1
DBFACT, boekhouding, stock, facturatie en veel meer... inhoud inleiding relaties factuur offerte bestelbon leveringsbon artikels en voorraadbeheer dubbele boekhouding servicerapporten correspondentie met klant.. Rapporten - Uitvoer naar Excel.. Rapporten bankuittreksels Valuta Prijslijst
pag 2 3 4-5 6 7 7 8 9 10-11 12 13 14 15 16 17
2
THE COMPUTER STORE Rooigemlaan 30, 9000 Gent. Tel 09.226.81.91 - Fax 09.226.47.67
[email protected] - web: www.thecomputerstore.be
The Computer Store Verkoopt en installeert DBFACTw: boekhouding, facturatie, stock, bestellingen enz… volledige functieomvang in de commerciële basisversie • • • • • •
In onze basisversie (1200,-) zit alles wat u dagdagelijks nodig heeft voor een vlotte commerciële administratie: beheer relaties (klanten, leveranciers, prospecten, selecties voor mailing) beheer artikelen (prijzen, stock, gepersonaliseerde prijzen, verkoopshistorieken) commercieel beheer (prijsofferte, bestelbon, leveringsnota, orderbevestiging, prijsberekening, ...) rekening courant klanten (openstaande saldi, rappels, liquiditeit, ...) dagboeken: inkomende facturen, bank, kas en diverse bewerkingen historieken/lijsten: verkopen, aankopen, artikels, vertegenwoordigers, stockstatistieken, geografische verdeling Voor een volledige boekhouding sluit de module ‘boekhouding vennootschappen’ hier perfect op aan.
Eenvoud in bediening Een basiskennis over boekhouding en administratie op computer is een troef maar zeker geen must. Alles wat eventueel voor problemen zou kunnen zorgen, wordt duidelijk vermeld en er zijn tal van helpfuncties. Bij een onmogelijke
In DBFACT werkt u met overzichtelijke schermen die u toegang geven tot bijvoorbeeld alle gegevens van klanten en leveranciers De voorbeelden in deze brochure vragen soms een uitbreiding van de basismodules van DBFACTw met andere modules
3 relaties
Door op de knop Verleden (zie vorig scherm, te klikken bekom je een compleet overzicht van alle handelingen die je met een relatie kan hebben. In de linkerhelft: alles van de Relatie als Klant In de rechterhelft: alles van de Relatie als Leverancier. Bijvoorbeeld: 1. Een klant belt i.v.m. een niet betaalde factuur. Klik op a.Rekening-courant klant 2. Een klant mailt i.v.m. een herstelling. Klik op c. Servicerapporten 3. Een leverancier schrijft i.v.m. een creditnota. Klik op l. Inkomende creditnota’s U hebt met dit overzicht alles bij de hand.
4. Een Klant belt i.v.m. leveringsbonnen. Klik op 6. Leveringsbonnen en bovenstaand submenu verschijnt. U kan selecteren tussen - Alle leveringsbonnen of - Enkel de openstaande
5. Uw wil weten hoe uw Rekening Courant en voorstaat bij een Leverancier. Nadat u op s. Rekening-courant Leverancier geklikt hebt u een overzicht van de stand van zaken van uw leverancier.
4 Een factuur maken in DBFACT is zeer eenvoudig. Heeft de klant een leveringsadres dat anders is dan het facturatieadres dan verschijnt dit op het scherm. U kan korting per product geven, prijzen exclusief of inclusief BTW oproepen of ingeven. Een offerte, bestelbon, leveringsnota worden op juist dezelfde manier gemaakt. Bepaalde klanten kunnen ook een vast kortingspercentage krijgen. U kan voor een buitenlandse klant instellen dat hij Intracommunautair, moet verwerkt worden. Voor binnenlandse klanten vrijgesteld, medecontractant enz... U kan verschillende prijsstaffels instellen, winkelprijzen, dealerprijzen toepassen enz...
bewerking krijgt u onmiddellijk een voorstel voor een correcte ingave.
Opleiding door ervaren trainers Wij trainen u ter plaatse in het gebruik van de software en wijzen u op de verschillende mogelijkheden om knelpunten binnen uw administratie op te lossen met DBFACT.
Professionele hotline Mocht u toch nog met vragen zitten dan is onze hotline uw redder in nood. Stel uw vragen aan onze specialisten zo vaak u wilt. Zij beantwoorden uw vragen, …à la minute
Een programma op ons en uw niveau Het programma levert niet alleen boekhoudkundige lijsten en statistieken af, maar geeft u konkrete informatie over uw bedrijf waardoor u gemakkelijker en veiliger beleidsbeslissingen kan nemen. Door de geïntegreerde opzet wordt de informatie iedere seconde bijgewerkt. Wij weten hoe u werkt, wij werken namelijk ook zo !
Een open en toegankelijk systeem U kan gegevens gemakkelijk uitvoeren naar Excel of uw brieven personaliseren in MSWord aan de hand van de adressen in DBFACT. Dit betekent onder meer dat ook de prijslijsten van de leveranciers van diskette kunnen worden gelezen waardoor u zelf het artikelbestand niet hoeft op te bouwen. Voor sommige programma’s hebben wij een speciale link geschreven waardoor boekhoudkundige gegevens kunnen worden verwerkt naar bijvoorbeeld het jaarrekenings-programma van de Nationale Bank of het Intrastatpakket van het NIR.
5
De layout van DBFACT is overzichtelijk (maar kan ook naar de wens van de gebruiker aangepast worden). In bovenstaand voorbeeld werd een leveringsbon van de klant overgenomen in de factuur. U kan in DBFACT alle gegevens (of de gedeeltelijke gegevens) van een offerte overnemen in een Bestelbon, een Leveringsnota of een Factuur. U kan al deze stappen nemen of kiezen of u bijvoorbeeld direct van Offerte naar Factuur van Bestelbon naar Leveringsbon enz... gaat.
U vindt veel meer uitleg en enkele screenshots op onze website log in op www.thecomputerstore.be en klik op KMO, klik dan door op DBFACT. U kan steeds bij ons of bij u in uw bedrijf een vrijblijvende demonstratie krijgen van DBFACT. Maak een afspraak:
[email protected] of T. 09.236.23.34 (8.30 – 11.30) • • • •
De voornaamste prijzen: complete commerciële module: 1.200 € dubbele boekhouding: 900 € netwerkmodule: 600 € (3 gebruikers) multi-dossier (meerdere firma’s): 300 € voor 5 firma’s, 450 € voor 10 firma’s, 600 €: onbeperkt Enkele interessante weetjes over DBFACT * U kan uw facturen afdrukken maar ook in DBF-formaat verzenden met een paar klikken. Hoeveel keer gebeurt het niet dat slechte betalers zeggen “Ik heb de factuur niet.”. Binnen de minuut hebt u uw factuur gemaild en kan de klant de factuur openen... terwijl u aan de telefoon verder praat. * U kan uw herinneringen of rekeninguittreksels afdrukken, emailen of faxen. * U kan werken met verschillende afdelingen binnen één firma. * Vaak gevraagd: u kan werken met barcodelezer om uw artikels met barcode in te lezen. * Voor dienstverlenende bedrijven is de module servicerapporten een must.
Indien u geïnteresseerd bent kan u een persoonlijke demonstratie krijgen van dBFACT door Marc Vermeersch. Bel wel voor een afspraak: 09.236.23.34 (8 uur tot 11 uur)
6
1
5
2 3
1 4
U kan voor uw klant een offerte maken waar u per product verschillende types kortingen kan opgeven. 1. artikels en diensten hebben codes. Dit laat u toe om snel te werken. 2. hier hebt u de klant een korting van 2% per floppy disk voorgesteld 3. hier hebt u de klant een korting van 20 Euro op de 10 floppy disk drives voorgesteld 4. Op een printer zit een Recupel-taks. Deze is gekoppeld aan elke printer en wordt automatisch bij elke printer mee in de offerte / bestelbon / leveringsbon / factuur mee binnen gehaald 5. u hebt gezien dat u bij DBFACTw een overzichtelijke layout hebt, alle gegevens op één duidelijk omkaderde lijn Uw klant gaat over tot bestelling. U kan dan in DBFACTw eenvoudig bovenstaande offerte omzetten in een bestelbon. Klik en u kan selecteren uit de gemaakte Offertes
4 Via
7
2 1 2 3
4
5 De Offerte is in de bestelbon gehaald en er zijn 5 wijzigingen doorgevoerd. U kan ook producten toevoegen (5) en weglaten.
3
Als u van een Bestelbon een volgende stap zet kan u kiezen tussen het maken van een Leveringsbon / Verzendnota / Pro Forma of Magazijnbon. U kan zelf kiezen of bij die Leveringsbon en Verzendnota of de prijzen al dan niet vermeld worden.
Hier is het aantal floppy disk drives opnieuw veranderd. Wat niet kon geleverd worden (5 stuks) blijft in DBFACTw in backorder staan
4
We hebben Leveringsbon 050499 in een factuur opgenomen én een tweede Leveringsbon, 050500. Ook hier kunnen wijzigingen voor wat betreft prijs, aantallen, nieuwe productenb en diensten enz... opgenomen worden.
8 artikels en voorraadbeheer
Twee fiches uit artikelbeheer en voorraadbeheer. Er zijn buitengewoon veel mogelijkheden zoals: - meerdere leveranciers voor 1 artikel - samengestelde artikels - historiek van alle aankopen van een artikel - koppeling van een artikel met Bebat, Recupel, Fost, auteursrechten, koperkoers - staffelprijzen - en nog veel meer
9 dubbele boekhouding Het Menu voor de dubbele boekhouding -> Bankboek -> Bankuittreksel boeken
Alle onderdelen werken in de mate van het mogelijke op hetzelfde stramien.
De gebruiksvriendelijkheid van DBFACTw uit zich zeer goed in het Bankboek. U kan zoeken op bedrag (met afwijking), Klant (wat u een overzicht geeft als hieronder).
10 servicerapporten Heel wat bedrijven hebben een afdeling die klanten thuis en op verplaatsing diensten levert. De complexiteit van service verlening kan niet onderschat worden. Er zijn verplaatsingen, werkuren, onderdelen, onderhoudsmateriaal, serienummers, bestekken enz.... Een algemeen probleem is vaak dat veel van de diensten en goederen niet of moeilijk goed gefactureerd worden.Er wordt ook vaal veel dure tijd gestoken om alles goed in een factuur te verwerken. De module Servicerapporten is voor dergelijke bedrijven gemaakt. Men kan er niet enkel de diensten zelf (werkuren), onderdelen, onderhoudsmateriaal enz. in aanduiden en later factureren maar ook machines enz... opvolgen die naar de producent verzonden weden voor een bestek / herstelling enz...
Eén groot voordeel van een geïntegreerde aanpak: alle gegevens over de klant moeten slechts één maal aangemaakt worden. Hieronder in de linkerkolom: de serienummers van de producten die de klant bij u aankocht.
11
Servicerapporten laat toe om op een gestructureerde manier te werken. Belangrijk is ook dat men verder op een eenboudige manier rapporten kan maken: welke technieker kreeg welke herstellingen toegewezen. Welke herstellingen zijn afgewerkt. Een ander voorbeeld: Klant Jan Janssens om te vragen of zijn herstelling klaar is. Met de overzichtelijke fiche van DBFACTw ziet u direct of de herstelling klaar is.
12 correspondentie met de klant, leverancier Op de vorige bladzijden hebben we gezien dat bij de Relatiefiche (Klant, Leverancier, Prospect) een veld voorzien is voor het E-Mail adres van de relatie.
Indien op het ikoon geklikt wordt (of CTRL+E getikt) dan kun je die Relatie direct een Email sturen.
Dit is één van de aspecten van de gebruiksvriendelijkheid van DBFACTw. Belangrijk is echter dat je ook alle Rappels via Email kan verzenden. Dit gebeurt met één handeling voor alle Rappels. Het aantal verzonden Rappels wordt bijgehouden. De mogelijkheid bestaat ook om Rappels enz... te versturen via Fax.
Voor u afdrukt ziet u op het scherm wat zal afgedrukt worden, hoe het er zal uitzien. U drukt af naar een bestand (Tekst of Excel) waar de layout zoveel mogelijk behouden blijft. U selecteert de printer op dewelke u wil afdrukken
Hier kiest u voor verzending via Email U exporteert (Tekst of Excel) waarbij het aspect lijst zoveel mogelijk behouden blijft. Ideaal voor verwerking in Excel
Een PDF wordt automatisch aangemaakt
U kan ook kiezen voor Rich Text Format
13 Rapporten - Uitvoer naar Excel en Text DBFACTw wordt geleverd met honderden ingebouwde rapportcombinaties. Om een rapport te genereren zal u bijvoorbeeld een gelijkaardig venster als hieronder zien. Uw combinatiemogelijkheden zijn quasi onbeperkt.
Dan bekomt u onderstaand rapport
De Helpfunctie van DBFACTw beslaat meerdere honderden bladzijden. Onmogelijk om die allemaal uit te leggen op 12 bladzijden. Wij zijn er voor u, voor een demonstratie, bijkomende vragen enz...
14 Rapporten Er zijn honderden verschillende rapporten ingebouwd in DBFACTw. Hiernaast hebt u een overzicht van de grote keuzes.
1 Via een eenvoudige selectie bekijkt u of drukt u af wat een relatie bij u gekocht heeft, geleverd kreeg enz...
Alle rapporten kunnen eerst bekeken worden op het scherm, afgedrukt, geemaild en verzonden worden per PDF.
3
15 Bankuittreksels Betalingen verwerken kan één van de meest tijdrovende werkjes zijn die men in een boekhouding doet. Echter, niet met DBFACTw.
1 U begint met op te geven van welke bank u de uittreksels wil boeken. Hier is dat Bank 1 Fortis. Bij Te Boeken vindt u de eindstand van uw vorig uittreksel. U geeft zelf de nieuwe eindstand in van het te boeken uittreksel. Jaar en het nummer van het Uittreksel worden automatisch ingevuld. Voor de Datum volstaat het om te enteren om de datum van vandaag in te vullen.
2
Als u bij de Stand rekening van uw rekening de juist stand hebt ingevuld en geënterd dan kan u uw eerste uittreksel van de dag boeken. Het Te boeken bedrag is intussen aangepast: u zal in totaal 6.002,69 Euro moeten boeken. Veronderstel: een klant heeft 121 Euro betaald en geen enkele referentie opgegeven. U zoekt op alle openstaande facturen door In Bedrag 121 Euro in te vullen en u kan eventueel een Afwijking op dat bedrag mee intikken, hie 0,50 Eurocent. U bekomt:
Zoals u kan zien jomen 4 openstaande facturen in aanmerking voor de betaling van 121 Euro waarvan de tweede 6 Eurocent afwijkt. Door met de cursor boven een factuur te gaan staan kan ze selecteren om in het bankuittreksel op te nemen U kan bij DBFACTw niet enkel zoeken op: - een bedrag, maar ook op - klant (naam of nummer) en ook op - leverancier (naam of nummer) en op - factuurnummer / creditnota (zowel inkomende als uitgaande) en: rechtstreeks op Grootboekrekeningen boeken Belangrijk: Als uvan een klant één bedrag betaald krijgt en dat bedrag is voor verschillende facturen dan kan u deze één per één selcteren met de spatiebalk en ziet u hoe DBFACTw de som maakt van de aangeduide facturen. Hier: -311,98 Euro (89,59+79,58+80,88+61,03)
3
4
16 Valuta DBFACTw werkt op een zeer eenvoudige manier met valuta.
1 2 Het instellen van een nieuwe munt is zeer gemakkelijk.
3 In (bijvoorbeeld) een factuur vult u het vak valuta in met het nummer (hier: 1) dat aan de vreemde munt werd gegeven.
De dollarkoers verandert dagelijks. Is de koers op de datum van het maken van deze factuur veranderd, dan geeft u de nieuwe koers in. DBFACTW houdt alle dagkoersen bij in een lijst (zie onderaan rechts).
Bij de volgende factuur kan u een nieuwe dollarkoers ingeven. Belangrijk: u zal met DBFACTw prijslijsten kunnen afdrukken in US Dollar, Roebels, Yuan enz...
4 5
6 U kan ook dagelijks de koers van een valuta ingeven. Die koers wordt dan gebruikt tot u hem weer verandert.
Handig: U bekomt ook automatisch de omgekeerde verhouding: 1 EUR = .. US $
7 De koersen worden bijgehouden in een overzichtelijke lijst.
17 Modules van DBFACTw DBFACTw basispakket - commerciële module (facturatie, stock, bestellingen enz...) - 1200 € DBFACTw boekhouding - 900 € DBFACTw netwerk (3 gelijktijdige gebruikers) - 600 € DBFACTw multidosiier (5 / 10 / onbeperkt aantal firma’s) - resp. 300 / 450 / 600 € DBFACTw module analytische boekhouding - 600 € DBFACTw module mini-facturatie - 300 € DBFACTw module Intrastat aangiftes - 300 € DBFACTw module Elektronisch betaalverkeer - 300 € DBFACTw module Afschrijvingen - 300 € DBFACTw module Managementrapportering en Ratio’s - 300 € DBFACTw module backorderbeheer - 300 € DBFACTw module Vertegenwoordigersbeheer - 300 € DBFACTw module barcodebeheer - 300 € DBFACTw module portable barcodeterminal - 300 € DBFACTw module multi-stock - 300 € DBFACTw module consignatiebeheer - 300 € DBFACTw module reservatiestock - 300 € DBFACTw module samengestelde artikelen en assemblages - 450 € DBFACTw module servicerapporten en serienummerbeheer - 600 € DBFACTw module rekeningstelsel - 300 € DBFACTw module Point-of-Sale administratie - 300 € DBFACTw module projectmanagement - 600 € DBFACTw module periodiek factureren - 300 € DBFACTw module domiciliëringen - 150 € DBFACTw module Licentie Extra Gebruiker - 250 € DBFACTw module Terminal Server Uitbatingslicentie - 1.200 € DBFACTw module uitgebreid Offertebeheer - 300 € DBFACTw module PDA - 300 € DBFACTw module Computer-Telefonie-Integratie - 600 € DBFACTw export lijsten Reprobel Bebat Fost+ IVK Recupel - Excel - 300 € DBFACTw module artikelimport Wizard - 300 € DBFACTw module Routeplanning - 300 € DBFACTw module Helpdeskbeheer - 300 € DBFACTw export naar boekhoudprogramma derden - 2.500 € DBFACTw Crystal reports rapportgenerator - 250 € DBFACTw module Zetafax - 300 € DBFACTw programmatie op maat - 250 € Er zijn nog een hele reeks andere modules voor DBFACTw. Kijk op onze site : www.the computerstore/dbfactw DBFACTw begeleiding roll-out en integratie - 75 € Bij een toepassing zoals DBFACTw is het belangrijk dat u een goede en degelijke begeleiding krijgt door onze productspecialisten. Onze medewerkers worden hiervoor vergoed aan een vast tarief per uur. De tarieven worden verhoogd met 50% voor prestaties buiten de kantooruren en met 100% voor prestaties in het weekend. onderhoudscontracten Dit omvat het onbeperkt downloaden van updates en upgrades, gebruik van de telefonische ondersteuning (na het volgen van minstens 3 sessies van opleidingen) en interventies ter plaatse (exclusief voorrijkosten). Voorbeelden: - servicecontract maandelijks met domiciliëring, stand alone licentie: 40 € - zonder domociliëring 45 € - servicecontract maandelijks per bijkomende licentie concurrent user: 15 €
