Handleiding KNHB Interface Versie 0.2
december 2011
INHOUD INHOUD ................................................................................................................................................................ 2 1
Inleiding ......................................................................................................................................................... 3
2
De werking van de interface ......................................................................................................................... 4 2.1
Het aanmaken van berichten ................................................................................................................... 5
2.2
Het controleren van aangemaakte berichten en het oplossen van fouten ............................................... 5
2.3
Het versturen van de berichten ............................................................................................................... 7
2.4
Het verwijderen van berichten ................................................................................................................ 8
2.5
Niet leden aanmelden voor scheidsrechterscursus .................................................................................. 8
2.6
Leden die wel bij de bond bekend moeten zijn maar geen contributie betalen ....................................... 8
2.7
Geblokkeerde relaties .............................................................................................................................. 8
3
Status van berichten ...................................................................................................................................... 9
4
Inrichting voordat de interface kan worden gestart ................................................................................ 10 4.1
Nummerreeks......................................................................................................................................... 10
4.2
Activiteiten............................................................................................................................................. 10
4.3
Categorie ............................................................................................................................................... 10
4.4
Functies ................................................................................................................................................. 11
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
2
1
Inleiding
De KNHB heeft in december 2011 besloten de interface niet meer via Sportlink maar via ISIS te laten verlopen. Als gevolg hiervan hebben alle leden een nieuw bondsnummer gekregen. Er zijn een aantal verschillen met de vorige interface: • Berichten worden direct verwerkt. De foutmeldingen geweigerd en geparkeerd verdwijnen. • Het is nu makkelijker om fouten in het berichtenverkeer op te lossen. • Het blijft belangrijk om de functies goed in te richten. Diverse functies binnen de vereniging worden doorgestuurd. Zie hiervoor de inrichting in hoofdstuk 4.4Relaties met door de Bond erkende functies moeten wel als lid in AllUnited staan met een activiteitenregel. Dit is dan de categorie niet betalend. • De code NBNS (niet betalend, niet spelend) is verdwenen. Als bij een lid wel de activiteit hockey is aangegeven als niet betalend, dan worden ze als scheidsrechter aangemeld, tenzij de functie is ingevuld, dan worden ze gezien als functionaris.
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
3
2 De werking van de interface De KNHB verwacht dat verenigingen ‘regelmatig’ data uitwisselen tussen de bondapplicatie en de verenigingapplicatie. Met regelmatig verwachten ze dat de synchronisatie om de twee weken wordt uitgevoerd. Via het menupad [diversen] [interface] komt men bij de interface in onderstaand scherm terecht. Cont
Het communicatie proces bestaat uit de volgende stappen: 1. Berichten aanmaken 2. Foutberichten oplossen en opnieuw berichten aanmaken 3. Berichten versturen naar de Bond 4. Berichten controleren die teruggekomen zijn van de bond. En eventuele fouten oplossen en opnieuw berichten aanmaken en versturen 5. Alle berichten verwijderen, behalve de berichten met status verzonden. Hieronder worden de verschillende stappen beschreven.
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
4
2.1
Het aanmaken van berichten
Via deze transactie worden de berichten aangemaakt die naar de Bond verstuurd moeten worden.
Veld Bond ID Berichttype
Omschrijving Alleen bij Omni verenigingen (verenigingen met meerder sporten/bonden) moet hier een keuze worden gemaakt. Anders kan het leeg gelaten worden. Leden: Per wijziging in de AllUnited administratie wordt er een bericht aangemaakt. Ledenlijst: Met dit bericht kan een totale ledenlijst bij de Bond worden opgevraagd. Het kan lang duren voordat de informatie teruggekoppeld is. Grote verenigingen (meer dan 1500 leden) kunnen problemen onder vinden omdat de informatie stroom te groot is om door AllUnited te verwerken. AllUnited kan eventueel daarbij assisteren.
Nadat het scherm ingevuld is, druk op [Start] en de berichten worden aangemaakt. Aangemaakt berichten kunnen twee statussen krijgen ‘Aangemaakt’ en ‘Fout’. Alle berichten met de status fout zullen eerste gecorrigeerd moeten worden, voordat deze naar de bodn kunnen worden verstuurd. Dit staat in de volgende paragraaf beschreven. In hoofdstuk 3 wordt uitleg gegeven over de status van berichten. Let op: Zolang de berichten niet naar de bond zijn verstuurd, zijn de relaties waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd.
2.2
Het controleren van aangemaakte berichten en het oplossen van fouten
Het tweede blok op het interfacescherm kan gebruikt worden om berichten te selecteren en weer te geven. In deze fase moeten alle berichten met een fout status gecorrigeerd worden, voordat deze naar de bond worden verstuurd. Een voorbeeld van een fout is dat de geboortedatum ontbreekt, of dat het adres niet juist is.
Aan de hand van onderstaande tabel kan in bovenstaand scherm de juiste selectie gemaakt worden. Meestal zal er geselecteerd worden op de berichtstatus zoals fout.
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
5
Veld Bericht ID Berichtnummer Richting Berichtstatus Verstuurd Referentie
Omschrijving Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks Nummer dat de Bond geeft aan het bericht In: berichten verstuurd door de KNHB. Hebben meestal de status Ontvangen Uit: verstuurde berichten De status van het bericht. Zie hoofdstuk 3 Bericht statussen Datum dat een bericht verstuurd is Referentienummer. Meestal is dit het relatienummer van AllUnited
Na het selectiescherm gevuld te hebben, druk op [Weergeven] of [Wijzigen]. Daarna wordt er een lijst getoond met berichten die aan de selectiecriteria voldoen, zoals in onderstaand voorbeeld.
Corrigeer alle relaties waarbij een fout is opgetreden. Verwijder dan alle berichten met een fout status. Zie hoofdstuk 2.4 voor het verwijderen van deze berichten. Maak daarna de berichten opnieuw aan zoals beschreven in hoofdstuk 2.1. Pas als er geen foutmeldingen meer zijn, kan het bestand naar de bond gestuurd worden, zoals in hoofdstuk 2.3 staat beschreven. Let op: Indien de tekst verschijnt “Lid is geen verenigingslid”, dan is er een fout in de interface opgetreden. Maak in dat geval een helpdeskticket aan en meld het probleem. AllUnited kan dan de status van de interface bij deze relatie aanpassen, zodat deze opnieuw met de interface mee kan gaan. Indien er vragen zijn voor AllUnited over de berichten, verwijder deze dan niet zodat AllUnited de berichten kan analyseren. Per bericht worden de volgende velden getoond: Veld Vw O. verst. Bericht ID Richting Berichttype
Berichtstatus Berichtnummer Bond ID Referentie Verstuurd
Omschrijving Aanvinken om bericht te verwijderen nadat op Bewaren is geklikt n.v.t. Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks In: berichten verstuurd door de KNHB. Hebben meestal de status Ontvangen Uit: verstuurde berichten Leden: Per wijziging in de AllUnited administratie wordt er een bericht aangemaakt. Ledenlijst: Met dit bericht kan een totale ledenlijst bij de bond worden opgevraagd. Het kan lang duren voordat de informatie teruggekoppeld is. Grote verenigingen (meer dan 1500 leden) kunnen problemen onder vinden omdat de informatie stroom te groot is om door AllUnited te verwerken. AllUnited kan eventueel daarbij assisteren. De status van het bericht. Zie hoofdstuk 3 Bericht statussen Nummer dat de bond geeft aan het bericht KNHB Relatienummer en naam van relatie Datum dat bericht verstuurd is
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
6
Bevestigd Afgesloten Match NaamS AdresS Foutcode Fout Foutactor Fouttekst Foutveld
Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten n.v.t. n.v.t. n.v.t. Code van fout n.v.t. n.v.t. Omschrijving van fout n.v.t.
Zelf een bondsnummer aanpassen In sommige gevallen kan het nodig zijn om zelf een bondsnummer in te vullen of te corrigeren. Voor alle gebruikers behalve voor de gebruikers met het profiel [systadm] zijn onderstaande velden binnen het activiteitenscherm van een relatie niet toegankelijk. Alleen een gebruiker met het profiel [systadm] kan hier het bondnummer of het scheidsnummer aanpassen.
2.3
Het versturen van de berichten
Met onderstaande transactie is het mogelijk de berichten naar de bond te sturen. In onderstaand voorbeeld staan 0 berichten. Als er berichten klaar staan om verstuurd te worden dan staat daar het aantal berichten.
Veld Bond ID Bericht ID
Berichten versturen
Omschrijving KNHB, hoeft niet gevuld te worden Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Kan gebruikt worden om één specifiek bericht te versturen. Kan leeg blijven Vink het bolletje aan om berichten te versturen
Nadat [Bericht versturen] is aangevinkt, kan op [start] gedrukt worden om maximaal 200 berichten te versturen. Als er nog meer berichten zijn dan dient deze stap herhaald worden. Let op: Het versturen kan even duren. Voor 200 berichten is 1 minuut niet abnormaal. Het op vragen van een Ledenlijst kan wel 10 minuten duren. Let op: Het is niet meer nodig om berichten op te halen. Berichten worden automatisch teruggemeld.
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
7
2.4
Het verwijderen van berichten
Tussendoor en aan het einde van de sessie kunnen de berichten verwijderd worden. Tijdens het proces van het aanmaken van het bestand zullen foutberichten verwijderd worden, om deze na correctie opnieuw aan te maken. Het wordt aanbevolen om de interface schoon te houden, zodat er een overzicht is van de berichten die nog gecorrigeerd moeten worden. Alle berichten met de status ontvangen en verwerkt kunnen altijd verwijderd worden. Indien er vragen zijn voor AllUnited over de berichten, verwijder deze dan niet zodat AllUnited de berichten kan analyseren.
2.5
Niet leden aanmelden voor scheidsrechterscursus
Relaties binnen de vereniging die een scheidsrechterscursus volgen bij de Bond moeten opgenomen worden in het systeem met bijvoorbeeld relatietype ‘Overige’. Aan de relatie moet een activiteitenregel ‘Hockey’ gekoppeld worden met bijvoorbeeld Categorie ‘Niet betalend lid’. Hiervoor moet het relatietype even omgezet worden naar relatietype “lid”. Na communicatie met de bond, wordt een KNHB nummer verstrekt aan de relatie. Daarna kan het relatietype weer teruggezet worden naar “overig”. Komend seizoen zal de relatie automatisch weer afgemeld worden. Let op: AllUnited zal een factuur aanmaken voor de relatie. Deze moet dan handmatig weggegooid worden. De activiteiten regel zal niet naar het volgende seizoen gekopieerd worden en er zal dus ook geen factuur meer uitrollen.
2.6
Leden die wel bij de bond bekend moeten zijn maar geen contributie betalen
Veel verenigingen hebben vrijwilligers die wel bij de bond bekend moeten zijn, omdat de bond van bepaalde functionarissen zoals voorzitter, penningmeester wil weten wie het zijn, maar waarvoor geen contributie wordt betaald. Ook moeten er leden bekend zijn bij de bond die er cursussen willen volgen. Deze leden dienen als volgt in het systeem te staan: Lidtype: overige of functionaris. Dit laatste lidtype geeft nog beter aan waarom het gaat. Activiteit: hockey Categorie: niet betalend lid (AllUnited kan dit voor u inrichten als deze categorie nog niet bestaat) Zie hoofdstuk 4 voor de juiste inrichting van AllUnited.
2.7
Geblokkeerde relaties
Als u tijdens het werken met AllUnited merkt dat bepaalde relaties zijn geblokkeerd door de interface met de bond dan is de relatie geblokkeerd omdat de interface naar de bond nog niet is afgerond. De mutaties zijn wel aangemaakt, maar de mutaties zijn nog niet naar de bond verzonden. Controleer in dat geval of er bij berichten versturen nog openstaande berichten staan en verstuur deze berichten. Zie hoofdstuk 2.3
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
8
3 Status van berichten Hieronder wordt een complete opsomming gegeven van alle berichtstatussen. Veld Aangemaakt Fout
Ontvangen
Omschrijving Dit zijn berichten die aangemaakt zijn door AllUnited en klaar staan voor verzending naar de KNHB Dit zijn berichten waar AllUnited een fout heeft geconstateerd zoals geen geboortedatum, postcode of bondsnummer. Deze fouten moeten door de vereniging worden opgelost voordat de interface naar de bond wordt verstuurd. Indien het bondsnummer niet aanwezig is, kan contact gezocht worden met AllUnited. Dit zijn berichten die door de Bond zelf worden verstuurd omdat er een wijziging heeft plaats gevonden in de bondsapplicatie. Voorbeeld hiervan is dat een andere vereniging, waar de relatie ook lid is, een adreswijziging doorstuurt. LET OP: AllUnited doet niks met deze berichten. DEZE WIJZIGINGEN WORDEN NIET DOORGEVOERD IN ALLUNITED.
Verwerkt
In de toekomst is de planning dat Scheidsrechters informatie op deze manier verstuurd gaat worden. Indien dit gebeurt zullen wij alleen deze informatie uit het bericht verwerken. Dit zijn berichten die correct zijn verwerkt. Er zijn drie velden die door de interface overgenomen kunnen worden in AllUnited: KNHB nummer Gecorrigeerde straatnaam Gecorrigeerde plaatsnaam
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
9
4 Inrichting voordat de interface kan worden gestart 4.1
Nummerreeks
Menupad: [Instellingen] en dan [Nummerreeksen] (blok Algemeen). Klik op wijzigen. De nummerreeks die van toepassing is voor berichten is ‘Num.rks.code’: MSG
4.2
Activiteiten
Menupad: [Instellingen] [Activiteiten] (blok Activiteiten). Klik op ‘Wijzigen’
Bovenstaande velden moeten gevuld zijn, voordat de interface kan worden gestart.
4.3
Categorie
Aan de Bond moet doorgegeven worden wat voor type lid een relatie is. In AllUnited is het type lid gekoppeld aan de Categorie. Per categorie kan aangegeven worden welke KNHB activiteit code doorgegeven moet worden aan de bond. Menupad: [Instellingen] en dan [Categorie] (blok Activiteiten). Klik op ‘Wijzigen’.
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
10
BondCat.code VE ZA TR GL KN BH NS
4.4
Omschrijving Veldhockey Zaalhockey Training/trim lid G Hockey Knotshockey Bedrijfshockey Niet spelend lid
Functies
Menupad: [Instellingen] en dan [Functies] (blok Relaties). Klik op ‘Wijzigen’.
Bondfunctiecode AC AR BC LA OP
Omschrijving Accommodatiecommissaris Bestuurslid verantwoordelijk voor Arbitrage Barcommissaris verantwoordelijk voor de Sociale Hygiëne Ledenadministrateur Contactpersoon opleidingen
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
11
PM SC SE SH SR TR VM VZ WA WB WM WJ WS ZC
Penningmeester Scheidsrechterscommissaris Secretaris Contactpersoon voor Schoolhockey Ambassadeur Sportiviteit en Respect Contactpersoon voor Tuchtrecht Verenigingsmanager Voorzitter Wedstrijdsecretaris Webmaster Wedstrijdsecretaris Jongste Jeugd Wedstrijdsecretaris Junioren Wedstrijdsecretaris Senioren Zaalcommissaris
Handleiding Interface KNHB Versie 0.2
12