Leeswijzer voor bedrijven
Informatieverzorger
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen.
Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie.
Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Informatieverzorger.
Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma’s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Informatiedienstverlening.
Informatieverzorger
Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
- n.v.t.
- n.v.t.
- n.v.t.
• Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum • Bibliotheekmedewerker • Informatieverzorger
Informatieverzorger Beroepsbeschrijving De Informatieverzorger werkt in een organisatie of bij een afdeling waar sprake is van Documentaire informatievoorziening (DIV), in de publieke (overheids-)sector of de private sector. De Informatieverzorger richt zich op (documentaire) informatie die binnenkomt in de organisatie of die door de organisatie wordt geproduceerd. Hij selecteert, registreert en digitaliseert interne en in- en uitgaande documenten in een systeem. Hij beheert, bewaart en behoudt conform weten regelgeving cultuurhistorische informatie (fysiek en/of digitaal). Ook vormt hij dossiers en
beheert deze. Hij registreert en ontsluit informatie in het systeem. De Informatieverzorger selecteert en/of vernietigt informatie aan de hand van relevante hulpmiddelen of verzorgt de vernietiging/ overdracht en/of overbrenging. Hij beantwoordt vragen en leent dossiers zo nodig uit. Hij zoekt archiefbescheiden/dossiers op, bergt ze op en registreert ze in de depotadministratie/ inventaris. Ook begeleidt hij medewerkers in de organisatie bij het zoeken naar documenten en adviseert hij over archivering door bijvoorbeeld het geven van een presentatie.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken.
Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen.
Kerntaak
Werkproces
1. Bemiddelt tussen klant en informatie
1.1
Stelt documentaire informatie beschikbaar en verstrekt danwel draagt de gezochte informatie aan de klant over
1.2
Begeleidt klanten bij het zoeken naar informatie
1.3
Administreert gegevens bij de informatiebemiddeling
2. Presenteert en promoot de afdeling/het informatieaanbod
2.1
Verzorgt de (publieks-)ruimte
2.4
Houdt presentaties over producten of diensten van de bibliotheek/ het archief
3. Beheert het informatieaanbod
3.1
Selecteert en verwerkt volgens richtlijnen informatie voor opname of vernietiging
3.2
Beheert informatie en de metadata
3.3
Beheert de ruimte(s)
3.4
Registreert het informatieaanbod
3.6
Adviseert over documentbeheer
4.1
Ontsluit het informatieaanbod formeel
4.2
Ontsluit het informatieaanbod inhoudelijk binnen richtlijnen
4.3
Adviseert over documentontsluiting
4. Maakt het informatieaanbod toegankelijk
Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Medewerker informatiedienstverlening op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak
Werkproces
3.
3.6
Beheert het informatieaanbod
Pieter werkt als Informatieverzorger bij een gemeente. Hij werkt op de afdeling Documentbeheer en Archief. Hij selecteert, archiveert en beheert digitale informatie en dossiers met behulp van de applicaties van de gemeente. De medewerkers van de gemeente maken gebruik van een documentair managementsysteem om documenten zelf aan te maken en op te slaan. Zijn afdeling heeft onlangs het systeem ingericht en houdt nu toezicht op hoe de documenten zijn opgeslagen en gearchiveerd. Zelf onderhoudt Pieter contacten met de gebruikers van het systeem. Zijn ‘klantenkring’ omvat de medewerkers van de afdeling Sport, Recreatie, Cultuur en Kunst. Hij weet waar deze medewerkers zich mee bezig houden. Daardoor kan hij goede ondersteuning bieden en hen adviseren bij het documentbeheer. Bij het in gebruik nemen van het systeem heeft hij hen regelmatig bijgestaan. Ze kunnen hem telefonisch of per e-mail vragen stellen. Vandaag heeft hij een overleg over het systeem met zijn collega’s van zijn afdeling. Dit overleg is regelmatig. Pieter brengt naar voren dat er binnen zijn klantenkring vragen zijn. Hij heeft in de wandelgangen gemerkt dat de medewerkers
Adviseert over documentbeheer
nog niet goed hun weg in het systeem kunnen vinden. Er is weerstand ontstaan tegen het nieuwe systeem. Ze kunnen de documenten niet meer goed vinden en begrijpen het nut niet meer van het digitale werken. Hij heeft de eisen van de klanten goed in kaart gebracht en brengt hun wensen naar voren in het overleg. Pieter doet een voorstel om tijdelijk een zoekstructuur in te richten die is afgestemd op zijn klantenkring.
Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de ‘Informatieverzorger’. Denk aan: Documentaire informatieverzorger en Assistent bedrijfsarchivaris.
Voorbeelden van personeelsadvertenties
Wij zijn op zoek naar een Documentair informatieverzorger Functieomschrijving Klantgerichtheid staat bij onze dienst voorop. De organisatie, maar ook bewoners en bedrijven staan bij ons centraal. De afdeling groeit mee naar grotere slagvaardigheid en professionaliteit. Om de burgers en bedrijven beter van dienst te zijn, zijn wij momenteel een digitaliseringtraject gestart. Er wordt daarom verwacht dat u flexibel, leergierig en bereid bent om in de verandering mee te gaan.
• •
Selecteren en registreren van de inkomende, interne en uitgaande post in een Documentair Informatie Systeem Eenvoudige taken rondom archiefvorming, ordening en archiefbeheer zoals dossiervorming van eenvoudige zaken, toekennen metadata, dossierregistratie
• •
in een Document Management Systeem Informatie verstrekken uit dossiers Interne collega’s begeleiden in het gebruik van het systeem
Functie-eisen: • Mbo werk- en denkniveau, denk aan SOD1 of gelijkwaardig • Een klantgerichte en flexibele instelling • Goede communicatieve vaardigheden • Zowel zelfstandig als in teamverband goed kunnen functioneren • Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift • Vaardigheid in het werken met documentaire informatie systemen • Projectmatig werken • Bereid tot het volgen van cursussen
Wij zijn op zoek naar een Assistent bedrijfsarchivaris Functieomschrijving Als Assistent bedrijfsarchivaris bent u de contactpersoon voor een aantal bed rijfsonderdelen waarvan het archief wor dt beheerd. U houdt contact met de inte rne klanten en adviseer t hen op het gebi ed van archivering. U stelt de actuele informa tiebehoefte vast en begeleidt hen bij het zoeken. U beheert fysieke en digitale documentaire informatie en verstrek t informatie over overgedragen archieve n.
Functie-eisen: • U heef t kennis van Documentaire Informatiesystemen en van docume ntaire informatievoorziening op mbo- werk- en denkniveau • U bent niet alleen klant- en resultaatgericht, maar werkt ook nauwkeurig en kan goed met details omgaan • U toont eigen initiatief en bent zelfstandig • U heef t kennis van Microsoft Officepakketten
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: • Tips voor de praktijkopleider • Trainingen voor praktijkopleiders • Sectorale arbeidsmarktinformatie • Informatie over competentiegericht onderwijs • Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs
ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl 2011/01
