Informatie voor ondernemers
Factuurvereisten en regels Vrijwel elke ondernemer heeft te maken met btw. Btw is de belasting die u als ondernemer verschuldigd bent over uw omzet. Daar staat tegenover dat u – voor zover u btw belaste prestaties verricht – de voorbelasting kunt verrekenen met de verschuldigde btw. De voorbelasting bestaat uit btw die u heeft moeten betalen bij de aanschaf van goederen en diensten voor uw bedrijf. Ondernemers, die btw belaste prestaties en diensten verrichten, innen en dragen de btw dus eigenlijk af voor de overheid. Om ervoor te zorgen dat de Belastingdienst de
het btw-identificatienummer is ook vereist als er
stromen van goederen en diensten kan volgen,
sprake is van verlegging van btw (de btw wordt
bent u verplicht een administratie bij te houden,
geheven van de afnemer)
waarin u vastlegt hoe en hoeveel btw u heeft afge-
omschrijving van de prestatie
dragen. Uiteraard dient u de ontvangen facturen
datum van de prestatie
ook in uw administratie vast te leggen. De belas-
datum waarop een vooruitbetaling is gedaan
tingdienst controleert of u correct heeft gefactu-
maatstaf van heffing
reerd. Als u dat niet doet, kan de belastingdienst
de hoeveelheid en de aard van de geleverde
uw afnemer het aftrekrecht van voorbelasting ont-
goederen of diensten
zeggen en kunt u zelfs met een boete geconfron-
bij verschillende prestaties moet u telkens het
teerd worden. Het correct opstellen van een fac-
van toepassing zijnde btw-tarief vermelden
tuur is daarom een must. Hieronder hebben wij
de eenheidsprijs exclusief btw en de eventuele
voor u een overzicht samengesteld met de vereis-
kortingen
ten waaraan uw factuur moet voldoen.
btw-tarief (0%, 6% of 21%) en btw-bedrag in euro’s
Inhoud van de factuur
eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in
Een factuur moet aan de in elk geval de volgende
het geval van creditnota’s en ontvangen voor-
informatie bevatten:
schotten) wanneer de afnemer die een prestatie afneemt
datum uitreiking factuur
de factuur uitreikt (selfbilling) in plaats van de-
factuurnummer (let op: de nummering moet
gene die de prestatie verricht dient de factuur
doorlopend zijn, dus bijv. 13001, 13002 etc.) uw naam, adres en btw-identificatienummer
de vermelding “factuur uitgereikt door afnemer”
naam en adres van de klant (in buitenlandse
te bevatten indien van toepassing een verwijzing naar de
transacties is het btw-identificatienummer ver-
vrijstelling die geldt of de intracommunautaire
eist)
levering die onder het nultarief valt
Versie 2014.01
1
wordt de btw geheven van de afnemer, dan
oorspronkelijke factuur. Elk document dat een wij-
dient “btw verlegd” op de factuur vermeld te
ziging aanbrengt in de oorspronkelijke factuur,
worden
geldt als een factuur. Zo’n document moet dan ook een opvolgend nummer hebben en aan de factuur-
indien de bijzondere regeling voor reisbureaus
eisen voldoen.
wordt gehanteerd dient “bijzondere regeling reisbureaus” op de factuur te worden vermeld
Vermelding btw-identificatienummer
wanneer de margeregeling van toepassing is dient “bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”
Als ondernemer moet u altijd uw btw-
of “bijzondere regeling – voorwerpen voor ver-
identificatienummer op uw factuur vermelden. In
zamelingen of antiquiteiten” op de factuur te
sommige gevallen kan de afnemer de factuur op-
worden vermeld
maken. Dit noemt men ‘selfbilling’. In dat geval moet u op de factuur vermelden “factuur uitgereikt
gegevens over het vervoersmiddel (waaruit blijkt dat sprake is van een nieuw vervoersmid-
door afnemer”. Ook kan een derde partij de fac-
del)
tuur opmaken, ook wel ‘outsourcing’ of ‘third party
voldoet een fiscaal vertegenwoordiger de btw,
billing’ genoemd. De ondernemer die het product
vermeld dan ook zijn naam, adres en btw-
of de dienst levert, blijft wel verantwoordelijk voor
identificatienummer
de juistheid van de factuur. Als de afnemer de fac-
Let op: In sommige gevallen kan een vereenvou-
tuur opmaakt, moet dit in een vooraf overeenge-
digde factuur worden uitgereikt (zie afzonderlijk
komen akkoord tussen leverancier en afnemer zijn
kopje hierna voor de voorwaarden).
overeengekomen.
Toelichting factuurelementen
Vermelding btw-vrijstelling Het is verplicht ‘enige aanduiding van een vrijstel-
Nummeren en uitreiken van facturen
ling’ te vermelden op de factuur. Dat hoeft niet
Een factuur moet een nummer hebben dat deel
perse het wetsartikel te zijn op grond waarvan de
uitmaakt van een reeks. Er mogen geen gaten in
vrijstelling van toepassing is. Het moet voor de
die reeks voorkomen. Soms maakt u wel een fac-
afnemer en de Belastingdienst wel duidelijk zijn
tuur aan, maar reikt u die niet uit of moet u nader-
welk belastingregime u toepast. De fiscale ver-
hand correcties aanbrengen op uitgereikte factu-
plichtingen van uw afnemer zijn daarvan immers
ren. U moet foute facturen dan bewaren en correc-
afhankelijk. De aanduiding moet voldoende speci-
ties toepassen door de factuur terug te nemen en
fiek zijn en mag niet alleen bestaan uit de
een nieuwe uit te reiken. De teruggenomen factuur
vermelding “nultarief” of “vrijstelling”. Als er spra-
moet u in uw administratie bewaren. Ook kunt u
ke is van zowel belaste als vrijgestelde prestaties,
met een creditfactuur eventuele fouten in de eer-
moet u het factuurbedrag splitsen in een deel
dere factuur herstellen. In facturen die corrigerend
waarvoor een vrijstelling geldt en het deel dat is
zijn bedoeld, moet u duidelijk verwijzen naar de
belast. Op de factuur moet u aangeven om welke
Versie 2014.01
2
vrijstelling het gaat.
nemen van de plaats waar de prestatie wordt geacht te zijn verricht:
Specifieke aanduiding op factuur
1. uw buitenlandse vaste inrichting verricht de
Vanaf 1 januari 2013 moet u in sommige situaties
prestatie
een specifieke vermelding op de factuur opnemen.
2. de levering of dienst is belast met btw uit een
Het gaat hierbij om de volgende situaties:
ander EU-lidstaat
wanneer de afnemer die een prestatie afneemt,
3. de buitenlandse afnemer stelt de factuur op (selfbilling)
de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht (“factuur uitgereikt door afne-
Specificatie vergoeding, eenheidsprijs en
mer”)
kortingen
wanneer er sprake is van een vrijstelling (niet alleen de in artikel 11 van de wet genoemde
De factuur moet de opbouw van het btw-bedrag
vrijstellingen, maar bijvoorbeeld ook die inzake
helder weergeven. U moet de vergoeding daarom
beleggingsgoud)
specificeren in: vrijgestelde omzet, naar algemeen tarief belaste omzet en naar het verlaagde tarief
wanneer het gaat om een intracommunautaire levering die onder het nultarief valt (artikel 9 in
belaste omzet. Ook moet u de eenheidsprijs en
verbinding met Tabel II, onderdeel a, post 6,
eventuele verstrekte kortingen apart vermelden.
van de wet)
Bij verrichte diensten moet u de ‘omvang’ van de dienstverlening vermelden op de factuur. U kunt
wanneer de btw wordt geheven bij de afnemer
hierbij denken aan een uurtarief.
(“btw verlegd”) wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd (“bijzondere regeling
Vermelding fiscaal vertegenwoordiger en
reisbureaus”)
btw-identificatienummer Een fiscaal vertegenwoordiger wordt vaak aange-
wanneer de margeregeling van toepassing is (“bijzondere regeling – kunstvoorwerpen” of
steld door een buitenlandse onderneming die in
“bijzondere regeling – voorwerpen voor verza-
Europa niet over een vestiging beschikt. Geleverde
melingen of antiquiteiten”)
goederen kunnen naar een centraal magazijn worden verscheept en met behulp van een “fiscaal
De cursief gedrukte onderdelen moet u
vertegenwoordiger” worden ingeklaard. Wanneer
(verplicht!) in deze situaties op de factuur vermel-
gebruik wordt gemaakt van een dergelijk fiscaal
den.
vertegenwoordiger, moet de buitenlandse onder-
LET OP: Met ingang van 1 januari 2013 gelden de
nemer op zijn facturen de gegevens van die verte-
factuurvereisten van het EU-lidstaat waar de leve-
genwoordiger vermelden, alsmede diens btw-
rancier of dienstverlener is gevestigd. In de hierna
identificatienummer.
volgende grensoverschrijdende uitzonderingssituaties moet u echter de factuurvereisten in acht Versie 2014.01
3
Deadline voor uw factuur
authenticiteit en de integriteit kunnen waarborgen:
Heeft u een ‘factureringsplicht’? Dan moet u zich
een geavanceerde elektronische handtekening
aan de factuurdeadline houden. Dat betekent: vóór
een elektronische uitwisseling van gegevens
de zestiende dag na de maand waarin u de leve-
In de praktijk valt bij andere methoden te denken
ring of dienst heeft verricht. De hierop aangegeven
aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur
btw bent u verschuldigd op het moment dat u de
voor het maken en versturen van elektronische
factuur uitreikt of had moeten uitreiken. Daarbij
facturen of aan het per e-mail versturen van factu-
komt dat het te laat uitreiken van een factuur ge-
ren die bijvoorbeeld de vorm van een pdf-bestand
volgen heeft voor de aftrek van voorbelasting bij
krijgen. U moet erop toezien dat u kopieën van de
de afnemer: deze heeft pas recht op aftrek zodra
door uzelf (of in uw naam en voor uw rekening
hij of zij de factuur ontvangen heeft. Voor ver-
door een derde) uitgereikte facturen en van alle
scheidene afzonderlijke leveringen of diensten kan
door uzelf ontvangen facturen bewaart in uw ad-
een periodieke factuur worden opgemaakt mits de
ministratie. U bent vrij in de wijze waarop u de
periode waarop de factuur betrekking heeft niet
facturen opslaat. Houd er wel rekening mee dat u
langer is dan een kalendermaand.
op verzoek aan de inspecteur binnen redelijke ter-
LET OP: Ontvangt u een vooruitbetaling? Dan
mijn de opgeslagen factuurgegevens ter beschik-
bent u verplicht om een factuur uit te reiken.
king kunt stellen.
De elektronische factuur
Vereenvoudigde factuur mogelijk?
Met ingang van 1 januari 2013 is wettelijk bepaald
Het is ondernemers wettelijk toegestaan om in
dat dat papieren en elektronische facturen gelijk
bepaalde gevallen een zogenoemde vereenvoudig-
moeten worden behandeld. Een elektronische ver-
de factuur uit te reiken. Dat is het geval als:
zending van een factuur is alleen mogelijk als uw
het bedrag van de factuur niet hoger is dan 100 euro
afnemer dit aanvaardt. Dit kunt u vooraf met uw afnemer afstemmen. Als uw afnemer na de elek-
de uitgereikte factuur is aan te merken als een
tronische verzending zonder commentaar de fac-
document of bericht dat wijzigingen aanbrengt
tuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elek-
in en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar
tronische verzending van de factuur te hebben
de oorspronkelijke factuur
aanvaard. Gezien het belang van de factuur moet
Als sprake is van zogenoemde grensoverschrijden-
de ondernemer de authenticiteit van de herkomst,
de afstandsverkopen of van intracommunautaire
de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid
leveringen tegen het nultarief mag geen vereen-
van de factuur (op papier of in elektronisch for-
voudigde factuur worden uitgereikt.
maat) waarborgen. De methode die hij daarbij ge-
Op een vereenvoudigde factuur moet u in ieder
bruikt mag hij zelf bepalen. Hij hoeft die methode
geval vermelden:
niet te melden aan de inspecteur. In de wet zijn
de datum van uitreiking van de factuur
twee methoden opgenomen die in elk geval de
de identiteit van de ondernemer die de prestatie Versie 2014.01
4
verricht de aard van de prestatie het belastingbedrag en een eventuele verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
Meer weten Wilt u meer informatie en/of gericht advies voor uw situatie? Neem dan contact op met ons. Administratiekantoor Kaandorp & Mooij Julianaplein 12 1921AZ Akersloot Telefoon: (0251) 320582 Mobiel: 06-42333435 E-mail:
[email protected]
Disclaimer: Hoewel Administratiekantoor Kaandorp & Mooij de uiterste zorg heeft besteed aan de inhoud van deze informatieflyer, aanvaardt zij geen enkele aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid noch voor de gevolgen daarvan.
Versie 2014.01
5
