Informatika controlling. KontrollHáz© koncepció VÉRY ZOLTÁN BMS Informatikai és Tanácsadó Kft. - Üzletfejlesztési-igazgató
[email protected] ABSTRACT IT- Controlling. The ControlDom® Conception Informatics „enables”. It enables business enterprises to attain rapid reactions, flexibility, collaboration, inter-work, and digital communication at a high level. The informatics of organizations generates, operates, supports, and gives free run of very complex solutions needed to be sustained, that is, to be controlled. Thus, the IT-contoller supports feedback -, feedforward-, and preventive control, with the activities of planning, analysing, auditing, and information- supply, at the same time. The Control Dom® Concept provides a coherent, and multiperspective, frame formed by the control elements, methods, and systems, applicable in the field of informatics. The „Dom” is the centre of controlling, and the field of polyphonic professional and managerial discourse as well.
1
Az informatika aspektusai Az informatika „képessé tesz”. Képessé teszi az üzleti vállalkozást a gyors reagálásra, a rugalmasságra, a magas szintű digitális átvitelre, a kommunikációra, az elektronikus együttműködésre illetve a távmunkára. Az informatika nagy komplexitású megoldásokat épít, üzemeltet, tart fenn és bocsát rendelkezésre. Mindezt kézben kell tartani, szabályozni, irányítani (más szóval, kontrollálni) szükséges. Az informatika controlling az üzleti-, üzemgazdasági- szabályozás, vezénylés, megelőzés feladatokat támogatja: tervezési, elemzési, önellenőrzési és információ-ellátási tevékenységekkel. Az informatika gyűjtőfogalmat használjuk az információmenedzsment, az információtechnológia és az információrendszer együttes kifejezésére. Az informatika a szervezeti funkcionális területek között kettős szerepet tölt be. Egyrészt szolgáltat, másrészt innovációs feladatokat lát el. Összetett szolgáltató- és innovációs-egység, mely nélkül ma már nem működtethető sem a versenyszférában, sem a közszolgáltatási szférában egy szervezet sem. Az informatika alapvető feladatai: [1] •
Az információs-erőforrások szakszerű beszerzése, üzembe helyezése és készültségben tartása.
•
Az információs-erőforrások rendelkezésre állásának és használatának felügyelete.
•
Az információtechnológia nyújtotta lehetőségek és az üzletstratégiai célok összehangolása.
•
Az informatikai személyes- és szervezeti-tudásbázis gondozása.
Az informatika nem csupán egy költséghely a többi költséghely mellett a controller palettáján. Az átláthatóság illetve a befolyásolhatóság szakmai alapcéljainkat ki kell terjesszük a szervezeti informatika területére is ahhoz, hogy ne „fekete dobozként” kezeljük. A felsővezetői döntés után átfogó tervet kell készítenünk az informatika-controlling rendszer illetve az azt alkotó kontroll-elemek és kapcsolódások kialakításához, megvalósításához Mindezt az érintettek (érdekeltek és ellenérdekeltek) közös munkájával érhetjük el. A mérhető és értékelhető informatika – mint stratégiai cél, a controlling módszerek és eszközök illetve a controller szakemberek közreműködésével valósulhat meg igazán.
ORGWARE IM
Information Management
i AR E
AR W FT SO E Information Technology
MC
HA RD W
Management Control
IT
1 ábra C
2
i ht@
Az 1. ábra áttekintést nyújt az informatika perspektíváiról és hajtóerőiről. Drótos György szerint: „az információrendszerek: komplex, szociotechnikai rendszerek.” [2] Ez a komplexitás az informatika többszempontú tervezését, elemzését és értékelését, azaz több dimenzió (perspektíva) egyidejű kezelését jelenti. Az MC terület (management control area / controlling area) a kontroll centruma, a többszólamú szakmai és vezetői diskurzus színtere. Ezen a területen tevékenykedik az informatika-controller. Ő az aki integrációs illetve koordinációs szerepet lát el az informatikai szakmai részterületek, úgymint: - információtechnológia (IT), - információmenedzsment (IM) és más vállalati kontroll-területek, mint: a pénzügyi-vezetés és más funkcionális vezetési területek között. Ma nemcsak pénz-tőke, hanem információtechnológia és információmenedzsment is szükséges majdnem minden üzleti tevékenységhez. Az informatikai innovációs-hullámok hardware- és software-hajtóerői mellett számolnunk kell a megfelelően kialakított, együttműködő szervezettel, új módszerekkel és eljárásokkal illetve a személyes- és szervezeti-tudással, azaz az. orgware-hajtóerővel is, mely a szociotechnikai rendszer alkotó része. Az informatika-controller szerepe Az informatika-controller a belső szervezeti-egység vagy az önálló informatikai cég vezetőinek belső pénzügyi - üzemgazdasági tanácsadója, a cég kontrollőre.[3] Hasonló szerepet tölt be a szervezetben, mint más funkcionális controller. Az informatika-controller látja el – többek között – a CIO-t (Chief Information Officer, informatikai-igazgató) és vezetői stábját „éppen időben”: világos tartalmú, jól fókuszált, megbízható vezetői információkkal. Mindezt nagyon gyorsan kell tennie, ezért őt is hatékony informatikai eszközökkel és módszerekkel kell támogatnunk. A CIO és az informatika-controller (ICO) az üzletirányítás (business management) kulcsszereplői. [1] Controller tevékenységek TERVEZ ELŐREJELEZ
FELTÁR
KONSZOLIDÁL
FELISMER
KALKULÁL
MÉR MEGELŐZ
ELEMEZ
MEGFIGYEL
ÉRTÉKEL
INFORMÁL
KOMMENTÁL
FELMÉR
KERESI az OKOKAT
MODELLEZ RENDSZEREZ
ÖSSZEHANGOL
ÖSSZEVET
2 ábra
ELLENŐRIZ Copyright© veryz
Az informatika-controller a fentieken túl, új módszereket, módszertanokat "kutat fel", vezet be illetve gondozza az információs-folyamatokat és az informatika-controlling rendszert.
3
A KontrollHáz© koncepció Ez a „ház” egy metafora. Az informatika-controlling rendszer egy metaforája. „Szellemi-építmény”, mely Segítségül szolgál interpretáláshoz. Áttekintést, összefoglalást nyújt a szemléletformálásban. Az információs-társadalom korszakban a jelek, mindenekelőtt a képek mind jobban és mind több üzenetet közvetítenek. Gondoljunk csak az Internet képi világára vagy az útszéli giga-poszterekre. A KontrollHáz© az irányítás központja. Az informatikai komponensek felügyeletének illetve az információ-technológia és az üzleti-stratégia összehangolásának a színtere. Nem földrajzi-fizikai tér ez, hanem kibernetikus tér. Olyan virtuális-tér, mely ez előzőkben megfogalmazott célokra összpontosít: eszközöket, módszereket és embereket. A KontrollHáz© koncepció célja, hogy átláthatóságot teremtsen az irányításban (kontrollban), a rendszer tervezésében és megvalósításában.[4] Mutassa be az informatika-controlling rendszer architektúráját. Az építmény alapzatát, pilléreit, építőköveit, tereit és azok kapcsolatát. Nevezze meg a rendszer funkcióit. Gondolati sémával szolgálja a konkrét megoldás fejlesztését. Az építmény a koncepció logikáját vetíti elénk. A „KontrollHáz” az operatív irányítás centruma.
Reports
SZ
A LT GÁ L O
FELÜGYELET
3. ábra
Döntés Döntés
ÖSSZEHANGOLÁS
_I
NN OV
ÁC
IÓ
ITXpress Adattárház
Informatikai SZOLGÁLTATÁS
Informatikai FEJLESZTÉS
Informatikai ÜZEMELTETÉS
Informatikai BERUHÁZÁS Controller
Business DB
Erőforrások
CMDB
Talentumok
BI Z
S TÁ
VEZETŐI INFORENDSZER
ITIL
CIO
Copyright@veryz
A „ház” tartóoszlopai (a felügyelet illetve az összehangolás) biztosítják számunkra az irányíthatóság megvalósítását és fenntartását, egyrészt az üzemeltetésben és szolgáltatásnyújtásban, másrészt az üzleti-informatikai innovációban. A „ház” hídszerepet lát el az üzleti- illetve az informatikai-logika között.
4
Felügyelet A felügyelet (supervision) tipikus kontroll funkció, mely kiterjed az informatikai eszközökre és komponensekre, a felhasználókra, az informatikai projektekre, a termékekre, a minőségre illetve az informatikai teljesítményekre, kapacitásokra és kompetenciákra egyaránt.
Összehangolás Az üzleti-stratégia, az üzleti-folyamatok, tevékenységek és az információtechnológia összehangolása, (IT-BIZ alignment, Microsoft szlogennel: „orkesztráció”-ja) rendszerintegrálási, folyamat-újjászervezési, folyamat-optimalizálási, automatizálási, képzési, és architektúra váltási, stb tevékenységekkel valósítható meg. „Az információtechnika alaposan megpezsdítette az információrendszerek szervezését: új lehetőségek, s ugyanakkor új feladatok merültek fel. Valamit értenünk kell ebből a technikából ahhoz, hogy az irányzatokat, a lehetőségeket megértsük.” - írja Dobay Péter, ismert „információmenedzsment” könyvében. Ma már tudjuk: az információtechnológia valóban erősen insprirálja az üzletet és viszont.
A KontrollHáz© minősége [3] A minőség a termék vagy szolgáltatás összes azon tulajdonsága, mely alkalmassá teszi a fogyasztói igények, követelmények kielégítésére, mint: megbízhatóság, felhasználó barát megoldás, hatékonyság, biztonságos üzem, követhetőség, fenntarthatóság, hordozhatóság, skálázhatóság, stb. A "ház-architektúra" megvalósításakor tág értelemben használjuk a minőség fogalmát, ugyanis nem csak a kimeneten közvetlenül megjelenő termékek és szolgáltatások minősége a fontos a számunkra, hanem a teljes vertikum minőségszintje nyújtja számunkra az eredményes működést. Ha a „ház” egy eleme, egy alkotórésze gyenge, akkor a többi hiába kimagasló minőségű. Az eredményt az elemek minőségének szorzata adja, nem az összege. A minőség egyik értelmezése ebben a tekintetben: mindazon elemek, tényezők tulajdonságainak az összessége, amelyek befolyásolják az eredményes üzemeltetést. A "ház-architektúra" megvalósításánál tehát a gazdálkodó egység nagyságától és tevékenységétől függően határozható meg minden komponensre az a minimum követelmény, amely szükségesek a helyes és jó működés fenntartásához. Például belső szabványok, belső szabályzatok készítéséhez, a szerződéskötéshez (SLA) előírt követelmények, adattárolási és adatkezelési követelmények, tevékenységi követelmények, stb. Azt mondhatjuk tehát, hogy a "ház-architektúra" megvalósítása esetén a minőséget a következőképpen biztosíthatjuk: •
Határozzuk meg az adott építőelem követelményeit az adott környezetre vonatkozóan. Az inputra, a folyamatra, a tevékenységekre és az outputra. Pl: az üzemeltetés folyamatainak, tevékenységeinek milyen követelményeket kell teljesíteni a megbízható- és folyamatos üzemhez.
•
Határozzuk meg a követelmények teljesítésének, elérésének módját. Azt, hogy mi szükséges a követelmény teljesüléséhez: eszköz, technológia, ember, szaktudás, információ, stb.
•
Határozzuk meg a követelmények teljesülésének, megvalósulásának biztosítását. Hogyan érhető el az amit terveztünk, miképp biztosítható az elvárt eredmény. (minőségbiztosítás)
•
A "ház-architektúra" minden elemére az alkalmazható helyi sajátosságoknak megfelelően: input tevékenység - output vonatkozásában:
•
Minősítés: mérési pontok és minősítési módszerek és standardok meghatározása. (ISO, CMM, 6Sigma) Az ellenőrzési pontok és az ellenőrzés módjának meghatározása.
•
A „nem megfelelő” tulajdonságok, hibák kezelésének, javításának a meghatározása.
5
Összefoglalva: a "kontrollház-modell" a minőséget nem csak a termékekre és szolgáltatásokra értelmezi, hanem annak minden elemére és folyamataira együttesen. A „kontrollház-modell” az üzletirányításon alapuló minőséget követi, mivel az értékteremtő, értéktöbbletet realizáló tevékenységekhez kapcsolódva támogatja aminőség megvalósulását.
Az informatika kontroll-tényezői [1] Az informatika-controllernek a pénzügyi-üzemgazdasági eszközök és módszerek ismeretén túl, jól kell ismernie és értenie az informatika szakmai-részterületek (üzemeltetés, szolgáltatás, help desk, fejlesztés, beruházás) nyelvét, gondolkodását, problémáit illetve a részterületeken alkalmazott hardware-, softwareés orgware-komponenseket illetve technikákat. Az integráló-, koordináló-szerepkör is ezt várja el. Lássunk néhány alapvető kontroll jellemzőt: •
Gyorsan fejlődő, innovatív szakterület. Az állandó megújulás beruházásokat generál. Folyamatosan sokat kell rá költenünk és nem minden informatikai beruházás térül meg. Mivel infrastrukturális beruházásokkal is számolnunk kell, nem mindenesetben lehet célunk a megtérülés. Vannak olyan informatikai beruházások, amit a normál technikai fejlődés illetve a gyártók „kényszerítenek” ki.
•
Az informatikai nagyon összetett eszközöket és alkalmazásokat üzemeltet, tart fenn és bocsát a felhasználók (users) rendelkezésére. Ezeket több és többféle komponensből épít. Ez a komplexitás többféle és speciális szakértelmet, tudást igényel, mely magas bérköltséget jelent a szervezetnek.
•
Az alkalmazott hardware-, software-, és orgware-komponensek általában több gyártótól származnak. A heterogenitás illetve a heterogenitás kezelése nagy ráfordítással jár, ezért célszerű a vállalati szabványosítás.
•
Az innovációs-hullámok okozta változások az eszközök, komponensek cseréjén túl, magas képzési költséggel járnak. Folyamatosan képezni kell az informatikai szakembereket és a felhasználókat egyaránt. A képzés pénzben és időben egyaránt nagyon ráfordítás igényes és kockázatos. Gondoljunk csak a fluktuációra.
•
Az információs-erőforrások rendelkezésre-állását (a hozzáférést és a használatot) megbízhatóan, biztonságosan és folyamatosan (évi 365 nap * 24 óra) kell biztosítani. Kezelni kell a „bárhonnan és bármikor” igénnyel hálózatunkra kapcsolódó felhasználókat. Az összes valamilyen jogosult felhasználó hozzáférési-jogosultságát, a erőforrások használatát és annak szükség szerinti elszámolását.
•
Az információs-erőforrások megosztását – a konkurens használatot - több egyidejű felhasználó részére biztosítja, akik versengenek ezekért az informatikai-erőforrásokért, melyek terhelhetősége viszont korlátos. A nagy eszközterhelés, nagy válaszidőket okozhat, mely a használhatóság egyik nagyon fontos tényezője. Ezért az egyes eszközök, komponensek kapacitását illetve az alkalmazott együttfutó licenc-ek számot menedzselni szükséges. A licencgazdálkodás jelentős költségnövekedéssel jár(hat).
•
Az információs-rendszer legbizonytalanabb és legköltségesebb tényezői maguk a felhasználók. Részben azok a felhasználók, akiket személyesen nem is ismerünk, mivel például távolról, hálózaton keresztül kapcsolódnak az erőforrásainkhoz. A felhasználók kezelése (azonosítása, felügyelete, elszámolása) igen ráfordítás igényes feladat, amit a Gartner Group felmérései is igazolnak.
•
Az előre ismeretlen, változó felhasználói igények változó kapacitás-szükséglettel illetve kapacitás-lekötéssel járnak. A „rugalmasság” követelményének teljesítése pénzügyi-üzemgazdasági illetve vezetési-irányítási szakértést kíván. (pl: tőkelekötés, outsourcing, irányíthatóság, stb)
6
•
A elosztott- és földrajzilag kiterjedt informatikai-infrastruktúra illetve a nyitott kliens - szerver típusú architektúra átláthatósága megköveteli a rendszerfelügyelet eszközeinek és módszereinek alkalmazását. Rendszerfelügyeleti eszközök és módszerek nélkül nem alakítható ki hatékony, hatásos és hasznos informatikai controlling-rendszer.
•
A controlling összehangol. Összehangolja az IT-t és az ÜZLET-i startégiát. Ezt az összehangolási körfolyamatot IT fejlesztési- és beruházási-folyamatokkal szabályozza. Lásd az alábbi ábrát [4]:
Az összehangolás körfolyamata Üzlet / Business
Együttműködés
Versenyhatás
- Folyamatok - Ügyfelek - Munkatársak
Üzleti hatás
Informatikai
Informatikai
Szolgáltatás
Tervezés
Informatikai
Informatikai
Informatikai
Beruházás
Felhasználó hatás
Innovációs hatás
Service Desk
Informatika
Fejlesztés Informatikai
Üzemeltetés Validá
Copyright@veryz
lás
Informatikai
Telepítés
Technkai hatás
Kulcstényező a HR A szociotechnikai rendszer megtervezésének, kifejlesztésének és eredményes működtetésének alapeleme: maga az ember. Többen gondoljuk ezt így: „A legnagyobb hangsúlyt a siker kulcstényezőjére a humán faktorra helyezem.” [6] Az üzleti versenyelőnyök egy jelentős része a szervezeti tanulás során keletkezik. A tanuló szervezet olyan intézmény, amely tudatosan és módszeresen alakítja a szervezeti tudás létrehozását, megszerzését és átadását. Célja, hogy a szervezeti know-how komponenseinek előállításával, gyűjtésével, megőrzésével és szabályozott hozzáférés biztosításával radikálisan javítsa a controlling tevékenységek hatékonyságát illetve hatásosságát. „A hiányos felkészültség gátolja a controlling rendszer hatékonyságát. A controlling a fejekben kezdődik” [7] és a vezetői döntésekben, intézkedésekben illetve az emberi tettekben valósul meg. Az üzletirányítás alapvető célja a profit-, a pénz-, a tőke-és vagyonszerzés irányítása, kézben tartása, de a controlling tudás-kontrollt is jelent egyben. A controlling tevékenységek magas szintű tudással, képességekkel valósíthatók meg. A controlling nem magától értetődik. Az informatikusok is folyamatos képzésben, továbbképzésben vesznek részt. Intézményi képzésben és egyre inkább a „szervezeti- tanoda” [3] keretében. De másból is tanulnak. A konstruktív együttműködésből, az eszmecserékből, a vitákból, a közös előretekintésből, a sikerekből, a kudarcokból és a munkavégzés közben („on the job”). 7
A szervezeti-tanulás A vállalatok válságának, tönkremenetelének az egyik oka az, hogy képtelenek tanulni. Ez azt jelenti, hogy nem alkalmazkodnak, nem fejlődnek, miközben a világ, az üzleti környezet körülöttük rohamosan változik. A vezetők egy része Humántőke Mgmt. tisztában van vele, hogy vállalatának jövőbeni sikere olyan ismeretek birtoklásától függ, amelyek korábban távol álltak tevékenységüktől. TELJEMost viszont új tudáselemeket kell cégükbe építeni, mégpedig KÉPZÉS SÍTMÉNY gyorsan. Oktatási vezetőket bíznak meg, hogy építsék ki és működtessék a szervezeti-tanulás rendszerét. A nagy vállalatoknál TANANYAGezt a feladatot látja el a Chief Learning Officer (CLO), melynek FEJLESZTÉS Magyarországon: az Oktatási Igazgató beosztás felel meg leginkább. Az ábra jól szemlélteti azt a komplex tanulási-rendszert, melyben a szervezeti-tanulási részrendszer összekapcsolódik a vállalati teljesítményértékelő részrendszerrel és ezt a kapcsolatot a humán erőforrás-fejlesztés felelőse, az Oktatási Igazgató (CLO) felügyeli és szabályozza, például a tananyagok fejlesztésének irányításával.[8] Másképp készítenek illetve szerkesztenek egy hagyományos, tantermi oktatásra szánt tankönyvet és máshogy egy eLearning-alkalmazás (önképzési) célra készített „tankönyvet”, azaz tudásobjektumot (knowledge object). Az eLearning tananyag kihasználja a számítástechnika és informatika összes lehetőségét és szöveg, hang, kép, grafika, videó tartalmú digitális komponensekből építkezik. Másképpen fogalmazva: multimédiás tananyagot készítenek, a gyors és hatékony tanulás érdekében. Több vállalatnál a folyamatos és tömeges képzési folyamatokat és a CLO vezetői munkáját controller támogatja. Hasonlóképp, mint az üzleti alapon működő oktatási vállalatoknál teszik azt. Vegyes képzés. (bLearning) A bLearning (blended learning) az elektronikus alapú önálló-tanulás (eLearning) és a hagyományos tantermi csoportos-képzés vegyes használata (ötvözete), amely az adott képzési-szervezet és a képzendő célcsoport igényeire lett testre szabva. A bLearning magába foglalja a hallgatók számára valós értéket jelentő személyes kapcsolatot. Oktatóval, más hallgatókkal vagy a szakértővel történő személyes kölcsönhatást. Ugyanakkor célszerűen és a képzési hatékonyság javítása érdekében használja a jelenlegi elektronikus információs- és kommunikációs-technológiákat a azonos érdekű, de egymástól földrajzilag elkülönült emberek közötti kapcsolat létrehozása. A tudás, az újabb ismeretek közvetítése és elsajátításának támogatása az alapvető célja. Egyéni-tanulás a hálózaton (eLearning) A számítógép-hálózatok széleskörű elterjedése előtt távoktatás néven futott egy program, mely távirányítás alapon működött és az egyéni tanulásra épült. Nem sok sikerrel. Ma már hatékonyabb eszközök és módszerek állnak a rendelkezésünkre. Az eLearning szisztéma nem csak egy informatikai alkalmazás. Az eLearning egyrészt tanulási folyamat, amit elektronikus információs- és kommunikációs-technológiával valósíthatunk meg, másrészt képzési tartalom, amit a technológia közvetít. Mindkettőt irányítani szükséges. Ezt az irányítási munkát támogatja a controller, tervezési, rendszergondozási, üzemgazdasági, stb tevékenységekkel. Általános irányelvként kimondható, hogy minden olyan tanulás, ahol a tapasztalati tanulásra van szükség az ismeretek, képességek elsajátításához (pl: szerepjátékok, szimulációk, stb) ott a hagyományos csoportos keretek között marad az oktatás. epikusan csak „élőben” sikeresek a csapatépítő tréningek. eLearning alapú képzés ott a legsikeresebbek, ahol nem készséget, hanem ismereteket kell fejleszteni, pl: új informatikai alkalmazások illetve új termékek megismeréséhez. Az eLearning alapú képzés módszertana
8
Az eLearning sikerének feltételei (módszertani információ-technológia, gazdaság-pénzügy) közül az alkalmazott képzési módszertan meghatározó. Az eLearning módszertan három fő területe: •
Tananyag- illetve tananyag-csomag fejlesztési módszertan
•
Tanítási-tanulási folyamat módszertan
•
Alkalmazás bevezetési módszertan
Mindhárom módszertan szervezési, irányítási, minőségbiztosítási feladatokat is jelent. Kölcsönös öszszefüggés áll fenn az első két módszertan között, melyeket tervezni, felügyelni szükséges. Az egyes képzési programok kifejlesztése projektmunka során áll elő. Az eLearning képzési programok bonyolítása személyre szabottan történhet és személyre szabottan történhet a vizsgáztatás is.
Költséghelyi kontroll Az egyes költségnemek az erőforrások szerkezetét követve jól kialakíthatók. (pl: alkatrészköltségek, személyi-költségek, közterhek, vásárolt szolgáltatások költségei, értékcsökkenés, stb) A controlling kalkulált – azaz nem tényalapú, hanem számolt vagy becsült – költségnemekkel is számolunk. A tulajdonosi szemlélet és érdek ezt kívánja. Ilyen például a „kalkulált kamat”, mely a beruházáskor feláldozott tulajdonosi tőke elmaradt hozama, a kapott kamat vagy a „kalkulált écs”, mely a gyorsított értékcsökkenési leírás egy speciális alkalmazása. A vezetői-eredményszámítást, értékelést szolgálja. A vezetői illetve tulajdonosi döntésből származik. Nem számviteli-, hanem vezetési-, irányítási-tényező. A költséghely szintű költségszámítás, egyrészt a felelősség, másrészt az okozati-elv alapján rendszerezi a költségeket. A költségeket egyrészt a felelősökhöz, másrészt az okokat kiváltó teljesítményekhez (melyek az üzemeltetés során felmerültek) rendeljük. Ez a controlling költséghelyi szemléletének alapja. A szolgáltatás-kalkulációban az egyedi költségeket közvetlenül, míg az általános költségeket közvetve számoljuk a költségviselőre, azaz jelen esetben a szolgáltatás-tételre. Az általános költségeket általában valamilyen belső megállapodás szerint kialakított költségfelosztási procedúra szerint osztjuk a szolgáltatásokra. Ezt korszerűen úgy oldhatjuk meg, hogy a költségnem és a költségviselő kalkuláció közé költséghely-számítást építünk, mellyel számításba vehető a költséghelyen felmerült összes költség, amit a szolgáltatás okoz. Lehetővé válik, hogy „igazságosabban” és differenciáltan (felelősségi területenként eltérő kulccsal) osszuk el az általános költségeket. A költség-controlling elsősorban az általános (közvetett) költségek felosztásának módszerére összpontosít. Javasolt költséghely-csoportok: Elsődleges kiszolgáló-egységek (primer költséghelyek) •
Üzleti-alkalmazás kiszolgálók
•
Hálózati tartományok
•
Kliens eszközök
Másodlagos kiszolgáló-egységek (szekunder költséghelyek) •
Ügyfélszolgálat (Help Desk)
•
Szervezeti képzés
Infrastruktúrális-alapú kiszolgálók (pl: PRINT-szerver, MAIL-szerver) Az alábbi tábla áttekintést nyújt („At 9
a Glance”) az informatikai üzemeltetés költséghelyi összesítőjéről. [1] KH 601 Hw:
VÁLLALATI RÁNYÍ TÁSI ALKALMAZÁS szolgáltató
HP ProLiant
CPU: Intel Xeon
Opsys: MS WINDOWS Server 2003 Memória: 1 GB
2 db
KérésMax: 2693 / minute
Válaszidő:
Költségnemek Elsődleges költségek Szerver hardware-écs. Szerver opsys sw-écs. Szerver karbantartás Szerver bővítés ERP alkalmazás software-écs. SQL Server2000 DBMS Sw-écs. Alkalmazás karbantartás Alkalmazás support Alkalmazás továbbfejlesztés Kalkulált leírás Kalkulált kamat Összes elsődleges költség: Másodlagos költségek Átterhelés: szerverhelység Átterhelés: védelem Átterhelés: áram Átterhelés: Print Server Összes másodlagos költség: Összesen:
0,13 sec
Terv-költség
Tény
költség (eFt) 500 200 300 1 200 20 000 2 000 100 100 1 320 50 100 25 870 14 280 6 7 307 26 177
Tároló: 80 GB
Kapacitás: 365 * 24 óra
Fix
Változó
1 000 250
12 000
500 50 1 700 3 800 -2 000 0 900 900 1 680 0 0 7 530
42 21 63 12 063
20 400 42 21 483 33 883
6 120 36 14 176 7 706
18 000 2 000 1 000 1 000 3 000
20 400
420 21 670
Eltérés
1 000 250 2 000 5 000 18 000 2 000 1 000 1 000 3 000 50 100 33 400
2 000 5 000
21 250
Össz
Kockázatkezelés „Kezeld az informatikát fenntartással!”- sugalmazzák. Ha elgondolkodunk a napi tapasztalatainkon, akkor azt kell mondanunk: „Ebben van valami!” A kockázat tehát, nem csak pénzügyi. Az információtechnológia a rohamos fejlődése során még csak manapság ért el oda, hogy a bizonytalanságot tudatosan kezelje. Bizonytalanság jelentkezhet a működésben, a szolgáltatásnyújtásban, a fejlesztés és beruházás során illetve az emberi gondolkodás és munka során. A nyelvi kifejezéseink is számtalan bizonytalanságot szülnek. Úgymond, sok „fuzzy” észlelés, értékelés kíséri controlling feladatainkat. Célszerű az informatikai kockázatok tudatos kezelését is beépíteni a controlling rendszerbe. Monte Carlo szimulációs és Fuzzy Logikai módszereket is követve illetve eszközöket alkalmazva.
Ajánlások az informatika-controlling rendszer kialakításához 1.
Jussunk konszenzusra = az informatika a vállalati stratégia része.
2.
Dolgozzuk ki az informatikai tervezési- és jelentési-rendszert.
3.
Tervezzük meg az összes kontroll elemet és kapcsolódásaikat.
4.
Szerezzünk be és üzemeltessünk rendszerfelügyelet-eszközöket.
5.
Készítsünk és tartsunk karba IT-komponens szintű leltárt.
6.
Vezessünk be Help Desk szolgáltatást.
7.
Készítsünk szolgáltatás-katalógust és SLA mintákat a szerződéskötésekhez.
9.
Tudatosan és módszeresen kezeljük az IT kockázatokat.
10. Folyamatosan működjünk együtt az informatikai részterületek vezetőivel, szakértőivel.
10
Hivatkozások [1] Véry Zoltán: Informatika-controlling (in: Ágazati- és funkcionális-controlling - Saldo K., Bp., 2004) [2] Drótos György: Az információrendszerek perspektívái (BKAE Doktori Értekezés, Bp., 2001) [3] Véry Zoltán: Controlling perspektívák (CIO Kézikönyv - Management Kiadó, Bp., 2003) [4] Véry Zoltán: IT-Control (in: Gyakorlati controlling - Raabe Kiadó, Bp., 2000) [5] Dobay Péter: Vállalati információmenedzsment (Tankönyvkiadó, Bp., 1997) [6] Raffai Mária: BPR. Üzleti folyamatok újjászervezése (Novadat Bt., Győr, 1999) [7] Radó István: A controlling a fejekben kezdődik (Kontrolling. A szakma lapja. 2000 / 1. szám) [8] Véry Zoltán: Tudáscontrolling a technológiatranszfer során (Vezetéstudomány 2004 szeptember)
11
12
