Reüniepakket
1
Inhoud 1
Voorbereiding
4
1.1 Begin tijdig met plannen
4
1.2 Bepaal de datum, locatie en tijdstip
4
1.3 Stel een reüniecommissie samen
4
1.4 Maak een actielijst na elke vergadering
4
1.5 Doe een aankondiging op SchoolBANK.nl en in de plaatselijke krant
5
1.6 Maak een begroting
5
1.7 Registreren
6
2
7
De reünie
2.1 Stel een programmaboekje samen
7
2.2 Maak goede afspraken over de catering
7
2.3 Deel consumptiebonnen uit
7
2.4 Zorg ervoor dat er een fotograaf aanwezig is
7
2.5 Denk na over parkeerplaatsen en stuur een routebeschrijving
7
2.6 Verdeel de ruimte in tijdvakken
7
2.7 Stel een fototentoonstelling samen
8
Bijlage I
9
Bijlage II
15
Bijlage III
17
Bijlage IV
19
Reüniepakket
2
Na al die jaren je klasgenoten van vroeger weer terugzien – wie speelt er niet met die gedachte? En laten we wel wezen: daarom heb je, je toch aangemeld op SchoolBANK.nl? Dankzij SchoolBANK.nl heeft er al menige reünie plaatsgevonden. Enthousiaste oud-klasgenoten vertelden ons over hun ervaringen – wat er leuk was, wat er minder goed ging. Waar ze aan hadden moeten denken. Wat er gelukkig toch nog goed afliep. Daardoor hebben we bij SchoolBANK.nl heel wat kennis opgedaan over reünies. We weten hoe leuk het kan zijn, maar ook wat er allemaal bij komt kijken – tijdens de reünie, maar vooral ook in de voorbereiding en, niet te vergeten, na afloop. Die kennis willen we graag met je delen. Dus doe je voordeel met de tips & tricks en de do’s & don’ts van SchoolBANK.nl en organiseer de beste reünie aller tijden!
Reüniepakket
3
1
1.1
Voorbereiding
Begin tijdig met plannen
Veel mensen onderschatten de tijd die nodig is om alle klasgenoten en leraren terug te vinden. Neem daarom zeker 6 tot 8 maanden de tijd voor het organiseren van een reünie. Sommige reünies worden zelfs anderhalf jaar van tevoren gepland! Die lange voorbereidingstijd geldt vooral voor een reünie van een hele school of scholengemeenschap. Organiseer je een reünie voor je jaargenoten? Dan heb je natuurlijk minder tijd nodig. Toch raden we je aan ruim de tijd te nemen, het terugvinden van al je klas- of schoolgenoten neemt nu eenmaal veel tijd in beslag!
1.2
Bepaal de datum, locatie en tijdstip
Een reünie begint met het bepalen van de datum, het tijdstip en de locatie. Vaak is de school zelf een geschikte en goedkope locatie, bijvoorbeeld in de aula. Maar ook een buurthuis of een feestzaal is heel geschikt.
1.3
Stel een reüniecommissie samen
Afhankelijk van de grootte van de reünie stel je een reüniecommissie samen van ongeveer 4 tot 6 personen. Bepaal samen het programma: wat willen jullie gaan doen? Hoe ziet de dag of de avond eruit? Verdeel daarna de taken: voorzitter, secretaris, pr-verantwoordelijke, logistiek coördinator en bijvoorbeeld de coördinator van een foto- of videotentoonstelling. Zoek daarnaast naar vrijwilligers die willen helpen met de voorbereidingen, maar ook op de dag zelf een handje willen uitsteken. Dan heeft de commissie zelf ook de tijd om bij te praten met oude bekenden.
Reüniepakket 1.4
Maak een actielijst na elke vergadering
Laat de voorzitter of secretaris na afloop van elke vergadering een actielijst maken. Op dit schema zijn alle activiteiten af te lezen, met de bijbehorende taken en de namen van de commissieleden die de acties moeten uitvoeren.
4
1.5
Doe een aankondiging op SchoolBANK.nl en in de plaatselijke krant
Op SchoolBANK.nl heb je een aankondiging geplaatst. Dit betekent dat er al aardig wat mensen geïnformeerd worden over je reünie middels de aankondiging bij de school. De vermelding op de reüniekalender en de vermelding in de nieuwsbrief. Oud-klasgenoten die je al via SchoolBANK.nl hebt teruggevonden, kun je, wanneer je gebruik maakt van een Plus-abonnement, bovendien een persoonlijk bericht sturen. Niet alleen om hen rechtstreeks op de hoogte te stellen, maar ook om hen te vragen de aankondiging door te geven aan andere klasgenoten van vroeger. Ook kun je oud-klasgenoten een bericht per e-mail of post verzenden. Je hebt hier uiteraard wel hun adresgegevens voor nodig. SchoolBANK heeft een voorbeeld bericht voor je gemaakt dat je hiervoor kunt gebruiken. In dit bericht (bijlage I) vind je ook nog eens een speciale kortingscode voor het SchoolBANK-Plus abonnement. Dubbel handig dus! Daarnaast is een advertentie in de lokale krant altijd nuttig. Je kunt zelfs proberen een artikel geplaatst te krijgen over de reünie. Daarin kun je bijvoorbeeld de directeur of een leraar van vroeger aan het woord laten komen. Lokale kranten zijn vanwege hun doelgroep erg geïnteresseerd in reünies: veel inwoners hebben vroeger immers zelf op je school gezeten. Als je daar handig gebruik van maakt, kun je rekenen op heel wat gratis publiciteit. In bijlage II vind je een voorbeeldpersbericht dat je gebruiken ter inspiratie. Ook via andere scholen, sportclubs of verenigingen kun je in contact komen met oud-klasgenoten. En niet vergeten: zet altijd je telefoonnummer en e-mailadres in de aankondiging!
1.6
Reüniepakket
Maak een begroting
Zodra het programma is samengesteld, kan de begroting worden opgesteld. Die begroting maakt duidelijk welke activiteiten er worden georganiseerd en hoeveel die gaan kosten. Aan de hand daarvan kun je berekenen welk bedrag de bezoekers aan de reünie moeten bijdragen. Het is het gemakkelijkst wanneer zij het bedrag vooraf overmaken. Dan hoef je niet alles voor te schieten en pieker je op de dag zelf niet over de financiën.
5
1.7
Registreren
Moeten de mensen zich van tevoren aanmelden of mag iedereen zomaar komen? Je maakt het jezelf gemakkelijker door ervoor te kiezen mensen zich te laten aanmelden. Je hebt dan een goed overzicht van het aantal bezoekers, wat natuurlijk handig is voor je afspraken met bijvoorbeeld de catering. Ook kun zo je badges op naam aanmaken, zodat iedereen elkaar gemakkelijk herkent. Hiervoor kun je die bijgevoegde naamkaartjes gebruiken, deze kun je printen op papier of op stickervellen. Je vindt deze praktische naamkaartjes in bijlage III. Bovendien heb je van iedereen de contactgegevens. Zo kun je, je oudklasgenoten op de hoogte houden van de vorderingen, hen nieuwsgierig maken naar eventuele attracties of activiteiten en uiteraard een herinnering sturen zodra het evenement dichterbij komt. Kies je ervoor mensen zich niet te laten inschrijven, of hebben mensen zich niet ingeschreven maar komen toch naar de reünie? Dan kun je gebruik maken van de handige intekenlijst in bijlage IV.
Reüniepakket
6
2
2.1
De reünie
Stel een programmaboekje samen
In een programmaboekje kun je bijvoorbeeld een voorwoord van de ouddirecteur opnemen, maar ook verhalen uit de oude doos. En uiteraard mag het programma van de dag niet ontbreken!
2.2
Maak goede afspraken over de catering
Hoe de catering eruitziet, hangt natuurlijk af van de grootte en de duur van de reünie. Begint de reünie ‘s middags en gaat hij door tot in de avond, dan moet je een maaltijd klaar hebben staan (bijvoorbeeld een broodmaaltijd). Smeren jullie alles zelf? Of huren jullie een cateringbedrijf in? Hetzelfde geldt voor de drankjes: staan er vrijwilligers achter de bar? Koop je alle drankjes zelf in of laat je dit ook doen door een cateraar?
2.3
Deel consumptiebonnen uit
Krijgen de bezoekers een paar drankjes van jullie aangeboden? Dan kun je het beste werken met consumptiebonnen, die je tijdens de registratie al verspreidt.
2.4
Zorg ervoor dat er een fotograaf aanwezig is
Natuurlijk wil iedereen met z’n oude klas op de foto. Vergeet dus niet een fotograaf in te huren. Wil je de kosten drukken? Vraag dan een liefhebber uit de buurt die het werk tegen kostprijs wil doen.
2.5
Denk na over parkeerplaatsen en stuur een routebeschrijving
Reüniepakket
Is er voldoende parkeergelegenheid of moeten de bezoekers naar een parkeerplaats in de buurt worden geleid? Wellicht kunnen vrijwilligers hierbij helpen. Stuur bovendien bij iedere aanmelding een routebeschrijving mee met je ontvangstbevestiging.
2.6
Verdeel de ruimte in tijdvakken
Iedereen kan elkaar makkelijker ontmoeten als je de ruimte hebt onderverdeeld in tijdvakken, bijvoorbeeld met behulp van kleuren of door borden met jaartallen te plaatsen. 7
2.7
Stel een fototentoonstelling samen
Bij veel reünies wordt er een fototentoonstelling gemaakt. Niet zo gek, want er zijn vaak prachtige foto’s van vroeger beschikbaar: oude klassenfoto’s, maar ook foto’s van schoolreisjes of andere uitstapjes. Veel van deze foto’s vind je terug op SchoolBANK.nl. Hiervandaan kan je ze makkelijk zelf uitprinten of laten afdrukken door de fotoservice. Je school zal vroeger ook in het nieuws zijn geweest, dus je kunt ook op zoek naar krantenknipsels. Er zijn vast veel foto’s te vinden via het archief van de school, bij het gemeentehuis of in de bibliotheek. TIP: Vraag oud-klasgenoten in je reüniemail (zie bijlage I, prikbordbericht of persoonlijk bericht meer foto’s op SchoolBANK te plaatsen. Zo heb je extra veel foto’s om uit te kiezen op je reünie!
Reüniepakket
8
Bijlage I Beste (oud-)schoolgenoot, [naam school] houdt op [datum] een feestelijke reünie voor (oud-)leerlingen en -leerkrachten. De reünie vindt plaats in het kader van [reden reünie]. Het jubileum is voor [naam school] een bijzonder moment om alle mensen die er op school hebben gezeten bij elkaar te halen, zodat iedereen elkaar weer ziet en mooie herinneringen kan ophalen. Het reünieprogramma ziet er als volgt uit: [vul hier de programma-elementen in, hieronder vind je enkele suggesties] • • • • • • • • •
speech van hoofdonderwijzer [naam] borrel met oud-klasgenoten en -leerlingen foto’s van vroeger bekijken rondleiding door de school van vandaag toneelvoorstelling van oud-leerlingen nieuwe klassenfoto’s contactprikbord korte film over de geschiedenis van de school diner
De reünie begint om [tijd] de kosten bedragen [kosten]. Dat is inclusief [bijvoorbeeld: koffie/ thee/ hapjes/ consumptiebonnen]. Wil je bij de reünie aanwezig zijn, stuur dan via SchoolBANK een berichtje aan de organisatie (www.schoolbank.nl, kijken bij [naam school / link naar school] ). Heb je nog leuke foto’s of herinneringen aan onze school? Dan kun je deze ook op SchoolBANK kwijt. Je krijgt nu zelfs 4 euro korting op het Plus-abonnement, zodat je alles kunt bekijken en alvast contact kunt opnemen met je schoolvrienden en -vriendinnen. Ga naar: http://www.schoolbank.nl/korting en gebruik de kortingscode: REUNIE01 Hopelijk tot snel! Met vriendelijke groet, [naam] Organisatie reünie
Reüniepakket
9
Bijlage II – Voorbeeld persbericht
De Rietlanderij houdt reünie op 10 oktober 2011 Juinense basisschool viert 25-jarig bestaan Juinen, 9 mei 2011 – Basisschool De Rietlanderij houdt op zaterdag 10 oktober 2011 een feestelijke reünie voor (oud-)leerlingen en -leerkrachten. De reünie van de Juinense school vindt plaats in het kader van het 25-jarig bestaan van de school. Het jubileum is voor De Rietlanderij een bijzonder moment om alle mensen die er op school hebben gezeten weer bij elkaar te halen, zodat iedereen elkaar weer ziet en mooie herinneringen kan ophalen. Het reünieprogramma staat bol van de leuke activiteiten: [vul hier de programma-elementen in, hieronder vind je enkele suggesties] • • • • • • • • •
speech van hoofdonderwijzer [naam] borrel met oud-klasgenoten en -leerlingen foto’s van vroeger bekijken rondleiding door de school van vandaag toneelvoorstelling van oud-leerlingen nieuwe klassenfoto’s contactprikbord korte film over de geschiedenis van de school diner
De reünie begint om 16.00 uur, de kosten bedragen 10.00 euro. Dat is inclusief koffie, thee, twee consumptiebonnen en hapjes. Wie op de reünie aanwezig wil zijn, kan zich opgeven via het inschrijfformulier op SchoolBANK (www.schoolbank.nl, kijken bij Basisschool de Rietlanderij). U kunt ook kijken op de website van de school www.derietlanderij.nl of een e-mail sturen naar e-mailadres. - EINDE PERSBERICHT -
Noot voor de redactie: Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Reüniepakket
[je naam] [het telefoonnummer waarop je vaak te bereiken bent] [je e-mailadres]
10
Reüniepakket
11
Reüniepakket
12
