en de structuur in de universiteit of hogeschool. Een goed inzicht in het organigram van de instelling en de bevoegdheden van elk bestuursniveau is dus erg belangrijk (zie onderdeel communicatie- en participatiestrategie). ¾ Uiteindelijk moet een formeel engagement uitgesproken worden door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde). Een Raad van Bestuur spreekt zich immers uit over de strategische lijnen waarlangs de instelling zich dient te ontwikkelen. Zij kan ook besluiten de opdrachtverklaring te wijzigen. ¾

Hoe? ¾

Om een uitspraak te krijgen over de invoering van een milieuzorgsysteem volg je best het officiële

20 - Stap 1 - engagement van de top van de organisatie

besluitvormingsproces. Een overhaaste beslissing of snelle bekrachtiging is daarbij niet aangewezen. Een grondig debat over de voor- en nadelen, de gevolgen… bevordert immers een bewuste en gedragen keuze en verschaft tegelijk inzicht in de motivaties en argumenten van de verschillende belanghebbenden (bestuurders, milieuadministratie, studenten, lectoren, professoren…). ¾ Om de besluitvorming te bevorderen, stel je best een nota op, waarin je de voor- èn nadelen, de gevolgen en de impact op korte en lange termijn, de te volgen stappen… opsomt. Daarbij wijs je het bestuur van de hogeschool of universiteit op het feit dat: er een (mogelijk) probleem is dat met de invoering van een milieuzorgsysteem opgelost kan worden £ die invoering goed is voor de hogeschool of universiteit £ een milieuzorgsysteem meer voor- dan nadelen met zich mee brengt £

Indien je deze nota kan ondersteunen met harde feiten over de hogeschool of universiteit is dit aan te raden. Met een dergelijke nota geef je bestuurders de nodige informatie om tot een onderbouwde beslissing te komen, waarvan de gevolgen duidelijk zijn voor hen. Naast de nodige argumenten, formuleer je best ook een voorstel van aanpak en samenstelling van een stuurgroep. ¾ In bijlage 1 is een lijst opgenomen met de belangrijkste voordelen van de invoering van een milieuzorgsysteem. ¾ Aan het formele engagement om met de invoering te starten, kan niet zonder dat je rollen en verantwoordelijkheden toewijst. Daarom wordt aan het formele engagement best de oprichting van een stuurgroep gekoppeld en de aanstelling van een milieuzorgsysteem-coördinator (MZS-coördinator). Deze stuurgroep gaat in opdracht van het bestuur de MZS-coördinator begeleiden en ondersteunen bij de invoering. De stuurgroep wordt best voorgezeten door iemand van het bestuur, om de afstand tussen bestuur en praktijk zo klein mogelijk te houden. Bovendien draagt dit bij tot het stellen van de juiste prioriteiten en geeft het de MZS-coördinator een sterker mandaat binnen de organisatie. (zie onderdeel structuur).

Resultaat Formeel engagement Een formeel engagement van de hogeschool of universiteit om met de invoering van een milieuzorgsysteem te starten. Dit engagement is geëxpliciteerd (=genotuleerd) in een officieel besluit van de instelling. ¾ Rollen en verantwoordelijkheden De uitvoering van deze beslissing wordt ondersteund door de installatie van een stuurgroep, waarin het bestuur vertegenwoordigd is, en het aanstellen van een MZS-coördinator. ¾ Gewijzigde opdrachtverklaring (optioneel) ¾

21 15

engagement van de top van de organisatie - Stap 1-Evaluatie van het Belgische Milieubeleid - Internationale Samenwerking

Om haar engagement kracht bij te zetten kan het bestuur beslissen om milieuzorg (of ruimer duurzame ontwikkeling) op te nemen in de opdrachtverklaring van de hogeschool of universiteit.

Aandachtspunt(en) ¾ Verschil tussen engagement en milieubeleidsverklaring (stap 3) Er kan enige verwarring ontstaan tussen deze stap en stap 3 (milieubeleidsverklaring). Beide zijn nochtans verschillend. In deze stap gaat het om de formele beslissing om te starten met de invoering van een milieuzorgsysteem (algemeen). In stap 3 wordt dit engagement geconcretiseerd in een beleidsverklaring, waar op basis van de analyse van de huidige situatie (stap 2) meer concreet verwoord wordt wat de ambities zijn van de hogeschool of universiteit op milieuvlak (specifiek). ¾ Stimulansen voor de keuze Naast een formele, expliciete beslissing van het instellingsbestuur om te starten met de invoering van een milieuzorgsysteem, is het belangrijk te weten waarom die keuze gemaakt wordt. Er bestaan veel redenen: voldoen aan wettelijke vereisten en vervolging of boetes willen voorkomen; gericht zijn op kostenbesparing; externe druk, imago en reputatie… Inzicht hebben in de drijfveer van de verschillende belanghebbenden is belangrijk voor de verdere implementatie. Het maakt duidelijk wat wordt verwacht (of niet verwacht) van de invoering en je kan hier rekening mee houden en op inspelen (zie onderdeel communicatie- en participatiestrategie, analyse van het belang en de invloed). ¾ Rollen en verantwoordelijkheden In deze fase is het niet de bedoeling om een volledige structuur te creëren. In functie van de te volgen stappen, zullen wellicht bijkomende belanghebbenden betrokken worden. De oprichting van een stuurgroep die het proces zal sturen en de MZS-coördinator die de invoering ondersteunt is in deze stap voldoende (zie onderdeel structuur). ¾ Bedrijfsvoering, onderwijs, onderzoek en dienstverlening Eng bekeken heeft de invoering van een milieuzorgsysteem betrekking op de bedrijfsvoering van de hogeschool of universiteit. Het is belangrijk om de kernactiviteiten (onderwijs, onderzoek en dienstverlening) niet buiten beschouwing te laten.

Tip Opdrachtverklaring “In onze opdrachtverklaring is ‘werken aan duurzame ontwikkeling’ opgenomen. Impliciet zit milieuzorg daarin vervat. Dit zorgt ervoor dat aan deze universiteit veel onderzoek i.v.m. milieu gebeurt en dat er een instituut voor milieukunde bestaat. Via onderwijs en onderzoek brengen en houden we de milieuaspecten onder de aandacht, zowel bij docenten en bij studenten.” Een expliciete keuze van de organisatie sluit nauw aan bij de opdrachtverklaring van de hogeschool of universiteit. Daarin worden immers de doelstellingen van de instelling verwoord (bijv. kwaliteitsvol onderwijs aanbieden, kwaliteitsvol onderzoek uitvoeren en maatschappelijke dienstverlening verrichten), de bestaansreden (bijv. jongeren vormen en nieuwe kennis ontwikkelen) en bepaalde waarden. Milieuzorg – of ruimer duurzame ontwikkeling – kan als waarde in die opdrachtverklaring opgenomen

22 - Stap 1 - engagement van de top van de organisatie

worden. Door te verwoorden dat je onderwijs wil aanbieden en onderzoek wil uitvoeren “met respect voor mens, milieu en maatschappij” of “met een minimale impact op het milieu” maak je als hogeschool of universiteit een zeer expliciete keuze en uit je een zeer sterk engagement. De integratie in de opdrachtverklaring is bovendien een krachtig intern en extern communicatiemiddel.

Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Algemeen Bij het doorlopen van deze stap, komen verschillende elementen uit de communicatie- en participatiestrategie (deels) aan bod:

¾

Tijdens het besluitvormingsproces ga je verschillende belanghebbenden consulteren, in het bijzondede relevante bestuursniveaus. Een analyse van deze belanghebbenden is daarbij wenselijk. £ Je krijgt een eerste inzicht in de invloed van de verschillende bestuursniveaus en hun belang bij de invoering van een milieuzorgsysteem. £

Participatie De beslissing om een milieuzorgsysteem in te voeren, heeft ingrijpende gevolgen voor de universiteit of hogeschool. Het is belangrijk om deze stap niet louter als een administratieve formaliteit te beschouwen. Tijdens het proces voorafgaand aan de uiteindelijke beslissing kan je verschillende stappen nemen om het eigenaarschap bij belanghebbenden te vergroten. Je kan in deze fase verschillende belanghebbenden (studentenvertegenwoordigers, personeelsvertegenwoordiging, CPBW…) raadplegen of om advies vragen. ¾ Communicatie Eénmaal de beslissing genomen is, een MZS-coördinator aangeduid werd en een stuurgroep is opgericht, wordt dit best (intern) bekendgemaakt. Hierbij worden geïnteresseerden in de mogelijkheid gesteld hun interesse kenbaar te maken. Ook de documenten waarop het bestuur zich gebaseerd heeft bij het nemen van deze beslissing, worden best verspreid. ¾

Controlelijst De invoering van een milieuzorgsysteem werd formeel beslist door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde). Je hebt een document met de officiële beslissing hiertoe. ¾ De beslissing werd gebaseerd op een nota met de belangrijkste voor- en nadelen, de gevolgen…. ¾ Een stuurgroep werd opgericht. Het bestuur is in deze stuurgroep vertegenwoordigd. ¾ Een MZS-coördinator werd officieel aangesteld. ¾ Een consultatie van de relevante bestuursorganen ging aan de beslissing vooraf. Je hebt daar officiële verslagen van. ¾ Je hebt inzicht in de beweegredenen en motivaties van de betrokkenen. ¾ Milieuzorg (of ruimer duurzame ontwikkeling) werd eventueel opgenomen in de opdrachtverklaring van de hogeschool of universiteit. ¾ Er is in dit proces ook gepraat over de relatie met onderwijs, onderzoek en dienstverlening. ¾ De uiteindelijke beslissing werd via verschillende kanalen intern bekend gemaakt. ¾

engagement van deSituering top van de - Stap 1 vanorganisatie MI - Organisatie

-23 13

24

Stap 2: Analyse van de huidige situatie Omschrijving Om tot een succesvolle invoering te komen, ga je in de tweede stap de huidige milieusituatie in de hogeschool of universiteit grondig analyseren. Zo kan je in de verdere stappen doelgericht de juiste acties ontwikkelen en gepaste maatregelen nemen. Deze analyse, ook wel de initiële milieuanalyse of nulmeting genoemd, zoekt een antwoord op drie vragen: 1. Wat zijn de huidige milieupraktijken in de hogeschool of universiteit? 2. Wat zijn de significante milieuaspecten en -effecten in de hogeschool of universiteit? 3. In welke mate is de hogeschool of universiteit in orde met vigerende milieuwetgeving en -regelgeving? Dit is de conformiteitsanalyse. In deze stap ga je dus respectievelijk de milieusituatie in je instelling inventariseren, analyseren en de conformiteit toetsen. Daarmee krijg je een duidelijke momentopname van de situatie op een bepaald ogenblik en kom je tekorten, maar ook mogelijkheden op het spoor. Het antwoord op deze vragen zal je inzicht verschaffen in de kloof die er eventueel bestaat tussen wat er al gebeurt en wat er zou moeten of kunnen gebeuren. Tegelijk zal je vaststellen dat er reeds veel elementen van het milieuzorgsysteem aanwezig zijn. Dit laatste is belangrijk om aan te geven dat je niet van nul moet beginnen.

ßà

Analyse van milieuaspecten en -effecten

ßà

Conformiteitsanalyse

ßà

Inventaris van de huidige milieupraktijken

Inzicht in de milieusituatie Fig: schematische voorstelling van stap 2, de analyse van de huidige situatie Dit alles samen maakt het bestaande zichtbaar, wat vervolgens gekoppeld kan worden aan het gewenste.

27 11

analyse Situering van de huidige - Stap 2 -van MIsituatie - Organisatie

Waarom? Het gezegde “bezint eer ge begint” is bijzonder relevant voor de invoering van een milieuzorgsysteem. Een goede analyse van de huidige milieusituatie in de hogeschool of universiteit legt het fundament van het milieuzorgsysteem en zal doorheen de verdere stappen de rode draad vormen. Door een systematisch onderzoek van (1) de vroegere en huidige milieupraktijken, (2) de milieuaspecten en -effecten en (3) de conformiteit van de instelling krijg je een volledig en helder zicht op de bestaande milieusituatie in de hogeschool of universiteit. Die kennis en inzichten vormen de basis voor het beleid, de doelstellingen en het uiteindelijke milieuzorgprogramma. Je krijgt immers zicht op: (1) de belangrijkste milieuthema’s van de hogeschool of universiteit (2) de mogelijkheden om de milieuprestaties te verbeteren (3) de situatie van de instelling in relatie tot milieuwetgeving en –regelgeving. Conformiteit neemt een bijzondere plaats in. De situatie van een hogeschool of universiteit in relatie tot milieuwetgeving en -regelgeving is heel belangrijk. Voor bestuurders is het in overeenstemming zijn (conform zijn) met de milieuwetgeving één van de belangrijkste, zoniet de belangrijkste prioriteit. Het niet naleven van de milieuwetgeving kan immers aanzienlijke gevolgen hebben: boetes en veroordelingen, negatief imago, vertroebelde relaties met overheden… Conform zijn, kan bovendien een belangrijke stimulans zijn voor het opzetten van een volwaardig milieuzorgsysteem. Pas als conformiteit als doelstelling binnen bereik is, zullen sommige belanghebbenden gemakkelijker bereid zijn verdere stappen te zetten. De gegevens uit de analyse vormen de basis voor je milieuzorgsysteem. Bovendien maakt het je hogeschool of universiteit bewust van haar huidige milieuprestaties. Het maakt zichtbaar waar er vooruitgang mogelijk of noodzakelijk is en waar goede praktijken aanwezig zijn.

Wie? ¾

¾

¾

¾

Centraal in het proces staat de stuurgroep die het geheel plant, aanstuurt en opvolgt. De stuurgroep bundelt het geheel eveneens in een overzichtelijk einddocument. Voor de inventaris van de huidige milieupraktijken en de analyse van de milieueffecten en -aspecten wordt best een klein team samengesteld en gemandateerd. Naast de MZS-coördinator worden hierbij enerzijds inhoudelijke experts (kennis in de diepte) betrokken en anderzijds ook belanghebbenden die alle aspecten van de organisatie goed kennen (kennis in de breedte). Voor de conformiteitsanalyse kan beroep gedaan worden op de ECOCAMPUS-begeleiders die het auditinstrument kunnen toepassen. Daarbij is de milieucoördinator (of gelijkgestelde) de directe betrokkene. Indien mogelijk en wenselijk, kan het opportuun zijn om studenten te betrekken voor het uitvoeren van bepaalde analyses of om informatie te verzamelen (in het kader van eindwerken of groepswerken).

28 - Stap 2 - analyse van de huidige situatie

Hoe? Om zicht te krijgen op hoe de hogeschool of universiteit vanuit milieuoogpunt functioneert, zal je gegevens moeten inwinnen over de milieueffecten en –aspecten veroorzaakt door de activiteiten van de instelling (onderwijs, onderzoek en dienstverlening). Waar mogelijk onderbouw je dit met cijfermateriaal. Tegelijk moet aan het licht komen wat de huidige milieupraktijken zijn, welke milieuwetgeving en -regelgeving er van toepassing is en of hieraan voldaan wordt. Uit deze opsomming blijkt duidelijk de omvattendheid en complexiteit. Dit vraagt om een systematische en projectmatige aanpak. Belangrijk is hier tijd en middelen voor te voorzien. Enerzijds om een goede analyse mogelijk te maken en anderzijds om deze ook binnen de perken te houden. De analyse kan opgedeeld worden in drie grote delen: (1) voorbereiding, (2) uitvoering (3) rapportering.

(1) Voorbereiding De analyse moet goed voorbereid worden in de stuurgroep. In die voorbereiding moet de reik wijdte en de impact van de analysefase bepaald worden: ¾

¾

¾

¾

¾

Over welke vestigingen, departementen, campussen, milieutechnische eenheden… en activiteiten gaat het? Hoeveel tijd neemt de analyse in beslag, rekening houdend met de voorbereiding en de rapportering? Wie moet hierbij betrokken worden en zijn deze mensen voldoende beschikbaar? Welke expertise is er nodig en is die aanwezig? Welke informatie is er nodig en hoe kan je die ontsluiten? Is de benodigde informatie vlot beschikbaar of moet die nog verzameld worden? Hoe ga je hierover communiceren? Hierbij moet rekening gehouden worden met verschillende doelgroepen: zij die de analyse uitvoeren, zij die informatie aanleveren en de instelling in zijn geheel.

Deze voorbereiding wordt dan ook best in een projectplan gegoten. In dit projectplan beantwoord je bovenstaande vragen in een samenvattend document. Dit kan je structureren aan de hand van volgende rubrieken: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Wat ga je doen? Waarom ga je het doen? Hoe ga je het doen? Wie gaat het doen? Wanneer ga je het doen? Hoeveel gaat het kosten?

analyse Situering van de huidige - Stap 2 van MIsituatie - Organisatie

-29 13

(2) Uitvoering De uitvoering van de analyse verloopt langs drie sporen (binnen de bepaalde reikwijdte):

(a) Inventaris van de huidige milieupraktijken (b) Analyse van milieuaspecten en -effecten (c) Conformiteitsanalyse In de praktijk zullen deze drie sporen in sterke mate parallel lopen en tot op zekere hoogte gelijkaardige informatie – vanuit verschillende oogpunten – opleveren.

(a) Zicht krijgen op de huidige milieupraktijken Deze momentopname maakt de huidige milieupraktijken zichtbaar. Daarbij wordt gekeken naar de organisatie, het bewustzijn en de aanwezige documentatie met betrekking tot milieubeleid in de hogeschool of universiteit. Het gaat dus zowel om objectieve vaststellingen als om het subjectief beleven door de interne belanghebbenden (studenten, personeel…) van de hogeschool of universiteit. Voor het zichtbaar maken van de huidige milieupraktijken kunnen verschillende methodes gebruikt worden: Vragenlijsten en checklisten kunnen verzekeren dat geen informatie over het hoofd wordt gezien. Ze worden meestal ook in combinatie met interviews en groepsgesprekken gebruikt. Er zijn veel voorbeelden van vragenlijsten vrij verkrijgbaar bij overheden, beroepsfederaties… onder de titel van vooronderzoek, milieudoorlichting, milieugedragsscan, milieuzelftest… Belangrijk is dat deze beschikbare instrumenten verfijnd worden, rekening houdend met de specifieke situatie. £

Figuur 1 – Bij Ecomapping vertrekt men vanuit een plattegrond van de instelling om zo de milieuknelpunten en –aandachtspunten aan te duiden.


Figuur 2 – Met de milieubarometer kunnen de milieupraktijken die de bevraagde zelf als belangrijk aanvoelt aangeduid worden.

Gebruik van grondstoffen Preventie en beperking van afval Recyclage en selectieve inzameling van afval Gebruik van water en afvalwater Luchtvervuiling, stofvervuiling, geur Reductie en controle van geluid en trillingen Energieverbruik en energiekeuze …

Interviews en groepsgesprekken: de interne belanghebbenden (studenten, personeel…) van de hogeschool of universiteit zijn vaak de meest waardevolle informatiebronnen. Hoewel zij misschien niet de meest objectieve bron zijn, zijn ze wel cruciaal om de grootste problemen te detecteren. Via de interne belanghebbenden kom je dikwijls dingen op het spoor die in geen enkel document terug te vinden zijn. £ Plaatsbezoeken en rondgangen zijn essentieel om de dagelijkse gang van zaken (achter de schermen) te leren kennen. £

Door een evenwichtige mix van methodes toe te passen, zal je een veelheid aan informatie verzamelen. Om deze informatie te structuren, kan je onderstaande matrices gebruiken: Matrix voor de inventaris van de milieupraktijken per milieuthema De eerste matrix kan gebruikt worden om de informatie over de verschillende milieuthema’s te ordenen. Thema

Aard van de informatie Milieupraktijken Bronnen

Mate milieubeheersing

Cijfermatige gegevens Verantwoor delijkheid

Verbruik/emissies

Monitoring

Kosten/ besparing (€)

Grondstoffen Afval ...


-31 11

Matrix voor bewustzijn en organisatie De tweede matrix dient om informatie over de organisatie, het bewustzijn en de documentatie te structureren. Thema

Aard van de informatie Documentatie Mondeling

Via vaste overlegstructuren

Implementatie Formele procedures

Verantwoorde lijkheid

Opleiding/functiebeschrijving

Communicatie

Wetgeving Managementteams ... In deze matrix kunnen ook bestaande praktijken rond milieueducatie en educatie voor duurzame ontwikkeling geïntegreerd worden. Beide matrices zijn als sjabloon opgenomen in bijlagen 2 en 3. Aan de VUB werd tijdens het academiejaar 2005-2006 de milieugedragscan van Ecolife bij alle personeelsleden afgenomen. Op basis van de resultaten heeft men een goed inzicht verworven in het bewustzijn, het milieurelevant gedrag en de actiebereidheid van het personeel. (b) Zicht krijgen op de milieuaspecten en –effecten van de organisatie Een tweede onderdeel van de analyse gaat op meer systematische wijze de milieuaspecten en -effecten van de instelling analyseren. Daarbij wordt niet vertrokken van bestaande praktijken, maar worden de processen en activiteiten in je hogeschool of universiteit geanalyseerd.


Toelichting Over milieuaspecten en milieueffecten In dit deel wordt veel gesproken over milieueffecten en milieuaspecten. Maar wat is het verschil tussen een effect en een aspect? Aspect en effect houden respectievelijk verband met oorzaak en gevolg. Een officiële definitie (EMAS) luidt als volgt: o Een milieuaspect is een element van de activiteiten, producten of diensten van een organisatie dat van invloed kan zijn op het milieu (oorzaak). o Een milieueffect is iedere invloed op het milieu, hetzij ongunstig, hetzij gunstig, die volledig of gedeeltelijk het gevolg is van de activiteiten, diensten of producten van een organisatie (gevolg) Oorzaak à Gevolg Aspect

à Effect

Enkele vereenvoudigde voorbeelden kunnen het verschil tussen beide verduidelijken: Activiteit

Aspect (Oorzaak)

Effect (Gevolg)

Gebruik van computers

Verbruik van elektriciteit

Uitputting van natuurlijke bronnen

Kopiëren van een cursus

Verbruik inkt

Afval

Leveren van goederen

Gebruik van verpakkings materialen

Afval

Het is bij een initiële milieuanalyse van belang om bij milieueffecten na te aan wat de oorzaak (het milieuaspect) is dat aan de grondslag ligt. Omgekeerd is het belangrijk om bij geïdentificeerde milieuaspecten (oorzaken) na te gaan welke gevolgen (milieueffecten) dit heeft. De oorzaak aanpakken kan immers efficiënter en/of effectiever zijn dan de effecten proberen te beperken en het beschrijven van de gevolgen (effecten) kan helpen om de noodzaak om de oorzaak ervan aan te pakken. Enkele kanttekeningen: o We zijn geneigd om effecten op het milieu vooral negatief te bekijken. Toch zijn er activiteiten die een positief effect hebben op het milieu. Vergeet die niet op te nemen! Bijvoorbeeld: Het onderhouden van een rietveld in het kader van waterzuivering heeft positieve effecten op het milieu. o Je moet er rekening mee houden dat één activiteit meerdere milieuaspecten kan hebben en dat één aspect meerdere effecten kan hebben. Bijvoorbeeld: Het kopiëren van cursussen brengt ook elektriciteitsverbruik met zich mee en maakt gebruik van toners die ook milieueffecten hebben. o De aandacht die aan milieu (en ruimer duurzame ontwikkeling) besteed wordt in de curricula en vakken heeft een belangrijk positief milieueffect. Betrek dus deze activiteiten in je analyse. Bijvoorbeeld: de uitleg die studenten krijgen in laboratoria over hoe om te gaan met producten (en waarom). Anders geformuleerd: een milieuaspect is je ‘voet’ en een milieueffect is je ‘voetafdruk’, hetgeen je achterlaat.

33 13


Centraal hierbij staat de vraag welke effecten processen en activiteiten van jouw instelling op het milieu hebben? Met de invoering van een milieuzorgsysteem wil je uiteindelijk de milieu-impact van de processen en activiteiten in de hogeschool of universiteit beheersen en verminderen. Vertrekpunt bij het in kaart brengen van de milieueffecten en –aspecten in een organisatie zijn de processen. Een proces is de handeling die van een bepaalde input een bepaalde output maakt. Meestal kan je in een organisatie meerdere processen onderscheiden. En elk van die deelprocessen bestaat op zich uit verschillende activiteiten. Voor die activiteiten wil je de milieuaspecten en –effecten in kaart brengen. Voor geïndustrialiseerde sector is dat ‘relatief’ eenvoudig. Neem bijvoorbeeld een fabrikant van kanten-klare maaltijden. Op basis van groenten, vlees of vis, kruiden … (input) worden kant-en-klare maaltijden voor de groothandel (output) geproduceerd. In die fabriek vinden verschillende processen plaats: stockbeheer, wassen van de groenten, versnijden van vis- of vleeswaren, kruiden, bakken, afkoelen, verpakken… Allemaal processen die relatief eenvoudig te onderscheiden zijn en waarbij voor elk proces een opsplitsing in activiteiten kan gebeuren. Dit sterk vereenvoudigde voorbeeld maakt meteen duidelijk dat het identificeren van de milieuaspecten en -effecten voor een hogeschool of universiteit niet zo eenvoudig is. Wat is de input? Wat is de output? Wat gebeurt daartussen? Het gaat immers niet om een klassiek productieproces, maar om een veel minder tastbaar en isoleerbaar proces. Bovendien zijn hogescholen en universiteiten vaak bijna gemeenschappen op zich met een veelheid en heterogeniteit aan processen, deelprocessen en activiteiten. Hoewel het belangrijk is om accuraat de milieuaspecten en -effecten van de instelling te identificeren, bestaat het risico om in dit proces van identificatie te blijven hangen en de uiteindelijke uitvoering aanzienlijk te vertragen. In deze handleiding kiezen we ervoor om het milieuzorgsysteem relatief snel op te starten om zo relatief snel een momentum te bereiken, namelijk een werkende systeembenadering geschikt voor jouw hogeschool of universiteit op gang krijgen. In een latere fase kan een meer grondige analyse van de verschillende milieuaspecten en -effecten gebeuren. Om zicht krijgen op de milieuaspecten en –effecten in je hogeschool of universiteit, moet je drie stappen doorlopen, vertrekkend van de processen en activiteiten: 1. Wat zijn de milieuaspecten? 2. Welke milieueffecten gaan hiermee gepaard? 3. Hoe significant zijn deze effecten? 1. Wat zijn de milieuaspecten? Zoals in hogerstaand kader verduidelijkt, hebben milieuaspecten betrekking op die elementen van de activiteiten, producten of diensten van je hogeschool of universiteit die van invloed zijn op het milieu. Het gaat om de oorzaken, om de ”voet”. Enkele vragen om versneld de milieuaspecten op het spoor te komen:


Welke activiteiten en diensten hebben een invloed op het milieu of kunnen milieueffecten veroorzaken? £ Welke materialen, energiebronnen en andere middelen worden gebruikt in gewone omstandigheden? £ Wat zijn de belangrijkste bronnen van uitstoot (in lucht, water of bodem)? £ Wat is het belangrijkste soort afval dat geproduceerd wordt? Wat zijn de belangrijkste bronnen van dit afval? Heeft de verwerking of vernietiging van dit afval mogelijks effect op het milieu? £ Wat is de relatie van onze eigendommen en gebouwen (zoals gebouwen en campussen) tot het milieu en de omgeving? £ Welke activiteiten (bijv. opslag van chemische producten of brandstoffen) kunnen oorzaak zijn van ongewilde lozingen, uitstoten…? £

2. Welke milieueffecten gaan hiermee gepaard? Vertrekkend van de lijst van milieuaspecten ga je nu op zoek naar de effecten die deze teweegbrengen (de gevolgen of de “voetafdruk”). 3. Hoe significant zijn deze effecten? Eenmaal je de aspecten en effecten opgelijst hebt, is de volgende uitdaging om elk effect te evalueren en het belang ervan in te schatten. Je gaat dus prioriteiten bepalen. In deze handleiding reiken we twee benaderingen aan om dit op een gesystematiseerde wijze te doen. De eerste benadering is geschikt om een meer algemene analyse te maken van de milieuaspecten en -effecten van processen in de hogeschool of universiteit. De tweede benadering evalueert elk aspect en effect gedetailleerder en bepaalt via een weging de prioriteiten. Eerste benadering: onderlinge vergelijking van verschillende processen De eerste benadering maakt gebruik van een matrix om milieuaspecten die verband houden met gebruikelijke processen van de instellingen in kaart te brengen en te kwantificeren. Met gebruikelijke processen bedoelen we processen zoals gebouwbeheer, afvalbeheer, onderzoeken ontwikkelingsruimtes, energievoorziening, laboratoria, beheer van gevaarlijke stoffen, catering, waterverbruik, beheer van het wagenpark… Voor de processen die de stuurgroep belangrijk acht voor de instelling, maak je een dergelijke matrix, waarbij gekeken wordt naar de input, de activiteiten en handelingen en de output. proces: ............................................ Activiteit

Milieuaspect

Milieueffect

Door vervolgens de matrices van de verschillende processen te vergelijken kun je tot een oordeel komen. Dit is dan eerder een subjectieve inschatting.

35 11


In bijlage 4 is een sjabloon van een dergelijke matrix opgenomen. Tweede benadering: weging van de milieuaspecten en effecten De tweede benadering gaat meer in detail om tot prioriteiten te komen. Daarbij gaat de stuurgroep eerst criteria vastleggen om de significantie te bepalen. Die criteria zullen bepalen welke aspecten en effecten belangrijk zijn en welke minder belangrijk. De criteria kiest de stuurgroep zelf en zijn economisch van aard of houden verband met het milieu. Enkele vaak gebruikte criteria zijn: Wettelijke of andere verplichtingen £ Financiële impact £ Ernst van het effect voor het milieu £ Ernst van het effect van de volksgezondheid £ Kans dat het effect zich voordoet £ Frequentie dat het voorkomt £ Effect op het imago van de hogeschool of universiteit £ Kost of inspanning om het effect te verminderen £ … £

Elk criterium op zich heeft een bepaalde waarde, maar je beperkt je best tot maximaal vijf criteria. Vervolgens geef je elk aspect en effect aan de hand van deze criteria een score. Daarbij hanteer je best een vijfpuntenschaal, waarbij 5 staat voor zeer belangrijk en relevant en 1 voor eerder onbelangrijk. Op basis van de opstelsom van de scores op de verschillende criteria kan een rangorde van de verschillende aspecten en effecten opgemaakt worden. Significantiebepaling 5 = groot – 1 = laag

Aspect

Effect

Bron

Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3

… Significantie (som van de scores)

In bijlage 5 is een sjabloon van een dergelijke matrix opgenomen. Kanttekening bij beide benaderingen: In de praktijk blijkt vaak dat beide benaderingen gelijkaardige resultaten opleveren. De grondigere aanpak leidt niet noodzakelijk tot verrassende resultaten, maar heeft het voordeel van een onderbouwde keuze. Leeds Metropolitan University maakte gebruik van de tweede benadering door de significantie te bepalen aan de hand van criteria als conformiteit, kans dat het effect zich voordoet, omvang van het effect en dergelijke. Deze aanpak heeft echter niet geleid tot het zichtbaar maken van effecten


en aspecten die voordien ongekend waren. (c) Zicht krijgen op de conformiteitsituatie in de instelling “Ik ga er van uit dat wij moeten streven naar conformiteit. De werkgever moet zijn verantwoordelijkheid nemen om de milieuverplichtingen na te streven. Als de overheid een milieunorm oplegt, dan is dat zo en daar moeten we dan naar streven. De andere doelstellingen, zoals milieuwinst, volgen dan wel.” Volledig conform de geldende milieuwetgeving blijven, is geen sinecure. De processen van de hogeschool of universiteit of de bestaande milieupraktijken zijn immers niet het vertrekpunt van een conformiteitsanalyse. Het vertrekpunt hierbij is de milieuwetgeving die op dat moment van toepassing is. Dit veronderstelt in de eerste plaats dat de hogeschool of universiteit een volledig zicht heeft op die wetten en regels die op de instelling van toepassing zijn, samengebracht in een register – een overzichtelijk geheel van die wetgeving – opgedeeld per soort. Wetten en regels zijn echter niet altijd even transparant, zijn vaak versnipperd en niet alle even relevant voor de organisatie. Dit maakt het niet eenvoudig om hier je weg in te vinden. Bijvoorbeeld de opslag van gevaarlijke stoffen, stookolietanks, koelinstallaties, stookinstallaties, het gebruik van pathogenen… brengen heel wat verplichtingen met zich mee. Op basis van dit register, kan je vervolgens een controlelijst opstellen om na te gaan in welke mate aan de verplichtingen voldaan wordt. Daarbij maak je onderscheid tussen (1) het naleven van wettelijke verplichtingen enerzijds en (2) het voldoen aan de daaraan gekoppelde voorwaarden. Op basis van deze controlelijst kan dan een analyse of audit gebeuren van de huidige situatie in de hogeschool of universiteit. Deze momentopname legt de basis voor een actieplan op de juiste stappen te zetten op die terreinen waar de organisatie niet conform de wetgeving is. Om te vermijden dat elke hogeschool of universiteit dit zelf moet doen, biedt deze handleiding ondersteuning door middel van een conformiteitsaudit. Voor het uitvoeren van dergelijke audit werden twee instrumenten ontwikkeld: een controlelijst, waarbij aan de hand van een honderdtal vragen wordt nagegaan of aan alle voorwaarden wordt voldaan, en een milieuaspectenmatrix om eenvoudig over de situatie te rapporteren. Controlelijst De controlelijst (bijlage 6) is een synthese van relevante onderwerpen en de belangrijkste verplichtingen. Het bestaat uit vragen die slaan op verplichtingen, daaraan verbonden voorwaarden en

37 11


andere. De vragen die geen betrekking hebben op het respecteren van verplichtingen of voorwaarden, dienen als hulp om de situatie in te schatten. Door de lijst systematisch te overlopen, krijg je een volledig zicht op mogelijke non-conformiteiten. Op die manier kunnen, waar nodig, maatregelen getroffen worden om zich in regel te stellen met de milieuwetgeving. De maatregelen kunnen ook opgenomen worden in het milieubeleid op lange termijn en dus deel uitmaken van een continu verbeteringsproces. Zo kan een langdurige conformiteitsituatie gegarandeerd worden. Strikt genomen is de checklist een controlelijst die overlopen wordt door een auditor, maar kan ook uitgevoerd worden door de milieucoördinator, de preventieadviseur of het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW). Tijdens het overlopen van de vragen kan samen gezeten worden met mensen die voldoende op de hoogte zijn van de technische inrichtingen binnen de gekozen entiteit. Startpunt van de conformiteitsaudit is het milieuvergunningdossier, met name de milieuvergunningsaanvraag (ingediend door de exploitant) en de milieuvergunningbeslissing (afgeleverd door de verlenende overheid). Deze documenten geven je inzicht in welke mate de universiteit of hogeschool een impact heeft op het milieu. Met andere woorden: Welke rubrieken uit Vlarem I bijlage I komen voor? Welke vragen uit de controlelijst zijn dus zeker van toepassing? Indien er (nog) geen milieuvergunning is, kan dit voorwerp uitmaken van de audit. Je kunt eerst bepalen welke rubrieken van toepassing zijn – in voorbereiding van een eventuele milieuvergunningaanvraag – om dan via de controlelijst na te gaan of er aan de wettelijk gestelde milieuvoorwaarden voldaan wordt. Naast het milieuvergunningdossier kunnen andere documenten de conformiteitsituatie van de instelling helpen bepalen. Zo kunnen allerlei attesten van keuringen, conformverklaringen… verzameld worden, waarmee je kunt zien of aan bepaalde verplichtingen voldaan wordt. Bij het ontbreken van een milieuvergunning krijg je op deze manier een overzicht van de aanwezige technische installaties. Na het doorlopen van de checklist kan een plaatsbezoek voor meer gedetailleerde of ontbrekende informatie zorgen, bijv. vermogens van koelinstallaties, stookinstallaties, hoeveelheden van de opgeslagen gasflessen… Verder kan een eventuele non-conformiteit visueel vastgesteld worden.


Milieuaspectenmatrix Het tweede instrument, de milieuaspectenmatrix, geeft in een notendop het resultaat weer van het conformiteitonderzoek. Deze matrix is opgedeeld in thema’s. Per thema komen enkele relevante aspecten aan bod naar analogie met de controlelijst. Door verschillende kleuren te hanteren, krijg je een visuele voorstelling van de situatie met een duidelijke indicatie van de knelpunten. De milieuaspectenmatrix is opgebouwd in vijf kolommen (sjabloon: zie bijlage 7): Kolom 1: thema’s naar analogie met de controlelijst £ Kolom 2: aspecten; hier wordt het uitvoeren van de algemene en/of administratieve verplichtingen beoordeeld. £ Kolom 3: naleving van de voorwaarden horende bij de aspecten £ Kolom 4: nodige acties om eventuele non-conformiteiten te verhelpen £ Kolom 5: status van de acties £

De matrix wordt ingevuld aan de hand van de resultaten die voortkomen uit het invullen van de controlelijst. Enerzijds wordt de toestand van de algemene en administratieve verplichtingen beoordeeld, anderzijds de voorwaarden daaraan verbonden. Verder is er ruimte voorzien om eventuele acties ter verhelping van de non-conformiteiten op te nemen met de status van opvolging ervan.

We illustreren met een voorbeeld (zie ook in ingevulde milieuaspectenmatrix in bijlage 8): Milieubeleid: o De campus beschikt over een milieuvergunning, maar gezien er een aantal milieuvergunningsplichtige installaties zijn bijgekomen is de milieuvergunning toe aan een update. Actie: Milieuvergunning aanpassen Status: Niet voltooid o De campus werd geselecteerd om een afvalstoffenaangifte bij de OVAM te doen vóór 15/03 maar deed dit niet. Bij het niet respecteren van een verplichting worden de voorwaarden daaraan verbonden niet noodzakelijk als niet conform beschouwd. Actie: Afvalstoffenaangifte zo snel mogelijk indienen Status: Niet voltooid o De campus heeft de verplichting een milieucoördinator aan te stellen en beschikt hierover. De milieucoördinator voert al zijn wettelijke taken uit, volgt zijn verplichte bijscholing en schrijft zijn jaarverslag. Actie: Geen Status: Niet van toepassing o De persoon die de audit uitvoert is niet meteen op de hoogte van het feit of het CPBW betrokken wordt bij het milieubeleid. We markeren dit als onbekend. Actie: Nagaan of CPBW betrokken wordt bij milieubeleid Status: Niet voltooid

39 11

analyse van de huidige - Stap 2 -Situering van MIsituatie - Organisatie

Water: o De campus loost zowel huishoudelijk als bedrijfsafvalwater. Beide zijn vergund. Recentelijk zijn er enkele nieuwe laboratoria in gebruik genomen die voor een aanzienlijke stijging zorgen van het debiet van bedrijfsafvalwater. Actie: Verandering opnemen in milieuvergunning, nagaan of debiet niet dermate stijgt dat men een controle-inrichting moet plaatsen. Status: Controle-inrichting niet van toepassing o De campus dient geen controle-inrichting te plaatsen. Actie: Geen Status: Niet van toepassing o De campus heeft een wateraangifte gedaan vóór 15/03 bij de Vlaamse Milieumaatschappij. Hiervoor werden de juiste sectoren gebruikt. Actie: Geen Status: Niet van toepassing o De campus beschikt over een grondwaterpomp maar is hier niet voor vergund. Wel beschikt de grondwaterpomp over een geijkte debietmeter wat een voorwaarde is voor het rechtmatige gebruik ervan. Actie: Milieuvergunning aanpassen door rubriek aan te vragen Status: Niet voltooid …

Omdat een conformiteitsaudit een zekere kennis veronderstelt, heeft de Associatie KULeuven op associatieniveau deze audits georganiseerd. Alle milieutechnische eenheden binnen de associatie zijn getoetst op hun conformiteit. In bijlage is een visuele voorstelling opgenomen van de stappen voor een milieuvergunningsaanvraag (klasse 1, 2 en 3) voor Vlaanderen (bijlage 9) en voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (bijlage 10).

(3) Rapportering De drie sporen waarlangs de analyse zich ontwikkeld heeft, leveren een massa aan informatie op over de huidige situatie. Op basis van de verzamelde gegevens, stelt de stuurgroep een rapport op voor het bestuur van de hogeschool of universiteit.

Resultaat Inzicht in de huidige milieupraktijken (matrices) ¾ Inzicht in de (significante) milieuaspecten en -effecten van je hogeschool of universiteit (matrices) ¾ Inzicht in de conformiteitsituatie van je hogeschool of universiteit (controlelijst en milieuaspectenmatrix) ¾

Deze drie elementen worden samengebracht in een rapport dat een beschrijving geeft van de huidige milieusituatie in je hogeschool of universiteit. Het is een onderbouwde, gesystematiseerde momentopname van de relatie tussen de instelling en het milieu. Dit rapport is het basisdocument


voor de verdere invoering van het milieuzorgsysteem.

Aandachtspunten Educatie voor duurzame ontwikkeling De analysefase is het ideale moment om ook naar de aandacht voor milieu (en ruimer duurzame ontwikkeling) in het onderwijs zelf te kijken. Door deze initiatieven te inventariseren, krijg je een goed zicht op welke elementen daar reeds aanwezig zijn. Via de integratie in onderwijs kan je immers invloed uitoefenen op het gedrag van studenten (belangrijke belanghebbenden) in de instelling zelf, maar ook tijdens hun latere professionele en persoonlijke leven. Dit gebeurt best tijdens de inventaris van de huidige milieupraktijken. ¾ Tijd en middelen De analysestap is een heel belangrijke stap. Het vormt de basis voor de verdere invoering van het milieuzorgsysteem. Het is dan ook belangrijk dit goed te doen en hiervoor voldoende tijd en middelen (budget en mensen) te voorzien. Ervaringsdeskundigen onderstrepen dat de analysefase vaak 30% van de totale tijdsbesteding in beslag neemt! Door de tijd en de middelen die de hogeschool of universiteit hieraan wenst te besteden vooraf vast te leggen, heeft de stuurgroep de mogelijkheid de vooruitgang te bewaken en te voorkomen dat je blijft analyseren. ¾ Het is een momentopname De analysefase verschaft je inzicht in de huidige situatie op een bepaald moment in de tijd. Daarbij moet je ermee rekening houden dat de organisatie, de milieuaspecten en -effecten en de milieuwetgeving en -regelgeving niet blijven stilstaan op dat ene moment. Dit betekent o.a. dat evoluties in de wetgeving opgevolgd moeten worden. Veranderingen in de organisatie (een nieuw gebouw, een nieuw labo...) moeten enerzijds ook afgestemd worden op de wettelijke vereisten en kunnen anderzijds nieuwe milieuaspecten en -effecten met zich meenemen. Een herhaling van deze analyse is dus aangewezen. ¾ Versnelde aanpak van de conformiteitsituatie Hoewel dit stappenplan van een systematische aanpak uitgaat en veronderstelt dat de verschillende stappen na elkaar doorlopen worden, is het aan te raden om betreffende conformiteit een parallel proces te starten. Het niet conform zijn, kan immers grote problemen (boetes, veroordelingen…) veroorzaken. Bovendien moet ook een organisatie zonder milieuzorgsysteem voldoen aan deze verplichtingen. ¾ Bruikbaar materiaal Het eindresultaat van deze fase is een samenvattend rapport. Het is belangrijk en nuttig voor het verdere proces dat je de achterliggende informatie meeneemt in het verdere verloop. ¾

41 11


Tip ¾

Het kan aangewezen zijn om studenten te betrekken bij onderdelen van deze analyse. In het kader van groepswerken of eindwerken kunnen studenten een aanzienlijke bijdrage leveren bij de informatieverzameling.

Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Algemeen Voorafgaand aan de analyse van de milieusituatie doorloop je best ook de verschillende stappen in het identificeren en classificeren van de belanghebbenden. Hoe je concreet de participatie en communicatie tijdens deze stap vorm geeft, wordt in grote mate bepaald door d e reikwijdte van de analyse en de gebruikte methodes van informatieverzameling tijdens de inventaris van de bestaande milieupraktijken: een bevraging van alle belanghebbenden, plaatsbezoeken, interviews met sleutelfiguren… ¾ Participatie In deze stap is het heel belangrijk om de sleutelfiguren te betrekken en de belanghebbenden met weinig invloed maar een groot belang actief te consulteren. In deze analyse ga je verschillende belanghebbenden consulteren op zoek naar de nodige informatie. De doelgroep van je bevraging is niet alleen belangrijk voor de kwaliteit van de informatie maar ook voor het creëren van betrokkenheid en eigenaarschap. Je moet je hierbij niet beperken tot interne belanghebbenden, externen kunnen ook zeer leerrijke inzichten en informatie aanleveren. ¾ Communicatie Zowel voor, tijdens en na de analysefase is communicatie heel belangrijk. Om de bereidheid bij belanghebbenden op te wekken en om informatie en inzichten aan te leveren, moeten zij goed weten waarover het gaat, waarom dit gebeurt en waartoe het zal dienen. Eenmaal het eindrapport beschikbaar is, is het ook belangrijk dat zij hierover de nodige terugkoppeling krijgen. ¾

Hulpmiddelen Hierboven werd al verwezen naar een aantal beschikbare hulpmiddelen zoals Ecomapping, de milieubarometer, milieugedragscan. Voor de analyse van de huidige milieupraktijken zijn dus verschillende vragenlijsten en controlelijsten vrij ter beschikking bij overheden, beroepsfederaties… Deze zijn vaak terug te vinden op het internet. ¾ In de tekst en in de bijlagen zijn verschillende sjablonen van matrices opgenomen om de verzamelde ¾


informatie te structureren. ¾ Voor de analyse van de conformiteit is er een controlelijst en aspectenmatrix ontwikkeld. De begeleiders van ECOCAMPUS zijn getraind om met deze instrumenten te werken en je te helpen bij een dergelijke audit.

Controlelijst De analysefase werd goed gepland. Daarbij werden voldoende tijd, mensen en middelen vrijgemaakt. ¾ De reikwijdte van de analyse werd goed omschreven; zowel geografisch (welke entiteiten) als inhoudelijk (welke thema’s). ¾ Er werd een inventaris gemaakt van de bestaande milieupraktijken. ¾ Deze inventaris werd gemaakt aan de hand van een uitgebreide consultatie en gebruik makend van een mix aan methodes. ¾ Er werd een systematische analyse gemaakt van de milieuaspecten en -effecten van de organisatie. ¾ De significante aspecten en effecten werden bepaald. ¾ De controlelijst m.b.t. conformiteit werd doorlopen; intern of door middel van een externe audit (ECOCAMPUS-begeleiders). ¾ Met betrekking tot conformiteit werd een aspectenmatrix aangemaakt. ¾ Er werd een eindrapport gemaakt van de analysefase voor het bestuur van de instelling. ¾ Er werd een analyse en classificatie van de belanghebbenden (zie communicatie- en participatiestrategie) uitgevoerd. Verschillende belanghebbenden werden geconsulteerd. ¾ Vooraf en tijdens de analyse werd gecommuniceerd over deze fase. Nadien werd er teruggekoppeld. ¾

43 11

analyse van de huidige - Stap 2 -Situering van MIsituatie - Organisatie

44

Stap 3: Opstellen van een milieubeleidsverklaring Omschrijving De voorgaande stap heeft de huidige milieusituatie in de instelling op een gesystematiseerde wijze in kaart gebracht. Deze analyse vormt de basis voor een milieubeleidsverklaring van (de top van) de organisatie (niveau Raad van Bestuur of gelijkgesteld). In deze verklaring verwoordt de hogeschool of universiteit hoe zij haar positie ziet ten aanzien van het leefmilieu en welke prioritaire milieueffecten en -aspecten zij wil beheersen (en terugdringen). In stap 1 van het stappenplan betrof het een algemeen engagement om een milieuzorgsysteem in te voeren. In deze stap wordt dit engagement geconcretiseerd en geëxpliciteerd op maat van de instelling en rekening houdend met de bestaande milieusituatie.

Waarom? Stap 2 van het stappenplan heeft de huidige milieusituatie in de organisatie systematisch in kaart gebracht en hiaten, aanwezige elementen, non-conformiteiten en mogelijkheden aan het licht gebracht. Tegelijk zijn de significante milieuaspecten en -effecten van je instelling bepaald. Er is dus een duidelijk zicht over de interactie van de instelling met de omgeving en het milieu. In een milieubeleidverklaring gaat (het bestuur van) je instelling verwoorden hoe zij haar positie ten opzichte van het milieu ziet. Het vormt de basis om objectieven en doelstellingen (stap 4) te formuleren en een milieuzorgprogramma te ontwikkelen (stap 5). Het is de visie waarachter de hele organisatie zich schaart en het referentiepunt om resultaten aan te spiegelen. Kortom het is de lanceerbaan voor het milieuzorgsysteem. Strategische doelstelling Milieubeleidsverklaring

Strategische doelstelling Strategische doelstelling

Operationele doelstelling

Activiteit


Activiteit


Activiteit

Samengevat heeft een milieubeleidsverklaring drie belangrijke functies: het legt de belangrijkste milieuthema’s vast ¾ het verwoordt de intentie om acties te ondernemen om de milieuaspecten en - effecten van de instelling te beheersen (en te verminderen) en conform de wetten en regels te handelen ¾

Opstellen Milieubeleidsverklaring-

Stap 3 -75

het verzekert ook dat de hogeschool of universiteit de nodige stappen zal zetten om haar milieusituatie op te volgen (te meten) en te verbeteren Bijkomend verbindt deze verklaring alle partijen in de instelling om de milieusituatie te verbeteren. Een goede milieubeleidsverklaring heeft een aantal belangrijke voordelen: ¾

Het verbindt de hogeschool of universiteit om haar milieuprestaties te verbeteren op een manier die aansluit bij de instelling en die in de lijn ligt van de andere strategische doelstellingen van de instelling. ¾ Het geeft de algemene richting aan waarin de hogeschool of universiteit op milieuvlak wenst te evolueren. ¾ Het maakt interne belanghebbenden (inclusief studenten) duidelijk wat er van hen verwacht wordt. ¾ De milieubeleidsverklaring is ook een geschikt middel om externe belanghebbenden (inclusief potentiële studenten) te vertellen wat de positie van de universiteit of hogeschool is ten aanzien van het milieu en dat een proces gestart wordt om de prestaties op dit vlak te verbeteren. Het draagt dus bij tot goede externe relaties en een positief imago. ¾

Wie? De milieubeleidverklaring wordt opgesteld door de stuurgroep en besproken en goedgekeurd door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) van de hogeschool of universiteit. Het is belangrijk om de milieubeleidsverklaring niet in besloten kring te ontwikkelen, maar om hierover met veel medewerkers van de instelling in dialoog te gaan. Door hen te betrekken bij het opstellen van deze verklaring verhoog je hun engagement en eigenaarschap. Een milieubeleidsverklaring van een hogeschool of universiteit is immers van belang voor iedereen die invloed heeft of invloed ondergaat (= definitie van een belanghebbende) van de milieusituatie in je hogeschool of universiteit.

Hoe? Stap 2 – de analyse van de huidige situatie – heeft de basis gelegd voor een goede milieubeleidsverklaring. Op basis hiervan kan een milieubeleidsverklaring geformuleerd worden. Omdat deze vertrekt van de eigenheid en realiteit van de hogeschool of universiteit bestaat er geen standaard verklaring die men kopieert en bekrachtigt. Als de beleidsverklaring de basis vormt van een werkbaar milieuzorgsysteem zal deze zich baseren op: instellingsgebonden gegevens ¾ een goed begrip van het concept ‘milieuzorgsysteem’

¾

76 - Stap 3 - Opstellen Milieubeleidsverklaring

een realistische kijk op de huidige milieusituatie een goed inzicht in de significante milieuaspecten ¾ een duidelijke kijk op wettelijke en andere vereisten die van toepassing zijn op de instelling ¾ ¾

Algemeen is een milieubeleidverklaring opgebouwd rond vijf elementen, namelijk: (1) de intentie om het nodige te doen om in overeenstemming te zijn met de relevante wetten en regels (2) de intentie om het nodige te doen om de milieuprestaties van de hogeschool of universiteit voortdurend te verbeteren (gebaseerd op de analysefase). (3) de intentie om alle medewerkers en studenten hierbij te betrekken, bewust te maken, te responsabiliseren… en daarbij een geschikte opleiding en training te voorzien (4) de intentie om externe belanghebbenden te informeren en te betrekken (5) de intentie om de vooruitgang op milieuvlak op geregelde basis (vijfjaarlijks) te monitoren en te evalueren Deze vijf elementen worden voorafgegaan door een kernachtige omschrijving van de activiteiten van de hogeschool of universiteit (onderwijs, onderzoek en dienstverlening). De intentie om je milieuprestaties voortdurend te verbeteren wordt geconcretiseerd op basis van de significante milieuaspecten en -effecten die je wenst te beheersen. Je benoemt deze ook in de verklaring. Indien de hogeschool of universiteit vroeger engagementsverklaringen heeft ondertekend of eerdere engagementen heeft aangegaan met betrekking tot milieu of duurzame ontwikkeling (bijv. COPERNICUS-charter), wordt dit best geïntegreerd in de milieubeleidsverklaring. Anderzijds kan het opstellen van een milieubeleidsverklaring de katalysator zijn om dergelijke verklaringen te ondertekenen1.

Resultaat Het resultaat van deze stap is een geschreven milieubeleidsverklaring die door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) werd goedgekeurd.

Aandachtspunt(en) ¾

Met betrekking tot de formulering Houd de verklaring kort; als deze langer is dan één A4 dan is hij wellicht te lang De verklaring richt zich tot iedereen, let er dus dat hij leesbaar en begrijpelijk is. Vermijd het gebruik van jargon. £ De verklaring moet realistisch en relevant voor de activiteiten zijn. Blijf ook niet te vaag £ Kies voor een positieve formulering £ £

Op de website http://www.unesco.org/iau/sd/sd_declarations.html is een overzicht te vinden van de belangrijkste internationale verklaringen met betrekking tot hoger onderwijs en duurzame ontwikkeling. 1


Stap 3 -77

Beleid staat niet stil Ook de beleidsverklaring moet regelmatig geactualiseerd worden, rekening houdend met veranderende omstandigheden en milieurealisaties. Het opnemen van een ‘revisiedatum’ in de beleidsverklaring is daarbij een goed referentiepunt. ¾ Milieu en duurzame ontwikkeling Zoals meermaals in de handleiding benadrukt, is het belangrijk om bij het opstellen van een milieubeleidsverklaring de relatie tussen milieu en duurzame ontwikkeling te betrekken. ¾ Beperk je niet tot de bedrijfsvoering Een milieubeleidsverklaring legt meestal nadruk op de bedrijfsvoering. Als onderwijsinstelling kan de hogeschool of universiteit ook haar rol als opleider, trainer, vormer van toekomstige professionals benadrukken en zich engageren om duurzame ontwikkeling te integreren in de curricula. Op die manier engageert de instelling zich om haar studenten op te leiden om in hun latere professionele en persoonlijke leven meer duurzame keuzes te maken. Een gelijkaardige verwijzing naar de onderzoeks- en dienstverleningsactiviteiten kan ook opgenomen worden, waarbij de hogeschool of universiteit zich engageert om via die activiteiten bij te dragen tot een meer duurzame samenleving. ¾ Integratie in het algemeen beleid Een beleidsverklaring die enkel een klemtoon legt op milieu is een duidelijk statement van de instelling dat ze zich engageert op dit vlak. Het is evenwel essentieel om verbanden te leggen naar de andere bestaande beleidsplannen en de inhoud van de milieubeleidsverklaring te integreren in andere beleidsverklaringen.

¾

Tip(s) Een formele ondertekening Laat de beleidsverklaring formeel ondertekenen door een algemeen directeur of rector en een studentenvertegenwoordiger. Vermeld daarbij de datum van ondertekening en de datum dat de verklaring geactualiseerd zal worden. De ondertekening kan meteen een ideaal communicatiemoment zijn.

¾

Relatie met communicatiestrategie Algemeen Met een milieubeleidsverklaring wordt het milieuzorgsysteem van je instelling zichtbaar. De algemene lijnen waarlangs het zich zal ontwikkelen worden vastgelegd en het vormt het eerste officiële document van de instelling waarin ze zich hierover concreet uitspreekt. Participatie tijdens de totstandkoming en communicatie zijn daarbij heel belangrijk. ¾ Participatie De milieubeleidsverklaring is meer dan een ‘akkoord’ tussen het beleid van je hogeschool of universiteit ¾

78 -Stap 3 - Opstellen Milieubeleidsverklaring

en de stuurgroep. Interne en externe belanghebbenden betrekken bij de formulering is heel belangrijk voor de betrokkenheid en het eigenaarschap. Het toepassen van methodes om belanghebbenden mee te laten denken en werken (zie participatieladder in de communicatie- en participatiestrategie) aan deze verklaring is dan ook essentieel. Net zoals bij stap 1 is het ook heel belangrijk de interne bestuursorganen hierbij te betrekken (advies, goedkeuring…). Eenmaal de verklaring goedgekeurd is, zijn er andere participatietechnieken mogelijk om belanghebbenden te consulteren. ¾ Communicatie De uiteindelijke milieubeleidsverklaring is een eerste belangrijk onderwerp om uitgebreid intern en extern te communiceren. Enerzijds kan hiervoor beroep gedaan worden op bestaande kanalen, anderzijds is het opzetten van eigen specifieke communicatie hiervoor aangewezen: een persbericht, het plotten en uithangen van de verklaring, printed media zoals bladwijzers behoren hierbij tot de mogelijkheden. De milieubeleidsverklaring mag geen te klasseren document zijn, maar moet voor interne en externe belanghebbenden consulteerbaar zijn (bijv. webpagina op de homepage). Bedenk wel dat het communiceren van je milieubeleidsverklaring impliceert dat je later uiteraard eveneens communiceert over de geboekte resultaten. Dit laatste is wellicht belangrijker, de milieubeleidsverklaring is ‘slechts’ de intentie.

Hulpmiddelen ¾

Zoals benadrukt, bestaat er geen standaard milieubeleidsverklaring. Op de websites van allerhande organisaties en instellingen hoger onderwijs in binnen en buitenland zijn inspirerende voorbeelden van verklaringen te vinden. Neem er enkele als voorbeeld en laat je inspireren!

Controlelijst Er werd een milieubeleidsverklaring opgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde). ¾ Deze milieubeleidsverklaring werd gebaseerd op een grondige analyse van de huidige situatie (stap 2 van het stappenplan). ¾ De verschillende elementen van een beleidsverklaring zitten hierin vervat ¾ Verschillende belanghebbenden werden betrokken om mee te denken over en te werken aan het opstellen van de verklaring. ¾ Het intern besluitvormingsproces werd doorlopen en verschillende bestuursniveaus werden geraadpleegd over het ontwerp van beleidsverklaring. ¾ De milieubeleidsverklaring werd intern en extern gecommuniceerd. ¾ De milieubeleidsverklaring is vrij en vlot toegankelijk voor interne en externe belanghebbenden. ¾


Stap 3 -79

In de milieubeleidsverklaring wordt verwezen naar andere of eerder aangegane engagementen rond milieu of duurzame ontwikkeling. ¾ In de milieubeleidsverklaring wordt verwezen naar onderwijs, onderzoek en dienstverlening. ¾ De milieubeleidsverklaring wordt geregeld (bijv. om de vijf jaar) geactualiseerd. ¾

80 -Stap 3 - Opstellen Milieubeleidsverklaring

Stap 4: Het formuleren van strategische en operationele doelstellingen Omschrijving De milieubeleidsverklaring (stap 3) van je hogeschool of universiteit geeft in algemene termen weer wat de instelling op milieuterrein wil verwezenlijken. Het baseert zich op een grondige analyse van de huidige situatie, uitdagingen en mogelijkheden (stap 2). De grote lijnen en algemene thema’s voor de concrete invoering zijn vastgelegd. Kortom, de lanceerbaan voor het milieuzorgprogramma is voorbereid. Stap 4 maakt verder de overgang naar de effectieve invoering van het ECOCAMPUS-milieuzorgsysteem door binnen het kader van de milieubeleidsverklaring strategische en operationele doelstellingen te formuleren. Zo verwoord en concretiseer je wat je hogeschool of universiteit binnen een bepaald tijdbestek wenst te realiseren met betrekking tot milieu. In stap 5 gaan we dan over naar de concrete acties die jouw instelling wenst te ondernemen en wie daarvoor verantwoordelijk is. Strategische doelstellingen zijn algemene organisatiedoelen voortvloeiend uit de milieubeleidsverklaring. Operationele doelstellingen zijn meer gedetailleerde doelen waarbij een specifiek resultaat beoogd wordt binnen een bepaalde strategische doelstelling. Operationele doelstellingen zijn Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistische en Tijdsgebonden (SMART). Stap 4 maakt de verbinding tussen de beleidsverklaring (stap 3) en het milieuzorgprogramma (stap 5).

Waarom? In de milieubeleidsverklaring heeft de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) van je hogeschool of universiteit haar algemene milieu-intenties voor de organisatie vastgelegd. Alvorens concrete acties te ondernemen, is het belangrijk dat de beleidsverklaring vertaald wordt naar strategische en operationele doelstellingen. Dit betekent enerzijds het aanbrengen van prioriteiten en anderzijds de overgang naar een werkend milieuzorgsysteem. De verwezenlijking van die strategische en operationele doelstellingen moet uiteindelijk leiden tot een voortdurende verbetering van de milieuprestaties van de instelling. Daarmee komt de milieubeleidsverklaring tot leven. De strategische en operationele doelstellingen vormen de basis voor de andere onderdelen van het milieuzorgsysteem, in het bijzonder alles wat betrekking heeft op meten en opvolgen (stap 6). Samengevat, verwoorden de strategische en operationele doelstellingen wat de hogeschool of univer-

formuleren van strategische en operationele doelstellingen-

Stap 4 -81

siteit concreet tegen wanneer wil bereiken. In het milieuzorgprogramma (stap 5) wordt vervolgens geformuleerd hoe de hogeschool dit wenst te realiseren en wie daartoe moet bijdragen. “Vanuit de milieubeleidsverklaring beoogt onze hogeschool dat tegen 2007-2008 milieuzorg in elk curriculum vervat zit. Dit kan een apart vak zijn, maar kan ook op andere manieren opgenomen worden. Bijvoorbeeld in een bepaald vak krijgen de studenten de milieueffecten van inktsoorten voorgeschoteld. Milieuzorg is dan geen apart vak, maar het is wel in de opleiding opgenomen.” Strategische doelstelling Milieubeleidsverklaring



Activiteit


Activiteit


Activiteit

Wie? De stuurgroep is het forum waar deze stap aangestuurd en opgevolgd wordt. Bij het formuleren van strategische en operationele doelstellingen is het belangrijk om belanghebbenden met de juiste expertise te betrekken en iedereen hiertoe in de mogelijkheid te stellen, zodat ze zich betrokken en eigenaar voelen. Een heterogeen samengestelde werkgroep onder de auspiciën van de stuurgroep is daarbij een mogelijke aanpak. ¾ Het goedkeuren van de strategische en operationele doelstellingen gebeurt door het directiecomité (of gelijkgestelde) van de hogeschool of universiteit. ¾ ¾

Hoe? Strategische en operationele doelstellingen worden geformuleerd op basis van de analyse van de huidige situatie (stap 2) en de milieubeleidsverklaring (stap 3).

82 -Stap 4 - formuleren van strategische en operationele doelstellingen

Bij deze stap betrek je de inzichten van andere belanghebbenden. Je houdt ook rekening met mogelijke opportuniteiten, de technologische en infrastructurele mogelijkheden, de beschikbare middelen… binnen de instelling.

Inventaris van de huidige milieupraktijken

Analyse van milieuaspecten en -effecten

Conformiteitsanalyse

Inzicht in de huidige situatie

Inzichten belanghebbenden

Milieubeleidsverklaring

Opportuniteiten

Strategische en operationele doelstellingen

Technologie & Infrastructuur

Middelen (mensen, financieel...)

MILIEUZORGPROGRAMMA

Andere instellingsgebonden overwegingen


Stap 4 -83

Toelichting Over strategische en operationele doelstellingen Milieubeleid: In de praktijk worden strategische en operationele doelstellingen vaak door elkaar gebruikt. Toch is er een belangrijk verschil tussen beide. Strategische doelstellingen zijn eerder algemeen geformuleerd terwijl operationele doelstellingen de aaneenschakeling zijn van mijlpalen en taken om tot deze strategische doelstellingen te komen. Een algemene definitie in het kader van milieuzorgsystemen luidt als volgt (ISO/EMAS): o Een strategische doelstelling is een algemeen – uit de milieubeleidsverklaring voortvloeiend – doel die een organisatie voor zichzelf vaststelt en die waar mogelijk wordt gekwantificeerd. o Een operationele doelstelling is een gedetailleerde en gekwantificeerde prestatie-eis die geldt voor de hele organisatie of delen daarvan, die voortvloeit uit de strategische doelstellingen en die moet worden vastgesteld en gehaald om die doelstellingen te verwezenlijken. Enkele voorbeelden om te verduidelijken: Strategisch

Operationeel

De status en het imago van de universiteit of hogeschool met betrekking tot milieu bij de lokale gemeenschap verbeteren.

o Een jaarlijkse milieuverslaggeving opstellen en beschikbaar stellen via de website o In 2007 tenminste vier verwezenlijkingen bekend maken via lokale persberichten

Het energieverbruik terugdringen.

o Het elektriciteitsverbruik tegen 2009 met 10% verminderen o Het gasverbruik tegen 2009 met 15% verminderen

Meer duurzamere onderhoudsproducten gebruiken.

o Drie intensief gebruikte onderhoudsproducten tegen januari 2008 vervangen door alternatieven die beter zijn voor het milieu en de gezondheid van personeel en studenten o Alle onderhoudspersoneel tegen januari 2008 opleiden en trainen met betrekking tot duurzame onderhoudsproducten


Bij het formuleren van de strategische en operationele doelstellingen kan je drie soorten onderscheiden: ¾ doelstellingen gericht op beheersing (onder controle houden) Bijv.: We willen de uitstoot van CO2 onder controle houden. ¾ doelstellingen gericht op verbetering Bijv.: We willen het energieverbruik verminderen. ¾ doelstellingen gericht op onderzoek en verdieping Bijv.: We willen een beter inzicht verwerven in de afvalstromen. Deze drie verschillende types zullen in je doelstellingen aan bod komen. Het is aan te raden om niet enkel onderzoeks- en beheersdoelstellingen te formuleren. Het verbeteren van de milieuprestaties (verbeterdoelstelling) moet immers een ambitie zijn. Aan sommige milieuaspecten kunnen meerdere soorten doelstellingen gekoppeld worden. In stap 5 ga je concrete acties formuleren om de strategische en operationele doelstellingen te realiseren. Om nadien na te gaan of je je doelstellingen al dan niet realiseert, ga je deze kwantificeren door middel van indicatoren.


Stap 4 -85

Toelichting Over indicatoren Binnen milieuzorgsystemen worden meestal drie types indicatoren onderscheiden: o Indicatoren die betrekking hebben op de inspanningen van de hogeschool of universiteit om de milieu-impact te beheersen en te verminderen. Bijv. elektriciteitsverbruik o Indicatoren die informatie verschaffen over de milieu-impact van de eigen activiteiten Bijv. CO2-uitstoot van het wagenpark o Indicatoren die betrekking hebben op de toestand van het milieu (lokaal tot globaal). Bijv. De waterkwaliteit van een bepaalde rivier (waarin geloosd wordt of die over het domein van de instelling loopt) Binnen ECOCAMPUS willen wij bijkomende indicatoren hanteren die betrekking hebben op: o de tevredenheid van de belanghebbenden (personeelsleden, studenten, het werkveld en de ruimere samenleving) over de inspanningen en de wijze waarop deze geleverd worden. Er wordt een ook onderscheid gemaakt tussen kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren: o Kwantitatieve indicatoren verschaffen informatie over ‘hoeveel’ en worden uitgedrukt in absolute aantallen, een percentage of een verhouding. Deze indicatoren worden verzameld door te tellen of te meten. o Kwalitatieve indicatoren verschaffen informatie over hoe mensen een bepaalde situatie ervaren, of over hoe de dingen verlopen of over het gedrag van mensen. Deze indicatoren worden verzameld door te bevragen, te observeren en te interpreteren.

Milieubeheer

Sommige mensen baseren zich hoofdzakelijk op kwantitatieve indicatoren omdat deze objectiever lijken en zien kwalitatieve indicatoren als subjectieve interpretaties. Het is gevaarlijk om uit te gaan van de vooronderstelling dat “kwantitatieve informatie voor zichzelf spreekt”. Net zoals voor kwalitatieve indicatoren veronderstelt het een interpretatie. Zo mag het een ‘feit’ zijn dat het elektriciteitsverbruik verminderd is, maar dit zegt niet alles over waarom die vermindering opgetreden is. Om dat te doorgronden, ga je vragen moeten stellen, kwalitatieve informatie verzamelen. Bij het formuleren van indicatoren is het aangewezen een gezonde mix na te streven tussen kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren. Een moeilijk punt bij indicatoren en het daaraan gerelateerde meetproces is dat indicatoren beïnvloed kunnen worden door andere variabelen. Zo zal het waterverbruik van de hogeschool of universiteit beïnvloed worden door het aantal studenten en personeelsleden en dit is ook variabel. Hetzelfde kan van toepassing zijn op de indicator ‘aantal personeelsleden dat de kennismakingsmodule over het milieuzorgsysteem gevolgd heeft’. Misschien zijn er op dat ogenblik meer nieuwe personeelsleden aangeworven die allemaal verplicht deze module volgen, warme zomers, koude winters… ga zo maar door. Het is dus heel belangrijk voor de betrouwbaarheid van de gegevens om de meest betrouwbare indicatoren te weerhouden en sommige indicatoren te ‘normaliseren’. ‘Waterverbruik’ kan zo omgerekend worden naar ‘verbruik per kop’ maar dit veronderstelt dat je ook het aantal koppen gaat registeren. Een denkoefening die van bij het begin gemaakt moet worden! Goede indicatoren laten zich kenmerken als: o Eenvoudig en eenduidig o Meetbaar (kwalitatief of kwantitatief) o Relevant voor de objectieven


De uiteindelijk geformuleerde strategische en operationele doelstellingen worden samengebracht in een overzichtsdocument. Daarbij worden ze in relatie gebracht met de betreffende milieuaspecten en -effecten en gekoppeld aan indicatoren om de vooruitgang op te volgen. Milieuaspect/milieueffect

Strategisch

Operationeel

Indicator

In bijlage 11 is hiervoor een sjabloon opgenomen. Dit document wordt na uitgebreide interne consultatie ter goedkeuring voorgelegd aan het directieteam (of gelijkgesteld) van de universiteit of hogeschool.

Resultaat ¾

Een (goedgekeurd) document met strategische en operationele doelstellingen gekoppeld aan indicatoren.

Aandachtspunt(en) Termijn De strategische en operationele doelstellingen dienen beperkt te worden in de tijd. ¾ Betrokkenheid en participatie Het is van cruciaal belang om bij het formuleren van strategische en operationele doelstellingen minstens de belanghebbenden (studenten, personeel...) uit relevante domeinen te betrekken (inhoudelijk en geografisch). Zij zijn immers het best geplaatst om strategische en operationele doelstellingen te formuleren en te verwezenlijken. Zij spelen ook bij de uitvoering een belangrijke rol. Door de belanghebbenden te betrekken wordt de haalbaarheid van strategische en operationele doelstellingen het beste gegarandeerd. ¾ Flexibiliteit Het formuleren van strategische en operationele doelstellingen is belangrijk. Je moet je er echter voor hoeden om ze als absoluut te beschouwen. Ze kunnen door tal van redenen nadien niet meer haalbaar of realistisch zijn. Een geregelde actualisering is dus nodig. ¾ Onderwijs, onderzoek en dienstverlening Zoals elders in de handleiding benadrukt, is het aangewezen je niet te beperken tot de bedrijfsvoering. Het formuleren van doelstellingen naar het onderwijs (integratie in curricula), de onderzoeksactiviteiten of dienstverlening maakt een meer geïntegreerde aanpak in de instelling mogelijk. ¾

formuleren van strategische en operationele doelstellingen -

Stap 4 -87

Tip(s) Haalbaarheid en snelle successen Begin met een beperkt aantal strategische doelstellingen (drie tot vijf) en probeer niet in één keer alles mee te nemen. De lijst kan later verder aangevuld worden. Bij het formuleren van operationele doelstellingen is het aangewezen zowel doelstellingen op korte termijn (bijv. 6 maanden) als op langere termijn te formuleren. Haalbare korte-termijn operationele doelstellingen kunnen snelle successen mogelijk maken.

¾

Relatie met communicatie- en participatie Algemeen Vanaf deze stap in de invoering van een milieuzorgsysteem is actieve betrokkenheid en inbreng van de belanghebbenden zeer belangrijk. Hieraan moet veel aandacht besteed worden om tot een succesvol en gedragen milieuzorgsysteem te komen. ¾ Participatie Vanaf deze fase komt het er op aan om interne belanghebbenden (personeel, studenten...) in de mogelijkheid te stellen om zeker ‘mee te denken’ en in de mate van het mogelijke ‘mee te beslissen’ (zie communicatie- en participatiestrategie). ¾ Communicatie Eenmaal de strategische en operationele doelstellingen zijn goedgekeurd, is het belangrijk deze te communiceren en ter beschikking te stellen. De communicatie van de strategische en operationele doelstellingen kan gekoppeld worden aan een oproep deel te nemen aan de uitwerking van het milieuzorgprogramma (stap 5) ¾

Hulpmiddelen Indicatoren Bij het zoeken van werkbare indicatoren zijn er – meestal gekoppeld aan een bepaald thema of een bepaalde sector – verschillende digitale bronnen en hulpmiddelen beschikbaar.

¾

Controlelijst Er werden strategische en operationele doelstellingen geformuleerd en goedgekeurd door het directiecomité (of gelijkgesteld). ¾ Er werden, gekoppeld aan de strategische doelstellingen, operationele doelstellingen geformuleerd en goedgekeurd door het directiecomité (of gelijkgesteld). ¾ Deze strategische en operationele doelstellingen werden gekoppeld aan de milieubeleidsverklaring ¾

88 - Stap 4 - formuleren van strategische en operationele doelstellingen

en milieuanalyse. ¾ In de mate van het mogelijke, werden de strategische en operationele doelstellingen gekoppeld aan indicatoren (meetbaarheid). ¾ Interne belanghebbenden werden betrokken bij het formuleren van deze strategische en operationele doelstellingen ¾ Er werden ook strategische en operationele doelstellingen geformuleerd met betrekking tot onderwijs, onderzoek en dienstverlening. ¾ De strategische en operationele doelstellingen werden intern gecommuniceerd. ¾ De strategische en operationele doelstellingen werden gekoppeld aan bestaande doelstellingen in de hogeschool of universiteit (en omgekeerd).


Stap 4 -89

90

Stap 5: Opstellen van een milieuzorgprogramma Omschrijving Deze stap is de laatste schakel tussen het denken en doen. Wat de hogeschool of universiteit van plan is te doen, werd neergeschreven in de beleidsverklaring (stap 3). Deze intenties werden in stap 4 vertaald naar meer tastbare strategische en operationele doelstellingen. Het milieuzorgprogramma is vervolgens het actieprogramma dat er voor moet zorgen dat deze intenties werkelijkheid worden. Kortom: wie doet wat tegen wanneer? Deze activiteiten kunnen van verschillende aard zijn: technisch, juridisch, infrastructureel, organisatorisch, gericht op gedragsverandering… Bij het opstellen en uitvoeren van het milieuzorgprogramma worden ook middelen (menselijk, financieel…) en verantwoordelijkheden vastgelegd en staan project- en procesmanagement centraal. Op basis van dit uitgewerkte milieuzorgprogramma, kan het geheel vervolgens geoperationaliseerd worden (uitvoeringsfase).

Waarom? Tot nu lag in de handleiding de klemtoon op de voorbereiding van het milieuzorgsysteem in de hogeschool of universiteit. Deze voorbereiding is van groot belang om te definiëren wat je als instelling op milieuvlak wenst te bereiken. In deze stap worden concrete activiteiten uitgewerkt om die strategische en operationele doelstellingen binnen bepaalde termijnen te realiseren. De doelstellingen moeten leiden tot effectieve activiteiten. Daarom is het belangrijk om voor elke doelstelling een concreet actieplan op te stellen. Deze actieplannen formuleren samen met het milieuzorgprogramma een antwoord op de vragen (zie verder): Wat zal er gedaan worden? (de activiteiten) ¾ Wie gaat het doen? (de verantwoordelijkheden) ¾ Hoe gaan ze het doen? (de middelen) ¾ Tegen wanneer gaan ze het doen? (het tijdsperspectief) ¾

Het milieuzorgprogramma is dus de route die gevolgd wordt om als universiteit of hogeschool de gestelde doelen te bereiken.

opstellen milieuzorgprogramma -

Stap 5 -93

Het ontwerpen van een goed milieuzorgprogramma is meer dan het oplijsten van mogelijke activiteiten. Het gaat om het opmaken van concrete projectplannen (incl. tijd, middelen en verantwoordelijkheden) voor de gestelde doelstellingen. Strategische doelstelling Milieubeleidsverklaring



Activiteit


Activiteit


Activiteit

Wie? Ook hier is de stuurgroep het orgaan waar het opstellen van het milieuzorgprogramma gecoördineerd wordt. De stuurgroep bundelt ook de verschillende activiteiten tot een samenhangend geheel en stelt indien nodig prioriteiten. ¾ Voor de uitwerking van concrete activiteiten in het kader van het milieuzorgprogramma is de betrokkenheid en inbreng (“mee-beslissen”) belangrijk. In functie van de geformuleerde doelstellingen worden hierbij verschillende belanghebbenden betrokken (vanaf de opstelling van het milieuzorgprogramma). ¾ Het milieuzorgprogramma (met tijdpad en begroting) wordt, na het volgen van het interne besluitvormingsproces, goedgekeurd op niveau van een directiecomité (of gelijkgestelde). ¾

Hoe? Er zijn verschillende manieren om een milieuzorgprogramma op te stellen: Het kan gaan om één globaal milieuzorgprogramma om tegemoet te komen aan alle geformuleerde strategische en operationele doelstellingen. ¾ Je kan er ook voor kiezen een afzonderlijk activiteitenprogramma te maken voor elke strategische doelstelling (samen vormen deze dan het milieuzorgprogramma). ¾

Voor het ontwikkelen van het milieuzorgprogramma, vertrek je van de kennis en ervaring die in de hogeschool of universiteit aanwezig zijn. Het is heel belangrijk je niet alleen toe te leggen op technische en infrastructurele maatregelen. Activiteiten gericht op gedragsverandering, organisatie en communicatie kunnen bijzonder effectief zijn. Om tot een uitgewerkt milieuzorgprogramma te komen ga je best als volgt te werk:

94 - Stap 5 - opstellen milieuzorgprogramma

a. Bepalen van de einddatum van het programma b. Verduidelijken van de doelstellingen c. Per doelstelling een oplijsting maken van activiteiten d. Deze activiteiten in een logische volgorde plaatsen e. Voor elke activiteit een verantwoordelijke aanduiden f. Een samenvatting maken van de benodigde middelen g. Uitwerken tot een globaal plan Nu wordt dieper ingegaan op deze verschillende elementen. Om te komen tot een milieuzorgprogramma, plan je best een aantal workshops en brainstormsessies waarbij interne belanghebbenden betrokken worden. Het vertrekpunt in dit planningsproces is de volgende basistabel:

Doelstelling Activiteiten

Tijdsplan (van … tot …)

Verantwoordelijke

Middelen

Deze tabel vind je als sjabloon terug in bijlage 12. a. Bepalen van de einddatum van het programma Alvorens concrete plannen te ontwikkelen moet je bepalen over welke termijn het programma zal lopen. Het is daarbij aan te raden je te beperken in de tijd, zodat de vooruitgang en resultaten op korte termijn zichtbaar worden. b. Verduidelijken van de doelstellingen Start met een goede omschrijving van wat bereikt moet worden, gekoppeld aan een indicator en de wijze waarop deze geverifieerd kan worden. Vul dit in op de basistabel

Doelstelling: …. Indicator: .... Verificatiebron: …. Activiteiten


Verantwoordelijke

Middelen


Stap 5 -95

c. Per doelstelling een oplijsting maken van activiteiten Er bestaan verschillende technieken om activiteiten te ontwerpen. De meest voor de hand liggende methode is de brainstorm, waarbij je mogelijkheden gaat oplijsten en nadien gaat elimineren.



Verantwoordelijke

Middelen

Activiteit 1 Activiteit 2 …

De aard van de activiteiten kan zeer uiteenlopend zijn: technische of infrastructurele ingrepen, sensibiliserend of gericht op gedragsverandering, vorming en training… d. Deze activiteiten in een logische volgorde plaatsen Bij het uitwerken van de volgorde van de activiteiten ga je eerst per activiteit: een einddatum vastleggen een realistische startdatum bepalen ¾ berekenen hoeveel tijd elke activiteit in beslag neemt ¾ uitklaren wat er voor elke activiteit gebeurd moet zijn en schatten hoeveel tijd dit in beslag neemt ¾ uitklaren wat er na elke activiteit moet gebeuren en schatten hoeveel tijd dat in beslag neemt ¾ ¾

De begin- en einddatum vul je vervolgens in op de tabel.



Activiteit 1 Activiteit 2

Van … tot …

Verantwoordelijke

Middelen

Van … tot …

…

Eens je dit vastgelegd hebt en ingevuld in de tabel, ga je alle activiteiten samenbrengen in een logisch en samenhangend geheel. Een gangbare techniek daarbij is het opstellen van een Gantt Chart


waarbij: - je eerst bepaalt welke tijdseenheid je gaat hanteren (weken, maanden, kwartalen…) een tabel plaatst:

Jan

Feb

Ma

April

Mei

en deze

in

Juni

- vervolgens ga je de verschillende activiteiten in de eerste kolom oplijsten

Jan

Feb

Ma

April

Mei

Juni

Act. 1 Act. 2

- daarna ga je de verschillende activiteiten in de tabel visualiseren, waarbij je verschillende kleuren, iconen... kunt invoegen:

Jan Act. 1

Feb

Ma

April

Mei

Juni

Act. 2

In dit voorbeeld slaat lichtbruin op de voorbereiding, donkerbruin op de uitvoering en belangrijke mijlpaal

op een

e. Voor elke activiteit een verantwoordelijke aanduiden Als er aan deze verschillende activiteiten geen verantwoordelijkheden gekoppeld worden, is de kans niet onbestaande dat er niets zal gebeuren. In het bepalen van verantwoordelijkheden ga je rekening houden met: - de kennis, vaardigheden en inzichten die nodig zijn voor de uitvoering - wie hiervoor de tijd heeft (wanneer de activiteit uitgevoerd zou moeten worden) en heeft die persoon ook de nodige kennis, vaardigheden en inzichten - de bereidheid van iemand om dit te doen of te leren


Stap 5 -97

Indien je niemand de verantwoordelijkheid over een bepaalde activiteit kan geven, kan het nodig zijn tijdelijk iemand in dienst te nemen of een externe expert in te huren. In deze fase is het belangrijk om verantwoordelijkheden aan te duiden, maar dit betekent niet dat niemand anders hierbij betrokken kan worden! Neem de vastgelegde verantwoordelijken op in de basistabel.



Verantwoordelijke


Van … tot … Van … tot …

Persoon X Persoon Y

Middelen

f. Een samenvatting maken van de benodigde middelen Om activiteiten uit te voeren heb je normaal verschillende soorten middelen nodig: geld, mensen, materialen, diensten… Het oplijsten van de benodigde middelen kan een aanleiding zijn om de activiteiten te verfijnen of aan te vullen. Zo kan voor een bepaalde activiteit “kennis” als benodigd middel genoemd worden (te verwerven via vorming en opleiding). Dit kan je beter omzetten naar een afzonderlijke activiteit. Uiteindelijk moet dit vertaald worden in een bepaald budget. Vertrekkend van een oplijsting van de nodige middelen maak je een inschatting van de verwachte kostprijs. Voeg dit toe aan de basistabel.



Verantwoordelijke

Middelen


Van … tot … Van … tot …

Persoon X Persoon Y

….€ ….€

g. Uitwerken tot een globaal plan De basistabel is een samenvatting van je milieuzorgprogramma op een bepaald gebied. Om dit ter goedkeuring voor te kunnen leggen aan het directiecomité (of gelijkgestelde) maak je hiervan best een mooi document waarin je het geheel gaat toelichten. Het uiteindelijke actieplan bevat min-


stens volgende elementen: Een omschrijving van wat bereikt moet worden (link met de strategische en operationele doelstellingen) £ Een beschrijving van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden om dit te bereiken £ Een timing waarin weergegeven wordt welke activiteit wanneer uitgevoerd wordt en hoelang deze wellicht zal duren £ Een verduidelijking van wie de verantwoordelijkheid draagt over de uitvoering van elke activiteit en wie daarbij betrokken is. £ Een begroting £

Het globale milieuzorgprogramma wordt uiteindelijk aan het directiecomité (of gelijkgestelde) ter goedkeuring voorgelegd.

Resultaat Een realistisch en haalbaar milieuzorgprogramma met een budget, een timing en een taakverdeling.

Aandachtspunten Breng alles samen Kies je voor afzonderlijke actieplannen (per strategische doelstelling), dan is het toch belangrijk een overzichtsdocument op te maken waarin de plannen met elkaar in verband gebracht worden. Dit kan op voorwaarde dat in de afzonderlijke plannen verantwoordelijkheden, middelen en tijdsplanningen opgenomen zijn. ¾ Actieplannen staan niet alleen Het ontwikkelen van een milieuzorgprogramma kan niet gebeuren zonder enerzijds verbanden te leggen met andere plannen, strategieën en budgetlijnen van de hogeschool of universiteit. Anderzijds moet in die andere plannen een integratie gebeuren van de milieudoelstellingen. Typerend voorbeeld hierbij is nieuwbouw, waarbij al in de planning rekening gehouden moet worden met milieudoelstellingen van de organisatie. ¾ Educatie voor duurzame ontwikkeling Gedragsverandering en sensibilisering bij studenten kan niet alleen bereikt worden via sensibiliserende campagnes. De integratie of aandacht voor milieu (en ruimer duurzame ontwikkeling) in de opleidingen zelf is hierbij een ideaal middel. ¾ Evenwicht tussen geld, tijd en kwaliteit Het opstellen van een milieuzorgprogramma is een moeilijke evenwichtsoefenening tussen geld, tijd en kwaliteit. Een overhaaste uitvoering kan negatieve effecten hebben op de kwaliteit. Een doordachte, stapsgewijze invoering kan bevorderlijk zijn voor de kwaliteit, maar nefast voor de kostprijs. ¾


Stap 5 -99

“Quickwins” In het uitwerken van het milieuzorgprogramma is het belangrijk ook een aantal activiteiten te plannen die op een korte termijn een zichtbaar resultaat creëren. Deze zogenaamde “quickwins” zijn belangrijk voor de motivatie en het eigenaarschap. ¾

Tip(s) Externe begeleiding In principe kun je een actieplan opstellen zonder externe begeleiding. Het betrekken van externe expertise kan evenwel volgende problemen voorkomen: ¾ Te veel plannen in een te korte tijd ¾ Niet gedetailleerd genoeg plannen ¾ Onzorgvuldige timing van de activiteiten ¾ Onzorgvuldig verantwoordelijkheden aanduiden ¾ Onzorgvuldig middelen inplannen ¾ Subsidies Voor de uitvoering van het milieuzorgprogramma is het nuttig te onderzoeken of er geen lokale, provinciale of regionale subsidies te verkrijgen zijn. Gemeentelijke of provinciale milieudiensten, intercommunales... en de ECOCAMPUS-begeleiders kunnen hierbij helpen. ¾ Bestaande campagnes, formats en informatiebronnen In het kader van de uitvoering van het milieuzorgsysteem kan ook aangesloten worden bij bestaande campagnes zoals “Ik ben verkocht”, “Ik Kyoto”, “Dikke Truiendag” ... en formats zoals de Ecoteams van Ecolife en informatiebronnen zoals de Milieukoopwijzer van Bond Beter Leefmilieu. ¾

Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Algemeen Voor het realiseren van je strategische en operationele doelstellingen en voor het uitvoeren van je milieuzorgprogramma zijn participatie en communicatie cruciaal. Alle belanghebbenden zullen op één of andere manier een bijdrage (moeten/kunnen) leveren bij het welslagen ervan. Het formuleren van de concrete activiteiten moet dan ook participatief opgevat worden en het uiteindelijke programma moet algemeen gekend zijn. ¾ Participatie In deze stap is het mee-denken en mee-werken van de belanghebbenden belangrijk. Afhankelijk van de doelstelling moet de stuurgroep de nodige participatieve methodes toepassen om iedereen te betrekken of in de mogelijkheid te stellen mee activiteiten te formuleren. Let wel, voor een succesvolle en gedragen invoering gaat het hier meer om mee-werken dan om mee-denken of mee-weten. ¾ Communicatie Met het opstellen van je milieuzorgprogramma consolideer je het voorbereidende werk en maak je de overgang naar de effectieve uitvoering. Het concrete milieuzorgprogramma en zijn ambities ¾


moeten dan ook vrij beschikbaar en uitgebreid gecommuniceerd worden.

Hulpmiddelen ¾ Afhankelijk van het onderwerp, verricht je best bronnenonderzoek naar mogelijke activiteiten die kunnen bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen. Bij ‘Tip(s)’ werd in dat verband al verwezen naar bestaande campagnes, formats en informatiebronnen.

Controlelijst Er werd een milieuzorgprogramma opgesteld en goedgekeurd door het directiecomité of gelijkgestelde. ¾ Voor de verschillende strategische en operationele doelstellingen werden activiteiten ontwikkeld. ¾ De verschillende activiteiten werden gekoppeld aan verantwoordelijkheden, budgetten en termijnen. ¾ Het milieuzorgprogramma bouwt verder op de analysefase en de milieubeleidsverklaring (m.a.w. er werd rekening gehouden met significante milieuaspecten, bestaande praktijken...). ¾ Er werden verbanden gelegd met andere domeinen en actieplannen in de hogeschool of universiteit (en omgekeerd). ¾ Bij het opstellen van het milieuzorgprogramma werden belanghebbenden maximaal betrokken (meewerken en mee-denken). ¾ Na de goedkeuring werd het milieuzorgprogramma algemeen beschikbaar gesteld en gecommuniceerd. ¾


Stap 5 -101

Uitvoeren van het milieuzorgprogramma  “In het eerste jaar van de opleiding overlopen we in de eerste les ‘leefmilieu’ alle milieuthema’s die kunnen toegepast worden op onze site, zoals de geïnstalleerde zonnepanelen, het fietsbeleid, het beleid rond papiergebruik... Hierbij streven we een voorbeeldfunctie en educatieve winst na. In het tweede jaar moeten studenten als oefening een sociale actie opzetten rond een zelfgekozen thema. Een voorbeeld is het verwerven van gratis fietsen voor intercampusverkeer of een actie rond hergebruik/recyclage of rond fair trade-producten. Op deze manier krijgen we elk jaar één of twee acties rond één of ander milieu- of duurzaamheidsthema. In het derde jaar van de afstudeerrichting sociaal beleid hebben we specifiek milieubeleid als vak. Er zijn ook ‘milieustageplaatsen’ zoals LNE, Natuurpunt, Greenpeace, stedelijke milieudienst… Bij dit alles wordt educatieve winst nagestreefd.” “Bij het begin van het jaar haalt de directeur in zijn openingsrede de sorteervuilnisbakken aan. We hebben ook een MOS-dag gehad en op onze stage was er ook een opdracht i.v.m. MOS, op die manier is milieuzorg reeds in het curriculum opgenomen. Andere studenten hebben een projectdag uitgewerkt rond leefmilieu. Er was dit jaar ook een activiteit rond een project om ‘duurzaam leefmilieu’ te integreren in het onderwijs; daarbinnen behandelde ik het Groene voetenproject van Ecolife.” “Een deel van de bewustmaking gebeurt via de diensten, vooral vanuit de milieudienst. Binnen onze universiteit zijn dat een drietal mensen: de milieucoördinator en een assistent en een persoon specifiek bevoegd voor afvalbeheer. Vanuit die positie tracht men studenten en personeel te bereiken via allerlei kanalen, zoals via de website of het personeelsblad. In welke mate dit alles rendeert, is moeilijk te bepalen. Maar ‘het milieu’ is een constante aanwezige. Soms worden milieuthema’s ook opgenomen door studenten. Dan verschijnt hierrond een stuk in het studentenblad. Zo deden studenten zelf een actie rond de ‘herbruikbare beker’ via hun kanalen. Er is hier ook een actieweek rond Noord-Zuid problematiek in de context van duurzame ontwikkeling.” “Wij participeerden in het MOS-project. We hebben ook een koepelorganisatie opgericht rond milieuzorg op de campus. Eén van de eerste initiatieven richtte zich op afvalproblematiek. Dit is een zeer groene en grote campus, waarbij zwerfvuil jammergenoeg een knelpunt was. Samen met de studenten hebben we het terrein in kwadranten verdeeld, taken vastgelegd en is de opruimactie gestart. Wij hebben ook recuperatieautomaten. Dit wil zeggen: men krijgt bij terugbrengen van de lege fles een deel van de aankoopsom terug. Er is een project geweest rond rationeel watergebruik en het concipiëren van de waterzuiveringsinstallatie van deze campus.”


Stap 6: Monitoring en bijsturing Omschrijving Monitoring is het systematisch verzamelen en analyseren van informatie tijdens de uitvoering van het milieuzorgprogramma. Monitoring heeft als doel de efficiëntie, effectiviteit en impact van het milieuzorgprogramma te verbeteren. Het toont aan in welke mate de vooropgestelde doelstellingen en de geplande activiteiten gerealiseerd worden. Het monitoringsproces moet de activiteiten op schema houden en duidelijke indicaties geven wanneer de dingen mislopen of dreigen mis te lopen. Het maakt bijsturing en opvolging tijdens de uitvoering mogelijk. Het opzetten van een monitoringssysteem gekoppeld aan het milieuzorgsysteem in de instelling is hiervoor noodzakelijk. Binnen ECOCAMPUS is bewust gekozen om het meten en opvolgen niet te beperken tot indicatoren louter met betrekking tot milieuprestaties. Er worden ook indicatoren opgenomen die informatie verschaffen over de tevredenheid van de belanghebbenden (personeelsleden, studenten, het werkveld en de ruimere samenleving) over de inspanningen en de wijze waarop deze geleverd worden.

Waarom? Een milieuzorgsysteem zonder een monitorsysteem is zoals ’s nachts rijden zonder licht. Je hebt het gevoel dat je beweegt maar je ziet niet waar je naar toe gaat. Sommige mensen zullen monitoring en meten ervaren als een last en een verplichting, als iets schatplichtig aan het bestuur van de hogeschool of universiteit. Nochtans is de eerste doelstelling van monitoring om de effectiviteit, efficiëntie en impact van het milieuzorgprogramma te verbeteren en richt monitoring zich dus op het programma zelf. Stelregel daarbij is dat fouten maken geen misdaad is, niet leren uit fouten is dat wel! In stap 5 werd een milieuzorgprogramma ontwikkeld, met daarin plannen voor activiteiten. Een goede planning is essentieel maar niet zaligmakend. Als bepaalde activiteiten uit het milieuzorgprogramma niet werken of als de omstandigheden ingrijpend veranderd zijn, moet het milieuzorgprogramma bijgestuurd worden. Monitoring en evaluatie zijn daarbij de hulpmiddelen om te weten wanneer de plannen niet werken en wanneer de omstandigheden veranderd zijn. Dit geeft je de nodige info om bij te sturen, beslissingen te nemen… zodat de strategische en operationele doelstellingen binnen bereik blijven. Let wel, monitoring en meten zijn geen toverstokken om problemen te laten verdwijnen of om ze

Monotoring en bijsturing -

Stap 6 -105

miraculeus op te lossen. Op zich is monitoring geen oplossing, het is een hulpmiddel voor de hogeschool of universiteit om: de vooruitgang van het milieuzorgprogramma op te volgen en de impact in te schatten; ¾ problemen in de planning en/of uitvoering op te sporen en hun oorzaak te analyseren; ¾ aanpassingen door te voeren op de juiste vlakken; ¾ de effectiviteit te verbeteren en de efficiëntie te vergroten; ¾ de juiste informatie en inzichten op te leveren op basis waarvan je kan handelen zodat de uiteindelijke impact vergroot. ¾

Wie? De stuurgroep is het geschikte forum om de resultaten van de monitoring op te volgen en eventuele maatregelen te treffen. ¾ Voor de monitoring moet informatie verzameld worden, zowel objectief als subjectief. Daarbij kunnen verschillende interne diensten betrokken worden, zoals kwaliteitszorg of financiële dienst. ¾

Toelichting Over effectiviteit, efficiëntie en impact Bij een meer projectmatige aanpak, zoals bij een milieuzorgprogramma wordt gemakkelijk gegoocheld met termen als effectiviteit, efficiëntie en impact. Het zijn drie gerelateerde begrippen met een verschillende betekenis. Effectiviteit of doeltreffendheid richt zich op het resultaat. Dragen de activiteiten daadwerkelijk bij tot het realiseren van het beoogde doel is daarbij de centrale vraag. Efficiëntie of doelmatigheid heeft betrekking op het proces zelf, namelijk op de inzet van middelen (tijd, inspanning, grondstoffen, geld…) om het doel te bereiken. Samengevat:

Effectiviteit

Efficiëntie

à Doen we de juiste dingen? à Doelstelling – Resultaat à Doen we dingen goed? à Input – Output

Impact is het meest complexe. Bij impact wordt nagegaan wat voor zin iets echt gehad heeft. Hebben we een verschil gemaakt? Wat is het effect op lange termijn? Impact is moeilijk meetbaar en wordt meestal verengd tot effectiviteit. Bij de uitvoering van een milieuzorgprogramma komt effectiviteit op de eerste plaats, onmiddellijk daarna efficiëntie.

106 - Stap 6 - Monotoring en bijsturing

¾

De resultaten van de monitoring worden best besproken in de relevante actieteams. Zij zijn het best geplaatst om de gegevens te interpreteren en eventuele oplossingen te formuleren.

Hoe? De voorbereiding van de monitoring start bij de planning van het milieuzorgsysteem. Bij het bepalen van de milieuaspecten en -effecten voor de hogeschool of universiteit ga je al werken met indicatoren, onder andere om de significantie te bepalen (stap 2 en 4). Deze voorbereiding wordt doorgetrokken in het formuleren van doelstellingen (stap 4) en het ontwikkelen van het uiteindelijke milieuzorgprogramma (stap 5). Voor het opzetten van een monitoringssysteem is dit een essentiële voorwaarde, want dan ga je aan de hand van indicatoren referentiepunten bepalen. Om monitoring en opvolging mogelijk te maken, moet de hogeschool of universiteit volgende zaken in overweging nemen: (1) (2) (3) (4)

Wat wil je weten over de milieuaspecten en -effecten? Hoe ga je dit meten? Het effectief meten Bijsturen van het milieuzorgprogramma

Het meetbaar maken, betekent het ontwikkelen van indicatoren. Zij helpen bij het beantwoorden van de vragen Wie? Hoeveel? Hoe vaak?… Indicatoren formuleren, is een moeilijke oefening. Behalve de “Wat gaan we meten” moet van bij de start van de invoering een antwoord gezocht worden op de vraag “Hoe gaan we dit meten?”. De methode en het effectief meten moet van bij het begin opgezet worden en ingebouwd worden in het milieuzorgprogramma. Het is de bedoeling om uiteindelijk tot een continue stroom aan informatie over de indicatoren te komen, zonder daar te ver in te gaan. De informatie die verzameld wordt moet relevant zijn. Deze aspecten kwamen al eerder aan bod in het stappenplan (zie o.a. toelichting over indicatoren in stap 4). De informatie die uit de monitoring komt, is de basis om je milieuzorgsysteem nauwlettend op te volgen en desgevallend bij te sturen. Immers, geen enkel milieuzorgsysteem is perfect. Zeker in de beginperiode zullen zich een aantal moeilijkheden voordoen. Daarenboven moet het milieuzorgsysteem (met haar doelen en actieplannen) mee evolueren met de veranderingen in de instelling. Daarom is het belangrijk om als hogeschool of universiteit: problemen te detecteren en te analysen; de achterliggende oorzaken te achterhalen; ¾ preventieve en corrigerende acties te plannen en uit te voeren; ¾ de activiteiten op te volgen. ¾ ¾

Resultaat Stap 5 en stap 6 samen vormen op zich een nieuwe Deming-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Immers, er wordt een systematiek van plannen, uitvoeren, monitoren, corrigeren, uitvoeren, monitoren… op gang gebracht op niveau van het milieuzorgprogramma.


Stap 6 -107

Tegelijk verzamel je doorheen het monitorproces de nodige informatie om te rapporteren over het milieuzorgprogramma. Deze informatie is immers noodzakelijk om aan te tonen in welke mate ‘het verbeteren van de milieuprestaties’ gerealiseerd werd.

Aandachtspunt(en) Meten en monitoren kan een tijdsintensieve activiteit zijn. Daarom is het essentieel duidelijk je noden te bepalen (wat wil ik weten). Betekenisvolle informatie verzamelen is belangrijk, maar behoed je voor het verzamelen om te verzamelen. ¾ Het meten van bepaalde indicatoren kan gespecialiseerde instrumenten vergen (bijv. om een bepaalde uitstoot te meten), houd daar dus rekening mee in je budgettering of in de keuze van indicatoren. ¾ Ook andere elementen mogen niet uit het oog verloren worden en verdienen monitoring: het budget, de timing, de taakverdeling… ¾

Tip(s) Preventief ingrijpen is meestal goedkoper dan te moeten corrigeren. ¾ Het is wellicht eenvoudiger om te starten met relatief eenvoudige monitoring. Ook dit kan groeien met de verdere uitbouw van het milieuzorgsysteem. ¾

Relatie met de communicatie- en participatiestrategie Algemeen De vooruitgang die geboekt wordt tijdens de uitvoering of de redenen om bepaalde zaken tijdens de uitvoering bij te sturen, zijn belangrijk voor het welslagen. Het betrekken van de uitvoerders (en andere belanghebbenden) en het communiceren van de monitoringsgegevens vormen dan ook een belangrijk aandachtpunt. Monitoring is immers meer dan een beleidsinstrument voor een stuurgroep. ¾ Participatie Tijdens het monitoren zelf kan je beroep doen op de aanwezige interne expertise (o.a. kwaliteitszorg of administratie). Het is wellicht weinig efficiënt om een parallel systeem op te zetten. Voor het welslagen van het milieuzorgsysteem is het belangrijk om met belanghebbenden aan de slag te gaan met de resultaten van de monitoring. Dit laatste is niet alleen nodig om met hen de juiste bijsturingen te bepalen, maar ook om geboekte resultaten te vieren. ¾ Communicatie Het werd reeds aangehaald: monitoring is een belangrijk beleidsinstrument voor de stuurgroep, maar het is meer dan dat. Het communiceren van de resultaten (boordtabellen over het energieverbruik bijv.) draagt bij tot extra inzet van iedereen, tevredenheid over het resultaat en draagvlak voor het milieuzorgsysteem zelf. ¾

108- Stap 6 - Monotoring en bijsturing

Hulpmiddelen Afhankelijk van het onderwerp zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar, zoals voor het opzetten van een milieuboekhouding, het integreren van verbruiksgegevens in de boekhouding, het afnemen van een milieugedragscan (bijv. Ecolife), een bevraging... ¾ Bepaalde technische ingrepen dienen vaak bij monitoring te gebeuren. Zo is het bijv. technisch niet altijd mogelijk om het verbruik in een bepaalde eenheid te isoleren en dienen er afzonderlijke meetinstrument geplaatst te worden. ¾

Controlelijst De verschillende activiteiten uit het milieuzorgsysteem worden opgevolgd en gemeten. Daarbij wordt gebruik gemaakt van geschikte indicatoren. ¾ Er worden niet alleen kwantitatieve indicatoren verzameld, maar je meet ook het subjectief beleven door de belanghebbenden (kwalitatieve indicatoren). ¾ De resultaten uit de monitoring worden gebruikt om de strategische en operationele doelstellingen en het milieuzorgprogramma bij te sturen waar nodig. ¾ De monitoringsresultaten worden gebruikt om te communiceren over de voortgang van het milieuzorgsysteem. ¾ Belanghebbenden worden betrokken bij de interpretatie van de monitoringsgegevens. ¾ ¾


Stap 6 -109

110

Stap 7: Audit van het milieuzorgprogramma Omschrijving In deze ECOCAMPUS-handleiding werd gekozen voor een systeembenadering. Deze keuze gaat uit van de veronderstelling dat de juiste aanpak zal leiden tot de gewenste resultaten. Het proces – het chronologisch en correct doorlopen van de verschillende stappen – staat daarbij centraal. In de vorige stap (monitoring en bijsturing) ligt de klemtoon op de opvolging en bijsturing van het eigenlijke milieuzorgprogramma. Er wordt nagegaan of de vooropgestelde resultaten gehaald worden. In deze stap ligt de klemtoon niet op de resultaten, maar op het milieuzorgsysteem in zijn geheel. Een audit van je milieuzorgsysteem kan zowel intern als extern gebeuren. Bij een interne audit is het een medewerker van de instelling die optreedt als auditor, bij een externe wordt een gecertificeerde auditor ingehuurd. Daarnaast kan een externe audit leiden tot een certificering van je milieuzorgsysteem. Binnen ECOCAMPUS is gekozen voor de ontwikkeling van een eigen auditinstrument. In deze fase betreft het een instrument voor intern gebruik, maar het is een optie om dit op termijn te koppelen aan een Vlaamse certificering.

Waarom? Het auditen van je milieuzorgsysteem is cruciaal om bepaalde gebreken op het spoor te komen. Een interne of externe audit kijkt naar de wijze waarop het milieuzorgsysteem ingevoerd werd of werkt in je instelling. Door met de betrokkenen en relevante belanghebbenden op een systematische wijze stil te staan bij de werking van het milieuzorgsysteem, kijk je van op afstand naar de werking. Tegelijk ga je na op welke wijze (proces) de verschillende elementen aanwezig zijn (en ingevoerd werden). Dit geeft je de mogelijkheid om verbeteracties te formuleren. In het ontwikkelde meetinstrument werden twee keuzes gemaakt: Ten eerste werd er gekozen voor procesmatige criteria en niet voor inhoudelijke. Procesmatige criteria zeggen iets over de manier waarop het milieuzorgsysteem werd ontworpen en over de manier waarop besluiten omtrent de bedrijfsvoering genomen worden. ¾ Bijkomend zijn de criteria geformuleerd in een beschrijvende, kwalitatieve vorm. Het gaat dus over ¾

audit van het milieuzorgprogramma -

Stap 7 -111

meer dan het aftoetsen of bepaalde elementen al dan niet aanwezig zijn (ja/nee). Elk criterium wordt geëvalueerd aan de hand van een vierpuntenschaal. Met deze schaal kunnen evolutie en vooruitgang vastgesteld worden (ontwikkelingsgericht). De vierpuntenschaal is gebaseerd op het vijffasenmodel van EFQM1, waarbij de laatste twee fasen van EFQM samengenomen worden: Fase 1 = het milieuzorgsysteem is er niet, het is ad hoc (activiteitengebaseerd) Fase 2 = er wordt voldaan aan de minimale formele vereiste (proces-georiënteerd) Fase 3 = er wordt voldaan op systematische en correcte wijze (systeem-georiënteerd) Fase 4 = het milieuzorgsysteem wordt geïntegreerd aangepakt (duidelijke verbanden met onderwijs, onderzoek, andere beleidsdomeinen) en waar mogelijk wordt het gekaderd in een ruimere context, in de gedachte van duurzame ontwikkeling (keten- en maatschappijgeoriënteerd)

Wie? Het ontwikkelde meetinstrument is in deze fase bedoeld voor intern gebruik. Op basis van de eerste ervaringen zal dit instrument eventueel gekoppeld worden aan een vorm van certificering gebaseerd op een extern uitgevoerde audit. Om een audit uit te voeren, heb je nood aan: Een auditor: in dit geval iemand van binnen de organisatie die vertrouwd is met auditing. ¾ Een notulist: staat in voor de verslaggeving over de discussie ¾ De MZS-coördinator ¾ Een heterogeen samengestelde groep van maximaal 15 personen bestaande uit het management, het (onderwijzend en niet-onderwijzend) personeel en studenten ¾

Hoe? Een audit bestaat minstens uit twee onderdelen Het eerste deel duurt maximaal 2 uur. Tijdens dit deel wordt het audit-instrument toegelicht en vult iedereen individueel de criteria-lijst in. Ieder bepaalt voor zichzelf een mening omtrent de huidige situatie in de organisatie. ¾ Het tweede deel van de audit duurt langer dan het eerste deel. De resultaten van de persoonlijke scores worden als vertrekbasis gebruikt om te kijken waar de organisatie op dit moment staat. Op basis van een consensusdiscussie wordt overeenstemming onder de deelnemers gezocht over de huidige situatie. Per criterium wordt tegelijk gekeken wat de opleiding als geheel wil bereiken in de komende 1 of 2 jaar (gewenste situatie). Vanwege het tot consensus komen met de hele groep duurt dit deel gemakkelijk vier uur. In geen geval kan er gestemd worden over criteria. ¾

Binnen de deelnemersgroep is elke mening even belangrijk: alle leden zijn gelijkwaardig. De voorzitter van de audit of de gespreksleider moet deze gelijkwaardigheid bewaken en alle – uiteenlopende – meningen aan bod laten komen. Het is belangrijk dat voor ieder criterium niet alleen de huidige en gewenste situatie worden vastgesteld. Ook de argumenten waarom de huidige situatie in een bepaalde fase valt worden beschreven evenals de concrete doelen en bijhorende activiteiten om tot de gewenste fase te leiden. Deze gegevens worden geanonimiseerd. Het tijdsbestek waarop men de gewenste fase wenst te bereiken wordt aan het begin van de consensusbijeenkomst bepaald. Dit wordt meestal niet te ver in de toekomst gelegd, maar EFQM staat voor European Foundation for Quality Management. Deze organisatie werd opgezet door verschillende vooraanstaande Europese bedrijven en ontwikkelde een Europees model voor interne kwaliteitszorg (IKZ). 1

112 - Stap 7 - audit van het milieuzorgprogramma

over één tot twee jaar. Na het doorlopen van de criteria, waarbij telkens beleidsvoornemens worden gedefinieerd, ontstaat een lange waslijst van doelen en activiteiten. Te omvangrijke lijsten moeten verder verwerkt worden. Zij houden het risico in dat er in de praktijk weinig van terecht zal komen. Daarom eindigt de consensusbijeenkomst met het gezamenlijk vaststellen van enkele prioriteiten onder de twintig criteria.

Resultaat Het resultaat van een audit is: Een beschrijving van de huidige situatie in de vorm van een getal (fase) per criterium en een beschrijving in woorden ¾ Een dito beschrijving van de gewenste situatie ¾ Een datum waarop de gewenste situatie bereikt moet zijn ¾ Een lijstje van prioriteiten die men cruciaal acht ¾

Omdat verschillende belanghebbenden (studenten, personeel, management) deelnemen aan de audit en samen een consensus gevormd hebben, mag je vermoeden dat een draagvlak bestaat voor dit resultaat.

Aandachtspunten Samenstelling groep De kwaliteit van je interne audit wordt in sterke mate bepaald door de samenstelling van de deelnemersgroep. Denk op voorhand goed na wie je hierin opneemt. Het is belangrijk een voldoende heterogene samenstelling te hebben. Betrek ook niet alleen mensen die de werking van nabij kennen. Het kan verhelderend zijn om te horen hoe anderen kijken naar je milieuzorgsysteem. ¾ Goed noteren De scores in je audit zijn natuurlijk van belang. Die geven je immers een goede momentopname. Zoniet belangrijker zijn de inhoudelijke argumenten en ideeën die de deelnemers aan de audit aanbrengen. Een goed verslag is dan ook een niet te onderschatten bron van inspiratie. ¾ Deelname Het is belangrijk dat iedereen zich voor de hele audit engageert. ¾ Rol van de auditor De rol van de auditor als gespreksleider is cruciaal. Deze moet over de juiste competenties beschikken om het gesprek en de discussie in goede banen te leiden. Zijn of haar aandachtspunt is het verloop van het gesprek in goede banen te leiden. De auditor dient zo min mogelijk te interfereren met de inhoud van de discussie. ¾ Frequentie Een stelregel binnen milieuzorgsystemen is dat een jaarlijkse audit aangewezen is. Binnen ECOCAMPUS stellen we voor dit tweejaarlijks te doen. ¾

Tip Quickscan Het meetinstrument kan niet alleen gebruikt worden voor een echte audit. Als MZS-coördinator of be¾

audit van het milieuzorgprogramma -

Stap 7 -113

langhebbende kan je zelf het instrument ook gebruiken als een quickscan van het milieuzorgsysteem.

Relatie met communicatie & participatie Algemeen Zoals beschreven in de aanpak van een interne audit, is betrokkenheid van interne belanghebbenden belangrijk. Een interne audit heeft als doel informatie en inzichten op te leveren voor de werking van je milieuzorgsysteem. Maak intern kenbaar dat een dergelijke audit plaatsvindt. ¾ Communicatie Het communiceren van de verbeterplannen intern is zeer belangrijk. Indien de audit leidt tot een certificering (nog niet operationeel) dat is dit natuurlijk een belangrijke boodschap om zowel intern als extern te communiceren. ¾ Participatie Zoals gesteld is de betrokkenheid van interne belanghebbenden in de audit van wezenlijk belang. ¾

Hulpmiddelen ¾

ECOCAMPUS heeft een meetinstrument ontwikkeld op maat van deze handleiding.

Controlelijst De deelnemersgroep voor de audit is voldoende heterogeen samengesteld. ¾ Er is voldoende tijd uitgetrokken voor de audit en alle aanwezigen participeren aan de hele audit. ¾ De aanwezigen nemen op voet van gelijkwaardigheid deel aan de audit en consensusdiscussie. ¾ Er is een goed inhoudelijk verslag opgemaakt van de audit. ¾ Op het einde van de audit heeft de deelnemersgroep prioriteiten vastgesteld. ¾ De audit resulteert in consensus over de huidige en gewenste situatie. ¾

114 - Stap 7 - audit van het milieuzorgprogramma

Stap 8: Rapportering en evaluatie Omschrijving Net zoals een mens af toe een medische controle (‘check-up’) ondergaat, is het belangrijk dat het milieuzorgsysteem periodiek geëvalueerd wordt binnen de hogeschool of universiteit. Deze evaluatie gebeurt aan de hand van een rapportering die op verschillende niveaus en met verschillende belanghebbenden besproken wordt. Uiteindelijk moet de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) van de hogeschool of universiteit dit rapport beoordelen.

Waarom? “De enige constante is verandering” is een gezegde dat ook op een milieuzorgsysteem van toepassing is. Verandering is onvermijdelijk en af en toe nodig. Het geeft de garantie dat de verdere uitbouw van het milieuzorgsysteem in lijn ligt van de (huidige en toekomstige) doelstellingen en noden van de hogeschool of universiteit. Dit reflectiemoment is een goede kans om even stil te staan bij de geboekte successen, de ondervonden problemen… en te kijken naar de (verwachte) veranderingen in de interne en externe omgeving: nieuwe milieuwetgeving en -regelgeving, nieuwe samenwerkingsverbanden, structuurwijzigingen, nieuwe organisatiedoelstellingen… Een uitgebreide interne consultatie en een eindbeoordeling door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) van een hogeschool of universiteit zijn cruciaal om voortdurende verbetering mogelijk te maken. Het is bovendien een uitgelezen moment om de waarde en de effectiviteit van het systeem aan te tonen en te promoten en om opbouwende feedback te krijgen. Dit evaluatierapport kan bovendien resulteren in conclusies en beslissingen over: Een efficiëntieverbetering van het milieuzorgsysteem ¾ Veranderingen in het beleid en de doelstellingen m.b.t. milieu ¾ De verbetering van de prestaties van het milieuzorgsysteem ¾ Aanpassingen met het oog op continue verbetering ¾ Veranderde omstandigheden (andere activiteiten, uitbreidingen…) ¾ Veranderde milieuwetgeving en -regelgeving ¾ … ¾

Het gaat immers om “Plan-Do-Check-Act” en niet over “Please Don’t Change Anything”!

rapportering en evaluatie -

Stap 8 -115

Wie? De rapportering en evaluatie gebeuren in de stuurgroep. Het evaluatierapport met de nodige aandachtspunten en suggesties ter verbetering wordt daar best opgesteld. ¾ Dit rapport heeft een ruimere doelstelling dan enkel een rapportering aan het bestuur van de hogeschool of universiteit. Het is een document dat gevoed wordt door en besproken met de verschillende belanghebbenden, alvorens het op de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) wordt voorgelegd. Ook het interne besluitvormingsproces dient hierbij gerespecteerd. ¾

Hoe? Deze rapportering moet goed onderbouwd zijn en vraagt dus een goede uitwerking. Tegelijk is de eindbeoordeling door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) het einddoel van deze stap, maar in de aanloop is de interne consultatie procesmatig en inhoudelijk minstens even belangrijk. Op basis van beschikbare informatie wordt een rapport samengesteld met daarin een antwoord op volgende mogelijke vragen: In welke mate hebben we als hogeschool of universiteit onze strategische en operationele doelstellingen gerealiseerd? Indien niet, waarom? Moeten we deze bijsturen? ¾ Is onze milieubeleidsverklaring nog steeds relevant? ¾ Zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk, logisch en gekend? ¾ Zijn we kostenefficiënt? ¾ Zijn onze procedures duidelijk en aangepast? Moeten er controles ingebouwd worden? Kunnen sommige geschrapt worden? ¾ Slagen we er in om problemen op te lossen? ¾ Volgen we ons milieuzorgsysteem op? Monitoring? Auditing? ¾ Welke veranderingen in de processen en activiteiten van de hogeschool of universiteit hebben zich voorgedaan? Welke invloed hadden deze op het milieuzorgsysteem? ¾ Welke nieuwe (of veranderde) wetten en regels zijn er? ¾ Welke interne en externe veranderingen staan er op til? Wat is het verwachte effect hiervan op het milieuzorgsysteem? ¾ Hoe loopt de communicatie en samenwerking met de verschillende belanghebbenden? Houden we voldoende rekening met hun belangen? ¾ Zijn er verbeteringen mogelijk? ¾ … ¾

116 - Stap 8 - rapportering en evaluatie

De antwoorden op deze vragen kunnen gevonden worden in auditverslagen ¾ interne en externe suggesties ¾ externe opportuniteiten en berichten ¾ vooruitgang in strategische en operationele doelstellingen ¾ andere relevante indicatoren ¾ gebeurlijke ongelukken en noodsituaties ¾ evolutie van wetten en regels ¾ informatie over en effecten van interne veranderingen ¾ … ¾

Resultaat Een uitgebreide interne evaluatie, een eindbeoordeling door de Raad van Bestuur (of gelijkgestelde) met een aantal conclusies en beslissingen.

Aandachtspunt(en) Dit evaluatierapport en de conclusies uit de besprekingen moeten snel opgevolgd worden. ¾ Dergelijke beoordeling gebeurt best met een vaste periodiciteit (bijv. jaarlijks). Dit neemt niet weg dat onderwerpen uit deze beoordeling doorheen het jaar besproken kunnen worden. ¾

Tip(s) Bouw het rapport steeds op dezelfde manier op. Dat biedt de mogelijkheid te vergelijken. ¾ Maak goede verslagen van de interne consultatieronde en eindbeoordeling met daarin een weergave van de beslissingen en actiepunten. ¾ Leg tijdens de evaluatie ook verbanden naar andere plannen van de hogeschool of universiteit. Milieuvriendelijke beslissingen zouden geïntegreerd moeten worden in het algemeen beleid. ¾ Milieuverslaggeving, duurzaamheidrapportering... In dit stappenplan beperken we ons tot een rapportering die rechtstreeks in verband staat met het eigenlijke milieuzorgsysteem. Hierbij dient opgemerkt dat dit een complementaire rapportering is naast de wettelijk voorgeschreven verslaggeving (bijv. in het kader van Vlarem). ¾

Relatie met communicatie- en participatiestrategie Algemeen De rapportering en de bijhorende bespreking zijn een formeel reflectiemoment met betrekking tot je milieuzorgsysteem. Het rapport is dan ook een uitgelezen moment voor communicatie en participatie.

¾

rapportering en evaluatie-

Stap 8 -117

Participatie Zoals aangehaald is het belangrijk om bij de totstandkoming van de rapportering de verschillende belanghebbenden te raadplegen en inzicht te verwerven in hun bedenkingen, beleving en suggesties. Behalve in het proces van rapportering is het rapport zelf een goede aanleiding voor een uitgebreide consultatieronde van interne en externe belanghebbenden. ¾ Communicatie Het rapport of een samenvatting ervan is bijzonder geschikt voor een uitgebreide communicatie binnen en buiten de instellingen. Zeker de geboekte resultaten moeten uitgebreid gecommuniceerd worden, niet alleen intern maar ook extern (bijv. persbericht). Het publiek beschikbaar stellen van het rapport op de website is dan ook aan te raden, omdat je daarmee concreet aantoont hoe je de milieubeleidsverklaring van je hogeschool of universiteit vorm geeft. ¾

Hulpmiddelen ¾

Rond verslaggeving kan je op www.enviroreporting.com verschillende standaarden en richtlijnen raadplegen.

Controlelijst Er werd een rapport opgemaakt en besproken door de Raad van Bestuur of gelijkgestelde. ¾ Deze rapportering bestond uit een onderbouwde verslaggeving van de voorbije periode en suggesties ter verbetering. ¾ Dit rapport kwam tot stand met inbreng en betrokkenheid van verschillende belanghebbenden. ¾ Dit rapport werd uitgebreid besproken met belanghebbenden en in de relevante bestuursorganen. ¾ Op basis van dit rapport werd er extern gecommuniceerd. ¾ De rapportering werd ter beschikking gesteld van verschillende belanghebbenden. ¾ De rapportering betrof niet alleen milieu, maar ook duurzame ontwikkeling. ¾ De resultaten van de besprekingen werden op korte termijn opgevolgd. ¾

118 - Stap 8 -rapportering en evaluatie

Aandachtspunten stappenplan Documentatie en procedures Om tot een milieuzorgsysteem te komen, rekening houdend met de voorwaarden van ISO en EMAS, zijn het documenteren en beschrijven procedures noodzakelijke voorwaarden. In deze handleiding wordt daar niet uitgebreid op ingegaan. Enkele elementen die je bij de invoering van een milieuzorgsysteem vanuit dit perspectief in overweging kan nemen: Het is aan te raden om procedures uit te schrijven en te documenteren die verband houden met significante milieuaspecten en –effecten (gerelateerd aan je doelstellingen en objectieven). Door hiervoor procedures op te stellen en te documenteren kom je tot het daadwerkelijk inbouwen van het milieuzorgsysteem in de dagelijkse praktijk van je hogeschool of universiteit. Dit lijkt een tijdrovende en administratieve dobber, maar voor veel aspecten bestaan al procedures (waarnaar verwezen kan worden of die in het milieuzorgprogramma geïntegreerd kunnen worden). Activiteiten die verband houden met wettelijke en andere verplichtingen of waar een groot risico aan verbonden is, worden best beschreven en gedocumenteerd. ¾ Doorheen het stappenplan werden verschillende sjablonen aangereikt om het milieuzorgsysteem te documenteren. Deze sjablonen zijn enerzijds hulpmiddelen bij de invoering van het milieuzorgsysteem, maar dienen anderzijds als basis voor het documenteren (samen met de achterliggende documenten). Alle relevante documenten worden best centraal beheerd door de MZS-coördinator. ¾

Voor meer gedetailleerde informatie over de eisen die op dit vlak gesteld worden door ISO of EMAS, verwijzen we naar de bestaande handleidingen voor deze internationale standaarden.

Externe verslaggeving In de laatste stap van het stappenplan werd de interne rapportering en evaluatie behandeld. Behalve een interne rapportering kan het een keuze zijn van het bestuur om een externe verslaggeving te doen. Een dergelijke externe verslaggeving kan op verschillende wijzen gebeuren: Indien de hogeschool of universiteit reeds een publiek jaarverslag heeft, kan hierin uitgebreid over milieu gerapporteerd worden. ¾ Naast de meer klassieke jaarverslaggeving, kan de hogeschool of universiteit ook een jaarverslag opstellen over haar inspanningen op milieuvlak of ruimer: een duurzaamheidsrapportering. In het laatste geval kunnen de internationale GRI-indicatoren een goede leidraad zijn. ¾

aandachtspunten stappenplan -119

Bij het opstellen van een extern verslag dien je een aantal stelregels indachtig te houden: Relevantie Relevante milieu-informatie houdt rekening met de doelgroepen. ¾ Verstaanbaarheid Dit betekent: aangepast aan de doelgroep. Kwantitatieve gegevens en indicatoren dienen adequaat te worden toegelicht zodat zij door de doelgroep correct kunnen worden geïnterpreteerd. ¾ Verifieerbaarheid Voldoende bewijsstukken moeten toelaten de accuraatheid en volledigheid van de gegevens over de milieuprestaties te controleren en te bevestigen. ¾ Volledigheid Alle relevante positieve en negatieve informatie moet worden gerapporteerd. ¾ Vergelijkbaarheid Vergelijkbaarheid impliceert een consistente omschrijving van cijfergegevens en een rapportering op geregelde tijdstippen. ¾

Training, vorming en opleiding Training, vorming en opleiding zijn belangrijke bouwstenen voor de invoering van een milieuzorgsysteem. Deze dragen immers bij tot de bewustwording en competentieontwikkeling over het milieuzorgsysteem in het algemeen en specifieke taken en expertise verbonden aan de geformuleerde doelstellingen en objectieven. Training, vorming en opleiding in dit verband kan in drie soorten opgedeeld worden: Bewustwording over het milieuzorgsysteem: inzicht verwerven in het milieuzorgsysteem van de hogeschool of universiteit en hoe het werkt ¾ Taakgericht: noodzakelijk voor de werking van het milieuzorgsysteem ¾ Verplicht om in regel te zijn met wettelijke en andere verplichtingen ¾

Een goed plan voor vorming, training en opleiding rond milieu (ruimer gekaderd in het professionaliseringsbeleid) met de bijhorende middelen moet opgesteld worden.

Rollen en verantwoordelijkheden Voor een goed werkend milieuzorgsysteem zijn duidelijke rollen en verantwoordelijkheden beschreven en toegewezen. Door deze te beschrijven en toe te wijzen weten de betrokkenen welke invloed ze hebben en welk werkvolume dit met zich meebrengt. Bij het toewijzen van rollen en beschrijven van verantwoordelijkheden, is het belangrijk dat je rekening houdt met de omvang van de hogeschool of universiteit, de interne organisatie en de specifieke kenmerken van de instelling: Kleinere instellingen hebben algemeen genomen een minder hiërarchische structuur, meer directe communicatie en een snellere besluitvorming. ¾ Grotere hogescholen en universiteiten hebben anderzijds meer gespecialiseerde expertise in huis, maar zijn vaak meer bureaucratisch. De MZS-coördinator draagt de verantwoordelijkheid voor de invoering van het milieuzorgsysteem. In ¾

120 - aandachtspunten stappenplanvan MI

principe kan iedereen deze coördinatietaak vervullen op voorwaarde dat hij of zij (1) vertrouwd is met het concept van een milieuzorgsysteem, (2) de instelling en haar eigenheid voldoende kent en (3) beschikt over een minimale kennis van de milieusituatie in de instelling. In de praktijk zal dit vaak de milieucoördinator of gelijkgestelde zijn, maar dat is niet per definitie het geval. De milieucoördinator of zijn gelijkgestelde moet in elk geval zeer nauw betrokken zijn bij de invoering en werking van het milieuzorgsysteem. “Ik denk dat er binnen de invoering van het ECOCAMPUS-milieuzorgsysteem een sleutelrol voor de preventie-/veiligheidscoördinator is weggelegd. Die coördinator staat immers dicht bij de directie. In de Raad van Bestuur is het ook die coördinator die via mij (algemene directeur) het thema preventie/ veiligheid kan voeden. Voor de ‘kleinere’ zaken ter plaatse, zijn er diverse comités die een heel cruciale rol kunnen spelen. Via de coördinatorenraden zou ik – binnen een benadering van kwaliteitszorg – milieu graag opgenomen zien binnen de departementen.” Om de MZS-coördinator bij te staan en de invoering en werking op te volgen en aan te sturen, wordt in de handleiding voorgesteld dat je hiervoor best een stuurgroep opricht. Daarin zetelt, naast de MZScoördinator, de milieucoördinator of gelijkgestelde, ook een vertegenwoordiger van de belangrijkste interne belanghebbenden: Een vertegenwoordiging van de directie van de instelling Een vertegenwoordiging van de studenten (via de bestaande studentenraden) ¾ Een vertegenwoordiging van het personeel, rekening houdend met de diversiteit binnen deze groep. ¾ ¾

Er is namelijk administratief, technisch, onderwijzend en onderzoekspersoneel. Op basis van de reikwijdte en de omvang van het milieuzorgsysteem en de specificiteit van de instelling, kan de stuurgroep aangevuld worden met inhoudelijke experten (indien aanwezig) of relevante diensten (gebouwenbeheer, technische diensten, aankoopdienst…). Voor de werkbaarheid van de stuurgroep is het aangeraden je te beperken tot maximaal tien stuurgroepleden. “Misschien zijn de mensen van het CPBW, die toch ook al een spreekbuis zijn, de eersten die wat meer ondersteuning kunnen gebruiken. Omdat de thema’s van preventie en milieu dicht bij elkaar liggen, neem je hen best op in de structuur/stuurgroep.” “Uiteindelijk hebben wij nu bovenaf een milieubeleidsverklaring ondertekend door de directie en de voorzitter van Raad van Bestuur. De items uit de milieubeleidsverklaring moeten nu in alle opleidingen ingevoerd worden. De milieucoördinator en de milieucel zorgen voor de invoering. In die milieucel zitten mensen uit diverse opleidingen; er kunnen ook studenten inzitten.” In functie van de verschillende stappen, worden door de stuurgroep werkgroepen opgericht die een bepaald aspect zullen onderzoeken, uitwerken of uitvoeren. De verschillende rollen en verantwoordelijkheden moeten niet alleen bepaald en toegewezen worden, maar ook intern bekend gemaakt worden. Daarmee komen we bij een belangrijk element van een goed

aandachtspunten stappenplan -121

milieuzorgsysteem, namelijk communicatie en participatie, wat in het volgende deel grondiger wordt toegelicht.

122 - aandachtspunten stappenplan

Referenties ARNSTEIN, S., 1969, Eight rungs on the ladder of citizenparticipation, In: Cahn/Passett (eds.), Citizen participation - Effecting community change, 1971, pp. 69-91. DANNEELS G. en EYKENS C., 2004, MOS op de Erasmushogeschool Brussel, Erasmushogeschool (eindwerk), Brussel. DEWEERDT H., 2004, Gids voor een efficiënt milieuzorgsysteem, Kluwer, Mechelen. FERREIRA A.J.D., LOPES M.A.R. en MORAIS J.P.F., 2006, Environmental management and audit schemes implementation as an educational tool for sustainability. Journal of Cleaner Production, 14: 973-982. MERCKX K., DE BAERE P., DE MEYER G., DE SMET K., EECKHOUT G., EERSELS S., JACOBSON C., KERKSTOEL L., LEMAIRE F., MAESEN F. en MESTDAGH D., 2004, Milieuzorg in de onderneming. Gids voor de milieucoördinator, Standaard Uitgeverij, Antwerpen. MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP, AFDELING ALGEMEEN MILIEU- EN NATUURBELEID, 2004, Een goede cocktail is het lekkerst. Praktijkboek MOS-secundair – Milieuzorg Op School, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Algemeen Milieu- en Natuurbeleid, Brussel. MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP, AFDELING ALGEMEEN MILIEU- EN NATUURBELEID, 2001, Vlarempel, ik snap het! De Vlaamse milieregelgeving voor scholen, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Algemeen Milieu- en Natuurbeleid, Brussel. MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP, AFDELING ALGEMEEN MILIEU- EN NATUURBELEID, Studiedagen “milieuzorg op de hogeschool”, georganiseerd op 16 en 23 maart 2005, Brussel. PROVINCIE WEST-VLAANDEREN, 2006, Van schietstand tot denktank. Bewonersplatforms als inspirerend model voor steden en gemeenten, Provincie West-Vlaanderen. ROORDA N., 2005, Basisboek duurzame ontwikkeling, Wolters-Noordhoff, Groningen. SAVELY S.M., CARSON A.I., DECLOS G.L., in press, An environmental management system implementation model for U.S. colleges and universities, Journal of Cleaner Production. SIMKINS G. en NOLAN A., Environmental Management Systems in Universities, paper gepresenteerd aan de Environmental Association for Universities and Colleges, maart 2004, Verenigd Koninkrijk. VANENABEELE J. en GOORDEN L., 2004, Het ABC van het participatief milieubeleid, Steunpunt Milieubeleidswetenschappen. VAN DEN BERGHE L., BAETEN X. en SOMERS L., 2002, Stakeholdermanagement: een bedrijfsgerichte verkenning, Trivisi - Vlaamse Gemeenschap - Administratie Werkgelegenheid.

Referenties -155

VAN DEN BERGH W., 2002, Onderzoek naar het nut en de implementatie van een milieucoördinator en/of milieudienst in de Vlaamse Hogescholen, VUB (Diss. Lic.), Brussel. VIEBAHN P., 2002, An environmental management model for universities: from environmental guidelines to staff involvement, Journal of Cleaner Production, 10: 3-12. WEYTS K., 2003, Communicatieplanning: van theorie naar praktijk, CultuurnetVlaanderen, Brussel.

Websites www.c2e2.org www.campusems.org www.copernicus-campus.org www.dantes.info www.duurzaam-ondernemen.nl www.eco-campus.net www.envirodesk.be www.envirowise.gov.uk www.gimnet.nl www.hemmis.be/downloads/Milieuadministratie.pdf www.milieueducatie.be www.nsf-isr.org www.ulsf.org www.uni-lueneburg.de/infu/chair/links/links.htm www.vub.ac.be/MICO

156 - Referenties

Colofon Handleiding voor het opzetten van een milieuzorgsysteem in het hoger onderwijs

Uitgave en samenstelling Vlaamse Overheid Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen Koning Albert II-laan 20, bus 8 1000 Brussel tel.: 02 553 03 71 fax: 02 553 80 25 http://www.lne.be/doelgroepen/onderwijs/ecocampus [email protected]

Auteurs Tratsaert Pieter (KHLeuven), Delarue Stefanie (KATHO), Di Masi Alessio (KULeuven), Csincsak Marika (KATHO) en Dumoulin Ward (KATHO).

Stuurgroep Alessio Di Masi (KULeuven), An Roelandt (Erasmushogeschool), An Saye (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Annemie Stabel (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Benjamin Clarisse (Bond Beter Leefmilieu), Eric Craenhals (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Frank Claeys (Hogeschool Gent), Gike Neels (PIME), Greet Van Cauwenberge (KULeuven), Guido Smet (PHLimburg), Heleen Van den Haute (KHLeuven), Henri Van de Werf (Erasmushogeschool), Ilse Rottiers (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Ina Dambre (VLIR), Jean-Paul Adams (Departement Onderwijs, Afdeling Universiteiten), Jo Vanstraelen (PHLimburg), Johan Leon (BIM), Katleen Van Essche (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Lieven Put (KULeuven), Marc Cherretté (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Marika Csincsak (KATHO-IPSOC), Monique Sys (UAntwerpen), Peter Craeyeveld (Vlaamse Vereniging van Studenten), Philippe Van de Velde (OVAM), Pieter Tratsaert (KHLeuven), Pieter Tratsaert (KHLeuven), Stefanie Delarue (KATHO), Steven Vromman (Ecolife), Ward Dumoulin (KATHO-IPSOC), Willy Baute (VLHORA), Wouter Florizoone (Afdeling Milieu-integratie en –subsidiëringen), Wouter Mertens (Afdeling Milieuintegratie en –subsidiëringen)

Layout Tim Joye

Foto’s Tim Joye, Erwin brouwers, Hugo Vanderwegen, Steven De Bock, Johan Martens,

Verantwoordelijke uitgever J.-P. Heirman, Secretaris-generaal Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Koning Albert II-laan 20 bus 8 1000 Brussel

Depotnummer D/2007/3241/201

Colofon -157

158

Inhoud. Inhoudstafel. Inhoud - 1

Recommend Documents