VERZUIMPROTOCOL
Inhoud 1.
De ziekmelding
2.
Informatieverplichting
3.
Bereikbaarheid
4.
Afspraak bedrijfsarts of casemanager
5.
Aangepast werk
6.
Herstelbevordering
7.
Andere arbeid tijdens ziekte
8.
Herstelmelding
9.
Deskundigenoordeel
10.
De opbouw van vakantiedagen bij arbeidsongeschiktheid
11.
Vakantie tijdens ziekte
12.
Ziekte bij verblijf/vakantie in binnen- en buitenland
13.
Bezoek behandelaar
14.
Arbeidsconflict
15.
Spanningen in privésfeer
16.
Bedrijfsfaciliteiten/bedrijfseigendommen
17.
Hulpmiddelen/werkplekonderzoek
18
Sancties
19.
Regres
20.
Tot slot
Inleiding Voor je ligt het vernieuwde verzuimprotocol. Het verzuimprotocol is vernieuwd omdat Pluryn per 1 januari 2012 gaat samenwerken met arbodienstverlener VerzuimReductie. Zoals in de begeleidende brief is aangegeven is de aanpak van VerzuimReductie erop gericht dat er bij ziekte intensief wordt meegekeken door een casemanager van VerzuimReductie. Leidinggevenden krijgen hierdoor meer ruimte om energie te steken in duurzame inzetbaarheid, zoals werken aan vitaliteit, talentmanagement, boeien en binden van personeel. In verband met de Wet Verbetering Poortwachter is het van belang dat er een duidelijk verzuimprotocol aanwezig is. Zowel de werknemer als de werkgever moeten precies weten wat er van hun wordt verlangd en waar ze aan toe zijn in bepaalde situaties. Zowel werknemer als werkgever dienen zich dan ook altijd te houden aan het verzuimprotocol. Het verzuimprotocol komt wellicht wat streng en zakelijk over. De insteek is dat dit document in redelijkheid en billijkheid wordt toegepast. De Wet Verbetering Poortwachter is erop gericht om de zieke werknemer (Voor de leesbaarheid van dit reglement wordt gesproken over ‘werknemer’ en ‘hij’. Uiteraard kan daarvoor ook ‘werkneemster’ en ‘zij’ gelezen worden)
zo snel mogelijk te re-integreren in zijn eigen
werk. Als dit niet meteen mogelijk is zullen de werkgever en werknemer samen moeten kijken of er mogelijkheden zijn tot het verrichten van aangepast werk binnen het bedrijf of desnoods bij een andere werkgever. De huidige wet- en regelgeving is dermate veranderd dat de verantwoordelijkheden voor de werkgever en werknemer veel groter zijn dan voorheen. Met de komst van de Wet Verlenging Loondoorbetalingverplichting, die per 1 januari 2004 van kracht is, moet de werkgever de zieke werknemer 2 jaar (104 weken) doorbetalen in plaats van 1 jaar (52 weken). Een eventuele WIA uitkering zal pas na 104 weken worden uitgekeerd. De werknemer en werkgever dienen dan een volledig re-integratieverslag bij de WIA aanvraag in te leveren. Het re-integratieverslag wordt beoordeeld op administratieve volledigheid en er wordt gekeken of de juiste stappen genomen zijn in het voorafgaande traject. Als het UWV oordeelt dat het verslag administratief en/of inhoudelijk niet volledig is, dan kan het UWV forse sancties opleggen aan de werkgever en/of de werknemer (maximaal 52 weken). Voor meer informatie over de Wet Verbetering Poortwachter(WVP) verwijzen we naar de website van het UWV: www.uwv.nl
1.
De ziekmelding
Als je je door ziekte en/of ongeval niet in staat acht om te werken, dan neem je zo snel mogelijk contact op met je leidinggevende, ook op de dagen dat je geen dienst hebt (roostervrije dag of vakantiedag) en er toch redenen zijn om verzuimcontact te hebben met je leidinggevende. Ook neem je contact op met VerzuimReductie tussen 08.30 uur en 11.00 uur. Of direct als je na 11.00 uur ziek wordt, VerzuimReductie is tot 17.00 uur bereikbaar. Je dient je persoonlijk ziek te melden, alleen in uiterste noodzaak mag de ziekmelding door iemand anders worden gedaan. Daarnaast informeer je je collega’s zoals je onderling hebt afgesproken op de werkplek. Wanneer je op zaterdag of zondag ziek wordt en je staat ingepland om te werken, meldt je dit direct op je werkplek of conform afspraken die op de werkplek gelden en op maandag bij VerzuimReductie en je direct leidinggevende tussen 8.30 en 11.00 uur. Toelichting Als je je zonder geldige reden niet volgens de procedure ziek meldt, is het mogelijk dat de ziekmelding niet wordt geaccepteerd en zal Pluryn je afwezigheid beschouwen als een verlofdag of als onbetaald verlof.
De gemaakte afspraken zijn niet vrijblijvend. Bij een vervolgcontact zal o.a. worden besproken wat de stand van zaken is.
Als je niet op je eigen adres aanwezig bent, geef je bij de ziekmelding aan Pluryn en VerzuimReductie door wat het verpleegadres is en op welk telefoonnummer je bereikbaar bent.
De beoordeling van de ziekmelding wordt door je leidinggevende in overleg met VerzuimReductie gedaan, waarbij eventueel de bedrijfsarts een bindende uitspraak zal doen met betrekking tot je arbeidsongeschiktheid.
Iedere ziekmelding wordt geregistreerd door VerzuimReductie.
Pluryn is bereikbaar op telefoonnummer:
088 779 20 00
VerzuimReductie is bereikbaar op telefoonnummer: (074) 255 97 13
2. Informatieverplichting Gezien je re-integratieverplichting in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter vraagt de casemanager van VerzuimReductie je zo veel mogelijk relevante informatie te verstrekken die met je arbeidsongeschiktheid te maken heeft. VerzuimReductie heeft tegenover Pluryn een geheimhoudingsplicht en zal zonder jouw toestemming geen informatie doorgeven. Bij het eerste contact met VerzuimReductie zal dit met je worden besproken. Je dient wel zelf met jouw leidinggevende contact te houden en deze te informeren over de te verwachten duur van het ziekteverzuim, de beperkingen en mogelijkheden tot het verrichten van aangepast werk. Toelichting VerzuimReductie werkt samen met verschillende artsenorganisaties en heeft de taak om in gezamenlijk overleg met jou de mate van arbeidsongeschiktheid te bepalen. De casemanagers adviseren jou en Pluryn over de eventuele mogelijkheden tot het verrichten van aangepast werk en adviseren over te nemen acties.
Onder relevante informatie wordt verstaan: telefoonnummer en (verpleeg)adres, vermoedelijke duur van de ziekte, of ziekte verband houdt met een arbeidsongeval, of er sprake is van een verkeerongeval.
3. Bereikbaarheid Pluryn of VerzuimReductie moeten altijd in de gelegenheid gesteld worden om je te bezoeken tijdens jouw arbeidsongeschiktheid. Eventuele problemen die dat zouden kunnen verhinderen moet je vooraf kenbaar maken. Binnen redelijke grenzen wordt van je verwacht dat je deze problemen oplost.
4. Afspraak bedrijfsarts of casemanager Je bent verplicht gehoor te geven aan een oproep voor een bezoek aan de bedrijfsarts of de casemanager. Mocht je verhinderd zijn, dan dien je dit direct (minimaal 24 uur voor het geplande consult) na ontvangst van de uitnodiging te bespreken met Pluryn en VerzuimReductie onder vermelding van de reden van verhindering. VerzuimReductie maakt alleen indien strikt noodzakelijk een andere afspraak. Je bent ook verplicht mee te werken aan een relevant medisch onderzoek door of in opdracht van de bedrijfsarts. Toelichting Vanuit de wet- en regelgeving is het van groot belang dat de afspraak bij de bedrijfsarts en de casemanager plaatsvindt. Reden van een eventuele verhindering kunnen zijn dat je onvervoerbaar bent of dat je een afspraak bij een behandelaar hebt. Bij het niet verschijnen zonder tegenbericht kan Pluryn besluiten de kosten die hieruit voortvloeien bij je in rekening te brengen. Ten aan zien van je eigen reintegratieverplichtingen ben je zelf verantwoordelijk voor de consequenties van het niet meewerken aan een medisch onderzoek.
5. Aangepast werk en passend werk Er wordt van je verwacht dat je alle informatie verstrekt aan Pluryn en VerzuimReductie, op basis waarvan kan worden vastgesteld welke werkzaamheden je nog wel kan verrichten, rekening houdend met jouw beperkingen. De eventueel aangeboden werkzaamheden mogen het genezingsproces uiteraard niet nadelig beïnvloeden. VerzuimReductie zal jou en Pluryn adviseren welke werkzaamheden in jouw situatie als passend kunnen worden beschouwd. Als gedurende de re-integratie duidelijk wordt dat je je eigen werk tijdelijk of blijvend niet meer zult kunnen uitvoeren in de toekomst, en er ook geen ander passend werk voorhanden is bij je eigen werkgever, ben je samen met Pluryn verplicht om bij een andere werkgever naar passend werk te zoeken. Het zogenaamde ‘2e spoor’. Je bent verplicht om aangeboden passend werk te accepteren. Toelichting De wet- en regelgeving verplicht de werkgever om de (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemer aangepast werk of ander passend werk te laten doen. De werknemer is op zijn beurt verplicht passend werk te accepteren. Het initiatief daartoe ligt zowel bij de werkgever als bij de werknemer. Van jou wordt dus ook het initiatief verwacht mee te denken over passend werk.
VerzuimReductie vraagt, indien nodig, advies aan de bedrijfsarts om vast te stellen welke werkzaamheden je nog kan uitvoeren rekening houdend met jouw beperkingen.
Passend werk wordt eerst gezocht in een aanpassing van jouw eigen werk. Als dat geen mogelijkheden biedt, wordt gekeken of er ander werk binnen het bedrijf van Pluryn is dat passend is of passend te maken is. Blijkt ook dat niet mogelijk, dan wordt gezocht naar passend werk bij een andere werkgever. Hoe langer de arbeidsongeschiktheid voortduurt, hoe ruimer het begrip ‘passend’ moet worden geïnterpreteerd volgens de richtlijnen.
Als je van mening bent dat het aangeboden werk niet passend is, kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Zie punt 9.
6. Herstelbevordering Je wordt geacht datgene te doen, dat bijdraagt aan het bevorderen van je herstel en na te laten wat je herstel zou kunnen belemmeren. Toelichting Hierbij wordt beroep gedaan op je eigen verantwoordelijkheid en ‘gezond verstand’. Arbeidsongeschiktheid en je verantwoordelijkheid om de periode van arbeidsongeschiktheid zo kort mogelijk te laten duren, moeten serieus worden genomen. Je dient jezelf tijdens arbeidsongeschiktheid zoveel mogelijk in acht te nemen. Bijvoorbeeld: bij fysieke klachten ga je geen belastende klussen in huis doen, of laat je fysiek belastende hobby’s even achterwege. Eventueel schakel je snel je huisarts in om advies in te winnen en laat je je behandelen als dat mogelijk is.
7. Andere arbeid tijdens ziekte Het is niet toegestaan om tijdens arbeidsongeschiktheid zonder schriftelijke toestemming van Pluryn in welke vorm dan ook elders arbeid te verrichten, hetzij betaald of onbetaald. Toelichting Deze strikte regel is nodig om de discussie te voorkomen of de ‘andere arbeid’ het herstel heeft belemmerd. Dit geldt ook voor het verrichten van vrijwilligerswerk, burenhulp, etc.
8. Herstelmelding Je hervat je werkzaamheden zodra je je hiertoe in staat acht. De medewerker kan zijn werk altijd op eigen initiatief hervatten in overleg met leidinggevende, tenzij de bedrijfsarts nadrukkelijk heeft gezegd dat dit niet het geval is. Je wordt zelf verantwoordelijk geacht met betrekking tot het (gedeeltelijk) hervatten van je werkzaamheden. Dit wordt niet door je behandelaar(s) vastgesteld. De beoordeling van arbeidsongeschiktheid ligt bij de bedrijfsarts van
VerzuimReductie. Je dient zelf de herstelmelding op dezelfde dag door te geven aan je leidinggevende en aan VerzuimReductie. Toelichting Soms leeft het misverstand dat in geval van arbeidsongeschiktheid de behandelaar(s) bepalen wanneer je de werkzaamheden kunt hervatten. De behandelaar mag geen uitspraken doen over arbeidsongeschiktheid. Wel kan de bedrijfsarts eventueel medische informatie bij behandelaar(s) opvragen, zodat de arbeidsongeschiktheid beter kan worden vastgesteld. Als je daartoe een medische machtiging ontvangt moet je die invullen en terugsturen. Indien je dit niet doet, valt dat vanuit de wetgeving onder de noemer ‘niet meewerken aan je re-integratie’.
9. Deskundigenoordeel Loopt de re-integratie onverhoopt vast, omdat er bijvoorbeeld een meningsverschil ontstaat tussen jou en Pluryn en/of VerzuimReductie over de re-integratie? Dan kun je geheel op eigen kosten een onafhankelijk deskundigenoordeel (second opinion) aanvragen bij het UWV. Ook Pluryn kan een deskundigenoordeel aanvragen. Toelichting: UWV geeft op verzoek van de werkgever of de werknemer een oordeel over de volgende situaties: •
Kan de werknemer zijn eigen werk doen?
•
Heeft de werknemer genoeg gedaan voor zijn re-integratie?
•
Is het werk binnen of buiten het bedrijf dat de werknemer wil of moet doen passend voor de werknemer?
•
Heeft de werkgever genoeg gedaan voor de re-integratie van de werknemer?
Het deskundigenoordeel is een oordeel, géén advies. Het kan jou en Pluryn helpen bij de re-integratie. Het UWV doet een uitspraak nadat je bij de verzekeringsarts van het UWV bent geweest en in principe na overleg met de bedrijfsarts. Het doel van het deskundigenoordeel is dat jij en Pluryn het reintegratietraject weer oppakken.
10. De opbouw van vakantiedagen tijdens arbeidsongeschiktheid Bij de opbouw van vakantiedagen tijdens volledige en gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid zijn de wettelijke regels en de CAO van toepassing. Toelichting Langdurig zieke werknemers bouwen vanaf 1 januari 2012 volledig wettelijke minimumvakantiedagen op. De opbouw van bovenwettelijke dagen is niet in de wet geregeld.
11. Vakantie tijdens ziekte In beginsel is het niet toegestaan om tijdens de duur van de arbeidsongeschiktheid met vakantie te gaan tenzij Pluryn je daarvoor expliciet toestemming geeft. Alvorens toestemming te verlenen, vraagt Pluryn VerzuimReductie advies omtrent medische bezwaren tegen de vakantie. In principe zullen er verlofdagen worden afgeschreven bij vakantie. Uitzonderingssituatie voor medewerkers van het Hoenderloo College en de Bolster(CAO Onderwijs)
Voor onderwijsgevend personeel en onderwijsondersteunend personeel met lesgevende en/of behandeltaken geldt dat hij vakantie heeft als de leerlingen dat ook hebben. Bij ziekte in de vakantie hebben deze categorieën geen recht op vakantie op een later tijdstip. Alleen in het geval van zwangerschaps- en bevallingsverlof dat in de zomervakantie valt, kan dat gedeelte van dat verlof op een later tijdstip worden opgenomen. Toelichting VerzuimReductie stelt bij arbeidsongeschiktheid, via de bedrijfsarts, vast of vakantie medisch bezwaar heeft. Als de vakantie je herstel op enigerlei wijze zou kunnen belemmeren, krijg je bijvoorbeeld geen toestemming. Als de bedrijfsarts aangeeft dat er medisch geen bezwaren zijn, wordt het verlof in overleg met Pluryn toegekend. Tijdens vakantie zal er altijd volledige verlofdagen worden afgeschreven van jouw vakantiedagensaldo, tenzij jij en Pluryn anders zijn overeengekomen.
Zieke werknemers kunnen niet worden verplicht om de wettelijke minimum vakantiedagen op te nemen. De werkgever kan niet ‘zo maar’ vakantiedagen afboeken van een zieke werknemer. Maar als een zieke werknemer geen vakantiedagen opneemt, terwijl hij daar redelijkerwijs wel toe in staat is, komen de niet opgenomen dagen te vervallen na het vervallen van de vervaltermijn (wettelijk minimum vakantiedagen komen een half jaar na afloop van het opbouwjaar te vervallen).
12. Ziekte tijdens verblijf/vakantie in binnen- en buitenland. Mocht je tijdens vakantie/verblijf in binnen- en buitenland ziek worden, dan dien je je ziek te melden zoals aangegeven bij punt 1 van dit ziekteverzuimreglement. Ook in het buitenland moet je je onder behandeling laten stellen van een arts en je melden bij het Centraal Medisch Meldpunt in het land waar je verblijft (niet elk land heeft een medisch meldpunt). Bij de ziekmelding geef je aan Pluryn en aan VerzuimReductie het verblijfadres en het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent door. De eerste ziektedag is de dag waarop je je meldt, mits je natuurlijk aan alle gestelde voorwaarden hebt voldaan. Jouw behandelend arts zal een schriftelijke verklaring moeten opstellen in Engelse taal, met daarin de onderstaande gegevens verwerkt: Naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van de behandelend arts Datum van het consult/behandeling(en) Aard van de ziekte/het ongeval Duur van de herstelperiode De toegepaste behandeling Eventuele voorgeschreven medicatie De casemanager zal je aangeven waar de verklaring naar toe gestuurd moet worden. Mocht je niet terug kunnen komen naar Nederland en langer in het buitenland verblijven dan je geplande vakantie dan moet je daar ook een verklaring in Engelse taal van hebben van de behandelend arts en van het Centraal Medisch Meldpunt. VerzuimReductie zal, in samenwerking met de bedrijfsarts, aan de hand van die verklaringen, beoordelen of je medisch gezien kunt terugkeren naar Nederland. De
casemanager Verzuim zal je aangeven waar de verklaring naar toe gestuurd moet worden. Toelichting Het is van groot belang dat bij ziekte tijdens vakantie/verblijf in het binnen-/buitenland de bovenstaande voorwaarden strikt worden nageleefd. De verklaringen die moeten worden gefaxt zijn van essentieel belang voor het accepteren van het ziekteverlof. Anders wordt de ziekmelding niet geaccepteerd. Redelijkerwijs wordt van je verlangd dat je alles in het werk stelt om zo spoedig mogelijk terug te komen naar Nederland.
Namen van Centraal Medisch Meldpunten in diverse landen: National Health Care
Engeland
Caisse Nationale d’ Assurance Maladie
Frankrijk
Algemeine Ortskrankenkasse
Duitsland
Instituut voor sociale verzekeringen
Turkije
Caisse Nationale de la Securite Sociale
Marokko
Instituto Nacional de Prevision
Spanje
Caixa de Previdencia
Portugal
Irdyma Koinonikan Asphaliseon (I.K.A.)
Griekenland
Je kunt de telefoonnummers en de adressen opvragen bij de casemanager van VerzuimReductie. In landen waar geen Centraal Medisch Meldpunt is kan de verklaring van de behandelend arts worden verstuurd.
13. Bezoek behandelaar In principe zul je moeten proberen om het bezoek aan een behandelaar buiten werktijd te laten plaatsvinden. Er wordt van je verwacht dat je de bezoeken probeert in te plannen op die tijden dat je normaal gesproken niet hoeft te werken.
14. Arbeidsconflict Conflicten tussen jou en Pluryn of met collega’s hoeft op zich geen reden te zijn om je ziek te melden. Je moet in dat geval alles in het werk stellen om het conflict op te lossen. Mocht het conflict naar je mening onoplosbaar zijn, dan dien je contact op te nemen met je direct leidinggevende, iemand anders van het management, of met iemand van de afdeling HR. Zij kunnen wellicht bemiddelen in het conflict of je helpen het op een andere manier op te lossen. Toelichting Mocht een conflict ervoor zorgen dat je je werkzaamheden niet kunt uitvoeren en het conflict is onoplosbaar naar jouw mening, dan dien je dit ook met VerzuimReductie te bespreken. VerzuimReductie kan eventueel zorgen dat er wordt bemiddeld tussen jou en Pluryn. Zo nodig kunnen er duidelijke werkafspraken worden gemaakt die schriftelijk worden vastgelegd. Volgt er een ziekmelding dan zal de bedrijfsarts een bindend advies moeten uitbrengen. Tevens kan er geadviseerd worden een deskundigenoordeel aan te vragen.
15. Ziekmelding als gevolg van spanningen in de privésfeer In principe zijn spanningen in de privésfeer geen reden om je ziek te melden. Toelichting Mocht je toch niet in staat zijn om je werkzaamheden te verrichten als gevolg van spanningen in de privésfeer, dan zal VerzuimReductie met je gaan kijken wat er wel mogelijk is. Er kan gezocht worden naar een andere vorm van verlof in overleg met je leidinggevende.
16. Arbeidsongeschiktheid en bedrijfsfaciliteiten/bedrijfseigendommen Tijdens arbeidsongeschiktheid/afwezigheid langer dan een maand, heeft Pluryn het recht: de telefoonkostenvergoeding stop te zetten; de mobiele telefoon van het werk in te nemen; de bedrijfsauto in te nemen conform afspraken in het leasecontract (de fiscale bijtelling wordt aangepast); de uitbetaling van de woon-werkvergoeding stop te zetten; de uitbetaling van de onkostenvergoeding stop te zetten. Toelichting In principe is bovenstaande het uitgangspunt. Mocht je met Pluryn tot andere afspraken komen, dan zal dat schriftelijk worden vastgelegd.
17. Arbeidsongeschiktheid en hulpmiddelen/werkplekonderzoek Eventuele werkplekonderzoeken en aanvraag voor hulpmiddelen in verband met je arbeidsongeschiktheid bespreek je met VerzuimReductie. VerzuimReductie zal advies uitbrengen aan Pluryn. Toelichting Pluryn neemt de uiteindelijke beslissing na overleg met VerzuimReductie. De beslissing in deze is bindend.
18. Sancties bij overtreding/niet nakomen van het ziekteverzuimreglement Pluryn heeft het recht (en de plicht) om in geval van overtreding van het ziekteverzuimreglement of ‘niet meewerken aan re-integratie’, passende sancties te treffen. Sancties dienen door Pluryn schriftelijk te worden bevestigd. Je kunt je tegen eventuele sancties verweren door een gesprek aan te gaan of schriftelijk te reageren. Toelichting De Wet Verbetering Poortwachter legt bij zowel de werkgever als de werknemer een aantal belangrijke taken en verplichtingen neer. Beiden zijn verplicht om werkhervatting/re-integratie te bevorderen.
Mogelijke sancties zijn o.a.: inhouden van verlofdagen; dagen niet uitbetalen (onbetaald verlof); een officiële waarschuwing; opschorten of stopzetten van de loondoorbetaling; ontslag.
Redenen voor het overgaan tot sancties zijn o.a.: niet op tijd of niet volgens de procedure ziek melden; niet bereikbaar zijn op de afgesproken tijden (oncontroleerbaar); niet op de door jou aangegeven telefoonnummer(s) bereikbaar zijn (oncontroleerbaar); niet thuis dan wel op het verpleegadres aanwezig zijn (oncontroleerbaar); niet verschijnen op de afspraak met de bedrijfsarts en/of casemanager; in een andere vorm niet meewerken aan re-integratie; iedere overtreding van het ziekteverzuimreglement.
19. Regres/verhaal op derden Als je in verband met je arbeidsongeschiktheid een vordering tot schadevergoeding kan doen gelden jegens derden heb je de verplichting om op verzoek van Pluryn door middel van een akte van cessie jouw aanspraken tot vergoeding van schade tegen derden aan Pluryn over te dragen. Toelichting Als jouw arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt door bijvoorbeeld een ongeval waarbij de andere partij schuldig is, kan Pluryn een deel van de kosten van jouw arbeidsongeschiktheid verhalen op (de verzekering) van de schuldige partij. Je moet dat melden bij de ziekmelding en de bescheiden die nodig zijn voor dat verhaal aan Pluryn overleggen.
20. Tot slot In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet neemt Pluryn een beslissing.
Pluryn Oosterbeek, december 2011
