Verwachtingen?
Inhoud 1. Het wat en hoe van een beleidsplan 2. De voorbereidingen voor het schrijven van een beleidsplan 3. Het opstellen van een beleidsplan
Goed om weten • Niet elke club kan / wil evenveel tijd investeren in het opmaken van een beleidsplan! – Groen is voor een zeer kleine club met beperkte mogelijkheden. – Blauw is voor de club met meer mogelijkheden. – Rood is voor de club die veel kan en wil investeren in het opmaken van een beleidsplan.
• Digitale versie werkbladen: www.dynamoproject.be
1. Het wat en hoe van een beleidsplan
Wat is een beleidsplan? Een beschrijving van … … waar de club voor (be)staat … hoe de werking er nu voor staat … gegevens over de omgeving nu en later en een afbakening van … … wat men al wil bereiken in een beleidsperiode … wat men concreet gaat doen … hoe men dat gaat afchecken en waakt over de haalbaarheid!
Wat is het nut van een beleidsplan? • Inhoudelijk : hoe kunnen we onze werking beter en doelmatiger plannen en organiseren (resultaat) • • • • •
Richtsnoer voor beleidsbeslissingen Effectief gebruik maken van beperkte middelen Betere samenhang tussen verschillende activiteiten Zekerheid en duidelijkheid medewerkers Positie innemen t.o.v. andere clubs, overheid, sponsors, …
• Kwaliteitsproces : • totale verbeteraanpak (PDCA-cirkel) • draagvlak
• Bijkomend: richtlijn vanuit subsidiërende overheid / federatie
Hoe dik is een goed beleidsplan?
Max 5-tal blz
5 – 10 blz
Max 15 blz
Wat staat er in een beleidsplan? 1. Inleiding
1. Inleiding
1. Inleiding
2. Missie
2. Missie
2. Missie
3. Samenvatting
3. Samenvatting
3. Voorstelling club
feiten
feiten
4. Samenvatting
4. Doelstellingen
4. Samenvatting
feiten
5. Acties
gegevensanalyse
5. Samenvatting
5. Doelstellingen
gegevensanalyse
6. Acties
6. Doelstellingen 7. Acties
Wie schrijft een beleidsplan? • Akkoord bestuur sportclubs? – Geen akkoord : STOPPEN – Een duidelijk mandaat (afbakening opdracht, middelen, informatiedoorstroming)
• Meerdere personen => groot draagvlak! • “Planningsteam” = werkgroep van verschillende soorten betrokkenen
Stappenplan • • • • • • • •
Stap 1: Planningsteam Stap 2: Missie Stap 3: Gegevensverzameling Stap 4: Gegevensanalyse: beleidsuitdagingen en beleidsopties Stap 5: Doelstellingen: algemene en concrete doelstellingen Stap 6: Strategische acties Stap 7: Eindredactie Stap 8: Opvolging beleidsplan
2. De voorbereidingen
Stap 1: Het planningsteam • Selecteer personen uit verschillende groepen betrokken bij de sportclub: bestuurders, trainers, verantwoordelijken van commissies, vrijwilligers, … • Té grote groep => moeilijker afspreken en discussiëren Max 6 pers Min 2 pers Max 4 pers • Bereidheid om samen te werken • Voldoende variatie persoonlijkheden • Minstens één bestuurder voor terugkoppeling RvB
3. Het opstellen van een beleidsplan
Inleiding • Begin van het beleidsplan, meestal als laatste geschreven • Bedanking (planningsteam, …) • Belang van beleidsplan voor je club • Op welke manier wil je club het plan gebruiken
Bijlage A: werkblad inleiding
Stap 2 : Missie • Uniek voor je club! • “Wat zou de lokale samenleving missen indien je club er niet was” of “Als je club er nog niet was, waarop zou ze dan opgericht moeten worden?”
Bijlage B: werkblad missie
Bijlage B: Werkblad missie Hulpvragen • • • • • •
Wie zijn we? Wat is onze club? Wat doen we? Voor wie doen we dit? Hoe doe we dit? Met wie werken we samen? Wat zijn voor ons belangrijke waarden?
Bijlage B: Werkblad missie Vat nu al deze antwoorden samen in een korte gemakkelijke tekst. Schrap de herhalingen en wees bondig. Tips: • • • • • •
Gebruik de naam van de club in de missie Geef aan in welke regio je actief bent Niet te lang, enkele zinnen Vlot leesbaar en uitspreekbaar Gebruik de missie op je publicaties! Belang geven aan bepaalde waarden geeft vorm aan je “uniek” zijn. Ook het gebruik van “de” bijvoorbeeld, geeft weer dat je “de” enige club bent in de regio.
Stap 3 : Gegevensverzameling • Nu verzamelen, in volgende stap verwerken • Sterktes (S), zwaktes (Z), kansen (K) en bedreigingen (B) club bekomen door: 1. bevraging van belanghebbenden => S, Z, K & B volgens internen en externen 2. Interne analyse : activiteitenevaluatie en interne evaluatie => S & Z volgens internen 3. Externe analyse : opsomming kansen en bedreigingen => K & B volgens internen Ook S, Z, K & B uit vroegere enquêtes, evaluaties, … kunnen nog relevant zijn!
Gegevensverzameling: 1. Bevraging belanghebbenden • Wat: bevraging van interne en externe personen: leden, vrijwilligers, bestuurders, sportfunctionaris, federatie, andere clubs, … • Wie: planningsteam bevraagt belanghebbenden: • Hoe: - Stel 6-tal vragen, liefst mondeling - Noteer de S, Z, K & B Bijlage C: werkblad belanghebbenden Bijlage D: werkblad bevraging
Gegevensverzameling: 2. Interne evaluatie : activiteiten • Wat: lijst van activiteiten die je club aanbiedt • Wie: planningsteam • Hoe: per activiteit: - doelstelling - doelstelling behaald - belang voor je club - inspanning voor je club -S&Z Bijlage E: werkblad activiteitenevaluatie
Gegevensverzameling: 2. Interne evaluatie adv stellingen • Wat: je sportclub doorlichten en pijnpunten in organisatie blootleggen • Wie: planningsteam • Hoe: - Stellingen over club opstellen - Stellingen individueel scoren (?/N/P/D/E) - Scores per stelling in groep bediscussiëren - Consensus over sterktes en zwaktes noteren Bijlage F: werkblad interne evaluatie
Gegevensverzameling: 3. Externe analyse : kansen en bedreigingen • Wat: lijst kansen en bedreigingen • Wie: planningsteam • Hoe: - Analyseer basisgegevens uit de gemeente, sportraad… - Raadpleeg federatie voor algemene/sportspecifieke K & B - Vertaal bestaande lijst van K & B naar niveau van je club
Bijlage G: oplijsting externe trends
Stap 4 : Gegevensverwerking • Wat: verzamelde S, Z, K & B verwerken om tot beleidsuitdagingen (BU) en –opties (BO) te komen • Wie: planningsteam • Hoe: - Vat alle S, Z, K & B samen in vier lijsten - Confrontatie S, Z, K & B => BU - Brainstorm over hoe de BU aanpakken => BO
Bijlage H: werkblad beleidsuitdagingen en beleidsopties
Stap 5 : Doelstellingen • Wat: vanuit BU en BO concrete en algemene doelstellingen formuleren. Een doelstelling zegt wat je wil bereiken, niet hoe. • Wie: planningsteam • Hoe: - Per BO vraag stellen “Wat wil je club hiermee bereiken?” - Per BO antwoord omvormen tot concrete doelstelling: duidelijk, tijdsgebonden en meetbaar (SMART) - Vanuit BU algemene doelstelling formuleren Bijlage I: werkblad doelstellingen
Stap 6 : Strategie • Wat: bij elke concrete doelstelling de acties bepalen • Wie: planningsteam • Hoe: per concrete doelstelling - actie - omschrijving - verantwoordelijke - begin- en einddatum - budget
Bijlage J: werkblad strategie
Stap 7 : Eindredactie/communicatie • Alle teksten achter elkaar schrijven 1. Inleiding
1. Inleiding
1. Inleiding
2. Missie
2. Missie
2. Missie
3. Samenvatting feiten
3. Samenvatting feiten
3. Voorstelling club
4. Doelstellingen
4. Samenvatting
4. Samenvatting feiten
5. Acties
gegevensanalyse
5. Samenvatting
5. Doelstellingen
gegevensanalyse
6. Acties
6. Doelstellingen 7. Acties
• Verzorgde lay-out • Wie: planningsteam / taalvaardig persoon
Stap 8 : Meetplan en opvolging • Beleidsplan is klaar … nu het gebruiken en evalueren! • Jaarlijks evalueren: - Product: doelstellingen gehaald, activiteiten uitgevoerd - Proces: hoe uitgevoerd, waar kan het beter, binnen budget?
• Follow-up fiche / meetplan om de acties op te volgen (PDCA)
Bijlage K: model follow-up fiche
Vragen? Veel succes!
