Inhoud Inhoudsopgave............................................................................................................................................................2 1.
Gebruik Excel upload ........................................................................................................................................3 1.1
Stap 1: Excel bestand vullen ...................................................................................................................................3
1.2 Stap 2: Benodigde gebruikersgegevens ......................................................................................................................4 1.2.1 Eenmalig het wachtwoord wijzigen vóór gebruik: .........................................................................................4 1.3 Stap 3: Inloggen op de beveiligde omgeving voor het uploaden van het Excel bestand ..........................5 1.4 Post en e-mail .......................................................................................................................................................................5
2.
Gebruik webformulier ......................................................................................................................................6 2.1 Voorbereiding.......................................................................................................................................................................6 2.2 Stap 1: Benodigde gebruikersgegevens ......................................................................................................................6 2.2.1 Eenmalig het wachtwoord wijzigen vóór gebruik: .........................................................................................6 2.3 Stap 2: Inloggen op het aanmeldformulier ...............................................................................................................7 2.4 Stap 3: Aanmelden patiënten ........................................................................................................................................8 2.5 Terugzien van ingevulde vragenlijsten – de resultatenmonitor ........................................................................9
3.
Gebruik van gegevens voor onderzoeksdoeleinden...............................................................................6 3.1 Onderzoeksdoeleinden .................................................................................................................................................. 10 3.2 Welke gegevens ontvangen wij van u via de koppeling met uw EPD/Declaratie systeem ................... 10 3.3 Waar gebruiken wij deze gegevens voor? ............................................................................................................... 10 3.4 Data oplevering aan derden ........................................................................................................................................ 11
1.1
Stap 1: Excel bestand vullen
Exporteer uit uw softwaresysteem de patiënten die u wilt uploaden (toestemming hebben gegeven en binnen de inclusies vallen) naar een Excel bestand. In de huisstijlbeheermodule (https://qualizorg.iamdoc.nl/) kunt u het Excel document voor de upload downloaden. Kopieer de juiste gegevens uit het document dat u heeft geëxporteerd uit uw softwaresysteem in het upload document. Zie figuur 1 voor een voorbeeld. Let op! Gebruik altijd het Excel document dat u wordt aangeboden in de huisstijlbeheermodule. Wanneer u zelf een Excelbestand aanmaakt, krijgt u een foutmelding tijdens het uploaden van de data. Verwerk uw gegevens in het voorbeeldbestand en gebruik dit bestand om te uploaden. Mochten er gegevens ontbreken of voldoet het bestand niet aan de eisen, dan krijgt u een specifieke foutmelding met een verwijzing naar de cel die niet juist is. U kunt het bestand vervolgens aanpassen en opnieuw uploaden. Verschijnt er na het uploaden een wit-scherm, dan kan ons systeem uw Excel-bestand niet lezen. Download het Excel document voor de upload in de huisstijlbeheermodule en voeg vervolgens uw gegevens toe aan dit document.
Afbeelding 1 Voorbeeld bestand Toelichting De volgende velden komen voor (benodigd om iemand via email of post te kunnen uitnodigen en respondenten te ontdubbelen die afgelopen jaar eerder zijn uitgenodigd): -
IDpatiënt. Het veld “IDpatiënt” kunt u leeg laten. Dit veld wordt alleen gebruikt wanneer
periodiek automatisch een Excel uit uw software/EPD kan worden gehaald en deze velden worden dan automatisch gevuld (bijvoorbeeld bij een koppeling zoals met Fairware).
-
Voornaam (Betreft voornaam patiënt) Achternaam (Betreft achternaam patiënt) Straatnaam (Straatnaam adres patiënt) Huisnummer Huisnummertoevoeging (niet verplicht) Postcode (bv. 1000 XL) Woonplaats Geslacht (M of V) Geboortedatum (dd-mm-jjjj) Codeverzekeraar (UZOVI code) E-mailadres ToestemmingEmail; alleen indien veld ‘’Emailadres’’ is gevuld! (U dient altijd toestemming voor benadering via e-mail te vragen en registeren. Wanneer u een schriftelijk contract heeft en de patiënt per post wilt benaderen moet u dit veld leeg laten) IDbehandelaar. Het veld “IDbehandelaar” moet verplicht worden ingevuld om de gegevens op de
-
Agbcodebehandelaar LastName (achternaam behandelaar)
-
juiste manier te versturen. Vul hier het medewerkernummer in. Heeft u deze niet, gebruik dan hetzelfde als in veld ‘Agbcodebehandelaar’.
U dient altijd toestemming voor benadering via e-mail te vragen en dit te registeren!
Let op! U dient ervoor te zorgen dat alle kolomnamen exact overeenkomen met het format, evenals de inhoud van de velden. Indien u een bestand upload dat hieraan niet voldoet, dan krijgt u bij uploaden een gerichte foutmelding en dient u dit te herstellen en opnieuw te uploaden. Gebruik om dit te voorkomen altijd het Excel document dat u wordt aangeboden in de huisstijlbeheermodule. Sla het bestand op een voor u beveiligde plaats op! 1.2 Stap 2: Benodigde gebruikersgegevens Om direct te kunnen beginnen met het uitnodigen van patiënten voor de meting via een Excel bestand, heeft u de gebruikersgegevens nodig die u bij uw aanmelding via de mail heeft ontvangen. 1.2.1 Eenmalig het wachtwoord wijzigen vóór gebruik: Om patiënten aan te kunnen melden via de portal, dient u eerst via www.zorgmonitor.eu in te loggen met uw opgestuurde wachtwoord. Vervolgens wordt u gevraagd dit wachtwoord te wijzigen. Deze gegevens moet u goed onthouden, met uw gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord kunt straks ook uw patiënten aanmelden via de portal. Zie figuur 2.
Figuur 2 Wanneer u het wachtwoord niet meer weet, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door op de link bij 'Wachtwoord vergeten?' te klikken op het inlogscherm van figuur 2. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en uw e-mailadres in te vullen, waarna er direct een mail wordt verstuurd naar het desbetreffende e-mailadres. Het proces voor het instellen van het nieuwe wachtwoord wijst zich dan verder vanzelf. Mocht u problemen ondervinden met het inloggen of u weet uw gebruikersnaam niet meer, neem dan contact op via
[email protected].
1.3 Stap 3: Inloggen op de beveiligde omgeving voor het uploaden van het Excel bestand Ga vervolgens naar http://qualizorg.iamdoc.nl en log in met de door ons verstrekte gebruikersnaam en het gewijzigde wachtwoord (zie stap 2) in op het inlogscherm (zie figuur 3).
Figuur 3 U ziet vervolgens onderstaande scherm, figuur 4. Via ‘’browse’’ zoekt u het bestand op dat u heeft opgeslagen en vervolgens klikt u op ‘Deelnemers toevoegen’ rechts onder.
Figuur 4 Indien u het bestand volgens het format hebt aangeboden, krijgt u de melding dat het bestand succesvol is aangeboden. Indien het bestand niet (geheel) voldoet, ontvangt u een gerichte foutmelding met verwijzing naar de kolom of het veld in uw Excel document. In dat geval dient u het bestand aan te passen en opnieuw aan te bieden. 1.4 Post en e-mail Het kan zijn dat u een aanvullend contract voor schriftelijke benadering van respondenten heeft met Fysio Prestatie Monitor en er voor u een maximum aantal schriftelijke deelnemers is ingesteld op basis van uw contract. Indien u dat het geval is ziet u een melding met het aantal reeds verwerkte deelnemers en het maximum toegestane aantal schriftelijke deelnemers. Het kan even duren voordat al de door u geüploade deelnemers verwerkt zijn. Daardoor kan er een verschil optreden tussen het aantal door u geüploade deelnemers en het weergegeven aantal verwerkte schriftelijke deelnemers.
In dit document wordt het gebruik van Fysio Prestatie Monitor (FPM) uitgelegd. Omdat u gebruik maakt van software waarmee FPM (nog) niet gekoppeld is, kunt u uw patiënten handmatig bij ons aanleveren. Dit gaat via een ‘webformulier’ dat via onze website https://www.fysiomonitor.nl te bereiken is. 2.1 Voorbereiding Vraag aan patiënten die minimaal 2 behandelingen hebben gehad of zij een e-mailadres willen opgeven. Vraag om toestemming voor het gebruik van dit e-mailadres om een uitnodiging voor onderzoek te versturen. Deelname is anoniem en het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 6 minuten. Idealiter levert u pas de gegevens aan als de patiënt is uitbehandeld en bij chronische patiënten pas na 22 behandelingen. Naast het e-mailadres hebben wij ook de geboortedatum, het geslacht, de behandelaar en de verzekeraar van de patiënt nodig (deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld). Op onze website vindt u een formulier met informatie over het onderzoek dat u eventueel kunt meegeven aan patiënten.
Let op: Een patiënt mag afgelopen 365 dagen niet eerder uitgenodigd zijn voor dit onderzoek, en de laatste behandeling mag niet meer dan 60 dagen geleden hebben plaats gevonden. 2.2 Stap 1: Benodigde gebruikersgegevens Om direct te kunnen beginnen met het uitnodigen van patiënten voor FPM via het webformulier, heeft u de gebruikersgegevens nodig die u bij uw aanmelding via de mail heeft ontvangen. Dit betreft de mail afkomstig van
[email protected] met het onderwerp ‘Activering Fysio Prestatie Monitor’. Let op! Dit betreffen andere gebruikersgegevens dan voor het instellen van FPM in uw software! 2.2.1 Eenmalig het wachtwoord wijzigen vóór gebruik: Om patiënten aan te kunnen melden via het webformulier, dient u eerst een nieuw wachtwoord aan te maken via https://secure.qualizorg.nl/apps/CQmonitor/login.aspx. Zie figuur 5 hieronder. Hier kunt u het standaard wachtwoord (zie stap 1 hierboven) wijzigen, waarna u het gewijzigde wachtwoord samen met de gebruikersnaam kunt gebruiken om patiënten aan te melden via het webformulier.
Figuur 5 Let op! Indien u het wachtwoord hier al heeft gewijzigd, kunt u verder gaan met stap 2. Wanneer u het wachtwoord niet meer weet, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door op de link 'Wachtwoord vergeten?' te klikken op het inlogscherm van figuur 1. U wordt in dat geval gevraagd uw gebruikersnaam en uw e-mailadres in te vullen, waarna u direct een mail wordt verstuurd naar dit e-mailadres (zie figuur 6). Het proces voor het instellen van het nieuwe wachtwoord wijst zich dan verder vanzelf.
Figuur 6 Indien het na bovenstaande werkwijze nog niet lukt of u weet ook uw gebruikersnaam niet meer, dan kunt u contact opnemen via
[email protected]. 2.3 Stap 2: Inloggen op het aanmeldformulier Ga vervolgens naar www.fysiomonitor.nl en klik in het menu onder ‘Gebruikers’ op ‘Aanmelden patiënten’.
Aanklikken
Figuur 7 Log met de door ons verstrekte gebruikersnaam en het gewijzigde wachtwoord (zie stap 1) in op het aanmeldformulier (zie figuur 8).
Figuur 8 2.4 Stap 3: Aanmelden patiënten Vul de benodigde gegevens per patiënt nauwkeurig in. Als u meerdere patiënten na elkaar wilt invullen klikt u na het invullen op ‘opslaan en volgende patiënt’. Wanneer u klaar bent met invoeren klikt u op ‘opslaan en uitloggen’. FPM werkt elk uur de gegevens bij en gaat dan over op het uitnodigen van patiënten.
Figuur 9 2.5 Terugzien van ingevulde vragenlijsten – de resultatenmonitor Om de geanonimiseerde resultaten terug te zien gaat u naar www.zorgmonitor.eu. U komt dan op een inlogscherm waarmee u met dezelfde gebruikersgegevens kunt inloggen. Indien u (technische) problemen ervaart kunt u contact opnemen via
[email protected].
3.1 Onderzoeksdoeleinden CQ-index onderzoek (zoals dit door ons voor u wordt uitgevoerd via www.fysioprestatiemonitor.nl) wordt gebruikt voor de volgende doelen: het signaleren van verbetermogelijkheden bij zorgaanbieders (Fysiotherapeuten); het leveren van (beleids-)informatie aan cliëntenorganisaties, overheid en toezichthouders; het opstellen van keuze ondersteunende informatie voor consumenten; het ondersteunen van het zorginkoopbeleid van zorgverzekeraars. 3.2 Welke gegevens ontvangen wij van u via de koppeling met uw EPD/Declaratie systeem Om dit onderzoek op een goede manier voor u uit te kunnen voeren conform de richtlijnen van CQ-index onderzoek voor bovengenoemde doeleinden (voor meer informatie zie www.centrumklantervaringzorg.nl) hebben wij een aantal gegevens nodig. De gegevens die wij (als voldaan wordt aan de voorwaarden zoals vermeld in deze handleiding) van u ontvangen zijn*: Nummer verwijzing/behandeltraject Begindatum verwijzing Einddatum verwijzing (datum laatste behandeling) Bron (software + versie) Of er sprake is van meerdere behandelaars Chronisch ja/nee Diagnosecode Locatie code Hoofdbehandelaar ID Voor- en achternaam E-mailadres AGB code Aantal behandelingen hoofdbehandelaar Laatste behandelaar ID Voor- en achternaam AGB code Aantal behandelingen laatste behandelaar Respondentgegevens ID uit de software Voor- en achternaam E-mail Geslacht Geboortedatum Adres, postcode, stad, land Code verzekeraar (UZOVI) Of er toestemming voor e-mail en/of post is gegeven * Niet alle gegevens zijn verplicht. Indien niet gevuld in software, ontvangen wij deze gegevens slechts gedeeltelijk). 3.3 Waar gebruiken wij deze gegevens voor? Op verschillende manieren informeren wij zowel respondenten als opdrachtgevers over de onderzoeksdoeleinden (zogenaamde doelbindingsprincipe). Dit in onze overeenkomsten, informatiedocumenten, en de communicatie aan respondent. Dit conform de WBP (wet bescherming persoonsgegevens) en conform de richtlijnen van het Centrum Klantervaring Zorg (onderzoek en statistiek).
De wetgever schrijft voor dat wij alleen data mogen gebruiken die relevant is voor het onderzoeksdoel. Wij ontvangen dan ook alleen data uit de EPD en declaratie systemen die voor het onderzoek relevant zijn bij één of meerdere van deze doeleinden. Alle genoemde gegevens zijn relevant voor één of meerdere van deze onderzoeksdoeleinden en het uitnodigingsproces. Om respondenten uit te kunnen nodigen hebben wij een aantal van deze gegevens nodig om hen aan te kunnen schrijven en om vast te kunnen stellen of zij aan de inclusie of exclusie criteria voldoen. Daarnaast gebruiken wij deze gegevens om de resultaten terug te kunnen koppelen. Op de eerste plaats is Fysio Prestatie Monitor bedoeld als verbeterinstrument voor de Fysiotherapiepraktijk. De onderzoeksresultaten worden via een realtime online resultaten monitor inzichtelijk gemaakt. Dit doormiddel van anonieme terugkoppeling. Om inzicht te kunnen verkrijgen op medewerker niveau en resultaten op kenmerken te kunnen filteren zijn deze achtergrond gegevens nodig. Secundaire doeleinden waarvoor opdrachtgevers onderzoek door ons laten uitvoeren hebben te maken met verantwoording aan verzekeraars en overheid. Hiervoor leveren wij alleen met toestemming van onze opdrachtgevers data op aan derden. 3.4 Data oplevering aan derden Op verzoek van onze opdrachtgevers leveren wij data op aan derden. Wij garanderen hierbij de privacy van de respondent en leveren alleen data op aan partijen waarmee wij goede afspraken hebben op het gebied van informatie beveiliging en waarborging van privacy conform de geldende contractering en wetgeving. Opdrachtgevers die hier gebruik van wensen te maken dienen een toestemmingsformulier in te vullen. Zie https://www.fysiomonitor.nl/pdf_files/toestemming_dataoverdracht.pdf De data die wij (bij toestemming) voor u opleveren aan verzekeraars bevatten de door cliënten ingevulde resultaten samen met uw organisatie AGB code, medewerker AGB code, verzekeraar label en invuldatum. Data wordt i.v.m. het waarborgen van de privacy van respondent NOOIT rechtstreeks aan een verzekeraar opgeleverd maar altijd via een TTP constructie. Zorgttp koppelt onze data veelal aan andere data bronnen. Doordat de privacy en anonimiteit gewaarborgd dient te worden vindt er een pseudonimiseer proces plaats. Hiervoor vertalen wij achternaam, geboortedatum en geslacht van respondent naar een pseudoniem. Dit alles conform de eisen die de WBP stelt en waarborging van de anonimiteit van de geldende cliënten richting verzekeraars. De verzekeraar ontvangt dus alleen gepseudonimiseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Zie voor een uitleg over dit proces: https://www.fysiomonitor.nl/pdf_files/pseudonimisatieproces_zorgttp.pdf De data die wij op uw verzoek opleveren aan andere partijen zoals softwareleveranciers/netwerk bevatten volledig geanonimiseerde data (geen cliëntgegevens) met achtergrondvariabelen relevant voor verdere statistische doeleinden. Dit alles conform de eisen die de WBP stelt. De relevante wetgeving (wet bescherming persoonsgegevens / wet op medisch beroepsgeheim vraagt ook maatregelen van uw praktijk/zorginstelling voor het uitvoeren van cliëntervaring onderzoek. Wij verzoeken u dan ook volgens de wetgeving te handelen, conform de volgende richtlijn. http://www.fysiomonitor.nl/gebruikers/privacy-wetgeving.html Voor vragen kunt u contact opnemen via
[email protected]
Fysio Prestatie Monitor Telefoon: 0570-820219 E-mail:
[email protected]
