INFORMATIE VOOR VRIJWILLIGERS

INFORMATIE VOOR VRIJWILLIGERS

Foto: Frans Feijen/Cult en Tumult 2014

Veldhoven, februari 2015 Hartelijk Welkom! Een goed begeleide inwerkperiode vinden wij van groot belang. Ook wanneer je al bekend bent met ons museum is het goed om stil te staan bij jouw werk en de informatie die jij nodig hebt om goed vooruit te kunnen. Vandaar dit boekje. Je maakt kennis met onze organisatie, de museumcollectie en in het bijzonder met jouw werkzaamheden binnen Museum ‘t Oude Slot. Daarnaast heb je regelmatig contact met collegavrijwilligers en vaste medewerkers van het museum. Bij een inwerkperiode vinden wij het belangrijk dat je niet alleen dàt gedeelte van de organisatie ziet waar jij een rol gaat spelen, maar dat je ook de gehele organisatie leert kennen. Dan weet je waar wij met z’n allen voor staan en waar je met bepaalde vragen terecht kunt. Ik wens je, namens het bestuur en alle medewerkers van Museum ‘t Oude Slot veel succes en vooral een prettige samenwerking toe. Annette Redegeld, directeur 1

1. Organisatie Museum ’t Oude Slot Aan de rand van het kerkdorp Zeelst, in de gemeente Veldhoven ligt Museum ‘t Oude Slot. Het is een oude boerderij, gebouwd op de fundamenten van het Slot van “de Heren van Zeelst”. Geen kasteel met ophaalbruggen en torens, maar een bakstenen huis omgeven door een gracht en voorzien van een e inpandige put. Einde 18 eeuw verviel het Slot en sloopte men het gebouw. Omstreeks 1805 bouwde men de huidige boerderij. De enig zichtbare herinneringen aan het oude Slot zijn de gereconstrueerde put en de merkwaardige vorm van de boerderij die doet denken aan een Limburgse hofstede. De oorspronkelijke gracht liep uiteraard vlak langs het Slot. Beperkt door deze gracht had het Slot compacte vormen en kon bij de herbouw het in Brabant gebruikelijke type langgevelboerderij niet verwezenlijkt worden. Woonruimte en bedrijfsruimtes kwamen daardoor haaks op elkaar te staan, zoals ’t Oude Slot nu is. In een hoek van de museumtuin ligt een afzonderlijk gebouwtje: het Bakhuis. Hier werd vroeger brood gebakken. Museum ‘t Oude Slot heeft als doel een culturele pleisterplaats te zijn voor Veldhoven en omgeving. Een ontmoetingsplaats waar een zo breed mogelijk publiek geïnspireerd raakt om op een andere manier naar kunst, cultuur en erfgoed te kijken en er zo meer van te genieten! De Verdieping In het Citycentrum van Veldhoven, ingekwartierd bij het gemeentehuis, de openbare bibliotheek en theater De Schalm, ligt: ‘De Verdieping ‘. Dit is een expositieruimte van Museum ‘t Oude Slot waar hedendaagse beeldende kunst, fotografie en design wordt geëxposeerd. ICOM museumdefinitie Museum ’t Oude Slot hanteert de officiële ICOM museumdefinitie èn de ICOM ethische code (2006):

2

“Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat van de samenleving en haar ontwikkeling. Een museum verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en genoegen.” bestuur Het bestuur heeft de formele verantwoordelijkheid over Museum ’t Oude Slot. Zij stelt het inhoudelijke en financiële beleid vast. Onze bestuursleden beschikken over bestuurlijke vaardigheden en brengen ieder een bepaalde deskundigheid in, onder andere op het terrein van personeelsbeleid, financiën, juridische zaken of de lokale geschiedenis. programmaraad De programmaraad vormt een afspiegeling van het activiteitenbeleid van het museum. Er is minimaal een vertegenwoordiging vanuit erfgoed, beeldende kunst en design, aangevuld met kennis van het amateurveld.

2. Activiteiten activiteiten De activiteiten in Museum ‘t Oude Slot zijn gericht op Erfgoed, Kunst en Educatie. In het museum bevindt zich de collectie Maas-Rooijakkers, een omvangrijke collectie gebruiksvoorwerpen e e en devotionalia, de collectie volksprenten Veldhoven uit de 18 , 19 e en 20 eeuw én een eigen archeologiecollectie. Bij de wissel-exposities ligt het accent op de randgebieden van de kunst. Gerelateerd aan de erfgoed-tentoonstelling is er elke twee maanden een expositie van o.a. outsiderkunst, fotografie, kinderkunst, bijzondere verzamelingen, kunstenaarsprojecten of opvallende amateurkunst uit de regio. De presentaties, activiteiten en het gebruik van het monumentale pand en het park zijn gericht

3

op het prikkelen van de nieuwsgierigheid en het aanmoedigen van mensen om zélf ontdekkingen te doen. Museum ‘t Oude Slot participeert in diverse culturele festivals, zoals Cult & Tumult in Veldhoven. educatie Educatie is een belangrijk onderdeel van de museumactiviteiten. Museum ‘t Oude Slot verzorgt schoolprojecten, lessen, rondleidingen en activiteiten op basis van haar eigen collectie en naar aanleiding van actuele exposities.

4

De rustieke ruimtes binnen en buiten het museum zijn een podium voor vertellers en poppenkastspelers, voor dans- en muziekvoorstellingen. De ontmoetingsruimte, de Koestal, is een gezellige ruimte waar lezingen, workshops en onder andere kleinschalige muziekuitvoeringen worden georganiseerd. trouwlocatie Het authentieke karakter van het museum leent zich bij uitstek als trouwlocatie. Daarom is Museum ‘t Oude Slot een officiële huwelijkslocatie van de gemeente Veldhoven.

3. Werken bij Museum ‘t Oude Slot werving vrijwilligers Bij het werven van nieuwe vrijwilligers vinden wij het van belang dat er affiniteit met het museum is. Elke vrijwilliger moet het vooral leuk vinden om zijn of haar taak uit te voeren binnen een werkgroep. Hierbij proberen we zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen, behoeften maar ook de eventuele beperkingen van de vrijwilliger. Onze vrijwilligers worden vooral geworven via mond tot mond reclame en via het vrijwilligersbureau Stimulans Veldhoven. De selectie van vrijwilligers is gerelateerd aan de werkzaamheden die de vrijwilliger gaat verrichten. Deze staan beschreven in onze werkgroep-taakbeschrijvingen. betrokkenheid en samenwerken Wij vinden het belangrijk dat onze vrijwilligers zich betrokken voelen en goed kunnen samenwerken. Museum ‘t Oude Slot staat voor zinvol werk vanuit een professioneel georganiseerde vrijwilligersorganisatie. Voor vrijwilligers is het werk in ons museum een vrijetijdsbesteding die bijdraagt aan de eigen doelen of interesse in erfgoed, beeldende kunst en design. Onze vrijwilligers maken bezichtiging van de collectie mogelijk, ontvangen bezoekers en lichten diverse doelgroepen voor.

5

Zij beschikken daarbij over kennis en ervaring die zij hebben opgedaan via studie, opleiding, een hobby of een beroep in de richting van de werkzaamheden die zij in het museum uitoefenen. Zij delen hun kennis en ervaring met elkaar en dragen die aan elkaar over. Naast aandacht voor ontplooiing en ontwikkeling zijn voor onze vrijwilligers de volgende voorzieningen en attenties mogelijk: 

Deskundigheidsbevordering: op aanvraag en indien de directeur akkoord is, kan gebruik gemaakt worden van diverse trainingen. De kosten ervan worden vergoed door het museum. De trainingen BHV- èn Verantwoord Alcohol Schenken zijn verplicht voor de vrijwilligers die dat aangaat.



Vergoedingen: Voor de vrijwilligers die in het weekend in de bar/horeca of balie werkzaam zijn geldt een vergoeding per dagdeel. Voor regulier vrijwilligerswerk door de week geldt een dergelijke vergoeding niet.



Gratis toegang met gezinsleden in ons museum, bij exposities en evenementen/activiteiten.



Jaarlijks studiereisje.



Jaarlijkse kerstbijeenkomst.



Themabijeenkomsten



Kerstattentie.



Verjaardagkaart.



Jubileumcadeau bij 10-15-20 jaar vrijwilligerswerk.



Getuigschrift.

6

vaste vrijwilligers Binnen het museum zijn in de eerste instantie ‘vaste’ vrijwilligers werkzaam die iedere week, of iedere maand met een vaste regelmaat werkzaam zijn. afroep vrijwilligers Tevens werken voor ons museum een aantal ‘afroep’ vrijwilligers. Zij worden incidenteel gevraagd om een enkele keer per jaar o.a. bij grotere evenementen mee te helpen. Zij ontvangen geen vrijwilligersovereenkomst en maken geen deel uit van een werkgroep. Het jaarlijkse studiereisje en de kerstbijeenkomst zijn voor hen niet van toepassing. Afroepvrijwilligers ontvangen voor hun inzet na afloop van het evenement/activiteit een gepaste attentie. Hun inzet wordt eveneens na afloop van het evenement met hen geëvalueerd.

4. Werkgroepen In iedere werkgroep werken vaste medewerkers en vrijwilligers van Museum ’t Oude Slot samen. werkgroep coördinator De werkgroep coördinator is een vaste medewerker van Museum ’t Oude Slot. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor de betreffende werkgroep en de vrijwilligers die van deze werkgroep deel uitmaken. Hij of zij coördineert de inzet van de vrijwilligers èn de activiteiten van deze werkgroep. In 2015 zijn in Museum ’t Oude Slot ruim 45 vrijwilligers die in 9 werkgroepen actief zijn: 1. Werkgroep expositie-inrichting: Deze werkgroep richt zich op de voorbereiding en inrichting van de exposities. De werkgroep wordt ondersteund door de beheerder en technische vrijwilligers. De werkgroep doet suggesties voor exposities.

7

2. Werkgroep onderhoud gebouw en tuin: Deze vrijwilligers houden zich bezig met het onderhoud van de gebouwen en de tuin, assisteren bij de inrichting van tentoonstellingen en verzorgen klein onderhoud. 3. Werkgroep collectie Maas-Rooijakkers: De collectie Maas-Rooijakkers is een omvangrijke collectie gebruiksvoorwerpen, e e e devotionalia en volksprenten uit de 18 , 19 en 20 eeuw. De werkgroep Maas-Rooijakkers houdt zich bezig met het onderhoud en de registratie van deze collectie. 4. Werkgroep Collectie Volksprenten Veldhoven: Deze werkgroep onderzoekt, registreert en digitaliseert de collectie volksprenten. Zij doet voorstellen over de te exposeren prenten en verzorgt de bijbehorende achtergrondinformatie. 5. Werkgroep Educatie en Rondleidingen: Deze werkgroep begeleidt schoolprojecten in het museum en verzorgt op verzoek rondleidingen in het museum. 6. Werkgroep Balie en Horeca: Deze werkgroep bestaat uit vrijwilligers die bij toerbeurt in de weekenden de museumbalie bezetten. Gezien de beperkte beschikbaarheid van vrijwilligers in het weekend, is hier een grote groep nodig. Er zijn altijd twee mensen in de balie aanwezig. Per evenement wordt bekeken welke vrijwilligers worden gevraagd voor de bardienst. 7. Werkgroep PR en Communicatie: De werkgroep zorgt voor een juiste uitvoering van het PR- en communicatiebeleid van Museum ’t Oude Slot. Zij draagt daarbij zorg voor o.a. de affiches, fotografie en de nieuwsbrief voor medewerkers. Tevens is deze werkgroep belast met de huisstijl en de digitale informatieverstrekking, waaronder Social Media, internet en de website. Een belangrijk deel van de uitvoering van het PR-beleid hoort bij het secretariaat van het museum.

8

8. Werkgroep Cult & Tumult e.a.: Het organiseren en uitvoeren van de museumactiviteiten rondom (lokale) evenementen, zoals Cult & Tumult, is de taak van deze werkgroep. Per evenement wordt bekeken welke vrijwilligers worden gevraagd om mee te helpen bij de verschillende activiteiten. 9. Werkgroep LiveStage: deze werkgroep organiseert in het museumcafé iedere laatste zondag van de maand van 1400 u tot 17.00 u liveoptredens van allerlei artiesten en bands. Daarnaast verzorgt LiveStage de programmering van artiesten en bands bij de opening van exposities, bij evenementen én activiteiten van Museum ’t Oude Slot, waaronder Cult&Tumult.

5. Vrijwilligersovereenkomst Het maken van afspraken over wederzijdse verwachtingen èn de rechten en plichten ten aanzien van het vrijwilligerswerk vormen de basis voor een goede samenwerking. Daarom maken wij gebruik van een vrijwilligersovereenkomst. Hierin worden deze afspraken

9

vastgelegd en door beide partijen ondertekend. In de vrijwilligersovereenkomst komen onder meer taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, en aansprakelijkheid aan de orde. De vrijwilligersovereenkomst wordt bewaard op het secretariaat in een vertrouwelijk persoonsdossier waarin naast algemene persoonsgegevens ook verslagen, zoals die van het Jaargesprek, en documenten met betrekking tot het vrijwilligerswerk worden bewaard. Het persoonsdossier is eigendom van Museum ‘t Oude Slot. De vaste medewerkers van het museum hebben toegang tot dit dossier. Op aanvraag kan je jouw persoonsdossier inzien. Mocht je als vrijwilliger onze organisatie verlaten, dan wordt jouw persoonsdossier om administratieve redenen nog 2 jaar bewaard. Daarna wordt het vernietigd.

Foto: Frans Feijen/Cult&Tumult 2014

6. Communicatie Vrijwilligers werken op verschillende dagen en tijden. Het is daarom belangrijk om de communicatie goed te organiseren en iedereen

10

tijdig te informeren. Het museum heeft gekozen voor de volgende communicatie-instrumenten die door het bestuur jaarlijks geëvalueerd worden: sollicitatiegesprek Voordat een nieuwe vrijwilliger bij Museum ’t Oude Slot aan de slag gaat vindt een sollicitatiegesprek plaats. In dit gesprek wordt aan de hand van het sollicitatieformulier besproken welke mogelijkheden er zijn en wordt informatie gegeven over het museum. Bij overeenstemming worden er afspraken gemaakt over de inzet van de nieuwe vrijwilliger. Daarna ontvangt hij of zij de vrijwilligersovereenkomst waarin alle afspraken zijn vastgelegd (zie 5. Vrijwilligersovereenkomst). werkoverleg In het museum vindt regelmatig werkoverleg met de vrijwilligers van de werkgroepen plaats. De werkgroep coördinator is voorzitter van dit overleg. In dit overleg worden de activiteiten van het museum en de werkgroep in het bijzonder besproken en worden er afspraken gemaakt. Ook worden nieuwe ideeën en voorstellen door vrijwilligers ingebracht. In het kernteam koppelt de werkgroep coördinator deze informatie terug. kernteam In het kernteam worden allerhande zaken doorgesproken die met het museum in relatie tot vrijwilligers te maken hebben. Het kernteam bestaat uit de vaste medewerkers van het museum, één vertegenwoordiger uit de vrijwilligersgroep en één vertegenwoordiger uit het bestuur. themabijeenkomsten indien daar aanleiding/animo toe is, worden vrijwilligers uitgenodigd voor een themabijeenkomst. In deze bijeenkomsten wordt relevante informatie uitgewisseld. nieuwsbrief voor vrijwilligers (website-vrijwilligersportaal) Onze vrijwilligers worden geïnformeerd via de interne digitale nieuwsbrief. Deze is te vinden op het vrijwilligersportaal op onze website. Hierin staan de relevante ontwikkelingen van het museum. Vrijwilligers worden uitgenodigd om zelf ook een bijdrage te leveren aan de inhoud van de nieuwsbrief/ vrijwilligersportaal. Nieuwe

11

vrijwilligers worden voorgesteld via deze maandelijkse interne nieuwsbrief. jaarverslag Het jaarverslag geeft informatie over de jaarlijkse beleidsontwikkelingen van het museum. Het is ter inzage bij het secretariaat op te vragen. jaargesprek Om het werken met vrijwilligers goed mogelijk te maken draagt het bestuur zorg voor een helder vrijwilligersbeleid waarin naast in- door- en uitstroom van vrijwilligers ook aandacht is voor ontwikkeling. Zo heeft iedere werkgroep binnen Museum ‘t Oude Slot een werkgroep-beschrijving dat jaarlijks wordt geëvalueerd. Een Jaar gesprek vindt plaats tussen de vrijwilliger en de directeur; het functioneren van de vrijwilliger wordt besproken aan de hand van de werkgroep-beschrijving. Ook de belangstelling en tevredenheid van de vrijwilliger komt aan de orde. Een evaluatie van de jaargesprekken moet leiden tot suggesties die aanleiding zijn om het vrijwilligersbeleid te verbeteren. exitgesprek Met vertrekkende vrijwilligers voert de directeur een afrondend gesprek. In dit exitgesprek wordt de periode dat de vrijwilliger bij het museum actief was geëvalueerd. Wij vinden het belangrijk om te achterhalen wat de reden van vertrek is en hoe de vrijwilliger terugkijkt op de periode dat hij bij Museum ‘t Oude Slot actief was. Deze informatie kan ertoe leiden dat er maatregelen worden genomen om knelpunten weg te nemen en verbeteringen door te voeren.

7. Gedragscode en Bezoekvoorwaarden Museum ‘t Oude Slot hanteert een gedragscode voor al haar medewerkers. In het kader van de orde, veiligheid en gezondheid (Arbo) is iedere medewerker binnen onze organisatie verplicht zich te houden aan deze gedragscode.

12

Voor onze bezoekers hanteren wij de bezoekvoorwaarden van Museum ’t Oude Slot. Beiden zijn via www.museumoudeslot.nl en via het secretariaat in te zien.

8. Introductieprogramma Om de introductie van vrijwilligers binnen Museum ‘t Oude Slot goed te laten verlopen, maken wij gebruik van een introductieprogramma. In deze periode kan de nieuwe vrijwilliger:    

kennismaken met het museum, kennismaken met de werkgroep coördinator, de collegavrijwilligers en de vaste medewerkers, zich oriënteren op de nieuwe functie en taken, zich oriënteren op de organisatie en zijn of haar rol daarbinnen.

De werkgroep coördinator is nauw betrokken bij de introductieperiode; hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor de nieuwe vrijwilliger. Juist in deze periode is het van belang om vragen en eventuele tekortkomingen in een open sfeer met elkaar te bespreken. Daar wordt samen aandacht aan besteed. proefperiode De nieuwe vrijwilliger krijgt 3 maanden de tijd om zich te oriënteren en in te werken op zijn of haar toekomstige taken binnen het museum. Zo wordt er samen gekeken welke werkzaamheden het beste passen, vooral als het nog niet duidelijk is voor welke werkgroep de vrijwilliger zich gaat inzetten. evaluatiegesprekken Er vindt bij 2 maanden een evaluatiegesprek plaats met de werkgroep coördinator. Bij een positieve afsluiting van de proefperiode na 3 maanden wordt de vrijwilligersovereenkomst voorgezet voor onbepaalde tijd. Dit e wordt vastgesteld in een 2 evaluatiegesprek met de directeur.

13

Als er in de periode daarna toch twijfels bovenkomen of de gekozen vrijwilligersfunctie wel een goede keuze is geweest, is dit natuurlijk altijd bespreekbaar. De vrijwilliger krijgt zo de kans om eventueel een andere vrijwilligerstaak binnen de organisatie op te pakken of, door middel van een cursus nieuwe vaardigheden of kennis op te doen. Introductieoverzicht Het volgende introductieoverzicht dient tevens als checklist voor de inwerkperiode: week 0 Sollicitatiegesprek (via sollicitatieformulier). Indien akkoord: opstellen vrijwilligersovereenkomst.

week 1 t/m week 8 Inleveren ondertekende vrijwilligersovereenkomst. Maken van werkafspraken met werkgroep coördinator. Kennismaking met de directeur en vaste medewerkers en de directe collega-vrijwilligers. Inwerken op de afgesproken taken. week 7 e 1 evaluatiegesprek met werkgroep coördinator. week 4 t/m week 12 Inwerken op de eigen functie. Verder kennismaken met organisatie en collega’s. week 11 Eindevaluatiegesprek met de directeur.

14

Informatie Mocht je naar aanleiding van dit boekje nog vragen hebben, dan kun je terecht bij de werkgroep coördinator of het secretariaat.

Openingstijden: woensdag t/m zondag van 13.00 uur tot 17.00 uur; andere tijden op afspraak.

Hemelrijken 6 5502 HM www.museumoudeslot.nl [email protected]

Veldhoven T 040-253 31 60

15

Volg en LIKE ons op:

16