INHOUD Inleiding... 3

Handleiding massa facturatie Versie 0.1

december 2011

INHOUD INHOUD ........................................................................................................................................................... 2 1

Inleiding.................................................................................................................................................... 3

2

Factureren van de activiteiten .................................................................................................................. 4

3

2.1

Het aanmaken van de facturen ................................................................................................................ 4

2.2

Het verwijderen van een factuurbestand ................................................................................................. 6

2.3

Het individueel boeken van facturen ....................................................................................................... 6

2.4

Het massaboeken van facturen ................................................................................................................ 7

2.5

Het versturen van de facturen ................................................................................................................. 7

2.6

Het maken van een herafdruk.................................................................................................................. 8

Belangrijke instellingen bij de facturatie................................................................................................. 11 3.1

De werking van de betalingstermijn ...................................................................................................... 11

3.2

Controleren van het seizoen .................................................................................................................. 11

3.3

Kopiëren van de contributies ................................................................................................................ 11


2

1

Inleiding

In AllUnited heeft u de mogelijkheid om contributies en contracten in één keer voor een bepaalde periode te factureren. Dit kan zijn per maand, per kwartaal etc. Op basis van de activiteiten en de periode (seizoen) worden de facturen klaargezet om gefactureerd te worden. Let op: In AllUnited moeten de activiteiten altijd gefactureerd worden. Ook bij automatische incasso. De factuur is namelijk de basis voor de automatische incasso. Bij veel verenigingen vindt deze zogenoemde massafacturatie maar één keer per jaar plaats. Daarom is het goed om voordat de facturatie start een aantal zaken van tevoren goed te controleren

1.1

Is het nieuwe seizoen/periode aangemaakt.?

Het is het beste om het seizoen zo vroeg mogelijk aan te maken en in ieder geval voordat het nieuwe seizoen begint. U kunt seizoenen ook een jaar van tevoren reeds aanmaken. Controleer via het menupad [instellingen] [activiteiten] [seizoenen] of het nieuwe seizoen aanwezig is.

1.2

Zijn de contributies voor het nieuwe seizoen/periode aangemaakt of gekopieerd?

In de meeste gevallen wordt de contributie gekopieerd van het vorige seizoen. Vergeet niet de contributie en de omschrijving aan te passen aan het nieuwe seizoen. Deze omschrijving wordt bij het kopiëren niet aangepast en deze omschrijving komt als factuurregel op de factuur. Als de facturen eenmaal geboekt zijn is deze omschrijving niet meer aan te passen. Controleer via het menupad [instellingen] [activiteiten] [contributies] of de contributies juist zijn.

1.3

Zijn de juiste keuzes gemaakt voor het afdrukken en versturen van de facturen?

Bij automatische incasso Bij automatische incasso gebruiken de meeste verenigingen de factuur om hun leden erop te attenderen dat de contributie wordt geïnd. Op de factuur wordt dan vermeld binnen welke termijn de factuur wordt geïnd. Er kan ook voor worden gekozen om de facturen niet te versturen. Er zijn verenigingen die via de nieuwsbrief of de mail aangeven wanneer de contributie wordt geïnd en die geen facturen willen versturen. Dit kan via de instellingen geregeld worden. AllUnited kan dat voor u inrichten. Per mail of per post Standaard staat AllUnited zo ingericht dat de facturen per post worden verstuurd. Het is echter ook mogelijk om de facturen per email te versturen. In dat geval wordt er een email aangemaakt met de factuur als bijlage. Het inrichten van het verzenden van de facturen per email zal AllUnited voor u inrichten. In hoofdstuk 3 van deze handleiding wordt uitgelegd welke instellingen u zelf kunt wijzigen als deze niet juist zijn.

Belangrijk: Neem bij enige twijfel contact op met AllUnited. Wij helpen graag bij de juiste inrichting van het systeem. Dit is in de licentiekosten begrepen en kost niets extra. Als de instellingen allemaal goed staan, dan verloopt de facturatie in een aantal stappen. Stap 1 het aanmaken van de facturen en het controleren van de lijst niet geboekte facturen Stap 2 het boeken van de facturen Stap 3 het printen en versturen van de facturen In de volgende hoofdstukken komen deze stappen uitgebreid aan de orde. Naast contributies is het ook mogelijk om contracten, cursussen, lessen, trainingen, inschrijfgeld etc. te factureren. In deze handleiding wordt uitgegaan van het factureren van de contributie.


3

2 Factureren van de activiteiten 2.1

Het aanmaken van de facturen

In de eerste stap van de facturatie worden de activiteiten van het nieuwe seizoen aangemaakt en wordt op basis daarvan een bestand aangemaakt om te factureren. Ook kunnen er al factureren gereed staan waarvan de activiteiten al zijn aangemaakt. Bijvoorbeeld voor nieuwe leden. Het is daarom goed als er regelmatig wordt gecontroleerd of er activiteiten gereed staan om gefactureerd te worden. Het maken van de facturen. Kies in het menu [Facturen] [Massa factureren (Stap 1)].

Bovenaan in het scherm ziet u “Geblokkeerde activiteiten”. Voordat u factureert dient u ook altijd te controleren of er activiteiten zijn geblokkeerd en of deze blokkade nog steeds terecht is. Een blokkade is altijd een tijdelijke blokkade. Uiteindelijk dienen alle activiteiten gefactureerd te worden.


4

Binnen het scherm staan alle activiteiten, contracten, evenementen en inschrijfformulieren (optioneel) die gefactureerd kunnen worden. Achter elke optie staat (Bij activiteiten: “Te factureren activiteitsregels”, bij contracten: “Te factureren contractregels”, etc.) staat het aantal activiteiten dat gereed staat om gefactureerd te worden. • • • • •

Vink het rondje voor [Activiteiten factureren] aan Bij de Factuurkop voor activiteiten kan “Contributie Nota” aangepast worden. Deze omschrijving komt in het debiteuren overzicht en op de aanmaning terecht. Factureert u voor het komende seizoen, dan dient de “Begindatum seizoen voor of op” aangepast te worden. Deze moet liggen op of na de startdatum van het nieuwe seizoen U kunt in dit scherm ook kiezen voor een andere betalingstermijn. Bijvoorbeeld u factureert de contributie altijd in 3 termijnen, maar u wilt de training in één keer incasseren. In hoofdstuk 3.1 staat dit uitgebreid beschreven. Klik op [Start]

Bovenin het opnieuw verschenen scherm staat vermeld hoeveel facturen ALLUNITED daadwerkelijk heeft aangemaakt.

De facturen zijn nu wel gemaakt maar nog niet geboekt in ALLUNITED. Dit is het moment om de facturen te controleren. Klopt de omschrijving, zijn er uitzonderingen. Op dit moment is het nog mogelijk om aanpassingen in de individuele facturen te maken. Klik op [Lijst niet geboekte facturen].

Dit is een heel belangrijke stap. Hier kan men de facturen één voor één bekijken en indien noodzakelijk verwijderen of gegevens aanpassen.


5

Een voorbeeld van een “Lijst niet geboekte facturen” staat hieronder.

Mocht blijken dat alle facturen fout zijn, omdat de omschrijving van de contributies niet is aangepast aan het nieuwe seizoen, dan is het mogelijk om alle facturen “weg te gooien” met de optie [massa verwijderen] in het menu. Zie hoofdstuk 2.2. Eerst moet dan de oorzaak van de fout weggenomen worden (bijvoorbeeld het aanpassen van de tekst bij de contributie) en vervolgens kan stap 1 opnieuw uitgevoerd worden. Zijn de facturen juist, dan kan men overgaan tot het boeken van de facturen. Er zijn twee opties. Een individuele factuur boeken. Dit is soms nodig omdat er een paar uitzonderingen zijn die handmatig verwerkt moeten worden. In hoofdstuk 2.3 wordt dit beschreven. Als alle handmatige aanpassingen geboekt zijn, dan kan de rest van de facturen in één keer geboekt worden. Dit wordt beschreven in hoofdstuk 2.4.

2.2

Het verwijderen van een factuurbestand

Indien het gehele factuurbestand foutief is omdat bijvoorbeeld de contributie bedragen niet zijn aangepast aan het nieuwe seizoen of de omschrijvingen nog op het oude seizoen staan, dan kan het hele factuurbestand verwijderd worden. Kies in het menu [Facturen] [massa verwijderen] en het volgende scherm wordt getoond. Klik op start en het bestand zal verwijderd worden. Let op er kunnen meerdere bestanden zijn

2.3

Het individueel boeken van facturen

In de lijst niet geboekte facturen kan elke factuur geopend worden door er op te klikken. Dit is het moment om eventuele wijzigingen aan te brengen. Bijvoorbeeld iemand die een lager bedrag gefactureerd moet krijgen of iemand die wegens een bijzondere verdienste de contributie niet hoeft te betalen. Na het corrigeren van de factuur heeft men de keuze om de factuur te bewaren of te boeken. Als de wijziging bewaard wordt en er wordt later toch besloten om dit hele factuurbestand te verwijderen, dan zijn deze aanpassingen ook verdwenen. Om te voorkomen dat deze facturen verwijderd worden kunnen ze na aanpassing direct geboekt worden. Het is belangrijk deze facturen alleen te boeken als zeker is dat de factuur juist is. Met het boeken van de factuur is de factuur definitief. Een factuur kan daarna niet meer aangepast worden. Alleen via het storneren van de factuur (het maken van een creditnota) kan de factuur weer ongedaan gemaakt worden. Het storneren van facturen wordt in hoofdstuk 2.7 het corrigeren van een geboekte factuur beschreven.


6

2.4

Het massaboeken van facturen

Als alle individuele aanpassingen zijn gedaan dan is het niet nodig om elke factuur apart te boeken. Via stap 2 het massa boeken kunnen alle facturen in één keer geboekt worden. Kies via menu [Facturen] [Massa boeken (Stap 2 )] en het onderstaande scherm verschijnt:

Klik op [Start] om de facturen daadwerkelijk te boeken. Is het boeken voltooid dan verschijnt hetzelfde scherm, maar dan is het boekingsnummer rechts (AI060710) verdwenen en is het vakje leeg. Nadat alle facturen zijn geboekt moeten de facturen worden afgedrukt en verstuurd. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven.

2.5

Het versturen van de facturen

Nadat de facturen zijn geboekt moeten deze verstuurd worden. In de inleiding is aangegeven welke keuzes er zijn om facturen af te drukken, te printen of via email te versturen. Na het Massa boeken (Stap 2) gaat men [Facturen afdrukken (Stap 3)]. En het onderstaande scherm verschijnt.

Er zijn 3 mogelijkheden:

2.5.1

CSV bestand

Het maken van een CSV bestand. In dat geval is ervoor gekozen de facturen niet rechtstreeks via AllUnited af te drukken en/of te versturen, maar dit op basis van een CSV bestand buiten AllUnited te doen. In dat geval wordt de knop CSV bestand gebruikt.


7

2.5.2

Rechtstreeks afdrukken van facturen via AllUnited

Voor het afdrukken van de facturen gaat men als volgt te werk: • Vink bij “Factuurtype” de juist activiteit aan (het aantal te versturen facturen staat tussen haakjes) • Kies in het keuze menu naast [afdruk tonen] de juiste factuur layout. Meestal contributie factuur. Bij het afdrukken van facturen voor contracten of manuele facturen is het mogelijk om een andere factuur layout te kiezen. • Standaard staat in AllUnited het vinkje bij [simuleren] aan. Daarmee kan op afdruktonen geklikt worden zonder dat de factuur echt wordt afgedrukt. Dit is de manier om te controleren of de factuur layout juist is, voordat de factuur wordt verstuurd. • Is de factuur layout juist dan kan het vinkje simuleren weggehaald worden en kunnen de facturen via [Afdruktonen] geprint worden. Er wordt een pdf bestand aangemaakt. Dit bestand kan direct geprint worden of opgeslagen worden. Allunited adviseert het bestand eerst op te slaan voordat het wordt geprint. Loopt de printer vast dan kan altijd terug gegaan worden naar het bestand. • Het is niet nodig de facturen te printen voor de eigen administratie. Er kan namelijk op elk moment een herafdruk gemaakt worden. Zie hiervoor hoofdstuk 2.6 Het maken van een herafdruk.

2.5.3

Facturen per mail versturen

Indien ervoor gekozen is om de facturen per mail te versturen dan staat er ook een knop E-mail versturen op het scherm. Ontbreekt deze en u wilt de facturen per mail versturen, neem dan contact op met AllUnited via een ticket naar ons service center. De factuur layout kan eerst via afdruk tonen met simulatie aangevinkt zoals hierboven is omschreven gecontroleerd worden. Is de factuur juist dan kan het vinkje simuleren weggehaald worden. Via de knop E-mail versturen worden de facturen nu per email verstuurd. Bovenaan in het scherm wordt aangegeven hoeveel facturen er zijn verstuurd. Het kan zijn dat dit minder is dan het totaal aantal te versturen facturen. Dit betekent dat een aantal facturen niet per email verstuurd kunnen worden omdat het emailadres niet bekend is. De facturen blijven dan staan en kunnen alsnog afgedrukt worden en per post verstuurd.

Controleren of de facturen per e-mail verstuurd kunnen worden als u dit voor het eerst gaat doen Kies een factuurnummer uit om te testen. Een recent factuurnummer kan gevonden worden via het menu [facturen] [facturen]. Selecteer de facturen op een recente [datum van tot] en het overzicht met de facturen wordt getoond. Onthoud een factuurnummer. Ga terug naar [facturen] [facturen afdrukken] en geef het factuurnummer in. Zorg dat het vinkje [herafdruk] en het vinkje bij [simuleren] aan staat. Vink bij [factuurtype] activiteiten aan als het om een contributiefactuur gaat. Ook al staan er 1000 facturen gereed, als je het factuurnummer hebt ingevuld dan gaat dit boven het aantal facturen dat er staat. Alleen deze ene factuur wordt verstuurd. Omdat simuleren aan staat wordt de factuur niet naar de “echte” ontvanger gestuurd maar naar het e-mail adres van degene die ingelogd is. Als het versturen van facturen per email eenmaal goed werkt dan hoeft dat niet meer gecontroleerd te worden.

2.6

Het maken van een herafdruk

Mocht er iets mis zijn gegaan met het afdrukken van de facturen of wordt er later in het jaar door een lid gevraagd om een kopie factuur dan kan altijd een herafdruk gemaakt worden. Het is daarom ook niet nodig om de facturen te printen voor de eigen administratie. Als in de loop van het seizoen een kopie van een factuur gemaakt moet worden gaat dat als volgt:


8

• • • • • • •

Zoek het factuurnummer van de betreffende factuur op of een range van facturen Ga in het menu naar [Facturen] [Facturen afdrukken (stap 3)] Vul het factuurnummer in of de factuurnummers van – t/m Vink [Herafdruk] aan Vink onder “Factuurtype” [Activiteiten] aan als het om contributiefacturen gaat; Kies de juiste factuurlayout en klik op [afdruktonen] en de factuur wordt in een apart venster getoond om af te drukken; Heeft u de mogelijkheid om facturen per mail te versturen dan kunt u ook op de knop [E-mail versturen} klikken. De factuur wordt dan opnieuw per email naar de ontvanger verstuurd.

Controleren of de facturen per e-mail verstuurd kunnen worden als u dit voor het eerst gaat doen Kies een factuurnummer uit om te testen. Een recent factuurnummer kan gevonden worden via het menu [facturen] [facturen]. Selecteer de facturen op een recente [datum van tot] en het overzicht met de facturen wordt getoond. Onthoud een factuurnummer. Ga terug naar [facturen] [facturen afdrukken] en geef het factuurnummer in. Zorg dat het vinkje [herafdruk] en het vinkje bij [simuleren] aan staat. Vink bij [factuurtype] activiteiten aan als het om een contributiefactuur gaat. Ook al staan er 1000 facturen gereed, als je het factuurnummer hebt ingevuld dan gaat dit boven het aantal facturen dat er staat. Alleen deze ene factuur wordt verstuurd. Omdat simuleren aan staat wordt de factuur niet naar de “echte” ontvanger gestuurd maar naar het e-mail adres van degene die ingelogd is. Als het versturen van facturen per email eenmaal goed werkt dan hoeft dat niet meer gecontroleerd te worden.

2.7

Het corrigeren van een geboekte factuur

Mocht er toch een factuur geboekt zijn die niet juist is dan kan een factuur alleen nog gestorneerd worden. Dit is het maken van een creditfactuur, die de oorspronkelijke factuur volledig tegen boekt. Via de relatiekaart [relaties] [relatiegegevens] gaat u naar de relatie. Bovenin de relatiekaart ziet u een onderstaande balk.

Klik op [debiteuren]. U komt dan in het debiteurenoverzicht van de relatie terecht.


9

Klik op het [factuurnummer] - in bovenstaand voorbeeld op 40005691 – en de factuur wordt op het scherm getoond. Zorg dat u op wijzigen staat. In dat geval staat er onderaan de factuur een knop [storneren].

Door op deze knop te drukken, wordt de factuur in zijn geheel tegen geboekt. Het gevolg hiervan is: Er staat een creditnota om afgedrukt te worden bij [facturen] [facturen afdrukken] De activiteit is niet gefactureerd en staat weer open. Bij [facturen][massa factureren] komt deze activiteit weer naar voren. Opmerking: Als een factuur is geboekt, maar nog niet afgedrukt, dan worden de oorspronkelijke factuur en de gestorneerde factuur uit de lijst nog af te drukken facturen gehaald. Wij gaan er dan vanuit dat de relatie nog geen factuur heeft ontvangen en dus ook niet op de hoogte hoeft te worden gesteld van deze correctie.


10

3 Belangrijke instellingen bij de facturatie Het is belangrijk dat u alleen die instellingen wijzigt, waarvan u zeker weet dat het juist is en die hieronder beschreven worden. In alle andere gevallen adviseren wij u dringend AllUnited om hulp te vragen. Deze ondersteuning is begrepen in de licentiekosten en kost u niets extra .

3.1

De werking van de betalingstermijn

In Allunited kunnen de betalingstermijnen op verschillende manieren ingesteld zijn. Dit kan via het eerste scherm binnen de massa facturatie. Als u bijvoorbeeld de contributies in 3 termijnen incasseert, dan staat de betalingstermijn standaard op 3 termijnen. Als u de trainingen apart factureert en u wilt deze in één keer incasseren, dan kunt u hier een andere betalingstermijn ingeven. Deze betalingstermijn overschrijft alle andere betalingstermijnen. De volgorde die Allunited hanteert voor het vaststellen van de juiste betalingstermijn is zoals onderstaand. 1.

De betalingstermijn binnen massa factureren overschrijft alle andere betalingstermijnen.

2.

Wordt deze betalingstermijn niet gebruikt, dan wordt gekeken of binnen de relatie een aparte betalingstermijn is ingegeven. Deze staat op het relatiescherm onder financieel.

3.

Is hier niets ingegeven dan wordt gekeken bij de betaalwijze. Bij automatische incasso kan ingegeven zijn dat deze altijd in 3 termijnen wordt geïncasseerd. De betaalwijze staat onder het menu [instellingen] [kopje relaties] [betalingswijze]. Hier staat altijd automatische incasso. Achter automatische incasso kan een betalingstermijn ingegeven worden.

4.

Is hier niets ingegeven dan wordt bij de factuurbron gekeken. De factuurbron staat onder het menu [instellingen] [kopje facturen] [factuurbronnen].

3.2

Controleren van het seizoen

Voordat de facturatie wordt gestart dient gecontroleerd te worden of het nieuwe seizoen is aangemaakt. Via het menupad [instellingen] [activiteiten] [seizoenen] kunt u controleren of het nieuwe seizoen reeds is aangemaakt. Anders dient u hier het nieuwe seizoen aan te maken. U kunt ook altijd AllUnited vragen het nieuwe seizoen voor u aan te maken.

3.3

Kopiëren van de contributies

De contributies moeten voor het nieuwe seizoen worden aangemaakt. Dit kan door de contributies van het vorige jaar te kopiëren. Na het kopiëren dient u nog wel de omschrijving binnen de contributies te controleren of hier geen jaartal in staat . Als er een jaartal in staat dan zal deze aangepast moeten worden. Ook kan het zijn dat de contributiebedragen veranderd zijn en moeten deze aangepast worden. Via het menupad [instellingen] [activiteiten] [contributies] kunt u controleren of de contributies voor het nieuwe seizoen zijn aangemaakt. Selecteer het nieuwe seizoen en klik op weergeven. Als de contributies zijn aangemaakt, dan worden deze op het scherm getoond zoals hieronder is aangegeven.


11

Blijft het scherm leeg, dan kunnen via [contributies kopiëren] in de bovenbalk de contributies gekopieerd worden naar het nieuwe seizoen. Belangrijk: Gecontroleerd dient te worden of de omschrijving nog juist is. Indien elk seizoen het jaartal meegegeven wordt, dan dient dit jaartal gewijzigd te worden. Klik op de seizoencode en wijzig de contributie.


12

INHOUD Inleiding... 3

Recommend Documents