Změny v projektech
Ing. / Ing. Jana Šubrtová
Ing. Markéta Landová, Ph.D.
Závazné pokyny a pravidla Pokyny pro žadatele a příjemce, kapitola IV.2 Změny v průběhu realizace projektu Metodický pokyn č. 20 „Pravidla pro posuzování změn projektu“ platný pro výzvy č.1 – 33 a 91 Metodický pokyn č. 26, dodatek č. 1 „Pravidla pro posuzování změn projektu“ platný pro výzvy č. 1 - 65, 91 - 94, 91a - 93ª Metodický pokyn č. 51 „Úprava pravidel pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace“ platný pro výzvy č. 1 65, 90a - 93a, 94 Metodické vysvětlení 1/2011 Smlouva o poskytnutí dotace, zejména čl. V „Povinnosti příjemce“ a čl. VI. „Změny projektu“
Změny v projektu Jakékoli odchylky od informací uvedených v Žádosti o dotaci a jejích přílohách (zejména popis investiční varianty a výstupů projektu, informace o žadateli a partnerech projektu, kontaktní údaje), Smlouvě o dotaci a jejích přílohách, Čestných prohlášeních žadatele a příjemce a schválených Oznámeních o změnách v projektu, případně Monitorovacích zprávách a hlášeních.
Hlášení změn Všechny změny v projektu musí příjemce neprodleně předem projednat (telefonicky, e-mailem, osobně) a následně neprodleně písemně oznámit poskytovateli dotace (pověřenému projektovému či finančnímu manažerovi ORPP). Pro podstatné změny je stanovena lhůta 25 pracovních dní před vznikem požadované změny. Příjemce je povinen písemně hlásit každou změnu v projektu, zejména však změny a okolnosti, které mají vliv na plnění Smlouvy o poskytnutí dotace.
Hlášení změn Změny, které nastaly nezávisle na vůli příjemce a nebylo je možné ohlásit předem, příjemce oznámí neprodleně písemnou nebo elektronickou formou poskytovateli, včetně doložení důvodu vzniku těchto změn. Poskytovatel si vyhrazuje právo rozhodnout, zda se skutečně jedná o změny, které nastaly nezávisle na vůli příjemce. Takovými změnami však v žádném případě nejsou změny, které nastaly v důsledku hospodářských poměrů příjemce nebo v důsledku neplnění povinností příjemce.
Hlášení změn Změny před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace: - Aktualizace příloh a podkladů ke Smlouvě – finanční plán projektu, rozpočet projektu, harmonogram projektu (zapracování korektur hodnotitelů, zohlednění nových skutečností – v odůvodněných případech). - Změny kontaktních údajů, kontaktní osoby atp. – neprodlené písemné oznámení (nemusí být na formuláři) - Změny stavebního a technického charakteru mohou být oficiálně řešeny až po podpisu Smlouvy o dotaci.
Hlášení změn Změny po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace (spadá sem část přípravné fáze projektu, celá realizační fáze a fáze udržitelnosti projektu). - Formulář „Oznámení příjemce o změnách projektu“ (příloha výzvy). - Oznámení změny v rámci monitorovacího hlášení či monitorovací zprávy - pouze změny finančního plánu a rozpočtu projektu (toto omezení se nevztahuje na projekty Technické pomoci).
Hlášení změn Oznámení příjemce o změnách projektu musí obsahovat: • výstižný popis požadovaných změn v projektu • podrobné zdůvodnění změn, včetně případného odůvodnění proč nebylo změnu možné předvídat při přípravě žádosti • případné přílohy oznámení - aktualizovaný finanční plán, harmonogram a rozpočet ve formátu předkládaném ke Smlouvě, změnové listy stavebního rozpočtu, situační nákresy, technické zprávy, studie, vyjádření dotčených orgánů, rozhodnutí stavebního úřadu a další. .
Řešení změn Poskytovatel posoudí změnu, zda-li je povahy podstatné či nepodstatné. V případě potřeby si může vyžádat doplňující podklady či informace.
Poskytovatel odešle příjemci „Oznámení o řešení změn v projektu“ obsahující informaci o schválení/neschválení změny a stručné zdůvodnění. V případě schválených podstatných změn odešle rovněž návrh dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace s instrukcemi. V Oznámení je rovněž informace o způsobilosti či nezpůsobilosti výdajů projektu dotčených změnou.
Řešení změn Změny nesmí příjemce realizovat do doby, než obdrží písemné vyjádření poskytovatele – Oznámení o řešení změn v projektu.
Změny může realizovat pouze, pokud je poskytovatel schválí. Nepodstatné změny může příjemce realizovat po obdržení souhlasného Oznámení o řešení změn v projektu. Podstatné změny projektu může příjemce realizovat až po oboustranném podpisu dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace.
Nepodstatné změny projektu - příklady změny při realizaci projektu oproti původnímu plánu, které nevyžadují dodatek ke Smlouvě změny časového harmonogramu v míře, která nezakládá podstatnou změnu ve finančním plánu prodloužení délky (fyzické) realizace projektu (starší výzvy max. o 30 kalendářních dní)
změnu data zahájení (fyzické) realizace projektu (starší výzvy max. o 60 kalendářních dnů) nenaplnění indikátorů o max. 10 %
změny statutárního zástupce příjemce změny adresy příjemce nebo kontaktních osob
Nepodstatné změny projektu - příklady změna ve finančním plánu – prodloužení/zkrácení finanční fáze (starší výzvy prodloužení max. o 90 kalendářních dní)
změna ve finančním plánu – snížení/zvýšení požadované částky oproti původnímu předpokladu ve finančním plánu změna termínu ukončení (fyzické) realizace projektu drobné změny stavebního řešení projektu Změna rozpočtu projektu – přesun prostředků v rámci hlavní položky rozpočtu (např. 01.03 Pořízení staveb formou výstavby)
Podstatné změny projektu - příklady změny při realizaci projektu oproti původnímu plánu, které vyžadují dodatek ke Smlouvě změny ovlivňující cíle projektu
změnu účtu projektu nenaplnění indikátorů o více než 10 % • U starších výzev změny ve finančním plánu, datu zahájení a ukončení (fyzické) realizace projektu nad rámec stanovených limitů.
Neakceptovatelné změny v projektu Není možné přesouvat finanční prostředky mezi hlavními položkami rozpočtu (např. z položky 01.03 do položky 01.04) a to nehledě na výši přesouvaných prostředků.
V případě, že se celková částka hlavní položky v průběhu realizace sníží oproti ceně uvedené v rozpočtu projektu, nelze v rámci této hlavní položky hradit vícepráce, ani další výdaje projektu, které nebyly zahrnuty v původním rozpočtu projektu.
Výjimky z pravidel Poskytovatel může schválit výše uvedené změny v případech, kdy jsou dodatečné výdaje vyvolány v důsledku objektivně nepředvídatelných skutečností a jsou nezbytné pro realizaci projektu. Při splnění všech dalších pravidel způsobilosti výdajů může poskytovatel v uvedených případech schválit zařazení těchto dodatečných výdajů mezi způsobilé výdaje projektu a je možné přesouvat finanční prostředky mezi hlavními položkami rozpočtu až 25 % z jejich původní výše. V žádném případě však nemůže být překročena maximální částka dotace uvedená ve Smlouvě.
Vícepráce vs. dodatečné práce Vyvolané vícepráce – objektivně nepředvídatelné a nezbytné pro realizaci projektu. Do 20% ceny původní zakázky lze zadat formou JŘBU. Existence finanční rezervy ve stavebním rozpočtu z povinnosti realizovat JŘBU nevyvazuje. Dodatečné práce – nesplňují definici víceprací – zadávají se jako samostatné výběrové řízení. Předpokládaná hodnota zakázky = hodnota dodatečných prací (rozhodnutí ÚHOS), ale pozor na účelové dělení zakázky. Výběr je nutné realizovat v souladu s platnou legislativou (zákon 137 Sb.) a pravidly pro výběr dodavatelů ROP SČ.
Změny vymezení a způsobilosti příjemce dotace Příjemce je povinen bez zbytečného odkladu informovat: o změnách svého majetkoprávního postavení, zejména o prohlášení konkurzu, podání insolvenčního návrhu, rozhodnutí o úpadku, změně právní formy, svém zániku či přechodu nebo převodu práv a povinností na právního nástupce, o změně své kvalifikace v rámci definice malého nebo středního podniku. Pokud jsou tyto změny činěny ze strany příjemce, vyžádat si rovněž před uskutečněním těchto změn písemný souhlas poskytovatele dotace.
Změny vymezení a způsobilosti příjemce dotace Změna v osobě příjemce je možná pouze v tom případě, pokud s tím poskytovatel vysloví písemný souhlas a za podmínky, že nový subjekt převezme veškerá práva a povinnosti plynoucí příjemci ze Smlouvy o poskytnutí dotace, pravidel ROP a právních předpisů ČR a EU. Pozor zejména u projektů nezakládajících veřejnou podporu na změny, které by mohly změnit posouzení projektu v rámci veřejné podpory!
Změny v období udržitelnosti projektu Příjemce musí zajistit, aby během doby udržitelnosti projektu nedošlo k takové podstatné změně výsledků projektu, která by ovlivnila povahu projektu nebo jeho prováděcí podmínky nebo poskytla neoprávněnou výhodu příjemci či veřejnému subjektu. Podstatná změna je způsobena změnou formy vlastnictví položky infrastruktury nebo zastavením výrobní činnosti příjemce.
Změny v období udržitelnosti projektu Příjemce nesmí po celou dobu realizace projektu a v době udržitelnosti projektu bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace převádět vlastnické právo k majetku, získanému z finančních prostředků dotace. Majtekoprávní změny infrastruktury získané z finančních prostředků dotace lze provádět po předchozím souhlasu poskytovatele dotace, a to pouze za tržní cenu a nabyvatele či pronajímatele vybrat prostřednictvím transparentního a objektivního výběrového řízení.
Změny v období udržitelnosti projektu Výjimkou z pravidla o tržní ceně a výběrovém řízení může požadovat subjekt veřejného sektoru (veřejný zadavatel), který zřídil nebo založil organizaci za účelem poskytování služby, při které je majetek z projektu využíván, přičemž je jejím 100% vlastníkem a zároveň: – plně ovládá její řízení a kontrolu, – daná firma působí převážně na lokálním trhu, – z její činnosti nesmí mít prospěch žádný soukromý subjekt.
Změny v období udržitelnosti projektu Příjem z prodeje majetku nebo poskytnutí užívacího práva (např. nájemné) k jakémukoliv majetku musí být zahrnuto do příjmů projektu, nezakládá-li dotace veřejnou podporu. To se týká i majetku, který byl zhodnocen z finančních prostředků dotace, a musí je splnit i organizace zřizované obcí či krajem, které nabývají majetek ve prospěch zřizovatele. V případě, že projekt zakládá veřejnou podporu, trvají tyto povinnosti po celou dobu použitelnosti majetku.
Změny v období udržitelnosti projektu Příjemce musí zajistit, aby nový nabyvatel či nájemce převzal závazky plynoucí z pravidel veřejné podpory a udržitelnosti projektu, jsou-li nadále s příslušnou infrastrukturou spojeny. Příjemce si musí vyžádat písemný souhlas poskytovatele dotace rovněž před provedením změny vlastnických nebo užívacích práv k majetku (výpůjčka, půjčka, nájem, podnájem), který nebyl získán v důsledku realizace projektu, ale jeho užívání slouží k realizaci projektu nebo udržení jeho výsledků.
Změny v období udržitelnosti projektu Jakékoliv změny týkající se pojistné smlouvy na majetek pořízený z dotace je příjemce povinen neprodleně písemně oznámit a doložit poskytovateli (netýká se prodloužení smlouvy – předložení k následující monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu). Příjemce je povinen neprodleně předložit poskytovateli hlášení o pojistné události.
Změny v období udržitelnosti projektu Příjemce nesmí užít majetek získaný z finančních prostředků dotace (nebo jakoukoli jeho část) ani majetek, který nebyl získán v důsledku realizace projektu, ale jeho užívání slouží k realizaci projektu nebo udržení jeho výsledků, k zajištění závazku svého nebo třetí osoby, např. zřízením zástavního práva.
Změny v období udržitelnosti projektu Zástavní právo lze zřídit pouze za účelem zřízení garance udržitelnosti a za účelem získání úvěru na financování projektu.
V případě zastavení za účelem získání úvěru je možné na majetek pořízený z dotace zřídit zástavní právo maximálně do výše vlastního spolufinancování příjemce. Pokud má být zástavní právo zřízeno z obou uvedených důvodů ke stejnému majetku, musí být zřízeno nejprve zástavní právo ve prospěch RR za účelem garance udržitelnosti.
Změny v projektech generující chyby • Nenahlášené změny: – v harmonogramu (posunutí zahájení realizace, prodloužení/předčasné ukončení realizace) – opomenutí nutnosti změny finančního plánu projektu v důsledku nenaplnění minimální částky prokazovaných způsobilých výdajů v rámci ŽoP
– stavební změny/nenahlášené kompletně + jejich nedostatečné popsání – indikátorů (nenaplnění)
– v rozpočtu v ZMZ, které vyžadují schválení poskytovatelem dotace
Možné důsledky nesplnění ohlašovací povinnosti •
Přesun výdajů souvisejících s nenahlášenou změnou do nezpůsobilých výdajů projektu.
•
Pokud kontrolní orgán zjistí pochybení po proplacení prostředků (i částečné) – toto pochybení je řešeno jako porušení rozpočtové kázně (zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů). Příjemce je poté povinen odvést do rozpočtu poskytovatele odvod ve výši 100% neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků včetně penále (1 promile z částky odvodu za každý den prodlení).
•
Naplnění skutkové podstaty nesrovnalosti dle nařízení č. 1083/2006 – odstoupení poskytovatele od Smlouvy a 100% odvod dotace.
Závěr Konzultovat všechny zamýšlené změny včas s poskytovatelem dotace. Podrobně se seznámit s povinnostmi příjemce vyplývajícími ze Smlouvy o poskytnutí dotace a Pravidel ROP SČ a informovat o nich všechny osoby podílející se na projektu.
Nastavit si v rámci projektu komunikační toky a schvalovací mechanizmy, jasné definování kompetencí jednotlivých členů týmu. Monitorovat výstupy projektu po celou dobu udržitelnosti, rozdělit kompetence v provozní fázi projektu.
Diskuze Otázky můžete poslat i písemně na
[email protected] http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy
Děkuji za pozornost
