Informele Zorg in bedrijf. Handleiding samenwerken met het bedrijfsleven voor informele zorgorganisaties

Informele Zorg in bedrijf Handleiding samenwerken met het bedrijfsleven voor informele zorgorganisaties

Auteurs: Mariëlle Meeuwsen, Stefanie Lap

Financiering

Eindredactie: Paul van Dijk

Deze handleiding is mogelijk gemaakt met financiering

Vormgeving: Suggestie en Illusie, Utrecht

vanuit het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en

Fotografie: NL Doet, Rob Cloosterman/Hollandse Hoogte,

Cultuur.

Job Hulshoff, iStockphoto, Bert Spiertz Disclaimer Informele Zorg in bedrijf, handleiding samenwerken

Door deze handleiding te gebruiken stem je in met deze

met het bedrijfsleven voor informele zorgorganisaties

disclaimer. Ondanks de zorg en aandacht die aan deze

is gratis te downloaden via: www.movisie.nl/publicaties,

handleiding is besteed, is het mogelijk dat de inhoud

www.expertisecentrummantelzorg.nl en

onvolledig en/of onjuist is. Aan de informatie in deze

www.zorgbetermetvrijwilligers.nl

handleiding kunnen geen rechten worden ontleend. De handleiding en alle onderdelen ervan, met

Met speciale dank aan:

uitzondering van de bijlagen en externe bronnen waar

Gwen van Roekel van Univé-VGZ-IZA-Trias, voor het

naar verwezen wordt, zijn eigendom van MOVISIE.

mooie voorwoord. Verder bedanken we degene die

Het is toegestaan om de handleiding of gedeelten

ons aan aansprekende praktijkvoorbeelden hebben

daarvan openbaar te maken of te gebruiken, mits de

geholpen:

bron als volgt vermeld wordt: ‘Informele Zorg in bedrijf,

André Hudepohl, Humanitas / Thea Eijsen, Steunpunt

handleiding samenwerken met het bedrijfsleven voor

Mantelzorg Enschede / Mia Vugts en Albert Rush,

Informele zorg organisaties. MOVISIE 2011’.

Contour / Mirjam Heezen en Annette Korbeld, Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel /

MOVISIE is niet aansprakelijk voor schade die

Matthijs de Bruin, Nationale Vereniging de Zonnebloem

voortvloeit uit het gebruik van deze handleiding of

/ Saskia Schoonbeek, Rabobank Assen-Beilen /

uit de onmogelijkheid deze handleiding te kunnen

Frank Asser, Rode Kruis / Jos Somsen, VTZ /

raadplegen.

Marie-Louise Hehenkamp, Stichting Gastvrij

Informele zorg in bedrijf Handleiding samenwerken met het bedrijfsleven voor informele zorgorganisaties

Voorwoord ‘Informele Zorg in bedrijf’! Voor velen is dit geen vreemd idee. Steeds meer bedrijven zetten zich maatschappelijk in voor de ander en zoeken de samenwerking op met informele zorgorganisaties. Omdat het er toe doet! Met elkaar zorgen we voor de inzet van meer vrijwilligers, buddy’s, maatjes, thuishulp, burenhulp en mantelzorgondersteuning. Bedrijven zien steeds meer de link tussen een gezonde informele zorgsector en een gezond bedrijfsleven. En ze zien de voordelen van samenwerking om deze zorg te versterken. Als zorgverzekeraar zetten wij onze medewerkers als werknemervrijwilligers in voor de medemens. Onze vrijwilligersactiviteiten op onze diverse locaties in het land zijn gericht op informele zorg, vaak op het ondersteunen van mantelzorg. Met lokale mantelzorgorganisaties zorgen we voor onbekommerde dagen voor mantelzorgers en voor de opvang van hun dierbaren. Zowel mantelzorgers als mantelzorgorganisaties worden daardoor versterkt. Op deze manier investeren wij zowel in maatschappelijke organisaties als in de eigen organisatie. Kortom een win-win situatie. Doet u dat ook? Veel leesplezier en veel mooie resultaten toegewenst. Gwen van Roekel, Senior Adviseur Maatschappelijk Ondernemen Univé-VGZ-IZA-Trias

Inhoud Inleiding

5

1 Ondernemen voor informele zorgorganisaties

8

2 Betrokken ondernemen voor bedrijven

11

3 Samenwerken kan bijvoorbeeld zo

18

4 Fase 1: Van wens naar werkelijkheid

23

Wat is onze wens?

24

Zijn we er klaar voor?

27

Hoe organiseer ik intern draagvlak?

29

5 Fase 2: De juiste partner

31

Aansluiting zoeken bij het bedrijf

32

Wat is het gewenste profiel?

32

Waar vind ik geschikte bedrijven?

37

Hoe leg ik contact met een bedrijf?

42

Waar let ik op bij de eerste afspraak?

44

6 Fase 3: Samen aan de slag

47

Hoe geven we de samenwerking vorm?

48

Hoe gaan we beginnen?

54

Hoe houd ik de relatie goed?

57

7 Fase 4: Evaluatie

60

Hoe sluit ik het samenwerkingstraject af?

61

Hoe evalueer ik?

61

Hoe nu verder?

61

8 Checklisten

63

Inleiding Tijden veranderen. De overheid bezuinigt drastisch op

Bedrijven daarentegen raken steeds meer geïnteres-

de gezondheidszorg. Sinds de invoering van de Wet maat-

seerd in Maatschappelijk Betrokken Ondernemen

schappelijke ondersteuning (Wmo) in 2006 ligt de focus

(MBO). Hoewel de veranderingen op het eerste gezicht

meer op gemeenten als het gaat om concrete maatschap-

ongunstig lijken, bieden ze ook kansen. Overbelas-

pelijke ondersteuning. Het ministerie van Volksgezond-

ting van mantelzorgers biedt overlast voor werkgever,

heid Welzijn en Sport (VWS) geeft alleen de kaders aan

familie, vrijwilliger én zorgvrager. Bedrijven kunnen

waarin elke gemeente haar eigen beleid kan maken.

een mantelzorgvriendelijk beleid opstellen of aandacht

In het verlengde hiervan ligt de overheveling van onder-

aan vrijwilligerswerk besteden via bijvoorbeeld de inzet

delen uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten

van werknemersvrijwilligers binnen de tijd van de baas.

(AWBZ) naar de Wmo, de invoering van zorgzwaartepak-

Via maatschappelijk betrokken ondernemen kunnen

ketten en de bezuinigingen op het persoonsgebonden

bedrijven zich inzetten voor mantelzorgers, vrijwilligers

budget. Door al deze ontwikkelingen kunnen mensen in

of de zorgvrager. Dit biedt volop kansen voor vernieu-

mindere mate een beroep doen op professionele zorg en

wende en alternatieve samenwerkingsverbanden tussen

daardoor stijgt de vraag naar mantelzorg en vrijwillige

informele zorg organisaties en bedrijven.

inzet in de zorg en thuissituatie. Ook groeit door vergrijzing de groep zorgbehoevenden. Organisaties, ook uit de informele zorg, moeten onder-

Weetje: een mantelzorger is géén vrijwilliger!

nemender gaan werken en naar alternatieven zoeken om hun doelstellingen te bereiken. Zonder vrijwilligers

Een vrijwilliger zet zich onbetaald in voor een

en mantelzorgers zijn we nergens. Zij zetten zich in voor

ander binnen een georganiseerd verband, waar-

het welzijn van de kwetsbaren onder ons. Het lijkt zo

bij vooraf geen relatie tussen de vrijwilliger en

vanzelfsprekend dat ze er zijn, maar dat is het niet. Het

de ander(en) bestond. Een mantelzorger zet zich

is van belang goed voor vrijwilligers te zorgen en aan

op persoonlijke titel in voor een naaste, waarbij

mantelzorgers de juiste ondersteuning te bieden. We

vooraf dus juist wel een relatie was. Mantelzor-

moeten voorkomen dat vrijwilligers en mantelzorgers

gers voeren vaak ook zorgtaken uit en vrijwil-

klem komen te zitten tussen tegemoet willen komen

ligers doorgaans niet.

aan het steeds grotere appel dat op hen wordt gedaan

Respijtzorg is de zorg die een vrijwilliger van de

en tegemoet willen komen aan zichzelf, de eigen gren-

mantelzorger overneemt, zodat deze even weg

zen en de maximale tijdsinvestering.

kan. Of wanneer deze even weg moet.

Informele Zorg in bedrijf 5

***

Verdiepingsmateriaal: Enkele cijfers over mantelzorg

Samenwerking met bedrijven is zakendoen! Zakendoen impliceert dat je als zakenpartners elkaar iets te vragen, maar vooral ook iets te bieden hebt. De uitdaging is dan ook om de sterke kanten van beide partijen aan elkaar

* In Nederland zorgen 2,6 miljoen mensen meer

te koppelen. Voorheen was het zo dat ondersteuning

dan acht uur per week of langer dan drie

uit het bedrijfsleven een vorm van liefdadigheid was

maanden voor een ander.

en vooral bestond uit het doneren van geld. Die tijd is

* Zo’n 1,1 miljoen mantelzorgers zorgen meer

voorbij. Bedrijven willen graag iets terugzien voor hun

dan acht uur per week én langer dan drie

ondersteuning in de vorm van een tegenprestatie, en

maanden voor een ander.

terecht. Deze publicatie helpt je jouw wensen richting

* Gemiddeld besteden mantelzorgers 17 uur

bedrijven helder te formuleren. Ook helpt het je om de

per week aan mantelzorgtaken (meer dan

sterke kanten van je organisatie in kaart te brengen met

twee werkdagen!).

als doel: een gelijkwaardig partnerschap te vormen met

* 450.000 mantelzorgers voelen zich zwaar

één of meerdere bedrijven. Voor bedrijven biedt deze

belast of zelfs overbelast. Dit zijn de mantel-

publicatie een blik in de wereld van de informele zorg

zorgers die 24 uur per dag zorg geven.

en wat voor mogelijkheden hier liggen.

Zij zorgen bijvoorbeeld voor hun dementeren-

Door je op te stellen als gelijkwaardige samenwerkings-

de man of voor hun vrouw die MS heeft,

partners investeer je in de toekomst van je organisatie.

of voor een gehandicapt kind. * In 2008 bood

Voor wie?

40% hulp aan ouder of schoonouder (ruim

Deze publicatie is bedoeld voor organisaties die mantel-

1 miljoen mantelzorgers)

zorgers en vrijwilligers op lokaal niveau ondersteunen bin-

18% zorgt voor een partner

nen de informele zorg. Denk aan mantelzorg steunpun-

11% zorgt voor (stief/pleeg)kind

ten, informele zorg steunpunten, vrijwilligersorganisaties,

15% voor een ander familielid

thuishulporganisaties, buddydiensten en maatjesprojec-

1 op de 6 geeft hulp aan vrienden, kennissen,

ten, burenhulpcentrales en steunpunten vrijwilligerswerk.

collega’s of buren.

Bovendien is deze publicatie ook interessant voor bedrij-

Bronnen: SCP publicatie Mantelzorg uit de

ven die geïnteresseerd zijn in MBO in de zorg.

doeken (2010) en SCP publicatie Mantelzorg. Een overzicht van de steun van en aan mantel-

De publicatie is geschikt voor alle organisaties: groot

zorgers (2007)

of klein, werkend met beroepskrachten of vrijwilligers. Het gaat in op de verschillende vormen van samenwer-

***

6 Informele Zorg in bedrijf

king: van het organiseren van een eenmalige activiteit tot een adviestraject en een langdurig partnerschap. Naarmate de samenwerking met een bedrijf langduriger

Verdiepingsmateriaal: Enkele cijfers vrijwilligerswerk

en complexer van aard is, wordt immers ook meer van de organisatie verwacht. Door de hele publicatie heen staan tips en praktijkvoorbeelden van geslaagde en soms minder geslaagde samenwerkingsverbanden tussen informele zorgorganisaties en bedrijven. Ook vind je een checklist en verschillende bijlagen die je kunt gebruiken voor het vormgeven van de samenwerking. Tot slot bevat deze handleiding links naar documenten die dieper op bepaalde onderwerpen ingaan.

* 45% van de Nederlanders doet vrijwilligerswerk. * Als we onder vrijwillige inzet ook informele hulp rekenen, dan zet 60% zich in. * Vrijwilligers zetten zich gemiddeld 3,7 uur per week in. * 12,5% van de vrijwilligers ontvangt compensatie van de werkgever. * Van alle vrijwilligers is de groep 35-44 jarigen

‘Informele Zorg in bedrijf’ is gebaseerd op ‘Zakendoen

het grootst.

met bedrijven: een goede business! Handleiding voor

* 450.000 vrijwilligers zetten zich binnen de zorg in.

maatschappelijke organisaties over samenwerking met

* Binnen de zorg zetten circa 250.000 vrijwilli-

bedrijven’. De handleiding ‘Zaken doen met bedrijven’

gers zich binnen de thuis(loze)situatie in.

is een samenwerking tussen MOVISIE, Humanitas, het

Bronnen: CBS onderzoeken Vrijwillige inzet (2010)

Nederlandse Rode Kruis, Vereniging NOV en het

en Zonder cement geen bouwwerk (2011)

consultancybedrijf House of Sharing.

Verdiepingsmateriaal: 140 miljoen euro Weetje: overbelast De 250.000 vrijwilligers binnen de vrijwilligersVan de 450.000 zwaar belaste of overbelaste

organisaties leveren de informele zorgsector

mantelzorgers voelt een deel zich zo overbelast

per jaar een bedrag van 140 miljoen euro op.

dat de zorg voor de oudere in gevaar komt. Dat

Dat is op basis van 1 uur per week vrijwilligers-

kan leiden tot ontspoorde zorg, (on)bedoelde

werk, 40 weken per jaar tegen een uurtarief van

mishandeling en verwaarlozing van ouderen.

een laaggeschoolde à 14 euro per uur. Dat is maar

Bron: factsheet Ouderenmishandeling van

liefst 3,5 miljoen euro per week dus!

MOVISIE (2010).

Bron: www.zorgbetermetvrijwilligers.nl/smartsite. dws?ch=&id=137667


***

1 Ondernemen voor informele zorgorganisaties

Met samenwerking met bedrijven dienen zich nieuwe mogelijkheden aan.

Ondernemen voor informele zorgorganisaties Informele zorgorganisaties moeten in de huidige

dure opnames of zelfs ontspoorde zorg als gevolg. Om

turbulente tijden ‘ondernemender’ werken. Dat geldt

dat te voorkomen is het mogelijk bedrijven in te zetten

voor zowel de vrijwilligersorganisaties als de organisaties

om mantelzorgers een ontspannen dagje uit te bezor-

gericht op mantelzorg. Door een nieuwe koers verandert

gen of een cursus aan te bieden.

de financiering van de overheid binnen de (informele) zorgsector drastisch. Zoals in de inleiding aangegeven,

Vrijwilligers vragen voor de ondersteuning meer flexibili-

hevelt het Rijk verantwoordelijkheden en taken over

teit. Leren inspelen op de flexibiliteit die individuele vrijwil-

naar provincies en gemeentes. Nu moeten informele

ligers vragen, komt ook van pas bij het inspelen op werkne-

zorgorganisaties dus soms bij meerdere gemeenten

mersvrijwilligerswerk. Bedrijven willen heel vaak wat doen.

moeten aankloppen voor hun financiering in plaats van

Hun inzet past niet altijd binnen traditionele vormen van

bij het rijk. Dat kan betekenen dat zorg en begeleiding die

vrijwilligerswerk. Daarnaast kunnen bedrijven zich inzetten

voorheen vergoed werd dus niet meer wordt vergoed.

voor zorgvragers, maar zeker ook voor vrijwilligers zelf. Om

Bovendien wonen mensen langer thuis, vaak met

hen eens in het zonnetje te zetten of de deskundigheidsbe-

complexere hulpvragen, dan enkele jaren geleden.

vordering van vrijwilligers op zich te nemen.

Willen informele zorgorganisaties aan alle zorgvragen voldoen terwijl zij over minder financiële middelen kun-

Tip: onderhoud je contacten

nen beschikken, dan vraagt dat om een andere manier van organiseren en om andere inzet. Meer outreachend,

Het sleutelwoord bij het creëren van een lang-

meer op samenwerking gericht en meer creatief. Bedrij-

durige relatie is ‘onderhoud je netwerk’, aldus

ven zijn hierin een goede partner.

consulent Thea Eijsink van Steunpunt mantelzorg Enschede. Heb je contact gelegd met iemand uit

Door de groei van de groep zorgvragers (cliënten) en de

het bedrijfsleven, laat dan snel wat van je horen.

grotere mate van complexiteit, groeit ook de vraag naar

Vraag het bedrijf of je wat voor hen kan beteke-

ondersteuning. Dat betekent voor de ondersteuning

nen, bijvoorbeeld door een presentie te houden

van mantelzorgers dat zij een grotere behoefte hebben

over wat mantelzorg inhoudt of vraag hen of ze

aan respijtzorg, iemand die de zorg tijdelijk van hen

dat ze geïnteresseerd zijn in je nieuwsbrief voor

overneemt. Want ook zij moeten langer voor hun naaste

vrijwilligers. Eerst wat bieden en dan wat vragen

zorgen, met vaak grote problemen. Overbelasting ligt

kan soms heel helpend zijn.

op de loer, met alle gevolgen van uitval van mantelzorg,


***

Voor informele zorgorganisaties betekent ondernemend werken naast anders denken meer samenwer-

Samenwerken met bedrijven kan jouw

king zoeken in de eigen regio. En voor samenwerken

organisatie bijvoorbeeld het volgende

zijn meer mogelijkheden dan je wellicht denkt. Bedrij-

opleveren:

ven zijn geïnteresseerd in jouw organisatie, ook in de informele zorg. Samenwerken met maatschappelijk

* toegang tot extra menskracht; praktische hulp

betrokken ondernemers kost minder tijd en moeite

* toegang tot kennis; gespecialiseerd advies,

dan vaak gedacht wordt. Wat kost het wel? Een andere

bijvoorbeeld op het gebied van marketing

manier van denken en natuurlijk enige inzet.

of fondsenwerving * toegang tot middelen; faciliteiten en goederen

Wat levert het op? Ondernemend werken biedt niet alleen toegang tot financiële middelen. Met een groter maatschappelijk

* toegang tot media; publicitaire mogelijkheden voor promotie van eigen doel * toegang tot massa; uitbreiding van netwer-

draagvlak bij lokale partijen en samenwerking met

ken en de mogelijkheid om via samenwerking

bedrijven dienen zich ook nieuwe mogelijkheden aan.

meer impact te creëren

Een korte opsomming hiervan vind je hierna. In hoofdstuk 3 worden deze samenwerkingsmogelijkheden verder uitgewerkt.

* imago; samenwerken met bedrijven geeft professionele uitstraling * nieuwe vrijwilligers, geworven onder werknemers en hun relaties

Tip: Nationale MBO Monitor

* waardering voor eigen medewerkers door werknemersvrijwilligers * trots op eigen organisatie en maatschappelijke

Vul de 15 vragen van de

* ondersteuning in de uitvoering

en ontvang gratis schriftelijk

* blikverruiming; zakelijk inzicht, hoe werkt

advies op maat over hoe jouw

***

doel

Nationale MBO Monitor in

en denkt het bedrijfsleven

organisatie meer profijt kan

* doorbreken van routine

hebben van samenwerken met

* nieuwe ontmoetingen, netwerken

het bedrijfsleven. Ga naar

* (werk)plezier

www.nationalembomonitor.nl.

* financiële ondersteuning


2 Betrokken ondernemen voor bedrijven

‘Steeds meer bedrijven bieden diensten en vrijwillige inzet aan’

Betrokken ondernemen voor bedrijven Bedrijven zijn geïnteresseerd in maatschappelijk betrok-

vrijwilligersorganisaties en organisaties die zich richten

ken ondernemen. Die interesse groeit, ook in deze tijden

op mantelzorg vinden hun weg hier naar toe. Ook steeds

van crisis. Bedrijven hechten belang aan een goed imago,

meer bedrijven bieden hun diensten en vrijwillige inzet

een imago dat maatschappelijke betrokkenheid uitstraalt.

hier aan. Naast dat bedrijven hun medewerkers in ’de

Dat kunnen ze krijgen door met informele zorgorgani-

baas zijn tijd’ vrijwilligerswerk kunnen laten doen, kan

saties samen te werken! Maatschappelijke beursvloeren

een bedrijf ook nog expliciet een mantelzorgvriendelijk

schieten als paddenstoelen uit de grond. Meer en meer

personeelsbeleid handhaven.

Weetje: wat kost een zieke mantelzorger u? Weetje: wat doen vrijwilligers binnen de informele zorg?

Stel u bent directeur van een bank in Utrecht met 200 medewerkers waarvan 150 tussen de 35 en 65 jaar. De totale loonsom is ruim

Jasper Kampen doet eens per maand de adminis-

€ 7.000.000. Uitgaande van het gemiddelde

tratie van meneer Pietersma. Elke week gaat Josje

ziekteverzuimpercentage van deze groep (5,4%)

Manschot op bezoek bij mevrouw Jansen met ern-

zijn de totale verzuimkosten voor uw bedrijf ruim

stige reuma. Janneke gaat met Guus van vijf, een

€ 500.000 (kosten vervanging, productieverlies,

autistisch jongetje, elke woensdagmiddag naar

arbodienstverlening, verzuimbegeleiding). Als één

de speeltuin of leest hem voor. Zijn moeder kan

op de acht medewerkers van deze 150 mantelzor-

dan even op adem komen. Fatima Elbattioui wil

ger is, heeft u circa 18 mantelzorgers in uw bedrijf.

graag de Nederlandse taal beter leren en Natasia

De helft daarvan voelt zich ernstig belast en loopt

voorziet groepsgewijs haar en andere vrouwen

kans om uit te vallen. Door mantelzorg aandacht

hierin. Stein verzorgt elke vrijdagavond de koffie

te geven, kunt u ruim € 25.000 aan verzuimkosten

bij de daklozenopvang. Na afloop gaat hij met zijn

op jaarbasis besparen!

medevrijwilligers een biertje drinken in de stad.

***

En mevrouw Oudewater-Versluis begeleidt in haar

Bron: www.mantelzorg.info/nl/site/

vrije tijd oudere mensen bij een weekendje weg.

werk_en_mantelzorg


Praktijkvoorbeeld: voor wat hoort wat

Vrijwilligers doen goed voor de samenleving en bedrijven associëren zich graag met een ‘goed doel’. Dat geeft hen een zorgzaam, betrokken of warm imago. Ook kan

De gemeente Hellendoorn stelt de hal van het huis

het een tegenhanger zijn voor het commerciële waar de

van bestuur en cultuur ter beschikking voor bijeen-

medewerkers dag in dag uit mee bezig zijn. Daarnaast

komsten van de vrijwillige thuiszorg Overijssel. Als

kan herkenning van vrijwillige inzet aantrekken of trekt

tegenprestatie verzorgt de thuiszorg informatie

juist de nieuwsgierigheid naar een nieuwe wereld aan.

voor een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid.

Als een bedrijf zich vrijwillig wil inzetten onder werktijd, dan kan een vrijwilligersorganisatie goed de rol van expert op zich nemen. Informele zorgorganisaties zijn dus interessant voor bedrijven!

Jouw organisatie is interessant voor bedrijven!

Maatschappelijk betrokken Ondernemen

Elk bedrijf heeft mantelzorgers. Met die wetenschap zal een bedrijf anders naar mantelzorgers en mantelzorgsteunpunten kijken. Ook vanuit medewerkers zelf

Maatschappelijk Betrokken Ondernemen krijgt meer

bezien, is de kans groot dat zijzelf ooit een deel van

en meer belangstelling. Bedrijven realiseren zich dat zij

hun leven mantelzorg verlenen. En we kennen alle-

niet meer uitsluitend te maken hebben met de wensen

maal wel iemand, die zorgt voor een vader of moeder,

van de klant en de aandeelhouders. Het succes van een

kind, broer of zus, vrienden, buren of zelfs een collega.

bedrijf wordt steeds vaker bepaald door de mening

Vrouwen verrichten vaker mantelzorgtaken dan man-

van belanghebbenden buiten het bedrijf: de publieke

nen. Dat betekent dat in sectoren waarin veel vrouwen

opinie, de lokale gemeenschap en maatschappelijke

werken meer werknemers mantelzorgtaken hebben.

organisaties. Dus worden bedrijven steeds actiever in

Dat geldt vooral voor werknemers in de zorgsector,

het onderhouden van goede relaties met gemeente,

omdat zij zorgtaken vaak naar zich toetrekken. Ook

maatschappelijke organisaties en burgers. Informele

sectoren met relatief veel oudere werknemers, zoals de

zorgorganisaties zijn waardevolle samenwerkings-

overheid of de zorg, krijgen vaker met mantelzorg te

partners voor bedrijven. Zij kunnen bedrijven helpen

maken, dan sectoren waarin meer mannen en/of jon-

bij het tonen van betrokkenheid en het leveren van

geren werken, zoals reclamebureaus of ICT-bedrijven.

een zichtbare bijdrage aan de leefomgeving. Ook het

Weten bedrijven wie van hun werknemers mantelzorg

totaal andere netwerk maakt hen tot een interessante

verleent?

partner.


***

Wat kan het bedrijfsleven betekenen? Het nemen van eigen verantwoordelijkheid voor de eigen medewerkers, door een mantelzorgvriendelijk beleid te hebben en mogelijkheden tot werknemersvrijwilligerswerk onder werktijd te creëren. Ook kunnen bedrijven betrokkenheid tonen door inzet van mensen, middelen, massa, media en munten.

Samenwerken met jouw organisatie kan bedrijven bijvoorbeeld het volgende opleveren: * waardering van de omgeving; de samenleving verwacht dat het bedrijfsleven zich maatschappelijk betrokken inzet en rekent bedrijven daarop af * goed imago; perceptie over het bedrijf door stakeholders en maatschappij wordt er positief door beïnvloed * grotere naamsbekendheid

* gemeenschappelijke cultuur; het versterken van normen en waarden binnen een team * teambuilding; betere onderlinge communicatie en samenwerking door gezamenlijke ervaring * bedrijfstrots individuele medewerkers * ontplooiing van medewerkers; het ontwikkelen

* onderscheidend zijn van concurrenten

van vaardigheden in een andere omgeving en

* uitbreidingsmogelijkheden van het netwerk

context

* strategische samenwerking met externe partijen

* betrokkenheid bij omgeving en welzijn burgers

* toegang tot nieuwe markten

* nieuwe ontmoetingen, nieuwe netwerken

* voedingsbodem voor nieuwe producten, diensten

* doorbreken van routine

en kansen * aantrekkelijk werkgeverschap voor gemotiveerde werknemers * sterkere binding met medewerkers met lager ziekteverzuim en minder verloop als gevolg

***

* beter bedrijfsresultaat


* blikverruiming, waardering voor anders/anderen * work-life balance; medewerkers willen zich graag zinvol inzetten * inspiratie * (werk)plezier

Weetje: ambassadeurs ‘werk en mantelzorg’ Door het ministerie van VWS zijn voor 2011 drie

Daarnaast ondernemen zij intern en extern substan-

ambassadeurs ‘werk en mantelzorg’ benoemd:

tiële activiteiten rondom het thema. Eerder hebben

Microsoft, Waterland Ziekenhuis en Tinguely Net-

ook Menzis, Gemeente Amersfoort en Isala klinieken

werk. Deze organisaties onderkennen het belang

zich aan het ambassadeurschap verbonden.

van een goede combinatie van werk en mantelzorg.

Zie: http://www.werkenmantelzorg.nl/ambassadeurs

Praktijkvoorbeeld: Baanbrekend! Samen zoeken naar oplossingen voor knelpunten bij het combineren van werk en mantelzorg Vertegenwoordigers van de Hogeschool Zuyd, het MKB Limburg, de Thuiszorg Midden-Limburg, de Provincie Limburg en de gemeenten Valkenburg en Weert hebben een intentieverklaring ondertekend waarin staat dat werkende mantelzorgers de komende jaren een speerpunt in hun personeelsbeleid zijn. Een meldactie en een literatuurstudie boden inzicht in wat de knelpunten zijn voor hun medewerkers die ook mantelzorg verrichten: * onduidelijkheid van de weten regelgeving * gebrek aan eigen ontspanning * ondeskundigheid van personeel uit professionele zorg * sollicitatieplicht voor mantelzorgers * conflicterende rol van mantelzorgers die wel mogen zorgen maar zich niet als ‘deskundige’ mogen opstellen ten aanzien van de professionele zorg. Met het tekenen van de intentieverklaring hebben ze zich gecommitteerd aan het bijdragen aan oplossingen voor deze knelpunten. Meer lezen? Download Knelpuntennotitie Dat wat knelt: baanbrekend.info/f/media/66/9182/Dat wat knelt_ns_20080515_def.pdf


***

Tip: Gratis mantelzorgmeting voor bedrijven

Verdiepingsmateriaal: Wist je dat… * De architectenbranche, de vlees- en visbranche

Voor bedrijven met 250 of meer werknemers biedt

en zeepfabrikant De Klok onlangs de combi-

een online onderzoekstool een uitgebreid beeld

natie werk en mantelzorg in hun CAO hebben

van de situatie rondom werk en mantelzorg bin-

opgenomen. Bron: www.werkenmantelzorg.nl/

nen de eigen organisatie. Kleinere bedrijven beta-

nieuws/nieuwe_cao_afspraken_over_mantel-

len een vergoeding. De online tool is te vinden via

zorg_bij_drie_nieuwe_branches/715.

www.werkenmantelzorg.nl/index.php?p=279 Als mantelzorgorganisatie kunt u deze tool aanbieden aan (potentiële) samenwerkingspart-

* U veel informatie over mantelzorg vindt op www.expertisecentrummantelzorg.nl * Je ook terecht kunt bij belangenvereniging

ners om aan te tonen dat mantelzorg ook bij hen

Mezzo. Zij behartigen de belangen van zowel

speelt.

de vrijwilligers in de zorg als de mantelzorgers. www.mezzo.nl * Voor coördinatoren vrijwilligerswerk in de zorg

Feiten en cijfers * Het Nederlandse MKB investeert jaarlijks 1,75 miljard

vele bruikbare producten, informatie en tips te vinden zijn op www.zorgbetermetvrijwilligers.nl * 1 op de 8 werknemers een baan combineert

euro in maatschappelijke projecten.

met langdurige zorg voor een chronisch zieke

Bron: www.movisie.nl/kansen_voor_open_doel

partner, een gehandicapt kind, een hulpbe-

(Swart de, Moratis, Bertens, Lap, 2011)

hoevende ouder of buur. Zij zijn werkende

* De meerderheid van de MKB bedrijven, 55%, zegt

mantelzorgers. Dat aantal zal in de toekomst

te doen aan Maatschappelijk Betrokken Ondernemen.

toenemen. Grote kans dus dat ook jij direct of

Bron: www.movisie.nl/kansen_voor_open_doel

indirect met mantelzorg te maken krijgt.

(Swart de, Moratis, Bertens, Lap, 2011)

www.werkenmantelzorg.nl

* 83% van de Nederlanders vindt het (zeer) belangrijk

* Aanbevolen Publicaties:

dat bedrijven aandacht besteden aan mens, maat-

* Mantelzorg uit de doeken, SCP (2010)

schappij en milieu. Bron: 2e meting Maatschappelijk

* Vrijwillige inzet 2010, CBS (2011)

Imago Monitor (SE Consultancy, 2011)

* Vrijwilligers - Vinden en Binden van Betrokken Medewerkers, MOVISIE (2011) * Pak de passie magazine, MOVISIE (2011)

***


Verdiepingsmateriaal MVO versus MBO De omschrijving voor ‘Maatschappelijk Verantwoord

* Meer informatie over Maatschappelijk

Ondernemen’ luidt als volgt:

Verantwoord en Maatschappelijk Betrokken

Bedrijven die ernaar streven om, meer dan waartoe

Ondernemen vind je op www.mvonederland.nl en

de wet verplicht, toegevoegde waarde te realiseren

www.movisie.nl.

voor bedrijven en maatschappij. Maatschappelijk

* MBO in bedrijf; 6 inspirerende verhalen van be-

staat hier voor bijvoorbeeld milieubewust produce-

drijven die het verschil maken. Auteurs: Andries,

ren, bedrijfsopleidingen, arbeidsomstandigheden

Verdonschot en Lap (2010). Downloaden via

en het voorkomen van kinderarbeid. Onderdeel van

www.movisie.nl/publicaties

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is Maat-

* Op www.maatschappelijk-betrokken-ondernemen.

schappelijk Betrokken Ondernemen. Dit is niet het

startpagina.nl vind je allerhande links die met

hele gebied van ‘Maatschappelijk Verantwoord

MBO te maken hebben.

Ondernemen’, maar vooral het terrein dat betrekking heeft op het versterken van de relatie van bedrijven met hun omgeving.


***

3 Samenwerken kan bijvoorbeeld zo

Traditionele vormen van sponsoring verliezen terrein aan alternatieve vormen

Samenwerken kan bijvoorbeeld zo Bedrijven willen met informele zorgorganisaties samen-

Praktijkvoorbeeld: financiering door de Rabobank

werken. Steeds meer bedrijven maken, vanuit hun maatschappelijke verantwoordelijkheid, via de CAO en

De Rabobank Alblasserwaard Noord en Oost

speciale arbeidsarrangementen afspraken waardoor eigen

ondersteunt vanuit het Coöperatiefonds de

werknemers de ruimte hebben om mantelzorg te verlenen

Stichting Hospice-vtz Gorinchem e.o. Het coöpera-

als dat nodig is. Aanvullend tonen zij betrokkenheid door

tiefonds honoreerde de sponsoraanvraag van de

bijvoorbeeld financiële steun aan informele zorgorgani-

Stichting Hospice-vtz met een bedrag van 4.000

saties aan te bieden of werknemersvrijwilligerswerk voor

euro voor het trainen van ondersteuners van fami-

haar medewerkers te faciliteren waardoor zij informele

lie en mantelzorgers bij de verzorging van een on-

zorgorganisaties kunnen ondersteunen. Vormen van

geneeslijke zieke. In november 2011 wordt mede

werknemersvrijwilligerswerk zijn gespecialiseerd advies

dankzij deze gift aan de vrijwilligers een training

en praktische hulp. Aanvullend kan een bedrijf faciliteiten

Rouw- en verliesverwerking aangeboden. Met het

of goederen beschikbaar stellen en netwerken of commu-

Coöperatiefonds steunt Rabobank Alblasserwaard

nicatiekanalen openstellen. Hierna volgt een toelichting

Noord en Oost lokale projecten en initiatieven die

op deze verschillende samenwerkingsvormen.

een structurele bijdrage leveren aan de omgeving. Dat gebeurt door ondersteuning van projecten

Financiële ondersteuning

op economisch, maatschappelijk, duurzaam en cultureel gebied.

Bedrijven hebben geld, maar zeker in deze tijd, geen geld over. Ervaring toont aan dat bedrijven minder en minder om een financiële bijdrage gevraagd worden. Als het al gebeurd, is het vaak in combinatie met meerdere financiers (cofinanciering). Traditionele vormen van sponsoring verliezen terrein aan alternatieve vormen, waarbij bedrijven beter hun bedrijfs-, marketing- en communicatiedoelstellingen kunnen bereiken en waarbij gelijkwaardig partnerschap een belangrijkere rol speelt.


***

Praktijkvoorbeeld: bijzondere prijs van gemeente Utrecht

Tip vanuit Humanitas Vragen om deelfinanciering geeft grotere kans van slagen. Benader een bedrijf en laat zien

Elk jaar nomineert de gemeente Utrecht drie

dat je zelf ook wil bijdragen. Dat het voor jou

goede doelen. De ambtenaren kunnen de

belangrijk genoeg is zelf te investeren, ondanks

waarde van (een gedeelte van) hun kerstpakket

de minimale middelen die je hebt. Nog beter

doneren aan één van deze goede doelen. Een

is om ook andere bedrijven bereid te vinden

van de drie goede doelen in 2010 was Handje-

mee te financieren, zodat je kunt aangeven, dat

helpen Utrecht. De stichting ontving een cheque

meerdere bedrijven het belang van het onder-

van 6.670 euro.

steunen van jouw activiteit zien.

Praktijkvoorbeeld: alternatieve sponsoring, concertkaarten en respijtzorg Univé, en later UVIT, was al jaren bezig met het onderwerp mantelzorg, voordat zij in 2008 besloot op eigen initiatief om iets groots, landelijks te doen. Ze wilden een sociale doelgroep uitnodigen voor het concert van Marco Borsato, dat zij ingekocht hadden voor de eigen werknemers en relaties. Dat werden mantelzorgers. Eerder was de tijd daar niet rijp voor. Ze wisten onvoldoende af van mantelzorg. Nu ze het gevoel hadden begrip voor de doelgroep te hebben, durfden ze zoiets groots aan. Veel mantelzorgsteunpunten en contactpersonen werden aangeschreven. Uiteindelijk kwamen 3.000 mantelzorgers, plus aanhang naar het concert. UVIT beloofde hen dat ze, indien nodig, zouden helpen met het regelen van vervangende zorg voor hun zorgbehoevende. Dat dit nodig was, zouden ze drie jaar eerder niet geweten hebben. Uiteindelijk wilden 120 mantelzorgers hiervan gebruik maken. Het is voor hen allemaal gelukt om vervangende zorg te vinden.

***


Werknemersvrijwilligerswerk

posters in het kantoor of de etalage. Samenwerking heeft voordelen voor beide partijen,

Burgers zijn steeds minder vaak bereid zich voor een

dat is duidelijk. In de eerste twee hoofdstukken van

langere periode als vrijwilliger te binden aan een or-

deze handleiding zijn de belangrijkste voordelen aan

ganisatie. Werknemersvrijwilligerswerk is een gestaag

bod gekomen. De volgende stap is het vertalen van

groeiende vorm van partnerschap tussen bedrijven en

deze mogelijkheden naar je eigen organisatie. Heb

informele zorgorganisaties en kan bijdragen aan een

je al ervaring met het samenwerken met bedrijven?

oplossing voor het afnemend aantal burgervrijwilligers.

Dan kun je sneller door de handleiding heengaan en

Bedrijven stellen hun medewerkers in staat om zich

bepaalde stappen overslaan.

kosteloos en vaak deels binnen werktijd in te zetten voor een maatschappelijke organisatie. De werkzaamheden variëren van financieel advies tot ondersteuning op het gebied van marketing, het op pad gaan met

Praktijkvoorbeeld: samen sponsorgeld binnenhalen

kwetsbare burgers tot het geven van leuke workshops of gewenste trainingen. Dat kan een keer een middag

Luitgard van der Heijden, coördinator van

zijn of een langdurig samenwerkingsverband waarbij

Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ) in

medewerkers zich regelmatig voor de maatschappelijke

Delft, stapt binnenkort in het project ‘Verborgen

organisatie inzetten.

kapitaal’. Een groepje bedrijven wordt aan een maatschappelijke organisatie gelinkt, waaronder

Overige samenwerkingsvormen

VPTZ Delft. Samen kijken ze hoe je sponsorgeld kunt binnenhalen. Je moet dan inzichtelijk ma-

MIDDELEN: Het beschikbaar stellen van faciliteiten of

ken hoe de begroting eruit ziet en waarvoor je

goederen. Voorbeelden: (kantoor)meubilair, transport-

extra gelden nodig zou hebben. Luitgard is heel

middelen, (afgeschreven) computers, bouwmateriaal,

benieuwd wat deze nieuwe insteek haar VPTZ

vergader- of kantoorruimte, kopieerfaciliteiten.

organisatie op gaat leveren. Ze heeft gemerkt

MASSA: Het openstellen van netwerken. Voorbeelden:

dat het bouwen van een netwerk rondom zowel

lobbyen bij gemeenten of fondsen, introductie bij

de organisatie VPTZ Delft als de persoon essenti-

collega-bedrijven, door samen te werken aandacht trek-

eel is om de aandacht te trekken van eventuele

ken impact vergroten.

sponsoren. Zo kende ze iemand van de Soropto-

MEDIA: In- en externe mediakanalen openstellen voor

misten via een heel ander kanaal. Zij waren net

promotie. Voorbeelden: redactionele ruimte op intranet

op zoek naar een goed doel, dus zo kon ze daar

of in een nieuwsbrief, link op de website, het meesturen

VPTZ Delft promoten.

van een leaflet bij een magazine, het ophangen van


***

Praktijkvoorbeeld: middelen voor Maatschappelijke stage door MBO Het Rode Kruis ging een samenwerking aan met scholen en Friesland Campina. In het kader van eenzaamheidsbestrijding deden de jongeren van deze scholen klussen voor geïsoleerde op zichzelf wonende, vaak alleenstaande ouderen. Friesland Campina stelde middelen beschikbaar. Het paste in hun MBO programma. Met hun zuivelproducten wilden zij dicht bij de maatschappij staan. Het Rode Kruis benaderde de scholen en koppelden de leerlingen aan de lokale Rode Kruis afdelingen. De lokale afdelingen maakten de match. Na enige tijd waren alle wensen vervuld en zijn Friesland Campina en het Rode Kruis ieder hun eigen weg gegaan. Zonder de middelen van Friesland Campina had het Rode Kruis niet een dergelijke mooie combinatie van maatschappelijke stages en Maatschappelijk Betrokken Ondernemen kunnen maken.

Praktijkvoorbeeld: media voor mantelzorgers

***

In de tv-serie ‘Take Care, Mantelzorg in Limburg’ staat

naast loopt in de gemeente sinds twee jaar een project

onder andere Jeanne Unlandt (66) uit Weert centraal.

waarbij ambtenaren onder werktijd een aantal uren

In elke aflevering van de serie op de regionale televi-

mantelzorgers kunnen te ontlasten. De gemeente wil

siezender L1 wordt één mantelzorger geportretteerd.

een voorbeeldfunctie vervullen door niet alleen plan-

In de serie wordt de belangrijke en onmisbare rol van

nen te maken, maar ook door zelf daadwerkelijk iets

de mantelzorger zichtbaar gemaakt. De gemeente

te doen. Met dit initiatief won de gemeente in 2007

Weert ondersteunt de campagne ‘Take Care’. Daar-

de Nationale Mantelzorgprijs.


4 Fase 1: Van wens naar werkelijkheid

De eerste stap die je moet zetten als je wilt samenwerken, is bepalen wat je wilt.

Van wens naar werkelijkheid

sponsorverzoek. Bovendien zijn bedrijven vaak wel bereid een bedrag te investeren, nadat ze zich verbonden voelen

Wat is onze wens?

met het doel of activiteit van een organisatie. Zoek dus eerst naar die verbintenis.

Ergens in de organisatie is de wens of noodzaak ontstaan (bij een of meer medewerkers of vrijwilligers) om samen te werken met bedrijven. De eerste stap die

Voorbeelden van een wens om geld die

je moet zetten als je met bedrijven wilt samenwerken,

je op een andere manier kunt oplossen:

is bepalen wat je wilt. De vraag waar het allemaal mee begint is dus: “Waarom willen we samenwerken met

WENS: Steunpunt mantelzorg Enschede heeft

het bedrijfsleven?”

geld nodig om een locatie te huren voor ontmoetingsbijeenkomsten, zoals contactavonden voor

Meer dan geld

vrijwilligers en cursussen voor mantelzorgers. OPLOSSING: Een kleine organisatie die schaak-

In de praktijk blijkt het argument van maatschappelijke

klokken voor schaakspellen ontwikkeld, heeft

organisaties om met bedrijven te willen samenwerken

in de weekenden en avonduren veel lege

met stip op nummer 1 ‘geld’ te zijn. Misschien het meest

(spreek)kamers. Het steunpunt kan daar onbe-

voor de hand liggende antwoord, maar eigenlijk ook het

perkt gebruik van maken. In ruil sturen ze hun

minst interessante. Geld is namelijk ergens voor nodig.

jaarlijkse vrijwilligersboekje op. Meer verwacht

Bijvoorbeeld om dingen aan te schaffen, om mensen te

dit bedrijf niet van hen.

betalen, om activiteiten te organiseren, om je boodschap te vertellen of om vrijwilligers te werven. Nu wordt het

WENS: Een vrijwilligersorganisatie merkt dat haar

pas interessant. Want bedrijven zijn geschikte partners

cliënten geen geld hebben om een boodschap-

om mee samen te werken als je ondersteuning zoekt

penservicedienst te laten komen en zelf niet meer

voor concrete dingen. Ze zijn een bron van menskracht,

zelfstandig op pad kunnen. De organisaties heeft

kennis, expertise, netwerken, materiaal en ja, ook geld.

noch voldoende vrijwilligers noch geld om dit

Bedrijven vinden het leuk aangesproken te worden op

probleem voor haar cliënten op te lossen.

hun expertise, niet op hun centen. Spreek ze aan op hun

OPLOSSING: Contact zoeken met een super-

ondernemerszin, hun commerciële inzicht, hun markt-

markt, die toch al boodschappen bezorgt. Zij

kennis, op de producten en diensten die ze ontwikkelen

rijden gratis langs enkele van deze cliënten.

en op de kwaliteiten van hun medewerkers. Als je op basis

De supermarkt heeft zo extra klanten én zet zich

van (een van) deze punten een bedrijf benadert, is de

maatschappelijk verantwoord in.

kans van slagen veel groter dan bij het indienen van een

***


Praktijkvoorbeeld: in natura en meer

sponsors of een samenwerkingspartner die samen met jou een product of dienst ontwikkelen waarmee je de organisatie richting potentiële leden kunt profileren?

Jos Somsen van het Landelijk Steunpunt Vrijwil-

Of zoek je simpelweg vrijwilligers die je activiteiten

ligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ) geeft aan

structureel ondersteunen?

dat hospices regelmatig steun in natura ontvan-

Kortom: Kijk goed naar je wens. Wat betekent die wens

gen. Zo zijn er hospices die wekelijks een vers

voor jouw organisatie? Beantwoord hierbij de volgende

bloemetje van de bloemist ontvangen. Daarnaast

vragen zo concreet en duidelijk mogelijk.

kunnen verschillende hospices gebruik maken van gereduceerde tarieven bij vormgevers en

1. Wat draagt de wens om samen te werken met een

drukkers.

bedrijf bij aan het doel van mijn organisatie? Hoe helpt de samenwerking met een bedrijf jouw doelstelling: het verlenen van respijtzorg? Of het bieden van maatjes- of buddyprojecten? Het praktisch of emotioneel ondersteunen van mantelzorgers?

Verdiepingsmateriaal

2. Wat draagt de wens om samen te werken met een bedrijf bij aan onze interne organisatie?

Lees meer over subsidie, fondsen en sponsoring

Wat kan samenwerking met een bedrijf betekenen

http://www.movisie.nl/128159/def/home/

voor en bijdragen aan het functioneren van het

vrijwillige_inzet/organisatiemanagement/

bestuur, het management, de medewerkers of de

fondsenwerving/

vrijwilligers? Kan het een verbetering betekenen voor de interne werkprocessen, voor de dienstverlening, voor de ICT faciliteiten of voor de PR en

Wat is de echte vraag?

communicatie?

Het is best lastig om te bedenken op welke manier de

3. Wat kan de wens om samen te werken met een

inzet van een bedrijf kan bijdragen aan de doelen van

bedrijf betekenen voor mijn collega’s?

je eigen organisatie. Heb je nieuwe vrijwilligers nodig

Wat wil je dat samenwerking met bedrijven jou en je

of een adviseur die meedenkt over hoe je beter de

collega’s oplevert? Wat betekent het voor de betaalde

huidige vrijwilligers kan managen en motiveren? Zoek

medewerkers? Voor de vrijwilligers? Nieuwe kennis,

je een penningmeester of een accountant die je helpt

nieuwe vaardigheden, nieuwe contacten en wellicht een

de boekhouding beter te organiseren? Zoek je nieuwe

andere manier van werken?


***

4. Wat levert de wens om samen te werken met een bedrijf op voor jezelf? Wat is jouw persoonlijke drijfveer om met bedrijven aan

Praktijkvoorbeeld: Beschikbaar stellen van kennis

de slag te gaan? Wat is jouw ambitie? Wat wil je dat het je persoonlijk oplevert?

Bas Plaisier van Stuur! Bedrijfsvoering heeft op verzoek van Stichting Vrijwillige Thuiszorg

Tip: wat heeft een bedrijf nodig van jou?

Overijssel de bedrijfsprotocollen en functieomschrijvingen aangepast en herschreven. In totaal was hier meer dan 100 uur mee gemoeid. De uren zijn door Stuur! gratis ter

***

Formuleer de wens vanuit de gedachte wat een

beschikking gesteld op de maatschappelijke

bedrijf van jouw organisatie nodig zou kunnen

beursvloer in Hellendoorn. Wanneer de Stich-

hebben. Sluit aan bij de behoefte van het bedrijf.

ting deze uren tegen een marktconform tarief

Zoek dus een bedrijf dat past bij jouw wens of

had moeten betalen had zij zeker 10.000 euro

pas je wens aan het bedrijf waar je contacten

moeten uitgeven. Geld dat nu gebruikt kan

mee hebt aan.

worden voor andere projecten.


Zijn we er klaar voor? Samenwerken met een bedrijf kan veel opleveren, maar

ken Ondernemen. Werknemersvrijwilligers werven of een gezamenlijk project starten in de hoop op sponsoring is zelden de oplossing voor een financiële crisis.

het vraagt ook een investering van jouw kant. Is jouw organisatie bereid én in staat die investering te leveren? Kijk goed naar je wens, hoe belangrijk is deze voor jouw organisatie en wat zijn jullie bereid daarvoor te doen?

Tip: Brainstorm

Onderstaande punten helpen je dit inzichtelijk te maken. Beantwoord de vragen zo concreet en duidelijk mogelijk:

Organiseer in deze eerste fase een brainstormsessie met collega’s. Stel in deze sessie de eerder-

Tijd?

genoemde vragen aan de orde. Zo doe je nieuwe ideeën op en creëer je in een vroeg stadium

Kun je voldoende tijd vrijmaken? Het opbouwen en

intern draagvlak. Een brainstormsessie heeft

onderhouden van de werkrelatie met een bedrijf kost

als doel snel veel nieuwe ideeën te genereren.

tijd. Het werven, inzetten en begeleiden van nieuwe

Hanteer bij de brainstormsessie de volgende

werknemersvrijwilligers ook. In ieder geval extra tijd

uitgangspunten:

buiten het managen van jouw reguliere vrijwilligers om.

* Lever niet direct kritiek op de geopperde ideeën. Later in het proces worden de opgesomde

Professionaliteit Hoe professioneel werkt jouw organisatie? Medewerkers van bedrijven verwachten dat de basis van een organi-

ideeën bekritiseerd. * Som zoveel mogelijk ideeën op, er zit altijd wel een bruikbaar idee bij. * Wilde ideeën zijn welkom. Wilde ideeën ma-

satie goed geregeld is. Denk hierbij aan de begeleiding

ken mogelijk nieuwe en onverwachte toepas-

van vrijwilligers, een WA-verzekering, een deugdelijke

singen mogelijk.

administratie en heldere afspraken over de taken van het bestuur.

Stabiele financiële situatie

* Combineer goede ideeën om tot nog betere ideeën te komen. Op www.movisie.nl/124341/def/home/vrijwillige_zorg_/nieuwe_combinaties_/nieuwe_combi-

Hoe staat jouw organisatie er financieel voor? Een bedrijf

naties/ vind je meer handvatten voor een goede

wil weten of hun toekomstige samenwerkingspartner over

brainstorm.

een jaar nog bestaat. Heeft jouw organisatie financiële problemen, begin dan niet aan Maatschappelijk Betrok-


***

Bereikbaarheid Is jouw organisatie goed bereikbaar? Een goede samen-

de samenwerking met een andere partij? Kun je sturen op samenwerking waarbij de eigen identiteit behouden blijft, maar waarbij men wel openstaat voor anderen?

werking valt of staat bij goede communicatie. Ben je gemakkelijk te bereiken? Heb je een vaste contactpersoon

Als de organisatie niet voldoet aan de hierboven

aangesteld? Beantwoord je telefoontjes en e-mails snel?

genoemde aandachtspunten, is het misschien toch mogelijk een goede samenwerking met een bedrijf

Ervaring met PR

op poten te zetten. Wil je echter het maximale uit de samenwerking halen, dan is het essentieel dat je

Lokale media besteden graag aandacht aan Maat-

in het beginstadium goed nadenkt of jouw organisatie

schappelijk Betrokken Ondernemen en Maatschappelijk

er echt klaar voor is.

Verantwoord Ondernemen. Voor een bedrijf en haar werknemers is positieve publiciteit mooi meegenomen. Let op: sommige bedrijven vermijden juist de publi-

Tip: Communiceer!

citeit op dit punt. Zorg dat je daar zicht op hebt. Als informele zorgorganisatie kun je hier ook een steentje

Bedrijven realiseren zich in toenemende mate

aan bijdragen. De vraag is dan of je persberichten kunt

dat zij verbonden zijn met de maatschappij.

schrijven en contacten hebt met de media. Heb je de

Voor bedrijven kan dit een reden zijn om zich te

beschikking over eigen communicatiemiddelen zoals

verbinden aan een informele zorgorganisatie. Je

een website of nieuwsbrief?

kunt daar op inspelen door in externe communicatie de betekenis van de ondersteuning aan

Resultaatgericht

de burger, wijk of regio te benadrukken. Laat

Bedrijven willen graag weten wat samenwerking met

ook op je website zien dat je een aanbod voor

een informele zorgorganisatie concreet oplevert, zowel

bedrijven hebt.

voor henzelf, als voor het maatschappelijk doel. Is jouw organisatie in staat om te sturen op resultaten? En kun je bijsturen op basis van tussentijdse evaluaties?

Open cultuur Samenwerken met een nieuwe partner betekent het binnenhalen van nieuwe mensen, nieuwe ideeën en een frisse wind door de tent. Hoe bereid je de organisatie voor op

***

mantelzorgers of de inzet van vrijwilligers voor


Hoe organiseer ik intern draagvlak?

Focus Ga met een paar mensen om de tafel om te bepalen

Een samenwerkingsproject met een bedrijf heeft de

wat je nodig hebt om jouw plan uit te voeren. Hier-

beste kans van slagen als alle betrokkenen erachter

voor is het handig als je dit vertaalt in een concreet

staan. Hoe breder het interne draagvlak, hoe beter.

projectplan, want dat dwingt je te focussen op wat

Steun vanuit het management en het bestuur is echter

je wilt bereiken.

cruciaal. Samenwerken met bedrijven is een strategische keuze waarvoor een visie nodig is. Die rol is bij uitstek weggelegd voor het bestuur.

Geef zo concreet mogelijk antwoord op de volgende vragen en stel ze op schrift:

Om de samenwerking met een bedrijf aan te kunnen gaan, is het wenselijk ook gesteund te worden door:

1. Waarom willen we dit? (de aanleiding)

* eigen medewerkers

2. Wat willen we precies? (een evenement

* vrijwilligers

organiseren, nieuwe vrijwilligers betrekken,

* en, afhankelijk van het project dat je wilt uitvoeren,

boodschap bij een andere doelgroep onder

jouw doelgroep: leden, gebruikers, afnemers van diensten

de aandacht brengen, advies, training, etc.) 3. Hoe lang kan de samenwerking duren? 4. Wat gaat het opleveren? (zo concreet moge-

Nu je een beeld hebt van wat je wilt en of je organi-

lijk: een x aantal nieuwe vrijwilligers, nieuwe

satie voldoet aan de randvoorwaarden, wordt het tijd

activiteiten, nieuwe expertise bij een x-aantal

om je plan verder te vertellen. Je bent vast niet de

medewerkers, nieuwe website, kennis van

enige binnen de organisatie die het interessant vindt om samenwerking met een bedrijf aan te gaan. Praat eens met medewerkers en/of vrijwilligers over jouw

projectmanagement, accountantsverklaring, etc.) 5. Wat kunnen we zelf investeren? (tijd, communicatiemiddelen, etc.)

wens en let goed op de reacties. Vraag of ze met je

6. Wat zijn de risico’s?

mee willen denken.

7. Wat zijn de randvoorwaarden die je aan een bedrijf wilt stellen? (grenzen aan publiciteit, deskundigheid, beschikbaarheid, planning, etc.)


***

Overtuig het management

Betrek de werkvloer

Als de wens op de werkvloer is ontstaan, is het essen-

Als het management akkoord is gegaan, wordt het tijd

tieel het management en/of het bestuur te overtuigen

om de rest van de organisatie erbij te betrekken. Je kunt

van het plan. Het is belangrijk dat zij achter jouw plan

bijvoorbeeld een interne sessie organiseren met alle

staan, omdat het nogal wat kan betekenen voor de

medewerkers en/of vrijwilligers waarin je de plannen

organisatie. Bereid daarom een gesprek met het

presenteert. Geef vervolgens iedereen de ruimte om hun

management voor. Wie is de belangrijkste beslisser?

ideeën te spuien. Zo kom je er ook achter of collega’s

Is dat het bestuur, de directeur of de coördinator?

of vrijwilligers interessante contacten met bedrijven hebben. Misschien willen nog andere collega’s of vrijwilligers zich voor dit initiatief inzetten.

Tip: In gesprek met het management

Tip: Scheve ogen

Bepaal welke twee mensen (uit jouw team)

Een reden waarom het goed is om vrijwilligers

het beste in gesprek kunnen gaan met het

in een vroeg stadium te informeren, is dat

management. Bereid deze bijeenkomst goed

bijvoorbeeld het binnenhalen van werknemers-

voor. Bedenk van tevoren welke barrières het

vrijwilligers om verschillende redenen scheve

management zou kunnen opwerpen en hoe je

ogen kan veroorzaken bij reguliere vrijwilligers.

deze barrières weg zou kunnen nemen.

Zo kan bij hen het idee ontstaan dat deze tijdelijke vrijwilligers alleen de leuke klussen krijgen,

***

Stuur de beslisser van tevoren het projectplan

terwijl al het overige werk ‘blijft liggen’ voor de

toe, zodat hij of zij er over kan nadenken. Het

reguliere vrijwilligers. Misschien voelen zij zich

is belangrijk dat de bijeenkomst wordt afgerond

gepasseerd als kennis en kunde van bedrijven

met het nemen van een (voorlopige) beslissing.

wordt binnengehaald waarvan zij vinden dat zij

Leg de beslissing vast in een gespreksverslag.

die zelf voldoende in huis hebben. Hoe dan ook,

Vraag bij twijfel door naar wat hij of zij nodig

probeer de reguliere vrijwilligers te overtuigen

heeft om alsnog “ja” te kunnen zeggen. Mocht

van de voordelen en betrek ze bij het project.

de beslisser “nee” zeggen, evalueer dan waarom

Zij kunnen bijvoorbeeld de werknemers inwer-

het niet is gelukt en kijk of je het projectplan

ken of begeleiden en bijspringen als de nood

kunt aanpassen om barrières te overwinnen.

aan de man is.


5 Fase 2: De juiste partner

Neem de tijd voor het opbouwen van een prettig en constructief contact.

Fase 2: De juiste partner Aansluiting zoeken bij het bedrijf Voordat je gaat zoeken naar een geschikte partner,

een meerwaarde hebben, die je beide alleen niet hebt. Bedenk dus wat jouw organisatie in huis heeft, dat voor het bedrijf interessant kan zijn.

moet je weten waarom een bedrijf met jou in zee zou willen gaan. Een samenwerking tussen partners bestaat

Wat is het gewenste profiel?

uit een balans van geven en nemen.

Bepaal met welk type bedrijven je samenwerking zoekt.

De hamvraag:

De volgende punten helpen je een profiel op te stellen van je ideale samenwerkingspartner. Bij elk van deze

“Hoe sluit je aan bij het bedrijf?”

aanvliegroutes is het van belang je af te vragen, wat

Jouw organisatie moet iets te bieden hebben wat voor

past bij ons en wat past bij het bedrijf.

het bedrijf van meerwaarde is. Dat kan zijn dat het door

Tip

zich aan jou te verbinden laat zien dat ook zij zich inzetten voor de zwakkere in de samenleving, maar ook dat jij een unieke plek voor teambuilding te bieden hebt of dat jullie

In hoofdstuk 2 ‘Betrokken ondernemen voor

beide dezelfde doelgroep behartigen. Dat is je unique sel-

bedrijven’ staat een opsomming van voordelen

ling point. Het gaat hierbij niet alleen om het unieke dat

van Maatschappelijk Betrokken Ondernemen.

jouw organisatie in de maatschappij te bieden heeft, maar

Handig als je om argumenten verlegen zit.

juist in relatie tot dat specifieke bedrijf. Dat jullie samen

Praktijkvoorbeeld: aansluitende ambities…

***

Ondersteuning bieden bij rampen en rampenvoor-

met een zorgverzekeraar als het gaat om de ‘eerste

bereiding behoren tot de kerntaken van het Rode

hulp’ beter op de kaart te zetten. Zorgverzekeraars

Kruis. Wat voor type bedrijf sluit nu goed aan bij

en het Rode Kruis vinden elkaar op aansluitende

deze kerntaken? Dat zijn bijvoorbeeld verzekeraars.

ambities: een gezonder, veiliger en socialer Neder-

Een goede voorbereiding verkleint mogelijke risico’s.

land. Zorg voor een goede match tussen de core-

Dat kan als een vorm van verzekeren gezien worden.

business, de ambities en de gewenste positionering

Zo is bijvoorbeeld een natuurlijke match te maken

van beide organisaties.


1. Imago Vraag jezelf af: wat voor een imago heb ik en wat past

Betrokken Ondernemen doen, zoals financiële dienstverle-

daar bij? Vraag jezelf echter ook af: wat voor een imago

ners, verzekeraars, adviesbureaus en advocatenkantoren,

heeft het bedrijf, dat ik graag wil benaderen? En wat heb

zijn per definitie goed benaderbaar.

ik dat daar bij past. Is dat helemaal niets, dan is het geen goede tijdsinvestering. Een dierenasiel heeft een andere

2. Gemeenschappelijke belangen

uitstraling dan een steunpunt mantelzorg of een thuis-

Kijk of er een aanknopingspunt is tussen jouw orga-

hulporganisatie. Een verzekeringsmaatschappij past bij

nisatie en bedrijven. Hebben jullie bijvoorbeeld een

zorgverlening. Sportkleding bij een daklozenvoetbalteam.

gemeenschappelijk doel of een gemeenschappelijke

Omgekeerd past een sigarettenfabrikant niet bij Scouting

doelgroep. Verzekeraars leveren bijvoorbeeld graag een

en een worstenmaker niet bij de dierenbescherming. Voor

bijdrage aan goede zorg. De supermarkt op de hoek

een buddyproject voor mensen met een Niet Aangeboren

profiteert van een goed lopend jongerencentrum in de

Hersenletsel is wellicht een organisatie met een passend

buurt (minder hangjongeren). De bank in een Limburgs

imago te vinden binnen de farmaceutische industrie.

dorpje huisvest ook de bibliotheek (meer aanloop van

Bedrijfstakken die relatief veel aan Maatschappelijk

klanten). Speel op dergelijke aanknopingspunten in.

Praktijkvoorbeeld: samenwerking met verschillende expertises Stichting Gastvrij, maatschappelijk betrokken horeca en stichting miMakkus werken samen om mantelzorgers ontspanning en deskundigheidsbevordering te bieden. MiMakkus, een stichting die aan een bijzondere manier van clownerie doet, heeft MiMakkers. Dat zijn maatjes die opgeleid om contact te maken met dementerenden. Zij leren mantelzorgers over het vinden van nieuwe vormen van communicatie bij een partner of ouder met bijvoorbeeld alzheimer. De horecaondernemers van Stichting Gastvrij openen hun ‘huiskamers van de samenleving’ voor het goede doel en ondersteunen op verschillende manieren de activiteiten die worden opgezet. Marie-Louise Hehenkamp, manager Stichting Gastvrij, heeft nog één wens: “Het zou geweldig zijn om als horecabedrijven eens een verwenmiddag voor mantelzorgers onder het eigen personeel te organiseren. Zij weten niet hoeveel van hun eigen werknemers voor een naaste zorgen.”


***

3. Vraag en aanbod: kennis, inzet

5. Groot of klein bedrijf?

Welk bedrijf heeft de diensten, spullen, mensen, contacten

Samenwerken met een groot, landelijk bedrijf heeft als

in huis die jij nodig hebt? Denk hierbij ook verder dan je

voordeel dat zij meer mensen, middelen, netwerken en

gewend bent. Je hoeft niet per se een accountantskantoor

media tot hun beschikking hebben dan kleine bedrij-

te benaderen als je iemand zoekt die je financieel advies

ven. Ook is de kans aanwezig dat zij al ervaring hebben

kan geven.

opgedaan met Maatschappelijk Betrokken Ondernemen

En wat heb jij in huis dat voor dat specifieke bedrijf

(MBO) of in ieder geval een visie op MBO hebben ge-

interessant is? In het vrijwilligerswerk doen werknemers

formuleerd. Het hoeft echter niet zo te zijn dat samen-

nieuwe ervaring op in een inspirerende omgeving en

werking met grote bedrijven automatisch meer oplevert

dat geeft voldoening. Goed doen voor een medemens

dan samenwerking met een klein bedrijf. Een voordeel

is een prachtige basis voor teambuilding en betrokken-

van kleine en middelgrote bedrijven is dat ze vaak meer

heid. Vergeet niet dat jouw organisatie kennis heeft

op de regio gericht zijn. Zij hebben direct belang bij het

over mantelzorgers en/of vrijwilligers en veel ervaring

welbevinden van hun klanten en werknemers en dus bij

met hoe je vrijwilligers in kan zetten en motiveren. Daar

een prettige leefomgeving. Zij zijn doorgaans makkelij-

kan een bedrijf heel wat van leren.

ker te benaderen en hebben meer baat bij investeren in de omgeving en lokale publiciteit.

4. Netwerken Jouw organisatie kan het bedrijf toegang geven tot

Gebruik de checklist in bijlage 1 voor een overzicht.

netwerken. Bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie die mensen met een huurachterstand doorverwijst naar jouw poot van administratieondersteuning; een netwerk

Tip: De kunst van vertellen

waar ze zelf niet zo gemakkelijk toegag tot hebben. Voor doorverwijzen van mensen binnen het netwerk van

Je hoeft geen hippe, flitsende organisatie te zijn

de organisatie, is het uiteraard mogelijk een tegenpres-

om indruk te maken op bedrijven. Het gaat erom

tatie te vragen, zoals het financieel steunen van het

dat je jouw boodschap aantrekkelijk verpakt.

administratieproject.

Wat heb jij wat geen ander heeft, waarmee het

Daarnaast kun je denken aan nieuws over de samen-

bedrijf zich kan identificeren of wat voor hen

werking op je website, die hoogstwaarschijnlijk een

een ‘must have’ is. Lees je in de visie, missie en

ander bereik heeft dan de website van het bedrijf.

zaken die het bedrijf een warm hart toedraagt.

Heb je goede contacten met de media? Heb je een

En pas je boodschap aan het bedrijf aan. Het is

eigen blad? Wat is de oplage hiervan? Kortom heb-

de kunst om een verhaal te vertellen!

ben beide organisaties netwerken die interessant voor elkaar zijn?

***


Praktijkvoorbeeld: klein maar zeer fijn! Via de beursvloer is het Steunpunt mantelzorg

regelmatig meerdere workshops voor mantelzorgers

Enschede in aanraking gekomen met een leuk

verzorgd, variërend van kleding advies tot schilde-

eenmansbedrijf, vertelt Thea Eijsink consulent

ren. Variërend van kledingadvies tot schilderen, ook

mantelzorg. Thea wilde graag de mantelzorgers een

voor jonge mantelzorgers.

avond ontspanning bieden, en daarbij respijtzorg

Succesfactoren volgens de consulent:

regelen. Het creatieve eenmansbedrijf zag dat wel

* Het steunpunt was zichtbaar op de beursvloer.

zitten. Zij verzorgde een styling workshop voor de mantelzorgers. Het ontspande de eigenaar van

Probeer daar subtiel, maar ludiek op te vallen. * Inhoudelijk hebben ze de vraag ingestoken op

het eenmansbedrijf zelf, dat ze goed deed voor

‘datgene te versterken waar mantelzorgers zelf

een ander en vreugde bracht. Sindsdien heeft ze

minder goed in zijn’ in plaats van alleen maar iets leuks te willen aanbieden. Dat is gevoelsmatig van groter nut voor het bedrijf. * Een klein bedrijfje is veel flexibeler. Zij kan zelf bepalen wat ze doet en hoe vaak. Dat hoeft niet langs drie bestuurlijke lagen ter goedkeuring. * Is een bedrijf enthousiast na de eerste activiteit? Speel daar dan op in als het contact en het enthousiasme nog warm is. Geef bijvoorbeeld aan dat je nog meer doelgroepen hebt die voor het bedrijf interessant zijn of dat het zo’n succes is dat het mooi zou zijn dit uit te bouwen naar andere thema’s.


***

Praktijkvoorbeeld: Zelfde doelgroep Mia Vugts van Contour heeft het volgende idee:

betaald werk? Dan kunnen ze zich nuttig maken en

“Als je jezelf ziet als uitzendbureau voor onbetaald

vrijwillig inzetten via Contour. Je biedt deze mensen,

werk, dan zou je op dat vlak meer de samenwerking

vaak in een uitkeringspositie, meer kans op werk na

op kunnen zoeken. Probeer bijvoorbeeld inpandig

hun inzet als vrijwilliger.” Door bezuinigingen is de

bij een bedrijf te gaan zitten dat hier ook mee te

vraag naar vrijwilligers groter en specifieker. In feite

maken heeft, zoals een uitzendbureau. Ook kun je

heb je een ‘vrijwilliger plus’ nodig, die daarin wordt

denken aan een doorverwijzingsysteem met re-

opgeleid en begeleid. Ook dat zou met behulp van

guliere uitzendbureaus. Heeft iemand even geen

het bedrijfsleven kunnen, aldus Mia Vugts.

Tip: Unique selling en buying points

***

Breng je unique selling points in kaart en probeer

ook waar zij naar op zoek zijn en stem hier vervol-

deze te bekijken door de bril van een bedrijf. Wat

gens je eigen aanbod op af. Maak het ‘an offer they

kunnen deze eigenschappen die jouw organisatie zo

can’t refuse’! Laat je verrassen door de ideeën van

uniek maken, betekenen voor het bedrijf? Probeer

de bedrijven zelf en ervaar hoe inspirerend het is om

vervolgens de unique selling points om te buigen in

deze nieuwe ideeën te integreren met de wensen

‘unique buying points’. Verdiep je hiervoor in het be-

van jouw organisatie.

drijf waarmee je een samenwerking aan zou willen

Meer hierover lees je in hoofdstuk 5 of

gaan, door onder andere de website te bestuderen.

zie www.marketingportaal.nl/woord/312/A/

Vraag het bedrijf tijdens het kennismakingsgesprek

unique-selling-proposition


Praktijkvoorbeeld: stel het bedrijf centraal

Social media Social media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee je informatie met elkaar deelt

“Fondsenwerving gaat om het stellen van de

en contact onderhoudt. Bekende voorbeelden van social

juiste vraag, op het juiste moment en in de juiste

media websites zijn Facebook, YouTube, Linkedin, Twit-

setting”, volgens Matthijs de Bruin, fondsen-

ter, Hyves, NuJij en Schoolbank. Via deze websites kun

werver bij Nationale vereniging de Zonnebloem.

je relatief eenvoudig in contact komen met personen die

De juiste vraag stel je door je te verdiepen in

bij een bedrijf werken dat een goede samenwerkings-

wat de ander nodig heeft. Zo sloot De Bruin

partner zou zijn.

vorig jaar een goede deal af met een landelijk dagblad. Van het dagblad was bekend dat zij behoefte hadden aan nieuwe leden. Zonnebloem

Maatschappelijke Beursvloer

verkoopt jaarlijks loten huis-aan-huis. Kopers van loten konden via internet checken of zij in de prijzen gevallen waren. Vervolgens werd hen een abonnement op het dagblad aangeboden van zes weekenden voor de zeer speciale prijs van drie euro. Dit bedrag werd ook nog eens terug-

Bezoek een lokale Maatschappelijke Beursvloer om in

gestort aan de Zonnebloem! Begrijpelijk dat veel

contact te komen met lokale ondernemers. De Maatschap-

lotenkopers van deze actie gebruik maakten. Het

pelijke Beursvloer is een lokaal evenement waar maat-

dagblad hield aan deze sympathieke actie onge-

schappelijke behoeften worden verhandeld met gesloten

twijfeld nieuwe abonnees over. Een mooi vervolg

beurs: vraag en aanbod van vrijwilligerswerk in de meest

op deze actie was dat de Zonnebloem ook nog

brede zin van het woord. Bedrijven, serviceclubs, scholen,

eens 25 procent van de opbrengsten ontving van

maatschappelijke organisaties, vrijwilligersorganisaties

de kerstpuzzel van het dagblad.

en overheden ontmoeten elkaar. De sfeer is informeel en dynamisch. Doel: het maken van een match. Wat de een biedt, is voor de ander zeer gewenst. De matches hebben

Waar vind ik geschikte bedrijven?

betrekking op menskracht, kennis, toegang tot netwerken, materiaal, faciliteiten en creativiteit. Bij voorkeur is

Welke bedrijven zitten in jouw (directe) omgeving en hoe

de match tweerichtingsverkeer waardoor een gelijkwaar-

vind je ze? Hierna vind je een lijst van handige netwerken.

dig partnerschap ontstaat. Meer informatie lees je op de

Meer tips om bedrijven te vinden vind je in bijlage 2.

website www.beursvloer.com


***

Kamers van Koophandel Er zijn twaalf regionale kantoren van de Kamer van Koop-

Intermediairs in Maatschappelijk Betrokken Ondernemen

handel in Nederland. De kamers beschikken over kennis en

MBO wordt op praktisch niveau mogelijk gemaakt door

gegevens van het lokale en regionale bedrijfsleven. Op de

een landelijk netwerk van intermediairs in betrokken

website www.kvk.nl vind je informatie over bedrijven.

ondernemen. Intermediairs in betrokken ondernemen, ofwel maatschappelijk makelaars, zijn professionals

MKB Nederland/ ondernemersverenigingen

die maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven samenbrengen in projecten. Deze projecten leveren voor beide partijen meerwaarde en dragen bij aan de

Onder het midden- en kleinbedrijf (MKB) verstaan we de

lokale samenleving. Zij werken zonder winstoogmerk

ondernemingen met 1 tot 250 werknemers. Maar liefst

en maken onderdeel uit van een vrijwilligerscentrale,

99 procent van de ondernemingen in Nederland behoort

welzijnsinstelling of zijn een zelfstandige stichting. Zij

tot het MKB. In ledental is MKB Nederland de grootste

beschikken over een sterk lokaal netwerk binnen het

ondernemerscentrale in het land. Ongeveer 150 bran-

bedrijfsleven en kunnen je mogelijk adviseren bij het

cheorganisaties en zo’n 600 regionaal en lokaal gerichte

selecteren en benaderen van potentiële samenwerkings-

ondernemersverenigingen zijn aangesloten. Voor meer

partners. Voor een overzicht van intermediairs zie

informatie over het MKB en de regionale en lokale on-

www.nationaalmboplatform.nl/professionals/kaart.

dernemersorganisaties kun je terecht op www.mkb.nl.

Serviceclubs ZZP-netwerken

Veel mensen uit het bedrijfsleven zijn lid van een service-

Nederland telt meer dan 600.000 zzp’ers, zelfstandigen

club, zoals de Rotary, Lions Club, Junior Kamer, Kiwanis,

zonder personeel. Een groot deel van deze groep heeft

Fifty-one club en Leo clubs. Serviceclubs houden zich inten-

zich verenigd in netwerken als zzp-netwerk Nederland

sief bezig met maatschappelijke projecten. Deze projecten

en Freelance netwerk. Via de zoekmachine vind je zzp-

zijn onbetaalde activiteiten en zeer divers van aard. Vaak

netwerken in de buurt.

zijn ze gericht op fondsenwerving: activiteiten waarmee geld wordt ingezameld bij mensen uit de eigen woonplaats of regio. Voor meer informatie over Nederlandse serviceclubs en hun projecten: www.serviceclubs.org.

***


Praktijkvoorbeeld: Lionsclub organiseert dag van de mantelzorg

schappelijke organisaties en (lokale) overheden. Hoewel de thema’s van MVO Nederland breder zijn dan de inzet van bedrijven voor de samenleving, is het een netwerk van verschillende organisaties waar je wat aan kunt heb-

De Lionsclub Goor organiseerde de dag van de

ben. Op www.mvonederland.nl vind je een lijst van alle

mantelzorg in Goor in 2010. De mantelzorger

aangesloten organisaties met contactgegevens.

werd ’s ochtends thuis door een Lion opgehaald. Bij de lokale molen werd een groepsfoto gemaakt en daarna volgde een heerlijke lunch.

Eigen speurwerk

’s Middags stond onder het genot van een hapje

Fiets of rij eens rond in de buurt van jouw organisatie

en een drankje nog een ritje in een fluisterboot

om te zien welke bedrijven er gevestigd zijn. Of neem

op het programma. En na de laatste activiteit,

gewoon eens een kijkje op een bedrijventerrein in de

een ritje in de paardentram, werden

gemeente. Je kunt natuurlijk ook de (digitale) telefoon-

de mantelzorgers moe maar voldaan door

gids of Gouden Gids raadplegen.

de Lion thuis afgezet. Het was een heerlijke, ontspannen dag, iets wat voor deze mantelzorgers niet vanzelfsprekend is.

Vrijwilligerscentrales en -steunpunten Een groeiend aantal vrijwilligerscentrales bemiddelt bij de contacten tussen maatschappelijke organisaties en

MVO Nederland

bedrijven in het kader van MBO. Mogelijk kunnen zij je in contact brengen met bedrijven die voor samenwer-

MVO Nederland is het kenniscentrum voor Maatschap-

king openstaan. Voor een overzicht van vrijwilligers-

pelijk Verantwoord Ondernemen. MVO Nederland

centrales ga naar: www.vrijwilligerscentrales.nl

stimuleert en ondersteunt bedrijven in hun maatschappelijke rol door het delen van kennis, het organiseren


van activiteiten en door samen te werken met partners. MBO is een onderdeel van MVO. MVO Nederland is opgericht op initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, met als doel het bevorderen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het is de bedoeling zoveel mogelijk verschillende partijen bij dit proces te betrekken. De primaire doelgroepen zijn: ondernemingen (zowel het MKB als grotere ondernemingen), maat-


***

Tip: Maak een short list HOE MAAK IK EEN LIJST VAN POTENTIËLE

2. ERVARING MET MBO

BEDRIJVEN?

Welke bedrijven staan open voor samenwerking

Op basis van het profiel en de lijst met bedrijven in

met maatschappelijke organisaties? Bedrijven die al

jouw regio, begin je met het maken van een zoge-

eerder ervaring hebben opgedaan met Maatschap-

naamde ‘short list’, een lijst met zo’n 5-20 mogelijke

pelijk Betrokken Ondernemen en daardoor vaker met

kandidaten.

maatschappelijke organisaties hebben samengewerkt, hoeven niet meer overtuigd te worden van de voorde-

***

Selectiecriteria om bedrijven op te nemen in deze

len daarvan. Kijk op de website van bedrijven om

‘short list’ zijn:

te zien of ze een actief beleid op dit gebied hebben.

1. PERSOONLIJKE CONTACTEN

3. VERHUIZING OF REORGANISATIE

Ga na of medewerkers en/of vrijwilligers goede con-

Welke bedrijven zijn onlangs verhuisd of gereorga-

tacten hebben met medewerkers van bedrijven die bij

niseerd? Bedrijven die net een reorganisatietraject

het profiel passen. Dat hoeven niet per se medewerkers

achter de rug hebben, willen vaak hun medewerkers

met invloedrijke functies te zijn. Contacten lager in de

een extra impuls geven om ze weer trots te laten

organisatie kunnen net zo nuttig zijn, want zij kunnen

zijn op hun bedrijf. Voor bedrijven die net verhuisd

het verzoek tot samenwerking onder de aandacht

zijn, is samenwerking met een informele

brengen bij collega’s die meer beslissingsbevoegdheid

zorgorganisatie of een organisatie die lokaal actief is

hebben. Zoek ook uit met welke bedrijven jullie in het

een goede start om een plek te krijgen in de lokale

verleden al eens contact hebben gehad.

samenleving.


Praktijkvoorbeeld: grootse aanpak leidt tot mega-event Serious Request Serious Request, wie kent het niet. Drie dj’s in een

Hoe krijg je iets bijzonders voor elkaar?

glazen huis op een markt ergens in het land halen

Bij Maatschappelijk Betrokken Ondernemen heb je

miljoenen op voor een goed doel. “Maar wist je

altijd te maken met een zekere geluksfactor. Het

ook dat het altijd een ‘stille ramp’ is? Een ramp die

juiste moment, het juiste verhaal. Goede voorberei-

structureel is en nauwelijks aandacht krijgt in het

ding en een goed relatiebeheer zorgen ervoor dat je

nieuws.”, vertelt Frank Asser van het Rode Kruis.

dicht bij het vuur zit en vergroten je kansen. Je kunt

Het is een publieksactie waarbij elke individuele

Maatschappelijk Betrokken Ondernemen opzoeken.

Nederlander zelf wat kan toevoegen. Ook scholen,

Maak je plan en zoek daar je contacten bij. Doe hier-

sportverenigingen en andere organisaties kunnen

bij gericht aan relatiebeheer. Schiet niet met hagel.

een steentje bijdragen. Ondertussen wordt het evenement ook door grote zakelijke partners gesteund.


***

Hoe leg ik contact met een bedrijf?

De afdeling personeelszaken

Voordat je een bedrijf benadert, is het belangrijk te bepa-

Voordeel: deze afdeling heeft een link met de ontwik-

len met wie binnen het bedrijf je contact gaat zoeken.

keling van de medewerkers en ziet samenwerking

In kleinere bedrijven worden de meeste beslissingen door

met maatschappelijke organisaties als instrument

de directie genomen, ook over Maatschappelijk Betrokken

voor het opleidingsbeleid. Heeft vaak ook algemene

Ondernemen. Als jouw organisatie samenwerking zoekt

bevoegdheid en budget om tot een concreet actieplan

met een klein of middelgroot bedrijf, kunt je het verzoek

te komen.

het beste richten tot de directie. Bij grote bedrijven met verschillende vestigingen, ga je naar de vestiging bij jou in de buurt. Als dat het hoofdkantoor is, is dat mooi meegenomen. Binnen een groot bedrijf richt je jouw verzoek tot:

De kwaliteits- of MVO-manager Voordeel: kwaliteit en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hebben met alle aspecten van de bedrijfs-

Een individuele medewerker

voering te maken, dus ook met ‘waardering voor de maatschappij’. Deze persoon zit ook vaak direct onder

Bijvoorbeeld iemand uit je persoonlijke netwerk. Voor-

het managementteam of bij de communicatieafdeling.

deel is dat een medewerker op uitvoerend niveau onder

Nadeel: de positie en bevoegdheden van de functionaris

zijn collega’s draagvlak kan creëren. Nadeel: het risico

zijn niet altijd duidelijk.

dat het een individuele actie wordt, die niet door de hele organisatie gedragen wordt.

Tip: netwerk!

De communicatieafdeling Voordeel: de afdeling kan in interne communicatie een goede rol spelen. Nadeel: de afdeling communicatie houdt zich vooral bezig met de gevolgen van MBO voor

André Hudepohl, hoofd afdeling Ontwikkeling

het imago, wat niet altijd de beste basis hoeft te zijn om

en Ondersteuning van Humanitas geeft aan dat

onderlinge samenwerking vorm te geven.

de meeste contacten met bedrijven via het eigen (lokale, regionale en landelijke) netwerk lopen of via via. Hoe klein de connectie soms ook is, het kan

De directie

een aanleiding zijn om met elkaar in zee te gaan.

Voordeel: beslissingen die op het hoogste niveau wor-

De lokale afdelingen maken ook veel gebruik van

den genomen, krijgen steevast een hoge prioriteit.

de Maatschappelijke Beursvloeren in het land.

Nadeel: niet scoren in het eerste gesprek betekent vrijwel altijd ‘einde verhaal’. Een ander risico is onvoldoende

***


draagvlak onder de medewerkers of bij degene aan wie de

Een goede voorbereiding is dus noodzakelijk. Je kunt

directie het project delegeert (‘speeltje van de baas’).

je goed op het telefoongesprek voorbereiden door de benodigde informatie op papier te zetten, zodat je

Wanneer je hebt achterhaald wie de beste persoon

snel een antwoord kunt formuleren als er vragen

is om jouw ideeën aan voor te leggen, is het tijd om

worden gesteld. Zet ook op papier wat je het bedrijf

een afspraak te maken. Dit kun je het beste telefonisch

wilt voorstellen:

en persoonlijk doen. Bel zelf met de persoon die je

* Positioneer jouw organisatie: Wie ben je, wat wil je,

wilt spreken en leg hem of haar in dit telefoongesprek

wat bied je aan en waarin verschilt dit voorstel van

uit wat jouw bedoeling is. Je geeft als het ware een

andere initiatieven.

telefonische reclameboodschap die krachtig genoeg

* Vraag in hoeverre het bedrijf bekend is met jouw

moet zijn om de ander te overtuigen van het nut jou

organisatie en biedt aan om hier een presentatie over

te ontmoeten.

te geven.

Praktijkvoorbeeld: Een heldere propositie De Zonnebloem benadert grote bedrijven actief met haar project ‘Vrijwilliger voor 1 dag’. Bedrijven

direct voor wie ze het doen. Dat geeft voldoening. * Relatief goedkoop; bedrijven betalen de onkosten

kunnen medewerkers inzetten om op stap te gaan

die op de dag worden gemaakt zodat deelnemers

met de doelgroep van de Zonnebloem. Zo gingen

van de Zonnebloem niets hoeven te betalen.

medewerkers van de ABN-AMRO naar Diergaarde Blijdorp en bezochten KPMG’ers het museum voor

De Zonnebloem heeft voor deze propositie gekozen

Beeld en Geluid. Voor bedrijven is het een aantrek-

omdat deze het best aansluit bij haar doelstelling

kelijke en heldere propositie:

om mensen met een fysieke beperking door ziekte, handicap of gevorderde leeftijd activiteiten aan te

* Centraal georganiseerd; één aanspreekpunt.

bieden. Op deze manier kunnen zij extra’s aan-

* Overal mogelijk; met 1.400 lokale Zonnebloem

bieden. Bovendien houden ze regelmatig nieuwe

afdelingen is er altijd aanbod op de locatie waar

vrijwilligers aan deze activiteiten over. Aan me-

het bedrijf iets wil ondernemen.

dewerkers die hebben deelgenomen wordt altijd

* Beperkte tijdsinvestering; het kost een middag en soms ook een avond. * Direct contact met de doelgroep; medewerkers zien

nadien via een enquête gevraagd naar hun ervaring en of ze geïnteresseerd zijn in vrijwilligerswerk bij de Zonnebloem.


***

• Leg uit voor welke projecten je welke vormen van samenwerking zoekt en vraag of het bedrijf interesse heeft.

zou moeten gaan. Benadruk daarom de wederzijdse kansen en mogelijkheden: * Stel jezelf kort voor en geef vervolgens de contact-

Wat als het bedrijf geen interesse heeft?

persoon van het bedrijf ruimte om zich voor te stellen

Als het bedrijf aangeeft niet geïnteresseerd te zijn in

en iets algemeens over de organisatie te vertellen.

samenwerking, vraag dan naar de reden waarom.

(Maak hierbij gebruik van de methode van de elevator

Misschien is het iets waarmee je rekening kunt houden

pitch. Zie ook het tipkader: Elevator pitch) en zorg

bij het benaderen van andere bedrijven. Als je merkt dat

ervoor dat je het kort, bondig en neutraal houdt. Wijd

het bedrijf twijfelt, kun je bedenktijd geven. Zit samen-

niet teveel uit over je eigen organisatie, maar zorg dat

werking er niet in, kun je het bedrijf wél vragen of je ze

er tijd blijft voor overige gesprekspunten.

in de toekomst nogmaals mag benaderen met hetzelfde

* Stel vragen. In welke vorm van samenwerking hebben

verzoek, of anders voor financiële steun, bijvoorbeeld

ze interesse? Wat willen ze bereiken? Wanneer zijn ze

projectsponsoring of een donatie.

tevreden? Laat hen zo veel mogelijk vertellen, luister goed en pas zo nodig je eigen verhaal en aanbod hier

Waar let ik op bij de eerste afspraak? Ga goed voorbereid naar de eerste afspraak. Bepaal

op aan. * Vraag of ze — en zo ja, welke — ervaring hebben met samenwerking met informele zorgorganisaties * Verkoop je organisatie. Wees glashelder over wat

wie er meegaat naar het gesprek. Een goede delegatie

jouw organisatie doet en wat je zoekt. Bedenk dat

bestaat uit twee, maximaal drie personen (bij voor-

jouw wereld ver van de belevingswereld van het

keur niet meer dan het aantal afgevaardigden van

bedrijf af staat. Pas op voor jargon!

het bedrijf!). Stuur het bedrijf voorafgaand aan het gesprek schriftelijke informatie over jouw organisatie (promotiemateriaal, persberichten, jaarverslag). Dat

* Laat zien wat samenwerking met het bedrijf jou zou kunnen opleveren. * Benadruk wat samenwerking hen kan opleveren.

geeft je ook de gelegenheid in een begeleidende brief

Hou geen vaag verhaal over ‘iets goeds doen voor de

de afspraak te bevestigen. Het eerste gesprek is een

maatschappij’ of zoiets. Leg een relatie met hun missie

kennismaking. Verdiep je van tevoren in je gespreks-

en visie (vaak te vinden op de website van het bedrijf)

partner met behulp van de website, het jaarverslag,

en laat zien dat je een bijdrage kunt leveren aan hun

het LinkedIn-profiel, etc. Bepaal welk resultaat je met

doelstellingen.

dit kennismakingsgesprek wilt bereiken. Neem de tijd

* Doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken.

voor het opbouwen van een prettig en constructief

* Leg afspraken vast in een kort gespreksverslag.

contact. Het is belangrijk dat je tijdens dit gesprek laat zien waarom het bedrijf met jouw organisatie in zee

***



Tip: Elevator pitch Hoe positioneer je jouw organisatie?

lees hem vervolgens hardop voor. Let op: de pitch

Een veel gebruikte methode om een organisatie kort

mag niet langer dan zestig seconden duren. Stel

en bondig te presenteren is de ‘elevator pitch’

de tekst bij tot je tevreden bent en de pitch binnen

Stel je stapt in de lift, en in die lift staat net die ene

de gestelde tijd valt. Probeer daarna de pitch uit op

persoon die je al tijden wilt spreken. Je hebt maar

collega’s en vrienden en verwerk hun open aan-

één minuut om indruk te maken. Wat zeg je, hoe

merkingen. Meer lezen over de elevator pitch: zie

trek je de aandacht? Deze zogenoemde elevator

www.movisie.nl/134725/def/home/vrijwillige_zorg_/

pitch dwingt je om bondig en doelgroepgericht te

nieuwe_combinaties_/accepteren/

communiceren. Zet je eigen elevator pitch op papier,

Tip: Werk aan goede PR Het werkt in je voordeel als bedrijven jouw organisatie

Zij zijn immers geïnteresseerd in de mening van

en doelstellingen al een beetje kennen. Zo kunnen

belanghebbenden buiten het bedrijf: de publieke

ze bijvoorbeeld gelezen hebben over projecten in

opinie, de lokale gemeenschap en maatschappelijke

nieuws- of huis-aan-huisbladen. Op die manier heb-

organisaties. Door zich te verbinden met bekende

ben ze vast een eerste idee aan wat voor organisatie

vrijwilligersorganisaties of lokaal goed draaiende

ze zich mogelijk gaan binden.

mantelzorgsteunpunten met een sterk imago

Ook zegt de naamsbekendheid van jouw organisatie

kunnen ze deze mening van belanghebbenden

iets over jullie professionaliteit. Bedrijven verbinden

positief beïnvloeden. Zorg er dus voor dat je public

zich graag aan organisaties met een grote naams-

relations goed zijn.

bekendheid én een goede naam.


***

Tip: Let’s talk about money...

Tip: Houd een presentatie

Wanneer je een financiële bijdrage van bedrijven

Verzorg met behulp van PowerPoint of Prezi een

verwacht voor het organiseren van een project,

heldere en boeiende presentatie over de organi-

breng dit dan zo spoedig mogelijk ter tafel. Be-

satie. Zorg dat het bedrijf geïnteresseerd raakt.

drijven zijn gewend om voor diensten te betalen.

Bedrijven willen graag weten waar jouw organi-

Wanneer zij zelf een activiteit organiseren, zijn

satie voor staat en wat jouw organisatie hen te

ze vaak veel meer tijd kwijt tegen een hoger

bieden heeft. Zo’n presentatie duurt maximaal

uurtarief. Bedenk ook dat als een bedrijf een

vijftien minuten. De meeste bedrijven beschikken

andere invulling aan de dag zou geven, daar

over een beamer of overheadprojector. Vraag

vaak meer geld mee gemoeid zou zijn.

van tevoren of je de presentatie kunt meenemen op een USB-stick of dat je de presentatie kunt mailen. Als je weet hoeveel toehoorders er zijn, maak dan ook hand-outs.

Tip: LSD techniek; Stel vragen!

***

Het is belangrijk dat je in het gesprek veel vragen

techniek’: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.

aan het bedrijf stelt. Waar maken ze zich druk om

Zo weet je zeker dat je het verhaal goed begrepen

in hun lokale omgeving? Wat zijn bedrijfswaarden

hebt en heeft de gesprekspartner ook het gevoel dat

en normen? Waaraan hebben beroepskrachten

jullie op één lijn zitten. Trap niet in de valkuil om

behoefte? Probeer ook de vraag achter de vraag te

te snel je eigen aanbod te doen. Tast goed af waar

achterhalen. Een bedrijf kiest niet zomaar voor een

het bedrijf naar op zoek is en sluit daar je aanbod

activiteit in de informele zorg. Misschien zijn zij op

op aan. Door goed te luisteren, vragen te stellen en

zoek naar zingeving, willen zij op een andere manier

daarop in te spelen, vergroot je de kans dat het

leren samenwerken. Wie weet heb jij wel dé oplos-

bedrijf de waarde van samenwerking met jouw orga-

sing. Je kunt hier bij gebruik maken van de ‘LSD

nisatie ziet. Herkenning speelt hierbij een grote rol.


6 Fase 3: Samen aan de slag

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt ook voor een samenwerkingstraject.

Samen aan de slag Hoe geven we de samenwerking vorm? Nu de kennismaking en wederzijdse interesse in elkaar

mannen mee? Hoe is de leeftijdsopbouw? Gebeurt het werknemersvrijwilligerswerk (gedeeltelijk) in de tijd van de baas? * Op welke datum vindt de activiteit plaats, hoe laat

een feit is, kan de samenwerking concreet vorm krijgen.

begint de activiteit en valt dit binnen of buiten

Er zijn allerlei manieren van samenwerking met een be-

werktijd? Hoe lang duurt het?

drijf. In het hoofdstuk ‘Samenwerken kan bijvoorbeeld

* Welke activiteit past bij wat het bedrijf op de dag

zo’ hebben we aandacht besteed aan vormen van onder-

zelf wil bereiken? Biedt een activiteit aan die uitda-

steuning. Financiële ondersteuning, werknemersvrijwil-

gend is maar wel te doen binnen de gestelde tijd.

ligerswerk, inzet van netwerken, faciliteiten en communicatiekanalen zijn genoemd. In dit hoofdstuk

* Wie regelt de catering (lunch, hapjes, drankjes, borrel na afloop)?

gaan we in op de praktische uitwerking van werknemer-

* Hoe is het transport naar het project geregeld?

vrijwilligerswerk. Grofweg is werknemersvrijwilligerswerk

* Is de begeleiding op de dag geregeld?

onder te verdelen in de volgende categorieën:

* Is al het materiaal en/of gereedschap aanwezig? * Is er een plan B in geval van slecht weer of een

Eenmalige (dag)activiteit Het bedrijf zet zich met haar personeel in voor een

kleine of juist grote opkomst? * Voldoet de activiteit aan veiligheidsvoorschriften? * Maak duidelijk dat het bedrijf eindverantwoordelijk

(dag)activiteit, bijvoorbeeld als zinvolle invulling van

is voor haar werknemers; verzekeringen dienen op

een personeelsdag.

orde te zijn. * Bespreek eventuele bijkomende kosten voor het

Hoe organiseer je een eenmalige (dag)activiteit?

bedrijf. Ook wanneer de voorbereidingen getroffen

1. Voorbereidingen

zijn en het bedrijf blaast op het laatste moment de

* Zoek uit hoeveel werknemers mee willen doen en maak een inschatting van hoeveel medewerkers

deel, in rekening brengt.

daadwerkelijk komen opdagen. Het komt (helaas)

2. Zet alle afspraken op papier.

vaak voor dat mensen op het laatste moment

3. Maak een draaiboek met een checklist (zie bijlage 5)

afhaken, omdat de werkdruk te hoog is of vanwege ziekte. Hou bij de activiteit rekening met de mogelijkheden van de groep; is iedereen goed ter been? Doen er naar verwachting meer vrouwen dan

***

activiteit af, is het redelijk dat je de kosten, of een


voor de dag(en). Noteer hierbij ook de (mobiele) telefoonnummers van de contactpersonen. 4. Neem voldoende tijd en bel een paar dagen van tevoren met het bedrijf om alles door te nemen.

5. Zorg dat de medewerkers verwelkomd worden bij aankomst. Neem de tijd om ze een korte inleiding te

Tip: verassend?!?

geven over bijvoorbeeld het belang van mantelzorg en/of vrijwilligers en het belang van hun bijdrage voor

Vaak denken maatschappelijke organisaties

mantelzorgers en/of vrijwilligers.

als eerste aan een eenmalige dagactiviteit bij

6. Zorg ervoor dat iemand foto’s maakt van het project.

MBO, zoals een dagje uit voor ‘hun’ cliënten.

Gebruik deze om publiciteit te maken voor dit project

Opvallend is dat de meeste MBO-relaties vaak

en stuur ze na afloop ook naar het bedrijf.

langduriger van aard zijn waarbij medewerkers

7. Bedank de vrijwilligers en het bedrijf na afloop!

meerdere malen per jaar of zelfs meerdere

8. Evalueer intern en met het bedrijf.

jaren achtereen een zelfde doel ondersteunen. Variërend van elk jaar een dagje uit, tot een ICT-

Gebruik het standaard draaiboek van een dagactiviteit

traject tot training of klussen.

uit bijlage 5.

Praktijkvoorbeeld: Jonge mantelzorgers mogen één dagje kind zijn! Assen telt 70 geregistreerde jonge mantelzorgers; kinderen tussen de 8 en 21 jaar die een belangrijke rol spelen bij de dagelijkse verzorging van hun chronisch zieke, gehandicapte of hulpbehoevende vader, moeder, broer of zus. Door de gezinssituatie moeten deze kinderen het stellen met veel minder aandacht en tijd om (onbezorgd) te spelen dan hun leeftijdgenootjes. Medewerkers van de Rabobank Assen-Beilen hebben tijdens NL Doet 22 jonge mantelzorgers van een onbezorgde dag laten genieten. Samen bezochten ze vrijetijdscentrum Joytime waar ze naar hartenlust konden klimmen en klauteren op de klimwand en in touwbruggen. De Rabobank vond de lokale McDonalds en C1000 bereid om de versnaperingen te sponsoren. De lokale intermediair Assen voor Assen bracht de Rabobank in contact met het Centrum Mantelzorg.


***

Doorlopende vrijwilligersactiviteit Een bedrijf geeft medewerkers de mogelijkheid zich als vrijwilliger in te zetten voor doorlopende activiteiten.

Hoe organiseer je een opleiding of training? 1. Voorbereidingen: Voor wie is de training bedoeld? * Wat is het ‘instapniveau’ voor de training? * Hoeveel mensen gaan deelnemen?

Hoe organiseer je een doorlopende

* Wanneer, waar en hoe laat vindt de training plaats?

vrijwilligersactiviteit?

* Wat doe je bij slecht weer?

Volg hetzelfde traject als bij een eenmalige dagactivi-

* Is er informatie/lesmateriaal nodig?

teit. Voeg daar aan toe:

* Heeft de trainer audiovisuele ondersteuning nodig

* Hoeveel tijd mogen en kunnen (werknemers)vrijwilligers binnen of buiten werktijd in totaal aan het project besteden? * Hoe lang duurt het project? * Wat wordt precies van (werknemers)vrijwilligers verwacht? * Is training of begeleiding nodig en zo ja, aanwezig? * Welke vaardigheden moeten (werknemers)vrijwilligers in huis hebben en/of kunnen ze verder ontwikkelen? * Breng de risico’s in kaart: wat als mensen niet komen opdagen of na verloop van tijd afhaken? * Stel een coördinator aan en overleg regelmatig met de contactpersoon van het bedrijf. * Geef de vrijwilligers van tevoren een instructie. * Communiceer en evalueer regelmatig met de (werknemers)vrijwilligers en zorg goed voor ze.

Opleiding/training (Werknemers)vrijwilligers dragen hun kennis en vaardigheden op een bepaald terrein over aan medewerkers en vrijwilligers van jouw organisatie. Of aan mensen waar jouw organisatie zich voor inzet.

***


(beamer, etc.)? * Komt er een follow up? 2. Zet afspraken op papier. 3. Overleg een paar dagen van tevoren nog met degene die de training gaat geven. 4. Bedank de trainer (cadeau) en het bedrijf na afloop!

Jammer: de don’ts bij een doorlopende activiteit Tijdens de vorige crisis (begin 2000) konden oudere

moeite om de kleine groep mensen te begeleiden die

werknemers van een grote bank een x aantal uur per

zich wel inzetten.

jaar vrijwilligerswerk doen bij Humanitas. Ouder personeel kreeg de kans om zich te oriënteren op ander

Waarom is dit niet uitgelopen tot het succes

werk via een periode in het vrijwilligerswerk. Een

dat het had kunnen zijn?

mooi gebaar, wat voor beide partijen zeer vruchtbaar

Voornamelijk omdat het tot bloei brengen van een

had kunnen zijn. Werknemers konden meedraaien bij

dergelijke activiteit veel tijd kost om het uit te dragen

alle activiteiten, variërend van bestuurswerk tot maat-

en te organiseren, zowel bij het bedrijf als bij de maat-

jes bezoeken. Na een jaar bleek dat weinig mensen

schappelijke organisatie. Beiden hebben hiervoor in

van de regeling gebruikt hadden gemaakt. Boven-

dit geval te weinig menskracht. Tijd steken in relatie-

dien kostte het Humanitas in verhouding veel tijd en

onderhoud is noodzakelijk. Een relatiebeheerder en/ of fondsenwerver is daarvoor echt nodig.

Mooi: de do’s bij een doorlopende activiteit

Werknemers van een groot ICT bedrijf konden zich

te verwerken in de opzet van een portaal (inrichting,

gedurende een bepaalde periode vrijwillig inzetten

beveiliging, zoekfuncties, machtigingen etc.).

voor Humanitas. Dit speelde zich af tussen 2008-2010, in tijden van crisis voor de ICT-branche. Het bedrijf

Waarom is dit wel een succes bij dezelfde

wilde geen mensen ontslaan, die ze wellicht een jaar

organisatie en hetzelfde concept?

later weer nodig zouden hebben, maar ze wilden hen

Dit was een concreet afrondbaar geheel, waaraan een

ook niet doelloos thuis op de bank laten zitten. Enkele

plan van eisen ten grondslag lag. Wat wilden beide par-

van deze werknemers hebben vrijwillig hun ICT ken-

tijen wel en wat niet. Werknemers wisten dat ze na deze

nis voor Humanitas beschikbaar gesteld, vooral bij

klus weer terug konden naar het eigen bedrijf. Ook al was

de opzet van een kennisportaal voor vrijwilligers en

de binding met Humanitas van tijdelijke aard, ze zetten

werknemers. Hier hebben ze zich ingezet voor de ver-

zich enthousiast in. De afspraken waren helder en daar-

heldering van de te stellen eisen en de vraag hoe die

door was het niet nodig veel te investeren in propaganda.


***

kan bij zowel betaalde medewerkers als bij vrijwil-

Praktijkvoorbeeld: Opleiding/Training

ligers liggen. * Wat zijn de randvoorwaarden voor dit

KSG Berenschot stelt ieder jaar gratis trainers beschikbaar voor het verzorgen van drie professionele ‘Promotrainingen’ voor het Nederlands Rode Kruis. Deze trainingen worden gegeven aan nieuwe, veelal jonge vrijwilligers die promo-

adviestraject? * Hoeveel en welke medewerkers kunnen meedoen in dit project? * Hoeveel uren kunnen het bedrijf en jouw organisatie investeren in het adviestraject?

tie voor het Rode Kruis (gaan) verrichten.

* Wanneer start het adviestraject en hoelang duurt het?

De KSG Berenschot trainers kunnen zich in-

* Hoe vindt kennisoverdracht precies plaats?

schrijven voor zo’n training op hun werk. Het

* Welke training en/of begeleiding is nodig?

Rode Kruis biedt de trainingen vervolgens op

2. Zet alle afspraken op papier.

inschrijving aan de doelgroep aan. Per training

3. Stel een coördinator aan en overleg regelmatig met

kost het de KSG-trainer één dag. Een relatief kleine investering waarbij ook de trainer veel

de contactpersoon van het bedrijf. 4. Evalueer en communiceer intern en extern over het

kan leren. Een bestaande training geven aan een

verloop van dit project in overleg met het bedrijf.

ander publiek kan nieuwe inzichten opleveren of

5. Bedank de betrokken medewerkers en het bedrijf na

verborgen competenties zichtbaar maken. En het

afloop. Vier een feestje ter afsluiting.

Rode Kruis is op deze manier in staat om haar vrijwilligers kosteloos een professionele training te bieden.

Ontwikkelingspartner Een bedrijf zet zich in voor jouw organisatie om samen een nieuw product of dienst te ontwikkelen. Deze

Advies (Werknemers)vrijwilligers delen hun kennis en expertise

diensten/producten hebben een maatschappelijk belang, maar zijn (vaak) ook van waarde voor het deelnemende bedrijf.

bij de uitvoering van complexere projecten. Hoe ga je te werk met een ontwikkelingspartner? Hoe organiseer je vrijwillige adviesverlening bij complexe projecten? 1. Voorbereidingen * Over welk thema of vraagstuk is er binnen jouw organisatie behoefte aan advies? Die behoefte

***


1. Voorbereidingen * Accepteer dat het bedrijf een winstoogmerk kan hebben bij het samenwerkingsverband. * Stel een enthousiaste coördinator aan met dusdanige verantwoordelijkheden dat hij of zij zelfstandig

beslissingen over de voortgang kan nemen zonder een voortdurende brede raadpleging. * Hoeveel uren kan zowel het bedrijf als jouw organisatie investeren in het ontwikkelingstraject? * Kies voor zichtbare activiteiten en het behalen van concrete positieve resultaten. * Weet dat het bedrijfsleven een efficiënte vergadercultuur heeft en snel tot besluiten komt; probeer

hebben bij het samenwerkingsverband. * Beschouw een kleine samenwerkingsactiviteit als een verkenning voor een mogelijk groter en duurzaam samenwerkingsverband, maar zie de activiteit niet als mislukt als deze niet groter wordt. * Hoeveel uren investeren het bedrijf en jouw organisatie in het samenwerkingsverband? * Stel een enthousiaste coördinator aan met dusdani-

de eigen vergader- en besluitvormingscultuur

ge verantwoordelijkheden dat hij of zij zelfstandig

hierop aan te passen.

beslissingen over de voortgang kan nemen zonder

2. Zet alle afspraken op papier. 3. Evalueer regelmatig met de contactpersoon van het bedrijf. 4. Communiceer in- en extern over het verloop van dit

een voortdurende brede raadpleging. * Kies voor zichtbare activiteiten en het behalen van concrete positieve resultaten. * Verdiep je in het bedrijf en de bedrijfsprocessen.

project in overleg met het bedrijf. Wees niet be-

Bezoek het bedrijf en nodig het bedrijf uit voor een

schaamd om het bedrijf credits voor goede resultaten

rondleiding in jouw organisatie en/of projecten.

te geven door positief te reageren op verzoeken voor

* Spreek een zakelijke werkwijze af met vaste beoor-

interviews in bedrijfspublicaties. 5. Bedank de betrokken medewerkers en het bedrijf na afloop. Vier bijvoorbeeld een feestje ter afsluiting.

delingscriteria en aandacht voor kwaliteit van het voortgangsproces. * Weet dat het bedrijfsleven vaak minder lang vergadert en sneller tot besluiten komt en probeer

Langdurig samenwerkingsverband Sommige bedrijven gaan een langdurig samenwerkingsverband aan en ondersteunen een maatschappelijke organisatie met menskracht, kennis, middelen en

de eigen vergadercultuur te versnellen. 2. Zet alle afspraken op papier. 3. Evalueer regelmatig met de contactpersoon van het bedrijf. Spreek tussentijdse mijlpalen en evaluaties af. 4. Communiceer in- en extern over het verloop van dit

donaties om de doelstellingen van de organisatie

project in overleg met het bedrijf. Wees niet be-

te helpen verwezenlijken.

schaamd om het bedrijf credits voor goede resultaten te geven door positief te reageren op verzoeken voor

Hoe organiseer je een langdurig samenwerkingsverband? 1. Voorbereidingen:

interviews in bedrijfspublicaties. 5. Besteed aandacht aan het behalen van belangrijke mijlpalen.

* Accepteer dat het bedrijf een winstoogmerk kan


***

Praktijkvoorbeeld: Opleiding/Training

Tip : Just share it!

De Kap vrijwillige Hulpdienst heeft op de beurs-

Ben je benieuwd hoe bedrijven opereren als

vloer in Apeldoorn contact gelegd met meerdere

ze samenwerking zoeken met maatschappelijke

maatschappelijk betrokken ondernemers.

organisaties? Neem dan eens een kijkje op

Zij maakte daar twee matches:

www.movisie.nl/publicaties en download het

Core Business & Coaching Institute ondersteunde

stappenplan ‘Just Share It: geef je kennis een goed

De Kap bij het opzetten van een intern en extern

doel’. Deze handleiding is speciaal ontwikkeld

communicatieplan om vrijwilligersorganisaties

voor werknemers van bedrijven die hun kennis

die zich bezig houden met de thuiszorg op één

willen inzetten voor een maatschappelijk doel.

lijn te krijgen. Holland Colours ondersteunde de hulpdienst met de automatisering, interne organisatie en financiën.

Stel een projectgroep samen In deze fase geef je de samenwerking vorm. Afhankelijk

Hoe gaan we beginnen?

van de samenwerkingsvorm gaan jullie ook echt samen ‘werken’. Bepaal welke medewerkers of vrijwilligers

Je kunt van start als je samen met het bedrijf de

vanuit jouw organisatie tijd steken in het samenwerkings-

uitgangspunten bepaald hebt en bovengenoemde

traject. Dit is ook het moment om vast te stellen welke

voorbereidingspunten hebt doorlopen. Een belangrijk

werknemers van het bedrijf zich actief met het samenwer-

aandachtspunt: bedrijven houden van een projectmatige

kingsproject gaan bezighouden. Vraag je contactpersoon

aanpak. Dat betekent dat de samenwerking een begin

om je een aantal suggesties aan de hand te doen en plan

en een eind kent. Ook bij doorlopende contacten kun

kennismakingsgesprekken met deze mensen.

je met deze constructie werken. Ga van project naar project. Op deze manier houden beide partijen grip op de tijd die besteed wordt aan het project en de gestelde

Maak een plan van aanpak

doelen. Bovendien kun je bij het behalen van deze doe-

Kies een startdatum. Neem voldoende tijd om het project

len de successen ook echt vieren.

voor te bereiden, zodat het past binnen de werkschema’s van beide organisaties. Bepaal de duur en het verloop van

‘Een goed begin is het halve werk.’ Dat geldt ook voor

het project. Vindt het project tijdens of na werktijd plaats?

een samenwerkingstraject.

Bepaal wat nodig is aan ondersteunende materialen. Bepaal hoeveel mensen uiteindelijk gaan meedoen en wat

***


er nodig is aan begeleiding. Bekijk het voorbeeld van een plan van aanpak uit bijlage 4.

In een plan van aanpak moeten in ieder geval de volgende elementen te zitten:

Vervolgens maak je met het bedrijf afspraken over hoe de samenwerking eruit gaat zien. Het is daarom handig

* Resultaten. Welke resultaten willen we

om alles kort op te schrijven in een plan van aanpak. Als

bereiken? Wanneer is de samenwerking

het een redelijk eenvoudig project is dat je al vaker hebt

succesvol? Formuleer de te behalen resultaten

georganiseerd, dan volstaat een A4’tje. Naarmate het

zo concreet mogelijk, in de tijd en in meetbare

project complexer wordt, zal ook het plan van aanpak

termen.

uitgebreider en gedetailleerder worden.

* Activiteiten. Wat gaan we samen doen? Welke acties moeten we ondernemen om de resulta-

Wel of geen externe communicatie

ten te bereiken? * Verantwoordelijkheden. Wie is waar ver-

Spreek van tevoren af of en zo ja hoe je de samenwerking

antwoordelijk voor? Hoe worden eventuele

publieke bekendheid geeft. Sommige bedrijven willen de

vrijwilligers begeleid? Hoe is het geregeld met

publiciteit zoeken, omdat hun inzet voor informele zorg-

verzekeringen en aansprakelijkheid?

organisaties goed is voor het imago. Daar is op zich niets

* Investeringen. Hoeveel tijd gaan beide partijen

mis mee, het levert vaak ook publiciteit op voor jouw

inzetten? Is er budget nodig voor activiteiten

eigen organisatie. Maak daar duidelijke afspraken over.

of de aanschaf van materialen? Worden reiskosten vergoed?

Bedenk in hoeverre jouw organisatie wil meewerken

* Planning. Wat is de planning? Wanneer gaat

aan eventuele media-aandacht. Je kunt dit bijvoorbeeld

de samenwerking beginnen? Hoe lang gaat

volledig overlaten aan het bedrijf. Zij hebben vaak een

het duren? Tot wanneer? Wat zijn tussentijdse

voorlichter in dienst die het verhaal uitstekend naar

mijlpalen?

buiten kan brengen. Om te voorkomen dat je als organi-

* Randvoorwaarden. Zijn er andere voorwaar-

satie ondersneeuwt in de media-aandacht, kun je de af-

den die gesteld moeten worden (onder andere

spraak maken dat jouw organisatie voldoende tot haar

met betrekking tot deskundigheid vrijwilligers,

recht komt in eventuele publicaties. Zorg ervoor dat de

klachten en integriteit)?

woordvoerder of persvoorlichter over voldoende (basis) informatie over jouw organisatie beschikt. Ook kun je

Voor een overzicht van mogelijke doelen en

vooraf inzage vragen in persberichten of te publiceren

resultaten zie hoofdstuk 1.

artikelen over de samenwerking. Sommige bedrijven hebben liever dat de maatschappelijke organisatie zelf


***

met het verhaal naar buiten komt. Ook kan de situatie omgekeerd liggen: dat de informele zorgorganisatie

Zorg voor draagvlak

beschikt over communicatiespecialisten en het lokale

Ook binnen het bedrijf moet voldoende draagvlak zijn

bedrijf waarmee samengewerkt wordt niet.

voor samenwerking. Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om hiervoor te zorgen. Je kunt aanbieden om daarbij te helpen. Bijvoorbeeld om een presentatie te verzorgen voor de medewerkers. Of je nodigt een

Praktijkvoorbeeld: voorbereiding en draagvlak

delegatie medewerkers uit om zelf een kijkje in de keuken te komen nemen, bijvoorbeeld door hen een dagdeel mee te laten lopen met een project.

Een commercieel bedrijf met duizenden werknemers zou gaan collecteren voor het Rode Kruis.

Tip: Geven en nemen

Uiteindelijk deed een handjevol mensen mee, terwijl de top van het bedrijf in eerste instantie

Houd tijdens gesprekken met het bedrijf in de

uitermate enthousiast was.

gaten of jouw beoogde resultaten niet te veel in het gedrang komen. Onderhandelen is geven en

***

Wat ging mis?

nemen. Het is niet realistisch om van een bedrijf te

Het bedrijf had onvoldoende aandacht besteedt

verwachten dat zij zonder meer akkoord gaan met

aan het interne draagvlak. Achteraf had het

al je voorstellen. Een bedrijf komt ongetwijfeld

Rode Kuis hiervoor signalen kunnen zien. Je kunt

met tegenvoorstellen of nieuwe ideeën. Schrik

medewerkers oproepen tot actie, maar als ma-

daar niet van. Het inbrengen van ideeën is iets

nagement is het wel van belang dat je zelf het

anders dan het sturen van de plannen. Bij het

goede voorbeeld geeft. Ga pas echt aan de slag

‘onderhandelen’ gaat het uiteindelijk maar om één

als je overtuigd bent van het commitment van

ding: houd je een plan over waar je achter staat?

zowel de top van het bedrijf als de lagen daaron-

Doe geen toezeggingen als je ook maar een beetje

der. Van groot belang is een heldere voorberei-

twijfelt. Vraag om bedenktijd om hun ideeën te

ding door zowel de informele zorgorganisatie als

laten bezinken en het intern te bespreken. Het kan

de organisatie. Daarbij is een goed intern en ex-

tijd besparen om in een vroeg stadium het ruwe

tern communicatieplan van belang om gewenste

idee te presenteren en aan de hand van opmerkin-

resultaat uit te dragen in de organisatie.

gen van het bedrijf het plan te fine-tunen.


Stel een samenwerkingscontract op

Als blijkt dat het bedrijf er toch niet aan kan voldoen, zoek dan verder of kijk hoe ze toch een bijdrage kunnen leveren.

Het is verstandig om alle afspraken vast te leggen in een

Durf uit de samenwerking te stappen als blijkt dat de

samenwerkingsovereenkomst. Beide partijen kunnen

samenwerking niet oplevert wat je hoopte. Doe dit wel op

elkaar aanspreken als bepaalde afspraken niet worden

een nette manier. Zorg ervoor dat je op een goede manier

nagekomen. Het plan van aanpak is hiervoor een goede

uit elkaar gaat.

basis. In bijlage 6 vind je een standaardovereenkomst. Als het door beide partijen wordt ondertekend, heeft het de rechtsgeldigheid van een schriftelijke overeen-

Speel open kaart

komst. Let op dat diegene die namens het bedrijf het

Wil je echt extra vrijwilligers of hoop je dat de inzet van een

contract ondertekent, bevoegd is om dit te doen.

paar werknemers je financiële middelen oplevert zodra ze hebben ingezien wat voor een geweldige organisatie

Hoe houd ik de relatie goed?

je eigenlijk bent? Zoek je meer geloofwaardigheid bij het publiek die samenwerking met een groot bedrijf mogelijk

Je bent samen met het bedrijf aan de slag gegaan. Het

biedt? Wees open over je doelen op korte en lange termijn.

allerbelangrijkste tijdens het samenwerkingsproces is het

Anders voelt het bedrijf zich bedonderd als later in de

bouwen aan een goede relatie met het bedrijf. Helaas gaat

samenwerking blijkt dat het je eigenlijk om iets anders te

dit in de praktijk niet altijd van een leien dakje. Bedrijven

doen was dan je aanvankelijk deed voorkomen.

hebben vaak een andere cultuur, besluitvormingsstructuren en omgangsvormen. Het is daarom van belang om veel

Vraag ook expliciet naar de doelen van je samenwerkings-

tijd te reserveren voor de onderlinge relatie. De volgende

partner. Ga er niet automatisch van uit dat je wel weet wat

richtlijnen helpen je problemen te voorkomen:

die zijn. Maak je eigen doelen ook niet ondergeschikt aan de ambitie van het bedrijf. Dit kan op korte termijn mis-

Houd je doelstelling in de gaten

schien aantrekkelijk zijn, maar het levert geen bijdrage aan de toekomst van de organisatie.

Wat was ook al weer je oorspronkelijke doelstelling? Houd deze steeds voor ogen. Wanneer je ondergedompeld bent in een project, is het soms lastig overzicht

Wees helder over jouw verwachtingen

te houden. Definieer heldere doelstellingen en check

Misverstanden over elkaars verwachtingen zijn de grootste

regelmatig of de samenwerking nog steeds leidt tot de

oorzaak van problemen in de samenwerking. Als je het idee

gewenste eindresultaten. Door je doelstellingen duide-

hebt dat jouw samenwerkingspartner heel anders tegen de

lijk op tafel te leggen, maak je de vraag aan het bedrijf

situatie aankijkt dan jij of dat ze jouw uitgangspositie niet

specifiek. Houd hieraan vast.

begrijpen, benoem dit dan meteen. Het lijkt misschien ge-


***

wederzijdse doelstellingen, investeringen en verantwoor-

Tip: goed verwachtingsmanagement Doe aan goed verwachtingsmanagement. Benoem expliciet de ondersteuning die je het bedrijf kan

delijkheden zijn vastgelegd, kan veel leed voorkomen.

Kom afspraken na

bieden en wat je van het bedrijf concreet ver-

Als je hebt afgesproken dat je binnen twee weken

wacht. Zorg dat jullie op een lijn zitten voordat

reageert op een voorstel van een bedrijf, doe dit dan

de samenwerkingsovereenkomst op tafel komt,

ook. Tijd is geld voor bedrijven. Je verspilt meer dan tijd

zodat het project een succes wordt en niet onder-

alleen als je afspraken niet nakomt.

havig is aan (grote) teleurstellingen.

Houd de planning in de gaten makkelijk de situatie op zijn beloop te laten en te denken

Bepaal samen met het bedrijf wat nodig is om het pro-

dat de problemen vanzelf wel oplossen. Je wilt de prille

ject te doen slagen. Maak een goede taakverdeling en

relatie immers niet beschadigen. Maar hoe langer je mis-

wijs mensen aan die de taken gaan uitvoeren. Hebben

verstanden laat doorsudderen, des te vervelender zijn de

de mensen voldoende vaardigheden in huis om de taak

consequenties als het project in volle gang is. Ga de con-

goed uit te voeren? Snapt iedereen wat er van hem of

frontatie aan en maak de problemen bespreekbaar. Een

haar verwacht wordt? Check regelmatig samen met je

ondertekende samenwerkingsovereenkomst waarin de

samenwerkingspartner of jullie nog op schema liggen.

Praktijkvoorbeeld: te druk…

***

Een mantelzorgsteunpunt wordt in het kader van

ten. In de week die daar op volgt is de coördinator

de jaarlijkse Dag van de Mantelzorg door een bedrijf

ziek. Haar collega’s zijn niet op de hoogte van het

benaderd dat vijftien medewerkers aanbiedt om een

contact met het bedrijf. Bij terugkomst voelt de

dagdeel de zorg van vijftien mantelzorgers over te

coördinator zich schuldig over de gang van zaken

nemen. De coördinator die het bedrijf telefonisch te

en durft het bedrijf niet te bellen. Een vervolgcon-

woord staat reageert enthousiast en belooft om na

tact is nooit tot stand gekomen. De coördinator

het weekend terug te bellen. Echter de coördinator

voelt zich rot, collega’s weten van niets, het bedrijf

heeft het erg druk en ziet geen kans om voor het

is teleurgesteld en vijftien mantelzorgers lopen een

weekend op zoek te gaan naar geschikte kandida-

ontspannen middag mis.


Begin klein

Communiceer!

Denk groot, maar begin klein. Verwacht niet teveel van

Het geheim van een goede samenwerkingsrelatie is com-

je eerste project. Begin met een project dat behapbaar

municatie. Het is altijd beter om te veel te communiceren

is, maar wel de potentie heeft om te groeien, als het een

dan ruimte te laten voor misverstanden en verschillende

succes wordt. Dat geeft beide partijen de kans om aan

of onduidelijke verwachtingen. Zorg ervoor dat je goed

elkaar te wennen. Gebruik het eerste project ook om

bereikbaar bent en dat jouw contactpersoon ook genoeg

te meten hoeveel inspanning het kost om dit te organi-

tijd heeft om informeel met je te overleggen als dat nodig

seren in verhouding tot wat het je oplevert. Dan kun je

is. Organiseer tussentijdse bijeenkomsten om het verloop

een reële inschatting maken van de mogelijkheden voor

van het project te bespreken. Besteed ook intern aandacht

grotere samenwerkingsprojecten.

aan het project en de voortgang.

Gebruik de checklist uit bijlage 1 voor een overzicht.

Praktijkvoorbeeld: van pilot naar mogelijk structureel

Praktijkvoorbeeld: te weinig geïnformeerd Een schoenenbedrijf wilde haar medewerkers onder werktijd vrijwilligerswerk laten doen. Dat deden ze vaker in klusvorm. Nu zouden ze echter als maatjes

De uitvaartbranche ligt in het verlengde van steun

een-op-een contact hebben met mantelzorgers.

bij verlies en lotgenotencontact, dat Humanitas

Dat waren de medewerkers niet gewend. Als snel

biedt. Yarden biedt uitvaartverzekeringen en wil

bleek dat de ze niet goed te porren waren voor

nabestaanden een vorm van nazorg aanbieden, in

dit vrijwilligerswerk of snel afhaakten. Het betrok-

eerste instantie via internet. Yarden is co-financier

ken mantelzorgsteunpunt had de medewerkers te

van een pilot van drie jaar, waarin onder andere

weinig geïnformeerd over wat dit contact precies

aan klanten van Yarden de mogelijkheid geboden

inhield. Achteraf gezien had het steunpunt de

wordt via chat contact met ervaren vrijwilligers

medewerkers beter direct kunnen informeren.

te hebben. Het is de bedoeling om het daarna

Bijvoorbeeld door een presentatie. Door meer te

structureel te maken. De proef wordt gefinancierd

communiceren waren de medewerkers met de juiste

door Yarden, het Skanfonds en Humanitas zelf.

verwachtingen het vrijwilligerswerk ingestapt en

Deelfinanciering geeft grotere kans van slagen,

was het project waarschijnlijk een groter succes

zeker als je zelf ook wil bijdragen.

geweest.


***

7 Fase 4: Evaluatie

Wat ook de uitkomst is, zorg ervoor dat je de relatie blijft onderhouden.

Evaluatie

verd. Staan de kosten in verhouding tot de baten? Bespreek de resultaten van de vragenlijsten met het projectteam

Hoe sluit ik het samenwerkingstraject af? Het mooie van het werken met een goede voorbereiding

en bepaal of het samenwerkingsproject aan jullie beider verwachtingen voldeed. Nu weet je wat je in de toekomst beter of anders zou doen. Afhankelijk van de omvang van het project kun je al dan niet uitgebreid evalueren.

is dat de kans groot is dat je wens aan het einde van het samenwerkingsproject daadwerkelijk is vervuld. Bedank het bedrijf en de medewerkers die bij het project betrok-

Hoe nu verder?

ken waren daarvoor. Laat ze weten welk verschil ze heb-

Het kenmerk van een samenwerkingsproject is dat er

ben gemaakt voor jouw organisatie, je doelgroep en/of de

een begin en een einde aan is. Bedrijven zijn gewend

maatschappelijke organisatie. Als ze weten dat hun inzet

om op deze manier te werken, dus verwacht niet dat

echt van betekenis is geweest, zijn ze eerder geneigd zich

er automatisch een vervolg komt. Vraag gewoon of

nog eens in te zetten. Stuur bijvoorbeeld een bedankbrief

het bedrijf interesse heeft in een vervolgproject. Zo ja,

met fotomateriaal van jullie project. Maak in- en extern

doorloop dan een aantal stappen opnieuw. Zo nee, niet

promotie voor het project (afhankelijk van de afspraken

getreurd. Wat ook de uitkomst is, zorg ervoor dat je de

die je met het bedrijf hebt gemaakt). Schrijf bijvoorbeeld

relatie blijft onderhouden. Hier zijn een aantal simpele

een artikel over het project in je eigen nieuwsbrief of

manieren om contact te onderhouden:

plaats het op je website. Laat de buitenwereld iets weten

* Stuur updates over je werkzaamheden, zoals een jaar-

over het succes. Stuur een persbericht naar de lokale media waarin je in detail uitlegt wat het resultaat was van jullie samenwerking (aantal deelnemers, effect, etc.). Kondig een eventueel vervolg aan.

verslag of nieuwsbrieven. * Geef informatie over projecten waar je hun hulp bij kunt gebruiken. * Nodig werknemers van het bedrijf uit voor speciale gelegenheden (bijvoorbeeld een jubileum, nieuw-

Hoe evalueer ik?

jaarsborrel of bijzondere projecten). * Erken de bijdrage van het bedrijf in een jaarverslag,

Evalueer het hele project met zoveel mogelijk betrokken

rapportages, nieuwsbrieven, brochures of persberich-

partijen en leg dit vast. Leg de betrokken medewerkers van

ten en stuur ze daar een kopie van.

beide organisaties een vragenlijst voor waarmee ze kunnen

* Bel na een tijdje jouw contactpersoon van het bedrijf

aangeven hoe ze de verschillende stappen hebben ervaren,

weer eens op en informeer of er aanknopingspunten

of de doelen zijn bereikt, wat er goed ging en wat minder.

zijn voor een hernieuwde samenwerking.

In bijlage 7 vind je een voorbeeld van zo’n vragenlijst. Analyseer ook goed wat het jouw organisatie heeft opgele-



***

Tip: Vier het succes!

Praktijkvoorbeeld: Schiphol betaalt daklozenopvang Humanitas

Om de inzet van het bedrijf te honoreren is het leuk om samen een feestje te vieren. Organiseer

Humanitas heeft via haar werkstichting

bijvoorbeeld een borrel, een feest of een etentje

Humanitas Onder Dak en de lokale afdeling

samen met alle betrokkenen. Zo zet je het bedrijf

Haarlemmermeer een samenwerking met

en de betrokken medewerkers extra in het

Schiphol. Schiphop had last van zwervende

zonnetje en kweek je animo voor een eventueel

mensen en heeft contact gelegd met de Federatie

vervolgproject.

Opvang. Dit heeft geleid tot contact met Humanitas. Samen hebben ze een nieuwe opvang opgezet vlak bij Schiphol. Humanitas geeft de opvang vorm.

***


8 Checklisten

Bijlage 1

Checklist per fase

Bijlage 2

Tips voor het vinden van informatie

Bijlage 3

Voorbeeldbrief

Bijlage 4

Plan van aanpak

Bijlage 5

Draaiboek eenmalige activiteit

Bijlage 6

Standaardovereenkomst

Bijlage 7

Evaluatieformulier

BIJLAGE 1: CHECKLIST PER FASE Checklist fase 1

Checklist fase 3

 De wens om samen te werken met bedrijven is

 We weten voor welke samenwerkingsvorm we kiezen.

duidelijk en helder geformuleerd.  We weten wat we kunnen en willen investeren om deze wens te verwezenlijken.  Het management staat achter de strategische keuze om met bedrijven samen te werken  Er is intern draagvlak bij de eigen medewerkers/ vrijwilligers.  We weten wat we een bedrijf te bieden hebben.

 Een projectgroep met afgevaardigden uit beide organisaties is samengesteld.  Het plan van aanpak is gereed en akkoord bij beide partijen.  We weten hoe we intern en extern gaan communiceren.  In beide organisaties is voldoende draagvlak.  Een samenwerkingsovereenkomst is opgesteld en ondertekend door beide partijen.

Checklist fase 2  Er is een profiel van de samenwerkingspartner

 De voortgang van het project wordt bewaakt en de onderlinge relatie wordt goed onderhouden.

gemaakt.  Er is informatie verzameld over bedrijven die binnen het profiel passen en in onze regio gevestigd zijn.  Er is een short list gemaakt van potentiële bedrijven.  Er is een bedrijf geselecteerd, waarbij bekend is wie binnen het bedrijf telefonisch benaderd wordt.  De eerste afspraak is goed voorbereid.  Het eerste contact is gelegd, mogelijke gevolgd door vervolggesprekken.

***


Checklist fase 4  We hebben intern en extern promotie voor ons project gemaakt.  We hebben het project samen geëvalueerd en de resultaten op schrift gezet.  Aan het einde van het traject is een duidelijk herkenbare afsluiting.  Na afloop van het project blijven we contact houden.

BIJLAGE 2: TIPS VOOR HET VINDEN VAN INFORMATIE Waar vind ik bedrijven?

Waar vind ik informatie over bedrijven?

Bij het opstellen van een lijst met bedrijven in jouw

Om te weten te komen welke bedrijven een mogelijke

omgeving komen de volgende organisaties en instanties

partner zouden kunnen zijn is het belangrijk om wat meer

wellicht van pas:

gedetailleerde informatie over de bedrijven te hebben. Deze informatie kun je ook gebruiken bij de voorberei-

 Je eigen relatienetwerk of dat van collega’s/vrienden/ bekenden  LinkedIn, Facebook, Hyves, Twitter  Bedrijvengids/telefoonboek/Gouden Gids  Lokale krant/huis-aan-huisbladen  Informatiegids van de gemeente  Dienst Economische Zaken van de gemeente  Kamer van Koophandel  Bedrijfsverenigingen  Middenstandsvereniging

ding van een eerste gesprek. Je kunt informatie vinden via:  websites van bedrijven  LinkedIn, Hyves, Facebook; informatie over gesprekspartner  informatieaanvraag bij de communicatieafdeling van een bedrijf  zoekmachines op internet (bijvoorbeeld www.google.nl)  kranten en tijdschriften (bibliotheek/gemeente/ internet)

 MKB Nederland (www.mkb.nl)

 jaarverslagen (bibliotheek/gemeente/internet)

 Ondernemingsorganisatie VNO-NCW

 foldermateriaal (bibliotheek/gemeente/internet)

(www.vno-ncw.nl)  Serviceclubs; Rotary, Lions, Ronde Tafel etc.

 beursbezoek  netwerk/relaties

(www.serviceclubs.org)  Bezoek aan industrieterreinen/bedrijvendagen

Waar vind ik algemene informatie over

 Vrijwilligerscentrales- en steunpunten

Maatschappelijk Betrokken Ondernemen?  MOVISIE (www.movisie.nl/betrokkenondernemen)  MVO Nederland (www.mvonederland.nl)


***

BIJLAGE 3: VOORBEELDBRIEF [naam bedrijf] [naam contactpersoon] [adres bedrijf] [woonplaats, datum] Betreft: Geachte [naam contactpersoon], Allereerst hartelijk dank voor uw belangstelling in een eventuele samenwerking met [naam]. Ook wij zijn ervan overtuigd dat samenwerking tussen bedrijven en maatschappelijke organisaties mooie projecten kan opleveren die de kwaliteit van verbeteren. Zoals afgesproken in ons telefoongesprek van [datum] ontvangt u bijgaand aanvullende informatie over [naam organisatie] en het activiteitenaanbod van onze organisatie/afdeling. Wij zien er naar uit met u kennis te maken op de [datum] en we hopen op een vruchtbaar gesprek. Met vriendelijke groet, [naam] [functie] [naam afdeling]

Bijlagen: -…………… -……………

***


BIJLAGE 4: PLAN VAN AANPAK 1. Achtergrond Hoe zijn we tot dit idee gekomen? Wie heeft wie benaderd? 2. Doelstelling en resultaten van de samenwerking Wat beogen beide partijen met de samenwerking? Wat zijn concrete resultaten van de samenwerking? 3. Organisatie Hoe ziet de organisatie eruit? Welke mensen zijn van beide partijen betrokken? 4. Activiteiten en verantwoordelijkheden Wat gaan we samen doen? Eventueel onderverdelen in verschillende stappen. 5. Kosten en betalingswijze Wat zijn de investeringen in tijd, middelen en geld die beide partijen doen? 6. Planning Wanneer start het samenwerkingsproject? Wanneer vinden de activiteiten plaats? Wanneer is het project afgelopen? 7. Communicatie Hoe gaan we communiceren over dit project? Wie is verantwoordelijk voor de PR? 8. Aanvullende voorwaarden aan de samenwerking a) van de maatschappelijke organisatie b) van de samenwerkingspartner


***

BIJLAGE 5: DRAAIBOEK EENMALIGE ACTIVITEIT Project X

Naam project

Adres, telefoon

Volledige naam instelling, volledig adres, telefoonnummer

Contactpersonen locatie

Naam, telefoonnummer, e-mailadres

Contactpersoon bedrijf

Naam

Projectleider bedrijf

Naam, e-mail, telefoonnummers

Taken

Korte taakomschrijving

Datum en dag project

aantal personen opmerkingen

Voorbereiding

Overleggen bestuur, belanghebbenden Begroting maken en budget vinden Draaiboek maken Benodigdheden kopen Dekking verzekering nakijken Bewoners, buren, indirect betrokkenen en dergelijke informeren

***


check

verantwoordelijkheid

Project X

Voorbereiding (vervolg)

Naam project

Datum en dag project

Presentatie samenstellen, ruimte reserveren, presentatiemateriaal regelen Koffie, thee, limonade, koek verzorgen Lunch voorbereiden Digitale camera, video reserveren

Info voor vrijwilligers

Projectleider bedrijf aanstellen Programma maken Deelnemerslijst maken Kledingadvies schrijven Bereikbaarheid uitvinden Informatie uitdelen Introductie locatie/instelling Introductie bedrijf Instructie over taken Taakverdeling deelnemers Begeleiding uitvoering taken Foto’s, video-opnames maken Opruimen Afsluiten/dankwoord


***

BIJLAGE 6: STANDAARDOVEREENKOMST 1. Partijen Ondergetekenden: a) [naam voluit], hierna te noemen [verkorte naam] b) Samenwerkingspartner (naam voluit) hierna te noemen: [verkorte naam] Verklaren het volgende te zijn overeengekomen. 2. Plan van aanpak 2a. Doelstelling van de samenwerking... 2b. Activiteiten en verantwoordelijkheden... 2c. Kosten en betalingswijze... 2d. Planning... 2e. Communicatie... 2f. Voorwaarden aan de samenwerking

a) Van:…

b) Van samenwerkingspartner:...

3. Juridische bepalingen 3a. Gebruik naam en beeldmerk samenwerkende organisaties. Het gebruik van elkaars naam en merk(tekens) bij interne en externe communicatie kan in onderling overleg plaatsvinden. 3b. Aansprakelijkheid Iedere aansprakelijkheid van partijen is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door hun aansprakelijkheidsverzekeraar wordt uitgekeerd, te vermeerderen met het eigen risico.

***


3c. Opzegging

De overeenkomst eindigt: * Van rechtswege op... [datum]; * Van rechtswege ingeval één der partijen in surseance van betaling, in staat van faillissement verkeert of wordt ontbonden; * Door schriftelijke opzegging door één der partijen, met inachtneming van een termijn van...[termijn]; * Met wederzijds goedvinden; * Ingeval de overeenkomst door één der partijen wordt ontbonden (zie 3d.).

Indien deze overeenkomst tussentijds door ontbinding of opzegging wordt beëindigd, bepalen partijen gezamenlijk de gevolgen van de beëindiging. 3d. Ontbindende voorwaarden (optioneel)

a) Van informele zorgorganisatie:...

b) Van samenwerkingspartner:...

Getekend op: [datum] Door: Vertegenwoordiger informele zorgorganisatie: Vertegenwoordiger samenwerkingspartner:


***

BIJLAGE 7: EVALUATIEFORMULIER De afgelopen tijd is er hard gewerkt aan [naam project]. We zijn blij met uw inzet hierbij. Omdat we graag willen weten of u tevreden bent over zowel het verloop als de resultaten van het project, vragen we u nog eenmaal een tijdsinvestering voor het beantwoorden van deze vragenlijst. Daarmee geeft u ons noodzakelijke en waardevolle feedback. 1. Wat heeft u doen besluiten om mee te doen met dit project? 2. Hoe vond u de organisatie en voorbereiding van het project waar u aan hebt deelgenomen (informatie vooraf, tijdsplanning, plan van aanpak)? 3. Hoe vond u communicatie voorafgaand en tijdens het project? 4. Hoe heeft u de samenwerking met mensen van de informele zorgorganisatie en/of het bedrijf ervaren? 5. Hoe heeft u het persoonlijk ervaren om aan dit project mee te doen en heeft het voldaan aan uw verwachtingen? 6. Heeft u verder nog opmerkingen met betrekking tot het project waar u aan heeft deelgenomen? 7. Vindt u dat uw bedrijf of organisatie met informele zorgprojecten/met bedrijven moet verder gaan? 8. Als er weer een dergelijk project georganiseerd zou worden, zou u het dan leuk vinden om opnieuw deel te nemen? 9. Heeft u zelf nog ideeën voor andere projecten?

***


MOVISIE is hét landelijke kennisinstituut en adviesbureau voor maatschappelijke ontwikkeling. We bieden toepasbare kennis, adviezen en oplossingen bij de aanpak van sociale vraagstukken op het terrein van welzijn, participatie, zorg en sociale veiligheid. In ons werk staan vijf actuele thema’s centraal: huiselijk & seksueel geweld, kwetsbare groepen, leefbaarheid, mantelzorg en vrijwillige inzet. Onze ambitie is daadwerkelijk te investeren in een krachtige samenleving waarin burgers zoveel mogelijk zelfredzaam kunnen zijn.

Informele Zorg in bedrijf Informele zorgorganisaties boren door bezuinigingen steeds vaker andere bronnen aan om hun activiteiten te kunnen blijven financieren. Bedrijven raken juist steeds meer geïnteresseerd in Maatschappelijk Betrokken Ondernemen. Dat biedt kans op vernieuwing en alternatieve samenwerkingsverbanden tussen informele zorgorganisaties en bedrijven. De vraag is nu hoe succesvolle samenwerking tot stand komt. Deze webpublicatie helpt je jouw wensen richting bedrijven helder te formuleren. Ook helpt het je om de sterke kanten van je organisatie in kaart te brengen met als doel: een gelijkwaardig partnerschap te vormen met één of meerdere bedrijven. Aan de hand van praktische tips, praktijkvoorbeelden en verdiepingsmateriaal kun je aan de slag. Deze webpublicatie is bedoeld voor medewerkers, op zowel leidinggevend als op uitvoerend niveau, en vrijwilligers van informele zorgorganisaties. Ook voor bedrijven die met zorgorganisaties willen samenwerken biedt deze publicatie inzicht en inspiratie.

Postbus 19129 * 3501 DC Utrecht * T 030 789 20 00 * F 030 789 21 11 * www.movisie.nl * [email protected]

Informele Zorg in bedrijf. Handleiding samenwerken met het bedrijfsleven voor informele zorgorganisaties

Recommend Documents