Informatiestrategie en - beleid

Informatiestrategie en beleid 2014-2017 Naar informatie als 4e productiefactor

B.A.M. Loeff

Versie 1.0, 18 september 2013

Versie 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.9 0.91 1.0

Voor gezien

Datum 22-7-2013 31-7-2013 8-8-2013 13-8-2013 15-8-2013 3-9-2013 4-9-2013 18-9-2013

Toelichting Eerste concept Reacties verwerkt, tekst actielijn 2 toegevoegd Tekst actielijn 4 toegevoegd Opmerkingen Bas Blancke verwerkt Kleine tekstuele aanpassingen Kleine tekstuele aanpassingen Versie ter goedkeuring aan Directie Definitief, ter vaststelling door DenH en AV (geen wijz.)

Inhoud

1. Inleiding .................................................................................................................. 2. Informatiestrategie ................................................................................................... 2.1. Ambitieniveau voor informatievoorziening ................................................................. 2.2. Richtinggevende uitspraken .................................................................................... 3. Informatiebeleid ....................................................................................................... 3.1. Actielijn 1: Informatiebeheer op orde ....................................................................... 3.2. Actielijn 2: Samenwerking ...................................................................................... 3.3. Actielijn 3: De Digitale Werkplek.............................................................................. 3.4. Actielijn 4: Informatiebeveiliging .............................................................................

1 2 2 3 5 5 6 7 9

1.

Inleiding

Dit document beschrijft het informatiebeleid van Waterschap Zuiderzeeland voor de periode 20142017. Er is voor gekozen om dit informatiebeleidsplan compact te houden, het beleid voor (verbetering van) de informatievoorziening wordt op hoofdlijnen beschreven. We willen in deze beleidsperiode gaan werken met jaarlijkse uitvoeringsplannen, waarin maatregelen en projecten, waarmee het beleid wordt uitgevoerd, meerjarig worden uitgewerkt. Dat deel vindt u daarom niet terug in dit beleidsplan. De jaarlijkse uitvoeringsplannen worden steeds zoveel mogelijk voorafgaand aan of uiterlijk gelijktijdig bij de voorjaarsnota ingediend, zodat gevolgen voor de meerjarenbegroting van Waterschap Zuiderzeeland inzichtelijk gemaakt kunnen worden. De Algemene Vergadering heeft op 23 april 2013 met deze nieuwe werkwijze ingestemd.

Dit plan bestaat uit twee delen. In het volgende hoofdstuk wordt beknopt de informatiestrategie weergegeven, bestaande uit het ambitieniveau voor deze beleidsperiode en een aantal richtinggevende uitspraken voor de informatievoorziening van ons waterschap. In hoofdstuk 3 wordt de strategie uitgewerkt in beleidsdoelstellingen. Voor ons informatiebeleid zien we vier belangrijke speerpunten.

1

Informatiebeleid 2014-2017 Waterschap Zuiderzeeland

2.

Informatiestrategie

In de tweede helft van 2012 heeft een groep managers en beleidsadviseurs zich gebogen over het ambitieniveau voor onze informatievoorziening en een aantal richtinggevende uitspraken voor de komende jaren. Daarbij is gekeken naar een aantal strategische ontwikkelingen van het waterschap, zoals: • De samenwerkingsstrategie van Waterschap Zuiderzeeland; • De voorgenomen samenwerking in shared services Rijn-Oost (Waterkracht) en de ontwikkelingen bij Het Waterschapshuis (HWH 2.0); • Water Werkt; • Traject Beheerinformatie op orde (als uitvloeisel van de Sectorvisie Watersystemen); • Het beleid Gegevensontsluiting en Open Data. Ook is gekeken naar een aantal technologische ontwikkelingen, zoals de opkomst van mobiele devices, social media, cloud computing en virtualisatie. En er is gebruik gemaakt van de lessons learned uit de afgelopen beleidsperiode (2009-2013). Voor een complete uitwerking en onderbouwing van de informatiestrategie wordt verwezen naar het document ZZL Informatiestrategie 2014-2017 v1.0.

2.1.

Ambitieniveau voor informatievoorziening

Bij de totstandkoming van de informatiestrategie is onderscheid gemaakt in drie ambitieniveaus voor de informatievoorziening van ons waterschap:

I.

Informatievoorziening is ondersteunend aan het primaire proces. Basale informatiesystemen moeten effectief en efficiënt functioneren Informatievoorziening is ondersteunend aan de primaire1 (en ondersteunende) processen van het waterschap. De nadruk ligt op het voorzien in en het onderhouden van een aantal basale informatiesystemen, zoals de kantoorautomatisering, het DMS en de ICT-infrastructuur. ICT is daarbij dienstbaar aan de bedrijfsprocessen en levert de technische middelen voor de informatievoorziening van die processen. De afdelingen bepalen ieder voor zich de informatievraag. Gegevens worden vooral binnen de context van het eigen proces beheerd en gebruikt. Het informatiebeleid wordt vooral afdelingsgewijs bepaald en uitgevoerd.

II.

Informatie als 4e productiefactor. Informatie wordt maximaal ingezet om de huidige bedrijfsvoering te optimaliseren. Informatie is een belangrijk middel in de bedrijfsvoering van het waterschap. Informatie zit in de haarvaten van de organisatie en ontstijgt het niveau van de afdelingen/processen. Gegevens en informatie laten zich niet meer inperken door “eilanden”, maar worden gedeeld, stromen vrij door de organisatie en leveren een belangrijke bijdrage aan een optimale bedrijfsvoering. Daarbij zorgt ICT voor bewezen technologie om dit te realiseren. Het belang van informatie vraagt om het onderkennen van samenhang en het voeren van centrale regie op de informatievoorziening. Het informatiebeleid wordt in gezamenlijkheid bepaald, in lijn met tactisch en strategisch beleid van het waterschap.

III.

Informatie als onderscheidend vermogen van Zuiderzeeland. Informatie over water is een (primair) product van het waterschap Informatie wordt op het 3e ambitieniveau gezien als een belangrijk product van het waterschap. Door (watergerelateerde) informatie en informatietechnologie ter beschikking te stellen bevestigt en versterkt Zuiderzeeland zijn positie in de samenleving als functionele democratie. Gegevens, informatie en kennis spelen een belangrijke rol in de wijze waarop Zuiderzeeland interactie heeft met zijn omgeving: met gebiedspartners, andere overheden,

1 Met primaire processen bedoelen we de processen die direct bijdragen aan de doelstellingen van het waterschap: veiligheid, schoon water, voldoende water. De overige processen noemen we ondersteunend, dit betreft de bedrijfsvoeringstaken.

Informatiebeleid 2014-2017

2

burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, leveranciers, etc. Zuiderzeeland ziet informatievoorziening (in de breedste zin van het woord) als strategisch middel om zijn doelen te bereiken en wil daarbij graag voorop lopen in de toepassing van innovatieve technologie. Waterschap Zuiderzeeland bevindt zich momenteel vooral op het ambitieniveau I. Het belang van een goede informatievoorziening neemt steeds meer toe. Bij het werken in een netwerk van verschillende partijen is het van groot belang dat de informatievoorziening op orde is. Dit betekent dat Zuiderzeeland het zich niet kan permitteren op ambitieniveau I te blijven. Met alle inzichten uit strategische verkenningen zijn er argumenten om te pleiten voor het hoogste ambitieniveau; informatievoorziening kan in de toekomst van existentieel belang worden voor het waterschap. Gezien de huidige uitgangssituatie is het echter niet reëel om het derde ambitieniveau na te streven in deze beleidsperiode. Het bestendigen van ambitieniveau II binnen Waterschap Zuiderzeeland biedt voor de komende jaren veel uitdaging. Het is belangrijk om te beseffen is dat er op niveau I nog knelpunten bestaan en dat dit ook aandacht moet blijven krijgen.

Zuiderzeeland streeft in de periode 2014-2017 naar ambitieniveau II: Informatie als 4e productiefactor.

2.2.

Richtinggevende uitspraken

Er zijn richtinggevende uitspraken geformuleerd rondom vier thema's. Deze uitspraken geven de richting aan waarin de informatievoorziening van Zuiderzeeland zich de komende jaren zal ontwikkelen. Thema: Informatiebeheer op orde Dit thema is een voorzetting en verdere uitwerking van het project Beheerinformatie op orde. Hierbij wordt het belang van kernregistraties onderkend, waarbij informatie die voor meer dan één proces van belang is eenmalig en eenduidig wordt opgeslagen en meervoudig gebruikt.

A. Gegevens die in meerdere processen worden gebruikt, worden niet lokaal beheerd maar centraal opgeslagen in Kernregistraties. Hierbij geldt het motto: enkelvoudige vastlegging, meervoudig gebruik. Dit geldt niet alleen voor gegevens uit primaire processen, maar ook voor de ondersteunende processen van het waterschap. B. Een Kernregistratie is een minimale dataset, die maximaal wordt beheerd. Het gebruik ervan is verplicht; alle medewerkers werken mee om de gegevens actueel, betrouwbaar, compleet en doelgericht/bruikbaar (ABCD) te houden. C. Kernregistraties zijn procesonafhankelijk, afgestemd op de organisatiebrede behoefte en gebaseerd op externe standaarden. De verantwoordelijkheid voor beheer en inrichting is losgekoppeld van de processen. Op dit moment worden dezelfde gegevens vaak binnen verschillende processen en systemen meerdere malen vastgelegd, soms zelfs met verschillende formaten en definities. Dit kan leiden tot dubbele opslag, dubbel werk, lastig en onnodig zoekwerk en storende fouten. Thema: (Externe) samenwerking Binnen dit thema zijn de gevolgen voor de informatievoorziening van de samenwerkingsstrategie van Waterschap Zuiderzeeland en de voorgenomen samenwerking binnen shared services RijnOost (Waterkracht) uitgewerkt. Ook de ontwikkelingen binnen Het Waterschapshuis (HWH 2.0) maken daar deel van uit. D. Zuiderzeeland werkt op het gebied van informatievoorziening samen met de Rijn-Oost

waterschappen, met als doel: kwaliteitsverbetering, vermindering van kwetsbaarheid en kostenbeheersing. Deze samenwerking is aanvullend op bestaande en toekomstige samenwerking in Het Waterschapshuis (multischaligheid). E. Om de samenwerkingsstrategie van Zuiderzeeland optimaal te ondersteunen moet informatie met partners in de regio optimaal gedeeld kunnen worden. Dit stelt eisen aan de ontsluiting van gegevens, gelijkluidende gegevensdefinities en onderlinge taakverdeling.

3


F. Structurele samenwerkingsverbanden vragen om structurele oplossingen voor informatievoorziening, voor incidentele samenwerking zijn tijdelijke voorzieningen afdoende. Thema: Informatie altijd en overal beschikbaar en vindbaar Dit thema gaat uit van de toegankelijkheid, beschikbaarheid en vindbaarheid van informatie vanuit drie gezichtspunten: • Moderne werkgever (flexibilisering, Het Nieuwe Werken); • Samenwerking (informatie kunnen delen en uitwisselen); • Open Overheid (open en transparante informatie). G. Zuiderzeeland streeft voor zijn medewerkers naar tijd- en plaatsonafhankelijke

toegang tot alle informatie van het waterschap die men voor het uitvoeren van zijn taken nodig heeft. H. Om informatie effectief te kunnen ontsluiten voor medewerkers, samenwerkingspartners en derden, moeten gegevens en documenten zoveel mogelijk digitaal opgeslagen worden. I.

De informatie van het waterschap is in principe voor iedereen (intern en extern) toegankelijk, tenzij dit vanwege wet- en regelgeving of om andere zwaarwegende redenen (zoals privacy) niet mogelijk is.

J.

Om informatie optimaal te kunnen gebruiken is vindbaarheid van groot belang. Dit vraagt om slimme manieren van zoeken, gecombineerd met een loyale inzet van alle medewerkers om gegevens volgens vastgestelde standaarden van goede metadata2 te voorzien.

Thema: Informatieveiligheid Het onderwerp informatiebeveiliging was al als spoor benoemd binnen het informatiebeleid 20092013. In de loop van 2013 zal het informatiebeveiligingsbeleid van Waterschap Zuiderzeeland worden vastgesteld. Landelijk staat dit onderwerp in de schijnwerpers, o.a. door een aantal beveiligingsincidenten bij de overheid. Op initiatief van de minister van BZK is een Taskforce Bestuur en Informatieveiligheid Dienstverlening (BID) opgericht, waar de waterschappen aan deelnemen. Doel is om binnen twee jaar te komen tot verplichtende zelfregulering per overheidslaag. De Unie van Waterschappen is hierbij betrokken als koepelorganisatie; Het Waterschapshuis speelt een rol bij het opstellen van een Baseline Informatiebeveiliging Waterschappen. Waterschap Zuiderzeeland stemt zijn informatiebeveiligingsbeleid af met de Rijn-Oost waterschappen en zoekt waar mogelijk samenwerking.

K. Bij het bepalen van beleid en maatregelen voor informatiebeveiliging wordt uitgegaan van het belang van informatie voor de bedrijfsprocessen en de continuïteit daarvan. L.

Het informatiebeveiligingsbeleid van Zuiderzeeland wordt afgestemd met het overige (informatie)beleid, zodat informatiebeveiliging niet belemmerend werkt voor de ambities van het waterschap.

Deze principes geven de balans aan die gezocht moet worden voor informatieveiligheid: enerzijds zo veilig mogelijk, met aandacht voor de risico’s voor de uitvoering van onze primaire waterschapstaken, anderzijds mag informatiebeveiliging niet als onnodig knellend ervaren worden.

2 Metadata betekent letterlijk ‘gegevens over gegevens’. Bij het digitaal vastleggen van informatie, bijvoorbeeld een document, wordt aanvullende informatie opgeslagen zoals auteur, creatiedatum, onderwerp en trefwoorden. Daarmee is de informatie gemakkelijker terug te vinden. Voor metadata is wel het handig om afspraken te maken over de gebruikte terminologie. Gebruiken we bijvoorbeeld RWZI of AWZI?


4

3.

Informatiebeleid

Onze informatiestrategie is verder uitgewerkt in een aantal speerpunten of actielijnen, die niet geheel toevallig samenvallen met de thema’s uit de strategie:

1. 2. 3. 4.

Informatiebeheer op orde; Samenwerking; De digitale werkplek; Informatiebeveiliging.

Deze actielijnen beschrijven met name de veranderopgave voor de informatievoorziening van ons waterschap voor de komende jaren. Daarnaast zijn er natuurlijk activiteiten ter instandhouding en verbetering van de informatievoorziening, die te vatten zijn in twee reguliere taken (business as usual):

5. ICT-advies en –ondersteuning; 6. Beheer en onderhoud. Deze twee zullen we hier buiten beschouwing laten. We gebruiken hier de term actielijn (in plaats van bijvoorbeeld spoor of programma) om uit te drukken dat we de komende jaren zichtbare verbeteringen in de informatievoorziening willen bereiken. De organisatiewijzigingen in het kader van Water Werkt moeten bijdragen aan de slagkracht die daarvoor nodig is. Een actielijn fungeert als een container voor de maatregelen (projecten en lijnactiviteiten) die bijdragen aan de hieronder geformuleerde doelstellingen. Deze projecten en verbeteractiviteiten worden uitgewerkt, gepland en geprioriteerd binnen de uitvoeringsplannen. Hieronder zullen we actielijn 1 tot en met 4 verder uitwerken en de doelstellingen en resultaten voor de periode tot en met 2017 aangeven.

3.1.

Actielijn 1: Informatiebeheer op orde

Dit is de voorzetting van het project Beheerinformatie op orde, waarbij de focus vooral lag op de primaire processen van het waterschap. Het leidend principe is hier: Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik, wat leidt tot het benoemen en realiseren van kernregistraties. De volgende richtinggevende uitspraken uit de informatiestrategie3 zijn van toepassing: A. B. C. J.

Kernregistraties: enkelvoudig vastleggen, meervoudig gebruik Kernregistratie is minimale dataset, maximaal beheerd Kernregistraties los van processen organiseren Informatie moet toegankelijk en vindbaar zijn

Behalve de realisatie van kernregistraties, zijn de beheerprocessen daar omheen van essentieel belang. De processen rondom kernregistraties zijn op hoofdlijnen te beschrijven als: • Inwinnen en vastleggen; • Beheren van de (kwaliteit van de) gegevens: Actueel, Betrouwbaar, Compleet, & Doelgericht; • Ontsluiten en verstrekken. De nadruk ligt hierbij op het vraaggericht en vraagbekend ontsluiten en verstrekken van (kern)gegevens: van input gestuurd naar output gericht. Onderdeel daarvan is dat beter bekend wordt welke gegevens er beschikbaar zijn binnen onze organisatie, we zullen dus onze informatie moeten gaan etaleren. Ook voor de gegevens die bij de bedrijfsvoering van het waterschap, in de ondersteunende processen, een rol spelen willen we tot de definitie van kernregistraties komen. Er is nader onderzoek nodig om te bepalen welke gegevens als kernregistratie gezien moeten worden en er

3

5

We gebruiken hier een korte versie van de richtinggevende uitspraken uit hoofdstuk 2. Informatiebeleid 2014-2017 Waterschap Zuiderzeeland

moeten prioriteiten worden bepaald. Deze kerngegevens voor ondersteunende processen vormen ook een belangrijke bron voor management- en sturingsinformatie. Een eerste inventarisatie laat de volgende kandidaten zien als kernregistratie: • Organisatie (organisatiestructuur, hiërarchie, functies) • Medewerkers (zowel intern als inhuur) • Financiële kerngegevens (beheerproducten, investeringen) • Relaties (contacten, bedrijven) • Contracten • Vastgoed • Projecten Hiervan worden op dit moment medewerkers en relaties als meest belangrijk gezien. Ook de landelijke basisregistraties4 vallen binnen deze actielijn. Dit betreft de ontsluiting en (verplicht) gebruik van gegevens uit basisregistraties in onze werkprocessen. Daarnaast is ons waterschap bronhouder voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie en de Basisregistratie Ondergrond. Doelstellingen voor 2014-2017: Kernregistraties primaire proces: In 2017 zijn de volgende kernregistraties t.b.v. de primaire processen van het waterschap gerealiseerd, inclusief bijbehorende beheerprocessen: • Keringen; • Watersysteem; • Zuiveringstechnische werken; • Meetpuntenregistratie; • Metingen; • Watertoezicht. Kernregistraties ondersteunende processen: In 2017 is bepaald welke gegevens uit de ondersteunende processen als kernregistratie gezien moeten worden. De lijst met deze kernregistraties is voorzien van een prioriteit en ten minste de top 3 daarvan is gerealiseerd, inclusief beheerprocessen. Basisregistraties: In 2017 maakt het waterschap in zijn werkprocessen gebruik van de gegevens uit de Basisregistraties, zoals wetgeving voorschrijft. Hiervoor zijn structurele en duurzame maatregelen getroffen en beheerprocessen zijn ingeregeld.

3.2.

Actielijn 2: Samenwerking

De volgende richtinggevende uitspraken hebben betrekking op het onderwerp samenwerking: D. E. F.

Samenwerken op ICT-gebied met Rijn-Oost (Waterkracht) en binnen Het Waterschapshuis. Samenwerken betekent informatie kunnen delen Structurele samenwerking vraagt om structurele voorzieningen op informatiegebied

Samenwerken maakt deel uit van de missie van ons waterschap. Het kunnen delen van informatie met onze samenwerkingspartners is daarbij van groot belang. Daarvoor moet onze interne informatiehuishouding op orde zijn, zie hiervoor actielijn 1: Informatiebeheer op orde. Vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie, ook binnen samenwerkingsverbanden, komt aan de orde in actielijn 3. Voor de samenwerking op het gebied van informatievoorziening zijn er twee belangrijke ontwikkelingen de komende jaren: 4

Basisregistraties zijn bestanden die de basisgegevens van de overheid bevatten. Het gebruik van deze gegevens is verplicht, zodat dezelfde gegevens niet onnodig op meer plaatsen worden opgevraagd en bijgehouden. Voorbeelden zijn: Basisregistratie Personen (GBA/RNI), Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Basisregistratie Topografie en Grootschalige Topografie, Nationaal Handelsregister (bedrijven), Basisregistratie Kadaster. Informatiebeleid 2014-2017

6

•

Shared services Rijn-Oost (Waterkracht): Waterschap Zuiderzeeland wil op een aantal terreinen, waaronder ICT, gaan samenwerken met de Rijn-Oost waterschappen. Daarvoor is eerder een business case gemaakt; de laatste hand wordt nu gelegd aan businessplannen. Besluitvorming over uitvoering van het businessplan zal plaatsvinden nadat dit informatiebeleidsplan is vastgesteld. Ervan uitgaande dat de besluitvorming positief uitvalt, zullen we de uitvoering van het businessplan shared service ICT binnen deze actielijn oppakken en meenemen in de uitvoeringsplannen. We kiezen ervoor om hier geen doelstellingen of resultaten over te nemen uit het concept businessplan shared service ICT, om te voorkomen dat informatie op verschillende plaatsen moet worden bijgehouden.

•

Het Waterschapshuis 2.0 Waterschap Zuiderzeeland werkt sinds 2005 met de andere waterschappen op landelijk niveau samen in Het Waterschapshuis (HWH 2.0). De evaluatie van het mislukte project TAX-i heeft aanleiding gegeven tot het herdefinieren van doelstelling, ambitie, rollen en taken van HWH. Dit traject heeft de naam HWH 2.0 gekregen en zal naar verwachting in november 2013 tot besluitvorming leiden. De eerste uitkomsten wijzen naar een aanzienlijke versmalling van het takenpakket van Waterschapshuis, met een navenant kleinere omvang in personeel en begroting. De consequenties van HWH 2.0 zullen ook binnen deze actielijn uitgewerkt en geïmplementeerd worden.

De uitkomsten van beide ontwikkelingen, Waterkracht en HWH 2.0, zullen naar verwachting verschuivingen teweeg brengen in wat we op het gebied van informatievoorziening landelijk, regionaal of individeel als waterschap doen.

Doelstellingen voor 2014-2017 In 2017 zijn de stappen in het businessplan voor de shared service ICT Waterkracht geïmplementeerd (onder voorbehoud van goedkeuring van het businessplan en positieve besluitvorming over de shared services). In 2017 functioneert Het Waterschapshuis volgens de nieuwe opzet (HWH 2.0) en zijn de gevolgen daarvan bij Waterschap Zuiderzeeland geïmplementeerd.

3.3.

Actielijn 3: De digitale werkplek

Deze actielijn draait om de manier waarop informatie voor medewerkers, management en bestuur toegankelijk is. Dat stelt in de eerste plaats eisen aan de wijze waarop informatie wordt opgeslagen en georganiseerd. Het bereikbaar maken van informatie binnen én buiten de kantoren van het waterschap en binnen én buiten kantoortijd stelt ook eisen aan de (ICT-)werkplek zelf. Daarbij wordt vindbaarheid steeds belangrijker, zodat binnen de steeds toenemende hoeveelheid gegevens de juiste informatie snel kan worden gevonden. De van toepassing zijnde uitgangspunten: G. Tijd- en plaatsonafhankelijke toegang tot (werk)informatie H. Alle informatie digitaal I. Alle informatie voor iedereen toegankelijk, tenzij.. J. Informatie moet toegankelijk en vindbaar zijn De uitwerking van deze actielijn valt uiteen in drie onderdelen: 1. Vervolg van het traject digitalisering; 2. Informatie beter vindbaar maken; 3. Doorontwikkelen van de ICT-werkplek. Vervolg op digitalisering Sinds enige jaren is Waterschap Zuiderzeeland bezig met digitalisering. Dat traject is in 2007 gestart met een uitgebreide business case. De resultaten daarvan zijn uitgewerkt in het informatiebeleid 2009-2013. Er zijn inmiddels behoorlijke vorderingen gemaakt op het gebied van digitalisering, maar niet alle doelstellingen uit de oorspronkelijke business case zijn behaald.

7


Hoewel digitalisering een breed begrip is, heeft de nadruk bij ons waterschap vooral gelegen op het digitaal maken van documenten en papierstromen. Zuiderzeeland heeft een documenten zaaksysteem (DMS) aanbesteed en geïmplementeerd. Daarmee is tot dusver het post- en archiefproces en het bestuurlijke besluitvormingsproces gedigitaliseerd. Het DMS was in de business case 2007 bedoeld als centraal systeem waarmee alle werkprocessen uitgevoerd zouden worden en waarin informatie voor iedereen beschikbaar en toegankelijk zou zijn. Die verwachting heeft het niet waar gemaakt. Het DMS (Verseon) wordt op dit moment vooral gezien als de plaats waar digitale archiefbescheiden geordend, toegankelijk en duurzaam worden bewaard. Of populair gezegd: als de centrale databank voor officiële, archiefwaardige documenten. Voor het ondersteunen en optimaliseren van werkprocessen lijkt Verseon niet altijd de eerste keuze, de voorkeur gaat vaak uit naar op het proces toegespitste workflowsystemen. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang alle (archiefwaardige) documenten uit het bedrijfsproces binnen het DMS worden opgeslagen. Daarvoor zijn goede koppelingen met Verseon nodig, waarmee documenten kunnen worden opgeslagen en ontsloten. Vindbaarheid vergroten Toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie was al een aandachtspunt in de business case Digitalisering uit 2007, maar wordt steeds belangrijker. De hoeveelheid informatie van het waterschap neemt steeds verder toe, maar de informatie zelf wordt onvoldoende gedeeld, is slecht vindbaar en wordt niet optimaal gebruikt. Om dit te verbeteren, kan het volgende van belang zijn: • Bij het kunnen vinden van informatie gaat het zowel om gestructureerde informatie (in systemen, databases etc.) als om ongestructureerde gegevens (bestanden en documenten op harde schijven en in het DMS); • Het wordt steeds belangrijker om verbindingen te kunnen leggen tussen verschillende soorten informatie. (Denk bijvoorbeeld aan het verbinden van Geo-informatie aan de legger of vergunningen); • Om informatie beter vindbaar te maken, is goede metadata van essentieel belang. Die metadata moet tegelijk met het opslaan van informatie vastgelegd worden. Het ontbreekt bij Waterschap Zuiderzeeland aan een Document Structuur Plan5 (DSP), waar een organisatiebrede metadataset onderdeel van uitmaakt. Een dergelijke set draagt bij aan het gebruik van dezelfde terminologie binnen alle systemen waardoor informatie beter te vinden is; • Er zijn geavanceerde technologische hulpmiddelen (zoals zoekmachines) op de markt om te kunnen zoeken binnen verschillende informatiebronnen en systemen. Doorontwikkeling ICT-werkplek Om aan een uitgangspunt als plaatsen tijdsonafhankelijke toegang te kunnen voldoen, is de harden software waarmee we toegang hebben tot (werk)informatie van groot belang. Het gaat dan om zaken als: • De keuze voor een laptop, desktopcomputer of zogenaamde thin clients; • Verdere inzet van tabletcomputers; • Bredere ondersteuning en inzet van smart phones; • Mogelijke andere wijzen van verstrekken (bring-your-own-device of choose-your-owndevice zouden overwogen kunnen worden). Deze keuzes zijn eigenlijk niet goed te maken zonder een duidelijk beeld van waar de Zuiderzeeland-organisatie naar toe wil op het gebied van flexibilisering. Dat beeld zal naar verwachting duidelijker worden in de contourennota die voor de bestemmingsreserve Huisvesting, ICT en mobiele communicatie in het najaar van 2013 wordt opgesteld en in de verdere uitwerking daarvan in 2014. Voor nu kunnen we alleen een aantal algemene doelstellingen formuleren voor de ICT-werkplek, we zullen die in de uitvoeringsplannen verder concretiseren. Doelstellingen voor 2014-2017 Vervolg op digitalisering In de periode 2014-2017 is er onverminderd aandacht voor het digitaal maken van papierstromen. Het DMS is daarbij onze enige centrale digitale opslagplaats voor archiefwaardige documenten. Het 5

Een DSP biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie wordt gedaan.


8

vervult de rol van ons electronisch archief, dat voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, en van onze kernregistratie Documenten (eenmalig opslag, meervoudig gebruik). Voor het digitaal ondersteunen en optimaliseren van werkprocessen is het DMS een van de middelen die daarbij ingezet kunnen worden. Als gekozen wordt voor een ander workflowsysteem, dan vindt de opslag en ontsluiting van (archiefwaardige) documenten plaats in ons DMS via geautomatiseerde koppelingen. Het initiatief en het opdrachtgeverschap voor het digitaliseren en/of optimaliseren van een werkproces ligt bij de proceseigenaar (in het algemeen de afdelingsmanager). In 2017 zijn een aantal verbeteracties uitgevoerd binnen Verseon, zodat de gebruikersvriendelijkheid en performance op een acceptabel niveau zijn gebracht, danwel is Verseon vervangen door een nieuw DMS. Ook kan aanvullende software worden toegevoegd om de gebruikersvriendelijkheid te vergroten. Vindbaarheid van informatie In 2017 beschikt Waterschap Zuiderzeeland over een volledig uitgewerkt en geïmplementeerd document structuur plan (DSP). Onderdeel daarvan is een metadataset. In 2017 is het gebruik van metadata bij het opslaan van documenten en andere gegevens, volgens de richtlijnen van de metadataset, gemeengoed geworden. Daarnaast heeft Zuiderzeeland in 2017 een oplossing geïmplementeerd waarmee verschillende soorten informatie uit diverse bronnen op een laagdrempelige manier gevonden kan worden. Doorontwikkeling van de ICT-werkplek In 2017 beschikt Waterschap Zuiderzeeland over een digitale werkplek met de volgende eigenschappen: • De digitale werkplek biedt toegang tot applicaties, documenten en gegevens, onafhankelijk van de fysieke plaats waar men zich binnen de gebouwen van het waterschap bevindt. • Met daarvoor geschikte ICT-middelen kan ook buiten de ZZL-kantoren worden gewerkt, waarbij men in principe over dezelfde applicaties, documenten en gegevens kan beschikken als op kantoor. Dit geldt in ieder geval thuis (via de eigen internetverbinding) en binnen het werkgebied van Zuiderzeeland (via mobiel internet). • De digitale werkplek wordt beschikbaar gesteld op gangbare apparaten die op dat moment in de markt beschikbaar zijn. Dit zijn in ieder geval: PC, notebook, thin client, tablets en smartphones. • De technische mogelijkheden van het apparaat en het beveiligingsbeleid van Waterschap Zuiderzeeland kunnen daarbij beperkingen opleggen aan de gebruiksmogelijkheden van de digitale werkplek.

3.4.

Actielijn 4: Informatiebeveiliging

Richtinggevende uitspraken: K. Het bedrijfsproces is leidend voor informatiebeveiliging L. Informatiebeveiliging is geen belemmering voor onze ambities Onder de paraplu van het vorige informatiebeleidsplan (2009-2013) is in de eerste helft van dit jaar beleid opgesteld voor de informatiebeveiliging van Waterschap Zuiderzeeland. Dit beleid is vastgesteld door de directie en wordt naar verwachting ook voorgelegd aan ons college van Dijkgraaf en Heemraden. Naast het informatiebeveiligingsbeleid is er een risicoanalyse opgesteld, met daarin een overzicht van de relevante dreigingen en de status van beveiligingsmaatregelen die het waterschap heeft genomen en nog moet nemen. Deze maatregelen, voorzien van een prioriteit, zijn opgenomen in een Plan Informatiebeveiliging. We nemen het vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid, de risicoanalyse en het informatiebeveiligingsplan als uitgangspunt voor de actielijn Informatiebeveiliging. Ons doel is om de informatieveiligheid van ons waterschap op korte termijn op het niveau van de landelijke norm te brengen. Het uiteindelijke doel is om de zorg voor informatieveiligheid onderdeel te laten zijn van de normale gang van zaken binnen het waterschap, zodat het niet meer als speerpunt hoeft te worden gezien. Dit betekent dat er processen voor informatiebeveiliging zijn ingericht, zoals voor het melden en afhandelen van beveiligingsincidenten, periodieke controles en audits en geregelde bijstelling van het beleid. Maar ook dat er blijvend aandacht is voor informatieveiligheid bij alle betrokkenen (medewerkers en bestuurders). 9


Doelstellingen voor 2014-2017 In 2015 voldoet de informatiebeveiliging van Waterschap Zuiderzeeland aan de Baseline Informatiebeveiliging Waterschappen6. In 2017 is de zorg voor informatieveiligheid verankerd in de bedrijfsvoering van Waterschap Zuiderzeeland en vanzelfsprekend onderdeel van ons denken en handelen geworden.

6 De Baseline voor Informatiebeveiliging Waterschappen (kortweg BIWA genoemd) beschrijft het basisniveau waaraan de informatiebeveiliging van de waterschappen moet voldoen. De BIWA wordt in opdracht van de UvW door Het Waterschapshuis samen met de waterschappen opgesteld en is gebaseerd op algemene normen voor informatieveiligheid, zoals NEN 27001 en 27002.


10

Informatiestrategie en - beleid

Recommend Documents