ORAS Accounting
Inhoud
n Accounting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n ... meer dan boekhouding
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
n Multi... én wijzigbaar n Digitaal Dossier n Aankopen
4
n ... met integratie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n Financiële efficiëntie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
n Informatie in één oogopslag n Excellente rapportering
10
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12
n Up-to-date met de overheid n Organi - Your profit
9
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13
.................................
14
Accounting Als u van mening bent dat “boekhouding toch boekhouding is”, dan moet u beslist even verder lezen. U zult uw mening vast moeten bijsturen! Op zich kan de vraag gesteld worden waarom ORGANI een eigen financieel pakket wenst te ontwikkelen en te ondersteunen. Hiervoor kunnen wij nochtans heel wat aanhalen. Reeds van bij haar oprichting in 1977 heeft ORGANI er een punt van eer van gemaakt om een professioneel en uitermate volledig financieel pakket aan te bieden. Een toepassing die instaat voor de boekhoudkundige en financiële administratie van een bedrijf moet immers meer zijn dan een module die de cijfers in de dagboeken vastlegt, maandelijks (of trimestrieel) een BTW aangifte produceert en periodiek of aan het einde van het boekjaar ook nog wat cijfers oplevert. Een goed pakket moet tegelijk het werk van de boekhouding sterk vereenvoudigen en ook nog een goed beheersinstrument zijn. Het is op deze twee punten dat ORGANI belangrijke accenten heeft gelegd bij de ontwikkeling van een eigen financieel pakket en die zelden in die mate terug te vinden zijn in de “populaire” boekhoudpakketten die vandaag beschikbaar zijn. De ontwikkeling wordt bovendien permanent begeleid door onze eigen interne IAB accountant. Het is onze waarborg voor een correct en wettelijk volledig up-todate boekhoudpakket. Het pakket wordt overigens niet alleen gebruikt door handels- en logistieke bedrijven maar ook door gerechtsdeurwaarders en in een aantal middelgrote tot grote accountantskantoren. Maandelijks bekomen meer dan 3.000 bedrijven hun boekhoudgegevens op basis van de ORGANI boekhoudsoftware, wat als referentie toch kan tellen.
n ORAS II – ORAS III Goede software oplossingen hebben een levensduur van 10 jaar. Ook bij ORGANI is dit het geval. In het najaar van 2001 werd daarom aanvang gemaakt met de volledige vernieuwing van de bestaande ORAS II boekhouding. De nieuwe applicatie zal minimaal dezelfde kwaliteiten van het bestaande boekhoudpakket bevatten, met een nóg verder doorgedreven efficiëntie, alsook een verbeterde gebruiksvriendelijkheid. Dit nieuw product is zeker veel meer dan een grafische uitvoering van het huidige pakket. Het is een nieuwe stap in de richting van een integrale automatisering voor al onze klanten met een sterk accent op een volledig en uitgebreid financieel beheer. Het is tevens de derde generatie van onze client/ server boekhoudtoepassing, zodat het pakket de logische naam ORAS III meekreeg. Sinds begin 2002 zijn de eerste installaties operationeel met een groeiende groep van uitermate tevreden gebruikers.
... meer dan boekhouding n Efficiëntie
n Centraal adressenbestand
Nieuwe klanten zijn soms verwonderd over de vele boekingen en bewegingen die sterk geautomatiseerd kunnen verlopen.
Deze controle wordt niet alleen uitgevoerd op de klanten- of leveranciersrekeningen zelf, maar wordt ook nog gecombineerd met het gebruik van het centraal adressenbestand.
ORAS III kan namelijk voor de meeste boekingen een “model” voorstellen, zodat de gebruiker passend begeleid wordt bij het inbrengen van allerlei boekhoudkundige bewegingen. De gebruiker bekomt hierdoor niet alleen een verhoogde efficiëntie, het bevordert ook de juistheid van de gegevens, iets wat in een boekhoudkundige omgeving toch wel van zeer groot belang is! Anderzijds biedt ORAS III ook alle nodige functies om alle rekeningen snel te kunnen opzoeken, en dit zowel via het rekeningnummer als via de naam of de omschrijving. Bij deze laatste wordt een ‘woord-index’ gebruikt, zodat zelfs elk deel van de omschrijving of naam kan gebruikt worden om het gegeven op te zoeken.
n Gecontroleerde creatie via Wizard De gebruiker kan verder – mits paswoord toelating – ook direct vanuit de inboekingsprogramma’s alle nodige creaties doen. Hierbij biedt het programma een krachtige begeleiding via de “Creatie Wizard”. Deze werkwijze heeft een dubbel doel: het snel en foutloos aanmaken van de nodige gegevens enerzijds, maar anderzijds ook een quasi sluitende controle om dubbele creaties te voorkomen.
ORAS III gebruikt inderdaad een algemeen en centraal adressenbestand. Hierin worden alle adressen van het bedrijf opgenomen, ongeacht of het over een klant, een leverancier, een bankrelatie, een prospect, enz. gaat. Deze werkwijze biedt direct een belangrijk voordeel: als een bedrijf zowel klant is als leverancier, dan gebruikt de toepassing hiervoor slechts één adresfiche. Eventuele adreswijzigingen moeten daardoor slechts éénmaal ingebracht worden. In een multi-firma omgeving kan het adressenbestand volledig gemeenschappelijk voor alle boekhoudingen opgezet worden, zodat dit voordeel maximaal wordt uitgebouwd. Een tweede voordeel komt naar voor bij het aanmaken van een nieuwe klant of leverancier. Als de hiervoor gestelde “Creatie Wizard” de rekening zelf niet vindt maar wel het adres, dan volstaat het om de typische klant- of leveranciersgegevens in te brengen, zodat op basis van het adres, snel een nieuwe klant- of leveranciersfiche kan aangemaakt worden. Hierbij stippen we nog aan dat de munt geen deel uitmaakt van de fiche maar louter een gegeven is dat bij de boekingen zal opgegeven worden.
Het komt immers te veel voor dat een gebruiker een leverancier of klant niet direct vindt en dan maar besluit om direct een nieuwe fiche aan te maken. Door de ingave van een aantal basisgegevens zoals het BTW-nummer of een gedeelte van het adres kan de toepassing nagaan of het gestelde gegeven toch al niet beschikbaar is, waardoor de dubbele creatie vermeden wordt.
Multi... én wijzigba ar n Multi dagboek, multi periode
n Real time én wijzigbaar
ORAS III ondersteunt niet alleen de klassieke dagboeken zoals aankoop, verkoop, financieel en divers, maar biedt ook nog een aantal bijkomende faciliteiten.
Alle boekingen worden door ORAS III direct in real-time opgenomen. Hierdoor is elke volledig ingebrachte beweging direct voor alle gebruikers consulteerbaar.
Vooreerst kan men voor elk type een quasi onbeperkt aantal dagboeken aanleggen, maar daarnaast zijn er ook dagboeken voor de ingave van de afsluitposten en voor de heropening.
Ook op de rapporten en overzichten worden deze boekingen direct mee opgenomen, zodat er zich geen vertraging voordoet omwille van één of andere “verwerking” die nog zou moeten uitgevoerd worden.
Tenslotte is er ook nog het extra comptabel dagboek voor de preregistratie. Dit gegeven wordt besproken bij het aankoopgebeuren.
Dit gegeven wordt evenwel gecombineerd met de mogelijkheid om – beperkt – de ingebrachte stukken te kunnen wijzigen.
Elk boekhoudkundig dagboek kent een eigen periode aanduiding. De ingebrachte boekingsstukken worden hierdoor automatisch in de juiste periode opgenomen.
Als een gebruiker zich vergist heeft of eenvoudig een fout heeft gemaakt is het immers vrij storend dat dit gegeven via tegenboekingen en correcties moet verbeterd worden.
Door de periode aanduiding per dagboek te organiseren is het perfect mogelijk om op een gegeven tijdstip de verkopen van de nieuwe maand te boeken terwijl ook nog de aankopen van de vorige maand worden ingebracht.
ORAS III laat daarom toe dat alle boekingen tot aan de periodeafsluiting onbeperkt kunnen gewijzigd worden.
Daarnaast is er ook nog de mogelijkheid te werken met een rapporteringsperiode. Hierbij kan men voor elke detailboeking vrij een periode opgeven die betrekking heeft op het tijdstip waarop het gegeven betrekking heeft. Bij alle periode gebonden overzichten kan men vrij ofwel de boekhoudperiode gebruiken ofwel de rapporteringsperiode.
n Multi applicatie ORAS III kan volledig op zich gebruikt worden, maar meestal wordt een hechte integratie gerealiseerd met één van de andere ORGANI pakketten, zoals ORDAS II, BEVEX II of TAGOR II. Deze integratie betreft ondermeer de automatische doorstroming van de verkoopfacturen, maar ook de integratie met de controle van de aankoopfacturen is beschikbaar. Voor TAGOR II is er een volledige integratie met het financieel.
In een aantal gevallen zal men een boekstuk zelfs volledig kunnen verwijderen, bijvoorbeeld als het bij nader inzien niet eens tot de eigen boekhouding behoort. Het is een gegeven dat in een multi-firma organisatie meer voorvalt dan wenselijk is! Door deze werkwijze bekomt men “zuivere” dagboeken, zonder foutieve zaken of correcties. Een werkwijze die de duidelijkheid van de boekhouding zeker in de hand werkt.
Digita al Dossier De boekhouding wordt regelmatig gevraagd om een bepaald boekingsstuk snel te kunnen inzien. Hiervoor moet het betreffende document eerst opgezocht worden, waarna het uit de kast wordt gehaald, gekopieerd en/of gefaxt en daarna terug geklasseerd.
doch de voornaamste taak bestaat erin de digitale documenten aan een persoon binnen de eigen organisatie toe te wijzen.
Dat dit een zeer onproductieve bezigheid is, is zonder meer duidelijk. Dit gegeven kan evenwel op een eenvoudige én doeltreffende manier perfect opgevangen worden.
De verantwoordelijke voor de boeking bekomt direct een signaal en een overzicht van de toegewezen documenten, waardoor deze zelfs direct met de boeking van het betreffende stuk kan beginnen.
Als alle documenten direct bij ontvangst centraal worden ingescand, dan kan men deze tijdens het boeken systematisch opnemen
Elk document kan in verschillende zoom-niveaus gevisualiseerd worden. Deze visualisatie blijft beschikbaar tijdens het boeken van het betreffende stuk.
in een digitale voorstelling van de eigen boekhouding. Hierdoor kunnen alle bevoegde gebruikers, zonder zich te verplaatsen, alle beschikbare documenten direct op het eigen werkscherm visualiseren. Een eventuele (her)afdruk is dan snel gemaakt. Ook het direct doorsturen via fax behoort tot de mogelijkheden.
n Scanning en toewijzing Om het digitaal dossier te voeden is het logisch dat men al de inkomende documenten zo vlug mogelijk via scanning digitaliseert.
n Behandeling
Van zodra de boeking is uitgevoerd, wordt het digitaal document aan de boekhouding gekoppeld.
n OCR Ingescande documenten, zijn geen teksten maar ‘beelden’. ORAS III gebruikt onderliggend evenwel een krachtige OCR motor voor tekstherkenning waardoor de gebruiker zelfs bepaalde gegevens uit het ingescande beeld kan overnemen.
n Opslagcapaciteit Dit gebeurt op een centraal toestel waar de scanner is aangesloten en de verantwoordelijke voor de scanning alle ontvangen stukken inscant. Na de scanning kunnen een aantal basisfuncties uitgevoerd worden, zoals het groeperen van meerdere bladen tot één document,
De opslag van de beelden gebeurt naar keuze op een interne of externe harde schijf, een CD-RW (herschrijfbare CD) of een moderne DVD-drive. De ingescande documenten worden opgenomen onder het TIF-formaat. Dit formaat biedt een grote compressiefactor, vooral voor zwart/wit beelden. Hierdoor kunnen we stellen dat een klassieke A4pagina gemiddeld tussen 30 en 60 KB beslaat. Op basis van dit gegeven kan men dus 20 images op 1 MB opnemen of 28 documenten op één enkele diskette. Omgerekend kan men dus ongeveer 20.000 A4 documenten op 1 GB stockeren, zodat dit gegeven zeer realistisch kan opgezet worden.
A ankopen Het aankoop gebeuren is binnen ORAS III wellicht de meest uitgebreide en uitgebouwde module. Er is vooreerst een sterke implementatie van de boeking via het model, maar daarnaast zijn er ook nog een aantal extra mogelijkheden die maken dat ORAS III voor de gebruiker een echte toegevoegde waarde biedt. In de eerste plaats is er de reeds gestelde integratie met het digitaal dossier maar ook het dagboek voor de preregistratie biedt extra mogelijkheden. Daarnaast willen we zeker de integratie met het analytisch gebeuren, de Intrastat aangifte en de vaste activa niet vergeten.
n Analytisch De boekingen op de exploitatierekeningen kunnen globaal ingegeven worden, met daarnaast een verdere analytische uitsplitsing. ORAS III biedt inderdaad de mogelijkheid om een doorgedreven analytische boekhouding te voeren en wel op een dubbel niveau: bijvoorbeeld per afdeling en per kostenplaats. Per exploitatierekening wordt bepaald of een analytische uitsplitsing gewenst dan wel verplicht is.
Tenslotte is er ook een nieuwe koppeling met de module voor de leveranciersbetalingen, waardoor de gebruiker bij de boeking direct kan aangeven hoe en wanneer de factuur zal moeten betaald worden.
n Boeking via model De inbreng van de boekstukken op basis van een model is in alle dagboeken beschikbaar, maar komt het meest tot uiting bij het inbrengen van de aankoopfacturen. Per leverancier kan de gebruiker zelfs meerdere modellen vastleggen, waardoor ook minder courante situaties snel kunnen ingebracht worden. Vooreerst komen alle BTW formules aan bod: aftrekbaar, niet of gedeeltelijk aftrekbaar, buiten BTW, medecontractant, intracom, verlegging, enz. Bij elke formule wordt een passende berekening voorgesteld die door de gebruiker eenvoudig kan bevestigd worden. Door deze verregaande automatisering is het berekenen en het inbrengen van de diverse BTW bedragen eenvoudiger dan ooit. Via het model bekomt de gebruiker daarnaast ook een voorstel inzake het gebruik van de tegenrekeningen: één of meerdere, met een vaste verdeling, via percentages, te verdelen over verschillende periodes, enz.
ORAS III maakt verder nog een duidelijk onderscheid tussen de analytische rekeningen die het boekjaar volgen en deze die gebruikt worden voor de analytische opvolging van projecten of dossiers. In het eerste geval is de opvolging klassiek, maar voor de opvolging van de dossiers en de projecten voorziet ORAS III een geheel aangepaste werkwijze. Dit soort analytische boekingen worden niet alleen bij de jaaroverdracht mee overgenomen, maar deze analytische rekeningen kunnen ook op een willekeurig moment in het boekjaar worden afgesloten. Het resultaat kan indien gewenst ook direct geboekt worden.
... met integratie n Vaste activa
n Preregistratie
Bij het inboeken van een aankoopfactuur voor een investeringsgoed is er een fijne doorstroming naar de module van de vaste activa.
In zeer veel organisaties is het preregistratiedagboek een absoluut onmisbaar hulpmiddel.
Hierdoor worden de gegevens van de investeringen niet alleen direct opgenomen, de toepassing kan periodiek of aan het einde van het boekjaar ook alle nodige boekingen voor de afschrijvingen automatisch aanmaken. Alle afschrijvingsmodellen zijn beschikbaar: lineair, degressief, wettelijk of economisch. Tenslotte produceert ORAS III op het einde van het boekjaar ook nog de fiscale bijlage. Alle afschrijvingen worden aan het einde van het boekjaar ook in een algemene historiek opgenomen. Hierdoor beschikt men ook na vele jaren een volledig overzicht van de manier waarop een bepaalde investering over de boekjaren heen werd afgeschreven.
n Intrastat Bij het boeken van een intracommunautaire aanof verkoopfactuur wordt ook nog een integratie gerealiseerd met de Intrastat module. Ook op dit vlak kan de boeking via een model voorgesteld worden, maar in elk geval worden de algemene factuurgegevens direct overgenomen. Hierdoor kan men de opgave van de gegevens voor de Intrastat aangifte direct of later doen, zonder dat men het risico loopt een onvolledige aangifte te doen.
Via dit dagboek worden alle ontvangen aankoopfacturen, zonder opname in de boekhouding, algemeen geregistreerd. Na de ingave worden de aankoopfacturen voor controle aan de bevoegde persoon of dienst doorgegeven. Het doel van deze ingave is inderdaad zuiver de ontvangst van de stukken vast te leggen, zodat men op elk ogenblik kan nagaan welke stukken “in huis” zijn en bij welke persoon of dienst ze zouden moeten “liggen”. Via dit systeem zal men aan een leverancier nooit meer moeten antwoorden dat men de factuur mogelijk reeds ontvangen heeft, maar dat men niet weet waar ze gebleven is… Op elk gewenst ogenblik kan men, eventueel per persoon of afdeling, een overzicht bekomen van de ontvangen en nog goed te keuren facturen. Het preregistratiedagboek kan eventueel nog gecombineerd worden met het digitaal dossier, zodat men op de boekhouding ook zonder het nemen van een fotokopie een beeld behoudt van de betreffende factuur. Bij de latere boekhoudkundige ingave van de aankoopfactuur zal de toepassing op basis van de referentie van de factuur automatisch alle eerder ingebrachte gegevens overnemen, zodat er geen dubbele ingave nodig is.
De toepassing zal later bij het aanvragen van de aangifte deze immers niet produceren zolang er nog facturen moeten aangevuld worden. In de plaats wordt een lijst met de op te geven facturen geproduceerd, waarna de nodige cijfers snel kunnen aangevuld worden.
Financiële efficiëntie n Financieel
n Betaalopdrachten
Eén van de fijne kenmerken van ORAS III is wellicht de zeer sterke automatisering bij het boeken van de financiële bewegingen. Dit wordt vooral gerealiseerd via het boeken op basis van het gecodeerd dagafschrift.
Op basis van de openstaande facturen van de leveranciers wordt een betaalvoorstel aangemaakt.
Dagelijks kunt u inderdaad de CODA bestanden (gecodeerd dagafschrift) van de banken via ISABEL binnenhalen en klaar maken voor inbreng in de boekhouding.
Na goedkeuring of aanpassing kan dit voorstel direct omgezet worden in een betaalopdracht die via het ISABEL netwerk kan doorgestuurd worden. Het fijne aan deze werkwijze is evenwel dat na uitvoering, deze opdrachten automatisch in het eigen financieel dagboek verwerkt worden!
U bekomt hierdoor minstens de situatie dat u nooit meer een datum, een bedrag of een nummer van een rekeninguittreksel moet inbrengen. Het toewijzen van betalingen aan de diverse openstaande posten verloopt zeer vlot. Op basis van de ontvangen informatie zal ORAS III zelf een voorstel maken en aan de gebruiker voorleggen. Zo verzamelt ORAS III op basis van de betalingen van de klanten automatisch alle bankrekeningnummers, zodat bij een volgende betaling de betreffende klant direct kan voorgesteld worden! Dit automatisme wordt nog versterkt als u op de facturen gebruik maakt van een gestructureerde mededeling (vb.+++298/4856952/45+++), doch ook alle andere mededelingen worden geanalyseerd en waar mogelijk aangewend. De ervaring leert dat onze klanten door deze werkwijze tot 70% tijdswinst bekomen bij het inbrengen en verwerken van de financiële bewegingen. Als u dan weet dat ook de juistheid van de cijfers sterk wordt verhoogd, kunt u snel de rekening maken!
10
n Isabel Software Partner Door deze dubbele verregaande integratie werd ORGANI ook erkend als ”Isabel software partner”. Voor u als klant nog eens een waarborg voor een prima boekhoudpakket!
Informatie in één oogopslag U moet snel alle boekhoudkundige gegevens van klanten, leveranciers, algemene en analytische rekeningen, boekstukken, open posten en historieken kunnen opvragen, en dat direct en overzichtelijk op het scherm gepresenteerd.
openstaande posten opvragen. Deze opvraging is globaal of per munt. Voor een goed overzicht worden de openstaande facturen steeds getotaliseerd per munt, zodat de gebruiker in elk geval een duidelijk een correct beeld bekomt.
Om dit te ondersteunen heeft ORGANI gezorgd voor één globaal programma waarmee alle boekhoudkundige gegevens onmiddellijk kunnen opgevraagd en afgebeeld worden. Aan de basis kunnen de hoofdgegevens via diverse sleutels opgezocht worden, met ondermeer een opzoeking op basis van een “woord-index”. Hierdoor is het mogelijk om een gedeelte van de naam of omschrijving te gebruiken voor het opzoeken van de diverse rekeningen. In het voorbeeld hierbij werden de basisgegevens van de firma ELECTO MARINE opgehaald op basis van het zoekargument “marin”.
Voor de adressen, de klanten en de leveranciers zijn er nog andere zoeksleutels beschikbaar: het BTWnummer, het postnummer, de woonplaats en de straat.
Voor alle rekeningen kan de historiek opgevraagd worden. Per boeking zijn er nog meer gegevens beschikbaar: de detail imputaties of alle relevante nevenboekingen. Op die manier kan men voor een factuur bijvoorbeeld ook opvragen via welke boeking(en) deze betaald of afgeboekt werd.
Vanuit het opvraagscherm kunnen de afgebeelde gegevens ook snel afgedrukt worden. Een exportfunctie naar Excel is eveneens beschikbaar.
Vervolgens kunnen alle onderliggende gegevens snel opgevraagd worden. In het linkse gedeelte van het opvraagscherm worden steeds de beschikbare consultaties opgesomd. Door erop te klikken bekomt men in het rechtse deel direct het overeenstemmend overzicht..
De periode waarop de consultatie slaat wordt standaard voorgesteld op basis van het begin en het einde van het lopend boekjaar, doch dit gegeven kan vrij ingebracht worden. Hierdoor is het perfect mogelijk om bijvoorbeeld bij het begin van een boekjaar ook alle bewegingen van het vorig boekjaar op te vragen.
De breedte en de onderlinge plaats van de kolommen kan door de gebruiker eenvoudig gewijzigd worden. Hierdoor zijn steeds dié gegevens zichtbaar die de gebruiker courant nodig heeft.
Met ORAS III bekomt u steeds snel een duidelijk overzicht van alle boekhoudkundige bewegingen. Een geruststellend gegeven dat de goede werking van de boekhouding zeker zal bevorderen!
Voor de klanten en de leveranciers kan men de
11
Excellente rapportering Een boekhouding moet niet alleen juist zijn, ze moet ook duidelijk en begrijpelijk zijn. Aan de leesbaarheid van de journalen en rapporten, heeft ORGANI dan ook zeer veel aandacht besteed. Zo wordt elk rapport standaard voorafgegaan door een begeleidingsblad met daarop de gegevens van de persoon die het rapport heeft aangevraagd, de opgegeven parameters en de datum en het uur van de afdruk. Het zijn ogenschijnlijk details, doch het geeft weer hoe door ORGANI ook aan het praktisch gebruik aandacht wordt besteed. De mogelijkheden inzake rapportering zijn ook zeer sterk uitgebouwd. Voor elke soort rekening zijn er aangepaste saldibalansen, historieklijsten, periodevergelijkingen, enz. Bij het aanvragen van een rapport bekomt de gebruiker een aangepast menuscherm waarin alle betreffende parameters kunnen ingebracht worden. Een “preview” mogelijkheid is voor elk van de rapporten standaard beschikbaar. Hiermee kan het overzicht eerst op het scherm getoond worden, waarna alsnog de mogelijkheid geboden wordt om het af te drukken, dan wel voor latere consultatie op te slaan.
12
n Beheersinformatie Het ORAS III boekhoudpakket is ook een prima beheersinstrument. Aan de basis bevat het pakket een ruim aantal rapporten en analyses. Voor de klanten en de leveranciers zijn er de overzichten van de openstaande posten met, vooral voor de klanten, ook een analyse betreffende het betalingsgedrag. Aanvullend produceert ORAS III ook de nodige rekeninguittreksels. Per openstaande post wordt opgevolgd hoeveel keer deze reeds op een rekeninguittreksel werd vermeld. Op basis van dit gegeven kan de tekst van het uittreksel automatisch aangepast worden. Hebt u nood aan een ongewoon analytisch overzicht? Moet er een grafiek aan toegevoegd worden? Hebt u de cijfers nú nodig? Alle gegevens kunnen – mits paswoord toelating – in een open structuur vrij geraadpleegd worden. Vanuit Excel hebt u direct toegang tot alle gegevens: maandcumuls per klant of leverancier, saldibalansen, analytische overzichten enz. Zelfs de resultaatsanalyse met een vergelijking met vorig boekjaar wordt met Excel een eenvoudige klus. Op die manier beschikt u vrij over alle boekhoudgegevens, in een vorm die u volledig zelf bepaalt.
Up-to-date met de overheid n Aangiften De overheid vraagt steeds meer om de wettelijke aangiftes in te dienen onder digitale vorm. Vandaag is dat meestal een diskette, doch ook een doorzending via modem behoort steeds meer tot de mogelijkheden. Met de ORAS III-toepassing beschikt u niet alleen over alle nodige aangiften, maar - waar mogelijk - worden ze ook in de aangepaste elektronische vorm aangeboden. Dit is ondermeer het geval voor de maandelijkse Intrastat aangifte, de driemaandelijkse exportlijst en de jaarlijkse BTW-listing. Recent werd dit principe zelfs nog uitgebreid met de elektronische BTWaangifte volgens het EDIVAT systeem. Deze kan eenvoudig via het ISABEL netwerk verstuurd worden. De gedrukte aangifte wordt gepresenteerd onder de vorm van het formulier voor de accountantskantoren (op blanco papier met afdruk van alle kaders en vakken). Een eenvoudige handtekening volstaat om met dit document uw aangifte in te dienen. Zelfs de bedrijfsgegevens in de hoofding worden door het programma mee afgedrukt. Voor de jaarrekening kan gebruik gemaakt worden van de software van ACCON. Hiermee wordt immers een volledige integratie tot stand gebracht.
n Up-to-date Boekhoudwetten en reglementen worden nogal eens gewijzigd. Ondermeer de instructies voor de Intrastat aangifte en de BTW aangifte werden de jongste jaren meermaals gewijzigd. Het is dan ook van groot belang dat uw financieel pakket periodiek aangepast of bijgestuurd wordt. Op dit vlak kan ORGANI u evenwel een perfecte waarborg bieden.
Via deze weg worden wij periodiek geïnformeerd betreffende allerlei zaken die zullen of kunnen gewijzigd worden. Ook onze klanten accountantskantoren zijn een regelmatig terugkerende bron voor informatie. Hierdoor kan de ontwikkeling van de software vooraf rekening houden met mogelijk door te voeren aanpassingen. In elk geval bekomt de klant steeds tijdig een bijgewerkte versie van de betreffende programma’s. De doorstroming van de nodige informatie wordt gerealiseerd via onze periodieke nieuwsbrieven en nieuwsflashes. Hierdoor bereiken we niet alleen de systeemverantwoordelijke, maar ook alle mogelijk betrokken medewerkers bij de klant.
n Onderhoudscontract Deze diensten worden geleverd in het kader van de onderhoudsovereenkomst op de toepassingsoftware. Dit contract dekt de volgende zaken: ‹ de nodige telefonische assistentie verlenen bij de uitvoering van de programma’s ‹ wijziging aan de oorspronkelijke programma’s ingevolge wettelijke bepalingen ‹ wijziging aan de programma’s ingevolge veranderingen in de systeemsoftware ‹ het afleveren van nieuwe versies van de toepassing. Alleen op die manier bent u zeker van een permanente professionele begeleiding en een werkelijk volledig up-to-date financieel pakket.
In eerste instantie is er - zoals reeds gesteld - de permanente begeleiding door onze eigen interne IAB accountant.
13
Organi - Your profit Wij hopen stellig dat u op basis van dit document een voldoende duidelijk beeld hebt bekomen van de ruime mogelijkheden die ORAS III ook voor uw bedrijf kan bieden. Met onze 30 jaar ervaring moet dat zeker lukken! Wenst u meer informatie of een demonstratie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst.
2)()60%2(
ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 WILRIJK T 03 820 63 00 F 03 830 07 98
[email protected] www.organi.be
/978
)
&SVKIVLSYX
0MROIVSIZIV
,%77)08
%RX[IVTIR 'IRXVYQ
)
) (IYVRI
&IVGLIQ
&SSQ W
IWXII
R[IK
%
,SFSOIR
;MPVMNO
) &6977)0
14
)HIKIQ
ORGANI bvba Dynamicalaan 15 — 2610 Wilrijk - Antwerpen Tel.: 03-820 63 00 — Fax: 03-830 07 98
[email protected] — www.organi.be
