INHOUD Inleiding... 3

Handleiding boekhouding Versie 0.2

augustus 2012

INHOUD INHOUD ................................................................................................................................................................ 2 1

Inleiding ......................................................................................................................................................... 3

2

Het boeken van crediteurenfacturen ........................................................................................................... 4

3

2.1

Het boeken van de factuur op een nieuwe relatie.................................................................................... 4

2.2

Het boeken van de factuur....................................................................................................................... 4

2.3

Het betalen van een inkomende factuur .................................................................................................. 6

Debiteurenbeheer .......................................................................................................................................... 8 3.1

Het maken van correcties op uitgaande facturen.................................................................................... 8

3.2

Handmatige facturen............................................................................................................................... 8

3.3 Het vereffenen van posten ....................................................................................................................... 9 3.3.1 Het verwerken van een dubbele betaling....................................................................................... 10 3.3.2 Het verwerken van één betaling op twee relaties. ......................................................................... 10 3.3.3 Een betaling met een afwijkend bedrag......................................................................................... 12 3.3.4 Het achteraf vereffenen van verschillen in de betalingen.............................................................. 12

4

3.4

Verwerken van een teruggetrokken incasso. ......................................................................................... 12

3.5

Verwerken van aanmaanboetes............................................................................................................. 13

3.6

Sponsorcontracten................................................................................................................................. 13

3.7

Factuurblokkade ................................................................................................................................... 14

3.8

Een factuur opsplitsen in meerdere documenten................................................................................... 15

Aanmanen .................................................................................................................................................... 17 4.1

Het controleren van de debiteurenlijst. ................................................................................................. 17

4.2

Incasso bestand aanmaken.................................................................................................................... 17

4.3

Uitvoeren van de aanmaningen............................................................................................................. 18

5

Incasseren van aangemaakte facturen ...................................................................................................... 20

6

Rapportages................................................................................................................................................. 23

7

Diversen ....................................................................................................................................................... 25 7.1

Vereffenen van tussenrekeningen .......................................................................................................... 25

7.2

Jaarafsluiting ........................................................................................................................................ 25

7.3

BTW aangifte......................................................................................................................................... 26

7.4

Investeringen ......................................................................................................................................... 26

7.5

Begroting............................................................................................................................................... 26

7.6

Budgetgroepen ...................................................................................................................................... 26

7.7

Handmatige boekingen/memoriaalposten ............................................................................................. 27


2

1 Inleiding In deze handleiding worden de handelingen beschreven die binnen een financiële administratie van een vereniging worden uitgevoerd. Meestal zijn dit binnen een vereniging de taken van de penningmeester. Voor de massafacturatie en voor het verwerken van bankbestanden zijn aparte handleidingen gemaakt. Voor het aanpassen van gegevens van leden verwijzen we u naar de handleiding van de ledenadministratie. In deze handleiding komen de volgende onderwerpen aan bod: •

Crediteuren beheer o Het boeken van inkomende facturen o Het betalen van inkomende facturen

•

Debiteuren beheer o Het maken van correcties op uitgaande facturen o Handmatige facturen o Het vereffenen van posten o Verwerken van een teruggetrokken incasso o Verwerken van boetes bij aanmanen o Sponsorcontracten o Factuurblokkade o Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

•

Aanmanen

•

Incasso/betalingen o Incassobatch aanmaken o Betaalbatch aanmaken

•

Rapportages

•

Diversen o o o o o o o

Vereffenen van tussenrekeningen Jaarafsluiting BTW aangifte Investeringen Begroting Budgetgroepen Handmatige boekingen


3

2 Het boeken van crediteurenfacturen In veel boekhoudpakketten heeft u een apart bestand voor debiteuren en een apart bestand voor crediteuren Dit is in AllUnited niet nodig. Een relatie kan gebruikt worden om een factuur naar toe te sturen, maar dezelfde relatie kan ook gebruikt worden om een binnenkomende factuur op te boeken of er een sponsorcontract aan te hangen. U hoeft hier dus geen aparte relaties voor aan te maken als deze al in het systeem aanwezig zijn.

2.1

Het boeken van de factuur op een nieuwe relatie

Als u een factuur ontvangt en deze wilt boeken in AllUnited en het betreft een nieuwe relatie, dan moet u eerst de relatie aanmaken in AllUnited. Tenzij de factuur afkomstig is van een eenmalige relatie, in dat geval kan gebruik gemaakt worden van een verzamelcrediteur. Via het menupad [relaties] [relatiegegevens] kan via de knop [nieuw] bovenaan in het scherm een nieuwe relatie aangemaakt worden. U komt dan in onderstaand scherm.

Meestal wordt dan gekozen voor het relatietype [overige] dit is afhankelijk van de relatietypes die bij u in gebruik zijn. U dient een datum vanaf in te geven en een bedrijfsnaam. Bij Nummer Lev. geeft u het leveranciersnummer/debiteurennummer op dat op de factuur staat. Staat er niets op de factuur dan geeft u hier een afkorting in van de bedrijfsnaam. De overige gegevens vult u naar eigen inzicht in. Dit is afhankelijk van het feit of u vaker met de relatie zaken gaat doen en of u de factuur vanuit AllUnited wilt laten betalen. In dat laatste geval moet u ook de bankgegevens invullen. Als u de relatie heeft aangemaakt dan kan de factuur worden geboekt.

2.2

Het boeken van de factuur

Via het menupad [facturen] [inkoopfacturen] kunt u de factuur boeken. Kies hier voor [nieuw] en u komt in onderstaand scherm.


4

Het factuurnummer is een tijdelijk factuurnummer en wordt gebruikt zolang de factuur nog niet is geboekt. Bij de factuurdatum geeft u de datum in die op de factuur staat en bij vervaldatum de datum waarop u de factuur wilt betalen. Via het relatienummer of via nummer lev. zoekt u de relatie op. Daarna geeft u het factuurnummer in bij Factnr.Lev. Als u de factuur via AllUnited wilt laten betalen en de leverancier wil dat u gebruik maakt van een acceptgiro. Dan vult u hier de referentie voor de acceptgiro in. De naam en de omschrijving worden standaard door het systeem gevuld, maar u kunt hier ook zelf een invulling aan geven. Onder het kopje factuurregels geeft u de grootboekrekening in waarop de kosten geboekt moeten worden. De meeste verenigingen zijn niet BTW-plichtig en hoeven dus niets met de BTW te doen. Bent u wel BTWplichtig dan kiest u hier de juiste BTW. Bij bedrag vult u het juiste bedrag in. Als u de factuur wilt splitsen in meerdere posten, dan maakt u meerdere factuurregels aan. Daarna heeft u de keuze om de factuur te bewaren (bijvoorbeeld als u nog niet beschikt over alle gegevens of de juistheid van een grootboekrekening wilt nagaan) of de factuur te boeken. Het boeken van de factuur is definitief. Daarna kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht. AllUnited geeft dan een definitief factuurnummer uit. Deze wordt op de factuur geschreven. Een factuur die u heeft bewaard en niet geboekt vindt u terug bij [facturen] [lijst niet geboekte facturen]. Deze factuur kunt u later nog aanvullen en boeken. Eenmaal geboekte facturen kunt u terug vinden via [facturen] [inkoopfacturen]. Het onderstaande scherm wordt dan getoond en de facturen kunnen op nummer, op datum, op relatienummer, op naam etc opgezocht worden.


5

Een geboekte factuur staat ook op de crediteurenlijst zolang deze nog niet is betaald. De crediteurenlijst wordt gevonden via [boekhouding] [rapportages] [crediteurenlijst].

2.3

Het betalen van een inkomende factuur

De betaling van een inkomende factuur kan via internet bankieren gedaan worden, maar het is ook mogelijk een batchbestand aan te maken in AllUnited en deze via internetbankieren aan te bieden. Via [boekhouding] [auto inc./Bet.] kan een batchbestand aangemaakt worden.

Stap 1 is het aanmaken van het bestand. Kies [crediteuren] en vink [Betaling] aan. Via het tweede blok Automatische incasso/betaal overzicht kunnen de posten gecontroleerd worden.


6

Via stap 2 kan het bestand aangemaakt worden. Kies dan voor [betaling], zet het vinkje aan bij [simuleren], druk op [start] en kijk of u het bestand via de mail ontvangt en of er geen foutmeldingen worden gegeven. Als u het bestand goed ontvangt kunt u het vinkje bij simuleren weghalen en nogmaals op start drukken. Sla het bestand dat u via de mail ontvangt op uw computer op. Dit bestand ziet er als volgt uit 20111208173530_clieop03.txt (jaar - maand – dag – uur – minuten – seconden _ clieop03.txt) De bank verwacht een bestand dat begint met clieop03. Zet daarom clieop03 aan de voorkant en haal het streepje tussen de datum/tijd en clieop03 weg. Het bestand ziet er daarna als volgt uit clieop0320111208173530.txt Dit bestand kunt u importeren bij de bank en daarmee de crediteurenbetalingen doen. Deze manier van werken zorgt ervoor dat de crediteurenfactuur als betaald wordt beschouwd en deze boeking komt tijdelijk op een tussenrekening. Als de bank de betaling heeft verwerkt, dan kunt u deze betaling in AllUnited verwerken en dan wordt de tussenrekening weer tegengeboekt. Voor de verwerking van de bankafschriften verwijzen we naar de handleiding “ Verwerking bankafschriften”.


7

3 Debiteurenbeheer Het debiteuren beheer bestaat uit de volgende elementen: • • • • • • • •

3.1

Het maken van correcties op uitgaande facturen Handmatige facturen Het vereffenen van posten Verwerken van een teruggetrokken incasso Verwerken van aanmaanboetes Sponsorcontracten Factuurblokkade Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het maken van correcties op uitgaande facturen.

Zolang de facturen nog niet zijn geboekt kunt u correcties aanbrengen op de uitgaande facturen. Bijvoorbeeld bij leden die langdurig ziek zijn geweest of als er speciale afspraken zijn gemaakt. Voor deze correcties verwijzen we naar de handleiding massafactureren. Als een factuur éénmaal is geboekt dan kunnen er geen wijzigingen meer aangebracht worden. Een factuur dient dan gestorneerd (creditnota) te worden en er dient een nieuwe factuur aangemaakt te worden met het juiste bedrag. Als er een foutieve activiteit is aangemaakt, dan kan deze gewijzigd worden zodra de factuur is gestorneerd. Op basis van deze nieuwe activiteit kan dan een nieuwe factuur aangemaakt worden via massa factureren. Indien er al een betaling heeft plaatsgevonden op de factuur, dan moet deze betaling met de nieuwe factuur verrekend worden. Hiervoor verwijzen we naar hoofdstuk 3.3 Het vereffenen van posten.

3.2

Handmatige facturen

Naast de functionaliteit massa facturen kan ook een handmatige factuur aangemaakt worden. Een handmatige factuur wordt gemaakt indien het niet mogelijk is om gebruik te maken van massafacturen of van contracten. In dat geval maakt u een factuur aan via het menupad [facturen] [facturen]. Klik op [nieuw] en u komt dan in onderstaand scherm terecht.


8

U kiest het juiste factuurtype, de juiste betalingstermijn en de juiste relatie. Dan kunt u door naar de factuurregels. U geeft de grootboekrekening in, de prijs, het aantal en de omschrijving. Als de factuur compleet is drukt u op [controle] om te controleren of alles juist is. Komen er geen foutmeldingen, dan kunt u de factuur boeken door op [boeken] te klikken. Weet u nog niet zeker of de factuur juist is, dan kunt u de factuur [bewaren]. De factuur komt dan terecht in de lijst niet geboekte facturen, die u via het menupad [facturen] [lijst niet geboekte facturen] op kunt vragen.

3.3

Het vereffenen van posten

Het vereffenen van posten is de verwerking van de betaling van een factuur, zodat de factuur verdwijnt uit de openstaande posten. Normaal gesproken gebeurt dit door het boeken van de bankbetalingen, maar er zijn altijd uitzonderingen. In de debiteurenlijst dienen altijd de negatieve bedragen beoordeeld te worden: Is dit een dubbele betaling (zie hoofdstuk 3.3.1) Is dit een betaling voor twee of meer relaties (zie hoofdstuk 3.3.2) Is dit een betaling met een afwijkend bedrag (zie hoofdstuk 3.3.3) Hierop dient altijd actie te worden ondernomen, omdat anders de relaties fout worden aangemaand.


9

3.3.1

Het verwerken van een dubbele betaling

Als iemand een factuur dubbel heeft betaald, dan blijft er een betaling op de relatie staan. In dat geval moet de betaling terugbetaald worden via de bank. Als het bankafschrift wordt verwerkt, dan zal de terugbetaling ook op de relatie worden geboekt. Om de betaling te vereffenen gaat u naar het debiteurenscherm van de relatie. Via [relaties] [relatiegegevens] en het [tabblad debiteuren] komt u in onderstaand scherm terecht. U ziet hier twee bankbetalingen. De eerste dubbele betaling en de terugbetaling. U vinkt beide documenten aan onder [kies] en vervolgens drukt u op de knop [vereffenen]

Beide betalingen vallen nu tegen elkaar weg en verdwijnen naar de vereffende posten en uit de openstaande postenlijst.

3.3.2

Het verwerken van één betaling op twee relaties.

In onderstaand voorbeeld is er één betaling geweest van 180 euro. Deze betaling heeft betrekking op 2 verschillende facturen bij 2 relaties. Via het menupad [boekhouding] [rapportages] [debiteurenlijst] kunt u een overzicht opvragen van de debiteuren. Bij de ene relatie staat de factuur van 90 euro nog open en bij de andere relaties staat 90 euro teveel. Onderstaand een stukje uit de debiteurenlijst waarin dat zichtbaar wordt. Het gevolg hiervan is dat beide facturen nog openstaan en dat ze ook allebei aangemaand zullen worden als er niets wordt gedaan. We zullen dus de betaling over de twee relaties moeten verdelen.


10

Als we de betaling openen door in dit voorbeeld op document 3000177 te klikken dan komt u in onderstaand scherm terecht.

U kunt nu dit document aanpassen. Vul bij de 0 linksonder in het scherm een 1 in en druk op controle. Er zal nu een extra factuurregel worden aangemaakt. Wijzig het bedrag in de tweede regel in -90,00 In de extra gemaakte regel geeft u 1300 (dit is de grootboekrekening debiteuren. In uw systeem kan dit een ander grootboekrekeningnummer zijn) in en het bedrag van -90,00.


11

Druk nu op controle er komt nu een extra veld tevoorschijn om het relatienummer in te vullen. In bovenstaand voorbeeld moet dit relatienummer 10000105 zijn. Omdat nu niet rechtstreeks de factuur is vereffend dienen bij beide relaties de betaling en de factuur nog vereffend te worden. Dit kan vanuit het document door op de relatie te dubbelklikken. U komt dan in het tabblad debiteuren van de relatie terecht. Door beide posten bij kies aan te vinken en op [vereffenen] te drukken kunt u de posten vereffenen. Ze verdwijnen dan uit de openstaande postenlijst.

3.3.3

Een betaling met een afwijkend bedrag.

Als u een betaling binnenkrijgt met een afwijkend bedrag dan kunt u twee dingen doen. De betaling accepteren. U boekt de betaling op de relatie. Na het boeken dubbelklikt u op de relatie. U komt dan in het debiteurenscherm van de relatie terecht. Klik de factuur en de betaling aan onder kies en klik op vereffenen. De factuur verdwijnt dan uit de openstaande postenlijst en het verschil in de betaling zal in een apart document geboekt worden. De betaling voldoet niet. In dat geval moet u toch de betaling verwerken als u het openstaande bedrag later wilt incasseren, omdat anders de factuur voor het volledige bedrag in de volgende incassoronde terecht komt. Ook in dit geval gaat u naar het debiteurenscherm zoals hierboven aangegeven. Klik de factuur en de betaling aan en wijzig de 0 voor splitsen in een 1 en druk op [splitsen]

Er wordt nu een nieuw document aangemaakt met het verschil tussen de factuur en de betaling. Dit bedrag kan nu geïncasseerd worden.

3.3.4

Het achteraf vereffenen van verschillen in de betalingen

Indien u achteraf ziet via de debiteurenlijst dat er teveel of te weinig is betaald, dan kun u deze posten via de debiteurenkaart van de relatie alsnog vereffenen. Op de debiteurenkaart vinkt u alle posten aan die u wilt vereffenen onder [kies] en drukt op [vereffenen]. Het verschil tussen deze posten zal nu automatisch teruggeboekt worden op de grootboekrekening. In de meeste gevallen zal het om contributiefacturen gaan en zal het verschil ook op de grootboekrekening contributie geboekt worden.

3.4

Verwerken van een teruggetrokken incasso.

Als de incasso is uitgevoerd dan kan het altijd gebeuren dat een post niet wordt geaccepteerd om verschillende redenen. In de handleiding verwerking van bankbestanden wordt uitgelegd hoe een teruggetrokken incasso kan worden verwerkt. Voor het debiteuren beheer is het belangrijk dat gecontroleerd wordt of ook de verwerkingsdatum is aangepast. Is de verwerkingsdatum gevuld, dan wordt een openstaande post niet meer voor de volgende incassorun aangeboden. Eerst zal dan de verwerkingsdatum weggehaald moeten worden. Dit om te voorkomen dat de post opnieuw wordt aangeboden terwijl de oorzaak niet is weggenomen. Sommige bankrekeningen zijn geblokkeerd voor automatische incasso en dan heeft het geen zin om op dezelfde bankrekening nog een keer de incasso door te voeren. In onderstaand voorbeeld dient de datum 12-12-2011 verwijderd te worden onder verwerkingsdatum, om de factuur voor de volgende incassoronde aan te bieden. Via het menupad [relaties] [relatiegegevens] kiest u het [tabblad debiteuren]. U komt dan in onderstaand scherm terecht.


12

3.5

Verwerken van aanmaanboetes

Indien bij de aanmaanprocedure met boetes wordt gewerkt, dan kan het bij de betaling voorkomen dat de boetes wel of niet worden betaald. Als de boete wordt betaald, dan kunt u bij de bankbetaling het bedrag splitsen in het bedrag van de factuur en het bedrag van de boete of het bedrag op de relatie boeken en later de posten vereffenen zoals in hoofdstuk 3.3 is beschreven. Als de boete niet wordt betaald, dan heeft u twee opties. De boete blijft open staan en moet alsnog betaald worden of de boete wordt verwijderd. De betaling van de factuur boekt u op de normale manier, zodat deze uit de openstaande postenlijst worden verwijderd. Als de boete open blijft staan dan hoeft u verder niets te doen. Als u de boete wilt verwijderen, dan gaat u naar het debiteurenscherm van de relatie en opent het document van de boete. Zorg dat u op wijzigen en niet op weergeven staat. Als u op wijzigen staat, kunt u het document verwijderen, zodat deze uit de openstaande posten verdwijnt.

3.6

Sponsorcontracten

Indien u te maken heeft met periodiek terugkomende facturen, die niet via de activiteiten van de vereniging gefactureerd worden dan kunt u gebruik maken van contracten. Voorbeelden hiervan zijn dat u advertenties verkoopt voor uw verenigingsblad of dat u shirtsponsoren heeft.


13

Via het tabblad contract van de relatie komt u in onderstaand scherm terecht.

Hier kunt u aangeven om welk contract het gaat, vanaf welke datum en tot welke datum, het bedrag en de frequentie. Via [facturen] [massa factureren] worden deze contracten periodiek gefactureerd. Zie hiervoor de handleiding massa facturatie.

3.7

Factuurblokkade

Als u activiteiten factureert, dan kunt u een activiteit ook blokkeren voor de facturatie. Bijvoorbeeld als iemand langdurig ziek is geweest en de contributie wordt opgeschort. In dat geval kunt u een activiteit voor facturatie blokkeren. U vinkt het veld FB aan zoals in onderstaand voorbeeld. De factuur zal dan niet meegaan in de massa facturatie.


14

Bij de massa facturatie treft u de geblokkeerde activiteiten bovenaan in de menubalk aan.

U kunt nu eerst alle activiteiten factureren. Daarna haalt u de factuurblokkade weg en kunt u deze relaties factureren. Op deze manier heeft u inzicht in de facturen, die u handmatig aan zult moeten passen.

3.8

Een factuur opsplitsen in meerdere documenten

Het kan voorkomen dat u een relatie aanmaant en dat deze relatie aangeeft wel te willen betalen, maar in meerdere termijnen. Als u daarmee akkoord gaat, dan kunt u de factuur splitsen in meerdere documenten. Via het menupad [relaties] [ relatiegegevens] tabblad [debiteuren] komt u in het overzicht met de openstaande debiteuren.


15

Het kan voorkomen dat u afspraken met leden maakt over de betaling van een factuur. Voor bovenstaande factuur bijvoorbeeld is afgesproken dat deze in 3 keer zal worden betaald. Deze maand, over twee maanden en over 4 maanden. Om deze afspraak vast te leggen in AllUnited vinkt u het document aan onder kies. Vervolgens verandert u de 0 naast splitsen in 3 en drukt op [splitsen]. De factuur zal nu in 3 documenten van 600 euro gesplitst worden. Om een goed aanmaanbeleid te kunnen voeren, moet u vervolgens de vervaldatum aanpassen naar de afgesproken termijnen.


16

4 Aanmanen AllUnited biedt u de mogelijkheid om de leden die nog niet hebben betaald aan te manen. U bepaalt als organisatie zelf het aantal aanmaanniveaus en de tijd die tussen de factuur en de eerste aanmaning ligt en tussen de eerste en tweede aanmaning etc. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om een boete in te stellen als te laat wordt betaald. U kunt de aanmaningen printen en versturen. U kunt ook een bestand downloaden en via uw eigen mail een herinnering uitsturen of de personen nabellen. Let op: Als u eenmaal start met het doen van de aanmaningen kunt u deze stap niet meer ongedaan maken. Zorg er dus voor dat alles goed in het systeem staat ingesteld. Zeker als u gebruik wilt maken van boetes Allereerst gaan we in op het aanmaanproces. Daarna volgt nog uitleg over de instellingen in AllUnited zodat het proces goed verloopt. Het is belangrijk dat bij het aanmanen in de juiste volgorde wordt gewerkt, zodat relaties niet onterecht worden aangemaand. Bijvoorbeeld de betaling is al wel binnen, maar nog niet verwerkt in het systeem of u heeft toestemming gekregen om het bedrag automatisch te incasseren. Volgorde bij aanmanen. 1. Verwerk eerst de mutaties van de leden. Bijvoorbeeld nieuwe adressen etc. zodat de aanmaningen naar het juiste adres gaan. 2. Verwerk de bankbetalingen, zodat de betaalde facturen uit de openstaande debiteurenlijst verdwijnen. Hiervoor verwijzen we naar de handleiding verwerken bankbestanden. 3. Controleer de openstaande debiteurenlijst. Zie hoofdstuk 4.1 4. Draai de incasso. U wilt geen leden aanmanen, waarvoor u toestemming hebt voor automatische incasso. Zie hoofdstuk 4.2 5. Doe de aanmaningen 6. Verwijder de incasso als u nog niet wilt incasseren. Via het menupad [boekhouding] [autom inc.bet.] Kies de laatste optie het storneren van niet geïncasseerde of betaalde documenten.

4.1

Het controleren van de debiteurenlijst.

Via het menupad [boekhouding] [rapportages] [debiteurenlijst] vraagt u een lijst op van de openstaande debiteuren.

U zult eerst alle negatieve bedragen in de debiteurenlijst moeten controleren. De aanmaningen worden verstuurd voor alle openstaande facturen ongeacht of daar een betalingen tegenover staat. De betaling wordt wel op de aanmaning getoond, maar het staat slordig om een aanmaning te versturen, waarvan de betaling ook ontvangen is. Indien mogelijk moeten de facturen nog vereffend worden met de betaling.

4.2

Incasso bestand aanmaken

Om te voorkomen dat de openstaande facturen waarvoor een incassomachtiging is afgegeven, meegaan in de aanmaningen, dient u van tevoren de incasso batch aan te maken. Na het doen van de aanmaningen kunt u deze weer verwijderen. Via [boekhouding] [incasso] komt u bij onderstaand scherm. Vink debiteuren aan en vink incasso aan en druk op [start]. De facturen die kunnen worden geïncasseerd zijn nu uit de openstaande postenlijst verdwenen en zullen niet aangemaand worden.


17

4.3

Uitvoeren van de aanmaningen

Via het menupad [boekhouding] [aanmanen] komt u in onderstaand scherm.

Druk op [start] bij stap 1. De aanmaningen worden nu gemaakt. Onder het kopje aanmaanlijst ziet u staan hoeveel aanmaningen er zijn aangemaakt en welke brief ze moeten ontvangen.


18

U kunt de aanmaanlijst bekijken door op [start] te drukken bij aanmaanlijst. U komt dan in onderstaand scherm.

Hier kunt u de aanmaningen bekijken. Vervolgens gaat u naar stap 2. Het bestand aanmaken. Laat in eerste instantie het vinkje simuleren aan staan. Dan kunt u kijken of de aanmaning de juiste layout heeft. Kies de juiste aanmaanbrief en druk op [afdruktonen]

Als de afdruk akkoord is dan kunt u het vinkje weghalen en de aanmaningen afdrukken. U kunt er ook voor kiezen om een bestand aan te maken, op basis waarvan u de relaties na gaat bellen of die u via uw eigen email een aanmaningsmail verstuurd.


19

5 Incasseren van aangemaakte facturen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u in AllUnited de aangemaakte facturen kunt incasseren. Als u een incassobestand aan wilt maken, dan moet u er eerst voor zorgen dat alle facturen die nog verstuurd/geboekt moeten worden, via massa facturen worden geboekt. Ook moet u ervoor zorgen dat alle betalingen via de bank zijn verwerkt en dat de debiteurenlijst is opgeschoond, zodat er geen onterechte incasso’s worden gedaan. Daarna gaat u via het menupad [boekhouding] [auto inc./bet. naar onderstaand scherm.

Allereerst maakt u de incassoposten aan via stap 1. Vink debiteuren en incasso aan zoals in bovenstaand voorbeeld en druk op [start]. Gebeurt er niets dan zijn de te incasseren posten misschien nog niet vervallen. Als er vandaag facturen zijn aangemaakt met een betalingstermijn van 30 dagen, dan vervallen deze posten pas over 30 dagen en deze zullen dus nog niet meegaan voor de incasso als op start wordt gedrukt. Via het debiteurenscherm van een relatie wordt de vervaldatum getoond. Hier kan gecontroleerd worden of de vervaldatum nog niet bereikt is. Wilt u deze facturen toch incasseren, dan moet u de vervaldatum naar voren halen. Bij “Vervaldatum in de toekomst (aantal dagen)” haalt u de vervaldatum naar voren.


20

Stel het is vandaag 1 januari en er zijn posten die op 30 januari vervallen en die toch meemoeten in de incasso. Dan vult u bij “Vervaldatum in de toekomst (aantal dagen)” het getal 30 in, zoals in onderstaand voorbeeld.

Het systeem kijkt dan welke posten er binnen nu en 30 dagen vervallen en neemt deze mee in de incasso.

Controle van de te incasseren posten. Onder het kopje Automatische incasso/betaaloverzicht ziet u nu welke posten voor incasso zijn aangemaakt. Deze lijst ziet er als volgt uit. In dit stadium kunt u nog allerlei wijzigingen uitvoeren, omdat er nog geen incasso bestand is aangemaakt.

Door dubbel te klikken op een documentnummer komt u in onderstaand scherm. U kunt nu besluiten de incasso nog te verwijderen.


21

Ook kunt u besluiten om de hele incassorun te verwijderen door op onderstaande knop [storneren] te drukken. In dat geval wordt de hele batch verwijderd.

Is de batch akkoord dan kunt u via stap 2 het bestand aanmaken.

Wij adviseren u om eerst het vinkje simuleren aan te zetten. Geeft het aanmaken van het incassobestand geen fouten en ontvangt u dit testbestand per mail, dan kan het vinkje weggehaald worden en kunt u een definitief bestand aanmaken. Dit bestand ziet er als volgt uit: 20111208173530_clieop03.txt (jaar - maand – dag – uur – minuten – seconden _ clieop03.txt) De bank verwacht een bestand dat begint met clieop03. Zet daarom clieop03 aan de voorkant en haal het streepje tussen de datum/tijd en clieop03 weg. Het bestand ziet er daarna als volgt uit clieop0320111208173530.txt Dit bestand kunt u via internetbankieren opladen bij de bank. Zie voor de verdere verwerking van het incassobestand de handleiding “Verwerking van bankafschriften”. De posten die dan bij de nog niet vereffende posten staan komen pas op 0 te staan als ook het bankafschrift verwerkt is waarop het te incasseren bedrag is binnengekomen.


22

6 Rapportages De volgende boekhoudrapportages zijn beschikbaar: Balans Verlies en winst Debiteurenlijst (saldo op enig moment of een saldo per einde boekjaar) Crediteurenlijst (saldo op enig moment of een saldo per einde boekjaar) Lijst van documenten van één of meerdere grootboekrekeningen. Lijst met grootboekrekeningen Via het menupad [boekhouding] [rapportages] zijn deze rapportages op te roepen.

Als peildatum staat hier standaard het einde van het boekjaar. Als een vorig boekjaar nog niet is afgesloten dan staat hier het oudste nog niet afgesloten boekjaar. Met het vinkje bij groeptotaal kunt u een rapport maken met minder details. De grootboekrekeningen worden dan niet getoond, maar alleen de subtellingen. Als u gebruik maakt van budgetgroepen dan kan er ook per budget groep een balans worden opgevraagd.

De peildatum is standaard het begin en het einde van het boekjaar. Maar ook andere data zijn mogelijk. Groeptotaal en budgetgroep. Zie balans.

Via deze optie is het mogelijk om het overzicht van de debiteuren en de crediteuren op een peildatum op te vragen. Deze lijst is handig bij het einde van een boekjaar. Vaak zijn er na het afsluiten van het boekjaar al weer betalingen geboekt, waardoor de debiteurenlijst niet meer aansluit bij het saldo op de balans. Met deze optie is dat wel mogelijk.


23

Via deze optie kunt u de openstaande postenlijst opvragen. Als u alleen de lijst wilt zien van de posten die niet via automatische incasso lopen, dan kunt u de lijst op betaalwijze selecteren. Ook kunt u aangeven of u alleen de vervallen posten wilt zien of alle posten.

Via deze lijst vraagt u alle openstaande crediteuren posten op.

Hier kunt u een rapport maken van alle documenten van één of meerdere grootboekrekeningen over een bepaalde periode.

Net deze lijst krijgt u een overzicht van alle grootboekrekeningen.

Via het menupad [boekhouding] [grootboekrekeningen] komt u in onderstaand scherm terecht.

Deze optie geeft ook een lijst met documenten per grootboekrekening. Het grote verschil met de andere optie is dat op deze documenten doorgeklikt kan worden en als wijzigingen zijn toegestaan kunnen deze gelijk uitgevoerd worden.


24

7 Diversen In dit hoofdstuk behandelen we de volgende onderwerpen: • • • • • • • •

7.1

Vereffenen tussenrekeningen Jaarafsluiting BTW aangifte Investeringen Layout van facturen en aanmaningen Begroting Budgetgroepen Handmatige boekingen/memoriaalposten

Vereffenen van tussenrekeningen

In AllUnited kan per grootboekrekening aangegeven worden of de posten op de grootboekrekening vereffend kunnen worden. Voorbeelden van zulke grootboekrekeningen zijn de rekening kruisposten, de rekening vraagposten, de rekening vooruitbetaalde kosten. Het verdient aanbeveling om deze grootboekrekeningen vereffenbaar te maken. Op deze rekeningen komen posten terecht die er maar tijdelijk op staan. Om een goed overzicht te hebben dat deze posten er ook weer af gaan, worden posten die debet en credit tegen elkaar wegvallen vereffend. Als op een grootboekrekening vereffeningen mogelijk zijn, dan kunt u via het menupad [boekhouding] [ vereffenening] posten op deze grootboekrekening vereffenen.

7.2

Jaarafsluiting

Als de jaarcijfers zijn vastgesteld dan kunt u het boekjaar “vastzetten” door de jaarafsluiting te draaien. Het resultaat wordt dan naar de balans overgeboekt en er kan niet meer in dat boekjaar geboekt worden. Via het menupad [instellingen] onder het kopje [boekhouding] treft u de [boekperioden] aan. U drukt op [wijzigen] en u komt in onderstaand scherm terecht.

Hier ziet u dat het boekjaar 2010 en 2011 zijn afgesloten en dat boekjaar 2013 nog geblokkeerd is voor boekingen. Door op einde jaar te drukken in de menubalk bovenin, wordt het eerstvolgende boekjaar afgesloten.


25

7.3

BTW aangifte

In AllUnited wordt op bepaalde grootboekrekening bijgehouden welke BTW u af moet dragen en welke BTW u terug kunt vorderen van de belastingdienst. Zodra u aangifte moet doen bepaalt u aan de hand van die grootboekrekeningen welke bedragen er op de aangifte BTW moeten staan. Als u de aangifte heeft gedaan, dan boekt u deze posten ook tegen op de grootboekrekeningen. Het te betalen bedrag wordt op een balansrekening nog te betalen kosten geboekt. Omdat u bij de fiscus in hele euro’s moet betalen, kunt u de kleine verschillen ook direct wegboeken naar een kostenrekening.

7.4

Investeringen

Als u een grote investeringen doet en u wilt per investering bijhouden welke kosten u daarvoor moet maken, welke afschrijvingen daarbij horen etc dan kunt u een investering aanmaken en alle boekingen op die investering doen. Als u deze functionaliteit wilt gaan gebruiken, neem dan contact op met AllUnited voor meer uitleg.

7.5

Begroting

Via het menupad [boekhouding] [begroting] is het mogelijk om per grootboekrekening de begroting in te voeren. Deze wordt dan getoond naar de realisatie als u de verlies en winst rapportage draait. Het invoerscherm voor de begroting ziet er als volgt uit.

7.6

Budgetgroepen

Als u een onderverdeling wilt maken binnen de balans en de verlies en winstrekening voor bijvoorbeeld een bepaald project, dan kunt u aan de grootboekrekeningen een bepaalde budgetgroep toekennen.


26

Op deze budgetgroep kan ook de rapportage plaatsvinden, zodat u binnen uw totale verlies en winst kunt zien hoe dat project er voor staat. Via het menupad [instellingen] [kopje boekhouding] [budgetgroepen] komt u in onderstaand scherm terecht.

U bent nu in staat om een aantal grootboekrekeningen aan een budgetgroep toe te wijzen, zodat hierover ook apart kan worden gerapporteerd.

7.7

Handmatige boekingen/memoriaalposten

Naast het boeken van de facturen via massa factureren en het inlezen van de bankbestanden op de wijze die door AllUnited wordt ondersteund. Kan het soms ook nodig zijn een memoriaal boeking te maken. Via het menupad [boekhouding] [documenten] kiest u voor [nieuw]. U komt dan in onderstaand scherm terecht.

Bij documenttype kiest u het juiste documenttype. Meestal zal dit manueel zijn, omdat de bank en de kas ook op een andere manier kunnen worden geboekt. U geeft de juiste documentdatum in. Kiest de grootboekrekening en geeft de omschrijving en het bedrag in. U kiest zelf de tegenrekening. Hierop wordt het bedrag “tegengeboekt”. Een handmatig document moet altijd in balans zijn. Dus debet en credit moeten gelijk zijn. Een voorbeeld is het overboeken van de kosten als deze op een foutieve grootboekrekening terecht zijn gekomen.


27

INHOUD Inleiding... 3

Recommend Documents