Inhoud 3. Voorwoord Jaap Haenen 4. Inleiding 6. 1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde 8

Inhoud Inhoud

3

Voorwoord Jaap Haenen

4

Inleiding

6

1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde

8

Naar informatie van waarde Trends in samenleving en overheid Ondersteuning organisatie en processen van de toekomst Randvoorwaarden voor realisatie Uitgangspunten voor realisatie In plateaus naar realisatie Streefbeeld slaat brug tussen expert en management & bestuur Interview Niels van Heezik

2 Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid

Gezamelijke afspraken over metadata: pure winst voor Rijksoverheid Interview Jurgen Pauwels Naar een risicogestuurde archiefselectie Bijdrage Charles Jeurgens Toepassingsprofiel in internationaal perspectief Interview Hans Hofman

10 11 13 16 18 22 26 28

30 32 34

3 Baseline lessons learned

36

4 Modernisering Informatiehuishouding

37

37

KennisLAB, hét platform voor samenwerking en kennisdeling Doc-Direkt: Informatie toegankelijk maken met het oog op de gebruiker Bijdrage Dirk-Jan de Bruijn Makelaar in goede voorbeelden, gedeelde vraagstukken en expertise Interview Gerben Kleine

Colofon

38 40 42 Ready for Take Off I 3

Voorwoord Jaap Haenen Jaap Haenen is directeur Bedrijfsvoering bij het Ministerie van Financiën en voorzitter van de subcommissie Modernisering Informatiehuishouding. Kennisdelen is belangrijk vindt hij. ”Door in het verandertraject waarin we nu zitten alle kennis te delen, maken we nu al zichtbaar hoe onze toekomst eruit ziet.”

De veranderingen binnen het Rijk nemen de laatste jaren toe. Het Rijk gaat zich steeds meer als één concern gedragen. Zo komen medewerkers in algemene dienst van het Rijk, in plaats van bij een departement en komen er meer projectdirecties of andere organisatievormen, die departementoverstijgend werken. De samenwerking tussen departementen leidt onder andere tot de wens om digitaal dossiers met elkaar te kunnen delen. Al deze veranderingen worden versterkt door de financiële druk om efficiënter met mensen en middelen om te gaan. Deze druk zal de komende jaren alleen nog maar toenemen. De Rijksbrede veranderingen leiden ook tot een toenemende druk op een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering binnen het Rijk. Binnen Financiën eist bijvoorbeeld de Rijks Audit Dienst terecht dat haar medewerkers, die op meerdere departementen zijn gehuisvest, eenzelfde dienstverlening op alle departementen krijgen. Daarnaast is een eis dat ze die ook maar één keer hoeven af te spreken, in plaats van met elk departement weer aparte, verschillende afspraken te moeten maken. En medewerkers die moeten vanuit verschillende locaties aan dezelfde rapporten kunnen werken en bij dezelfde informatie kunnen.

Rijkslocatie (en vanuit huis), is nog een hele reis. Gelukkig zijn we al een aantal jaren onderweg en kunnen we gebruik maken van alle ervaring die we hebben opgedaan. Ik vind het geweldig dat KennisLAB ons daarbij ondersteunt op velerlei manieren. Bijvoorbeeld door kennis ter beschikking te stellen via dit boekje. Als wij toe willen naar een Rijksbrede samenwerking waarin we alle beschikbare kennis met elkaar delen, dan zullen we dat vandaag ook al moeten doen. Door juist in het verandertraject waarin we zitten alle kennis te delen, maken we immers nu al zichtbaar hoe onze toekomst eruit ziet. Ik vind het bijzonder inspirerend om met elkaar onze toekomst vorm te geven. Ik wens u daarom veel leesplezier met dit boekje.

Om gezamenlijk van Informatie op orde naar Informatie van Waarde te komen, met informatie raadpleegbaar vanaf elke 4 I KennisLAB

Ready for Take Off I 5

Inleiding

Dames en heren, Welkom aan boord van onze vlucht, die wordt uitgevoerd door de gezamenlijke departementen in samenwerking met KennisLAB. Onze bestemming is Informatie van Waarde. Vliegen is een passende metafoor voor de informatievoorziening binnen het Rijk. De departementen willen hun informatiehuishouding laten vliegen, om in vrije vlucht te kunnen delen met elkaar, burgers en bedrijven. Informatie wordt nu ook gedeeld, maar zelden vliegensvlug en zelden vrij. Het kabinet heeft in de visie Informatie op Orde de ambitie uitgesproken om te willen ‘vliegen’. Doel is om de documenthuishouding via de moderne internetvoorzieningen tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk te kunnen delen met iedereen die informatie nodig heeft. Net als in de pioniersjaren van de luchtvaart staat de informatievoorziening op het punt een grote vlucht te nemen, een nieuwe wereld te ontdekken en die zich eigen te maken. Vluchtplan Het afgelopen jaar heeft het Rijk als concern duidelijke resultaten behaald. Zo is met het Streefbeeld Informatie van Waarde een helder en gedragen vluchtplan opgesteld. Dit vluchtplan helpt het Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) en de Interdepartementale 6 I KennisLAB

Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) als luchtverkeersleiders de departementale vliegbewegingen te sturen. Het Streefbeeld bevat daarvoor tien principes op het gebied van organisatieen informatiemanagement. Deze sluiten goed aan op de Baseline Informatie-huishouding Rijksoverheid, de Modelarchitectuur Rijksdienst (MARIJ) en het Nederland Open In Verbinding (NOIV)-beleid. Daarnaast beschrijft het Streefbeeld de aanvliegroutes via drie plateaus, waarvan de verwachte aankomstdatum voor het laatste plateau 2020 (lokale tijd) is. Het vluchtplan wordt de komende jaren steeds bijgewerkt om nieuwe ontwikkelingen in het luchtruim te verwerken en de koers waar nodig te verleggen.

Proefvluchten Er zijn al proefvluchten gedaan. De pilots met de Baseline hebben nieuwe inzichten opgeleverd in de aerodynamica van de Baseline, de bijbehorende selfassessmenttool en de kracht van een gezamenlijke inspanning. Deze lessons learned nemen we mee bij de ontwikkelingen van nieuwe modellen en verbetering van de informatiehuishouding. Ten slotte hebben de departementen samen met het Nationaal Archief gewerkt aan de standaardisatie van metadata, in deze metafoor de begrippen waarmee departementale verkeerstorens communiceren. De metagegevens over informatie die wordt uitgewisseld, zijn eenduidig vastgelegd in het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk. Dit helpt om binnenkomend informatieverkeer te identificeren en de informatie tijdig en veilig te laten landen in de eigen organisatie.

“Flying was a very tangible freedom.

Take Off Door al deze acties zijn we nu Ready for Take Off! Elk departement vertrekt vanaf zijn eigen luchthaven in zijn eigen type vliegtuig, maar we reizen allemaal naar dezelfde bestemming. KennisLAB ondersteunt hierbij met raad en daad. Kennismakelaars geven advies en faciliteren het delen van kennis, ervaringen en producten. Deze ‘spotters’ houden het overzicht over de diverse technische en functionele oplossingen en zijn het centrale

In those days, it was beauty, adventure, discovery — the epitome of breaking into new worlds.” Anne Morrow Lindbergh, 1929

aanspreekpunt voor projectleiders, deskundigen en leveranciers voor vragen over bijvoorbeeld de Baseline, opleidingen, de MARIJ of het Toepassingsprofiel. Daarnaast biedt KennisLAB ook inhoudelijke ondersteuning door op deelterreinen expertise vanuit de departementen te bundelen en in te zetten. Denk aan de doorontwikkeling van de Baseline, het uitwerken van diensten uit de catalogus i-Diensten en het verankeren van architectuurprincipes voor informatie binnen NORA/MARIJ. Over dit boekje Dit boekje gaat over deze vlucht. Het bevat het Streefbeeld met de gewenste bestemming en de producten die hiervoor het afgelopen jaar zijn ontwikkeld. De producten vindt u ook op de bijgevoegde cd-rom. Deze kunnen u helpen uw eigen bestemming en de benodigde tussenstops in kaart te brengen. We wensen u veel leesplezier en wensen u een prettige vlucht.


1

Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde Op weg naar een optimale rijksinformatiehuishouding, met informatie van waarde. Het Streefbeeld schetst de contouren van de eindbestemming en de route ernaar toe.

De informatiehuishouding voorziet in de beschikbaarheid van de juiste informatie voor de juiste mensen op de juiste tijd en in de juiste vorm. Zo wordt effectieve besluitvorming mogelijk gemaakt. Een toekomstgerichte informatiehuishouding faciliteert en ondersteunt innovatieve werkwijzen zoals zelfsturing, cocreatie, het delen en exploiteren van relaties, informatie en kennis. En draagt bovendien bij aan de participatie van goed geïnformeerde burgers, transparantie en de verantwoording van rechtmatig handelen. Vanuit dit besef moet het Rijk streven de stap te maken van ‘Informatie op Orde’ naar ‘Informatie van Waarde’. Informatie van Waarde is informatie die de organisatie en de samenleving optimaal ten goede komt.

plateaus verdeelt de grote sprong voorwaarts in behapbare stappen om te komen tot een ‘rijksbreed optimaal informatiegebruik’ in 2020. Deze stappen worden gezet in een bewegend landschap van technische mogelijkheden die zich blijven ontwikkelen en waarin de organisatie en de primaire processen veranderen. Het Streefbeeld kent daarom ‘ijkpunten’; tien principes, die aansluiten bij rijksbrede kaders zoals de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, de besturingsprincipes Rijksdienst, de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) en de eisen vanuit het programma Nederland Open in Verbinding. Ze vallen in drie lagen uiteen: algemene principes op het gebied van organisatie en (verander)management, principes ten aanzien van informatiemanagement en technische principes.

Dat vergt: • Informatie die rijksbreed op orde is (dus waarvan de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid geborgd is) • Rijksbreed doelmatig en doeltreffend beheer van informatie • Rijksbreed optimaal, dus zoveel mogelijk gedeeld, informatiegebruik Het Streefbeeld ‘Informatie van Waarde’ schetst de contouren van een toekomstgerichte rijksinformatiehuishouding. Het is geformuleerd door informatieprofessionals uit alle ministeries. Het doel is om (inter)departementaal verantwoordelijken te inspireren en richting te geven in de vervolgstap op het programma Informatie op Orde. De ambitie om te komen tot ‘Informatie van Waarde’ kan niet in één keer rijksbreed worden gerealiseerd. Een planning in zes 8 I KennisLAB


Naar informatie van waarde

Trends in samenleving en overheid

De noodzaak om rijksbreed gezamenlijk en doelgericht toe te werken

Door mee te gaan met de technologische ontwikkelingen kan de overheid

naar een toekomstgerichte informatiehuishouding groeit.

met minder mensen beter presteren, goed met de samenleving communiceren en een aantrekkelijke werkgever blijven voor de ne(x)t generation.

• D e burger stelt hoge eisen aan de e-overheid. Steeds meer werkprocessen bij het Rijk grijpen in elkaar over departementen heen. Digitalisering biedt volop kansen voor het delen en verrijken van informatie. • De jonge ambtenaar, die het Rijk als werkgever graag binnen wil halen en houden, vraagt een uitdagende en inspirerende werkomgeving waar optimaal gebruik wordt gemaakt van digitale technologie. In het werkverband van KennisLAB wisselen informatieprofessionals uit alle ministeries kennis en ervaringen uit over de informatiehuishouding. Daaruit groeide een gemeenschappelijk Streefbeeld met de contouren van een toekomstgerichte informatiehuishouding voor de kerndepartementen. Het Streefbeeld heeft tot doel om de (inter)departementaal verantwoordelijken te inspireren en richting te geven bij het zetten van vervolgstappen op het programma Informatie op Orde, bij het visietraject One team, one vision van de CIO’s en bij het formuleren van de informatievoorzieningsstrategie van NXT.

De relatie tussen overheid en burger verandert wezenlijk onder invloed van de evolutie van het internet. Het internet ontwikkelt zich als steeds intelligenter opererend geheel. Hoe meer wij op het internet doen, hoe meer informatie over ons gedrag, onze bezigheden en onze interesses wordt opgeslagen. Met die informatie is het web van de toekomst in staat om ons proactief te bedienen met gegevens en diensten die ons van nut kunnen zijn. Online samenwerking wordt mogelijk, net zoals de opbouw van netwerken van expertise en uitwisseling (social networking) en ondersteuning die op het lijf van de gebruiker geschreven is. We spreken van web 2.0 of het ‘sociale web’. De emancipatie van de gebruiker in een web 2.0-omgeving blijft niet zonder gevolgen voor het publieke domein. Burgers worden veel actiever in de dienstverleningsrelatie tussen overheid en burgers, worden steeds meer en vaker partners in het publieke domein. Overheidsorganisaties moeten flexibeler worden en vaker samenwerken met derden op basis van gedeelde belangen en complementaire kennis. Input vanuit ‘the crowd’ wordt een wezenlijk onderdeel van beleidsvorming;

ambtenaren en bestuur werken in cocreatiemodellen met burgers en bedrijven. ‘Gov 2.0’1 biedt mogelijkheden voor revitalisering van de overheid: het weer bij elkaar brengen van besturing en mensen. Deze ingrijpende ontwikkeling heeft gevolgen voor de primaire processen van de overheid. En de informatievoorziening als ondersteunende functie ontwikkelt mee. Hoe die ontwikkeling eruit ziet, is niet te voortspellen. Wel is duidelijk dat we eerst de boel op orde moeten krijgen en optimale uitwisselbaarheid van informatie kunnen garanderen, voordat we een werkbare samenwerkingsrelatie met burgers kunnen aangaan. Ook de verhoudingen binnen het overheidsapparaat veranderen drastisch met de technologische ontwikkelingen. ‘Het nieuwe werken’ dient zich aan: samenhangende vernieuwing van werkprocessen, fysieke werkplek, organisatiestructuur en -cultuur, managementstijl en mentaliteit van de werknemers en managers. De rijksoverheid ontwikkelt zich tot een concernorganisatie die doeltreffend, doelmatig en transparant is. Het primaire proces wordt leidend, de organisatie raakt

1 Programma Nederland Open in Verbinding.

10 I KennisLAB


op de achtergrond. Ambtenaren gaan tijd-, plaats-, organisatieen apparaatonafhankelijk werken, meer en beter samenwerken en hun kennis en ervaring doelgerichter inzetten. Hun veranderende behoefte triggert ontwikkelingen in de informatiehuishouding. De uitwisselbaarheid van informatie is essentieel.

Ondersteuning organisatie en processen van de toekomst Waar ruimte is om te experimenteren, veranderen de mogelijkheden van ICT het primaire proces wezenlijk. Alles wordt ter discussie gesteld. Bij de overheid is dit nog niet het geval. Onder invloed van de ontwikkeling van de informatiesamenleving verandert het primaire proces in diverse maatschappelijke en economische sectoren. Die maken zich de technische mogelijkheden van ICT, internet en het sociale web zozeer eigen, dat ze er zelf mee ‘spelen’, de techniek steeds beter leren temmen en aanwenden voor eigen gebruik naar eigen behoefte. Dat proces gaat gepaard met ‘creatieve destructie’: alles komt ter discussie te staan, vanzelfsprekendheden verdwijnen. Waar dat gebeurt, vindt echte innovatie plaats. Bij de overheid is dat nog nauwelijks het geval, constateert Valerie Frissen 2. De invloed van de digitale techniek in de publieke sector blijft vooralsnog beperkt tot ‘infocratisering’: een betere beheersing en een bescheiden modernisering van de bureaucratische processen. Heel voorzichtig wordt her en der gemorreld aan de manier waarop we die processen organiseren, maar van nieuwe concepten is nog niet of nauwelijks sprake. Nog steeds overheerst wat Frissen het ‘pijplijndenken’ noemt. De echte veranderingen moeten nog beginnen.

Hamvraag bij het ontwikkelen van dit Streefbeeld van een toekomstgerichte informatiehuishouding was dan ook, of we vanuit deze ondersteunende functie de ontwikkeling van het primaire proces moeten volgen, of daarop vooruit kunnen lopen. Met andere woorden: hoe toekomstgericht kan onze informatiehuishouding zijn, als de organisatie en de processen die we ondersteunen nog niet wezenlijk veranderen? Het antwoord op die vraag is even simpel als uitdagend: een toekomstgerichte informatiehuishouding faciliteert en ondersteunt innovatieve werkwijzen zoals zelfsturing, co-creatie, het delen en exploiteren van relaties, informatie en kennis. Tegelijkertijd blijft de informatiehuishouding ook adequate ondersteuning bieden aan die organisaties die blijven werken volgens het klassieke bureaucratische model.

2 Prof. Dr. Valerie Frissen, ICT en maatschappelijke innovatie: van pijplijn naar open netwerken (mei 2007, uitgave van EZ in de reeks Reflecties op elektronische communicatie, nr. 8).

12 I KennisLAB


Eenheid in verscheidenheid De informatiehuishouding van morgen heeft structuur nodig om flexibel te kunnen zijn. Het Streefbeeld gaat daarom uit van eenheid in verscheidenheid. Eenheid in doel, richting en belangen is nodig om de informatiehuishouding van het Rijk te doen bijdragen aan het streven naar een slanke, doeltreffende, doelmatige en transparante concernorganisatie. Verscheidenheid in cultuur, organisatie, tempo, prioriteiten en deels in technische keuzes is nodig om recht te doen aan de verschillen die er nu eenmaal bestaan tussen departementen, werkprocessen en manieren waarop mensen werken. De huidige rijksinformatiehuishouding legt de nadruk op verscheidenheid: er zijn talloze afzonderlijke systemen. De manier waarop het informatiebeheer is vormgegeven, verschilt enorm tussen én binnen de departementen: • H et informatiebeheer is niet afgestemd • Informatie wordt in veelvoud bewaard, wat nodeloos veel geld en energie kost en risico’s met zich meebrengt voor betrouwbaarheid en veiligheid • Er zijn grote verschillen in de kwaliteit van de informatie en de -huishouding Steeds meer processen worden ketenprocessen. Informatie heeft steeds vaker generieke waarde, gebonden aan en/of wordt gebruikt in verschillende processen en voor verschillende doeleinden. De potentiële waarde van informatie wordt daardoor steeds groter, tegelijk vergt de koppeling tussen proces en informatie meer aandacht en zorg dan voorheen. 14 I KennisLAB

Het accent in de informatiehuishouding van het Rijk moet daarom verschuiven naar eenheid. In de zin van openheid en samenhang, niet in de zin van eenheidsworst en rigide centrale systemen. De uitwisselbaarheid en doelmatigheid staan voorop. Op de fundamenten van hierna beschreven gemeenschappelijke basisvoorzieningen (rijksbrede informatiearchitectuur, e-depot, thesaurus en metagegevensset) verrijst binnen en ten behoeve van de Rijksoverheid idealiter een samenhangend geheel van mensen, middelen, methoden, afspraken en procedures dat de informatie toegankelijk maakt ter ondersteuning en optimalisatie van alle werkprocessen. Het ontwikkelingsstadium van het Rijk als concern bepaalt, samen met specifieke behoeften vanuit specifieke werkprocessen, of en hoe lang er sprake blijft van verschillende informatiehuishoudingen binnen het Rijk. Op de gemeenschappelijke fundamenten verrijzen misschien in eerste instantie meerdere departementale bouwwerken. Naarmate de ontwikkelingen doorzetten, worden steeds meer bruggen geslagen en deuren geopend. Hoe dan ook moet er voldoende ruimte en flexibiliteit blijven om te voorzien in organisatie-, procesen gebruikerspecifieke behoeften.

De mens centraal In de inrichting van de toekomstgerichte informatiehuishouding staat de mens centraal. Informatie dient immers de mens, en niet andersom. De mens centraal gaat primair over de rijksambtenaar. Zo bedienen we indirect ook de burger. De samenleving en de democratie zijn erbij gebaat dat de werkprocessen van de overheid doelmatig en doeltreffend verlopen, goed worden vastgelegd en adequaat worden verantwoord. De behoefte aan en het gebruik van informatie in het primaire proces is leidend voor de inrichting van de informatiehuishouding. In medewerkers-, procesen organisatiespecifieke behoeften moet kunnen worden voorzien.

boot in de door de vergrijzing krapper wordende arbeidsmarkt. Tegelijk is het zo dat de overheid, voor wie verantwoording en compliance extra zwaar wegen, de overheidsinformatie adequaat moet blijven beheersen. Ook de overheid van de toekomst moet in kunnen staan voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie die ze verwerkt en produceert.

Als het ‘nieuwe werken’ echt doorzet en de overheid aan het pijplijndenken ontsnapt, kent de vernieuwde Rijksdienst een hoge mate van flexibiliteit in beleid en uitvoering. In organisatorisch opzicht betekent dat, dat samenwerkingsvormen ontstaan wanneer en waar ze nodig zijn en verdwijnen zodra ze overbodig worden. De jonge ambtenaren van morgen werken ketengericht in interne en externe samenwerkingsverbanden die voortdurend wisselen. De grenzen tussen hun professionele en persoonlijke domeinen vervagen. Kennis, kunde en relaties worden daar ingezet waar ze nodig en relevant zijn. De informatiehuishouding moet hen daarin optimaal ondersteunen. De overheid heeft deze mensen nodig, ook om de relatie met de samenleving op een nieuwe, interactieve en participatieve leest te schoeien. Als de overheid niet mee gaat met het ‘nieuwe werken’, mist ze de Ready for Take Off I 15

Randvoorwaarden voor realisatie Geen vooruitgang zonder bijbehorende voorzieningen en instrumenten. Veel is en wordt op dit gebied ontwikkeld. Een overzicht.

Met de visie Informatie op Orde geeft het kabinet blijk van het politiek-bestuurlijk bewustzijn dat de overheidsinformatiehuishouding belangrijk is en nodig verbeterd moet worden. Het programma Modernisering Informatiehuishouding (voorheen Informatie op Orde) zet daarvoor tal van acties in gang. Wanneer de Rijksoverheid voldoet aan de Baseline Informatiehuishouding Rijk, kunnen we zeggen dat de informatie op orde is. De zeven normen van de Baseline zijn daarom randvoorwaardelijk voor de realisatie van een toekomstgerichte informatiehuishouding. Het beleggen van de verantwoordelijkheden voor informatievoorziening op het juiste politieke en ambtelijke niveau is de eerste randvoorwaarde. Met de recente aanstelling van chief information officers bij de departementen en voor het Rijk als geheel, is de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding helder en op niveau belegd. Maar ook de beleidsverantwoordelijken moeten ervan doordrongen worden dat hun informatiehuishouding vooral hún belang dient en hún zorg is. De inrichting van de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR) brengt alle departementen op 16 I KennisLAB

hetzelfde technische voorzieningenniveau. Ook dat is een randvoorwaarde voor het ‘nieuwe werken’ en een toekomstgerichte informatiehuishouding. De nieuwe shared serviceorganisatie Doc-Direkt van de Rijksoverheid neemt de departementen het bewerken en overbrengen van papieren archieven uit handen. De ministeries krijgen daardoor de handen vrij om aan de toekomst van de informatiehuishouding te gaan werken. Basisvoorzieningen voor beheersing en duurzame toegankelijkheid zijn nodig om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen en te houden: • E en rijksbrede informatiearchitectuur die samenhang en overzicht biedt in de veelheid van systemen waaruit de informatiehuishouding bestaat • Een gemeenschappelijke thesaurus en metagegevensset die het mogelijk maken om informatie terug te vinden, te duiden en te vertrouwen • Voldoende en duurzame bewaarcapaciteit in een veilig e-depot

De zeven normen van de Baseline 1 De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens de minister draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. 2 De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.

6 Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. 7 De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vast-gelegde procedures.

3 Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen het ministerie of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. 4 Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met weten regelgeving. 5 Een - al of niet geautomatiseerd -  systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime.


Uitgangspunten voor5 realisatie Uitgangspunt-

en voor realisatie dag tot dag. En als de verwachte en gewenste veranderingen in de organisaHet landschap van technische mogelijkheden verandert en ontwikkelt van

tie en de primaire processen doorzetten, is ook dat iets waar we ons steeds weer toe zullen moeten aanpassen. Elke ambitie die we formuleren en elke route die we uitstippelen, moet dan ook regelmatig worden ‘geijkt’ en heroverwogen. Onze ‘ijkpunten’ bestaan uit tien principes die naadloos aansluiten bij rijksbrede kaders; de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, de besturingsprincipes Rijksdienst, de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) en de eisen vanuit het programma Nederland Open in Verbinding. We delen deze principes in in drie categorieën: • Algemene principes op het gebied van organisatie en (verander)management • Principes ten aanzien van informatiemanagement • Technische principes Algemene principes organisatie en (verander)management I Het lijnmanagement draagt en faciliteert het veranderproces van informatie op orde naar informatie van waarde. De overheid levert diensten en producten aan burgers en bedrijven. Informatie is daarbij een belangrijk bedrijfsmiddel en het lijnmanagement is daarvoor de verantwoordelijke eigenaar. 18 I KennisLAB

II Diensten en services in het kader van de informatiehuishouding zijn eenduidig vastgelegd. De omgang van het Rijk met informatie gaat uit van eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Dat impliceert samenwerking in de informatiehuishouding. De samenwerking van overheidsorganisaties is georganiseerd op basis van services en serviceafspraken, conform de principes van de e-overheid. In aansluiting op de MARIJ wordt er onderscheid gemaakt tussen informatiediensten en informatieservices. • Diensten zijn het opnemen, opvragen en uitleveren van informatie • Services omvatten het beheren, converteren en gebruiken van informatie III Het Rijk gedraagt zich als een lerende organisatie: we nemen beproefde technieken en methodieken van elkaar over en maken optimaal gebruik van de aanwezige expertise. Leren en communiceren staan centraal bij de implementatie en veranderaanpak. We maken optimaal gebruik van de leereffecten en ervaringen van vergelijkbare implementaties elders. Dat vergt opleiding, kennisuitwisseling en bovenal een open manier van communiceren, ook (of juist) over mislukkingen en fouten.

Principes voor het informatiemanagement IV Berichten en gegevens zijn authentiek, volledig, interpreteerbaar en in hun ontstaanscontext opvraagbaar gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Informatie legt onder andere het verloop van processen vast, zodat daarover verantwoording kan worden afgelegd. Om optimale procesondersteuning te kunnen bieden, moet de relatie tussen informatie en proces altijd gelegd kunnen worden. V Rollen, processen, informatie en de relatie daartussen worden systematisch vastgelegd. Om informatie bruikbaar te maken voor derden (collega-ambtenaren en/of burgers) is het nodig informatie zorgvuldig te beschrijven in de vorm van metagegevens. Metagegevens beschrijven andere gegevens en maken van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie). Metagegevens dienen herleidbaar te zijn tot gestandaardiseerde begrippen (thesaurus) en specifieke rollen. VI Informatie wordt aan de bron beheerd en vanuit de bron verstrekt onder verantwoordelijkheid van één informatie-eigenaar en ten behoeve van een duidelijk omschreven doel. Sommige informatie is van vitaal belang om de overheid efficiënt te laten functioneren. De authenticiteit en hoge kwaliteit van deze informatie is daarin van essentieel belang. Daarom wordt deze vastgelegd in zogenaamde basisregistraties, voor de betrouwbaarheid daarvan is één overheidsdienst verantwoordelijk. De Kamer van Koophandel voert bijvoorbeeld de handelsregisters en gemeentes houden de gemeentelijke basisadministratie bij. Mutaties van deze gegevens worden alleen door de

eigenaar verricht. Andere overheidsorganen, burgers kunnen onder voorwaarden deze basisadministratie raadplegen of gegevens gebruiken ten behoeve van de eigen taakuitvoering. Dit voorkomt dat zij hiervoor zelf kostbare administraties hoeven op te zetten, waarvan de kwaliteit moeilijk is te borgen. VII Generieke en gemeenschappelijke gegevens worden beheerd in basisadministraties. Basisregistraties vormen het fundament onder een data-architectuur die nader invulling geeft aan een informatiearchitectuur conform de MARIJ. Dat vloeit voort uit het uitgangspunt van enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. Bovendien is de kwaliteit en betrouwbaarheid van de basisregistraties van een zeer hoog niveau. VIII Informatie-uitwisseling voldoet aan rijksbrede standaarden op organisatieniveau, informatieniveau en technisch niveau. De Baseline Informatiehuishouding Rijk, die de geldende wetgeving samenvat, is dan ook leidend. De Baseline heeft als uitgangspunt dat de Model Architectuur Rijksdienst (MARIJ) wordt toegepast. In deze referentiearchitectuur wordt de kwaliteit van de informatie als centraal aandachtspunt gezien. De vijf principes op het gebied van informatiemanagement geconcretiseerd Vijf al dan niet fictieve voorbeelden tonen het belang aan van de principes op het gebied van informatiemanagement. Op pagina 20 en 21 tonen we aan de hand van al dan niet fictieve voorbeelden het belang aan van de vijf principes op het gebied van informatiemanagement. Ready for Take Off I 19

20 I KennisLAB

Berichten en gegevens zijn authentiek, volledig, interpreteerbaar en in hun ontstaanscontext opvraagbaar gedurende de voorgeschreven bewaartermijn.

waar het bijhoort (begrotingsdossier 2010 of verlenging missie Uruzgan): dat zijn de gegevens die zorgen voor context en een juiste interpretatie.

Een notitie van een hoge militair over de verlenging van de deelname van Nederland aan de NAVO-missie in Afghanistan. Conclusie: ‘Dat risico moeten we niet nemen’. Een andere hoge functionaris met weinig gevoel voor integriteit, maar met een heilige overtuiging én toegang tot dit document verwijdert het woordje ‘niet’. Het is fictie, maar denkbaar. De authenticiteit en volledigheid van dit document zijn aangetast. Die waarden worden beschermd door geautomatiseerd metagegevens toe te kennen die beschrijven dat, wanneer en door wie wijzigingen in het document zijn aangebracht. De manipulatie van het document is zo minstens traceerbaar. Om het gewicht en de lading van dit advies nu en later te kunnen duiden, is het van groot belang om iets te weten over degene die het heeft opgesteld. Metagegevens leggen de identiteit van de steller vast. Die moet te koppelen zijn aan actuele en historische functiegegevens. Zo wordt een document in context interpreteerbaar. Voor de betekenis van dit advies en van de verminking ervan, doet het er toe of wanneer en waarom het is gegeven. Is dat aan het begin van de allereerste missie, als er nog niet zoveel is gebeurd, maar er wel een begrotingskwestie speelt rondom de vervanging van duur militair materieel? Of is dat eind 2009, als er al doden zijn gevallen en als Amerikaanse diplomaten het Binnenhof platlopen om te pleiten voor continuering van de Nederlandse inzet? De data waarop het advies is opgesteld en uitgebracht, de koppeling met het dossier

Rollen, processen, informatie en de relatie daartussen worden systematisch vastgelegd. De aanpak van de Q-koorts is allereerst een zaak van volksgezondheid, met de minister van VWS als eerstverantwoordelijke. Maar ook de minister van LNV speelt daarbij een rol, vanuit een andere verantwoordelijkheid en in het kader van andere processen. Ook de informatie en de kanalen waarlangs dat hen bereikt, zullen voor beide ministers niet helemaal hetzelfde zijn. Het kan gebeuren dat de ene minister cruciale informatie mist en dat een andere minister in het kader van een ander proces daar wel over beschikt. Stel dat over de kwestie waarop de informatie betrekking heeft politieke problemen ontstaan. De Tweede Kamer vraagt zich af of de minister haar wel juist heeft geïnformeerd. Als de relatie tussen rollen, processen en informatie dan niet goed te leggen is, en niet duidelijk wordt wat de minister van LNV wist in het kader waarvan en hoe ver de informatie van de minister van VWS strekte, kunnen ze beiden beticht worden van de politieke doodzonde bij uitstek: het onjuist informeren van de Kamer. Informatie wordt aan de bron beheerd en vanuit de bron verstrekt onder verantwoordelijkheid van één informatie-eigenaar en ten behoeve van een duidelijk omschreven doel. Stel: de GGD, en niet de huisarts, is verantwoordelijk voor de inenting van 60-plussers tegen de gewone en de Mexicaanse griep. Voor het verzenden van

de oproep gebruikt de GGD niet de gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie, maar adreslijsten die zij heeft opgevraagd bij huisartsen. De respons op de oproep valt vervolgens tot verbazing van de GGD tegen. Het blijkt dat veel mensen geen oproep hebben ontvangen: ze zijn verhuisd, maar hebben dit nooit doorgegeven aan hun huisarts. Deze hebben daardoor verouderde gegevens doorgegeven. Dit had voorkomen kunnen worden door de GBA - waarin deze mutaties wel goed worden verwerkt - te raadplegen. Generieke en gemeenschappelijke gegevens worden beheerd in basisadministraties. Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik is de leus. Denk aan Gemeentelijke Basis Administratie en Burger Service Nummer. Informatie-uitwisseling voldoet aan rijksbrede standaarden op organisatieniveau, informatieniveau en technisch niveau. Het digitaal klantdossier is een product van de ketenpartners in de sociale zekerheid. Het is een virtueel dossier, waarin de klantgebonden informatie uit de verschillende systemen van de keten-partners en uit basisregistraties zijn verbonden. Zodanig dat op ieder gewenst moment de benodigde en juiste informatie kan worden opgevraagd en verkregen. Om dit tot stand te brengen is het nodig om afspraken te maken over organisatie en werkwijze (zoals het aanleveren van gegevens via webservice), over informatiekundige vraagstukken (zoals semantiek en eenduidige ontsluiting) en over techniek (open source). Het gebruik van standaarden vereenvoudigt het maken van deze afspraken: de wielen hoeven niet opnieuw te worden uitgevonden.

Technische principes IX Technische componenten zijn modulair en zo mogelijk generiek, anders gemeenschappelijk en alleen als het nodig is specifiek. De MARIJ gaat uit van een ‘rijksserviceregister’, met rijksbrede technische componenten als Rijksweb, DWR en Rijkspas (‘rijksbouwstenen’). Opslag in technische zin is te beschouwen een randvoorwaardelijke basisvoorziening die onder alle informatieservices ligt. Zonder opslag kan er niet worden bewaard, uitgewisseld, gearchiveerd etcetera. Het Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) is inmiddels verheven tot ISO-standaard (ISO-14721:2002). Deze standaard biedt een kader voor het inrichten van een informatiesysteem voor langetermijnopslag van digitale data (e-depot). X De performance van de gemeenschappelijke netwerkstructuur als geheel is goed, dat wil zeggen: de voorzieningen zijn gebruikersvriendelijk, betrouwbaar, doelmatig en flexibel en onderling goed afgestemd. Onze gemeenschappelijke netwerkstructuur omvat het internet, het rijksintranet, e-depotvoorzieningen, telefoon en post. In en tussen alle componenten van die structuur moet de vastlegging en het beheer van informatie goed geregeld en afgestemd worden. Mensen moeten de informatie die ze nodig hebben, binnen een aanvaardbare tijdspanne krijgen en die informatie kunnen vertrouwen.


In plateaus naar realisatie De ambitie om te komen tot Informatie van Waarde kan niet in één keer rijksbreed worden gerealiseerd. Een indicatieve planning in zes behapbare stappen geeft houvast bij het maken van een grote sprong voorwaarts.

Deze plateauplanning is een handreiking en geen keurslijf. De plateaus lijken volgtijdelijk en kunnen dat ook zijn, maar het is ook denkbaar dat de plateaus dakpansgewijs overlappen. Ook kunnen de ontwikkelingen in de samenleving en de technologie nopen tot bijstelling van de plateaus. Bovendien verschillen de uitgangssituaties per departement of departementsonderdeel. Ook die verschillen hebben invloed op de planning van het veranderingsproces. Van 0 tot 5 Plateau 0: De uitgangssituatie en kaders zijn helder Als basis wordt het beheer van en binnen de verschillende systemen gestroomlijnd en beschreven. • De eerste stap is genomen met het vaststellen van de Baseline Informatiehuishouding Rijk • De volgende stap is het beschrijven van de inhoud en het inhoudelijke beheer van de verschillende systemen volgens de systematiek van de Baseline • Een afzonderlijke stap is het beschrijven van de informatiebeheereisen die moeten gelden voor de basisadministraties Plateau 1: Effectieve informatie-uitwisseling is mogelijk We hebben te maken met een veelheid aan informatiesystemen. Eenheid en samenhang wordt dan ook primair op logisch niveau gerealiseerd. Er worden koppelvlakken tussen de verschillende (berichten)systemen en systeemdepots aangebracht, zodat informatie tussen de verschillende organisaties of systemen op gestandaardiseerde wijze kan worden uitgewisseld of opgevraagd.

22 I KennisLAB

• D e eerste stap bestaat uit het opstellen van het toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid, gericht op deze koppelvlakken • De tweede stap bestaat uit het realiseren van fysieke koppelingen tussen berichtensystemen en tussen de systeemdepots, waar mogelijk direct geautomatiseerd en anders eerst procedureel. Belangrijk hierbij is dat informatie in basisadministraties wordt hergebruikt in documentsystemen De stap naar plateau 1 is relatief klein omdat de infrastructuur hiervoor al aanwezig is. De stap bestaat voornamelijk uit het maken van afspraken over en toepassen van standaardformaten en metadata voor de informatie-uitwisseling. Dit raakt alleen indirect aan de inrichting van de systeemdepots omdat deze depots de gestandaardiseerde berichten en data moeten opnemen respectievelijk leveren. Plateau 2: Systeemdepots werken samen als federatie Het documentbeheer binnen alle departementale beleidskernen is in 2015 digitaal. Dan wordt het tijd om te zorgen dat het geheel meer wordt dan de som der delen. De werking van de verschillende systeemdepots wordt zodanig op elkaar afgestemd dat deze zich als één logisch geheel, als een ‘federatie’, gaan gedragen. • Informatie wordt bij de bron beheerd en systeemoverstijgend ontsloten. Indien twee depots dezelfde informatie bevatten, wordt deze informatie automatisch gesynchroniseerd. Informatie kan bij één portaal voor beheer worden aangeleverd en via hetzelfde portaal worden gezocht en opgevraagd. Het toegangsbeheer is Ready for Take Off I 23

ingeregeld conform het veiligheidsbeleid. • H et realiseren van basisadministraties gebeurt in aparte trajecten waarmee wordt afgestemd. In KennisLAB-verband vindt de afstemming plaats over de rijksbrede voorwaarden. DWR realiseert deze voorwaarden in rijksbrede diensten. Ook andere onderdelen van de rijksdienst kunnen in dit verband nuttige bijdragen leveren. • Het Nationaal Archief (NA) is ver gevorderd met de ontwikkeling van een e-depot voor te bewaren en over te brengen onderdelen van de rijksinformatiehuishouding. Daarnaast experimenteert het NA in een pilot bij BZK nu al met het aanbieden van e-depotdiensten voor informatie die formeel nog onder de zorg van de minister van BZK valt. De Centrale Archiefselectiedienst (CAS), de Belastingdienst en Justitie ontwikkelen gezamenlijk een breed servicepakket van bewerking (door de archiefspecialisten van de CAS) scanning (in de scanstraten van de Belastingdienst) en opslag (in het Centraal Digitaal Depot van JustID). Mogelijk resulteren deze initiatieven in rijksbrede shared services voor het beheer van informatie van de rijksoverheid. Een uitdaging bij het federatief samenwerken is het goed regelen van het eigenaarschap en zorgdragerschap van overheidsinformatie. Want wie is verantwoordelijk voor gedeelde informatie? Plateau 3: Het informatiebeheer is rijksbreed doeltreffend In plateau 3 wordt de scope van het inhoudelijk beheer verbreed van lokaal naar rijksbreed, eventueel via een tussen24 I KennisLAB

stap (departementsbreed). De ordening van de informatie wordt gebaseerd op een rijksbreed afgestemd ordeningsplan en thesaurus (taxonomie). Ook de authenticiteit van informatie wordt geborgd op het niveau dat nodig is. Technieken als versiebeheer, logging en elektronische handtekening worden toegepast en aangevuld met rijksbreed gestandaardiseerde procedures. Over de inhoudelijke aspecten wordt rijksbreed afgestemd binnen KennisLAB. DWR realiseert de ondersteunende diensten. Een shared service organisatie realiseert intussen rijksbreed het wegwerken van archiefachterstanden. Afronding van plateau 3 betekent, dat de informatie op orde is. Plateau 4: Het informatiebeheer is rijksbreed doelmatig De stap naar plateau 4 is gericht op het verhogen van de doelmatigheid van het beheer. Dat wordt gerealiseerd door het beheer te concentreren en het aantal verschillende systemen dat wordt toegepast te beperken. Systeemdepots met gelijksoortige inhoud van verschillende organisaties worden geharmoniseerd en geconsolideerd. Het doel hiervan is efficiëntieverhoging door het gebruik van dezelfde techniek en/ of een gemeenschappelijke beheerorganisatie, alleen voor het systeem of ook voor de content. Over de inhoudelijke aspecten wordt rijksbreed afgestemd binnen KennisLAB. DWR realiseert de ondersteunende diensten.

is via verschillende informatiemiddelen en voor verschillende manieren van (samen)werken. Gescheiden depots voor gerubriceerde en ongerubriceerde informatie worden samengevoegd tot een veilig systeem met één uniforme toegang voor informatie op verschillende rubriceringniveaus. Informatie van en voor het Rijk kan optimaal worden gebruikt. Hiermee is de eindambitie ‘Informatie van Waarde’ bereikt. De voorbereidingen voor het realiseren van dit ambitieniveau vinden plaats in het project Werken in de Toekomst (WiT). Globale planning De plateaus bieden een rode draad voor de realisatie, maar kunnen deels ook parallel worden gerealiseerd. De snelheid en manier van realisatie kan daarbij per departement verschillen. Voor het Rijk als geheel worden de volgende mijlpalen voorzien: 2012: plateau 0 en 1 2016: plateau 2 en 3 2020: plateau 4 en 5

Plateau 5: Het informatiegebruik is rijksbreed optimaal De laatste stap zorgt dat dezelfde informatie waar nodig beschikbaar en toegankelijk Ready for Take Off I 25

Interview Niels van Heezik

Streefbeeld slaat brug tussen expert en management & bestuur Drs. Niels van Heezik is senior beleidsmedewerker Informatiemanagement bij Buitenlandse Zaken. Hij is trekker van het digitaliseringstraject binnen het ministerie en van het expertteam dat het Streefbeeld heeft opgesteld. Wat is de waarde van het Streefbeeld en welke rol kan het vervullen in het gezamenlijk ontwikkelen van de Rijksinformatiehuishouding? Het Streefbeeld is eind 2009 bestuurlijk vastgesteld, alle departementen hebben groen licht gegeven. De toegevoegde waarde van het Streefbeeld zit vooral in de vertaalslag die gemaakt is, vindt Van Heezik. “We zijn erin geslaagd met dit verhaal de technieken de expertinsteek los te laten en gekomen tot een visie die beter aansluit bij algemeen management en bestuurders. We zijn niet in de valkuil gestapt de complexiteit die onder het digitaliseringsproces ligt, uit te leggen. Voor de bestuurder is het voldoende om te begrijpen dát het complexe veranderingsprocessen zijn en dat die veranderingen niet van de ene op de andere dag gerealiseerd kunnen worden.” Samen en toch apart “We hebben de tijd mee”, ervaart Van Heezik. “Het Rijk wil zich ontwikkelen tot één concern, ook in de informatiehuishouding. Dát het moet gebeuren, daar is weinig discussie meer over. Spannender is de manier waarop we komen tot samenhang. De verschillen in uitgangspositie tussen de departementen zijn

26 I KennisLAB

groot, zowel in de cultuur, de behoeftes in de keten als in de keuzes die in het verleden zijn gemaakt. Ieder departement moet daarom zijn eigen stappen zetten. Een gezamenlijk richtpunt ontbrak daarvoor, maar dat is nu geschetst in het Streefbeeld. We gaan uit van het principe ‘eenheid in verscheidenheid’: we delen de ambitie die is verwoord in het Streefbeeld en we delen het gereedschap, zoals het toepassingsprofiel Metadata Rijksoverheid en de Baseline. We beginnen alleen niet op hetzelfde startpunt, voeren een eigen tempo en implementeren veranderingen op een manier die aansluit op de eigen organisatiecultuur.“ Wachten of helpen Door die tempoverschillen wordt het wel cruciaal om de gezamenlijke inspanning vol te houden, benadrukt Van Heezik. “De voortgang van het Rijk als geheel hangt af van de zwakste schakel én van het geduld en de hulp van de andere departementen. Je zult dus af en toe moeten wachten of ervoor kiezen elkaar te helpen. Dit zijn complexe

processen. Een fictief voorbeeld ter illustratie. Buitenlandse Zaken werkt intensief samen met de IND. De IND wil digitaliseren om het eigen proces te verbeteren. Belangrijke koppelingen in de keten zijn de informatie rondom de visumaanvragen van Buitenlandse Zaken en reisdocumenten van Binnenlandse Zaken. De echtheidskenmerken van visa en reisdocumenten zitten nu alleen in papieren documenten. Daardoor stokt de digitalisering van de IND, totdat Binnenlandse Zaken digitale echtheidskenmerken gaat gebruiken en Buitenlandse Zaken de processen rondom de visa digitaliseert. In het proces van digitalisering gaan we stuiten op tal van dit soort complexe problemen. Het is belangrijk hier samen in op te trekken, anders leidt dat onherroepelijk tot suboptimale oplossingen.” Van Heezik is positief gestemd: “Het bewustzijn van die wederzijdse afhankelijkheid wordt steeds meer gevoeld.” Stappen zetten Van Heezik: “Met de Baseline en de gezamenlijke afspraken over metadata hebben we belangrijke instrumenten in handen om stappen te kunnen zetten. Het Streefbeeld geeft de instrumenten een context, het wordt duidelijker met welk doel voor ogen je de instrumenten moet inzetten. Het is in die zin een koersdocument, een grote navigatiekaart waarmee ieder departement kan bepalen waar het staat en waar het heen wil. De principes maken het Streefbeeld compleet en praktisch bruikbaar, lijnmanagers en bestuurders kunnen erop sturen.

Het is bovendien een gezamenlijk neutraal referentiekader. Departementen kunnen onderling collegiaal toetsen op de toepassing van de principes. Dat wil zeggen: met de principes als uitgangspunt elkaar bevragen op de argumentatie achter de keuze voor de aanpak.” Logische ontwikkeling Het Streefbeeld is niet in beton gegoten. Het zal in de loop van de tijd aan de hand van ervaringen en nieuwe inzichten steeds kunnen worden aangepast. Het gaat uit van plateaus in ontwikkeling tot 2020, die een logische ontwikkeling beschrijven. Van Heezik: “Eerst moeten we controle krijgen over de informatie die we hebben, pas dan kunnen we erop sturen. Dat vormt weer de basis om informatiehuishouding te flexibiliseren. Afspraken maken is dan een belangrijke deel. Wie houdt welke informatie bij en hoe regelen we vervolgens het delen ervan? En: hoe maak je de basisadministraties toegankelijk? De andere belangrijke uitdaging is de cultuur met betrekking tot informatie. Als je informatie gaat delen vraagt dat van mensen dat ze afstand doen van de eigen kennis, althans, zo zien mensen dat vaak. Kennis is macht en kennis loslaten is ook macht loslaten.“


2

Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid In het toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid hebben de departementen rijksbrede afspraken gemaakt over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd. Waarom dit toepassingsprofiel en wat is het?

De beloftes liegen er niet om. Digitaal werken biedt uitgelezen kansen om informatie moeiteloos en probleemloos tussen overheden uit te wisselen. Het zorgt ervoor dat mensen tijd-, plaats-, organisatieen apparaatonafhankelijk kunnen werken, daardoor meer en beter kunnen samenwerken en hun kennis en ervaring doelgerichter kunnen inzetten. Door gebruik te maken van nieuwe ontwikkelingen op het internet, kan het proces van beleidsvorming en ook de relatie tussen overheid en burger ten goede veranderen. Een beeld van de overheid 2.0 dient zich aan.

aan te tonen dat een document bijvoorbeeld een originele status heeft en authentiek is.

De basis leggen Als we later de vruchten willen plukken van de mogelijkheden die digitalisering ons biedt, zullen we nu moeten investeren in de basis. Een belangrijke stap in het leggen van de basis is een kader met gezamenlijke en werkbare afspraken over metagegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over de organisatorische en technische omgeving van een document.

Deze afspraken staan in het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid. Die is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (de ‘Richtlijn’) en door interdepartementaal overleg specifiek toegespitst op de Rijksoverheid. Een deel van die afspraken is verplicht, een ander deel is vrijwillig. Ze bieden samen een goed uitgangspunt voor interdepartementale uitwisseling van informatie. Ze zorgen voor eenheid van definities en overeenstemming over een minimale set van metagegevens die moeten worden vastgelegd.

Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de documenten of gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken. Tot slot zijn metagegevens ook nodig om 28 I KennisLAB

Rijksbrede afspraken over metagegevens Ieder ministerie maakt al gebruik van metagegevens, maar ieder doet dat nog op zijn eigen manier. Om informatie goed te kunnen uitwisselen, is het nodig dat we bekend zijn met elkaars manier van vast-leggen van metagegevens. Dat doen we door afspraken over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd.

Toepassingsprofiel per ministerie Een eigen toepassingsprofiel per departement is nodig om te kunnen voldoen aan de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Ieder ministerie stelt daarom op basis van het toepassingsprofiel Rijk een eigen toepassingsprofiel op, passend bij de informatiebehoefte en risicoafwegingen. De volledige tekst van het vastgestelde toepassingsprofiel, inclusief de set aan metadata kunt vinden op de cd-rom achterin dit boekje.


Interview Jurgen Pauwels

“Gezamenlijke afspraken over metadata: pure winst voor Rijksoverheid” Jurgen Pauwels: Beleidsmedewerker Documentaire Informatievoorziening bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Lid van de expertgroep Metadata van KennisLAB, die onlangs het toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid heeft opgeleverd. Alle departementen hebben met de vaststelling door het CIO-directeurenoverleg overeenstemming bereikt over een gezamenlijke minimale set aan metadata. Jurgen Pauwels: “Metadata zijn noodzakelijk om de kwaliteit van de informatie van het Openbaar Bestuur te waarborgen en ervoor te zorgen dat de overheid haar rol goed en op zorgvuldige wijze kan vervullen. Door digitaliseringstrajecten en met de Baseline realiseren we ons dat er veel meer informatie is waar onze ministers voor verantwoordelijk zijn, er wordt veel meer transparant. Informatie wordt met digitalisering zowel belangrijker als complexer. De gemaakte afspraken over metadata zijn een noodzakelijke stap voor vindbare, betrouwbare, onderling uitwisselbare en toegankelijke informatie binnen de Rijksoverheid. Zonder afspraken over metadata is de informatie niet op orde. De gezamenlijke afspraken zijn een basis om verdere stappen te kunnen maken in het Streefbeeld, om de volgende plateaus te kunnen bereiken. Bovendien is een ‘geordende en toegankelijke staat van de informatiehuishouding’ een wettelijke verplichting, nu nog geregeld in artikel 12

van het Archiefbesluit, binnenkort aangescherpt en gemoderniseerd in de vernieuwde archiefregeling3.” Concerngedachte De roep om gezamenlijke afspraken bestond al langer. Een aantal jaren geleden was er InterLAB, in 2005 is weer een nieuwe poging gedaan. Die aanzetten hebben destijds niet geleid tot bindende afspraken tussen de departementen. Internationaal zijn de eisen aan informatiebeheer vastgelegd in de ISO 23081 norm. De Nederlandse overheid heeft de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie geformuleerd, op basis van die ISO-norm in samenhang met de NORA. Pauwels: “De Richtlijn bevat de theorie over metadata en enkele dwingende bepalingen. Met die richtlijn als uitgangspunt hebben we ons als KennisLAB expertteam de vraag gesteld: hoe moeten wij als Rijksoverheid met de Richtlijn omgaan? Daarover hebben we afspraken gemaakt

3 De toekomstige Archiefregeling voorziet in de verplichting om een metagegevensschema vast te leggen zoals bedoeld in de daarvoor geldende internationale standaard NEN-ISO 23081.

30 I KennisLAB

in het toepassingsprofiel Rijksoverheid. Inmiddels is het toepassingsprofiel vastgesteld en hebben alle departementen zich eraan gecommitteerd. De wil om te komen tot afspraken was er al eerder, maar het onderwerp is erg complex. Het manifester worden van de concerngedachte binnen het Rijk heeft de roep om een gezamenlijk normenkader voor metadata echter verder versterkt. Daarnaast gaan steeds meer departementen digitaliseren. Eén van de eerste vragen die daarbij opkomt is Welke gegevens hebben we nodig?” Discussie In de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie staan alle metadata die gebruikt kunnen worden. De Richtlijn stelt er een groot aantal verplicht. Pauwels: “Er zijn ministeries die werken met veel metagegevens, vanwege de risico’s voor de bedrijfsvoering. Andere departementen beperken zich liever tot een minimale set, ook uit kostenoverwegingen. De discussie in de totstandkoming van het toepassingsprofiel ging dan ook met name over de hoeveelheid verplichte metagegevens. Door die discussie goed te voeren en vertegenwoordigers van departementen en materiedeskundigen daarbij te betrekken, zijn we gekomen tot een set werkbare afspraken. Daarvoor bestaat inmiddels een groot draagvlak.”

toepassing zijn heeft ook te maken met de aard van werkprocessen en de risico’s daarbij. Het toepassingsprofiel Rijksoverheid stelt dat ieder ministerie kijkt naar wat echt nodig is en wat niet. Die keuzes moeten beargumenteerd worden in een eigen toepassingsprofiel per departement. Nu ligt er dus de opdracht voor ministeries om zelf aan de slag te gaan, te kiezen welke metadata voor verschillende processen noodzakelijk zijn en te motiveren waar en waarom er eventueel van de richtlijn moet worden afgeweken.“ Vuurdoop De vuurdoop van de huidige set metagegevens was natuurlijk een praktijktoets. Kunnen teams die werken aan een digitaliseringstraject ermee uit de voeten? Het antwoord bleek ‘ja’ te zijn. Pauwels: “Vooral de duidelijkheid in de eisen waaraan een systeem moet voldoen werd als verhelderend ervaren. Het normenkader geeft duidelijk aan welke gegevens vastgelegd moeten worden om informatie vindbaar, betrouwbaar, uitwisselbaar en authentiek te laten zijn. Ook voor huidige systemen is het een toetsingskader: voldoet het systeem wel aan die informatieeisen? Door het toepassen van het normenkader is er bovendien veel minder discussie nodig met projectleiders digitalisering en auditdiensten over bepaalde eisen waaraan systemen moeten voldoen. Ook dat is winst voor departementen.”

Beargumenteerd Het toepassingsprofiel Rijk sluit aan op de kaders van de bestaande, maar vooral ook op de aanstaande vernieuwde Archiefregeling 4. “Door verschillende slagen te maken in de theorie en een toets in de praktijk zijn we bovendien gekomen tot een genuanceerd en gemotiveerd verhaal en dat is winst”, vindt Pauwels. “Want welke metadata van 4 Het Nationaal Archief heeft op zijn site aangekondigd dat de nieuwe Archiefregeling 2009 is afgekondigd in de Staatscourant van 31 december 2009 en per 1 april 2010 van kracht wordt.


Bijdrage prof. dr. Charles Jeurgens

Naar een risicogestuurde archiefselectie Ook in de digitale wereld is ‘alle informatie bewaren’ geen optie. Met risicowaardering zorgen organisaties dat in ieder geval de meest cruciale informatie bewaard blijft. Iedere vorm van vernietiging van informatie heeft het risico in zich dat daarmee gegevens verdwijnen die achteraf gezien beter niet weggegooid hadden kunnen worden. Eén van de meest geruchtmakende voorbeelden uit de Nederlandse archiefgeschiedenis is de ophef in 1997 rond de teruggevonden bescheiden van het door de Nazi’s opgerichte filiaal (de ‘roofbank’) van de oorspronkelijk joodse bank Lippmann, Rosenthal & Co. (de zogeheten LiRo-affaire). Op de teruggevonden kaarten was op minutieuze wijze bijgehouden welke bezittingen van de joden geroofd waren. In verband met de afwikkeling van claims na de oorlog was het archief onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Financiën gekomen. Daar is het archief was, overigens wel in overeenstemming met de toen geldende regels, grotendeels vernietigd. Alles bewaren? Het risico op dit soort incidenten zal bij iedere vorm van vernietiging van informatie op kunnen treden, hoe pijnlijk ook voor betrokkenen. Is het alternatief om dan maar alles te bewaren? Er zijn mensen die geloven dat dit een reële optie is in het digitale

32 I KennisLAB

tijdperk. Opslag van informatie wordt immers steeds goedkoper en neemt maar weinig ruimte in. Totdat de kosten die gemoeid zijn met het duurzaam toegankelijk houden van de digitale informatie in beeld komen. Technisch zijn de mogelijkheden er misschien wel om alles te bewaren, maar zijn we als samenleving ook bereid en in staat om de prijs ervoor te betalen? Die vraag zal iedere keer weer gesteld moeten worden. En als het antwoord ‘nee’ luidt, moet een second best oplossing gevonden worden. Beslissingsmoment Daarbij komt nog iets anders. In de papieren omgeving is het goed mogelijk om het beslissingsmoment om te bepalen of informatie bewaard moet blijven of vernietigd kan worden, steeds vooruit schuiven. De informatie die is vastgelegd op papier blijft immers toch wel leesbaar. Niet erg efficiënt misschien, maar het kan en gebeurt dus ook op grote schaal. Het papier is hier letterlijk geduldig. De enorme achterstand in de selectie en bewerking van overheidsarchieven is daarvan wel het beste bewijs.

Betekenis van informatie Digitale informatiedragers zijn veel minder geduldig. De garantie dat digitale informatie ook op langere termijn leesbaar en vindbaar blijft, is duur. Vanaf het moment waarop informatie wordt vastgelegd, moeten keuzes gemaakt worden: welke de informatieobjecten moeten voor langere tijd toegankelijk zijn? Daarmee komt vanaf het eerste begin het hele waarderen en selecteren van informatie in het teken te staan van het inschatten van de betekenis die informatie heeft ten opzichte van de functies die eraan worden toegekend. De organisatie moet in kaart brengen welke doelen de verschillende soorten informatie die zij produceert en beheert moeten kunnen dienen. Wat verwacht de organisatie ten aanzien van de beschikbaarheid van de informatie? Met welke belangen dient rekening te worden gehouden bij de het vraagstuk van waardering en selectie? Als betrokkenen die basale vragen kunnen beantwoorden, wordt het makkelijker om ook het beheer van de informatie daarop in te richten.

Risicodomeinen Aan de basis van risicowaardering ligt de noodzaak om keuzes te maken. Geredeneerd vanuit de verschillende doelen, functies en belangen die met informatie samenhangen, moet de meest vitale of cruciale informatie worden geïdentificeerd. Daarbij ligt het meest voor de hand om uit te gaan de risicodomeinen die gedefinieerd zijn in de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid: politiek-bestuurlijke, maatschappelijke en bedrijfsmatige risico’s. Om een risicoafweging te kunnen maken zou iedere keer de vraag worden gesteld welke politieke, juridische, financiële en maatschappelijke risico’s worden gelopen als bepaalde informatie niet meer beschikbaar is? Of om het eenvoudiger te zeggen: met welke informatie loopt de organisatie het meeste risico; welke inhoudelijke ‘dossiers’ en welke informatiebestanden zijn het meest cruciaal? Aan het niet kunnen beschikken over die informatie zouden dan ook de grootste risico’s kleven, die informatie verdient dan ook de meeste zorg en aandacht. Eén perspectief In de afgelopen jaren waren de achterstanden in de archiefbewerking eerder regel dan uitzondering. Daarom overheerste tussen ministeries en Nationaal Archief nogal eens het gevoel van belangentegenstellingen. De bewerkelijkheid van het waarderen en selecteren van archieven werd vaak op het conto van ‘cultuur’ geschreven. Departementen hadden het gevoel dat al dat werk niet ten goede kwam aan hun departementale belangen. In een digitale omgeving is die manier van werken niet langer effectief. Zowel vanuit het bedrijfsvoerings- als vanuit het cultuurhistorische belang zal waardering en selectie noodgedwongen vanuit eenzelfde perspectief geschieden. Bij de vorming van »


» informatieobjecten moet al gedefinieerd worden welke informatie vanuit de verschillende risicogezichtspunten en belangen wel en welke informatie niet duurzaam toegankelijk moet blijven. Waardering en selectie zou ook vanaf het begin een volledig en integraal onderdeel moeten vormen van het informatiebeheer en informatiemanagement en niet als een functie met een soort van status aparte in het informatiedomein rond te zweven.

Continu ongeluk Eigenlijk gaat het er steeds om dat de vraag kan worden beantwoord welke informatie om welke reden hoe dan ook voor langere tijd beschikbaar dient te zijn. Hoe die afweging op een zo eenvoudig mogelijke, doch goed doordachte en ook achteraf te verantwoorden manier kan en op welk niveau de afwegingen gemaakt moeten worden, is onderwerp van onderzoek. Ook is het een kwestie van uitproberen. Dat daarbij nog

steeds het risico wordt gelopen dat we er achteraf achter komen toch een verkeerde keuzes gemaakt te kunnen hebben, is onvermijdelijk. Het krampachtig proberen ieder risico op informatieverlies uit te bannen, is niet realistisch en leidt tot het volledig vastlopen van de informatiehuishouding. In plaats dat we dan te maken hebben met incidenten (die uiteraard moeten leiden tot voortdurende aanpassing van risicoprofielen), bevinden we ons dan veel meer in de situatie

Toepassingsprofiel in internationaal perspectief Het toepassingsprofiel is gebaseerd op de internationale ISO 23081 norm. Ook overheden in andere landen zijn bezig deze norm te implementeren. Waar staat Nederland internationaal gezien? En loont het de moeite samen op te trekken? Aan het woord is drs. Hans Hofman, senior adviseur bij het Nationaal Archief.

34 I KennisLAB

als Nederland al redelijk ver zijn, zoals NieuwZeeland en Australië. Dat is niet verwonderlijk, want veel van het werk voor standaardisering van metadata is daar verricht.” Van elkaar leren Het hebben van een richtlijn voor metadata en een daarop gebaseerd toepassingsprofiel is niet voldoende, waarschuwt Hofman.

Prof. dr. Charles Jeurgens is professor of archival science aan de Universiteit Leiden en tevens werkzaam voor het Nationaal Archief.

om te begrijpen wat nodig is, wat valkuilen zijn en waar men het beste kan beginnen. Veel goede voorbeelden hiervan zijn te vinden in Nieuw-Zeeland.”

Interview Hans Hofman

Hofman: “Met het vastgestelde toepassingsprofiel behoort de Nederlandse Rijksoverheid tot de voorhoede wereldwijd gezien. Het wordt zelfs als voorbeeld gebruikt in landen als Spanje en Canada. Dat illustreert dat eigenlijk veel landen voor dezelfde uitdaging staan: hoe garanderen we dat informatie betrouwbaar, authentiek, bruikbaar en integer is en blijft? Er zijn natuurlijk ook landen die net

van een ‘continu ongeluk’, om in de woorden van een van de bekendste risicospecialisten Ulrich Beck te spreken.

“Het gaat erom dat het goed wordt geïmplementeerd en wordt meegenomen in het ontwerp en ontwikkeling van de digitale werkomgeving. De werkelijke inbedding van metadata op basis van ISO23081 verkeert overigens overal nog in een beginstadium. Dat is niet verwonderlijk, de standaard is nog niet zo lang geleden gepubliceerd. Wat dat betreft kunnen de vooroplopende landen veel van elkaar leren en elkaar helpen met ‘best practices’. Voorbeelden uit de praktijk helpen

Betrouwbaarheid en authenticiteit De technologische vooruitgang dendert voort, met web 2.0 en zelfs 3.0 technieken. De geformuleerde norm is toekomstbestendig, denkt Hofman. “De eisen die zijn verwoord in het toepassingsprofiel en de richtlijn veranderen op zich niet. De nieuwe web 2.0-achtige omgeving vraagt vooral aandacht voor hoe een en ander het beste geïmplementeerd kan worden. Bij de toepassing ervan en de inrichting van de nieuwe werkomgeving moet men zich wel steeds bewust zijn van de noodzaak om te kunnen vaststellen of informatie betrouwbaar, interpreteerbaar en authentiek is. Er ligt nog te vaak alleen een focus op vindbaarheid van informatie. Het is verheugend dat in de discussies op Ambtenaar 2.0 dit aspect al aan de orde is gesteld. Nu maar hopen dat er ook iets mee gedaan wordt, maar daar kunnen we zelf actief aan bijdragen.”


3

Baseline lessons learned In 2009 zijn verschillende ministeries, de Rijks Audit Dienst, de Erfgoed-

4

Modernisering Informatiehuishouding KennisLAB, hét platform voor samenwerking en kennisdeling

inspectie en de lokale en provinciale overheid aan de slag gegaan met de Baseline. Welke inzichten heeft het hen opgeleverd? De belangrijkste lessen op een rijtje, gebaseerd op het evaluatierapport dat u op de cd-rom aantreft. 1 Herken de behoefte achter de vraag. Wanneer je je afvraagt ‘Voldoe ik aan de Baseline?’ wil je eigenlijk weten hoe je op een verantwoorde manier je informatiehuishouding kunt organiseren. Als je dat onderkent, dan zet dat de Baseline vragenlijst in een ander perspectief. Maak onderscheid tussen doel (inrichten informatiehuishouding) en middel (Baseline). 2 Als het doel door de verantwoordelijke (lijn)manager niet onderkend wordt, dan is het middel zinloos. 3 De weg is even waardevol als de bestemming. Sterker nog, de bestemming verandert bij elke stap in het proces. Waardeer de stappen die je zet en accepteer dat het een continu aandacht behoevend proces is. 4 Tijd is geen issue zolang je het proces waardeert. ‘We gaan niet snel genoeg’ hoor je overal. Snel genoeg ten opzichte van wat? En om waar te komen? Je bent in dit proces afhankelijk van anderen. Alleen ga je sneller, samen kom je verder.

36 I KennisLAB

5 Een ambitie is pas realistisch als je kunt inschatten welke risico’s je loopt. De Baseline betekent dat je zelfbewust verantwoordelijkheid neemt voor de eigen ontwikkeling, in samenhang met anderen. 6 De Baseline kan niet los worden gezien van de bestaande P&C-cyclus en van de werkzaamheden van de Rijksauditdienst en de Erfgoedinspectie (control, audit en systeemtoezicht). Naast het inrichten van de informatiehuishouding gaat het om continu checken en verbeteren ervan.

KennisLAB vormt de verbinding De informatie die de (kern)departementen nodig hebben om hun werk te kunnen doen, moet op orde zijn. Met dit doel zijn binnen het Rijk decentraal allerlei projecten en initiatieven opgestart en applicaties ontwikkeld. Om hiervan een goed beeld te krijgen zijn de uiteenlopende initiatieven schematisch weergegeven in de ‘Praatplaat ECM’. KennisLAB vormt de verbinding tussen deze decentrale ontwikkelingen en ondersteunt de ministeries om in lijn te blijven met de rijksbrede afspraken met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding die zijn vastgelegd in de Baseline. KennisLAB organiseert oplossingen die er al zijn en regisseert lopende digitaliseringprocessen. Zodoende wordt binnen 5 jaar toegewerkt naar een aantoonbaar gestandaardiseerde en geharmoniseerde informatie-huishouding binnen de Rijksoverheid. Kennismakelaars: overzicht en aanspreekpunt voor digitaliseerders KennisLAB geeft voorlichting en adviseert van operationeel (DIV) tot tactisch niveau (CIO). Ook organiseert en coördineert ze de communicatie tussen de departementen om op die manier de aanwezige kennis en ervaring te borgen en hergebruik van de gerealiseerde oplossingen te bevorderen. Daartoe worden door het programma

zogenaamde kennismakelaars ingeschakeld. Deze kennismakelaars houden het overzicht over de diverse technische en functionele oplossingen vanuit de scope van de 11 i-diensten uit de ‘Catalogus i-Diensten’. Ze zijn het aanspreekpunt voor projectleiders, deskundigen en leveranciers voor vragen over bijvoorbeeld de Baseline, communicatie en opleidingen, randvoorwaarden voor interoperabiliteit, rijksbrede informatiearchitectuur en het toepassingsprofiel Metagegevens Rijk.

“…Het is klaar als het tijd is…” Peter Hennephof, directeur Bedrijfsvoering DJI, vm. pSG SZW

De inzet van kennismakelaars komt voort uit de implementatiestrategie van de Egem-i-teams. De programma’s KennisLAB, Rijkspas, Nederland Open in Verbinding (NOiV) en DWR hebben het voornemen uitgesproken om hun ‘i-teams’ efficiënter in te zetten. Efficiënter door uitwisseling van methoden en instrumenten en bredere inzetbaarheid binnen het Rijk. Dat doen ze onder meer door samenwerking met de Rijksacademie voor Bedrijfsvoering i.o., de DWR-Implementatieteams, ONS en Doc-Direkt. Ready for Take Off I 37

E-teams Naast de procesmatige ondersteuning vanuit de kennismakelaars, biedt het KennisLAB ook inhoudelijke ondersteuning aan de departementen. Met de aanwezige expertise vanuit de departementen op diverse terreinen worden expertteams (e-teams) ingericht en ingezet. Hierbij valt te denken aan de doorontwikkeling van de Baseline, opstellen en uitwerken van basisprincipes, randvoorwaarden, beleidsregels en het vertalen naar architecturen

inclusief de verankering binnen NORA/ MARIJ. Ook is het de taak van de experts om de i-diensten te vertalen naar een generiek functioneel ontwerp en de technische ontwerpen (o.a. van DWR) te toetsen. Communicatie Om als KennisLAB de verbinding effectief te kunnen leggen tussen de expertteams en de omgeving is ook communicatie één van de kerntaken van het project. KennisLAB biedt

Doc-Direkt: Informatie toegankelijk maken met het oog op de gebruiker Drs. Dirk-Jan de Bruijn is Prekwartiermaker Doc-Direkt, de nieuwe shared service organisatie voor het wegwerken van de achterstanden in de archieven. “De gebruiker krijgt een essentiële rol in de archiefketen.”

Afgelopen zomer heeft de Ministerraad een essentieel besluit genomen: in de komende tien jaar wordt op rijksniveau (dus voor alle dertien ministeries) het vraagstuk ‘Informatie op Orde’ écht aangepakt. Deze uitdaging betreft een drietal fundamentele zaken: het bewerken van de achterstanden van de werkvoorraden aan te bewerken archieven zoals die zich nu bij de ministeries bevinden (1), het verwerken van de reguliere instroom (2) en de overgang naar selectie in een digitale omgeving (3). Dit alles moet in de zomer van 2019 zijn gerealiseerd.

38 I KennisLAB

Overgangsjaar Om dit allemaal mogelijk te maken, staat er per 1 januari 2011 een nieuwe shared service organisatie: Doc-Direkt. Deze organisatie gaat er dan samen met de ministeries als opdrachtgever en met ketenpartner Nationaal Archief voor zorgen dat deze driedelige opdracht gerealiseerd wordt. Dit jaar wordt als overgangsjaar gebruikt om deze nieuwe organisatie met ondersteuning van de verschillende stakeholders te operationaliseren. Huidige archiefbewerkingsorganisaties zoals CAS en PWAA/IORA zullen opgaan

de communicatiekanalen om de ontwikkelde kennis beschikbaar te stellen, te delen en te verrijken.

stuurt aan de hand van (be)sturingsproducten zoals een meerjaren Projectplan 2010-2014, jaarlijkse Werkplannen en tussentijdse Kwartaalrapportages.

(Be)sturing De departementen blijven zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. Het KennisLAB is interdepartementaal onafhankelijk en legt verantwoording af aan het CIO-directeurenoverleg Modernisering Informatie-huishouding. Dit gremium vormt de Project Board die monitort en

in Doc-Direkt; zo ook de SSA-onderdelen van de ministeries. Archiefketen Nieuw in de benadering van Doc-Direkt is dat de gebruiker een essentiële rol krijgt binnen de archiefketen. We zullen meer en meer vraaggestuurd gaan werken en die dossiers bewerken waar de gebruiker écht op zit te wachten. Dat betekent een intensieve samenwerking binnen de archiefketen van alle verschillende partijen, gericht op het toegankelijk maken van die informatie waar de uiteindelijke gebruiker op zit te wachten. Om dat mogelijk te maken wordt er momenteel met pilots op tal van terreinen geëxperimenteerd om te komen tot een optimale inrichting van de archiefketen.

functie binnen de Rijksoverheid gelijkwaardig(er) gepositioneerd te krijgen ten opzichte van de financiële functie. Uiteindelijk zullen zowel de F(inanciële) component als de I(nformatie) component binnen de overheid volstrekt gelijkwaardig moeten zijn. Langs deze weg wil ik ook gelegenheid nemen om de nieuwe beoogde directeur van Doc-Direkt (Kaat Appelman) succes toe te wensen bij het operationaliseren van deze prachtige kans!

Gelijkwaardig gepositioneerd Ik ben ervan overtuigd dat we daarmee onze uiteindelijke klanten beter bedienen, dat we op effectieve wijze onze schaarse middelen optimaal kunnen inzetten en dat de DocDirekt collega’s meer werkplezier hebben. We hopen dat we met de vorming Doc-Direkt een belangrijke stap zetten om de informatie-


Interview Gerben Kleine

Makelaar in goede voorbeelden, gedeelde vraagstukken en expertise Gerben Kleine is sinds december 2009 Kennismakelaar bij KennisLAB. Daarvoor werkte hij bij het Ministerie van Justitie als projectleider DigiJust. “Kennismakelaars hebben zowel een adviesrol naar departementen als naar het programma. We vormen de link tussen vraag en aanbod.” Als kennismakelaar is Kleine het aanspreekpunt voor projectleiders, deskundigen en leveranciers voor vragen over bijvoorbeeld de Baseline, communicatie en opleidingen, de rijksbrede informatiearchitectuur en het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk. Kennismakelaars zijn géén consultants, benadrukt Kleine. “Wij zorgen er voor dat opgedane kennis niet verloren gaat, maar opnieuw wordt gebruikt en dat ontwikkelingsvragen gebundeld worden.” Om de makelaarsrol te kunnen vervullen en op de hoogte te blijven van wat er leeft, onderhoudt Kleine veel contact met de departementen. “We zijn natuurlijk allereerst een direct aanspreekpunt. Je kunt me altijd bellen en mailen met vragen. We organiseren daarnaast

40 I KennisLAB

regelmatig overleggen met de contactpersonen en projectleiders binnen ministeries, voeren individuele accountgesprekken en zijn aanwezig bij presentaties. Daardoor weten we goed waar iedereen mee bezig is en waar ze tegenaan lopen.” Koffer vullen Kleine: “Onze rol is het herkennen van vraagstukken die spelen bij de verschillende departementen. Vervolgens leggen we de verbinding met andere departementen die met hetzelfde bezig zijn en met de expertteams voor productontwikkeling. We schakelen zo continue tussen vraag en aanbod. Zo wordt de virtuele ‘KennisLABKoffer’ steeds meer gevuld met instrumentarium op basis van concrete praktijkervaringen.” Ook de expertteams van KennisLAB hebben een rol in het vullen van de kenniskoffer. “De Kennismakelaars inventariseren de vragen die er leven, expertteams geven handen en voeten aan oplossingen. In dat ontwikkelingsproces vertegenwoordigen wij vervolgens de kant van de vrager, we blijven steeds kritisch kijken of het aansluit op waar echt behoefte aan is.”

Ervaring inzetten Belangrijk aspect van het kennismakelen is het verhelderen van de vraag. Kleine: “Eigenlijk werkt het net als een makelaar in de woningmarkt. Als mensen een huis willen kopen, brengt de makelaar eerst in kaart wat ze precies zoeken en wat in hun situatie haalbaar is. De makelaar kent de huizenmarkt en kan de vertaalslag maken van de vraag van de klant naar het aanbod in de markt. Onze markt is wat er gebeurt aan digitaliseringstrajecten binnen ministeries en we verzamelen daar goede voorbeelden van. Dan kun je denken aan opgeleverde producten of oplossingen en plannen van aanpak voor digitaliseringstrajecten. Maar ook aan mensen met bepaalde kennis en ervaring. Daarbij maken we onderscheid in verschillende smaakjes; de verschillende types softwareomgevingen als Alfresco, OpenText/ e-Docs, IBM/FileNet, TowerSoftware/HP en Documentum.” Het inzicht in de kennis die binnen het Rijk aanwezig is, geeft houvast bij het inrichten van de implementatieteams die meer hands-on ondersteuning bieden. “Ervaringsdeskundigen vanuit de ministeries kunnen veel betekenen voor toekomstige projecten bij andere departementen. Zo gaat de opgedane kennis niet verloren.”

omslag van ‘Informatie op Orde’ naar ‘Informatie van Waarde’ is een permanent aandachtspunt. “Het gaat erom dat ministeries de vaste structuren uit papieren situaties durven loslaten. Niet meer denken vanuit de beperkingen van papieren dossiers, maar vanuit nieuwe digitale mogelijkheden. Dat doen we door goede voorbeelden aan te dragen en te verspreiden. We brengen onder de aandacht wat er mogelijk is aan de hand van actuele marktontwikkelingen en technologische innovaties.” Hierbij denkt Kleine bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd toekennen van relevantie aan informatie op basis van rollen en aandachtsgebieden. Objectieve rol De processen en vragen van departementen verschillen in de kern niet zoveel, weet Kleine. “Maar de manier waarop geïmplementeerd wordt moet wel een eigen ‘kleur’ krijgen, afhankelijk van de volwassenheid en ontwikkeling van de organisatie en de organisatiecultuur. Kleine: “We ondersteunen in die zin het veranderingsproces. Als kennismakelaar kunnen we een objectieve rol innemen voor het team binnen het departement en de organisatie een spiegel voorhouden.”

Digitaal denken “De vragen die bovenkomen zijn vooral organisatievraagstukken”, zegt Kleine. Hij geeft drie voorbeelden van veelvoorkomende vragen. “Hoe ga ik om met de transparantie van informatie; wie mag toegang tot bepaalde informatie en hoe regel ik dat? Of: hoe kan ik digitalisering gebruiken om mijn processen te verbeteren, om slimmer en sneller te werken? En: hoe zorg ik ervoor dat informatie ook in de toekomst duurzaam toegankelijk blijft?” Benadrukken van de


Colofon

Den Haag, 21 januari 2010 Concept en samenstelling Neeltje Kuijpers en Mariëlle de Groot Tekst Neeltje Kuijpers, Mariëlle de Groot en Margreet Windhorst Vormgeving 2D3D, Den Haag Fotografie cover Hollandse Hoogte Met dank aan Dirk Jan de Bruijn (DocDirekt) Jaap Haenen (Ministerie van Financiën) Niels van Heezik (Ministerie van Buitenlandse Zaken) Hans Hofman (Nationaal Archief ) Charles Jeurgens (Nationaal Archief ) Gerben Kleine (KennisLAB) Jurgen Pauwels (Ministerie van SZW) Ready for Take Off is een uitgave van KennisLAB, onderdeel van het rijksbrede programma Modernisering Informatiehuishouding en betreft een ICTU programma 42 I KennisLAB

Inhoud 3. Voorwoord Jaap Haenen 4. Inleiding 6. 1 Streefbeeld van Informatie op Orde naar Informatie van Waarde 8

Recommend Documents