Informatiebulletin TCC Kwartaal

Informatiebulletin TCC TC Colmschate

Kwartaal 1 2014

[email protected]

Inhoud Waarom dit bulletin

1

ICT commissie

1

Pinnen mag

2

Toegang tot het clubhuis

2

Social Media

3

Camerasysteem

3

AED

4

MijnKNLTB.nl

4

TV uitzendingen

4

IVA

5

De toekomst

5

Waarom dit bulletin Zoals u misschien al gemerkt heeft hebben er nogal wat veranderingen plaats gevonden met de nieuwbouw van ons nieuwe clubgebouw en niet alleen aan de buiten of binnenkant. Technisch gezien zijn er ook veel veranderingen. En deze zijn nog steeds gaande. Een aantal vallen op en een aantal niet. Toch hebben deze veranderingen impact op het dagelijkse leven binnen TCC. Communicatie is de ruggengraat van een organisatie. Binnen TCC is dit niet anders. Wij als bestuur van TCC merken iedere dag weer hoe lastig communicatie kan zijn. Met behulp van dit bulletin willen we zoveel mogelijk leden bereiken, zodat iedereen op de hoogte wordt gehouden van de veranderingen.

mogelijkheden om informatie te verspreiden. Sterker nog een aantal worden besproken in dit bulletin. Eén vorm van communicatie is ons blad “de Vijfhoek”. Dit bulletin is niet de vervanger van het blad. Maar doordat er zoveel veranderingen zijn was het noodzakelijk om dit te communiceren via een nieuwe vorm die iedereen moet gaan bereiken.

mail naar [email protected]. Verbetering zullen we met zijn allen moeten doen. We denken dat met dit bulletin een inhaalslag is behaald als het gaat om de informatievoorziening. Met veel tennisplezier en tennisgroeten, Het bestuur van TCC.

De inhoud van dit bulletin vindt u aan de linkerzijde. Om te beginnen zal in het kort worden uitgelegd wie en wat de ICT commissie is. Daarna zullen de veranderingen worden beschreven. Wij willen als bestuur alle leden graag op de hoogte houden, maar we horen verschillende verhalen dat dit altijd beter kan. Dit willen we dan ook graag weten. Stuur een

Uiteraard zijn er meerdere

ICT commissie De ICT commissie bestaat uit de volgende leden: -

Hans Brouwer (vz) Frans Radix Bob Mulder Frans Konings Mattie Jongepier Christian Willemsen

Deze commissie heeft als takenpakket om alles wat met ICT te maken heeft werkend te maken en werkend te houden. Hierbij zit veel overlap met andere commissies. Bijvoorbeeld het kassasysteem behoort bij de BOC, maar het systeem waarop het kassasysteem draait wordt onderhouden door de ICT. Maar ook het plaatsen van

content op de tv’s valt onder de ICT commissie. Niet het bedenken van deze content. Dit leggen we liever bij de juiste personen neer. Bijna alles wat in dit bulletin voorbij komt heeft met ICT raakvlakken en daarom zal de ICT commissie hier veel mee te maken hebben. Als u iets tegenkomt waarvan u niet zeker weet of het bij de ICT commissie thuis hoort of ergens anders, dan kunt u dit gerust vragen door een mailtje te sturen naar [email protected] of spreek één van de zes personen aan op de club.

Pinnen mag Sinds een aantal weken is het mogelijk om te pinnen op de tennisclub. Er is gekozen voor een systeem die samenwerkt met het kassasysteem zoals wij die nu hebben. Hierdoor zijn we afhankelijk van de leverancier maar het grote voordeel zit in het gebruik, wat voor ons zwaarder telt. Op het moment dat iemand wil pinnen hoeft alleen maar op het woord “pinnen” gedrukt te worden en het bedrag staat op de pin terminal en er kan gepind

worden. Het woord “pinnen” komt naar voren bij de betalingsmogelijkheden, waar nu “contant” en “KNLTB-pas” staan. Het pinnen wordt gebruikt om het contante geld te verminderen en hiermee ook minder “gevaar” op inbraak voor het geld. Hierdoor hoeft ook de bardienst steeds minder geld af te tellen waardoor minder controle en minder foutkans aanwezig is. Dit zorgt voor een

goede en duidelijke boekhouding. Voor onze boekhouding is het daarom ook noodzakelijk om daadwerkelijk alles aan te slaan wat verkocht of verbruikt wordt. Op deze gebruiken worden prognoses gedaan en beslissingen genomen voor de toekomst.

Toegang tot het clubhuis Op dit moment is het mogelijk om ons clubgebouw te betreden met het nieuwe toegangssysteem dat naast de voordeur hang. Hierdoor kan het clubgebouw betreden worden zonder dat een sleutel nodig is. Doordat dit elektronisch in te regelen is zullen er ook tijdstippen worden ingesteld waarop deze deuren toegankelijk zijn. In de nachturen is het niet nodig om het clubgebouw te betreden en zal het tijdslot ervoor zorgen dat je niet naar binnen kan. Op de tijdstippen dat dit wel kan is het alleen mogelijk om gebruik te maken van de hal, de toiletten en de kleedkamers. Op het moment dat het clubgebouw betreden moet worden (een bardienst of dergelijke) is het

mogelijk om de sleutel te gebruiken die in een sleutelkastje in de hal (nog) komt te hangen. Met deze sleutel kunnen de deuren worden geopend die toegang geven naar de bar en dergelijke. Hiermee proberen we een scheiding te maken zodat niet iedereen zomaar het clubgebouw kan betreden, maar toch gebruik kan maken van onze faciliteiten die nodig zijn om overdag lekker te kunnen tennissen. De code voor het sleutelkastje zal weer worden verspreid via de BOC. Iedereen die een KNLTB-pasje heeft via TCC heeft toegang. Daardoor is het tevens noodzakelijk om onze ledenadministratie op orde te houden en hierbij een oproep om wijzigingen op tijd door te

geven aan Karel Hendriks of via [email protected]. De ledenlijst wordt namelijk gebruikt om het toegangssysteem up-to-date te houden. Hetzelfde systeem zal ook voor het hek gelden (zie invoeging De toekomst). Op het moment dat een bardienst aanwezig is hoeft niet iedereen telkens zijn pasje door het systeem te halen om naar binnen te komen. Bij toernooien of competitiedagen zullen mensen van buiten het park ook naar binnen willen. Hiervoor is achter de bar een schakelaar (bij de verlichtingsschakelaars) geplaatst die omgezet kan worden door de bardienst zodat de deur “open” is en daardoor toegankelijk voor iedereen.

Social Media Veel van onze leden zitten op Facebook, Twitter of een andere vorm van Social Media. Zeker de Facebookgroep “Tennis” wordt veel gebruikt door de leden, maar ook door de commissies binnen TCC. Bardiensten ruilen, invaller zoeken voor een avond tennis, informatie over activiteiten en nog veel meer zaken die met TCC te maken hebben wordt gedeeld met behulp van deze groep. Wij raden dan ook iedereen aan die gebruik maakt van Facebook om zich aan te melden bij de groep. Als deze niet vindbaar is stuur dan een mailtje naar [email protected] voor meer informatie. Sinds een jaartje hebben we ook een Twitteraccount met de naam “@TCColmschate”. Deze is nog in opstartende fase en wordt steeds meer gebruikt. Vooral informatie van andere parken of op het gebied van tennis is hier te volgen. Het aantal volgers mag altijd meer, dus voor iedereen die op Twitter te vinden is: zoek ons op en ga ons volgen.

Camerasysteem Tijdens de inbraken is gebleken hoe belangrijk een goed camerasysteem is. Dat dit nog niet volmaakt is hebben we zelf ondervonden op het moment dat het nodig was. Dit wordt gezien als leermoment en als verbetering meegenomen in de toekomst. Het zijn dure systemen en hiervoor is veel aandacht voordat er veranderingen worden doorgevoerd. Dat het in de toekomst uitgebreid gaat worden zal nog bepaald moeten worden, maar het is aannemelijk dat dit gaat gebeuren. Dit alles om een nog beter en veiliger gevoel te creëren. Daarnaast is

het fijn dat onze eigendommen worden beschermd tegen personen die hier niets mee te maken hebben. Bij het gebruik van camerasystemen zitten een aantal haken en ogen. Als TCC mogen we niet zomaar een camera ophangen zonder te waarschuwen. Vandaar dat u misschien al stickers heeft zien hangen. Daarnaast mag niet iedereen zomaar de beelden terug kijken zonder instructies. Tevens heeft ons camerasysteem de mogelijkheid om realtime beelden te bekijken via de smartphone. Gekozen is voor het terugkijken dat de ICT commissie deze rechten heeft en dat het realtime bekijken gedaan kan worden door 2 personen. Eén binnen de ICT commissie en één binnen het bestuur. Deze maatregelen zijn getroffen zodat de privacy van onze leden niet in het geding komt met het camerasysteem.

Doordat onze beelden worden vastgelegd op een harde schijf zijn wij genoodzaakt om een reglement cameratoezicht op te stellen. In dit reglement staat vermeld welke procedure we aanhouden, waar de beelden te vinden zijn en hoelang we de beelden bijvoorbeeld bewaren. Op het moment dat iemand zich wil wenden tot het reglement kan deze zich melden bij het bestuur. Bij het vastleggen van personen valt dit onder verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast mogen niet zomaar kopieën of printjes worden gemaakt van een eventuele dader omdat dit onder het portretrecht valt.

AED Onze mooie AED is onlangs gestolen. In tegenstelling tot wat een heleboel personen denken zijn wij als vereniging niet verplicht om een AED te hebben. Maar als we er één hebben zijn we wel verplicht om dit kenbaar te maken. Toch heeft het bestuur besloten om wel te zorgen voor een AED, aangezien we dit zelf belangrijk vinden. Er is een nieuwe aangeschaft, maar door het aantal inbraken vond het bestuur het noodzakelijk om deze nog niet open op te hangen. Het is toch rond de € 1700,- wat er uitgegeven moet worden voor een nieuwe AED. Op dit moment ligt deze in de bestuurskamer en de commissies en

trainers zijn op de hoogte dat deze er ligt in geval van nood. Op het moment dat het clubgebouw als veilig wordt bestempeld zal deze weer een plek krijgen zodat deze voor iedereen toereikend is.

MijnKNLTB.nl Iedereen die gebruik maakt van mijnknltb.nl heeft onlangs een mailtje gekregen waarin staat dat dit systeem vernieuwd is met een nieuw wachtwoord. TCC maakt gebruik van dit systeem in onze ledenadministratie. Het is ook zeker van belang dat iedereen gebruik maakt van mijnknltb.nl. Ook je eigen gegevens zoals speelsterktes en competitiedata en tijden worden hierin weergegeven en verwerkt. Ook in dit systeem is het mogelijk om eigen gegevens aan te passen zoals mailadres en de vraag is dan

ook of het mogelijk is om dit te doen. Uit dit systeem haalt TCC de ledenlijst waarmee gewerkt wordt voor bijvoorbeeld het toegangssysteem.

TV uitzendingen Sinds kort zijn er maar liefst drie tv’s terug te vinden in ons clubgebouw. Twee boven de toegangsdeuren naar de hal, aan beide zijde één en één tv centraal in het clubgebouw. Deze tv’s worden gebruikt om reclame op uit te zenden, waarmee we als club geld verdienen. In eerste instantie

was het de bedoeling om de centrale tv (kostenbesparing) hier ook voor te gebruiken. Uit ervaring is gebleken dat dit lastig af te spreken is en dat dit meer last dan geld oplevert. Met het toepassen van 2 tv’s die 24 uur uitzenden zal dit probleem niet meer ontstaan. Met dit systeem is het voor TCC zelf ook mogelijk

om informatie te delen. Houdt deze tv’s dan ook goed in de gaten aangezien hier meer gebruik van gemaakt gaat worden. Uiteindelijk is het misschien wel mogelijk om een baanindeling tijdens de competitie aan te geven en hiermee de gasten een mooi welkom te geven. Tevens is het mogelijk om als commissie iets op te laten zetten. Deze aanvragen

zullen wel beoordeeld moeten worden aangezien er meerdere belangen kunnen spelen. De aanvragen mogen gestuurd worden naar [email protected].

IVA Bardienst is een mooi middel om iets terug te doen voor de club. Iedereen wil graag wat nuttigen op het moment dat de tenniswedstrijd gaat beginnen of is afgelopen. Gelukkig zien we dat veel leden bardiensten draaien. De leden die in de avond bardienst draaien weten dat drank een belangrijke vorm van inkomsten is voor de club. Bij deze drank behoren ook de alcoholische dranken. Bij

het schenken horen van alcoholische dranken komen wetten en regels om de hoek kijken. TCC moet zich hier ook aan houden. Eén van deze regels is dat de bardienst in het bezit moet zijn van een IVA certificaat. Via dit certificaat geef je aan dat je weet wat de regels zijn van het schenken van alcoholische dranken. Het is al vaker geroepen maar we willen graag zien dat iedereen dit certificaat

haalt. Dit kan online en kost ongeveer 20 minuten van je tijd. Het certificaat dat je dan digitaal ontvangt mag je gelijk doormailen naar [email protected] en wij verzamelen deze. Volg onderstaande link om op de juiste plek te komen: http://www.nocnsf.nl/iva

De toekomst Wat de toekomst gaat brengen weten we nooit. Toch hebben we een aantal punten op de technische agenda staan die van belang zijn. Ten eerste de beveiliging. Zoals jullie weten is TCC een paar keer het doelwit geweest van een inbraak. Behalve schade en kosten heeft dit niets opgeleverd voor de dief, maar we willen de leden toch een veilig gevoel geven en daarom heeft dit een hoge prioriteit bij het bestuur. Er is een investering gedaan in een hek die het park moet gaan afsluiten. Het openen en afsluiten van het hek kan zo meteen gebeuren met dezelfde methode als de toegangsdeur. Deze zal medio maart worden geleverd en geïnstalleerd. Daarnaast zal een bewegingsmelder worden geplaatst zodat de verlichting

automatisch aangaat op het moment dat er iemand rondloopt op de tijden dat wij dat niet willen. De verlichting zal zorgen voor een schrikreactie en als de dief toch doorzet komt zijn gezicht en toebehoren goed naar voren op de camera. Daarnaast zal de terreinverlichting worden omgezet naar LED verlichting. Dit zal allemaal op korte termijn gaan gebeuren. Tevens zullen de heaters worden opgehangen onder het afdakje bij banen 1 en 2. Deze zullen te bedienen zijn achter de bar bij de verlichtingsschakelaars. Er wordt hard gewerkt aan een lijst met de telefoonnummers voor het geval dat er een noodgeval is. Dit lijstje zal bij de bar komen te hangen / liggen.

Onze website zal ook nog een keer onder de loep worden genomen. Hier zal wat meer tijd in worden gestoken om dit goed voor elkaar te krijgen, maar op dit moment zijn een aantal belangrijke zaken moeilijk terug te vinden en voor de ledenstroom in gang te houden moeten deze beter terug te vinden zijn. Hoe en wat hoort u op een later moment weer. En zeker niet onbelangrijk maar we zijn nog steeds op zoek naar een nieuwe voorzitter en een bestuurslid. Voor iedereen die nog suggesties heeft graag mailen naar [email protected]