/32/ Infrax en GIPOD: minder hinder op het openbaar domein
GIPOD
Integratie in het aanlegproces van Infrax Raf Rosseels
Infrax Infrax is het enige netbedrijf in Vlaanderen dat vier leidinggebonden nutsvoorzieningen samen beheert. Elektriciteit, aardgas, kabeltelevisie en riolering: netwerken zijn ons vak. We investeren in het onderhoud, de verbetering en de uitbreiding ervan
Overzicht activiteiten Activiteit
Gemeenten
Aansluitingen (*)
Elektriciteit
93
737 024
Aardgas
82
329 795
Kabeltelevisie
91
538 485
Riolering
83
512 325
126
2 117 629
Totaal Medewerkers
* Actieve aansluitingen per 31/12/2013
1 590
Raf Rosseels, manager exploitatiegebied Brabant en voorzitter RNVB
VRN VRN: VLAAMSE RAAD VAN NETWERKBEHEERDERS •
•
Inzake alle materies voor het gebruik van het openbaar domein in het kader van de uitvoering aanleg netwerken: • gemeenschappelijke standpunten bepalen • overleg plegen intern en extern Circa 90% van alle netwerken detail en transport van water, gas, elektriciteit, telecom, TV en rioleringen Derden: AWV,VVSG, AGIV
…
VRN
RNA
RNL
RNVB Werkgroepen/Raden per provincie
RNOVL
RNWVL
Gipod - Doelstelling Uniek Vlaams Informatieplatform ( GIPOD)
Bevat alle informatie over geplande werken en bezetting openbaar domein (wegenwerken, manifestaties, …) 22/06/2012: GIPOD portaal 1.0 in productie
Zonder omwegen naar meer synergie en minder hinder door het uitwisselen van informatie over werken op de wegen manifestaties Omleidingen
Meer info op www.agiv.be (Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen)
VRN & GIPOD Wat betekent GIPOD voor de VRN ? IT-instrument ter ondersteuning van het synergieproces tussen de netwerkbeheerders onderling en beheerder openbaar domein (ODB) Interactieve processen op basis van VRN proces, code VVSG, protocol AWV De beheerder van het openbaar domein kan innames van het openbaar domein – werken & manifestaties coördineren informeren burgers conflictmanagement
Infrax & GIPOD Een centraal platform waarop alle informatie van werken die mogelijk hinder veroorzaken op het openbaar domein voor iedereen beschikbaar is waardoor gestructureerde communicatie en automatisering van het synergieproces tussen nutsbedrijven mogelijk wordt.
Engagement De Vlaamse overheid heeft zich geëngageerd om dit platform te ontwikkelen. Infrax heeft zich geëngageerd om GIPOD maximaal te integreren in haar processen en systemen.
Gipod project Infrax Voor de aanleg van haar leidingen (elektriciteit, gas, kabeltelevisie en riolering) heeft Infrax de uitwisseling van gegevens tussen het GIPOD en haar systemen maximaal geïntegreerd in de processen en geautomatiseerd in de systemen.
Informatie-uitwisseling & opvolging
Creatie/ Beheer/ Opvolging
Geplande werken Inname openbaar domein
Optocht Markt …
Werkopdracht
Manifesta tie
Conflict
Synergieaanvraag
Synergie
Opvolging
Opvolging/ Beheer
GIPOD project Infrax - Doel GIPOD maximaal integreren in de processen en organisatie van Infrax om extra workload zoveel mogelijk te beperken doen we door: Ingave en beheer van onze werken in meerdere systemen te vermijden De uitwisseling van data tussen GIPOD en onze systemen zoveel mogelijk te automatiseren voor werken van eerste categorie (>50m²), dit behelst twee luiken: Fiche: De aanmaak en het beheer van werkopdrachten, synergieaanvragen en synergiën in GIPOD volledig automatiseren Opvolgtool: Het importeren van de info-en alarmlijsten en conflictdetectielijsten in onze systemen en het opzetten van een opvolgtool voor een efficiënte behandeling van
deze lijsten.
Fiche
GIPOD project Infrax - Uitwisseling data Infrax & GIPOD Infrax data GIPOD data Gepland werk= project Infrax
Opvolgtool
Registratie in SAP
Registratie in Gis
Werkopdracht
Synergieaanvraag
Synergie
Creatie/ Beheer/ Opvolging
Tool voor beoordeling conflict in SAP
Conflicten
Opvolging / Beheer
Tool voor afhandeling lijst in SAP
Alarm- en infolijsten
Opvolging / Beheer
GIPOD project Infrax – Opzet IT
GIPOD project Infrax - Trust connectie tussen Agiv & Infrax
GIPOD fiche
GIPOD fiche - Automatische communicatie met GIPOD De automatische communicatie wordt getriggerd door de fase waarin het project zich bevindt.
Communicatie met GIPOD is te volgen op een GIPOD fiche in SAP
GIPOD fiche
1
2
(1) Algemene informatie uit SAP over een project (2) Overzicht van alle GIPOD communicatie + interactieve functionaliteiten, gegroepeerd onder verschillende tabbladen.
GIPOD fiche - werkopdracht (1)
(5) (2) (4)
(3) (6)
(7)
(8) Mogelijk om aan te geven of er voor dit werk een werkopdracht moet worden aangemaakt in GIPOD. (2) de ID van de werkopdracht in GIPOD (3) Mogelijk om rechtstreeks door te klikken naar onze werkopdracht in de GIPOD webtoepassing (4) De huidige status van onze werkopdracht in GIPOD (5) Mogelijk om de locatie en de hinder van onze werkopdracht aan te passen (6) Bijhouding van datums waarop WO werd aangemaakt, geüpdatet en eventueel verwijderd (7) Mogelijk om handmatig een creatie of update van de werkopdracht in GIPOD te triggeren (8) Mogelijk om een veroorzakende werkopdracht te linken aan onze werkopdracht (1)
GIPOD fiche – synergie aanvraag (1)
(2) (3)
(4) (5)
(6)
(7)
Mogelijk om aan te geven of er voor dit werk een synergie aanvraag moet worden aangemaakt in GIPOD. (2) Bijhouding van datums waarop de synergieaanvraag werd gelanceerd of eventueel verwijderd. (3) Mogelijk om handmatig een synergie aanvraag te creëren, in te trekken of te herlanceren. (4) Informatie over de synergie aanvraag van Infrax of van een andere partij (5) Mogelijk om rechtstreeks door te klikken naar de synergie aanvraag in de GIPOD webtoepassing (6) Overzicht van partijen die de aanvraag hebben ontvangen en hun antwoorden (7) Mogelijk om partijen te selecteren die deel zullen uitmaken van de synergie (1)
GIPOD fiche – synergie (1) (3)
(2)
(5)
(4) (6)
(7)
(8) Mogelijk om aan te geven of er voor dit werk een synergie moet aangemaakt worden in GIPOD (2) De ID van de synergie in GIPOD (3) Mogelijk om rechtstreeks door te klikken naar de synergie in de GIPOD webtoepassing (4) Bijhouding van datums waarop de synergie werd aangemaakt, geüpdatet en eventueel verwijderd (5) Naam van de piloot van de synergie en of er een pilootoverdracht is. (6) Mogelijkheid om het pilootschap over te dragen (7) Oplijsting van alle partijen die deel uitmaken van de synergie (8) Mogelijk om handmatig een creatie of update van de synergie in GIPOD te triggeren (1)
Automatische updates Werkopdracht en Synergie Voorwaarden :
Updates Werkopdracht WO ID aanwezig
Update 1: 400-GOED Update 2: 700-GOED Update 3: 700-GOED én projectprioriteit 0 Update 4: Datum einde werken ingevuld
Updates Synergie SYN ID aanwezig Infrax is piloot
Update 1: 700-GOED Update 2: 700-GOED én projectprioriteit 0 Update 3: Datum einde werken ingevuld
GIPOD fiche – conflict (1) (4) (2) (3)
Aanduiding of er een conflict is (2) informatie over het conflict: de gegevens van de werkopdrachten die met elkaar conflicteren (3) Mogelijk om rechtstreeks door te klikken naar het detail van het conflict in de GIPOD webtoepassing (4) Mogelijk om het conflict te beoordelen. • Ernst wordt door GIPOD automatisch geanalyseerd • Zwaar conflict: De zones (zonder buffer) overlappen EN de tijdspannes (zonder marges) overlappen. • Licht conflict: De zones en/of tijdspannes overlappen enkel en alleen wanneer er minstens 1 buffer (in ruimte/tijd) in rekening wordt gebracht (1)
Opvolgtool
Opvolgtool
Opvolgtool - Alarm- & Infolijsten
Zowel de alarm-en infolijsten als conflicten worden geïmporteerd in de systemen van Infrax en van daaruit opgevolgd en behandeld. Men kan via enkele selectiecriteria de gewenste lijsten opvragen
Opvolgtool – Alarm- & Infolijsten (1)
(2) (3)
(4)
Mogelijk om te antwoorden op een synergie aanvraag van een andere partij (2) Mogelijk om een pilootoverdracht te aanvaarden of te weigeren (3) Gebruiker kan aangeven of het record nog te behandelen is of afgewerkt is (4) Mogelijk om via de GIPOD ID rechtstreeks door te klikken naar de GIPOD webtoepassing om het record in detail te raadplegen. (1)
Opvolgtool - Conflicten In deze tool worden alle conflicten met werkopdrachten van Infrax opgelijst. Er kan een conflict zijn met: Een andere werkopdracht Een manifestatie
Conflicten kunnen beoordeeld worden vanuit deze tool (lijst) en vanuit de GIPODfiche (per project). Beoordeling: ‘Ja’: er is een conflict en er dient contact genomen te worden met de andere partij om dit conflict op te lossen. ‘Nee’: dit is geen conflict en dient niet meer als conflict voor te komen in de lijst.
Opvolgtool - Conflicten
Tip: via het ConflictId kan je rechtstreeks in de GIPOD webtoepassing het conflict raadplegen met uitleg waarom er een conflict is.
Wie doet wat in onze organisatie ? Ontwerper & projectleider: Aanmaken van GIPOD fiche en actief opvolgen van GIPOD lijstjes in de SAP-toepassing
Andere medewerkers (administratie, WCOer): Niet rechtstreeks actief in GIPOD maar wel indirect Voorbeeld bij aanpassen van bepaalde statussen of datum einde werken in te vullen -> automatische update naar GIPOD.
Geen “dedicated” taak voor (nieuwe) medewerkers De verantwoordelijkheden (wie doet wat in GIPOD) liggen niet centraal bij een GIPOD specialist maar liggen bij de medewerkers die afhankelijk van de fase van het project betrokken zijn in het project. Er zijn extra taken (opvolgen van alarmlijsten en conflicten) maar er is ook tijdswinst vb. synergie en wijzigingen van werkopdrachten meer gestructureerd per project ipv kettingmails. Vergaderen & communiceren met andere partijen blijft noodzakelijk.
Tot slot De ongestructureerde manier van werken (via mail) inzake coördinatie van werven is nu ondervangen dankzij GIPOD. GIPOD vervangt niet de werfvergaderingen maar laat ons toe om op een gestructureerde manier met elkaar te communiceren.
De medewerkers binnen Infrax zijn tevreden van deze integratie, maar er is nog maar een beperkte ervaring gezien we pas opgestart zijn met alle gemeenten. We evalueren verder aan de hand van gebruikservaring of verdere automatische verwerkingen van alarmen kunnen realiseren.
Automatisering voorkomt niet alleen dubbele registraties maar leidt ook tot betere datakwaliteit.
Vragen
